EJEMPLOS Entendimiento de la entidad
Dephta Furniture Inc. Alguna de de la información información obtenida obtenida a partir partir de la aplicación aplicación de los procedimi procedimientos entos de va valo lorac ración ión de dell rie riesg sgo o pu pued ede e in inclu cluir ir la sig sigui uien ente te:: Factore Fact ores s de ind indust ustria ria Parece que Dephta sigue las tendencias de la industria, tal y como se resaltó arriba. La industria de muebles se está expandiendo a causa del crecimiento de la economía (más personas pueden permitirse buenos muebles), disponibilidad de mano de obra calificada, políticas gubernamentales que fomentan el desarrollo dell ne de nego goci cio, o, y as aser erra rade dero ros s qu que e pu pued eden en pr prod oduc ucir ir ma mate teri rias as pr prim imas as a ta tasa sas s compe com petitiv titivas. as. Dep Dephta hta tiene un cont contrato rato a cinco años para el sumin suministro istro de maderas a precios precios fijos. La industria creciente también está atrayendo nuevos jugadores y hay alguna consolidación consolid ación de los fabricantes más peque pequeños ños mediante fabricantes fabricantes grandes y más má s re rent ntab able les. s. El añ año o pa pasa sado do De Deph phta ta fu fue e ab abor orda dada da po porr un una a co comp mpañ añía ía má más s gr gran ande de que espe esperab raba a comp comprarl rarla. a. La ofe oferta rta fue rech rechaza azada. da. La tendencia parece que es hacia fabricación de partes estándar (precios más bajos) de muebles para grandes distribuidores al detal, en oposición a la práctica tradicional de muebles a la medida que se le vendían directamente a los clientes. Los vendedores al detal están haciendo órdenes más grandes pero solamente a cambio de precios más bajos. Esto está conduciendo a fábricas de estilo línea de ensamble con unas pocas líneas de productos estándar. Dephta ha sido el proveedor de dos importantes vendedores al detal. Aquí hay un riesgo porque los vendedores al detal pueden ser muy exigentes. En el último año, tres compañías de mue mueble bles s que quebra braron ron al int inten entar tar pro produ ducir cir y fin finan ancia ciarr gra grande ndes s can cantid tidad ades es de bie bienes nes y órd órdene enes s con már márgen genes es de uti utilid lidad ad dem demas asiad iado o es estre trech chos. os. Las par partes tes rela relacion cionada adas s inc incluy luyen… en…
El desglose El desglose de las ventas es ventas es como sigue:
Muebles estándar (según el catálogo) Ventas a vendedores de muebles al detalle
40% 30%
Ventas por Internet
12%
Muebles por órdenes (a la medida)
15%
Ventas de trozos (desechos) en la fábrica)
3%
Leyes y regulaciones a considerar…. Clientes clave… Proveedores clave… Naturaleza de la entidad La compañía no tiene una estructura formal de gobierno, pero Jeewan y Suraj preparan un plan de negocios cada año y luego se reúnen regularmente (una vez al mes) con un exitoso hombre de negocios local, Ravi Jain, para revisar su progreso contra el plan. Le pagan a Ravi para que les comente sobre la practicabilidad de sus nuevos sueños e ideas para el negocio, revise los resultados de la operación, y les de asesoría sobre cómo tratar con cualesquiera asuntos específicos que hayan surgido (ver el diagrama organizacional en el PT Ref #). 1 Suraj siente que la compañía paga demasiados impuestos corporativos. Mediante la comparación de los resultados actuales con los estimados hechos en los años anteriores, identificó algunos casos de sesgo administrativo. Este asunto se convirtió en tema de discusión en la reunión de cierre en cada uno de los dos últimos años. La propiedad es como sigue: (Ver el diagrama en PT Ref #) 1
Personal Dephta Furniture Inc. tiene 19 empleados de tiempo completo. Cerca de ocho de ellos están de alguna manera relacionados con la familia. Sin embargo, durante los períodos de mayor ocupación se contrata personal adicional para cumplir las órdenes más grandes cuando existen fechas límites para la terminación. Durante algunas semanas, no hay necesidad de trabajadores temporales; en otros tiempos, puede haber entre cuatro y ocho trabajadores temporales. Unos pocos de los trabajadores temporales regresan regularmente, pero a causa de la carencia
de seguridad en el trabajo, la rotación es bastante alta. Todas las contrataciones son realizadas por Dameer y Suraj. Igual que su padre, Suraj está comprometido con la contratación de gente competente y espera lealtad de parte de sus empleados. Dephta siempre ha intentado contratar el mejor talento que la compañía pueda encontrar en la región y le paga a sus empleados de tiempo completo tarifas muy competitivas 1 PT = Papeles de trabajo. Ref # = número de referencia.
Las responsabilidades individuales son las siguientes: • Suraj Dephta es el director administrativo. Supervisa todos los aspectos de las operaciones y las finanzas con la ayuda de su asistente, Kamera, quien es su nuera. • Arjan Sing tiene a cargo las ventas y es asistido por dos vendedores de tiempo completo. • Dameer se ocupa de la producción, lo cual incluye ordenar materias primas e inventario. Hay ocho miembros de tiempo completo en la planta de personal, los cuales incluyen el supervisor de la producción y una persona a cargo del control interno de calidad. Dado que el espacio de las instalaciones es limitado, Suraj y Dameer casi nunca están muy lejos del proceso de producción y comparten la tarea de supervisar al personal. • Jawad Kassab (primo de Suraj) tiene a cargo la función financiera. • John Rabeer tiene a cargo la TI. • La administración está muy involucrada en las operaciones. Suraj y Dameer monitorean las operaciones y tratan todos los problemas que surjan. Las descripciones del trabajo han sido realizadas y los roles y las responsabilidades están razonablemente bien definidos. Asesores clave Además del gerente del banco y de Ravi, Parvin (hija de Ravi y abogada por formación) usualmente acompaña a su padre a las reuniones con Suraj y Jeewan. Parvin ofrece alguna asesoría legal, pero también está involucrada con la estrategia. Fue idea de Parvin que Deptha Furniture deba expandir sus fronteras e inicie las ventas por Internet. También impulsó la expansión fuera de su región
local y aún a los países vecinos.
Financiación HGIQ Bank - préstamo para operaciones y respaldado por cuentas por cobrar e inventario. Vinjay – préstamo no garantizado al 12% reembolsable durante 10 años iniciando el 1 de enero de 20X4. La deuda es convertible en patrimonio si hay incumplimiento en el pago ya sea de intereses o del principal del préstamo. Planes de bonos Tanto Suraj como Dameer reciben un bono administrativo con base en los estados financieros auditados. Cada miembro del personal de ventas (incluyendo a Arjan) recibe una comisión del 10% por cada venta, además del salario mínimo base. Esta comisión puede representar una parte importante de sus salarios. Políticas de contabilidad Los ingresos ordinarios se reconocen cuando los bienes se envían. La única excepción es el depósito no reembolsable del 15% sobre las órdenes grandes, que se reconoce como ingreso ordinario cuando se hace el depósito. Esta cantidad no ha sido material en los últimos tres años. Mayor preocupación la generan los contratos de venta que tienen determinaciones para que el inventario sea devuelto a Dephta si no se vende dentro de un período de tiempo especificado. Esto podría resultar en un problema de reconocimiento de ingresos. Las otras políticas de contabilidad significantes son como sigue… Objetivos y estrategia de negocios El plan de negocios pide más expansión más allá de las fronteras locales. Esto incluye más ventas a los grandes vendedores al detal y mercadeo para atraer ventas por Internet. Suraj ve esto como una nueva gran oportunidad para que la compañía crezca y se vuelva más rentable. Las implicaciones del crecimiento son:
• Un riesgo incrementado de cuentas malas; • La necesidad de una sólida administración del inventario para asegurar que seminimizan los niveles de inventario y la obsolescencia; • Un posible agotamiento del capital de trabajo; • Un riesgo incrementado de daño en el transporte; • Un costo incrementado de mercancía devuelta; • La necesidad de administración del riesgo de cambio de moneda extranjera; • La necesidad de activos fijos adicionales; • La necesidad de nuevos artesanos; y • Administración del riesgo de cambio extranjero. Medidas del desempeño Vea en PT Ref # 2 los procedimientos analíticos extensivos que se aplicaron. Suraj revisa de cerca los niveles de los márgenes brutos. Sin embargo, dado que la administración del inventario no es fuerte, algunos de los márgenes calculados pueden ser más altos que en la realidad. Esto ha sido tema de comunicaciones pasadas dirigidas a la administración. Con base en nuestra investigación de la industria, los actuales márgenes son razonables. 2 PT = Papeles de trabajo. Ref # = número de referencia.
Procedimientos de valoración del riesgo
Los procedimientos de valoración del riesgo se usan para entender la entidad. Hay cinco áreas clave (factores de industria, naturaleza de la entidad, políticas de contabilidad, planes de negocio, e indicadores de desempeño) para las cuales cada año se debe obtener o actualizar la información. La meta es identificar y valorar los factores de riesgo y determinar cómo la administración mitiga tales riesgos. Esta información es entonces usada para desarrollar una respuesta de auditoría que sea apropiada. Alguna información obtenida como resultado de esas indagaciones está contenida en los capítulos sobre el riesgo de negocios/fraude, así como en los capítulos relacionados con el control interno.
Dephta Furniture Inc. Algunos de los procedimientos típicos de valoración del riesgo que le aplicarían a Dephta incluyen los siguientes:
INDAGACIONES 1.
A la administración y a quienes son responsables por la información financie- ra (Suraj, Jawad).
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Revisión de objetivos de negocio, tendencias de industria, problemas actuales, y respuestas planeadas de la administración. ¿Hay cambios significantes en la estructura corporativa, operaciones, personal clave, planes de bonos, control interno, y /o elementos de los estados financieros? Pregunte sobre las reuniones mensuales de la administración. ¿Hay actas y acciones a seguir? Discuta la cultura/valores de la entidad y los comportamientos que se esperan de los empleados. Refiérase a cómo se le comunican a los empleados los valores de la compañía. Pregunte cómo la administración valora los riesgos y qué procesos hay en funcionamiento para monitorear y responder a tales riesgos, incluyendo el fraude y el error en los estados financieros. ¿Hay cualesquiera casos de fraude presunto, sospechado o actual? Si lo hay, ofrezca detalles.
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2. A los empleados clave (Dameer, Arjan, supervisores de producción) • Pregunte por transacciones inusuales o complejas y por cambios en las políticas de contabilidad. ¿La administración les ha solicitado que eludan el control interno? • Pregunte por tendencias de ventas, acuerdos contractuales con clientes, garantías, y tasas de retorno • Pregunte por cualesquiera cambios en los términos con los proveedores clave • Pregunte sobre lo adecuado de la cobertura de los seguros • Pregunte por la efectividad de los sistemas de control interno, cualquier conocimiento de fraude, y cualquier conocimiento de no cumplimiento con leyes y regulaciones
PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS • Obtenga una copia de los más recientes resultados operacionales e identifique las posibles relaciones entre los distintos tipos de información disponible. Considere la información tanto financiera como no financiera • Compare las expectativas con las cantidades registradas o las ratios desarrolladas a partir de las cantidades registradas y los archivos del último año • Identifique relaciones inusuales o inesperadas. Obtenga una explicación de la administración y valore los resultantes riesgos de declaración equivocada material
OBSERVACIÓN E INSPECCIÓN Identifique, obtenga y lea documentos clave tales como: • Planes de negocio, presupuestos y los estados financieros más recientes; • Cualesquiera reportes de consultoría; • Reportes/cartas de reguladores o agencias gubernamentales; • Artículos de revistas/periódicos sobre Dephta o la industria; • Cualesquiera correspondencia con el banco relacionado con cambios en servicios de sobregiro o pactos; • Detalles de cualesquiera litigios actuales o amenazas de ellos; • Contratos o acuerdos importantes firmados en el período;
• Valoraciones tributarias; y • Realice recorridos de los principales sistemas de control interno para asegurar que no ha habido cambios importantes en los procesos y/o personas que realizan los procedimientos de control interno
CONCLUSIONES En los papeles de trabajo, documente los hallazgos clave. Esto incluiría la lista de todos los riesgos identificados, la matriz de diseño del control y los planes de auditoría general y detallada. Los asuntos a tratar incluirían: • Preocupaciones relacionadas con la capacidad que la administración tiene de eludir los controles, cultura, e integridad y/o competencia de los empleados clave; • Factores de riesgo identificados que deben ser abordados en el plan de auditoría detallado; • Deficiencias de control interno identificadas más su impacto, si lo tiene, en el plan de auditoría detallado; y • Asuntos que se deben discutir con la administración.
