Alumno: José Luis Gonzales Sosa Administración VI Ciclo Código: 12900! PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS "I #laneamiento de los in$entarios se centra #rinci#almente en decisiones %ue son el origen cuándo podrá de las las e&is e&isten tenci cias as cuan cuanto to de un art' art'cu culo lo de(e de(e com# com#ra rarse rse o )acer )acerse se * cuándo realizarse esto+ ,ara dar solución a estas dos interrogantes- la administración re%uiere de una )erramienta %ue descri(a su #ol'tica al res#ecto * esta(lezca un #rocedimiento %ue #ueda ser inter#retado- en .orma #recisa- clara * uni.orme #or el #ersonal+ "sta )erramienta es el Control Cient'/co de in$entarios %ue #ermite meorar la administración * su control- * e.ectuar e #laneamiento en las decisiones relacionadas con los in$entarios- siem#re * cuando cuando-- se #re$ea #re$ean n las .órmul .órmulas as necesar necesarias ias %ue #ermit #ermitan an determ determina inarr cules cules de estas estas decisiones #ueden tomarse *- al mismo tiem#o- antici#ar los e.ectos resultantes- al tener en consideración los muc)os * di.erentes .actores %ue inciden en la decisión de cual%uier ti#o de negocio+ "l tra(ao a realizar re%uiere de un anlisis com#leto de los .actores * de su com(inación #ara #ermitirnos tomar las meores decisiones #ara cada art'culo * conseguir as' in$entarios reducidos- #ocos #edidos * e&celente ser$icio+ Los mencionados .actores son los siguientes: consumo o demanda3 costos3 intereses3 seguros- im#uestos- o(solescencia- almacenae#re# #re#ara araci ción ón-- #roc #rocesa esami mien ento to * e&#e e&#edic dició ión n de #edi #edido dos3 s3 ma mani ni#u #ula laci ción ón43 43 ins# ins#ec ecci ción ón o $eri/cación3 trans#orte entre muc)os otros- cu*a incidencia es $ital #ara los clculos a e.ectuar * las decisiones a tomar+ Adems es im#ortante considerar la con$eniencia del mate ma teri rial al33 el es#ac es#acio io dis#o dis#oni ni(l (le e en alma almace cene nes3 s3 las las #ro( #ro(a( a(il ilid idad ades es de dete deteri rior oro3 o3 la o(solescencia a corto #lazo3 los art'culos de corta $ida o con .ec)a de e&#iración3 las condiciones am(ientales %ue a.ecten a los art'culos3 la incertidum(re de .uturas demandas o #osi(ilidades de interru#ción en el a(astecimiento+ La introducción del #rocesamiento de datos en la administración * control de in$entarios marca la iniciación del llamado 4método cient'/co4 %ue las em#resas )an reconocido * ace#tado- * recomienda %ue los #rocedimientos de control se im#lementen- teniendo en cuenta tres .ases: 5"67IA- A,LICACI68 * ,6LI5ICA+ •
•
•
La #rimera .ase se re/ere a %ue )a* %ue entender #er.ectamente la 5"67IA so(re la cual se (asa el control de in$entarios antes de tomar decisiones * %ue- un #rograma de cont contro roll de in$e in$ent ntari arios os-- consi consist ste e en la a#li a#lica caci ción ón de la #ol' #ol'ti tica ca geren gerenci cial al-inde#endientemente de cómo .ue conce(ida- comunicada * eecutada dic)a #ol'tica3 La segunda .ase esta(lece %ue la a#licación de la teor'a se de(e e.ectuar de acuerdo con las necesidades #articulares de cada em#resa- #ara lo cual es con$eniente un conocimiento com#leto de la estructura de costos- $entas * mercados en cada+ ,roducto- %ue .acilite concretar las modi/caciones %ue #ueden )acerse a la teor'a #ara si A,LICACI8 La tercera .ase considera la necesidad de esta(lecer una ,6LI5ICA administrati$a so(re estos as#ectos- en la %ue el #ersonal dirigente indi%ue #or%ué e&iste una #ol' #ol'ti tica ca de/n de/nid ida a so(r so(re e cont contro roll de In$e In$ent ntar ario ioss * desi design gne e al res# res#on onsa sa(l (le e de su eecución+
"l en.o%ue del método cient'/co tiene $entaas #ara cual%uier em#resa- *a %ue coloca al #ersonal en la necesidad de conocer la realidad #ara de/nir %ué #uede a#licar de la teor'a a#re a#rend ndid idaa- en .unc .unción ión de la #ol' #ol'ti tica ca gere gerenc ncia iall so(re so(re el #lan #laneam eamie ient nto o * el cont contro roll di in$entarios- es#ecialmente en lo relacionado a las .órmulas de 4Cantidad "conómica4 * de
4,unto de ,edido4 %ue en la actualidad son consideradas como nue$os descu(rimientos en las técnicas de una (uena administración+ "n la actualidad se #re/eren tomar las decisiones- considerando todos los .actores #osi(les de incidir en la situación- %ue #uedan incluirse en los #rogramas de las com#utadoras- antes de guiarse #or la e$aluación #ersonal de estos .acto res- #or ms con/anza %ue se #ueda tener en los e$aluadores+ A #esar de ello- de(e tenerse en cuenta %ue es el )om(re el ser %ue #iensa * toma las decisiones * no la m%uina- * %ue ésta: coad*u$an en la la(or del )om(re en (ase a la ra#idez de su accionar- el cual se inicia con la in.ormación %ue le #ro#orciona el ser )umano *- si esta in.ormación est e%ui$ocada- la m%uina #or mu* moderna %ue sea- #ro#orcionar mu* (uena in.ormación- en su as#ecto * en sus clculos#ero tan e%ui$ocada como la %ue se le #ro#orcionó a ella a tra$és de sus #rogramas+ e all' la necesidad de #rocurar esta(lecer un control minucioso so(re la in.ormación %ue llega a las com#utadoras- as' como so(re los resultados %ue éstas emiten- antes de decidir+
PLANEAMIENTO DE INVENTARIOS "l ,laneamiento de los in$entarios tiene como o(eti$o #rinci#al %ue se realice la in$ersión ó#tima necesaria- tanto en los stoc;s %ue guardan los almacenes- como en la reno$ación de cada uno de los art'culos %ue utiliza la em#resa+ ,ara lle$arlo a ca(o en las meores condiciones #osi(les- se re%uiere contar con los registros adecuados del mo$imiento de cada art'culo * con los datos estad'sticos %ue estos mo$imientos generan en su anlisis * estudio- de manera %ue se logre esta(lecer #ronósticos o #re$isiones %ue sir$an de #auta #ara eecutar las acciones #ertinentes a mantener stoc;s (aos * a reno$ar con e/ciencia las e&istencias+
CONTROL DE INVENTARIOS Al tratar la .unción de control en la #rimera #arte de este li(ro- se indicó %ue consist'a en medir * corregir #ara asegurar el cum#limiento de los #lanes * alcanzar los o(eti$os de/nidos en estos+ "stos o(eti$os de las de#endencias log'sticas- #ueden ser alcanzados con la a*uda e/caz de control de in$entarios- cu*a /nalidad incide ustamente en 4controlar las e&istencias o stoc;s #ara .acilitar una adecuada reno$ación de los in$entarios con la menor in$ersión #osi(le de dinero * e$itando las acumulaciones o agotamientos4+ "sta /nalidad o(liga a #re#arar #lanes log'sticos * esta(lecer #ol'ticas- sistemas * #rocedimientos- cu*a #uesta en #rctica sir$a al dirigente #ara meorar la administración de los in$entarios
TEORIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Al tratar so(re el método cient'/co- se indicó %ue los #rocedimientos #ara controlar los in$entarios considera(an tres .ases en su #laneamiento * desarrollo3 <
Conocimiento de la teor'a+
<
=odi/caciones #ara la a#licación #rctica+
<
eterminación de la #ol'tica+
La #rimera de estas .ases re%uiere tener un $erdadero * com#leto conocimiento so(re la teor'a en %ue se (asa el control de in$entarios- la cual considera tres conce#tos .undamentales %ue .orman los cimientos de cual%uier sistema %ue se dise>e #ara controlar los in$entarios * %ue consisten en: • • •
Clasi/cación ?%ue controlar@ tama>o económico de #edido ?cuanto #edir@ momento de #edir ?cuando #edir@
1. CLASIFICACION - QUE CONTROLAR Las técnicas a#licadas #or el control cient'/co de in$entarios- tienen #or o(eto determinar )acia donde de(en- dirigirse los ma*ores es.uerzos de control #ara %ue sean ms e.ecti$os- so(re todo si se tiene en cuenta %ue 4el control %ue se im#lante no de(e ser ms costoso %ue el $alor de lo controlado4+ "n todas las em#resas- los in$entarios muestran una caracter'stica comn %ue a*uda a clasi/carlos- %ue consiste en %ue- generalmente- unos #ocos art'culos tienen el ms alto $alor de consumo en el a>o- concentrando en una #e%ue>a $ariedad el ms alto #orcentae de consumoB$alor- llegndose a encontrar comnmente %ue el D del consumo anual $alorizado corres#onda al 1D de $ariedad de los art'culos del in$entario total+ "sta caracter'stica * la a#licación de la 4Le* de ,areto4- #ermite clasi/car los in$entarios o e&istencias de una em#resa en .unción del mo$imiento * $alor %ue tiene cada art'culo en el la#so de un a>o+ "l tiem#o * el costo de controlar los in$entarios+ La Gasi/cación #or =o$imiento * Valor- conocida tam(ién como Clasi/cación A!C se (asa en la Le* de ,areto so(re 4la distri(ución de/ciente4+ "sta le* sugiere un tratamiento distinto #ara las clases di.erentes en %ue #ueden agru#arse los materiales- en relación al control %ue )a* %ue eercer so(re éstos- * est considerada como una de las técnicas de estudio %ue ma*ores (ene/cios )an #ro#orcionado a las em#resas+ La .orma de conciliar esta necesidad de control con un costo adecuado- se encuentra en la clasi/cación #or mo$imiento * $alor- %ue #ermite racionalizar la intensidad en .unción de la im#ortancia del art'culo- dada #or la in$ersión- el consumo o demanda * la .recuencia de uso- * no descuida la su#er$isión en ninguno de los materiales #ero la adeca a sus caracter'sticas es#eciales+ 6tro as#ecto im#ortante de la a#licación de la técnica de anlisis A!C es %ue #ermite de/nir una #ol'tica de rea(astecimiento * esta(lecer normas de controlcomo #or eem#lo: •
Categor'a A:
•
•
Art'culos de alto costo de ad%uisición * alto $alor en in$entario- %ue #or su consumo * .recuencia de uso merece un control estricto+ Categor'a !: Art'culos de menor costo- $alor e im#ortancia %ue re%uieren un control de menor es.uerzo * de ms (ao costo administrati$o+ Categor'a C: Art'culos de #oco costo- #oca In$ersión * #oca im#ortancia #ara los usuarios- %ue sólo merecen una sim#le su#er$isión so(re el ni$el de sus e&istencias+ onde se #uede a#reciar #autas %ue guiarn el control a realizar en cada categor'a esta(lecida+
La técnica (sica #ara lle$ar a ca(o el anlisis A!C * clasi/car los in$entarios #or su mo$imiento * $alor- a#lica los siguientes #asos: < < < <
Clasi/cación #or #recio unitario ?$alor@ Clasi/cación #or mo$imiento+ Clasi/cación #or mo$imiento * $alor+ Clasi/cación+ ,or $alor de in$entario+
1.1.
Clasifcación p! P!"ci Uni#a!i Val!$
"s el método de clasi/cación ms sencillo- #ero re%uiere muc)o criterio de #arte de %uien lo a#lica- en razón de %ue cada em#resa tiene su #ol'tica3 su .orma de costear cada art'culo- %ue da el rango de #recios a considerar3 la #eriodicidad en la reno$ación * el sistema de control %ue )a de a#licarse #ara cada art'culo+ "sta clasi/cación #ermite de/nir la #ol'tica de control en .unción de la im#ortancia de cada art'culo #or su $alor * #or el monto de la in$ersión %ue cada ad%uisición signi/ca #ara la em#resa+ 5am(ién sir$e de (ase #ara e.ectuar la clasi/cación #or mo$imiento * $alor+
1.%.
Clasifcación p! M&i'i"n#$
As' como el conocimiento del $alor de cada art'culo es im#ortante #ara la em#resatam(ién es de muc)o interés sa(er cules de sus in$entarios son los %ue ms demanda tienen o se consumen ms en un la#so determinado- es decir cules son los de ma*or mo$imiento+ "l signi/cado del mo$imiento de las e&istencias- de/ne #ara la em#resa la im#ortancia de cada art'culo #ara #roducción o #ara $entas- * la necesidad %ue de ellos se tiene- lo %ue o(liga a la entidad a contar siem#re con dic)os art'culos en almacén #ara e$itar roturas de stoc;+ "l anlisis de los Etems #or su mo$imiento- unido a a im#ortancia %ue cada art'culo tenga #ara e$itar ma*ores costos- #ermitir racionalizar el control * graduar las cantidades a ad%uirir * almacenar+
"l anlisis de los in$entarios #or su mo$imiento- nos lle$a muc)as $eces a esta(lecer ms de F categor'as- es#ecialmente #or a se#aración de los art'culos sin mo$imiento en a%uellos necesarios ?stoc; de+ ,rotección@ * los o(soletos+
1.(.
Clasifcación p! M&i'i"n# ) Val!:
"sta clasi/cación se (asa en las dos anteriores- es decir en el $alor de cada art'culo * en su mo$imiento- * resulta de la multi#licación #recio unitario #or el consumo acumulado en 12 meses+ Lo %ue est a#ro$ec)ando la técnica de la Clasi/cación A!C #ara se#arar las clases * someter a cada categor'a al control %ue re%uiere sus Etems+ ic)o control #odr'a ser el siguiente: Clase A: Control riguroso- intenso- #reciso * .recuente+ Clase !: Control no mu* .recuente- intenso * #reciso+ Clase C: Control es#ordico- cada cierto tiem#o- esta(leciendo la im#ortancia * #osi(ilidades del stoc; de #rotección+ La dosi/cación del control es maneada #or la de#endencia Control de In$entarios- la %ue analiza constantemente el $alor- el mo$imiento- las #osi(ilidades de o(solescencia o a de crear incon$enientes a su em#resa+
1.*.
Clasifcación p! Val! +" in&"n#a!i$
La /nalidad de esta clasi/cación consiste en conocer el $alor real de los in$entarios de cada art'culo e&istente en los almacenes de la em#resa- el cual si se com#ara con los $alores del consumo anual #ermitir a sim#le $ista- com#arar el monto consumido con el monto de e&istencias * as' determinar los so(re stoc; en los di.erentes materiales %ue almacena la em#resa+ "n conclusión- #ara res#onder al conce#to .undamental de clasi/cación * de/nir %ue controlar- es necesario e.ectuar las o#eraciones e&#licadas en las l'neas anteriores- en la seguridad %ue se o(tendrn meoras inmediatas en los in$entarios sin recurrir a cam(ios im#ortantes en los sistemas Sin em(argo- no de(e tenerse la im#resión %ue una $ezH realizado el anlisis A!C- %ueda )ec)o #ara siem#re * %ue la #osición de los art'culos no cam(iar3 esto no es real- #ues )a* %ue recordar %ue el mo$imiento de los in$entarios se realiza en .unción de la demanda * %ue ésta no es constante- $ariando en .unción del gusto del usuario * de .actores e&ternos %ue una em#resa no manea ni #uede controlar- #or lo %ue es recomenda(le )acer las clasi/caciones * su anlisis cada cierto tiem#o ? meses como m'nimo@ a /n de detectar las $ariaciones %ue #uedan #roducirse en el orden de los art'culos dentro de
%. TAMA,O ECONOMICO DE PEDIDO - CUANTO PEDIR na de las decisiones .undamentales en el #laneamiento * control de in$entarios#ara cual%uiera de las e&istencias almacena es la determinación de la cantidad a
#edir3 decisión %ue constitu*e uno de los #ro(lemas log'sticos ms im#ortantes #or su inKuencia en la in$ersión %ue toda em#resa realiza en sus in$entarios+ ,ara los elementos %ue actan en control de in$entarios- el #ro(lema consiste en lograr- #ara cada art'culo- la cantidad %ue e%uili(re los costos de reno$ación * de #osesión )aciendo %ue la ad%uisición sea económica al o(tener el ms (ao costo #osi(le+ 5oda la (i(liogra.'a %ue #ueda ser consultada en relación con éste #ro(lema conclu*e siem#re en la a#licación de la 4.órmula de la cantidad económica4 * en los o(eti$os %ue dic)a a#licación- #ermitir alcanzar+ "stos o(eti$os son3 < < <
reducir al m'nimo #osi(le el ni$el total de los in$entarios+ reducir al m'nimo la incidencia de los .altantes+ reducir los costos de reno$ación ?ad%uisición@ * #osesión ?almacenae@+ Cu*a realización )a constituido un #ro(lema im#ortante #ara la em#resa- #ues conduce al eecuti$o a de/nir CA856 C6=,7A7 6 AC"7- sin a.ectar la econom'a de la entidad+ e los o(eti$os mencionados * de la .órmula de la cantidad económica- surge #ara el #ersonal de control el #rimero * ms im#ortante #ro(lema en su tarea+ 68" "8C6857A7 M C6=6 "VALA7 L6S C6S56S " 7"86VACI68 M ,6S"SI68+ "sto #or%ue- como se )a indicado en el Ca#'tulo 11 de este li(ro- 4la determinación de los costos log'sticos es uno de los as#ectos esenciales * de ma*or im#ortancia #ara e.ectuar un anlisis com#leto del sistema log'stico de la "m#resa- #ero al mismo tiem#o- la o(tención de dic)os costos es di.'cil- en razón de %ue los elementos %ue los constitu*en * %ue a.ectan al sistema- no son medidos #or los #rocedimientos conta(les de costos industriales o /nancieros em#leados usualmente en la com#a>'a4+ "ste as#ecto de los costos- genera el #rimer #ro(lema %ue )a* %ue solucionar #ara res#onder al CA856 ,"I7- so(re todo #or%ue la conta(ilidad general no a*uda en esta toma de decisiones- ni tam#oco la Conta(ilidad de Costos- #or%ue los gastos relacionados con los in$entarios los dilu*e en las cuentas de gastos generales * /nancieros *- #or lo tanto- no #ro#orciona datos so(re los costos de ad%uisiciónalmacenamiento- consecuencias de .altantes o in$ersión de ca#ital en éstos+
Tips +" Cs#s !"lacina+s cn ls In&"n#a!is$ "n el ca#'tulo 11- al tratar so(re los costos log'sticos se )an de/nido * Nanalizado los relacionados con la reno$ación de in$entarios * con el almacenae de éstos o sea su #osesión- sin em(argo- a continuación los $ol$eremos a mencionar- #artiendo de la .órmula de la cantidad económica- cu*a de/nición literal esta(lece %ue: 4La cantidad económica est dada #or la ra'z cuadrada del do(le del consumo anual#or el costo de reno$ación entre el costo unitario #or el costo de #osesión4+ M %ue matemticamente se e&#resa:
Q
√
=
2 AO
CI
ónde:
Q CANTIDAD ECONOMICA +
o o el #ronóstico de su $enta+ "n el mismo la#so+ "l tiem#o en %ue se considera el consumo o el #ronóstico #uede $ariarse- #ero es ms con$eniente tomar datos de 12 meses %ue .aciliten la #ro*ección de los datos )istóricos en los #ronósticos de $entas o de consumos+ O COSTO DE RENOVACION.- Son los gastos $aria(les asociados a la o(tención de los materiales- #ero %ue son inde#endientes de la cantidad %ue se #ida+ Cada $ez %ue se reci(e una re%uisición * se tra(aa #ara con$ertirla en 6rden de Com#ra- se gasta tiem#o * dinero- en todos los de#artamentos %ue inter$ienen en su emisión+ La suma de todos los gastos anuales de estas de#endencias- en #ro#orción a su inter$ención- di$idido entre el nmero de órdenes emitidas en el a>o #ro#orciona el costo de reno$ar el in$entario+ C COSTO UNITARIO.- Gastos relacionados directamente con el art'culo %ue se+ Ad%uiere * su cantidad+ "s el #recio unitario %ue se o(tiene de #ro$eedor ms a%uellos gastos e.ectuados #ara #oner el art'culo en almacén como Ketes- gastos de aduana- etc+ "n relación a los #roductos terminados es la suma de los costos directos e indirectos de .a(ricación+ I COSTO DE POSESION < Gastos relacionados con el es#acio- mani#ulaciónseguro- im#uesto- riesgos- in$ersión del ca#ital- cuidado- etc+- %ue se e.ectan #or mantener * manear e&istencias en los almacenes+ ,or lo indicado- cuanto ma*or es la cantidad almacenada- de cual%uier art'culo o material- ma*or es el incremento de su costo de in$ersión- riesgo- cuidado- etc+ e/nidos- la .órmula de la cantidad económica * los .actores %ue la .orman- se #uede concluir %ue #ara a#licarla- constitu*e re%uisito indis#ensa(le el conocimiento * clculo de los costos de reno$ación * #osesión- #or lo %ue es con$eniente * necesario coordinar con la de#endencia conta(le *- #oder as'- o(tener todos los datos relacio< nados con los costos mencionados+
COSTO DE FALTANTES 6tro .actor %ue leg'timamente es #arte de los costos #or considerar- es el costo de .altantes- llamado tam(ién de 47otura de Stoc;4- el cual no se lle$a en la de#endencia conta(le ni se conoce en muc)as em#resas a #esar de %ue- en algunos casos- llega a tener un $alor considera(le+ Cuando se #roduce un .altante en alguno de los art'culos necesarios * no #uede reem#lazarse #or otro similar- su no e&istencia #odr interrum#ir alguna de las o#eraciones de #roducción o- a $eces- todo el
#roceso con el consiguiente costo de ma%uinaria ociosa3 mano de o(ra detenida * sin e.ectuar su la(or3 materias #rimas deterioradas- en algunos casos- etc+- todo lo cual signi/ca gastos no #re$istos * ele$ación de los costos de+ Oa(ricación+ ,or otro ladocuando el .altante llega a conseguirse- el tra(ao de reiniciar el #roceso o la o#era< ción .uera de la secuencia esta(lecida- es ms costoso de lo normal *- tam(iénincide en el costo /nal- al igual %ue el tra(ao e&tra de los com#radores #ara conseguir el .altante * el #recio %ue se )a*a tenido %ue #agar #or él
EL PUNTO DE PEDIDO Se denomina as' a la cantidad o al tiem#o %ue de/ne el momento de iniciar la reno$ación de los in$entarios- * su /nalidad consiste en se>alar cundo el ni$el de in$entario de un art'culo cual%uiera )a alcanzado el #unto %ue- segn la demanda o el consumo #ronosticado o deducido de los datos )istóricos- llegar a cero %uedando agotado en el tiem#o %ue se demore la llegada del #edido #ara reno$ar el stoc;+ "n el t'tulo anterior- al tratar so(re el stoc; de tra(ao * el de seguridad- se esta(leció %ue el mo$imiento de los materiales est en .unción de la demanda o consumo %ue de ellos se tenga- en un tiem#o determinado3 #artiendo de este conce#to- es #osi(le e&#resar %ue el ,unto de ,edido ?,#@ estar dado #or el resultado de multi#licar el Consumo ,romedio mensual ?Co@ #or el tiem#o de demora en meses ?5d@- lo %ue matemticamente se indica: ,# P Co & 5d "sta de/nición ser'a real * la .órmula correcta- si los .actores considerados no su.rieran $ariaciones de ninguna clase * la reno$ación se #roduera sin #ro(lemas- lo %ue se sa(e no es real3 #or cuanto am(os .actores estn suetos a $ariaciones3 sea %ue el consumo aumente o disminu*a #or las necesidades de las o#eraciones- sea %ue el tiem#o se alargue o reduzca #or im#re$istos en cual%uiera de las acti$idades %ue com#renden el #roceso de reno$ar el stoc;+ "stas $ariaciones )an dado lugar a %ue se a/rme %ue la .órmula anterior conduce a rom#er el stoc; continuamente * #ara ello se )a esta(lecido %ue el #unto de #edido ?,#@ est en .unción del consumo #romedio mensual- el tiem#o de demora en meses ?5d@- * un .actor de seguridad ?Os@ %uegeneralmente- est relacionado con los #osi(les retardos en la llegada de los #edidoso con las $ariaciones del consumo+ Am(os as#ectos- retardos * $ariaciones- (asado en la e&#eriencia del #ersonal de control de in$entarios * en el anlisis #ermanente de las $ariaciones #roducidas- a tra$és del tiem#o- en cada art'culo controlado- da lugar a de/nir el .actor de seguridad ?Os@ como un #orcentae del resultado del consumo #or el tiem#o de demora- lo %ue se agrega segn la siguiente .órmula: ,# P Co & 5d Q Os #ermitiendo .ormar el 4colc)ón4 o stoc; de seguridad- tratado en #ginas anteriores%ue reduce las #ro(a(ilidades de agotamiento del stoc; #or e.ecto de las $ariaciones del tiem#o- del consumo o de la demanda- asegurando una #rotección ma*oral 0D- la cual de#ender del ni$el de ser$icio %ue se desee alcanzar+ "n la misma .orma en %ue se a/rma %ue de(e e&istir el .actor de seguridad #ara e$itar roturas de stoc;- e&isten otras o#iniones %ue consideran la #osi(ilidad de )acer .rente
a las $ariaciones de demanda- consumo o tiem#o- en (ase a utilizar como #unto de #edido- el consumo m&imo mensual+ Los %ue sostienen esta teor'a indican %ue tra(aando normalmente con consumos #romedios- (astar'a considerar el consumo m&imo ?Cm@ coma la cantidad %ue inicie la reno$ación del stoc; #ara reducir- casi totalmente los .altantes de in$entario- #ues la di.erencia entre el consumo m&imo ?Cm@ * el consumo #romedio ?C o@ .ormar'a el 4colc)ón4 o stoc; de seguridad %ue el art'culo re%uiere #ara )acer .rente a as $ariaciones mencionadas anteriormente+ La .órmula a a#licar ser'a: ,# P Cm & 5d "n los F casos mencionados- el ,unto de ,edido est dado #or una cantidad %ue se>ala el momento de emitir la re%uisición a la de#endencia com#radora e Iniciar la reno$ación de los in$entarios+ "n todas las o#iniones consideradas- a#arecen tres .actores %ue es necesario analizar #ara lograr esta(lecer el #unto de #edido+ ic)os .actores son: "l tiem#o de demora ?5d@- el consumo #romedio ?C o@ * la .recuencia de re#osición Or@+
1. EL TIEMPO DE DEMORA$ 5odo #laneamiento #ara la determinación del #unto de #edido- se comienza con la a#reciación del tiem#o en el cual )a* %ue considerar las #ro(a(les $ariaciones %ue #uedan #roducirse- desde el #unto de $ista estad'stico en relación a la #rimera decisión %ue se tomó so(re el tiem#o de demora ?5d@+ ,ara #lanear el tiem#o de demora es necesario considerar la secuencia de las acti$idades %ue se #roducen a reno$ar los in$entarios- analizando cada una de ellas en su eecución en las de#endencias %ueH inter$ienen- #rocurando detectar las #osi(ilidades de reducción de tiem#o #or la racionalización de los #rocedimientos+ "n muc)os casos- las em#resas- e.ectan una serie de tanteos #ara solucionar este #ro(lema- originando los so(re stoc;s * los .altantes alternadamente- lo %ue en los almacenes crea cierta tendencia a contar con m'nimos altos- m&imos (aos * .recuentes #edidos %ue- lógicamente- dan lugar a una #ol'tica nada sana #ara la reno$ación de los in$entarios la cual no meora la eecución- ni da renta(ilidad al almacén+ "l meoramiento de la #ol'tica so(re #edidos- de(e iniciarse con una re$aluación de los tiem#os de demora e&istentes- de manera de o(tener datos ms+ La e$aluación de las acti$idades %ue .orman el tiem#o de demora- como #or eem#lo e #rocesamiento del #edido- la (s%ueda de #ro$eedores * su selecciónel seguimiento #ara su cum#limiento- el trans#orte- la rece#ción * el ingreso- de(e ser real * no teórica- #ues sólo (asndose en la realidad de los )ec)os- se #odr detectar las circunstancias im#re$istas %ue alargan el tiem#o de cual%uiera de esas acti$idades *- mediante el control adecuado %ue se esta(lezca- #roceder a su corrección o#ortuna+ La estimación del tiem#o de demora es mu* im#ortante #ara de/nir el #unto de #edido- #or lo %ue en cual%uier estudio de in$entarios es con$eniente meorar dic)a estimación- concordndola con la realidad3 #ues un ma*or conocimiento del tiem#o de demora #roducir in$entarios ms (aos- seguridad ante im#re$istos * meor #ol'tica en el control de in$entarios+ %. EL CONSUMO$
"ste .actor #ara la determinación del #unto de #edido- tiene igual im#ortancia %ue el estudiado anteriormente tiem#o de demora- #or cuanto es .cil com#ro(ar %ue cual%uier error o di.erencia en la #re$isión del consumo- conduce a e&ceso el stoc; o a .altantes- con los e.ectos * consecuencias *a mencionados en este ca#'tulo+ "l #ronóstico de la demanda o las #re$isiones del consumo inter$ienen en dos o#ortunidades al tomar decisiones so(re el #unto #edido- uno al+ Com(inarse con el tiem#o de demora * otro en la de/nición del stoc; de seguridad+ "n el #rimer caso- se sa(e %ue el #i de #edido est dado #or el resultado de multi#licar el consumo #R tiem#o de demora3 en el segundo- se conoce %ue la duración stoc; de seguridad es el resultado de la ra#idez del consumo- lo )ace %ue se tenga %ue o(ser$ar- estudiar * analizar a éste * sus $ariaciones- #ara esta(lecer las #ro(a(ilidades de su duración ante los retrasos o demoras en la llegada de los #edidos+ 5eniendo en cuenta la im#ortancia del consumo #ara la determinación del #unto de #edido- es con$eniente analizar %ue el control so(re las e&istencias se #resentan as#ectos (sicos de .uncionamiento de los almacenes %ue- en muc)os casosconduce errores en las a#reciaciones o en los clculos- los cuales )a* %ue $enir * no lamentar+ As' se tiene %ue en algunos materiales la i dad de ad%uisición no es igual a la unidad de des#ac)o- #udiendo #roducir riesgos de $ariación de la unidad %ue es necesario considerar 5am(ién es interesante considerar %ue no es .cil #ara el #ersonal de control de in$entarios- esta(lecer la real utilización %ue los usuarios dan al material- cuando el control lo eercen éstos+ "n algunos materiales #ara comodidad del usuario se retira del almacén en .orma mensual- grandes cantidades del art'culo- como #or eem#lo #a#el #or millares3 el uso sin em(argo no es #or miliares sino uno #or uno+ "sta di.erencia entre la entrega * el uso- #uede conducir a control de in$entarios a errores en los clculos- tanto del #unto de #edido- como de la cantidad a solicitarlo %ue dar'a lugar a so(re stoc;s de estos materiales+ Los riesgos de las $ariaciones de unidades es un as#ecto %ue al calcular la demanda .utura- de(e tenerse mu* en cuenta #ara e$itar #osi(les errores %ue a.ecten la econom'a de la em#resa * %ue- en muc)os casos- constitu*en el origen de los o(soletos en almacén+
(. FRECUENCIA DE REPOSICION$ La im#ortancia de este .actor est dada #or%ue determina el ni$el de segundad %ue ser necesario- desde el #unto de $ista del tiem#o- lo %ue est relacionado con el stoc; o in$entario de seguridad+ La .recuencia de los #edidos * su relación con el stoc; de seguridad .ue tratada al analizar la .órmula del e%uili(rio de los costos- donde se esta(lec'a %ué ni$el de ser$icio era necesario #ara los art'culos- segn se #roduese la reno$ación+ As' se esta(lec'a .recuencias deH re#osición de los stoc;s- mensuales- trimestralessemestrales o anuales * se conclu'a %ue el riesgo de .altantes era ma*or cuando la .recuencia de reno$ación era tam(ién ma*or+ ,ara )acer .rente a dic)o riesgo- se indicó %ue era necesario determinar el ni$el de ser$icio %ue se re%uer'a en .unción de la .recuencia de los #edidos- lo %ue a*uda(a a calcular el ma*or stoc; de seguridad cuando la reno$ación era mensual * el menor in$entario cuando era anual- estando asegurada la #rotección en éste ltimo caso #or la cantidad de art'culos en e&istencia en almacén+ Lo nico %ue )a* %ue tener #resente en estas reno$aciones anuales es de/nir cundo iniciar la
reno$ación- re$isando los stoc;s con antici#ación a la .ec)a /ada #ara colocar otro #edido #or un a>o * analizar el com#ortamiento del consumo * el tiem#o de demora+ "n los casos de reno$ación mensual- (imensual o+ 5rimestral- el #ro(lema consiste en de/nir la cantidad su/ciente #ara #roteger o asegurar las o#eraciones en el la#so determinado+ Los conce#tos .undamentales %ue se )an indicado * %ue sir$en de (ase #ara la teor'a de control de in$entarios- son indis#ensa(les #ara dise>ar e im#lantar cual%uiera de los sistemas de control de in$entarios * cu*a a#licación estar dada #or la #ol'tica %ue determine la Gerencia de la "m#resa- considerando las modi/caciones %ue sea con$eniente a#licar ada#tndolas a la entidad donde se tra(aa+ Conocida la teor'a general del stoc; de seguridad * de los .actores %ue inter$ienen en la determinación del #unto de #edido- * sa(iendo %ue los errores %ue #uedan #resentarse en el esta(lecimiento del consumo * del tiem#o de demora- #ueden cam(iar cual%uier #lan #ara controlar los in$entarios- se re%uiere #roceder a la segunda eta#a del método cient'/co %ue consiste en e.ectuar las modi/caciones o seleccionar a%uella #arte'a+
SISTEMAS DE RENOVACIN DE INVENTARIOS La administración de in$entarios #ara desarrollar e im#lementar los sistemas de control %ue re%uiérela reno$ación de las e&istencias- de(e tener en cuenta el signi/cado del cuanto * cuando #edir- %ue re#resentan conce#tos de cantidad * tiem#o- en los %ue (asan los sistemas de reno$ación- *a %ue estos #ueden ser: < <
e cantidad /a * tiem#o $aria(le e cantidad $aria(le * tiem#o /o Los %ue a#lican considerando %ue cada situación de in$entarios #resenta sus #ro#ias * nicas consideraciones * re%uerimientos- #or lo %ue resulta di.'cil #rescri(ir una .orma o sistema #articular #ara cada tiem#o de material+ Ser el administrador de in$entarios o el eecuti$o de log'stica %uién tendr %ue decidir cul de los sistemas de(er em#lear * en %ué material- analizando su #er.ormance #ara elegir el %ue ms con$enga #ara controlar el ni$el de las e&istencias * o(tener el menor riesgo de .altantes+
COEFICIENTE DE FRECUENCIA La #ro(a(ilidad se #uede de/nir como la continuidad de los #rocesos re#etiti$os %ue generan resultados %ue son di.erentes entre si * %ue no es #osi(le #re$er con certeza#ero %ue se #uede e&#resar cuantitati$amente mediante la asignación de $alores
numéricos a sucesos %ue tienen la #osi(ilidad de ocurrir * de#enden de $aria(les no controla(les in)erentes al #roceso+ "l rea log'stica- de(e organizar * analizar los datos #ara conseguir de ellos la m&ima in.ormación * la con/a(ilidad de las conclusiones %ue se o(tengan- as' como esta(lecer relaciones de causa e.ecto * su#er$isar tendencias * #rocesos+
