Auditoria a Entidades Publicas

Auditoria a Entidades Públicas

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA DIVISIÓN DE CIENCIAS ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA NOVENO SEMESTRE SEMINARIO

AUDITORIA A ENTIDADES PUBLICAS

INTEGRATES WAGNER OTONIEL, ORDOÑEZ ORDOÑEZ GÓMEZ

200742037

ALMA FABIOLA, XIVIR QUEMÉ

200930380

LUISA MARÍA, VELÁSQUEZ SOTO

200931350

DENNISSE ANAHÍ, CASTILLO HERNÁNDEZ

200930605

WILMER ROBERTO, PÉREZ GÓMEZ

200931063

RUDY ISRAEL, CASIMIRO ELÍAS

200930712

QUETZALTENANGO, FEBRERO DE 2013


INDICE Presentación………………………………………………………………………............. Marco Conceptual Sistema de Auditoria Gubernamental………………… Gubernamental……………………............. …............. Base legal del Control para el Sector Gubernamental………………………… Gubernamental………………………………... ……...

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Responsables del Control Interno y Externo del Sector Gubernamental y sus Funciones…………………………………………………………………………………… Tipos de Auditoría del Sector Gubernamental………………………………… Gubernamental…………………………………………. ………. Normas de auditoría para el Sector Gubernamental……… Gubernamental………………… ………………………… ………………... ... Normas para la Planificación de la Auditoría del Sector Gubernamental……........... Normas para la Ejecución para la Auditoría del Sector Gubernamental…………….. Normas para la Comunicación de Resultados……………………………… Resultados…………………………………............ …............ Normas para el Aseguramiento de C alidad…………………………………………….. Modelo de Dictamen de Auditoría……………………………………………………….. Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental……………………………….. Gubernamental……………………………….. Principios del Control Interno…………………………………………………………….. Elementos del Control Interno……………………………………………………………. Responsables por el Control Interno…………………………………………………….. Tipología del Control Interno……………………………………………………………... Normas Generales del Control Interno Gubernamental……………………………… Gubernamental……………………………….. Normas de Aplicación General…………………………………………….…………….. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General………………............ General………………............ Normas Aplicables a la Administración del Personal……………………….………… Personal……………………….………….. Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Público…………………………… Público………………………………. …. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental…………. Normas Aplicables al Sistema de Tesorería……………………… Tesorería……………………………………… ……………………. ……. Normas Aplicables al Sistema de Crédito Público………………………………… Público……………………………………... …... Anexos……………………… Anexos……………………………………… …………………………… ………………………..……… …………..……………………... ……………... Modelo de Memorándum de Planificación……………………… Planificación…………………………………… ……………...………. ...………. Modelo de Programa de Auditoría……………………………………………………….. Modelo de Informe Gubernamental……………………………………………………… Informe de Auditoría Gubernamental……… Gubernamental……………………… ……………………………… ……………………………. ……………. Conclusiones……………………………………………………………………………….. Bibliografía…………………………………………………………………………………..

9 11 12 14 22 23 24 27 29 33 36 43 46 47 48 52 57 60 68 72 78 82 83 87 90 91 109 110


PRESENTACIÓN Las entidades entidades sean sean públicas públicas o privadas, tienen la necesidad de examinar examinar su situación, en este caso refiriéndose a las entidades públicas el encargado de realizar auditoria gubernamental a los entes mencionados es la Contraloría General de Cuentas de acuerdo con la normativa legal vigente. La máxima máxima autoridad autoridad administrativa, director, gerente, ejecutivo o titular de cada institución del sector público, es responsable de implantar y mantener vigente un ambiente y estructura de control interno y sistemas contables, acorde a las circunstancias y la evolución de la tecnología que promuevan el logro de los objetivos institucionales y gubernamentales, para apoyar el proceso integral de rendición de cuentas en todos los niveles de la organización. La auditoría Gubernamental, va más allá de la tradicional revisión de la ejecución presupuestaria, ampliando sus procedimientos de evaluación hacia la calidad de la gestión en cada entidad del sector público, como medio para garantizar la eficiencia del Estado, por lo que debe evaluar no sólo la parte financiera, sino identificar los riesgos existentes para determinar sus causas y recomendar alternativas que vuelvan a los sistemas operables, auditables y rentables, desde el punto de vista de la confiabilidad y oportunidad de la información. Los servidores públicos tienen la responsabilidad legal de rendir cuentas claras y oportunas de su gestión, basado en las atribuciones y funciones inherentes al cargo desempeñado, sin importar su naturaleza: administrativas, financieras, técnicas, etc. La Contraloría General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la Constitución Política de la República de Guatemala y su Ley Orgánica, así como en la perspectiva dinámica de mejoramiento de la administración pública, ha elaborado el Marco Conceptual del Control, que constituye la guía para la elaboración de las Normas Generales de Control Interno y sistema contable Gubernamental, que deben observarse en todos los entes públicos. Por ello de acuerdo a la debida aplicación de las Normas Generales de Control Interno, y sistemas contables permiten una eficiente gestión y adecuada ejecución presupuestaria, facilitando el ejercicio eficiente de la Auditoría Interna y Externa con evaluaciones imparciales, objetivas, confiables y sobretodo profesionales, como el medio de retroalimentación a las máximas autoridades para la conducción eficiente de sus instituciones.

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MARCO CONCEPTUAL SISTEMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL G UBERNAMENTAL

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MARCO CONCEPTUAL Control del sector gubernamental: Comprende un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales, ejercidas por la Contraloría Contraloría General de de Cuentas, y las Unidades de Auditoría Interna, para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entes públicos, a través de prácticas modernas de auditoría, accionado por profesionales profesionales que que no intervienen en las las actividades u operaciones controladas, con base a Normas de Auditoría del Sector Público no Financiero, técnicas y procedimientos que permitan un enfoque objetivo y profesional, y cuyos resultados se sinteticen en recomendaciones para mejorar la administración pública. Su acción va más allá de la simple revisión de los registros contables y de la gestión financiera pura; abarca la evaluación de los sistemas y los resultados operacionales con base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, con que se han realizado las operaciones, y la actuación de los servidores y administradores públicos en el desempeño de sus funciones. Pretende demostrar no solo que las operaciones y la gestión pública son correctas y ejecutadas con criterios de eficiencia, efectividad, economía, equidad y protección al medio ambiente y dentro del marco legal correspondiente, sino que los efectos que han producido esas acciones en la economía y el bienestar social, son concordantes con la razón de ser de la institución examinada, y guarda relación con las políticas, planes y programas de gobierno.

Objetivos El control del sector gubernamental, tiene como objetivos, informar de una manera profesional e independiente al Gobierno de Guatemala, a la ciudadanía en general y a otros usuarios, sobre los siguientes aspectos: a. Si se han obtenido los objetivos, objetivos, metas, metas, productos productos y beneficios planificados en relación relación a los montos utilizados utilizados en forma eficiente, eficiente, efectiva y económica; b. Si los ingresos recaudados recaudados corresponden corresponden a los niveles proyectados y si están registrados y presentados adecuadamente en los estados financieros. c. Si los entes entes públicos han cumplido con los procedimientos procedimientos legales legales para la contratación, adquisición o venta de bienes y servicios; d. Si el ambiente y estructura de control interno ofrece las seguridades necesarias para el registro, control, uso e información de los activos, derechos y obligaciones 5


e. Si los sistemas integrados han sido diseñados y están operando de acuerdo con las normas internacionales de contabilidad. f. Si los estados financieros y toda información financiera, han sido elaborados y presentados de acuerdo acuerdo a los sistemas integrados, Normas Internacionales de Contabilidad, leyes aplicables a los entes públicos y otros. g. Si el proceso presupuestario, cumplió con todas sus fases, observando las políticas, objetivos, planes, programas institucionales y nacionales. h. Si las responsabilidades ejecutivas y operativas se han desarrollado en el marco de un proceso ágil y transparente, para apoyar la rendición de cuentas en todos los niveles. i. Contribuir al mejoramiento continuo continuo de la administración de los los entes públicos, a través de recomendaciones como resultado de las auditorías realizadas, que constituyan opciones para elevar el grado de eficiencia y eficacia de la gestión gestión gubernamental.

Importancia El control gubernamental, a través de una auditoría profesional e independiente, es importante porque permite: a. Disponer de un mecanismo de apoyo a las acciones de la administración de la institución, para verificar si la adquisición, registro, control, uso e información de los activos, activos, derechos y obligaciones de los entes públicos se han manejado adecuadamente; b. Promover el cumplimiento de los deberes y obligaciones de los servidores públicos, para que rindan cuentas de su gestión en forma transparente, oportuna y pública;

Ámbito de acción Abarca los ingresos, egresos e intereses hacendarios y económicos de los organismos del Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones contempladas en la ley. Se basa en una auditoría moderna y comprende la evaluación de los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, de legalidad, de gestión; así como de sistemas, procesos y métodos de trabajo implantados en los entes públicos.

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a. Independencia de actuación Este criterio tiene que ver con la libertad de la Contraloría General de Cuentas, para actuar conforme al mandato Constitucional de fiscalización, sin sujeción a directrices o interferencias externas de ninguna clase. La Contraloría General de Cuentas como ente rector del control gubernamental del sector Público no Financiero, así como los auditores gubernamentales deben ser independientes y no tener relaciones personales ni institucionales con el ente examinado. Las Unidades de Auditoría Interna para mantener la relación técnica y profesional permanente con la Contraloría General de Cuentas, deben actuar en forma independiente de todas las operaciones, a pesar de su dependencia orgánica de los entes públicos.

b. Confidencialidad Es una actitud relacionada con la reserva de la información que se conozca en el transcurso del proceso de la auditoría, así como los resultados obtenidos previo a agotar los procedimientos técnicos y legales para su divulgación, que asegure que la información que se proporciona a los auditores y a la que tengan acceso, no sea divulgada a otras personas, ni sea utilizada para obtener beneficios particulares o de grupo, ni con fines políticos o de otro tipo. Ningún auditor del sector Gubernamental, por sí o en nombre de la institución, debe anticipar criterios sobre los resultados del examen realizado, a menos que éste se haya terminado y discutido con los responsables del área examinada y con autorización expresa de la autoridad competente.

c. Profesionalismo Es el conjunto de habilidades, destrezas y conocimientos que permiten la práctica de la auditoria gubernamental, de acuerdo a la metodología, leyes, normas y procedimientos establecidos para desarrollar un trabajo de calidad profesional. El profesionalismo se mantiene por medio de la actualización profesional permanente, de los conocimientos técnicos y los cambios en su entorno.

d. Objetividad Es la actitud que permite a los auditores, evaluar y pronunciarse imparcialmente sobre los hechos examinados, con base en la evidencia recabada. 7


Para asegurar una apreciación objetiva de las operaciones que se evalúan, se utilizarán todos los medios disponibles para reunir la evidencia que el caso requiera, para lo cual se basará en hechos reales y no en supuestos, de tal manera que le permita cumplir con su función de ayuda a la administración. e. Actividad multidisciplinaria El ejercicio del Control gubernamental, a través de una Auditoría Moderna, requiere de la participación de profesionales de diversas disciplinas, según la complejidad de las áreas a examinar en un ente público. La conformación de un equipo multidisciplinario es importante, porque de esa manera se pueden evaluar todos los campos, así como los efectos que surjan de la ejecución de las operaciones.

f. Oportunidad Es el cumplimiento de las actividades programadas en la forma lugar y tiempo previamente establecidos, desde la planificación anual hasta la presentación de los informes específicos de cada trabajo y las acciones derivadas de los mismos.

BASE LEGAL DEL CONTROL PARA EL SECTOR GUBERNAMENTAL La Constitución Política de la República La Contraloría General de Cuentas, según el Artículo 232, tiene la potestad de fiscalizar los actos relacionados con el manejo de los fondos públicos, y en general de interés hacendario de los organismos del Estado y entes públicos. En dicha potestad se encuentra inmerso el compromiso de contribuir al mejoramiento continuo de la administración del Estado, a través del control interno y externo del sector público no financiero.

La Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas El mandato constitucional se encuentra desarrollado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y su Reglamento.

Marco legal de la Reforma del Estado Las Leyes, acuerdos y normas que regulan las acciones de modernización del Estado, complementan el marco regulatorio que permite mejorar la administración y gestión del sector Gubernamental.

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Rendición de Cuentas del Estado Los funcionarios que administran los recursos del Estado, deben rendir cuentas de sus actividades según lo establecido en el Artículo 241 de la Constitución Política de la República y leyes respectivas; la obligación de rendir cuentas por cada funcionario, es inherente a la función pública. Asimismo los servidores públicos contemplados en el artículo 4 del Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, también deben rendir cuentas en la forma establecida en la misma.

Interrelación y coordinación entre los Sistemas Integrados y el Sistema de Auditoría del sector Gubernamental. La interrelación operativa entre los sistemas macro con sus propias bases de datos, se basa en el uso de tecnología, en el primer caso para el registro, control e información de las operaciones, y en el segundo caso para auditar los resultados de las operaciones. La coordinación entre los órganos rectores, de los sistemas integrados, y la Contraloría General de Cuentas, ayudará a que todos los sistemas, se encuentren interrelacionados, y faciliten la evaluación y retroalimentación de los mismos.

RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO Y EXTERNO DEL SECTOR GUBERNAMENTAL Y SUS FUNCIONES En términos metodológicos, se definen a los siguientes órganos responsables:

Contraloría General de Cuentas Es el órgano rector del control del sector Gubernamental, y como tal emite las políticas, normas y procedimientos para el funcionamiento del sistema, para uniformar el ejercicio profesional de la auditoría en este sector.

Unidades de Auditoría Gubernamental.

Interna

de

las

entidades

del

sector

Son órganos auxiliares que constituyen el apoyo para la Contraloría General de Cuentas, que actúan con un enfoque de auditoría moderna e independiente, y aplican las Normas de Auditoría correspondientes.

Contadores Públicos Independientes o Firmas Privadas de Auditoría También se definen como órganos auxiliares, ya que realizan funciones de control del sector Gubernamental por delegación de la Contraloría General de. Cuentas, cumpliendo con los lineamientos, normativa

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metodología y de acuerdo a las circunstancias que ameriten su contratación.

Funciones Las funciones de cada uno de los órganos responsables a que se refieren los numerales 11, 12 y 13 anteriores, son las siguientes:

a. De la Contraloría General de Cuentas son: •

•

•

•

•

•

Implementar y mantener un sólido Sistema de Auditoría del sector Gubernamental, independiente de todas las operaciones administrativas y financieras de los entes públicos. Promover en el personal del sector Gubernamental, una clara conciencia de su responsabilidad en el manejo transparente de los recursos públicos. Emitir las Normas de Auditoría para el sector Gubernamental, Control Interno y otras que sirvan de marco de acción obligatorio para el ejercicio de la auditoría profesional e independiente y el mejoramiento del control interno de los entes públicos. Planificar las actividades de auditoría del sector Gubernamental, para cada ejercicio fiscal, en coordinación con los planes anuales de las unidades de Auditoría Interna de las entidades del sector Gubernamental y la contratación de Contadores Públicos y Auditores Independientes y Firmas Privadas de Auditoría. Promover la colaboración y coordinación de esfuerzos entre los responsables de las operaciones y las acciones que promueve la Contraloría General de Cuentas, para el uso eficiente de los recursos disponibles. Diseñar un plan de capacitación y actualización continuos, que garantice la preparación y disposición de profesionales idóneos en los distintos campos de especialización que demanda el Sistema de Auditoría para el sector Gubernamental, a través de la difusión y aplicación de técnicas, procedimientos y mecanismos necesarios para cumplir con la responsabilidad del ejercicio eficiente, eficaz y económico del control gubernamental.

b. De las Unidades de Auditoría sector Gubernamental Sus funciones están reguladas por sector Gubernamental emitidas por la para las instituciones del sector Público obligatoria.

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Interna de las entidades del las Normas de Auditoría del Contraloría General de Cuentas no Financiero y su observancia es


c. De los Contadores Públicos y Auditores Independientes y Firmas Privadas de Auditoría Sus funciones serán reguladas a través de un reglamento específico, de selección y contratación con base en la calidad y experiencia de las mismas, las que deberán ajustarse a las Normas de Auditoría para el sector Gubernamental, que emita la Contraloría General de Cuentas, y aquellas que regulan internacionalmente la profesión.

TIPOS DE AUDITORÍA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL Tipos de auditoría La Contraloría General de Cuentas, las unidades de auditoría interna y auditores independientes, realizarán distintos tipos de auditoría, dependiendo de las circunstancias, necesidades y prioridades establecidas en el Plan Anual de Auditoría, las cuales son:

a. Auditoría Financiera: Evalúa los estados financieros y la liquidación del presupuesto, con el fin de dar una opinión profesional independiente sobre la razonabilidad del contenido de los mismos, incluyendo la revisión de toda la evidencia que sustenta su veracidad. b. Auditoría de Gestión: Evalúa el proceso administrativo y operacional, con el fin de determinar si la organización, funciones sistemas integrados y procedimientos diseñados para el control de las operaciones, se ajustan a las necesidades institucionales, profesionales y técnicas, para promover la eficiencia, efectividad y economía en la conducción de las operaciones y en el logro de los resultados, así como el impacto de los mismos en la comunidad. c.

Auditoría Informática: Evalúa los sistemas de información, para medir la conveniencia y capacidad de los recursos tecnológicos asignados, para la optimización de los procesos de información y toma de decisiones de los entes públicos y la sostenibilidad de los mismos.

d. Auditoría de Obra Pública: Evalúa los proyectos de inversión y fiscaliza las obras públicas finalizadas dentro de los programas establecidos, para medir si los logros alcanzados se ajustan a las especificaciones técnicas y presupuestarias, en el marco de las políticas gubernamentales. e. Examen Especial: Se refiere a la evaluación de aspectos limitados como un rubro de los estados financieros, así como cualquier tema operacional y financiero,y otros que tengan que ve rcon irregularidades y fraudes sobre los recursos del Estado, para establecer las causas de las desviaciones y los montos de la lesión

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patrimonial, de ser el caso, para promover acciones legales, la recuperación y sanción correspondiente.

correctivas,

f. Auditoría Integral: Consiste en un enfoque de trabajo que promueve la interacción de los responsables administrativos y técnicos de las operaciones y los auditores gubernamentales, en la búsqueda de soluciones globales para los males que aquejan individualmente a los entes públicos, y a estos dentro del sector al que pertenecen. g. Auditorías Especializadas, se refieren a metodologías de trabajo que tienen que ver con: la seguridad social, la educación, el servicio de energía eléctrica, la ecología, el medio ambiente y otros trabajos especializados que ayudan a la optimización de los recursos asignados a los entes públicos responsables. Enfoque El enfoque y aplicación de los tipos de auditoría, requieren de la conjugación de esfuerzos del órgano rector y los órganos auxiliares con base a una planificación y coordinación de todos los medios disponibles para ejercer el control gubernamental, a través de la auditoría moderna, profesional e independiente, que garantice una cobertura total del sector Público no Financiero. El trabajo de la auditoría debe enfocarse, tomando como base las características y los elementos que conforman el sector público no financiero, para lo cual es preciso utilizar todos los medios tecnológicos que ayuden a evaluar con la suficiente profundidad los sistemas integrados y los controles a ellos incorporados, así como la calidad de sus resultados.

NORMAS DE AUDITORÍA PARA EL SECTOR GUBERNAMENTAL Son el elemento básico que fija las pautas técnicas y metodológicas de la auditoría gubernamental, porque ayudan a desarrollar adecuadamente un proceso de auditoría con las características técnicas actualizadas y el nivel de calidad requerido por los avances de la profesión. Constituyen un medio técnico para fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultado de su trabajo. Las normas de Auditoría del sector Gubernamental, son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecuten auditorías de carácter interno y externo en todas las entidades del sector público guatemalteco; asimismo, son de observancia general para las firmas privadas de auditoría, profesionales y especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental.

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Objetivos Las Normas para el Sector Gubernamental tienen los siguientes objetivos: a. Uniformar los criterios técnicos y metodologías de trabajo para cada Tipo de auditoría. b. Orientar y fortalecer el ejercicio profesional de la Auditoría del sector Público no Financiero, en las instituciones del sector público. c. Facilitar la supervisión de la metodología del trabajo de auditoría y sus resultados, y definir el grado de responsabilidad de los auditores gubernamentales en los diferentes niveles del proceso de control del sector Público no Financiero. c. Facilitar la evaluación de la eficacia, eficiencia y economía de la administración ejercida en el control del sector Público no Financiero. e. Promover el desarrollo de la Auditoría en el ámbito nacional.

Características Las Normas de Auditoría para el sector Gubernamental, tienen las siguientes características: a. Sirven de guía en el desarrollo de procedimientos de control del sector Público no Financiero y como parámetros para ponderar su eficiencia. b. Su aplicación es indispensable para garantizar un ambiente técnico de trabajo que ofrezca resultados que beneficien y mejoren el control interno institucional. c. Su actualización y mantenimiento obedecen al avance de la profesión, de la tecnología, y el ambiente de modernización del sector público.

Obligatoriedad Las Normas de Auditoría para el sector Gubernamental, constituyen la base teórica del control gubernamental, por lo que son de carácter obligatorio para el órgano rector y los órganos auxiliares que ejercen el control del sector público no financiero.

Mantenimiento y actualización

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Por ser de carácter profesional y técnico, las Normas de Auditoría para el sector Gubernamental, emitidas por la Contraloría General de Cuentas, serán revisadas periódicamente a fin de garantizar su actualización acorde con el desarrollo de los sistemas de administración y los avances tecnológicos, y, a través de sus auditores gubernamentales, vigilará que sean actualizadas oportunamente.

Estructura y contenido de las normas Obedece a los requisitos personales que debe poseer un auditor gubernamental, así como a los tres grandes segmentos del proceso de la auditoría (planificación, ejecución y comunicación de resultados), cuya aplicación es de fundamental importancia para un buen trabajo de auditoría, de acuerdo a los estándares requeridos por la profesión. Las normas de auditoría para el sector gubernamental se clasifican en cinco grupos: 1. 2. 3. 4. 5.

Normas Personales Normas para la planificación de la Auditoría Normas para la Ejecución de la Auditoría Gubernamental Normas de la Comunicación de Resultados Normas para el Aseguramiento de Calidad

NORMAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL

La planificación consiste en desarrollar una estrategia de auditoría, que permita adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría gubernamental, así como identificar lo que se debe hacer, por quién y cuándo. Las normas para el proceso de planificación de la auditoría se dividen en: Plan Anual de Auditoría Gubernamental y Planificación Específica de la Auditoría.

a.

Plan Anual de Auditoría Gubernamental:

La Contraloría General de Cuentas y las unidades de Auditoría Interna del sector gubernamental definirán, dentro de sus actividades generales para cada ejercicio fiscal, un Plan Anual de Auditoría Gubernamental. El Plan Anual de Auditoría del sector Gubernamental, es el documento que define el número de auditorías a realizar dentro del universo de entidades del sector público, durante el período de un año, y será elaborado de acuerdo con las políticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.

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Las Unidades de Auditoría Interna de las dependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan anual de Auditoría Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades y enviar una copiad a la Contraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de Enero de cada año. El Plan Anual de Auditoría Gubernamental debe ser aprobado por las autoridades superiores de la Contraloría General de Cuentas e incorporado al Plan Operativo Anual (POA). El Plan Anual de Auditoría Gubernamental debe ser evaluado periódicamente por quien los ejecuta y los resultados podrán originar modificaciones, previa autorización de las autoridades superiores.

b.

Planificación Específica de la Auditoría:

El trabajo del auditor del sector gubernamental debe ser adecuadamente planificado, para contribuir a realizar auditorías de alta calidad, con base en el conocimiento general de las actividades que desarrolla la entidad auditada, así como los factores que la afecten. La planificación específica de una auditoría, implica desarrollar una estrategia para la ejecución del trabajo, a fin de asegurar que el auditor del sector gubernamental tenga un conocimiento adecuado de la entidad a auditar, que le permita evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. La planificación específica de auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación con los objetivos y metas de los programas institucionales y sectoria les. La información que necesita el auditor gubernamental para realizar la planificación específica de la auditoría, varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. La función de Supervisión, es responsable de asegurar que la planificación específica de cada actividad, incluya los procedimientos mínimos necesarios, para garantizar que se alcancen los objetivos, así como que se enfoque la atención en los sistemas y procesos. La planificación específica se divide en:

a. Familiarización con el ente a auditar: Comprende el conocimiento general de la entidad y el área objeto de examen, a través de la revisión del archivo permanente, los sistemas de información y los procesos operacionales. El auditor del sector gubernamental debe realizar una visita preliminar a la entidad como 15


parte de la preparación de la planificación específica. Toda actividad realizada en esta fase debe quedar documentada en papeles de trabajo, y sustentada con la documentación obtenida.

b. Evaluación Preliminar del Control Interno: La evaluación preliminar es un procedimiento necesario para identificar las posibles áreas críticas, y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría. En el proceso de evaluación del control interno y previo a la aplicación de pruebas de cumplimiento, el auditor gubernamental debe describir y evaluar las principales actividades sustantivas de la entidad, utilizando cualesquiera de los medios disponibles en los manuales respectivos.

c. Elaboración del Memorando de Planificación: Este documento es el resultado del trabajo efectuado durante la familiarización y evaluación preliminar del control interno. El memorando de planificación resume los criterios a ser utilizados por el auditor del sector gubernamental, y sirve de base para definir los objetivos generales y específicos, naturaleza y alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesario que se reflejará en un cronograma de actividades, basado en las posibles áreas críticas detectadas, para las cuales se definirán las muestras para los análisis respectivos.

d. Elaboración de los Programas de Auditoría: Para el análisis de cada área seleccionada, se elaborarán los programas de auditoría respectivos, que representan una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, para obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente para alcanzar los objetivos establecido. Cada auditoría del sector gubernamental, debe disponer de los programas específicos que incluyan objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas y deberán ser archivados como referencia para futuras auditorías. La Planificación Específica debe guardar armonía con los objetivos y lineamientos de las políticas institucionales y del Plan Anual de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.

Aun cuando la planificación específica debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor gubernamental debe estar preparado

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para modificar los planes originales si, durante la aplicación de los procedimientos de auditoría, se encuentra ante circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los cambios significativos deben ser justificadas y documentadas para su aprobación.

c. NORMAS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL. El propósito es orientar la ejecución de la auditoría con base en la planificación específica, a través de la aplicación adecuada de técnicas y procedimientos que permitan obtener evidencia, suficiente, competente y pertinente, para cumplir con los objetivos de cada auditoría. Las normas para la ejecución de la auditoría se dividen en: a) Estudio y Evaluación del Control Interno, b) Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias, c) Actualización del Archivo Permanente, d) Supervisión del Trabajo de Auditoría, e) Obtención de Evidencia Comprobatoria, f) Elaboración de Papeles de Trabajo, g) Propiedad y Archivo de los Papeles de Trabajo, h) Corroboración de Posibles Hallazgos y Recomendaciones, i) Comunicación Acciones Legales y Administrativas ante la Identificación de Hallazgos y j) Solicitud de Carta de Representación.

3.1 Estudio y Evaluación del Control Interno: Comprende la evaluación de la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura de control interno establecido, para determinar su grado de confiabilidad y repercusión en los resultados de las operaciones y la razonabilidad de la información financiera y administrativa. El control interno es un proceso promovido, establecido y supervisado por el cuerpo colegiado más alto (Consejos de administración, Junta Directiva, Concejo Municipal, Directorio), los Ministros, Secretarios, Procuradores, Contralor General, Alcaldes, Gerentes, Directores, etcétera, y observado y aplicado por el personal de la entidad, diseñado para dar

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seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más de los siguientes aspectos: Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y administrativa, y la observancia de las disposiciones legales y reglamentaciones aplicables. En el proceso de la auditoría, el auditor del sector gubernamental debe apoyarse en la evaluación preliminar que realizó y asegurarse que se evalúen como mínimo, los siguientes aspectos: Ambiente y Estructura de Control, Evaluación de Riesgos, Los Sistemas Integrados Contables y de Información, Actividades de Control, así como los mecanismos de Supervisión y Seguimiento.

3.2 Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias: En la ejecución de la auditoría del sector gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. La evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es importante, debido a que los organismos, entidades, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias generales y específicas. Para evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos el auditor del sector gubernamental está obligado a conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por falta de aplicación de la ley y que influyan significativamente en los resultados de la auditoría.

3.3

Actualización del Archivo Permanente:

Todo auditor del sector gubernamental durante el proceso de la auditoría está obligado a actualizar el archivo permanente. El archivo permanente es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras auditorias, por lo que el auditor del sector gubernamental, en cada auditoría, debe recopilar y agregar todos los documentos que permitan mantener actualizado dicho archivo.

3.4

Supervisión del Trabajo de Auditoría del sector Gubernamental:

El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado a efecto de asegurar su calidad técnica y profesional para cumplir con los objetivos propuestos. La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel competente.

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En la auditoría del sector gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor coordinador del equipo de trabajo, el supervisor asignado y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso de la auditoría. Todo supervisor debe dejar constancia y evidencia de su labor, a efecto de evaluar la oportunidad y el aporte técnico al equipo de auditoría, ya que la supervisión es la garantía de calidad del trabajo.

3.5

Obtención de Evidencia Comprobatoria:

El auditor del sector gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto a la entidad auditada. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho específico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella. Por tanto el auditor del sector gubernamental, para fundamentar su opinión profesional y con base en el resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, revisará y decidirá si la evidencia y la información obtenida, cuenta con las siguientes características básicas de calidad:

a) Suficiente: La evidencia será suficiente, cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor gubernamental pueda obtener certeza razonable que los hechos revelado se encuentran satisfactoriamente comprobados. Esta característica debe permitir, a terceras personas, llegar a las mismas conclusiones que el auditor gubernamental.

b) Competente: La evidencia será competente, si es importante, válida y confiable, por lo que el auditor del sector gubernamental deberá evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de estas cualidades. El auditor del sector gubernamental, para cumplir con esta característica, debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes.

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c) Pertinente: La evidencia será pertinente si guarda relación directa, lógica y clara con el hecho examinado. Esta característica obliga a que el auditor gubernamental recopile la evidencia exclusivamente relacionada con los hechos examinados. Para que la evidencia obtenida cumpla con estas tres características, el auditor del sector gubernamental, cuando así lo estime conveniente, deberá, además, obtener de los funcionarios de la entidad auditada, declaraciones por escrito adicionales, para concluir respecto de dichas características.

3.6 Elaboración de Papeles de Trabajo: El auditor del sector gubernamental debe elaborar y organizar un registro completo y detallado de papeles de trabajo, sobre el proceso de auditoría y sus resultados. Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el informe de auditoría, y contienen la evidencia para fundamentar el resultado de la misma. El auditor del sector gubernamental durante el proceso de la auditoría cuidará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar bajo cualquier circunstancia, el carácter confidencial de la información contenida en los mismos.

3.7 Propiedad y Archivo de Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo son propiedad de la Contraloría General de Cuentas, de las unidades de auditoría interna de las entidades del sector público y de las firmas privadas de auditoría, deberán permanecer en el archivo de papeles de trabajo de la institución que corresponda por el tiempo que establece la ley. El encargado de cada auditoría gubernamental, es responsable de integrar y consolidar los legajos de papeles de trabajo, para ser entregados en la sección de archivo de papeles de trabajo de las entidades propietarias de los mismos. Las entidades propietarias de los papeles de trabajo deberán utilizar la tecnología disponible y diseñarán un sistema de archivo que garantice el resguardo y seguridad adecuados de los mismos, para facilitar la consulta y uso en forma ágil. En el caso de las Auditorías Internas de las Instituciones del Estado y la contratación de Firmas Privadas de Auditoría, éstas serán propietarias de

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los papeles de trabajo, y estarán a disposición de la Contraloría General de Cuentas, para consulta y referencia para futuras auditorías.

3.8

Corroboración de Posibles Hallazgos y Recomendaciones:

Los posibles hallazgos identificados deben ser discutidos con los responsables del área evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos, ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las recomendaciones. La aplicación de esta norma le permite al auditor del sector gubernamental confirmar los hallazgos que incluirá en el borrador del informe para la discusión posterior.

3.9 Acciones Legales y Administrativas ante la Identificación de Hallazgos: El proceso de la auditoría, el auditor del sector gubernamental debe establecer las posibles acciones legales y administrativas que se deriven de los hallazgos identificados en la entidad examinada. En el caso de que el Auditor del sector Gubernamental tenga indicios de actos ilícitos u otro tipo de deficiencias procederá de la siguiente forma: a) El auditor gubernamental de la Contraloría General de Cuentas procederá a iniciar los procesos conforme a la ley, ante la autoridad competente según corresponda. b) Los auditores internos de las entidades del sector público procederán a informar de tales actos a la autoridad superior, para que ésta inicie las acciones legales correspondientes, quien además deberá informar a la Contraloría General de Cuentas en un plazo de cinco días. c) Las firmas privadas de auditoría contratadas por la Contraloría General de Cuentas, procederán a informar de tales actos a esta entidad, en un plazo de cinco días, para el inicio de las acciones legales y administrativas que correspondan en cada caso. En el caso de deficiencias y falta de documentación, el auditor del sector gubernamental deberá comunicar a los responsables, a fin de que en un plazo establecido, presenten sus descargos debidamente documentados, para su oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente; caso contrario procederá conforme a la Ley.

3.10 Solicitud de Carta de Representación: El auditor gubernamental designado por la Contraloría General de cuentas, debe obtener una carta de representación de la autoridad superior de la entidad auditada, a fin de corroborar la veracidad y 21


confiabilidad de la información proporcionada durante el proceso de la auditoría. La carta de representación, es el documento por el cual la autoridad superior de la entidad auditada, reconoce haber puesto a disposición del auditor del sector gubernamental la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Si la autoridad superior de la entidad auditada se rehúsa a proporcionarla, dicha situación debe revelarse en el informe de auditoría. En general, normas, no excepto en denuncias o

el proceso de la auditoría de conformidad con las presentes está orientado al descubrimiento de actos ilícitos e irregulares, los casos que la práctica de dichas auditorías corresponda a investigación de dichos actos.

El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental.

d. NORMAS PARA LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Establecen los criterios técnicos del contenido, elaboración y presentación del informe de auditoría del sector gubernamental, asegurando la uniformidad de su estructura, así como la exposición clara y precisa de los resultados. Las normas para la comunicación de resultados se dividen en: Forma Escrita, Contenido, Discusión, Oportunidad en la Entrega del Informe, Aprobación y Presentación y Seguimiento del cumplimiento de las Recomendaciones.

4.1 Forma Escrita: El auditor del sector gubernamental debe preparar informes de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada auditoría. Su preparación debe ser en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, lo que debe coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados. El informe de auditoría en forma escrita tiene como propósito comunicar los resultados del trabajo, para garantizar el entendimiento de su contenido 22


y las acciones correctivas necesarias por parte de los responsables del ente auditado.

4.2 Contenido: Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido que se ha definido en los manuales respectivos. Los informes deben ser presentados de manera objetiva y clara, con suficiente información, que permita al usuario una adecuada interpretación de los resultados. Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe incluir un resumen gerencial que debe contener un extracto que haga referencia a los hallazgos y recomendaciones más relevantes. El cumplimiento con la estructura y contenido que se especifican en el manual de auditoría, es importante para el buen entendimiento de lo que se quiere comunicar.

4.3 Discusión: El contenido de cada informe de auditoría del sector gubernamental debe ser discutido con los responsables de la entidad o unidad administrativa auditada, para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones. La discusión del contenido del informe es responsabilidad del supervisor y encargado designados por la Contraloría General de Cuentas, al trabajo de auditoría, la cual se debe efectuar con los funcionarios responsables de la entidad o unidad administrativa auditada, con el objeto de otorgarles el ejercicio del derecho de defensa de conformidad con las disposiciones legales vigentes. De igual manera deberán proceder el jefe de la unidad de auditoría interna, el supervisor y el auditor interno encargado del trabajo. Por ser los principales responsables de las operaciones, la discusión con las máximas autoridades tiene por objeto obtener el compromiso formal de que van a llevar a la práctica las recomendaciones, delegando a los responsables y asignando los recursos necesarios en un tiempo determinado. Como resultado de la discusión se debe concluir sobre la condición final de los hallazgos y su inclusión e incidencia en el informe definitivo.

4.4 Oportunidad en la Entrega del Informe: Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe emitirse al haber finalizado el trabajo, según los plazos establecidos en el manual de auditoría.

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Para que el resultado de la auditoría del sector gubernamental sea de utilidad, y los responsables tomen las medidas correctivas necesarias para eliminar las causas de los problemas, es importante que el auditor del sector gubernamental cumpla con las fechas establecidas en los cronogramas correspondientes En el caso de hallazgos que ameriten decisiones y acciones inmediatas, el auditor del sector gubernamental debe comunicar los mismos a través de informes parciales. Sin embargo, estos serán incluidos en el informe final, haciendo referencia a las acciones llevadas a cabo.

4.5 Aprobación y Presentación: Todo informe de auditoría gubernamental emitido por la Contraloría General de Cuentas debe ser aprobado y presentado oficialmente por parte del Contralor General de Cuentas. Luego que los informes han sido sometidos al proceso de control de calidad, serán aprobados y se oficializará la entrega de los mismos a la máxima autoridad de la entidad auditada, a los responsables de las áreas involucradas así como a los distintos usuarios que corresponda, acreditando la respectiva recepción. Dentro de la distribución de los informes de auditoría debe incluirse un ejemplar para la Unidad de Auditoría Interna, para su conocimiento y seguimiento de las recomendaciones contenidas en el mismo. En el caso de las unidades de auditoría interna de los entes del sector gubernamental, los informes deberán ser aprobados y presentados oficialmente por el jefe de dicha unidad, ante la máxima autoridad de la entidad que corresponda y enviar una copia de los mismos a la contraloría General de Cuentas para el seguimiento y coordinación de las actividades.

4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones: La Contraloría General de Cuentas, y las unidades de auditoría interna de las entidades del sector público, periódicamente, realizarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos. Los Planes Anuales de Auditoría, contemplarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de cada informe de auditoría emit ido. El auditor del sector gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditoría practicada, debe mencionar los resultados del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditoría gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dará lugar a la aplicación de sanciones por parte de la administración del ente público o por la Contraloría General de Cuentas, según corresponda.

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El seguimiento de las recomendaciones será responsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna de los entes públicos y de la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a lo programado. Las recomendaciones que se encuentren pendientes de cumplir, deberán tomarse en cuenta, para la planificación específica de la siguiente auditoría.

5.

NORMAS PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.

Estas normas aseguran que todos los productos o servicios que brinda la Contraloría General de Cuentas, y las unidades de Auditoría Interna del sector Gubernamental, hayan sido sometidos a un proceso de control de calidad en todas sus etapas. Las normas para el aseguramiento de la calidad se dividen en: Políticas de Calidad, Mejoramiento Continuo, Conciencia de Calidad y Apoyo Externo a la Calidad.

5.1 Políticas de Calidad: La Contraloría General de Cuentas y las Unidades de Auditoría Interna del sector Gubernamental, diseñarán e implementarán políticas y procedimientos que aseguren que los productos o servicios que proporcionan a sus clientes internos y externos, posean el mejor estándar de calidad y satisfagan sus expectativas. La Contraloría General de Cuentas y las unidades de Auditoría Interna del sector Gubernamental para poner en práctica las políticas, diseñarán sólidos procedimientos que garanticen el aseguramiento integral de la calidad en las siguientes áreas:

a. Personal: Para asegurar que el procedimiento de selección y contratación del personal cumpla con los perfiles definidos para cada puesto. Para asegurar que el procedimiento de capacitación sea integral, debe abarcar todos los niveles institucionales, con el fin de elevar el grado de profesionalismo y calidad que brindan. Para asegurar que los procedimientos de asignación, evaluación y promoción se basen en la capacidad demostrada por el personal.

b. Planificación: Para asegurar que los procedimientos de planificación, tanto general como específica, se ajusten a los estándares establecidos en los manuales técnicos respectivos. 25


c. Ejecución: Para asegurar que los procedimientos de ejecución de cada auditoria, culmine con las evidencias suficiente, competente y pertinente de acuerdo a las circunstancias.

d. Informe y Seguimiento: Para asegurar que los procedimientos de elaboración de informes y su seguimiento, culminen con un informe de auditoría en la forma, contenido, claridad y oportunidad debidos.

e. Información Gerencial: Para asegurar que los procedimientos de producción y divulgación de información interna y externa, se ajusten a los estándares y niveles requeridos.

5.2 Mejoramiento Continuo: La Contraloría General de Cuentas y las unidades de Auditoría Interna del sector Gubernamental, permanentemente deberán evaluar y mejorar las políticas y procedimientos para asegurar la calidad en todas sus acciones. Cada unidad administrativa es responsable de evaluar y mejorar constantemente las normas de calidad de sus productos y servicios, a través de la formación de equipos de evaluación permanente.

5.3 Conciencia de Calidad: Todos los auditores del sector gubernamental deben conocer las políticas y aplicar los procedimientos establecidos para el control de calidad institucional. Las máximas autoridades y los niveles ejecutivos de la Contraloría General de Cuentas así como de las entidades del sector público son responsables de promover la aplicación de las políticas y procedimientos de control de calidad, a través de la formación de equipos de trabajo. Cada auditor del sector gubernamental tiene la obligación de proyectar la calidad de los trabajos realizados agregando valor a los procesos de los entes públicos que evalué, a través de recomendaciones que simplifiquen o mejoren los mismos y sirvan como medio para elevar la imagen institucional.

5.4 Apoyo Externo a la Calidad: La Contraloría General de Cuentas, buscará el apoyo de otras entidades fiscalizadoras superiores y de organismos internacionales afines.

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Para evaluar los procesos de calidad implementados, la Contraloría General de Cuentas buscará firmar convenios de asistencia técnica con diferentes instituciones, que le permitan medir la confiabilidad y vigencia de sus procesos de calidad. Así mismo, se proyectará a demostrar que los procesos de calidad implementados cumplen con los requerimientos de Organismos Financieros Internacionales para ser calificada como elegible para practicar auditorías a proyectos financiados por dichos organismos.

MODELOS DE DICTAMEN DE AUDITORÍA FINANCIERA 1. Modelos de conclusión sobre estados de ejecución presupuestaria a nivel individual de entidades de Gobierno Central 1.1 Modelo de conclusión limpia 1.2 Modelo de conclusión con limitaciones 1.3 Modelo de conclusión con salvedades 1.4 Modelo de conclusión con limitaciones y salvedades 1.5 Modelo de conclusión Negativa –con limitaciones y salvedades1.6 Modelo de conclusión Negativa -solo con salvedades-

2. Modelos de dictamen sobre estados financieros del Gobierno Central en su conjunto 2.1 Modelo de Dictamen Limpio 2.2 Modelo de Dictamen con Limitaciones 2.3 Modelo de Dictamen con Salvedades 2.4 Modelo de Dictamen con Limitaciones y Salvedades 2.5 Modelo de Dictamen Negativo –con limitaciones y salvedades2.6 Modelo de Dictamen Negativo -solo con salvedades-

3. Modelos de dictamen sobre estados financieros de Entidades Autónomas, Descentralizadas y Otros Organismos 3.1 Modelo de Dictamen Limpio 3.2 Modelo de Dictamen con Limitaciones 3.3 Modelo de Dictamen con Salvedades 3.4 Modelo de Dictamen con Limitaciones y Salvedades 3.5 Modelo de Dictamen Negativo –con limitaciones y salvedades3.6 Modelo de Dictamen Negativo -solo con salvedades4. Modelo de abstención de opinión

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MODELOS DE CONCLUSIONES SOBRE ESTADOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA PARA ENTIDADES DE GOBIERNO CENTRAL A NIVEL INDIVIDUAL. Conclusión limpia Señor (Autoridad Superior de la Entidad, Ministro, Secretario, etc.) (Nombre Completo) (Entidad –nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado el (estados financieros que correspondan) del (Ministerio . . .), correspondiente al período del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., componente de la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental, contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros están libres de errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones contenidas en los estados financieros. También incluye una evaluación de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (nombre de la entidad auditada), para el registro y presentación de la información financiera. Como resultado del trabajo efectuado, concluimos que el (nombres de los estados financieros auditados) de (nombre de la entidad . . . . . . . . .), se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes. Atentamente. Contralor General de Cuentas Lugar y fecha………

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MARCO CONCEPTUAL CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

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GENERALIDADES 1. Definición Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración, Directorio, etcétera), la gerencia y por el personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más de los siguientes grupos: Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables. El control interno incluye: El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas, la protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente en un ente público; medible tanto en lo relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los funcionarios que intervienen en ellos.

2. Objetivos Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso que se r elacionan con: a. La eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los recursos públicos. b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administración y finanzas, diseñados para el control e información de los resultados de las operaciones. c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información que se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado. d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión. e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado.

3. Importancia El control interno es de mucha importancia porque permite:

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a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de administración y finanzas. Contar con la información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable para la toma de decisiones y la rendición de cuentas de la gestión de los funcionarios públicos. c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes. d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economía, en la administración y uso de los recursos públicos. e. Promover el cumplimiento de las políticas dictadas por la máxima autoridad, así como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos programados.

4. Alcance El control interno es institucional y diseñado en forma específica para cada ámbito de especialización funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los sistemas integrados generales y específicos, y todas las operaciones de los entes que conforman el sector público, independientemente de dónde éstas se realicen y de quienes intervengan.

5. Funcionamiento Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que: a. Se establezca en forma sistemática en función de la práctica institucional. b. Se le dote de la tecnología y de los elementos, humanos, materiales y financieros necesarios. c. Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las acciones, puedan ser evaluados. En el diseño e implantación de controles, es necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles.

6. Características Un ambiente y estructura de control interno sólido y efectivo, debe incluir criterios específicos que se relacionan con:

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a. Controles de la legalidad, a través de los cuales sólo se autoricen e inicien operaciones legítimas y apropiadas. b. Controles de la oportunidad, a través de los cuales las transacciones autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron autorizadas. c. Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusión para cometer delitos contra la administración pública. d. Controles gerenciales, por medio de los cuales se evalúe y mida la eficiencia, efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles operacionales, así como el costo frente al beneficio de los controles. e. Controles defectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los riesgos de errores e irregularidades en la ejecución o registro de las operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos. f. Controles prácticos, que sólo se diseñen e implanten medidas de control que obedezcan a un análisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos. g. Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los procesos ya existentes, sino que más bien, sean complementarios y ágiles. h. Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las necesidades. i. Controles específicos, son aquellos diseñados en el detalle necesario, para cubrir todos los ángulos de la operación que se quiere controlar.

7. Limitaciones La falta de planificación e integración de esfuerzos en el diseño e implantación de controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones. La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los servicios del Estado.

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PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento institucional, divididos, por su aplicación, en tres grandes grupos.

8. Aplicables a la estructura orgánica La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la separación de funciones y la asignación de responsabilidad y autoridad, para lo cual se aplicarán los siguientes Principios de Control Interno:

a. Responsabilidad delimitada Permite fijar con claridad el campo de acción de cada funcionario y la autoridad específica para que pueda actuar dentro del ámbito de su competencia.

b. Separación de funciones de carácter incompatible Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operación, dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso.

c. Instrucciones por escrito Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las órdenes y las políticas generales y específicas, dictados por los distintos nivele jerárquicos, así como los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.

9. Aplicables a los sistemas contables integrados Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

a. Aplicación de pruebas continúas de exactitud La aplicación de pruebas continúas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos.

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b. Uso de numeración en los documentos El uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema integrado de administración financiera, permite el control suficiente sobre la emisión y uso de los mismos; además, sirven de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.

c. Uso de dinero en efectivo La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, según las necesidades y facilidades del ente público. Los únicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se deberán realizar a través de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y reposición.

d. Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera.

e. Depósitos inmediatos e intactos Según la tecnología utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestión y de las transferencias hacia la Cuenta Única. Se debe crear mecanismo que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto de las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros, sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.

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En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en operaciones ordinarias.

f. Uso mínimo de cuentas bancarias La aplicación del concepto de Cuenta Única dentro de los sistemas integrados de administración financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos.

g. Uso de dispositivos de seguridad En los entes públicos que dispongan de equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, formando parte de los sistemas integrados de administración financiera, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de comprobación de las operaciones ejecutadas.

h. Uso de indicadores de gestión El uso de indicadores de gestión que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, debe formar parte de los sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión que ayuden a reorientar las acciones, en los casos específicos.

10. Aplicables a la administración de personal La Administración de Personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicarán los siguientes Principios de Control Interno:

a. Selección de personal capacitado Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idóneo, seleccionado bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, y dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de selección sea el más adecuado a los intereses del ente público.

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b. Capacitación continúa Todo ente público deberá programar la capacitación de su personal en los distintos campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda. Los entes públicos deberán coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas, para la programación de la capacitación de su personal, en forma permanente, así como el seguimiento de la aplicación de lo aprendido.

c. Vacaciones y rotación de personal Vacaciones y rotación de personal, generan la especialización de otros servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; además permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Todos los entes públicos, a través de las unidades administrativas respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, así como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento de las operaciones.

d. Cauciones (Pólizas de seguro) Cada ente público, especialmente en las áreas que tienen que ver con el manejo y custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o pólizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten pérdidas innecesarias, y se asegure la recuperación del bien.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan con los siguientes aspectos.

11. El ambiente de control El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, básicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente público, sus políticas, su planificación estratégica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones, etcétera; sus componentes son los siguientes.

a. Filosofía de control interno

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Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administración, de la filosofía de control interno, los valores éticos de sus servidores, los valores corporativos, y las políticas y estrategias para su desarrollo, implantación y actualización permanente.

b. Integridad y valores éticos Se refiere a las políticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores éticos institucionales que regulan la conducta de todo el personal de la organización.

c. Competencia del personal Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.

d. Filosofía administrativa y estilo de operación Se refiere a los criterios técnicos y científicos que regularán el proceso de las operaciones, así como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir con el proceso administrativo, en el marco de una planificación y control operacional, que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro del concepto de empresa en marcha.

e. Estructura organizacional La organización tiene que ver con una adecuada separación de funciones de carácter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de servicio que ésta brinda en el sector al que pertenece. La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecución las funciones del ente público, así como de controlar las mismas.

f.

Funcionamiento de la alta dirección

Dependiendo del tipo de organización del ente, la definición del rol del cuerpo colegiado de más alto nivel (Junta de Directores, Comité de Auditoría, Comité de Finanzas, etcétera.), para que intervenga en las decisiones y conducción de las operaciones es fundamental, así como la creación de Comités que ejecuten y controlen áreas específicas, dentro del proceso administrativo y operacional.

g. Métodos para fijar funciones y autoridad Las políticas y estrategias permitirán definir los métodos que faciliten la asignación de responsabilidades específicas y el establecimiento de la autoridad requerida para la ejecución de las actividades de cada servidor.

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Dichas políticas y procedimientos, deben formar parte de un manual de organización y funciones.

h. Métodos de control gerencial Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herramientas gerenciales para que realicen la supervisión de la ejecución de las operaciones, así como para la evaluación del control interno, las operaciones y sus resultados. La definición, fijación, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, así como los medios de información gerencial, deben quedar claramente establecido y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan oportunamente.

i. Políticas y prácticas de administración de personal Con base en las políticas y estrategias institucionales, la definición de los criterios técnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el grado de eficiencia con que éstas se ejecuten.

j. Influencias externas Los mecanismos de información gerencial deben proveer de los datos necesarios sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislación, crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas internacionales, etcétera, que afecten las operaciones y la práctica del ente público, y que deben ser incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para garantizar la actualización permanente.

12. Evaluación de riesgos Este componente involucra la identificación y análisis de riesgos relevantes, como base para determinar la forma cómo tales riesgos deben ser manejados. La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales; para tal efecto es necesario establecer los siguientes aspectos:

a. Objetivos de control Aparte de ser importante la fijación de objetivos en cualquier actividad, los objetivos de control interno, representan la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos, y proporcionan una base sólida para un control interno efectivo, que se encaminan básicamente a los siguientes

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campos: Objetivos de operación, objetivos de información financiera, y objetivos de cumplimiento de la legislación.

b. Evaluación de riesgos El establecimiento de un proceso de evaluación, mediante el cual se identifiquen, analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte de un buen ambiente y estructura de control interno. Es necesario establecer un proceso suficientemente amplio que tome en cuenta sus interacciones más importantes entre todas las áreas al interior y exterior del ente público. El proceso debe incluir, sin importar la metodología, la estimación de la magnitud o significancia de los riesgos, la evaluación de la frecuencia en que éstos ocurren y el establecimiento de acciones periódicas.

c. Manejo de cambios Esta actividad está enfocada a la identificación de los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles, diseñados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras. Es de vital importancia la identificación de las condiciones que pueden tener un efecto desfavorable sobre los controles internos, así como la seguridad razonable de que los objetivos sean logrados.

13. Los sistemas integrados contables y de información La integración de los sistemas tanto contables como de información es de mucha importancia en el control interno, debido a que integran información de otros subsistemas, y, a través de éstos, se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, así como para realizar evaluaciones específicas. Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional, así como a las operaciones; sus componentes son los siguientes:

a. Políticas Contables La definición de las políticas relacionadas con la contabilización de las operaciones es muy importante, por lo que se debe fijar con claridad, cuándo se reconocen y registran los ingresos y egresos, así como los compromisos del ente público, con relación a los presupuestos asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema Integrado de Administración Financiera.

b. Aplicación de principios contables

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El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de contabilidad, así como los procedimientos que los organismos rectores del SIAF- SAG, han desarrollado para el sector público, y aquellos de origen internacional que sean aplicables a cada ente público, según sus necesidades. El Sistema Integrado de Administración Financiera, incorpora sus propios criterios técnicos para la contabilización e información de las operaciones.

c. Adecuación a las Leyes El proceso de las operaciones debe estar enmarcado en la legislación general para el sector público y aquella que particularmente rige a la institución, además de aquellas que norman el Sistema Integrado de Administración Financiera.

d. Registros Contables La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecución y resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e información dentro del contexto institucional y los distintos niveles de consolidación sectorial y nacional, bajo los criterios técnicos del Sistema Integrado de Administración Financiera.

e. Información periódica La producción de información interna y externa debe ser oportuna y guardar relación con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de acción y la autoridad asignada, así como para el control y agregación, integración y consolidación que realicen otros organismos, con base en la información que produzcan los sistemas integrados de administración y finanzas.

f. Comunicación La producción de información no es suficiente si no se han diseñado los canales de comunicación tanto internos como externos. Estos canales deben informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar la toma de decisiones oportunas y confiables, y la evaluación de la gestión en todos los niveles institucionales, sectoriales y nacionales; la comunicación es de vital importancia para la toma de decisiones oportunas y correctas.

g. Procedimientos de registro Los pasos empleados para registrar y controlar las operaciones, en términos de salvaguarda física y uso adecuado de los recursos, deben constar por

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escrito en un Manual General de Contabilidad, y en particular, para cada ente público o actividad gubernamental. El diseño del Sistema Integrado de Administración Financiera, incluye los procedimientos de registro de las operaciones en forma centralizada en la Base de Datos Central (SIAF-CENTRAL), ubicada en el Ministerio de Finanzas Públicas, la cual se alimenta desde las UDAF´s de cada entidad, vía Internet, por medio del SICOIN WEB.

14. Las actividades de control Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se controlen e informen con base en las necesidades generales y específicas que se desprenden del contexto del ente público y sus sistemas integrados de administración y finanzas, se relacionan con los siguientes aspectos:

a. Necesidad de controlar Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben documentar adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado, creando un marco óptimo para la seguridad e integración de la información, a través de los sistemas integrados de administración y finanzas. La necesidad de controlar se basa, además, en los objetivos institucionales y el grado de autoridad que tiene cada ejecutivo en el proceso de toma de decisiones y rendición de cuentas.

b. Necesidad de informar Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerárquicos, ya que cada uno de ellos necesita información específica para la toma de decisiones en forma oportuna, por lo que los sistemas integrados de administración y finanzas, deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestión administrativa oportuna y eficaz. Los sistemas contables, especialmente, producen información relativamente, útil, por lo que no se puede utilizar para todo; la información es incompleta y puede conducir a juicios equivocados. Especialmente la información financiera, puede decir lo que ocurrió pero no dice lo que va a ocurrir en el futuro, por lo que resulta insuficiente para conducir adecuadamente a un ente público.

c. Sistemas integrados de información

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Todos los sistemas que funcionan en un ente público, se encuentran integrados o entrelazados con las operaciones o con la estructura organizacional, y la tendencia es que, éstos, deben apoyar la implantación de estrategias y como medios efectivos para la realización de las actividades de los entes públicos. La calidad e la información, está ligada directamente con la capacidad de la gerencia, y constituye un verdadero activo institucional, para lo cual debe tener ciertas características como: relevancia en el contenido, oportunidad, actualización, accesibilidad; en la medida en que los sistemas de información apoyen las operaciones, en esa misma medida, se convierten en medio útil de control.

d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar La centralización normativa y descentralización operativa contemplada en el Proyecto denominado Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG), debe tomar en cuenta los elementos sustantivos para que el ente público, adquiera la eficiencia operativa necesaria, fortaleciendo sus controles y agilizando sus acciones. Sin embargo, en la medida de las necesidades y realidades institucionales de cada ente público, se debe procurar que: -

Se integren actividades, información, funciones, procesos, etc.;

-

Se descentralicen procesos, funciones, controles, autoridad, etc.; y,

-

Se desconcentren actividades, informes, supervisión, control, especialmente la autoridad en las distintas actividades, para facilitar el flujo continuo de las operaciones.

e. Fijación de límites de actuación Como soporte de la ejecución de las funciones y el ejercicio de la responsabilidad y autoridad asignadas a un funcionario, los procedimientos deben establecer con claridad cuáles son los límites en su aplicación, tanto al interior como al exterior del ente público. Las grandes actividades operativas dentro de una institución, deben quedar bien establecidas para que se pueda especificar los límites de actuación en lo que se refiere a la autorización, al registro y a la custodia de los bienes.

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f.

Apoyo a la toma de decisiones

Todo esfuerzo de control e información, deben constituirse en un respaldo para el ejecutivo en las decisiones que éste tome, y en el proceso de rendición de cuentas establecido para todos los niveles.

g. Generar historia operacional Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, a más de que la información pueda ser controlada y conservada en los archivos en la medida de las necesidades y con base en las leyes específicas. Los criterios de conservación de la documentación, deben formar parte de las medidas de control interno.

15. Supervisión y seguimiento del ambiente y estructura de control La gerencia debe realizar la supervisión y evaluación sistemática los componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura control interno, la evaluación debe conducir a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover el apoyo la gerencia para su reforzamiento y actualización.

de de los de

Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento:

a. Actividades de supervisión Las actividades cotidianas de supervisión permiten observar si, efectivamente, los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están controlando adecuadamente, a través de la comparación de los resultados, informes preparados al interior y exterior del ente público, registros contra existencias, manejo de riesgos, etcétera, lo cual permitirá detectar indicios de errores, fraudes o algún tipo de irregularidad.

b. Evaluaciones independientes Los objetivos, extensión, enfoque y frecuencia de las evaluaciones, varían de un ente a otro, dependiendo de las circunstancias específicas. Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o instituciones externos, o por profesionales independientes especializados.

c. Informes de deficiencias El proceso de información de las evaluaciones, debe ser dirigido a quienes manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen decisiones para mejorar las debilidades de control interno.

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RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO El control interno representa el contexto institucional. Por ésto, dentro de cada campo de acción, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la ejecución de las funciones.

16.

La Gerencia (Ministros, Directores, Rectores, etcétera)

Por ser el principal responsable de la existencia y mantenimiento del control interno al interior del ente público, la gerencia deberá: a. Diseñar la filosofía de control interno institucional, y una estrategia para su desarrollo a corto, mediano y largo plazos. b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas. c. Disponer el diseño de los procedimientos y las medidas de control interno complementarias, que permitan definir su propio ambiente y estructura de control interno de acuerdo a las circunstancias específicas del ente público, e informar a la Contraloría General de Cuentas. d. Solicitar periódicamente, la evaluación de los logros alcanzados utilizando todos los medios disponibles de control y seguimiento, que permitan mejorar y actualizar el control interno. e. Tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad de riesgos de errores o irregularidades o de uso indebido de los recursos institucionales, y optimizar el control interno.

17.

Ejecutivos financieros

A más de sus funciones típicas del área, deberán exigir la aplicación de las normas y procedimientos de control interno, para apoyar la prevención y detección de informes financieros fraudulentos.

18.

Comité de Auditoría

Este órgano tiene la facultad de cuestionar a la gerencia relacionado con el cumplimiento de sus responsabilidades, además de asegurar que se tomen las medidas correctivas necesarias.

19.

Comité de Finanzas

Contribuye a fortalecer el control interno a través de evaluar la consistencia de los presupuestos con los planes operativos.

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20.

Área jurídica

Contribuye con la revisión de los controles y otros instrumentos jurídicos, con el fin de salvaguardar los recursos.

21.

La Auditoría Interna

La Unidad de Auditoría Interna tiene La responsabilidad de evaluar permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de información, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando su solvencia actual y aquella impuesta por la dinámica necesaria de una organización. Deberán informar oportunamente de cualquier anomalía para que la administración tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los riesgos existentes.

22.

Los funcionarios públicos

Todo servidor público es responsable, en el campo de su competencia, por aplicar las Normas Generales de Control Interno y buscar e informar de nuevos métodos de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su área, así como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su trabajo.

23.

La Contraloría General de Cuentas

Como Órgano Rector del Control Gubernamental, es responsable por establecer las Normas Generales de Control Interno (NGCI) que permitan: a. A cada ente público, definir su propio ambiente y estructura de control interno, basado en la complejidad, el ámbito de las operaciones, y las circunstancias presupuestarias propias de las mismas. b. Asesorar en la implantación de las Normas Generales de Control Interno, así como en la aplicación de las recomendaciones que emita la Unidad de Auditoría Interna y las firmas privadas que sean contratadas, para fortalecer el control interno. c. Evaluar periódicamente la existencia, implantación y actualización de los sistemas operacionales, y el control interno en todos los entes que conforman el sector público.

24.

Los Auditores independientes

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Todo auditor independiente o firma privada de auditores que sea contratada, para que realice trabajos de auditoría en el sector público, es responsable por evaluar el control interno para detectar los niveles de riesgo existentes en todos los elementos del control interno, e informar el resultado de su trabajo, incluyendo las recomendaciones respectivas para mejorar las deficiencias detectadas.

25.

Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)

Contribuyen mediante el establecimiento de requerimientos de control interno, a través del examen directo de las operaciones de la organización.

TIPOLOGIA DEL CONTROL INTERNO Los diferentes tipos de control interno existentes dentro de la administración pública, dependen de las áreas y del momento de su aplicación.

26. Control Interno Administrativo Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión.

27. Control Interno Financiero Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional.

28. Control Interno Previo Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en función de los fines y programas de la institución. Es de suma importancia que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la información a producir.

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Los distintos momentos que deben identificarse y desarrollar sus procedimientos, en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al: control previo, control concomitante y control posterior interno.

29. Documentación del Control Interno El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislación, sistemas, documentación de soporte, información y demás criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten.

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NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

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NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Son el elemento básico que fija los criterios técnicos y metodológicos para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información de las operaciones financieras, técnicas y administrativas del sector público. Constituyen un medio técnico para fortalecer y estandarizar la estructura y ambiente de control interno institucional. Las Normas Generales de Control Interno, son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los entes públicos.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNOL Las normas generales de control interno se clasifican en seis grupos: 1. Normas de Aplicación General 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General 3. Normas Aplicables a la Administración de Personal 4. Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Público 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental 6. Normas Aplicables al Sistema de Tesorería 7. Normas Aplicables al Sistema de Crédito Público

1.

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.

1.1

FILOSOFÍA DE CONTROL INTERNO

La filosofía de control interno, debe nacer de la misión y visión institucionales, así como de los estándares o valores corporativos, que regirán el ambiente de control interno y el comportamiento de los

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funcionarios y de los servidores públicos. La administración de cada entidad pública, debe establecer por escrito, la filosofía de control interno, y la estrategia para su desarrollo, implementación, seguimiento y actualización.

1.2

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio.

1.3

RECTORÍA DEL CONTROL INTERNO

La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del control gubernamental y responsable de establecer las normas generales de control interno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En el contexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno, quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño, implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de control interno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. La jurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye la promoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente y estructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debe coordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental.

1.4

FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS

Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de los

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sistemas operativos, de administración y finanzas. El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y específicas, las políticas nacionales, sectoriales e institucionales, así como las normas básicas emitidas por los órganos rectores en lo que les sea aplicable.

1.5

SEPARACIÓN DE FUNCIONES

Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación.

1.6

TIPOS DE CONTROLES

Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior.

1.7

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El ambiente y estructura de control interno debe ser evaluado de manera continua. En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoría Interna – UDAI-evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos. La Contraloría General de Cuentas, evaluará las acciones de la Unidad de Auditoría Interna –UDAI-, así como el control interno institucional, para garantizar la sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos.

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1.8

CREACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA

Las autoridades superiores son responsables de crear y mantener en óptimo funcionamiento las unidades de auditoría interna. Las autoridades superiores deben crear las unidades de auditoría interna, de acuerdo a la complejidad de las operaciones institucionales y dotarla de los recursos necesarios, para que su gestión contribuya a mejorar la eficiencia y eficacia del control interno institucional. Las autoridades superiores deben velar porque las unidades de auditoría interna se fortalezcan técnica y operacionalmente, para darle sostenibilidad a la función de control, procurando que las unidades de auditoría interna cuenten con los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos, para llevar a cabo su gestión. La Contraloría General de Cuentas, verificará a través de la unidad administrativa correspondiente, las posibles causas de debilitamiento del control interno institucional, y solicitará a las autoridades superiores las explicaciones o justificaciones del caso.

1.9

INSTRUCCIONES POR ESCRITO

La máxima autoridad de cada ente público, debe establecer que toda instrucción emanada por los distintos niveles jerárquicos, sea por escrito y divulgados hasta los niveles necesarios. Las instrucciones por escrito facilitan el entendimiento y aplicación de las mismas y fortalecen el control interno y el proceso de rendición de cuentas institucional.

1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.

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1.11 ARCHIVOS Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos.

2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN GENERAL Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución, para que los sistemas de administración se definan y ajusten en función de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad de funciones y atribuciones mediante la adecuación y fusión o supresión de unidades administrativas, para alcanzar eficiencia, efectividad y economía en las operaciones. En tal sentido, los sistemas de administración general se fundamentan en los conceptos de centralización normativa y descentralización operativa, para lo cual la definición de las políticas, las normas y procedimientos, se centralizará en la alta dirección de cada entidad pública, mientras que la toma de decisiones de la gestión se realizará lo más cerca posible de donde se realizan los procesos de producción de bienes y servicios. Las normas aplicables a los sistemas de administración general se refieren a:

2.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN Las entidades públicas, deben adaptar principios generales de administración, enfoques y tendencias de modernización del Estado, que sean compatibles con el marco legal, los avances tecnológicos y mundiales. La aplicación de los principios generales de administración, debe estar orientada al fortalecimiento de la misión y visión institucionales, y al logro de objetivos y metas establecidos dentro de un marco de

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transparencia, efectividad, eficiencia, economía y equidad de su gestión.

2.2

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LAS ENTIDADES

Todas las entidades públicas, deben estar organizadas internamente de acuerdo con sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operaciones dentro del marco legal general y específico. Cada entidad pública mantendrá una organización interna acorde a las exigencias de la modernización del Estado, que le permita cumplir eficientemente con la función que le corresponda, para satisfacer las necesidades de la ciudadanía en general, como beneficiaria directa de los servicios del Estado. Entre los principios y conceptos más importantes para la organización interna, cada entidad pública, puede adaptar los siguientes:

UNIDAD DE MANDO Este principio establece que cada servidor público debe ser responsable únicamente ante su jefe inmediato superior.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD En función de los objetivos y la naturaleza de sus actividades, la máxima autoridad delegará la autoridad en los distintos niveles de mando, de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo de su competencia para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones que les sean asignadas.

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Para cada puesto de trabajo deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones y responsabilidades, de tal manera que cada persona que desempeñe un puesto, conozca el rol que le corresponde dentro de la organización interna.

LÍNEAS DE COMUNICACIÓN Se establecerán y mantendrán líneas definidas y recíprocas de comunicación en todos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas, evitando la concentración de información en una persona o unidad administrativa.

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SUPERVISIÓN Se establecerán los distintos niveles de supervisión, como una herramienta gerencial para el seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificar riesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad de los procesos.

GERENCIA POR EXCEPCIÓN Cada nivel ejecutivo deberá decidir sobre asuntos que no se puedan resolver en los niveles inferiores, de tal manera que su atención se oriente al análisis y solución de asuntos de trascendencia que beneficien a la institución en su conjunto.

GERENCIA POR RESULTADOS Este enfoque significa establecer objetivos y metas, definir las políticas como guías de acción, preparar planes de corto, mediano y largo plazos en concordancia con los conceptos modernos del presupuesto por programas, dirigir y motivar al personal para ejecutar las operaciones y controlar los resultados de acuerdo al presupuesto específico.

2.3

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se deben establecer y mantener sistemas de información gerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma de decisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y responsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realimenten las acciones de planificación, control y operaciones, que contribuyan con eficiencia a un proceso transparente de rendición de cuentas.

2.4 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.

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2.5

SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

Cada entidad pública debe velar porque se limiten cuidadosamente las funciones de las unidades y de sus servidores, de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas y operativas, de tal forma que cada puesto de trabajo debe tener claramente definido el campo de competencia.

2.6

DOCUMENTOS DE RESPALDO

Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.

2.7

CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS

Cada ente público debe aplicar procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios informáticos. Todo diseño de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas. Los procedimientos de control y uso de los formularios autorizados para sustentar toda operación financiera o administrativa deben contener, cuando sea aplicable, la referencia al número de copias, al destino de cada una de ellas y las firmas de autorización necesarias. En los casos de formularios pendientes de uso con sistemas anteriores a los sistemas integrados los mismos deben ser controlados hasta que hayan sido devueltos e inutilizados, siguiendo los procedimientos establecidos por los respectivos entes rectores.

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2.8 RESPONSABILIDAD POR LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA

JURISDICCIÓN

Y

La máxima autoridad de cada entidad, es responsable por la jurisdicción que debe ejercer respecto de otras instituciones en el ámbito de la centralización normativa y descentralización operativa, para el cumplimiento de las disposiciones emanadas por los entes rectores de los distintos sistemas. La máxima autoridad de cada entidad, debe establecer mecanismos y procedimientos adecuados de control, seguimiento e información, de operaciones descentralizadas bajo su jurisdicción, para que cumplan con las normas de control interno.

2.9

ADMINISTRACIÓN DEL ENTE PÚBLICO

La administración de cada ente público debe basarse en el proceso administrativo (planificación, organización, dirección y control), de tal manera que se puedan comprobar, evaluar y medir los resultados de cada uno de ellos, en el marco de un sistema integrado de información gerencial. En el marco del proceso administrativo la máxima autoridad de las entidades es responsable de dirigir la ejecución de las operaciones con base en los objetivos y metas incluidos en el Plan Operativo Anual (POA), delegando a los distintos niveles gerenciales, para la consecución de los resultados planificados, aplicando mecanismos de control, seguimiento y evaluación.

2.10 FUNCIONAMIENTO DE LA ALTA DIRECCIÓN Como apoyo en la toma de decisiones y conducción de las operaciones de las instituciones, es fundamental la existencia y funcionamiento de la Alta Dirección, independientemente de la forma que ésta se constituya. El rol de la alta dirección (Junta de Directores, Comité de Coordinación, etc.), es guiar y apoyar la ejecución y control de áreas específicas con objetivos precisos que guarden relación con la visión y misión institucionales.

2.11 EMISIÓN DE INFORMES La máxima autoridad de cada ente público debe velar por que los informes internos y externos, se elaboren y presenten en forma oportuna a quien corresponda (Alta Dirección, Entes rectores, Organismo Legislativo y otros). Todo informe tanto interno como externo, debe formar parte del sistema de 57


información gerencial que ayude a la toma de decisiones oportunas, y guarden relación con las necesidades y los requerimientos de los diferentes niveles ejecutivos institucionales y otras entidades.

2.12 PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS La máxima autoridad de cada ente público, debe normar y velar porque la rendición de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque todos los niveles y ámbitos de responsabilidad y contribuya a rendir cuentas públicamente. Los responsables en cada nivel y ámbito de la entidad, deben informar de los resultados cualitativos y cuantitativos de su gestión, ante su jefe inmediato superior. Con base a la información presentada por los responsables, la máxima autoridad de cada entidad debe rendir cuentas públicamente.

3.

NORMAS APLICABLES A LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Se refieren a los criterios legales, técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución pública, para que el sistema de administración de personal se defina y ajuste en función de los objetivos institucionales, para alcanzar eficiencia, efectividad, economía y equidad en las operaciones.

3.1

DETERMINACIÓN DE PUESTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que le permitan determinar la cantidad de puestos de trabajo necesarios. La cantidad de puestos de trabajo necesarios se determina en función del Plan Operativo Anual -POA-como base para la formulación de su presupuesto.

3.2

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que le permitan clasificar los puestos de acuerdo a las disposiciones legales correspondientes. Cada ente público para clasificar los puestos debe observar las disposiciones legales que le apliquen (Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual de Clasificaciones Presupuestarias, Circulares, etc.)

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3.3

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la selección y contratación de personal, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativas aplicables. Cada ente público para seleccionar y contratar personal, debe observar las disposiciones legales que le apliquen (Leyes especificas de Servicio Civil y Reglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual de Clasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)

3.4 INDUCCIÓN PROMOCIONADO

AL

PERSONAL

DE

NUEVO

INGRESO

Y

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que provean de una adecuada inducción al personal de nuevo ingreso, así como al que ha sido promocionado. Cada ente público deberá diseñar un programa de inducción para el personal de nuevo ingreso, así como para aquel que ha sido promocionado a otra categoría. Este programa deberá comprender el conocimiento sobre la institución para la que laborará, así como sus atribuciones y los derechos como servidor público, además de las obligaciones que debe cumplir conforme a la legislación aplicable.

3.5

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

La máxima autoridad de cada ente público es responsable de promover y respaldar la ejecución de programas de capacitación continua para desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal. Toda unidad administrativa responsable de la capacitación institucional de su personal, debe diseñar el programa anual de capacitación, de acuerdo a sus necesidades y considerando el Plan de Capacitación Continua, elaborado por los órganos rectores del Sistema Integrado.

3.6

EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN

La máxima autoridad de cada ente público debe dictar las políticas para evaluar el desempeño del personal, cuyo resultado permita su promoción. Cada jefe de unidad administrativa, deberá evaluar en forma periódica el rendimiento del personal a su cargo, de acuerdo a los Manuales de Funciones. Además, deberá observarse que la evaluación del desempeño

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sea superior a los parámetros establecidos en la programación de las metas presupuestarias.

3.7

CONTROL DE ASISTENCIA

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar la política que permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal. En cada ente público, se establecerán procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los servidores. El control se ejercerá por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal, en concordancia con los sistemas diseñados para el efecto.

3.8 VACACIONES La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar la política que determine la obligación de programar adecuadamente las vacaciones de su personal. Los Jefes de las unidades administrativas de cada institución, conjuntamente con el área encargada de personal, deben elaborar cada año un plan de vacaciones, a fin de no interferir en las funciones designadas a cada puesto de trabajo y por lo tanto, que no obstaculice, la marcha normal de las operaciones y evitar la acumulación de las vacaciones no gozadas.

3.9

ROTACIÓN DE PERSONAL

La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que permitan establecer los procedimientos para una adecuada rotación de personal. Cada entidad pública establecerá, en forma sistemática, la rotación de los servidores vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y recursos de la entidad, para lo cual deberá contar con la información necesaria sobre la capacitación de los servidores, que puedan ocupar los puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones o se han retirado de la institución, con el fin de que éstos, garanticen un buen desempeño en los nuevos cargos.

3.10 PRESTACIONES La máxima autoridad de cada ente público debe dictar las políticas que permitan el cumplimiento de las prestaciones establecidas en las

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disposiciones legales aplicables. Las prestaciones por retiro o en servicio que conforme la ley deben pagarse al personal, se efectuarán por las unidades administrativas responsables ejerciendo el debido control para que las mismas se hagan efectivas en los plazos y montos que correspondan, sustentados con la documentación pertinente, previa aprobación y autorización de los niveles correspondientes.

3.11 MOTIVACIÓN La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas que propicien la estabilidad laboral y el bienestar de sus trabajadores, a través de programas motivacionales. Cada ente público, debe propiciar la elaboración de programas motivacionales, que comprendan: Estabilización laboral, beneficios sociales y recreativos, que coadyuven a mejorar el rendimiento de los empleados y una mayor identificación con la institución.

4.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE PRESUPUESTO PÚBLICO

Se refieren a los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser observados en la metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por el órgano rector, aplicables a cualquier institución pública, dentro del proceso presupuestario, que comprende: la formulación, programación, ejecución, control, evaluación y liquidación en función de las políticas nacionales y los objetivos institucionales.

4.1

FORMULACIÓN

La máxima autoridad de cada ente público, a través de la unidad especializada, debe definir las estrategias, políticas, objetivos y metas institucionales, para la preparación del anteproyecto de presupuesto. Las estrategias, políticas, objetivos y metas institucionales definidos, deben estar acorde a los lineamientos generales de Gobierno, los cuales servirán de base para la realización de la formulación descendente y ascendente que culminará con la programación y elaboración del anteproyecto de presupuesto. Para el caso de las entidades de Gobierno Central deberán observar los lineamientos dictados por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia de la República y para las entidades descentralizadas y autónomas, los que dicte la máxima

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autoridad y otros que les apliquen. Las entidades en cuyos programas participen unidades ejecutoras, debe formular y aperturar su presupuesto a ese nivel y presentarlo en forma consolidada.

4.2

PLAN OPERATIVO ANUAL

La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semana después de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de la calidad del gasto y su impacto en la gestión pública.

4.3 INTERRELACIÓN PLAN OPERATIVO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

ANUAL

Y

Las entidades responsables de elaborar las políticas y normas presupuestaria para la formulación, deben velar porque exista interrelación, entre el plan operativo anual y el anteproyecto de presupuesto. El Ministerio de Finanzas Públicas, la Máxima Autoridad de las entidades descentralizadas y autónomas y SEGEPLAN, deben verificar que exista congruencia entre el POA y el Anteproyecto de Presupuesto, previo a continuar con el proceso presupuestario. Cualquier modificación que se considere necesaria debe comunicarse oportunamente a cada entidad, para que realice los ajustes tanto en el POA como en el Anteproyecto de Presupuesto.

4.4

INDICADORES DE GESTIÓN

La máxima autoridad de cada ente público es responsable porque la unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que permitan medir la gestión institucional. 62


La unidad especializada en coordinación con los entes rectores deben definir los procedimientos que permitan establecer, de acuerdo a los objetivos institucionales, unidades de medida y relaciones financieras que permitan definir técnicamente los indicadores de su gestión.

4.5

ESTIMACIÓN DE LOS INGRESOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe velar porque en su anteproyecto de Presupuesto, se incluyan todas las estimaciones de ingresos y se identifiquen las fuentes de financiamiento. Cada ente público a través de la unidad especializada, es responsable porque dentro del anteproyecto de presupuesto, se incluyan todas las clases de ingresos que se tiene estimado percibir, así como identificar claramente las fuentes de financiamiento y sus montos estimados dentro del ejercicio f iscal.

4.6

PROGRAMACIÓN DE LOS EGRESOS

La máxima autoridad de cada ente público es responsable porque su anteproyecto de Presupuesto se realice utilizando la metodología Programática. Cada entidad a través de la unidad especializada, deberá estructurar el anteproyecto de presupuesto utilizando la técnica de Presupuesto por Programas, identificando claramente las categorías programáticas institucionales y las unidades ejecutoras responsables de cada uno de ellas, así como el destino de los egresos de acuerdo a su fuente de financiamiento.

4.7

REVISIÓN DE LOS ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO

El ente rector del sistema presupuestario y los órganos competentes, deben fijar las políticas para la revisión de los anteproyectos de presupuesto de las entidades bajo s u competencia. Las políticas para la revisión de los anteproyectos de presupuesto, deben definir los procedimientos, alcance y forma de documentar la revisión, de tal manera que quede evidencia de los criterios aplicados y permitan comunicar los resultados de la revisión, para que los entes públicos efectúen las correcciones respectivas .

4.8 CORRECCIONES PRESUPUESTO

A

LOS

ANTEPROYECTOS

DE

La máxima autoridad de cada ente público, dictará las políticas que permitan efectuar las correcciones al anteproyecto de presupuesto

63


recomendadas por el ente rector, tomando como base la prioridad de las actividades sustantivas de la entidad. Estas políticas deben permitir que las correcciones a los anteproyectos de presupuesto, se efectúen dejando evidencia de la participación de todos los responsables de gerencias programas o proyectos, quienes a la vez deben documentar las correcciones efectuadas a lo interno de sus unidades ejecutoras.

4.9

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

La máxima autoridad de cada ente público, debe velar porque el Proyecto de Presupuesto, sea el documento definitivo que ha sido sometido al proceso de corrección. La unidad especializada de cada ente público, es responsable de centralizar y documentar la secuencia cronológica de los cambios efectuados a los anteproyectos de presupuesto por parte de las unidades ejecutoras según las recomendaciones del órgano rector del sistema presupuestario y los órganos competentes, para garantizar que el Proyecto de Presupuesto refleje fielmente los cambios realizados.

4.10 APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PRESUPUESTO La máxima autoridad de cada ente público, debe velar porque su Presupuesto sea aprobado en los plazos establecidos en la Ley, por parte del ente rector u órgano competente y que el mismo sea publicado. La máxima autoridad debe velar porque el presupuesto aprobado oficialmente se publique por los medios respectivos; para el caso de Gobierno Central, el presupuesto es aprobado por el Congreso de la República, y para las entidades descentralizadas y autónomas por parte del órgano competente.

4.11 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA El ente rector u órgano competente debe emitir e informar oportunamente a los entes públicos las políticas para efectuar la programación de la ejecución presupuestaria. Las políticas para la programación de la ejecución presupuestaria deben contener los criterios para elaborar la programación física y financiera anual de acuerdo al presupuesto aprobado, y trimestral de acuerdo al presupuesto modificado. El órgano rector debe proporcionar la asesoría necesaria para su eficaz aplicación.

64


4.12 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

ANUAL

DE

LA

EJECUCIÓN

La máxima autoridad de cada ente público a través de la unidad especializada, debe velar porque los responsables de los programas y proyectos institucionales realicen la programación anual. Los responsables de los programas y proyectos deben realizar la programación anual en forma técnica y de acuerdo a las políticas para la programación de la ejecución presupuestaria, tomando en cuenta la oportunidad para: la producción de bienes y servicios, inicio y avance de obras físicas, adquisición de insumos, personal y recursos financieros, dejando evidencia escrita de los resultados del análisis realizado para fijar el monto de las cuotas de compromiso, devengado y pagado.

4.13 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

TRIMESTRAL

DE

LA

EJECUCIÓN

La máxima autoridad de cada ente público a través de la unidad especializada, debe consolidar la programación financiera preparada por los responsables de programas y proyectos institucionales. La unidad especializada, al consolidar la programación trimestral debe verificar que la información recibida de los responsables de programas y proyectos, este acorde a lo definido en la programación anual y en el caso de variaciones significativas en la programación trimestral, debe requerir por escrito las justificaciones o razones de dichas variaciones para realizar el análisis técnico correspondiente, determinando si son procedentes y si estas contribuyen al logro de los objetivos y políticas de gobierno; con esta información realizará la consolidación de las cuotas de solicitud de compromiso, devengado y pagado. La justificación razonada de las variaciones presentadas, debe adjuntarse por escrito para su aprobación; de igual manera para la solicitud de cuotas, debe tomar en cuenta el nivel de ejecución, calidad del gasto de meses y ejercicios anteriores y el presupuesto modificado.

4.14 APROBACIÓN DE PROGRAMACIÓN DE CUOTAS El ente rector o la autoridad competente, debe emitir el documento oficial que apruebe las cuotas trimestrales y mensuales en forma opor tuna. Para la aprobación de las cuotas, el ente rector o la autoridad competente debe realizar un análisis de la recaudación de los ingresos, disponibilidades de caja y fuentes de financiamiento, que permitan validar o modificar las cuotas solicitadas.

65


De igual manera se debe tomar en cuenta el nivel de ejecución y la calidad de gasto de meses anteriores, para la aprobación de cuotas en los plazos establecidos en la Ley, emitiendo la resolución o documento oficial que muestre la intención del objeto del gasto y las fuentes de financiamiento.

4.15 COMUNICACIÓN DE CUOTAS La máxima autoridad de cada ente público a través de la unidad especializada, debe comunicar oportunamente, los montos aprobados de cuotas de compromiso, devengado y pago. Los montos aprobados de cuotas de compromiso, devengado y pago, por fuente de financiamiento y grupo de gasto, deben comunicarse por escrito a los responsables de programas y proyectos institucionales, de acuerdo a lo solicitado. 4.16 CONTROL DE CUOTAS La máxima autoridad de cada ente público, a través de la unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos, deben promover, apoyar y supervisar la utilización adecuada de las cuotas aprobadas. La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos deben establecer los procedimientos de control ascendente y descendente de la utilización adecuada y oportuna de las cuotas aprobadas, así como procedimientos de conciliación del comportamiento de su utilización, para comunicar oportunamente a la unidad especializada, sobre los resultados obtenidos, con el fin de hacer un uso racional y eficiente de las cuotas aprobadas.

4.17 EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA La máxima autoridad de cada ente público, con base en la programación física y financiera, dictará las políticas administrativas para lograr la calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad. La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos deben velar por el cumplimiento de los procedimientos y mecanismos establecidos, de acuerdo a las políticas administrativas dictadas por las máximas autoridades, para el control de: adquisición, pago, registro, custodia y utilización de los bienes y servicios, así como para informar de los resultados obtenidos por medio de sus indicadores de gestión, sobre el impacto social de las políticas institucionales.

66


4.18 REGISTROS PRESUPUESTARIOS La máxima autoridad de cada ente público, a través de la unidad especializada debe velar porque se lleve un sistema de registro presupuestario eficiente, oportuno y real. La unidad especializada debe crear los procedimientos que permitan el registro eficiente, oportuno y real de las transacciones de ingresos (devengado y percibido), y de egresos (compromiso, devengado y pagado), apoyados en un adecuado sistema, sea este manual o computarizado, de tal manera que permita proporcionar información para la toma de decisiones.

4.19 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan realizar modificaciones a los presupuestos de una manera objetiva, oportuna, legal y eficiente. La unidad especializada debe velar porque los procedimientos para realizar las modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de solicitud, análisis, autorización y cumplimiento legal, dejando evidencia escrita del mismo y a la vez que en este proceso tengan participación directa todos los niveles que intervienen en la ejecución presupuestaria. Bajo el criterio de haber realizado una buena formulación presupuestaria, las modificaciones que surjan solo deben corresponder a casos no previstos en el presupuesto aprobado.

4.20 CONTROL DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos para llevar un control oportuno de las modificaciones realizadas. La unidad especializada debe velar porque las políticas y procedimientos de control aseguren que las modificaciones presupuestarias estén oficialmente autorizadas, documentadas, comunicadas oportunamente a los distintos niveles y entidades involucradas, así como operadas de conformidad con las estructuras presupuestarias y montos autorizados.

4.21 ACTUALIZACIÓN DE PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA Y METAS La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan realizar la reprogramación presupuestaria y el

67


ajuste a las metas respectivas en función de las modificaciones presupuestarias realizadas. La unidad especializada debe velar porque las políticas y procedimientos aseguren que se ha reprogramado la ejecución presupuestaria, bajo los mismos criterios y procedimientos aplicados en la programación inicial, a nivel de programas y proyectos y por ende sus metas e indicadores, mostrando con ello el potencial de la gestión institucional.

4.22 CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Los entes rectores y la autoridad competente de cada ente público, deben emitir las políticas y procedimientos para ejercer un control oportuno y eficiente sobre la ejecución del presupuesto. Los entes rectores y la autoridad competente de cada ente público, deben establecer los procedimientos técnicos que les permita controlar oportunamente el avance de la ejecución presupuestaria, física y financiera así como el comportamiento de los ingresos y fuentes de financiamiento, con base en lo cual el ente rector deben hacer el seguimiento y evaluación correspondiente.

4.23 CONTROL DE LA EJECUCIÓN INSTITUCIONAL La máxima autoridad de cada ente público, debe emitir las políticas y procedimientos de control, que permitan a la institución alcanzar sus objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual. La unidad especializada debe velar por el adecuado cumplimiento de las políticas y procedimientos emitidos por la máxima autoridad, para que los responsables de las unidades ejecutoras, de programas y proyectos, cumplan con sus respectivos objetivos y metas por medio de la utilización adecuada de los recursos asignados, aplicados con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad.

4.24 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Los entes rectores y las autoridades competentes de cada ente público, debe emitir las políticas y procedimientos que permitan, durante el ejercicio fiscal y al cierre del mismo, realizar la evaluación de la ejecución del presupuesto, para la toma oportuna de decisiones y una adecuada rendición de cuentas. Las unidades especializadas del ente rector y de cada ente público, a través de las políticas y procedimientos emitidos, deben evaluar la ejecución de los presupuestos con base a los indicadores de gestión, para determinar 68


el comportamiento e impacto de los mismos, durante el ejercicio fiscal (informes cuatrimestrales) y al cierre del mismo. Del resultado de las evaluaciones, las unidades especializadas, deben dejar evidencia escrita del análisis realizado y emitir los informes correspondientes.

4.25 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA INSTITUCIONAL La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos para realizar la medición oportuna de los resultados físicos, financieros y los efectos producidos. La unidad especializada debe realizar periódicamente, el análisis técnico de la ejecución presupuestaria y sus resultados, de lo cual debe quedar evidencia, para establecer las variaciones entre lo estimado y realizado y de ser necesario, proponer las recomendaciones que permitan alcanzar las metas programadas para el ejercicio anterior.

4.26 INFORMES DE GESTIÓN La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan elaborar y remitir los informes con enfoque gerencial al ente rector y autoridad competente, sobre la ejecución presupuestaria y de su gestión. La unidad especializada de cada ente público, debe solicitar y consolidar la información de todas las unidades ejecutoras, para elaborar y remitir el informe de ejecución presupuestaria y de gestión, en los plazos y bajo las características establecidas por el ente rector y autoridad competente. Estos informes deben formar parte del proceso de rendición de cuentas a todo nivel.

4.27 LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA El ente rector y la autoridad competente de cada ente público, deben emitir las normas y procedimientos para realizar una adecuada y oportuna liquidación presupuestaria. Las unidades especializadas con base en las normas de liquidación presupuestaria, deben preparar la liquidación presupuestaria cuidando que todos los ingresos y egresos hayan sido operados de acuerdo a la base contable establecida por la Ley.

69


4.28 FUNCIÓN ASESORA DEL PROCESO PRESUPUESTARIO La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través del Viceministro respectivo, es responsable de coordinar el adecuado funcionamiento de la Comisión Técnica de Finanzas Públicas. Durante todo el proceso presupuestario, la Comisión Técnica de Finanzas Públicas, es responsable de presentar a las autoridades del Ministerio de Finanzas Públicas, las propuestas pertinentes para mejorar la calidad de la gestión presupuestaria del Estado.

5.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA GUBERNAMENTAL

Se refieren a los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del sector público no financiero, conforme la metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por el órgano rector.

5.1

FUNCIÓN NORMATIVA

El Ministerio de Finanzas Públicas a través del órgano rector respectivo, debe emitir las políticas y la normativa para el registro contable de todas las operaciones que realicen los entes del sector público no financiero. La Dirección de Contabilidad del Estado emitirá las políticas y criterios de aplicación de las mismas, para el registro de las operaciones que tiene n efectos presupuestarios, contables y de tesorería, integrados en los conceptos de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos etc., deben reflejarse en los estados financieros, así como, en la centralización, actualización y consolidación de las operaciones realizadas por las diferentes entidades. La normatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad Gubernamental, para el registro contable, elaboración y presentación de los estados financieros a niveles institucionales y consolidados del sector público, incluyendo la presentación de información complementaria.

5.2

NORMATIVA CONTABLE INTERNA

Las empresas públicas y otros entes del sector público no financiero, por disposiciones legales o técnicas, podrán utilizar otras políticas y

70


normativa contable aprobada por la autoridad competente. La máxima autoridad de los entes públicos, que le sean aplicables otras políticas y normas contables especificas, deben velar que, para efectos de consolidación, las unidades especializadas presenten sus estados financieros, ajustados a la normativa emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas.

5.3

ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SEGUIMIENTO

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, debe emitir políticas y normas, que regulen las acciones de asesoría, capacitación y seguimiento a todas las entidades del sector público no financiero para facilitar la aplicación de la normativa contable. La Dirección de Contabilidad del Estado como órgano rector y las unidades especializadas de cada entidad, son responsables de proporcionar asesoría, capacitación y seguimiento que incluya la interpretación de los criterios técnicos para el registro de las operaciones relacionadas.

5.4 RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada recepción y verificación de la documentación de soporte. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, en el proceso de recepción y verificación de la documentación de soporte de las operaciones, en su respectivo ámbito, deben contar con la tecnología y metodología, así como la organización formalmente descrita en manuales de funciones y procedimientos, que permitan ejercer un eficiente control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc., para asegurar el cumplimiento de las políticas, normas, leyes y regulaciones a las que estén sujetas todas las operaciones, como requisito previo a continuar con el proceso de consolidación y tramite hacia los niveles correspondientes.

5.5

REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables.

71


La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería , confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables.

5.6

ACTUALIZACIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE LOS ENTES RECTORES

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas debe normar que la información que corresponde administrar a cada uno de los entes rectores, se mantenga actualizada y se intercambie oportunamente. La autoridad superior de cada ente rector, debe velar porque se cumplan las normas relativas a la actualización e intercambio de información oportunamente, para que la Dirección del Contabilidad Estado, cuente con información suficiente para elaborar y presentar los Estados Financieros, incluyendo información complementaria, que facilite la interpretación adecuada por parte de los usuarios y que éstos constituyan instrumentos gerenciales para la toma de decisiones.

5.7

CONCILIACIÓN DE SALDOS

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna .

72


5.8

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PROCESADA

La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial.

5.9

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos técnicos para la elaboración y presentación de Estados Financieros. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector.

5.10 RENDICIÓN DE CUENTAS Las máximas autoridades de los entes públicos, deben rendir cuentas públicamente de su gestión institucional. El medio para rendir cuentas públicamente, deben ser los informes oficiales establecidos en el reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y su información complementaria, que incluya el análisis del impacto económico – social de la gestión institucional con base en las normas emitidas por la Dirección de Contabilidad del Estado, en su carácter de ente rector del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental.

5.11 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe emitir las normas, políticas y procedimientos para realizar oportuna y eficazmente el cierre contable. La Dirección de Contabilidad del Estado y la Autoridad Superior de cada ente público no financiero, deben velar porque al 31 de diciembre de cada año, se cumpla con la presentación completa de los estados financieros en los plazos establecidos en la Ley, aplicando criterios técnicos, normas, políticas y

73


procedimientos de cierre contable emitidos por el ente rector.

5.12 CONSOLIDACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe consolidar la información financiera de todo el sector público. La Dirección de Contabilidad del Estado, para efectuar el proceso de consolidación de los Estados Financieros del Gobierno de Guatemala, debe disponer y utilizar los estados financieros y la información complementaria presentada por las entidades de Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas.

6.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE TESORERÍA

Se refieren a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo el sector público no financiero.

6.1

FUNCIÓN NORMATIVA

El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional, debe emitir las políticas y normativa para la administración del efectivo y sus equivalentes. La Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada ente público, en su respectivo ámbito, deben velar por el cumplimiento de las políticas y normas emitidas para la adecuada administración de: La captación de los ingresos, los pagos de obligaciones y el control de las disponibilidades.

6.2

NORMATIVA INTERNA

Las empresas públicas y otros entes del sector público no financiero, por disposiciones legales o técnicas, podrán utilizar otras políticas y normativa aprobada por la autoridad competente . Los entes públicos, que por razones internas deban aplicar otras políticas y normas en la administración del efectivo y su equivalente, estas deben adaptarse en lo que sea aplicable a la normativa emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas, mismas que deben ser comunicadas a dicho Ministerio.

74


6.3

ASESORÍA, CAPACITACIÓN Y SEGUIMIENTO

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, debe emitir políticas y normas, que regulen las acciones de asesoría, capacitación y seguimiento a todas las entidades del sector público no financiero, para facilitar la aplicación de la normativa del Sistema de Tesorería. La Tesorería Nacional, como órgano rector y las unidades especializadas de cada entidad, son responsables de proporcionar asesoría, capacitación y seguimiento oportuno para administrar el efectivo y sus equivalent es.

6.4

PROGRAMACIÓN FINANCIERA ANUAL

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada ente público, a través de la unidad especializada, deben normar que se elabore una adecuada y oportuna programación financiera anual. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, deben elaborar la programación financiera anual, con base al Flujo de Caja, misma que debe estar acorde con la programación de la ejecución presupuestaria.

6.5

FLUJO DE CAJA

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada ente público, a través de la unidad especializada, deben normar que se elabore el Flujo de Caja, La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, deben emitir el manual de procedimientos, para estandarizar la elaboración del Flujo de Caja mensual, como instrumento de seguimiento, control y evaluación de la programación financiera anual.

6.6

PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DE PAGO

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada ente público, deben normar que las unidades especializadas, con base en el Flujo de Caja, preparen la programación periódica de cuotas de pago en forma técnica y oportuna. Para una adecuada programación de cuotas de pago, la Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, deben establecer procedimientos que les permitan contar con información real y oportuna de los ingresos y disponibilidades del efectivo, para establecer las cuotas de pago y solicitar la aprobación correspondiente.

75


Las unidades especializadas deben comunicar oportunamente, a los responsables de la ejecución de programas y proyectos de las cuotas de pago mensuales aprobadas.

6.7

REPROGRAMACIÓN DE CUOTAS DE PAGO

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada ente público, deben emitir las políticas para la reprogramación de cuotas de pago. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, son responsables de cumplir oportunamente con las políticas de reprogramación, a través de las normas y procedimientos establecidos por el órgano rect or.

6.8

CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE INGRESOS

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar porque las unidades especializadas implementen procedimientos de control y seguimiento de los ingresos. Las unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan de una manera técnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para asegurarse que los mismos estén disponibles oportunamente en las cuentas bancarias habilitadas.

6.9

CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE PAGOS

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que las unidades especializadas implementen procedimientos de control y seguimiento de los pagos autorizados. Las unidades especializadas a través de los procedimientos de control y seguimiento de pagos autorizados, deben asegurar que los mismos se ejecutaron de acuerdo a la forma de pago, establecida en los Manuales emitidos por la Tesorería Nacional, y montos autorizados.

6.10 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que se realice análisis y evaluación financiera al flujo de caja. Las unidades especializadas son las responsables de realizar mensualmente el

76


análisis y evaluación financiera, del comportamiento del flujo de ingresos, egresos y disponibilidades de efectivo y sus equivalentes, para determinar el grado de cumplimiento de la programación financiera y las necesidades de financiamiento para los meses siguientes.

6.11 ESTADO DE FLUJO DE CAJA La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que mensualmente se prepare un Estado de Flujo de Caja. Las unidades especializadas de cada entidad pública son responsables de preparar mensualmente el Estado de Flujo de Caja, que tiene como propósito ser el instrumento gerencial que permita evaluar el comportamiento real de los ingresos, egresos y disponibilidades de efectivo, para la toma adecuada y oportuna de decisiones.

6.12 CONTROL DE SALDOS INICIALES Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO.

FINALES DE CAJA Y

La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y la autoridad superior de cada entidad pública, normarán lo relativo al control de los saldos iniciales y finales. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos, deben implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes diarios, semanales y mensuales, así como los que se presenten en el Estado de Flujo de Caja.

6.13 APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública, son las responsables de la apertura de cuentas bancarias. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, deben aperturar cuentas bancarias de acuerdo a normativas legales aplicables.

6.14 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública, son las responsables de emitir la normativa para una adecuada administración de las cuentas bancarias.

77


La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, son responsables de cumplir con las normas y procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo de las disponibilidades de efectivo, a través de cuentas bancarias. Como parte de la descentralización y desconcentración del sistema de tesorería, la Tesorería Nacional y unidades especializadas, deben aperturar cuentas bancarias que operen como cuenta única, que provea de fondos según su destino, a las distintas cuentas bancarias con que operan las unidades ejecutoras de las entidades públicas.

6.15 CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional como ente rector del Sistema de Tesorería, debe emitir normas y crear mecanismos, que le permitan ejercer el control sobre todas las cuentas bancarias del sector público. Las autoridades superiores de las entidades del sector público, velarán porque las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y forma establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan para la administración de la disponibilidad de efectivo. Además deben velar porque las unidades especializadas cumplan con la normativa y los procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional, en lo relativo al estatus y movimiento de las cuentas bancarias entre otros.

6.16 CONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de cada entidad pública a través de las unidades especializadas, velarán porque se concilie oportunamente los saldos bancarios con los registros contables. Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos deben diseñar los procedimientos que permitan efectuar la conciliación de saldos en bancos, en forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias preparadas por la Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades de contabilidad de los entes públicos.

6.17 COLOCACIÓN DE EXCEDENTES DE CAJA El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional debe establecer y normar los procedimientos para el control y orientación del uso eficiente de los saldos disponibles de caja. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos,

78


deben cumplir con los procedimientos y normas establecidos para la colocación de excedentes de caja, debiendo procurar que estos sean colocados en títulos y valores del Estado o en su efecto, de primer orden, maximizando el rendimiento y minimizando el riesgo.

6.18 INSTRUMENTOS FINANCIEROS PARA CUBRIR DÉFICIT DE CAJA. El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional, establecerá las normas y procedimientos para la autorización, colocación, registro y control de los Instrumentos Financieros de Corto Plazo para cubrir déficit de caja. La Tesorería Nacional y las Tesorerías Municipales deben cumplir con normas y procedimientos establecidos, velando por que se desarrolle adecuado registro y control, de las colocaciones, así como hacer provisiones correspondientes para hacerle frente a su amortización en fecha previstas, dentro del ejercicio fiscal.

las un las las

6.19 CONSTITUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad superior de las entidades públicas, a través de las unidades especializadas, reglamentarán y normarán los procedimientos, para la constitución y administración de Fondos Rotativos. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada entidad pública, velarán porque en la constitución y administración de los Fondos Rotativos, se aplique la reglamentación y normativa respectiva, con el propósito de: 

 



7

Que la constitución de los fondos rotativos esté apegada a la metodología técnica, contemplada en los manuales respectivos. Que los manuales respectivos, establezcan los niveles de autorización. Que los manuales respectivos, determinen cual es el monto máximo que se puede hacer efectivo a través del fondo rotati vo. Que los manuales respectivos, indiquen que los responsables de la administración del fondo rotativo, deberán efectuar reposiciones dentro del mes y al final de cada mes, a fin de que se presente la ejecución real del presupuesto de egresos.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CRÉDITO PÚBLICO

Se refieren a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita

79


establecer el adecuado control interno en las operaciones de endeudamiento del sector público, por parte del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de crédito público en todo el sector público no financiero.

7.1

FUNCIÓN NORMATIVA

El Ministerio de Finanzas Públicas como ente rector del Sistema de Crédito Público, a través de la Dirección de Crédito Público, debe emitir las políticas y normativa para la administración del endeudamiento público y otras operaciones financieras. La Dirección de Crédito Público, debe velar por el cumplimiento de las políticas y normas emitidas para la adecuada administración de: emisión, negociación, colocación, amortización de bonos y títulos públicos, contratación, amortización y gastos financieros de préstamos. De igual manera también debe velar por el cumplimiento de las políticas y normas relacionadas con la administración de los recursos obtenidos por donaciones y los fondos en fideicomisos.

7.2

POLÍTICA DE CRÉDITO PÚBLICO

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público y en coordinación con el Banco de Guatemala y otros entes involucrados deben definir la política de Crédito Público para cada ejercicio fiscal. La Dirección de Crédito Público, es la responsable de velar por el cumplimiento oportuno de la política de endeudamiento en todo el sector público.

7.3 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, es la responsable de diseñar e implementar procedimientos de evaluación y seguimiento para el cumplimiento de la política de Crédito Público. La Dirección de Crédito Público, evaluará y dará seguimiento, durante el ejercicio fiscal del comportamiento de los créditos obtenidos en función de la política de crédito público definida, para asegurarse que los mismos están siendo utilizados en forma oportuna y adecuada. De igual manera deben evaluarse durante el ejercicio fiscal, las necesidades reales de endeudamiento, en función del comportamiento presupuestario y de la política de crédito público.

80


7.4 CONTROL DE COLOCACIONES La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, debe diseñar e implementar los procedimientos que garanticen el adecuado control en la administración de las colocaciones. La Dirección de Crédito Público, debe establecer los procedimientos de control interno, en los procesos de programación, negociación, registro y administración de las colocaciones de títulos- valores, observando los criterios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia.

7.5

CONTROL DE PRÉSTAMOS

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, debe diseñar e implementar los procedimientos que garanticen el adecuado control en la administración de los préstamos. La Dirección de Crédito Público, debe establecer los procedimientos de control interno en los procesos de programación, negociación, registro y administración de los préstamos contratados por el Estado, observando los criterios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia.

7.6

CONTROL DE DONACIONES

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, debe diseñar e implementar los procedimientos que garanticen el control adecuado en la administración de las donaciones. La Dirección de Crédito Público, debe establecer los procedimientos de control interno en los procesos de programación, negociación, registro y administración de las donaciones, observando los criterios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia.

7.7

CONTROL DE FIDEICOMISOS

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, debe diseñar e implementar los procedimientos que garanticen el adecuado control en la administración de los fideicomisos. La Dirección de Crédito Público, debe establecer procedimientos de control interno en el proceso de constitución, formulación, programación, colocación de fondos, solicitud de fondos, autorización de fondos, ejecución y registro y evaluación periódica de los fondos en fideicomiso, observando los criterios de economía, eficiencia, eficacia y transparencia.

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7.8

CONCILIACIÓN DE OPERACIONES

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Crédito Público, debe diseñar e implementar los procedimientos que permitan conciliar todos los resultados de las operaciones de crédito público. La Dirección de Crédito Público, a través de los procedimientos implementados, debe conciliar oportunamente todos los resultados de las operaciones de colocaciones, préstamos, donaciones y fideicomisos, con la Dirección Técnica del Presupuesto, Tesorería Nacional, Dirección de Contabilidad del Estado y las unidades ejecutoras de las entidades públicas.

7.9

SISTEMA DE INFORMACIÓN

El Ministerio de Finanzas Públicas como ente rector del Sistema de Crédito Público, a través de la Dirección de Crédito Público, es el responsable de implementar un sistema de información, relacionado con su gestión y administración. La Dirección de Crédito Público, debe llevar el registro detallado de las operaciones de colocaciones y préstamos, así como el servicio de la deuda y otros gastos relacionados, donaciones y situación de los fideicomisos; en lo que respecta a ingresos, egresos, saldos y la administración de los mismos, debiendo generar información gerencial para la toma de decisiones oportunas.

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ANEXOS

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MODELO DE MEMORANDUM DE PLANIFICACION ESPECIFICA

INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO AUDITORIA INTERNA

MEMORANDO DE PLANIFICACION AUDITORIA DE EVALUACION DEL PROCEDIMIENTO VIGENTE PARA LA CREACION, USO, REVISIÓN, AUTORIZACION, LIQUIDACION Y REGISTRO CONTABLE DEL FONDO FIJO DE GIRAS 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL 2012

1. ANTECEDENTES Con el Nombramiento de Auditoría No. 7195-1-2012, de fecha 16 de mayo, se me nombra para realizar la evaluación del procedimiento vigente para la creación, uso, revisión, autorización, liquidación y registro contable del fondo Fijo de Giras, por lo cual se consultarán las normas y procedimientos aplicables. En el Acuerdo de Dirección No. 022-2012, establece que para el logro de los objetivos de la División de Mercadeo a través de la Sección de Familiarización Y Prensa de la División de Mercadeo se realiza la labor logística de giras para que medios de comunicación y tour operadores extranjeros conozcan Guatemala y la promocionen en forma gratuita a t ravés de los medios que representan. Por lo anterior, es necesario, para llevar a cabo este tipo de actividades contar con el apoyo, mediante mecanismos prácticos, sencillos y ágiles, por lo tanto se acuerda aprobar la creación del Fondo Fijo Giras INGUAT por un monto de Ciento Veinte Mil Quetzales Exactos (Q.120,000.00) con destino específico para cubrir los gastos originados por la coordinación de cada gira. .

2. Leyes, Normas, Reglamentos y Otros aspectos legales aplicables:

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De acuerdo al tipo de auditoría que se practicará será necesario consultar las siguientes leyes y sus reglamentos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Constitución Política de la República de Guatemala. Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Turismo y su Reglamento. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento. Ley de Compras del Estado. Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa. Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Manual de Auditoría Interna Gubernamental. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Gubernamental. 9. Acuerdos de Dirección y Resoluciones. 10. Manual de Procedimientos para Fondo de Giras MP-FRI-01 y MP-FRI-03 11. Acuerdo de Dirección No. 022-2012

3. Auditabilidad Derivado del proceso de familiarización, se considera que existen los elementos y condiciones adecuadas para llevar a cabo la presente auditoría (SICOIN WEB, manuales y procedimientos, legislación aplicable, documentos de soporte, registros auxiliares, etc.).

4. Áreas críticas y Evaluación de factores de riesgo. Se pueden citar como áreas críticas, que pueden incidir en el trabajo de auditoría, las siguientes: a) Manuales de procedimientos desactualizados. b) Que no se cumpla con lo establecido en la legislación respectiva.

Riesgo inherente: Se refiere a la posibilidad de que existan errores importantes en una transacción específica dentro de un registro, una información financiera (cuenta, saldo, o grupo de transacciones), un proceso, etc. sin considerar la eficacia de los procedimientos de control de la entidad. El riesgo inherente a los gastos efectuados en el fondo de giras, radica en el mal manejo de los fondos.

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Riesgo de control: Se refiere a la incapacidad de los controles internos de la entidad para identificar y prevenir la ocurrencia de errores o irregularidades importantes en las operaciones. Las posibles causas pueden ser: inexistencia de controles, controles internos deficientes, inobservancia de procedimientos de control, alta rotación del personal, ausencia de programas de capacitación continua, deficiente política de contratación del personal, inexistencia de una política de inducción al personal de nuevo ingreso, etc. El riesgo de control en la ejecución del fondo, se encuentra en la mala interpretación y aplicación de los procedimientos, lo cual puede inducir a errores en su aplicación. 5. OBJETIVOS 5.1.

Objetivo General: Evaluación del procedimiento vigente para la creación, uso, revisión, autorización, liquidación y registro contable del Fondo Fijo de Giras.

5.2.

Objetivos Específicos:

5.2.1. Evaluar el procedimiento para constitución del fondo de giras para comprobar su cumplimiento. 5.2.2. Evaluar la regularización del fondo de giras según el Acuerdo de Dirección No. 022-2012 para evidenciar su cumplimiento. 5.2.3. Evaluar el procedimiento de reposición del fondo de giras para probar su cumplimiento. 6.

ALCANCE La evaluación comprenderá la ejecución del fondo de giras del período comprendido del 01 de enero al 30 de abril de 2012.

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CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LA MUESTRA

7.

8.

-

Solicitar planilla de liquidaciones de enero a abril de 2,012.

-

Solicitar registros del SICOIN FR02 y/o FR03

-

Con la información anterior se determinará el porcentaje del total de liquidaciones realizadas de enero a abril, a evaluar.

-

Se evaluará el 100% por la reducida cantidad de liquidaciones efectuadas durante el período a examinar.

-

Elaborar Cédula de Selección de la muestra, para dejar constancia del porcentaje.

CRONOGRAMA Ver Anexo 1

9.

RECURSOS 9.1.

Humanos  

9.2.

1 Jefe de Auditoría 1 Auditor Auxiliar.

Materiales:    

1 Computadora. 1 Sumadora Fotocopiadora/impresoras Material de texto (leyes, reglamentos, normas aplicables y otros necesarios en el desarrollo del trabajo)

10. INFORME Al finalizar la revisión se emitirá el informe correspondiente.

Licda. Yojana Marisol Soto de León Auditora Auxiliar

Vo. Bo. Lic. Federico Edmundo Paz Gálvez Jefe Auditoría Interna

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MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORÍA

INSTITUTO GUATEMALTECO DE TURISMO AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA DE AUDITORIA AUDITORIA DE EVALUACION DEL PROCEDIMIENTO VIGENTE PARA LA CREACION, USO, REVISIÓN, AUTORIZACION, LIQUIDACION Y REGISTRO CONTABLE DEL FONDO FIJO DE GIRAS 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL 2012

No. 1

DESCRIPCION DEFINICION Con el Nombramiento de Auditoría No. 7195-1-2012, de fecha 16 de mayo, se me nombra para realizar la evaluación del procedimiento vigente para la creación, uso, revisión, autorización, liquidación y registro contable del fondo Fijo de Giras, por lo cual se consultarán las normas y procedimientos aplicables. En el Acuerdo de Dirección No. 022-2012, establece que para el logro de los objetivos de la División de Mercadeo a través de la Sección de Familiarización Y Prensa de la División de Mercadeo se realiza la labor logística de giras para que medios de comunicación y tour operadores extranjeros conozcan Guatemala y la promocionen en forma gratuita a través de los medios que representan. Por lo anterior, es necesario, para llevar a cabo este tipo de actividades contar con el apoyo, mediante mecanismos prácticos, sencillos y ágiles, por lo tanto

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Ref. P/T

Fecha Ejecución


se acuerda aprobar la creación del Fondo Fijo Giras INGUAT por un monto de Ciento Veinte Mil Quetzales Exactos (Q.120,000.00) con destino específico para cubrir los gastos originados por la coordinación de cada gira.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 2

10.1.1. Evaluar el procedimiento para constitución del fondo de giras para comprobar su cumplimiento. 5.1.1. Evaluar la regularización del fondo de giras según el Acuerdo de Dirección No. 022-2012 para evidenciar su cumplimiento. 5.1.2. Evaluar el procedimiento de reposición del fondo de giras para probar su cumplimiento.

3

PROCEDIMIENTOS

3.1.

Alcance:

La evaluación comprenderá la ejecución del fondo de giras del período comprendido del 01 de enero al 30 de abril de 2012. 3.2.

3.3

Selección de la Muestra -

Solicitar planilla de liquidaciones de enero a abril de 2,012.

-

Solicitar registros del SICOIN FR02 y/o FR03

-

Con la información anterior determinar el porcentaje del total de liquidaciones realizadas de enero a abril, a evaluar.

-

Elaborar Cédula de Selección de la muestra, para dejar constancia del criterio.

-

Se tomó el 100% porque en el período a evaluar la cantidad de liquidaciones fueron pocas.

Trabajo a Desarrollar 3.3.1 3.3.2

Solicitar liquidaciones a la Sección de Viajes de familiarización y prensa con su respectiva

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documentación de soporte.

De la información obtenida, efectuar el siguiente trabajo:

1. Elaborar cédula de evaluación de cumplimiento de atributos del procedimiento de constitución del fondo.

2. Elaborar cédula de evaluación de cumplimiento de atributos del procedimiento de reposición del fondo. 3. Elaborar cédula de evaluación de cumplimiento de atributos del procedimiento de constitución del fondo. 4. Realizar informe sobre las conclusiones del trabajo desarrollado.

Preparado por: Yojana Soto Fecha:

Autorizado por: Lic. Federico Paz

22/05/2012

Fecha: 23/05/2012

Firma: ______________________

Firma:_______________________

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MODELO DE INFORME GUBERNAMENTAL Guatemala, 30 de mayo de 2012

Señor Edgar Leonel López de León Alcalde Municipal Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Señor(a) Alcalde Municipal:

En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ÉNFASIS EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE ALMOLONGA, DEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

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INDICE 1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

6. RESPONSABLES DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 7. COMISIÓN DE AUDITORÍA ANEXOS Información Financiera y Presupuestaría Ejecución Presupuestaría de Ingresos Egresos por Grupos de Gasto

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Guatemala, 30 de mayo de 2012

Señor Edgar Leonel López de León Alcalde Municipal Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango

Señor(a) Alcalde Municipal: Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el Nombramiento No. DAM-0225-2012, de fecha 07 de marzo de 2012, hemos efectuado auditoría, evaluando los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento, operacionales y de gestión, en el (la) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos, correspondiente al ejercicio fiscal 2011. Nuestro examen se basó en la revisión de las operaciones y registros financieros, de cumplimiento y de gestión, durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 y como resultado del trabajo se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados:

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones aplicables Área Financiera 1 Endeudamiento municipal para Gastos de Funcionamiento 2 Incumplimiento de normas y disposiciones legales 3 Deficiencia en autorización de modificaciones presupuestarias 4 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras

La comisión de auditoría nombrada se integra por los auditores: Lic. Astrid Johanna Chojolan Macario y supervisor Lic. Faustino Lopez Coyoy.

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El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente Informe, fue (fueron) discutido (s) por la comisión de auditoría con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

LIC. ASTRID JOHANNA CHOJOLAN MACARIO Auditor Gubernamental

LIC. FAUSTINO LOPEZ COYOY Supervisor Gubernamental

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1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal La municipalidad auditada ejerce el gobierno local de su municipio, su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.

Función La función principal de la Municipalidad consiste en satisfacer las necesidades de los habitantes del municipio, a través de la ejecución de programas de salud, educación, vivienda, infraestructura vial y saneamiento ambiental, asimismo, suministrar los servicios de agua potable, energía eléctrica, mercados, rastros, parques, centros recreativos y deportivos, para lo cual se apoya en los Consejos Comunitarios de Desarrollo, quienes hacen llegar sus necesidades utilizando el mecanismo de coordinación local por medio de los alcaldes comunitarios.

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente ejercicio fiscal 2011, se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

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Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la Municipalidad aplicable al proceso presupuestario. Comprobar la razonabilidad del saldo final de Caja y Bancos. Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2011 se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual – POAy de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de las operaciones, registros y documentación de respaldo de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011; con énfasis en la inversión pública municipal y aspectos significativos en el presupuesto de gastos de funcionamiento, incluidos en los programas siguientes: 11 Salud y Medio Ambiente, 12 Red Vial y 99 Partidas no Asignables a Programas, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios no Personales, Materiales y Suministros y Propiedad Planta y Equipo Intangibles; y Servicios de la Deuda Pública y Amortización de otros pasivos; y de la ejecución presupuestaria de ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital.

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Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS REGULACIONES APLICABLES

CON

CUMPLIMIENTO

A

LEYES

Y

Área Financiera Hallazgo No.1 Endeudamiento municipal para Gastos de Funcionamiento Condición Las autoridades municipales solicitaron préstamo al Instituto de Fomento Municipal con fecha dieciocho de noviembre del año dos mil diez, según acta número 46-2010 del libro de Actas de Sesiones Ordinarias y Extraordinarias No. 28, por un monto de Q689,700.00, con destino para efectuar los pagos de aguinaldo, salarios de los meses de octubre, noviembre y diciembre a todos los empleados de la Municipalidad de Almolonga, Quetzaltenango, dicho préstamo fue otorgado según resolución administrativa número 370-2010, de fecha treinta de noviembre del año dos mil diez, amortizando 12 pagos mensuales de Q.57,475.00 dentro del ejercicio fiscal 2011.

Criterio El Decreto Número 22-2010, Reformas al Decreto Número 12-2002, del Congreso de La República de Guatemala, Código Municipal, artículo 113, Otros Requisitos y condiciones de los prestamos internos y externos, numeral 1, indica: “El producto se destine exclusivamente a financiar la planificación, programación y ejecución de obras o servicios públicos municipales, o a la ampliación, mejoramiento y mantenimiento de los existentes y numeral 6: Los prestamos internos solamente podrán ser contratados con los bancos del sistema financiera nacional, cualquier préstamo realizado con personas individuales o jurídicas que no sean supervisadas por la Superintendencia de Bancos será nulo de pleno derecho y el Alcalde o Concejo que lo haya autorizado serán responsables conforme a la ley”.

Causa Incorrecta planificación y mala ejecución presupuestaria durante el ejercicio fiscal 2011.

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Efecto Endeudamiento Municipal para funcionamiento, que incide en que no se cumpla con la ejecución de proyectos de beneficio para la comunidad. Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

Recomendación Al Concejo y Alcalde Municipal, a efecto de que no sigan autorizando trámites de préstamos para funcionamiento y que los gastos sean conforme al presupuesto aprobado al inicio del ejercicio fiscal y lograr eficientemente la administración de los mismos.

Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 02 de abril del año 2012, El Alcalde y Miembros del Concejo Municipal manifestaron: “Según acta de reunión or dinaria y extraordinaria por el monto de Q689,700.00, según meses correspondientes en consecuencia a la misma, respecto la planificación dicha institución fue mediador no solo a la municipalidad de Almolonga, sino todas las municipalidades del país, por tanto mi Concejo no fue culpable de la situación. En tal virtud fue para resolver problema de pago de empleados municipales y por falta de ingresos, se hizo préstamo en el INOM, para funcionamiento y como ex funcionario solicitamos la consideración del caso”.

Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que El Alcalde y Miembros del Concejo Municipal aprobaron el préstamo con destino a utilizarse en gastos de funcionamiento.

Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Concejo Municipal (2 síndicos y 4 concejales), por la cantidad de Q.40,000.00, para cada uno.

99


Hallazgo No.2 Incumplimiento de normas y disposiciones legales Condición Al verificar los documentos que respaldan el arqueo de valores realizado por la Unidad de Auditoria Interna de Almolonga, se pudo constatar que el auditor interno no efectuó el arqueo de efectivo según acta número 01-01-2012, de fecha 09 de enero del año en curso.

Criterio El Acuerdo Número A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, Segunda Edición, numeral 1.3 Funciones de Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011 la Unidad de Auditoría Interna, establece: Las UDAI evaluarán los sistemas integrados de administración y f inanzas, y otros sistemas y procesos complementarios; así como los controles internos y de calidad a ellos incorporados, para determinar si se están logrando los resultados o beneficios deseados, que fueron establecidos al momento de fijarse los objetivos y metas por los organismos o entidades”. El Acuerdo Número A-1182011, de la Jefa de la Contraloría General de Cuentas, artículo No. 1, establece: “Obligatoria la observancia y aplicación por parte de las unidades de Auditoría Interna Municipal lo siguiente: a). Guía para la Participación de las Unidades de Auditoría Interna Municipal en la Revisión Financiera Administrativa, previo a la Toma de Posesión de las Corporaciones Municipales Electas. b). Modelo de Acta y Papeles de Trabajo Básicos que deben emitir y utilizar las Unidades de Auditoría Interna Municipal, como resultado de su participación en la Revisión Financiera Administrativa, previo a la Toma de Posesión de las Corporaciones Municipales “

Electas. Los documentos referidos en los incisos a y b anteriores formarán parte integrante de este Acuerdo”. Y artículo 2, establece: “Las personas a cargo de

las Unidades de Auditoría Interna Municipal, deberán velar porque lo ordenado en este Acuerdo se cumpla de lo contrario en forma personal se harán acreedores a las sanciones correspondientes”.

Causa Incumplimiento a lo establecido en la normativa legal vigente.

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Efecto La información presentada no es oportuna ni suficiente según lo requerido por los procedimientos normados.

Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que se vele por el cumplimiento de lo establecido en las normas y en el cumplimiento del desarrollo del trabajo por parte del auditor.

Comentario de los Responsables En nota S/N de fecha 02 de abril del año 2012, El Alcalde y Miembros del Concejo Municipal manifestaron: “Al auditor Interno Municipal en calidad de Concejo Municipal se le recomendó en forma verbal que cumpliera su misión de fiscalización según lo que se establece en el Código Municipal, hacer valor lo prescrito de deberes y obligaciones, que el auditor interno municipal fuera la persona orientadora para guiar la ex corporación para el mejor desempeño de sus funciones, por tal motivo que el auditor interno municipal asuma toda responsabilidad, según recomendación del acuerdo numero A-118-2011 de la jefa de la Contraloría General de Cuentas”. Contraloria General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que se incumplió con la normativa legal establecida, siendo la Corporación Municipal la responsable de la Contratación del Auditor Interno.

Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Concejo Municipal (2 síndicos y 4 concejales), por la cantidad de Q.5,000.00, para cada uno.

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Hallazgo No.3 Deficiencia en autorización de modificaciones presupuestarias Condición Mediante la verificación de puntos de acta y reportes de modificaciones presupuestarias se constató que el Director de AFIM, realizo modificaciones presupuestarias las cuales difieren de lo aprobado por medio de actas el Concejo municipal, de acuerdo a lo siguiente: Según el reporte de Ampliaciones Presupuestaria, expediente número 7, indica: “Construcciones de bienes nacionales de uso no común” por la cantidad de

Q.267,200.00, de acuerdo al acta número 46-2011, la cuenta consignada es “Construcciones de bienes nacionales de uso común”. Expediente número 8, “Personal por contrato”, por la cantidad de Q.26,000.00, de acuerdo al acta número 46-2011, la cuenta consignada es “Personal Permanente”.

Según el reporte de Modificaciones Presupuestarias, expediente número 6 y 7, señala: “Construcciones de bienes nacionales de uso no común” por la cantidad

de Q.52,830.00 y Q.100,000.00, de acuerdo al acta 08-2011, la cuenta consignada es “Construcciones de bienes nacionales de uso común”. Expediente número 38, “Construcciones de bien es nacionales de uso no común”, por la cantidad de Q.68,170.00, siendo el registro en el libro de actas “Construcciones de bienes nacionales de uso común”.

Criterio El Decreto Número 22-2010, Reformas al Decreto Número 12-2002, del Congreso de La República de Guatemala, Código Municipal, establece: Artículo 43. Se reforma el artículo 133 del Código Municipal, el cual queda así: “Artículo 133. Aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias. La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011 miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estas aprobaciones se

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enviará copia. El Concejo Municipal podrá incluir en las normas de ejecución presupuestaria los techos presupuestarios dentro de los cuales el Alcalde Municipal podrá efectuar las transferencias o ampliaciones de partidas que no modifiquen el monto total de pres upuesto aprobado.” El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Municipal, primera versión, Modulo Presupuestaria, numeral 2. Ejecución Presupuestaria, 2.3 Modificaciones y Ampliaciones Presupuestarias, establece el procedimiento para realizar las modificaciones presupuestarias.

Causa Incumplimiento a los procedimientos establecidos en el Manual de Administración Financiera Integrada Integrada Municipal.

Efecto Distorsión de la Ejecución Presupuestaria al no operarse las modificaciones presupuestarias según lo aprobado por el Concejo Municipal.

Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AFIM para realizar las modificaciones presupuestarias de acuerdo al acta aprobada por el Concejo Municipal.

Comentario de los Responsables En nota S/N, de fecha 02 de abril del año 2012, el Director de AFIM, manifestó: “Al respecto quiero indicar que el renglón autorizado fue de construcciones de bienes de uso no común, porque se trato de un proyecto en la construcción de el anexo de la escuela Pablo Garzona Nápoles de este municipio, por la cantidad de Q.267,200.00 que encuadra perfectamente en el Manual de Clasificaciones Presupuestaria para el Sector Publico de Guatemala, en el cual se menciona que el renglón a utilizar para el pago de este tipo de gasto es el 177, esta documentación obra en el archivo del proyecto en mención en la oficina de la Dirección de la Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM), actualmente a cargo del Director Juan Zacarias Mejia Tizol y de la oficina de la Dirección Municipal de Planificación (DMP). En cuanto al expediente número ocho, se utilizó para personal por contrato pero con consentimiento del Alcalde, Señor Antonio Genaro Xiap Siquina y del Concejo Municipal al haber priorizado el sueldo de los empleados de este rubro, por razones de necesidad y atraso en el pago de los mismos debido los pocos recursos que se manejan y se perciben en la municipalidad. En el expediente 6, 7 y 38 se trata del mismo proyecto señalado en el inciso D) de la presente

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evacuación, que encuadra perfectamente en Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011 construcciones de bienes nacionales de uso n o común y como consecuencia consecuencia las actas a que se hace referencia están mal redactadas por el secretario municipal, al haber consignado construcciones de bienes nacionales de uso común; por lo anteriormente mencionado se estable que no existe ningún incumplimiento en los procedimientos establecidos en el manual de Administración Financiera Integrada Municipal y tampoco se ha distorsionado la ejecución presupuestaria. En este orden de ideas, el apercibimiento va directamente al señor secretario de la municipalidad de Almolonga, por las razones antes indicadas”.

Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los argumentos vertidos por el Director de AFIM no lo eximen de responsabilidad, pues en el momento de percatarse de tal deficiencia, debió hacerlo de conocimiento, por medio escrito, al Secretario Municipal para corregir la información aprobada por el Concejo Municipal.

Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director de AFIM, por la cantidad de Q.2,000.00.

Hallazgo No.4 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras Condición Durante el proceso de revisión se estableció que la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal registró en el sistema, varias facturas para el programa 012 RED VIAL, por Mantenimiento y Reparación de Calles, de la cuales no fueron sometidas al proceso de cotización como lo establece la Ley, haciendo un total de Q598,685.96, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado.

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Criterio El Decreto No. 27-2009, del Congreso de la República de Guatemala, Reformas al Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 8. Se reforma el artículo 38 del Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, e l cual queda así: “Artículo 38. Monto. Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de noventa mil quetzales (Q90,000.00) y no sobre pase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: para las municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q900,000.00). El Acuerdo Gubernativo Número 05692, artículo 51, Fraccionamien to, establece: “Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos”.

Causa No se cumple con los procedimientos establecidos por la Ley de Contrataciones, en donde se puede dar oportunidad de competir a otras personas o empresas.

Efecto Riesgo de que la calidad y los precios de los bienes y servicios adquiridos, no sean los más convenientes para el erario municipal.

Recomendación

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El Concejo Municipal debe solicitar al Alcalde Municipal para que el proceso de adquisición de bienes y servicios, se cumpla estrictamente con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Contraloria General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

Comentario de los Responsables En nota S/N, de fecha 02 de abril del año 2012, el Director de AFIM, manifestó: “Es estrictamente bajo la responsabilidad del Alcalde Municipal Señor Antonio Genaro Xiap Siquina, quien fungió como alcalde en el periodo auditado, en virtud que para poder realizar los pagos, recibí ordenes del relacionado funcionario municipal como lo pruebo con los documentos que incorporo en el apartado respectivo, en ese orden de ideas, en el hallazgo antes relacionado no asumo ninguna responsabilidad, toda vez, que obedecí la orden escrita emanada del citado alcalde.

Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal en virtud que es la que persona que autoriza y ordena los pagos para facturas y proveedores descritos en el presente hallazgo.

Acciones Legales y Administrativas Multa de conformidad con el Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, y Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado artículo 55, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q13,363.53. Contraloria General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

6. RESPONSABLES DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

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7. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA LIC. ASTRID JOHANNA CHOJOLAN MACARIO Auditor Gubernamental LIC. FAUSTINO LOPEZ COYOY Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZON De conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, los auditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido el contenido del mismo. Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Municipalidad de Almolonga, departamento de Quetzaltenango Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

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Información Financiera y Presupuestaría Ejecución Presupuestaría de Ingresos MUNICIPALIDAD DE ALMOLONGA, QUETZALTENANGO EJERCICIO FISCAL 2011 (CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

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CONCLUSIONES 1. La Contraloría general de cuentas le corresponde la función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y en general, todo interés hacendario de los organismos del Estado. 2. Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio por parte de los auditores que ejecutan auditorías de carácter interno y externo en todas las entidades del sector público guatemalteco; asimismo, son de observancia general para las firmas privadas de auditoría, profesionales y especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental. 3. La auditoría gubernamental es importante ya que ésta ejerce un conjunto de actividades y acciones técnicas y legales ejercidas por parte de la Contraloría General de Cuentas para evaluar todo el ámbito operacional, funcional y legal de los entes públicos si estos realizan con eficacia, eficiencia, transparencia las operaciones de sus funciones. 4. Las normas de control interno aplicables al sector gubernamental deben ser manejadas en los procesos que día a día desarrollan las Instituciones Públicas, ya que las entidades públicas manejan los recursos del Estado.

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Auditoria a Entidades Publicas

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