SAP Ordenes de Gastos

AC415 Órdenes de gastos generales mySAP Financials

Fecha Centro de formación Instructores Página Web de formación

Manual del participante Versión del curso: 2° trimestre 2005 Duración del curso: 2 día(s) Número de material: 50073420

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Sobre este manual La función de este manual es complementar la presentación del instructor de este curso y servir como fuente de referencia. Este manual no está pensado para el estudio autodidacta.

Convenciones tipográficas En esta guía se utilizan las siguientes convenciones tipográficas. Estilo de tipo

Descripción

Texto de ejemplo

Palabras o carácteres que aparecen en la pantalla. Aquí se incluyen nombres de campos, títulos de pantallas, pulsadores así como nombres de menús, vías de acceso y opciones. También se usan como referencia a otra documentación tanto interna (en esta documentación) como externa (en otros lugares, como SAPNet).

Texto de ejemplo

Palabras o frases acentuadas en textos principales, títulos de gráficos y tablas

TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Aquí se incluyen nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacciones, nombres de tablas y algunas palabras claves de un lenguaje de programación cuando se encuentran en el texto principal, por ejemplo SELECT e INCLUDE. Texto de ejemplo Salida en pantalla. Aquí se incluyen nombres de archivos y directorios y sus vías de acceso, mensajes, nombres de variables y parámetros y párrafos del texto fuente de un programa.

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Texto de ejemplo

Entrada exacta de usuario. Son palabras y carácteres que se introducen en en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.

Entrada variable de usuario. Las entradas entre corchetes indican que se deben sustituir estas palabras y carácteres con entradas apropiadas.

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Sobre este manual

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Iconos en el texto principal En este manual se utilizan los siguientes iconos. Icono

Significado Para más información, sugerencias o detalles Nota o más explicaciones sobre el punto anterior Excepción o precaución Procedimientos

Indica que el objeto está visualizado en la presentación del instructor.

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Contenido Resumen del curso ...................................................... vii Metas del curso ........................................................vii Objetivos del curso.....................................................vii

Capítulo 1: Órdenes CO: Resumen .................................... 1 Utilización de órdenes de gastos generales.........................2 Órdenes reales y estadísticas.........................................5 Los diferentes escenarios para las órdenes CO ....................9

Capítulo 2: Datos maestros ........................................... 17 Actualización de datos maestros ................................... 19 Gestión de status de órdenes de gastos generales .............. 27 Agrupación y tratamiento colectivo ................................. 37

Capítulo 3: Contabilizaciones por eventos ........................ 49 Contabilizaciones por eventos dentro y fuera de la Contabilidad de gestión .......................................................... 50 Gestión de comprometidos .......................................... 61

Capítulo 4: Cierre del período ........................................ 77 Contabilizaciones periódicas en el Debe .......................... 79 Contabilizaciones periódicas en el Haber ......................... 93 Liquidación: Temas especiales .................................... 113

Capítulo 5: Planificación y presupuestación ..................... 119 Alcance y condiciones previas de planificación..................120 Concepto de presupuestación y control de disponibilidad .....136

Capítulo 6: Integración de órdenes e informes de integración................................................................ 157 Datos maestros e integración de órdenes ........................158 Informe de integración ..............................................165

Apéndice 1: Anexo

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................................................... 173


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Contenido

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Resumen del curso Se familiarizará con las posibles áreas de aplicación de las órdenes de gastos generales y a la vez conocerá los datos maestros más importantes. Llevará a cabo contabilizaciones de orígenes en otras aplicaciones y analizará los efectos que tienen sobre las órdenes. Antes del cierre del ejercicio se le suministrarán los métodos para imputar los gastos generales generados de la forma más aproximada posible al consumo medido individual. Se le enseñará el proceso de planificación en detalle y se introducirán las funciones de presupuestación. Poco a poco irá viendo cómo se preparan los resultados para la gestión de informes en función de los factores de rendimiento.

Grupo destino Este curso está dirigido a los siguientes grupos destino: • •

Integrantes del equipo de proyecto responsables de la implementación del Controlling de gastos generales Personal del departamento de contabilidad responsable de la planificación, imputación y análisis de costes organizativos

Prerrequisitos para el curso Conocimientos necesarios •

AC410 - Contabilidad de centros de coste (obligatorio)

Conocimientos recomendados • • •

SAPFIN – Resumen de la solución mySAP Financials (recomendado) Conocimientos básicos y experiencia en contabilidad de costes Conocimientos prácticos del entorno operativo Windows

Metas del curso Este curso le permitirá: • •

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Configurar y utilizar el componente Órdenes de gastos generales Adquirir los conocimientos necesarios para planificar, contabilizar y analizar costes para las Órdenes de gastos generales


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Resumen del curso

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Objetivos del curso Al finalizar este curso podrá: • • • • • •

Describir y actualizar los datos maestros de órdenes CO y la información relacionada Identificar el origen de las contabilizaciones de órdenes CO y procesar las operaciones relacionadas Describir, utilizar y configurar las funciones de operaciones periódicas Tratar la planificación de órdenes CO y las opciones de entrada de datos plan Integrar y analizar la información de órdenes CO mediante informes Definir tipos de órdenes especiales

Información de los componentes de software de SAP La información de este curso se refiere a los siguientes componentes de software de SAP:

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Capítulo 1 Órdenes CO: Resumen Resumen del capítulo En este capítulo se describen los distintos escenarios en los que se utilizan órdenes CO. Se explica el flujo de datos de todas las áreas en las que se emplean órdenes CO. Los participantes aprenderán a diferenciar entre órdenes reales y estadísticas.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • •

Identificar las opciones para utilizar las órdenes de gastos generales Diferenciar las órdenes de gastos generales de los centros de coste Explicar la importancia de las órdenes de gastos generales como colector de costes y como objeto de Controlling interno Diferenciar entre las órdenes reales y estadísticas Revisar la utilización de estas dos variantes Explicar los distintos usos de las órdenes de gastos generales y diferenciar unas de otras Comprender los diferentes procesos de gestión de las órdenes en los escenarios descritos Explicar el flujo de datos de todas las áreas en las que se emplean órdenes CO

Contenido del capítulo Lección: Utilización de órdenes de gastos generales.........................2 Lección: Órdenes reales y estadísticas.........................................5 Lección: Los diferentes escenarios para las órdenes CO....................9

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Capítulo 1: Órdenes CO: Resumen

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Lección: Utilización de órdenes de gastos generales Resumen de la lección Se describen las opciones existentes para utilizar las órdenes de gastos generales y su importancia como objetos de Controlling internos.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • •

Identificar las opciones para utilizar las órdenes de gastos generales Diferenciar las órdenes de gastos generales de los centros de coste Explicar la importancia de las órdenes de gastos generales como colector de costes y como objeto de Controlling interno

Ejemplo empresarial Antes de empezar a trabajar con las órdenes CO en la empresa, se desea obtener un resumen de las diferentes clases de órdenes disponibles y el motivo de su empleo.

Gráfico 1: Utilización de órdenes de gastos generales

Este ejemplo resalta el objetivo central del uso de las órdenes de gastos generales en el Controlling de gastos generales. En el primer caso, los costes de las dos ferias se contabilizan en el centro de coste responsable de soportar dichos eventos. Puesto que los costes externos y las actividades internas de cada orden se

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Lección: Utilización de órdenes de gastos generales

tratan con las mismas clases de coste y en el mismo centro de coste, no es fácil determinar qué evento creó qué costes. Por lo tanto, no es posible realizar análisis de comparación entre los eventos de las dos ferias. No obstante, si cada evento recibe su propia orden de gastos generales, como en el segundo caso, los costes se pueden recopilar individualmente. La función de liquidación imputa los costes de la orden al centro de coste responsable de soportar las ferias con objeto de ofrecer una vista organizativa de los costes. Mediante este enfoque, se pueden analizar y comparar los resultados de las ferias, incluso después de ejecutar la liquidación en el centro de coste. La amplia variedad de funciones de planificación y presupuestación ofrecidas para las órdenes suponen una ventaja añadida.

Gráfico 2: Órdenes CO como objetos de coste internos

Las órdenes se pueden utilizar como objetos de coste internos. La orden puede liquidarse de distintas maneras según el tipo de medida que se haya descrito en la misma. Si la función es para un solo producto, se pueden liquidar los costes en el centro de coste responsable. El siguiente paso consiste en imputar los costes desde el centro de coste a CO-PA. Si la función es general y afecta a toda la empresa, será difícil averiguar el centro de coste adecuado en el que realizar el cargo. En este caso, es conveniente realizar la liquidación directamente en CO-PA.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Identificar las opciones para utilizar las órdenes de gastos generales • Diferenciar las órdenes de gastos generales de los centros de coste • Explicar la importancia de las órdenes de gastos generales como colector de costes y como objeto de Controlling interno

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Lección: Órdenes reales y estadísticas

Lección: Órdenes reales y estadísticas Resumen de la lección Se trabajarán las diferencias más importantes que existen entre el empleo de órdenes reales y estadísticas y se resaltarán los aspectos que deben tenerse en cuenta para realizar las tareas de mantenimiento y contabilización.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •

Diferenciar entre las órdenes reales y estadísticas Revisar la utilización de estas dos variantes

Ejemplo empresarial Aprenderá a utilizar las órdenes reales y/o estadísticas en la empresa, así como las características especiales de ambas variantes.

Gráfico 3: Órdenes reales

Las órdenes de gastos generales se pueden utilizar para efectuar un Controlling detallado de un objeto o actividad determinados. Todos los costes relativos a este objeto o actividad se asignan a la orden relevante. Al crear un registro maestro de orden de gastos generales, seleccione si desea crearla como orden real u orden estadística.

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Las órdenes reales se utilizan para agrupar costes e imputarlos posteriormente a los distintos destinatarios. En la contabilización de costes primaria, los costes se actualizan en la orden real. En el proceso periódico de la liquidación de la orden, los costes reales se imputan a los objetos de Controlling. Asimismo, se pueden liquidar partes de los costes de la orden en diversos objetos. Al crear una orden real es preciso asignar la orden a una sociedad. Si se han seleccionado balances de división en la Gestión Financiera, también deberá asignar la orden a una división.

Gráfico 4: Órdenes estadísticas

La orden estadística se utiliza para evaluar costes que no se pueden detallar en la clase de coste o la contabilidad de centros de coste. Esto se consigue mediante la asignación de costes tanto a la orden estadística como al centro de coste. Mediante este proceso los costes se ven de forma inmediata en la orden (estadística, sólo para información) y en el centro de coste (costes reales). El centro de coste que debe contabilizarse puede almacenarse en los datos maestros de la orden. A continuación, el sistema encuentra automáticamente el centro de coste. De lo contrario, deberá especificarse el centro de coste, así como la orden para completar el documento de contabilización. En una orden estadística también se cuenta con la posibilidad de registrar una sociedad y una división en el registro maestro de la orden. Si se efectúan estas asignaciones, las operaciones sólo se pueden contabilizar en objetos de

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Lección: Órdenes reales y estadísticas

Controlling, como los centros de coste, que pertenecen a la misma sociedad y división. En el caso del Controlling de multisociedades o multidivisiones, éstas no se asignan a la orden estadística. No puede liquidar las órdenes estadísticas ni aplicarles recargos de gastos generales.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Diferenciar entre las órdenes reales y estadísticas • Revisar la utilización de estas dos variantes

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Lección: Los diferentes escenarios para las órdenes CO

Lección: Los diferentes escenarios para las órdenes CO Resumen de la lección Se desean conocer las variantes existentes de las órdenes de gastos generales y obtener un resumen del flujo de datos de las órdenes utilizadas.


Explicar los distintos usos de las órdenes de gastos generales y diferenciar unas de otras Comprender los diferentes procesos de gestión de las órdenes en los escenarios descritos Explicar el flujo de datos de todas las áreas en las que se emplean órdenes CO

Ejemplo empresarial Se desea utilizar órdenes en los distintos escenarios de las empresas y obtener un resumen de los aspectos que deben tenerse en cuenta al utilizarlas. También se desea obtener una idea general del flujo de datos de las órdenes empleadas.

Gráfico 5: Los diferentes escenarios para las órdenes CO

Las órdenes CO del Sistema SAP R/3 describen funciones individuales dentro de una sociedad CO. Las órdenes soportan la planificación basada en acciones, el control y la imputación de costes.

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Las órdenes CO pueden utilizarse para una serie de objetivos: • • • •

Supervisar las acciones internas liquidadas en los centros de coste (órdenes de gastos generales) Supervisar las acciones internas liquidadas en activos fijos (órdenes de inversión) Compensar las contabilizaciones de costes analíticos calculados en la Contabilidad de gestión (órdenes de periodificación) Visualizar las secciones de contabilidad de costes de los pedidos de cliente en la Gestión de pedidos e incluir los ingresos que no forman parte del proceso empresarial central de la empresa (órdenes con ingresos)

La gestión de órdenes CO constituye el nivel operativo más detallado de la contabilidad de costes y actividades. Se puede utilizar para lo siguiente: • •

Los costes se pueden reflejar de acuerdo con aspectos diferentes a los utilizados en la contabilidad de centros de coste. La producción interna y el aprovisionamiento externo se pueden comparar a efectos de toma de decisiones.

El enfoque principal de este curso recae en las órdenes de gastos generales. Los otros tipos de órdenes CO se describen en el capítulo de temas especiales.

Gráfico 6: Órdenes de inversión de capital

Las funciones del componente de Gestión de inversiones (IM) soportan la planificación, la inversión y los procesos de financiación relacionados con las medidas de inversión de la empresa. Es posible llevar un control de las medidas de

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inversión cuyo objeto es la fabricación de activos fijos para consumo propio y que deben registrarse en el balance como activos fijos en curso. Uno de los requisitos previos para este perfil de inversión se almacena en el registro maestro de la orden. Las medidas se representan en el sistema mediante órdenes CO o bien elementos PEP (plan de la estructura del proyecto). Es posible crear una orden CO que incluya automáticamente activos fijos en curso. Un requisito previo para ello es el perfil de inversión de los datos maestros de la orden. En la fase de construcción, todas las operaciones se contabilizan en la orden. Durante la liquidación periódica todos los cargos no capitalizables se liquidan en un receptor de la Contabilidad de gestión como, por ejemplo, un centro de coste. Todas aquellas posiciones que no deban liquidarse en receptores de la Contabilidad de gestión pero que sí deban capitalizarse, se liquidan directamente en el activo fijo en curso. Las evaluaciones mensuales del balance muestran las inversiones de capital en el inventario de activos fijos. La liquidación global se produce al finalizar la medida de inversión de capital. Con una activación total o parcial, se introducen en las normas de liquidación de órdenes los activos fijos que serán la base de la liquidación del activo fijo en curso. Los cargos liquidados en el activo fijo en curso se traspasan a los activos fijos finales y automáticamente se efectúa el abono en el activo fijo en curso. La columna de la liquidación incluye un procedimiento de liquidación de partidas individuales para esta clase concreta de orden además de los métodos de liquidación estándar para órdenes CO.

Gráfico 7: Órdenes de periodificación

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Las órdenes CO pueden utilizarse como colectores de los abonos mensuales derivados del cálculo de las periodificaciones. Los gastos organizativos a menudo se imputan de una forma en la Gestión Financiera y de otra en la Contabilidad de gestión. Por ejemplo, un gasto introducido en FI en un período contable puede cubrir un año entero (desde la perspectiva de la Contabilidad de gestión). Con objeto de evitar las fluctuaciones en la Contabilidad de centros de coste, los gastos extraordinarios deben imputarse a los períodos y centros de coste correspondientes. Todos los costes imputados según esta base se denominan costes analíticos. Este reparto equitativo de los gastos extraordinarios se denomina coste analítico. Para calcular los costes analíticos se puede utilizar el método de recargos o el método teórico=real. En el método de recargos, los costes analíticos se determinan a partir de una tasa de recargo aplicada a una clase de coste de referencia o a un grupo de clases de coste. En la periodificación, los importes de los costes correspondientes se cargan en los centros de coste. Simultáneamente, se abona el objeto de periodificación (centro de coste u orden CO) que el usuario haya definido. Los costes reales efectivos también se contabilizan en el objeto analítico con el fin de calcular, analizar e imputar cualquier saldo existente entre los gastos de la Gestión financiera y los costes analíticos de la Contabilidad de gestión. En el método teórico=real también es posible utilizar una orden CO para registrar los abonos. Para la periodificación es necesario un tipo de orden 02 (orden de periodificación). Ambos métodos para el cálculo de los costes analíticos se describen en los cursos AC410 Contabilidad de centros de coste y AC412 Contabilidad de centros de coste: Funciones ampliadas.

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Gráfico 8: Órdenes CO con ingresos

Si no se utiliza la aplicación Ventas y distribución, se pueden utilizar las órdenes CO con ingresos para visualizar las secciones de contabilidad de costes correspondientes a los pedidos de cliente en la Gestión de pedidos. También se pueden utilizar para supervisar los costes y los ingresos de las actividades que no forman parte del proceso central de la empresa. Con el identificador “Contabilizaciones de ingresos permitidas” en la clase de orden se sabe si los ingresos pueden contabilizarse en una orden o no. Las órdenes con ingresos pueden liquidarse al final del período de las siguientes formas: • •

Liquidación de los costes en cualquier receptor Liquidación de los ingresos únicamente en los siguientes objetos: – – – –

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Objetos PA Otras órdenes con ingresos Cuentas de mayor Nunca en centros de coste


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Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar los distintos usos de las órdenes de gastos generales y diferenciar unas de otras • Comprender los diferentes procesos de gestión de las órdenes en los escenarios descritos • Explicar el flujo de datos de todas las áreas en las que se emplean órdenes CO

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Resumen del capítulo

Resumen del capítulo Ahora podrá: • Identificar las opciones para utilizar las órdenes de gastos generales • Diferenciar las órdenes de gastos generales de los centros de coste • Explicar la importancia de las órdenes de gastos generales como colector de costes y como objeto de Controlling interno • Diferenciar entre las órdenes reales y estadísticas • Revisar la utilización de estas dos variantes • Explicar los distintos usos de las órdenes de gastos generales y diferenciar unas de otras • Comprender los diferentes procesos de gestión de las órdenes en los escenarios descritos • Explicar el flujo de datos de todas las áreas en las que se emplean órdenes CO

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Capítulo 2 Datos maestros Resumen del capítulo En este capítulo se crean órdenes de gastos generales reales y estadísticas. Se describe además la función de la clase de orden y, como consecuencia, se resalta la importancia del rango de números, la selección de campos y el pedido tipo. Los participantes se familiarizarán con las opciones de status de los usuarios y podrán analizar los efectos que tienen los cambios en el sistema. Por último, se crearán grupos de órdenes de gastos generales y se procesarán las órdenes que se les hayan asignado durante el tratamiento colectivo.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • • • • •

Definir una clase de orden Crear un número de características de control para la clase de orden Crear órdenes Utilizar el Order Manager Modificar el control del layout de pantalla para las órdenes CO Actualizar órdenes tipos Comprender ciclo vital de las órdenes Diferenciar entre los status de usuario y del sistema Definir un perfil de status de usuario propio Agrupar órdenes en grupos de órdenes Tratar órdenes mediante el tratamiento colectivo manual y automático

Contenido del capítulo Lección: Actualización de datos maestros ................................... 19 Ejercicio 1: Datos maestros ................................................ 23 Lección: Gestión de status de órdenes de gastos generales .............. 27 Ejercicio 2: Gestión de status.............................................. 31 Lección: Agrupación y tratamiento colectivo ................................. 37

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Capítulo 2: Datos maestros

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Ejercicio 3: Agrupación y tratamiento colectivo ......................... 41

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Lección: Actualización de datos maestros

Lección: Actualización de datos maestros Resumen de la lección Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • • • • •

Definir una clase de orden Crear un número de características de control para la clase de orden Crear órdenes Utilizar el Order Manager Modificar el control del layout de pantalla para las órdenes CO Actualizar órdenes tipos

Ejemplo empresarial Ya se han configurado las unidades organizativas en IDES. Se desea crear una nueva clase de orden a fin de poder definir órdenes propias. A tal efecto es preciso crear registros maestros y aprender las opciones que ayudan a actualizar los datos maestros.

Gráfico 9: Clase de orden

Las órdenes CO sólo se pueden crear con referencia a una clase de orden.

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Cada orden deberá asignarse a una clase de orden, que posteriormente transferirá determinados parámetros a la orden. Las clases de orden definen la finalidad de la orden y la forma en que ésta se procesa en el sistema. Asimismo, la clase de orden puede utilizarse para agrupar órdenes de características similares. La clase de orden es válida para todo un mandante; por tanto, se puede utilizar una clase de orden en cualquier sociedad CO. Entre otras cosas, la clase de orden controla: • • • • • • •

Si la gestión de comprometidos está activada. Si la contabilización de ingresos está permitida. La gestión del status de las órdenes. Las características (obligatorias, opcionales, etc.) de los campos de los registros maestros. Si el número de la orden se asigna interna o externamente, y el rango de números. Parámetros generales de la liquidación, planificación y presupuestación. La presentación de los datos maestros.

El indicador “Actualización del interlocutor CO” influye en el rendimiento de forma considerable. Defínalo sólo si es estrictamente necesario.

Gráfico 10: Order Manager

Los pool de trabajo y datos maestros pueden visualizarse simultáneamente en una pantalla gracias al Order Manager.

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Los datos maestros pueden agruparse en un pool de trabajo personal o como un pool de trabajo generado mediante varios criterios de selección para luego tratarlos de distintas maneras. Dentro del pool de trabajo es posible: • • • • • • •

Buscar Clasificar Definir filtros Visualizar detalles Seleccionar layouts Ejecutar tratamientos colectivos etc.

También se puede navegar por la pantalla de datos desde el pool de trabajo.

Gráfico 11: Actualización de datos maestros

Los datos maestros definen los atributos de una orden, incluidas las asignaciones organizativas. Las órdenes de gastos generales, al igual que los centros de coste, se asignan a una sociedad y una sociedad CO. Si desea crear saldos de división en la Gestión financiera, también deberá definir una división en el registro maestro de las órdenes. Para trasladar valores contabilizados en órdenes a un centro de beneficio, éste último se introduce en los datos maestros de la orden. Todas las contabilizaciones reales efectuadas en la orden de gastos generales se traspasan automáticamente al centro de beneficio. En caso necesario, los valores plan también se pueden transferir a la planificación de centros de beneficio.

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Si se asigna una orden a un elemento del plan de la estructura del proyecto (elemento PEP), se puede controlar el valor de la orden en el Sistema de proyectos (PS). Además, se puede procesar automáticamente la liquidación de todas las órdenes asignadas al proyecto durante la liquidación del mismo. Las asignaciones restantes tienen valor informativo, es decir, se pueden evaluar en el sistema de información de órdenes CO. Dicha información no influye en la contabilización de los costes reales o plan.

Gráfico 12: Layouts de pantalla

Se pueden diseñar layouts de pantalla individuales para los datos maestros de la orden. A continuación se asigna el layout correspondiente a la clase de orden. Si no se asigna ningún layout a una clase de orden, se visualizarán todos los campos en el layout estándar. Los datos maestros se visualizan en un máximo de cinco pestañas en una lengüeta. Éstas se pueden denominar según las necesidades individuales. Los campos de los datos maestros se distribuyen entre nueve marcos de grupo predefinidos. Los campos de los marcos de grupo pueden visualizarse u ocultarse y definirse como campos de entrada "Obligatorios" u "Opcionales". Dichos marcos de grupo se pueden distribuir entre las pestañas y especificar en qué parte de la pestaña aparecerán. El nuevo layout de órdenes con pestañas sólo se encuentra disponible para órdenes de gastos generales, de periodificación, órdenes tipo y órdenes de fabricación de la Contabilidad de gestión (tipos de orden 01, 02, 03 y 04).

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Ejercicio 1: Datos maestros Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear una clase de orden • Crear un grupo de órdenes y asignarle órdenes • Utilizar el tratamiento colectivo • Crear una orden estadística

Ejemplo empresarial Los centros de coste de marketing, de servicios IT y de parque de vehículos son algunos de los grupos identificados como grupos que necesitan órdenes. Se crearán órdenes de test para estos grupos con objeto de analizar las funciones del Sistema SAP R/3. Se desea definir una nueva clase de orden a fin de poder crear clases de órdenes de este tipo.

Tarea: En el Customizing, cree una nueva clase de orden de gastos generales para el departamento de marketing con objeto de crear folletos de marketing.

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1.

La clase de orden MA## es para el grupo ## folleto marketing. El tipo de orden asignado es una orden CO (01). Asegúrese de que se actualicen los comprometidos. Asigne a la orden el perfil de status (00000002), el perfil de liquidación (20), el perfil de planificación general (000001) y el perfil de presupuesto general (000001). Grabe las parametrizaciones de clase de orden.

2.

Asigne la nueva clase de orden al rango de números del grupo de marketing (400000-499999). Grabe la asignación.


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Solución 1: Datos maestros Tarea: En el Customizing, cree una nueva clase de orden de gastos generales para el departamento de marketing con objeto de crear folletos de marketing. 1.

La clase de orden MA## es para el grupo ## folleto marketing. El tipo de orden asignado es una orden CO (01). Asegúrese de que se actualicen los comprometidos. Asigne a la orden el perfil de status (00000002), el perfil de liquidación (20), el perfil de planificación general (000001) y el perfil de presupuesto general (000001). Grabe las parametrizaciones de clase de orden. a) Consejo: Las abreviaciones de los accesos vía menús utilizados en las soluciones son las siguientes: Menú SAP Easy Access: Finanzas → Controlling → Órdenes CO IMG de referencia SAP: Herramientas → Customizing → IMG → Tratamiento de proyecto → IMG referencia SAP. b)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Datos maestros de órdenes → Definir clases de orden → Entradas nuevas Introduzca 1 en el campo Tipo de orden. Introduzca MA## en el campo Clase de orden. Introduzca Grupo ## “Folletos de marketing” en el campo de descripción posterior al campo de clase de orden. Indique 20 en el campo Perfil de liquidación. Indique 000001 en el campo Perfil de planificación. Indique 000001 en el campo Perfil de presupuesto. Indique 000002 en el campo Perfil de status. Active el campo Gest. comprometidos. Seleccione Grabar. Confirme el mensaje de información para continuar. Vuelva a IMG.

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2.

Asigne la nueva clase de orden al rango de números del grupo de marketing (400000-499999). Grabe la asignación. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Datos maestros de órdenes → Actualizar rangos de números para órdenes Seleccione Grupo → Actualizar. Avance hasta las clases de orden que todavía no se han asignado. Haga doble clic en la clase de orden (MA##) – (el color cambiará ligeramente al seleccionar la clase de orden). Retroceda hasta el grupo de marketing (rango de número 400000-499999). Seleccione este grupo. Seleccione Tratar → Asignar elemento a grupo. Seleccione Grabar. Confirme el mensaje de transporte mediante INTRO. Vuelva a IMG.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir una clase de orden • Crear un número de características de control para la clase de orden • Crear órdenes • Utilizar el Order Manager • Modificar el control del layout de pantalla para las órdenes CO • Actualizar órdenes tipos

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Lección: Gestión de status de órdenes de gastos generales

Lección: Gestión de status de órdenes de gastos generales Resumen de la lección Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • •

Comprender ciclo vital de las órdenes Diferenciar entre los status de usuario y del sistema Definir un perfil de status de usuario propio

Ejemplo empresarial Se desean conocer los efectos de los status del sistema. Imagine que se desea insertar un procedimiento de aprobación entre la apertura y la entrega y luego definir un perfil de status de usuario.

Gráfico 13: Gestión de status de órdenes de gastos generales

Una orden tiene su propio ciclo vital, que se inicia al crearla y finaliza tras cerrarla. Durante este tiempo se lleva a cabo la planificación y contabilización de los costes y la liquidación de la orden. La gestión del status informa que se ha llegado a una fase determinada del ciclo vital de la orden y controla las operaciones válidas para una orden en un momento determinado. El Sistema SAP R/3 estándar incluye cuatro parametrizaciones del status de sistema: Creado, Liberado, Cerrado técnicamente y Cerrado. El status de sistema sólo permite ciertas operaciones, por ejemplo, no se pueden contabilizar costes

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reales en la fase “Creado”. Modificar el status de una orden de gastos generales constituye en sí mismo una operación empresarial y se realiza en el registro maestro de la orden. Si las parametrizaciones estándar del status de sistema SAP R/3 no son lo suficientemente detalladas, pueden crearse indicadores de status definidos por el usuario para efectuar subdivisiones adicionales. El sistema y estas parametrizaciones determinan si la operación es válida. Un status puede: permitir una operación; permitir una operación con una advertencia; prohibir una operación. Por ejemplo, tal vez desee pasar a un procedimiento de aprobación de planificación relativo a órdenes de gran valor antes de liberarlas. El status de sistema inicial “Creado” autoriza la operación de liberación. Para impedir esto, se podría crear la parametrización “No autorizado” como status de usuario inicial que prohíba la liberación de la orden. Es preciso efectuar una combinación del status de sistema/usuario “Creado/Autorizado” antes de liberar la orden y contabilizar los costes en ella. También pueden definirse selecciones de campo dependientes del status, así como autorizaciones de las parametrizaciones del status de usuario. Las primeras permiten controlar la actualización de campos de los datos maestros durante el ciclo vital de la orden. Las segundas permiten definir los usuarios que están autorizados para procesar operaciones en diferentes momentos de dicho ciclo.

Gráfico 14: Status de usuario

Los status de usuario y las normas asociadas se definen en un perfil de status y el perfil se asigna a la clase de orden.

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El perfil de status permite: • • • • •

Definir los status de usuario Asignar una secuencia a los status Definir un status inicial, que se determina automáticamente al crearse la orden Determinar la configuración automática de un status de usuario durante la ejecución de una operación empresarial Autorizar o prohibir operaciones específicas

El número de status asigna la secuencia de los status de usuario a un perfil de status. Únicamente se puede tener un status de usuario con un número de status activado cada vez. Si se asigna un número de status a un status de usuario, también se especificará un número de status inferior y otro superior. Esto controla los status de usuario posteriores; por ejemplo, si el número de status actual es 20 y el número de status superior es 40, se podrá actualizar el status de la orden a 30 o 40, pero no a 50. No es obligatorio definir un número de status para un status de usuario. El status de usuario que no tiene un número de status se puede activar o desactivar en cualquier momento, aunque estén activados otros status de usuario.

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Ejercicio 2: Gestión de status Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Explicar el efecto de la gestión de status • Comprender el funcionamiento de un perfil de status de usuario

Ejemplo empresarial Los centros de marketing y de servicios IT utilizarán órdenes "reales" para recopilar los costes de los servicios suministrados a otros centros de coste. De esta forma, los costes pueden imputarse (liquidarse) a los centros de coste receptores de los servicios. La orden de marketing es una orden individual para un folleto de marketing para un modelo nuevo de teléfono móvil. Puesto que se trata de una orden a corto plazo, se crea de forma no integrada en el plan. La orden de servicios de IT será una orden permanente, es decir, una orden que se utilizará para varios ejercicios. Es por ello que debe tratarse de una orden integrada en el plan.

Tarea 1: Cree una nueva orden de gastos generales para desarrollar un folleto de marketing para un nuevo teléfono móvil. Libere la orden de forma que pueda comenzar la contabilización de las operaciones de la misma. Consejo: La primera vez que se accede a una función del Controlling tras conectarse al sistema se visualiza la pantalla Fijar sociedad CO. Si aparece esta pantalla, introduzca 1000 en el campo sociedad CO. 1.

Crear la orden “Folleto de marketing para teléfono móvil##” mediante la nueva clase de orden (MA##). Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1402. No grabe aún el registro maestro de órdenes.

2.

Revise el status de la orden y verifique las operaciones comerciales permitidas. ¿Cuál es el status del usuario y el del sistema? En el supuesto de que ya se hubiera grabado la orden de gastos generales, ¿se podría procesar todavía un pedido de compra de materiales para la misma? ¿Se podría todavía procesar una factura recibida? _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ Continúa en la página siguiente

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_________________________________________________________ 3.

Libere la orden y analice los cambios de la lista de operaciones comerciales permitidas. ¿Cuál es ahora el status de usuario? ¿Puede procesar una factura en este momento? Grabe la orden después de revisar el status. Introduzca el número de orden y regístrela en la hoja de datos. _________________________________________________________ _________________________________________________________

Tarea 2: Cree y libere una orden de gastos generales integrada en el plan destinada al departamento de servicios IT para la reparación y mantenimiento de PCs. 1.

Cree el registro maestro de órdenes Grupo mantenimiento/reparación de PC ## utilizando la clase de orden 0850. Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1400. No grabe aún el registro maestro de órdenes.

2.

Libere y grabe la orden. Introduzca el número de orden y regístrela en la hoja de datos. _________________________________________________________

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Solución 2: Gestión de status Tarea 1: Cree una nueva orden de gastos generales para desarrollar un folleto de marketing para un nuevo teléfono móvil. Libere la orden de forma que pueda comenzar la contabilización de las operaciones de la misma. Consejo: La primera vez que se accede a una función del Controlling tras conectarse al sistema se visualiza la pantalla Fijar sociedad CO. Si aparece esta pantalla, introduzca 1000 en el campo sociedad CO. 1.

Crear la orden “Folleto de marketing para teléfono móvil##” mediante la nueva clase de orden (MA##). Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1402. No grabe aún el registro maestro de órdenes. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Order Manager Seleccione Datos maestros → Crear. Introduzca MA## en el campo Clase de orden. Introduzca Folleto de marketing para teléfono móvil ## en el campo Texto breve. Indique 1000 en el campo Sociedad. Indique 9900 en el campo División. Indique 1402 en el campo Centro de beneficio. NO grabe aún el registro maestro de órdenes.

2.

Revise el status de la orden y verifique las operaciones comerciales permitidas. ¿Cuál es el status del usuario y el del sistema? En el supuesto de que ya se hubiera grabado la orden de gastos generales, ¿se podría procesar todavía un pedido de compra de materiales para la misma? ¿Se podría todavía procesar una factura recibida? _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________


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_________________________________________________________ a)

Seleccione la pestaña “Control”. Seleccione Pasar a → Status. Se crea el status del sistema de la orden (CRTD). El status de usuario de la orden no está activado (en blanco). Seleccione la ficha “Op. comerciales”. Avance en la lista de operaciones permitidas para revisar las opciones. Se puede procesar un pedido de compra de material para esta orden. Sin embargo, no se pueden procesar facturas recibidas.

3.

Libere la orden y analice los cambios de la lista de operaciones comerciales permitidas. ¿Cuál es ahora el status de usuario? ¿Puede procesar una factura en este momento? Grabe la orden después de revisar el status. Introduzca el número de orden y regístrela en la hoja de datos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ a)

Vuelva atrás (F3). Haga clic en el botón Liberar. Haga clic en el botón Op. permitidas. Seleccione Grabar. El status de usuario de la orden es autorizado (escribir partidas individuales plan (PLIM)). Repita el procedimiento del ejercicio 2.2. Ahora ya se pueden procesar las facturas recibidas para la orden.


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Tarea 2: Cree y libere una orden de gastos generales integrada en el plan destinada al departamento de servicios IT para la reparación y mantenimiento de PCs. 1.

Cree el registro maestro de órdenes Grupo mantenimiento/reparación de PC ## utilizando la clase de orden 0850. Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1400. No grabe aún el registro maestro de órdenes. a)

Véase el ejercicio 2.1 (Order Manager), o: Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Orden → Crear Introduzca 0850 en el campo Clase de orden. Seleccione Datos maestros. Introduzca Grupo mantenimiento/reparación de PC ## en el campo Texto breve. Indique 1000 en el campo Sociedad. Indique 9900 en el campo División. Indique 1400 en el campo Centro de beneficio. NO grabe aún el registro maestro de órdenes.

2.

Libere y grabe la orden. Introduzca el número de orden y regístrela en la hoja de datos. _________________________________________________________ a)

Seleccione la ficha Control. Seleccione Liberar. Seleccione Grabar.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Comprender ciclo vital de las órdenes • Diferenciar entre los status de usuario y del sistema • Definir un perfil de status de usuario propio

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Lección: Agrupación y tratamiento colectivo

Lección: Agrupación y tratamiento colectivo Resumen de la lección Al igual que con los centros de coste, se pueden combinar órdenes de gastos generales en grupo organizados jerárquicamente. En esta sección se explica la agrupación de las órdenes y el tratamiento de varias de ellas mediante el tratamiento colectivo.


Agrupar órdenes en grupos de órdenes Tratar órdenes mediante el tratamiento colectivo manual y automático

Ejemplo empresarial Imagine que desea agrupar órdenes y utilizar los grupos resultantes para la planificación y liquidación de los costes, para calcular recargos y para crear informes. También desea familiarizarse con el tratamiento colectivo para procesar a la vez un determinado número de órdenes.

Gráfico 15: Grupos de órdenes

Al igual que en la contabilidad de centros de coste, se pueden combinar órdenes de gastos generales en grupos organizados jerárquicamente. Se puede establecer una estructura utilizando tantos niveles como se desee. Los grupos de órdenes ayudan a planificar y liquidar costes, calcular recargos y crear informes para una combinación de órdenes determinada en función de la definición del usuario. No obstante, a diferencia de la contabilidad de centros de coste, los grupos de órdenes dependen de los mandantes. Esto significa que el nombre del grupo de órdenes sólo se puede utilizar una vez; no se puede utilizar el mismo nombre de

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grupo para crear estructuras de grupo diferentes en sociedades CO distintas. Sin embargo, sí es posible asignar órdenes de cualquier sociedad CO a un grupo de órdenes. La función “Crear” grupo con modelo permite copiar una estructura de grupo en un nuevo grupo. El nombre de grupo superior se crea físicamente; la jerarquía que se encuentra bajo este grupo es la misma que la jerarquía de referencia. En caso necesario, se puede modificar este nuevo grupo. La actualización del grupo de órdenes también incluye la función “Copiar” grupo con sufijo. Se puede copiar una jerarquía existente y añadir un sufijo a los grupos de la jerarquía a fin de crear una vista histórica de la estructura de grupo. A continuación se puede congelar la jerarquía con el sufijo y efectuar modificaciones en la jerarquía actual para reflejar los nuevos requisitos de grupos. Una orden se puede asignar a múltiples grupos, pero no se puede definir una jerarquía estándar. Si se crean o se modifican los grupos de órdenes CO, también se podrá asignar una variante de selección al nodo final. Esto proporciona un grupo dinámico en el que los contenidos pueden modificarse. El rendimiento efectivo del sistema es mejor en los grupos si éstos no contienen variantes de selección.

Gráfico 16: Tratamiento colectivo manual

El Sistema SAP R/3 ofrece funciones que se pueden utilizar para procesar simultáneamente varias órdenes de gastos generales.

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Las variantes de selección se utilizan para agrupar órdenes en una relación individual para el tratamiento colectivo (por ejemplo, actualización de datos maestros o liquidación de órdenes). Además de los campos de orden, también se pueden efectuar selecciones de acuerdo a lo siguiente: • • •

Fórmulas booleanas Datos de clasificación de órdenes Receptores de liquidación de órdenes

Se puede crear un grupo de órdenes a partir de las órdenes seleccionadas y utilizar este grupo en los informes. Puede seleccionar los campos de datos maestros que desee procesar directamente; es decir, no es necesario crear variantes de lista (función nueva en 4.6C).

Gráfico 17: Tratamiento colectivo automático

El tratamiento colectivo automático ofrece opciones adecuadas para modificar múltiples órdenes en una sola etapa. Mediante esta función, se puede actualizar el status de las órdenes o sustituir los valores en el registro maestro de órdenes.

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Gráfico 18: Normas de sustitución para órdenes

El tratamiento colectivo automático ofrece opciones adecuadas para modificar múltiples órdenes en una sola etapa. Mediante esta función, se puede actualizar el status de las órdenes o sustituir los valores en el registro maestro de órdenes. La definición de las normas de sustitución se utiliza para efectuar modificaciones colectivas de órdenes basadas en los criterios deseados. Cada norma consta de una o varias etapas; cada una de ellas contiene dos componentes principales: •

•

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La condición previa, al igual que la lista de órdenes, corresponde a la definición de una variante de selección que encuentra las órdenes que se deben procesar. Ésta se define mediante expresiones booleanas. Los valores relevantes sólo se sustituirán si se cumple esta condición previa. La sustitución contiene los valores que se transferirán a los campos pertinentes.


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Ejercicio 3: Agrupación y tratamiento colectivo Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Agrupar órdenes en grupos • Modificar una serie de órdenes mediante el tratamiento colectivo

Ejemplo empresarial El departamento de parque de vehículos crea una orden estadística para cada vehículo para analizar los costes de cada vehículo de forma individual. Los costes reales deberían contabilizarse en el centro de coste Parque de vehículos. También se creará un grupo de órdenes con objeto de poder procesar las órdenes de forma colectiva.

Tarea 1: Lleve a cabo la siguiente tarea: 1.

Cree un grupo de órdenes para tratar de forma colectiva las órdenes creadas. Ponga el nombre GR## al grupo e introduzca Grupo de órdenes ## como descripción. Asigne las dos órdenes creadas en los ejercicios anteriores a este grupo. Grabe el grupo de órdenes.

Tarea 2: Se ha olvidado de asignar sus órdenes de gastos generales a los centros de coste responsables de la gestión de las órdenes. Actualice sus registros maestros de órdenes manualmente mediante el tratamiento colectivo. 1.

Defina su propia variante de selección (VAR##) en el Customizing. Utilice el grupo de órdenes (GR##) como criterio de selección para recuperar y procesar las órdenes.

2.

Asigne la orden de folletos de marketing y la orden de reparación/mantenimiento de PC al centro de coste responsable (centro de coste “Marketing”, 3200). Grabe las modificaciones.


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Tarea 3: Cree una orden de gastos generales estadística. Imagine que desea analizar los costes de la nueva empresa de coches de forma distinta a como lo hace el centro de coste Parque de vehículos, que agrupa los costes de todos los vehículos. 1.

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Cree la orden estadística. Utilice la clase de orden estadística 1000. Llámela AUTO## y añada su número de grupo al texto breve. Asigne la orden a la división 9900 y al centro de beneficio 1400. Active el indicador estadístico y grabe la orden. Grabe el número de orden en su hoja de datos.


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Solución 3: Agrupación y tratamiento colectivo Tarea 1: Lleve a cabo la siguiente tarea: 1.

Cree un grupo de órdenes para tratar de forma colectiva las órdenes creadas. Ponga el nombre GR## al grupo e introduzca Grupo de órdenes ## como descripción. Asigne las dos órdenes creadas en los ejercicios anteriores a este grupo. Grabe el grupo de órdenes. a)

SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Grupo de órdenes → Crear Introduzca GR## en el campo Grupo de órdenes. INTRO. Introduzca Grupo de órdenes ## como descripción en el campo de texto que aparece. Seleccione Tratar → Orden → Insertar orden. Introduzca los números de orden uno debajo de otro en la primera columna. INTRO. Seleccione Grabar.


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Tarea 2: Se ha olvidado de asignar sus órdenes de gastos generales a los centros de coste responsables de la gestión de las órdenes. Actualice sus registros maestros de órdenes manualmente mediante el tratamiento colectivo. 1.

Defina su propia variante de selección (VAR##) en el Customizing. Utilice el grupo de órdenes (GR##) como criterio de selección para recuperar y procesar las órdenes. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Datos maestros de órdenes → Selección y tratamiento colectivo → Definir variantes de selección Seleccione Variantes → Crear. Introduzca VAR##. INTRO. Indique el grupo de órdenes GR## como valor de selección. Selecciones Back y confirme el mensaje emergente mediante Sí. Introduzca Variante de grupo ## en el campo Significado. Grabe los valores introducidos.


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2.

Asigne la orden de folletos de marketing y la orden de reparación/mantenimiento de PC al centro de coste responsable (centro de coste “Marketing”, 3200). Grabe las modificaciones. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Tratamiento colectivo → Manualmente Introduzca la variante de selección (VAR## del ejercicio 5.1). Seleccione Ejecutar (F8). Confirme los mensajes de advertencia. Seleccione → Opciones → Seleccionar campos. Busque el conjunto de campos disponibles y seleccione la línea “CeCo responsable” (centro de coste responsable). Una vez seleccionada la línea CeCo responsable, transfiérala a la lista de criterios de selección. INTRO. En la parte superior de la pantalla, haga clic en la columna CeCo responsable para seleccionarla. Introduzca centro de coste 3200. Seleccione → Tratar → Modificar valores de campo. Seleccione Grabar. Confirme el mensaje emergente seleccionando “TODAS”.


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Tarea 3: Cree una orden de gastos generales estadística. Imagine que desea analizar los costes de la nueva empresa de coches de forma distinta a como lo hace el centro de coste Parque de vehículos, que agrupa los costes de todos los vehículos. 1.

Cree la orden estadística. Utilice la clase de orden estadística 1000. Llámela AUTO## y añada su número de grupo al texto breve. Asigne la orden a la división 9900 y al centro de beneficio 1400. Active el indicador estadístico y grabe la orden. Grabe el número de orden en su hoja de datos. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Orden → Crear Introduzca 1000 en el campo Clase de orden. Seleccione Datos maestros. Indique AUTO## en el campo Orden. Introduzca ## al final del texto del campo Descripción (orden estadística para vehículo: ##). Verifique las siguientes opciones: El campo División debería tener el valor 9900. El campo Centro de beneficio debería tener el valor 1402. Seleccione la pestaña “Control”. Verifique que la opción Orden estadística está marcada y activa. Seleccione Grabar.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Agrupar órdenes en grupos de órdenes • Tratar órdenes mediante el tratamiento colectivo manual y automático

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Definir una clase de orden • Crear un número de características de control para la clase de orden • Crear órdenes • Utilizar el Order Manager • Modificar el control del layout de pantalla para las órdenes CO • Actualizar órdenes tipos • Comprender ciclo vital de las órdenes • Diferenciar entre los status de usuario y del sistema • Definir un perfil de status de usuario propio • Agrupar órdenes en grupos de órdenes • Tratar órdenes mediante el tratamiento colectivo manual y automático

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Capítulo 3 Contabilizaciones por eventos Resumen del capítulo En este capítulo se registran las contabilizaciones de diversas aplicaciones originales en las órdenes de gastos generales y luego se analizan. También se estudian los efectos sobre las órdenes reales y estadísticas. En el área de gestión de comprometidos, los participantes conocerán la configuración necesaria para registrar comprometidos en las órdenes y rastrear los efectos de los costes.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •

Realizar contabilizaciones relacionadas con eventos a partir de gastos originales en las órdenes de gastos generales Analizar los resultados de las contabilizaciones en informes Definir los parámetros oportunos para la gestión de comprometidos Entender los valores de comprometido en la orden Explicar el efecto del arrastre de comprometidos

Contenido del capítulo Lección: Contabilizaciones por eventos dentro y fuera de la Contabilidad de gestión ......................................................................... 50 Ejercicio 4: Contabilizaciones por eventos............................... 55 Lección: Gestión de comprometidos .......................................... 61 Ejercicio 5: Gestión de comprometidos .................................. 65

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Capítulo 3: Contabilizaciones por eventos

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Lección: Contabilizaciones por eventos dentro y fuera de la Contabilidad de gestión Resumen de la lección Las órdenes se actualizan mediante contabilizaciones por eventos procedentes de diferentes componentes de la aplicación SAP R/3. En este curso se describen los eventos que pueden cargarse en las órdenes de gastos generales.


Realizar contabilizaciones relacionadas con eventos a partir de gastos originales en las órdenes de gastos generales Analizar los resultados de las contabilizaciones en informes

Ejemplo empresarial Puesto que en esta aplicación el usuario tiene responsabilidad de gestión, es preciso que entienda el flujo de costes hacia una orden. Puesto que la empresa utiliza todos los componentes de aplicación integrados de SAP, se examinará cómo los eventos comerciales registrados en otras aplicaciones afectan a las órdenes de gastos generales. Adicionalmente, se ha previsto utilizar las funciones de la Contabilidad de gestión a fin de actualizar información contabilizada incorrectamente, registrar medidas o estadísticas para las órdenes y registrar actividades ejecutadas por los centros de coste que se cargan a las órdenes.

Gráfico 19: Contabilizaciones por eventos mediante integración

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Lección: Contabilizaciones por eventos dentro y fuera de la Contabilidad de gestión

Las órdenes se actualizan mediante contabilizaciones por eventos procedentes de diferentes componentes de la aplicación SAP R/3, como la Contabilidad de centros de coste. En la Gestión financiera, los costes primarios (por ejemplo, de servicios externos y entregas) se pueden asignar a una orden de gastos generales. En Gestión de materiales, las entradas y salidas de mercancías pueden generar contabilizaciones de costes primarios en una orden de gastos. Controlling • •

•

Para asignar los comprometidos manualmente en la Contabilidad de gestión es preciso introducir comprometidos de fondos. Las funciones de traspaso permiten contabilizar costes primarios en una orden. Los costes secundarios se pueden contabilizar de un centro de coste a una orden mediante facturación directa de actividades. Los valores estadísticos se pueden registrar para utilizarse como base de las imputaciones para las órdenes y para el análisis de éstas.

Al contabilizar los costes reales, el sistema crea de forma automática: • •

Registros de totales Partidas individuales

Un registro de totales engloba todos los costes contabilizados en la orden en una clase de coste determinada. Para contabilizar costes reales en una orden, el estado de la misma debe permitir este tipo de operación comercial.

Gráfico 20: Contabilizaciones en órdenes reales y estadísticas

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Al contabilizar los costes reales en una orden real, éstos se recopilan en la orden. A continuación, existe la opción de traspasar o liquidar los costes en otros receptores si es necesario. Si la orden se asigna a un centro de beneficio en el registro maestro, los costes reales se contabilizan estadísticamente en el centro de beneficio. También se puede especificar un centro de coste cuando se contabilizan costes reales en una orden real. En este caso, el centro de coste recibe una contabilización estadística de los costes reales. Los costes se gestionan todavía a nivel de orden, pero la información relativa a éstos también está disponible en el nivel de centro de coste para efectuar análisis. Cuando se contabilizan costes reales en una orden estadística es preciso introducir un objeto de disponibilidad de costes real como un centro de coste, una orden real o un objeto PA. A continuación se pueden gestionar los costes desde el objeto de controlling, aunque su análisis detallado también puede realizarse desde la orden. Para facilitar la entrada de datos, se puede asignar un centro de coste real a una orden estadística en el registro maestro de órdenes. Están disponibles las siguientes dos opciones: •

•

El sistema siempre utiliza el centro de coste asignado. En este caso, si se introduce manualmente un centro de coste distinto, el sistema lo sustituirá por el centro de coste asignado del registro maestro de la orden. El sistema sólo utiliza el centro de coste asignado si no se ha introducido manualmente ningún centro de coste (lógica de contabilización por desviación).

Gráfico 21: Contabilizaciones en la Contabilidad de gestión

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Las contabilizaciones por eventos también se pueden utilizar en el Controlling de gastos generales (CO-OM) para órdenes de gastos generales. Estas funciones se ejecutan del mismo modo que las funciones correspondientes de la Contabilidad de centros de coste. Las imputaciones por eventos se introducen directamente en la pantalla y generan un movimiento inmediato de costes reales entre los objetos emisores y receptores. A continuación se incluyen imputaciones por eventos para las órdenes de gastos generales: • • • •

Traspaso de costes e ingresos Traspaso de partidas individuales Facturaciones directas de actividad Traspaso de facturaciones directas de actividad

Además de la contabilización de costes primarios y secundarios, en las órdenes se pueden contabilizar valores estadísticos. Éstos se utilizan como base para las imputaciones periódicas de costes a las órdenes y con fines analíticos.

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Ejercicio 4: Contabilizaciones por eventos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Efectuar contabilizaciones de costes primarios en órdenes estadísticas y reales

Ejemplo empresarial Las órdenes utilizadas por los departamentos del Grupo IDES se actualizan mediante operaciones comerciales registradas en la Gestión de materiales y en la Gestión financiera, así como directamente en la Contabilidad de gestión. Durante la revisión de los flujos de costes hacia el Controlling y dentro del Controlling se llevan a cabo contabilizaciones habituales en cuentas de mayor de la Gestión financiera para cargar la orden "real" del folleto de marketing y la orden estadística de automóviles. De esta forma se ilustra la diferencia entre ambas.

Tarea: Cree contabilizaciones en cuentas de mayor para la orden de gastos generales del folleto de marketing y la orden del parque de vehículos y luego compare los resultados en el sistema de información. 1.

Efectúe una contabilización de 5.000 EUR en la orden “Teléfono móvil ##” para los servicios de consultoría de layout. La sociedad es 1000 y la cuenta de mayor es 417000 (servicios externos). El abono de compensación es en la cuenta de mayor 113100 (Deutsche Bank). Consejo: En los registros maestros de cuentas de mayor, algunas de las cuentas de gastos se configuran para indicar que los impuestos pueden asociarse con estas cuentas, pero no es obligatorio. El mensaje de advertencia sirve para garantizar que el usuario no se olvide de introducir un indicador de impuestos cuando sea necesario. Para este ejercicio, todos los gastos se tratarán como no impositivos. En consecuencia, se puede ignorar el mensaje de advertencia.

2.

Contabilice 300 EUR para gastos de vehículos en la orden estadística de automóviles (AUTO##) y en el centro de coste Parque de vehículos 1220. La cuenta es 475000. La cuenta de mayor es 113100 (Deutsche Bank).


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3.

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Verifique el impacto de las contabilizaciones en cuentas de mayor en sus órdenes. Para cada una de las órdenes, abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad 1000 en el período en curso y la versión plan 0. Visualice el documento de contabilidad de costes para cada una de las nuevas contabilizaciones. ¿Cuál es la diferencia entre contabilizar en la orden "real" o en la orden estadística? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________

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Solución 4: Contabilizaciones por eventos Tarea: Cree contabilizaciones en cuentas de mayor para la orden de gastos generales del folleto de marketing y la orden del parque de vehículos y luego compare los resultados en el sistema de información. 1.

Efectúe una contabilización de 5.000 EUR en la orden “Teléfono móvil ##” para los servicios de consultoría de layout. La sociedad es 1000 y la cuenta de mayor es 417000 (servicios externos). El abono de compensación es en la cuenta de mayor 113100 (Deutsche Bank). Consejo: En los registros maestros de cuentas de mayor, algunas de las cuentas de gastos se configuran para indicar que los impuestos pueden asociarse con estas cuentas, pero no es obligatorio. El mensaje de advertencia sirve para garantizar que el usuario no se olvide de introducir un indicador de impuestos cuando sea necesario. Para este ejercicio, todos los gastos se tratarán como no impositivos. En consecuencia, se puede ignorar el mensaje de advertencia. a)

Menú SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento cuenta de mayor Si corresponde, indique 1000 en el campo Sociedad. Introduzca la fecha de hoy en el campo Fecha de documento. Si corresponde, indique EUR en el campo Moneda. Vaya a la siguiente tabla: Introduzca 417000 en el campo Cuenta de mayor. Introduzca Cargo en el campo D/H. Indique 5000 en el campo Importe en moneda doc.. Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Introduzca 113100 en el campo Cuenta de mayor. Introduzca Abono en el campo D/H. Indique * en el campo Importe en moneda doc.. Seleccione Intro. Si aparece algún mensaje de advertencia de impuestos, confírmelo pulsando INTRO. Continúa en la página siguiente

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Seleccione Contabilizar (Ctrl + S). Permanezca en la pantalla Registrar documento cuenta de mayor para el siguiente ejercicio. 2.

Contabilice 300 EUR para gastos de vehículos en la orden estadística de automóviles (AUTO##) y en el centro de coste Parque de vehículos 1220. La cuenta es 475000. La cuenta de mayor es 113100 (Deutsche Bank). a)

Introduzca la fecha de hoy en el campo Fecha de documento. Vaya a la siguiente tabla: Introduzca 475000 en el campo Cuenta de mayor. Introduzca Cargo en el campo D/H. Indique 300 en el campo Importe. Introduzca 1220 en el campo Centro de coste. Indique AUTO## en el campo Orden. Introduzca 113100 en el campo Cuenta de mayor. Introduzca Abono en el campo D/H. Indique * en el campo Importe. Pulse INTRO. Si aparece algún mensaje de advertencia de impuestos, confírmelo pulsando INTRO. Seleccione Grabar.

3.

Verifique el impacto de las contabilizaciones en cuentas de mayor en sus órdenes. Para cada una de las órdenes, abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad 1000 en el período en curso y la versión plan 0. Visualice el documento de contabilidad de costes para cada una de las nuevas contabilizaciones. ¿Cuál es la diferencia entre contabilizar en la orden "real" o en la orden estadística? ______________________________________________________ ______________________________________________________


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______________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de orden de folletos de marketing en el campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar (F8). Haga doble clic en Informe en la línea de la clase de coste 417000. Haga doble clic en el informe Órdenes: Partidas individuales reales. Seleccione la partida individual y seleccione: Entorno → Documentos contables. Haga clic en la línea Documento contable. Repita el procedimiento para analizar la orden Auto## en el sistema de información.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Realizar contabilizaciones relacionadas con eventos a partir de gastos originales en las órdenes de gastos generales • Analizar los resultados de las contabilizaciones en informes

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Lección: Gestión de comprometidos

Lección: Gestión de comprometidos Resumen de la lección Un comprometido identifica los costes de materiales y servicios solicitados o pedidos que se generarán en el futuro. Aprenderá a saber lo que es necesario tener en cuenta en el sistema a la hora de utilizar la gestión de comprometidos.


Definir los parámetros oportunos para la gestión de comprometidos Entender los valores de comprometido en la orden Explicar el efecto del arrastre de comprometidos

Ejemplo empresarial Desea ver los costes en la orden lo antes posible: en el momento del pedido. Precisamente por ello desea utilizar la gestión de comprometidos.

Gráfico 22: Comprometidos

Un comprometido identifica los costes de materiales y servicios solicitados o pedidos que se generarán en el futuro. Al registrar los comprometidos y los costes reales, se pueden comparar los fondos imputados a los costes planificados o presupuestados para así determinar la disponibilidad de fondos.

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La gestión de comprometidos deberá activarse en la sociedad CO y en la clase de orden para crear información de comprometidos relativa a una orden. Asimismo, el status de la orden deberá permitir la operación correspondiente. Los comprometidos se registran en las órdenes de gastos mediante unas operaciones de MM y Contabilidad de gestión específicas: •

•

Un comprometido se registra automáticamente al asignarse una orden de gastos generales a una solicitud de pedido o a una partida individual de pedido. Los comprometidos pueden generarse manualmente introduciendo un comprometido de fondos en la Contabilidad de gestión Un comprometido de fondos en el sistema representa lo costes pendientes que todavía no se han introducido en Compras o que no se han introducido porque el componente MM no está activo.

El sistema de información utiliza diferentes tipos de valores para identificar los comprometidos según su origen (solicitud de pedido, pedido o comprometido de fondos).

Gráfico 23: Arrastre de comprometidos

Los valores de comprometido abiertos se pueden arrastrar al primer período del ejercicio siguiente como parte del proceso de cierre del ejercicio. Por ejemplo, quizás tenga una partida de pedido que no se deba entregar hasta el 28 de diciembre de 2002 pero cuya orden de gastos generales contenga la partida como un comprometido para el período contable 12/2002. Si la partida no se

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entrega a finales del ejercicio 2002 y sigue abierto el pedido, entonces puede realizarse el arrastre del comprometido. De ser así, el comprometido se contabiliza en el primer período del ejercicio 2003. Por motivos de rendimiento, los documentos tratados por el arrastre de comprometidos no se bloquean para la edición durante el tratamiento. Precisamente por ello no es posible tratar pedidos de ejercicios anteriores mientras el programa esté en funcionamiento. Esta situación puede dar lugar a cancelaciones del proceso de actualización.

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Ejercicio 5: Gestión de comprometidos Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear un pedido de compras • Contabilizar una entrada de mercancías • Reconocer las diferentes opciones para la contabilización por operaciones en la Contabilidad de gestión • Describir las operaciones que suponen en cargo en las órdenes de gastos generales • Traspasar los costes de la orden

Ejemplo empresarial Contabilizará un pedido y una entrada de mercancías en la Gestión de materiales correspondientes a la orden de folletos de marketing, gracias a lo cual se familiarizará con la gestión de los comprometidos. Compruebe las opciones disponibles para contabilizar cargos en las órdenes. Verificará la función de traspaso contabilizando los costes del centro de costes del servicio IT a la orden de mantenimiento y reparación de PC.

Tarea 1: Cree un comprometido para la orden correspondiente al folleto de marketing creando un pedido de compras. 1.

Cree un pedido de compras para los servicios de impresión del folleto de marketing. Tales servicios se cargarán a una orden (tipo de imputación F). La impresión la realizará el proveedor 1000. La organización de compras es la 1000, el grupo de compras 000 y el centro 1000. Es necesario solicitar 50 horas de impresión, a un precio de 50 EUR/hora. El grupo de artículos es 00706 (variado), y la fecha de hoy es la fecha de entrega. Realice un cargo en la orden de folletos de marketing con la cuenta de mayor 417000. Grabe el pedido y registre el número del documento. ______________________________________________________


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2.

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Verifique el comprometido registrado para su orden de folleto de marketing. Abra Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad CO 1000 del período en curso. Ejecute el informe para la orden de folletos de marketing. Consejo: Tenga en cuenta que el informe tiene varias páginas. Utilice las barras de desplazamiento para visualizar todo el informe.

Tarea 2: Revise el impacto de una operación de entrada de mercancías para el pedido. 1.

Contabilice una entrada de mercancías para el pedido generado en el ejercicio anterior. Grabe la entrada de mercancías y anote el número de documento. ______________________________________________________

2.

Revise el impacto que la entrada de mercancías ha tenido sobre la orden de folletos de marketing. Acceda al informe Orden: Real/Plan/Comprometido para la sociedad CO de Europa (1000) en el período y ejercicio actuales, y en la versión plan 0.

3.

Visualice el documento original de logística para la contabilización real en la cuenta de mayor417000. ¿Qué documento se visualiza? ¿Cómo puede visualizar otros documentos relacionados con esta contabilización? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________

Tarea 3: Ejercicios opcionales Definir los eventos empresariales que pueden cargarse en las órdenes de gastos generales. 1.

Haga una lista de las operaciones empresariales, incluyendo las aplicaciones de origen, que originen un comprometido para una orden de gastos generales. ______________________________________________________ ______________________________________________________

2.

Haga una lista de las operaciones, incluyendo las aplicaciones de origen, que originen una contabilización real en una orden de gastos generales. ______________________________________________________ ______________________________________________________ Continúa en la página siguiente

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______________________________________________________

Tarea 4: Traspase los costes de las piezas de recambio del centro de coste de Servicio IT a la orden de mantenimiento y reparación de PC. 1.

Utilice la fecha actual y la variante de pantalla Centro de coste/orden/no. pers.. Realice un traspaso por valor de 250 EUR de costes de piezas de recambio desde el centro de coste de Servicios IT (4120) a la orden de mantenimiento y reparación de PC. La clase de coste de piezas de recambio es 404000. Grabe el documento. Consejo: Si aparece la pantalla “Fijar sociedad CO”, introduzca 1000 en el campo Sociedad CO.

2.

Verifique el efecto que tiene el traspaso en la orden de reparación/mantenimiento de PC. Abra el informe de Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad CO 1000 del período en curso. Visualice las partidas individuales reales de la clase de coste de piezas de recambio (404000). Utilice el layout de liquidación Costes secundarios: Liquidación de valores.

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Solución 5: Gestión de comprometidos Tarea 1: Cree un comprometido para la orden correspondiente al folleto de marketing creando un pedido de compras. 1.

Cree un pedido de compras para los servicios de impresión del folleto de marketing. Tales servicios se cargarán a una orden (tipo de imputación F). La impresión la realizará el proveedor 1000. La organización de compras es la 1000, el grupo de compras 000 y el centro 1000. Es necesario solicitar 50 horas de impresión, a un precio de 50 EUR/hora. El grupo de artículos es 00706 (variado), y la fecha de hoy es la fecha de entrega. Realice un cargo en la orden de folletos de marketing con la cuenta de mayor 417000. Grabe el pedido y registre el número del documento.


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______________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear → Proveedor/Centro suministrador conocido. Cierre la documentación de la operación (en la ventana izquierda). Indique 1000 en el campo Proveedor. Pulse INTRO. Introduzca 1000 en el campo Organización de compras. Introduzca 000 en el campo Grupo de compras. Si es necesario, abra la ventana “Resumen de posiciones”. Introduzca F en el campo Tipo de imputación. Introduzca Servicios de impresión en el campo Texto breve. Introduzca 50 en el campo Cantidad de pedido. Introduzca H en el campo Unidad de medida del precio de pedido. Introduzca la fecha de hoy en el campo Fe. entrega. Introduzca 50 en el campo Prc.neto. Si corresponde, indique EUR en el campo Moneda. Introduzca 00706 en el campo Grupo de artículos. Indique 1000 en el campo Centro. Pulse INTRO. (Se abrirá el área “Detalle de posiciones”.) Introduzca 417000 en el campo Cuenta de mayor. Introduzca el número de orden del folleto de marketing en el campo Orden. INTRO. Seleccione Grabar. Anote el número del pedido.


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2.

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Verifique el comprometido registrado para su orden de folleto de marketing. Abra Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad CO 1000 del período en curso. Ejecute el informe para la orden de folletos de marketing. Consejo: Tenga en cuenta que el informe tiene varias páginas. Utilice las barras de desplazamiento para visualizar todo el informe. a)

Menú SAP Easy Access → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Ratios adicionales → Órdenes: Real/Plan/Comprometido Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de orden de folletos de marketing en el primer campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar.

Tarea 2: Revise el impacto de una operación de entrada de mercancías para el pedido. 1.

Contabilice una entrada de mercancías para el pedido generado en el ejercicio anterior. Grabe la entrada de mercancías y anote el número de documento. ______________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Logística → Gestión de materiales → Gestión de stocks → Movimiento de mercancías → Entrada de mercancías → Por pedido → Número pedido conocido Introduzca el número de documento de pedido del ejercicio anterior. Haga clic en el icono Ejecutar situado junto al campo del número de pedido. Marque la posición como OK (botón izquierdo). Verifique los parámetros. INTRO. Seleccione Contabilizar. Continúa en la página siguiente

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2.

Revise el impacto que la entrada de mercancías ha tenido sobre la orden de folletos de marketing. Acceda al informe Orden: Real/Plan/Comprometido para la sociedad CO de Europa (1000) en el período y ejercicio actuales, y en la versión plan 0. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Ratios adicionales → Órdenes: Real/Plan/Comprometido Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de orden del folleto de marketing en el primer campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar.

3.

Visualice el documento original de logística para la contabilización real en la cuenta de mayor417000. ¿Qué documento se visualiza? ¿Cómo puede visualizar otros documentos relacionados con esta contabilización? ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ a)

Haga doble clic en la línea de informe seleccionada. Seleccione el informe Órdenes: Partidas individuales reales. Haga doble clic en las partidas individuales de Logística (2.500). El sistema presenta el documento de material (entrada de mercancías). También puede visualizar otros documentos seleccionando el icono Documentos FI (seleccione la pestaña Info de documento).

Tarea 3: Ejercicios opcionales Definir los eventos empresariales que pueden cargarse en las órdenes de gastos generales. 1.

Haga una lista de las operaciones empresariales, incluyendo las aplicaciones de origen, que originen un comprometido para una orden de gastos generales. Continúa en la página siguiente

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______________________________________________________ ______________________________________________________ a)

Solicitud de pedido y pedidos (MM) Reserva de fondos (CO)

2.

Haga una lista de las operaciones, incluyendo las aplicaciones de origen, que originen una contabilización real en una orden de gastos generales. ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ a)

Facturas y contabilizaciones en cuentas de mayor (FI) Entrada de mercancías (MM) Actividades internas y traspasos (CO)

Tarea 4: Traspase los costes de las piezas de recambio del centro de coste de Servicio IT a la orden de mantenimiento y reparación de PC. 1.

Utilice la fecha actual y la variante de pantalla Centro de coste/orden/no. pers.. Realice un traspaso por valor de 250 EUR de costes de piezas de recambio desde el centro de coste de Servicios IT (4120) a la orden de mantenimiento y reparación de PC. La clase de coste de piezas de recambio es 404000. Grabe el documento. Consejo: Si aparece la pantalla “Fijar sociedad CO”, introduzca 1000 en el campo Sociedad CO. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Contabilizaciones reales → Traspaso manual de costes → Registrar Introduzca Centro de coste/orden/no. pers. en el campo Var. pant.. Indique 4120 en el campo CeCo (antiguo). Introduzca el número de la orden de mantenimiento/reparación de PC en el campo Orden (nueva). Introduzca 404000 en el campo Clase de coste. Indique 250 en el campo Importe. Seleccione Contabilizar. Continúa en la página siguiente

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2.

Verifique el efecto que tiene el traspaso en la orden de reparación/mantenimiento de PC. Abra el informe de Órdenes: Real/Plan/Desviación para la sociedad CO 1000 del período en curso. Visualice las partidas individuales reales de la clase de coste de piezas de recambio (404000). Utilice el layout de liquidación Costes secundarios: Liquidación de valores. a)

Menú SAP Easy Access → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de la orden de mantenimiento/reparación de PC en el campo “O valores”. Seleccione Ejecutar. Haga doble clic en la línea de informe para la clase de coste 404000. Haga doble clic en el informe Órdenes: Partidas individuales reales. Seleccione → Opciones → Layout → Seleccionar. Haga doble clic en Costes secundarios: Liquidación de valores.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir los parámetros oportunos para la gestión de comprometidos • Entender los valores de comprometido en la orden • Explicar el efecto del arrastre de comprometidos

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Realizar contabilizaciones relacionadas con eventos a partir de gastos originales en las órdenes de gastos generales • Analizar los resultados de las contabilizaciones en informes • Definir los parámetros oportunos para la gestión de comprometidos • Entender los valores de comprometido en la orden • Explicar el efecto del arrastre de comprometidos

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Capítulo 4 Cierre del período Resumen del capítulo Aquí se describen las contabilizaciones periódicas que pueden cargarse en las órdenes de gastos generales durante el cierre del período. Se incluyen también los recargos de gastos generales. A continuación se analizan las opciones existentes para cargar la orden de forma periódica. Por último, se presentan a los participantes las diferentes formas de liquidación y cómo diferenciarlas. También aprenderá a actualizar normas de liquidación y a realizar traces de rendimiento de los flujos de valor de la liquidación.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • • • • •

Describir operaciones del cierre del período que pueden implicar un cargo en las contabilizaciones de las órdenes Definir y utilizar el esquema de cálculo del coste de recargos Contabilizar gastos generales en órdenes CO y entender los resultados del sistema de información Abonar órdenes mediante el traspaso periódico Diferenciar y utilizar las distintas opciones de liquidación Introducir normas de liquidación Definir y utilizar la imputación, el origen y los esquemas de la cuenta de resultados Entender los resultados de la liquidación con informes especiales Crear normas de liquidación simples automáticamente Utilizar la liquidación por jerarquía Liquidar órdenes en un período contable distinto

Contenido del capítulo Lección: Contabilizaciones periódicas en el Debe .......................... 79 Ejercicio 6: Cierre del período / Contabilizaciones periódicas......... 83 Lección: Contabilizaciones periódicas en el Haber ......................... 93

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Capítulo 4: Cierre del período

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Ejercicio 7: Cierre del período / Liquidación ............................103 Lección: Liquidación: Temas especiales .................................... 113

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Lección: Contabilizaciones periódicas en el Debe

Lección: Contabilizaciones periódicas en el Debe Resumen de la lección Aprenderá a identificar las operaciones del cierre del período que suponen un cargo en las órdenes internas y que se introducen en el esquema de cálculo del coste de recargos.


Describir operaciones del cierre del período que pueden implicar un cargo en las contabilizaciones de las órdenes Definir y utilizar el esquema de cálculo del coste de recargos Contabilizar gastos generales en órdenes CO y entender los resultados del sistema de información

Ejemplo empresarial Las órdenes de gastos generales deben incluirse en el cierre del período. Este proceso supone cargos, por ejemplo, por contabilidad de centros de coste o gastos generales. Es preciso decidir si los recargos se van a aplicar al traspasar los gastos generales y, de ser así, cómo deberían calcularse.

Gráfico 24: Gastos generales (1)

El cálculo del coste de recargos es el medio por el que los gastos generales se imputan a los objetos correspondientes aplicando un porcentaje o un importe fijo por cantidad a un coste base especificado. La base de la aplicación del recargo de gastos generales consta de las clases de coste primario contabilizados directamente en la orden. En la industria manufacturera, por ejemplo, éstas normalmente corresponden a los costes de personal y de material.

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El recargo de gastos generales se puede aplicar tanto a los costes reales como a los plan, o bien a los datos del comprometido. A efectos de prueba y previsión, el cálculo también se puede simular. En este caso, los datos no se actualizan en la base de datos. Los resultados del cálculo se visualizan como estadísticas y los errores se registran en un log de errores. Las estadísticas y el log de errores se pueden imprimir. Las normas para aplicar el recargo de gastos generales se agrupan en el esquema de cálculo de recargos.

Gráfico 25: Gastos generales (2)

El esquema de cálculo de recargos de gastos generales combina tres elementos centrales que definen el cálculo de los recargos. La base de cálculo especifica la base de la clase de coste a la que se aplica el recargo de gastos generales como, por ejemplo, las clases de coste de materiales. Asimismo, se puede limitar la base mediante la identificación del origen de las clases de coste. El origen subdivide la clase de coste por material. El importe del recargo permite definir el importe del recargo del siguiente modo: En el enfoque del recargo de gastos generales porcentual se identifican las clases de coste base. Un porcentaje se aplica a los costes contabilizados en dichas clases de coste. El coste calculado se añade como recargo. En el enfoque del recargo de gastos generales por cantidad se especifica la aplicación del importe del coste de gastos generales por unidad de cantidad contabilizada en las clases de coste de la base de cálculo. En este caso, las unidades de medida deben registrarse en la Contabilidad de gestión.

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La dependencia permite diferenciar las tasas de recargo o los importes por centro, sociedad, centro de beneficio, centro de coste responsable, clase de orden u otros criterios. La clase de recargo determina si el cálculo de recargos se refiere a datos reales, datos plan o datos de comprometido. La clave de abono define el objeto que se abona (centro de coste u orden CO) para compensar el cargo en la orden de gastos generales. También puede especificar la clase de coste que desea utilizar para contabilizar los recargos.

Gráfico 26: Otras contabilizaciones periódicas

Las órdenes de gastos generales pueden ser receptoras de facturaciones de actividad de centros de coste. En la facturación de actividades, la cantidad de actividad se introduce en la operación y se evalúa mediante una tarifa plan o una tarifa real manual. La revaloración permite volver a evaluar las facturaciones de actividad basadas en cálculos generados automáticamente de la tarifa real. A diferencia de la contabilidad de centros de coste, este proceso se ejecuta con una operación independiente. Mediante la función costes por proceso se pueden imputar los costes a las órdenes de gastos generales procedentes de procesos empresariales en la contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC). Un modelo de proceso desarrollado en la Contabilidad de costes por procesos define dicha imputación.

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Gráfico 27: Cargos mediante la imputación periódica de costes

Las contabilizaciones primarias (como los costes telefónicos) se recopilan en un centro de coste de compensación a fin de minimizar el número de contabilizaciones en la Gestión Financiera. Estos costes se imputan a los objetos correspondientes de la Contabilidad de gestión (como una orden de gastos generales) al cierre del período según una clave definida por el usuario. Las partidas individuales se registran tanto del lado del emisor como del receptor con objeto de documentar exactamente las imputaciones. Las imputaciones por períodos se pueden anular y repetir tantas veces como sea necesario.

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Ejercicio 6: Cierre del período / Contabilizaciones periódicas Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar un esquema de cálculo de recargos de gastos generales y asignarlo a una orden • Calcular el recargo de los gastos generales

Ejemplo empresarial El recargo de gastos generales por los costes de almacenaje debe cargarse a la orden de folletos de marketing. Para ello, es necesario configurar un esquema de cálculo de recargos de gastos generales y asignarlo a la orden. Este proceso permite determinar la tasa del recargo para la orden.

Tarea 1: Debe crear un esquema de recargos que determine el recargo por los costes de almacenaje a un 10% de los costes de material y asignarlo a la orden de folletos de marketing. 1.

Cree una base X## para el cálculo de recargos. Asígnele el nombre Base recargo grupo ##. Defina la base para la sociedad CO 1000. Incluya el rango de clases de coste 400000 a 406000 en la base. Grabe la base.

2.

Cree una tasa porcentual de recargo real Y## para el cálculo de recargos. Denomínela Tasa recargo grupo ## y utilice la dependencia D000. La tasa del 10% debe ser válida para los cálculos de recargos reales en la sociedad CO 1000 para el ejercicio actual. Grabe su tasa del recargo.

3.

Cree una clave de abono Z## para el cálculo de recargos. Utilice la clave de abono Crédito recargo grupo ##. Defina la clave de abono para la sociedad CO 1000. Los datos serán válidos hasta el final del ejercicio actual y el 100% de los gastos generales serán costes fijos. La clase de coste utilizada para la contabilización de los recargos es la 655110 (Recargo de gastos generales – Otros materiales) y el objeto de abono es el almacén de centro de coste 4130. Grabe los valores introducidos.

4.

Cree un esquema de cálculo de coste XYZ## para definir el cálculo de recargos. Utilice el nombre Esquema de cálculo recargo ## para el esquema de cálculo. Se debería asignar la base X## creada en el ejercicio 1 a Continúa en la página siguiente

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la primera fila (fila 10). La tasa de recargo Y## creada en el ejercicio y la clave de abono Z## creada en el ejercicio 3 deberían asignarse a la segunda fila (fila 20). Recuerde que debe relacionar la primera y la segunda línea y efectuar una verificación de errores. Grabe el esquema de cálculo de coste. 5.

Asigne el esquema de cálculo del coste de recargos XYZ## a la orden de folletos de marketing (en la vista del cierre del período del registro maestro).

Tarea 2: Calcule el recargo real de la orden de folletos de marketing y revise la contabilización 1.

Reviste los costes de la orden de folletos de marketing antes de calcular el recargo de gastos generales. Abra el informe de Órdenes: Real/Plan/Desviación para la orden de folletos de marketing en la sociedad CO 1000 del período en curso. ¿A cuánto asciende el coste total en la orden? ______________________________________________________________

2.

Procese el recargo real de gastos generales para la orden en el período y ejercicios actuales. Ejecútelo en modo Test y seleccione Visualización diálogos. ¿A cuánto ascienden los recargos que deben aplicarse a la orden? ______________________________________________________________

3.

Calcule la tasa real en un modo productivo real.

4.

Una vez contabilizado el recargo, revise los costes de la orden de folletos de marketing. Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la orden de folletos de marketing y el período en curso. ¿A cuánto asciende el coste total en la orden? ______________________________________________________________

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Solución 6: Cierre del período / Contabilizaciones periódicas Tarea 1: Debe crear un esquema de recargos que determine el recargo por los costes de almacenaje a un 10% de los costes de material y asignarlo a la orden de folletos de marketing. 1.

Cree una base X## para el cálculo de recargos. Asígnele el nombre Base recargo grupo ##. Defina la base para la sociedad CO 1000. Incluya el rango de clases de coste 400000 a 406000 en la base. Grabe la base. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones reales → Recargos de gastos generales → Esquema de cálculo del coste: Partes integrantes → Definir bases de cálculo por clase de coste y origen. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Introduzca X## en la columna Base. Introduzca Base recargo grupo ## en la columna Nombre. Seleccione Intro. Seleccione la línea X##. Haga doble clic en Detalles. Si aparece la pantalla Fijar sociedad CO, introduzca 1000 en el campo Sociedad CO y seleccione INTRO. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Indique 400000 en la columna De clase de coste. Indique 419999 en la columna A clase de coste. Seleccione Grabar. Vuelva a la pantalla IMG de referencia SAP. Permanezca allí durante el siguiente ejercicio.


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2.

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Cree una tasa porcentual de recargo real Y## para el cálculo de recargos. Denomínela Tasa recargo grupo ## y utilice la dependencia D000. La tasa del 10% debe ser válida para los cálculos de recargos reales en la sociedad CO 1000 para el ejercicio actual. Grabe su tasa del recargo. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones reales → Recargos de gastos generales → Esquema de cálculo del coste: Partes integrantes → Definir tasas de recargo porcentuales. Seleccione Definir tasas de recargo porcentuales. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Indique Y## en la columna Recargo. Introduzca Tasa recargo grupo ## en la columna Nombre. Seleccione Dependencia D000. Seleccione Intro. Seleccione la fila Y##. Haga doble clic en Detalles. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Introduzca el principio del ejercicio actual en el campo Válido de. Introduzca el final del ejercicio actual en el campo A. Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca 1 en el campo Clase de recargo. Indique 10 en el campo Porcentaje. Seleccione Grabar. Vuelva a la pantalla IMG de referencia SAP. Permanezca allí durante el siguiente ejercicio.

3.

Cree una clave de abono Z## para el cálculo de recargos. Utilice la clave de abono Crédito recargo grupo ##. Defina la clave de abono para la sociedad CO 1000. Los datos serán válidos hasta el final del ejercicio actual y el 100% de los gastos generales serán costes fijos. La clase de coste utilizada para la contabilización de los recargos es la 655110 (Recargo de gastos generales – Otros materiales) y el objeto de abono es el almacén de centro de coste 4130.


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Grabe los valores introducidos. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones reales → Recargos de gastos generales → Esquema de cálculo del coste: Partes integrantes → Definir abonos. Seleccione Definir abonos. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Indique Z## en la columna Abono. Introduzca Crédito recargo grupo ## en la columna Nombre. Seleccione Intro. Seleccione la línea Z##. Haga doble clic en Detalles. Si aparece la pantalla Fijar sociedad CO, introduzca 1000 en el campo Sociedad CO y seleccione INTRO. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Introduzca el final del ejercicio actual en la columna Válido a. Introduzca 655110 en la columna Clase de coste. Introduzca 100 en la columna %Fijo. Introduzca 4130 en la columna Clase de coste. Seleccione Grabar. Vuelva a la pantalla IMG de referencia SAP. Permanezca allí durante el siguiente ejercicio.

4.

Cree un esquema de cálculo de coste XYZ## para definir el cálculo de recargos. Utilice el nombre Esquema de cálculo recargo ## para el esquema de cálculo. Se debería asignar la base X## creada en el ejercicio 1 a la primera fila (fila 10). La tasa de recargo Y## creada en el ejercicio y la


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clave de abono Z## creada en el ejercicio 3 deberían asignarse a la segunda fila (fila 20). Recuerde que debe relacionar la primera y la segunda línea y efectuar una verificación de errores. Grabe el esquema de cálculo de coste. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Contabilizaciones reales → Recargos de gastos generales → Actualizar procedimientos de cálculo. Seleccione Actualizar esquemas de cálculo del coste. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Indique XYZ## en la columna Esquema de cálculo del coste. Indique Esquema cálculo recargo ## en la columna Descripción. Seleccione Intro. Seleccione la línea XYX##. Haga doble clic en Líneas del esquema de cálculo del coste. Seleccione Tratar → Entradas nuevas. En la primera fila, indique: - 10 en la columna "Filas". - X## en la columna "Base". En la segunda fila, indique: - 20 en la columna "Filas". - Indique Y## en la columna Recargo. - Indique 10 en la columna De. - Indique 10 en la columna A. - Indique Z## en la columna "Abono". Seleccione Grabar. Vuelva atrás. (F3) Seleccione el pulsador Verificar. Si no se detectan errores, vuelva a la pantalla IMG de referencia SAP.


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5.

Asigne el esquema de cálculo del coste de recargos XYZ## a la orden de folletos de marketing (en la vista del cierre del período del registro maestro). a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Orden → Modificar Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Seleccione Intro. Seleccione la ficha Cierre del período. Indique XYZ## en el campo "Esquema de cálculo del coste". Seleccione Grabar.

Tarea 2: Calcule el recargo real de la orden de folletos de marketing y revise la contabilización 1.

Reviste los costes de la orden de folletos de marketing antes de calcular el recargo de gastos generales. Abra el informe de Órdenes: Real/Plan/Desviación para la orden de folletos de marketing en la sociedad CO 1000 del período en curso. ¿A cuánto asciende el coste total en la orden? ______________________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar. 7.500 EUR, clase de coste 417000

2.

Procese el recargo real de gastos generales para la orden en el período y ejercicios actuales. Ejecútelo en modo Test y seleccione Visualización diálogos. ¿A cuánto ascienden los recargos que deben aplicarse a la orden? Continúa en la página siguiente

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______________________________________________________________ a)

Menú SAP EasyAccess → Órdenes CO → Cierre del período → Funciones individuales → Recargos → Procesamiento individual real Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Introduzca el período actual en el campo Período. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Marque el cuadro Ejecución de test. Seleccione Visualización de diálogos. Seleccione Ejecutar. Verifique los resultados. Seleccione Back para volver a la pantalla Lista básica. Seleccione Back para volver a la pantalla inicial. Seleccione Continuar para borrar el mensaje de información. Permanezca en la pantalla Cálculo de recargos reales: Orden durante el ejercicio siguiente. 750 EUR (tasa de recargo real del 10%)

3.

Calcule la tasa real en un modo productivo real. a)

Desactive el cuadro Ejecución de test. Seleccione Ejecutar.

4.

Una vez contabilizado el recargo, revise los costes de la orden de folletos de marketing. Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la orden de folletos de marketing y el período en curso. ¿A cuánto asciende el coste total en la orden?


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______________________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el primer campo de “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar. Debería haber una diferencia entre el importe original (véase el ejercicio 1) y el importe total actual. La diferencia debería ser la misma que el importe registrado en el ejercicio 2. Si no es así, verifique que el cálculo se haya ejecutado en modo productivo y no en modo test (véase el ejercicio 3). Los importes sólo se actualizan correctamente en el modo productivo.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Describir operaciones del cierre del período que pueden implicar un cargo en las contabilizaciones de las órdenes • Definir y utilizar el esquema de cálculo del coste de recargos • Contabilizar gastos generales en órdenes CO y entender los resultados del sistema de información

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Lección: Contabilizaciones periódicas en el Haber

Lección: Contabilizaciones periódicas en el Haber Resumen de la lección Se explican los diferentes métodos existentes para la liquidación de las órdenes. También se detalla el procedimiento para introducir normas de liquidación y las opciones necesarias para liquidar una orden.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • • • •

Abonar órdenes mediante el traspaso periódico Diferenciar y utilizar las distintas opciones de liquidación Introducir normas de liquidación Definir y utilizar la imputación, el origen y los esquemas de la cuenta de resultados Entender los resultados de la liquidación con informes especiales

Ejemplo empresarial Una orden es básicamente un colector de costes, es decir, que recopila los costes y los imputa a otros objetos. Existen varias opciones para imputar los costes. Es preciso verificar el procedimiento más idóneo y adecuado según el entorno de cada empresa.

Gráfico 28: Crear órdenes mediante el traspaso periódico

El abono de las órdenes se realiza durante el traspaso periódico. A tal efecto, es preciso definir la orden en un segmento de su ciclo vital como remitente en el que pueden abonarse diferentes clases de objetos receptores.

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Se puede definir el modo en que se abona la orden mediante una de las reglas flexibles de asignación disponibles. Crear una orden mediante porcentajes fijos, como se ilustra en el ejemplo anterior, es sólo una de las opciones disponibles. El método de segmentos en el ciclo, que también puede utilizarse para definir distribuciones, subrepartos y facturaciones indirectas de actividad se aborda con mayor detalle en el curso AC410.

Gráfico 29: Liquidación: Resumen

Las órdenes de gastos generales normalmente se utilizan como colector interanual de costes y como ayuda para la planificación, el control y los informes. Cuando se completa la tarea, los costes se traspasan a su destino final (centro de coste, elemento PEP, objeto PA, etc.). Este proceso se denomina liquidación. En la liquidación, algunos o todos los costes contabilizados en una orden se imputan a uno o más receptores. Las contabilizaciones de compensación, que abonan la orden, se generan automáticamente. La liquidación se puede procesar para órdenes individuales o de forma colectiva para un grupo de órdenes. Los costes agrupados en una orden se pueden liquidar en una gran variedad de objetos de imputación, tal como se describe más arriba. La liquidación en una cuenta de activos fijos o de mayor representa una liquidación externa, ya que la Gestión financiera se actualiza mediante la liquidación. La liquidación en uno de los objetos restantes constituye una liquidación interna en la Contabilidad de gestión. La liquidación puede realizarse de forma estadística en un centro de coste, una orden estadística o un elemento PEP estadístico, además de en los receptores reales. La liquidación de órdenes no es obligatoria.

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Gráfico 30: Definición de la liquidación de la orden

Antes de poder liquidar una orden es preciso especificar dónde se desean contabilizar los costes. Existen dos procedimientos para definir la liquidación: la liquidación básica y la liquidación ampliada. La liquidación básica permite liquidar el 100% de los costes en un centro de coste o en una cuenta de mayor mediante una clase de coste. Los datos se introducen en el "Cierre del período" del registro maestro de la orden. La liquidación ampliada permite crear normas de liquidación propias en el registro maestro de la orden para: • •

Liquidar costes en uno o más receptores y autorizar a un gran abanico de receptores (elemento PEP, pedido, objeto PA, etc.) Especificar la partición de los costes (normas de reparto)

En la liquidación ampliada, el proceso de liquidación se controla mediante asignaciones en los Parámetros de liquidación del registro maestro de la orden. Dichos parámetros incluyen el perfil de liquidación, el esquema de liquidación, el esquema de la cuenta de resultados, etc. El perfil de liquidación, que especifica los valores de propuesta de los otros parámetros, se deriva de la clase de orden. Los parámetros de liquidación por defecto se pueden modificar en el registro maestro de la orden. Debe especificarse un perfil de liquidación en el registro maestro incluso si se utiliza la liquidación básica. Es necesario especificar las clases de objetos receptores que se van a permitir.

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Gráfico 31: Liquidación: Parámetros en el Customizing

El parámetro de control central para la liquidación es el perfil de liquidación. El perfil de liquidación se introduce en la clase de orden, lo que garantiza que el registro maestro de la orden contiene los valores por defecto correctos. El perfil de liquidación efectúa las siguientes funciones: • • • • •

Determina si es necesaria la liquidación. Especifica los receptores de liquidación válidos e identifica la clase de objeto propuesta (por ejemplo, el centro de coste) para el receptor. Fija los indicadores de liquidación, entre los que se incluyen los métodos válidos para repartir los costes. Define los parámetros de gestión de documentos. Identifica los valores de propuesta para los otros parámetros de liquidación en el registro maestro de la orden: el esquema de imputación, el esquema de la cuenta de resultados y el esquema de orígenes.

El esquema de imputación controla la imputación de las clases de coste originales a las clases de coste de liquidación. También cabe la posibilidad de efectuar liquidaciones mediante la clase de coste original. El esquema de la cuenta de resultados controla la asignación de clases de coste a los campos de valor en la cuenta de resultados analítica. Ésta sólo se utiliza si se liquidan órdenes CO directamente en la cuenta de resultados. El esquema de orígenes controla la liquidación en diferentes receptores en función de las clases de coste originales que se hayan contabilizado en la orden.

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Gráfico 32: Actualización de una norma de liquidación

Las normas de reparto se pueden introducir en la pantalla Resumen de la norma de liquidación. La norma de reparto especifica la parte de los costes de la orden que deberá liquidarse en un receptor determinado. Cada línea de la tabla de reparto define la imputación a un receptor específico. Los costes se pueden imputar a los receptores en función de los siguientes aspectos: • • •

Porcentaje Número de equivalencia Importe fijo

El Sistema SAP R/3 garantiza que no se cree ninguna norma con un importe y un número de equivalencia o porcentaje. Las normas de reparto de las normas de liquidación sólo se pueden modificar si se les asignan distintos períodos de validez. El sistema tiene definidas las siguientes clases de liquidación para las órdenes de gastos generales: • •

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La clase de liquidación PER sólo liquida los costes del período especificado. La clase de liquidación global liquida todos los costes de un objeto remitente en los que se hayan incurrido hasta el período de liquidación.


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Gráfico 33: Liquidación de los costes de la orden

Los costes se pueden liquidar en los receptores mediante las mismas clases de coste que se han utilizado originalmente para contabilizar la orden. Esto permite identificar detalladamente las clases de coste que se han imputado a los receptores como, por ejemplo, los costes de material, de suministros y de personal. Alternativamente, se puede utilizar una clase de coste de liquidación para imputar los costes. Con este enfoque se pueden determinar fácilmente los costes que se han imputado a los receptores mediante el proceso de liquidación de la orden. Existen dos categorías de clases de coste de liquidación: •

•

La clase de coste de liquidación interna (tipo de clase de coste 21) se utiliza para efectuar una liquidación en un objeto de la Contabilidad de gestión como un centro de coste, una orden, un elemento PEP, etc. La clase de coste de liquidación externa (tipo de clase de coste 22) se utiliza para efectuar una liquidación en una cuenta de activos fijos o de mayor.

Después de efectuar la liquidación, los costes generados en la orden todavía están visibles, independientemente del enfoque seleccionado. Esto permite analizar y realizar informes acerca de los costes de la orden en cualquier momento. Cada vez que se liquida un objeto, se crea un documento de liquidación. Dicho documento es necesario para anular una ejecución de liquidación o repetir un cierre de período. Durante la configuración del sistema, se definen los rangos de números para los documentos de liquidación. Para gestionar volúmenes de datos, en el perfil de liquidación también se define el período de retención después del cual se puede archivar el documento de liquidación.

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Además del documento de liquidación, el sistema también crea: • •

Un documento de Gestión financiera que contiene todos los datos de contabilidad (únicamente en la liquidación externa). Un documento de Contabilidad de gestión que sólo incluye datos de contabilidad de costes.

Gráfico 34: Customizing del esquema de imputación

El esquema de imputación permite definir las clases de coste que deben liquidarse mediante una clase de coste de liquidación y las que deben liquidarse mediante una clase de coste original. El parámetro elegido depende del objeto receptor de la liquidación. Se trata de un parámetro técnico meramente. No tiene ninguna influencia en la necesidad de tener que liquidar una clase de coste ni en cómo debe hacerse. Este parámetro se define mediante el esquema de orígenes. Para utilizar el esquema de imputación (anteriormente denominado estructura de liquidación) deben crearse grupos de clases de coste que contengan las clases de coste primario y secundario que se utilizan para contabilizar los cargos en las órdenes. En el Customizing, el grupo de clases de coste se enlaza con la estructura de liquidación mediante una asignación de liquidación. En cada asignación de liquidación se estipula por clase de receptor si ésta utilizará las clases de coste originales contabilizadas o una clase de coste de liquidación designada.

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Las clases de coste de liquidación pueden servir para: • •

Reducir volúmenes de datos mediante la combinación de diversas clases de coste de cargo en una clase de coste de liquidación. Separar los costes imputados de las órdenes al receptor, así como para describir los objetivos, como reparaciones o mantenimiento.

Gráfico 35: Customizing: Esquema de orígenes

El esquema de orígenes (definido también en el Customizing) permite liquidar clases de coste (grupos) en los receptores mediante diferentes normas de liquidación; es decir, permite dividir y liquidar el cargo total de la orden entre los distintos grupos implicados. Los cargos de las órdenes CO se estructuran en el esquema de orígenes por clases de coste. Para poder utilizar el esquema de orígenes es preciso introducir en el perfil de liquidación o activarlo en los datos maestros de las órdenes CO. Las partidas individuales de las órdenes de inversión pueden liquidarse de forma individual. Si no desea hacerlo individualmente, se recomienda utilizar un esquema de orígenes.

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Gráfico 36: Definición de liquidaciones con el esquema de orígenes

En el esquema de orígenes se combinan las clases de coste primario y secundario utilizadas para realizar las contabilizaciones en el Debe de la orden dentro de las asignaciones de orígenes. Éstas se utilizan para imputar diferentes clases de costes a distintos receptores. En nuestro ejemplo, todos los costes de material se han liquidado en una orden receptora. En cambio, los costes de personal se han dividido y liquidado en dos centros de coste receptores. Si desea liquidar todas las clases de coste en función de las mismas normas, no es necesario el esquema de orígenes. Para utilizar el esquema de orígenes definido en Customizing, se introduce este esquema en los parámetros de liquidación del registro maestro de la orden. Una vez hecha la selección, aparece una columna adicional (“Liquidación de orígenes”) en la norma de liquidación. Esto permite introducir una asignación de orígenes para cada norma de reparto y establecer un receptor diferente para cada asignación de orígenes.

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Gráfico 37: Customizing: Esquema transf. cuenta resultados

El concepto del esquema de transferencia de la cuenta de resultados es similar al concepto del esquema de imputación. De nuevo, el lado input está formado por intervalos de clases de coste. Todas las clases de coste deberían estar incluidas en un intervalo a fin de permitir la liquidación en un objeto PA. El lado de imputación enlaza las clases de coste/intervalos con los campos de valores de CO-PA. Esto es especialmente importante si se dispone de órdenes con ingresos que se desean liquidar en CO-PA utilizando la cuenta de resultados analítica.

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Ejercicio 7: Cierre del período / Liquidación Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Actualizar las normas de liquidación y ejecutar una liquidación de órdenes • Analizar el impacto de la liquidación • Tratar la anulación y la conversión de la liquidación

Ejemplo empresarial En este escenario se liquidan las órdenes en los centros de coste en cada período. Se actualizarán las normas de liquidación correspondientes a la orden de folletos de marketing a fin de ejecutar la liquidación del período en curso. Se liquidarán los costes en los dos centros de coste responsables del desarrollo de los folletos.

Tarea 1: Actualice las normas de liquidación en la orden de folletos de marketing. 1.

Verifique los parámetros de liquidación en el registro maestro de la orden de folletos de marketing. ¿Cuál es la asignación del perfil de liquidación y el esquema de imputación? ¿De dónde procede esta información? ¿Se pueden modificar estas asignaciones? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

2.

Actualice las normas de liquidación reales. Los costes de la orden de folletos de marketing deberían liquidarse periódicamente en los centros de coste 4240 y 4250. Dado que el centro de coste 4240 necesita más folletos de marketing, se liquidará el 75% de los costes en dicho centro de coste y el otro 25%, en el centro de coste 4250. Verifique las normas de liquidación. Grabe los valores introducidos.


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Tarea 2: Lleve a cabo la liquidación de la orden de folletos de marketing. 1.

En primer lugar, procese la liquidación real de la orden de folletos de marketing en ejecución de test para verificar la configuración. Calcule los costes del período en curso. Verifique que los costes se hayan liquidado en cada uno de los centros de coste. ¿Qué clase de coste de liquidación se está utilizando? ¿Dónde se asignan las clases de coste de liquidación? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

2.

A continuación, procese la liquidación real en modo de fabricación para contabilizar la operación de liquidación.

Tarea 3: Analice los efectos de la liquidación de la orden de folletos de marketing en el sistema de información. 1.

Verifique el saldo de la orden de folletos de marketing. Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la el período en curso. ¿Cuál es el saldo de costes en la orden?

2.

Analice los costes que se han liquidado en cada centro de coste (4240 ó 4250). Abra el informe Centros de coste: Real/Plan/Desviación para la el período en curso. Ejecute el report para cada uno de los centros de coste y para la clase de coste de liquidación (650000). Vaya al informe Partidas individuales reales y cambie al layout Costes secundarios: Liquidación de valores a fin de ver los objetos interlocutores de las operaciones. La orden de folletos de marketing debería visualizarse como un objeto interlocutor.

Tarea 4: Ejercicios opcionales Explique el proceso de traspaso de las liquidaciones de órdenes. 1.

¿Para qué se utiliza el traspaso? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Continúa en la página siguiente

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______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2.

¿Es posible traspasar la liquidación de un período anterior después de haber contabilizado la liquidación del período en curso? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

3.

¿Es posible anular y traspasar la liquidación de un grupo de órdenes? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

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Solución 7: Cierre del período / Liquidación Tarea 1: Actualice las normas de liquidación en la orden de folletos de marketing. 1.

Verifique los parámetros de liquidación en el registro maestro de la orden de folletos de marketing. ¿Cuál es la asignación del perfil de liquidación y el esquema de imputación? ¿De dónde procede esta información? ¿Se pueden modificar estas asignaciones? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Orden → Modificar Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Seleccione Norma de liquidación. Seleccione Pasar a → Parámetros de liquidación. El perfil de liquidación es 20 (orden CO). La asignación del perfil se realiza por defecto según la clase de orden. El esquema de imputación es A1 (esquema de imputación CO). La asignación del esquema de imputación se realiza por defecto según el perfil de liquidación. Dichas asignaciones pueden modificarse después en cada una de las órdenes.

2.

Actualice las normas de liquidación reales. Los costes de la orden de folletos de marketing deberían liquidarse periódicamente en los centros de coste 4240 y 4250. Dado que el centro de coste 4240 necesita más folletos de marketing, se liquidará el 75% de los costes en dicho centro de coste y el otro 25%, en el centro de coste 4250. Verifique las normas de liquidación.


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Grabe los valores introducidos. a)

Vuelva a la pantalla Actualizar norma de liquidación: Resumen. En la primera línea, indique: - CEC en el campo TI. - 4240 en el campo Receptor de liquidación. - 75 en el campo %. - PER en el campo Clase de liquidación. En la segunda línea, indique: - CEC en el campo TI. - 4250 en el campo Receptor de liquidación. - 25 en el campo %. - PER en el campo Clase de liquidación. - Seleccione Verificar. Seleccione Continuar para borrar el mensaje de información. En caso de no detectar errores, seleccione Grabar.

Tarea 2: Lleve a cabo la liquidación de la orden de folletos de marketing. 1.

En primer lugar, procese la liquidación real de la orden de folletos de marketing en ejecución de test para verificar la configuración. Calcule los costes del período en curso. Verifique que los costes se hayan liquidado en cada uno de los centros de coste. ¿Qué clase de coste de liquidación se está utilizando? ¿Dónde se asignan las clases de coste de liquidación? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________


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______________________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Cierre del período → Funciones individuales → Liquidación → Procesamiento individual Introduzca el número de orden de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Introduzca el período en curso en el campo Período de liquidación. Introduzca el período en curso en el campo Período de contabilización. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Seleccione “Automático” como tipo de procesamiento. Marque el cuadro Ejecución de test. Seleccione Ejecutar. Haga clic en el icono Listas detalladas. Sitúe el cursor en un importe. Seleccione Receptor para visualizar la información sobre la clase de coste. Los costes para el centro de coste 4240 deberían ser tres veces superiores a los del centro de coste 4250 (norma de liquidación 75%/25%). La clase de coste de liquidación es 650000 (liquidación de la orden ORS). La clase de coste de liquidación se asigna en la configuración en el esquema de liquidación. En este momento, las opciones se basan en los valores del esquema de imputación A1 y en las asignaciones 03 y 22.

2.

A continuación, procese la liquidación real en modo de fabricación para contabilizar la operación de liquidación. a)

Desmarque el cuadro ejecución de test. Seleccione Ejecutar.


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Tarea 3: Analice los efectos de la liquidación de la orden de folletos de marketing en el sistema de información. 1.

Verifique el saldo de la orden de folletos de marketing. Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación para la el período en curso. ¿Cuál es el saldo de costes en la orden? a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar. El saldo debería ser cero (en blanco).

2.

Analice los costes que se han liquidado en cada centro de coste (4240 ó 4250). Abra el informe Centros de coste: Real/Plan/Desviación para la el período en curso. Ejecute el report para cada uno de los centros de coste y para la clase de coste de liquidación (650000).


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Vaya al informe Partidas individuales reales y cambie al layout Costes secundarios: Liquidación de valores a fin de ver los objetos interlocutores de las operaciones. La orden de folletos de marketing debería visualizarse como un objeto interlocutor. a)

Menú SAP Easy Access → Finanzas → Controlling → Contabilidad de centros de coste → Sistema info → Informes de la contabilidad CeCo → Comparaciones plan/real → Centros coste: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período De. Introduzca el período actual en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca los números de los centros de coste 4240 a 4250 en el campo “O valore(s)”. Introduzca la clase de coste 650000 a 651000 en el campo “O valore(s)”. Seleccione Ejecutar. Haga doble clic en la línea de informe para la clase de coste 650000. Haga doble clic en Centros de coste: Partidas individuales reales. Seleccione Opciones → Layout → Seleccionar. Haga doble clic en Costes secundarios: Liquidación de valores.

Tarea 4: Ejercicios opcionales Explique el proceso de traspaso de las liquidaciones de órdenes. 1.

¿Para qué se utiliza el traspaso? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ a)

2.

Las funciones de anulación y traspaso se utilizan para corregir liquidaciones de períodos anteriores incluso si ya están cerrados o bloqueados. La corrección puede contabilizarse en el período actual.

¿Es posible traspasar la liquidación de un período anterior después de haber contabilizado la liquidación del período en curso? Continúa en la página siguiente

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______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ a)

3.

No. Es necesario ejecutar la liquidación de corrección antes de efectuar las liquidaciones del período contable. El sistema no permite la introducción de un período contable ya liquidado. Si se decide que es necesaria una liquidación de corrección para un período anterior una vez procesadas las liquidaciones del período contable, es necesario anular primero todas las liquidaciones realizadas durante el período contable.

¿Es posible anular y traspasar la liquidación de un grupo de órdenes? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ a)

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Es posible efectuar correcciones de las liquidaciones tanto mediante tratamiento individual como colectivo.


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Resumen de la lección Ahora podrá: • Abonar órdenes mediante el traspaso periódico • Diferenciar y utilizar las distintas opciones de liquidación • Introducir normas de liquidación • Definir y utilizar la imputación, el origen y los esquemas de la cuenta de resultados • Entender los resultados de la liquidación con informes especiales

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Lección: Liquidación: Temas especiales

Lección: Liquidación: Temas especiales Resumen de la lección En este tema aprenderá sobre los procedimientos que simplifican el proceso de liquidación, tales como la liquidación por jerarquía, la liquidación en un período contable distinto y la creación automática de normas de liquidación.


Crear normas de liquidación simples automáticamente Utilizar la liquidación por jerarquía Liquidar órdenes en un período contable distinto

Ejemplo empresarial

Gráfico 38: Generación automática de normas de liquidación

La generación automática de normas de liquidación es una herramienta nueva del release 4.6. En lugar de crear manualmente una norma de liquidación en cada orden para proceder después a su liquidación, se puede definir una norma de liquidación en el Customizing que cree de manera automática la norma correspondiente para cada orden una vez realizada la liquidación.

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El usuario dispone de tres opciones: utilizar la secuencia estándar de estrategia, crear una específica o definir un exit de usuario. Se pueden crear normas de liquidación automáticas para cada clase de orden. La gran ventaja de esta herramienta es que permite no tener que actualizar las normas de liquidación manualmente.

Gráfico 39: Liquidación por jerarquía

Los costes se pueden liquidar de una orden a otra y, por lo tanto, la información se puede registrar en distintos niveles de integración. En el ejemplo, las órdenes se usan para recopilar los costes de determinadas actividades de reparación y mantenimiento. A fin de recibir información integrada sobre los costes de reparación y mantenimiento de la turbina y la unidad de refrigeración, dichas órdenes se liquidan en órdenes que representan a cada máquina. Las órdenes de la “máquina” se liquidan en una orden de “central energética” para visualizar los costes totales de reparación y mantenimiento relativos la ubicación. Se puede utilizar el tratamiento colectivo para procesar este grupo de órdenes relacionadas en el mismo proceso de liquidación. Para garantizar que todas las órdenes se liquidan íntegramente, éstas deberán liquidarse en la secuencia correcta. A tal efecto, el sistema determina una jerarquía de liquidación. En función de las normas de liquidación que se establecen para cada orden, el sistema determinará automáticamente la secuencia de tratamiento y asigna a la orden un número de jerarquía entre 000 y 999. Las órdenes se liquidan empezando por el número de jerarquía más alto y terminando por el más bajo. Es decir, 000 es el máximo de la jerarquía, lo que significa que es la última orden que se liquidará.

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Lección: Liquidación: Temas especiales

Si se introducen normas de liquidación que no generan una liquidación completa de las órdenes en una ejecución de liquidación individual, el sistema visualizará el mensaje correspondiente. Los números de jerarquía se pueden introducir manualmente para especificar la secuencia en la que deberán liquidarse las órdenes. En este caso, deberá repetirse el tratamiento hasta que todos los objetos se puedan liquidar en cero.

Gráfico 40: Liquidación: Período contable alternativo

Durante la liquidación de la orden, se puede introducir un período contable distinto al período de liquidación. Esto significa que se pueden corregir las liquidaciones del período previo tras el cierre y el bloqueo del mismo, y contabilizar dicha corrección en el período actual. A tal efecto, registre el período a corregir en el campo “Período de liquidación”. Éste es el período en que se contabiliza la corrección. El período contable debe ser el período inmediatamente posterior al período de corrección. Es necesario procesar la liquidación de corrección antes de efectuar las liquidaciones del período contable. El sistema no autorizará la introducción de un período contable previamente liquidado. Si se decide que es necesaria una liquidación de corrección para un período anterior una vez procesadas las liquidaciones del período contable, es necesario anular todas las liquidaciones realizadas durante el período contable. El período de liquidación y el período contable deberán figurar en el mismo ejercicio. Es posible efectuar correcciones de las liquidaciones tanto mediante procesamiento individual como colectivo.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Crear normas de liquidación simples automáticamente • Utilizar la liquidación por jerarquía • Liquidar órdenes en un período contable distinto

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Describir operaciones del cierre del período que pueden implicar un cargo en las contabilizaciones de las órdenes • Definir y utilizar el esquema de cálculo del coste de recargos • Contabilizar gastos generales en órdenes CO y entender los resultados del sistema de información • Abonar órdenes mediante el traspaso periódico • Diferenciar y utilizar las distintas opciones de liquidación • Introducir normas de liquidación • Definir y utilizar la imputación, el origen y los esquemas de la cuenta de resultados • Entender los resultados de la liquidación con informes especiales • Crear normas de liquidación simples automáticamente • Utilizar la liquidación por jerarquía • Liquidar órdenes en un período contable distinto

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Capítulo 5 Planificación y presupuestación Resumen del capítulo Se describen los distintos métodos de planificación existentes para las órdenes de gastos generales y a realizar la planificación general para este tipo de órdenes. Se presentan las funciones de planificación automáticas disponibles para planificar órdenes CO y para diferenciarlas de las órdenes con o sin integración plan. Los participantes aprenden a presupuestar las órdenes de gastos generales y a configurar y probar la verificación de la disponibilidad.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • • • •

Describir los diferentes métodos de planificación Explicar el perfil plan Realizar la planificación global y detallada en la orden CO Enumerar las opciones de la planificación automática Diferenciar entre las órdenes y las órdenes no integradas en el plan Configurar los perfiles de presupuestación Introducir presupuestos en órdenes de gastos generales Configurar el control de disponibilidad Entender los resultados de la presupuestación y el control de disponibilidad Transferir los presupuestos al siguiente ejercicio

Contenido del capítulo Lección: Alcance y condiciones previas de planificación..................120 Ejercicio 8: Planificación...................................................129 Lección: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad .....136 Ejercicio 9: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad................................................................143 Ejercicio 10: Ejercicios opcionales .......................................149

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Capítulo 5: Planificación y presupuestación

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Lección: Alcance y condiciones previas de planificación Resumen de la lección En este tema se aprenden los diferentes métodos de planificación existentes para las órdenes de gastos generales y a confeccionar una planificación global y detallada para una orden. Se enumeran las funciones de planificación automática y se ilustran las diferencias entre las órdenes integradas en el plan y las órdenes no integradas.


Describir los diferentes métodos de planificación Explicar el perfil plan Realizar la planificación global y detallada en la orden CO Enumerar las opciones de la planificación automática Diferenciar entre las órdenes y las órdenes no integradas en el plan

Ejemplo empresarial La gestión del grupo IDES está relacionada con el control de las salidas. Sin embargo, todavía no han determinado el modo en que desean abordar este requisito en el Sistema SAP R/3. Su tarea consiste en explicar la diferencia entre la planificación y la presupuestación de las órdenes de gastos generales. Después de hablar con los distintos responsables de los centros de coste se comprueba que las preferencias son distintas de cara a implementar las funciones de órdenes de gastos generales. Algunos responsables están interesados en obtener una planificación muy detallada, mientras que otros la prefieren más genérica. Asimismo, desean conocer el modo de gestionar las órdenes creadas durante el ejercicio y, por tanto, no incluidas en el proceso de planificación inicial. Muchos temen que al utilizar esta aplicación se incrementará la cantidad de planificación manual necesaria. Se deberá preparar una respuesta para los responsables en la que se describa cómo el Sistema SAP R/3 soporta la planificación de órdenes.

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Lección: Alcance y condiciones previas de planificación

Gráfico 41: Planificación frente a presupuestación

Durante la planificación de la orden, se introducen los costes, actividades y procesos empresariales que se prevén que tendrán lugar a lo largo del ciclo vital de una orden. Con esta planificación, se pueden comparar los costes plan y reales, así como efectuar un análisis de desviaciones diferenciado. Mediante la gestión de presupuestos se puede administrar el marco de costes aprobado para una orden o un grupo de órdenes. El presupuesto es la estructura de costes aprobada para una orden y la diferencia principal respecto al plan de los costes radica en que éste es vinculante. El presupuesto es el mecanismo con el que la administración aprueba los costes previstos para una orden durante un marco temporal determinado. Se puede introducir manualmente el presupuesto de la orden o copiar la información relativa a dicho presupuesto de una versión plan.

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Gráfico 42: Métodos y alcance de la planificación

La planificación de costes suele efectuarse en órdenes de larga duración. Las órdenes que únicamente están disponibles durante un período muy breve, como las órdenes de reparaciones pequeñas e imprevistas, normalmente no se planifican. La planificación de órdenes CO consta de tres niveles diferentes de planificación de costes: •

•

•

La planificación global es la forma más sencilla de planificar los costes de las órdenes. Permite determinar los valores totales y anuales de una orden independientemente de las clases de coste. Cuando la orden CO dispone de información más detallada, se puede utilizar la planificación de costes e ingresos primarios y secundarios. Esta clase aborda la planificación de los costes primarios, consumos de actividad e ingresos en la planificación manual. En la planificación automática, se puede cargar la orden con recargos de gastos generales, costes de distribución, costes de traspaso periódico, costes de subreparto, costes de facturación indirecta de actividad, costes por procesos y costes de liquidación. Si la orden es una orden integrada en el plan, se efectuará un abono plan mediante un traspaso o una liquidación periódicos. Si se tiene acceso a información más detallada sobre los orígenes de suministro, cantidades y tarifas, se puede efectuar un cálculo del coste unitario. El cálculo del coste unitario permite realizar planificaciones en un nivel inferior al nivel de la clase de coste.

Se pueden planificar valores estadísticos como base para las imputaciones y para los cálculos de los ratios de administración relativos a las órdenes.

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Gráfico 43: Perfil de planificación para la planificación global

Es preciso crear un perfil de planificación (no un perfil del planificador) para llevar a cabo la planificación global y asignarlo a la clase de orden. Lógicamente, también se pueden utilizar los perfiles SAP estándar incluidos. En el perfil se especifica el período de tiempo y si la planificación se realizará anualmente o globalmente. Debe tenerse en cuenta que en la planificación sólo se pueden contemplar estos centros de coste, las clases de coste, las clases de actividad y los valores estadísticos organizados en grupos y almacenados en el perfil de planificación. En el caso del cálculo del coste unitario es preciso definir y asignar una variante de cálculo de coste (CO-PC). Esta variante será la interfase para facturar el material, los datos maestros y la hoja de ruta (denominada estructura cuantitativa) que se deben planificar en este nivel.

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Gráfico 44: Planificación global

La planificación global es la forma más básica de planificación de órdenes. En este caso, se crea un plan mediante la estimación de los costes que probablemente se generarán en una orden. Además de los valores de planificación detallados por clase de coste que se utilizan para la contabilidad de los centros de coste, existe la posibilidad de grabar los valores de planificación globales generales para cada ejercicio por separado de las clases de coste. Dichos valores se actualizan paralelamente a los valores resultantes de la planificación de clases de coste y del cálculo del coste unitario. Para determinados ejercicios, se pueden planificar valores o valores totales. En cuanto a la planificación, deberá definirse primero un perfil de planificación y almacenarlo en la clase de orden. Desde la pantalla de planificación global se puede llamar las funciones de planificación de costes primario, cálculo del coste unitario, planificación de ingresos y planificación de consumos de actividad. Además de la columna Total, el sistema también visualiza el plan total. Los valores del cálculo del coste unitario y la planificación de clases de coste. El total de los valores plan es la suma de todas las formas de planificación de costes utilizadas (global, clases de costes e ingresos, cálculo del coste unitario y consumo de actividad).

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Gráfico 45: Versiones: Opciones para la integración plan

Las órdenes CO se pueden planificar en versiones múltiples. Al crear una sociedad CO, el Sistema SAP R/3 crea automáticamente la versión 000, que es válida durante cinco ejercicios. También se pueden planificar versiones alternativas. El Sistema SAP R/3 siempre utiliza la versión 000 cuando hace referencia a las contabilizaciones reales. Las versiones alternativas sólo permiten el almacenamiento de datos plan para órdenes CO o el almacenamiento de valoraciones paralelas si se utilizan precios de transferencia. Para la integración plan en la versión se utilizan dos indicadores: •

Integración plan –

•

Este indicador determina si los datos de planificación se traspasan a la Contabilidad de centros de beneficio y al Ledger especial. También garantiza el registro de todos y cada uno de los cambios realizados en la planificación mediante una partida individual. Integración plan con centros de coste/procesos empresariales –

Para asegurarse de que la planificación de la orden CO se incluye en la Contabilidad de centros de coste y en la Contabilidad de costes por procesos es preciso que este indicador esté activo en la versión plan.

Para utilizar la integración plan para órdenes individuales también es preciso definir el indicador correspondiente en el registro maestro de órdenes. Se puede crear un valor de propuesta para el mismo en la clase de orden.

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Gráfico 46: Efectos sobre la planificación de las órdenes integradas en plan

En el marco de la integración plan de órdenes CO se puede integrar la planificación de la clase de coste y del consumo de actividad de la orden CO con la planificación de centros de coste o de procesos empresariales. Todas las imputaciones empresariales planificadas en la orden CO se actualizan automáticamente en el centro de coste emisor/receptor o en el proceso empresarial emisor/receptor. La integración plan únicamente se puede utilizar para órdenes CO si éstas ya existen en el momento de efectuar la planificación de centros de coste. En el caso de órdenes a largo plazo, se puede recurrir a la integración plan. • • • •

•

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Si se planifican consumos de actividad para una orden de integración plan, la actividad programada se actualiza en el centro de coste que la suministra. Durante la liquidación plan de la orden, se cargan los costes de la orden desde el receptor. Los cálculos de recargos en órdenes integradas en el plan cargan la orden CO y realizan el abono en un centro de coste. Si se utiliza el subreparto y la distribución, los costes plan de un centro de coste emisor se imputan según los valores de subreparto y distribución predefinidos. También se pueden utilizar traspasos periódicos de órdenes integradas en el plan en los centros de coste.


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Gráfico 47: Copia de real a plan o de plan a plan

El sistema admite copiar los valores reales y plan de las órdenes CO a la versión plan. Las operaciones empresariales reales se imputan a las operaciones empresariales planificadas manualmente pertinentes.

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Ejercicio 8: Planificación Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Planificar órdenes usando la función de planificación global y utilizar las opciones disponibles para la planificación detallada con clases de coste o el cálculo del coste unitario.

Ejemplo empresarial A partir de las conversaciones mantenidas con los responsables de los centros de coste, se sabe que el grupo IDES utiliza las funciones de planificación global para crear planes preliminares para el futuro. Se utiliza el cálculo del coste unitario por cada ejercicio para generar una planificación más detallada de las clases de coste o las actividades, en especial para las órdenes a corto plazo. Para efectuar un test de esta función se utiliza la planificación de clases de coste con objeto de crear un plan en el ejercicio actual para la orden de mantenimiento/reparación de PC. Puesto que se trata de una orden permanente, se crea un plan global para los dos siguientes ejercicios. Se utiliza la función de cálculo del coste unitario para crear un plan para la orden de folletos de marketing para el ejercicio actual. Se trata de una orden individual a corto plazo, así que no se requiere una planificación adicional.

Tarea 1: Cree un plan para la orden de mantenimiento/reparación de PC mediante las funciones de planificación global y planificación de clases de costes. Utilice la planificación global para planificar los dos siguientes ejercicios. Utilice la planificación global para crear un plan detallado para el ejercicio en curso de las clases de coste. 1.

Con ayuda de la función de planificación global, planifique 50.000 EUR para todos los ejercicios, 16.000 EUR para el próximo ejercicio y 17.500 EUR para el siguiente ejercicio. Verifique y grabe el plan de órdenes. Atención: Debe tenerse en cuenta que el hecho de acceder al cálculo de coste unitario o a la planificación de clases de coste mediante la función de planificación global y seleccionar “Grabar” en las pantallas de cálculo de coste unitario o de planificación de clases de coste sólo garantiza una grabación temporal. Es necesario seleccionar Grabar en el nivel de planificación global para que se graben correctamente los planes de la orden. Continúa en la página siguiente

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Para el ejercicio en curso y la versión plan 0, utilice la pantalla de planificación global para planificar 10.000 EUR en concepto de salarios directos (clase de coste 420000), 3.600 EUR en concepto de piezas de recambio (clase de coste 404000), 400 EUR en concepto de material de oficina (clase de coste 476000) y 1.000 EUR en concepto de material de TI (clase de coste 476100). Grabe la información de planificación de clases de coste.

Tarea 2: Utilice la función de cálculo de coste unitario para crear un plan para los folletos de marketing del ejercicio en curso. Utilice la pantalla de planificación global para pasar al cálculo del coste unitario. 1.

Utilice el cálculo del coste unitario para planificar los costes anticipados de la publicación de los folletos de marketing para teléfonos móviles. Utilice la categoría Posición variable para las entradas. Es necesario solicitar 60 horas de impresión, a un precio de 50 EUR por hora. Planifique 2 días de servicios fotográficos a 1.000 EUR por día. Planifique ambas posiciones con la clase de coste 417000 (Servicios externos). Defina una fila de subtotal (categoría S) para los Servicios externos totales. También se necesita material de embalaje para los folletos. Planifique 5000 unidades de embalaje a 1 EUR cada una. Estos costes debe planificarse mediante la clase de coste de material de embalaje 405000. Cree una fila de totales (categoría S) para el Plan de cálculo del coste unitario total. Grabe el plan de órdenes.

2.

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Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación de los folletos de marketing correspondiente a todo el ejercicio.


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Solución 8: Planificación Tarea 1: Cree un plan para la orden de mantenimiento/reparación de PC mediante las funciones de planificación global y planificación de clases de costes. Utilice la planificación global para planificar los dos siguientes ejercicios. Utilice la planificación global para crear un plan detallado para el ejercicio en curso de las clases de coste. 1.

Con ayuda de la función de planificación global, planifique 50.000 EUR para todos los ejercicios, 16.000 EUR para el próximo ejercicio y 17.500 EUR para el siguiente ejercicio. Verifique y grabe el plan de órdenes. Atención: Debe tenerse en cuenta que el hecho de acceder al cálculo de coste unitario o a la planificación de clases de coste mediante la función de planificación global y seleccionar “Grabar” en las pantallas de cálculo de coste unitario o de planificación de clases de coste sólo garantiza una grabación temporal. Es necesario seleccionar Grabar en el nivel de planificación global para que se graben correctamente los planes de la orden. a)

SAP EasyAccess → Órdenes CO → Planificación → Total → Modificar Introduzca el número de la orden de reparación/mantenimiento de PC en el campo Orden. Seleccione Intro. Indique 50000 en el campo Total. Introduzca 16000 en el campo siguiente ejercicio. Introduzca 17500 en el campo siguiente ejercicio +1. Seleccione INTRO para ver la columna Total plan actualizada. Seleccione Verificar. Si no se han detectado errores, grabe el plan.

2.

Para el ejercicio en curso y la versión plan 0, utilice la pantalla de planificación global para planificar 10.000 EUR en concepto de salarios directos (clase de coste 420000), 3.600 EUR en concepto de piezas de recambio (clase de coste 404000), 400 EUR en concepto de material de oficina (clase de coste 476000) y 1.000 EUR en concepto de material de TI (clase de coste 476100).


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Grabe la información de planificación de clases de coste. a)

SAP EasyAccess → Órdenes CO → Planificación → Total → Modificar Coloque el cursor en el campo Plan del ejercicio en curso. Seleccione Detalles → Planif. detallada → Costes primarios. En la columna Costes plan totales, introduzca: - 10000 para la clase de coste 420000, Salarios directos. Utilice el pulsador “Posición…” para navegar con mayor rapidez. - 3600 para la clase de coste 404000, Piezas de recambio. - 400 para la clase de coste 476000, Material de oficina. - 1000 para la clase de coste 476100, Material de TI. Seleccione Grabar para grabar temporalmente el plan de clases de coste. Grabe el pan global.

Tarea 2: Utilice la función de cálculo de coste unitario para crear un plan para los folletos de marketing del ejercicio en curso. Utilice la pantalla de planificación global para pasar al cálculo del coste unitario. 1.

Utilice el cálculo del coste unitario para planificar los costes anticipados de la publicación de los folletos de marketing para teléfonos móviles. Utilice la categoría Posición variable para las entradas. Es necesario solicitar 60 horas de impresión, a un precio de 50 EUR por hora. Planifique 2 días de servicios fotográficos a 1.000 EUR por día. Planifique ambas posiciones con la clase de coste 417000 (Servicios externos). Defina una fila de subtotal (categoría S) para los Servicios externos totales. También se necesita material de embalaje para los folletos. Planifique 5000 unidades de embalaje a 1 EUR cada una. Estos costes debe planificarse mediante la clase de coste de material de embalaje 405000. Cree una fila de totales (categoría S) para el Plan de cálculo del coste unitario total. Grabe el plan de órdenes. a)

Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Continúa en la página siguiente

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Seleccione Intro. Asegúrese de que el cursor se halla en el campo del ejercicio actual. Seleccione Detalles → Cálculo del coste unitario. Confirme el mensaje emergente que contiene la variante de cálculo de coste PC02. Para la posición 1, introduzca: - V en la columna Categoría. - 60 en la columna Cantidad. - H en el campo Unidad de medida. - Servicios de impresión en la columna Descripción. - 50 en el campo Precio - total. - 417000 en el campo Clase de coste. Para la posición 2, introduzca: - V en la columna Categoría. - 2 en la columna Cantidad. - D (días) en el campo Unidad de medida. - Servicios fotográficos en la columna Descripción. - 1000 en el campo Precio - total. - 417000 en el campo Clase de coste. Para la posición 3, introduzca: - S en la columna Categoría. - Sitúe el cursor en el campo Fórmula. Haga doble clic en la línea o seleccione Insertar posición de totales. La fórmula ==(1:3) debe aparecer en la columna Fórmula. - Servicios externos totales en el campo Descripción. Para la posición 4, introduzca: - V en la columna Categoría. - 5000 en la columna Cantidad. - PC (piezas) en la columna Unidad de medida. - Embalaje en el campo Descripción. - 1 en el campo Precio - total. Continúa en la página siguiente

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- 405000 en la columna Clase de coste. Para la posición 5, introduzca: - S en la columna Categoría. - Sitúe el cursor en el campo Fórmula. Seleccione Insertar posición de totales. La fórmula ==(1:5) debe aparecer en la columna Fórmula. - Plan de cálculo de costes unitarios total en el campo Descripción. - Seleccione INTRO para visualizar los resultados en la columna Valor – Total. Seleccione Grabar para grabar temporalmente el plan de cálculo del coste unitario. Seleccione Grabar para grabar las modificaciones en el plan de órdenes. 2.

Abra el informe Órdenes: Real/Plan/Desviación de los folletos de marketing correspondiente a todo el ejercicio. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema de información → Informes de órdenes CO → Comparaciones plan/real → Órdenes: Real/Plan/Desviación Indique 1000 en el campo Sociedad CO. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Indique 1 en el campo Período De. Indique 12 en el campo Período A. Indique 0 en el campo Versión plan. Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo “o valor(es)”. Seleccione Ejecutar.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Describir los diferentes métodos de planificación • Explicar el perfil plan • Realizar la planificación global y detallada en la orden CO • Enumerar las opciones de la planificación automática • Diferenciar entre las órdenes y las órdenes no integradas en el plan

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Lección: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad Resumen de la lección En esta sección aprenderá a crear un presupuesto para una orden CO y se familiarizará con el perfil de presupuesto. Se explica cómo configurar el control de disponibilidad y se analizan los efectos que tiene en las órdenes. Aprenderá a transferir un presupuesto y el funcionamiento de la presupuestación con las diferentes monedas.


Configurar los perfiles de presupuestación Introducir presupuestos en órdenes de gastos generales Configurar el control de disponibilidad Entender los resultados de la presupuestación y el control de disponibilidad Transferir los presupuestos al siguiente ejercicio

Ejemplo empresarial Se recomienda revisar las opciones del sistema relativas a la presupuestación y al control de disponibilidad y que se propongan recomendaciones sobre su uso en IDES.

Gráfico 48: Gestión de presupuestos

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Lección: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad

El sistema reconoce las siguientes clases de presupuesto: • •

•

El presupuesto original es el presupuesto asignado inicialmente. Las actualizaciones de presupuesto para las órdenes incluyen suplementos y devoluciones que se utilizan cuando eventos imprevistos y requisitos adicionales obligan a efectuar correcciones en el presupuesto original. El presupuesto actual incluye el presupuesto original y todas las actualizaciones de presupuesto.

Además de las funciones de actualización de presupuesto, también se pueden efectuar modificaciones en el presupuesto original. Es posible congelar el presupuesto original mediante la gestión de status. A tal efecto se debe crear un status de usuario que prohíba la operación de presupuestación pero que permita realizar suplementos y devoluciones. Al crear o actualizar el presupuesto, el sistema documenta la operación en una partida individual. Se pueden visualizar las partidas individuales del presupuesto. También puede introducir texto en las partidas individuales para indicar información adicional para la presupuestación. A fin de crear un presupuesto para una orden, se deberá definir un perfil de presupuesto y asignarlo a la clase de orden. Dicho perfil define los parámetros de la presupuestación. En el Customizing, deberá definirse un rango de números para los documentos de presupuesto. Para ello, utilice el rango de números 04. Al grabar el presupuesto, el sistema verifica que el total de los valores anuales corresponde al valor total de la orden.

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Gráfico 49: Perfil de presupuestación

A fin de crear un presupuesto para una orden, se deberá definir un perfil de presupuesto y asignarlo a la clase de orden. Dicho perfil define los parámetros de la presupuestación. En el Customizing, deberá definirse un rango de números para los documentos de presupuesto. Para ello, utilice el rango de números 04. En el perfil, se puede especificar si el control de disponibilidad no se puede activar o si se activa manualmente mediante una función del menú de módulos o durante la presupuestación. La disponibilidad de fondos se puede verificar mediante un valor presupuestado anual o total.

Gráfico 50: Control de disponibilidad

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Algunas operaciones comerciales provocan la contabilización de costes reales y comprometidos en la orden. Los comprometidos representan obligaciones que conducen a costes reales mediante eventos empresariales posteriores. Un pedido de compras, por ejemplo, puede dar lugar a un comprometido en la Contabilidad de gestión que posteriormente se reduce con las mercancías y la recepción de facturas. Los costes reales y los comprometidos son fondos imputados a una orden, por lo que pueden verificarse en relación al presupuesto mediante el control de disponibilidad. En el Customizing, se define el modo operativo del control de disponibilidad para las clases de coste: • • • • •

¿Está activado el control de disponibilidad? ¿A qué operaciones se podrá aplicar el control de disponibilidad? ¿Cuáles son los límites de tolerancia? ¿Qué acción se iniciará cuando se excedan los límites de tolerancia? ¿Deberán estar exentas del control de disponibilidad determinadas clases de coste?

Gráfico 51: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad

Las tolerancias sirven para definir el modo en que el sistema responderá a un determinado grado de exceso presupuestario. En nuestro ejemplo, si se supera el presupuesto en un 5% (105%), el sistema generará una advertencia y automáticamente enviará un mensaje a la persona responsable del presupuesto. Si el presupuesto se supera en un 15% (115%), se mostrará un mensaje de error. El documento que provoca el problema deja de poder contabilizarse. Los niveles de

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tolerancia para los presupuestos se definen en el perfil de presupuesto según los grupos de operaciones. Pueden configurarse diferentes niveles de tolerancia para cada uno de los grupos de operaciones. Al seleccionar la acción Advertencia y mail, deberá especificarse un responsable de presupuesto en el Customizing. Si no se introduce ningún responsable, el sistema generará un mensaje de error. Se puede establecer un responsable de presupuesto para cada clase de orden y de objeto. Si se define más de un responsable, se enviará un mail a cada uno de ellos. En el gráfico anterior, por ejemplo, Peter Miller recibirá un mail relativo a cualquier desviación que se produzca sobre la clase de orden 0100 y clase de objeto OCOST.

Gráfico 52: Arrastre de presupuesto

Los fondos no utilizados se pueden transferir al siguiente ejercicio mediante la función de arrastre de presupuesto. El Sistema SAP R/3 arrastrará la diferencia entre los importes presupuestados y los reales para el ejercicio especificado. No se pueden arrastrar ni los presupuestos de las órdenes que tienen un status de sistema Completo o que están marcados para borrado, ni los importes de presupuesto negativos. La ejecución de arrastre se puede procesar más de una vez durante el ejercicio. Cada ejecución del programa traslada el presupuesto no procesado previamente. También se pueden devolver fondos al ejercicio “antiguo”, hasta el importe de presupuesto realmente arrastrado. Para ejecutar el programa de arrastre, se introduce el ejercicio del presupuesto a arrastrar y una variante de selección que especifica las órdenes que se incluirán. La variante de selección deberá actualizarse en el Customizing. Los comprometidos no se reflejan en el cálculo de fondos no utilizados. Por tanto, antes de arrastrar el presupuesto, deberán arrastrarse los comprometidos.

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Gráfico 53: Presupuestación y control de disponibilidad en monedas distintas

Las sedes de empresas multinacionales pueden requerir una presupuestación en diferentes monedas. A partir del release 4.0, se pueden seleccionar diferentes monedas para el presupuesto. Todas las posiciones del presupuesto se convierten y graban automáticamente en la moneda de sociedad CO y en la moneda de objeto. Si se selecciona la presupuestación en la moneda de sociedad CO, todas las posiciones del presupuesto se introducen en la moneda de sociedad CO. Si se selecciona la presupuestación en la moneda de objeto, se puede introducir el presupuesto en esta moneda para cada objeto. La moneda de objeto se almacena en el registro maestro del objeto. Al efectuar la presupuestación en una moneda de libre definición, se puede seleccionar para cada transacción de presupuestación, la moneda en que ésta deberá introducirse. En el perfil de presupuesto de la clase de orden o el perfil de proyecto deberá especificarse la moneda en que se pueden introducir las posiciones de presupuesto relativas a la orden o al proyecto. En R/3 Enterprise y versiones posteriores, la función de control de disponibilidad ya no se ejecuta en la moneda de la sociedad CO sino en la moneda del objeto. De esta forma se eliminan las fluctuaciones de tipo de cambio.

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Ejercicio 9: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Presupuestar una orden de gastos generales • Establecer un control de disponibilidad • Verificar la función de control de disponibilidad

Ejemplo empresarial Se debe crear un presupuesto para la orden de folletos de marketing. El importe debe supervisarse mediante las funciones de control de disponibilidad; es decir, todos y cada uno de los cargos realizados en la orden se deberían verificar con relación al presupuesto. La mayor parte de la configuración del control de disponibilidad se ha finalizado para la orden mediante el perfil de presupuesto asignado a la clase de orden. Sin embargo, dado que usted es el responsable del presupuesto, necesita introducirlo en el sistema para que éste pueda informarle de cualquier irregularidad que detecte. Cuando termine de realizar la configuración necesaria para el control de disponibilidad, verifique los parámetros contabilizando en la cuenta de mayor las posiciones que superan los límites de tolerancia.


En la clase de orden MA## actual, cree una nueva orden para agrupar los costes de la campaña de marketing de teléfonos móviles. El texto breve de la orden será “Campaña de marketing de teléfonos móviles##”. Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1402. Libere la orden.


Asigne a la campaña de marketing un presupuesto de 10.000 EUR para el ejercicio actual. Grabe el presupuesto. Continúa en la página siguiente

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Tarea 3: En el Customizing, revise el control de disponibilidad de la clase de orden (MA##) de la campaña de marketing y complete la configuración. 1.

¿Qué perfil de presupuesto se ha asignado a la clase de orden? ___________________________________________

2.

¿Cuáles son los límites de tolerancia configurados para este perfil de presupuesto en la sociedad CO 1000? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________

3.

Introdúzcase a sí mismo como responsable de presupuesto para la clase de orden MA## en la sociedad 1000 y clase de objeto OCOST. Utilice el ID de usuario (AC415-##)

Tarea 4: Contabilice los costes de la campaña de marketing para verificar las funciones de control de disponibilidad. 1.

Verifique los límites de tolerancia realizando el cargo de contabilizaciones en cuentas de mayor en la orden para que todos los escenarios de advertencia que se hayan configurado en el sistema aparezcan uno detrás de otro. (Advertencia, advertencia por correo, correo y mensaje de error) El correo pertinente se encuentra en el menú SAP Easy Access, en Oficina → Puesto de trabajo.

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Solución 9: Concepto de presupuestación y control de disponibilidad Tarea 1: Lleve a cabo la siguiente tarea: 1.

En la clase de orden MA## actual, cree una nueva orden para agrupar los costes de la campaña de marketing de teléfonos móviles. El texto breve de la orden será “Campaña de marketing de teléfonos móviles##”. Asigne la orden a la sociedad 1000, división 9900 y al centro de beneficio 1402. Libere la orden. a)

SAP Easy Access → Datos maestros → Gestor órdenes → Datos maestros → Crear Introduzca MA## en el campo Clase de orden. Seleccione Datos maestros. Introduzca “Campaña de marketing de teléfonos móviles ##” en el campo Texto breve. Indique 1000 en el campo Sociedad. Indique 9900 en el campo División. Indique 1402 en el campo Centro de beneficio. Libere la orden. Grabe la orden. Anote el número de orden.


Asigne a la campaña de marketing un presupuesto de 10.000 EUR para el ejercicio actual.


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Grabe el presupuesto. a)

SAP Easy Access → Órdenes CO → Presupuestación → Presup. original → Modificar Introduzca el número de orden de la campaña de marketing en el campo Orden. Seleccione Intro. Indique 10000 en la columna Presupuesto inicial de la orden para Total y Ejercicio en curso. Seleccione Grabar.

Tarea 3: En el Customizing, revise el control de disponibilidad de la clase de orden (MA##) de la campaña de marketing y complete la configuración. 1.

¿Qué perfil de presupuesto se ha asignado a la clase de orden? ___________________________________________ a)

IMG → Controlling → Órdenes CO → Presupuestación y control de disponibilidad → Actualizar perfiles de presupuesto Seleccione Actualizar perfiles de presupuesto en clases de órdenes. Avance hasta la clase de orden MA##. El perfil de presupuesto asignado a la clase de orden MA## debería ser 000001. Una vez que haya verificado las entradas, vuelva a la pantalla IMG de referencia SAP.

2.

¿Cuáles son los límites de tolerancia configurados para este perfil de presupuesto en la sociedad CO 1000? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________


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___________________________________________________ a)

IMG → Controlling → Órdenes CO → Presupuestación y control de disponibilidad → Especificar límites de tolerancia p.control de disponibilidad Para la sociedad CO 1000 y el perfil de presupuesto 000001 se visualiza un mensaje de advertencia cuando las operaciones relacionadas con una orden ascienden al 95% del presupuesto. Si las operaciones comerciales realizadas con relación a la orden superan el 195% del presupuesto, se enviará un mensaje de advertencia al responsable de presupuesto. Si el presupuesto se supera en un 115%, se bloqueará la operación comercial y se visualizará un mensaje de error en el que se explica el motivo que impide la ejecución de la operación. Una vez revisado, vuelva a la pantalla de IMG referencia de SAP.

3.

Introdúzcase a sí mismo como responsable de presupuesto para la clase de orden MA## en la sociedad 1000 y clase de objeto OCOST. Utilice el ID de usuario (AC415-##) a)

IMG → Controlling → Órdenes CO → Presupuestación y control de disponibilidad → Actualizar responsables de presupuesto Seleccione Tratar → Entradas nuevas. Indique 1000 en el campo COAr (sociedad CO). Introduzca MA## en el campo Clase de orden. Introduzca OCOST en el campo Cl.obj. Introduzca su ID de usuario en el campo Nombre del usuario. Seleccione Grabar.

Tarea 4: Contabilice los costes de la campaña de marketing para verificar las funciones de control de disponibilidad. 1.

Verifique los límites de tolerancia realizando el cargo de contabilizaciones en cuentas de mayor en la orden para que todos los escenarios de advertencia que se hayan configurado en el sistema aparezcan uno detrás de otro. (Advertencia, advertencia por correo, correo y mensaje de error) El correo pertinente se encuentra en el menú SAP Easy Access, en Oficina → Puesto de trabajo. a)

Menú SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento cuenta de mayor Continúa en la página siguiente

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Introduzca la fecha de hoy en el campo Fecha de documento. Indique 420000 en el campo Cuenta. Introduzca Cargo en el campo D/H. Introduzca 9501 EUR en el campo Importe moneda doc.. Introduzca el número de la orden de la campaña de marketing en el campo Orden. Indique 113100 en el campo Cuenta. Introduzca Abono en el campo D/H. Introduzca * en el campo Importe moneda doc.. Seleccione Intro. Seleccione Grabar. Consejo: Escriba el mensaje de advertencia del presupuesto. Seleccione Intro para confirmar el mensaje de advertencia. Tenga en cuenta que la operación se contabiliza después de haber confirmado el mensaje de error. Permanezca en la pantalla Registrar documento cuenta de mayor para el siguiente ejercicio. Repita el procedimiento de nuevo, pero esta vez contabilice 1.000 EUR adicionales a la orden mediante cualquier clase de coste. Consejo: Escriba el nuevo mensaje de advertencia del presupuesto. Seleccione Intro para borrar el mensaje de advertencia sobre el presupuesto. Menú SAP Easy Access → Oficina → Puesto de trabajo → Entrada Haga doble clic en los mensajes no leídos de la entrada. Haga doble clic en el mensaje de correo electrónico acerca de la orden. Ahora intente contabilizar otros 1.000 EUR en la orden con cualquier clase de coste. Si la configuración del control de disponibilidad es correcta, se visualizará un mensaje de error explicando que se han bloqueado todas las contabilizaciones para este objeto.

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Ejercicio 10: Ejercicios opcionales Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear una liquidación plan • Leer la documentación sobre los valores estadísticos de planificación y las órdenes integradas en el plan

Ejemplo empresarial Intente liquidar las órdenes de folletos de reparación/mantenimiento de PC y de marketing para observar la diferencia entre las órdenes integradas en el plan y las que no lo están. Antes de liquidar la orden de reparación/mantenimiento de PC es preciso crear una norma para la liquidación plan mediante la cual se imputen los costes a los centros de coste Administración y Finanzas. Las órdenes integradas en el plan ofrecen más información sobre los valores estadísticos de planificación y los beneficios que reporta la planificación mediante órdenes integradas en el plan.

Tarea 1: Lleve a cabo una liquidación plan de los costes correspondientes a las órdenes de reparación/mantenimiento de PC y de los folletos de marketing. 1.

Introduzca una norma de liquidación plan periódica para la orden de mantenimiento/reparación de PC. Liquide el 50% de los costes en el centro de coste Administración y Finanzas (2100), un 25% en Recursos humanos (2200) y otro 25% en Compras (2300). Grabe la orden.

2.

Realice una liquidación plan de la orden de reparación/mantenimiento de PC para el período actual y la versión plan 0. Ejecute la liquidación en modo de test. Si no se detectan errores, vuélvala a procesar en modo productivo.

3.

Compruebe el saldo de la orden de reparación/mantenimiento de PC. En el sistema de información, active el resumen de planificación del período actual y la versión plan 0.

4.

Realice una liquidación plan de la orden de folletos de marketing para el período actual y la versión plan 0. Ejecute la liquidación en modo de test. ¿Cuál es el resultado y por qué se obtiene? _________________________________________________ Continúa en la página siguiente

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Tarea 2: Utilice la ayuda online para revisar la documentación relacionada con la planificación.

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1.

Lea la documentación sobre los valores estadísticos de planificación.

2.

Lea la documentación sobre órdenes integradas en el plan.


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Solución 10: Ejercicios opcionales Tarea 1: Lleve a cabo una liquidación plan de los costes correspondientes a las órdenes de reparación/mantenimiento de PC y de los folletos de marketing. 1.

Introduzca una norma de liquidación plan periódica para la orden de mantenimiento/reparación de PC. Liquide el 50% de los costes en el centro de coste Administración y Finanzas (2100), un 25% en Recursos humanos (2200) y otro 25% en Compras (2300).


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Grabe la orden. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Datos maestros → Funciones especiales → Orden → Modificar Introduzca el número de la orden de mantenimiento/reparación de PC en el campo Orden. Seleccione Norma de liquidación. Seleccione Liquidación plan. Haga doble clic en versión 0. En la primera línea, indique: - CEC en el campo TI. - 2100 en el campo Receptor de liquidación. - 50 en el campo %. - PER en el campo Clase de liquidación. En la segunda línea, indique: - CEC en el campo TI. - 2200 en el campo Receptor de liquidación. - 25 en el campo %. - PER en el campo Clase de liquidación. En la tercera línea, indique: - CEC en el campo TI. - 2300 en el campo Receptor de liquidación. - 25 en el campo %. - PER en el campo Clase de liquidación. Seleccione Verificar. Seleccione Continuar para borrar el mensaje de información. En caso de no detectar errores, seleccione Grabar.

2.

Realice una liquidación plan de la orden de reparación/mantenimiento de PC para el período actual y la versión plan 0. Ejecute la liquidación en modo de test.


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Si no se detectan errores, vuélvala a procesar en modo productivo. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Planificación → Imputación → Liquidación → Procesamiento individual Introduzca el número de la orden de mantenimiento/reparación de PC en el campo Orden. Indique 0 en el campo Versión. Indique período 1 en el campo Período. Indique período 12 en el campo A. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Marque el cuadro Ejecución de test. Seleccione Ejecutar. En caso de no detectar errores, vuelva a la pantalla Liquidación plan: Órdenes CO. Desactive el cuadro Ejecución de test. Seleccione Ejecutar.

3.

Compruebe el saldo de la orden de reparación/mantenimiento de PC. En el sistema de información, active el resumen de planificación del período actual y la versión plan 0. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema info → Informes de órdenes CO → Informes planif. → Orden: Resumen de planificación Introduzca el número de la orden de mantenimiento/reparación de PC en el campo Orden. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Introduzca el período actual en el campo Período. Introduzca el período actual en el campo A. Indique 0 en el campo Versión. Seleccione Ejecutar. El saldo debería ser cero.

4.

Realice una liquidación plan de la orden de folletos de marketing para el período actual y la versión plan 0. Ejecute la liquidación en modo de test. ¿Cuál es el resultado y por qué se obtiene?


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_________________________________________________ a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Planificación → Imputación → Liquidación → Procesamiento individual Introduzca el número de la orden de folletos de marketing en el campo Orden. Indique 0 en el campo Versión. Introduzca el período actual en el campo Período. Introduzca el período actual en el campo A. Introduzca el ejercicio actual en el campo Ejercicio. Marque el cuadro Ejecución de test. Seleccione Ejecutar. La liquidación plan no puede procesarse. La orden no está integrada en el plan. Por lo tanto, los costes plan no pueden abonarse en los centros de coste seleccionados.

Tarea 2: Utilice la ayuda online para revisar la documentación relacionada con la planificación. 1.

Lea la documentación sobre los valores estadísticos de planificación. a)

2.

Lea la documentación sobre órdenes integradas en el plan. a)

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Menú SAP Easy Access → Ayuda → Biblioteca SAP → Componente central SAP ERP → Finanzas → Controlling (CO) → Órdenes CO → Planif. → Planif. manual → Valores estadísticos planif. Menú SAP Easy Access → Ayuda → Biblioteca SAP → Componente central SAP ERP → Finanzas → Controlling (CO) → Órdenes CO → Planif. → Planif. integrada de órdenes CO


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Resumen de la lección Ahora podrá: • Configurar los perfiles de presupuestación • Introducir presupuestos en órdenes de gastos generales • Configurar el control de disponibilidad • Entender los resultados de la presupuestación y el control de disponibilidad • Transferir los presupuestos al siguiente ejercicio

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Describir los diferentes métodos de planificación • Explicar el perfil plan • Realizar la planificación global y detallada en la orden CO • Enumerar las opciones de la planificación automática • Diferenciar entre las órdenes y las órdenes no integradas en el plan • Configurar los perfiles de presupuestación • Introducir presupuestos en órdenes de gastos generales • Configurar el control de disponibilidad • Entender los resultados de la presupuestación y el control de disponibilidad • Transferir los presupuestos al siguiente ejercicio

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Capítulo 6 Integración de órdenes e informes de integración Resumen del capítulo Se describe el concepto de la integración de órdenes y los parámetros relacionados. Los participantes aprenden a navegar por los informes de integración.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •

Integrar datos de órdenes Abrir informes de integración relevantes Analizar los resultados de la integración Describir el concepto y la parametrización de la integración de órdenes Navegar por los informes de integración

Contenido del capítulo Lección: Datos maestros e integración de órdenes ........................158 Ejercicio 11: Integración de órdenes .....................................161 Lección: Informe de integración ..............................................165 Ejercicio 12: Informe de integración .....................................167

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Capítulo 6: Integración de órdenes e informes de integración

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Lección: Datos maestros e integración de órdenes Resumen de la lección


Integrar datos de órdenes Abrir informes de integración relevantes Analizar los resultados de la integración

Ejemplo empresarial

Gráfico 54: Datos maestros e integración de órdenes

Para obtener un sistema de Controlling eficiente, a menudo es necesario agrupar las órdenes de propiedades similares y analizarlas como un grupo. Se pueden utilizar las propiedades de integración para crear registros de totales. Se pueden ejecutar informes de integración para dichos valores con mayor rapidez que si se utilizan registros de totales de las órdenes seleccionadas. Si tiene una gran cantidad de órdenes se deberá utilizar la integración de órdenes. Es posible especificar la estructura del análisis mediante la definición de una jerarquía. Cada nivel de la jerarquía se representa mediante una característica. Recuerde que la sociedad CO siempre es el primer nivel de la jerarquía.

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Lección: Datos maestros e integración de órdenes

Se pueden integrar tanto los costes (costes plan, costes reales, datos de análisis de resultados) y cantidades (cantidades de entrada y de salida). La definición de una jerarquía de integración determina los campos que se utilizan en la integración y los objetos que se integran. Los niveles de la jerarquía de integración se crean mediante los campos de datos maestros. Los campos de datos maestros disponibles vienen predefinidos en el sistema.

Gráfico 55: Órdenes: Datos maestros - Layout

Los campos de los datos maestros se distribuyen entre nueve marcos de grupo predefinidos. Los campos de los marcos de grupo pueden visualizarse u ocultarse y definirse como campos de entrada "Obligatorios" u "Opcionales". El campo de marco “Datos generales” se halla en los datos maestros de la orden. Consta de 10 campos y su contenido es meramente informativo y no tiene ningún efecto en las funciones de la orden. Es posible introducir información en estos campos para agilizar el proceso de clasificación de la orden. También se pueden utilizar estos campos para la integración. Por ejemplo, se pueden utilizar estos campos para seleccionar órdenes. Sin embargo, es preciso tener en cuenta que el sistema no verifica si las entradas de dichos campos son válidas ni coherentes. A partir del release 4.5 es posible realizar la integración directamente mediante los datos maestros de la orden, sin necesidad de clasificar primero las órdenes. SAP también ofrece un programa de conversión que permite modificar desde la clasificación de órdenes con características libres a los campos de datos maestros definidos por el usuario.

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Ejercicio 11: Integración de órdenes Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar la integración de órdenes • Ejecutar una integración con una regla de excepción

Ejemplo empresarial Dado que el grupo IDES utiliza tantas órdenes de gastos generales, abrir informes suele llevar demasiado tiempo. Se desea agilizar el proceso de acceso a los informes mediante las funciones de integración.

Tarea: Cree una integración que genere informes sobre la sociedad CO, la sociedad y la clase de orden. 1.

Defina una jerarquía CO##. Introduzca “jerarquía ## para órdenes CO solamente” como descripción. Especifique en el ámbito de datos (clases de objeto) que sólo se desea integrar órdenes CO.

2.

Acepte las opciones correspondientes a Volumen de datos (registros de totales). Los presupuestos y los planes de estructura se integran por valores totales, valores anuales, cálculos de desviaciones/periodificaciones, costes primarios y secundarios.

3.

Defina ahora los tres niveles jerárquicos. El primer nivel del informe de integración debería ser la sociedad CO, el segundo, la sociedad y el tercero, la clase de orden.

4.

Defina una regla de excepción (E##) mediante la norma Desviación de coste frente a plan en porcentaje (mediante la Ayuda F4). Para el campo rojo Umbral, introduzca 40% y para el campo amarillo Umbral, indique 30%. Grabe los valores introducidos.

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Solución 11: Integración de órdenes Tarea: Cree una integración que genere informes sobre la sociedad CO, la sociedad y la clase de orden. 1.

Defina una jerarquía CO##. Introduzca “jerarquía ## para órdenes CO solamente” como descripción. Especifique en el ámbito de datos (clases de objeto) que sólo se desea integrar órdenes CO. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Sistema info → Integración → Actualizar jerarquía de integración Seleccione Entradas nuevas. Indique CO## en el campo Jerarquía. Introduzca “jerarquía ## para órdenes CO solamente” como descripción. Seleccione Grabar. Haga doble clic en Volumen de datos (clases de objeto). En la línea Órdenes CO, verifique la casilla Integrar.

2.

Acepte las opciones correspondientes a Volumen de datos (registros de totales). Los presupuestos y los planes de estructura se integran por valores totales, valores anuales, cálculos de desviaciones/periodificaciones, costes primarios y secundarios. a)

Haga doble clic en Volumen de datos (tablas de registros totales). No modifique la opción de la columna “No integrar”.

3.

Defina ahora los tres niveles jerárquicos.


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El primer nivel del informe de integración debería ser la sociedad CO, el segundo, la sociedad y el tercero, la clase de orden. a)

Haga doble clic en Niveles jerárquicos. Seleccione Entradas nuevas. Efectúe las siguientes entradas:“” Jerarquía

Nivel

Campo Jerarquía

CO##

2

BUKRS (para sociedad)

CO##

3

AUART (para clase de orden)

Seleccione Grabar. 4.

Defina una regla de excepción (E##) mediante la norma Desviación de coste frente a plan en porcentaje (mediante la Ayuda F4). Para el campo rojo Umbral, introduzca 40% y para el campo amarillo Umbral, indique 30%. Grabe los valores introducidos. a)

IMG de referencia SAP → Controlling → Órdenes CO → Sistema info → Integración → Definir reglas de excepción Seleccione Entradas nuevas. En el campo Número de norma introduzca: E##. Abra la función de posibles entradas en el campo Norma (F4). Seleccione Desviación de coste frente a plan en porcentaje. En el campo Porcentaje / Umbral rojo, introduzca: 40. En el campo Porcentaje / Umbral amarillo, introduzca: 30. Seleccione Grabar.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Integrar datos de órdenes • Abrir informes de integración relevantes • Analizar los resultados de la integración

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Lección: Informe de integración

Lección: Informe de integración Resumen de la lección Para obtener un sistema de Controlling eficiente, a menudo es necesario agrupar las órdenes de propiedades similares y analizarlas como un grupo. Aprenderá a definir la jerarquía de integración y a ejecutar una integración.


Describir el concepto y la parametrización de la integración de órdenes Navegar por los informes de integración

Ejemplo empresarial Con el fin de utilizar eficazmente los informes, especialmente en relación al rendimiento, se desea instalar la integración de órdenes.

Gráfico 56: Informe de integración

Durante la ejecución de la integración el sistema selecciona, para cada nivel de la jerarquía, las órdenes que concuerdan con las características especificadas y computa un total para las órdenes situadas por debajo de ese nivel. Los valores totales se registran para cada grupo de jerarquía en un objeto de integración. Es posible programar un proceso de fondo para la ejecución de la integración o utilizar un proceso paralelo si el número de órdenes en la jerarquía es elevado.

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El sistema de información incluye informes especiales para los objetos de integración de órdenes CO. El informe de integración puede utilizarse para navegar por todas las órdenes (todas las clases de órdenes) para todas las sociedades de una sociedad CO concreta. En los niveles seleccionados también es posible utilizar otro informe para mostrar los datos del nivel en cuestión con otro formato. Tenga en cuenta que si la orden se crea y contabiliza con posterioridad a la ejecución de la integración, no aparecerá en la jerarquía. En este caso es preciso volver a realizar la integración.

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Ejercicio 12: Informe de integración Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Visualizar un informe de integración

Ejemplo empresarial Se desean analizar los resultados de la integración en un informe de integración.


Realice la ejecución de integración del ejercicio en curso del período 1 al mes en curso. Para hacerlo, active la regla de excepción (E##) definida en el ejercicio anterior. Lleve a cabo la ejecución de integración online.


Visualice los datos integrados de la jerarquía CO## del ejercicio en curso del período 1 al mes en curso. Hágalo en el informe Objeto de integración: Real/Plan/Desviación mediante el icono “Resumen” . En la integración, vaya a la vista Costes plan/real. Navegue hasta la clase de orden (MA##). Seleccione una de las órdenes y navegue hasta los objetos individuales que contenga. Una vez hecha la selección, ejecute uno de los informes disponibles. Genere el informe del período 1 al mes en curso.

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Solución 12: Informe de integración Tarea 1: Lleve a cabo la siguiente tarea: 1.

Realice la ejecución de integración del ejercicio en curso del período 1 al mes en curso. Para hacerlo, active la regla de excepción (E##) definida en el ejercicio anterior. Lleve a cabo la ejecución de integración online. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema info → Herramientas → Integración Indique CO## en el campo Jerarquía. En el campo Desde ejercicio, introduzca el año en curso. En el campo A ejercicio, introduzca el año en curso. En el campo Período De, introduzca 1. En el campo Período A, introduzca el mes en curso. Desactive la casilla Ejecución en proceso de fondo. Seleccione Detalles → Excepción → Definir regla. Haga doble clic en E##. Seleccione Ejecutar. Seleccione Copiar. Seleccione Continuar. Confirme el mensaje emergente.


Visualice los datos integrados de la jerarquía CO## del ejercicio en curso del período 1 al mes en curso. Hágalo en el informe Objeto de integración: Real/Plan/Desviación mediante el icono “Resumen” . En la integración, vaya a la vista Costes plan/real. Navegue hasta la clase de orden (MA##). Seleccione una de las órdenes y navegue hasta los objetos individuales que contenga. Continúa en la página siguiente

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Una vez hecha la selección, ejecute uno de los informes disponibles. Genere el informe del período 1 al mes en curso. a)

Menú SAP Easy Access → Órdenes CO → Sistema info → Informes de órdenes CO → Informes de integración → Objeto de integración: Real/Plan/Desviación Indique CO## en el campo Jerarquía. Haga clic en Limitado. En el campo Período De, introduzca 1. En el campo Período A, introduzca el mes en curso. Haga clic en el icono Resumen. Seleccione Pasar a → Costes plan/real. Desglose el nodo de la sociedad 1000. Coloque el cursor en la clase de orden MA##. Seleccione el botón Objetos individuales. Haga doble clic en la orden de folletos de marketing.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Describir el concepto y la parametrización de la integración de órdenes • Navegar por los informes de integración

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Integrar datos de órdenes • Abrir informes de integración relevantes • Analizar los resultados de la integración • Describir el concepto y la parametrización de la integración de órdenes • Navegar por los informes de integración

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Resumen del curso

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Resumen del curso Ahora podrá: • • • • • •

Describir y actualizar los datos maestros de órdenes CO y la información relacionada Identificar el origen de las contabilizaciones de órdenes CO y procesar las operaciones relacionadas Describir, utilizar y configurar las funciones de operaciones periódicas Tratar la planificación de órdenes CO y las opciones de entrada de datos plan Integrar y analizar la información de órdenes CO mediante informes Definir tipos de órdenes especiales

Más información Cursos siguientes recomendados •

AC412 - Contabilidad de centros de coste: Funciones ampliadas

• • • •

AC505 - Planificación de costes del producto AC605 - Cuenta de resultados AC610 - Contabilidad de centros de beneficio AC690 - Schedule Manager

Actividades siguientes recomendadas • • • •

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Realizar los ejercicios Utilizar los datos IDES de sus propios datos Leer la documentación online Leer la documentación IMG Leer las infos de release


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Apéndice 1 Anexo

Gráfico 57: Comparación de objetos de costes e ingresos (1)

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Apéndice 1: Anexo

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Apéndice 1: Anexo

Gráfico 60: Ventajas de utilizar IM

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Apéndice 1: Anexo

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Feedback SAP AG ha tomado todas las medidas posibles en la preparación de este curso para asegurar la exactitud de los contenidos del mismo así como que esté completo. Si tiene algunas correcciones o sugerencias para mejorarlo, anótelas en los espacios previstos para este fin en la evaluación del curso.

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SAP Ordenes de Gastos

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