LAPORAN KERJA PRAKTEK
ANALISA DAN DESAIN SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA ASOSIASI REKANAN PENGADAAN BARANG DAN DISTRIBUTOR INDONESIA (ARDIN) PROVINSI BALI
OLEH NAMA
: I MADE WIRA IRAWAN
NIM
: 090010398
PROGRAM
: STRATA SATU (S1)
PROGRAM STUDI
: SISTEM KOMPUTER
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER
(STMIK) STIKOM BALI 2012
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat, rahmat dan penyertaan-Nya. Penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek yang merupakan salah satu matakuliah wajib di STMIK STIKOM Bali dengan judul “Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali” tepat pada waktunya. Dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan kerja praktek ini. Penulis banyak menerima masukan dan bantuan baik berupa pikiran, materi, motivasi dan fasilitas yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung yang sangat mendukung kelancaran kerja praktek yang penulis lakukan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada : 1.
Bapak Drs.Dadang Hermawan,Ak.,M.M. selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali.
2.
Bapak Roy Rudolf Huizen,S.T.,M.T. selaku Pembantu Ketua I Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan kerja praktek.
3.
Ibu Rosalia Hadi S.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan, bimbingan dan dukungan selama melaksanakan kerja praktek.
4.
Bapak I Made Adi Purwantara,S.T. selaku Ketua Program Studi Strata Satu (S1) Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek.
5.
Bapak Dedy Panji Agustino,S.Kom. yang telah membantu dalam memperlancar proses administrasi matakuliah praktek kerja lapangan.
iii
6.
Seluruh Staff dan Dosen di lingkungan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali atas bantuannya selama melakukan proses kerja praktek.
7.
Bapak I Ketut Merta,S.E selaku Sekretaris Eksekutif Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali dan selaku pembina penulis ditempat kerja praktek.
8.
Bapak Ir. I Made Ardana selaku Ketua Umum Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali yang telah memberikan ijin untuk melakukan kerja praktek di kantor ARDIN Provinsi Bali.
9.
Bapak Ir. Yogi Yasa Wedha,M.M. selaku Ketua I, DR.Ir. I Wayan Jondra,M.Si. selaku Sekretaris Umum, N. Budi Arjana selaku Bendahara Umum, serta kepada semua dewan pertimbangan, pengurus dan staff Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
10. Orangtua, keluarga, teman-teman di program studi Strata Satu (S1) Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali dan semua pihak yang tidak dapat penulis tulis satu persatu disini. Penulis berharap mudah-mudahan laporan kerja praktek yang penulis buat dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca baik secara langsung maupun tidak langsung. Akhir kata, penulis menyadari bahwa laporan yang penulis buat jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mohon kritikan dan saran yang dapat membangun agar dikemudian hari, penulis tidak melakukan kesalahan yang sama dalam penyusunan laporan.
Denpasar, 01 Juni 2012
Penulis
iv
DAFTAR ISI
Lembaran Judul ................................................................................................... i Lembar Persetujuan ........................................................................................... ii Kata Pengantar .................................................................................................. iii Daftar Isi .............................................................................................................. v Daftar Tabel....................................................................................................... vii Daftar Gambar ................................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 2 1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 2 1.4 Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan ........................................ 2 1.5 Metode Kerja Praktek ............................................................................ 3 1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................ 5
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN.................................................. 7 2.1 Sejarah ARDIN Provinsi Bali ............................................................... 7 2.2 Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ........................................... 9 2.3 Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali ................................ 13 2.4 Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ......... 16 2.5 Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ....................... 23
BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM .................................................. 25 3.1 Pengertian Sistem ................................................................................ 25 3.2 Pengertian Data dan Informasi ............................................................ 26 3.3 Pengertian Sistem Informasi ............................................................... 27 3.4 Analisa dan Desain Sistem .................................................................. 28 3.4.1 Data Flow .................................................................................. 29 3.4.2 Data Flow Diagram ................................................................... 37
v
3.4.3 Entity Relationship Diagram ..................................................... 37 3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data ............................................. 46 3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna ..................................................... 53
BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 60 4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 60 4.2 Saran..................................................................................................... 60
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 61
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Flowchart ................................................................ 29 Tabel 3.2 tb_jabatan .......................................................................................... 51 Tabel 3.3 tb_user ............................................................................................... 51 Tabel 3.4 tb_jenis_surat .................................................................................... 51 Tabel 3.5 tb_surat_masuk ................................................................................. 52 Tabel 3.4 tb_tujuan_disposisi ........................................................................... 52 Tabel 3.4 tb_surat_keluar .................................................................................. 52
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali .................................... 12 Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi ...................... 31 Gambar 3.2 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Sekretaris Eksekutif .......... 32 Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti ..................... 33 Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif ................... 35 Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti.............................. 36 Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi .............................. 37 Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco ........................ 37 Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson .................................. 38 Gambar 3.9 Diagram Konteks........................................................................... 41 Gambar 3.10 DFD Level 0 .................................................................................. 42 Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk ........................... 43 Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram).................................................... 49 Gambar 3.13 Konseptual Basis Data .................................................................. 50 Gambar 3.14 Form Login.................................................................................... 53 Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan............................................................. 54 Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat ....................................................... 54 Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator .................................................. 55 Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk ............................................ 55 Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk ......................................... 56 Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk ................................... 56 Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk.................................. 57 Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk .............................................. 58 Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar ............................................ 58 Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar ......................................... 59 Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar ................................................. 59
viii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun semakin berkembangan dengan sangat pesat dan berpengaruh kepada kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak hanya dirasakan di negara maju saja, melainkan negara yang sedang berkembang pun seperti Negara Indonesia merasakan dari kemajuan teknologi tersebut. Baik dari sektor pemerintahan, perbankan, perusahaan swata, maupun perusahaan kecil seperti SOHO (Small Office Home Office). Kemajuan teknologi informasi dari berbagai sektor tersebut, dapat dirasakan manfaatnya karena dengan kemajuannya dapat mempermudah dalam melakukan segala pekerjaan sehingga waktu yang dibutuhkan pun akan lebih efektif dan efesien dibandingkan jika tidak memanfaatkan teknologi informasi, Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali merupakan salah satu asosiasi profesi yang ada di Pulau Bali pun ikut memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dalam berbagai bidang, salah satunya dalam pengelolaan data-data asosiasi seperti keanggotaan, surat menyurat dan lain sebagainya dengan memanfaatkan teknologi komputer. Namum sangat disayangkan sekali, pemanfaatan teknologi informasi tersebut tidak secara maksimal dilakukan di lingkungan ARDIN Provinsi Bali. Contohnya pada proses pengarsipan data-data surat masuk dan keluar yang masih dilakukan secara manual. Sehingga jika data-data surat tersebut diperlukan kembali dikemudian hari, maka harus mencarinya dalam buku agenda surat yang tebal sebelum mencari ke lemari pengarsipan surat. Hal tersebut menyebabkan pekerjaan
1
2
memerlukan waktu yang lama untuk melakukan pencarian data sehingga pekerjaan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efesien. Oleh karena itulah, ARDIN Provinsi Bali harus memanfaatkan sebuah software dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan surat masuk dan keluar, agar pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efesien dari pada dilakukan secara manual. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dirancanglah Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan analisa dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar dilingkungan ARDIN Provinsi Bali, sehingga penulis dapat merumuskan suatu masalah bagaimana menganalisa dan mendesain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
1.3
Batasan Masalah Batasan masalah yang penulis lakukan dalam kerja praktek ini, hanya membuat analisa dan desain dalam sistem pengarsipan surat masuk dan keluar dilingkungan ARDIN Provinsi Bali tanpa membuat perangkat lunak pendukung untuk media implementasi dilapangan.
1.4
Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek dan penulisan laporan kerja praktek ini adalah melakukan perancangan analisa dan desain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, serta untuk memenuhi semua prosedur dan persyaratkan yang terdapat pada Sekolah
3
Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali. Selain tujuan diatas, terdapat juga tujuan lain dalam pelaksanaan kerja praktek dan penulisan laporan kerja praktek antara lain sebagai berikut: a) Mahasiswa Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar mahasiswa dapat berhadapan langsung dengan situasi, suasana dan kondisi dalam lingkungan dunia kerja yang sesungguhnya, serta dapat menerapkan segala ilmu yang mahasiswa dapatkan di bangku perkuliahan pada lingkungan kerja praktek. b) Perusahaan Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar mahasiswa dapat memberikan masukan, solusi dan saran dari kegiatan-kegiatan yang terdapat di lingkungan kerja praktek mengenai
kebutuhan
akan
teknologi
informasi,
serta
dipertimbangkannya masukan, solusi dan saran tersebut sehingga bisa diterapkan dalam membantu proses bisnis yang terjadi dilingkungan kerja praktek. c) Perguruan Tinggi Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini agar dapat mengukur tingkat pemahaman dan pengetahuan mahasiswa terkait dengan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh dari perguruan tinggi melalui penerapan kegiatan kerja praktek dan hasil laporan kerja praktek yang dikumpulkan oleh mahasiswa.
1.5
Metode Kerja Praktek Dalam melakukan kegiatan kerja praktek, terdapat beberapa metode yang dilakukan dan terbagi menjadi:
4
a)
Lokasi Kerja Praktek Lokasi kerja praktek dilakukan di Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali yang beralamat di Jalan Badak Agung No. 22 Renon, Denpasar – Bali. Telp: (0361) 262676 Fax: (0361) 236149 Website: http://www.ardinbali.org, E-mail:
[email protected]
b)
Jenis Data Berdasarkan jenis data yang dibahas dalam laporan ini, maka penulis hanya menggunakan data kualitatif yaitu data yang dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan informasi maupun keterangan.
c)
Sumber Data Sumber data yang penulis dapat terbagi menjadi 2 yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer adalah sumber data yang penulis peroleh dari pencatatan, pengamatan secara langsung di lokasi kerja praktek, sedangkan sumber data sekunder adalah sumber data yang penulis dapatkan dari buku-buku literatur yang terdapat di perpustakaan dan buku-buku penunjang lainnya.
d)
Metode Pengumpulan Data Metode
pengumpulan
data
yang
penulis
lakukan
dalam
pelaksanaan kerja praktek ini antara lain sebagai berikut: 1.
Observasi Metode Observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung objek yang terkait yaitu pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
2.
Studi Literatur
5
Metode Studi Literatur adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencari data pada buku-buku penunjang yang dibaca dan dijadikan referensi dalam laporan ini. 3.
Wawancara Metode Wawancara adalah metode pengumpulan data yang dilakukan melalui proses tanya jawab kepada pihak-pihak yang terkait, seperti staff yang mengurusi bagian yang akan diteliti.
1.6
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan yang penulis lakukan dalam pembuatan laporan ini antara lain sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Merupakan bab pertama dari sebuah laporan yang mengantarkan pembaca untuk dapat menjawab pertanyaan apa yang diteliti, untuk apa dan mengapa penelitian itu dilakukan. BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Merupakan gambaran umum mengenai tempat perusahaan untuk melakukan penelitian. Pada bab ini terdapat sejarah dari tempat yang diteliti, bagaimana struktur organisasinya, visi dan misi dari perusahaan serta tujuan dari perusahaan kerja praktek. BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM Merupakan pembahasan atas temuan penelitian baik berupa analisa maupun berupa rancangan. Pada bab ini merupakan bagian penting bagi keseluruhan kegiatan penelitian karena bab ini berisikan tentang hasil-hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan kerja praktek.
6
BAB IV PENUTUP Merupakan bab akhir yang berisikan tentang kesimpulan dari analisa dan saran.
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1
Sejarah ARDIN Provinsi Bali Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali adalah merupakan Badan Perwakilan Daerah (BPD) dari ARDIN yang berkedudukan di Jakarta Pusat. ARDIN didirikan pada tanggal 12 Juli 1979 yang dipelopori oleh Drs. Elies L Tobing dengan 200 Pengusaha dan mengambil tempat di Balai Kota DKI Jakarta dengan menghadiri Bapak Tjokropranolo yang saat itu menjabat menjadi Gubernur DKI Jakarta. Hasil musyawarah pada saat itu mendukung pendirian organisasi yang diberi nama “ASOSIASI REKANAN PEMERINTAH atau ARP”. Pada saat musyawarah juga menetapkan personalia panitia pendiri yang diketuai oleh Drs. Elies L Tobing, seorang sekretaris, seorang bendahara dan 7 (tujuh) orang anggota serta seorang Dewan Pembina yang memiliki tugas: 1.
Menyusun, melengkapi dan menyempurnakan pengurus.
2.
Menyusun Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ARP (Asosiasi Rekanan Pemerintah).
Inilah yang menjadi “CIKAL BAKAL” hingga berdiri dan tersusunnya ARDIN. Berkat ketekunan para pengurus melalui konsultasi dengan para Pejabat Tinggi Negara, para Pimpinan Proyek dan Mass Media ARP dapat berkembang pesat dan cepat dikenal oleh masyarakat luas. Hampir seluruh Dati I menyambut hadirnya Asosiasi ini dengan permintaan agar daerahnya dibentuk Cabang atau Perwakilan ARP dan juga di Dati II. Menjelang MUNAS KADIN Indonesia ke-V, ARP memperoleh lampu hijau untuk menjadi Anggota Munas dengan syarat Asosiasi ini merubah namanya dari ARP menjadi APBP (Asosiasi Pengadaan
7
8
Barang/Jasa Pemerintah) dengan alasan agar lebih spesifik, mencerminkan fungsinya sebagai : Suplier ke Instansi Pemerintah dan ruang lingkupnya tidak terlalu luas. Perubahan nama menjadi APBD dinilai rapat Pleno DPP. ARP tidak mengganggu dan mengurangi eksistensi Assosiasi. Pleno tanggal 27 September 1982 menerima syarat tersebut. Dengan SK KADIN Indonesia No. Skep/046/DPH/X/82 tanggal 1 Oktober 1982 Assosiasi ini resmi menjadi Anggota KADIN Indonesia dengan nama APBD. Kemudian SK Departemen Perdagangan No. 014/09/PAS/IV/83 tanggal 27 April 1983 APBD terdaftar/diakui oleh Departemen Perdagangan. Aktivitas APBD terus ditingkatkan dengan membentuk lembagalembaga pelayanan seperti: 1.
Lembaga Penyuluhan & Bantuan Hukum (LPBH).
2.
Lembaga Pendidikan Latihan Ketrampilan (LPLK).
3.
Lembaga Konsultasi Ekonomi Keuangan (LKEK).
4.
Bulletin Informasi Bisnis.
Suatu terobosan APBD yakni membentuk “ Forum Kontak Produsen dan Distributor (FKPD), dimaksudkan memperluas kesempatan berusaha kepada anggota yang selama ini hanya berfungsi sebagai Rekanan/supplier ke Instansi Pemerintah dengan usaha
alih tugas/profesi menjadi
Distributor Umum, terutama membantu peningkatan pemasaran barangbarang hasil industri dalam negeri. Telah pula berlangsung dialog antara Produsen dan Distributor tanggal 28 Maret 1985 di Jakarta. Dialog ini atas kerjasama antara Departemen
Perindustrian,
Departemen
Perdagangan,
Bank
Indonesia/Bank Pemerintah, KADIN Indonesia dan APBP sebagai pelaksana telah berhasil meletakkan dasar yang kokoh, keterkaitan antara Produsen dan Distributor. Asosiasi yang selama ini hanya melayani para anggota dalam hal: Prakwalifikasi, Informasi proyek, tender, dan lain-lain. Mulai saat itu menambah kesibukan sewaktu-waktu dengan cara mengumpulkan data-
9
data sumber barang berikut harga baik produksi dalam negeri maupun impor. Satu hal lagi program APBP, berupa terobosan untuk mewujudkan kerjasama dengan Asosiasi Industri Comodity, Pabrik dan Produsen untuk distributor barang-barangnya. Merencanakan promosi/pameran barangbarang produksi dalam negeri dan penyebarannya melalui bulletin dan sarana lainnya. Berhubung dengan isi garapan sebagai konsekwensi perluasan wawasan, maka selayaknya APBP menyesuaikan nama sesuai ruang lingkup yang digarapnya. Dua nama untuk dipilih : 1. ARDIN : Assosiasi Rekanan dan Distributor Indonesia 2. ADNI
: Assosiasi Distributor Indonesia
dari 24 Dati I yang 17 memilih nama ARDIN, 3 memilih nama ADNI dan selebihnya abstain. Dengan demikian maka kesimpulan dari Referandum DPP APBP tanggal 11 Oktober 1985 adalah “ ARDIN “ Nama ARDIN telah memperoleh restu berbagai pihak, bahkan KADIN Indonesia dengan suratnya Nomor 1402/XII/1985/SKI tertanggal 12 Desember 1985 memberi persetujuannya.
2.2
Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali Susunan Organisasi Dewan Pertimbangan dan Penggurus ARDIN Provinsi Bali Periode Tahun 2008-2013 antara lain sebagai berikut: 1. Dewan Pertimbangan ARDIN Provinsi Bali: a. Ketua
: Putu Supatha Yuma,SE.
b. Anggota
: Made Putu Yandnya,SH. : Prof. DR.Ing. Ir. Made Merta,DAA. : Prof. DR Ir. Nyoman Sucipta,Mp. : Dr. Sakabawa,SH.
10
2. Dewan Kehormatan ARDIN Provinsi Bali: a. Ketua
: Nyoman Dana Asmara
b. Anggota
: Sakabawa,SH. : Ir. Nyoman Sucipta,MS. : DR. ING. Ir. Made Merha. : Nyoman Widisila, SE
3. Dewan Penggurus ARDIN Provinsi Bali a. Ketua
: Ir. Made Ardana.
b. Ketua I
: Ir. Yogi Yasa Wedha,MM.
c. Ketua II
: Ketut Suwitra,SE.
d. Ketua III
: Ir. Pande Made Budiana.
e. Ketua IV
: Ir. Anak Agung Ayu Putri.
f. Ketua V
: Drs. Ida Bagus Gede Purnamabawa.
g. Sekretaris Umum
: DR.Ir. I Wayan Jondra,M.Si.
h. Sekretaris I
: Ir. Nyoman Arinatha.
i. Sekretaris II
: Ida Ayu Badjri.
j. Sekretaris III
: Sang Putu Putrayoga,SH.,MM.
k. Bendahara Umum
: N. Budi Arjana.
l. Bendahara I
: Ir. K Rawi Adnyani.
m. Bendahara II
: drh. Pande Made Wiadnya.
n.
Bendahara III
: I Gst Bgs Damara,SE.,SST.Par.,M.Hum.
4. Penggurus Biro-Biro Organisasi a. Biro Organisasi dan Keanggotaan Ketua
: Ir. I Gusti Made Subasga.
Wakil Ketua
: Komang Alit Suarsa,SP.
b. Biro Hukum dan Advokasi Ketua
: I Nengah Nurlaba,SH.
Wakil Ketua
: I Wayan Kastawa,SE.
c. Biro Perdagangan Barang Pemerintah dan Swasta
11
Ketua
: I Nyoman Kanda,SE.
Wakil Ketua
: I Ketut Suada.
d. Biro Distribusi dan Keagenan Ketua
: Ir. Ketut Rai Mahajony.
Wakil Ketua
: Ni Made Warti,SE.
e. Biro Bisnis dan Lintas Provinsi Ketua
: Ir. Ketut Panca Wirawan.
Wakil Ketua
: Sang Ketut Alit Suarmyasa,SE.
Wakil Ketua
: Ni Putu Dewi Juliantari,SE.
f. Biro Bisnis Ekspor dan Impor Ketua
: Dirgo Witono.
Wakil Ketua
: Ir. Nengah Aryanta
g. Biro Pendidikan dan Pelatihan Ketua
: Ir.N Seniartha Prawita
Wakil Ketua
: I Wayan Gede Sukarata
h. Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar Lembaga Ketua
: Drs. I Gst Wayan Rawan
Wakil Ketua
: Made Arya Sentosa
i. Biro Bina Pasar Ketua
: Ir. Putu Suharto
Wakil Ketua
: Made Suardika Dwipayana
j. Biro Dana dan Pembiayaan Ketua
: Dra. Made Sarwati
Wakil Ketua
: I Made Wakhia
Dewan Kehormatan
KETUA UMUM BSAP
Dewan Pertimbangan
Sekretaris Umum
Bendahara Umum
Sekretaris I, II & III
Bendahara I, II & III
Ketua I
Ketua II
Ketua III
Ketua IV
Ketua V
Bidang Organisasi & Keanggotaan
Biro Pengadaan Barang Pemerintah
Biro Hukum & Pelatihan
Biro Eksport, Import & Keagenan
Biro Sumber Dana & Pembiayaan
Biro Transportasi & Pergudangan
Biro Distribusi Biro Bina Pasar
Biro Promosi & Humas
KETERANGAN : --------------------------- Garis Koordinasi Garis Komando Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali 12
13
2.3
Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali Periode 2008-2013 Uraian Tata Kerja Kepenggurusan ARDIN Provinsi Bali Periode 2008-2013 antara lain sebagai berikut ini: 1. Ketua Umum Ketua Umum bertugas dan berkewajiban untuk: a) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan seluruh perangkat organisasi sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Program Kerja ARDIN, serta hasil-hasil Musyawarah Daerah VI ARDIN Provinsi Bali. b) Bertindak mewakili organisasi baik kedalam maupun keluar. c) Mengambil segala upaya, langkah, tindakan dan kebijakan yang dipandang perlu untuk kepentingan organisasi sesuai dengan ketentuan organisasi. d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya didampingi sekretaris umum
dan dibantu oleh seluruh
perangkat organisasi. e) Bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan seluruh aktifitas dan tindakan organisasi kepada forum Musyawarah Daerah. 2. Ketua- Ketua Ketua-Ketua bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Bertindak mewakili Ketua Umum apabila Ketua Umum berhalangan dan atau jika diperlukan. c) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina,
dan
mengembangkan organisasi di wilayah tertentu dan kompartemen-kompartemen tertentu.
14
d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya didampingi wakil Sekretaris Umum dan dibantu oleh perangkat organisasi dalam lingkup kerjanya. e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 3. Sekretaris Umum Sekretaris Umum bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu
dan
mendampingi
Ketua
Umum
dalam
melaksanakan tugas dan kewajibannya. b) Mengelola, membina dan mengembangkan administrasi dan manajemen organisasi serta kesekretariatan. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 4. Sekretaris-Sekretaris Sekretaris-Sekretaris bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu Sekretaris Umum dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. b) Mewakili Sekretaris Umum apabila Sekretaris Umum berhalangan dan atau jika dibutuhkan. c) Mendampingi Wakil-Wakil Ketua dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 5. Bendahara Umum Bendahara Umum bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu dan mendampingi tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Mengakomudir, menggalang, mengelola dan mengamankan sumber-sumber dana dan aset organisasi. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
15
6. Bendahara-Bendahara Bendahara-Bendahara bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. b) Bertindak mewakili Bendahara Umum apabila Bendahara Umum berhalangan dan atau jika diperlukan. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 7. Kompartemen-Kompartemen Kompartemen-Kompartemen bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu Ketua Umum/Ketua/Koordinator kompartemen masing-masing
dalam
melaksanakan
tugas
dan
kewajibannya. b) Mengelola,
membina,
dan
mengembangkan
program
kompartemen masing-masing. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui Wakil Ketua/koordinator kompartemen masing-masing. 8. Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus bertugas dan berkewajiban untuk: a) Membantu Ketua Umum dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. b) Mengelola, membina dan mengembangkan programprogram lembaga masing-masing. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
16
2.4
Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali Untuk memberikan kejelasan dan ketegasan dari masing-masing pengurus
ARDIN
Provinsi
Bali
dalam
menjalankan
tugas
dan
kewajibannya secara garis besar ditetapkan sebagai berikut : 1.
KETUA UMUM : IR. MADE ARDANA a) Mengkoordinir, mengembangkan
mengarahkan, seluruh
membina
perangkat
dan
dan tingkatan
organisasi. b) Mengambil
segala
upaya,
langkah,
tindakan
dan
kebijaksanaan yang dipandang perlu bagi kepentingan organisasi. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Forum MUSDA. 2.
KETUA I : IR. YOGI YASA WEDHA,MM. a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan pelaksanaan sertifikasi bagi anggota ARDIN Provinsi Bali. c) Mengkoordinir,
mengarahkan,
mengembangkan Biro Organisasi
membina
dan
dan Keanggotaan dan
Biro Hukum dan Advokasi d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 3.
KETUA II : KETUT SUWITRA,SE a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum b) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Biro Pengadaan Barang Pemerintah, Biro Distribusi dan Biro Bina Pasar. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
17
4.
KETUA III : IR. PANDE MADE BUDIANA a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Badan Konsultatif ARDIN Bali. c) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Biro Lintas Provinsi dan Biro Bisnis Ekspor Impor. d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 5.
KETUA IV : IR. ANAK AGUNG AYU PUTRI a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Biro Pendidikan dan Pelatihan, Biro Promosi dan Hubungan antar Lembaga. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 6.
KETUA V : DRS. IDA BAGUS PURNAMABAWA a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum. b) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Koperasi BinARDIN Bali. c) Mengkoordinir,
mengarahkan,
membina
dan
mengembangkan Biro sumber dana dan pembiyaan. d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 7.
SEKRETARIS UMUM : DR. IR. I WAJAN JONDRA,M.SI a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi dan manajemen Organisasi,
Kesekretariatan,
Keanggotaan,
Informasi,
Personalia dan lain-lain. c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
18
8.
SEKRETARIS I, II dan III : IR. I NYOMAN ARINATHA, IDA AYU
BADJRI,BA,MBA dan SANG PUTU PUTRA YOGA,
SH,MM a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Sekretaris. b) Membantu dan memdampingi Ketua yang membidangi Pembinaan, Kompartemen : -
Biro Organisasi dan Keanggotaan
-
Biro Hukum dan Advokasi
-
Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta
-
Biro Distribusi dan Keagenan
-
Biro Bisnis Lintas Provinsi
-
Biro Bisnis Ekspor Impor
-
Biro Pendidikan dan Pelatihan
-
Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar Lembaga
-
Biro Bina Pasar
-
Biro Sumber Dana dan Pembiayaan
c) Bertanggungjawab dan mepertanggungjawabkan tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum, melalui Sekretaris. 9.
BENDAHARA : N. BUDI ARJANA a) Membantu tugas-tugas Ketua Umum b) Menggalang/mencari
sumber-sumber
penerimaan,
mengelola, mengadministrasikan dan mengamankan danadana dan asset organisasi. c) Merencanakan, menyusun rencana anggaran penerimaan dan pangeluaran organisasi tahunan. d) Bersama-sam
Ketua
Umum
membuat
persetujuan
penerimaan dan pengeluaran keuangan/kebendaharaan/asset organisasi.
19
e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugastugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum. 10. BENDAHARA I, II dan III : IR. K RAWI ADNYANI, DRH. PANDE MADE WIADNYA dan I.GST MD BGS DAMARA, SE, SST.PAR, M.HUM a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Bendahara Umum. b) Membantu dan mendampingi Ketua yang membidangi Pembinaan Kopartemen : -
Biro Organisasi dan Keanggotaan
-
Biro Hukum dan Advokasi
-
Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta
-
Biro Distribusi dan Keagenan
-
Biro Bisnis Lintas Provinsi
-
Biro Bisnis Ekspor Impor
-
Biro Pendidikan dan Pelatihan
-
Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar Lembaga
-
Biro Bina Pasar
-
Biro Sumber Dana dan Pembiayaan
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugastugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui Bendahara Umum. 11. BIRO ORGANISASI DAN KEANGGOTAAN KETUA
: IR. I GST MADE SUBASGA
WK. KETUA
: KOMANG ALIT SUARSA,SP
a) Meningkatkan sarana dan prasarana kantor, kemampuan dan kinerja personalia, serta kinerja penggurus. b) Meningkatkan kinerja, Lembaga dibawah BPD ARDIN seperti BSAP, Koperasi, serta lembaga lainnya yang terkait dengan keanggotaan.
20
c) Melaksanakan
kegiatan-kegiatan
guna
memupuk
hubungan antar BPD dengan anggota, dikaitan dengan event-event ARDIN 12. BIRO HUKUM DAN ADVOKASI KETUA
: I NENGAH NURLABA,SH
WK. KETUA
: I WAYAN KASTAWA,SE
a) Melakukan advokasi kepada anggota ARDIN yang menghadapi permasalahan hukum, terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa. b) Memantau dan mencari solusi dan memberi masukan terhadap
pelanggaran-pelanggaran
pelakasanaan
pengadaaan barang dan jasa oleh instansi tertentu. c) Membentuk tim pengacara ARDIN, guna memberikan bantuan hukum kepada anggota ARDIN. d) Memberikan tanggapan terhadap perkembangan dalam penerbitan maupun pelaksanaan peraturan perundangundangan pengadaan barang dan jasa. e) Bekerja sama dengan aparat penegak hukum dalam menyikapi
pelanggaran-pelanggaran
hukum
yang
dilakukan oleh para pelaku pengadaan barang dan jasa. f) Merancang MOU dengan pihak kejaksaan, Kepolisian, Komisi Pemberantasan Korupsi, dan Komisi Penyelidikan Persaingan Usaha, guna turut serta dalam upaya penegakan hukum 13. BIRO
PENGADAAN
BARANG
PEMERINTAH
DAN
SWASTA KETUA
: I NYOMAN KANDA, SE
WK KETUA
: I KETUT SUADA
a) Memantau kebutuhan barang dan jasa pemerintah berdasarkan APBD setiap tahun anggaran.
21
b) Memantau pengumuman-pengumuman pengadaan barang dan jasa pemerintah. c) Melakukan pelatihan dan sertifikasi tenaga professional dalam bidang pengadaan barang dan jasa pemerintah. d) Melakukan pelatihan guna meningkatkan profesionalisme anggota, guna menyasar pengadaan barang pemerintah maupun swasta. e) Melaksanakan expo/pasar murah bagi anggota ARDIN. f) Melakukan pendekatan dan sosialisasi keberadaan anggota ARDIN dengan membawa dan menjelaskan buku DRP ARDIN. g) Melakukan sidak pelaksanaan pekerjaan pengadaan barang dan jasa oleh anggota ARDIN. h) Melakukan registrasi pengalaman kerja yang telah dilakukan oleh anggota ARDIN Bali 14. BIRO DISTRIBUSI DAN KEAGENAN KETUA
: IR KETUT RAI MAHAJONY
WK. KETUA
: NI MADE WARTI,SE
a) Membina anggota ARDIN yang berminat dalam bidang distributor dan keagenan, dengan melakukan kerja sama dengan pabrik atau distributor. b) Menghadiri expo-expo kelas nasional dan internasional di dalam negeri, guna menjajagi peluang distributor dan keagenan, kemudian mendistribusikan informasi yang diperoleh. 15. BIRO BISNIS LINTAS PROVINSI KETUA
: IR. KETUT PANCA WIRAWAN
WK. KETUA I
: SANG KETUT ALIT SUARMAYASA,SE
WK. KETUA II
: NI PUTU DEWI JULIANTARI,SE
a) Studi Banding b) Melaksanakan Bisnis forum
22
c) Memetakan potensi Bali dalam hal perdangangan antar provinsi 16. BIRO BISNIS EKSPOR IMPOR KETUA
: DIRGO WITONO
WK. KETUA
: IR. NENGAH ARIYANTA
a) Mencari informasi peluang ekspor baik melalui mas media, maupun internet. b) Melaksanakan pelatihan proses dan pengelolaan ekspor impor. 17. BIRO PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KETUA
: IR. N SENIARTHA PRAWITA
WK. KETUA
: WAYAN GEDE SUKARATA
a) Bekerja
sama
dengan
biro-biro
yang
lain
guna
melaksanakan pelatihan, yang dibutuhkan oleh masingmasing biro guna meningkatkan kinerja anggota dan pengurus ARDIN. b) Melakukan penyuluhan bekerja sama dengan kantor pajak. c) Melakukan pelatihan tentang entrepreneurship. d) Melaksanakan penyuluhan rohani guna menunjang etitude anggota ARDIN. e) Melakukan pelatihan kewirausahaan bagi para lulusan baru perguruan tinggi guna menekuni bisnis pengadaan barang dan jasa. 18. BIRO PROMOSI, PUBLIKASI DAN HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA KETUA
: DRS. I GST WAYAN RAWAN
WK. KETUA
: MADE ARYA SENTOSA
a) Melakukan release terhadap kegiatan-kegiatan ARDIN melalui media masa. b) Melaksanakan diskusi bulanan, dengan membahas topiktopik up-to-date, yang berkaitan dengan pengadaan barang
23
dan jasa, dengan mendatangkan pakar dari perguruan tinggi atau praktisi. c) Membina
hubungan
lembaga/organisasi,
baik
yang
harmonis
antar
lembaga/organisasi
sejenis,
maupun organisasi lainnya yang setingkat. 19. BIRO BINA PASAR KETUA
: IR. PUTU SUHARTO
WK. KETUA
: MADE SUARDIKA DWIPAYANA
a) Melaksanakan promosi bersama anggota ARDIN. b) Memberikan award kepada instansi yang paling banyak melakukan tender secara terbuka dan jelas sesuai peraturan yang berlaku. c) Memberi kesempatan kepada para distributor untuk memajang iklan dan sample produknya di kantor BPD ARDIN Bali 20. BIRO SUMBER DANA DAN PEMBIAYAAN KETUA
: DRA. MADE SARWATI
WK. KETUA
: I MADE WAKHIA
a) Melakukan
upaya-upaya
konsorsium
antara
anggota
ARDIN guna menunjang daya saing anggota ARDIN. b) Melakukan kerja sama dengan lembaga-lembaga keuangan guna menunjang kinerja anggota ARDIN. c) Melakukan pelatihan perdagangan bursa efek.
2.5
Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali Maksud dan tujuan perkumpulan ARDIN Provinsi Bali pada bidang pembinaan kesamaan profesi yaitu: 1. Menghimpun, membina dan mengembangkan potensi para penggusaha rekanan pengadaan barang/jasa dan distributor menjadi lebih tangguh, professional dan mandiri.
24
2. Mengembangkan jiwa dan semangat patriotisme dalam berusaha yang berintikan moral, etika bisnis dan norma luhur bangsa Indonesia. 3. Mewujudkan tatanan perekomonian nasional dengan iklim usaha yang sehat, dinamis, dan demokratis. 4. Berperan serta secara aktif mensukseskan pembangunan ekomoni bangsa yang kuat dan berdaya saing tinggi dalam suatu tatanan ekomoni pasar dalam percaturan perekonomian global.
BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM
3.1
Pengertian Sistem Pada awalnya, kata sistem berasal dari bahasa latin yang disebut dengan systēma dan juga berasal dari bahasa yunani yang disebut dengan sustēma. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi yang memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Didalam
sebuah
sistem
terdapat
beberapa
elemen
yang
membentuknya. Elemen tersebut terdiri dari tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik. Pengertian dari masing-masing elemen yang membentuk sebuah sistem tersebut antara lain sebagai berikut: a) Tujuan merupakan suatu hal yang utama dalam sebuah sistem karena semua sistem pastinya memiliki tujuan (goal). Tujuan dalam sebuah sistem untuk menjadi motivasi yang mengarahkan agar sistem tersebut dapat mencapai suatu tujuan yang ingin dicapainya dan tanpanya suatu tujuan dalam sebuah sistem akan menjadikan sistem tersebut tak terarah dan tak terkendali. b) Masukan (input) dalam sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem dan dijadikan bahan untuk dapat diproses. Masukan ini dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tak berwujud (tidak tampak secara fisik).
25
26
c) Proses dalam sistem merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan mejadi keluaran yang berguna dalam sebuah sistem. Contoh dari proses sebuah sistem adalah suatu tindakan yang dapat meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data. d) Keluaran (output) dalam sistem merupakan hasil akhir dari proses yang dilakukan dalam sebuah sistem. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan baik laporan harian, mingguan, bulanan maupun tahunan dan lain sebagainya. e) Mekanisme pengendalian (control mechanism) dalam sistem diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) dari keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuan dari mekanisme pengendalian ini adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuannya.
3.2
Pengertian Data dan Informasi Dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003), secara konseptual data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak mempunyai pengaruh secara langsung kepada pemakainya. Data pada umumnya dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio dan video yang memiliki arti sebagai berikut: a) Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya data yang menyatakan tanggal, jam atau menyatakan nilai mata uang. b) Teks adalah sederetan huruf, angka dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel Koran.
27
c) Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain. d) Audio adalah data dalam bentuk suara. Contoh data audio antara lain instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemericik air, detak jantung. e) Video merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabdikan suatu kejadian atau aktivitas.
Sedangkan informasi menurut McFadden, dkk (1999) yang tercantum dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Dua orang insinyur listrik yaitu Shannon dan Weaver melakukan pendekatan secara matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke, 1992). Menurut mereka, informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Sedangkan menurut Devis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
3.3
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
28
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi memiliki beberapa komponen didalamnya yaitu Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Prosedur, Orang, Basis Data, dan Jaringan Komputer atau Komunikasi Data. Komponen-komponen sistem informasi antara lain: a) Perangkat Keras (hardware) adalah peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. b) Perangkat Lunak (software) atau program adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. c) Prosedur
adalah
sekumpulan
aturan
yang
dipakai
untuk
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. d) Orang merupakan semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. e) Basis Data (database) merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. f)
Jaringan Komputer atau Komunikasi Data merupakan sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersamaan atau diakses oleh sejumlah pemakai.
3.4
Analisa dan Desain Sistem Proses analisa dan desain sistem tidak terlepas dari seseorang yang disebut dengan analis sistem. Analis sistem merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan. Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengembangan sistem. Seorang analis sistem harus memiliki
29
setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal (berkomunikasi dengan orang lain). Dalam proses analisa dan desain sistem harus melalui beberapa tahapan analisa antara lain sebagai berikut :
3.4.1 Data Flow Data flow atau diagram alir program merupakan suatu diagram yang menggambarkan arus logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir. Diagram alir terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi langkah program dan garis alir (flow line) yang menunjukkan urutan dari simbol-simbol yang akan dikerjakan. Daftar dari simbol-simbol dari flowchart antara lain : Tabel 3.1 Simbol-simbol flowchart No 1
Simbol
Fungsi Simbol titik terminal digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari suatu proses.
2
Simbol proses digunakan untuk mewakili suatu
proses
atau
untuk
pengeolahan
aritmatika dan pemindahan data. 3
Simbol
input-output
digunakan
untuk
mewakili data input/output dan menunjukan hasil dari suatu proses. 4
Simbol keputusan (decision) digunakan untuk suatu penyelesaian perbandingan logika kondisi di dalam program.
30
5
Simbol Persiapan (predefined) digunakan untuk pemberian nilai awal suatu variable atau counter.
6
Simbul penghubung (connector) digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama.
7
simbol off-page connector digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda.
8
Simbol proses terdefenisi digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.
9
Simbol display digunakan untuk output yang ditunjukkan/ditampilkan di monitor.
10
Simbol dokumen digunakan untuk menunjukan suatu dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
11
Simbol garis alir (flowline) yang digunakan untuk menunjukkan arus dari suatu proses.
12
Simbol
storage
yang
digunakan
untuk
menyimpan data.
Dari penjelasan mengenai simbol-simbol flowchart dan fungsi dari masing-masing simbol tersebut, maka dapat dibuat alur data flow surat masuk dan surat keluar yang terdapat di ARDIN Provinsi Bali antara lain sebagai berikut:
31
a) Data flow Surat Masuk
Mulai
Menerima, mengcopi dan mengagendakan surat masuk
Surat yang telah diagendakan
2
5
Surat yang telah diagendakan
Surat yang telah diagendakan & telah diberi keputusan oleh pengurus
Melakukan pengarsipan surat pada box surat masuk
Melakukan pengarsipan surat pada box surat masuk
Selesai 1
Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi
Data flow surat masuk pada bagian administrasi di kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugas-tugas sebagai berikut : 1.
Menerima, mengcopi dan mengagendakan surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk.
2.
Setelah itu mengirim surat yang telah diagendakan kepada bagian sekretaris eksekutif.
3.
Menerima kembali surat tersebut untuk diarsip ke box surat masuk.
32
Data flow surat masuk pada bagian sekretaris
eksekutif di kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugastugas sebagai berikut : 1.
Menerima surat yang telah diangendakan oleh bagian
administrasi
untuk
dipelajari
dan
memberikan keputusan apakah surat tersebut perlu dikirim ke bagian pengurus inti atau tidak. 2.
Jika perlu untuk dikirim ke bagian pengurus inti maka surat yang telah diangendakan tersebut dikirim ke bagian pengurus inti tapi jika tidak maka
bagian
sekretaris
eksekutif
mengirim
kembali kebagian administrasi untuk dilakukan pengarsipan ke box surat masuk.
33
3.
Menerima surat yang dikirim dari bagian pengurus inti yang akan dipelajari kembali dan melakukan penyusunan draf keputusan yang dilakukan oleh pengurus inti, misalnya untuk membuat surat balasan
ataupun
melaksanakan
keputusan-
keputusan lain dari surat tersebut sesuai dengan kebijaksanaan pengurus inti. Setelah itu bagian sekretaris eksekutif mengirim kembali surat yang telah diangendakan dan diberikan keputusan oleh bagian pengurus inti untuk dilakukan pengarsipan ke box surat masuk. 3
Surat yang telah diagendakan
Membaca & memberikan keputusan
Surat yang telah diagendakan & telah diberi keputusan oleh pengurus
4
Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti
34
Data Flow surat masuk pada bagian pengurus inti di kantor ARDIN Provinsi Bali adalah hanya menerima surat yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif untuk dipelajari dan diberikan keputusan mengenai surat masuk tersebut dan setelah itu kirim kembali kebagian sekretaris eksekutif untuk ditindaklanjutin kembali berdasarkan keputusan yang diberikan oleh bagian pengurus inti.
b) Data flow Surat Keluar Data flow surat keluar dimulai oleh bagian sekretaris eksekutif yang memiliki tugas-tugas sebagai berikut: 1.
Membuat draf untuk surat keluar dan memberikan keputusan apakah draf surat keluar tersebut harus diperiksa oleh bagian pengurus inti atau tidak.
2.
jika diperiksa, harus mengirim draf kepada bagian pengurus inti dan menerima kembali hasil koreksi dari draf tersebut untuk disusun kembali.
3.
Jika draf yang sudah disusun ulang sesuai dengan draf koreksi dari pengurus inti perlu dikoreksi lagi oleh bagian pengurus inti, maka draf tersebut harus dikirim kembali kebagian pengurus inti. Hal tersebut terjadi berulang-ulang sampai draf yang dibuat tidak perlu dikirim lagi ke bagian pengurus inti.
4.
Jika draf tersebut sudah benar dan tidak perlu dikoreksi kebagian pengurus inti, maka draf tersebut dikirim kebagian administrasi untuk dilakukan pengetikan ulang sesuai format bagian administrasi,
pemberian
nomer
pengiriman dan pengarsipan.
surat
keluar,
35
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian sekretaris eksekutif dapat digambarkan dalam data flow seperti dibawah ini. 3
Mulai
Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi
Membuat draf untuk surat keluar
Menerima draf yang sudah dikoreksi dan menyusun kembali sesuai draf yang dikoreksi
Draf surat keluar yang tercetak
Draf surat keluar yang tercetak dan terkoreksi
Perlukan untuk konsultasi ke bagian pengurus?
Iya
Perlukan untuk konsultasi ke bagian pengurus?
Tidak 1
Iya
Tidak
4
2
Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif
Data flow surat keluar bagian pengurus inti memiliki tugas untuk melakukan pemeriksaan draf surat keluar yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif dan setelah melakukan pemeriksaan. Draf yang telah diperiksa,
36
dikirim kembali ke bagian sekretaris eksekutif yang dapat digambarkan seperti data flow dibawah ini. 1
4
Draf surat keluar yang tercetak dan terkoreksi
Draf surat keluar yang tercetak
Menerima dan melakukan koreksi ulang
Menerima dan melakuka n koreksi
Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi
Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi
3
Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti Data flow surat keluar bagian administrasi memiliki tugas untuk menerima draf yang telah melakukan proses pemeriksaan dari bagian sekretaris eksekutif. Bagian administrasi melakukan pengetikan ulang sesuai format yang
berlaku
berdasarkan
draf
yang
diterimanya,
memberikan nomer surat keluar, melakukan pengiriman baik secara personal atau melalui kantor pos dan juga melakukan pengarsipan ke box surat keluar. Proses data
37
flow bagian administrasi dapat digambarkan seperti data flow dibawah ini.
2
Draf surat keluar yang tercetak dan terkoreksi
Melakukan pengetikan, pemberian nomer surat keluar, pengiriman, dan pengarsipan surat keluar
Selesai
Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi
3.4.2 Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan antara satu dengan yang lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. Adapun data flow diagram yaitu: 1.
Menurut Yourdan dan DeMarco
Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco
38
2.
Menurut Gene dan Serson
Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson
Masing-masing komponen yanga ada pada data flow diagram yaitu: 1.
Terminator Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator: a. Terminator luar (source) merupakan terminator yang menjadi sumber. b. Terminator Tujuan (sink) merupakan terminator yang menjadi tujuan data/informasi sistem. Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi,
departemen
di
dalam
organisasi,
atau
perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya dan biasanya menggunakan kata benda, contohnya seperti bagian penjualan, dosen, mahasiswa. Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator yaitu: a. Terminator
merupakan
bagian/lingkungan
luar
sistem. Alur data yang menghubungkan terminator dengan
berbagai
proses
sistem,
hubungan sistem dengan dunia luar.
menunjukan
39
b. Profesional sistem tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi atau prosedur yang berkaitan dengan terminator. c. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD. 2.
Proses Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama
untuk
menjelaskan
sedang/akan
proses/kegiatan
dilaksanakan.
Pemberian
apa
nama
yang proses
dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek). Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses: a. Proses harus memiliki input dan output. b. Proses
dapat
dihubungkan
dengan
komponen
terminator, data store atau proses melalui alur data. c. Sistem/bagian/devisi/departemen
yang
sedang
dianalisis oleh professional sistem digambarkan dengan komponen proses. 3.
Komponen Data Store Komponen
ini
digunakan
untuk
membuat
model
sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan, seperti
file
atau
database
yang
berkaitan
dengan
penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. 4.
Alur Data Alur
data
digambarkan
dengan
anak
panah,
yang
menunjukan arah menuju ked an keluar dari suatu proses.
40
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Alur data perlu diberikan nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda.
Dalam DFD, ada beberapa levelisasi antara lain sebagai berikut: 1.
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses tunggal dan menggambarkan ruang lingkup sistem. Hal-hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dalam satu proses.
2.
Diagram Zero/DFD Level 0 Diagram zero terletak satu level dibawah diagram konteks, yang menggambarkan proses utama dari DFD itu sendiri. Hal-hal yang digambarkan dalam diagram zero adalah proses utama dari sistem, hubungan entity, proses, data flow dan data store.
3.
Diagram Primitif/Rinci Diagram primitif adalah diagram tingkat paling rendah dimana proses-proses yang dapat didalamnya sudah tidak dapat diuraikan. Dari penjelasan di atas dapat dibuat suatu alur data flow
diagram dari sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada asosiasi rekanan pengadaan barang dan distributor Indonesia (ARDIN) provinsi bali. Adapun data flow diagram yang dimaksud adalah:
Login_system Info_akses_login_system Login_system
Input_data_jabatan Input_data_jenis_surat
ADMIN DATA (IT)
Info_akses_login_system
SEKRETARIS EKSEKUTIF
Input_data_user
info_data_jabatan info_data_jenis_surat
Penentuan_tujuan_deposisi
info_data_user Login_system Info_akses_login_system
BAGIAN ADMINISTRASI
P.1 SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR
Info_penentuan_tujuan_deposisi Login_system Info_akses_login_system
Penentuan keputusan Input_data_surat_masuk
Info_penentuan_keputusan
Input_data_surat_keluar
Info_data_surat_masuk Info_data_surat_keluar
Gambar 3.9 Diagram Konteks
41
PENGURUS INTI
42
Gambar 3.10 DFD Level 0
43
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk
3.4.3 Entity Relationship Diagram Hubungan entitas (entity relation diagram) ditemukan oleh Peter Chen dalam buku Entity Relational Model-Toward a Unified of Data. Chen mencoba merumuskan dasar-dasar model dan setelah itu dikembangkan dan dimodifikai oleh Chen dan banyak pakar lainnya. Pada saat itu diagram hubungan entitas dibuat sebagai bagian dari perangkat lunak yang juga merupakan
44
modifikasi khusus, karena tidak ada bentuk tunggal dan standar dari diagram hubungan entitas. Diagram Hubungan Entitas (entity relation diagram) adalah model data berupa notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang menggambarkan hubungan antara penyimpan. Model data ini merupakan sekumpulan cara, peralatan untuk mendeskripsikan data-data yang berhubungan antara data yang satu dengan yang lain, semantiknya, serta batasan konsistensi. Model data pada entity relation diagram terdiri dari tiga komponen yaitu entitas, atribut, dan kerelasian antara entitas. Secara garis besar entitas merupakan obyek dasar yang terlibat dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelasan entitas dan kerelasian yang menunjukan hubungan yang terjadi diantara dua entitas tersebut. Untuk lebih lengkap mengenai arti dari ketiga komponen tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1.
Entitas (Entity) Entitas menunjukan obyek-obyek dasar yang terkait di dalam sistem. Obyek dasar dapat berupa benda, orang atau hal-hal yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Untuk menggambarkan entitas dapat dilakukan dengan mengikuti aturan sebagai berikut: a) Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang. b) Nama entitas dituliskan di dalam simbol persegi panjang. c) Nama entitas berupa kata benda atau kata tunggal. d) Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan makna dengan jelas.
45
Selain itu, nama entitas dapat tersusun atas lebih dari satu kata. Untuk memenuhi aturan penggambaran tersebut, maka sering menggunakan tanda garis bawah/hypen/under score ( _ ) yang dimaksudkan untuk menyatakan beberapa kata dianggap tunggal. Penentuan
entitas
dalam
suatu
sistem
perlu
dilakuakn dengan cermat dan hati-hati karena tidak semua orang,benda atau hal-hal tertentu dapat disebut dengan entitas. Hanya orang, benda, atau hal-hal tertentu yang berhubungan
atau
berkaitan
dengan
sistem
dan
keterangannya yang perlu disimpan dalam basis data saja yang disebut dengan entitas. 2.
Atribut (Atrribute) Atribut sering pula disebut sebagai property yang merupakan keterangan-keterangan yang berkaitan dengan sebuah entitas yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelasan dari sebuah entitas. Untuk menggambarkan sebuah atribut dilakukan dengan mengikuti aturan sebagai berikut: a) Atribut dinyatakan dengan simbol ellips. b) Nama atribut ditulis di dalam simbol ellips. c) Nama atribut berupa kata benda atau kata tunggal. d) Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan makna yang jelas. e) Atribut dihubungkan dengan menggunakan sebuah garis. Sebagaimana dapat terjadi dalam entitas, penamaan atribut juga diusahakan agar mudah dipahami (khusus oleh para pemakai). Nama-nama yang digunakan sebagai atribut juga harus jelas dan menunjukan maknanya. Jika perlu
46
penggunaan tanda garis bawah/ hypen/ under score ( _ ) atau penggunaan singkatan juga diijinkan sepanjang mudah dipahami. 3.
Kerelasian Antar Entitas (Relationship) Kerelasian antar entitas mendefinisikan hubungan antar dua buah entitas. Kerelasian adalah kejadian atau transaksi yang terjadi diantara dua buah entitas yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Kejadian atau transaksi yang tidak perlu disimpan dalam basis data (sekalipun benarbenar
terjadi)
bukan
termasuk
kerelasian.
Aturan
penggambar kerelasian antar entitas adalah sebagai berikut: a) Kelerasian digambarkan dengan simbol belah ketupat. b) Nama kerelasian dituliskan di dalam simbol belah ketupat. c) Kerelasian menghubungkan dua entitas. d) Nama kerelasian berupa kata kerja aktif (diawali dengan me) dan tunggal. e) Nama kerelasian sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas. Entity relation diagram (ERD) untuk sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali dapat dilihat pada (Gambar 3.12)
3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data Database Management System (DBMS) merupakan paket program
(Software)
mengefisienkan
yang
pemasukan,
dibuat
agar
memudahkan
dan
pengeditan,
penghapusan
dan
pengambilan informasi terhadap database. Software yang tergolong
47
kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS. Access, dan lain sebagainya. Sedangkan Model database adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data dalam suatu sistem database. Model data yang paling umum, berdasarkan pada bagaimana hubungan antar record dalam database (Record Based Data Models), terdapat tiga jenis, yaitu: 1.
Model Database Hirarki (Hierarchical Database Model)
2.
Model Database Jaringan (Network Database Model)
3.
Model Database Relasi (Relational Database Model)
Model database hirarki dan jaringan merupakan model database yang tidak lagi dipakai saat ini, karena adanya berbagai kelemahan dan hanya cocok untuk struktur hirarki dan jaringan saja. Artinya tidak mengakomodir untuk berbagai macam jenis persoalan dalam suatu
sistem
database.
Sedangkan
Model
database
relasi
merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan database. Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom disebut item data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan (relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field kunci (Key field) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data. Model database relasi ini dikemukakan pertama kali oleh E.F. Codd, salah seorang pakar dalam bidang basis data dan sering juga model ini disebut Database Relasi. Dalam model basis data terdapat jenis hubungan antar tabel yang definisikan dengan hubungan:
48
1. Satu ke Satu (One to One) Satu ke satu (One to One) merupakan satu record pada entity A ber-relasi paling banyak satu record juga pada entity B dan begitu juga sebaliknya, satu record pada entity B ber-relasi paling banyak satu record juga dengan entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1. 2. Satu ke Banyak (One to Many) Satu ke Banyak (One to Many) merupakan satu record pada entity A ber-relasi dengan beberapa record pada entity B. Sedangkan sebaliknya, setiap record pada entity B berrelasi paling banyak satu record dengan entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak. 3. Banyak ke satu (Many to One) Banyak ke satu (Many to One) merupakan kebalikan dari relasi satu ke banyak, dimana setiap record pada entity A hanya dapat ber-relasi paling banyak 1 record pada entity B. Sedangkan sebaliknya, satu record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak. 4. Banyak ke Banyak (Many to Many) Banyak ke Banyak (Many to Many) merupakan beberapa record pada entity A dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity B. Begitu juga sebaliknya, beberapa record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini
49
disimbolkan dengan huruf M atau N untuk menyatakan banyak.
Dari penjelasan diatas, maka dapat dirancang hubungan entitas (entity relation diagram) serta konseptual dan model basis data sebagai berikut:
Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram)
50
tb_user
tb_jabatan PK
PK
id_user
FK1
nm_user username password id_jabatan
id_jabatan nm_jabatan
tb_surat_masuk PK
id_surat_masuk
FK1 FK2
tgl_surat_masuk dari kepada prihal keterangan upload_surat_masuk id_jenis_surat id_user
tb_jenis_surat PK
id_jenis_surat nm_jenis_surat
tb_tujuan_disposisi PK
FK1 FK2
id_tujuan_disposisi tgl_disposisi id_surat_masuk id_user tgl_balas_disposisi hasil_disposisi
tb_surat_keluar PK
id_surat_keluar
FK1 FK2
tgl_surat_keluar kepada dari prihal keterangan upload_surat_keluar id_jenis_surat id_user
Gambar 3.13 Konseptual Basis Data
51
Dari rancangan ERD dan konseptual basis data, maka struktur tabel pada basis data untuk sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali adalah sebagai berikut:
1. Tabel tb_jabatan Tabel 3.2 tb_jabatan Tipe Data Length Varchar 5 Varchar 50
Keterangan PK -
Tabel 3.3 tb_user Tipe Data Length Varchar 5 Varchar 50 Varchar 50 Varchar 10 Varchar 5
Keterangan PK UNIQUE FK
Tabel 3.4 tb_jenis_surat No Nama Tipe Data Length 1 id_jenis_surat Varchar 5 2 nm_jenis_surat Varchar 50
Keterangan PK -
No Nama 1 id_jabatan 2 nm_jabatan
2. Tabel tb_user
No 1 2 3 4 5
Nama id_user nm_user username password id_jabatan
3. Tabel tb_jenis_surat
52
4. Tabel tb_surat_masuk Tabel 3.5 tb_surat_masuk No Nama Tipe Length Data 1 id_surat_masuk Varchar 5 2 tgl_surat_masuk Datetime 3 dari Text 4 kepada Text 5 prihal Varchar 50 6 keterangan Text 7 upload_surat_masuk Text 100 8 id_jenis_surat Varchar 5 9 id_user Varchar 5
Keterangan PK FK FK
5. Tabel tb_tujuan_disposisi Tabel 3.6 tb_ tujuan_disposisi No Nama Tipe Length Data 1 id_tujuan_disposisi Varchar 5 2 tgl_disposisi Datetime 3 id_surat_masuk Varchar 5 4 id_user Varchar 5 5 tgl_balas_disposisi Datetime 6 hasil_disposisi Text
Keterangan PK FK FK -
6. Tabel tb_surat_keluar Tabel 3.7 tb_ surat_keluar No Nama Tipe Length Data 1 id_surat_keluar Varchar 24 2 tgl_surat_keluar Datetime 3 kepada Text 4 dari Text 5 prihal Varchar 50 6 keterangan Text 7 upload_surat_keluar Text 100 8 id_jenis_surat Varchar 5 9 id_user Varchar 5
Keterangan PK FK FK
53
3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna Desain Antarmuka Pengguna (User Interface Design) atau rekayasa antarmuka pengguna adalah desain untuk komputer, peralatan, mesin, perangkat komunikasi mobile, aplikasi perangkat lunak, dan situs web yang berfokus pada pengalaman pengguna (User Experience) dan interaksi. Tujuan dari Desain Antarmuka Pengguna adalah untuk membuat interaksi pengguna sesederhana dan seefisien mungkin dalam hal mencapai tujuan pengguna atau apa yang sering disebut dengan user-centered design. Desain Antarmuka Pengguna yang baik
dapat
memberikan
penyelesaian
pekerjaan
dengan
menggunakan tangan tanpa menarik perhatian yang tidak perlu terhadap dirinya sendiri. Desain grafis dapat dimanfaatkan untuk mendukung kegunaan. Proses desain haruslah seimbang antara fungsi teknis dan elemen visual (misalnya, model mental) untuk menciptakan sebuah sistem yang tidak hanya bisa beroperasi tetapi juga dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Sehingga dari tujuan dan pejelasan diatas mengenai desain antarmuka pengguna sistem, maka dapat dirancang desain interface sebagai berikut ini: 1. Form Login Form login merupakan form pertama yang akan dilihat oleh para pengguna sistem yang memiliki tujuan hanya pengguna yang memiliki username dan password saja yang dapat masuk kedalam sistem. Username : Password :
LOGIN
KELUAR
Gambar 3.14 Form Login
54
2. Form Data Master Data master pada sistem ini terdapat 3 macam yaitu data master untuk tabel user, data master untuk tabel jenis surat dan data master untuk tabel jabatan.
ID JABATAN :
AUTO NUMBER
Nama Jabatan : SIMPAN
KELUAR
VIEW DATA
DATA GRID
EDIT DATA
DELETE DATA
CETAK DATA
Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan
Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat
55
AUTO NUM BER
ID U S E R : N am a U ser : U sernam e : P assw ord : K ode Jabatan :
S IM P A N
K E LU A R
V IE W D A T A
D A T A G R ID
E D IT D A T A
D E LE T E D A T A
C E T A K D A TA
Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator
3. Form Data Surat Masuk Pada form data surat masuk, rancangan form dipecah menjadi 3 yaitu form memasukan data, menampilkan data, dan form untuk melakukan perubahan data. Form yang dirancang ini berfungsi dan pada digunakan oleh user yang menjabat sebagai staff administrasi.
Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk
56
Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk
Pada form menampilkan data surat masuk ini juga dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan dan percetakan data.
USER LOGIN
USER LOGIN :
ID SURAT MASUK : Tanggal Surat Masuk :
AUTO NUMBER 01/05/2012
Dari :
Kepada :
Prihal :
keterangan :
CARI
UPLOAD SURAT : ID JENIS SURAT :
DATA JENIS SURAT RUBAH
KELUAR
Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk
57
4. Form Tujuan Disposisi Form tujuan disposisi ini dapat berjalan jika user yang masuk kedalam sistem memiliki jabatan sebagai sekretaris eksekutif. Form tujuan disposisi ini memiliki tujuan untuk menyampaikan surat yang masuk ke kantor ARDIN Provinsi Bali kepada pengurus-pengurus inti yang terkait dengan surat itu agar dapat diberika tanggapan/disposisi.
Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk Data grid tersebut memuat segala surat-surat masuk yang terdapat di kantor ARDIN Provinsi Bali. Jika salah satu data diklik maka sekretaris eksekutif diwajibkan untuk mengklik nama-nama yang terdapat di tujuan disposisi dan menyimpan kembali. Secara otomatis surat masuk tersebut akan dapat dibaca oleh pengurus inti yang bersangkutan untuk memberikan disposisinya terhadap surat tersebut.
5. Form Balas/ Disposisi Surat Masuk Form balas/ disposisi surat masuk ini diperuntukan kepada pengurus inti yang terdapat di lingkungan kantor ARDIN Provinsi Bali.
58
Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk
6. Form Data Surat Keluar Form data surat keluar bertujuan untuk menyimpan datadata dari surat yang keluar dari lingkungan kantor ARDIN Provinsi Bali. Pada form ini bertujuan untuk pemberian nomer surat keluar sehingga nomer-nomer surat yang keluar dari kantor ARDIN Provinsi Bali terurut dengan baik. U S E R L O G IN
U S E R L O G IN :
ID S U R A T K E L U A R : T a n g g a l S u r a t K e lu a r :
AUTO NUM BER 0 1 /0 5 /2 0 1 2
D a ri :
Kepada :
P r ih a l :
k e te ra n g a n :
CARI
UPLO AD SURAT : ID J E N IS S U R A T :
D A T A J E N IS S U R A T S IM P A N
KELUAR
Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar
59
Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar
Pada form menampilkan data surat keluar ini juga dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan dan percetakan data.
USER LOGIN
USER LOGIN :
ID SURAT KELUAR : Tanggal Surat Keluar :
AUTO NUMBER 01/05/2012
Dari :
Kepada :
Prihal :
keterangan :
CARI
UPLOAD SURAT : ID JENIS SURAT :
DATA JENIS SURAT RUBAH
KELUAR
Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar
BAB IV PENUTUP
4.1
Kesimpulan Berdasarkan uraian diatas tentang analisa dan desain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, maka dapat disimpulkan dengan bantuan atau pemanfaatan teknologi informasi yaitu sistem yang terkomputerisasi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efesien. Terutama dalam hal pengarsipannya, dimana jika pada suatu saat nanti data-data surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN Provinsi Bali dibutuhkan kembali akan lebih mudah dalam pencariannya dibandingkan dengan pengarsipan yang manual.
4.2
Saran Berdasarkan dengan teori-teori yang dipelajari dalam melakukan pembuatan analisa dan desain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, maka saran penulis agar sistem yang dibangun dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN Provinsi Bali dapat berbasis client server dan web base. Karena dengan sistem yang berbasis client server, sistem tersebut dapat digunakan dalam waktu yang bersamaan oleh para penggunanya dan data-data surat masuk dan keluar pun tersimpan pada satu tempat. Selain itu dengan sistem yang berbasis web base, membuat sistem dapat diakses dari mana saja oleh para pengguna sistem walaupun pengguna tersebut tidak berada di lingkungan kantor ARDIN Provinsi Bali.
60
DAFTAR PUSTAKA
A.S, Rosa dan M. Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
61
