Metroproyectos Manual de Operaciones RECURSOS HUMANOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN SOBRE EL MANUAL DE OPERACIONES
El presente manual contiene información general de la empresa, desde la estrategia definida, la cual se compone de elementos como, visión, misión, valores, principios y un sistema empresarial que muestra la forma en la que los recursos son transformados para lograr los objetivos corporativos, los cuales también se integran en el documento. Asimismo, se muestra la estructura organizacional de la empresa para que cada colaborador se identifique con la misma y sepa con que áreas o departamentos se interrelacionará. Se muestra también, información específica de la actividad staff de Recursos Humanos, la cual pertenece a la Gerencia Administrativa, perfiles de puestos del área, la interacción entre los mismos, las macroactividades que realiza el departamento y los pasos que éstas contienen.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA CORPORACIÓN Perfil Corporativo Corporación Megainversiones es un grupo empresarial guatemalteco con más de 20 años de experiencia en el desarrollo y comercialización de proyectos inmobiliarios. La empresa desarrolladora de inmuebles que pertenece a Corporación MegaInversiones es "MetroProyectos", de la cual tú formas parte. La línea de negocio principal de la empresa, la componen los centros comerciales, los cuales están posicionados en la mente del consumidor y han logrado que la empresa sea rentable desde el inicio de la misma. Dentro de las características de la empresa se encuentran: •
Especialización en proyectos comerciales de alto tráfico y rendimiento.
•
Sólida imagen, reputación en el medio y capacidad financiera.
•
Acceso y disponibilidad de excelentes puntos físicos y ubicaciones para desarrollos residenciales, comerciales e industriales.
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La empresa brinda a su cliente directo, los mejores precios de renta en el mercado, además de garantizarle un alto tráfico de consumidores finales. A través de los años el nivel de participación de MetroProyectos en el mercado guatemalteco ha aumentado significativamente. Además es una empresa que se encuentra en proceso de crecimiento y desarrollo, por lo cual la ampliación de la estructura organizacional ha sido necesaria.
ESTRATEGIA Misión de la empresa “Somos una empresa que desarrolla puntos inteligentes comerciales dentro de una ruta estratégica, con un equipo comprometido y facultado que trabaja para nuestros inversionistas, generándoles mayor rentabilidad; para nuestros clientes, agregándoles valor y satisfaciendo las necesidades de nuestros visitantes”
Visión de la empresa “Ser la principal y mayor red de puntos inteligentes comerciales a nivel centroamericano enfocados en el segmento de las grandes mayorías”
Principios Corporativos Eficiencia Alcanzar la excelencia, mejorando todos los días. Es un proceso progresivo en el que no puede haber retrocesos personales ni organizacionales.
Maximización de Recursos Aprovechar óptimamente los recursos físicos, intangibles y humanos que poseemos y comenzar a utilizar aquellos que permanecen ociosos o subutilizados. Minimizar los costos de operaciones en todo sentido.
Orientación a Resultados Fijar metas desafiantes que en conjunto logren alcanzar la visión de la empresa. Formar un plan de acción detallado y cumplir con cada una de las responsabilidades definidas para conseguir los resultados deseados.
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Trabajo en Equipo Integrar el equipo humano y mantener contacto permanente con este. Apoyarse en las fortalezas de los demás y brindar ayuda con las habilidades propias.
Perfección en Detalles Planificar y ejecutar minuciosamente cada elemento de las actividades definidas. Revisar todas las posibilidades antes de tomar una decisión. Los detalles más pequeños son la base de nuestros resultados.
Valores Corporativos Lealtad Serle fiel al puesto de trabajo, departamento y organización al cumplir perfectamente con las responsabilidades aún en circunstancias cambiantes. Identificarse con la empresa de tal forma que podamos defenderla en toda circunstancia.
Compromiso Factor clave para el éxito personal y corporativo. Comprometerse de la forma necesaria para conseguir los objetivos. Trabajar porque tenemos un compromiso mayor.
Integridad La integridad es la fortaleza del espíritu que nos hace permanecer fieles a nuestros principios. Obrar con rectitud, poner en práctica las ideas correctas para dar el ejemplo a los demás.
Perseverancia Mantenerse firme y ser constante en nuestras actividades diarias, sin bajar el ritmo. Estar dispuesto a luchar por las ideas, sin temor ni deseos de parar o rendirse.
Eficiencia Lograr las metas propuestas con el nivel de calidad deseado al menor costo posible. Aprovechar toda oportunidad de mejora y trabajar para incrementar el beneficio que genera la empresa.
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El Sistema Empresarial El sistema empresarial de Metroproyectos consta de siete eslabones. Los primeros tres se realizan para obtener un Estudio de Factibilidad y decidir si un proyecto se lleva a cabo y definir sus características. Estos tres eslabones son: Nuevos Proyectos, Investigación de Mercados y Selección o compra de inmuebles en ruta. Los últimos cuatro elementos del sistema son: Desarrollo de Proyectos, Comercialización, Obra de Construcción-Administración y Servicio al Cliente y Empresariales de Desarrollo, que tienen función de ejecución y administración de los proyectos planificados en las primeras tres etapas del sistema empresarial de Metroproyectos. Asimismo, hay Macro Procesos que acompañan al sistema, los cuales apoyan a estos siete eslabones constante y continuamente. A estos procesos se les nombra como "Líneas Staff" o "Líneas de Apoyo". Estas líneas están compuestas por: Finanzas, Jurídico y Administración, la cual contiene a Recursos Humanos, Compras y Servicios Administrativos de Muxbal.
Esquema del Sistema Empresarial
Nuevos Proyectos
Investigación de Mercado
Selección o compra de inmuebles en ruta
Desarrollo de Proyectos
Comercialización
Administración Jurídico
Finanzas
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Obra Administración
SAC Empresariales de Desarrollo
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OBJETIVOS CORPORATIVOS OBJETIVO CORPORATIVO
DESARROLLAR EFICIENTEMENTE CUATRO LÍNEAS DE NEGOCIO PRINCIPALES: a. Centros Comerciales b. Proyectos Deportivos MetroGol c. Cines d. Cementerios
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS (GENERALES) 1. OBJETIVO GENERAL RESPECTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS: "Desarrollar los proyectos enlistados en el diagrama de los años 2011 a 2014" (Archivo Adjunto)
2.OBJETIVO GENERAL RESPECTO AL TALENTO HUMANO: "Contar con un equipo humano eficiente, efectivo y motivado dentro de la organización"
PLANES ESTRATÉGICOS (OBJETIVOS ESPECÍFICOS) 1. Contar con una programación real del desarrollo de los proyectos. 2. Lograr una planificación ideal de cada uno de los desarrollos. 3. Ejecutar cada proyecto en el tiempo definido, cuidando los detalles y características necesarias del mismo. 1. Seleccionar al mejor talento humano, basándonos en las necesidades de la empresa. 2. Aplicar un Plan de Capacitación para todo el personal. 3. Otorgar al personal un seguro médico. 4. Disminuir al máximo la rotación de personal.
3. OBJETIVO SOCIAL: "Proyectarnos a la población en general como una empresa solidaria hacia los niños de escasos recursos"
1. Desarrollar una institución con instalaciones permanentes, dedicada al desarrollo y educación de niños de escasos recursos. 2. Construir una escuela en el municipio de Villa Nueva. 1. Retener a los buenos inquilinos actuales.C14
4. OBJETIVO COMERCIAL: "Contar 2. Firmar los contratos necesarios con distintos con 1000 locales alquilados para clientes nuevos. diciembre 2011" 3. Renovar los contratos vencidos de los inquilinos actuales.
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Proyectos de la Corporación Los proyectos de la Corporación son desarrollados en puntos estratégicos dentro de una ruta comercial establecida. Los centros comerciales en operaciones son Metronorte y Plaza Nororiente en la zona 18, Metroplaza en Carretera a El Salvador, Metrosur en la Calzada Raúl Aguilar Batres, Plaza Américas en Mazatenango, Suchitepéquez, Metroplaza Mundo Maya en Flores, Petén y Metroplaza Retalhuleu en San Sebastian, Retalhuleu. El proyecto deportivo de la empresa se ha nombrado "Metrogol", el cual está formado por canchas de grama artificial para practicar foot ball cinco y se espera contar con este en cada centro o plaza comercial. En desarrollo se encuentran varios centros comerciales más, los cuales se espera edificar e iniciar operaciones entre el 2010 y 2014. En la siguiente página se muestra un diagrama que marca los objetivos corporativos para los años en mención.
Matriz de Dueños de Proceso
)
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La línea staff La línea de staff, gráficamente soporta los eslabones del sistema empresarial y está compuesta por un departamento que tiene relación con todas las demás dependencias y realiza actividades específicas de su área, que no forman parte del sistema empresarial, pero colabora con el logro de los objetivos de cada eslabón. Este manual contiene al Departamento de Recursos Humanos, que forma parte de la línea staff de Administración. Esta línea contiene, a su vez las actividades de staff de Administración de Oficinas, Administración de Informática, Administración de Compras y una asistencia del área legal.
Recursos Humanos El Macroproceso El área de Recursos Humanos propone ser un apoyo constante para todos los departamentos y dependencias de Metroproyectos. Este departamento es responsable de velar por la relación entre los colaboradores y la empresa, de proveer a la corporación del recurso humano idóneo para cubrir todas sus necesidades y de apoyar en el desarrollo del capital humano, el cual se considera el recurso principal en la organización.
Área responsable La ejecución de todas las actividades relacionadas con el recurso humano es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos, la cual está dirigida por la Gerencia de dicho departamento y a su vez por la Gerencia Administrativa.
Misión del Departamento Somos el departamento encargado de planificar y ejecutar los procedimientos de la organización en lo que respecta al recurso humano. Trabajamos para garantizar la contratación, desarrollo, motivación, estabilidad y permanencia del personal adecuado para las distintas áreas de Corporación MegaInversiones.
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Visión del Departamento Ser un departamento integrado por personal altamente calificado, accesible y con alto espíritu de servicio que logre captar al mejor recurso humano e integrar al personal de la empresa, al tener como objetivo principal el desarrollo del trabajo en equipo. Asimismo, lograr resultados óptimos de todos los colaboradores, a través de la comunicación efectiva y de un programa constante de capacitación y motivación de Recursos Humanos.
Objetivos del Departamento General Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los procesos de la administración y desarrollo del recurso humano necesarios para la ejecución de las actividades diarias de la corporación, las cuales son realizadas para alcanzar los objetivos organizacionales. Contar con una administración de Recursos Humanos transparente y funcional, que asegure la atención oportuna y eficiente de las diversas áreas de la escuela coadyuvando a elevar los niveles de calidad de los programas educativos beneficiando de manera clara y transparente a estudiantes, profesores y personal administrativo.
Específicos • Atraer al personal ideal para todos los puestos definidos en la estructura organizacional de la empresa y velar por la estabilidad del mismo, a través de estrategias aplicables a la administración del recurso humano. • Lograr la motivación y desarrollo del capital humano, desde el inicio de la relación laboral con la empresa, guiándolo de forma que pueda avanzar, según el plan de carrera definido para su puesto de trabajo. • Lograr una productividad óptima de todos los departamentos de la empresa, a través de la planificación y ejecución de programas que cubran las necesidades de capacitación de todo el personal, las cuales se detectarán por medio de un análisis realizado anualmente, en el cual también se detectará el potencial de desarrollo de todos los colaboradores. • Mantener actualizado el registro e información sobre el personal de la corporación, para lograr la correcta administración del recurso humano. • Administrar óptimamente el pago de las remuneraciones, tanto las recurrentes o salarios mensuales, como las bonificaciones o comisiones definidas en determinados puestos y las prestaciones laborales respectivas.
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INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL DEPARTAMENTO • • • •
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO MACROACTIVIDADES DEL ÁREA PERFILES DE PUESTO PUNTOS A EVALUAR
Estructura Organizacional Departamental
Gerente Administrativo
Recepcionista
Gerencia de Recursos Humanos
Coordinador de Compras
Coordinador de Informatica (Tema Técnico)
Encargado del Centro de Copiado
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Mantenimiento de Oficina Consejería
Asistente de compras proyectos
Asistente de compras administración
Outsource T.H
Asistente R.H
Analista de Recursos Humanos
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Técnicos
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Asistente Legal
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Detalle de Puestos del Departamento Puesto Gerente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Auxiliar de Nóminas Asistente de Recursos Humanos Mensajero de Área Administrativa
Código MP-AD-RH-01 MP-AD-RH-02 MP-AD-RH-03 MP-AD-RH-04 MP-AD-RH-05
Macroactividades del Área SISTEMAS A CARGO:
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No.
Código
Nombre de la macroactividad
Responsable
1
S-ARH-001
Sistema de Rremuneraciones
Auxiliar de nómina
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PROCEDIMIENTOS: No.
Código MTP-AD-ARH-001-A
1 MTP-AD-ARH-001-B 2
Nombre de la macroactividad Reclutamiento y selección de personal a. Proceso Interno Reclutamiento y selección de personal b. Proceso Externo
A. Control de altas
Responsable Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Auxiliar de nómina
B. Control de bajas
Auxiliar de nómina
C. Permisos e incidencias
Auxiliar de nómina
Elaboración, modificación y envío de nóminas Trámite de Préstamos y Anticipos de Sueldo
Auxiliar de nómina
MTP-AD-ARH-002
Contratación y Trámite de Afiliaciones
MTP-AD-ARH-003-A
Inducción de Personal - Institucional
MTP-AD-ARH-003-A
Inducción de Personal - Al puesto de trabajo
4
MTP-AD-ARH-004
Capacitación del Personal
5
MTP-AD-ARH-005
Evaluación del Desempeño
6
MTP-AD-ARH-006
Planificación y Coordinación de Eventos
7
MTP-AD-ARH-007
Control de Asistencia
8
MTP-AD-ARH-008
Trámite y Control de Viáticos
3
9
MTP-AD-ARH-009
10
MTP-AD-ARH-010
11
MTP-AD-ARH-011
12
MTP-AD-ARH-012
Rebaja de Vacaciones y Provisión de prestaciones en nómina
13
MTP-AD-ARH-013
Control de bonificaciones por entrega de proyectos.
MTP-AD-ARH-014-A
Procedimiento de Salida de Personal - Renuncia -
MTP-AD-ARH-014-B
Procedimiento de Salida de Personal - Despido -
14
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Auxiliar de nómina Auxiliar de nómina Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos
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PERFILES DE PUESTO Gerente de Recursos Humanos 1. 2.
Nombre del puesto: Reporta a:
3. 4. 5.
Supervisa a: Horario de trabajo: Ubicación física:
Gerente de Recursos Humanos Gerente Administrativo / (Director General en ausencia del G.A.) Asistente de R.H., Analista de R.H. Auxiliar de Nóminas 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Área de Recursos Humanos
6. Nivel de Estudios requeridos: Nivel Medio Universitarios Pensum Cerrado Graduado
MP-RH-01
X
Años: Carrera (s):
Post-Grado
Licenciatura en Psicología Organizacional / Industrial ó Administración de Empresas Maestría en Recursos Humano
7. Conocimientos requeridos: Idiomas Inglés 75% Manejo de Equipo Computación Otros 8. a.
Experiencia: 5 años liderando grupos de trabajo, en especial departamentos de Recursos Humanos.
9. a. b. c. d.
Aspectos de Personalidad: Amable y amigable Organizado (a) Diligente Cortés
10. a. b. c. d. e. f. g.
Habilidades y Destrezas: Manejo y resolución de problemas (en general) Resolución de Conflictos (Personales) Excelentes relaciones interpersonales Tolerancia a la presión Habilidades para la obtención y análisis de información Orientación al cliente (Interno) Alto nivel de liderazgo
13. Remuneración: a. Fijo:
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Línea de Mando Específica Gerente Administrativo
Gerencia de Recursos Humanos
Outsource T.H
Analista de Recursos Humanos
Asistente R.H
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Atribuciones y responsabilidades GERENTE DE RECURSOS HUMANOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
V1
Atribución Control de bonificaciones por desempeño o cumplimiento de metas. Desarrollo e implementación de políticas y normas para la relación colaborador-empresa. Verificación del cumplimiento de normas generales de comportamiento del personal. Aplicación de las medidas correctivas en caso de faltas cometidas por los colaboradores Verificación del cumplimiento de las actividades del personal, según su descripción de puesto, a través de evaluación y de retroalimentación del jefe inmediato. Supervisar el pago de sueldos y prestaciones laborales. Atender las necesidades del personal de la corporación. Mediar en los conflictos interpersonales. Medir la satisfacción del personal de la empresa. Velar por el establecimiento y mantenimiento de un ambiente y clima organizacional adecuado.
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PLANEACIÓN, CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PROCESOS DE LOS SUBORDINADOS:
La Gerencia de Recursos Humanos planificará, supervisará y evaluará los procedimientos de sus subalternos: 1 Reclutamiento y selección de personal: El Gerente de Recursos Humanos deberá entrevistar a los candidatos que apliquen a coordinaciones, jefaturas, gerencias y/o direcciones. 2 Inducción de personal 3 Capacitación de personal 4 Contratación y trámite de afiliaciones 5 Evaluación de desempeño 6 Trámite y control de viáticos del personal 7 Planificación y coordinación de eventos 8 Elaboración, modificación y envío de nóminas 9 Rebaja de vacaciones y provisión de prestaciones en nómina 10 Sistema de Control de Asistencia
Procedimientos a Cargo: No.
Código
13
MTP-AD-ARH-013
14
MTP-AD-ARH-014-A
Nombre de la macroactividad Control de bonificaciones por entrega de proyectos. Procedimiento de Salida de Personal - Renuncia
MTP-AD-ARH-014-B
Procedimiento de Salida de Personal - Despido
Página
Lo que esperamos de tu puesto • • • •
V1
Que realices evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes puestos en la corporación para lograr que se mantenga la persona adecuada en el puesto indicado y así elevar la productividad de la corporación en general. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo, con base en los objetivos corporativos anuales para el desarrollo de la empresa, de los proyectos y de sus colaboradores como talento humano. Coordinar todas las actividades realizadas por el área dándole seguimiento y evaluando los resultados obtenidos. Velar por el mantenimiento de un clima organizacional correcto y agradable.
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Puntos a evaluar Evaluación de actividades de Subordinados (Usted, Clientes y Pares de Subordinados) 1 Reclutamiento y selección de personal 2 Inducción de personal 3 Capacitación de personal 4 Contratación y trámite de afiliaciones 5 Evaluación de desempeño 6 Trámite y control de viáticos del personal 7 Planificación y coordinación de eventos 8 Elaboración, modificación y envío de nóminas 9 Rebaja de vacaciones y provisión de prestaciones en nómina 10 Sistema de Control de Asistencia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14 16 17 18 19 20 21 22 23 V1
Evaluación del Jefe inmediato - Indicadores de Gestión Control de bonificaciones por desempeño o cumplimiento de metas. Desarrollo e implementación de políticas y normas para la relación colaborador-empresa. Verificación del cumplimiento de normas generales de comportamiento del personal. Aplicación de las medidas correctivas en caso de faltas cometidas por los colaboradores Verificación del cumplimiento de las actividades del personal, según su descripción de puesto, a través de evaluación y de retroalimentación del jefe inmediato. Supervisar el pago de sueldos y prestaciones laborales. Atender las necesidades del personal de la corporación. Mediar en los conflictos interpersonales. Medir la satisfacción del personal de la empresa. Velar por el establecimiento y mantenimiento de un ambiente y clima organizacional adecuado. Índice de Rotación de Personal Ejecución en tiempo de los procesos y actividades programadas del departamento. Cociente de Selección: Candidatos Admitidos / Candidatos Evaluados * 100 Capacitación: Factor de empleados capacitados = Empleados capacitados / Personal en relación de dependencia Indicadores de Desempeño Calidad administrativa/programática Trabajo en equipo Conocimiento del Puesto Responsabilidad y compromiso Optimización de recursos Solución de problemas Puntualidad Habilidades y Destrezas Iniciativa y cooperación Página 16 de 116
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Integridad Comunicación a todo nivel Capacidad de investigación Adaptabilidad
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Plan general de trabajo Aquí va colocado el plan de trabajo del año 2011.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Calendarización Calendarización Constante Semanal Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
7:00-9:00 am 9:00-11:00 am 11:00 am - 1:00 pm 1:00-3:00 pm 3:00-5:00 pm
Mensual Día del mes
Actividad
Entregable
1 5 13 26
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Hora límite para entregar
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Analista de Recursos Humanos 1. 2. 3. 4. 5.
Nombre del puesto: Reporta a: Supervisa a: Horario de trabajo: Ubicación física:
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MP-RH-02 Analista de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Mensajero de Recursos Humanos 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Recursos Humanos
6. Nivel de Estudios requeridos: Nivel Medio Universitarios Años: Pensum Cerrado X Graduado Carrera (s): Post-Grado X
4 años Licenciatura en Psicología Industrial / Psicología Clínica Maestría en Recursos Humanos
7. Conocimientos requeridos: Idiomas Español Manejo de Equipo Conocimientos de programas de office (Word, Excel, Power point…) Otros 8. Experiencia: a). Mínimo 3 años d experiencia en coordinación de procesos de recursos humanos, especialmente en reclutamiento y selección. 9. a. b. c. d.
Aspectos de Personalidad: Honesto (a) Proactivo Servicial Amigable
10. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Habilidades y Destrezas: Excelentes relaciones interpersonales Orientado (a) al alcance de objetivos y metas Responsabilidad y Compromiso Orden y organización Alto nivel de liderazgo Orientado al Cliente (Interno) Trabajo en equipo Calidad administrativa / Programática Solución de problemas Puntualidad
13. Remuneración: a. Fijo:
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Línea de Mando Específica Gerente Administrativo
Gerencia de Recursos Humanos
Outsource T.H
Analista de Recursos Humanos
Asistente R.H
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Atribuciones y responsabilidades ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS No. 1 2 3 5 6 7
Atribución Reclutamiento y selección de personal Inducción de personal Capacitación de personal Evaluación de desempeño Planificación y coordinación de eventos Sistema de Control de Asistencia
Procedimientos a Cargo: No.
Código
2
MTP-AD-ARH-002
Nombre de la macroactividad Reclutamiento y selección de personal a. Proceso Interno Reclutamiento y selección de personal b. Proceso Externo Contratación y Trámite de Afiliaciones
3
MTP-AD-ARH-003-A
Inducción de Personal - Institucional
MTP-AD-ARH-001-A 1 MTP-AD-ARH-001-B
V1
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Página
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-003-A
Inducción de Personal - Al puesto de trabajo
4
MTP-AD-ARH-004
Capacitación del Personal
5
MTP-AD-ARH-005
Evaluación del Desempeño
6
MTP-AD-ARH-006
Planificación y Coordinación de Eventos
7
MTP-AD-ARH-007
Control de Asistencia
Lo que esperamos de tu puesto • • • •
Garantizar la oportuna contratación de personal para las plazas vacantes y velar por baja una rotación de personal, a través de el establecimiento de programas de capacitación y motivación. Ejecutar las evaluaciones pertinentes previas al ingreso del talento humano y durante su relación laboral con la corporación. Elaborar y coordinar planes de capacitación e inducción tanto para nuevo personal como para los colaboradores de la corporación basado en las evaluaciones realizadas. Velar por el mantenimiento de un clima organizacional correcto y agradable.
Puntos a evaluar Evaluación de actividades de Subordinados (Usted, Clientes y Pares de Subordinados)
1 Captación de documentos 2 Entrega de reporte y documentación Evaluación del Jefe inmediato 3 Reclutamiento y selección de personal 4 Inducción de personal 5 Capacitación de personal 7 Evaluación de desempeño 8 Planificación y coordinación de eventos 9 Sistema de Control de Asistencia 10 Cociente de Selección: Candidatos Admitidos / Candidatos Evaluados * 100 11 Capacitación:
Factor de empleados capacitados = Empleados capacitados / Personal en relación de dependencia
10 11 12 13 14 15 16 V1
Indicadores de Desempeño Calidad administrativa/programática Trabajo en equipo Conocimiento del Puesto Responsabilidad y compromiso Optimización de recursos Solución de problemas Puntualidad Habilidades y Destrezas Página 22 de 116
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Iniciativa y cooperación Integridad Comunicación a todo nivel Capacidad de investigación Adaptabilidad
Plan general de trabajo Aquí va colocado el plan de trabajo del año 2011.
V1
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Versión Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Calendarización Calendarización Constante Semanal Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
7:00-9:00 am 9:00-11:00 am 11:00 am - 1:00 pm 1:00-3:00 pm 3:00-5:00 pm
Mensual Día del mes
Actividad
Entregable
1 5 13 26
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Hora límite para entregar
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Asistente de Recursos Humanos 1. 2. 3. 4. 5.
Nombre del puesto: Reporta a: Supervisa a: Horario de trabajo: Ubicación física:
6. Nivel de Estudios requeridos: Nivel Medio Universitarios X Pensum Cerrado
Versión Fecha
MP-RH-04
Asistente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos N/A 8:00am a 6:00 pm Recursos Humanos
Años: Carrera (s):
Graduado
Estudiante del primer año de licenciatura en psicología industrial – administración de recursos humanos. Administración de Empresas.
Post-Grado 7. Conocimientos requeridos: Idiomas Español Manejo de Equipo Manejo de programas de Office e Internet. Otros 8. Experiencia: a) 1 año como asistente de gerencia, preferiblemente como Asistente de Recursos Humanos. 9. a. b. c. d.
Aspectos de Personalidad: Proactiva Amable Respetuosa Responsable
10. a. b. c. d.
Habilidades y Destrezas: Habilidad de Trabajo en equipo Excelentes Relaciones Interpersonales Habilidad de organización Orientada al Cliente (Interno)
13. Remuneración: a. Fijo:
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Versión Fecha
Línea de Mando Específica Gerente Administrativo
Gerencia de Recursos Humanos
Outsource T.H
Analista de Recursos Humanos
Asistente R.H
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Atribuciones y responsabilidades ASISTENTE DE RECURSOS HUMANOS No. Atribución Asistir a la Gerencia de Recursos Humanos en todas las actividades relacionadas con el 1 departamento. 2 Trámite y control de viáticos del personal 3 Contratación y trámite de afiliaciones 4 Resguardo y orden de expedientes del personal 5 Entrega de materiales y útiles a personal de nuevo ingreso 6 Controlar la correspondencia enviada y recibida del departamento. 7 Apoyar en la verificación de referencias laborales y revisión de pruebas psicométricas. 8 Cubrir período de recepción de 12:00 m a 1:00 p.m.
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Versión Fecha
Procedimientos a Cargo: No.
Código
Nombre de la macroactividad
2
MTP-AD-ARH-002
Contratación y Trámite de Afiliaciones
8
MTP-AD-ARH-008
Trámite y Control de Viáticos
Responsable Analista de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos
Lo que esperamos de tu puesto • • • •
Ser un apoyo idóneo para la Gerencia de Recursos Humanos. Mantener control y orden en los expedientes del personal de la empresa. Efectuar el trámite para pago de viáticos así como el control de los mismos y garantizar que se encuentren en lo racional y dentro del presupuesto establecido para la actividad realizada. Asistir a la Analista de Recursos Humanos en la planificación, organización y realización de eventos auspiciados por el área, tales como cumpleaños, capacitaciones, dinámicas, etc.
Puntos a evaluar Evaluación de actividades de Subordinados (Usted, Clientes y Pares de Subordinados)
0 Ninguna 1 2 3 5 6 7 8 3 4 5 6 7 8 9 10 V1
Evaluación del Jefe inmediato Trámite y control de viáticos del personal Contratación y trámite de afiliaciones Resguardo y orden de expedientes del personal Entrega de materiales y útiles a personal de nuevo ingreso Controlar la correspondencia enviada y recibida del departamento. Apoyar en la verificación de referencias laborales y revisión de pruebas psicométricas. Cubrir período de recepción de 12:00 m a 1:00 p.m. Indicadores de Desempeño Calidad administrativa/programática Trabajo en equipo Conocimiento del Puesto Responsabilidad y compromiso Optimización de recursos Solución de problemas Puntualidad Habilidades y Destrezas Iniciativa y cooperación Página 27 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Integridad Comunicación a todo nivel Capacidad de investigación Adaptabilidad
Plan general de trabajo Aquí va colocado el plan de trabajo del año 2011.
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Versión Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Calendarización Calendarización Constante Semanal Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
7:00-9:00 am 9:00-11:00 am 11:00 am - 1:00 pm 1:00-3:00 pm 3:00-5:00 pm
Mensual Día del mes
Actividad
Entregable
1 5 13 26
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Hora límite para entregar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Auxiliar de Nóminas 1. 2. 3. 4. 5.
MP-RH-03
Nombre del puesto: Reporta a: Supervisa a: Horario de trabajo: Ubicación física:
6. Nivel de Estudios requeridos: Nivel Medio Universitarios x Pensum Cerrado
Versión Fecha
Auxiliar de Nómina Gerente de Recursos Humanos N/A 8:00am a 6:00 pm Recursos Humanos
Años: Carrera (s):
Graduado
2 años Licenciatura en Administración de Empresas o Contador Público y Auditor
Post-Grado 7. Conocimientos requeridos: Idiomas Español Manejo de Equipo Manejo de programas de Office e Internet. Otros Conocimiento de cálculos de prestaciones laborales y temas legales al respecto. 8. a. b.
Experiencia: 2 años en el área de pago de nóminas. Conocimiento de las leyes laborales del país.
9. a. b. c. d.
Aspectos de Personalidad: Disciplinado Discreto Responsable Analista
10. a. b. c. d. e.
Habilidades y Destrezas: Habilidad Numérica Excelentes relaciones interpersonales Habilidad de organización Habilidad de toma de decisiones Alto nivel de compromiso
13. Remuneración: a. Fijo:
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Línea de Mando Específica
Gerente Administrativo
Gerencia de Recursos Humanos
Asistente R.H
Outsource T.H
Analista de Recursos Humanos
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Atribuciones y responsabilidades AUXILIAR DE NÓMINAS No. 1 2 3 4 5 6 7
Atribución Elaboración, modificación y envío de nóminas de oficinas centrales y centros comerciales Rebaja de vacaciones y provisión de prestaciones en nómina Control de altas, bajas, permisos e incidencias de oficinas centrales y centros comerciales. Recepción de las facturas de los contratistas para efecto de elaboración de planilla y elaboración de listado de documentos recibidos mensual o quincenalmente Trámite de cheques de pago de planillas o prestaciones laborales Apertura de cuentas bancarias de Muxbal y Centros Comerciales
Elabora cálculos y planillas del IGSS de Centros Comerciales Elabora y revisa remesas de pago de Muxbal y Centros Comerciales: • IGSS • ISR 8 • Judiciales (si se diera el caso) 9 Elabora cálculos de liquidaciones laborales y finiquitos de oficinas centrales y Centros Comerciales V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
10 Elabora cálculo y planillas de Bono 14, Aguinaldo y Vacaciones de Muxbal y Centros Comerciales 11 Archiva y controla las planillas y voucher de pago de Oficinas Centrales y Centros Comerciales Control de préstamos y anticipos salariales de los trabajadores, para aplicar descuentos en planilla de Oficinas Centrales y Centros Comerciales Archiva documentación de soporte para elaboración de planilla por quincena o mes, según sea el caso.
12 13 14 15 16 17 18 19 20
Elabora liquidación anual de ISR Realiza detalle de ingresos por colaborador (liquidación anual de ISR) Recibe las planillas del IVA, luego de ser presentadas a la SAT Entrega liquidaciones del ISR a la SAT Realiza constancias salariales con el Vo.Bo. de la Gerencia de Recursos Humanos Elaboración de presupuesto anual de salarios
Elabora planilla para pago de comisiones de Asesores Comerciales Tramita cambio de condiciones laborales (movimiento de personal, cambio de puesto o asensos, ajustes 21 salariales, etc.)
Procedimientos a Cargo: No.
Código MTP-AD-ARH-009
9 10
MTP-AD-ARH-010
11
MTP-AD-ARH-011
12
MTP-AD-ARH-012
Nombre de la macroactividad
Responsable
A. Control de altas
Auxiliar de nómina
B. Control de bajas
Auxiliar de nómina
C. Permisos e incidencias
Auxiliar de nómina
Elaboración, modificación y envío de nóminas Trámite de Préstamos y Anticipos de Sueldo
Auxiliar de nómina
Rebaja de Vacaciones y Provisión de prestaciones en nómina
Auxiliar de nómina Auxiliar de nómina
Lo que esperamos de tu puesto • • •
Elaborar y administrar la nómina del personal de los colaboradores en coordinación con el área financiera tanto para la provisión de cheques como pago de los mismos. Aplicar los descuentos convenidos con los trabajadores respecto a servicios sociales, médicos y de distinto tipo, así como del pasivo laboral de quienes corresponda. Instrumentar métodos y procedimientos que permitan mejorar la calidad del pago, a fin de atenuar al mínimo posible el número de reclamaciones, así como, la reducción de tiempos de trámite de las mismas.
Puntos a evaluar Evaluación de actividades de Subordinados (Usted, Clientes y Pares de Subordinados)
0 Ninguna Evaluación del Jefe inmediato V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
1 Elaboración, modificación y envío de nóminas 2 Rebaja de vacaciones y provisión de prestaciones en nómina 3 Control de altas, bajas, permisos e incidencias de oficinas centrales y centros comerciales Elabora cálculos de liquidaciones laborales y finiquitos de oficinas centrales y Centros Comerciales Elabora cálculo y planillas de Bono 14, Aguinaldo y Vacaciones de Muxbal y Centros Comerciales Archiva y controla las planillas y voucher de pago de Oficinas Centrales y Centros Comerciales Control de préstamos y anticipos salariales de los trabajadores, para aplicar descuentos en planilla de Oficinas Centrales y Centros Comerciales Archiva documentación de soporte para elaboración de planilla por quincena o mes, según sea el caso. Elabora liquidación anual de ISR Realiza detalle de ingresos por colaborador (liquidación anual de ISR) Recibe las planillas del IVA, luego de ser presentadas a la SAT Entrega liquidaciones del ISR a la SAT Realiza constancias salariales con el Vo.Bo. de la Gerencia de Recursos Humanos Elaboración de presupuesto anual de salarios Elabora planilla para pago de comisiones de Asesores Comerciales Tramita cambio de condiciones laborales (movimiento de personal, cambio de puesto o asensos, ajustes salariales, etc.)
Indicadores de Desempeño 3 Calidad administrativa/programática 4 Trabajo en equipo 5 Conocimiento del Puesto 6 Responsabilidad y compromiso 7 Optimización de recursos 8 Solución de problemas 9 Puntualidad Habilidades y Destrezas 10 Iniciativa y cooperación 11 Integridad 12 Comunicación a todo nivel 13 Capacidad de investigación 14 Adaptabilidad
Plan general de trabajo Aquí va colocado el plan de trabajo del año 2011.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Calendarización Calendarización Constante Semanal Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
7:00-9:00 am 9:00-11:00 am 11:00 am - 1:00 pm 1:00-3:00 pm 3:00-5:00 pm
Mensual Día del mes
Actividad
Entregable
1 5 13 26
V1
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Hora límite para entregar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Mensajero de Área Administrativa
1. 2. 3. 4. 5.
Nombre del puesto: Reporta a: Supervisa a: Horario de trabajo: Ubicación física:
6. Nivel de Estudios requeridos: Nivel Medio X Universitarios Pensum Cerrado Graduado
Versión Fecha
MP-RH-05
Mensajero de Área Administrativa Analista de Recursos Humanos N/A 8:00am a 6:00 pm Recursos Humanos - Mandados fuera de oficinas.
Años: Carrera (s):
Educación Básica - Secundaria - Concluida
Post-Grado 7. Conocimientos requeridos: Idiomas Español Manejo de Equipo Manejo de programas de Office e Internet. Otros Conocimiento de cálculos de prestaciones laborales y temas legales al respecto. 8. Experiencia: 2 años como mensajero en empresas de giro indiferente. Conocimiento amplio de las zonas del Departamento de Guatemala 9. a. b. c.
Aspectos de Personalidad: Honrado Discreto Colaborador
10. a. b. c. d.
Habilidades y Destrezas: Optimización de Recursos (Por combustible y moto asignada por la empresa) Puntualidad Responsabilidad y compromiso Orientación (física)
14. Remuneración: b. Fijo:
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Línea de Mando Específica Gerente Administrativo
Gerencia de Recursos Humanos
Outsource T.H
Analista de Recursos Humanos
Asistente R.H
Auxiliar de Nominas
Mensajero
Atribuciones y responsabilidades MENSAJERO DE ÁREA ADMINISTRATIVA No. Atribución 1 Realizar diferentes tipos de mandados de las áreas administrativas. Colaborar con el transporte de materiales u otros insumos necesarios para el desarrollo de las 2 actividades de la empresa, utilizando algún vehículo de la organización. Realizar gestiones en las distintas instituciones gubernamentales del país, según solicitud del 3 Departamento Jurídico. 4 Efectuar cobros en ausencia del Mensajero Cobrador del Departamento específico.
Lo que esperamos de tu puesto • • • •
V1
Realizar en el tiempo debido todas las actividades que se asignen diariamente. Informar al jefe inmediato respecto a algún atraso en cualquiera de los mandados asignados. Colaborar con entusiasmo en las actividades que se soliciten. Cumplir con los horarios definidos por las instituciones externas respecto a la entrega de documentos o realización de gestiones. Página 36 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Puntos a evaluar Evaluación de actividades de Subordinados (Usted, Clientes y Pares de Subordinados)
0 Ninguna Evaluación del Jefe inmediato 1 Realizar diferentes tipos de mandados de las áreas administrativas. 2 Colaborar con el transporte de materiales u otros insumos necesarios para el desarrollo de las
actividades de la empresa, utilizando algún vehículo de la organización. 3 Realizar gestiones en las distintas instituciones gubernamentales del país, según solicitud del Departamento Jurídico. Indicadores de Desempeño 1 Responsabilidad y compromiso 2 Optimización de recursos 3 Puntualidad Habilidades y Destrezas 1 Iniciativa y cooperación 2 Integridad
Plan general de trabajo Aquí va colocado el plan de trabajo del año 2011.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Calendarización Calendarización Constante Semanal Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
7:00-9:00 am 9:00-11:00 am 11:00 am - 1:00 pm 1:00-3:00 pm 3:00-5:00 pm
Mensual Día del mes
Actividad
Entregable
1 5 13 26
V1
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Hora límite para entregar
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Matriz de involucrados
V1
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Versión Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
SISTEMAS DEL DEPARTAMENTO S-ARH-001 - SISTEMA DE REMUNERACIONES Definición El sistema de remuneraciones es un conjunto de estatutos que definen la forma en la que se remunera a los colaboradores de la empresa, tanto en su salario mensual, como en las prestaciones laborales y todo beneficio que la empresa brinde a los mismos. Este debe compensar el esfuerzo, capacidad y responsabilidad del trabajador y debe ser un estímulo a la productividad del mismo. Objetivos específicos de la actividad a. Contar con un sistema que sea fácil de comprender para el trabajador y los encargados de administrarlo. b. Permitir a la Gerencia Financiera, Gerencia de Recursos Humanos y Dirección General, controlar los costos del personal. c. Facilitar a la Gerencia de Recursos Humanos el registro necesario para la elaboración de la nómina de cada colaborador y a la Gerencia Financiera y Departamento de Contabilidad, los registros contables correspondientes. d. Contar con un sistema que apoye la motivación de todos y cada uno de los colaboradores y que forme parte de una ventaja competitiva ante las empresas competidoras. Políticas a. MetroProyectos administrará un Sistema de Remuneración acorde al mercado y velará por la correcta aplicación del mismo para que los empleados sean justamente remunerados y así puedan satisfacer sus necesidades básicas y aún más. b. El Sistema de Remuneración incluirá beneficios a los empleados, tales como anticipos de sueldos o préstamos, los cuales se definen también en el presente sistema. Normas •
De la remuneración mensual:
a. Los salarios devengados por los trabajadores, serán realizados en moneda de curso legal, cheque bancario nominativo o depósito en cuenta personal del trabajador en una entidad bancaria, en el Departamento de Tesorería de las oficinas de la empresa, dentro de la jornada de trabajo y en la forma siguiente: i. ii. iii. V1
Los que devenguen salario mensual se le pagará el último día del mes laborado Los que devenguen salario quincenal se les pagará el día quince y último del mes laborado. Cuando el día de pago fuera inhábil, el mismo se verificará el día hábil inmediato anterior. Página 40 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
b. Las condiciones de remuneración de cada colaborador se decidirán con base en un estudio de la escala salarial del mercado, presupuesto de la corporación y nivel jerárquico del puesto. c. Los colaboradores contratados por tiempo indefinido, podrán solicitar un anticipo de sueldo siempre y cuando no exceda el total de su remuneración mensual. Este anticipo será descontado totalmente en la nómina de dicho mes. Para que el colaborador pueda solicitarlo, el formulario respectivo deberá estar autorizado por la Gerencia de Recursos Humanos, si es menor a Q499.00, y por el Director General, si es mayor o igual a Q500.00. Cualquier excepción podrá ser autorizada únicamente por el Director General y previo a esta solicitud, deberá ser del conocimiento del (la) Gerente de Recursos Humanos. d. Otros beneficio que la corporación otorgará a los colaboradores con contrato indefinido es el Seguro de Asistencia Médica. Este será proporcionado a todos aquellos colaboradores que se contraten por un tiempo mínimo de un año. El empleado pagará el 30% de la prima del seguro y la corporación financiará el 70%. e. Del sueldo mensual de los colaboradores se descontarán los siguientes rubros: i. ii. iii. iv. v.
f.
La empresa no pagará horas suplementarias o extras por ningún motivo.
•
De los incrementos salariales
i.
Los sueldos de todos los colaboradores tendrán un incremento anual, basado en la evaluación de desempeño por indicadores de gestión y competencias, y siguiendo los rangos que se muestran a continuación:
•
Cuando la evaluación muestre un resultado entre 90% y 100% (Sobresaliente), el aumento anual será de 8% sobre el salario actual Cuando la evaluación muestre un resultado entre 80% y 89% (Arriba de lo esperado), el aumento anual será de 6% sobre el salario actual Cuando la evaluación muestre un resultado entre 70% y 79% (Lo esperado), el aumento anual será de 5% sobre el salario actual. Si la evaluación muestra resultados menores a 69%, no se realizará ningún aumento anual y se evaluará el caso para decidir si procede el reemplazo del colaborador.
• • •
V1
Impuesto a la renta - Si en dado caso el sueldo aplica al descuento. Deudas a la empresa, reconocidas y autorizadas por el empleado Valor del 30% del Seguro de Asistencia Médica Retenciones solicitadas con alguna orden judicial, por alguna deuda del colaborador con alguna institución bancaria o similar. Valor de útiles, materiales, equipos, muebles, que se compruebe que el colaborador extravió o destruyó.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
•
Versión Fecha
De los anticipos salariales o préstamos a trabajadores (Ver procedimiento: ARH Préstamos y Anticipos de Sueldo"
"Trámite de
a. MetroProyectos puede conceder préstamos de emergencia a sus colaboradores, exceptuando a aquellos que se contraten temporalmente. Esto se otorgará siempre y cuando él colaborador no tenga deudas con la corporación y el motivo del préstamo pueda justificarse claramente. b. El monto del préstamo no podrá ser mayor que tres veces su sueldo mensual en un plazo no mayor a 12 meses para pagar el mismo. c. El trabajador solicitará el número de cuotas, respetando la norma anterior y la cantidad mensual acordada será descontada en la nómina respectiva, a partir del mes siguiente al que fue otorgado el préstamo. d. El formulario de Solicitud de Préstamo y/o Anticipo deberá ser completado y firmado por el colaborador. e. Si la cantidad es menor o igual a Cuatrocientos noventa y nueve quetzales (Q499.00) el formulario deberá ser firmado y autorizado solamente por la Gerencia de Recursos Humanos y si es mayor a Quinientos quetzales (Q500.00), deberá ser firmado y autorizado por la Gerencia de Recursos Humanos y la Dirección General. •
De los viáticos - (Ver procedimiento: ARH-006 "Trámite y Control de Viáticos").
a. En caso de tener que realizar trabajos en un lugar distinto al de su trabajo habitual, la empresa se hará cargo de los gastos de hospedaje y alimentación durante el período que el empleado se encuentre en este lugar. b. El pago de viáticos se efectuará de acuerdo a las Tabla de Viáticos vigente y autorizada por la Gerencia de Recursos Humanos, la Gerencia Financiera y la Dirección General. c. MetroProyectos pagará los pasajes aéreos, marítimos o terrestres que se requiere para el traslado de los empleados hacia el lugar de trabajo. Estos gastos deberán contar con la aprobación del jefe inmediato del cargo y la Dirección del área. d. El colaborador que viaja debe presentar los documentos de soporte, para liquidar el voucher respectivo, a más tardar dos días después de su regreso y utilizando el reporte definido.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO MTP-AD-ARH-001: Reclutamiento y selección de personal Definición Proceso que se lleva a cabo para atraer, identificar y seleccionar a los candidatos mejor capacitados para llenar las plazas vacantes de la corporación, que se acoplen a los perfiles de puesto definidos y posean un alto potencial para desarrollarse en la empresa. Dicho procedimiento se llevará a cabo de dos formas: Reclutamiento Interno y Reclutamiento Externo, los cuales se definen a continuación. 1. RECLUTAMIENTO INTERNO: Este ocurre cuando la empresa considera que puede ocupar la plaza mediante la promoción o ascenso de sus empleados. Esto, disminuirá el período de entrenamiento y, lo más importante, contribuirá a mantener la alta moral del personal que ya trabaje en la organización, al permitir que cada vacante signifique la oportunidad de uno o varios ascensos. 2. RECLUTAMIENTO EXTERNO: Este ocurre cuando se convoca a personas ajenas de la empresa, a efecto de ocupar un puesto vacante. Objetivos específicos de la actividad a. Atraer y seleccionar talento humano potencialmente calificado y capaz de ocupar cargos dentro de la organización, para que se cumplan todas las actividades necesarias para el funcionamiento de cada departamento y de la empresa. b. Seleccionar correctamente al personal que se ajuste a los perfiles del puesto y que demuestre tener un conocimiento aceptable de las actividades que realizará y así apoyar en la reducción del índice de rotación en la empresa. Políticas a. Para contratar a su personal MetroProyectos llevará a cabo un proceso de Reclutamiento y Selección sin excepción alguna, el cual será coordinado por el Departamento de Recursos Humanos. Normas a. Todo proceso de reclutamiento se iniciará mediante la solicitud formal (Formato de Requisición de Personal), de la coordinación o gerencia del cargo vacante, según el procedimiento establecido. V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
b. Toda requisición de una plaza nueva debe de llevar la firma de autorización de la dirección general. c. Para seleccionar a la persona que ocupará el puesto, tendrán que estar de acuerdo, el (la) analista y el (la) gerente de recursos humanos, el jefe inmediato y el gerente de departamento. En caso de seleccionar a un gerente de departamento, también deberá estar de acuerdo el director de área y el Director General. d. El candidato a seleccionar deberá poseer las habilidades, experiencia y demás características definidas en el perfil del puesto, ya que de no respetarse lo anterior, pueden provocarse inconvenientes, tales como, ineficiencia, incumplimiento de las actividades y finalmente la terminación de la relación laboral, lo cual implicaría realizar un nuevo proceso de reclutamiento e incurrir en mayores costos y pérdida de recursos, como tiempo. Asimismo, esto influiría en el aumento del índice de rotación de personal. e. No se pueden realizar procesos de selección a personas que tengan relación de parentesco familiar con algún colaborador de la corporación. f. No se deberán excluir candidatos o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color, género, estado civil, religión o nivel socioeconómico que afecten la igualdad de oportunidades entre los distintos candidatos. g. El reingreso de colaboradores está permitido, siempre y cuando no se haya cometido una falta grave y su comportamiento y desempeño en el período anterior haya sido satisfactorio. Para optar por un reingreso, la razón de renuncia del trabajador no tuvo que haber sido el ingreso a otra empresa. Cada situación deberá ser evaluada por la gerencia de recursos humanos y el jefe inmediato anterior o gerente de área en su ausencia. h. La persona que desee reingresar, deberá seguir el proceso de reclutamiento normal. i. El reingreso depende del motivo por el cual, el trabajador renunció. Los causales de renuncia que se mencionan a continuación no afectarán en el reingreso de un trabajador (Estas tienen que ser comprobables): i. Estudios 1. Fuera del país 2. Haber optado a un examen o trabajo de tesis por requisito de graduación ii. Enfermedad de alto riesgo 1. Propia 2. De hijos o padres iii. Maternidad 1. Decisión de la madre de cuidar a su hijo por un año. iv. Cambio de residencia temporal 1. Fuera del país 2. Fuera de la capital de Guatemala Fuentes de Reclutamiento: a.
RECLUTAMIENTO INTERNO:
Las fuentes de reclutamiento a utilizarse en este caso son los expedientes del personal que contienen: • • V1
Las evaluaciones del desempeño Publicaciones internas de las plazas. Página 44 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
•
Versión Fecha
Plan de carrera.
b. RECLUTAMIENTO EXTERNO: Las fuentes de reclutamiento a utilizarse en este caso pueden ser: • • • • •
Bolsas de empleo Anuncios en periódicos de mayor circulación o adecuados al puesto que se recluta. Instituciones educativas (Universidades o Colegios, según el perfil) Agencias de reclutamiento de personal Referidos de personal de la empresa (Aclaración: No tendrán preferencia)
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Reclutamiento y Selección de Personal - Proceso Interno Fuentes Externas -
Código: MTP-AD-ARH-001-A
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Analista de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Gerente o Coordinador de Área
1
Actividad Determina la necesidad de requerimiento de personal y completa el formato de Requisición establecido. En caso de ser una plaza nueva, solicita autorización al Director de Área y al Director General Recibe y analiza la requisición de personal para iniciar el proceso.
Analista de Recursos Humanos
2
Analista de Recursos Humanos
3
Informa al Gerente de Recursos Humanos sobre el inicio del proceso de reclutamiento.
4
Define el tipo y fuente (s) de reclutamiento, según las necesidades. a. Proceso Interno (Coordinado por RH): Si se decide realizar este tipo de proceso, continúa con el paso no.5 b. Proceso Externo (Contratación de Empresa de Reclutamiento): En este caso, lleva a cabo
Analista de Recursos Humanos
V1
Paso No.
Responsable: Analista de RH
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Herramienta
Requisición de Personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
el procedimiento ARH-001-C
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Candidatos a Plaza Vacante Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos
V1
5
Publica la plaza en los medios adecuados.
6
Revisa, analiza y depura curricula de candidatos.
7
Programa entrevistas iniciales de candidatos que cumplan con el perfil del puesto.
8
Envía formato de solicitud de empleo por correo electrónico a candidatos.
9
Completan la solicitud de empleo y la entregan a la analista de recursos humanos al momento de la entrevista inicial.
10
Lleva a cabo la entrevista inicial.
11
Si el candidato cumple con los requerimientos iniciales, la analista de recursos humanos aplica las pruebas psicométricas o cognoscitivas necesarias para el puesto.
12
Califica pruebas psicométricas y entrega resultados a Analista de Recursos Humanos.
13
Elabora informe de resultados.
14
Analiza informes y compara los resultados de los mismos.
15
Verifica estado legal en el sistema de Infornet
16
Corrobora referencias personales y laborales
17
Programa segunda entrevista con Gerente de Recursos Humanos y cita a los candidatos.Esta fase se puede realizar el mismo día de la entrevista inicial para agilizar el proceso -
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Se mencionan en las fuentes de reclutamiento definidas anteriormente.
Solicitud de Empleo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Analista de Recursos Humanos
Versión Fecha
18
Envía informes de candidatos finalistas a Jefes Inmediatos o solicitantes de la plaza y programa la tercera entrevista
19
Evalúa curricula e informes recibidos.
20
Entrevista a candidatos finalistas y retroalimenta a Analista de Recursos Humanos para decidir candidato a contratar.
21
Realiza propuesta laboral a candidato elegido.
22
Informa a Gerente de Recursos Humanos y Jefe Inmediato sobre ingreso del colaborador.
Jefe Inmediato
Jefe Inmediato Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Reclutamiento y selección de personal - Proceso Interno - Fuentes Externas Código: MTP-AD-ARH-001-A Gerente de Área/ Jefe Inmediato
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Candidato
Inicio
Pasos 1
Pasos 2-5
Determina necesidad y solicita personal
Recibe requerimiento, notifica, publica y recibe curricula
Pasos 9
Completa solicitud y recibe notificación de entrevista
Pasos 6-8
Revisa candidatos y programa citas, envía solicitud
Pasos 10-11
Realiza entrevistas y pruebas si aplica
Pasos 12-15
Califica, realiza informes e investigaciones
Pasos 16-17
Corrobora referencias y programa segunda entrevista
Pasos 18
Envía reportes a jefe inmediato
Pasos 19-20
Evalúa informes y entrevista final
Pasos 21
Realiza propuesta de candidato
Pasos 22
Notifica ingreso de nuevo colaborador
Fin
Powered by AIM
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Reclutamiento y Selección de Personal - Proceso Interno Fuentes Internas
Código: MTP-AD-ARH-001-B
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Analista de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Gerente o Coordinador de Área
1
Determina necesidad de requerimiento de personal.
2
Completa y firma formato de Requisición de Personal y la entrega a la Analista de Recursos Humanos. (En caso de ser una plaza nueva, solicita autorización al Director de Área y al Director General)
3
Informa a Gerente de Recursos Humanos sobre el inicio del proceso de reclutamiento.
4
Define fuente (s) de reclutamiento.
Gerente o Coordinador de Área
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Candidato
V1
Responsable: Analista de RH
5
Publica la plaza en medios internos -
6
Recibe información de candidatos (colaboradores actuales) interesados en aplicar a la plaza vacante.
7
Depura información de candidatos.
8
Programa y ejecuta entrevistas de candidatos que cumplan con el perfil del puesto.
9
Si el candidato cumple con los requerimientos iniciales, la analista de recursos humanos aplica las pruebas psicométricas o cognoscitivas necesarias para el puesto.
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Herramienta
Requisición de Personal
Correo electrónico, página web, boletín de la empresa, otros.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Asistente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Jefe Inmediato
10
Califica pruebas psicométricas y entrega resultados a Analista de Recursos Humanos.
11
Elabora informe de resultados.
12
Analiza informes y compara los resultados de los mismos.
13
Envía informes de candidatos finalistas a Jefes Inmediatos o solicitantes de la plaza y programa la entrevista con los superiores directos.
14
Evalúa informes recibidos.
15
Entrevista a candidatos finalistas y retroalimenta a Analista de Recursos Humanos para decidir candidato a contratar.
16
Realiza propuesta laboral a candidato elegido.
17
Informa a Gerente de Recursos Humanos y Jefe Inmediato sobre la reubicación del colaborador
Jefe Inmediato
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Versión Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Reclutamiento y selección de personal - Proceso Interno - Fuentes Internas Código: MTP-AD-ARH-001-B Gerente de Área/ Jefe Inmediato
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Candidato
Inicio
Pasos 1-2
Pasos 3-5
Determina necesidad y solicita personal
Recibe requerimiento, notifica y publica medios internos
Pasos 6-8
Pasos 9
Revisa candidatos, depura y programa citas
Realiza las pruebas correspondientes a la plaza Pasos 10
Califica las pruebas
Pasos 11-12
Elabora informe y lo analiza
Pasos 13
Envía reportes a jefe inmediato
Pasos 16
Pasos 14-15
Evalúa informes y entrevista final
Realiza propuesta de candidato
Pasos 17
Notifica ingreso de nuevo colaborador
Fin
Powered by AIM
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Reclutamiento y Selección de Personal - Proceso Externo -
Código: MTP-AD-ARH-001-C
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Analista de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Gerente o Coordinador de Área
1
Actividad Determina la necesidad de requerimiento de personal y completa el formato de Requisición establecido. En caso de ser una plaza nueva, solicita autorización al Director de Área y al Director General
2
Analista de Recursos Humanos
3
Informa al Gerente de Recursos Humanos sobre el inicio del proceso de reclutamiento.
4
Define el tipo y fuente (s) de reclutamiento, según las necesidades. a. Proceso Interno (Coordinado por RH): Si se decide realizar este tipo de proceso, ejecuta el procedimiento ARH-001-A b. Proceso Externo (Contratación de Empresa de Reclutamiento): En este caso, continua con el paso no.5
5
Contacta a las distintas empresas de reclutamiento y selección de personal y solicita la cotización actualizada, según el puesto a reclutar.
6
Analiza las ofertas recibidas y solicita autorización de la Gerencia de Recursos Humanos y Dirección General.
7
Confirma la ejecución del proceso a la empresa elegida.
8
Recibe informe de candidatos potenciales y los analiza.
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
Herramienta
Requisición de Personal
Recibe y analiza la requisición de personal para iniciar el proceso.
Analista de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
V1
Paso No.
Responsable: Analista de RH
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.
Solicitud de Empleo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Analista de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
9
Coordina con la empresa de reclutamiento, las entrevistas con el (la) analista, con el jefe inmediato y con las demás personas de la corporación que deban entrevistarlos (Gerentes y Directores de Área)
10
Se llevan a cabo las entrevistas.
11
Con el informe de la empresa de reclutamiento y selección y las opiniones del personal de MetroProyectos que ha entrevistado al candidato, el (la) analista elabora el informe final y se decide entre los involucrados, la contratación del candidato.
12
Realiza propuesta laboral a candidato elegido.
13
Informa a Gerente de Recursos Humanos y Jefe Inmediato sobre ingreso del colaborador. FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Versión Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Reclutamiento y selección de personal - Proceso Externo Código: MTP-AD-ARH-001-C Gerente de Área/Jefe Inmediato
Analista de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 2-3
Pasos 1
Recibe requisición e informa inicio de reclutamiento
Solicita nuevo personal o creación de plaza
Pasos 4-5
Si es externo contacta empresas de reclutamiento
Pasos 6-7
Analiza ofertas recibidas y eligen empresa a contratar
Pasos 8-9
Recibe propuestas y coordina entrevistas con empresa reclutadora
Pasos 10
Realiza entrevistas
Pasos 11
Elabora informe con información recibida y elige candidato
Pasos 12-13
Realiza propuesta e informa ingreso de nuevo colaborador
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Formas del procedimiento • Formato de Requisición de Personal
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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• Formato de Solicitud de Empleo: SOLICITUD DE EMPLEO PUESTO Y SALARIO AL QUE ASPIRA:__________________________________________________________________ PROFESIÓN:_________________________________________________________________________________________ FECHA:_____________________________________________________________________________________________
Escriba a mano, con letra cla ra la información que se le solicita.
INFORMACIÓN PERSONAL: Nombre:____________________________________________________________________________________________ 1er. Apellido
Nombres
Apellido de casada
2do. Apellido
Edad:______________________________Fecha de nacimiento:___________________________________________ Estado civil:________________________________Nacionalidad:___________________________________________ Fechas de ingreso al país (si es extranjero o residió en el exterior): (DD/MM/ AA)________________________ Dirección:__________________________________________________________________________________________ Tel éfonos de casa:______________________________ Celular:_____________________Otro:__________________ Correo Electrónico:__________________________________________________________________________________ Cédula de vecindad:_____________________________Extendida en:_____________________________________ Licencia de Conducir No. :______________________________Clase:______________________________________ Posee vehiculo propio:
SI
NO
____________________________________________________ Marca
Cla se
Modelo
INFORMACIÓN ACADEMICA Grado Alcanzado
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Establecimiento
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Año de inicio
Año de finalización
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INFORMACIÓN FAMILIAR Y ECONÓMICA: ¿Dependen de usted económicamente? SI
NO
¿Quiénes y que relación les une con
ellos?_______________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ SUS PADRES: Nombre del padre:___________________________________________________Edad:_________________________ Lugar de trabajo:____________________________________________Ocupación:____________________________ Nombre de la madre:_________________________________________________Edad:________________________ Lugar de trabajo:____________________________________________Ocupación:____________________________ HERMANOS: ¿Cuántos hermanos tiene?____________________¿Qué número ocupa entre ellos?______________________ Actividades de sus hermanos (indique sus nombres, edad, ocupación, lugar donde trabajan o estudian) Nombre Edad Ocupación
¿Si usted es casado (a), indique el nombre de su esposo (a) y qué actividad realiza? ____________________________________________________________________________________________________ Nombre y edad de sus hijos: Nombre
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Edad
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Ocupación
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¿Con quienes vive? _________________________________________________________________________________ La casa en la que vive es: Propia
La están pagando
Alquilada
SALUD: ¿Cómo es su salud actualmente? Excelent e___________ Muy buena_________ Buena______ Mala________ ¿Ha padecido, o padece de alguna enfermedad? Si_______ No________ ¿Cuál?_______________________ ¿Se encuentra actualmente bajo tratamiento médico? Si_______No_______ ¿Ha sido operado o está por operarse? Si_____No_____ ¿Cuándo y por qué motivo? ___________________ CONOCIMIENTOS GENERALES: ¿Que Idiomas habla? (nivel, 50%,75%, 100%)__________________________________________________________ ¿Maquinas de oficina que maneja?_________________________________________________________________ ¿Software que conoce?_____________________________________________________________________________ ¿Experi encia en que áreas posee? (Administración, finanzas, ventas, compras etc..) __________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ HISTORIAL LABORAL: (Tres últimos empleos, i nicie por el actual o más reciente que haya tenid o) Empresa:_________________________________Puesto desempeñado:____________________________________ Nombre de su jefe inmediato:_________________________________Tiempo laborado: ____________________ Fecha de ingreso_________________________ Fecha de salida_________________________________________ Salario de ingreso________________________ Salario de egreso -------------------------------------------------------------
Empresa:_________________________________Puesto desempeñado:____________________________________ Nombre de su jefe inmediato:_________________________________Tiempo laborado: ____________________ Fecha de ingreso_________________________ Fecha de salida_________________________________________ Salario de ingreso________________________ Salario de egreso -------------------------------------------------------------
Empresa:_________________________________Puesto desempeñado:____________________________________ Nombre de su jefe inmediato:_________________________________Tiempo laborado: ____________________ Fecha de ingreso_________________________ Fecha de salida_________________________________________ Salario de ingreso________________________ Salario de egreso -------------------------------------------------------------
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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REFERENCIAS PERSONALES: NOMBRE
TELEFONO
TIEMPO DE CONOCERLO
1.___________________________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________________________ REFERENCIAS LABORALES: NOMBRE
TELEFONO
EMPRESA Y PUESTO
1.___________________________________________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________________________________________ INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: ¿Cómo se enteró de MetroProyectos?______________________________________________________________ ¿Tendría algún inconveniente en rotar de posición , si así lo consideráramos Necesario?______________¿Tendría inconvenientes para viajar?_______________________________________ Fecha en la cuál podría iniciar a trabajar?_________¿Tendría alguna limitación con horarios?___________ Motivo:_____________________________________________________________________________________________ Hago constar que la anterior información es correcta, y autorizo a MetroProyectos a verificarla .
Guatemala,_____________________________________________ Firma:_____________________________________ Autorizo expresamente a las empresas que distribuyen o comercializan con datos personales, para que distribuyan/comercialicen estudios que contengan datos personales concernientes a mi persona, a efecto de verificar la información proporcionada y autorizo que mis datos personales sean compartidos/distribuidos a empresas que prestan servicios de información personal, según los artículos: 9 numeral 1 y 64 Ley de Acceso a la información Pública, 19,21,22,28,46 Ley Contra Lavado de Dinero u Otros Activos y 12 y 20 de Reglamento; 50, 55, 56 y 58, Ley de Bancos y Grupos Financieros. Haber llenado esta solicitud de empleo no significa compromiso por parte de MetroProyectos.
Guatemala,_____________________________________________ Firma:_____________________________________
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
•
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Versión Fecha
Formato de Verificación de Referencias Laborales / Personales
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MTP-AD-ARH-002: Contratación y trámite de afiliaciones Definición Mantener en orden la papelería correspondiente de cada trabajador y establecer las normas por medio de las cuales estará regido el nuevo personal.
Objetivos específicos de la actividad a. b.
Iniciar la relación laboral de una persona con Metroproyectos. Proveer de un documento legal a las partes interesadas sobre el inicio de labores de una persona en la corporación.
Políticas a.
La relación laboral entre trabajadores y empleador, se formalizará a través de la celebración de un Contrato Individual de Trabajo, de conformidad con las leyes laborales respectivas, y una vez el trabajador haya llenado los requisitos establecidos en este manual.
Normas a.
b. c.
Se han autorizado dos tipos de contratos: i. Planilla: Los colaboradores que ingresen en este régimen tienen derecho a todas las prestaciones laborales de ley y normalmente será personal en nivel de coordinaciones, administrativos y operativos, no así gerencias o direcciones. ii. Contrato por Servicios Profesionales u Honorarios: En este régimen ingresarán aquellos profesionales o técnicos que ocupen gerencias o direcciones de área, con quienes se definirá un pago mensual fijo y en cada caso se podrá estipular un valor de bonificaciones anuales por desempeño. El personal que ingrese bajo estas condiciones, deberá presentar una factura mensual por el monto que se ha definido. Se debe formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses y derechos, tanto del trabajador como la corporación. Los dos primeros meses de trabajo para los contratos por tiempo indefinido, se reputan de prueba conforme a la ley, por lo que durante dicho período la terminación de la relación laboral se produce sin responsabilidad de las partes. Toda persona que desee ingresar a laborar o a prestar sus servicios a la Corporación, deberá cumplir con los requisitos siguientes: • • • • • • •
d.
V1
Llenar el formulario de solicitud de empleo Currículo Vitae Presentar su cédula de vecindad o documento de identificación Presentar una fotografía reciente Antecedentes Penales y Policiacos (recientes) Presentar dos cartas de recomendación personal Presentar las constancias de sus antiguos trabajos
Cumplidos los requisitos anteriores y convenidas las condiciones en que deberá prestarse el servicio o trabajo, se formulará el correspondiente contrato escrito de trabajo, en original y dos copias que se Página 61 de 116
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someterán a registro por la Dirección General de Trabajo, dentro de los quince días posteriores a la suscripción en donde una vez aprobado, quedará el triplicado como constancia, se entregará el duplicado al trabajador y el original quedará en poder de la empresa para el expediente personal. a.
El contrato deberá ser firmado por el representante legal de la sociedad anónima contratante y el trabajador. Descripción del procedimiento
Nombre del procedimiento: Contratación y trámite de afiliaciones
Código: MTP-AD-ARH-007
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Asistente de Recursos Humanos
Termina: Asistente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Asistente de Recursos Humanos
1
Llenar correspondientemente cada casilla del Contrato de Trabajo, imprimirlo y entregarlo al Gerente de Recursos Humanos para su revisión y aprobación.
Gerente de Recursos Humanos
2
Revisa contrato de trabajo y comprueba que toda la información sea la correcta.
3
Entrega contrato de trabajo a nuevo colaborador, el primer día de su relación laboral con la empresa.
4
Firma del trabajador en Contrato de Trabajo
5
Envía contrato de trabajo a representante legal respectivo.
Representante Legal de la S.A.
6
Revisa y firma contrato de trabajo.
Asistente de Recursos Humanos
7
Archiva contrato de trabajo original en el expediente del personal.
Asistente de Recursos Humanos
8
Envía contrato de trabajo firmado a Ministerio de Trabajo, siempre y cuando este tema esté autorizado.
Gerente de Recursos Humanos Nuevo Empleado o Trabajador Asistente de Recursos Humanos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Responsable: Asistente de RH
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Herramienta
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Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Contratación y trámite de afiliaciones Código: MTP-AD-ARH-003 Gerente de Analista de Recursos Humanos Recursos Humanos
Nuevo Empleado o Trabajador
Director General
Inicio
Pasos 2
Pasos 1
Llenar correspondencia
Imprimir Hoja Oficio
Pasos 3
Firma del trabajador
Pasos 4
Se Entrega al Director general
Pasos 5
Elabora tramite de afiliacion
Pasos 7
Pasos 6
Verifica Afiliaciones
Se Archiva El Original
Fin
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MTP-AD-ARH-003: Inducción de personal Definición Proceso que consiste en la orientación, ubicación, supervisión y difusión de información institucional, como normas, políticas y objetivos, que se proporciona a las personas de nuevo ingreso, con el fin de iniciar su integración a la empresa. Objetivos específicos de la actividad a. Aportar información fehaciente de la empresa, la cual permitirá al trabajador tener un conocimiento más claro sobre la misma e identificarse rápidamente con la organización. b. Instruir al nuevo colaborador sobre las actividades de su puesto, así como el desarrollo de las mismas a través del manual de procedimientos. c. Iniciar el proceso de fidelización de cada uno de los colaboradores. Políticas a. MetroProyectos, a través del Departamento de Recursos Humanos, coordinará el Programa de inducción institucional y la aplicada al puesto de trabajo y por ningún motivo deberán ser obviadas en el proceso de integración de personal. Normas a. La inducción institucional para cada colaborador de nuevo ingreso debe ser realizada su primer día de labores. b. El departamento de recursos humanos es el responsable de coordinar la inducción al puesto de trabajo con el jefe inmediato del nuevo colaborador. c. Se utilizará un Formato de Seguimiento de Inducción, el cual deben firmar todas las personas involucradas en el proceso de inducción al puesto, lo cual hará constar que cada paso del proceso fue realizado. d. En caso de seleccionar a un colaborador por medio de reclutamiento interno, éste deberá recibir la inducción al nuevo puesto de trabajo y un refrescamiento de la planeación estratégica de la empresa. e. La inducción institucional debe de realizarse en una de las salas de reuniones de las oficinas centrales de la corporación. f. En este período, se entregará al colaborador, todo el equipo, materiales y útiles necesarios para el desarrollo de sus actividades y se hará de su conocimiento que a partir de ese momento es responsable del manejo y resguardo de los mismos. a. El equipo de computación será entregado directamente por un representante del Departamento de Informática y explicará al nuevo colaborador las características del mismo. Esta persona solicitará la firma en la Hoja de Chequeo de Entrega de Equipo de Computación. b. La Asistente de Recursos Humanos, u otro representante del departamento, en su ausencia, es la responsable de entregar al colaborador, los útiles de oficina y materiales de limpieza necesarios. Esta persona solicitará la firma de responsabilidad en la Hoja de Chequeo de Entrega de Materiales V1
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Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Inducción institucional
Código: MTP-AD-ARH-003-A
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Gerente de Recursos Humanos
Puesto Responsable Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
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Responsable: Analista de RH
Paso No.
Actividad
1
Al momento de confirmar el ingreso del colaborador deberá informar al mismo, sobre el cronograma de inducción.
2
Recibe al colaborador de nuevo ingreso y los traslada a la sala asignada para iniciar la inducción general.
3
Comunica información importante, considerando lo siguiente: Misión, visión, valores, principios, objetivos anuales, otros datos importantes sobre la relación colaborador-empresa.
Presentaciones digitales, videos u otros medios adecuados.
4
Entrega manual de imagen y vestuario y otros que puedan definirse en el futuro.
Manuales
5
Presenta al nuevo colaborador con todo el personal de la empresa.
Asistente de Recursos Humanos
6
Gerente de Recursos Humanos
7
Entrega al colaborador los útiles y materiales necesarios para el desarrollo de sus labores y solicita su firma, la cual indica responsabilidad del uso y resguardo de los mismos. Entrega al colaborador la carta de bienvenida a la empresa y el formato de seguimiento de inducción al puesto. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Herramienta
Hoja de Chequeo de Entrega de Materiales
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama de procedimiento
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Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Inducción de personal Institucional Código: MTP-AD-ARH-002-A Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1-2
Informa cronograma de inducción y la imparte
Pasos 3-4
Comunica información importante y entrega material
Pasos 5
Presenta al nuevo colaborador con el resto del personal
Pasos 6
Entrega útiles y materiales y solicita firma de responsabilidad
Pasos 7
Entrega carta de bienvenida y formato de seguimiento de inducción
Fin
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Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Inducción de personal al puesto de trabajo
Código: MTP-AD-ARH-003-B
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Gerente de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Jefe Inmediato
Jefe Inmediato
1
2
3
Responsable: Analista de RH
Informa al jefe inmediato sobre la finalización de la inducción institucional. Recibe al colaborador en su puesto de trabajo y entrega el Manual de Operaciones, que incluye secciones de: Inducción General, Sistema Empresarial, Organigrama del Área, Descripción de Puesto y Procedimientos del colaborador. Informa al colaborador sobre las prioridades y objetivos del departamento, que ayudarán a alcanzar los objetivos organizacionales.
Jefe Inmediato
4
Aclara las funciones del personal del departamento que tendrá mayor comunicación con el colaborador.
Gerente de Recursos Humanos
5
Entrega formato de Evaluación de Período de Inducción al Puesto al colaborador.
6
Completa formato de Evaluación del Período de Inducción al Puesto y lo entrega al Gerente de Recursos Humanos
7
Recibe evaluación del colaborador, lo analiza y toma en cuenta las observaciones realizadas.
Colaborador Gerente de Recursos Humanos
Manuales
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Formas del procedimiento • •
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Formulario de Evaluación del Período de Inducción Institucional (Siguiente Página) Formulario de Evaluación del Período de Inducción al Puesto (Siguiente Página)
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Versión Fecha
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Inducción de personal al puesto de trabajo Código: MTP-AD-ARH-003-B Gerente de Analista de Recursos Humanos Recursos Humanos
Jefe Inmediato
Colaborador
Inicio
Pasos 1
Informa fin de inducción institucional Pasos 2
Recibe a colaborador y entrega manuales
Pasos 3
Informa sobre prioridades del puesto
Pasos 4
Aclara las funciones del colaborador
Pasos 5
Eval.
Entrega evaluación de inducción a colaborador Pasos 6
Pasos 7
Completa formulario de evaluación Eval.
Recibe formato y analiza observaciones Eval.
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-004: Capacitación de personal Definición Conjunto de procesos educativos, tanto formales como informales que contribuyen con la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos, los cuales impulsan y favorecen el desarrollo de los individuos en el desempeño de una actividad específica, el desarrollo personal integral, el desempeño óptimo del puesto y el cumplimiento de la misión de la organización. Objetivos específicos de la actividad a. Promover el desarrollo integral del personal, fortaleciendo sus capacidades, habilidades y competencias y como consecuencia promover el desarrollo de la organización. b. Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales de cada uno de los integrantes de la empresa. c. Desarrollar en los colaboradores un buen sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados para el desarrollo de sus funciones. d. Fomentar el desarrollo y motivación del personal, para contribuir al fortalecimiento de los planes de carrera de cada puesto.
Políticas a.
MetroProyectos beneficiará a todos los colaboradores al llevar a cabo planes y programas de capacitación, a través del Departamento de Recursos Humanos, el cual será el único responsable de la planificación y ejecución de los mismos y de toda actividad relacionada.
Normas a. En caso de ser necesario, solamente el Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de modificar las normas a aplicarse para controlar el sistema de capacitación y desarrollo de la empresa. b. El sistema de capacitación y desarrollo de personal se divide en cinco etapas como se detalla a continuación: 1. Detección de Necesidades de Capacitación - DNC 2. Elaboración del Plan de Capacitación o Datos generales de la empresa o Estructura organizacional - Puestos de trabajo que integran la empresa o Cantidad de colaboradores que serán capacitados o Rango de tiempo en el que será desarrollado o Prioridades o Actividades a realizar 3. Elaboración del Programa de Capacitación o Definición de eventos o actividades a impartir por departamento y puesto de trabajo. V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
c. d.
e. f. g. h. i.
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Versión Fecha
o Definición de objetivos generales y específicos que especifiquen las conductas necesarias de modificar en los trabajadores o Técnicas grupales e institucionales que facilitarán el proceso instrucción aprendizaje. o Temas a incluir en cada evento. o Recursos didácticos que apoyarán y facilitarán la asimilación de conocimientos a los participantes. o -Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones. o Duración total en horas de cada uno de los eventos que se programen. o El instructor y/o institución capacitadora responsable de los eventos o actividades definidas. 4. Ejecución de la Capacitación. 5. Evaluación de la Capacitación. Todas las actividades de capacitación serán evaluadas para fundamentar a los coordinadores, gerentes y directores de área, la inversión de las mismas. La programación de las actividades de capacitación se deberá entregar a los jefes inmediatos, por lo menos con tres semanas de antelación para que se puedan reprogramar las actividades del personal y no existan atrasos en el cumplimiento de objetivos del área. En Noviembre de cada año, Recursos Humanos debe de realizar un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) con cada departamento de la corporación. Se le debe dar un seguimiento bimestral al cumplimiento del programa de capacitación anual. El capacitado debe de entregar a recursos humanos una copia del diploma o certificación que obtenga, la cual debe ser archivada en su expediente y agregado al control de capacitación. Asistir a una actividad o serie de actividades relacionadas a la capacitación, no exime al colaborador de la responsabilidad de la ejecución de sus funciones. Las capacitaciones no planteadas oportunamente en el programa de capacitación, se postergarán y se les dará prioridad a las que han sido planificadas.
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Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Capacitación de personal
Código: MTP-AD-ARH-004
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Analista de Recursos Humanos
Puesto Responsable Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
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Responsable: Analista de RH
Paso No.
Actividad
1
Revisa y valida la base de datos del personal de la empresa.
2
Aplica el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, a fin de integrar e instrumentar el plan y programa de capacitación.
3
Elabora el Plan y Programa de Capacitación anual.
4
5
6
7
8
Herramienta
Presenta el Plan y Programa de Capacitación a la Gerencia de Recursos Humanos para su visto bueno. Presenta el Plan de Capacitación a todas las direcciones y gerencias de la empresa para sus comentarios y observaciones. Solicita autorización del presupuesto inicial al Gerente Administrativo, Gerente Financiero y Director General Envía el Plan de Capacitación departamental a cada coordinador, gerente y coordinador de área. Controla y coordina las actividades de participación de personal en cursos de capacitación que se impartan dentro y fuera de las instalaciones, según el plan elaborado.
Asistente de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
9
Efectúa los trámites internos para el pago de proveedores en materia de capacitación.
10
Verifica que el personal asista a la actividad programada.
11
Entrega formato de Capacitación" al personal.
Personal
12
Completa la Evaluación de Capacitación y la entrega a la Gerencia de Recursos Humanos.
Gerente de Recursos Humanos
13
Analiza la información recibida y retroalimenta a la Analista de Recursos Página 74 de 116
"Evaluación
de
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Humanos con las observaciones necesarias. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Inducción y capacitación de personal Código: MTP-AD-ARH-002 Analista de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Aplicar detección de Necesidades
Pasos 2
Elaborar el proyecto de presupuesto
Pasos 3
Integrar y actualizar la cartera
Pasos 4
Preparar la inducción
Pasos 5
Controlar el Material
Pasos 6
Coordinar Actividades
Pasos 7-8
Evaluar las áreas de Trabajo
Pasos 9
Coordinar Logistica
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-005: Evaluación del desempeño Definición Es un proceso estructural que se realiza para medir el desempeño de todo el personal de la empresa con el fin de brindar apoyo, capacitar o tomar decisiones en relación al trabajo del colaborador. Además se utiliza para examinar el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, así como el rendimiento y los logros obtenidos de acuerdo con el cargo que ejerce, durante un tiempo determinado y de conformidad con los resultados esperados por la organización. La retroalimentación efectiva del desempeño es una herramienta motivacional y, a la vez, una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y de la corporación. Objetivos específicos de la actividad a. Permitir condiciones de medición del potencial humano y determinar la calidad de sus actividades diarias y logros de objetivos personales en el ámbito laboral, así como los departamentales y organizacionales. b. Brindar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todo el personal, tomando en cuenta los objetivos empresariales e individuales, lo cual logrará una alta motivación en todos y cada uno de los colaboradores. c. Establecer las necesidades de capacitación en los trabajadores basados en la eficiencia de sus actividades, lo cual será complementado con el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. d. Estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades del equipo y de cada colaborador. e. Evaluar la forma en que el colaborador desempeña las tareas asignadas, al procurar una mayor productividad y calidad del trabajo realizado para la corporación. f.
Determinar y corregir deficiencias en el trabajo, tanto organizacionales como individuales, mediante el análisis de los problemas colectivos e individuales que se detecten a través del proceso de evaluación. g. Facilitar la ejecución de las operaciones en los diferentes niveles jerárquicos de la corporación y la aplicación de los métodos y técnicas del trabajo desempeñado.
Políticas a. Todo el personal de MetroProyectos será sometido al programa de evaluación del desempeño que el Departamento de Recursos Humanos considere apto para la corporación. Normas a. Para elaborar el Plan de Evaluación de Desempeño, los objetivos de la corporación y de cada departamento deberán estar perfectamente definidos.
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b. El sistema de evaluación del desempeño debe ser flexible y adaptable a los diferentes niveles organizacionales y circunstancias que caracterizan la situación de los trabajadores, asimismo, deberá estar elaborado, de forma que todos los usuarios lo comprendan. c. El plan de evaluación deberá realizarse con el fin de identificar el potencial de desarrollo de los empleados y estimular sus deseos de superación, guiando sus esfuerzos hacia su crecimiento. d. La evaluación del desempeño se basará principalmente en los indicadores de gestión definidos por cada puesto. a. El Plan de Evaluación de Desempeño será siempre elaborado por el Departamento de Recursos Humanos, sin embargo, los responsables de examinar al personal son los superiores directos. b. Después de recibir las evaluaciones de cada uno de los jefes inmediatos, el Departamento de Recursos Humanos elaborará una serie de conclusiones y recomendaciones para elevar la calidad del trabajo del personal. c. La evaluación se realizará semestralmente, es decir dos veces al año.
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Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Evaluación de desempeño
Código: MTP-AD-ARH-005
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Analista de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Herramienta
1
En diciembre de cada año, deberá definir las fechas en las que se evaluará el desempeño del año siguiente.
Plan Anual
Gerente de RH
2
Presentar calendarización a Gerencia Administrativa y Dirección General, para aprobación.
Gerente de RH
3
Comunicar a Analista de RH las fechas definidas para la evaluación.
4
Informar a los Directores, Gerentes y Coordinadores de Área sobre las fechas de aplicación de las pruebas.
Analista de RH
5
Coordinar las evaluaciones, y ejecutarlas, según el Manual de Evaluación de Desempeño Vigente - En el 2011 se cuenta con la Evaluación 360 de Desempeño y Competencias.
Analista de RH
6
Presentar resultados a Gerente de RH.
Gerente de RH
Analista de RH
Gerente de RH
Jefe Inmediato
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Responsable: Analista de RH
7
8
Presentar resultados a Directores, Gerentes y Coordinadores. Se le entregará información de todos los subalternos correspondientes. Es decir, el director de área recibirá los resultados del 100% de los colaboradores de su área. Los Gerentes recibirán solamente los de su Departamento y los Coordinadores únicamente los de su dependencia.
El Jefe Inmediato, debe sostener una entrevista con el trabajador, a fin de comunicarle cuales han sido las apreciaciones registradas, presentando los resultados en forma agregada, sin referencias personales.
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Manual de la Prueba 360.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Gerente de RH
Analista de RH
Gerente de RH
9
10
11
La última prueba anual será la base para los aumentos anuales establecidos. La Gerencia de RH deberá elaborar el nuevo presupuesto de salarios y solicitar la autorización correspondiente a la Gerencia Financiera y Dirección General, para que los incrementos se den en enero del año siguiente. Si se ha definido la entrega de otro tipo de reconocimiento para los colaboradores que han resultado sobresalientes en la evaluación, la analista de RH deberá velar por la entrega de los mismos. Coordinar el análisis entre direcciones y gerencias, de aquellos colaboradores que hayan resultado deficientes en su evaluación, para así tomar medidas al respecto o capacitarlos en las áreas que muestran debilidades. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Evaluación de Desempeño Código: MTP-AD-ARH-005 Analista de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos
Jefe Inmediato
Inicio
Pasos 1-2
Programa y presenta calendarización anual
Pasos 3
Pasos 4
Informa fechas de pruebas
Comunica fechas
Pasos 5
Coordina la elaboración de las pruebas
Pasos 5
Realiza informes y presenta resultados
Pasos 7
Pasos 8
Presenta resultados según corresponda por nivel
Presenta resultados a los colaboradores
Pasos 9
Pasos 10
Coordinar entrega de otros reconocimientos
En base a ultima prueba anual calcular salarios
Pasos 11
Coordinar medidas con jefes para resultados deficientes
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-006 : Planificación y Coordinación de Eventos Definición Planificar y ejecutar distintas actividades que apoyan en la integración del personal, tales como eventos sociales en conmemoración de fechas específicas, reuniones informativas y celebraciones de cumpleaños, entre otras. Objetivos específicos de la actividad a. Llevar a cabo actividades y eventos que logren una mejor comunicación interdepartamental y apoyen en el mantenimiento de un clima organizacional adecuado. b. Motivar al personal al agasajarlos en fechas especiales para cada uno de ellos. c. Programar y organizar el convivio de la corporación. d. Levar a cabo cualquier actividad de integración del personal a través de un evento, comercial, social o deportivo. Políticas a. MetroProyectos contará con un plan de actividades anuales y velará para que todas estas fomenten la integración del personal y logren la fidelización y estabilidad de los colaboradores. Normas a. Tal como se ha establecido en la empresa, los recursos deberán ser optimizados en la ejecución de toda actividad. Deberá velarse por la obtención de precios bajos y alta calidad en el material, instalaciones o cualquier compra relacionada con cada evento. b. El Plan Anual de Actividades deberá ser elaborado por la Analista de Recursos Humanos y autorizado por la Gerencia del departamento, Gerencia Administrativa y Dirección General. c. Toda actividad deberá ser justificada claramente al plantear los objetivos de las mismas. d. La asistencia a las distintas actividades son de carácter obligatorio para todo el personal. La única forma que se autorizará la ausencia a las mismas, será por medio del comprobante respectivo, por ejemplo, una constancia médica y la autorización de su jefe inmediato.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Planificación y Coordinación de Eventos
Código: MTP-AD-ARH-006
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina:
Puesto Responsable
Actividad
Analista de Recursos Humanos
1
Elabora el Plan Anual de Actividades en noviembre de cada año, integrando el presupuesto del mismo.
Gerente de Recursos Humanos
2
Revisa y autoriza el Plan Anual de Actividades y presupuesto.
Gerente Administrativo
3
Revisa y autoriza el Plan Anual de Actividades y presupuesto.
Director General
4
Revisa y autoriza el Plan Anual de Actividades y presupuesto.
Analista de Recursos Humanos
5
Planifica cada actividad con anticipación, según la magnitud de la misma.
Gerente de Recursos Humanos
6
Revisa y autoriza la planificación de la actividad para iniciar su ejecución.
7
Informa al personal sobre la actividad a llevarse a cabo, la ejecuta en el tiempo establecido y solicita el apoyo de la asistente de Recursos Humanos.
8
Tramita los fondos necesarios para la ejecución del evento y los recoge en el Departamento de Tesorería.
Analista de Recursos Humanos
9
Realiza los pagos necesarios y entrega las facturas de los mismos a la Asistente de Recursos Humanos.
Personal de la empresa
10
Asiste al evento o actividad programada.
Asistente de Recursos Humanos
11
Entrega facturas o comprobantes de pago al Departamento de Tesorería.
12
Presenta a la Gerencia de Recursos Humanos un informe sobre los objetivos logrados en la actividad o evento.
13
Analiza informe recibido y lo remite a la Gerencia Administrativa y Dirección General.
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos V1
Paso No.
Responsable: Analista de RH
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Herramienta Formato de Plan Anual - Agenda Estratégica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Gerente Administrativo / Dirección General
14
Analizan informe recibido y retroalimenta al Departamento de Recursos Humanos, brindándoles las observaciones y recomendaciones para las actividades siguientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Versión Fecha
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Eventos Código: MTP-AD-ARH-006 Asistente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Se programa Eventos
Pasos 2
Se calcula el pago de comidas
Pasos 3-4
Se realiza requisición de gastos y compras
Pasos 5
Se realiza evento
Pasos 6
Se solicita a tesoreria
Pasos 7
Liquidación de vouchers
Fin
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-007: Control de Asistencia - FALTA MTP-AD-ARH-008: Trámite y Control de Viáticos Definición Gestionar y administrar el pago de viáticos al personal por visita o ejecución de actividades en los desarrollos o proyectos de la corporación.
Objetivos específicos de la actividad
a. Brindar a los colaboradores, los recursos económicos necesarios para sufragar los gastos de alimentación, hospedaje y transporte derivados de los trabajos programados en los centros comerciales o proyectos de la empresa. b. Llevar un control de los fondos asignados a cada departamento y colaborador. Políticas a.
La empresa se responsabilizará del pago de todos los gastos en los que se incurran por la realización de trabajos fuera de la sede a la que asiste regularmente cada colaborador. Estos gastos incluyen pasajes (aéreos, marítimos o terrestres), alimentación y hospedaje.
Normas a.
b.
c.
d.
V1
Todos los gerentes de la empresa, deberán presentar mensualmente a la Gerencia de Recursos Humanos, una programación de trabajos a realizar fuera de las oficinas centrales para que el trámite de los fondos se realice con la antelación necesaria. El Departamento de Recursos Humanos cuenta con un fondo de caja chica para sufragar gastos menores generados por un viaje emergente de algún colaborador. Es el único fondo en efectivo que puede ser utilizado para dicho tema. Todos los colaboradores deberán presentar documentos que respalden el gasto realizado. Cada caso, será evaluado para definir si el documento deberá ser una factura contable o un recibo provisional. Ejemplo: Equipo de Topografía: Entregará recibos provisionales, ya que su alimentación la adquieren en comercios informales. El pago de viáticos se efectuará de acuerdo a las Tabla de Viáticos vigente y autorizada por la Gerencia de Recursos Humanos, la Gerencia Financiera y la Dirección General. (Ve Tabla de Viáticos)
e.
Estos gastos deberán contar con la aprobación del jefe inmediato del cargo y la Dirección del área.
f.
El colaborador que viaja debe presentar los documentos de soporte, para liquidar el voucher respectivo, a más tardar dos días después de su regreso y utilizando el reporte definido. Estos documentos los deberá entregar al área de Tesorería.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Trámite y Control de Viáticos
Código: MTP-AD-ARH-008
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Asistente de Recursos Humanos
Termina: Asistente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Colaborador
1
Proporciona a jefe inmediato la solicitud de viáticos que debe incluir los siguientes datos: fecha de salida, fecha de regreso, proyecto, actividades a realizar, etc.
Jefe Inmediato
2
Autoriza solicitud de viáticos.
Colaborador
3
Entrega solicitud a Asistente de Recursos Humanos.
4
Realiza los cálculos respectivos, tomando en cuenta los gastos de transporte, alimentación y hospedaje.
Asistente de Recursos Humanos
5
Traslada cálculos a Gerente de Recursos Humanos para su aprobación. Si la solicitud es mayor o igual a Q500.00, deberá solicitar autorización a la Dirección General.
Asistente de Recursos Humanos
6
Traslada a tesorería la solicitud para tramitar el cheque.
Colaborador
7
Recoge cheque en Tesorería, según programación de pagos del área.
8
Al regresar de viaje, el colaborador entrega las facturas o comprobantes a Tesorería para liquidar el gasto.
Asistente de Recursos Humanos
Colaborador
FIN DE PROCEDIMIENTO
V1
Responsable: Asistente de RH
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Herramienta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Viáticos Código: MTP-AD-ARH-005 Asistente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
El Colaborador proporciona fechas
Pasos 2
Se completa el cuadro
Pasos 3-4
Se Traslada Ficha
Pasos 5-7
Se llena requisición y se firma voucher
Pasos 8-9
Se Entregan facturas
Pasos 10-11
Se entregan y reciben fotocopias
Fin
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-009: Control de altas, bajas, permisos e incidencias de oficinas centrales y centros comerciales Definición Registro continuo de los periodos de actividad e inactividad laboral de los colaboradores de la corporación y su motivo.
Objetivos específicos de la actividad
a. Llevar a cabo un control de las incidencias y motivos de altas y bajas de los trabajadores. b. Administrar un registro que permita el cálculo de prestaciones laborales de todos los colaboradores, tales c.
como, bono 14, aguinaldo, vacaciones, indemnización y todas las que el Ministerio de Trabajo indique en determinado momento. Evaluar el nivel de ausentismo de los colaboradores para detectar inconvenientes organizacionales.
Políticas a.
La empresa contará con un registro de todas las incidencias del personal de la empresa, el cual será administrado por el Departamento de Recursos Humanos.
Normas
a.
b. c.
V1
El Departamento de Recursos Humanos es el responsable de registrar todo el movimiento del personal de la corporación, sin embargo, el colaborador y su jefe inmediato son los responsables de informar a dicho departamento sobre las incidencias del personal. Previo a realizar cualquier cálculo correspondiente a éste procedimiento es necesario verificar la situación del trabajador en relación a préstamos, adelantos y liquidaciones previas de prestaciones laborales. Todo manejo de bajas permanentes deberá contar con un tiempo prudencial para elaborar los cálculos correspondientes que devengan de su baja.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Control de altas
Código: MTP-AD-ARH-009-A
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Analista de Recursos Humanos
Termina: Asistente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Herramienta
1
Confirma la plaza al colaborador - Ver procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal -
Rellena formulario Movimiento de Personal
Gerente de Recursos Humanos
2
Recibe movimiento de personal y traslada a firma al Director General y procede a sacar copia del mismo
Auxiliar de Nómina
3
Recibe copia del movimiento de personal para ingreso y soporte de nómina
Analista de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos
4
Asistente de Recursos Humanos
5
Ingresa en listado general de persona la nueva contratación y procede a entregar el movimiento original para el respectivo archivo Recibe movimiento original y procede archivarlo en el expediente laboral FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Responsable: Auxiliar de Nómina
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Control de Altas Código: MTP-AD-ARH-009-A Analista de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nóminas
Inicio
Pasos 1
Confirma plaza de colaborador
Pasos 2
Recibe movimiento de personal y traslada para firma
Pasos 3
Recibe copia de movimiento de personal
Pasos 4
Ingresa a listado general las nuevas contrataciones Pasos 5
Recibe movimiento original y archiva
Fin
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Control de bajas
Código: MTP-AD-ARH-009-B
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Gerente de Recursos Humanos
Termina: Asistente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
1
Recibe por parte del colaborador, carta de renuncia y/o instrucción precisa del Director General si va a existir desvinculación
Auxiliar de Nóminas
2
Recibe copia de carta de renuncia y/o instrucciones por parte de la Gerente de RRHH, para elaboración de cálculos
Gerente de Recursos Humanos
3
Recibe los cálculos de liquidación laboral y traslada a la Gerente Financiera para su Vo.Bo.
Gerente de Recursos Humanos
4
Traslada a firma los cálculos de liquidación laboral con el Director General y procede a entregar copia de los cálculos
Auxiliar de Nóminas
5
Recibe copia de cálculos y procede a solicitar cheque
Asistente de Recursos Humanos
6
Procede a elaborar finiquito laboral y/o recibo de pago
7
Entrega pago al colaborador, liquida voucher de pago y procede a archivar la documentación en el expediente laboral
Gerente de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Diagrama de procedimiento V1
Responsable: Auxiliar de Nómina
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Herramienta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Control de Bajas Código: MTP-AD-ARH-009-B Analista de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nóminas
Inicio
Pasos 1
Recibe notificación de retiro
Pasos 2
Recibe copia de notificación de retiro
Pasos 3-4
Recibe cálculos y traslada para autorización
Pasos 5
Recibe cálculos autorizados y solicita cheque
Pasos 6-7
Elabora finiquito y realiza pago a colaborador
Fin
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Control de permisos, ausencias e incidencias.
Código: MTP-AD-ARH-009-C
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Auxiliar de Nómina
Termina: Gerente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Colaborador
1
Completa formulario de "Movimiento de Personal" y solicita autorización a jefe inmediato.
Jefe Inmediato
2
Autoriza el permiso temporal o ausencia.
Colaborador
3
Entrega el formulario a Analista de Recursos Humanos.
4
Ingresa los datos de la ausencia en el Sistema de Control de Asistencia.
5
Remite formulario a Auxiliar de Planillas.
6
En caso de ser un permiso sin goce de sueldo, el auxiliar realiza el cálculo del descuento respectivo o lo integra en el registro de vacaciones del personal, según se haya solicitado.
7
Realiza el descuento en la nómina. En caso de ser un permiso otorgado a cuenta de vacaciones, el auxiliar lo registra en el cuadro de control respectivo.
Analista de Recursos Humanos Analista de Recursos Humanos
Auxiliar de Nómina
Auxiliar de Nómina
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Responsable: Auxiliar de Nómina
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Herramienta
Formato de M.P.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Control de bajas, permisos e incidencias Código:MTP-AD-ARH-007 Auxiliar de Nómina
Gerente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Control de permisos
Pasos 2-3
Recepción de carta y establecer Fecha
Pasos 4-6
Revisión de Nomina y información actual
Pasos 7-10
Realizar Calculo y Recepción de carta
Pasos 11.12
Realizar descuento en Nomina
Pasos 13
Pasos 14
Elaborar informe de bajas
Recibe Informe
Fin
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V1
Página 94 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-010: Elaboración, modificación y envío de nóminas Definición
Proveer datos y realizar los cálculos necesarios para realizar el pago de planilla de los colaboradores
Objetivos específicos de la actividad
a. b.
Proveer el pago oportuno a los trabajadores de las oficinas centrales de Metroproyectos y de los centros comerciales, por los servicios y trabajos realizados para la corporación. Preparar un documento de control de pagos de sueldos que demuestra las cantidades a pagar a cada persona.
Políticas a.
MetroProyectos remunerará a su personal, de acuerdo con las condiciones pactadas al inicio de la relación laboral o aplicando aumentos o bonificaciones negociadas entre la empresa y el colaborador.
Normas
a)
Toda información de planillas es considerada confidencial y solo puede ser compartida a las personas designadas por la Gerencia de Recursos Humanos, Gerente Administrativo y la Dirección General. b) El Departamento de Recursos Humanos recibirá información sobre cambios en las planillas, el 10 y el 25 de cada mes, para realizar las modificaciones pertinentes y así evitar errores o inconvenientes.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Elaboración, modificación y envío de nóminas
Código: MTP-AD-ARH-010
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Gerente de Recursos Humanos
Termina:
Puesto Responsable Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Auxiliar de Nómina
Auxiliar de Nómina
Actividad
1
Recepción y revisión de movimiento de personal para elaboración de nómina
2
Traslada a Auxiliar de Nóminas para elaboración de nómina
3
Ingresar datos actuales e identificación de nómina
4
Ingresar información para cálculo de nómina (sueldos, bono 14, aguinaldos y honorarios por servicios profesionales o por servicios prestados)
Auxiliar de Nómina
5
Verificar datos en nómina contra movimiento de personal
Auxiliar de Nómina
6
Impresión y traslado a Gerente de Recursos Humanos para su revisión
7
Revisa y da visto bueno u ordena correcciones
8
Revisa y da el vo.bo. de nómina y autorización de acreditamientos y emisión de cheques
9
Enviar nóminas de centros comerciales por correo electrónico a Administradores de Centros Comerciales para ingreso de
Gerente de Recursos Humanos Gerencia Financiera de MetroProyectos y Gerencia General de Centros Comerciales Auxiliar de Nómina V1
Paso No.
Responsable: Auxiliar de Nómina
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Herramienta
•
Reporte de horas extra
•
Préstamos
•
Anticipos
•
Aumentos, traslados o descuentos
•
Altas o bajas de personal
•
Proyección de ISR
Reporte de movimiento de personal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
requisición. Auxiliar de Nómina
10
Envío de nómina y reporte de acreditamientos a cuenta de Metroproyectos a Finanzas
Auxiliar de Nóminas
11
Solicita cheques de pago de planillas en sistema de bancos Metroproyectos
Tesorería
12
Elabora cheque, boletas o recibos de pago
Tesorería
13
Efectúa pago de sueldos
Tesorería
14
Liquida vouchers FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Elaboración, modificación y envío de nóminas Código: MTP-AD-ARH-008 Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nómina
Tesorerías
Inicio
Pasos 3-5
Pasos 1-2
Recepción y revisión de reporte
Ingresar y verificar datos de Nomina
Pasos 6
Traslado a Gerente
Revisa Correcciones
Pasos 11-12
Pasos 9-10
Pasos 7-8
Envía Nomina
Elabora Cheque y efectúa pago
Pasos 13
Liquidan Vouchers
Fin
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-011: Trámite de Préstamos y Anticipos de Sueldo Definición: Procedimiento con el cual, los colaboradores pueden solicitar el pago de un porcentaje de su salario mensual previo a la finalización del mes en curso o una cantidad específica, como préstamo de emergencia. •
Políticas:
a. Como parte del sistema de remuneraciones de la empresa, MetroProyectos concederá anticipos de sueldos o préstamos, si algún colaborador lo solicita. •
Normas:
a. MetroProyectos puede conceder préstamos de emergencia a sus colaboradores, exceptuando a aquellos que se contraten temporalmente. Esto se otorgará siempre y cuando él colaborador no tenga deudas con la corporación y el motivo del préstamo pueda justificarse claramente. b. El monto del préstamo no podrá ser mayor que tres veces su sueldo mensual en un plazo no mayor a 12 meses para pagar el mismo. c. El trabajador solicitará el número de cuotas, respetando la norma anterior y la cantidad mensual acordada será descontada en la nómina respectiva, a partir del mes siguiente al que fue otorgado el préstamo. d. El formulario de Solicitud de Préstamo y/o Anticipo deberá ser completado y firmado por el colaborador. e. Si la cantidad es menor o igual a Cuatrocientos noventa y nueve quetzales (Q499.00) el formulario deberá ser firmado y autorizado solamente por la Gerencia de Recursos Humanos y si es mayor a Quinientos quetzales (Q500.00), deberá ser firmado y autorizado por la Gerencia de Recursos Humanos y la Dirección General. f.
V1
Si un colaborador que se encuentra facturando honorarios o servicios profesionales, solicita un préstamo, si podrá otorgársele, pero deberá firmarse un Compromiso de Deuda, autorizado por un notario.
Página 99 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Solicitud de Anticipo de Sueldo o Préstamo
Código: MTP-AD-ARH-011
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia: Gerente de Recursos Humanos
Termina: Asistente de Recursos Humanos
Puesto Responsable
Paso No.
Colaborador
1
Completa y firma el formulario correspondiente.
Colaborador
2
Entrega solicitud a Gerente de Recursos Humanos o Asistente del departamento.
Gerente de Recursos Humanos
3
Si la solicitud es menor a Q499.00, la autoriza y traslada al Auxiliar de Nóminas. Si la solicitud es igual o mayor a Q500.00, solicita la autorización al Director General y la traslada al Auxiliar de Nóminas.
Auxiliar de Nóminas
4
Solicita el cheque o acreditamiento respectivo.
5
Registra los datos de la solicitud en la nómina mensual, para realizar los descuentos pertinentes.
Auxiliar de Nóminas
Actividad
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Responsable: Auxiliar de Nómina
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Herramienta Solicitud de préstamo o anticipo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Solicitud de Anticipo de Sueldo o Préstamo Código: MTP-AD-ARH-011 Colaborador
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nóminas
Inicio
Pasos 1
Llena solicitud de préstamo
Pasos 2
Entrega solicitud a Recursos Humanos
Pasos 3
Autoriza o solicita autorización según monto
Pasos 4
Solicita cheque o acreditamiento respectivo
Pasos 5
Elabora registros para descuentos pertinentes
Fin
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V1
Página 101 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-012: Rebaja de Vacaciones y Provisión de prestaciones en nómina Definición Cálculo de montos correspondientes a los rubros de vacaciones y prestaciones generados por el pago de nómina. Objetivos específicos de la actividad
a) Provisionar los fondos necesarios para el pago de prestaciones en el futuro a un trabajador. b) Captar los fondos necesarios para el pago de vacaciones de los colaboradores que decidan trabajarlas y renunciar a ellas.
Políticas a)
Las provisiones de prestaciones laborales se registrarán mensualmente.
Normas
a)
El cálculo del pasivo laboral es de carácter imperativo y se realiza después de efectuada la operación de nómina. b) Siempre después de realizada la provisión debe notificarse a Gerencia Financiera de la provisión de dichos fondos para su traslado a las cuentas correspondientes.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Rebaja de provisión de vacaciones y provisión de prestaciones laborales
Código: MTP-AD-ARH-012
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia:
Termina:
Puesto Responsable
Actividad
Auxiliar de Nómina
1
Recepción de solicitudes aprobadas de vacaciones con goce de sueldo o pago de vacaciones laboradas
Auxiliar de Nómina
2
Actualización de reporte de personal que gozó vacaciones durante el mes
Auxiliar de Nómina
3
Cálculo de pago de vacaciones laboradas
Auxiliar de Nómina
4
Traslada cálculo de pago de vacaciones a Gerente de Recursos Humanos para revisión de cálculos.
Gerente de Recursos Humanos
5
Envía cálculo a Finanzas para su Vo.Bo.
Gerente de Recursos Humanos
6
Traslada cálculos a Director General y/o Gerente General de C.C.´S para autorización de pago y traslada copia de cálculos al área de nómina y/o C.C.´S para ingreso de requisición de pago
Auxiliar de Nómina
7
Recibe cálculos y procede al ingreso de cheque
Auxiliar de Nómina
8
Rebaja cantidades en notas de débito de sueldos, pagados por acreditamiento o cheque
Auxiliar de Nómina
9
Elaborar reporte de provisión de pasivo laboral por cada empleado
Auxiliar de Nómina
10
Ingreso de provisiones al sistema de contabilidad por sociedad anónima
11
Elabora reporte mensual de préstamos, anticipos de salario y prestaciones laborales y envía a Contabilidad de Metroproyectos para su Vo.Bo.
Auxiliar de Nómina
V1
Paso No.
Responsable: Auxiliar de Nómina
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Herramienta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Auxiliar de Nómina
Versión Fecha
Envío de reporte de provisiones de prestaciones laborales a Contabilidad C.C.´S
12
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Rebaja de Vacaciones y Provisión de prestaciones en nómina Código:MTP-AD-ARH-009 Auxiliar de Nómina
Gerente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Recepción de solicitudes
Pasos 2
Elaboración de Reporte
Pasos 5
Pasos 3-4
Calculo y traslado de pago
Aprueba Calculo
Pasos 6
Rebaja Cantidades
Pasos 7-8
Revisa Movimientos y elabora Reportes
Pasos 9-10
Ingresa provisiones y envía reporte
Fin
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V1
Página 104 de 116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-013: Control de bonificaciones por entrega de proyectos. Definición Procedimiento que se lleva a cabo al otorgar una cantidad monetaria al finalizar alguna fase de un proyecto o completar el mismo. Objetivos específicos de la actividad a. Motivar e incentivar al colaborador a cargo de una tarea o proyecto en específico. b. Impulsar la finalización a tiempo, de las distintas fases de un proyecto o la terminación del mismo.
Políticas a. La corporación otorgará bonificaciones por proyecto a aquellos colaboradores directamente involucrados con los mismos. Normas a. El plan de bonificaciones se definirá al iniciar la relación laboral o antes de iniciar un proyecto. b. La programación de los bonos debe coincidir exactamente con las fechas de finalización de cada fase. c. Se entregará una copia del plan a colaborador y una se archivará en el expediente del mismo. d. La bonificación se pagará si el proyecto o fase es entregado el día programado o a más tardar cinco días después de dicha fecha. e. Si en dado caso, el proyecto debe sufrir atrasos por razones ajenas al colaborador, el plan de bonificaciones deberá modificarse y se le entregará una copia del mismo al trabajador y una se archivará en el expediente personal. f. Todos los planes deberán ser autorizados por el jefe inmediato del colaborador y por el Director General.
V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Control de bonificaciones por proyectos.
Código: MTP-AD-ARH-013
Hoja 1 de 1
No. de Formas:
Inicia: Gerente de RH
Termina: Colaborador - Receptor del Beneficio
Puesto Resperonsable
Actividad
1
Elabora plan de bonificaciones según proyectos asignados al colaborador. Esto se realiza con estrecha comunicación entre el jefe inmediato del colaborador y el Director General.
2
Solicita firma de autorización al jefe inmediato, Director de área y Director General.
3
Integra los montos de bonificaciones en el presupuesto del área y lo envía a la Gerencia Financiera.
4
Al finalizar el proyecto, elabora reporte de entrega del mismo.
5
Entrega reporte a jefe inmediato y director de área.
Jefe Inmediato
6
Revisa y firma el reporte, el cual hace constar que el colaborador interesado ha concluido satisfactoriamente el proyecto asignado.
Colaborador Receptor de beneficio
7
Entrega el reporte al Gerente de Recursos Humanos.
Asistente de Recursos Humanos
8
Emite requisición de pago y entrega a Gerente de Recursos Humanos.
Gerente de Recursos Humanos
9
Solicita autorización a Director General.
Gerente de Recursos Humanos
10
Entrega a Asistente de Recursos Humanos para continuar con trámite de cheque.
Asistente de Recursos Humanos
11
Continúa con trámite de cheque.
Colaborador
12
Recoge cheque en el Departamento de Tesorería y entrega comprobante de pago.
Gerente de Recursos Humanos
Gerente de Recursos Humanos Gerente de Recursos Humanos Colaborador Receptor de beneficio Colaborador Receptor de beneficio
V1
Paso No.
Responsable: Gerente de RH
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Herramienta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Control de bonificaciones por entrega de proyectos Código: MTP-AD-ARH-013 Gerente de Recursos Humanos
Colaborador
Jefe Inmediato colaborador
Asistente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Elabora plan de bonificaciones
Pasos 2-3
Solicita Vo. Bo. De Directores e integra a presupuesto para finanzas
Pasos 4-5
Elabora reporte de lo ejecutada y entrega a jefe inmediato
Pasos 6
Revisa informe y aprueba de finalizado satisfactoriamente
Pasos 7
Pasos 8
Recibe informe y entrega a Recursos Humanos
Emite requisición de pago
Pasos 12
Pasos 11
Recoge cheque en Tesorería
Continua trámite de cheque
Pasos 9-10
Solicita autorización a Director General y devuelve
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V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
MTP-AD-ARH-014: Procedimiento de Salida Personal Definición Procedimiento que finaliza la relación laboral de un colaborador con la empresa y da lugar a un nuevo proceso de reclutamiento y selección de personal. La relación laboral puede terminarse por dos razones: Renuncia y Despido, los cuales se definen a continuación. 1. RENUNCIA: Este ocurre cuando el colaborador decide terminar dicha relación, por razones personales. 2. DESPIDO: Este ocurre cuando las autoridades de la empresa toman la decisión de finalizar la relación laboral, debido a causas derivadas por el desempeño o comportamiento del colaborador o por razones internas, como reorganización. Objetivos específicos de la actividad a. Que el colaborador conozca la normativa para hacer efectiva la terminación de la relación laboral y así recibir sus prestaciones laborales en el tiempo adecuado. b. Definir la responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y la de los jefes inmediatos de cada colaborador. c. Conocer las causas por las que el trabajador se retira de la empresa, para tomar medidas al respecto y mejorar procesos internos en caso de ser necesario. Políticas a. Para que se termine la relación laboral entre la empresa y el trabajador y se mantenga el orden necesario al respecto, deberá llevarse a cabo el procedimiento establecido, el cual deberá ser cumplido completamente por el trabajador, el jefe inmediato y el Departamento de Recursos Humanos Normas Del despido y renuncia de colaborador: a. En MetroProyectos se cuenta con un Formulario llamado Solvencia de Entrega de Cargo, el cual es un documento que hace constar que el trabajador saliente no tiene temas pendientes con las demás áreas de la empresa. El colaborador deberá solicitar la firma de esta solvencia a todos los jefes de área o departamento que se establecen en la misma, para que Recursos Humanos puede hacer efectivo el pago de prestaciones laborales. V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
b. Cada encargado de área deberá revisar minuciosamente que el trabajador saliente, no tenga ningún tema pendiente de entregar, liquidar o aclarar. Si el encargado de área firma la solvencia, declara que no existen asuntos sin terminar, por lo que es responsabilidad del mismo, responder a cualquier inconveniente que se presente después del retiro del trabajador. c. El jefe inmediato es el responsable de recibir los trabajos pendientes del colaborador. d. Todos los colaboradores que finalicen la relación laboral, por renuncia, deberán llenar el formulario de Encuesta de Salida. De la renuncia del colaborador: a. Cualquier terminación de la relación laboral que prevenga de la voluntad unilateral del trabajador o sin justa causa, debe ser informada, por medio de una carta de renuncia a su jefe inmediato, de conformidad con las siguientes normas: i.
Antes de seis meses de servicios continuos, por lo menos con cinco días hábiles de anticipación;
ii. Después de seis meses de servicios continuos, pero menos de un año con diez días hábiles de anticipación al menos; iii. Después de seis meses de servicio continuo, pero menos de cinco años con quince días hábiles de anticipación por lo menos; y iv. Después de cinco años de servicios continuos con veinte días hábiles de anticipación por lo menos. b. Es responsabilidad del superior inmediato, aceptar la fecha de renuncia del colaborador. El jefe directo deberá velar porque se cumplan las normas del inciso "a" y analizar si la fecha de retiro es conveniente para la empresa, según los proyectos o tareas pendientes del trabajador que renuncia. Cuando el superior directo esté conforme con la fecha de salida, se informará a Recursos Humanos.
Del despido del colaborador: a. Se hará efectivo cuando incurra en las faltas graves y se den las causales establecidas en los Artículos 64 y 77 del Código de Trabajo. (Ver documento anexo) b. Para la aplicación de la medida de despido se requiere que el trabajador haya sido apercibido con anterioridad, salvo lo dispuesto en el último párrafo del inciso h) del artículo 77 del Código de Trabajo. c. En caso, que el despido se lleve a cabo por decisión del jefe inmediato, éste deberá completar el Formulario de Movimiento de Personal, justificando claramente la causa y luego entregarlo a la Gerencia de Recursos Humanos. V1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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d. En caso de llevarse a cabo por desempeño ineficiente del colaborador, el jefe inmediato debe informarlo a la Gerencia de Recursos Humanos y a través del Formulario de Movimiento de Personal, por lo menos con quince (15) días de anticipación para que este departamento pueda iniciar el proceso de reclutamiento respectivo. e. En caso de llevarse a cabo por haber cometido una falta grave, el despido podrá ser inmediato, y el jefe de área deberá estar consciente que el proceso de reclutamiento iniciará en ese momento. f.
El despido de personal, derivado de los resultados de la Evaluación de Desempeño general, deberá ser discutido entre la Gerencia de Recursos Humanos, el jefe inmediato y el gerente de área.
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Salida de Personal - Renuncia -
Código: MTP-AD-ARH-014-A
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia:
Termina:
Puesto Responsable Colaborador
Paso No. 1
Jefe Inmediato
2
Gerente de Recursos Humanos
3
Gerente de Recursos Humanos Auxiliar de Nóminas Gerente de Recursos Humanos
V1
Responsable: Gerente de RH
Actividad El trabajador deberá elaborar una carta de renuncia dirigida a su jefe inmediato y notificarle su decisión. (Ver políticas de tiempo establecido) El jefe inmediato verifica que la carta de renuncia cumpla con las políticas establecidas (especialmente la fecha efectiva de la renuncia). En caso que esto no se cumpla, le debe hacer ver al colaborador que debe cumplir con dicha política. El jefe inmediato entrega la carta de renuncia al departamento de Recursos Humanos. El (la) Gerente de RH recibe notificación de renuncia debidamente firmada por el colaborador y por el jefe inmediato, lo cita a una entrevista para conocer los motivos de su renuncia y solicita que complete la Encuesta de Salida de Personal.
4
Solicita al Auxiliar de Nóminas, el cálculo de las prestaciones laborales correspondientes.
5
Realiza los cálculos de liquidación, solicita el cheque respectivo y elabora el Finiquito Laboral.
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Herramienta
Dos días antes del retiro del colaborador, el Gerente de RH o la persona que éste delegue, entrega al colaborador el formato de Solvencia de Entrega de Cargo. El trabajador solicitará la firma de todos los
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Encuesta de Salida de Personal
Solvencia de Entrega de Cargo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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responsables de área o departamento, lo cual demostrará que el mismo, no tiene pendientes con ninguna dependencia, tanto laborales como deudas monetarias. La solvencia de entrega de cargo deberá estar debidamente firmada por todos los responsables de área para que Recursos Humanos pueda liquidar al trabajador. Asistente de Recursos Humanos
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Gerente de Recursos Humanos
8
Asistente de Recursos Humanos
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Revisa los materiales y útiles de oficina del colaborador. El último día de labores, cuando ya se cuenta con la Solvencia de Entrega de Cargo firmada, el Gerente de RH o el Auxiliar de Nóminas giran la orden al departamento de Tesorería para que se entreguen los cheques correspondientes al colaborador. El encargado de tesorería deberá solicitar la firma en los recibos y finiquito laboral. En caso de no contar con la liquidación en el momento, notifica al colaborador el día y la hora en que puede recogerla. Traslada el expediente del colaborador al archivo de bajas, correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
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Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Procedimiento de Salida Personal (Renuncia) Código: MTP-AD-ARH-008-A Colaborador
Jefe Inmediato de Colaborador
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nóminas
Asistente de Recursos Humanos
Inicio
Pasos 1
Elabora carta de renuncia y entrega a Jefe Inmediato
Pasos 2
Verifica que la carta cumpla con requisitos
Pasos 3-4
Recibe notificación de renuncia y solicita cálculo de prestaciones Pasos 5
Realiza cálculo de liquidación y elabora finiquito laboral
Pasos 7
Pasos 6
Gestiona solvencia laboral
Revisa materiales de oficina y equipo asignado
Pasos 9
Pasos 8
Gestiona liquidación
Traslada expediente a archivo de bajas
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión Fecha
Descripción del procedimiento Nombre del procedimiento: Salida de Personal - Despido -
Código: MTP-AD-ARH-014-B
Hoja 1 de 2
No. de Formas:
Inicia:
Termina:
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Herramienta Formulario de Movimiento de Personal
2
Después de definidas las razones del despido, el jefe inmediato notifica la decisión a la Gerencia de Recursos Humanos, incluyendo la fecha en la que se finalizará la relación laboral. Solicita al Auxiliar de Nóminas, el cálculo de las prestaciones laborales correspondientes.
3
Realiza los cálculos de liquidación, solicita el cheque respectivo y elabora el Finiquito Laboral.
Jefe Inmediato
1 Gerente de Recursos Humanos Auxiliar de Nóminas Jefe Inmediato
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Gerente de Recursos H-umanos
5
Asistente de Recursos Humanos Encargado Departamento de Informática
El jefe inmediato notifica al colaborador sobre el fin de la relación laboral. Si es un despido inmediato, se le deberá notificar al colaborador, en la primera hora de la jornada laboral. Según sea el caso, el despido podrá realizarse un día antes del último día laboral para que el colaborador pueda preparar los expedientes o tareas pendientes. Después que el jefe inmediato, le ha notificado al colaborador, el Gerente de RH o la persona que éste delegue, le entrega el formato de . El trabajador solicitará la firma de todos los responsables de área o departamento, lo cual demostrará que el mismo, no tiene pendientes con ninguna dependencia, tanto laborales como deudas monetarias. La Solvencia de Entrega de Cargo deberá estar debidamente firmada por todos los responsables de área para que Recursos Humanos pueda liquidar al trabajador.
6
Revisa los materiales y útiles de oficina del colaborador.
7
Revisa el estado del equipo de computación y lo recibe.
Gerente de Recursos Humanos
8
V1
Responsable: Gerente de RH
Cuando ya se cuenta con la Solvencia de Entrega de Cargo firmada, el Gerente de RH o el Auxiliar de Nóminas giran la orden al departamento de Tesorería para que se entreguen los cheques correspondientes al colaborador. El encargado de tesorería deberá solicitar la firma en los recibos y finiquito laboral.
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Solvencia de Entrega de Cargo
Formato de Recepción de Equipo de Computación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Asistente de Recursos Humanos
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En caso de no contar con la liquidación en el momento, notifica al colaborador el día y la hora en que puede recogerla. Traslada el expediente del colaborador al archivo de bajas, correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
V1
Versión Fecha
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Versión Fecha
Diagrama de procedimiento Metroproyectos Nombre del Procedimiento: Procedimiento de Salida Personal (Despido) Código: MTP-AD-ARH-008-B Jefe Inmediato de Colaborador
Gerente de Recursos Humanos
Auxiliar de Nóminas
Asistente de Recursos Humanos
Encargado Departamento de Informática
Inicio
Pasos 1
Notifica decisión de despido
Pasos 2
Solicita cálculo de prestaciones
Pasos 3
Pasos 4
Realiza cálculo de prestaciones y elabora finiquito laboral
Notifica al colaborador el despido
Pasos 5
Gestiona Solvencia Laboral
Pasos 6
Revisa útiles, bienes y equipo asignado al colaborador
Pasos 8
Pasos 7
Gestiona finiquito laboral para pago de cheques
Revisa estado del equipo
Pasos 9
Archiva expediente
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Controles V1
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Elaborado por:
Revisado por:
Versión Fecha
VERSIÓN ACTUAL Autorizado por: Fecha de revisión: Fecha de autorización: Fecha próxima revisión:
10/03/2010 15/04/2010 15/10/2010
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No.
Nivel de difusión
Nombre
Controlado
Libre
Fecha de consulta
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V1
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RESPONSABLE
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