Cap. I - Introducción
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Director Profesional de Proyectos
Datos de catalogación bibliográfica
Paul Leido Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. 2a ed. - Mendoza: el autor, 2009. 20 09. 428 p. ; 28x22 cm. I SB N 9 7 8 - 9 8 7 - 0 5 - 5 6 8 1 - 7
1. Administración. 2. Management. CDD 658
Editor: Pablo Lledó Diseño y diagramación: Samanta Gallego Corrección de estilo: Diego Ledda y Ana Pimenides Diseño e imagen de carátulas: Samanta Gallego Edición publicada por: Copyright © 2009 pablolledo 9 de Julio 1140, 3º 1, Mendoza (CP 5500), Argentina pablolledo es una marca de propiedad de Pablo Lledó I SB N 9 7 8 - 9 8 7 - 0 5 - 5 6 8 1 - 7
Segunda Edición: Julio 2009 Queda hecho el depósito que dispone la ley 11.723
Este libro no puede ser reproducido total ni parcialmente en ninguna forma, ni por ningún medio o procedimiento, sea reprográfico, fotocopia, microfilmación, mimeográfico o cualquier otro sistema mecánico, fotoquímico, electrónico, informático, magnético, electroóptico, etcétera. Cualquier reproducción sin el permiso previo por escrito de su editor viola los derechos reservados, es ilegal y constituye un delito.
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Director Profesional de Proyectos
DI RE REC CTOR PROFE PROFESI ONA L D E PROYE PROYEC CTOS Có m o a p r o b a r e l P MP MP s i n m o r i r e n e l i n t e n t o Í n d i c e d e c on on t e n i d o s Prólogo ............................................... ....................................................................... ................................................ ............................ .... viii
CAPÍ TULO 1 - I NTRODUC NTRODUCC CI ÓN ....................................................... 2
Aclaraciones ........................................... .................................................................. ............................................. ............................ ...... 2 Alcance del libro .......................................... ................................................................. ............................................. ........................ 2 Simbología del libro ..................................... ............................................................. ............................................... .......................2 Terminología abreviada ............................................... ....................................................................... ................................ ........ 3 Preguntas de simulación ............................................ ................................................................... ................................. .......... 3 Características del examen PMP ............................................................ ................................................................... .......4 ¿Por qué rendir el examen PMP?.............................................. ................................................................... .....................5 Características de las preguntas de examen ............................................ ................................................... ....... 5 ¿Listo para empezar?.............................................. ...................................................................... .................................... ............8 Examen 1 - Diagnóstico ............................................ .................................................................. .................................. ............ 9
CAPÍ TULO 2 - MARCO MARCO CONCEPTUAL ONCEPTUAL ............................................. 20
Generalizaciones del PMI ............................................ ................................................................... ............................... ........ 20 Proyecto vs. Trabajo operativo ................................................ ................................................................... ................... 21 Contexto de la dirección de proyectos ........................... ................................................. .............................. ........ 22 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) .......................................... ........................................................ .............. 23 Interesados (Stakeholders) .......................................... ................................................................. ............................. ...... 23 Estructura de la organización .............................................. ..................................................................... ....................... 25 Objetivos del d el proyecto pr oyecto y la restricción triple ............................................ ................................................. ..... 31 Ciclo de vida del proyecto....................... proyecto............................................... ............................................... ........................... .... 34 Áreas del conocimiento ....................................... .............................................................. ...................................... ............... 37 OPM3 ............................................. .................................................................... .............................................. ................................. .......... 37 Rol del Director del Proyecto .............................................. ...................................................................... ........................ 38 Examen 2 – Marco Conceptual .................................... .......................................................... ............................... ......... 39 Lecciones aprendidas .................................. ......................................................... .............................................. ....................... 42
CAPÍ TULO 3 - PROC PROCESOS ............................................................. 44
Grupos de Procesos ............................ .................................................. ............................................. ................................ ......... 44 Procesos de Iniciación............................................ ................................................................... ................................... ............ 51 Procesos de Planificación ............................................. ................................................................... .............................. ........ 52 Procesos de Ejecución............................................ ................................................................... ................................... ............ 55 Procesos de Monitoreo y control ....................... .............................................. .......................................... ................... 57 Procesos de Cierre ............................................... ...................................................................... .................................... ............. 59 Procesos Principales ................................................ ........................................................................ ................................. ......... 60 Examen 3 – Procesos............................................. .................................................................... ................................... ............ 63 Lecciones aprendidas .................................. ......................................................... .............................................. ....................... 66
CAPÍ TULO 4 - I NTEGR NTEGRAC ACII ÓN ....................................................... 68
Iniciación del proyecto .................... ........................................... .............................................. ................................... ............ 68 Procesos de integración ............................................ .................................................................. ................................ .......... 72 Acta de constitución del proyecto ...................................................... ............................................................... ......... 74 Plan para la dirección del proyecto.............................................. .............................................................. ................ 78 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto ........................... ................................................. ...................... 80 Monitorear y controlar el trabajo .......................................... ................................................................ ...................... 81 Control integrado de cambios ............................................................... .................................................................... ..... 82
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Cerrar proyecto o fase ..................................... ............................................................ ......................................... .................. 84 Resumiendo la Integración .................................................... ........................................................................ .................... 86 Examen 4 – Integración ......................... ................................................ ............................................. ............................ ...... 87 Lecciones aprendidas .................................. ......................................................... .............................................. ....................... 90
CAPÍ TULO 5 - ALCANCE ALCANCE ............................................................... 92
Alcance del proyecto vs. Alcance del producto p roducto ............................................. ............................................... 92 Planificación del alcance .......................... ................................................. ............................................. ........................... ..... 93 Procesos de gestión del alcance ............................................................. ................................................................. .... 93 Recopilar requisitos ............................................................ .................................................................................. ...................... 94 Definir el alcance ............................................................... ..................................................................................... ...................... 97 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo Tr abajo .......................................... ................................................. ....... 99 Verificar el alcance .............................. .................................................... ............................................. ............................. ...... 104 Controlar el alcance........................................... ................................................................... ..................................... ............. 104 Resumiendo el Alcance ...................................................... ........................................................................... ..................... 105 Examen 5 – Alcance ............................... ...................................................... ............................................. ......................... ... 106 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 110
CAPÍ TULO 6 - TI EMPO ............................................................... 11 2
Procesos de d e gestión ge stión del tiempo ....................................... ............................................................. ......................... ... 112 Definir las actividades ............................................ ................................................................... ................................. .......... 113 Secuenciar las actividades ........................................... ................................................................. ............................ ...... 115 Estimar los recursos de las actividades ........................................... ...................................................... ........... 117 Estimar la duración de las actividades ........................ ............................................. ............................... .......... 119 Desarrollar el cronograma ....................................... .............................................................. ................................ ......... 127 Método de la ruta crítica ............................................ .................................................................. ............................. ....... 138 Controlar el cronograma ............................................................... ......................................................................... .......... 147 Resumiendo la gestión del tiempo .................................................. ............................................................ .......... 149 Examen 6 – Tiempo .................................................................. ............................................................................... ............. 150 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 154
CAPÍ TULO 7 - COSTO OSTO ................................................................. 15 6
Plan de gestión de costos ........................................... .................................................................. ............................. ...... 156 Tipos de costos .......................................... ................................................................. ............................................ ..................... 157 Procesos de la gestión de los costos............................................ .......................................................... .............. 160 Estimar los costos .................................... .......................................................... ............................................. ......................... 160 Determinar el presupuesto ................................................. ...................................................................... ..................... 169 Controlar los costos ........................................... ................................................................... ..................................... ............. 172 Gestión del de l valor ganado (EVM) .......................................... ............................................................... ..................... 173 Indicadores financieros ................................................ ....................................................................... ........................... .... 185 1 85 Resumiendo la gestión de los costos ........................................ ......................................................... ................. 192 Examen 7 – Costo ............................................... ...................................................................... ................................... ............ 193 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 196
CAPÍ TULO 8 - CALI CALI DAD ............................................................. 19 8
Conceptos básicos sobre la calidad ......................................................... ........................................................... .. 198 Teorías de la calidad .............................................. ..................................................................... ................................. .......... 201 Procesos de gestión de calidad ............................................. ................................................................. .................... 204 Planificar la calidad............................................ .................................................................... ..................................... ............. 207 20 7 Asegurar la calidad............................................ .................................................................... ..................................... ............. 213 Controlar la Calidad ........................................... ................................................................... ..................................... ............. 215 Resumiendo la gestión de calidad ............................................ ............................................................ ................ 227 Examen 8 – Calidad .............................................................. ............................................................................... ................. 228 Lecciones aprendidas aprend idas - Calidad .......................................................... ................................................................ ...... 230
CAPÍ TULO 9 – RE REC CURS URSOS OS HUMAN OS ......................................... 23 2
Procesos de gestión ge stión de los recursos r ecursos humanos ............................................ ............................................ 232 Desarrollar el plan de recursos humanos ................................................... ................................................... 233 Adquirir el equipo.............................................. ...................................................................... ..................................... ............. 241
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Director Profesional de Proyectos
Desarrollar el equipo .................................................................. .............................................................................. ............ 242 Liderazgo.................................................................. ......................................................................................... ............................ ..... 243 Motivación .......................................... ................................................................. .............................................. ........................... .... 245 Dirigir el equipo de proyecto .......................................... ................................................................. .......................... ... 248 Resumiendo la gestión de los recursos humanos......................................... ......................................... 251 Examen 9 – Recursos Humanos ........................................... ............................................................... .................... 252 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 254
CAPÍ TULO 10 - COMUNI COMUNI CAC ACII ONES ............................................ 25 6
Procesos de d e gestión ge stión de las comunicaciones ........................... ................................................ ..................... 256 Identificar a los interesados ............................................ ................................................................... ......................... .. 257 Planificar las comunicaciones ................................... ......................................................... ................................ .......... 260 Distribuir la información ............................................. .................................................................... ............................. ...... 264 Gestionar las expectativas de los interesados ............................................. ............................................. 267 Informar el desempeño .............................................. ..................................................................... ............................. ...... 269 Resumiendo la gestión de las comunicaciones ................................. ............................................ ........... 271 Examen 10 – Comunicaciones............................................ .................................................................. ...................... 272 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 276
CAPÍ TULO 11 - RI ESGOS............................................................ SGOS............................................................ 27 8
Conceptos básicos de riesgo ....................................... .............................................................. ............................. ...... 278 Procesos de gestión g estión de los riesgos ............................................ ............................................................ ................ 281 Planificar la gestión de riesgos .................................. ........................................................ ............................... ......... 283 Identificar los riegos ......................... ................................................ ............................................. ............................... ......... 286 Realizar análisis cualitativo de los riesgos ........................................ .................................................. .......... 288 Realizar análisis cuantitativo de los riesgos ................................. ................................................ ............... 294 Planificar la respuesta a los riesgos............................................. ........................................................... .............. 311 Monitorear y controlar los riesgos ............................................ ............................................................. ................. 318 Resumiendo la gestión de los riesgos ................................... ........................................................ ..................... 319 Examen 11 – Riesgos .................................................... ............................................................................ .......................... 320 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 324
CAPÍ TULO TULO 1 2 - ADQUI SI CI ONES ONES ............. ................... ............ ............ ............ ............ .......... .... 32 6
Procesos de gestión de las adquisiciones ................................................... ................................................... 326 Planificar las adquisiciones ............................................................ ...................................................................... .......... 328 Efectuar las adquisiciones....................... adquisiciones............................................... ............................................... ......................... .. 333 Administrar las adquisiciones .......................................... ................................................................. ......................... .. 336 Cerrar las adquisiciones .......................................... .................................................................. ................................ ........ 338 Resumiendo la gestión de las adquisiciones................................................ adquisiciones................................................ 339 Examen 12 – Adquisiciones ............................................ .................................................................. ......................... ... 340 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 344
CAPÍ TULO 13 – CONDUCTA ONDUCTA PROFE PROFESI ONAL ................................ 34 6
Conducta del Director de Proyecto ........................................... ............................................................ ................. 346 Código de ética y conducta profesional del PMI .......................................... ............................................ 347 Responsabilidades con la profesión y el cliente ...................... ........................................... ..................... 352 Examen 13 – Conducta Profesional ................................ ...................................................... ........................... ..... 355 Lecciones aprendidas ............................................. .................................................................... ................................. .......... 358
CAPÍ TULO TULO 14 – EXAMEN FI NAL ............ .................. ............ ............ ............ ............ ............ ........ 360 CAPÍ TULO 15 – RE RESUME SUMEN N EJEC EJECUTI VO Y TI PS PARA PARA EL EXAMEN EXAMEN 4 02
Resumen del libro ................................................. ........................................................................ ................................. .......... 402 Tips para p ara rendir r endir el PMP ...................................... ............................................................. ..................................... .............. 408 Preguntas frecuentes ................................... .......................................................... ........................................... .................... 410 ¿Cómo gestionan proyectos los buenos PMP? ............................................. ............................................. 412
CAPÍ TULO 1 6 – RE RESP SPUE UEST STAS AS EXÁMENES XÁMENES ................................... 41 4
Respuestas Examen 1 – Diagnóstico .......................................... ......................................................... ............... 414 Respuestas Examen 2 – Marco Conceptual.............................................. ................................................. ... 417
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Respuestas Examen 3 – Procesos ........................................... ............................................................. .................. 418 Respuestas Examen 4 – Integración ............................................... ......................................................... .......... 419 Respuestas Examen 5 – Alcance............................................. ............................................................... .................. 420 Respuestas Examen 6 – Tiempo ............................................. ............................................................... .................. 421 Respuestas Examen 7 – Costo ............................................ ................................................................. ..................... 422 Respuestas Examen 8 – Calidad .......................................... ............................................................... ..................... 423 Respuestas Examen 9 – Recursos Humanos ......................................... ............................................... ...... 424 Respuestas Examen 10 – Comunicaciones ........................ .............................................. ......................... ... 425 Respuestas Examen 11 – Riesgo ..................................... ........................................................... ......................... ... 426 Respuestas Examen 12 – Adquisiciones .............................................. ..................................................... ....... 427 Respuestas Examen 13 1 3 – Conducta Profesional .......................................... .......................................... 428 Respuestas Examen Final ........................................... .................................................................. ............................ ..... 429
CRÍ TI CAS DEL LI BRO ................................................................. 43 1
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Director Profesional de Proyectos
Prólogo
La certificación de Project Management Professional (PMP®), administrada y otorgada por el Project Management Institute (PMI®) se ha convertido en los últimos años de manera contundente, en la certificación profesional más reconocida para aquellos que dedicamos nuestra actuación profesional al Project Management o Dirección, Administración, Gerencia o Gestión de Proyectos. Tal vez este sencillo hecho, el que los hispanohablantes no podamos ponernos de acuerdo en el nombre comúnmente aceptado para nuestra profesión, pone en perspectiva la complejidad de escribir acerca de la Dirección de Proyectos en español y más aún en el marco de los estándares del PMI, cuyo idioma idioma de origen es el inglés. El trabajo que Pablo Lledó ha hecho al conjuntar en un solo documento explicaciones, ejercicios, definiciones, conceptos, ejemplos y preguntas simulacro, merece por ese solo hecho, nuestro mayor reconocimiento. reconocimiento. Sin embargo el autor, no se ha conformado con cerrar la brecha que existía en herramientas de preparación para el examen, si no que lo ha hecho con la habilidad y soltura que solo un historial de más de cuatro libros en el ámbito de la Dirección de Proyectos le puede dar. A lo largo de los más de ocho años que tengo involucrado en los procesos de asesoramiento e instrucción de candidatos a la certificación PMP, he tenido la oportunidad de revisar, utilizar y recomendar muchos libros, exámenes simulacro, sitios de Internet, cursos y alguno que otro artilugio extra, que ayuden en la preparación para el examen de certificación, pero todos ellos en idioma inglés. Es sin duda, la primera vez que tengo en mis manos una herramienta desarrollada en idioma español y que permite una adecuada preparación para aquellos candidatos que se han decidido por sustentar el examen en este idioma. Un recurso largamente esperado por toda la comunidad hispanohablante de Directores de Proyecto y que seguramente contribuirá al crecimiento de nuestro gremio, que dicho sea de paso, tiene un potencial de crecimiento altísimo que desgraciadamente no habíamos aprovechado. Tomando en cuenta la proporción de la población mundial que reside en Latinoamérica y la península ibérica, el número de profesionales certificados que al momento de escribir estas líneas no rebasa los diez mil, es realmente bajo; más aún si tomamos en cuenta que más del cincuenta por ciento c iento se lo lleva Brasil. La capacidad de un país de ejecutar correctamente sus proyectos de desarrollo, infraestructura, empresariales, etc., es directamente impactada por la cantidad de profesionales en dirección de proyectos que ejercen de manera correcta su profesión, siguiendo mejores prácticas y estándares. Esta liga indisoluble entre desarrollo y educación, será probablemente una de las mejores razones para agradecer que autores como Pablo Lledó se multipliquen en nuestra región. R o b er er t o T o l e d o Director Socio de Alpha Consultoría (México) Columnista de PM Network para Latinoamérica
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