Dentro del protocolo y fuera del protocolo En Guatema Guatemala, la, entre entre los documen documentos tos que se redacta redactan n necesa necesariame riamente nte en pape papell espe especi cial al de prot protoc ocol olo o tene tenemo mos: s: La Escr Escrit itur ura a Púb Pública lica;; el acta acta de protocolización y la Razón de legalización. Las que no se redactan en protocolo: ctas !otariales, ctas de legalización de "irmas o ut#nticas y ctas de legalización de copias de documentos. $abe mencionar, mencionar, los asuntos asuntos de %urisdicción &oluntaria en sede notarial, actas notariales y resoluciones notariales. 'ambi#n tenemos que tomar en cuenta que el !otario tambi#n autoriza "uera del protocolo: testimonios, a&isos, certi"icaciones y otros, que si no llegan a tener la categ categor( or(a a de instru instrumen mentos tos públ público icos, s, se les recono reconoce ce como como docu documen mentos tos notariales.
Legislación Guatemalteca $on respecto al instrumento público, el código de notariado guatemalteco, tiene regulado en el art(culo )* las "ormalidades y el articulo + las "ormalidades esenciales. -el estudio y lectura del art(culo )*, se desprende desprende que las "ormalidades "ormalidades que regulan son para la escritura pública y que estas "ormalidades, no se aplican en su totalidad para actas notariales, actas de protocolización, actas de legalización y razones de legalización, que a la luz de la doctrina si son instrumentos públicos. Las "ormalidades para las actas notariales, actas de protocolización, actas de legalización y razones de legalización, el $ódigo de !otariado, las trae reguladas en t(tulos separados y cada una tiene sus propias "ormalidades, y solo en lo que "uere necesario aplicamos algunas "ormalidades del art(culo )*. Por Por lo tanto tanto,, nues nuestro tro códig código o reco reconoc noce e plena plenamen mente te a la escrit escritur ura a como como nstrumento Público, mientras que la doctrina es muc/o m0s amplia al incluir otros. 'ambi#n es importante resaltar que el art(culo ) que regula la razón de cierre, utiliza como sinónimo de escritura al documento público, cuando e1ige entre los requisitos se indique: 2el número de documentos públicos autorizados; razones de legalización de "irmas y actas de protocolización 2. Por otro lado el art(culo 3 numeral 45., al establecer establecer lo lo que que debe contener contener el el (ndice, en columnas separadas, e1ige: 2El ob%eto de instrumento6 en este caso se
est0 re"iriendo a escrituras públicas, actas de protocolización y razones de legalización que se redactan en protocolo y se incluyen en el (ndice. En Guatemala no tenemos esa claridad doctrinaria, ya que el mismo código de !otariado, al regular las "ormalidades de los instrumentos públicos, lo que /ace es enlistar las "ormalidades que debe contener la escritura pública, por lo tanto el instrumento público por disposición legal es la escritura pública. Podemos decir que según la doctrina los instrumentos públicos son todos aquellos autorizados por !otario, pero sin ol&idar que el !otario tambi#n e1pide: testimonios, a&isos, certi"icaciones, y otros que no llegan a tener la categor(a de instrumentos públicos y se les debe reconocer como documentos notariales. 7ale aclarar que todos los documentos autorizados por "uncionarios con "e pública son documentos públicos, y los autorizados por el !otario son documentos públicos que reciben la categor(a de instrumentos públicos, a nuestro %uicio una categor(a superior.
Clases de escritura En nuestro medio se reconocen tres clases de escritura: a8 Principales b8 $omplementarias y c8 $anceladas.
Principales 9on aquellas que se per"eccionan en un mismo acto e independientes de cualquier otra escritura para tener &alidez.
Complementarias $onocidas tambi#n como accesorias, estas &iene a complementar una escritura anterior, que por alguna circunstancia no se per"ecciono, entre ellas est0n las de aclaración, ampliación aceptación, recti"icación, modi"icación.
Canceladas 9on aquellas que no nacen a la &ida %ur(dica, sin embargo ocupan un lugar y un número en el protocolo notarial. 9e cancelan con una razón de cancelación.
-e estas escrituras no pueden e1tenderse testimonios ni copias. La única obligación del !otario es dar a&iso al rc/i&o General de Protocolos. rto. + $ódigo de !otariado8. Los moti&os por los cuales deben cancelarse escrituras, son muc/os, pero principalmente que aún no este "irmada por las partes o por todas las partes que debieron /acerlo. s( tambi#n por contener errores o estar incompletas. La escritura pública se cancela con una razón, sin necesidad de indicar los moti&os por los cuales se cancela, #sta se redacta al "inal de la escritura en donde deber(an estar las "irmas de los otorgantes y la "irma solo el notario. E%emplo: Razón: Se cancela. Conste. Firma del Notario. Posteriormente a la cancelación debe en&iarse un a&iso al -irector del rc/i&o General de Protocolos, indicando el número de la escritura y la "ec/a de cancelación. Este a&iso sustituye al testimonio especial, que como se di%o no puede e1tenderse por no /aber nacido a la &ida %ur(dica la escritura.
Protocolación y protocolización mbos t#rminos se utilizan como sinónimos, incluso por la ley guatemalteca. El autor rgentino . !eri, e1presa con respecto de la palabra protocolización: 2deri&a del &erbo protocolizar, y este a su &ez, del sustanti&o protocolo, y como &ocablo según la aceptación acad#mica equi&ale a la acción y e"ecto de protocolizar, lo cual signi"ica, estrictamente, operar en el protocolo y para el protocolo. Empero, es "orzoso decirlo, 2protocolización6 es un signo gramatical cuya idea, al menos en el mundo del derec/o notarial, toda&(a no /a podido ser concretada debido a la dualidad de concepto que le &iene siendo atribuida. -esde luego, la palabra re&iste un &alor acad#mico, y entonces parece que es arti"iciosa, por no decir pretenciosa, la &oluntad de /acerla participar de otra idea que no sea la genuinamente le /a sido ad%udicada por la cademia. La &erdad es que en determinados 0mbitos, y por criterio de mentalidades %ur(dicas, &ocablo 2protocolización6 /a sido %ustipreciado en otro sentido, y en su &irtud /a pasado a adquirir otro concepto, diametralmente, dir(ase, opuesto al admitido por los acad#micos. s(: 8 para los naturales, para los puramente acad#micos, la protocolización es acción y e"ecto de protocolizar; a su &ez, protocolizar es incorporar al protocolo una escritura matriz u otro documento que requiera esta "ormalidad; y )8 para los preternaturales, esto es, para los que est0n "uera de la realidad, protocolización es acción y e"ecto de incorporar una acta que re"iera enunciati&amente al instrumento, pero cuyo instrumento, en &ez de estar re"undido en el protocolo, /a de quedar tan sólo agregado. < de este modo, en el terreno de
lo %ur(dico y desde cierto tiempo atr0s, se /a entrado en una especie de silente protesta encaminada a "ormar conciencia y robustecer el pensamiento a "in de recti"icar el erróneo concepto ac/acado a la palabra. Por a/ora /a triun"ado, in"ormalmente, la arrogancia del legislador que /a puesto en la ley toda la &irilidad de su poder, para de%ar establecido que la protocolización se opera por resolución %udicial pre&ia y se e%ecuta agregando el documento al protocolo pre&ia redacción de un acto que solo contenga los datos necesarios para precisar la identidad del documento protocolizado. 9in embargo, y por lo que claramente se percibe, se est0 obligado a replicar que la palabra 2protocolización6 es bien supositi&a de protocolo, y por tanto este &ocablo le sir&e de apoyo para comunicar la idea que denota, y, por ende, para de"inirla como acción y e"ecto de incorporar al protocolo una escritura matriz u otro documento que demande esta "ormalidad6. $ontinúa e1presando el autor !eri: 69in embargo, para concebir aún me%or su esencia ser0 menester analizar el alcance del &ocablo 2protocolizar6 y compararlo con su s(mil 2protocolar6; con su s(mil, se /a dic/o, porque según el precepto e1preso, en sentido gramatical 2protocolizar6 y 2protocolar6 es lo mismo, puesto que ambas palabras signi"ican incluir o poner Escric/e. -iccionario de legislación y %urisprudencia, p0g. 4==8 en el protocolo mediante un /ec/o material. Empero, circunstante a este concepto e1iste otra autentica interpretación que tribuye al t#rmino 2protocolizar6 m0s potestad que la palabra 2protocolar6 >errari $eretti, en Los escribanos públicos y la protocolización de los testamentos ológra"os8, y que rigurosamente se concibe as(: Protocolar es agregar materialmente el protocolo con "ines de conser&ación o custodia; protocolizar es asentar en el libro de protocolo Ram(rez Gronda, -iccionario ?ur(dico, p0g. ))488, es inter&enir %ur(dicamente para reducir a protocolo. -e tal manera, entonces, que para 2protocolar6 basta agregar el instrumento al protocolo; para 2protocolizar6 /ace "alta transcribirlo. -entro de estas con&encionales apreciaciones se saca, en sustrato, que los instrumentos protocolados carecen de la e"icacia que otorga la matización, por lo que, no obstante estar agregados, son los elementos e1tr(nsecos, de &ida independiente; y que los instrumentos protocolizados participan de la esencia del protocolo, son los elementos intr(nsecos que se "unden, por reducción, en el protocolo mismo. comp.: López Pellegrin, -el protocolo y de la protocolización, p0g. )3 !o.+8. Emma
Escric/e. Es decir que desde el punto de &ista gramatical, no encuentra di"erencia entre ambos t#rminos, &ar(a su escritura, pero su signi"icado es el mismo. En mi opinión es m0s apropiado utilizar el t#rmino protocolización o protocolizar. unque no se coincida estrictamente con la doctrina, aclaro adem0s que en nuestro medio no se /acen protocolizaciones por transcripción, sino únicamente por incorporación.
Documentos ue pueden protocolizarse 9egún el art(culo A+ del $ódigo de !otariado: 2Podr0n protocolarse: . Los documentos o diligencias cuya protocolación este ordenada por la ley o por tribunal competente. ). Los documentos pri&ados cuyas "irmas /ubieren sido pre&iamente legalizadas. +. Los documentos pri&ados sin reconocimiento o legalización de "irmas. En los casos pre&istos en el numeral , la protocolación la /ar0 el notario por s( y ante s(; en los casos del numeral ) bastar0 la comparecencia de la persona a cuyo "a&or se suscribió el documento; y en los casos del numeral +, es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento6. Para e%empli"icar el caso de documentos o diligencias cuya protocolación este ordenada por la ley podemos mencionar: El acta de matrimonio art(culo = del $ódigo $i&il, -ecreto Ley =A8, los documentos pro&enientes del e1tran%ero art(culo 4+ de la Ley del Brganismo ?udicial, -ecreto )CD* del $ongreso8, el acta notarial de constitución de un $olegio Pro"esional art(culo 4 de la Ley de $olegiación Pro"esional Bbligatoria, -ecreto )C)== del congreso8, el in&entario de aportaciones no dinerarias art(culo ) del código de $omercio, decreto )C= del congreso8, el acta notarial de protesto art(culo 4D= del $ódigo de $omercio, -ecreto )C= del congreso8. Por orden de tribunal competente: La protocolización de un proyecto de partición aprobado %udicialmente art(culo ))) del código Procesal $i&il y ercantil, -ecreto Ley =8, el testamento cerrado despu#s de /aber sido abierto art(culo 4) del $ódigo Procesal $i&il y ercantil, -ecreto Ley =8. En el segundo caso, se puede protocolizar cualquier documento pri&ado, cuya "irma /ubiera sido pre&iamente legalizada, a solicitud de la persona a cuyo "a&or se suscribió el mismo. -esde luego esta protocolización no con&ierte al documento pri&ado en público, como lo &eremos m0s adelante.
En el tercer caso, tambi#n se pueden protocolizar documentos pri&ados sin legalización ni reconocimiento de "irmas, pero es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento. 'ampoco con&ierte al documento pri&ado en público. 9er(a solamente un documento pri&ado que esta protocolizado.
Reuisitos l redactar el acta de protocolización en el papel de protocolo, es recomendable /acerlo en el "olio que precede a aquel en que &a a quedar intercalado el documento. Los requisitos los seFala el art(culo A4 del $ódigo de !otariado. . El número de orden del instrumento. ). El lugar y la "ec/a. +. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato %udicial. 4. ención del documento o diligencia, indicando el número de /o%as que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la "oliación, y los números que correspondan a la primera y última /o%as. 3. La "irma de los solicitantes, en su caso, y la del !otario. rto. A4 $ódigo del !otariado.8 Recu#rdese que cuando el mismo !otario es el otorgante, su "irma debe ir precedida de las palabras Por !" y #nte !i: y si "irmare el o los solicitantes únicamente de las palabras #nte !i:, según lo establece el art(culo )* del $ódigo de !otariado.
