Kerangka Acuan Cara Mendapatkan Umpan Balik

Kerangka Acuan Cara Mendapatkan Umpan Balik, Pembahasan dan Tindak Lanjut terhadap Umpan Balik Masyarakat

Pengambilan informasi umpan balik dilaksanakan setiap hari kerja melalui kotak A. PENDAHULUAN

Untuk mendapatkan umpan balik , pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat terhadap mutu dan kepuasan adalah dengan cara pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas. Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi umpan balik masyarakat adalah melalui kotak saran, survei kepuasan pelayanan dengan kuesioner sebagai panduan wawancara dan pesan singkat (SMS) melalui SMS Center , informasi secara langsung dari masyarakat melalui pembicaraan, telpon dan SMS. Umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap masyarakat dilaksanakan oleh koordinator administrasi dalam hal ini ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. saran/aduan, pembicaraan langsung, SMS, sedangkan survey kepuasan via SMS center dilakukan per 3 bulan, melalui kuesioner dilakukan setiap minggu pada hari Sabtu. A. TUJUAN  Sebagai pedoman dalam pelaksanaan cara mendapatkan umpan balik, pembahasan 

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan. dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat tentang kepuasan dan mutu

pelayanan. B. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Kegiatan yang dilakukan yaitu dengan langkah – langkah sebagai berikut:



Cara mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran :



Koordinator kelompok kerja Administrasi dan Manajemen (Admen) Puskesmas membuka kotak saran /aduan Puskesmas setiap minggu.



Koordinator Admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan pelanggan Puskesmas.



Koordinator Admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan pelayanan program yang diinginkan,



Koordinator Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke buku catatan,



Melalui informasi langsung dari pelanggan:



Koordinator dan anggota tim admen menerima informasi langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telepon maupun SMS



Setiap informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan dan di laporkan kepada koordinator Admen.



Koordinator menerima rekapan harapan pelanggan secara individu direkap kedalam rekapan koordinator.



Melalui kotak kepuasan pelanggan / SMS Center :



Anggota tim Admen mempersilahkan pelanggan untuk memberikan

umpan balik

harapan pelanggan melalui kotak kepuasan pelanggan atau mengirimkan kuesioner tertutup kepada responden melalui SMS Center. 

Anggota Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke dalam buku rekapan atau mengkopi dan menganalisis hasil umpan balik melalui SMS ke file program di komputer data.



Anggota tim Admen melaporkan hasil umpan balik yang diberikan pelanggan



Koordinator Admen menerima laporan hasil umpan balik pelanggan



Koordinator setiap akhir bulan mengundang anggota tim Admen untuk membahas hasil



umpan balik harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas. Koordinator dan anggota tim Admen membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan



umpan balik harapan pelanggan puskesmas. Koordinator Admen membagi tugas kepada anggota tim didalam menyelesaikan permasalahan umpan balik harapan pelanggan.



Anggota tim melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah

4.

Koordinator Admen mencatat hasil tindak lanjut atas laporan yang diberikan

C. SASARAN Masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Leuwiliang D. BIAYA Biaya di bebankan pada anggaran APBD II E. PENCATATAN, PELPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Hasil kegiatan akan dijadikan sebuah laporan dan menjadi bahan acuan kegiatan UKM di Puskesmas Leuwiliang F. PENUTUP Demikian kerangka acuan ini dibuat sebagai bahan acuan dalam kegiatan Identifikasi pembahasan umpan balik baik individu /kelompok terhadap program kesehatan. Bogor, Juli 2015 Mengetahui Kepala Puskesmas Leuwiliang dr. Dian Nurdiani