DAFTAR ISI
BAB III DOKUMENTASI INDUSTRI 3.1 Definisi Dokumentasi 3.2 Tujuan Dokumentasi 3.3 Prinsip Dokumentasi 3.4 Jenis-Jenis Dokumen 3.5 Macam-Macam Dokumen dalam Industri Farmasi
A. Dokumen Spesifikasi B. Dokumen Produksi 3.6 Daftar Dokumen yang Diperlukan dalam Industri a. Untuk Pemastian Mutu
b. Untuk Bahan Awal c. Untuk Bahan Awal Biologi (misalnya Sel, Telur, Hewan, Virus, Bakteri) d. Untuk Sarana e. Untuk Peralatan Produksi dan Pengawasan Mutu f. Untuk Produksi g. Untuk Penandaan dan Pengemasan h. Untuk Pengawasan Mutu
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Contoh format dokumentasi spesifikasi bahan awal Gambar 3.2 Contoh format spesifikasi bahan pengemas Gambar 3.3 Contoh format dokumen produk jadi (tablet) Gambar 3.4 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk Gambar 3.5 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk (lanjutan) (lanjutan) Gambar 3.6 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk (lanjutan) Gambar 3.7 Dokumen Prosedur Pengemasan Induk Gambar 3.8 Dokumen Catatan Pengemasan Bets Gambar 3.9 Protap membuat prosedur tetap Gambar 3.10 Protap membuat prosedur tetap (lanjutan) Gambar 3.11 Protap membuat prosedur tetap (lanjutan) Gambar 3.12 Format prosedur tetap Gambar 3.13 Format prosedur tetap (lanjutan)
BAB III DOKUMENTASI INDUSTRI
3.4 Definisi Dokumentasi
Dokumentasi adalah seluruh prosedur, instruksi dan catatan tertulis yang berhubungan dengan pembuatan obat. Dokumentasi yang baik merupakan bagian yang esensial dari sistem pemastian mutu serta faktor yang sangat penting bagi kegiatan dalam pemenuhan persyaratan CPOB. Semua jenis dokumen dan media yang digunakan hendaklah ditetapkan dan dijelaskan dalam sistem Manajemen Mutu. Dokumentasi dapat dibuat dengan bentuk yang bervariasi termasuk media berbasis kertas, elektronis, atau fotografis. Dokumentasi merupakan bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi yang baik termasuk bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi harus memuat tentang Spesifikasi, Dokumen Produksi Induk/Formula Pembuatan, prosedur, metode dan instruksi, laporan dan catatan harus bebas dari kekeliruan dan tersedia secara tertulis. Dokumen harus didesain, disiapkan dan distribusikan serta harus ditanda tangani dan diberi tanggal oleh personel yang berwenang. Ada dua jenis dokumen utama dokumentasi yang digunakan untuk pengelolaan dan pencatatan pemenuhan CPOB, yaitu : instruksi (perintah, persyaratan) dan catatan dan/atau laporan. Penyelenggaraan yang tepat dari dokumentasi yang baik hendaklah diterapkan sesuai dengan jenis dokumen.
3.5 Tujuan Dokumentasi
Tujuan utama sistem dokumentasi yang digunakan haruslah untuk menentukan, mengendalikan, memantau, dan mencatat seluruh kegiatan yang secara langsung atau tidak langsung berdampak terhadap semua aspek mutu obat. Dokumentasi harus jelas untuk memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas dan rinci sehingga memperkecil resiko terjadinya salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena mengandalkan komunikasi lisan. Sistem Manajemen Mutu hendaklah mencakup rincian instruksi yang memadai untuk memungkinkan pemahaman yang sama bagi semua pihak terhadap persyaratan, di samping untuk memungkinkan pencatatan yang memadai dari berbagai proses dan evaluasi setiap pengamatan, sehingga penerapan persyaratan yang sedang berjalan dapat dibuktikan.
3.6 Prinsip Dokumentasi
Berikut merupakan prinsip atau ketentuan-ketentuan umum terkait dokumen:
Dokumen dirancang dan dibuat dengan teliti, agar dapat digunakan dengan mudah, benar, dan efektif.
Dokumen
dapat mencatat kegiatan di bidang produksi, pengawasan mutu, pemeliharaan
peralatan, pergudangan, distribusi dan hal spesifik lainnya yang berkaitan dengan CPOB.
Dokumen mencakup semua data penting, tetapi tidak perlu berlebihan, dan dijaga agar selalu aktual. Setiap perubahan disahkan secara resmi. diberi juga kemungkinan bagi peninjauan berkala maupun perbaikan, bila diperlukan.
Ada suatu sistem untuk menghindarkan terjadinya penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
Apabila terjadi atau ditemukan suatu kekeliruan pada dokumen, dikoreksi dengan suatu cara yang tepat sehingga tulisan atau catatan semula tidak hilang sama sekali dan koreksi itu ditulis dan dicantumkan disamping tulisan semula, kemudian diparaf dan dibubuhi tanggal.
Jika dokumen memuat instruksi ditulis dalam nada perintah serta disusun dalam langkah yang diberi nomor urut. Instruksi tersebut jelas, tepat, tidak berarti ganda dan ditulis dalam bahasa yang dimengerti oleh pemakai.
Setiap dokumen produksi
dibubuhi tanggal dan tandatangan dan disahkan oleh manajer
produksi maupun manajer pengawasan mutu. Bagian atau orang yang menerima turunan dokumen tercantum setidak-tidaknyapada dokumentasi aslinya.
Dokumentasi tersedia bagi semua pihak terkait.
Dokumen dan catatan yang berkaitan dengan suatu bets sebagaimana contoh rujukan obat jadi serta bahan awalnya
disimpan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu sesuai
dengan keperluannya dan/atau jangka waktu yang ditentukan Badan POM.
3.4 Jenis-Jenis Dokumen
a. Dokumen deskriptif Dokumen yang berisi instruksi yang menunjukkan cara melakukan suatu prosedur atau suatu deskriptif formulir kode penandaan penyelidikan, atau b erisi suatu deskripsi dari spesifikasi. b. Dokumen formulir
Dokumen berupa formulir yang digunakan untuk deskriptif formulir kode enandaan mencatat data pada saat pelaksanaan tugas, pengujian atau kejadian. c. Dokumen kode Dokumen berupa sistem identifikasi atau kode terdiri dari angka atau abjad ataupun gabungan deskriptif formulir kode Penandaan keduanya yang digunakan untuk menelusuri informasi dan dokumen. d. Dokumen penandaan Dokumen berupa sistem penandaan digunakan deskriptif formulir kode penandaan untuk mengidentifikasi status suatu peralatan atau fasilitas, daerah terbatas atau peringatan. Contoh : Label Bahan Baku, Karantina, Penolakan, Label “BERSIH”, dsb.
3.7 Macam-Macam Dokumen dalam Industri Farmasi C. Dokumen Spesifikasi
Hendaklah tersedia spesifikasi bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan ruahan, serta produk jadi. Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang harus dipenuhi produk atau bahan yang digunakan atau diperoleh selama pembuatan. Dokumen ini merupakan dasar untuk mengevaluasi mutu. Dokumen harus diberi tanggal dan disahkan oleh petugas yang berwenang.
Spesifikasi Bahan Awal
Spesifikasi bahan awal hendaklah mencakup, di mana diperlukan. 1.
Deskripsi bahan, termasuk: a. Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produksi) internal b. Rujukan monografi farmakope, bila ada c. Pemasok yang disetujui dan, bila mungkin, produsen bahan d. Standar mikrobiologis, bila ada
2.
Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan
3.
Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
4.
Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
5.
Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali
Gambar 3.1. Contoh format dokumentasi spesifikasi bahan awal
Spesifikasi Bahan Pengemas
Spesifikasi bahan pengemas hendaklah mencakup, di mana diperlukan: 1.
Deskripsi bahan, termasuk: a. Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produk) internal b. Rujukan monografi farmakope c. Pemasok yang disetujui dan bila mungkin produsen bahan d. Standar mikrobiologis e. Spesimen bahan pengemas cetak termasuk warna
2.
Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan
3.
Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
4.
Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
5.
Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali
Gambar 3.2 Contoh format spesifikasi bahan pengemas
Spesifikasi Produk Antara dan Produk Ruahan
Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah tersedia, apabila produk tersebut dibeli atau dikirim, atau apabila data dari produk antara digunakan untuk mengevaluasi produk jadi. Spesifikasi hendaklah mirip dengan spesifikasi bahan awal atau produk jadi, sesuai keperluan.
Spesifikasi Produk Jadi
Spesifikasi produk jadi mencakup: 1. Nama produk yang ditentukan dan kode referen (kode produk); 2.
Formula/komposisi atau rujukan;
3.
Deskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai ke masan, termasuk ukuran kemasan;
4.
Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan;
5.
Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan;
6.
Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, bila diperlukan; dan
7.
Masa edar/simpan.
Gambar 3.3 Contoh format dokumen produk jadi (tablet)
D. Dokumen Produksi
Dokumen yang esensial dalam produksi adalah: 1.
Dokumen Produksi Induk yang berisi formula produksi dari suatu produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung dari ukuran bets;
2.
Prosedur Produksi Induk, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik. Prosedur Produksi Induk dipersyaratkan divalidasi sebelum mendapat pengesahan untuk digunakan;
3.
Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-masing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk, dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi dari suatu bets produk. Kadang-kadang pada Catatan Produksi Bets, prosedur yang tertera dalam Prosedur Produksi Induk tidak lagi dicantumkan secara rinci.
Dokumen Produksi Induk
Dokumen Produksi Induk yang disahkan secara formal hendaklah mencakup nama, bentuk sediaan, kekuatan dan deskripsi produk, nama penyusun dan bagiannya, nama pemeriksa serta daftar distribusi dokumen dan berisi hal sebagai berikut: 1.
Informasi bersifat umum yang menguraikan jenis bahan pengemas primer yang harus digunakan atau aternatifnya, pernyataan mengenai stabilitas produk, tindakan pengamanan selama penyimpanan dan tindakan pengamanan lain yang harus dilakukan selama pengolahan dan pengemasan produk
2.
Komposisi atau formula produk untuk tiap satuan dosis dan untuk satu sampel ukuran bets
3.
Daftar lengkap bahan awal, baik yang tidak akan berubah maupun yang akan mengalami perubahan selama proses
4.
Spesifikasi bahan awal
5.
Daftar lengkap bahan pengemas
6.
Spesifikasi bahan pengemas primer
7.
Prosedur pengolahan dan pengemasan
8.
Daftar peralatan yang dapat digunakan untuk pengolahan dan pengemasan
9.
Pengawasan selama proses pengolahan dan pengemasan; dan masa edar/simpan
Dokumentasi Prosedur Pengolahan Induk
Prosedur Pengolahan Induk yang disahkan secara formal hendaklah tersedia untuk tiap produk dan ukuran bets yang akan dibuat. Prosedur Pengolahan Induk hen daklah mencakup: 1. Nama produk dengan kode referen produk yang merujuk pada spesifikasinya. 2.
Deskripsi bentuk sediaan, kekuatan produk dan ukuran bets.
3.
Daftar dari semua bahan awal yang harus digunakan, dengan menyebutkan masing-masing jumlahnya, dinyatakan dengan menggunakan nama dan referen (kode produk) yang khusus bagi bahan itu; hendaklah dicantumkan apabila ada bahan yang hilang selama proses.
4.
Pernyataan mengenai hasil akhir yang diharapkan dengan batas penerimaan, dan bila perlu, tiap hasil antara yang relevan.
5.
Pernyataan mengenai lokasi pengolahan dan peralatan utama yang harus digunakan.
6.
Metode atau rujukan metode yang harus digunakan untuk mempersiapkan peralatan kritis (misalnya pembersihan, perakitan, kalibrasi, sterilisasi).
7.
Instruksi rinci tahap proses (misalnya pemeriksaan bahan, perlakuan awal, urutan penambahan bahan, waktu pencampuran, suhu).
8.
Instruksi untuk semua pengawasan selama-proses dengan batas penerimaannya.
9.
Bila perlu, syarat penyimpanan produk ruahan; termasuk wadah, pelabelan dan kondisi penyimpanan khusus, di mana perlu; dan semua tindakan khusus yang harus diperhatikan.
Gambar 3.4 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk
Gambar 3.5 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk (lanjutan)
Gambar 3.6 Dokumen Prosedur Pengolahan Induk (lanjutan)
Dokumentasi Prosedur Pengemasan Induk
Prosedur Pengemasan Induk yang disahkan secara formal hendaklah tersedia untuk tiap produk dan ukuran bets serta ukuran dan jenis kemasan. Dokumen ini umumnya mencakup, atau merujuk, pada hal berikut: 1. Nama produk; 2.
Deskripsi bentuk sediaan dan kekuatannya, di mana perlu;
3.
Ukuran kemasan yang dinyatakan dalam angka, berat atau volume produk dalam wadah akhir;
4.
Daftar lengkap semua bahan pengemas yang diperlukan untuk satu bets standar, termasuk jumlah, ukuran dan jenis bersama kode atau nomor referen yang berkaitan dengan spesifikasi tiap bahan pengemas;
5.
Di mana sesuai, contoh atau reproduksi dari bahan pengemas cetak yang relevan dan spesimen yang menunjukkan tempat untuk mencetak nomor bets dan tanggal kadaluwarsa bets;
6.
Tindakan khusus yang harus diperhatikan, termasuk pemeriksaan secara cermat area dan peralatan untuk memastikan kesiapan jalur (line clearance) sebelum kegiatan dimulai;
7.
Uraian kegiatan pengemasan, termasuk segala kegiatan tambahan yang signifikan serta peralatan yang harus digunakan; dan
8.
Pengawasan selama-proses yang rinci termasuk pengambilan sampel dan batas penerimaan.
Gambar 3.7 Dokumen Prosedur Pengemasan Induk
Dokumentasi Catatan Pengolahan Bets
Catatan Pengolahan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang diolah. Dokumen ini hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengolahan Induk yang berlaku. Metode pembuatan catatan ini hendaklah didesain untuk menghindarkan kesalahan transkripsi. Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets yang sedang dibuat. Sebelum suatu proses dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan yang dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen sebelumnya atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengolahan yang direncanakan, serta peralatan bersih dan sesuai untuk penggunaannya. Selama pengolahan, informasi sebagai berikut hendaklah dicatat pada saat tiap tindakan dilakukan dan - setelah lengkap - hendaklah catatan diberi tanggal dan ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk kegiatan pengolahan: 1. Nama produk; 2.
Tanggal dan waktu dari permulaan, dari tahap antara yang signifikan dan dari penyelesaian pengolahan;
3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk tiap tahap proses; 4.
Paraf operator untuk berbagai langkah pengolahan yang signifikan dan, di mana perlu, paraf personil yang memeriksa tiap kegiatan ini (misalnya penimbangan);
5. Nomor bets dan/atau nomor kontrol analisis dan jumlah nyata tiap bahan awal yang ditimbang atau diukur (termasuk nomor bets dan jumlah bahan hasil pemulihan atau hasil pengolahan ulang yang ditambahkan); 6.
Semua kegiatan pengolahan atau kejadian yang relevan dan peralatan utama yang digunakan;
7.
Catatan pengawasan selama-proses dan paraf personil yang melaksanakan serta hasil yang diperoleh;
8.
Jumlah hasil produk yang diperoleh dari tahap pengolahan berbeda dan penting; dan
9.
Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda tangan pengesahan untuk segala penyimpangan terhadap Prosedur Pengolahan Induk.
Dokumentasi Catatan Pengemasan Bets
Catatan Pengemasan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang dikemas. Dokumen ini hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengemasan Induk yang berlaku dan metode pembuatan catatan ini hendaklah didesain untuk menghindarkan kesalahan transkripsi. Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets dan jumlah produk jadi yang direncanakan akan diperoleh. Sebelum suatu kegiatan pengemasan dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan yang dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen sebelumnya atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengemasan yang direncanakan, serta peralatan bersih dan sesuai untuk penggunaannya. Selama pengemasan, informasi sebagai berikut hendaklah dicatat pada saat tiap tindakan dilakukan dan setelah lengkap hendaklah catatan diberi tanggal dan ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk kegiatan pengemasan: 1. Nama produk; 2. Tanggal dan waktu tiap kegiatan pengemasan; 3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan pengemasan; 4. Paraf operator dari berbagai langkah pengemasan yang signifikan; 5. Catatan pemeriksaan terhadap identitas dan konformitas dengan Prosedur Pengemasan Induk termasuk hasil pengawasan selama-proses; 6. Rincian kegiatan pengemasan yang dilakukan, termasuk referensi peralatan dan jalur pengemasan yang digunakan; 7. Apabila dimungkinkan, sampel bahan pengemas cetak yang digunakan, termasuk spesimen dari kodifikasi bets, pencetakan tanggal daluwarsa serta semua pencetakan tambahan; 8. Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda tangan pengesahan untuk semua penyimpangan terhadap Prosedur Pengemasan Induk; dan 9. Jumlah dan nomor referen atau identifikasi dari semua bahan pengemas cetak dan produk ruahan yang diserahkan, digunakan, dimusnahkan atau dikembalikan ke stok dan jumlah produk yang diperoleh untuk melakukan rekonsiliasi yang memadai.
Gambar 3.8 Dokumen Catatan Pengemasan Bets
Prosedur dan Catatan
Prosedur Tetap (Protap) disiapkan untuk tiap cara melaksanakan operasi tertentu, misalnya pembersihan, berpakaian, pengendalian lingkungan, pengambilan sampel, pengujian, pengoperasian peralatan, pelatihan personil, penanganan keluhan, penarikan kembali produk jadi, penanganan obat kembalian, penanganan penyimpangan, pengendalian perubahan, penyiapan protokol dan sebagainya. Semua Protap dibuat seragam dan konsisten. Hendaklah juga disiapkan Protap untuk membuat Protap, yang meliputi antara lain format Protap, siapa menyiapkan dan siapa memeriksa, cara merevisi, mengesahkan, mendistribusikan, menarik kembali dan memusnahkan Protap yang tidak berlaku lagi. Format Protap biasanya mencakup tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, bahan dan alat (bila perlu), prosedur, pelaporan (bila
perlu), daftar lampiran (bila ada), dokumen rujukan (bila ada), riwayat dan distribusi. Protap dibuat untuk : 1. Memastikan bahwa semua proses selalu dilakukan dengan cara yang sama oleh Petugas; 2. Memastikan bahwa proses tersebut dilaksanakan sesuai dengan ketentuan CPOB; 3. Memudahkan pengenalan proses baru atau perubahan dari proses yang telah ada; 4. Membantu pelatihan petugas baru; dan 5. Memastikan bahwa semua personil senantiasa bekerja sesuai dengan cara kerja yang sudah ditetapkan.
Bagian Pemastian Mutu bertanggung jawab menyiapkan dan mengkaji kembali secara berkala, merevisi, melatihkan kepada semua Kepala Bagian dan Menditribusikannya. Semua Kepala Bagian Divisi Pabrik bertanggung jawab menerapkan Protap ini. Semua Kepala Bagian bertanggung jawab menyiapkan Protap yang diperlukan oleh bagiannya. Isi dan bentuk Protap yaitu: 1.
Protap harus ditulis dengan nuansa perintah. Instruksi harus singkat, jelas dan persis.
2.
Protap harus dimulai dengan bagian berikut: a. Pengantar yang berisi antara lain : nomor Protap dan tanggal berlaku, judul, nomor dan jumlah halaman, nama penyusun, nama pemeriksa, nama yang menyetujui, departemen, seksi dan dalam hal Protap direvisi, tanggal dan nomor Protap sebelumnya harus dicantumkan. b. Keterangan mengenai tujuan Protap; c. Cakupan; d. Tanggung jawab; e. Bahan dan alat (bila diperlukan); dan f. Prosedur (suatu daftar instruksi yang jelas dan persis tentang bagaimana melakukan operasi yang dimaksud).
3.
Dalam beberapa hal tertentu ada baiknya untuk menyebutkan penanggung jawab bagi langkah tertentu pada suatu kolom terpisah di bagian kanan dari teks Protap. Hal ini dilakukan untuk menekankan pemberian tanggung jawab secara lebih spesifik.
4.
Daftar distribusi Protap.
Setiap protap harus dikaji ulang paling lama tiga tahun. Bila revisi tidak diperlukan maka manajer yang bersangkutan membubuhkan paraf dan tanggal pada dokumen induk sebagai tanda tidak diperlukan tindakan lanjut. Bila revisi diperlukan, maka seluruh protap harus ditulis ulang dan diberi nomor revisi yang baru. Tidak dibenarkan mengubah hanya satu halaman atau satu bagan saja (BPOM, 2012).
Gambar 3.9 Protap membuat prosedur tetap
Gambar 3.10 Protap membuat prosedur tetap (lanjutan)
Gambar 3.11 Protap membuat prosedur tetap (lanjutan)
Gambar 3.12 Format prosedur tetap
Gambar 3.13 Format prosedur tetap (lanjutan)
Berikut merupakan berbagai prosedur produksi dan catatan yang harus didokumentasikan: 1.
Penerimaan Hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan penerimaan untuk setiap pengiriman tiap
bahan awal, bahan pengemas primer, dan bahan pengemas cetak. Catatan penerimaan hendaklah mencakup : a. Nama bahan pada surat pengiriman dan wadah b. Nama “internal” dan atau kode bahan (bila tidak sama dengan a) c.
Tanggal penerimaan
d. Nama pemasok dan bila mungkin nama pembuat e. Nomor bets atau referen pembuat f.
Jumlah total dan jumlah wadah yang diterima
g. Nomor bets yang diberikan setelah penerimaan h.
Segala komentar yang relevan (misalnya kondisi wadah saat diterima)
Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk penandaan karantina internal dan penyimpanan bahan awal, bahan pengemas dan bahan lain, sesuai keperluan.
2.
Pengambilan Sampel Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengambilan sampel yang mencakup personil
yang diberi wewenang mengambil sampel, metode dan alat yang harus digunakan, jumlah yang harus diambil dan segala tindakan pengamanan yang harus diperhatikan untuk menghindarkan kontaminasi terhadap bahan atau segala penurunan mutu.
3.
Pengujian Hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengujian bahan dan produk yang diperoleh dari
tiap tahap produksi yang menguraikan metode dan alat yang harus digunakan. Pengujian yang dilaksanakan hendaklah dicatat.
4.
Lain-lain Hendaklah tersedia prosedur pelulusan dan penolakan tertulis untuk bahan dan produk,
terutama pelulusan untuk
penjualan produk jadi oleh kepala Manajemen Mutu (Pemastian
Mutu). Catatan mengenai distribusi tiap bets produk hendaklah disimpan untuk memfasilitasi
penarikan kembali bets bila perlu. Hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan yang berkaitan mengenai tindakan yang harus diambil atau kesimpulan yang dicapai, di mana berlaku, untuk: a.
Validasi, misalnya proses, prosedur, prosedur analisis, sistem komputerasi;
b.
Perakitan peralatan, kualifikasi dan kalibrasi;
c.
Perawatan, pembersihan dan sanitasi;
d.
Hal yang berkaitan dengan personil termasuk pelatihan, pakaian, higiene;
e.
Pemantauan lingkungan;
f.
Pengendalian hama;
g.
Keluhan;
h.
Penarikan kembali; dan
i.
Penanganan produk kembalian.
Hendaklah tersedia prosedur pengoperasian yang jelas untuk peralatan utama pembuatan dan pengujian. Hendaklah disediakan buku log untuk mencatat peralatan utama atau kritis, sesuai keperluan, semua kegiatan validasi, kalibrasi, perawatan, pembersihan dan perbaikan, termasuk tanggal, identitas personil yang melaksanakan kegiatan tersebut. Pada buku log hendaklah juga dicatat dalam urutan kronologis penggunaan peralatan utama atau kritis dan area tempat produk diolah.
3.6 Daftar Dokumen yang Diperlukan dalam Industri
i.
Untuk Pemastian Mutu -
Dokumen Induk Industri Farmasi/DIIF (Site Master File /SMF ), yang harus disiapkan sesuai Pedoman Penyiapan Dokumen Induk Industri Farmasi
-
Protap membuat Prosedur tetap (Protap)
-
Pengkajian Catatan Bets dan Pelulusan Akhir
-
Inspeksi Diri/Audit Internal
-
Protap Membuat Protokol Kualifikasi / Validasi
-
Protap Membuat Laporan Kualifikasi / Validasi
-
Penarikan Kembali Obat
-
Keluhan Terhadap Obat
-
Audit Terhadap Kontraktor
-
Audit Terhadap Pemasok
-
Pengendalian, Revisi, dan Distribusi Dokumen
-
Catatan Mengenai Karyawan, Catatan Kesehatan
-
Pelatihan (Teknik dan CPOB)
-
Laporan Kejadian yang Merugikan
-
Pengendalian Perubahan
-
Penanganan Penyimpangan
-
Pemantauan Suhu Penyimpanan
-
Prosedur Distribusi Produk
-
Catatan Distribusi
-
Karantina, Pelulusan, Penolakan dan Penyimpanan
-
Rencana Validasi Induk
b. Untuk Bahan Awal -
Spesifikasi / Kode Produk
-
Persetujuan Terhadap Pemasok
-
Penerimaan dan Penyimpanan
-
Prosedur Pengambilan Contoh
-
Pengujian oleh Pengawasan Mutu, Inspeksi Mutu
-
Karantina, Pelulusan dan Persetujuan
c. Untuk Bahan Awal Biologi (misalnya Sel, Telur, Hewan, Virus, Bakteri) -
Spesifikasi
-
Sumber, Nama, Karakteristik, Riwayat
-
Sistem Lot Benih dan Penyimpanan
-
Pengujian Sebelum Penggunaan di Produksi
-
Pemasok (Persetujuan, Pemesanan, dst.)
-
Pemeliharaan Hewan
-
Pengkajian Protokol Hewan
d. Untuk Sarana -
Pengoperasian Sistem, Pemeliharaan dan Kalibrasi (misalnya Pengaturan Udara/HVAC, Air, Uap Bersih)
-
Pembersihan Sarana
-
Pemantauan Lingkungan
-
Keluar-Masuk Ruang Bersih
-
Mengenakan Pakaian Kerja
-
Alur Produk
-
Alur Penyaluran Bahan
-
Alur Karyawan
-
Aliran Udara
-
Alur dan Pembuangan Limbah
-
Pencucian dan Sterilisasi Pakaian
-
Pencucian dan Sterilisasi Peralatan Gelas
-
Desinfektan/Fumigasi
-
Pembasmian Hama
e. Untuk Peralatan Produksi dan Pengawasan Mutu
f.
-
Operasi
-
Pembersihan / Sterilisasi (Permukaan, CIP, SIP, COP)
-
Persiapan Larutan Pembersih
-
Sisa Produk dan Bahan Pembersih
-
Buku Log (untuk tiap peralatan utama)
-
Pemeliharaan Preventif
-
Kalibrasi
-
Pemantauan
-
Kalibrasu Peralatan yang Disertifikasi
Untuk Produksi -
Dokumen Produksi Induk
-
Prosedur Pengolahan induk
-
Catatan pengolahan Induk
-
Prosedur Pengemasan Induk
-
Catatan Pengemasa Induk
-
Pengujian-dalam-pengolahan (Produksi)
-
Pembuatan Larutan dalam Pengolahan
-
Pengambilan Contoh Lingkungan
g. Untuk Penandaan dan Pengemasan -
Pengkajian dan Pengendalian Terhadap Penandaan dan Kemasan
-
Spesifikasi
-
Tanggal Daluwarsa
h. Untuk Pengawasan Mutu -
Pengujian / Pemeriksaan dan Pelulusan
-
Penetapan Kadar
-
Sampel Pertinggal dan Sampel Pembanding
-
Uji Stabilitas
-
Baku Pembanding dan Pengawasannya (Pemeliharaan dan Pengujian)
-
Sertifikasi Ulang / Kalibrasi Ulang Peralatan Pengawasan Mutu
-
Pembuatan Pereaksi dan Bahan untuk Pengujian oleh Pengawasan Mutu
DAPUS
Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2013. Petunjuk Operasional Penerapan Pedoman CPOB 2012 Jilid I . Jakarta: Badan POM RI. Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2012. Peraturan kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor HK. 031.33.12.12.7195 Tahun 2012 Tentang Penerapan Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik . Jakarta: Badan POM RI. Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. 2006. Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik . Jakarta: Badan POM RI.
Badan Pengawas Obat dan Makanan RI. 2009. Petunjuk Operasional Penerapan CPOB. Jakarta: Badan POM RI.
