LAPORAN PELAKSANAAN PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KOTA TASIKMALAYA (KOMINFO)
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat penilaian / pengujian Praktek Kerja Lapangan (PKL) Tahun pelajaran 2017 / 2018
Disusun Oleh :
Nama NIS Kelas Kompetensi Keahlian
: : : :
Shinta Kania Sari 101516364 XII RPL 4 Rekayasa Perangkat Lunak
YAYASAN MANANGGA PRATAMA
SMK MANANGGA PRATAMA Kampus : Jln. Bojong Tengah No. 2D. Tlp./Fax. (0265) 338194 – 340565 340565 Kota Tasikmalaya 2017
1
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SMK MANANGGA PRATAMA
Disahkan Oleh :
Ketua Panitia,
Pembimbing,
Iwan Setiawan, S.Pd., M.Pd. NIP. 19700428 19700428 2006 1 006
Teguh Gusmantara,M.Kom. Gusmantara,M.Kom.
Mengetahui : SMK Manangga Pratama Kota Tasikmalaya Kepala Sekolah,
Japar Solihin, S.Pd., M.Pd, NIP. 19740615 19740615 200604 1 006 006
2
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohiim, Puji syukur kita panjatkan kehadirat Illahi Rabbi karena atas segala nikmat dan karunia-Nya yang telah memberikan kemudahan kepada saya dalam menyelesaikan penyusunan Laporan hasil Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) (PKL) ini dengan baik dan t epat waktu. Sholawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW. kepada keluarganya, sahabatnya, tabiin-tabiinnya dan sampailah kepada kita selaku umatnya sampai akhir zaman, dan kepada keluarga yang sangat membantu dalam setiap kendala yang terjadi, Aamiin. Laporan yang yang berjudul “ Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat pengujian Praktek Kerja Lapangan (PKL). Selama proses pengerjaan laporan ini tidak sedikit kendala yang saya hadapi akan tetapi saya selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik. Pada Kesempatan ini saya ucapkan Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya dengan terselesaikannya laporan ini baik secara moril, spritual maupun material, terutama kepada yang terhormat: 1. Bapak Japar solihin, S.Pd,M.Pd. selaku Kepala Sekolah SMK MANANGGA PRATAMA Kota Tasikmalaya. 2. Bapak Teguh Gusmantara, M.Kom. selaku Ketua Program Keahlian Rekayasa Perangkat Lunak Kota Tasikmalaya. 3. Bapak Erik Permana, B.SW. selaku Pembimbing Kegiatan Prakter Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya (KOMINFO). 4. Semua pihak yang telah membantu saya menyelesaikan dalam penyusunan laporan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). Saya selalu berusaha mengintrospeksi diri dan saya sudah berusaha semaksimal mungkin dalam menyelesaikan laporan ini. Tetapi tetap saja laporan ini banyak kekurangannya. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan laporan ini dengan senang hati akan saya terima. Namun harapan besar dari saya semoga laporan ini bermanfaat untuk semua orang yang yang membacanya.
Tasikmalaya, 22 November 2017 Hormat saya
Penulis
3
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ............................................... .................................................................... ........................................... ...................... i
..................................................................... .............................................. ..............................ii ......ii KATA PENGANTAR ............................................... ....................................................................... .................................................. ...........................................iii .....................iii DAFTAR ISI ........................................... BAB I PENDAHULUAN................................................ ....................................................................... ............................................. .........................1 ...1
1.1 Latar Belakang................................. Belakang....................................................... ................................................ ................................................ ............................1 ......1 1.2 Identifikasi Masalah......................... Masalah......................................... ...................................... ................................................... ......................................1 .........1 1.3 Tujuan............................................. Tujuan............................................................. ....................................... .............................................. .......................................2 ................2 1.4 Ruang Lingkup....................... Lingkup.................................................. ..................................................... ................................................ .................................2 ...........2
BAB II PEMBAHASAN.............................................. .................................................................... ............................................... .............................3 ....3
2.1.Sistem yang Sedang Sedan g Berjalan........................... Berjalan................................................. .............................................. ......................................3 ..............3 2.1.1. Analisis Sistem yang SedangBerjalan........................................................... SedangBerjalan......................................................................3 ...........3 2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan................................. Berjalan........................................................ ..................................4 ...........4 2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan........................... Berjala n.................................................. ......................................5 ...............5 2.1.4. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan............................ Berja lan................................................... ..................................5 ...........5 2.2. Sistem yang Diajukan......................... Diajukan................................................ .............................................. ............................................ ..........................5 .....5 2.2.1. Usulan Perancangan Sistem.............................................. Sistem..................................................................... .......................................5 ................5 2.2.2. Tujuan Perancangan Sistem.............................................. Sistem..................................................................... .......................................5 ................5 2.2.3. Perancangan Peranca ngan Prosedur yang Diajukan......................................................... Diajukan......................................................................6 .............6 2.2.4. Perancangan Flowmap Sistem yang Diajukan..................................................... Diajukan.........................................................6 ....6 2.2.5. DFD D FD Sistem yang Diajukan..................... Diajukan ........................................... ............................................. ..........................................7 ...................7 2.2.6. ERD Sistem yang Diajukan..................... Diajukan ........................................... ............................................. ..........................................9 ...................9 2.2.7. Antar Muka Program.......................................... Program................................................................ ............................................. ...............................10 ........10
........................................................................ ............................................. ...............................12 ........12 BAB III PENUTUP.................................................. 3.1. Kesimpulan................... Kesimpulan.......................................... ............................................. ............................................. ............................................. ...........................12 .....12 3.2. Saran.............................................. Saran..................................................................... ............................................. ............................................ .................................12 ...........12
DAFTAR PUSTAKA................................................. ....................................................................... ............................................ ...............................13 .........13
4
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pada era globalisasi teknologi, komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga pemerintah maupun swasta. Penggunaan Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan manajemen atau perkantoran. Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari. Pengolahan surat masuk pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya masih menggunakan cara manual yang akan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data, keterlambatan dalam menyelesaikan atau tindak lanjut dari surat yang masuk dan terjadi kesalahan pada penomoran surat. Oleh karena itu, pengolahan surat masuk sedang diupayakan agar dapat dioperasikan dengan cara dikomputerisasikan. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk merancarng sebuah sistem pengelolaan surat masuk yang diwujudkan dalam bentuk terkomputerisasi agar dapat mempermudah dalam pengelolaan surat masuk.
1.2.Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian singkat di atas pada pada Kantor Dinas Komunikasi Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya, terutama pada pengelolaan surat masuk, penulis mengindentifikasi beberapa masalah yang timbul yaitu yaitu : 1. Sistem yang digunakan pada Kantor Kominfo Kota Tasikmalaya terutama pada pengelolaan surat masuk masih bersifat manual dalam pencatatannya, sehingga Sistem Pengelolaan yang berjalan tidak efektif dan efisien. 2. Penyimpanan data-data surat masuk tidak terorganisir dengan baik. 3. Pencarian data surat masuk memerlukan waktu yang sangat lama.
5
1.3. Tujuan Adapun tujuan dari dibuatnya sistem pengelolaan surat masuk ini adalah se bagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Mempercepat dalam penanganan surat masuk Mempermudah dalam pencarian data surat masuk. Menyediakan sistem yang aman dalam pengelolaan surat masuk. Dapat menjaga keakuratan data.
1.4. Ruang Lingkup Berdasarkan survei terhadap permasalahan dengan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk ini bisa digunakan jika surat ma suk datang ke kantor Dinas Komunikasi dan Informatika. 2. Merubah sistem pengelolaan surat masuk dari manual menjadi sistem terkomputerisasi. 3. Input data surat masuk menggunakan sistem yang telah dibuat.
6
BAB II PEMBAHASAN 2.1.SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 2.1.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Analisis Sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu sistem pengelolaan surat masuk. Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem pengelolaan surat masuk, flowmap sistem pengelolaan surat masuk, dan analisa dokumen surat masuk. Cara pengisian buku agenda dan prosedur pengolahan data surat masuk sesuai hal yang ditentukan : 1. Nomor urut 2. Nomor surat masuk 3. Hari / tanggal masuk 4. Surat dari 5. Perihal 6. Nomor register 7. Keterangan. Prosedur Melakukannya adalah : 1. Setiap surat masuk yang diterima maka surat tersebut langsung di agendakan melalui buku agenda yang sudah disediakan di Dinas Komunikasi dan Informatika. Setelah di agendakan maka di catat kembali kedalam lembaran disposisi yang bisa langsung diserahkan kepada kepala dinas dan bisa langsung ditindak lanjuti. 2. Setelah surat tersebut turun di kepala kepala dinas, maka surat tersebut diberikan kepada sekretaris dinas yang bisa langsung di kelola untuk siapa surat tersebut diberikan. Untuk selanjutnya didalam lembaran disposisi tersebut sudah tertulis dan dinyatakan surat tersebut misalnya diberikan kepada Bidang AIP. Maka surat terse but ditinjak lanjuti oleh Bidang AIP. 3. Jika surat tersebut berisi undangan undangan rapat untuk Bidang AIP maka yang bersangkutanlah bersangkutanlah yang menandatangani surat dan harus melaksanakan kegiatan tersebut dengan membawa surat tersebut jika diperlukan ataupun tidak jika tidak diharuskan.
7
2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan Adapun fungsi dari flowmap adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar.2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan
8
2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan 1. Teliti di dalam kinerja yang sedang berlangsung. 2. Jika terjadi kesalahan, mudah untuk dipertanyakan kepada yang bersangkutan. 2.1.4. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan Dalam sistem yang sedang berjalan masih terdapat kekurangan yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.
Sistem pengelolaan berjalan tidak efektif dan efisien. Pengelolaan data surat masuk memerlukan waktu yang lama. Kurang Akurat. Data mudah hilang & rusak. Penyimpanan laporan data-data surat masuk tidak terorganisir dengan baik.
2.2. SISTEM YANG SEDANG DIAJUKAN 2.2.1. Usulan Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dari proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada untuk meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat member hasil yang sesuai tujuan yang diharapkan dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Rancangan sistem yang baru akan ditempatkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode atau prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai suatu perancangan pera ncangan sistem yang diinginkan. Sistem pengelolaan yang dirancang dengan sistem komputerisasi akan menjadi optimal untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang berhubungan dengan perancangan sistem ini. Sistem pengelolaan yang dirancang dan diusulkan ini bertujuan untuk membantu pihak kantor (instansi) member suatu alternative rancangan sistem pengelolaan yang diharapkan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada.
2.2.2. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan utama dari perancangan proses sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada tata usaha / kesekretariatan di kantor mengenai sistem yang sedang baru. Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dari perancangan sistem secara terperinci. Pada tahap perancangan proses, menjelaskan komponen-komponen yang terkait di dalam sistem yang dirancang dengan tujuan untuk membuat suatu system informasi tata persuratan pada bidang surat-menyurat sehingga dapat membantu pegawai tata usaha / dikesekretariatan untuk lebih mudah dan cepat dalam bekerja terutama dalam hal penanganan masalah pengelolaan surat masuk.
9
2.2.3. Perancangan Prosedur yang Diajukan Prosedur pengelolaan surat masuk yang diusulkan a dalah : 1. Setiap surat masuk yang datang, surat tersebut diperiksa diperiksa oleh bagian bagian tata usaha usaha atau kesekretariatan. Setelah diperiksa maka bisa langsung di scan/di update dengan sistem pengelolaan yang sudah dibuat. 2. Setelah di scan/di update dan sudah terdapat pernyataan untuk siapa surat tersebut di berikan, maka surat tersebut dilaporkan terlebih dahulu kepada kepala dinas agar bisa ditindak lanjuti dan agar terlaksananya kegiatan yang sudah ada dalam pernyataan surat masuk tersebut. Dalam prosedur sistem pengelolaan surat masuk yang diusulkan terdapat empat entitas, yaitu yaitu : Instansi lain, Kesekretariatan, Kesekretariatan, Kepala dinas, Bidang Bidang AIP. 2.2.4. Perancangan Flowmap yang Diajukan Dalam merancang suatu flow map harus dianalisa prosedur yang sedang berjalan, setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan maka perlu adanya perancangan aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang baru dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar.2.2.4. Flowmap Sistem Yang Diajukan 10
low D i agr am) yang Diajukan 2.2.5. DFD ( D ata F low a. DFD Diagram Konteks Suatu diagram yang Menggambarkan suatu arus data sistem.
Sistem Pengelolaan Surat
Surat Masuk
Masuk
Lap.Data Surat Masuk
Kesekretariatan
Instansi Lain
Surat yang telah di disposisi Surat yang telah di disposisi
Kepala Dinas
Gambar.2.2.4.a. Diagram Konteks Yang Diajukan
b. DFD Diagram Nol (Level (Level -1) Penjabaran sistem dari diagram kontek, diturunkan menjadi beberapa proses yang terjadi antara entitas yang terlibat dengan sistem.
Instansi Lain
Kepala Dinas
Surat Masuk
1.0 Proses Pengiriman Surat Masuk
Lap Data Surat Masuk
Surat Masuk
Data Surat Masuk
Kesekretariatan
Lap.data surat masuk
Bidang AIP
Data Surat Masuk
1.0 Proses menyerahkan surat & melaksanakannya
Gambar.2.2.5.b. Diagram Nol Yang Diajukan
11
1.0 Proses Menindak Lanjuti Data Surat Masuk
c. DFD Diagram Rinci Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol (0).
Mengirim
Instansi Lain
Kesekretariatan
Surat
Kepala Dinas
Proses
Proses Input
Disposisi
Surat Masuk
DB Surat Masuk Proses Menindak Lanjuti
Proses menyerahkan
Bidang AIP
surat & menindak lanjuti
Gambar.2.2.5.c. Diagram Rinci Yang Diajukan
12
2.2.6. ERD (Entity Relationship Diagram) yang Diajukan
Merupakan salah satu model yang digunakan untuk mendesain database dengan tujuan menggambarkan data yang berelasi pada sebuah database.
NIP Nama
Alamat
Nama
Tlp
Mengirim
Instansi Lain
Kesekretariatan
Surat
Menyerahkan
Menyerahkan
Kepala Dinas
Surat
NIP
NIP
Surat
Alamat
Nama
Nama
Alamat
Alamat
Menyerahkan
Bidang AIP
Surat
Gambar.2.2.6. ERD Yang Diajukan
13
2.2.6. Antar Muka
Berikut adalah Desain Antar Muka program yang kami usulkan untuk sistem pengelolaan surat masuk di Dinas Kominfo Kota Kota Tasikmalaya. a) Form Input Data Surat Masuk
Gambar.2.2.6. Form Input Data Surat Surat Masuk Yang Diusulkan
14
b) Form Lampiran Disposisi Surat Masuk
Disposisi Surat Masuk Yang Diusulkan Gambar.2.2.6. Form Lampiran Disposisi
15
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan Penulis mengambil kesimpulan sistem pengelolaan surat masuk masuk di dinas komunikasi dan informatika kota tasikmalaya yaitu : 1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk ini dirancang dengan tujuan untuk mengganti pencatatan data surat masuk secara manual menjadi terkomputerisasi yaitu untuk meminimalisasi tingkat kesalahan dalam pencatatan dan mengelola data surat masuk. 2. Sistem pengelolaan surat masuk ini dapat mempermudah dan mempercepat waktu dalam memperoses data surat masuk. 3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini, mempermudah dalam pencarian data surat masuk. 3.2. Saran Saya sadari bahwa dalam membuat sistem yang diajukan ini masih banyak kekurangan, sehingga saya berharap dalam pengembangan sistem dalam era globalisasi yang berkembang ini dapat membantu di masa yang akan datang dan dalam penerapan dengan menggunakan sistem yang saya ajukan sehingga operasi kerja sangat cepat dan tepat, serta saya menyarankan agar dilakukan pelatihan dalam penerapan sistem komputerisasi yang sedang berkembangan di masa sekarang .
16
DAFTAR PUSTAKA
www.rplsmkmananggaprtama.kotatasikmalaya.com www.kominfo.tasikmalayakota.co.id www.elib.unikom.com www.google.com www.yahoo.com
17