Ejercicios de Automatizacion de Procesos Administrativos Del 1 Al 16

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EJERCICIO 1 Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos Instrucciones y enunciado del ejercicio Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos mandos altos, mandos medios y Mandos bajos. Asimismo determine cuáles son las líneas de mando y de comunicación. comunicación.

Desarrollo:

• Los mandos altos están compuestos por, el Director General, Director Técnico, Director de Producción Producción y Director de Admón. y Finanzas. Finanzas. • Los mandos medios están compuestos compuestos por, los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes, Administración y Finanzas. •

Los mandos bajos se componen por, la Oficina Técnica y Métodos y Tiempos.

Las líneas de mando y comunicación son las siguientes:

• La Oficina Técnica y Métodos y Tiempos le comunican al Director Técnico todo lo relacionado con el área ya que el actúa como Jefe y este a su vez se lo comunica al Director General.

• Los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logística y Almacenes se se comunican con el Director General a través de su Director de Producción el cual es el encargado de transmitirle todo lo que concierne a su área al Director General.















Ejercicio 2 Capítulo 1-Automatización de procesos administrativos Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas.

1.

Renovación de una licencia de conducir.

Para RENOVAR su Licencia de Conducir debe presentar: •Licencia de conducir a renovar •Recibo de pago por el monto correspondiente a los años que desee agregar a su Licencia, este pago lo puede realizar en cualquier agencia del Banco Industrial. •Estar solvente de multas •Examen de la vista emitido por una Clínica Óptica u Oftalmólogo profesional colegiado activo, que cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Tránsito de la Policía Nacional Civil. •Factura original del examen de la vista

PARA MAYORES DE EDAD















PARA MENORES DE EDAD (TENER 16 AÑOS CUMPLIDOS) •Certificación de nacimiento en original reciente de un máximo de 6 meses de vigencia. Pídelo en el RENAP. •Carta de responsabilidad del padre o encargado del menor, autenticada por abogado •Original y fotocopia fotocopi a del documento de identificación (cédula o DPI) en buen estado del padre o encargado •Comprobante de pago por un año (Q100.00)















requisitos para obtener el permiso de conducir y la entrada que tiene es el costo de renovación que se cobra.

2.

Actualización de Datos en la SAT para un pequeño contribuyente.

Persona Individual

•Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para que le entreguen el SAT-FDU. •Llevar Cédula original del contribuyente •Adjuntar a la carta de solicitud, fotocopia de Cédula del Contribuyente y de la persona que hará el trámite. •Verificar datos del SAT-FDU SAT -FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar IGUAL QUE EN LA CÉDULA o le l e rechazan dicho formulario. •Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT -014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo: •SAT-FDU •SAT-FDU debidamente firmado y marcado como Actualización • SAT-014 Lleno y firmado • Fotocopia de la Cédula del contribuyente •Cédula original. •Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT -FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.















•Elaborar carta, autorizando a la persona que hará el trámite para qu e le entreguen el SAT-FDU. Firmada por el Representante Legal de la empresa. •Llevar Fotocopia de Cédula Autenticada del Representante Legal. •Llevar Fotocopia de la Representación Legal debidamente autenticada. •Adjuntar a la carta de solicitud, fotoco pia de los dos documentos anteriores, y fotocopia de la Cédula de la l a persona que hará el trámite. •Verificar datos del SAT-FDU SAT -FDU entregado que estén correctos y muy importante NO Olvidarse de Firmar IGUAL QUE EN LA CÉDULA o le l e rechazan dicho formulario. •Si •Si existiera algún cambio, deberá llenar el formulario SAT-014 haciendo las modificaciones que correspondan y entregar con el mismo:

i. SAT-FDU debidamente firmado y marcado como como Actualización ii. SAT-014 Lleno y firmado firmado iii. Fotocopia de la Cédula del Representante Representante Legal iv. Fotocopia Representación Legal. v. Fotocopia Autenticada Autenticada de Cédula y Representación Representación Legal •Elaborar carta, autorizando a la persona que entrega el SAT -FDU y solicitar que se haga entrega del RTU debidamente actualizado.

Causas de rechazo para la Actualización del Contribuyente:

1. El contribuyente tiene Omisos (Declaraciones de impuestos pendientes pendientes de presentar, presentar, no está solvente)

















4. Contador NO esta actualizado 5. Contador No es el registrado. 6. Existe más de un representante representante legal (Y este aún no ha sido cancelado) cancelado) 7. Las firmas en los formularios formularios y cartas NO son igual igual que la Cedula.















3.

Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate.

Chócola





























Ejercicio 3

Capítulo 2-PRODUCTIVIDAD

Instrucciones y enunciado del ejercicio. Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.















BENEFICIOS

1. Empleado solicita vacaciones •Menor tiempo en el llenado l lenado de la solicitud. •Menor tiempo en la espera de la respuesta. •Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones.

2. Recursos humanos revisa días disponibles •Acceso rápido rápido a la información. •Se garantiza la exactitud en días disponibles.

3. Jefe directo aprueba vacaciones •Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones.

4. Recursos humanos descuenta vacaciones •Mejor control del pago final al empleado.

















Ejercicio 4

Capítulo 2-PRODUCTIVIDAD

Instrucciones y enunciado del ejercicio. En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

1. Inversión de Q300.00 de mano de obra y Q700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas. R/ 300/300+700 = 0.3 2. Inversión de Q700.00 de mano de obra y Q400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.















c.

Materiales de Oficina Q300000

d.

Servicios Diversos Q50000

Servicios vendidos 870000 R/ 870000/300000+575000 = 0.99 4. El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.

Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes:

•

Papel y fotocopias Q240.00 mensuales

• Persona responsable del proceso Q3250.00 Q3250 .00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)















Automatización de Procesos Administrativos I Ejercicios Cap. 1-2

Comparación de resultados obtenidos

Ejercicio No. 1 Ejercicio No. 2 Ejercicio No. 3

Productividad = 0.30 Productividad = 0.14 Productividad = 0.21Se puede observar que en el ejercicio 1 la productividad es más elevada en relación con el ejercicios 2, debido a que se utilizaron menos recursos recursos y se producen más unidades. unidades. El indicador de producción producción del ejercicio 1 es menor que el ejercicio 3, pero éste último tiene datos de una empresa mucho más grande y automatizada, o sea, más unidades producidas y más recursos.















Ejercicio 5 Capítulo 3-INFORMACION Y COMUNICACION

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Defina cada paso dentro del ciclo de la información para los procesos siguientes:

1.

Generación de los informes mensuales del IVA al fisco

•

Recopilar todos los gastos hechos durante el mes.

•

Procesar todos los datos en un computador y posteriormente guardarlos.















3.

Generación de Informes de Inventario

•

Recopilar la clase de productos que se manejan dentro de la organización

•

Generar un reporte de la cantidad de productos existentes.

•

Enviar el resultado resultado al personal correspondiente.

• Verificar cuales son los productos que se venden con mayo r facilidad y cuáles son los que no tienen una buena rentabilidad.

4.

Facturación para cursos matriculados en línea.

•

Verificar los los cursos que se van a impartir. i mpartir.

















• Mediante el reporte obtenido se tomaran decisiones para mejoras de la organización.

Ejercicio 6 Capitulo 3-INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Instrucciones y enunciado del ejercicio:















coloquen las funciones y las metas individuales. Asimismo podemos solicitar reportes en los cuales se lleve un control diario de lo que realizan en el día. 5.

Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño.

R/ Con esto lograremos hacer que cada quien conozca la jerarquía dentro de la empresa y hacer que cada quien la respete, lo vamos a lograr mediante la presentación presentación formal de cada mando ya sea alto o medio con el personal que tendrá a cargo e indicarles que cualquier duda o inconveniente se tienen que avocar a la persona que corresponde.















•

Establecer el plan de desarrollo en fases.

Se busca un sistema de talla única Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades

•

Identificación de las necesidades del usuario.

•

Crear un plan de trabajo.















Ejercicio 8 Capitulo 4-Sistematización















Permitir administrar todos los documentos existentes

Comunicaciones Tener una buena comunicación dentro de la empresa para lograr las tareas dentro de la oficina.































Tipo de Contratación:

Contrato

Ámbito de operación:Administrar la materia prima y supervisar personal a cargo B)

Relaciones de Autoridad:















Creación de reportes diarios para control de producción G)

Actividades:

Reunión diaria con operadores para motivarlos a que















Ejercicio 10















Características requeridas: Debe ser una persona persona de de buen carácter y disposición, disposición, debido a que debe mantener una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta con la información que se le confíe.

















































































































Ejercicios de Automatizacion de Procesos Administrativos Del 1 Al 16

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