Descripción: Cuestionario para una Precalificacion de un proceso de homologación de proveedores
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%ontratac iones de bienes %ontrataciones bien es y servicios servici os)nformaci nformación ón general de proveedores prov eedoresGestión Gestión de (bastecimiento (basteci miento#roceso #roceso de selecc sel ección iónGestión Gestión de proveedores prov eedores#reguntas #reguntas /recuentes Proveedores
%ontrataciones de bienes y servicios •
)nformación general de proveedores Gestión de (bastecimiento #roceso de selección Gestión de proveedores Preguntas Frecuentes
Preguntas Frecuentes ¿Qué es el Proceso de Homologación de Proveedores?
&a 'omologación de #roveedores es un proceso mediante el cual se eval-a y califica a los futuros proveedores en materia financiero3legal4 operativa4 seguridad4 salud4 medio ambiente4 gestión de calidad4 gestión comercial y responsabilidad social5 &a homologación certifica la capacidad del proveedor de suministrar productos y servicios de acuerdo a la calidad re6uerida4 garanti$ando el abastecimiento y cumplimiento en un tiempo oportuno4 con costos de acuerdo al mercado y minimi$ando riesgos5 En "(,)( #er#er- 6ueremos constituir un e6uipo de proveedores de calidad5
¿Por qué mi empresa debe participar en el proceso de homologació homologación n si viene trabajando desde hace años con S!" Per#?
En "(,)( #er#er- nos esfor$amos por mejorar de manera continua la actividad log!stica de la empresa4 por ello necesitamos evaluar a todos nuestros proveedores de productos y servicios4 a fin de contar con una base de datos donde todos estén evaluados y calificados de acuerdo a las mejores prácticas del sector5
$i empresa es pequeña% ¿debo participar de todos modos en el proceso de homologación? ¿Por qué S!" Per# solicita tantos documentos?
"!5 Todas las empresas 6ue 6uieran contratar bienes y7o servicios con "(,)( #er- deberán participar en este proceso de homologación4 salvo a6uellas 6ue4 por la naturale$a de su servicio4 no necesiten s er homologadas4 como por ejemplo8 servicios p-blicos4 servicios de arrendamiento de inmuebles4 etcétera5 ¿Por qué S!" Per# solicita tantos documentos?
En "(,)( #er- solicitamos los documentos 6ue consideramos necesarios para poder evaluar adecuada y ehaustivamente a nuestros proveedores
&l costo del proceso de homologación es mu' alto ' no son muchos los trabajos que reali(amos para S!" Per# durante el año% ¿es necesario homologar la empresa?
Esta es una decisión 6ue deberá tomar en base a un análisis de la frecuencia de compra4 los niveles de facturación y la futura relación comercial 6ue su empresa desee entablar con "(,)( #er-5 $i empresa )abrica pie(as ' también brinda el servicio de instalación% ¿debo pagar por una l*nea adicional?
"u empresa deberá homologarse en ambas l!neas y pagar una l!nea adicional4 cuyo costo es de "7599:5:: nuevos soles más )G,5 *trescientos treinta con ::7;:: nuevos soles+4 solo si ambas actividades son contratadas por "(,)( #er-5
&os tiempos establecidos para el desarrollo del cuestionario y la recopilación de documentos se han definido de acuerdo a la práctica us ual del proceso de homologación5 "in embargo4 "(,)( #er- ha contemplado algunos tiempos máimos5 #or ejemplo4 una ve$ recibida la invitación4 el tiempo de ingreso del proveedor al proceso será de ;= d!as -tiles4 aun6ue tendrá un tiempo máimo de 9: d!as calendario antes de 6ue se ven$a su invitación5 En caso de vencimiento del pla$o de invitación4 su empresa deberá contactarse con "(,)( #er- para solicitar una nueva carta de invitación5 >na ve$ ingresado al proceso4 previo pago4 el tiempo para la presentación del cuestionario y los documentos serán de die$ d!as -tiles5 "in embargo4 el proveedor tendrá un tiempo máimo de ?: d!as calendario antes de perder el derecho pagado5 Transcurrido este pla$o4 el proveedor deberá contactarse con "(,)( #er- para solicitar una nueva carta de invitación5 #or eso4 "(,)( #er- le recomienda .O entrar al proceso mientras no esté s eguro de poder cumplir con la presentación de los documentos hasta por un pla$o máimo de ?: d!as5
$i empresa desea participar en el proceso de homologación% pero quisiéramos prepararnos con anticipación para obtener un buen puntaje% ¿podemos participar )uera de la )echa señalada?
El proceso de homologación es como tomar una foto de la gestión actual de su em presa4 tal y como está ahora5
El proceso de homologación de "(,)( #er- tiene sus propias caracter!sticas5 &e sugerimos pasar por el proceso de validación parcial@ en el caso 6ue sea c onvalidable4 en el 6ue se evaluarán solo a6uellos aspectos 6ue diferencian el cuestionario de nuestra empresa de los demás cuestionarios5
¿$i empresa debe homologarse solo con S,S del Per#% o puedo hacerlo con otra certi)icadora?
"(,)( #er- ha decidido reali$ar el proceso de homologación a través de "G" del #er-5 "u empresa debe homologarse con esta certificadora por6ue los cuestionarios han sido adaptados a la medida de nuestra empresa5 Hace varios d*as he reali(ado el pago en el banco% pero no recibo el acceso a mi cuestionario% ¿qué debo hacer?
'aga su pago con toda confian$a y comun!6uese de inmediato al /a ABA3A=C= o correo electrónico dirigido a /iorella 1uenano4 fiorella5buenanoDsgs5com4 o Mayra 1ustamante4 mayra5bustamanteDsgs5com4 representantes de "G" del #er-4 adjuntando lo siguiente8 %opia del recibo de pago4 el n-mero de operación 6ue figura en el recibo de pago4 datos de la empresa *ra$ón social4 no5 de 0>%4 dirección+4 nombre de la persona de contacto4 teléfono4 correo electrónico y actividad 6ue desea homologar5 %on esta información4 "G" del #er- registrará los datos de su empresa y le dará una clave de acceso para poder dar curso al proceso de homologación5
¿ partir de cuando empie(an a contar los die( d*as #tiles para el desarrollo ' recopilación de documentos?
&os d!as empie$an a contar desde el momento de recibir la clave de acceso a los cuestionarios de homologación &n la )echa de visita% ¿es necesario que esté presente el gerente general o apoderado de la empresa?
.o4 no es necesario5 #ero es importante 6ue se designe a una persona 6ue pueda mostrar las diferentes áreas de la empresa y 6ue tenga acceso a la información solicitada por el auditor5 ¿Puedo presentar mi +onstancia de Homologación a otros clientes?
"!4 la %onstancia de 'omologación puede ser utili$ada como una herramienta comercial para presentarse con otros clientes ¿+u-l es la vigencia de la +onstancia de Homologación?
&a vigencia de la %onstancia de 'omologación es de un ao l )inali(ar la vigencia de la +onstancia de Homologación% ¿tenemos que renovarla? S!" Per# lo invitará nuevamente a homologarse una ve$ finali$ada la vigencia de la constancia5 Entonces4
su empresa deberá decidir si desea homologarse nuevamente en base a un análisis de la frecuencia de compra4 los niveles de facturación y la futura relación comercial 6ue desee entablar con S!" Per# Si mi empresa obtiene la homologación% ¿S!" Per# comprar- mis productos o solicitar- servicios? S!" Per# se compromete a trabajar -nicamente con proveedores formales y calificados5 .uestro objetivo es
elevar la calidad de nuestra base de proveedores4 y 6ue éstos den comien$o a un plan de mejora5 %on la %onstancia de 'omologación su empresa estará mejor considerada para c ual6uier re6uerimiento 6ue S!" Per# solicite5 &amentablemente4 no podemos asegurarle una continuidad de contratación o compra por6ue estas decisiones se definen de acuerdo al precio4 calidad y oportunidad de entrega o cumplimiento5 (demás4 en el caso de servicios4 se suman a esta decisión los aspectos de '"E y 0esponsabilidad "ocial de cada empresa5
.e no aprobar la evaluación% ¿me ser- devuelto el dinero invertido?
El proceso no da un resultado tipo aprobatorio o desaprobatorio5 Es una referencia de la situación actual de la empresa 'omologada
¿+u-l es la di)erencia entre el "S/ 0112 ' la Homologación?
El )"O F::; es la .orma )nternacional orientada a la gestión de la calidad del proceso 6ue se lleva a cabo para ofrecer un producto o servicio5 &as empresas 6ue cuenten con esta certificación no están eoneradas del proceso de homologación5 &a 'omologación es la evaluación de gestión 6ue cubre los siguientes aspectos8 "ituación financiera y obligaciones legales4 capacidad operativa4 gestión de la calidad4 seguridad y medio ambiente4 gestión comercial y 0esponsabilidad Empresarial5 &a homologación se reali$a en base a un cuestionario de preguntas 6ue permiten cuantificar niveles de cumplimiento5
¿+ómo puede mi empresa ingresar al proceso de homologación?
#rimero4 su empresa debe recibir una carta de invitación de S!" Per#5 "egundo4 si está de acuerdo con someterse al proceso de homologación4 deberá depositar en la cuenta de "G" del #er- el costo del proceso y seguir los pasos sealados en la pregunta . ;;5 "G" del #er- le dará una clave de acceso para ingresar a la página Heb y poder completar el cuestionario de homologación5 (demás4 su empresa deberá presentar en f!sico los documentos solicitados en el procedimiento4 incluyendo una impresión del cuestionario completado5
¿3na empresa certi)icada con "S/ 011245111 necesita homologarse?
"!4 la homologación eval-a re6uisitos espec!ficos del cliente4 y entre otros aspectos eval-a l a gestión de la calidad5 &as empresas certificadas con esta norma probablemente alcancen un buen puntaje en este aspecto5 "in embargo4 cabe sealar 6ue la %ertificación )"O F::; no contempla aspectos de seguridad4 medio ambiente ni situación financiera ¿+ómo se maneja la con)idencialidad entre las empresas homologadas ' S,S del Per#?
"G" del #er- se compromete a guardar estricta reserva de toda la información recibida5 Ista no puede ser divulgada a terceros5 Eiste un convenio de confidencialidad entre las empresas homologadas y "G" del #er-5 %ada empresa es duea eclusiva de la información 6ue compete a s! misma4 y no tiene acceso a la información de ninguna otra empresa5
+on respecto a la homologación% ¿qué signi)ica una l*nea principal ' una l*nea adicional?
Eisten tres cuestionarios de homologación8 ;5 #roveedores de servicios@ =5 #roveedores fabricantes@ 95 #roveedores comerciali$adores5 &a homologación del proveedor se reali$ará con la actividad más importante5 En caso el proveedor tenga otra actividad distinta4 pero también importante en su relación comercial con S!" Per#4 antes de pactar la fecha de la visita de homologación4 el proveedor solicitará a "G" del #er- el pago de una l!nea adicional4 cuyo costo es menor al de una l!nea principal5 Entonces4 el d!a de la visita4 el evaluador recogerá información de ambas l!neas5
3n proveedor puede tener l*neas adicionales solo si666
0eali$a más de un tipo de actividad4 como por ejemplo4 fabricación e instalación de servidores4 y además ofrece diseo y elaboración de softHare5
¿Qué es una recali)icación?% ¿ha' un l*mite de tiempo para solicitarla?
&a recalificación se solicita cuando el proveedor desea mejorar la calificación originalmente obtenida5 Ista incluye la revisión del informe inicial4 algunas c oordinaciones y la visita de un evaluador a las instalaciones del proveedor5 &a elaboración y emisión del informe y constancia puede solicitarse en cual6uier momento dentro del periodo de vigencia de la constancia5 &a vigencia de la homologación es la misma de la evaluación inicial5 &a empresa deberá evaluar en cuánto tiempo puede presentar la evidencia de haber mejorado en los puntos 6ue no tuvieron buen puntaje en la primera evaluación5
¿.ónde encuentro in)ormación detallada del proceso de homologación a solicitud propia?
Esta información puede solicitarse al
.o5 &a documentación espec!fica 6ue S!" Per# re6uiere se encuentra indicada en el proceso de homologación &n caso de no presentar la documentación completa% ¿qué sucede?
En su reporte4 el evaluador dejará constancia de 6ue el proveedor no presentó la documentación correspondiente a las actividades 6ue reali$a la empresa5 Esto no influirá en la calificación4 a menos 6ue ésta sea indispensable para validar alguna pregunta del cuestionario 6ue tampoco fue validada durante la visita o auditor!a +on respecto al cuestionario% si no tengo una respuesta clara% ¿se pueden dejar preguntas en blanco?
"!5 Es posible dejar preguntas en blanco4 pero trate de 6ue sean m!nimas5
El cuestionario debe completarse v!a )nternet y los documentos re6ueridos deben presentarse en un %<5 ¿&n qué consiste la visita o auditor*a de homologación?
¿+u-nto duran las visitas de homologación?
&as visitas de homologación se inician a las F8:: a5m5 y tienen una duración aproimada de seis horas -tiles5
&a envergadura y el n-mero de instalaciones5 El acceso a los documentos 6ue demuestren la información consignada en los cuestionarios5 &as facilidades prestadas al evaluador durante la visita5
¿+ómo se cali)ican las preguntas en el proceso de homologación? %abe sealar 6ue S!" Per# ha definido un puntaje para los aspectos financiero3legales4 operativo4 de
seguridad4 de salud4 medio ambiente4 gestión de calidad4 gestión comercial y responsabilidad social5 &as preguntas 6ue cumplen el re6uisito obtienen :; punto5 &as preguntas 6ue no cumplen el re6uisito obtienen :: puntos5 &as preguntas con la calificación .( significa 6ue no aplican para este caso5
