EMPRESA ENATEX (Empresa pública nacional textil) ANTECEDENTES
El Gobie Gobiern rno o Nacio Naciona nall creó, creó, median mediante te el Decre Decreto to Supr Supremo emo 1253 1253 la Empres Empresa a Pública Nacional Estratégica e!til "EN#E$%, para sal&aguardar la industria te!til en 'oli&ia, in(ormó) *a nue&a empresa estatal arrancar+ con un capital de , millones de dólares -ue .pro&ienen de un (ideicomiso -ue se ten/a para el #PD# "*e0 de Pre(erencias #rancelarias #rancelarias #ndinas #ndinas 0 Erradicación Erradicación de Drogas% -ue utilió #nate! en su primera parte -ue en adelante ser+ el capital de la nue&a empresa.) EN#E$ cuenta con un personal con m+s de 2 aos de e!periencia, -ue nos permite permite cumplir cumplir con e!igenc e!igencias ias del mercado mercado m+s competi competiti& ti&o, o, una e!celen e!celente te &elocidad de respuesta 0 un &erdadero compromiso con la 4alidad)
4uenta con todos los procesos -ue el cliente re-uiera) 4omb 4ombin inan an su tecn tecnol olog og/a /a mode modern rna a con con la resp respon onsa sabi bili lida dad d soci social al 0 medioambiental) (rece a sus clientes el ser&icio Pa-uete completo " 6ull pac7age % 0a -ue tienen el control de toda la cadena, con&irtiéndose en los m+s competiti&os del pa/s)
Paquete Completo (ull Pac!a"e) sobre tres pilares #un$amentales% o
o
o
Capaci$a$ pro$ucti&a% EN#E$ cuenta con 8ilander/a, e9edur/a,
intorer/a) Sistema $e Desarrollo : Siendo (undamental para la empresa, este sistema permite a EN#E EN#E$ $ 0 al 4liente traba9ar con9untamente con9untamente en el desarrollo de telas, embellecimientos, de tal manera -ue logramos un producto -ue satis(ace plenamente las necesidades 0 e!igencias de nuestros clientes) EN#E$ pose posee e un sist sistem ema a de cali calida dad d Siste Sistema ma $e Cali Cali$a $a$% $% EN# certi(icado por clientes internacionales reconocidos por su e!igencia de calidad, adem+s de uno de los laboratorios m+s a&anados de an+lisis de ;ilos 0 (ibras de algodón de Sudamérica) #dicionalmente pose posee e un labo labora rato tori rio o de an+ an+lisi lisis s de tela tela con cert certi( i(ic icac acio ione nes s
DISEÑO DE INVESTIGACION
1. PLANTEAM PLANTEAMIENT IENTO O DEL PROBLEM PROBLEMA A La empresa ENATEX no cuenta con un gerente de ventas, el Gere Gerente nte Técnico écnico actual actualme mente nte cumple cumple con las funcio funciones nes de comerci comercializac alización ión y operaciones operaciones de producció producción, n, generando generando un exceso de traa!o y provocando "ue no cumpla satisfactoriamente su tarea#
1.1. 1.1. DELIM DELIMIT ITACI ACION ON DEL DEL PRO PROBLE BLEMA MA Delimi Delimitac tación ión
geog! geog!"ca "ca$
Esta investigaci ación estar% delimitada en el marco del territorio oliviano o liviano del departamento de La &az Delimitac Delimitación ión tem#oal tem#oal$ La pre present sente e inv investig stigac aciión se consi onsid derar erara a un peri period odo o "ue "ue aar aarca ca el a'o a'o ()*+ por por"ue "ue rindaremos información actualizada# Delimitación $%$tanti&a' La presenta investigación aarca el %rea de ventas de la empresa Enatex#
(.1. (.1. OB OB)ET )ETIV IVOS OS INSTIT INSTIT*CI *CION ONALE ALES S
ant antene ener la prod produc ucci ción ón y com comercial cializ izac aciión de productos "ue son parte pa rte del comple!o productivo textil, al interior y exterior del pa-s procurando la generación de empl emple eo dign digno o en ene ene. .cio cio de la ciudad udadan an-a -a oliviana# /nce /ncent ntiv ivar ar la prod produc ucci ción ón de algo algodó dón n en el sect sector or agr-cola de nuestro pa-s# 0ons 0onser erva varr la auto auto sost sosten eni iil ilid idad ad .nan .nanci cier era a de la Empresa
IDEOLOGIA EMPRESARIAL De$ci#ción La Empresa &1lica Nacional Textil 2 Enatex, se dedica a la actividad de producción, exportación y comercialización de 3ilos#
Mi$ión &romo romove verr el desar desarro roll llo o de la cade cadena na prod produc ucti tiva va y come comerc rcia iall de la industria textil, generando desarrollo integral para sus traa!adores y excedentes económicos sosteniles para una distriución e"uitativa y !usta en la sociedad oliviana#
Vi$ión 4er la empresa p1lica 56L/7/ANA l-der en la producción, distriución y comercialización de productos textiles, generando los me!ores est%ndares de calidad y servicio para los clientes de los mercados interno y externo con presencia en América Latina y el mundo, asados en la administración participativa con la fuerza laoral#
1.
ESTR*CT*RA ORGANI+ACIONAL DE LA EMPRESA
,*ENTE' LA EMPRESA
SISTE ENTOR MA DE IN,OR MACI ON
4#/##
GERENCIA COMERCIALI+ACION PREPROD*CCION 0 CALIDAD ,INAL Bi-lioga"a
3ttp$88999#la: razon#com8economia8Goierno:Enatex: salvaguardar:industria: PROCESSO DE TRANSFORMACION 5olivia;);*<==)=<>
ENTRAD : /N4B64
OB)ETIVO
Diseño
Hilandería
Tejeduría
Tintorería
Corte
3ttp$88999#patrianueva#o8noticias8noticia#p3p@id*=+<+
: CA0T6DE4 &D6B0T/7 64
SALIDA : ILOS
/ TELAS
NIVEL DE LOS SISTEMAS
TIPOS DE SISTEMAS
GR*POS A LOS *E SIRVEN
DE N/7EL E4TDATEG/06 IN,ORMACION
/DE0T6DE4
N/7EL A/N/4TDAT/76 GEDENTE4 E N/7EL E/6
TDA5AFA6DE4 EL 06N60//ENT6 E AT64
N/7EL EL 06N60//ENT6
N/7EL 6&EDAT/76 6&EDAD/64 06N60//ENT6 E AT64
ADEA4 7ENE6DE4:H/LANAD/A: :ELE0TD/4/4TA: ABX/L/AD 06NTA5LE A/0/6NALE4
TEFEBD/A:
AE4TDANIA
RELACION DE LOS SISTEMAS 44G GEDENTE GENEDAL
44 GEDENTE TE0N/06
4A6 4E0DETAD/A
4&6 H/LANED/A, ABX/L/AD 06NTA5LE, TEFEBD/A, ELE0TD/0/4TA4, 6&EDAD/64
S*BSISTEMAS DE LA EMPRESA La estructura organizacional por la cual se rige la empresa es vertical piramidal como podemos oservar en el organigrama proporcionado por la empresa y por la información "ue la misma nos proporcionó# Es en ase a la misma "ue podemos identi.car los diferentes susistemas de la empresa seg1n la clasi.cación de cuervo$
1. Si$tema 2iecti&o (. $i$tema eal 3. Si$tema "nancieo
4B54/4TEA /DE0T/76 /DE0T/76 GEDENTE GENEDAL
4B54/4TEA4 C/NAN0/ED64 06NTA6D ABX/L/AD 06NTA5LE
REINGENIERIA DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
PROP*ESTA La empresa ENATEX actualmente no cuenta con un gerente de ventas por lo cual nosotros 3emos implementado la gerencia de ventas para "ue no exista una redundancia de datos y no ocurra una pérdida de la información y as- el Gerente Técnico cumpla con sus funciones, sin "ue se generando un exceso de traa!o y realice satisfactoriamente su tarea#
ANALISIS DE SISTEMAS ,ACTIBILIDAD ECONOMICA' La empresa a principios de este a'o realizo un estudio de factiilidad económica ya "ue a causa del retiro voluntario del anterior gerente de ventas, sus actividades fueron realizadas por el gerente técnico durante los primeros ? meses del presente a'o J()*+K# &or lo cual se presupuestó "ue a mediados de a'o se contratar-a un gerente de ventas ya "ue a principios de a'os no contaa con li"uidez necesaria para la contratación sin ver afectado los costos de producción#
,ACTIBILIDAD TECNICA' La empresa cuenta con los recursos su.cientes para la implementación de la propuesta, ya "ue la o.cina del gerente de ventas no fue ocupada por personal ni actividad alguna desde "ue "uedó vacante#
,ACTIBILIDAD OPERATIVA' Al ver lo "ue la falta de un gerente de ventas produ!o los ? meses en los "ue estaa vacante como$ sore carga de traa!o del gerente técnico, lentitud cuando los pedidos eran numerosos, ya "ue en ocasiones las actividades se retrasaan un poco, adem%s "ue tamién realizaa las planillas de sueldos y salarios de los traa!adores# &odemos concluir "ue la solución propuesta si es deseale en el marco administrativo y organización# &or lo cual es necesario implementar el sistema de información en el %rea comercial para solucionar los prolemas anteriormente citados#
NIVEL ORGANI+ACIONAL
DESCRIPCION DE LOS PROCESOS EN LOS NIVELES ORGANI+ACIONALES GERENTE GENERAL &lani.ca la gestión empresarial, organiza las actividades en la empresa, coordina los procesos de cada %rea de la empresa, dirige todo lo plani.cado y organizado, controla lo planeado con lo e!ecutado, analiza los estados de resultados, apruea e integra el presupuesto de la empresa, controla "ue todos los proyectos se e!ecuten con éxito, ve la información de la producción y las ventas, reportes diarios, mensuales rinde informes al directorio una vez al a'o#
GERENTE TECNICO 4e encarga de la producción de la empresa J3ilos y telasK sea de calidad, de la compra de los diversos repuestos, de supervisar el mantenimiento correctivo y preventivo los insumos Jcuanto y cuando los necesita, de su respectiva compraK el proceso de importación en el caso del poliéster, supervisar las ventas, realizar los informes de venta
CONTADOR 0 A*4ILIAR CONTABLE Dealizan la contailidad de la empresa, recien los diversos comproantes de egreso, de ingreso, los impuestos, ingresos de facturas, alances# La planilla es realizada por el gerente técnico#
VENDEDORES Los vendedores .!os se encuentran en la tienda comercial de la empresa, la cual es conocida por los diversos clientes "ue se dirigen a ella y realizan la compra# &roceso de atención al cliente$ • •
•
•
4e lo recie cordialmente 4e les muestra la variedad en cuanto a los productos "ue usca destacando los atriutos y caracter-sticas del mismo 0onforme a la cantidad "ue re"uiere se aplican las pol-ticas de venta Jdescuentos, promociones, etc#K en ene.cio del cliente 4e realiza la transacción
Los vendedores moviles son tamién los distriuidores ya "ue son promotores, y tamién se encargan de llevar el pedido a donde el cliente lo solicite# • • •
4on los encargados los clientes realesJactualesK de la empresa 7an a las empresas a ofrecer los producto Llevan muestras del producto para mostrarles a los clientes
• •
Luego uscan negociar la venta de producto "ue re"uieran Bna vez se cierra la venta son los mismos "uienes se encargan de distriuir el pedido
CO,ER Traa!an en con!unto con los vendedores moviles, aun"ue en ocasiones tamién sirven de mensa!eros, para distriuir los productos, tamién diversos documentos y8o valores Jrecoger, de!ar, corar un c3e"ueK, en ocasiones tamién se encargan de la compra de repuestos#
A0*DANTES Los ayudantes de los c3oferes son contratados por temporadas, o en épocas estacionales# En ocasiones tamién cumplen las funciones de un vendedor movile, para agilizar la venta, la entrega de llevar la documentación#
ILANDERIA5 TE)ED*RIA 0 OPERADORES 4e encargan del proceso de producción de los 3ilos y la tela$
&roceso de transformación
4e identi.can los siguientes procesos$
Decepción de la materia prima# Apertura8at%n# 4ección cardas# anuales# anuales *er# &aso# anuales (do# &aso# 0ontin1as de Dotor u 6pen End# oladora de 3ilos# Detorcedora Brdidora Engomadora Telares$ epósito o Almacén de &roductos Terminados#
La tela "ue la empresa produce, es una tela cruda Jsin acaadoK, para lo cual necesitan 3ilos, materia prima Jalgodón, poliésterK En los diversos procesos tienen series de m%"uinas# 4u producción es variale seg1n el mes, aun"ue en promedio producen +))) Milos de 3ilo, ())) Milos de 3ilo retorcido y +))) Milos de telas# 4in emargo este promedio var-a en diversas temporadas, por e!emplo en temporada de zafra#
MECANICOS 0 ELECTRICISTAS Tienen personal de planta y .!o# 4e encargan del mantenimiento correctivo y preventivo de las ma"uinarias#
Tienen un taller eléctrico, una maestranza, en la cual se realiza el mantenimiento, se revisan los engrana!es, cuentan con repuestos en caso de emergencia para no parar la producción a falta de alg1n elemento, motores#
RELACION DE AREAS ,*NCIONALES
DETERMINACION DE LOS OB)ETIVOS DE CADA AREA 6SISTEMAS ,*NCIONALES DESCRITOS7 S'STEMA SS'STEMA
01 0ENERA+
01 DE 2ENTAS
01 TECN'C*
C*NTAD*R
NC'*NES PR'NC'PA+ES >a!imiar la rentabilidad de la empresa en un marco de austeridad acorde con los planes estratégico 0 operati&os del a empresa Dirigiendo, coordinar 0 controlar las acciones de los órganos e9ecuti&os 0 operati&os de la Empresa) >a!imia la &enta integral del producto aportando al margen de contribución de la empresa >a!imiar la producción de la empresa al m/nimo costo, al m/nimo tiempo con la calidad -ue e!i9a el gerente comercial) Encargado de los registros contables, pago de impuestos, etc), dentro 0 (uera de la empresa con relación a las mismas)
DAT*S E 'N*RMA, C'*N DE ENTRADA
'os-ue9o Pro0ectos in&ersión (inanciamiento, Presupuestos, programas capacitación mar7eting
de de 0
de 0
'N*RMAC'*N DE SA+'DA
oma de decisiones, planes estratégicos de pol/ticas de gestión , ob9eti&os 0 metas a largo 0 corto plao)
4lientes reales 0 potenciales, situación de los clientes, in&estigación de mercado)
4onsumo, &enta (acturada, estrategias de &entas) Gestión de comercialiación
?ecepción de materia prima, insumos, in&entario, ordenes de pedido) *o necesario para la importación 0 ad-uisición)
-PARA .'EN SA+E/
El directorio
Gerente General
Gerente General
Gerente General
Empresa enatex Clu!o grama 3orizontal Nomre del fu!ograma$ entrega de pedidos de ventas 4ector responsale$ gerencia comercial 4ector participante$ encargado de almacén, c3ofer promotores Actividad inicial$ se entrega en certi.cado de pedidos Actividad .nal$ se entrega de pedidos 6!eto$ entrega de pedidos intacto a los clientes
Sim-olog8a
ocumento
control
proceso
traslado
paso
promotores
Gerente de ventas
almacén
c3ofer
* Entrega del pedido re istrado
(
Decie, veri.ca y controla los pedidos del
= 4ella los formularios y los entrega al promotor
+
?
Decie el pedido del gerente de ventas y se 3ace la entrega al almacén
Dealiza la veri.cación de la autenticidad del documento
< &repara el pedido, y lo despac3a
>
Decie y carga el pedido a la camioneta
Traslada el pedido al domicilio del cliente
O Entrega el pedido y 3ace .rmar el
Empresa enatex
Clu!o grama 3orizontal Nomre del fu!ograma$ proceso de ventas 4ector responsale$ gerencia comercial 4ector participante$ vendedores y clientes Actividad inicial$ el cliente ingresa a la tienda Actividad .nal$ se realiza la transacción 6!eto$ convencer al cliente de ad"uirir el producto
Sim-olog8a
ocumento
control
proceso
decisión
paso
*
cliente
El cliente ingresa a la tienda para uscar, elegir su producto
(
Decie y atiende al cliente cordialmente
=
+
vendedor
uestra el producto uscado y resuelve sus in"uietudes
0ompra si el producto cumple con sus expectativas
? Degistra la compra
< Entrega el producto
Empresa enatex Clu!o grama 3orizontal Nomre del fu!ograma$ proceso de ventas de vendedores móviles 4ector responsale$ gerencia comercial 4ector participante$ promotores clientes Actividad inicial$ los promotores son trasladados al domicilio de los clientes Actividad .nal$ se realiza la transacción 6!eto$ entregar el producto intacto a los clientes
Sim-olog8a
ocumento
proceso
traslado
paso
cliente
vendedor
c3ofer Traslada a los vendedores al domicilio de los clientes reales y potenciales
*
(
Llegan al domicilio del cliente uscado
= Decien a los vendedores
+
6frecen sus productos destacando sus ondades
? Dealizan el pedido
< Degistran el pedido
0
ADEA4 CBN0/6NALE4 G# GENEDAL
G# E 7ENTA4
G# TE0N/06
06NTA6D
4/4TEA4 E /NC6DA0/6N TE0N/06
4/4TEA E /NC6DA0/6N C/NAN0/ED6
0 4/4TEA E /NC6DA0/6N GEDEN0/AL
4/4TEA4 E /NC6DA0/6N 06ED0/AL
4/4TEA4 E /NC6DA0/6N CBN0/6NAL
SISTEMAS DE IN,ORMACION eido a "ue la empresa es relativamente pe"ue'a ó mediana, en la mayor-a de los casos la comunicación es veral, pero en los aspectos importantes, la comunicación es por la v-a escrita# 4e 3ace 3incapié en la comunicación oral como una forma de incentivar al traa!ador a expresar sus ideas y pensamientos sore el traa!o realizado y por otro lado es el medio m%s r%pido de comunicación# 4e entiende "ue las instrucciones importantes y las llamadas de atención fuertes y otros aspectos de mantenimiento de m%"uinas se lo realizan por escrito# 4in emargo solo el contador cuenta con un sistema, el cual es un sistema espec-.co para las actividades "ue realiza la empresa# La información la organizan mediante la codi.cación de los productos, en resumen la mayor parte de la información se mane!a mediante códigos#
9LOS SISTEMAS DE IN,ORMACION EN LA EMPRESA SON MAN*ALES O A*TOMATI+ADOS: La información "ue se mane!a en la empresa es realizada de forma automatizada ya "ue cuentan con e"uipos de cómputos para el registro de la información "ue se da en la misma
CAPACIDAD DE SO,T;ARE 0 ARD;ARE Las computadoras "ue se utilizan en la empresa odelo$ &entium /7
So
emoria DA$ (< 5 J ==)) GK isco duro$ ?*( G5 4istema operativo$ Pindo9s > J <+ its K Tar!eta gra.ca$ GT4:(+)J*< 5K
a2=ae
0&B onitor /mpresora ouse
9*> *SO SE LE DA A LAS COMP*TADORAS: Al utilizar medios inform%ticos, mane!an las computadoras m%s "ue todo para enviar y reciir información entre los diversos órganos$ tanto del gerente técnico y contador 3acia el gerente general los cuales cuentan con computadoras en sus o.cinas y para realizar las diversas planillas#
Entre los programas de m%s utilización est% el P6D, EX0EL y el sistema contale propio de la empresa "ue es proporcionado por un ingeniero en sistemas externo#
a? c%ato com#%ta2oa$ ? $e la$ %$a #aa' • • •
ar información a sus superiores &ara realizar los registros contales &ara llevar las cuentas de las ventas de la tienda y en s- de la empresa
PROBLEMAS DEL SISTEMA DE IN,ORMACI@N Estos son algunos de los prolemas "ue se detectan en el proceso del sistema de información de la empresa ENATEX LTA •
• • •
•
Dedundancia de los datos#: existe diversas copias del mismo arc3ivo lo cual provoca un gran prolema en la ase de datos f-sica# 0omple!idad al momento de acceder a la información ependencia de la asesor-a externa del ingeniero en sistemas La información f-sicas es vulnerale en cuanto a la seguridad#: ya "ue los datos 3istóricos no est%n ordenados en un espacio f-sico "ue le corresponder-a &rocesadores en cuanto a la velocidad de navegación
TIPO DE RED DE COM*NICACI@N Btilizan una red us en la empresa por"ue las m%"uinas est%n conectadas por el mismo soft9are y no 3ay una ma"uina central# Tamién tienen una red de ampli.cación amplia JPANK ya "ue cuenta con sucursales en otros departamentos constantemente#
LA CALIDAD DE LA IN,ORMACION La información en cuanto al tiempo es$ • • •
6portuna para la toma de decisiones Actual aun"ue tamién cuentan con datos 3istóricos frecuencia$ en el %rea de venta es diaria en cuanto los reportes sin emargo es mensual
/nformación en cuanto al contenido$ • •
Exacta /ntegra
• •
5reve Alcance general
/nformación en cuanto a forma$ • • •
0lara etallada dependiendo del tipo de información re"uerida 6rden en cuanto a los reportes y alances
CONCL*SION En conclusión nuestra propuesta es "ue se dee 3acer un redise'o de la empresa, utilizando la estrategia en paralelo en la cual el sistema vie!o con el nuevo ser%n operados con!untamente durante un tiempo, 3asta asegurarse "ue todo funcione ien# 4e dee proceder a la eliminación de la redundancia de datos mediante una correcta sistematización#
