DIVERSOS MEDIOS UTILIZADOS A TRAVÉS DE LOS TIEMPOS PARA P ARA ARCHIVAR El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de adoptar un sistema.
Gancho o Espigon: Se usa de la siguiente manera los papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se reciben las desventajas que ofrece esta forma de archivo son: Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que ayude a la localización de los documentos. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles lo que ocasiona perdida de tiempo. Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.
Casilleros o nido de paloma: Otro método antiguo en el documento que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños en estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto.
Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con gancho de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias tribunales de justicia, hospitales también la usan los empleados que prestan servicios al aire libre.
Archivos Archivos de Caja: Caja: El sistema sistema de caja fue el primero primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente este sistema consiste en una caja pequeña de madera plástica o de metal; dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.
Carpeta Fuelle o de expansión: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un acordeón; consiste en una carpeta de Manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuáles tiene una letra en orden alfabético.
Archivo Archivo Horizontal: Horizontal: El archivo archivo horizontal horizontal introdujo introdujo el el uso de las las gavetas gavetas y las
carpetas, consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se pueden localizar con facilidad los documentos ya que es necesario buscar los papeles.
FORMAS PARA ARCHIVAR A medida de la evolución la empresas ha ido sintiéndose. Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma más usada en las oficinas ya que su característica principal es la de que todos los documentos se guardan juntos en posición vertical lo que hace que sean más fácilmente localizados. Además se presta para tener más exactitud al buscar en ellos. Pueden ser: Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una evolución en cuanto a las carpetas que se usan actualmente se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarlos fácilmente al tamaño que tenga la gaveta del archivador. Carpetas colgantes de boldillo: aun la forma vertical que utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo para el archivo con las carpetas colgantes de bolsillo. El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. Archivo Kardex: También se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste en que todas las tarjetas quedan en forma instantánea expuestas a la vista, lo que permite que la información deseada se localice con rapidez y eficiencia también hay modelos de archivadores Kardex. Archivo Lateral: en el mundo moderno se está buscando constantemente ahorrar espacio y esfuerzo por ejemplo, el archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado mientras maneja el archivo, evitando así darle la espalda al publico o a los que llegan a la oficina; las gavetas tienen un espacio hacia el fondo más corto, mientras que son más espaciosas a lo ancho. Archivo para estados de cuentas de contabilidad: el mundo financiero de una empresa acumula un sin número de documentos uno de los pasos finales en las
transacciones comerciales, se reduce a la recopilación de los datos sobre el estado de cuenta de los clientes, por eso encontramos que en casi todas las empresas comerciales se usarán archivadores para guardar estos estados. Archivos de plano: Con la constante construcción de edificios, que puede apreciarse en nuestro medio, se hace necesario archivar los planos que preparan los arquitectos e ingenieros. Esta necesidad hace que una secretaria o un oficinista domine también el arte de manejar ese documento. Archivo giratorio o Rotatorio: esta forma se usa para el archivo de tarjetas rotatorias de cualquier tamaño y actualmente hay modelos manuales, la industria y a las finanzas.
Microfilme: se conoce también como el nombre de micropelícula o microfotografía desde que se inicio la comunicación y siempre ha sido motivo de preocupación buscar un medio que le permita conservar todos los datos relacionados con la humanidad. No solo ofrece la ventajas de la reducción de espacio al 98% con la disminución de errores, sino que ahorra tiempo porque el empleado con solo apretar el botón necesario obtiene en 30 segundos la información deseada de entre cuatro millones de datos; además ofrece la ventaja de que con solo apretar otro botón inmediatamente se obtiene una copia seca del documento. En todos los campos comerciales y administrativos se necesita la microfilmación más de 200 clase de industrias están valiéndose de la microfilmación. Hoy día en Panamá, el archivo microfilme ha recibido gran aceptación y hoy día más de noventa empresa locales cuentan con este valioso y moderno servicio tales como los bancos, empresa particulares y del gobierno. LOS ARCHIVOS DIGITALES
Un archivo digital, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera, un archivo de texto, podrá tener la extensión .txt (el nombre completo sería: ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imágenes, .jpg, .gif; y lo mismo ocurre con cada formato. Por otra parte, al estar conformados por caracteres, de la cantidad que contenga dependerá el tamaño del archivo, el que se podrá medir en Bytes, Kilobytes, Megabytes, etc.
TIPOS DE ARCHIVOS Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función. 1.4.1. - SEGÚN SU FUNCION. Se define por:
a.- Archivos Permanentes: Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en: Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo. De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada. Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
VISIÓN Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad. Según Arthur Thompson y A. J. Strickland, el simple hecho de establecer con claridad lo que está haciendo el día de hoy no dice nada del futuro de la compañía, ni incorpora el sentido de un cambio necesario y de una dirección a largo plazo. Hay un imperativo administrativo todavía mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado y competitivas, etc... Deben hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia dónde quieren llevar a la compañía y desarrollar una visión de la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir. Ejemplo: Ser la primera operadora de telecomunicaciones móviles en el Guatemala.
Misión: La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,
los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas. Complementando ésta definición, citamos un concepto de los autores Thompson y Strickland que dice: "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir". Ejemplo: Alcanzar el liderazgo en el mercado nacional de telefonía móvil con el fin de exceder los objetivos financieros y de crecimiento de nuestros accionistas. Para lograr estos objetivos debemos anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas de servicio. Generando bienestar y desarrollo personal y profesional de quienes lo hacemos posible. Siempre vinculados al desarrollo de nuestra comunidad.
POLÍTICA La política es una rama de la moral que se ocupa de la actividad, en virtud de la cual una sociedad libre, compuesta por hombres libres, resuelve los problemas que le plantea su convivencia colectiva. Es un quehacer ordenado al bien común. Algunos autores presentan al uso legítimo de la fuerza como la característica principal de la política. Siguiendo con esta definición la política es el ejercicio del poder que busca un fin trascendente. Esta promueve la participación ciudadana ya que posee la capacidad de distribuir y ejecutar el poder según sea necesario para promover el bien común. Ejemplo:
“La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes”
