MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1. INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD S EGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.
5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.
* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.
5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.
* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.
* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos Documentos se coloca 1= Cuentas Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de d e nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios
(enter)
* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza
(enter)
* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos
(enter)
* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos vamos a crear el el tipo de Documento escogemos escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN
(enter)
* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.6 ZONAS, VENDEDORES Y SECTORES Para crear, modificar o retirar Zonas, Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas, Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación, modificación y retiro de Años contables, Lapsos Contables (meses), Comprobantes y Lotes, Realizan Documentos y Revisan, Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares. CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2
INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC)10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS, VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES19
Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO, el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL, fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década, nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas, tanto a nivel nacional como internacional. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables - tributarios (balances, estados de retención en la fuente, relaciones de I.V.A, anexos tributarios); el segundo, y tal vez, de más importancia al interior de la empresa, es el disponer la misma información contable, de tal forma que permita una serie de controles administrativos, que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información, para la toma de decisiones gerenciales. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable, que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria, cuentas por cobrar y/o pagar, control presupuestal, registros automáticos, conciliación bancaria y generación de documentos. Subsistema Comercial, que comprende los módulos de control de inventarios, gestión de compras, facturación en todas sus modalidades, explosión de materiales y control de producción. Subsistema de Nómina y Personal, que comprende los módulos de liquidación, consolidación de prestaciones sociales, hojas de vida y transacciones al destajo. Subsistema de Activos Fijos, que comprende control de depreciaciones, teniendo en cuenta ajustes por inflación, valorizaciones, desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. Internamente el módulo Contable-Administrativo, actúa como concentrador de toda la información, comunicándose con los subsistemas CM-UNO, NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase, en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen, entre los que se tienen: Ventas, Costo de Ventas, Compras, Liquidación de Nómina, Depreciación, etc. y que de acuerdo al criterio del usuario, se pueden transmitir diaria, semanal ó mensualmente. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema, de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente, de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo, se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema, los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema, de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan, como por ejemplo: comprobantes de egreso, recibos de caja, notas contables, etc. Aprovechamiento del sistema, para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros, como: conciliación bancaria, presupuestos, control de
diferidos, control de cuentas por pagar, control de cuentas por cobrar. Labores estas, que si se realizan manualmente, implican necesariamente duplicación del trabajo. Actualización en línea de los archivos maestros, a medida que se realizan las diferentes transacciones, teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales, las modificaciones que se hagan en períodos pasados. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE, se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo, se desean controlar. Por ejemplo: a nivel de centros de costos, definir el control detallado de vehículos, importaciones, centros productivos, etc. Complementariamente al punto anterior, el usuario autorizado, podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información, una vez se solicite el código que se está creando; con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario, saldos a nivel de documento, manejo de moneda extranjera, conciliación bancaria, manejo de tasa de Iva ó Retefuente. Una entidad, persona natural o beneficiario en general, se crea una sola vez, independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. Ni los terceros, ni los centros de costo, forman parte del código de una cuenta, esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema, claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí, y que son: EMPRESA, CENTRO DE UTILIDAD, LA CUENTA, CENTRO DE COSTO. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas, y dentro de cada una de ellas, la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. Así mismo, y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS, en los que por ejemplo, se podría llevar el control detallado de vehículos, importaciones, centros operativos, etc. Libre estructuración del plan de cuentas, hasta 8 niveles. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Posibilidad de generar en hojas electrónicas, varios de los informes del sistema, una vez ya se tiene un reporte en este formato, se puede transmitir la información a un programa graficador, como es el caso de Harvard Graphics, obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. Cuando un reporte se ha generado a disco, se puede visualizar por pantalla, antes de enviarlo por impresora. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes, el usuario tiene la posibilidad, a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS, de definir sus propios modelos de informes. Cabe anotar, que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel.. Control de acceso al sistema, por medio de niveles de autorización.
Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Control automático de los consecutivos de los documentos. Manejo de anexos tributarios. Manejo de varias monedas. Control de acceso a los comprobantes, lapsos y años. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa, programa y/o cuenta contable. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación, actualización, o mayorización. Balances de comprobación de saldos. Balance general por período y comparativos con otros períodos. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Flujo de efectivo real acumulado y por período. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Libro mayor, Libro diario, comprobantes de resumen, Libro de inventario y balance. Cálculo automático de los ajustes por inflación. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema, la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas, que se desarrollan a nivel contable y administrativo, es simple y contundente, y consiste, en tener un solo proceso de captura de información, que pide la información necesaria, de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable, actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general, se tienen: Información Fiscal y/o tributaria
Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Certificados de retención en la fuente, certificado de Iva e Ica. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Generación de los anexos para la declaración de renta. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Informes para las superintendencias. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Manejo de sucursales para los clientes. Manejo de explosión de cuotas. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Consultas de los estados de cuenta. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades, por zona, subzona, vendedor, sector. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Generación de extractos de cuenta por cliente. Cálculo automático de intereses por mora informativo. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Informes comparativos a cualquier período. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir, o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos.
Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. Comprobantes de distribución de centros de costos. Registros fijos. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. Genera informe diario de bancos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día", se tiene el módulo de generación de documentos, que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso, recibos de caja, notas contables. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. Posteriormente, codificarlo. Generalmente, días después, se graba en el computador. Se verifica que lo grabado esté bien. Una vez se está seguro, se actualizan los archivos maestros. Todos estos pasos se reducen a uno solo, simplemente, en vez de usar máquina de escribir, el proceso se hace de una vez en el sistema, contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento, con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia, en las decisiones administrativas. Y por otro, de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos, se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Permite incluir nuevos documentos, modificar y/o retirar los programados. Generación automática de las ordenes de pago, los comprobantes de egreso o cheques cheque. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema.
Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES - Respecto a la estructuración de las pantallas - Respecto a las teclas de manejo - Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado, y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO, se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. Si dicho código lo encuentra válido, es decir, si el usuario ha sido previamente catalogado, aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión; de lo contrario, despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado", por tanto, se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable, aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba, simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra; el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad; aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO, se desea trabajar. Para el caso del presente manual escogerá, la opción con las teclas del cursor , que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor, se puede observar que las opciones disponibles, hacen referencia a títulos muy genéricos. La realidad es que cada opción a su vez, agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su
conjunto, se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. De ahí que el sistema, esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Las opciones del menú monitor, agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general, cada una de las otras opciones disponibleshacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema, a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico - administrativo del sistema, de uso esporádico. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO, se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG-UNO, se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial, bajo el que está funcionando el sistema comercial. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. Número de revisión del subsistema. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General, que está en funcionamiento. Contraseña del usuario. Identificación del menú activo. Título genérico, bajo el que se encuentran varias opciones de menú. Opción. Fecha del sistema. Para el acceso de las opciones de un menú, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. La primera es, tecleando el menú de la opción; la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada, se teclea Por razones de seguridad en el sistema, se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Se puede personalizar el ambiente de trabajo, en una estación de trabajo, al poder definir mediante el menú, "configuración de terminales" las siguientes variables:
Tipo de línea (gráfica sencilla, gráfica doble, carácter sencilla). Color de fondo (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, café, blanco). Color de texto (negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta, café, blanco). Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO", se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. Para labores de consulta de catálogos. Para labores de consulta en una captura de información. Blanqueo del contenido de un campo. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas, se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones, que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. ABREVIATURA CG CM NM AF
SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO - CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS
Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando, el programa y listado, asumen el nombre del camino recorrido, ejemplo del nombre C3. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3, Catálogo de Cuentas
CG CG01 CG0103
Ahora si dentro de este programa se saca un listado, y siguiendo con el mismo ejemplo anterior, el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033.P01: La terminación .P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar, en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes, el editor TY es el más indicado, con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905).
Vale la pena anotar, que el usuario en el momento de generar un listado, tiene la posibilidad de cambiar la terminación, con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados, por lo menos tres copias de seguridad (padre, abuelo, hijo). En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura, para continuarlas en pocos minutos, es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado, al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor, vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell, Unix, Xenix), es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación, los cuales son básicos para la operación del sistema. Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas, es decir a la actualización de las tablas y catálogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc., como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole, que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: - Actualización de monedas extranjeras - Actualización de empresas y centros de utilidad - Actualización de cuentas - Actualización de destinos asociados y destinos - Actualización de beneficiarios y sucursales - Actualización de tipos de comprobantes - Actualización de tipos de documentos y resoluciones - Actualización de anexos tributarios - Actualización de zonas, vendedores y sectores - Definición de cuentas para libros oficiales - Definición de prioridades de pagos a proveedores
Menú Monitor A este módulo se llega tecleando, catálogos o la letra C, cuando se está en el menú monitor. El sistema despliega, entonces, el siguiente formato de pantalla. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar, modificar, retirar, consultar y listar registros. Aspectos de interés general Vale la pena, definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez - Auditor - 123 Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López - Secretario - ABC Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto - Gerente - XYZ Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3
|Campo n | |Campo n | |Campo n
| |REGISTRO 1
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| |REGISTRO 2
|
| |REGISTRO 3
|
Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre funcionario, cargo, nombre de la empresa. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario, cargo y nombre de empresa. Ahora, entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo, se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros; Modificar los registros ya existentes, o simplemente retirar registros. Consulta: Consiste en ver por pantalla, el contenido de los registros y campos de un catálogo. Listado: Consiste en sacar por impresora, el contenido de los registros y campos de un catálogo.
Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar, no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados; de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones, la utilización de estos procesos es esporádica, ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas, nuevos centros de costos, nuevos tipos de documentos; obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social, el nit, ciudad, dirección, etc., define cada uno de los registros del catálogo de empresas. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior, el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Tal como se ve a continuación, cuando se presenta esta situación, lo que ocurre es que el plan de cuentas es compartido por todas las empresas allí definidas. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas; se evita así, el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados.
EMPRESA N EMPRESA 2 P L A N EMPRESA 1 C O N T A B L E La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso, modificación, retiro, consulta y listado de registros del catálogo de empresas. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos, que identificará la empresa en el momento de capturar, consultar o listar la información.
Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. Nit: Número de identificación tributaria. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. País: País de origen Datos Generales: Teléfono, apartado aéreo, fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales, agencias, puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos, (marque 1); en caso contrario marque (0). Autorización: Número entre 1 y 99, que es comparado con el nivel de autorización del usuario, para permitir el acceso o no a la información de la empresa, con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de información:
Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente, sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar, un código de empresa no existente, sale el mensaje "Empresa no Existe". Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica, que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres, hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. En otras palabras, es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa, con documentos independientes, y que a la hora de generar informes, es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose, si se quiere, el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. El sistema, permite generar estados financieros, libros auxiliares y libros oficiales, por centro de utilidad y/o consolidados por empresa.
EMPRESA N 02 SUCURSAL EMPRESA 2 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS
CENTROS DE UTILIDAD
PLAN CONTABLE
El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso, modificación, retiro, consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad, como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones, que identificará la sucursal, en el momento de capturar, consultar o listar la información.
Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que contiene el nombre de centro de utilidad, que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". Si se trata de modificar ó retirar, un centro de utilidad ya existente, sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad, es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional, en algunas de las cuentas del plan contable, necesitan reportar en el momento de capturar transacciones, cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera, el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente, en el plan contable, se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición, que se asocia a la moneda a crear. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. Ultima Tasa de Cambio:
Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo, tienen inicialmente incidencia, en los diferentes niveles de totalización y de detalle, que tendrán los diferentes informes contables y financieros. Adicionalmente, y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez, todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria, Cuentas por Cobrar y/o Pagar, Conciliación Bancaria, Presupuestos, etc.), en el momento de crear las diferentes cuentas, se realiza una asociación a diferentes indicadores, que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta, inicialmente se muestra la siguiente pantalla. Cuando la cuenta que se está creando, modificando ó retirando; es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos, que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos, que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza, a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre, se toma como cuenta de nivel 1. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8, que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. El sistema calcula el nivel de la cuenta, con base en el nivel de la cuenta padre. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala, la nueva cuenta que se está creando. Formatos para edición:
Es el mismo código de la cuenta, con puntos de separación intercalados, que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. Este código, no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. Con la nueva reglamentación del P.U.C., se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99, que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema, para definir el esquema de seguridad, al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle, que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables, o si por el contrario, va a servir de totalización. En caso de que la cuenta sea de título, los restantes campos no los pide el sistema. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle, no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa, complementaria a la contable, y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos, importaciones, centros de costo, divisiones ó áreas de la empresa, etc. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula, se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario, la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1, indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario, se lleva también discriminado por cada documento transado. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento, se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. Conciliación Automática: Indica al sistema, que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional, para realizar el proceso de conciliación al final del período. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, para las cuentas que tenga este indicador prendido. Estadísticas en Cantidades: -
Indicador de uso en las cuentas de ventas, que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso, la cantidad de unidades que corresponden, se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en unidades. Este indicador tiene sentido, siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. Ej.: toneladas, metros, kilos, etc. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos, para que el sistema solicite en cada transacción, donde se cite la cuenta, la fecha inicial y la fecha final, entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional, un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad, el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. Normalmente, todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". Por lo general, las cuentas de activo son de naturaleza débito (D), los pasivos de naturaleza crédito (C), los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. Para lograr esto, en el momento de crear la cuenta, se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros, se debe dejar este campo en espacios. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. El siguiente es el aspecto del plan contable, en el sistema UNO.
Es importante en este momento, hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores, en el comportamiento de todo el sistema. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar, llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural, mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero, indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. DOC: Indica al sistema, llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. Indicadores para detallar la información, más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal, en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. El indicador de DESTINO, es la facilidad que da el sistema UNO, para llegar a un verdadero control Administrativo, al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos; que permiten, entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa, acumulados por cada vehículo o cada máquina, etc. DES: Código del entorno, generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiario. Parámetros para indicar al sistema, solicitar la información adicional del caso, dependiendo del módulo a que se quiera asociar, evitándose así, procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. CHE: Parámetro de conciliación bancaria, que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH, ND, NC, CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. AMO:
Parámetro de amortización, que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento, la cuenta, el beneficiario, la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. CAN: Parámetro de cantidad, que indica al sistema, que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando, que además del valor en pesos, se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. PTO: Parámetro de presupuesto, mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando, de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad, en el plan contable, se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. CU.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta, con el centro de utilidad citado. Cuando éste campo está en blanco, indica la libertad de poder asociar el movimiento de la cuenta, a cualquier centro de utilidad. Como parámetro de referencia, para diferentes procesos contables, se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). Como se puede observar, es de fundamental importancia, el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación, para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS, que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD, entran a ser el engranaje principal del sistema. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable, no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad, todos comparten el mismo plan contable. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas), no es necesario incluirlos en el plan contable. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema, el llevar el control de los saldos de las cuentas, en los que en el momento de capturar información se hayan citado. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema, en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo, máquina o centro productivo ó departamento, es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS, no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE.
Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992, 2650 de 1993, 2894 de 1.994 y 2852 de 1.994, el Gobierno Colombiano, reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país, esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta, como tal; más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO, utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Así mismo, tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. 18 = Dígitos de codificación
(2) + Centro de Utilidad
(8) + (8) Plan Contable Destinos
Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO, tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta, mientras que el PUC, obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1:
(obligatorio)
Compuesto por un dígito; representa el capítulo de clases. Ejemplo: 1. ACTIVOS 2. PASIVOS 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS Nivel 2:
5. EGRESOS 6. COSTO DE VENTAS 7. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. CUENTAS DE ORDEN
(obligatorio)
Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. ACTIVOS 11. Disponible 12. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos; representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. Ejemplos: 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 12. Inversiones Nivel 4:
Compuesto por seis (6) dígitos; representa una subcuenta o auxiliares, (obligatorio) denominada sub- mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 110505 . Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos; toma los seis del PUC, y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub-mayores, hace las veces de resumen del libro Diario; este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: - Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe, sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". - Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe, sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". - Cuando la cuenta se da y se deja en blanco, se asume que es una cuenta de nivel 1. - La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. - La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya creada en el sistema. - En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación, para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. Chequeo de Estructura - proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable, tiene el usuario del sistema, cuando crea, modifica o retira una cuenta, sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre; se ha creado la opción de chequeo de estructura, que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta naturaleza, con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. Las opciones 4 a 6, del menú CG0103, mostrado a continuación permite hacer esta operación. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 - Proceso -, que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas, de acuerdo a la información declarada. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso:
Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas, tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico, que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones), en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: -
(*) Cuenta padre incorrecta. (**) Secuencia incorrecta.
Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando , para no dejar pasar por alto ninguna observación, que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el problema detectado, se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2, las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones, influyen en el plan contable. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor, que corresponde al mantenimiento del sistema. Estas son: Cambio de una cuenta por otra, transfiriendo todo el movimiento registrado. Para aplicar este proceso, se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados, Verificación del archivo de cuentas. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa, es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferentes niveles de totalización, discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra, llevar el control de los montos acumulados, en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra, entre los que se tienen: Preliminares, cimentación, columnas, acabados, etc.
Situación 2: En labores de tipo agroindustrial, llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo, suerte y labor. Situación 3: En una empresa que importa materia prima, llevar los acumulados por cada una de las importaciones, en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB, fletes trayecto externo, seguros del exterior, gastos de nacionalización, Fedecafe, fletes trayecto interno, seguros del interior, Iva, etc. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división, subdivisión y departamento de la empresa, detallando: salarios, aportes, prestaciones, servicios de terceros, depreciaciones, mantenimientos, consumos, etc. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo, discriminando los montos acumulados por : fletes, combustible, lubricantes, reparaciones, desvares, peajes, impuestos, etc. Por lo general, la solución a las anteriores situaciones, cuando el proceso es manual ó semi automatizado, puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad, que implican dobles procesos de grabación de información, entorpeciendo así el proceso normal y la oportunidad de la información. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO, en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST, que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO, o entorno generador de información, que se está interesado controlar más allá del alcance contable. Analizando las situaciones presentadas anteriormente, se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras, cultivos, importaciones, vehículos, maquinaria, etc. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar, el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres, y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable, por medio del indicador de DEST (destino asociado). La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones, se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB, que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. Situación 2: CL, que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial.
Situación 3: IM, que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. Situación 4: CC, que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH, que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Exige estructura: Número 0 ó 1, que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial; en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). El CG-UNO, hace los siguientes chequeos de integridad de información: - Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado, es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". - Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado, no declarado previamente, sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez, se han definido los diferentes entornos a controlar, mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS, lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS, cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS, necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos, en forma secuencial de cada componente, ó en caso de ser necesario, se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza, se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado, al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones, que identifica el destino a crear. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado, el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. En caso contrario, simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos.( De uno a ocho dígitos). Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que describe el destino. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. Cuando este campo se deja en blanco, indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino, con cualquier centro de utilidad. Estado: Indicador de actividad del destino, sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos.
Este proceso cierra automáticamente los destinos, tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas, Empresas y C. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado, el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO, como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terceros. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios, para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales; este manejo da mayor flexibilidad, debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. Por otro lado, el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario, una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales, zonas/subzonas y sectores, utilizados para generar informes de diversa índole. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit, en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. b. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona, a un vendedor y a un sector económico, se hace desde el momento de la creación del beneficiario. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos, en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. Una aplicación de esta facilidad, que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula, con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona, vendedor y sector económico, el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos, sin necesidad de modificar, movimiento contable.
c. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario, que se le hace en el catálogo de sucursales, el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales, como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena, cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. d. A través del indicador de beneficiario interno, se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios, así esté en los saldos de la contabilidad. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales, que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. e. Dado que un mismo beneficiario, puede moverse por cuentas contables diferentes, el sistema permite conocer, valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales, todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos; con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero, el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. f. En el momento de capturar una transacción contable, que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente, el sistema permite consulta alfabética de la información. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones, que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario, la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año, mes, día, puede modificarse. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter, C= cédula, N= nit , T.I tarjeta de Identidad, O otros Dirección:
Campo alfanumérico de 25 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. En el caso de que sean varios teléfonos, su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. Clasificación del Benef.: Indicador de 1 carácter, que con 0 indica no y con 1 indica si, la clasificación del usuario como: socio, empleado, cliente, proveedor, acreedor, exterior, interno, otros y tipo. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. . Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el código aquí citado, debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor, en el catálogo de vendedores. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones, que en caso de utilizarse el código aquí citado, debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor, en el catálogo de sectores. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones, que incluyen 2 decimales. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. Autoretenedor:
Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios, al cual se le va a crear una sucursal. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones, con el que se identificará en las diferentes transacciones, la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que aparecerá en las diferentes consultas y reportes, en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Es opcional, si se quiere dejar en blanco se da . Contacto:
Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización, para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables, que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa, da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo; este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está creando. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, que identifica el nombre del comprobante creado. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones, como por ejemplo los recibos de caja, los comprobantes de egresos, las notas débito y crédito, las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos
Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas, y al cual está asociado el documento a crear. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad, y al cual está asociado el documento a crear. Documento: Código nemónico de 2 posiciones, que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. Ej.: ND nota débito. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones, cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema, donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. Consecutivo: Número de 5 posiciones, que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente, cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes, por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito, luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de documento, la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. C.U.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de
documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000, la resolución fue aprobada entre este rango de números. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalmente solicita una resolución con varios prefijos. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional, en los primeros meses de cada año, dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales, en donde cada uno, para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS, de acuerdo a montos preestablecidos. En el CG-UNO, se debe seguir el siguiente procedimiento, cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL, en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno, la descripción, la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Por el módulo fiscal y tributario, opción 4 del menú monitor, aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno.
Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información, como grandes contribuyentes, de renta y otros. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes, a renta, u otros grupos. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000.000. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren, tanto para la generación de declaración de renta, como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes.
Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico, que identifica el nombre del anexo. Naturaleza del anexo. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Grupo de anexo. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Monto mínimo. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500.000, se discrimina por tercero, los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido, las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. Cuenta. Cuentas que se incluyen al anexo. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Valor informado. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Ejemplo: Retención por Iva - S (segundo valor). Valor a tomar.
Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. (presentación de PYG). Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. (presentación de balance de comprobación). Acumula para base. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema, puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente, con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones, estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona, Costa Atlántica, y la Subzona, Las diferentes ciudades. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. Clase: Campo de una posición, con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular, D= Detalle para recibir las diferentes transacciones.
Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis, seguimiento, comisiones y registros por vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla, los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes, preferencialmente, con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento, diferentes análisis y reportes, por ejemplo de cartera, clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC
El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente, a través de equivalencias, asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único, y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1, el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura - proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea, modifica o retira una cuenta. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA- que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas, tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico, que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones), en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: -
(*) Cuenta padre incorrecta. (**) Secuencia incorrecta.
Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo, por pantallazos pulsando , para no dejar pasar por alto ninguna observación, que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable, para solucionar el problema detectado, se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación, hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. Actualiza Equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas, y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles, para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable, se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Clase de Prioridad: - Totalizador de transacciones - Recibe las transacciones. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Ejemplo prioridad Proveedores 01, auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable
1. Definir el destino asociado, es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. 2. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO, mediante el catálogo de DESTINOS. 3. En el plan contable, asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO, al indicador de DEST, a cada una de las cuentas que se quiera controlar. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles, lubricantes, reparaciones, asociarla en el plan contable con el destino asociado VH, que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. 4. A partir de éste momento, y cuando se esté grabando la información contable, el CGUNO, analiza el indicador de destino, y si en éste campo se ha declarado un destino asociado, el sistema exigirá que el monto declarado, se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles, el CG-UNO, pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. 5. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información, el CG-UNO, permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista, tal como se ilustra a continuación. a. Dada una cuenta contable, ver en un lapso determinado, los movimientos realizados en cada uno de los destinos, que se declararon en el indicador de DEST. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa, en la cuenta..... b. Dado un destino, ver en un lapso determinado, los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. Ejemplo: Dada una placa de vehículo, examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa, en el momento de capturar información. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo, máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones, opción 02 del menú monitor, cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor, que corresponde a Mantenimiento del Sistema- el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. Tabla de Contenido
Introducción al Sistema 1
Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6
Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7
Iniciando con el Sistema
9
Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15
Introducción
12
17
Objetivos del Módulo 17
Menú Monitor 18
Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos, posteriormente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas
21
Explicación de los campos del catalogo de empresas 22
Actualización de Centros de Utilidad
24
Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26
Actualización de Monedas Extranjeras 27
Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras
Actualización de Cuentas
27
29
Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36
Chequeo de Estructura - proceso
39
Procesos periódicos de mantenimiento
40
Actualización de Destinos Asociados
41
Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados:43
Actualización de Destinos
44
Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos
Cierre automático de destinos. 47
Copia de destinos
Actualización de Beneficiarios 49
45 45
48
Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios
Actualización de sucursales
51
53
Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53
Actualización de Tipos de Comprobantes
55
Explicación de los campos del catalogo de comprobantes
Actualización de tipos de Documentos 57
Explicación de los campos del catalogo de documentos
55
Actualización de Resoluciones de la DIAN
57
59
Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59
Actualización de Anexos Tributarios
62
Actualización de Grupos de Anexos
63
Explicación de campos de Grupos de Anexos 65
Actualización de Anexos
Explicación de campos de Anexos
66 66
Actualización de Detalle de Anexos
68
Explicación de campos en Detalle de Anexos 68
Actualización de Zonas / Sub zonas
70
Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70
Actualización de Vendedores 72
Explicación de campos de actualización de vendedores:
Actualización de Sectores
73
72
Explicación de campos de Sectores
73
Cuentas para libros oficiales
Actualización de PUC
Chequeo de Estructura - proceso
Verificación del proceso:
74
74 75
75
Actualiza Equivalencias 77
Actualización de prioridades pago a proveedores
78
Explicación de Campos de Prioridades.78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic]
