Curso de Excel Profissional

INSTRUTOR: SÉRGIO RICARDO BARBOSA MARTINS

Curso de Excel Profissional

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Índice

Capítulo 01........................................................................................6 Teclas de Atalho...............................................................................6 Operadores de Cálculos em Fórmulas.............................................11 Operadores de Comparação.............................................................12 Operadores de Referência................................................................13 Menus e Barras de Ferramentas.......................................................14 Comandos Especiais – Colar especial..............................................15 Comando Ir Para..............................................................................20 Comando Inserir Nome....................................................................23 Formatação Condicional - Fórmula.................................................25 Capítulo 2.........................................................................................27 Sub Total..........................................................................................27 Protegendo Células Específicas.......................................................31 Fórmula Condicional........................................................................34 Capítulo 3.........................................................................................48 Validação.........................................................................................48 Funções PROCV e PROCH............................................................54 Consolidação de dados....................................................................56 Capítulo 4........................................................................................59 Macros – Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho...................59 Importação de Texto........................................................................62 Tabela Dinâmica..............................................................................73

Instrutor: Sérgio Sérgio Ricardo Barbosa Barbosa Martins

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Gráfico Dinâmico............................................................................83 Gráfico Personalizado.....................................................................85 Capítulo 5.......................................................................................87 Solver.............................................................................................87 Função Subtotal..............................................................................92 Ferramentas de Análise..................................................................94 Função CONVERTER...................................................................98 Trabalhando com Datas e Horas...................................................104 Bibliografia...................................................................................108

Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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Curso de Excel Profissional Introdução O Microsoft Excel é um programa que contém várias ferramentas e inúmeras funções internas que dão liberdade ao usuário de criar planilhas dos mais variados tipos. Sua operação e flexibilidade permitem realizar quase todo tipo de controle onde o limite para cada criação é a imaginação do usuário somada ao seu conhecimento. A prática decorrente do uso contínuo como também o estudo do Excel são fundamentais para o aprendizado da funcionalidade desse programa. Objetivo Aprendizado das ferramentas avançadas do Excel 2003 e seus comandos mais específicos. Redução no tempo de trabalho de algumas rotinas através da construção de macros e fórmulas condicionais. A concentração na realização dos exercícios é imprescindível para um bom aproveitamento do treinamento. Metodologia Instrução teórica na apostila eletrônica com exercícios passo a passo no Excel 2003. O programa do curso apresentará exemplos que são parte cotidiana do controle e planejamento de dados. O selo que aparece ao lado do tópico, significa que o assunto faz parte da prova de certificação da Microsoft de especialista e experto em Excel.


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Capítulo 01 1.1 Antes de iniciarmos o curso é interessante termos o conhecimento das teclas de atalho e dos operadores de cálculos nas fórmulas e comandos do Excel, Tabelas 01 e 02. Nova pasta de trabalho Abrir arquivo Imprimir Copiar Recortar Colar Inserir planilha Fechar janela Fechar o Excel Localizar e substituir Selecionar tudo Desfazer última ação Mover para a próxima planilha Mover para a planilha anterior Selecionar a planilha atual e a seguinte Selecionar a planilha atual e a anterior Ir para o início da planilha Ir para o final da planilha Inserir Gráfico


CTRL+O CTRL+A CTRL+P CTRL+C CTRL+X CTRL+V SHIFT+F11 CTRL+F4 Alt+F4 CTRL+U CTRL+T CTRL+Z CTRL+PgDn CTRL+PgUp SHIFT+CTRL+PgDn SHIFT+CTRL+PgUp CTRL+Home CTRL+End F11

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Inserir um hiperlink Inserir data atual Inserir hora atual Caractere de centavo de dólar Caractere de libra esterlina Caractere de euro Ocultar linhas selecionadas Exibir novamente as linhas ocultas Ocultar colunas selecionadas Exibir novamente as colunas selecionadas Inserir macro Selecionar região corrente Selecionar matriz que contém a célula ativa Selecionar todas as células com comentários Selecionar as células que não correspondem ao valor da célula ativa, em uma linha selecionada Selecionar as células que não correspondem ao valor da célula ativa, em uma coluna selecionada Selecionar todas as células referidas diretamente por fórmulas


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CTRL+K CTRL+; CTRL+SHIFT+: ALT+0162 ALT+0163 ALT+0128 CTRL+9 CTRL+SHIFT+( CTRL+0 CTRL+SHIFT+) ALT+F8 CTRL+SHIFT+* CTRL+/ CTRL+SHIFT+O

CTRL+\

CTRL+SHIFT+|

CTRL+[

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Selecionar todas as células referidas direta ou indiretamente por fórmulas Selecionar todas as céluas que contêm fórmulas que fazem referência direta à célula ativa Selecionar todas as céluas que contêm fórmulas que fazem referência direta ou indireta à célula ativa Selecionar as células visíveis na seleção atual Estender a seleção em uma célula Estender a seleção até última célula não vazia na mesma linha ou coluna Estender a seleção até o início da linha Estender a seleção até o início da planilha Estender a seleção até a última célula usada Estender a seleção uma tela para baixo Estender a seleção uma tela para cima Criar nomes com base em rótulos de linha e coluna Inserir uma fórmula como fórmula de matriz Inserir fórmula de autosoma com a função


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CTRL+SHIFT+{

CTRL+]

CTRL+SHIFT+}

ALT+; SHIFT+Seta CTRL+SHIFT+tecla de direção SHIFT+Home CTRL+SHIFT+Home CTRL+SHIFT+End SHIFT+PgDn SHIFT+PgUp CTRL+SHIFT+F3 CTRL+SHIFT+ENTER ALT+=

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soma Calcular a planilha ativa Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente delas terem sido ou não alteradas desde o último cálculo Verifica as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas Exibir Auto-filtro da coluna atual Inserir fórmulas ou valores nas células selecionadas Fechar Auto-filtro da coluna atual

SHIFT+F9

CTRL+ALT+F9

CTRL+ALT+SHIFT+F9

ALT+seta para baixo CTRL+Enter ALT+seta para cima

Tabela 01


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FORMATAÇÃO VIA TECLADO Formatar estilos ALT+' Formatar células CTRL+1 Formatar número Geral CTRL+SHIFT+~ Formatar Moeda com CTRL+SHIFT+$ duas casas decimais Formatar Porcentagem CTRL+SHIFT+% sem casas decimais Formatar Exponencial CTRL+SHIFT+^ com duas casas decimais Formatar Data CTRL+SHIFT+# Formatar Hora CTRL+SHIFT+@ Formatar número com duas casas decimais, separador de milhar e CTRL+SHIFT+! sinal (-) para valores negativos Negrito CTRL+N Itálico CTRL+I Sublinhado CTRL+S Formatar borda superior ALT+T Formatar borda inferior ALT+B Formatar borda esquerda ALT+L Formatar borda direita ALT+R Formatar linhas divisórias horizontais

ALT+H

Tabela 02




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1.2 Operadores de cálculos em fórmulas Os operadores especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar nos elementos de uma fórmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritméticos, de comparação, texto e referência. Operadores aritméticos- Para

efetuar operações matemáticas básicas,

como adição, subtração ou multiplicação, combinam números e produzem resultados numéricos, use os seguintes operadores aritméticos. Tabela 03.

Operador aritmético

Significado

Exemplo

+ (sinal de adição)

Adição

3+3

– (sinal de subtração)

Subtração Negação

3–1 –1

* (sinal de multiplicação)

Multiplicação

3*3

/ (sinal de divisão)

Divisão

3/3

% (símbolo de percentagem)

Percentagem

20%

^ (sinal de exponenciação)

Exponenciação

3^2 (igual a 3*3)

Tabela 03




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1.3 Operadores de comparação Você pode comparar dois valores com os seguintes operadores. Quando dois valores são comparados usando esses operadores, o resultado é um valor lógico, ou VERDADEIRO ou FALSO. Tabela 04. Operador de comparação

= (sinal de igual)

Significado

Exemplo

Igual a

A1=B1

> (sinal de maior do que) Maior do que

A1>B1

< (sinal de menor do que)

Menor do que

A1
>= (sinal de maior ou igual a)

Maior ou igual a

A1>=B1

<= (sinal de menor ou igual a)

Menor ou igual a

A1<=B1

<> (sinal de diferente)

Diferente

A1<>B1

Tabela 04

1.4 Operador de concatenação de texto Use o 'E' comercial (&) para agrupar, ou concatenar, uma ou mais seqüências de caracteres de texto para produzir um único texto.Tabela 05. Operador de texto

& (E comercial)

Significado

Exemplo

Conecta ou concatena dois valores para produzir um valor de texto contínuo

"north" & "wind" produz "Northwind"

Tabela 05




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1.5 Operadores de referência Combine intervalos de células para cálculos com os seguintes operadores.Tabela 06. Operador de referência

Significado

Exemplo

: (dois-pontos)

Operador de intervalo, B5:B15 que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências

; (ponto-e-vírgula)

Operador de união, que combina diversas referências em uma referência

SOMA(B5:B15;D5:D15)

Tabela 06

1.6 Menus e Barra de Ferramentas


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Barra do Menu Principal: ferramentas principais da planilha.

Barra Padrão: ferramentas para edição direta da planilha.

Barra de Formatação: formatação da planilha.

Barra de Fórmulas: criação de cálculos da planilha. Campo de nome

Barra de Fórmula

No Campo de nome podemos definir o nome de uma lista num banco de dados, ou uma tabela para referência de valores ou simplesmente posicionarmos o cursor em um endereço de célula. Podemos também estabelecer o nome de uma fórmula. Na Barra de fórmulas criamos os cálculos necessários para o desenvolvimento lógico da planilha.


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1.7 Comandos Especiais: 1.7.1 Colar especial → Valores No Exemplo1, uma célula da planilha contendo fórmula poderá ser copiada e em seguida colada como valor, extraindo assim a fórmula existente anteriormente, Figura 01.

A Fórmula Agora() exibe data e hora atual na célula B1.

Figura 01

Posicione o cursor na célula B1 depois clique em Editar e selecione Copiar. A célula B1 entrará no modo de edição, Figura 02.

Modo de edição.

Figura 02

Depois clique em Editar, Colar especial, Figura 03.


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Figura 03

Na caixa Colar especial selecione Valores e clique em OK, Figura 04.

Figura 04

Tecle em Esc para sair do modo de edição. A célula B1 passa a ter um valor de data onde antes era uma fórmula, Figura 05. Essa operação é muito útil quando temos que copiar uma planilha com fórmulas, de um determinado arquivo, para outra planilha em outro


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arquivo sem ter que deixar vínculos entre as duas, apenas colando os valores.

Figura 05

1.7.2 Colar Especial → Operação Esse comando atribui as quatro operações básicas da matemática na edição copiar e colar. No Exemplo2 temos uma posição de célula editada na opção Adição, Figura 06. Vamos copiar a área C6:C9 e em seguida Colar especial, Operação e a opção Adição no intervalo F6:F9. Os valores do intervalo C6:C9 foram adicionados aos valores do intervalo F6:F9. Essa operação também pode ser feita de uma planilha para outra ou de um arquivo para outro da mesma forma.




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Figura 06

1.7.3 Colar Especial → Transpor Para copiar dados que estão organizados na posição vertical (colunas) e colar na posição horizontal (linhas) ou vice e versa existe a opção Transpor do comando Colar especial, Exemplo3, Figura 07.

Opção Transpor

Figura 07




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No Exemplo3 a área A1:B5 que se encontra organizada em duas colunas, com os respectivos rótulos de coluna Item e Valor, foi copiada e colada na área A8:E9, organizadas em duas linhas, Figura 08. Para editar no modo inverso o procedimento é o mesmo do índice 1.7.3.

Figura 08

Com esses três exemplos podemos nos orientar para as demais opções do Colar especial, ou seja, selecionando a opção Fórmulas você irá colar apenas as fórmulas da planilha ou escolhendo Formatos será colada apenas a formatação da célula.




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1.8 Comando Ir para Para selecionar células específicas de uma determinada região é mais prático utilizar o comando Ir para no menu Edição, Exemplo4, Figura 09. Selecione uma célula da região corrente (dados) da planilha.

Figura 09

Abra o Exemplo4, clique em Editar e depois Ir para. Abrirá a caixa para seleção especial. Clique em Especial, Figura 09.

Figura 10


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A caixa Ir para especial abrirá com opções de edição da região corrente da planilha, Figura 11. Selecione Região atual e clique em OK.

Figura 11

Você também pode selecionar a região atual da planilha através do teclado utilizando Ctrl+* ou Ctrl+t ilustrada na Figura 12.

Figura 12


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No próximo passo clique em Editar, Ir para, Especial e por fim, Em branco, depois clique em OK. A região com células em branco será selecionada, Figura 13.

Figura 13

Com as células em branco selecionadas vamos inserir a data da célula A2 para o intervalo A3:A8. Digite a data 16/07/06 e pressione Ctrl+Enter no teclado, Figura 14.

Figura 14


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1.9 Comando Inserir Nome Abra o Exemplo5, clique em A1, selecione a área corrente com Ctrl+* no teclado, no menu Inserir, aponte para Nome e, em seguida, clique em Definir, Figura 15.

Figura 15

Na caixa Definir nome escreva Setembro como o nome da lista que você selecionou. Em seguida clique em OK, Figura 16. Agora ao ativar o campo de nome e selecionar a opção Setembro, Figura 17, a lista contendo a área A1:B31 será selecionada.


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Figura 16

Caixa de nome

Figura 17


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1.10 Formatação condicional → Fórmula A formatação condicional com fórmula estabelece um determinado formato de célula e sua alteração de valor através de uma fórmula. Abra o Exemplo6 clique em Ferramentas, Opções, desmarque Linhas de grade e clique em OK. Selecione o intervalo de célula A2:B25 depois clique em Formatar e Formatação condicional. Na caixa que se abre escolha a opção da Condição 1 a “A fórmula é” e digite a fórmula =$A2<>$A3 no espaço ao lado, Figura 18.

Figura 18

Clique no botão Formatar e escolha a aba Borda. Dê um clique na borda inferior da caixa de célula e confirme em OK, Figura 19. Clique em OK na caixa de Formatação condicional.


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Dê um clique na borda inferior da célula.

Figura 19

Figura 20 Agora as datas diferentes estão separadas por uma linha marcada na borda inferior da célula, Figura 20. Experimente inserir um novo registro com data diferente ou data igual e veja o que acontece.


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Capítulo 2 2.1 Subtotal A ferramenta Subtotal resume os dados numa lista, os quais são definidos pelo usuário através da caixa de opções com os seus respectivos rótulos de colunas. No menu Dados clique em Subtotais, Figura 21.

Figura 21

Na caixa Subtotais, na opção “A cada alteração em:” selecione Data. Em “Usar função:” escolha Soma e na opção “Adicionar subtotal a:” marque Valor, Figura 22. Clique em OK para confirmar.


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Figura 22

Os valores são somados na coluna Valor a cada alteração na Data, Figura 23. A formatação condicional por fórmula no intervalo A2:C25 exibe o subtotal de forma mais destacada. Os botões à esquerda da lista maximizam ou minimizam o resumo dos dados.

Figura 23


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Funções de resumo para listas com Subtotais Você pode usar qualquer uma das funções abaixo para resumir os dados em uma lista. Tabela 07. Use esta função

Para resumir

Soma

A soma dos valores em uma lista. Esta é a função padrão para dados numéricos.

Contar

O número de itens em uma lista. Esta é a função padrão para dados não numéricos.

Média

A média dos valores em uma lista.

Máx

O maior valor em uma lista.

Mín

O menor valor em uma lista.

Produto

O resultado da multiplicação de todos os valores em uma lista.

Cont.Núms

O número de registros ou linhas em uma lista que contém dados numéricos.

DesvPad

Uma estimativa do desvio padrão de uma população, onde a lista é a amostra.

DesvPadp

O desvio padrão de uma população onde a lista é a população inteira.

Var

Uma estimativa da variância de uma população onde a lista é a amostra.

Varp

A variância de uma população onde a lista é a população inteira. Tabela 07


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Dica: se você deseja apenas exibir o valor total de um intervalo de células, use o recurso AutoCálculo no Microsoft Excel. Quando você seleciona células, o Excel exibe a soma do intervalo na barra de status, que é a área horizontal no Excel abaixo da janela da planilha. Se a barra de status não for exibida, clique em Barra de status no menu Exibir.

Figura 24

Com essas duas células selecionadas, o AutoCálculo exibe o total de (R$ 90,00) na barra de status. O AutoCálculo também pode efetuar outros tipos de cálculos para você. Quando você clica com o botão direito do mouse na barra de status, um menu de atalho aparece. Você pode calcular a média ou o valor mínimo ou máximo no intervalo selecionado. Se você clicar em Cont.Núm, o AutoCálculo conta as células que contêm números. Se você clicar em Cont.Valores, o AutoCálculo conta o número de células preenchidas. Sempre que você iniciar o Excel, o AutoCálculo será redefinido para a função SOMA.


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2.2 Protegendo células específicas Você pode proteger algumas células pré-selecionadas de intervalo sem que seja necessária a proteção total da planilha. Abra o Exemplo8 e clique entre a coluna A e a linha 1 da planilha, Figura 25.

Clique aqui para selecionar toda a região da planilha

Figura 25

Após a seleção da área abra o menu Formatar, Células clique na aba Proteção e desmarque a opção Travada, Figura 26. Clique em OK.


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Figura 26

Neste caso desejamos proteger apenas a área com fórmulas da planilha, para isso, selecione o intervalo B17:B19 da planilha Proteção, abra a caixa para Formatar células através do Ctrl+1 e em seguida marque Travada e Oculta, Figura 27. Clique em OK. Nota: se você marcar as opções Travada e Oculta na caixa Formatar células então, além de proteger as células, poderá também ocultar a fórmula existente nas células protegidas na barra de Fórmulas.

Figura 27


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Agora abra o menu Ferramentas, Proteger, Proteger planilha e digite a senha “1”, confirme a senha e clique em OK. Ao tentarmos digitar um valor qualquer na célula B18 o Excel emite um aviso de “Atenção” onde não é possível editar a célula protegida, Figura 28. Note que a barra de fórmula, oculta a fórmula existente na célula B18. As demais células ficam liberadas para edição.

A fórmula não é exibida na barra de fórmula.

Intervalo de Célula B17:B19 protegida por senha contra edição

Figura 28


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2.3 Fórmula Condicional Sobre Fórmulas: As fórmulas calculam valores segundo uma ordem específica. Uma fórmula no Microsoft Excel sempre começa com um sinal de igual (=). O sinal de igual informa ao Excel que os caracteres a seguir constituem uma fórmula. Depois do sinal de igual estão os elementos a serem calculados, que são separados por operadores de cálculo. O Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador da fórmula. Você pode alterar a ordem das operações usando parênteses. No exemplo abaixo, os parênteses na primeira parte da fórmula forçam o Excel a calcular B4+25 primeiro e, em seguida, dividir o resultado pela soma dos valores nas células D5, E5 e F5. =(B4+25)/SOMA(D5:F5) As regras para uma fórmula condicional são as mesmas, a diferença é que você impõe uma condição para o cálculo a ser realizado. É importante criar uma seqüência lógica dentro da fórmula condicional, para que o resultado não seja equivocado ou de erro. Normalmente uma fórmula condicional é construída por tentativas, dificilmente consegue-se o resultado desejado na primeira edição. Para facilitar a criação da fórmula você deve ter em mente de forma literal, a lógica do resultado desejado. Por exemplo: se a venda, com o valor localizado na célula A1, for maior ou igual a R$ 500,00 então “Ganho”, se não “Perda”. Na barra de fórmula do Excel 2003 essa condição ficaria assim: =SE(A1>=500; “Ganho”; “Perda”). 2.3.1 A Função SE Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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A tabela do Exemplo9 consta de 10 alunos e suas respectivas notas, relativas aos quatro bimestres do ano letivo, Figura 29. A primeira condição a ser criada deve registrar no intervalo G2:G11 se o aluno está aprovado ou não. A lógica a ser utilizada fica da seguinte forma: se a média do aluno for maior ou igual a 5, então “Aprovado” se for menor do que 5 então “Reprovado”.

Figura 29

Após posicionar o cursor na célula G2 vamos inserir a lógica escolhida. Clique no botão Colar função

localizado na Barra

padrão. Na caixa Colar função selecione na Categoria da função a opção Lógica e em Nome da função a opção SE, Figura 30. Um assistente para a construção da fórmula é aberto, Figura 31. Clique na caixa de argumento do campo de Teste_lógico e selecione a célula F2 clique novamente na caixa de argumento e digite a condição F2>=5, depois escreva “Aprovado” no Valor_se_verdadeiro e “Reprovado” no campo Valor_se_falso.


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Figura 30

Fórmula editada Caixa de argumento

Figura 31

A análise do teste é Booleana, ou seja, verdadeiro (1) e falso (0). Se a média do aluno for maior ou igual a 5 então ela é verdadeira, ou Aprovado, mas se a média for inferior a 5 então ela falsa e o resultado será Reprovado.


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Em seguida arraste a fórmula G2 até G11, Figura 32.

Figura 32

O segundo passo é estabelecer a lógica da coluna Avaliação. Essa coluna avalia a classe de nota do aluno, ou seja, se a nota for maior ou igual a 7,5 então classe “A”, se a nota for maior ou igual 5 então classe “B”, se a nota for maior ou igual a 2,5 então classe “C” e se a nota for maior ou igual a 0 então a classe será “D”. Da mesma forma, separar as classes seria: 1. De 7,5 a 10,0 – Classe A 2. De 5 a 7,4 – Classe B 3. De 2,5 a 4,9 – Classe C 4. De 0 a 2,4 – Classe D Vale lembrar que o Excel avalia a fórmula da esquerda para a direita. Na Figura 33 a fórmula é editada diretamente na barra de fórmula e segue uma seqüência lógica que obtém o resultado esperado. É importante testar a fórmula condicional, mesmo que não exista erro aparente, para evitar um resultado inconsistente no cálculo.


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Figura 33

A

fórmula

utilizada

=SE(F2>=7,5;“A”;SE(F2>=5;

“B”;SE(F2>=2,5; “C”; “D”))) exige o fechamento de parêntese para cada condição inserida. Existe a teoria de que podemos inclui até 16 “SE” na barra de fórmula, porém, depende da lógica utilizada. Após a construção da fórmula condicional na coluna H basta copiar para as demais células no intervalo B3:B11 dando um clique duplo no canto inferior direito da célula B2, Figura 34.

Para copiar a fórmula para as demais células da coluna dê um clique duplo no canto inferior direito da célula B2.

Figura 34


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2.3.2 A Função CONT.SE Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a determinados critérios. CONT.SE(intervalo;critérios) Abra o Exemplo10 e posicione o cursor na célula H13. O objetivo é calcular o número de alunos aprovados e reprovados no intervalo de célula H13:H14. Clique no botão Colar função e selecione a função CONT.SE na categoria Estatística. Dentro do assistente de fórmula, Figura 35, clique na caixa de argumento Intervalo e selecione a área G2:G11, confirme clicando na caixa de argumento mais uma vez. Da mesma forma clique no campo Critérios e escreva Aprovado, não é preciso digitar aspas entre o nome escrito, o Excel coloca automaticamente. O resultado é 5 alunos aprovados. Clique na célula H14 e repita o procedimento explicado, mas desta vez, escreva Reprovado no campo de Critérios.

Figura 35


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2.3.3 A Função SOMASE A função de planilha SOMASE verifica um valor em um intervalo e soma todos os valores correspondentes em outro intervalo. SOMASE possui três argumentos: o intervalo a ser verificado, o valor a ser usado no intervalo (o critério) e o intervalo que contém os valores a serem somados. =SOMASE(intervalo;critério;intervalo_soma) No Exemplo11 o objetivo é somar as vendas de cada vendedor. Clique na célula E2 e depois em Colar função. No campo Categoria da função, selecione Matemática e trigonométrica e SOMASE no campo Nome da função. No assistente de fórmula selecione A2:A24 no campo Intervalo, D2 no campo Critérios (Ana) e B2:B24 no campo Intervalo_soma, Figura 36.

Figura 36


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A vendedora Ana vendeu R$ 415,00 registrados na célula E2. Para estender a fórmula da célula E2 para o intervalo E3:E5 e saber o valor das vendas dos outros vendedores, é necessário observar que o intervalo de soma e critério terá que ser o mesmo, não poderá variar. Para isso as células do intervalo deverão estar travadas por linha na referência absoluta, Figura 37.

Figura 37

2.3.4 A função Soma Condicional O Assistente de soma condicional cria rapidamente fórmulas que contêm várias condições. Você pode usar o mouse para definir as condições e o assistente adicionará a fórmula à sua planilha. Abra o Exemplo 12. No assistente, especifique o local da lista, a condição a ser verificada e o local para o resultado. O assistente cria uma fórmula de matriz que calcula o resultado para você. Se precisar alterar a condição, poderá usar o assistente novamente e substituir os resultados no local originalmente especificado. O Assistente de soma condicional é um programa suplementar fornecido com o Excel.


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Para instalar um suplemento clique no menu Ferramentas e Suplementos. Ao abrir a caixa de Suplementos selecione, para este caso, Soma condicional e clique em OK, Figura 38.

Figura 38

Em algumas versões, um aviso pedindo permissão para a instalação poderá ser exibido, Figura 39, clique em Sim.

Figura 39

Após a instalação do suplemento Soma condicional, clique em Ferramentas, Assistente, Soma Condicional, Figura 40.


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Figura 40

A caixa do Assistente de soma condicional é aberta. A fórmula será construída em quatro etapas. A primeira etapa é selecionar a área da lista de planilha, Figura 41. Normalmente o excel seleciona a área automaticamente, mas talvez você precise selecionar o que vai depender da célula ativa estar ou não na região corrente da planilha.

Figura 41


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Clique em Avançar. Na segunda etapa, em Coluna a somar, escolha a opção Valor. Para este caso vamos selecionar e adicionar a data 02/08/06, o Setor 1 e a região Norte, Figura 42.

Figura 42

Clique em Avançar. A terceira etapa traz a opção de como a soma será exibida. Você pode copiar apenas a fórmula para célula escolhida ou a fórmula com os valores condicionais, Figura 43.

Figura 43


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A quarta ou última etapa, pede para você selecionar em qual célula será inserida a fórmula da soma condicional. Clique na caixa de argumento, selecione G1 e confirme em OK.

Figura 44

Na Figura 45 temos a fórmula matricial construída apresentando o resultado R$ 31.200,00 para as condições de soma pré-estabelecidas.

Figura 45

A coluna “A”, a qual contém as datas, vem definida na fórmula

matricial

através

de

outra

fórmula

de

função

DATA.VALOR que calcula uma data específica. Podemos substituir essa condição na fórmula da soma condicional por outra condição mais

simples.

Dentro

da


Barra

de

fórmula,

selecione

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DATA.VALOR(“02/08/2006”) e clique na célula F1. No teclado pressione Ctrl+Shift+Enter para manter a fórmula como uma matriz. Agora a célula F1 é a sua referência de data para a fórmula, Figura 46. Digite em F1 a data 02/08/06 e veja que o valor somado é de R$ 31.200,00. Digitando a data 04/08/06 o valor passa a ser R$ 16.000,00. Note que as demais condições continuam valendo para a fórmula matricial, ou seja, calcular o Setor 1 e a região Norte.

Figura 46

2.3.5 Função E (And) e OU (Or) São funções lógicas que geralmente são associadas a outras fórmulas condicionais. O exemplo13 demonstra como podemos utilizar a função E e OU, Figura 47. A lógica E (And) é satisfeita se todas as condições forem verdadeiras por outro lado, a lógica OU (Or) é válida se uma ou mais condições forem verdadeiras.

Figura 47


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A lógica da fórmula na célula D2, do campo Situação, utiliza a condição OU e diz que se ou a Medição 1 ou a Medição 2 for maior ou igual a 70 então exibir na célula D3 o aviso “Acima” caso contrário exibir o aviso “Normal”. Na célula E2, do campo Ação, a fórmula diz que se a Medição 1 e a Medição 2 apresentarem valores abaixo de 70 então deve ser exibido o aviso “Manter” mas, se as duas medições registrarem valores acima de 70 então, o aviso “Parar” deve ser exibido. Caso as condições citadas para a fórmula em E2 não forem satisfeitas então “Observar” como aviso da terceira condição, Figura 48.

Figura 48


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Capítulo 3 3. Validação A ferramenta validação é utilizada para definir a forma que os dados serão inseridos na célula. Você pode condicionar a entrada dos valores a um intervalo de data ou hora, a uma lista, um número inteiro ou decimal, comprimento de texto ou um valor personalizado. O Exemplo14 traz duas listas de valores pré-definidos na plan2. Uma lista se chama “Nomes” e a outra “Matrícula”. Na planilha 1 ou Plan1 do Exemplo14, selecione a área A2:A10, clique em Dados, Validação e na caixa que se abre selecione Lista no campo Permitir, depois escreva no campo Origem o nome da lista “Nomes” (=Nomes), Figura 49. Deixe marcados Ignorar em branco e Dropdown na célula.

Figura 49


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49

Agora os valores da lista “Nomes” são exibidos na célula ativa A2, Figura 50. A lista “Nomes” será exibida nas células ativadas do intervalo A2:A10.

Figura 50

Seguindo o mesmo procedimento para a inserção da lista “Nomes”, faça a validação da lista “Matrícula” no intervalo de célula B2:B10. Deverá ficar como mostrado na Figura 51.

Figura 51

Agora vamos configurar uma mensagem de erro para dados não válidos das listas existentes nos campos Nome e Matrícula. Selecione a área A2:A10 e clique em Dados e Validação.


[email protected]


50

Na caixa para Validação de dados, clique na aba Alerta de erro. No campo Estilo selecione Parar. Em Título escreva “Atenção” e no campo de Mensagem de erro escreva: “Digite ou selecione um nome da lista”, Figura 52.

Figura 52

Ao tentar digitar um nome que não se encontra na lista a mensagem de erro é exibida e o valor não é aceito, Figura 53.

Figura 53


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51

3.1 Validação – Evitando um valor repetido Você pode evitar a digitação de um valor repetido numa coluna. Selecione o intervalo A2:A10 do Exemplo15, abra o menu Dados, Validação, no campo Permitir selecione Personalizada e no campo Fórmula digite

=NÃO(CONT.SE($A$2:$A$10;A2)>1),

Figura 54. Depois clique na aba Alerta de erro e no campo Título escreva “Atenção” e no campo Mensagem de erro digite “Esse nome já foi cadastrado”, Figura 55. Ao tentar digitar um valor repetido no intervalo A2:A10 o excel exibe a mensagem personalizada de erro.

Figura 54 O “Não” da fórmula é uma função de negação, se for verdadeiro então Não e se for Falso então Sim. Se a fórmula CONT.SE encontrar um valor maior do que 1 para os valores da coluna A então é calculado como Falso e não é válido.


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52

3.2 Validação – Condicionando uma lista à outra lista No Exemplo16 precisamos condicionar uma lista à outra. A plan2 traz três listas cadastradas. A lista Locação seleciona o Setor que determinará as duas listas de Equipamentos, Equip1 ou Equip2, da coluna à direita. Selecione o intervalo A2:A10 e abra o menu Dados, Validação. Escolha a opção Lista no campo Permitir e depois escreva o nome da lista Locação no campo Origem, Figura 55. Clique em OK.

Figura 55

Na coluna B selecione a área B2:B10, abra o menu Dados, Validação. Na caixa Validação de dados determine no campo Permitir a opção Lista e depois no campo Origem escreva a fórmula =SE(A2="Setor 1";Equip1;Equip2), Figura 56. Essa fórmula estabelece que se o setor escolhido na coluna A for o Setor 1 então a lista aberta na célula adjacente da coluna B será Equip1 caso contrário Equip2, ou seja, o Excel entende que a outra opção, sendo a


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primeira condição falsa, é a lista Equip2, Figura 57. Note que dentro da fórmula os nomes escritos Equip1 e Equip2 não estão entre aspas, isso acontece porque estamos nos referindo a uma lista e não a um texto.

Figura 56

Figura 57


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54

3.3 Funções PROCV e PROCH A fórmula PROCV quer dizer Procura Vinculada Vertical e a fórmula PROCH significa Procura Vinculada Horizontal. Vamos comentar neste curso sobre a função PROCV. A função PROCV associa o valor de uma célula de coluna a um valor contido em uma lista. O Exemplo17 contém na Plan2 duas listas cadastradas, Nomes e Matrícula. Abra o menu Inserir, Nome e Definir. Na caixa Definir nome selecione Matrícula, clique em Excluir e OK. Agora selecione a área A2:B11 da Plan2 e digite no campo de nome a palavra Cadastro, Figura 58.

Campo de nome

Figura 58 Após criar o nome Cadastro ative a Plan1 e clique em B2. Digite a fórmula =PROCV(A2;Cadastro;2;0), essa função está associando ao nome da coluna A à matrícula da coluna B. A fórmula está dizendo que o nome presente em A2 deverá ser relacionado com a segunda coluna da lista Cadastro, ou seja, a sua matrícula correspondente.


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55

Analisando a fórmula criada temos: 1. A2 – Valor_procurado - é o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. 2. Cadastro – Matriz_tabela – é a tabela de informações em que os dados são procurados, uma lista por exemplo. 3. 2 – Num_índice_coluna – é o número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. 4. 0 – Procurar_intervalo – é um valor lógico que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Arraste a fórmula de B2 até B10, o erro #N/D é exibido e ocorre quando um valor não se encontra disponível para uma função ou fórmula. Como as células ao lado da coluna A, estão em branco, a fórmula PROCV na coluna B fica sem referência, Figura 59.

Figura 59 Para retirar o erro exibido na coluna B podemos criar uma condição na fórmula PROCV para ser calculada quando a célula ao lado, coluna A, contiver algum valor. Sendo assim a fórmula seria Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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56

modificada para =SE(A2=””;””;PROCV(A2;Cadastro;2;0)). Agora o cálculo PROCV só será realizado se a coluna A exibir células não vazias, Figura 60.

Figura 60 3.4 Consolidação de Dados Significa resumir os dados de várias planilhas em apenas uma posição de célula. Você pode utilizar, entre as mais usadas, a função Soma, Média, Máximo, Mínimo, Cont. Num e Cont. Valores. O Exemplo18 apresenta uma pasta com cinco planilhas, quatro delas, representam os dias do mês e uma o resultado mensal consolidado. Na célula B2, da planilha Mês, vamos calcular a soma da saída de peças no Mês e na célula C2 a média mensal de cada peça, Figura 61. Você pode usar o assistente para consolidação dos dados, mas existe uma forma mais rápida e econômica de resumir os dados. Através de fórmulas simples conseguimos somar ou extrair a média, por exemplo, de centenas de planilhas. É necessário que as planilhas estejam organizadas de forma sincronizada, ou seja, de preferência manter as células na mesma posição.


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57

Colunas onde os dados serão resumidos

Planilha onde os dados do mês serão calculados.

Figura 61

Na

célula

B2

da

planilha

Mês

digite

a

fórmula

=Soma(‘01:04’!B2). Essa função estabelece a soma dos valores localizados na célula B2 das planilhas 01,02,03 e 04. O Excel entende que as planilhas 01 e 04 são os extremos da soma e portanto, você pode inverter a planilha 02 pela 03 e a soma será feita da mesma forma. No entanto se você inverter de posição a planilha 04 pela 03, por exemplo, o intervalo de soma será modificado e a planilha 03 não fará parte do cálculo. Na

célula

C2

da

planilha

Mês

digite

a

fórmula

=Média(’01:04’!B2). Essa função estabelece a média dos valores localizados na célula B2 das planilhas 01,02,03 e 04, Figura 62. Para calcular o Máximo ou o Mínimo, por exemplo, basta substituir o Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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nome da função na fórmula. Após ter inserido as fórmulas para soma e para média nas células B2 e C2 respectivamente arraste-as para as demais células.

Figura 62


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59

Cápitulo 4 4.1 Macros – Reduzindo Tempo nas Rotinas do Trabalho Caso você execute uma determinada tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível automatizá-la com uma macro. A macro é uma seqüência de comandos e funções armazenados em um módulo do Visual Basic e pode ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para repetir, ou “reproduzir”, os comandos. Antes de gravar a macro, planeje as etapas e os comandos que você deseja executar. Se cometer um erro durante a gravação da macro, as correções feitas também são gravadas. Ao gravar macros, o Visual Basic armazena cada uma em um novo módulo anexado a uma pasta de trabalho. Por exemplo, se você insere com freqüência seqüências de caracteres de texto extensas nas células, você pode gravar uma macro para formatar essas células de maneira que o texto retorne automaticamente esse formato.


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60

4.1.1 Como gravar uma macro No menu Ferramentas, aponte para Macro e, em seguida, clique em Gravar nova macro.

Figura 63

Na caixa Nome da macro, insira um nome para a macro, Figura 63. O primeiro caractere do nome da macro deve ser uma letra. Os demais caracteres podem ser letras, números ou caracteres sublinhados. Não são permitidos espaços no nome de uma macro; um caractere sublinhado funciona da mesma forma que um separador de palavras. Para executar a macro pressionando uma tecla de atalho do teclado, insira uma letra na caixa Tecla de atalho. Use CTRL+ letra (para as letras minúsculas) ou CTRL+SHIFT+

letra (para

as letras

maiúsculas), onde letra representa qualquer tecla de letra do teclado. A letra da tecla de atalho usada não pode ser um número ou caractere especial, como @ ou #. A tecla de atalho substituirá quaisquer teclas de atalho padrão do Microsoft Excel enquanto a pasta de trabalho que contém a macro estiver aberta.


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61

Na caixa Armazenar macro em, clique no local onde você deseja gravar a macro. Para incluir uma descrição da macro, digite a descrição na caixa Descrição. Inserindo a barra de ferramentas do Visual Basic. Na barra do menu principal clique em Exibir, Barra de ferramentas e Visual Basic, Figura 64.

Dê um clique duplo na faixa de nome para a barra de ferramentas se osicionar no cabeçalho do Excel.

Reproduzir Macro

Gravar Macro

Figura 64


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62

5.3 Importação de Texto Abra o arquivo Exemplo19. Os pedidos do mês estão no arquivo Mês2007.txt. A primeira tarefa é abrir o arquivo dividindo-o em colunas durante o processo. Na barra de ferramentas Visual Basic, dê um clique no botão Gravar macro, digite “ImportarTexto” como o nome da macro e, depois, dê um clique em OK. Clique em Restaurar a janela da planilha e dê um clique no botão Abrir arquivo, em seguida abra a pasta DADOS/Excel Avançado e digite Mês2007.txt na caixa de Nome do arquivo e depois dê um clique em Abrir, Figura 65.

Digite o nome do arquivo de texto aqui, mesmo que não seja um ar uivo do Excel.

Figura 65

O passo 1 do Assistente de Importação de texto aparece, Figura 66. As três primeiras fileiras do arquivo contêm o título do relatório e uma linha em branco; portanto, mude o valor de Iniciar importação na linha para 4.


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63

As outras opções padrão no Assistente de importação de texto são convenientes para esse arquivo; portanto, dê um clique em Concluir. O arquivo de texto se abre, com as colunas divididas em colunas do Excel.

Linha 4 para pular as fileiras do início do arquivo.

Figura 66

No menu Janela clique em Comparar lado a lado com Exemplo19 e em seguida arraste a parte inferior da janela de modo que você possa ver as guias da parte debaixo da pasta de trabalho Exemplo19. Em seguida, arraste a guia da pasta Mês2007 para baixo, na frente da guia Plan1 da pasta de trabalho Exemplo19, Figura 67.


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64

Arraste a guia Mês2007 daqui...

...para cá, movendo a planilha para a pasta de trabalho Exemplo19.

Figura 67

A planilha mês2007 se move para a pasta de trabalho Exemplo19, e a pasta Mês2007.txt desaparece (pois ela perde sua única planilha, e uma pasta não pode existir sem pelo menos uma planilha). Clique em Maximizar a janela da planilha. A linha 2 contém sinais de igualdade que você não precisa. Selecione a linha 2, clique o botão direito do mouse e selecione Excluir, Figura 68. Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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65

Figura 68

Agora você deve ter o arquivo importado dividido em colunas e isento de linhas estranhas. Clique em A1 e depois Crtl+Shift+* para selecionar a região atual. Com a macro ImportarTexto ainda gravando, clique no menu Editar, depois Ir para, Especial e Em branco, Figura 69.

Figura 69


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66

Com essa operação apenas as células em branco serão selecionadas, Figura 70.

Figura 70

O recurso interno Ir para especial do Excel pode economizar muito trabalho na construção da macro. Você quer agora preencher cada uma das células selecionadas com uma fórmula que aponte para a célula acima dela. Normalmente, quando você introduz uma fórmula, o Excel coloca a fórmula na célula ativa. Entretanto você pode fazer o Excel colocar uma fórmula em todas as células selecionadas simultaneamente. Com as células em branco selecionadas e D3 como a célula ativa, digite um sinal de igualdade (=) e, em seguida, pressione a Seta para cima, para apontar a célula D2. A referência de célula D2 – quando encontrada na célula D3 – significa, na verdade, “uma célula acima de mim, na mesma coluna”.


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Pressione Ctrl+Enter para preencher a fórmula em todas as células corretamente selecionadas, Figura 71. Quando mais de uma célula estiver selecionada, se você digitar uma fórmula e pressionar Ctrl+Enter, essa fórmula será copiada em todas as células da seleção. Se você pressionar Enter sem manter a tecla Ctrl pressionada, a fórmula irá somente para a única célula ativa. Cada célula selecionada contém a nova fórmula.

Figura 71

Não é necessário que a lista permaneça com as fórmulas, portanto, pressione Ctrl+Shift+* para selecionar a região corrente. Escolha o menu Editar e clique em Copiar. Em seguida, escolha o menu Editar, clique em Colar especial, clique na opção Valores e depois confirme clicando em OK.


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Pressione a tecla Esc para sair do modo de cópia e, em seguida, selecione a célula A1. Pare de gravar a macro ImportarTexto, Figura 72.

Parar macro

Figura 72

Nota: Se você testar essa macro diversas vezes terá várias cópias da planilha Mês2007, as novas cópias serão chamadas automaticamente de Mês2007 (2), Mês2007 (3) e assim por diante. Para verificarmos o código gravado pela macro ImportarTexto, pressione Alt+F11. A tela do VBA (Visual Basic Application) abrirá exibindo o ambiente de criação VBA. Outra forma de visualizar o código a macro ImportaTexto que criamos é pressionar no teclado Alt+F8 para abrir a caixa de macros. Nesse caso basta selecionar a macro desejada e clicar em Entar. Todo esse processo de importação de texto que fizemos foi gravado no VBA o qual montou as linhas de instrução necessárias para a execução da macro. Se você entrou no VBA através do ALT+F11 então clique em Módulos e dê um clique duplo em Módulo1. O código de gravação é visualizado no ambiente de criação VBA com toda a seqüência da operação realizada na importação do texto, Figura 73.


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Figura 73

Comentando sobre o código que criamos, as explicações estão na fonte azul: Sub ImportarTexto()

→

A sub-rotina ImportarTexto

‘ ‘ ImportarTexto Macro

→

Comentário. Não interfere no código

quando seguido de um apóstrofo. A fonte do texto fica verde ‘ Macro gravada em 19/08/2006 por CVRD ‘ ActiveWindow.WindowState = xlNormal → Restaurar janela With ActiveWindow → com a instrução Ativar janela... .Top = 1.75 → mover a janela para cima em 1.75 pontos de tela


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.Left = 5.5 → mover a janela para esquerda em 5.5 pontos de tela End With → fim de “com a instrução Ativar janela...” ChDir “C:\DADOS\Excel Avançado\Treinamento\Exemplos” Workbooks.OpenText Filename:= _

→

abrindo uma pasta de

trabalho “C:\DADOS\Excel Avançado\Treinamento\Exemplos\Mês2006.txt”, Origin:=xlWindows _ ,

StartRow:=4,

DataType:=xlFixedWidth,

FieldInfo:=Array(Array(0, 1), Array( _ 8, 1), Array(20, 1), Array(26, 1), Array(36, 1), Array(45, 1), Array(55, 1), Array(64, 1))

importando o texto Mês2006 e

→

determinando a importação a partir da quarta linha da lista With

ActiveWindow

→

com

a

instrução

Ativar

janela...(planilha Mês2006.xls) .Top = 1.75 → mover a janela para cima em 1.75 pontos de tela .Left = 18.25

→

mover a janela para esquerda em 18.25

pontos de tela End With

→

fim de “com a instrução Ativar janela...”

Windows(“Exemplo19.xls”).Activate

ativando

→

a

planilha

Exemplo19.xls With ActiveWindow → com a instrução Ativar janela... .Top = 11.5 → mover a janela para cima em 11.5 pontos de tela .Left = 1.75 → mover a janela para esquerda em 1.75 pontos End With → fim de “com a instrução Ativar janela...” Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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71

Windows(“Mês2006.txt”).Activate

ativando a planilha

→

Mês2006.xls With ActiveWindow → com a instrução Ativar janela... .Top = -5 → mover a janela para cima em –5 pontos de tela .Left = 28 → mover a janela para esquerda em 28 pontos End With → fim de “com a instrução Ativar janela...” Sheets(“Mês2006”).Select

Selecionando

a

→

planilha

Mês2006 Sheets(“Mês2006”).Move

Movendo a planilha Mês2006...

→

Before:=Workbooks(“Exemplo19.xls”).Sheets(1)

→

…movendo a planilha Mês2006 para a planilha Exemplo19 ActiveWindow.WindowState = xlMaximized

maximizando

→

a janela da planilha. Rows(“2:2”).Select → selecionando a linha 2 da planilha Selection.Delete Shift:=xlUp → deletando a linha 2 Range(“A1”).Select → clicando na célula A1 Selection.CurrentRegion.Select

selecionando toda a região

→

corrente da lista Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select

→

selecionando apenas as células em branco na lista Selection.FormulaR1C1 = “=R[-1]C”

fazendo referência a

→

uma linha acima da mesma coluna Selection.CurrentRegion.Select

selecionando toda a região

→

corrente da lista Selection.Copy →copiando a região um ccionada Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _


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False, Transpose:=False

colando especial na região

→

selecionada apenas os valores Application.CutCopyMode = False

saindo do modo de edição

→

(Esc do teclado) Range(“A1”).Select → selecionando a célula A1 End Sub → fim da sub-rotina ImportarTexto Você pode incluir uma sub-rotina dentro de outra sub-rotina. Vamos supor que após o término da construção da macro ImportarTexto você percebeu que faltou uma instrução final, ou seja, ativar a Plan2 por exemplo. Não é preciso repetir toda a gravação da macro, basta gravar esse último comando e incorporar à macro já existente. Inicie a gravação da macro AtivarPlan, selecione a Plan2 e pare a gravação. Agora é só incorporar a macro AtivarPlan a macro ImportarTexto. Sendo assim o código final ficaria como exibido na Figura 74.

A macro AtivarPlan foi incorporada a seqüência da macro ImportarTexto antes da instrução End Sub (fim da sub-rotina).

Figura 74


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4.3 Tabela Dinâmica Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que você pode usar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Você pode girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de interesse. Use um relatório de tabela dinâmica quando você desejar comparar totais relacionados, especialmente quando você tiver uma longa lista de valores a serem resumidos e desejar comparar vários fatos sobre cada valor. Use relatórios de tabela dinâmica quando desejar que o Microsoft Excel faça a classificação, e a totalização por você, Figura 75. Para criar um relatório de tabela dinâmica, use o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico, como um guia para localizar e especificar os dados de origem que você desejar para analisar e criar a estrutura do relatório. Você pode, em seguida, usar a barra de ferramentas Tabela dinâmica para organizar os dados dentro dessa estrutura.

Figura 75


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74

Quanto aos Dados de origem de um relatório de tabela dinâmica você pode criar esse tipo de relatório a partir de uma lista do Microsoft Excel, de um banco de dados externo, de várias planilhas do Excel ou de outro relatório de tabela dinâmica. Para o nosso caso, vamos utilizar a planilha Mês2007. Abra o Exemplo20, clique em A1 da planilha Mês2007. Em seguida clique no menu Dados, Relatório de tabela e gráfico dinâmicos, Figura 76.

Figura 76

A caixa do assistente com a etapa 1 é aberta. Na pergunta “Onde estão os dados que você deseja analisar?”, deixe selecionada a opção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel e para a pergunta “Que tipo de relatório você deseja criar?” mantenha marcada a opção Tabela dinâmica, Figura 77.


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Figura 77

No próximo passo o assistente faz a pergunta “Onde estão os dados que você deseja usar?” e seleciona a área automaticamente. Se os dados estiverem em outra pasta ou arquivo clique em Procurar caso contrário, clique em Avançar Figura 78.

Figura 78

Após selecionar a área corrente, na terceira e última etapa, o assistente fará a seguinte pergunta: “Onde você deseja colocar a tabela dinâmica?”, para este exemplo deixe marcada a opção Nova planilha, Figura 79. Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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Figura 79

Se você clicar em Concluir o Excel criará o relatório de tabela dinâmica em vazio, o qual poderá ser montado através da barra de ferramentas da Tabela dinâmica. Caso você opte por clicar em Layout uma nova caixa será aberta para a construção do novo modelo de tabela dinâmica, Figura 80.

Figura 80

Na caixa de Layout arraste o botão Estado, localizado a direita, para o campo Página, depois arraste o botão Canal e Categoria para o campo Linha e por último arraste o botão Qdade (quantidade) para o campo Dados. A construção do relatório deverá ficar igual à Figura 81.


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Figura 81

Nota: dando um clique duplo no botão Soma de Qdade, localizado no campo Dados, você abrirá a caixa Campo da tabela dinâmica e poderá escolher qual a operação utilizada para Resumir os dados. Clique em OK confirmando Soma de Qdade, Figura 82.

Figura 82

Clique em OK na caixa de Layout e em Concluir na caixa da terceira etapa. O relatório é criado em uma nova planilha, Plan4. Para visualizar melhor o relatório retire as linhas de grade da Plan4. O relatório resume os dados por Estado, Canal e Categoria somando a quantidade negociada, Figura 83. Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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Nova planilha criada.

Figura 83

4.4.1 Classificando os Dados na TD Você pode classificar os dados em ordem crescente ou decrescente na tabela dinâmica. Dê um clique duplo no campo de coluna Canal da TD e depois, na caixa que se abre, clique em Avançado, Figura 84. Em Opções de AutoClassificação selecione a opção Decrescente e em Usando campo selecione a opção Soma de Qdade. Agora o Total do Campo de coluna Canal está classificado da Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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maior para a menor quantidade, mesmo que a tabela seja atualizada com novos valores a classificação levará em conta o primeiro maior total da quantidade.

Figura 84

Repita a operação de classificação decrescente para o campo Categoria. O relatório final ficará igual ao da Figura 85.


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Figura 85

Analisando o relatório observamos que o Canal com a maior quantidade é o Atacado e na Categoria relacionada ao Atacado, a Arte tem a maior quantidade. Os dados foram analisados levando em conta todos os Estados. Vamos filtrar NV no campo Estado para vermos a quantidade por localidade. Note que agora o Varejo é o Canal com a maior quantidade e a Categoria com a maior quantidade, relacionada ao Varejo, é o Esportes, Figura 86.


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Figura 86

Para visualizar os dados tendo a primeira coluna Categoria e a segunda coluna como Canal, basta clicar em Categoria e arrastar para a esquerda do campo Canal, com isso temos a visão do relatório por Categoria e depois Canal, Figura 87. Você pode também formatar as linhas de subtotal, modificando a cor de fundo da célula ou da fonte. Dê um clique ao lado esquerdo da linha de subtotal e formate a fonte para negrito e em seguida a cor de fundo da célula para cinza 25%. Essa formatação acompanhará a tabela em qualquer Atualização. Não é possível manter uma formatação condicional na TD, ela se desfaz a cada atualização do relatório.


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Figura 87

Para cada novo registro na lista ou no banco de dados, planilha Mês2007, você terá que atualizar o relatório TD, para isso, clique com o botão direito sobre qualquer parte da TD e selecione Atualizar. Para inserção rotineira de dados a área de cálculo da TD deverá contemplar toda a lista de registros, portanto, mantenha o intervalo de dados com uma margem de área suficiente para a atualização constante.


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5.3 Gráfico Dinâmico Um relatório de gráfico dinâmico combina a praticidade de resumo interativo dos dados no relatório de tabela dinâmica com o apelo visual e os benefícios de um gráfico. Pode-se girar um relatório de gráfico dinâmico para que seja possível visualizar os mesmos dados de formas distintas. Após a construção da tabela dinâmica, baseada na planilha Mês2006, vamos construir um gráfico dinâmico. Clique com o botão direito sobre a tabela dinâmica e selecione Gráfico dinâmico. O gráfico de coluna é criado automaticamente. Por configuração interna o tipo de gráfico é de barras, Figura 88.

Figura 88


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Você pode interagir com o gráfico dinâmico clicando nos botões de campo e selecionando a opção desejada. Vamos clicar no campo Estado, selecionar WA e confirmar em OK, Figura 89.

Figura 89

Os dados relativos ao Estado WA são visualizados no gráfico. A alteração realizada no gráfico dinâmico é automaticamente sincronizada com a tabela dinâmica. Você pode modificar a posição dos campos no Gráfico dinâmico tal qual é feito com o relatório de tabela dinâmica. Após a construção do gráfico fica a critério do usuário a formatação personalizada lembrando que, após a atualização o Gráfico voltará a sua formatação original. Para manter o gráfico com a formatação personalizada é necessário que você o salve como um gráfico personalizado.


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4.6 Gráfico personalizado Com o gráfico Gráf1 aberto personalize a formatação do Gráfico dinâmico ao seu gosto ou necessidade. Depois clique com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico e selecione, Tipo de gráfico, Tipos personalizados, marque Definido pelo usuário no campo Selecionar e clique em Adicionar, Figura 90.

Figura 90

No próximo passo digite o nome do gráfico e escreva algum comentário se desejar. Clique em OK, Figura 91. Agora abra a Plan4 e Atualize o relatório de tabela dinâmica, depois retorne ao gráfico e veja que a formatação personalizada foi desfeita. Clique com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico e selecione, Tipo de gráfico,


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Tipo personalizado e em Definido pelo usuário selecione e confirme o gráfico personalizado.

Figura 91


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Capítulo 05

5.1 Ferramenta Solver A ferramenta Solver faz parte de um suplemento (AddIn) que acompanha o Excel. O Excel possui o atingir meta que é uma ferramenta semelhante ao Solver, porém, muito limitada. O Solver faz parte de um conjunto de programas algumas vezes chamado de ferramentas de análise hipotética. Com o Solver você pode localizar um valor ideal para uma fórmula em uma célula, chamada de célula de destino, em uma planilha. O Solver trabalha com um grupo de células relacionadas direta ou indiretamente com a fórmula na célula de destino e ajusta os valores nas células variáveis que você especificar, chamadas de células ajustáveis, para produzir o resultado especificado por você na fórmula da célula de destino. Você pode aplicar restrições para especificar os valores que o Solver poderá usar no modelo e as restrições podem se referir a outras células que afetem a fórmula da célula de destino. Use o Solver para determinar os valores máximo e mínimo de uma célula pela alteração de outras células, por exemplo, você pode alterar o orçamento projetado para um setor e verificar o efeito sobre o seu lucro projetado. O Exemplo21 traz a programação de um investimento anual para três distintos setores de uma empresa, Figura 92.


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Figura 92

O valor total do investimento é de R$ 409.020,00 e a empresa pretende reduzir o valor total em R$ 59.020,00 ao longo do ano, distribuído de forma proporcional entre os meses de janeiro a novembro. O mês de dezembro terá o investimento modificado para R$ 40.000,00. No total, o novo investimento anual será reduzido para R$ 350.000,00. No menu principal clique em Ferramentas e depois em Solver. O assistente da ferramenta Solver é visualizado, Figura 93.

Figura 93


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A figura 94 contém os valores adotados na caixa de Parâmetros do Solver: 1. Definir células de destino: $M$7 (valor total do investimento). 2. Igual a: ...Valor de: 350000 (novo valor de investimento anual). 3. Células variáveis: $B$2:$M$4 (intervalo onde desejo modificar os valores proporcionalmente para atingir a nova meta). 4. Submeter às restrições: $M$5 = 40000 (novo valor de investimento para o mês de dezembro).

Figura 94

Para especificar uma restrição clique em Adicionar, estabeleça a célula de destino em Referência da célula, escolha o operador que para o nosso caso é o sinal de igualdade e em seguida especifique o valor no campo Restrição, clique em OK. Figura 95.


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Figura 95

Após ter configurado todos os valores na caixa Parâmetros do Solver, clique em Resolver, depois selecione Resposta em Relatórios, deixe marcada a opção Manter solução do Solver e clique em OK, Figura 96.

Figura 96

O Solver converteu os valores de forma proporcional, a obterem R$ 40.000,00 em dezembro e R$ 350.000,00 no investimento total do ano, Figura 97.

Figura 97


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Ao mesmo tempo, o Solver criou um relatório das modificações realizadas na tabela de investimento anual. A planilha Relatório de resposta 1 exibe os valores anteriores e posteriores aos cálculos, Figura 98.

Figura 98


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5.2 Função Subtotal Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. É geralmente mais fácil criar uma lista com subtotais usando o comando Subtotais (menu Dados). Assim que a lista de subtotais for criada, você poderá modificá-la editando a função SUBTOTAL. Sintaxe SUBTOTAL(Num_função;ref1;ref2;...) Num_função é o número de 1 a 11 que especifica qual função usar no cálculo de subtotais dentro de uma lista, Tabela 08. Num_função

Função

1

MÉDIA

2

CONT.NÚM

3

CONT.VALORES

4

MÁXIMO

5

MÍNIMO

6

MULT

7

DESVPAD

8

DESVPADP

9

SOMA

10

VAR

11

VARP Tabela 08

No Exemplo22 temos uma lista, ou um banco de dados, contendo valores de texto e numérico. Vamos calcular a soma dos valores da coluna E, a qual contém o rótulo de coluna Total, a partir Instrutor: Sérgio Ricardo Barbosa Martins

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dos registros filtrados através do Auto Filtro. Clique na célula H1 e digite a fórmula =SUBTOTAL(9;E2:E3000). Figura 99.

Figura 99

O número 9 da fórmula significa a função somar e apresenta cálculos na coluna E relativos aos registros filtrados ou não da lista na Plan1. Ao selecionar o Produto Filo Mix na coluna A através do Auto Filtro, obtemos o subtotal de R$ 3.383,80. A soma é realizada apenas nos registros filtrados, Figura 100.

=SUBTOTAL(9;E2:E3000)

R$ 3.383 80

Figura 100


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94

5.3 Ferramentas de Análise Para usar uma ferramenta de análise, você precisa organizar os dados que deseja analisar em colunas ou linhas na sua planilha. Este é o seu intervalo de entrada. A ferramenta para análise de dados é um suplemento do Microsoft Excel, para instalar abra o Exemplo23, depois o menu Ferramentas, Suplementos e marque Ferramentas de Análise, depois confirme em OK. O Microsoft Excel fornece um conjunto de ferramentas para análise de dados — denominado Ferramentas de análise — que pode ser usado para otimizar etapas no desenvolvimento de análises estatísticas ou de engenharia complexas. Você fornece os dados e os parâmetros para cada análise; a ferramenta utiliza as funções de macro de estatística ou engenharia adequadas e exibe os resultados em uma tabela de saída. Algumas ferramentas geram gráficos além das tabelas de saída. Para utilizar essas ferramentas, é necessário estar familiarizado com a área de estatística ou engenharia específica para a qual deseja desenvolver análises. Após a instalação da ferramenta de Análise de dados clique em A1 do Exemplo23, abra o menu Ferramentas, Análise de dados e selecione Estatística descritiva na caixa Análise de dados, Figura 101. A caixa Estatística descritiva é exibida, Figura 102, nela podemos estabelecer os critérios necessários para encontrarmos valores da média, mediana, soma, desvio padrão entre outros.


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95

Figura 101

Figura 102

No campo de argumento Intervalo de entrada selecione a região A1:A11, em seguida marque a caixa de verificação Rótulos na primeira linha, clique na opção Intervalo de saída e selecione no campo de argumento a célula C1. Marque Resumo estatístico, as demais opções são convenientes para o nosso caso, portanto, clique em OK.


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A configuração na caixa Estatística descritiva deverá ficar igual à Figura 103.

Figura 103

Os cálculos foram realizados e plotados na tabela Valor da Plan1. Figura 104. Valores calculados: 1. Média – média aritmética. 2. Erro padrão – desvio padrão da amostra. 3. Mediana – valor central da lista. 4. Modo – valor que repete na lista. 5. Desvio padrão – medida de dispersão em torno da média aritmética. 6. Variância da amostra – desvio quadrático médio da média da amostra. 7. Curtose – medida de dispersão que caracteriza o “achatamento” da curva de distribuição normal.


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8. Assimetria – em uma curva de distribuição normal quanto mais próxima de zero mais simétrica é a distribuição. 9. Intervalo – a diferença entre o mínimo e o máximo valor da lista. 10. Mínimo – mínimo valor da lista. 11. Máximo – máximo valor da lista. 12. Soma – soma dos valores da lista. 13. Contagem – número de observações na lista.

Figura 104


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98

5.4 Função CONVERTER Converte um número de um sistema de medida para outro. Por exemplo, CONVERTER pode traduzir uma tabela de distâncias em milhas para uma tabela de distâncias em quilômetros. CONVERTER(núm;de_unidade;para_unidade) Exemplo: =CONVERTER(68; “F”; “C”) → 20 ° C No exemplo acima, convertemos 68 graus Fahrenheit para 20 graus Celsius. Para_unidade é a unidade do resultado. CONVERT aceita os seguintes valores de texto para de_unidade e para_unidade, Tabelas 09 e 10:

Peso e massa

De_unidade ou para_unidade

Grama

"g"

Libra massa

"sg"

Massa em libras (avoirdupois)

"lbm"

U (unidade de massa atômica)

"u"

Massa em onças (avoirdupois)

"ozm"


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99

Distância


Metro

"m"

Milha inglesa

"mi"

Milha marítima

"Nmi"

Polegada

"in"

Pé

"ft"

Jarda

"yd"

Ângstrom

"ang"

Paica (1/72 pol.)

"Pica"

Hora


Ano

"yr"

Dia

"day"

Hora

"hr"

Minuto

"mn"

Segundo

"sec"

Pressão


Pascal

"Pa"

Atmosfera

"atm"

mm de Mercúrio

"mmHg"


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Força

100


Newton

"N"

Dyna

"dyn"

Libra força

"lbf"

Energia


Joule

"J"

Erg

"e"

Caloria termodinâmica

"c"

Caloria IT

"cal"

Eletron-volt

"eV"

Cavalo-força-hora

"HPh"

Watt-hora

"Wh"

Pé-libra

"flb"

BTU

"BTU"

Potência


Cavalo-força

"HP"

Watt

"W"


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Magnetismo

101


Tesla

"T"

Gauss

"ga"

Temperatura


Grau Celsius

"C"

Grau Fahrenheit

"F"

Grau Kelvin

"K"

Medida líquida


Colher de chá

"tsp"

Colher de sopa

"tbs"

Onça fluida

"oz"

Xícara

"cup"

Pinta americana

"pt"

Pinta inglesa

"uk_pt"

Quarto

"qt"

Galão

"gal"

Litro

"l" Tabela 09


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102

Os seguintes prefixos abreviados de unidades podem ser anexados a qualquer valor métrico de_unidade ou para_unidade. Prefixo

Multiplicador

Abreviação

hexa

1E+18

"E"

peta

1E+15

"P"

tera

1E+12

"T"

giga

1E+09

"G"

mega

1E+06

"M"

quilo

1E+03

"k"

hecto

1E+02

"h"

deca

1E+01

"e"

deci

1E-01

"d"

centi

1E-02

"c"

mili

1E-03

"m"

micro

1E-06

"u"

nano

1E-09

"n"

pico

1E-12

"p"

fento

1E-15

"f"

ato

1E-18

"a" Tabela 10

Se as unidades estiverem em grupos diferentes, CONVERTER retornará o valor de erro #N/D, não disponível. Exemplo: CONVERTER(2,5; “ft”; “s”) → #N/D


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103

No Exemplo24 convertemos milha em Km e BTU em KWh, Figura 105. Na célula B2 a conversão se dá de milha para metros e esta é dividida por mil resultando Km calculado, da mesma forma, na célula E2, dividimos por 1000 o cálculo para transformarmos de BTU para KWh.

Figura 105


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104

5.5.1 Trabalhando com Datas e Horas O Microsoft Excel armazena datas como números seqüenciais conhecidos como valores de série e armazena horas como frações decimais, pois a hora é considerada uma parte de um dia. As datas e horas são valores e, logo, podem ser adicionadas, subtraídas e incluídas em outros cálculos. Por exemplo, para determinar a diferença entre duas datas, subtraia uma data da outra. Você pode exibir uma data como um valor serial e uma hora como uma fração decimal, alterando o formato da célula que contém a data ou hora para o formato Geral. O Excel aceita dois sistemas de datas: os sistema de datas 1900 e 1904. O sistema de datas padrão do Microsoft Excel para Windows é 1900. Para alterar para o sistema de datas 1904 (Macintosh), clique em Opções no menu Ferramentas, clique na guia Cálculo e, em seguida, marque a caixa de seleção Sistema de data 1904. A tabela a seguir mostra a primeira e a última data para cada sistema de datas e o valor de série associado a cada data.

Primeira data Windows

Macintosh

Última data

1 de janeiro de 1900

31 de dezembro de 9999

Valor de série 1

(valor de série 2958465)

1 de janeiro de 1904

31 de dezembro de 9999

Valor de série 1

(valor de série 2957003)

Tabela 11


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105

5.5.2 Calculando Datas e Horas O Exemplo25, planilha Datas, traz um exercício de cálculo com datas, horas e seus respectivos formatos. O resultado do cálculo é a quantidade de dias da subtração da data final pela data inicial. A data final não poderá ser inferior a data inicial, Figura 106.

Figura 106

Na planilha Horas, do Exemplo25, calculamos o intervalo entre às horas iniciais e finais, Figura 107.

Figura 107


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106

Observe que à hora calculada encontra-se em valores decimais, os números apresentados, não são familiares por se tratarem de valores fracionados de um dia, ou seja, 24h no excel equivale ao valor de número 1, ou, 1 dia. Para 12h teremos 0,5 dia, o valor exibido dependerá do formato estabelecido para a célula, mas, o cálculo será realizado independente do formato escolhido. A Figura 108 exibe o intervalo de células C2:C8 com o formato de hora relógio. Foi estabelecida na célula o formato hh:mm para a exibição das horas e minutos calculados, esse formato é válido para o cálculo de horas dentro de um intervalo de 24:00h, em outras palavras, se o resultado for superior a 24:00 o formato escolhido será impreciso.

Figura 108


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107

Para diferença de horas a cima de 24:00, devemos utilizar o formato [hh]:mm, com isso, podemos visualizar com precisão um resultado superior 24:00. A Figura 109 demonstra as horas calculadas num intervalo superior a um dia na planilha horas do arquivo Exemplo25 .

Figura 109

A formatação [hh]:mm é feita na categoria Personalizado, Figura 110, onde todos os formatos podem ser alterados de forma personalizada conforme a necessidade do usuário.

Figura 110


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108

Bibliografia

1. JACBSON, Reed – MICROSOFT EXCEL 2003 – VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS FUNDAMENTOS – São Paulo: Makron Books, 2001. 349p. ISBN: 85-346-1297-8.

2. COSTA, Ivete Rennó – EXCEL AUTOMAÇÃO PARA USUÁRIOS – São Paulo: Futura, 2003. 266p. ISBN: 85-7413-146-6.

3. JELEN;SYRSTAD – MACROS E VBA PARA MICROSOFT EXCEL – Rio de Janeiro, 2004: Campus, 578p. ISBN: 85-352-1558-1.

4. LAPONNI, Juan Carlos - ESTATÍSTICA USANDO EXCEL / Lapponi Treinamento e Editora - São Paulo, 2003. 456p. ISBN: 85-85624-12-4.

5. LEVINE; STEPHAN - ESTATÍSTICA – TEORIA E APLICAÇÕES USANDO O MICROSOFT EXCEL EM PORTUGUÊS – Rio de Janeiro: LTC, 2005. 822p. ISBN: 85-216-1419-5.

6. FRYE; CURTIS – MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 PASSO A PASSO / Curtis Frye – Porto Alegre: Brookman, 2006. 391p. ISBN: 85-363-0616-5.


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