Démarche de Démarche l’audit inter interne ne
Plan Audit interne, interne, taches et champs d’intervention
L’exercice L’ exercice de l’audit interne: déontologie et normes de comportement 2
Déroulement des missions d’audit interne
Techniques et outils
L’organi ’organisation sation des supports de travail
Plan de la présentation
Audit interne, taches et champs d’intervention L’exerci exercice ce et emploi de l’audit interne: déontologie et normes de comportement Déroulement des missions d’audit interne Techniques et outils L’organisation des supports de travail
Présentation de la fonction Présentation d’audit interne Dénition: L’audit interne consiste en l’examen discontinu des diférents systèmes de gestion en vue d’aider la Direction à améliorer la rentabilité et l’ecacité de la gestion. et examen est assuré !ar des !ersonnes indé!endantes de la hiérarchie non res!onsables de l’organisation et de la gestion des systèmes "u’elles contr#lent.
Organigramme:
Plan de la présentation Présentation de la fonction d’audit interne Domaines, missions et modes d’intervention de l’audit interne La définition des taches des auditeurs internes L’exercice et emploi de l’audit interne : déontologie et normes de comportement Déroulement des missions d’audit interne Techniques et outils L’organisation des supports de travail
DOMAINES, MISSIONS E MODES D’INE!"ENION DE #’A$DI INE!NE Domaines
d’e%ercice de la fonction d’Audit
interne L’Audit interne apporte sa contribution à l’ensemble des activités. Il a donc vocation à intervenir, dans le cadre des missions qui lui sont régulièrement confiées, dans toutes les unités et dans toutes les installations , pour tout type de problèmes touchant au fonctionnement interne de l’organisation, ainsi qu’au relations entre les opérations et l’environnement !notamment au interfaces d’ordre administratif, d’ordre contractuel et commercial avec les fournisseurs, les clients, les usagers de services publics, etc..."
&aractéristi'ues
des missions de l’Audit
interne $ Les facteurs#clés de l’analyse des situations soumise à audit sont $ L’économie et l’efficience dans l’utilisation des ressources Le terme
de % ressources & est utilisé ici dans le sens de % moyens & humains, matériels !investissements, approvisionnements", financiers, intellectuels !méthodes,..." mises à la disposition de l’unité, de l’activité ou de la fonction, La qualité et la sûreté du fonctionnement et sa sécurité vis#à#vis des
risques pouvant na'tre de l’environnement spécifique de l’activité ou de l’unité, L’efficacité des résultats otenus , c’est à dire leur conformité au
ob(ectifs préalablement fiés.
#imites des missions de l’Audit interne
)’entrent pas dans les attributions de la fonction d’Audit interne $ La vérification courante systématique de l’eactitude des états financiers et des
tableau de bord de gestion périodiques Le contr*le régulier des inventaires et de la situation des actifs La prise en charge de fonctions permanentes d’organisation interne, ou la
participation directe à la réalisation de programmes particuliers d’organisation ou de réorganisation, décidés en application de recommandations concluant des missions d’audit antérieures !ce qui ne dispense pas l’Audit interne de sa mission de conseil de la hiérarchie pour l’application de ses recommandations", Ainsi que toute fonction permanente de surveillance ou de supervision à
l’intérieur de organisme
Audits (’)erticau%’’ et audits (’*ori+ontau%’’
#’approc*e )erticale: cible l’audit sur une partie de la structure $ petite ou grande unité, dans laquelle seront eaminés un ou plusieurs aspects de son fonctionnement ou dont il sera fait une évaluation globale. L’approche hori!ontale ou thématique : cible l’audit sur un thème commun !une activité, une fonction, un problème de fonctionnement", concernant plusieurs unités ou l’ensemble de l’organisation. +ans la mesure o une approche thématique hori-ontale permet de dégager des éléments de synthèse sur un plan général, il est souhaitable que les missions confiées à l’Audit interne privilégient aussi souvent que possible ce mode d’approche de l’organisation.
Modes d’inter)ention de la fonction d’Audit interne
Missions programmées : L’ Audit interne agit soit dans le cadre de missions programmées sur la base d’un plan d’audit interne. Les missions programmées ont pour l’essentiel un caractère récurrent. lle reflètent les eamens systématiques qui doivent porter sur les systèmes de gestion et plus largement sur le /’contr*le interne’’ de l’organisation.
Missions spéci'ues, *ors programmes: 0orrespondent à des besoins d’epertise ou d’évaluation particuliers, souvent urgents et très ponctuels. 0ertaines de ces missions, consécutives à des fraudes ou à des malversations, ont pour ob(et de démonter le mécanisme utilisé afin de renforcer les procédures et d’éviter la répétition d’incidents du m1me type
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a
n t on es tac es es au teurs internes
#e super)iseur:
%nime et su!ervise d’une manière générale les activités de la cellule d’audit interne & 'tablit le !lanning des missions à moyen terme & Plani(e les missions et interventions )détermine le service ou la *onction à auditer+ la !ériode et la durée de la mission+ désigne le che* de mission et le)s, assistant)s, et !rend les rende-vous, & Présente et commente les !ro/ets de ra!!orts à la Direction 0énérale et le cas échéant aux autres directions & Partici!e aux missions s!éciales con(ées !ar la Direction 0énérale & 1e!résente la cellule d’audit interne dans ses relations avec la Direction 0énérale et dans les diférents comités et réunions aux"uels il !artici!e .
#e c*ef de mission 2ixe les grandes lignes des !rogrammes de travail & 1édige ou com!lète les !rogrammes de travail d étaillés & 'ncadre l’é"ui!e 3 sur le terrain 4 & 1éalise l’étude et l’évaluation du système !our les *onctions les !lus im!ortantes & 1evoit le travail des auditeurs et (nalise la *orme du dossier et les conclusions & 1édige le !ro/et de ra!!ort & Discute le !ro/et avec les services 3 audités 4.
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#’auditeur conrmé •
'fectue les travaux con*ormément aux !rogrammes de travail "ui lui sont remis.
#’auditeur assistant •
5l assiste les auditeurs dans la réalisation de leurs missions d’audit.
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L’exercice et emploi de l’audit interne : déontologie et normes de comportement
!gles de conduite des é'uipes d’Audit: 6ur le !lan !ro*essionnel et techni"ue+ les é"ui!es d’audit interne doivent *aire !reuve de$ O-.ecti)ité &ompétence !igueur et de a-ilité Discrétion •
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6ur le !lan éthi"ue et !sychologi"ue+ ces é"ui!es doivent *aire !reuve de $ •
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7uverture aux o!inions des audités 5ntégrité et de loyauté
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Déroulement des missions d’audit interne
Phase ex!loratoir e
2ormalisati on des 7rganisation travaux de et lancement véri(cation des t8ches
6ynthèse et cl#ture des missions
P*ase e%ploratoire Eta-lissement de l’ordre de mission: L’ordre de mission est un document *ormalisant le mandat donné à l’audit interne. 5l a !our *onction $ d’in*ormer les res!onsables des *onctions de l’intervention de l’audit interne+ d’indi"uer l’origine de la demande et l’ob/et de la mission+ d’accréditer l’é"ui!e d’audit. Le !rinci!e est "ue l’auditeur interne ne décide !as lui m9me de ses missions. :n modèle d’ordre de mission est /oint en %nnexe ;.
Prise de connaissance préala-le du domaine / auditer: #a
prise de connaissance préala-le de la mission impli'ue d’éta-lir un plan d’approc*e dont les o-.ectifs sont principalement de
0 dénir les o-.ectifs de la p*ase d’étude, 0 de dégager des résultats / l’issue de la p*ase de prise de connaissance1 #a
p*ase de prise de connaissance consiste / collecter les informations utiles tels 'ue :
0 0 0 0 0 0
les points mar'uants sur l’*istoire du domaine audité, les données importantes sur l’en)ironnement 2réglementation34, les informations sur le métier et les facteurs clés de succs, les mét*odes de gestion et s5stme d’information du domaine a udité, les rapports d’audit antérieurs et autres anal5ses, l’organigramme et la dénition de fonction1 &ette
anal5se dé-ouc*e sur :
0 l’éta-lissement du ta-leau des forces et fai-lesses apparentés, 0 l’état des lieu% des forces et fai-lesses réelles ou potentielles, 0 la *iérarc*isation des ris'ues et la préparation du rapport d’orientation1
Anal5se des ris'ues $ Principes •
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A valider A démontrer Apprécier le risque
Organisation et lancement des t6c*es &*oi% des o-.ectifs: Le ra!!ort d’orientation)voir annexe >,$ Le choix des ob/ecti*s est re?été dans le ra!!ort d’orientation "ui !résente $ les axes d’investigation de la mission+ les ob/ecti*s à atteindre !ar l’audit. 6a structure$ 7b/ecti*s généraux+ 7b/ecti*s s!éci("ues+ ham! d’action.
Détermination des t6c*es: Les t8ches à efectuer *ont l’ob/et d’un !rogramme de véri(cation "ui dé(nit les travaux à mener à bien !ar l’é"ui!e d’audit a(n d’atteindre les ob/ecti*s du ra!!ort d’orientation. Le !rogramme de véri(cations liste les actions telles "ue $ •
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les entretiens à conduire les études à *aire les tests à efectuer+ les "uestions à se !oser les contr#les à valider les ris"ues à éviter
#a planication $ 'lle •
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!ermet de$ organiser la mission dans le tem!s et dans l’es!ace établir un état d’avancement régulièrement mis à /our
Les
éléments suivants doivent 9tre correctement intégrés dans cette !hase $ •
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le budget avec une estimation du tem!s nécessaire à la réalisation de cha"ue t8che la ré!artition des t8ches entre auditeurs le !lanning avec une !révision des dates et sites de réalisation des t8ches le contr#le de l’avancement des travaux à travers l’élaboration des états d’avancement
7ormalisation des tra)au% de )érication Les diférents travaux sont consignés dans deux états *ondamentaux $ La *euille de couverture La 21%P
#a feuille de cou)erture 2)oir l’anne%e 84: Principe$ 'lle décrit les modalités de réalisation de cha"ue t8che et met en évidence les conclusions des travaux. Structure: ha"ue *euille de couverture doit com!orter $ •
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Le ou les ob/ecti*s recherchés+ Les travaux efectués+ Les conclusions de l’audit.
Démarc*e: La *euille de couverture est établie en deux éta!es $ •
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avant l’action+ l’auditeur décrit le but de l’action et les modalités !révues !our son exécution+ a!rès l’action+ l’auditeur !résente les !rinci!aux résultats et conclusions+ il rend com!te des éventuelles modi(cations "u’il a du efectuer en les /usti(ant.
#a 7!AP: Principe: La *euille de révélation et d’analyse des !roblèmes dite 21%P est un deuxième document essentiel dans le cadre de l’exécution de la mission. 5l s’agit d’un document !ar le"uel l’auditeur !résente cha"ue dys*onctionnement+ le documente et dévelo!!e ses recommandations. Structure:
S5nt*se et cl9ture des missions ette !hase de bouclage se divise en trois éta!es $ •
om!te rendu (nal sur
site 1a!!ort d’audit interne 'tat des actions de !rogrès
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La !résentation au res!onsable de l’entité observations les !lus im!ortantes+ • :ne synthèse efectuée !ar le che* de mission.
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auditée
des
Le ra!!ort d’audit interne est élaboré à !artir des !roblèmes (gurant sur les 21%P )%nnexe @, et les conclusions (gurant sur les *euilles de couverture.
5l !ermet de $ • s’assurer de la bonne com!réhension de la !art des services audités+ • a!!récier si les actions de !rogrès !révues sont !ertinentes et susantes+ • tenir à /our un état d’avancement des actions de !rogrès
Plan de la présentation Présentation de la fonction d’audit interne Domaines, missions et modes d’intervention de l’audit interne La définition des taches des auditeurs internes L’exercice et emploi de l’audit interne : déontologie et normes de comportement Déroulement des missions d’audit interne Techniques et outils L’organisation des supports de travail
E∋$ES E O$I#S 5l existe diférentes catégories de tests d’audit $ les
tests de conformité : ils a!!ortent des !reuves en matière de contr#le interne. 5ls servent à !rouver "ue les contr#les clés existent et sont a!!li"ués de manière efective et !ermanente. Par exemple : l’interview, le questionnaire de contrôle interne, les jeux d’essai
#es
tests su-stantifs : 5ls a!!ortent des !reuves de nature substantive+ cAestàdire "u’ils a!!ortent des !reuves directes de la validité des o!érations efectuées ou des soldes com!tabilisés. Par exemple : l’analyse globale, la vérifcation détaillée.
Diagramme de circulation ou
O-.ectif: Le diagramme de circulation+ ou circuit de documents+ ou ?oB chart+ est un schéma "ue l’auditeur doit établir !our étudier $ l’organisation du traitement des documents aférents à une suite ou une catégorie d’o!érations+ la validité et l’ecacité du contr#le interne+ l’identi(cation des contr#les clés+
le mode d’enregistrement des o!érations .
P*ase de mise en >u)re 0énéralement+ le diagramme est établi sur la base d’intervieBs lors de la Phase d’'tude. 'n lui !ermettant de com!rendre l’organisation des services audités+ il aide l’auditeur à mettre en évidence les !rinci!ales *orces et *aiblesses de conce!tion du système. % !artir de cette connaissance+ l’auditeur !eut !rogrammer les tests et sondages "ui lui !ermettront de s’assurer de la (abilité des !rocédures.
#’inter)ie= P*ases de mise en >u)re : L’intervieB !eut 9tre utilisée à divers moments d’une mission $ En p*ase d’Etude: elle est essentielle dans la descri!tion "ui !ermettra d’établir les *orces et les *aiblesses a!!arentes et d’obtenir des éléments d’orientation générale de la mission. L’intervieB est notamment l’outil !rivilégié !our l’élaboration d’un diagramme de circulation + En p*ase de )érication, elle !eut 9tre soit une techni"ue de test !révu dans les Programmes de
#e diagnostic Dénition Le diagnostic est un moyen !our l’auditeur d’a!!ro*ondir sa connaissance de la *onction à auditer. 5l consiste à analyser les in*ormations concernant le domaine audité a(n d’identi(er les secteurs à ris"ues et les *aiblesses !otentielles. P*ases de mise en >u)re Le diagnostic est établi essentiellement lors de la Phase d’'tude notamment !our l’élaboration du
u)re :n diagnostic com!rend !ar exem!le !our une *onction $ l’analyse de la nature et du volume des o!érations+ notamment celles "ui sont signi(catives+ inhabituelles ou rares+ la revue des in*ormations (nancières+ l’analyse des chifres clés.
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#’anal5se glo-ale Dénition L’analyse globale consiste à étudier et à évaluer des in*ormations en les com!arant avec d’autres données !ertinentes. 'lle !ermet également de com!rendre l’évolution de la *onction ou de l’entité auditée+ d’en situer l’im!ortance et de détecter certains ris"ues globaux )évolutions in"uiétantes+ ratios dangereuxC,. P*ase de mise en >u)re: L’analyse globale est une techni"ue d’audit "ui s’avère utile $ en Phase d’étude+ en situant le domaine audité dans son contexte et en mesurant son im!ortance et les ris"ues globaux+ elle aide à élaborer l’a!!roche d’audit & lors de la Phase de éri(cation+ elle est ecace !our évaluer la vraisemblance de certaines données ou de leur évolution. Modalités de mise en >u)re %nalyse des tendances %nalyse des ratios
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#a )érication détaillée
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La con(rmation externe)ou circularisassions des tiers, L’audit des !ièces /usti(catives L’observation !hysi"ue La ré!étition
#e 'uestionnaire de contr9le interne 2;&I4 •
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Le E5 com!orte une liste de "uestions "ui auront !our ré!onse 3 oui 4 ou 3 non 4.
E%emple
pour la fonction Ac*ats :
7b/ecti* de réalité $ toutes les réce!tions corres!ondenttelles à des !restations réalisées F 7b/ecti*s d’exhaustivité $ toutes les !restations demandées et exécutées ontelles été bien réce!tionnées F Gb/ecti*s de sé!aration des t8ches $ les !ersonnes chargées des réce!tions sontelles indé!endantes des !ersonnes du service achat et du service com!tabilité F ?énéralement,
le ;&I s’interroge également sur $ les res!onsabilités )"ui est désigné+ !our "uelle res!onsabilité F , & la "ualité des in*ormations )!euventelles 9tre altérées ou dégradées F, la "ualité des traitements )(abilité+ exhaustivité+ etc.,.
Autres tests
Le
ra!!rochement
#’O!?ANISAION DES S$PPO!S DE !A"AI# Les dossiers com!rennent à cha"ue éta!e de la mission les in*ormations récoltées ou !roduites. 5ls sont de trois ty!es $ •
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le dossier de travail+ le dossier de synthèse+ le dossier !ermanent.
#e dossier de tra)ail: e dossier re!rend les éléments issus de la Phase de éri(cation à savoir les !a!iers de travail des auditeurs et les documents ou co!ies reHus des servicesIdirections audités. 7n y trouve donc $ •
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Les Programmes de
#e dossier de s5nt*se : Le dossier de synthèse sert à classi(er les données nécessaires à l’audit en cours et à renseigner sur les audits à venir. 5l com!rend toutes les données nécessaires à l’élaboration du ra!!ort. Les éléments constituti*s du dossier de synthèse sont $ La lettre de mission+ les in*ormations o!érationnelles ou (nancières récentes+ l’ensemble des conclusions de la Phase d’'tude $ Les intervieBs de la Phase d’'tude & Le
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#e dossier permanent omme son nom l’indi"ue+ il centralise tous les renseignements généraux d’ordre histori"ue+ /uridi"ue ou autres. 5l contient également les ra!!orts des consultants extérieurs. 5l com!rend en outre $ •
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l’organigramme et l’annuaire détaillés de l’entité auditée+ l’activité de l’entité+ le manuel des !rocédures et ses mises à /our+ les contrats+ conventions+ notes de services+ circulaires etc. + les documents (scaux im!ortants+ les budgets afectés à l’entité et les réalisations con*rontées au budget+ la date de la dernière visite de l’%udit 5nterne+ les chifres clés+ les corres!ondances diverses.
