UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PANAMA
GERENCIA DE PROYECTOS PRUEBA DE CONOCIMIENTO 1 PARTE I CASO: DIARIO DE UN GERENTE
ENERO
3. Obtuve luz verde de mi jefe para conseguir el soporte del usuario para realizar una nueva aplicación muy importante sobre la cual yo había venido pensando hace algún tiempo. 6. Organicé una reunión de los jefes Departamentales usuarios y les di mi “AGENDA”, su reacción fue muy favorable, creo que fue mi entusiasmo lo que los “ENCENDIO”. “ENCENDIO”. Ellos concordaron que mi método de computación puede mejorar el servicio al cliente. Quisieron que el nuevo enfoque se instalara en todas las subsidiarías, no solamente en la oficina principal como yo tenía en mi mente. Les aseguré que eso se podía realizar y les hablé en pocas palabras todo lo que yo sabía de teleprocesamiento. Había que moverse rápidamente. El beneficio beneficio de esta aplicación, dijeron, debería ser efectivo antes que esté lista la nueva línea de producto, esto es en un poco más de ocho meses a contar de la fecha. Para mantener su interés, les dije “ocho meses, son más que suficientes”. 12. Hasta yo mismo me estoy sintiendo emocionado con el proyecto. Está tomando forma como una ampliación significativa de nuestro sistema “en línea” de base de datos actual, sirviendo a usuarios remotos a través de teleprocesamiento teleprocesamiento por primera vez. Gasté algunas horas esa noche tratando de inventar un nombre pomposo para mi sistema. 19. Dibuje unos pocos formatos de pantalla posibles y les mostré al personal operativo del usuario. Su reacción fue “todos parecen buenos”. Visité dos subsidiarías a fin de observar sus manuales de procedimientos, los cuales son irremediablemente arcaicos. Uno de los supervisores me dijo “nosotros hacemos las cosas de la misma manera de siempre, pero conseguimos hacer bien el trabajo”. 30. Me encanta la relación que tengo con los usuarios. Ellos tienen solo una vaga idea de lo que estoy hablando y parece que ponen fé en todo lo que les sugiero. Tendré la más completa libertad para diseñar e implementar el sistema en la forma que parezca. “Es mi Show”. FEBRERO
4. Fui invitado a presentar mis ideas en una conferencia ejecutiva con el Vice-presidente y todo el grupo de asesores de la Alta Gerencia de la División usuaria. Fueron extremadamente cordiales y me parecieron favorablemente impresionados por la presentación en slides que les expuse. “Afortunadamente” “Afortunadamente” no me hicieron ninguna pregunta comprometedora. comprometedora. 10. Todavía no hay ninguna palabra sobre la decisión del usuario. Pienso que no me queda más que esperar. 24. Mi jefe me llamó para darme buenas noticias, el Vice-presidente usuario dio el OK al proyecto. La fecha de finalización ha sido fijada para el primero de Agosto, cinco meses desde ahora, a fin de dar a los representantes de servicio de clientes suficiente tiempo de aprender el nuevo procedimiento antes de que salga la nueva línea de producto. Fui promovido a Gerente de Proyecto, reportando al Gerente de Desarrollo a Aplicaciones. El Vice-presidente usuario hubiera preferido un Gerente de Proyecto experimentado, pero ninguno podía ser retirado de los proyectos ya en marcha. Tengo sentimientos encontrados sobre todo esto. ¿Porqué no fui considerado como el primer candidato obvio para encabezar el proyecto? ¿Porqué no se me consultó sobre la tope de terminación?. Cinco meses parecían muy poco tiempo. Sin embargo me guardé mi opinión porque: Ellos deben saber que 1 de Agosto no es una fecha firme. Yo no tengo personalmente el compromiso de hacerlo. La fecha fue colocada arbitrariamente, arbitrariamente, antes de ningún análisis del alcance del trabajo. Yo no quiero parecer “negativo” ya que mis dudas pueden causar que otros tengan una segunda idea sobre el proyecto. No puedo probar que necesito más tiempo ya que no ha sido elaborado todavía ni el diseño del sistema ni el plan de implementación. Si acontece lo peor, se que hay dos meses de “colchón” antes de la liberación de la nueva línea de producto.
MARZO
1. Gasté algún tiempo conversando con mi nuevo gerente. Como una típica burócrata, ella se tomó mucho tiempo explicándome la organización de nuestro departamento: Director de Sistema de información Gerente de Sistemas y Programación
Gerente de Desarrollo de Aplicación
Gerente de Operaciones
Gerentes de Proyectos
Le dije que estaba impaciente por poner en marcha mi proyecto. Le aclaré a ella que quiero desarrollar mi propio show sin ningún tipo de interferencia extraña. 3. Pedí al Gerente de Sistemas y Programación que asignara gente experimentada para trabajar conmigo. Me dijo que ese tipo de gente estaba involucrada en otros proyectos, que me podía proporcionar dos analistas sin experiencia en Sistemas en línea y cuatro programadores Junior. Le dije “no me interesa”. 17. repetidamente he ido donde mi gerente a expresarle mi urgente necesidad de tener un grupo experimentado. Le he enfatizado que no puedo perder tiempo entrenando gente. 23. A pesar de mis esfuerzos no he conseguido nada de los grupos funcionales para tener gente de alto nivel. Tengo la impresión que no “han comprado” mi proyecto. El Gerente de Sistemas y Programación admitió: “trato de asignar a mi mejor gente a proyectos que lucen “Ganadores””. Mi Gerente dice que ella simplemente no puede en este momento tomar recursos extrayéndolos de otros proyectos y me dice además “debe realizar su trabajo con las personas que pueda conseguir”. 31. Las últimas cuatro semanas han sido infructuosas. He estado “patinando en lodo”. Tengo que admitir para mi mismo que la gente disponible podría haber estado entrenada para esta fecha. Tuve otra larga conversación con mi Gerente, ella puntualizó nuevamente que no tiene un control directo sobre el suministro de analistas y programadores, sin embargo rehusó transferir mi pedido a la Gerencia Superior. Me estoy sintiendo muy frustrado y molesto. Me pasé por encima de mi Gerente y escribí un candente memorando al director de sistemas de información. ABRIL
1. Hablé con el Gerente de sistemas y programación que yo estaba resignado a tomar a cualquier persona que estuviese disponible. Seis personas aparecieron en mi oficina en el transcurso de una hora. No estaba seguro de lo que podía hacer con ellos. Rápidamente les puse al corriente sobre el resultado de mi presentación en transparencias, les suministre copias se mis formatos de pantalla y los envié de vuelta a sus respectivos escritorios diciéndoles “A ver qué se le ocurre a ustedes”. ¿Qué asignaciones puedo dar a los programadores para mantenerlos ocupados?. Se me prendió la lámpara que necesitaba una oficina con espacio suficiente para que el grupo trabajara unido. Teléfonos, suministros, equipos y toda otra clase de cosas. También personas administrativas, bibliotecarias, mecanógrafa...... Lo que me golpeó fuertemente fue el darme cuenta que no tenía ninguna documentación del concepto de mi sistema. También debía haber tenido la prudencia de tomar notas en mis primeras discusiones y negociaciones con los usuarios. 11. Mi gerente me tomó de sorpresa cuando quiso ver mi calendario de actividades. Me exigió que lo tenga listo este fin de semana para revisarlo. Sentí que algo más la estaba molestando. Se mostró más hostil y lanzó un comentario mordaz sobre mi memorando al director del cual casi me había olvidado. 13. Me pasé en vela toda esa noche en casa, me las arreglé para conformar una lista de las actividades principales y establecí fechas topes que deben ser alcanzadas a fin de terminar el trabajo para el primero de agosto. Mi gerente actuó como si este plan tuviera un compromiso de entregar el sistema en la fecha tope fijada por el cliente. ¿No conocía ella que el 1º. De agosto es una fecha que alguien la extrajo de un sombrero?. De todas formas yo sé que tengo un “colchón” de dos meses. 15. Mi grupo del proyecto reaccionó muy mal cuando vieron el calendario. Todos opinaron que era irreal. Ellos dijeron que el trabajo es mucho más complejo de lo que yo imaginé. Conversaron que tenían que “organizarse”. Estoy preocupado sobre su actitud negativa. Tendré que hablar con ellos individualmente y conseguir enderezarlo.
MAYO
1. Repentinamente un analista experimentado quedó disponible desde otro proyecto. ¡Que golpe de suerte!. Debería darme a mi mismo el crédito por haber peleado tan fuerte y durante tanto tiempo a fin de conseguir gente experimentada. 8. El nuevo hombre realmente conoce la materia. Echó una mirada a mis formatos de pantalla y me informó que “Ni siquiera vale gastar tiempo en considerarlos”. Parece que exceden el tamaño de la pantalla de los terminales ordenados. Inmediatamente se puso a trabajar independientemente en un nuevo diseño general del sistema. Aparenta ser un “Solitario”. El resto del grupo no lo ha aceptado. Quizás tengan razón. Ellos gastan la mayoría de su tiempo leyendo y hablando en lugar de realizar algún trabajo. Estoy muy contento de tener al fin una persona productiva dentro del grupo. 16. Estamos en la fecha para la terminación del diseño general y fui forzado a reportar que estamos atrasados. La especificación de los requerimientos está tomando más tiempo del esperado. Por alguna razón. 25. El ejecutivo de un departamento del usuario llamó para quejarse que mi nuevo analista está tratando de enseñarle como manejar su negocio; me dijo: “este señor grosero, apabullante y arrogante, no quiero verlo más por acá”. 26. El analista me dijo que él pensó que tenía la autoridad para establecer las especificaciones del sistema. El tuvo un fuerte altercado con el hombre de métodos quien reclamaba esa responsabilidad. Me preguntó: “Al fin y ¿quién es el que dirige..., usted, o el gerente de proyecto del usuario?”. 28. Tuve que concluir con dolor que debía haber gastado tiempo con la gerencia del usuario en una forma regular; así hubiera tenido la oportunidad de conocer por lo menos que ellos establecieron su propio proyecto con el grupo de proyecto de la división del usuario. ¡Si sólo hubiera más horas en el día!.
JUNIO
3. El gerente del usuario me ha pedido formalmente retirar del proyecto al analista ofensivo. También indicó que “Requiere mi presencia” en su oficina para una sesión de revisión del proyecto. ¿Con quién cree el que está tratando?. Al fin ¿de quién es el proyecto? Del usuario. 10. El grupo de proyecto del usuario ha publicado las especificaciones del diseño del sistema, completamente diferentes a las nuestras. Las mismas están basadas en el formato original de pantalla que les entregamos en enero. 12. Traté de evitar el aceptar ciertos compromisos, así que permanecí en silencio durante las negociaciones concernientes a los nuevos requerimientos. Solamente dije: “Ciertamente queremos ser receptivos a sus necesidades y exploraremos la factibilidad de realizar los cambios que ustedes desean”. 13. El gerente de proyecto del usuario circuló un memorando a todos los involucrados, resumiendo se entendimiento “procesamiento de datos está de acuerdo en satisfacer todos nuestros requerimientos”. 21. El departamento de publicidad y propaganda circuló hojas volantes promociónales anunciando la nueva línea de producto y mencionando en un lugar destacado “Servicio computarizado al cliente” su descripción se guía a las especificaciones del usuario, no las nuestras. 27. A fin de ordenar las líneas de transmisión telefónica, requiero obtener la aprobación anticipada del contralor. Con los gastos de teléfono de la compañía, sobrepasamos ya en un 37% sobre el presupuesto. Los contadores insistieron en estudiar el entorno de la inversión del proyecto para justificar la aprobación de más líneas. No tengo tiempo de preparar una justificación económica. Además, como puedo medir que valor en dólares significa el incrementar el servicio a clientes. Impaciente con la inflexible burocracia y sus reglas absurdas tomé la iniciativa de ordenar las líneas que necesitamos, sin la aprobación del contralor. JULIO
2. Marketing planea hacer un preanuncio de la nueva línea de producto en una feria industrial al comienzo de agosto. Se me pidió realizar demostraciones de nuestro sistema. ¡Vaya!. Aquí desaparecen los dos meses de “colchón” y yo que contaba con ellos. 5. Estamos con un retraso de más de tres meses en nuestro plan. Estoy convencido que es imposible conseguir que el proyecto esté a tiempo. No sé como voy a darle esta noticia a mi gerente. Discutí la crisis con el grupo. Sacaron a luz un plan que permitiría rápidamente implementar un subsistema basado en el anterior modificando la aplicación en línea ya existente. Entusiasmado acepté su esquema. Porqué no me dijeron antes que estaban trabajando en esto. 7. El gerente de proyecto del usuario ase “emperra” en que no reducirá sus requerimientos ni aceptará un subsistema internamente. Di al grupo la señal de partida para que trabajaran en el subsistema, jugándomelas que el usuario mirará que no le queda otra alternativa que aceptarlo. 22. Me acabo de enterar que el programa operacional del control de terminales no soporta ciertos dispositivos de los nuevos terminales que tenemos instalados para prueba. Software está de acuerdo en generar una versión especial de prueba del programa de control a fin de soportar nuestros terminales, pero nosotros solo podremos realizar nuestras pruebas en fines de semanas. AGOSTO
1. Bien hoy es el día “D”. ¡Y estamos más lejos que nunca!. La programación está realizándose más lentamente de lo que yo había esperado. Las modificaciones al paquete anterior están siendo realizadas al tanteo.
Mis programadores se quejan que los diagramas de flujo para la aplicación no representan la lógica del programa actual y que la forma en que fue codificado hace prácticamente imposible realizar cambios en él. ¿No existe una forma mejor de escribir un programa?. 5. Puse al grupo a trabajar en horas extras obligatoriamente. Insistí que debían trabajar al menos medio día los sábados y los domingos. ¡Caramba! No he notado ningún incremento en la actividad y además parece que se resienten de tener que trabajar así. 7. Siento más y más presión por parte de mi gerente para acabar el subsistema. Ahora se quiere presentar un reporte semanal de situación. 15. Más malas noticias. El subsistema no fue probado el viernes como estaba planeado. Los programadores me dijeron: Ya tenemos casi listo el programa; está en un 90% hecho, sólo nos faltan corregir “un errorcito”. Tuve miedo de reportar un atraso más y estaba altamente optimista que el subsistema estaría “Listo y funcionando” ese fin de semana así que reporté que estamos “a tiempo”. 18. La prueba de fin de semana reveló una falla básica de diseño. Se necesitaba volver a trabajar intensamente. Hoy me han dicho que solo han terminado el 50% de la modificación. 19. Habiendo visto en mi reporte que el subsistema está listo, el director de sistema de información me pidió que planificara una fecha para presentar una demostración al vice-presidente del usuario a quién en él estaba ansioso de demostrarle algún resultado. En realidad no sé como explicar que mentí en mi reporte. SEPTIEMBRE
5. El director ha encontrado una firma consultora para que realice un esfuerzo “masivo” a fin de implementar el sistema. Mi grupo está concentrado en el subsistema inicial, mientras que la gente de la consultora desarrollará funciones adicionales requeridas por el usuario. He decidido no prestar la menor atención a la parte del proyecto que ellos realizan. Ya que no fui yo quien contrató a esa gente siento no tener ninguna responsabilidad por su trabajo. La verdad es que estoy irritado que “Extraños” hayan sido contratados sin motivo alguno para esto. Al firmar el contrato sin mi conocimiento me dieron el golpe de gracia. 12. La modificación corrió y el subsistema está operacional. Traje a los jefes departamentales del usuario para una demostración. No los vi impresionados. El programa no hace aquello que les dije que haría. De todas formas ellos lo necesitaban hace un mes. 16. Los consultores enviaron su primera factura la cual firmé rutinariamente y la envié al departamento de contabilidad para que la pegaran. 19. Contabilidad rehusó pagar la factura de los consultores. La policía de la compañía dice que yo debía suministrar un formulario describiendo los servicios prestados por cualquier proveedor extraño. Ah! Es que suponían que he debido perder mi tiempo para tener controles independientes a fin de verificar los cargos del proveedor. ¡lo siento no tengo ninguno!. 26. La prueba de integración de los programas del consultor resultó un desastre. Su gente se queja que introdujimos cambios indocumentados en nuestro subsistema. Quieren que revisemos nuestra codificación a fin de conformar una interfaz con las especificaciones que ellos han escrito. 30. Tuve que condescender con las demandas del consultor. Juntos parchamos el sistema y “trabaja”; el usuario está insatisfecho ya que el tiempo promedio de respuesta es de 42 segundos. OCTUBRE
4. Un grupo de auditores bajaron a mi oficina repentinamente esta mañana. Ellos han estado mirando las compras sin autorización. Además ellos intentaron conducir auditoria integral de mis procedimientos y controles gerenciales así como mis previsiones sobre la seguridad de la información y la auditabilidad operacional del todo el sistema. “Deben meter sus narices en donde nadie los ha llamado”. 12. los consultores ha preparado un reporte al director el cual critica rudamente nuestro diseño del sistema. Ellos ha sometido a su consideración una propuesta para una completa resistematización y recomiendan botar a la basura todo lo que hemos hecho. 15. La división del usuario está pidiendo una instalación separada de computación solo para ellos. El vice-presidente se presentó al presidente con una propuesta que dice: “El centro de Procesamiento de Datos existente no es capaz de suministrarnos asistencia adecuada. Su falta de habilidad para implementar exitosamente el sistema de servicio al cliente, ha impactado severamente nuestra posición en el mercado. 16. El director de sistemas información han ordenado parar todo el trabajo de mi proyecto. El ha formado un grupo de trabajo especial de gerentes y técnicos de alto nivel para evaluar el “fiasco”. 20. La investigación fue brutal. Defendí mis prácticas gerenciales, y les dije cuales de acuerdo a mi opinión fueron los factores que causaron el fracaso de mi proyecto: Soporte inadecuado de la gerencia de alto nivel. Pobre cooperación de la división usuaria. Falta de conocimientos de los analistas y programadores. Políticas y procedimientos rígidos y burocráticos. Muy poca autoridad e independencia del gerente de proyectos. 30. Renuncié! No puedo seguir trabajando con gente tan estúpida.
PREGUNTAS
1. 2. 3.
Si usted hubiese sido el Gerente del proyecto desde el comienzo, qué hubiera hecho diferente? Usted tiene un poco de experiencia en el proyecto pero ha sido nominado Gerente de Proyecto efectivo 1º. De julio, cuáles son las cuatro primeras cosas que usted hiciera? Si usted hubiera sido Gerente de Desarrollo de aplicaciones, qué hubiera usted hecho para evaluar la salud del proyecto.
El gerente de desarrollo de aplicaciones es el puente de comunicación con el director de sistemas de información. Para evaluar la salud del proyecto, yo como el gerente de desarrollo de aplicaciones establecería una organización de constantes auditorias, inspecciones y reuniones con el gerente de proyectos en el cual se pudieran evaluar una serie de entregables de avances del proyecto para poder realizar un análisis del progreso del mismo. Esta es una labor precisa y eficaz para la salud del proyecto porque de este modo se puede medir un progreso estándar real del costo versus el tiempo estimado, así como medir la calidad respecto a los requerimientos del cliente y el alcance principal de los entregables. Si no se establecen este tipo de auditorías y reuniones de manera constantes no se pueden llevar un efectivo control, así como tampoco existe capacidad de mejoras. Es preciso para la salud del proyecto que yo como gerente de desarrollo de aplicaciones desarrolle ciertos criterios estándares de medición de la calidad, productividad y eficiencia para conocer cómo vamos al tiempo y si es necesario mejorar en la etapa o fase de desarrollo.
