“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICHU PARA EL MUNDO
”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
INFORME INFORME DE PRACTICAS PRE - PROFESIONALES
CARRERA PROFESIONAL
:
CONTABILIDAD
PRESENTADO POR
:
JOSE LUIS PACAYA VASQUEZ CIRO MENDOZA OCMIN
PROFESOR
:
CPC. ULISES ZAMBRANO H.
FECHA
:
1 DE AGOSTO DEL 2011
YURIAMAGUAS – PERÚ 2011
CONTENIDO CARATULA DEDICATORIA INTRODUCCIÓN
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION INSTITUCION 1.1. RAZON SOCIAL 1.2. 1.2. RESE RESEÑA ÑA HIS HISTO TORI RICA CA DE DE LA EMP EMPRE RESA SA 1.3. 1.3. ORGA ORGANI NIGR GRAM AMA A DE DE LA LA EMP EMPRE RESA SA 1.4. 1.4. DESC DESCRI RIPC PCIÓ IÓN N QUE QUE TIEN TIENE E CADA CADA ARE AREA A
CAPITULO II AREA DE TRABAJO 2.1.
NOMBRE DEL AREA DONDE TRABAJA
2.2
OBJETIVO DE DE CA CADA AR AREA
2.3
FUNCIONES QU QUE SE SE RE REALIZA
2.4
RESPONSABLES DE DE CA CADA AR AREA
CAPITULO III DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1
ACTIVIDADES RE REALIZADA ADAS
3.2
OBJ OBJETIV ETIVO O DE DEL TRA TRABA BAJJO REAL REALIZ IZAD ADO O
3.3 3.3
PERI PERIOD ODO O DURA DURANT NTE E EL CUA CUAL L SE DES DESAR ARRO ROLL LLO O LAS LAS PRAC PRACTI TICA CAS S
3.4 3.4
METO METODO DOLO LOGIA GIA Y PROC PROCED EDIM IMIE IENT NTOS OS UTIL UTILIZ IZAD ADOS OS
3.5 3.5
IMPO IMPORT RTAN ANCI CIA A Y SIG SIGNI NIFI FICA CADO DO DEL DEL TRA TRABA BAJO JO REAL REALIZ IZAD ADO O
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS
CONTENIDO CARATULA DEDICATORIA INTRODUCCIÓN
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION INSTITUCION 1.1. RAZON SOCIAL 1.2. 1.2. RESE RESEÑA ÑA HIS HISTO TORI RICA CA DE DE LA EMP EMPRE RESA SA 1.3. 1.3. ORGA ORGANI NIGR GRAM AMA A DE DE LA LA EMP EMPRE RESA SA 1.4. 1.4. DESC DESCRI RIPC PCIÓ IÓN N QUE QUE TIEN TIENE E CADA CADA ARE AREA A
CAPITULO II AREA DE TRABAJO 2.1.
NOMBRE DEL AREA DONDE TRABAJA
2.2
OBJETIVO DE DE CA CADA AR AREA
2.3
FUNCIONES QU QUE SE SE RE REALIZA
2.4
RESPONSABLES DE DE CA CADA AR AREA
CAPITULO III DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1
ACTIVIDADES RE REALIZADA ADAS
3.2
OBJ OBJETIV ETIVO O DE DEL TRA TRABA BAJJO REAL REALIZ IZAD ADO O
3.3 3.3
PERI PERIOD ODO O DURA DURANT NTE E EL CUA CUAL L SE DES DESAR ARRO ROLL LLO O LAS LAS PRAC PRACTI TICA CAS S
3.4 3.4
METO METODO DOLO LOGIA GIA Y PROC PROCED EDIM IMIE IENT NTOS OS UTIL UTILIZ IZAD ADOS OS
3.5 3.5
IMPO IMPORT RTAN ANCI CIA A Y SIG SIGNI NIFI FICA CADO DO DEL DEL TRA TRABA BAJO JO REAL REALIZ IZAD ADO O
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS
DEDICATORIA A mi familia, que son fortaleza y apoyo para mi formac formación ión profes profesion ional; al; cada cada día part partic icip ipan an
a todos los docent docentes es que con con su labor labor educa educatitiva va y
eficie eficiente nte,, siendo siendo exige exigente ntess en el aprend aprendiza izaje je del alumno.
AGRADECIMIENTO A mi señora y queridos hijos, por su apoyo incansable e insuperable día a día para llegar a mi meta y por valorarme como padre y hacerme conocer su infinito afecto hacia mi persona, y el apoyo para lograr de mí ser un profesional de éxito con muchos sueños empresariales.
Mi profundo agradecimiento al GOBIERNO REGIONAL DE LORETO - GERENCIA SUB REGIONAL DE ALTO AMAZONAS en donde me formé como Profesional en Contabilidad durante los años transcurridos.
A todos los profesores, quienes compartieron sus experiencias, nuevos conocimientos, nuevas ideas, inquietudes y por exigirnos día a día a superarnos más y ser los mejores a través de su apoyo incondicional.
INTRODUCCIÓN Las Prácticas Pre-Profesionales hoy en la actualidad, son un requisito de orden profesional de todo estudiante universitario. Constituye un medio para poder optar el título profesional de: Contador Público ya que esta ha sido evaluado y consolidada como la carrera competente en diferentes Instituciones públicas y privadas del país. Se fundamenta en el control interno de la institución. Este informe generalmente contiene los asuntos administrativos y contables en particular y otros exámenes especiales. Este Informe de Practicas Pre Profesional consta de dos capítulos las cuales son elaboradas por partes Para la elaboración y presentación de este informe, tuve que realizar mis prácticas pre-profesional en la “GERENCIA SUB REGIONAL DE ALTO AMAZONAS”, cuyo fines son como;
•
Promover y ejecutar obras de infraestructura económica y de infraestructura social que conlleve a resolver
la problemática socio-económica de la
provincia. •
Promover y fomentar
la inversión pública y privada que demande las
necesidades reales de incrementar los Servicios Básicos, Servicios Sociales y la Producción. •
Coordinar con los Sectores Públicos y Privados para concertar acciones que propendan al desarrollo de la provincia.
De quien he podido captar y recopilar información y ganar experiencias; por la cual he tenido la oportunidad de Realizarme como un buen profesional en el ámbito contable.
CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION 1.1
RAZON SOCIAL NOMBRE
:
UBICACIÓN :
CALLE SARGENTO LORES
RUC
20408560137
:
TELEFONO :
1.2
GERENCIA SUB REGIONAL DE ALTO AMAZONAS
065-352504
RESEÑA HISTORICA La Unidad ejecutora 0863 GRL/ Gerencia Sub Regional de Alto Amazonas, fue creada mediante el D.S. Nº 817 de fecha 21/11/78; cuyo ámbito territorial abarca los distritos de Balsapuerto, Tnte. César López Rojas, Lagunas, Jeberos, Santa cruz y Yurimaguas de la provincia de Alto Amazonas. viene realizando
obras sociales de emergencia, obras de
interés social, como también obras para los diferentes sectores; transporte, con la conservación, mantenimiento y construcción de trochas carrozables, obras de pre-inversión, agricultura; mantenimiento y conservación, de cultivo de palma aceitera, construcciones para otras entidades, proyectos en proceso de viabilidad, por administración directa y por contrata. MISIÓN Liderar y promover el desarrollo sostenible e integral de nuestro ámbito, en concordancia con el Plan de Desarrollo Concertado y la política institucional , así como la coordinación sectorial de la administración pública y con el sector privado en la promoción de inversiones y en la conducción de programas de desarrollo de diferentes actividades sociales y productivas para mejorar las condiciones de vida y el ingreso económico mediante la generación de empleo y lucha contra la pobreza y extrema pobreza. VISIÓN La Gerencia Subregional de Alto Amazonas es una entidad líder en el proceso de desarrollo socio-económico de su ámbito jurisdiccional tiene
facultades delegadas de descentralización en lo técnico-administrativo permitiéndole un accionar
eficiente en su competencia institucional,
interinstitucional y de participación conjunta y democrática con la sociedad civil organizada y el empresariado privado para lograr en forma concertada los objetivos del desarrollo integral y sostenido.
1.3
ORGANIGRAMA Gerencia General del GOREL
GERENT E
Jefatura de la OSRA
Jefatura de la OSRPPGMA
Planeami ento
Presupuest o
Gestión del
Personal
UCTP
Medio Ambiente
Jefatura de OSRDSE
Promoción de Desarrollo Social
UASA
Trám ite
Jefatura de OSRI
Promoción de Desarrollo Económico
División de Proyecto s
Supervis ión De Obras
1.4
DESCRIPCION DE CADA AREA ORGANO DE ASESORAMIENTO DE LA OFICINA SUB-REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE : La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Gestión del Medio Ambiente , constituye el Órgano de Asesoramiento de la Gerencia Sub Regional y es el responsable de coordinar y ejecutar los procesos técnicos de Planificación , Presupuesto y gestión del Medio Ambiente en coordinación con los órganos rectores del Gobierno Regional.
ORGANO DE APOYO DE LA OFICINA SUBREGIONAL DE ADMINISTRACIÓN La Oficina de Administración, es el órgano de apoyo responsable de la administración del recurso humano, recursos materiales y financieros de la Gerencia SubRegional en concordancia con los sistemas administrativos de personal, abastecimiento, contabilidad y tesorería.
ORGANOS DE LINEA DE LA OFICINA SUB-REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA La Oficina de Infraestructura es la encargada de formular y ejecutar el Programa Anual de Inversiones de la Gerencia Sub Regional, controlando y supervisando los proyectos y obras. DE LA OFICINA SUB-REGIONAL DE DESARROLLO SOCIO ECONÓMICO La Oficina de Desarrollo Socio - Económico es el órgano de línea, encargado de efectuar y propiciar acciones de carácter socio-económico en coordinación con los sectores respectivos y las organizaciones de base para generar proyectos, Programas y actividades que conduzcan y contribuyan al proceso de desarrollo del ámbito jurisdiccional conforme al
potencial de los recursos naturales existentes, los ecosistemas existentes y en armonía con el medio ambiente UNIDAD DE SUPERVISIÓN
Es la responsable de la conducción y coordinación de la supervisión externa de las obras por Contrata y/o Convenio hasta su respectiva liquidación tanto de las obras como de los servicios profesionales de la supervisión misma; así como del asesoramiento y control de obras encargadas por Ejecución Presupuestaria Directa.
CAPITULO II AREA DE TRABAJO 2.1
NOMBRE DEL AREA DONDE TRABAJA Área de contabilidad
2.2
OBJETIVO DE CADA AREA DE LA OFICINA SUB-REGIONAL DE ADMINISTRACION: La Oficina de Administración, es el órgano de apoyo responsable de la administración del recurso humano, recursos materiales y financieros de la Gerencia SubRegional en concordancia con los sistemas administrativos de personal, abastecimiento, contabilidad y tesorería.
OFICINA EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS La Oficina Ejecutiva de Recursos Humanos, es el órgano de la Oficina Sub Regional de Administración, responsable de conducir el sistema de personal y ejecutar sus correspondientes procesos técnicos.
OFICINA EJECUTIVA DE LOGÍSTICA La Oficina Ejecutiva de Logística, es el órgano de la Oficina Sub Regional de Administración, responsable de conducir los procesos de adquisición de
bienes y servicios; evaluar el uso y mantenimiento de las unidades vehiculares.
OFICINA EJECUTIVA DE CONTABILIDAD La Oficina Ejecutiva de Contabilidad, es el órgano de la Oficina Regional de Administración, responsable de conducir los procesos del sistema de contabilidad gubernamental, así como de consolidar los balances, estados financieros y estados presupuéstales de los programas que conforman el pliego presupuestal del Gobierno Regional de Loreto. Mantiene actualizada la contabilidad del Gobierno Regional y concilia los ingresos y gastos ante la Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF.
OFICINA EJECUTIVA DE TESORERÍA Es el órgano de la Oficina Regional de Administración, encargado de conducir los procesos del sistema de tesorería, administrar los fondos públicos, efectuar el pago de las obligaciones, y llevar el control y custodia de los fondos transferidos. Asimismo, efectúa la apertura de cuentas corrientes de las Oficinas Giradoras del Gobierno Regional de Loreto.
OFICINA EJECUTIVA DE BIENES REGIONALES Y PATRIMONIO Es el órgano de la Oficina Regional de Administración, encargado de la administración de bienes muebles e inmuebles a nivel regional, así como de organizar y actualizar el Margesí de Bienes Regionales.
OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓNDOCUMENTARIA Es el órgano de la Oficina Regional de Administración, encargado de conducir las acciones relacionadas con el trámite documentario, registro, trascripción, custodia y acervo documental del Gobierno Regional. Es responsable también del centro de documentación y del archivo central.
2.3
FUNCIONES QUE SE REALIZA Nuestras funciones son:
a) Planear, organizar dirigir y supervisar el desarrollo de los procesos
técnicos del sistema de contabilidad; b) Formular los estados financieros y presupuestarios del Pliego, de acuerdo a las normas y dispositivos legales vigentes; c) Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestarios; d) Registrar contable y presupuestalmente los gastos corrientes y de
inversión de acuerdo a la normatividad vigente; e) Registrar
en
el
Módulo
Contable
SIAF
las
operaciones
administrativas en la fase de devengado; f) Ejecutar la conciliación de los ingresos y gastos en la Dirección
Nacional de Presupuesto Público; g) Controlar que el movimiento contable del Gobierno Regional se
desarrolle de acuerdo a las normas legales vigentes; h) Formular los Estados Financieros de la sede central del Gobierno
Regional de Loreto y presentarlos de acuerdo a la normatividad legal vigente en materia contable para su incorporación a nivel pliego. i) Emitir informes técnicos respecto a la situación económica y
financiera del Gobierno Regional. j) Formular normas y directivas relacionadas con el sistema de
contabilidad, de aplicación en el ámbito del Gobierno Regional Loreto. k) Brindar asesoramiento técnico especializado en los aspectos de su
competencia; l) Otras funciones afines que le asigne la Oficina Regional de
Administración. REGISTRO ADMINISTRATIVO-CONTABLE Es el proceso básicamente para el registro de las operaciones que realiza la entidad permitiend o un registro único de contabilización, así como
su acoplamient o modular
automátic o de la información, se
Gubernamental de la DNCP.
asegurando
su procesamient o
utiliza básicament e el Plan Contable CAP. IV
REGISTRO CONTABLE INGRESOS La UE contabilizará sus operacione s de ingreso a través de la opción «Contabiliza», en dond e visualizará las operacione s (ingreso), etc., registradas previament e en la pantalla del registro SIAF (móduloCAP. I administrativo) presupuesta l o financiero en determinad o mes. Para iniciar previamente en la pantalla del registro SIAF (módulo administrativ o, presupuesta l o financiero en determinad o mes.
Para iniciar la contabilización, elegir de la pantalla contabilización del registro SIAF, los criterios de selección, es decir, el mes, la fase, el tipo de operación, la contabiliza- ción se realiza fase por fase,CAP. II para el caso de los ingresos se empieza con la fase de determinad o seguido del recaudad o (es convenient e que este último
se realice median-
te la opción «Contabiliza», «Documentos
Cobrados».
ENTRADAS AL SISTEMA DEL REGISTRO CONTABLE Las entradas
al sistema se producen
en tres grupos de
operaciones: operaciones de ingresos, operacione s de gastos y operacione s complementarias.
OPERACIONES DE INGRESO En este grupo se registran las diferentes fases de las operacione s que generan los recursos. Conforme al nuevo enfoque técnico del proceso de la ejecución presupuestaria , el registro contable de las operaciones que originan los
ingresos se realiza en dos fases: Determinado y Recaudad o. La fase del «Determinado» se registra a partir de la identificación de un compro- miso de pago a favor de una entidad gubernamental.
Este
registro se realiza afectando la partida según el clasificador de ingresos y las correspondiente s cuen tas por cobrar; no tiene incidencia en la contabilidad presupuestaria La fase del «Recaudado» se registra en el momento de la efectivización de las acreencias registradas en la fase del «Determinado» afectando tanto las cuentas patrimoniales como las cuentas presupuestarias.
REGISTRO CONTABLE,
GASTOS
La UE contabilizará sus operacione s de gastos a través de la opción «Contabiliza», en donde visualizará las operacione s (compras, ventas, transferencias
entre
cuentas
bancarias,
planillas,
etc.)
registradas
previament e en la pantalla de Registro SIAF (Módulo Administrativo o Presupuestal-Financiero ) en determinad o mes.
Para iniciar la contabilización, elegir de la pantalla «Contabilización del Registro
SIAF», los criterios de selección, es decir, el mes, la fase y el tipo
de operación. La contabilización se realiza fase por fase, para el caso de gastos, se empieza con el compromiso, seguido del devengad o, luego el girado y por último, el pagado (es conveniente que este último se realice mediante la opción «Contabiliza Docu mentos pagados». Consignada la fecha de entrega del cheque girado o carta orden dentro
de la opción «Documentos emitidos del submódul o aplicaciones», se podrá contabili zar en forma automátic a el Asiento de Cuentas de Orden ingresando a la panta- lla «Contabiliza Documento s Entregado del Submódul o Aplicaciones».
Al hacer clic sobre el botón «Contabilizar», el sistema mostrará automáticamente las cuentas debe y habe r.
La fase pagado puede
ser contabilizada
tanto
en la pantalla
«Contabiliza» o desde la pantalla «Contabiliza Documento s Pagados», dentro de la opción con el mismo nombre del submódul o «Aplicaciones». Para que el sistema realice la contabilización automátic a del asiento por la fase «Pagado» , las fases anteriores deben encontrars e pr eviament e contabilizadas, así como el asiento de cuentas de orden por los documento s entregados y, haberse realizado la Conciliación entre los pagados recibidos por el sistema y el estado bancari o. Al hacer clic sobre el botón «Contabilizar», se mostrarán en forma automátic a las cuentas del debe y haber para la fase «Pagado».
OPERACIONES DE GASTO En este grupo se registran las fases de comprometid o, devengad o, girado y paga- do que generan las operacione s de gastos.
CAP. IV
La fase del «Comprometido», permite el registro preventivo de la cadena funcio-
nal del gasto, afectando en forma parcial o total las asignaciones
presupuestarias autorizadas por el respectivo calendario de compromisos .
El registro en esta
fase
implica contabilizar todos los gastos
comprometidos.
En la fase del «Devengado», se procede a efectuar el registro contable patrimo nial (cuentas por pagar) de la obligación de pago que se asume
como conse cuencia del compromiso contraído, afectándose en esta fase las cuentas pr esu puestarias y en forma definitiva la asignación presupuestaria mensual autoriza- da y por consiguiente, el Presupuest o Institucional.
En el sistema, la fase de «Girado» esta referida al registro que se realiza por la cancelación de la obligación contraída hasta por el monto del compromiso de- vengado, procediéndos e a efectuar el registro contable de las cuentas patrimonia les provisionales en la fase del devengado y la cancelación
de las asignaciones comprometida s en la contabilidad
presupuestaria.
La fase de «Pagado » permite el registro contable patrimonial que se efectúa luego de realizar la conciliación de las cuentas bancarias que operan con recursos ordinarios para que el sistema procese la contabilidad de la Dirección General del Tesoro Públi co. Esta fase de registro no afecta la contabilidad de las Unidades Ejecutoras. OPERACIONES COMPLEMENTARIAS En este grupo se registran aquellas operacione s adicionales que tienen incidencia patrimonial, pero que no significa movimiento de fondos,
ni
se
les
puede
caracter izar
como
incidencias
presupuestarias.
HOJA DE TRABAJO CONTABLE Teniendo en cuenta que, existen cuentas contables que para su representació n en el Ba- lance General o Estado de Gestión deben
mostrarse en determinad o concepto, se reclasificarán en la «Hoja de trabajo contable», opción dentro del submódul o «Procesos». La hoja de trabajo contable cuenta con tres pestañas •
Balance general
•
Estado de gestión
•
Cuentas presupuestarias
•
Cuentas de orden
Balance General. Estando en esta pestaña, activamos la opción de
«Valores
Históricos»,
luego la UE deberá realizar los procedimiento s
siguientes:
Reclasificación de las cuentas para su presentación en el Balance General (F-1) de acuerdo con el Nuevo Plan Contable Gubernamental . Estas cuentas se mostrarán sobre un fondo amarillo en la hoja de trabajo contable. Haciendo clic sobre la divisionaria o subdivisionaria (en el caso 171.03) se mostrará una venta- na en donde se realizará la reclasificación.
Asimismo, el sistema ayuda reclasificando automáticamente algunas y muestra los campos en donde deberían consignarse los montos. Por
ejemplo, para la cuenta 104.05 Recursos Directamente Recaudado s se muestran activos los cam pos Activo y Pasivo (los sobregiros se muestran en esta última). De otro lado, el sistema muestra con fondo color celeste aquellas cuentas que se espera sean cobradas o pagadas a largo plazo, ya que el sistema no podría pr esentar en forma automática el saldo como corriente o no corriente. Estado de gestión. En esta pestaña se mostrarán las cuentas de gestión y
resultados. El monto que se presenta en la parte superior de la pantalla como diferencia, correspon de al superávit o déficit del ejer cicio.
Cuentas presupuestales y cuentas de orden. En esta pestaña se mostrarán los saldos de las cuentas presupuestale s y de las cuentas de orden, por las operacione s contabilizadas.
CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE CONTABILIDAD Las notas de contabilidad se elaborará n utilizando la opción con el mismo nombre del submódulo «Aplicaciones», correspondiendo al registro de las operaciones
comple mentarias
(entradas al almacén,
proyecciones
presupuestarias, ajustes, provisiones, etc.) U na vez contabilizadas todas
las operaciones
de un determinado
mes, la UE deberá «Generar
Secuencia» para que los asientos se muestren en los reportes contables (Ba-
lance de Comprobación , Libros Principales y Auxiliares) y realizar las
reclasificaciones
finalmente
en la hoja de trabajo contable y presupuestal , para
obtener
la
información
que se presentar á al pliego
mensualmente
CIERRE CONTABLE MENSUAL A NIVEL PLIEGO Como pliego, el usuario designado para ingresar al ambiente de pliego (pr evia- mente matriculado en el «Perfil de Acceso por Usuario») consignará su identifica- ción de ususario y clave para acceder a los submódulo s siguientes: •
Sistema
•
Tablas
•
Aplicaciones
•
Procesos
•
Consultas
•
Reportes
•
Comunicación
•
Utilitarios
Consolida Estados Financieros, que como lo indica su nombre realiza el proceso de consolidar (sumarizar) el Balance General y Estado de Gestión
de la UE o las UE bajo el ámbito del Pliego.
Cierre. Terminada la revisión de la información recibida de su(s) UE(s), el pliego
realizará el cierre haciendo clic sobre el botón «Cierre». Enseguida, el
estado en la columna «Cierre» cambiará de NO a SÍ. Al igual que en la pestaña «Presupuestal», el pliego podrá visualizar la relación de UE que han transmitido su información financiera, esto
ingresando a la pantalla Información Enviada por las Unidades Ejecutoras mediante un clic en el botón «Ver información
cier re
enviada de la UE».
Teniendo la prerrogativa de cancelar el
de la información financiera de sus UE, luego de seleccionar el mes y
la UE, dará clic sobre el botón
«cancelar cierre».
HOJA DE TRABAJO CONTABLE Ingresando al submódul o «Procesos», opción «Hoja de trabajo contable», la pan- talla Hoja de Trabajo Contable-Pliego mostrará la información tanto a
nivel pliego como de cada una de las UE que la conforman, esto una vez realizada la consolidación de Estados Financieros. El pliego podrá visualizar la hoja de trabajo consolidad a a nivel pliegoCAP. o IVpor cada UE, con información de las cuentas contables y las reclasificaciones correspon dientes.
HOJA DE TRABAJO PRESUPUESTAL En la pantalla «Hoja de Trabajo Presupuestal» (submódulo opción
«Hoja
«Procesos»,
de Trabajo Presupuestal»), el pliego visualizará la información
consolidada como pliego y la de cada una de sus UE.
Por un lado se encontrará n los ingresos y por otro los gastos, con FF13, así como las reclasificaciones realizadas por cada U.E. INFORMACIÓN MENSUAL (INSTRUCTIVO N.° 6) Realizadas las reclasificaciones en la Hoja de Trabajo Contable y Presupuestal , la UE podrá visualizar e imprimir los reportes contables
según el instructivo N.° 6
Balance General (F-1). Este reporte se mostrará una vez realizadas las
reclasificaciones en la Hoja de trabajo
contable,
caso contrario
mostrará los conceptos con montos ceros (0,00). En caso no se haya realizado alguna reclasificación y/o no fuera correcta, antes de mostrar el reporte se visualizará un mensaje de error . Estado de Gestión (F-2). Este reporte se mostrará previa selección del
mes, una vez grabada la Hoja de Trabajo Contable.
Estado Presupuestario de Ingresos y Gastos (AP-1). En la Hoja de
T rabajo Presupuestal para la FF-13 se mostrará lo registrado en la pantalla de Registro SIAF (Módulo Administrativo o Presupuesta l Financiero) y, lo reclasificado (Do- nación o Transfer encia). Previament e se seleccionará el mes y la periodicidad , es decir, mensual o
trimestral. Esta información también se podrá visualizar en forma detallada en el Estado de Ejecución Presupuestari a AP-1 (Detallado), dentro de la opción «Contables» del submódul o «Reportes». Previo a la visualización o impresión del reporte, la UE deberá elegir, de la panta- lla «Criterios de Selección», el mes, la fuente de financiamient o, el
ciclo, el tipo (mensual o trimestral) y el ordenamient o (por clasificado o por expediente).
TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN MENSUAL Obtenida la información de acuerdo al Instructivo N.° 6, la UE la transmitirá a su pliego. Para ello, primero deberá seleccionar de la pestaña Presupuesta l o Finan- ciera el mes y el tipo de información para luego habilitar el envío dentro de la pantalla «Control de Procesos-UE». A continuación ingresará al submódulo «Correo» opción
«T ransferir
Estados y Anexos Financieros». En la pantalla que se muestra enseguida dará clic sobre el botón «Enviar/Recibir», viajando de esta manera la información de la UE a su pliego.
INFORMACIÓN ANUAL Realizados los procesos antes descritos, la UE obtendrá la información exigida
por la DNCP, apreciándos e 4 grupos de r epor tes: CAP. I
Reportes generados Administrativos
a partir de la información de los Registros
(Presupuestal-Financiero) .
Entre
estos
reportes
se
encuentran: •
Estado de Ejecución Presupuestari a de Ingresos y Gastos AP-1, y
Estado de Fuentes y Usos de Fondos AP-2. •
Reportes obtenidos a partir de la Contabilización de los Registros
Administrativos
y las Notas de Contabilidad. Es el caso del: CAP. II
-
Balance de Comprobación
-
Balance Constructivo HT-1
-
Balance General F-1 y,
-
Estado de Gestión F-2
•
Reportes obtenidos a partir de la información de Ejecución
Presupuesta l registra- dos en el Registro
Marco
Presupuesta l
Presupuestales)
(Presupuesto
SIAF y de aquella referida al Inicial + Modificaciones
ingresada por la UE es el grupo de re- portes
conformad o por: -
Estado de la clasificación funcional
AP- 3. -
Programació n
y
ejecución
del
gasto
distribuido
geográficament e AP-4, •
Reportes obtenidos a partir de la información ingresada en pantallas
de edición incorporadas en el módulo SIAF. Estos reportes son los siguientes:
-
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto F-3
-
Estado de Flujos de Efectivo F-4
-
Programació n del Presupuest o de Ingresos PP-1
-
Programació n del Presupuest o de Gastos PP-2
-
Inversiones AF -1
-
Inmuebles, Maquinaria y Equipo AF -2,
-
Infraestructura Pública AF-2A,
-
Depreciación, Agotamiento y Amortización Acumulada AF -3,
-
Otras Cuentas del Activo AF -4,
-
Provisión para Beneficios Sociales AF-5,
-
Ingresos Diferidos AF -6
-
Hacienda Nacional Adicional AF -7,
-
Movimiento de Fondos de Subcuentas Corrientes del Tesoro Público AF-9 (editable).
-
Declaración Jurada AF-10,
-
Relación de Funcionarios autorizados a firmar AF -11,
-
Transferencias Corrientes Recibidas AF -12
-
Transferencias Corrientes Otorgadas AF-13
Cabe señalar que, los Estados PP-1, PP-2 y las Hojas de Conciliación Pr esupuestal se generan solo a nivel de pliego, por lo que el menú de
reportes de la UE no cuenta con esta opción. Al grabar, el sistema mostrará un listado de errores de validación . Cabe remar car que en el sistema se han incorporad o validaciones entre los CAP. IV
Anexos Financieros y los Estados Financieros, entre los Anexos Financieros entre sí, entre los Estados Financieros y el Balance Constructivo, entre los Anexos Financieros y el Balance Constructivo, entre los Estados Financieros entre sí. En la versión 4.5.0 se incluye lo establecido en la Resolución de Contaduría N.° 170-2003-EF/93.0 1 - Precisan y modifican el Instructivo
N.° 7 sobre Cie- rre Contable y aprueban Formatos para el Reporte de Saldos por Operaciones Recíprocras entre entidades del Sector Público (publicada el 25-12-03).
A raíz de esta modificación a diferencia de ejercicios anteriores, el AF-9 deberá ser editado por la UE.
TRANSMISIÓN Obtenida la información financiera y presupuestaria , la UE proceder á a su tras- misión al pliego, ingresando a la opción «Transferi r Estados y Anexos Financieros» del submódul o «Correo». El procedimient o de transmisión es similar al del Cierre Mensual, previament e se habrá realizado el cierre del mes y consignado el check en
el recuadro de la informa ción a transmitir, habilitándolo para envío en la pantalla de «Control de Procesos».
CIERRE CONTABLE ANUAL A NIVEL UE Anualmente, de acuerdo al Instructivo N.° 7, los pliegos presupuestarios deben presentar sus Estados Financieros y Presupuestario s a la DNCP, en el marco de la elaboración de la Cuenta General de la República. A diferencia de ejercicios anteriores, la presentación de la Información Presu puestaria se realizará a más tardar el 28-02-04 y el de la
información financiera hasta el 31-03-04.
A continuació n se detallará la secuencia de procesos que realizará al UE para la obtención de la información que será transmitida al pliego.
REGISTROS CONTABLES Se entiende que, previament e la UE efectuó el Cierre de los meses anteriores (de enero a noviembre).
A partir de la versión 4.5.0, para el mes de diciembre, además de contabi lizar las operacione s de ingresos y gastos, así como elaborar las
notas de contabilidad y asientos de ajuste, Traslados a Resultados y,
los de cier re (Patrimonial, Presupuestal y de Cuentas de Orden), verificando que el sal- do de las cuentas contables sea cero (0,00). Nota: se recuerda que de acuerdo a la resolución del Consejo Normativo
«Se suspende la realización del ajuste in- tegral de los Estados Financieros por efectos de inflación» cuya metodología fue aprobad a por las resoluciones CNC N.º 002-90EF/93.0 1 (25-11-90) y N.º 003-93-EF/93.0 1 (08-03-93 ). de Contabilida d N.º 031-2004-EF/93.0 1
PROCESOS CONTABLES Finalizado el ejercicio y, concluido el registro de la ejecución de su presupuesto de ingresos y gastos, la UE estará en condiciones de realizar el Cierre Presupuesta l del año.
-
Presupuestal.
El Precierre y Cierre del mes de diciembre se
realizará paralelament e al
Precierre del Mes Cierre, permitiend o así la
obtención de los Estados Presupuestario s Anuales correspondiente s
a la Informa- ción Anual (Instructivo N.° 7) -
Financiero. No obstante que para el mes de diciembre no existe
un Cierre Mensual, se realizará un cierre luego que se haya culminado
el registro de todos los Asientos Contables, además de un Precierre para el Mes Cierre. En este moment o, recién se podrá realizar la reclasificación
en la Hoja de Trabajo Contable y, así obtener la
Información Financie ra y Anexos de periodicidad anual (Instructivo 7) HOJA DE TRABAJO CONTABLE La estructura y el proceso de reclasificación es el mismo que el realizado para un mes.
Una vez gravada la Hoja de Trabajo Contable, se podrán visualizar y emitir los reportes.
CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE ENLACE Para el cierre contable 2003, a solicitud de la Dirección General del Tesoro Públi co
(DGTP), se incorpora la Conciliación de Cuentas de Enlace en
el SIAF-GL (opción «Tesor ería» del submódul o «Repor tes»). La hoja de trabajo con los anexos de la Conciliación de Cuentas de Enlace (CCE) deberá ser trabajada por cada UE, quien transmitirá la
información a su Pliego para la respectiva consolidación y transmisión a la DETP. Anexos N.° 2 (Demostración analítica de los saldos de las cuentas de enlace). Para esta sección se deberán consignar los datos tanto en el
cuadro mensual de los recursos entregado s según Estados Bancarios, como en el detalle
na- lítico de los recursos entregado s por el Tesoro
a
Público. El detalle analítico de los depósitos efectuados al Tesoro Público se mostrará por defecto de acuerdo
a
lo ingresado en el Área de
Pagos sin afectación f inancier a (Document o 082) del cuadro mensual de los recursos entregado s según Estados Bancarios. Al hacer clic sobre el ícono «Procesar», el sistema mostrará los datos en forma automática de acuerdo a lo ingresado en el SIAF-GL (Módulo
Administrativo o Presupuestal -Financiero) , permitiendo que los campos de esta Hoja de Trabajo sean editados bajo responsabilida d de la UE. El procedimiento será el mismo tanto para el Anexos N.° 2 como para el N.° 3. Realizado el cierre, estas hojas de trabajo ya no mostrarán activos, los íconos de «Procesar» y «Guardar». CONTROL DE LA CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE ENLACE Al igual que en control de procesos, esta opción permitirá a la UE re alizar el cierre
de la información de Cuentas de Enlace, para luego habilitarla
CAP. IV
para el envío y transmitirla al pliego. En la pantalla Control de Procesos, la UE deberá ubicar el cursos en su Mnemónico y hacer clic en cierre , activándose la ventana
«Autorización»,
en donde consigna- rá la clave para realizar el cierre.
A continuación, estando la columna cierre con indicador «Sí», hará clic sobre el recuadro del lado derecho, activándose el check . En este momento dará «habili- tar envío» para que la información viaje al pliego.
2.4
RESPONSABLES DE CADA AREA ADMINISTRACION CPC. NAHUM T. TERAN AYAY JEFE DE UNIDAD DE CONTABILIDAD TESORERIA Y PRESUPUESTO SR. ROMAN RAMIREZ GONZALES JEFE DE TESORERIA SRA JAQUELINE AREVALO LOPEZ JEFE DE PRESUPUESTO ING. EMERSON SANCHES LESCANO JEFE DE ABASTECIMIENTO SR. VIDAL CHU RAMIREZ JEFE DE PERSONAL LEC. SRA SONIA ELIZABETH SANCHEZ CULQUI JEFE DE PATRIMONIO SR JULIO CHAVEZ TUESTA
CAPITULO III DESCRIPICION DE ACTIVIDADES REALIZADAS 3.1.
ACTIVIDADES REALIZADAS AREA DE CONTABILIDAD Es el órgano de la Oficina Regional de Administración, responsable de conducir los procesos del sistema de contabilidad como
de
consolidar los balances,
gubernamental,
así
estados financieros y estados
presupuéstales de los programas que conforman el pliego presupuestal del Gobierno Regional de Loreto. Mantiene actualizada la contabilidad del Gobierno Regional y concilia los ingresos y gastos ante la Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF. Sus funciones son: •
Planear, organizar dirigir y supervisar el desarrollo de los
procesos técnicos del sistema de contabilidad; •
Formular los estados financieros y presupuestarios del Pliego, de
acuerdo a las normas y dispositivos legales vigentes; •
Verificar la disponibilidad de los recursos presupuestarios;
•
Registrar contable y presupuestalmente los gastos corrientes
y de inversión de acuerdo a la normatividad vigente; •
Registrar
en
el
Módulo
Contable
SIAF
las
operaciones
administrativas en la fase de devengado; •
Ejecutar la conciliación de los ingresos y gastos en la Dirección
Nacional de Presupuesto Público; •
Controlar que el movimiento contable del Gobierno Regional se
desarrolle de acuerdo a las normas legales vigentes; •
Formular los Estados Financieros de la sede central del
Gobierno Regional de Loreto y presentarlos de acuerdo a la normatividad legal vigente en materia contable para su incorporación a nivel pliego. •
Emitir informes técnicos respecto a la situación económica y
financiera del Gobierno Regional. •
Formular normas y directivas relacionadas con el sistema de
contabilidad, de aplicación en el ámbito del Gobierno Regional Loreto. •
Brindar asesoramiento técnico especializado en los aspectos
de su competencia; •
3.2
Otras
funciones
afines
que le
la
Oficina Regional de Administración.
asigne
OBJETIVO DEL TRABAJO REALIZADO EL área de Contabilidad, es el órgano de la Oficina de Administración, responsable de conducir los procesos del sistema de contabilidad gubernamental,
así como de consolidar los balances, estados
financieros y estados presupuéstales de los programas que conforman el pliego presupuestal del Gobierno Regional de Loreto. Mantiene
actualizada la contabilidad del Gobierno Regional y
concilia los ingresos y gastos ante la Dirección Nacional del Presupuesto Público del MEF.
3.3
PERIODO DURANTE EL CUAL SE DESARROLLO LAS PRACTICAS Las practicas se desarrollaron durante sies semanas (180) horas
3.4
METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS El sistema maneja el concepto de registros asociándolo a toda una operación, a la cual asigna un número único, secuencial, para todo el año, debiendo el usuario ingresar en un registro sólo la operación de gastos o de ingresos; no se puede un mismo número de registro para una operación de gasto y, simultáneamente otra de ingreso, ya que cada una de ellas implica un registro diferente y están referidos a la secuencia sistemática de las operaciones sobre un conjunto de datos. En la ejecución financiera el sistema considera como “ingreso” toda operación que implica la utilización e una fuente de financiamiento (FCM,
CM, PVL, RDR, OIM, etc.) y como “egresos” a toda operación que implique una aplicación financiera (uso de recursos, gasto corriente o gasto de capital). Los procedimientos de registro que registran las operaciones de ingreso y gastos tienen faces que permiten interrelacionarse con las cuentas del Plan Contable y los clasificados por objeto e ingreso. Por lo tanto; el sistema opera a través de 6 módulos diferentes: •
Módulo de Formulación Presupuestal
•
Módulo de proceso presupuestal o de ejecución presupuestal
•
Módulo de Recaudación tributaria (para gobiernos locales)
•
Módulo de Control de Planillas; pensiones, contratos a plazo fijo
•
Módulo administrativo Contable
•
Módulo de Procesos de Selección.
Es el conjunto de acciones, pasos a seguir o desarrollar actividades lógicas y ordenadas conectadas entre si, que se ejecutan en forma secuencial o simultánea y que permiten cumplir con una finalidad determinada u objeto predeterminado de la manera más directa, oportuna y eficiente. Por tanto, los procedimientos incluyen operaciones específicas que se ejecutan en el desarrollo de la contabilidad, e incluyen la aplicación de métodos registros de datos originados por los documentos fuente, uso del PCG, aplicación del marco normativo nacional (Marco Normativo, Directivas, Instructivos, comunicados, etc.) e internacional NIIF, NIC-SP. Son considerados necesarios par contabilizar operaciones o hechos económicos que realiza la entidad, la misma que está asociada a las funciones, atribuciones, metas y objetivos institucionales. PROCEDIMIENTO DE REGISTROS SIAF
El manejo de Registros SIAF, constituye una fase de la contabilidad en extremo importante toda vez que la contabilidad descansa en ella y depende de él, en alto grado de la exactitud, veracidad e integridad. Los procedimientos que se efectuaron son: •
Acopio de información.
•
Análisis y control previo de la documentación recepcionada.
•
•
•
•
Codificación y registro SIAF. Aplicación de las políticas de contabilidad. Generación de la información. Análisis y evaluación de la información preliminar.
•
Balance de comprobación.
•
Ajustes y regularizaciones.
•
Balance constructivo.
•
Formulación de Estados Financieros.
REGISTRO DE OPERACIONES
3.5
•
Asiento de apertura.
•
Asientos de gestión financiera y presupuestal durante el ejercicio.
•
Asientos de ajuste.
•
Asientos de regularización: financiera, presupuestal y patrimonial.
•
Asientos de cierre.
IMPORTANCIA Y SIGNIFICADO DEL TRABAJO REALIZADO Como parte de la formación académica se constituye en un instrumento fundamental de consolidación de la teoría asimilada durante la formación profesional con los hechos contables en los diferentes campos de aplicación y ámbitos tanto públicos como privados; En este sentido, siendo nuestro campo de práctica el sector público hemos puesto de nuestra parte para ejercer las tareas asignadas con la mayor
responsabilidad posible; tratando de responder a las expectativas que la labor así lo exige, respondiendo con responsabilidad la confianza otorgada en nuestras personas de las tareas encomendadas. En el campo de los hechos no ha permitido consolidar lo aprendido en la teoría buscando con esmero y cuidado que nuestras acciones se ciñan a los principios que norman la práctica contable; en ese sentido creemos que la confianza otorgada en nosotros han servido para ir forjándonos en la función; sin dejar de reconocer que el camino realizado hasta entonces siendo considerable; nos muestras las limitaciones que hemos podido notar; nos invitan a seguir bregando por afianzar nuestros conocimientos en esta profesión.
CONCLUSIONES Habiendo elaborado nuestras prácticas pre profesionales en la Gerencia Sub regional de Alto Amazonas, en donde pude aprender
y reforzar
mis
conocimientos empleando técnicas y estrategias pude llegar a las siguientes conclusiones: El informe de prácticas pre profesionales es lo suficientemente elemental porque tiene la ventaja de que permite un seguimiento sencillo al logro de muchas metas. La práctica es una herramienta importante para la formación profesional ya que ayuda al alumno a desenvolverse y afianzar sus conocimientos adquiridos en el UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMZONIA PERUANA de forma vivencial resolviendo problemas de la realidad contable. Por ello cuenta con una secuencia de especificaciones del pliego contable.
SUGERENCIAS