ARCHIVO en la OFICINA el
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Genius es un concepto totalmente innovador. Una plataforma única para toda la oficina, donde el Mobiliario, la Sillería y el Archivo evolucionan adaptándose a los cambios que se van produciendo en su empresa. Una evolución flexible y racional, reutilizando el máximo de elementos en cada nueva configuración, y añadiendo el mínimo de elementos nuevos, en función de las necesidades N A
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PRESENTACION ´
“El archivo en la oficina” no es un tratado doctrinal. Pretende simplemente ofrecer orientaciones prácticas sobre cómo organizar el archivo de nuestra oficina. Concebido como exposición de dos casos prácticos, este libro está orientado sobre todo a las pequeñas y medianas empresas, y esperamos que sea de utilidad para todas las personas que trabajan en sus oficinas. La creación de normas o pautas para la organización de un sistema archivístico evita la pérdida de documentos; facilita su organización y rápida localización; incrementa la productividad y eficacia de las personas, al no verse obligadas a invertir más tiempo del necesario en la recuperación de información mal clasificada; y aprovecha al máximo el espacio destinado a conservar la documentación de una empresa, lo que se traduce en una reducción de costes significativa. Como veremos en este libro, para lograr estos objetivos tan importante es el tratamiento de los documentos, conservando sólo los necesarios, clasificándolos y ordenándolos, como la gestión adecuada de los tres archivos de la oficina y el uso correcto de los elementos de archivo y del mobiliario. “El archivo en la oficina” es el quinto libro que hemos editado. Uno de los aspectos más atractivos de su publicación ha sido la elección del tema, puesto que han sido los propios lectores de los libros anteriores de Ediciones Ofita quienes nos han sugerido la idea de explicar un sistema de archivo, que resulte sencillo y práctico para las empresas.
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Atodos ellos, gracias por transmitirnos sus opiniones e inquietudes, y al lector que a partir de ahora se adentra en su lectura, mi deseo de que le resulte útil. En Ofita tenemos una máxima: Calidad de Vida en el Trabajo. Esperamos que este documento contribuya a este fin.
Fernando Iglesias Director de Marketing de Ofita
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INDICE ´
1. INTRODUCCIÓN 2. POR QUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS 3. ARCHIVO Y DOCUMENTOS 3.1. DOCUMENTO 3.2. EL CICLO VITALDE LOS DOCUMENTOS - Edades - Tipos de archivo 4. TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO 4.1. ORGANIZACIÓN DELARCHIVO 4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL 4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE I+D 5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS 5.1. SOPORTES 5.2. MATERIAL DE ARCHIVO - Elementos auxiliares - Contenedores - Mobiliario 6. MOBILIARIO - SISTEMAS DE ARCHIVO 7. MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD
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INTRODUCCION ´
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“En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan”; “con este desorden es imposible localizar nada”; “llevo tres días buscando un papel”... Éstas son expresiones muy habituales en las empresas. La organización de los archivos es una de las tareas que más nos desagrada, así que rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Se entra, entonces, en un círculo vicioso: se duplican los documentos; se acumulan; mayor desorden; la búsqueda resulta dificultosa; pérdida de información... A lo que se suma la utilización inadecuada del material de archivo y del mobiliario, lo que obliga a que las empresas necesiten más espacio, con la consecuente inversión en metros cuadrados de oficina que esta desorganización conlleva. Es decir, no suele existir, por norma general, una planificación racional del espacio necesario, ni una cultura de archivo que permita su adecuada gestión. Aello puede añadirse la aparición constante de nuevas tecnologías y soportes: microfilmes, CD Rom, disquetes, DVD, etc. Ahora bien, no parece que el papel vaya a desaparecer, puesto que de hecho las impresoras y las fotocopiadoras, de momento, producen más papel que nunca, lo que incrementa el desorden. Para evitar ese desorden es preciso, primero, crear una cultura archivística, lo que significa normalizar esta tarea (es decir, crear unas pautas que conozcan todas las personas de la organización) y diseñar un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina, tanto presentes como futuras. La organización de los documentos en las oficinas va a suponer una sustancial agilización de las tareas de gestión y un importante ahorro de espacio en las mismas.
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El objetivo principal es promover la economía y eficacia en la planificación, organización y control. Organizar un archivo requiere la utilización de un método preestablecido, en el que estén implicados todos los responsables de la oficina. Cada oficina tiene sus peculiaridades y debe ser su personal quien establezca un sistema que se adapte a sus circunstancias y necesidades. La realidad es que siempre llega un momento en el que se ha alcanzado tal nivel de desorden que es imposible encontrar un documento concreto. Y además, generalmente, la organización de archivos se realiza cuando ya existe un problema que hace necesaria esta tarea, con precipitación, y sin ningún plan establecido. En muy pocas ocasiones se plantea ante la creación de una nueva oficina o de un nuevo servicio, como sería aconsejable.
Establecer normas Todas las acciones que se van a efectuar en un sistema de archivo tienen que ser de utilidad para todo el personal, presente y futuro. Para conseguir este objetivo, es preciso elaborar unas normas que sirvan como guía y como documentos de consulta ante las dudas que puedan ir surgiendo: normas de organización, de conservación y de expurgo (o eliminación de documentos). La creación de una normativa interna en cada empresa conduce a que cada empleado no tenga que pensar qué método va a utilizar para la organización de su archivo, y además va a permitir que cualquier persona localice fácilmente los documentos. Estas normas no se encuadernan, sino que se clasifican en archivadores que permitan sacar las hojas para su consulta o incluir hojas nuevas. Señalar, por último, que este libro no es un manual de archivística, puesto que sólo pretendemos ilustrar con un par de ejemplos sencillos cómo se pueden archivar documentos en una empresa. En este sentido, entendemos que las normas oficiales de archivística pueden llegar a resultar extrañas para el personal de una oficina, ajeno a este campo, a su terminología y sus preceptos, y que además no siempre son aplicables en organizaciones pequeñas, puesto que éstas no cuentan con personal especializado en las tareas de archivo, ni por el volumen de documentos que se generan precisan realizar necesariamente tantos procesos como los que establece la Ciencia de la Archivística.
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Este libro ha sido elaborado con la única pretensión de subrayar la importancia de establecer unas normas de archivo en las oficinas, a fin de que resulte sencillo localizar cada documento. En sus páginas se definen los tres archivos de una oficina, y se describe el proceso para archivar los documentos en dos supuestos departamentos, con tipos documentales diferentes. Veremos, además, cómo la utilización de mobiliario apropiado y de los elementos de archivo adecuados permite ahorrar espacio y reducir costes.
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POR QUE TRATAR LOS DOCUMENTOS ´
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La gestión o tratamiento de los documentos es una actuación sobre éstos encaminada a asegurar la economía y la eficiencia en su gestión, y que permita su identificación, su conservación y la utilización de los archivos de forma ordenada y sistemática. En definitiva, el objetivo que se pretende es conseguir menos documentos pero mejores. O en palabras de A. A. Ric Rickks (La gestión de documentos como una función archivística ): “Asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso de papeleo, mejorar la forma en cómo se organizan y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios, y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento”.
Los objetivos de un sistema s istema archivístico archivístico son: - Disminuir el volumen de documentos a conservar. Insistimos en la importancia del expurgo. - Racionalizar la utilización de recursos tanto humanos como materiales. - Facilitar la localización de los documentos. - Reducir costes. - Aprovechamiento del espacio. Los estudios realizados en el sector privado estiman en un metro lineal la documentación producida al año por cada empleado. - Incrementar la productividad de las personas. Es decir, eficacia en la búsqueda y en la gestión de los documentos, rentabilidad y seguridad. Por lo tanto, se reducen los costes y se evitan las pérdidas informativas.
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Existen razones de orden económico para subrayar la importancia que adquiere la gestión de los documentos ya desde la fase de archivo de oficina. Un ejemplo: según explica José Ramón Cruz Mundet (Manual de archivística ), los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, y hasta más del 20% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos. En 1985 un fondo de pensiones francés estimaba en unas 17.000 pesetas (102,17 euros) el coste medio que implicaba la búsqueda de un expediente mal clasificado. La organización adecuada de los documentos debe iniciarse desde que se producen o generan en las oficinas.
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ARCHIVO Y DOCUMENTOS 3
Antes de abordar un método para la organización y gestión de archivos, es importante definir una serie de términos habituales en la archivística.
3.1. DOCUMENTO Los archivos están formados por documentos. Según la Ley del Patrimonio Histórico Español, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
También nos interesa conocer qué es un Documento de Archivo, y la definición que encontramos es la siguiente: toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forma parte del Patrimonio Bibliográfico. (De acuerdo con el artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de
abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid). Un documento de archivo, según otra definición, es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal (Diccionario de
Terminología Archivística). Los documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar características muy diferentes. Por ejemplo, pueden ser de papel o de material plástico. Se puede acceder a ellos directamente o a través del ordenador, etc.
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Al margen del soporte, la información puede ser sólo texto, en este caso es un documento textual; bien puede ser un documento iconográfico (mapas, planos, diapositivas, transparencias, etc.); sonoro (discos, cintas, compactos, etc.); audiovisual (filmes, cintas de vídeo, etc.) o electrónico (CD Rom, disquetes, etc.). Por su parte, los documentos en soporte papel pueden estar compuestos por una o dos hojas reflejo de un solo acto (documento simple), o por varias hojas que recogen varios actos (documento complejo). El formato está en función de la manera de reunir los documentos y del soporte. En el caso del papel, sería DIN A3, A4...; si se trata de un soporte informático podría ser un CD Rom, un disquete de 3 1/2 pulgadas, etc. Por otra parte, señalar que actualmente se propone la terminología “documentos en trámite” o “documentos finalizados”, en lugar de los términos “vivo” y “muerto”, empleados hasta la fecha.
Los elementos que forman un documento son: - El soporte que le da corporeidad física, que puede ser desde un papel hasta un disco óptico. - La información que transmite. - El registro, es decir, cómo se fija la información en el soporte (tinta, etc.).
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Soportes:
Información:
Registro:
Grupos de documentos: En una oficina podemos encontrar diferentes documentos. A efectos de organización interna, es preciso que cada empresa establezca grandes grupos. Sirva de ejemplo las categorías que se establecen en una oficina municipal: Correspondencia: conjunto de cartas que emite y recibe una oficina. Si es posible, se
deben archivar formando parte de un expediente, puesto que se entiende que las cartas se refieren a algún tema concreto del que ya se ha abierto un expediente. Expediente: lo constituye el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sir-
ven de antecedente y fundamento a una resolución, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Por ejemplo, imaginemos una actuación concreta: “Compra de material informático”. Se abre un expediente donde se van incluyendo todos los documentos relativos a esa actuación. Por ejemplo, la petición del presupuesto; la respuesta del proveedor; el pedido tramitado; una carta a este respecto que nos haya remitido ese proveedor advirtiendo de una demora en el plazo de entrega, etc.
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Los expedientes están compuestos por: 1. Los documentos: que se insertan de manera sucesiva en el transcurso de la tramitación, y deben estar unidos por una relación de causa-efecto. 2. La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos. Puede presentar diferentes informaciones: fecha de inicio y finalización, resumen del asunto, número de documentos, dígitos del cuadro de clasificación. Es decir, cada expediente debe ser identificado, haciendo constar en la parte exterior de la carpetilla un título, las fechas y un número de orden. 3. La relación del contenido: breve descripción de cada documento, con su fecha y número de orden.
Ejemplo de carpetilla
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Los documentos se deben foliar y ordenar en el interior de la carpetilla siguiendo la cronología de los hechos. El primer documento será siempre el más antiguo, y éste será el primero que nos encontraremos al abrir la carpetilla. Cuando el documento esté formado por original y fotocopias adjuntas, el conjunto se grapará (nunca utilizar clips), y la fecha a considerar será la del documento original. Cuando no es posible ordenar los documentos cronológicamente, se puede hacer una agrupación interior utilizando subcarpetas para unificar acciones semejantes. Hay que tener cuidado de no dejar documentos sueltos; todo documento debe formar parte inmediatamente de un expediente. Tampoco se deben extraer documentos originales de los expedientes (para consultarlos, hacer fotocopias), ni abrir nuevos expedientes sin comprobar antes si ya existen. Si por algún motivo se extrajera un documento de su expediente, además de apuntarlo en un libro de control de préstamos, dejaremos constancia de su ausencia colocando una ficha de color llamativo, haciendo constar el nombre de la persona que lo ha cogido y la fecha del préstamo. Documentos de notificación: son los que se envían a todas las oficinas -en este caso,
municipales- para comunicar asuntos de interés general, o aquellos dirigidos a un empleado particular. En el primer caso, se incluyen las circulares y/o comunicados. En el segundo, pueden incluirse las certificaciones de acuerdos sobre asuntos personales. En algunas oficinas se archivan como “correspondencia interior”, aunque no es aconsejable puesto que acaba convirtiéndose en un “cajón de sastre” donde tienen cabida todo tipo de papeles. Documentos de enlace: son documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar
documentos de una a otra. A veces forman grupos de tres hojas con el fin de que la oficina remitente conserve como testimonio del envío un ejemplar hasta que regrese el tercero con el recibí. Se suelen archivar en una carpeta independiente, ordenadas por oficinas. Su función es la de dejar constancia de que los documentos se envían y reciben, por lo tanto podrán ser eliminados pasado un tiempo.
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Dossieres: son conjuntos de documentos agrupados en razón de su afinidad temática.
No deben ser confundidos con los expedientes, que siempre son el resultado de una actuación determinada. Ejemplo
Documentos de apoyo a la gestión: todos aquellos que recibe o elabora una oficina
para facilitar la gestión de sus asuntos. Suelen ser copias de otros documentos y carecen de valor, salvo el meramente informativo, por lo que pueden ser destruidos una vez utilizados. Las oficinas, asimismo, suelen emplear otros tipos documentales que requieren un procedimiento mucho más sencillo: Los textos de apoyo: son instrumentos legales o administrativos, como boletines ofi-
ciales, normativas, etc. que sirven de apoyo a la tramitación. Se guardan ordenados siguiendo su número de serie y/o su secuencia lógica.
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Ejemplo de catálogos ordenados en clasificadores
Catálogos y folletos publicitarios: se ordenan por materias en carpetas clasificadoras,
y se eliminan cuando pierden su utilidad o actualidad. Libros y publicaciones periódicas: en función de su volumen se decidirá colocarlos en
las estanterías de acuerdo a un criterio temático, o solicitar su catalogación. Hemeroteca: compuesta por recortes de prensa, pegados en hojas DIN A4 o folio, y
ordenadas temáticamente en carpetas de anillas. Cuando ya se han utilizado, son remitidos al archivo (para consultas futuras) o destruidos (si se estima que ya no poseen ningún interés).
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3.2. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS En la vida de un documento generado por una institución o empresa se suceden diversas etapas hasta que se expurga o elimina, o hasta que ingresa en el conocido comoArchivo Histórico o Archivo Corporativo. Es lo que se denomina el ciclo vital de los documentos, que significa que éstos tienen una vida similar a la de un organismo vivo; es decir, nacen (fase de creación), viven (mantenimiento y uso) y mueren (fase de conservación o de eliminación). Para una adecuada gestión del archivo, es imprescindible establecer estas etapas, que se definirán en función de las necesidades particulares de cada empresa y su actividad. En la Ciencia de la Archivística se define la Teoría de las Tres Edades. Según esta teoría los documentos pasan por tres etapas desde su creación. En las administraciones públicas pequeñas sólo suelen existir dos órganos para atender a todos los documentos: el Archivo de Oficina y el General, mientras que en las mayores se suelen definir cuatro tipos de archivos: Archivo de Oficina, Central, Intermedio e Histórico. Ahora bien, esta clasificación rara vez se corresponde con la realidad de las pequeñas empresas. En sus oficinas la vida de los documentos atraviesa tres etapas, a saber: 1. Primera Edad: cuando los documentos se están tramitando, y por lo tanto son de
acceso muy frecuente. 2. Segunda Edad: es la fase en la que los documentos ya han sido tramitados pero se
siguen utilizando, consultando, etc. de forma frecuente. 3. Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados
en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. se estima que deben conservarse. Las tres edades que definen el ciclo vital de los documentos se corresponden con los tres archivos comunes en una oficina: el archivo del puesto, el departamental y el corporativo.
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Archivo del Puesto: es el archivo para la documentación que está en trámite, de uso
muy frecuente por parte de un usuario, y que tiene que estar al alcance de su mano. De aquí, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y ordenados, pasan al Departamental. En cada puesto de trabajo deben estar presentes los expedientes en tramitación, los cuales se individualizan mediante carpetas y éstas a su vez pueden guardarse en un sistema de carpetas colgantes. Este sistema nos permite acceder a los documentos de manera rápida y sencilla. El archivo del puesto está integrado por todos aquellos archivos de acceso continuo y directo desde el puesto de trabajo: bloques de cajones, armarios bajos y de media altura, elementos colocados en los paneles, etc. El archivo del puesto evita movimientos innecesarios por parte de las personas, lo que aporta dos ventajas: en primer lugar, incrementa la productividad de las personas, al no perder tiempo en desplazamientos, y en segundo, es beneficioso para su salud puesto que no se ven obligadas a transportar peso. Archivo Departamental: en
éste se conservan documentos que son utilizados con mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento, y cuyo trámite ya ha finalizado. El sistema recomendable para este archivo es conservar los documentos en armarios, donde ordenadamente se colocan en carpetas AZ. Las cualidades principales de este archivo son: accesibilidad y gran capacidad. Es decir, permite por una parte archivar gran cantidad de documentos, y por otra, que esa documentación esté accesible. Por otra parte, estos archivos suelen utilizarse como elementos de compartimentación; es decir, en muchos casos se utilizan para separar distintos departamentos. Por lo tanto, es
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un elemento de ahorro cuando se emplea como separador. Su correcta ubicación facilita el archivo, mejora el rendimiento de los equipos humanos y optimiza el espacio. Archivo Corporativo: en este archivo se conservan aquellos documentos que tienen
un valor histórico o legal, y por lo tanto no son eliminados, y aquellos que se conservan por otros motivos internos de la empresa, y que se consultan de forma muy esporádica. En función del tiempo que los documentos vayan a permanecer en el archivo se guardan en carpetas AZ (menos tiempo) o en cajas de archivo (más tiempo). Se desechan las carpetas AZ para los documentos que vayan a conservarse durante muchos años debido a que los elementos metálicos que tienen estas carpetas pueden llegar a dañar los documentos. Para evitarlo, se recomienda la elección de cajas de archivo, no provistas de estos elementos, para documentos imperecederos y las citadas carpetas para períodos de conservación no tan prolongados. Para este archivo se suelen utilizar estanterías y grandes archivos compactos. Se caracteriza por el óptimo aprovechamiento del espacio y por su gran capacidad de archivo, optimizando los metros lineales de archivo por metro cuadrado.
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Veamos a continuación un ejemplo que ilustra el ciclo vital de los documentos y sus correspondientes archivos: 1ª EDAD Archivo del Puesto
Realizar expurgo entre la 1ª y la 2ª edad Archivo Departamental
De nuevo, eliminar documentos entre la 2ª y la 3ª edad Archivo Corporativo
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Existe una tendencia generalizada a conservar todo indefinidamente, lo que aumenta el caos y el desorden. Para una correcta organización del archivo, es imprescindible que a lo largo de los ciclos citados se vayan eliminando documentos. ¿Para qué conservar, por ejemplo, una carta en la que se nos recuerda la fecha de una convocatoria, una vez que ésta ya se ha celebrado? La documentación inútil y que estorba no hay por qué conservarla, pues, careciendo de utilidad futura, su destino es la destrucción. El expurgo se rige por valores muy subjetivos. Será cada empresa quien establezca qué documentos deben eliminarse. Para ello habrá que determinar si poseen algún valor: - Valor histórico: porque dan testimonio de los orígenes e hitos importantes en la evolución de la empresa. - Valor administrativo (directrices, reglamentos, etc.). - Legal. - Fiscal (documentos contables, etc.). - Tecnológico (por ejemplo, resultados de estudios que aportan información relevante). - Valor político (porque refleje decisiones relativas a la política de la empresa). - Exclusividad: que esa información sea importante y no se encuentre en otros documentos. - Documental: que esa información sirva de guía para otras actuaciones futuras, etc. El primer paso para el expurgo será que cada persona revise pieza a pieza sus documentos a fin de eliminar todos aquellos que “engordan” innecesariamente los expedientes, así como las copias, borradores, notas manuscritas...
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TRATAMIENTO Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO ´
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4.1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO El archivo es el conjunto de documentos producidos y recibidos en una organización. Hace también referencia a otras funciones, como el espacio físico donde se conservan documentos, o la oficina donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos o de la empresa. El tratamiento archivístico, por su parte, es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades, y que tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines (Ana Duplá del Moral. Manual de archivos de oficina para gestores ). Según los manuales de Archivística, dentro de este tratamiento existen diversas operaciones: identificación, clasificación, ordenación, descripción, instalación y recuperación. Ahora bien, a fin de ilustrar un proceso que sea aplicable en las pequeñas y medianas empresas, vamos a esquematizar estas fases marcando unas mínimas pautas y describiendo dos ejemplos de cómo se pueden archivar los documentos que se generan en una oficina o que llegan a la misma. Ya hemos comentado en la introducción que es imprescindible que en cada empresa se marquen unas normas que establezcan cómo deben archivarse los documentos. Con ello, se logra que todas las personas que integran esa organización sigan las mismas pautas, lo que permite que cualquier persona pueda localizar un documento en un momento dado.
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La organización del archivo puede resultar muy sencilla si la primera norma que se adopta es la realización de unos cuadros de clasificación, que conocen todas las personas, y que van a servir como guía o índice para el archivo de todos los documentos. Es decir, archivaremos siguiendo esos cuadros. Este proceso es la clasificación. Cada empresa puede elegir el modelo que más se adecúe a su naturaleza y necesidades. La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios: orgánico y funcional. Es orgánico cuando los documentos se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. Así, si vamos a clasificar los documentos del área Comercial y ésta tiene varias secciones, cada una con su propia denominación, agruparemos los documentos de acuerdo con esas denominaciones y bajo esa estructura jerárquica. Utilizamos el criterio funcional cuando estructuramos de acuerdo con las funciones y actividades que lleva a cabo una institución. Por otra parte, los cuadros deben codificarse. Existen tres clases de códigos: alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. La clasificación alfabética consiste en asignar al Cuadro una letra del alfabeto o una combinación de ellas. El numérico consiste en asignar un número a cada división del Cuadro (ejemplo: 2.1. Compras, 2.2. Expediente de adquisición de papelería). Por su parte, el código alfanumérico es una combinación de los dos anteriores (ejemplo; A. Compras, A-100 Adquisición de papelería). Partiendo de este Cuadro, las carpetas de archivo (como veremos más adelante) se disponen en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por éste. Para ello es imprescindible que el Cuadro de Clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaña, en el caso de las carpetas suspendidas.
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Cuando la empresa ya ha establecido estos cuadros de clasificación, podemos comenzar a archivar documentos. Para que este proceso sea fácilmente comprensible, lo explicaremos con dos ejemplos: el archivo en un determinado Departamento Comercial y en un Departamento de Investigación y Desarrollo (I+D).
4.2. EJEMPLO 1. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO COMERCIAL En primer lugar, estableceremos un cuadro de clasificación:
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
C.1. Formación C.1.1. Expedientes de asistencia C.1.2. Documentación C.2. Expedientes de clientes C.3. Proveedores C.4. Marketing C.4.1. Material de marketing C.4.2. Acciones de marketing emprendidas etc. etc. * La letra C identifica que es el Departamento Comercial.
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Apartir de aquí, imaginemos un supuesto concreto: el expediente del cliente Hermanos Jiménez, S.L., que pertenecería al punto C.2. Expedientes de clientes. En el momento que comienza la primera actuación relacionada con este cliente, abrimos un expediente, que como todavía está en trámite permanece en el archivo del puesto. Ese expediente deberá contener todos los documentos relativos a esa operación, ordenados cronológicamente desde el primero hasta el último. Por ejemplo: Una carta que se le envía a ese cliente presentando nuestra empresa y su interés en convertirse en su proveedor; el posterior presupuesto que se le remite a Hermanos Jiménez, S.L. Si el cliente no acepta el presupuesto, aquí finalizaría su expediente. Si por el contrario lo aprueba, el expediente pasaría al Departamento de Administración, donde se irán incluyendo los siguientes documentos: los albaranes, pedidos a proveedores y las facturas. Permanecerá en el archivo del puesto de Administración hasta que se cobra la factura, y por lo tanto finaliza su tramitación. De aquí, pasará al archivo departamental, donde permanecerá durante un año, y de aquí al corporativo, donde se conservará durante, por ejemplo 4 años, que es el plazo de la garantía del producto. Transcurrido este período, se eliminará. ¿Cómo trataríamos los documentos? En primer lugar, identificándolos. Si a cada documento le asignamos unos códigos, será muy fácil volver a archivarlos si se han extraído de su expediente. (Recordamos a este respecto que cuando una persona saca un documento de un expediente debe colocar en su lugar un papel adhesivo de color, indicando quién se ha llevado ese documento y cuándo). En el caso que nos ocupa, anotaremos en el documento: C.2. -HER-1 HERMANOS JIMÉNEZ, S.L. 15 de diciembre de 1999
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C.2.: nos indica que ese documento pertenece al Departamento Comercial (C), y que es un Expediente de clientes (2). HER: nos indica en qué carpeta del archivo departamental se encuentra (como veremos más adelante). - 1. Nos señala que es el expediente número 1 de ese cliente. ¿Por qué? Porque cada venta a un cliente es un expediente diferente. Por lo tanto, si a ese cliente se la han servido varios pedidos, dentro de la carpeta de ese cliente habrá varios expedientes. La primera operación comercial será - 1; el expediente de la segunda venta será el - 2, y así sucesivamente. La fecha: como dentro del expediente los documentos siguen un orden cronológico, su fecha nos indica dónde situar ese documento dentro del expediente. Indicamos además la razón social completa por si nos encontramos en la situación de que el nombre de varios clientes comienza por las mismas iniciales. Lo expuesto, es en cuanto a la identificación y registro de cada documento. Veamos ahora cómo identificamos la carpeta del expediente. En la carpeta de cada expediente anotaremos esa signatura (C.2. -HER-1), fecha de inicio y finalización, y una breve descripción de su contenido.
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Estas carpetas irán dentro de otra que es la que contiene todos los expedientes de ese cliente. En ella anotaremos: C.2. -HER Hermanos Jiménez, S.L. y una descripción de los expedientes que contiene. Veamos un ejemplo: Carpeta con todos los expedientes de ese cliente
C.2. HER
HERMANOS JIMÉNEZ, S.L.
Contenido: - Expediente 1: Venta de 20 equipos - Expediente 2: Venta en Munich - Expediente 3: Venta de consumibles - Etc.
Por lo tanto:
CARPETA
CARPETA DEL CLIENTE
DE CADA CONTIENE
CONTIENE
EXPEDIENTE
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DOCUMENTOS
Por otra parte, hemos señalado que mientras un expediente está en trámite lo guardamos en una carpeta colgante dentro de un bloque de cajones. Para su identificación, colocaremos en un visor el nombre del cliente.
Transcurrido su trámite, en el archivo departamental colocaremos carpetas AZ siguiendo el cuadro de clasificación. Para ello, en su lomo indicaremos los dígitos del Cuadro, y las iniciales de los clientes que contenga cada carpeta. Ejemplo de lomos de carpeta y su orden en un armario:
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Así, sabremos que las carpetas señalizadas con el número 2 son expedientes de clientes. Dentro de la zona donde estén las carpetas con este dígito, los expedientes se ordenarán por orden alfabético, colocándolos en la carpeta que les corresponda según las indicaciones de su lomo. Nota: para ordenar los documentos dentro de un expediente hemos utilizado un orden cronológico, pues es el más sencillo. Ahora bien, existen otros: - Alfabético: se ordenan por la primera letra o palabra destacada que lleva el documento. El uso de la ordenación alfabética es sólo habitual en los documentos referidos a personas, lugares o entidades. Es sólo recomendable para oficinas con poco volumen de documentación y sin posibilidades de crecimiento. El primer apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo, y por último del nombre. - La ordenación numérica: consiste en disponer los documentos siguiendo la serie de los guarismos del 1 en adelante. No es muy aconsejable porque se pierde información para su recuperación. Por ejemplo, el expediente nº 23.500, no nos indica el año de su tramitación. - La ordenación numérica-cronológica: ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ejemplo: Expediente 67/92. - Ordenación alfanumérica: se ordenan los documentos según las letras del alfabeto y se asigna, dentro de cada letra, un número. Por ejemplo: el expediente 42-A, quiere decir Expediente de Adquisición nº 42. - Ordenación por conceptos: quiere decir que dentro de una misma serie los documentos se ordenan de acuerdo a un índice previamente confeccionado, y dentro de ellos por orden cronológico. Es útil, por ejemplo, para la correspondencia.
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Traslado de documentos Hemos indicado que los expedientes permanecen un año en el archivo departamental. Para trasladarlos al corporativo, lo más sencillo es establecer una periodicidad, que puede ser anual, semestral, etc. En el archivo corporativo se le asignará un área a cada departamento para que éstos guarden en la misma sus carpetas o cajas de archivo. Este espacio seguirá el mismo orden que el asignado en el archivo departamental. En cada carpeta que vaya a eliminarse transcurrido un tiempo, anotaremos el año de entrada en el archivo corporativo. De este modo, sabremos cuándo destruirlas. Por ejemplo, en el año 2000 eliminaremos todas las carpetas registradas con el año 1996 (siguiendo con el ejemplo de que la empresa haya establecido que los expedientes permanecen en este archivo durante 4 años). Por último, señalar que en este ejemplo hemos archivado expedientes. El proceso sería el mismo para otros tipos de documentos, como dossieres, etc.
Síntesis Simplificando lo expuesto, podemos resumir que: - Cada empresa debe definir unas normas de archivo, que sean conocidas por toda la organización. Estas normas deben contemplar también el expurgo o eliminación de documentos. - Cuando se recibe o se crea un documento, su responsable debe tener muy presente que ese documento debe archivarse. Si no existe, deberá abrir una carpeta, identificarlo, etc. No dejar para cuando se haya tramitado la operación, la tarea de preparar su conservación.
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- Mientras los documentos están en trámite permanecen en el archivo del puesto. Finalizada su tramitación pasan al departamental, desde donde al cabo de un año se trasladan al corporativo. - Crear unos cuadros de clasificación, que servirán de guías para clasificar o separar los documentos. - Ordenar los documentos (cronológicamente, por ejemplo) dentro de cada expediente, y las carpetas y cajas dentro de su archivo según el cuadro de clasificación. - Si es necesario, en oficinas con grandes cantidades de documentos, crearemos índices informáticos, libros u otros elementos para su recuperación.
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4.3. EJEMPLO 2. ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO DE I+D Determinados departamentos, como puede ser uno de I+D, disponen de un gran volumen de otros tipos documentales, como pueden ser libros, catálogos, recortes de prensa, etc. En estos departamentos, los expedientes, dossieres, etc. se archivan igual que en cualquier otro departamento, siguiendo el ejemplo anterior, pero ¿cómo archivamos los otros documentos citados? En primer lugar, si el volumen de documentos es considerable, se aconseja la creación de elementos para su rápida localización. Son los instrumentos de recuperación, que son imprescindibles cuando se necesite satisfacer con rapidez una demanda de información; cuando en una oficina las consultas sean muy numerosas, y cuando el volumen documental de una serie sea tan grande que resulte imposible su control con los sistemas de instalación (carpetas codificadas, colores, etc.). Ala hora de crear estos instrumentos de recuperación tenemos varias opciones: libros, ficheros convencionales, bases de datos, archivos electrónicos... Libros: en sus páginas se va anotando si ha entrado el documento, dónde está archivado, etc. La recuperación de la información es muy lenta. Ficheros convencionales: están formados por fichas de cartulinas. En el mercado se encuentran fichas de distintos tamaños. De todos ellos, el más aconsejable es el de 100x150 mm. En principio, las fichas deben colocarse en posición vertical ya que el mobiliario está preparado para esta posición. En este caso, se colocan unas detrás de otras, de tal manera que
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la primera tapa a las siguientes. Para evitar esto, existe un sistema de fichas de visibilidad parcial. Son unas fichas con el ángulo superior derecho cortado, en donde oblicuamente se pone el dato por el que se quiere recuperar la información. Las fichas se colocan escalonadamente dejando ver su encabezamiento. En este caso, el mueble archivador debe ser de tamaño mayor que las fichas. Hemos explicado el modelo de fichero convencional. Ahora bien, es raro encontrar un centro de trabajo que no cuente con medios básicos para automatizar este instrumento. La recuperación informática consiste en elaborar una serie de índices mediante un programa informático. Una de las principales ventajas de este sistema es que nos permite la recuperación de los datos por más de un campo y por referencias cruzadas. Las posibilidades que ofrece la informática son dos: la creación de bases de datos y un archivo documental electrónico. Localizar un libro resulta sencillo si se crean tres ficheros, bien sean manuales o informáticos: 1. Fichero por autores 2. Fichero por materias 3. Fichero por títulos Cada libro estará registrado en cada uno de los tres ficheros citados. Es decir, se abren tres fichas de cada uno, a saber:
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Título: 2 HIS*
Historia europea del diseño / por Pierre Masat - Madrid: Hespasa, 1982.
Materias: 2 HIS*
Diseño Historia europea del diseño / por Pierre Masat - Madrid: Hespasa, 1982.
Autor: 2 HIS*
MASAT, Pierre Historia europea del diseño - Madrid: Hespasa, 1982.
* La signatura es un signo compuesto de cifras (numérica), de letras (alfabética) o de una combinación de ambas (alfanumérica) que sirve para identificar el lugar de un libro dentro de una colección y que, por tanto, debe figurar tanto en el libro como en la ficha que lo describe.
Por lo tanto, podremos localizar cada ejemplar por cada uno de los tres campos. Ahora bien, ¿dónde los localizamos? Nos lo indica la propia ficha: el dígito (2) indica en qué estantería se encuentra, y dentro de ésta los libros se disponen alfabéticamente, tomando como referencia las tres primeras iniciales del título (HIS). En el lomo del libro se adhiere un rótulo, con la misma signatura que aparece en el lado izquierdo de su ficha, en el caso del ejemplo que nos ocupa: 2 HIS.
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o ñ e s i D l e d a i r o t s i H
ia r o t His el d o ñ e s Di
2 HIS
Identificados los documentos, veamos cómo señalizamos el mobiliario: Las estanterías donde se disponen estos documentos se enumeran y clasifican por materias, como se ilustra en el siguiente ejemplo:
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Su ordenación por materias, es decir, pegar un rótulo que indique éstas, nos permite, en primer lugar, colocar adecuadamente un libro cuando llega al departamento. Igualmente nos permite que si una persona quiere ver qué libros existen sobre una materia determinada puede mirarlo directamente en su estantería. En síntesis, cuando llega un nuevo libro: - Determinamos su colocación, en el lugar que le corresponda según la materia, y dentro de la estantería de esta materia, por orden alfabético. - Se abren las tres fichas (anteriormente descritas) para su posterior recuperación, donde se registra dónde está ubicado, y se identifica el lomo del libro con el mismo registro. Este sistema es válido para todos aquellos documentos encuadernados. En el caso de estudios, investigaciones, recortes de prensa, etc. sería válida la identificación expuesta de las estanterías, por números y materias. La única diferencia es que cada documento se introducirá en carpetas AZ o en cajas de archivo (cada una de éstas contiene varios documentos, a fin de ahorrar espacio).
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Veamos un ejemplo: Nos llega un estudio realizado por la Universidad de Yale sobre el diseño europeo, del profesor Paul Smith. De la estantería, cogemos la última carpeta con la inscripción DISEÑO, y vemos qué número tiene el último documento que contiene. Le asignamos el número siguiente al documento de la Universidad de Yale (por ejemplo, el 26). En el documento anotamos: 2 - DISEÑO 4- 26 - 2: nos indica en qué estantería está ubicado. - DISEÑO: nos expresa que es una carpeta con estudios sobre DISEÑO. - 4: que es la carpeta de diseño nº 4. - 26: que dentro de esa carpeta, es el estudio nº 26. Para su posterior localización, abrimos, como en el ejemplo de los libros, tres fichas: por autor, por título y por materias, y en cada ficha anotamos lo mismo que en el documento, lo que nos indica dónde se encuentra. Ejemplo de ficha por materias: 2-DISEÑO 4-26
DISEÑO Estudio sobre el diseño europeo / por Paul Smith - Yale, 1996
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LA INSTALACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS ´
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En varias ocasiones hemos citado diferentes términos como carpetas, cajas de archivo, etc. Estos elementos constituyen lo que se denomina la instalación física de los documentos, es decir, en qué contenedores se guardan. Este es un tema importante en la creación de un sistema de archivo, puesto que el empleo de material y mobiliario adaptados a las necesidades es fundamental para archivar y recuperar los documentos con rapidez. En este sentido, hay estudios que demuestran el ahorro de tiempo que se obtiene al archivar documentos en determinadas carpetas. Por ejemplo, se tarda muchísimo menos tiempo en hacerlo en una carpeta sin dispositivo de cierre que en una que sí lo tenga. En este apartado analizaremos los soportes de los documentos, el material de archivo y el mobiliario.
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5.1. SOPORTES Los documentos se producen sobre diferentes soportes. En la antigüedad se utilizaron tablas de arcilla, papiro, metales, pergaminos, etc. El uso del papel se generalizó a partir del S. XV. En la actualidad, éste se compagina con otros soportes como el microfilm, los discos, disquetes, etc. Por cuestiones de espacio, nos es imposible narrar la historia de todos los soportes, pero sí vamos a recordar algunos. A lo largo de la historia, y antes de la aparición del papel, encontramos soportes muy curiosos para comunicar mensajes, como la utilización de objetos. Tenemos, por ejemplo, los bastones mensajeros de los aborígenes australianos, incisos con marcas, estrías o muescas, o las habichuelas marcadas con puntos que datan de la cultura preincaica de Perú. Diferentes soportes han sido utilizados para contabilizar, para enviar mensajes, para conservar registros genealógicos o para narrar historias importantes y leyendas, como es el caso de los postes totémicos norteamericanos. Al correr de los tiempos han sido utilizados todas las clases de materiales imaginables: piedra, madera, bambú, caparazones de tortuga, metal, pieles animales, hojas, cerámica, marfil, cera, huesos, cortezas de árbol, etc. Algunos, lamentablemente, fácilmente perecederos, como las hojas. Otros, en cambio, con la ventaja de ser casi indestructibles, como la piedra. En Egipto y Mesopotamia, por ejemplo, las inscripciones en piedra se remontan al cuarto milenio a.C. Todas las grandes civilizaciones del mundo antiguo, Asia, la Roma Imperial... la utilizaron. También el metal garantiza la duración. En la India y partes de Asia ciertos documentos legales se grababan en planchas de bronce, al igual que se inscribían en este material las leyes romanas. También se utilizaron metales más preciados y caros, como el oro y la plata, por ejemplo, para demostrar respeto. La seda también resultaba cara, pero se utilizó en la época del Han oriental para cartas, documentos oficiales, etc., por citar un caso. En huesos, por ejemplo, se registraron algunos de los más antiguos testimonios de escritura china, al igual que se utilizaron en otras partes de Asia y África. Los mayas, asimismo, los utilizaron con mucha frecuencia, e incluso se conservan versos del Corán en este soporte.
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Un material muy común fue la madera, desde inscripciones egipcias en sarcófagos y estatuas hasta aplicaciones mucho más recientes como las pizarras escolares. Algunos de estos soportes debían ser tratados antes de su utilización. Por ejemplo, griegos y romanos enceraban sus tabletas de escritura. Los mayas y aztecas trataban la corteza con una capa de barniz blanco. De comienzos de la era cristiana también encontramos fragmentos de obras budistas sobre corteza de abedul, pulimentada y aceitada. También se trataban las pieles, en algunos casos para convertirlas en cuero. Los documentos en cuero más antiguos proceden del antiguo Egipto (ca. 2500 a.C.). Más familiares nos resultan la arcilla, el papiro y el pergamino. Las tabletas de arcilla fueron utilizadas durante miles de años. Su formato más común era el cilindro de varias caras y el ladrillo oblongo con caras convexas. Curiosamente, en la antigüedad se guardaban en bibliotecas, donde se ordenaban en estantes. Del papiro, por su parte, se ha encontrado un rollo que data de la época 3100-2890 a.C. Durante más de 4000 años fue muy utilizado. Por último, el término pergamino se deriva de la ciudad de Pérgamo, en Asia Menor, donde apareció este material (197-158 a.C.). El pergamino no se utilizó ni en la India, ni en Asia sudoriental ni en el Lejano Oriente porque tanto los hindúes como los budistas rechazaban la idea de escribir sus textos sagrados sobre la piel de animales sacrificados. En Europa el pergamino fue el material más común hasta bien avanzada la Edad Media, cuando fue sustituido por el papel (los árabes comenzaron a usar el papel antes, en el S. IX). Se cree que la invención del papel, que según diversas fuentes procede de China, fue el desarrollo de un proceso evolutivo basado en parte en la fabricación del papel de seda. Los fragmentos más antiguos de papel que se conservan datan del siglo II d.C. Era una mezcla de trapos, morera, laurel y césped chino. Llegó a Europa mil años después. Fue en el siglo XIX cuando se introdujo la madera como sustituto de los trapos. La sociedad se convirtió en una sociedad de papel, pero la aparición de nuevos soportes (vídeo, discos, microfilm, etc.) marca una nueva era en el almacenamiento de la información.
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5.2. MATERIAL DE ARCHIVO Dividimos este epígrafe en tres apartados: elementos auxiliares, contenedores y mobiliario.
ELEMENTOS AUXILIARES Es el material que ayuda en el proceso de la organización de los documentos.
Etiquetas adhesivas móviles. Son los conocidos Post-it y las banderitas (esa etiqueta adhesiva de pequeño tamaño, que tiene una parte transparente y otra de color). Pueden servirnos para hacer una primera clasificación aplicándolas en las carpetas o a los documentos, pero deben retirarse antes de su archivo, puesto que el pegamento puede dañar el papel. Etiquetas adhesivas fijas. Están indicadas para su colocación en las cajas y carpetas de archivo como indicadores de su contenido. Gracias a su diversidad de tamaños y colores, pueden diferenciar a simple vista diversos contenidos. Por ejemplo, se pueden usar etiquetas de un color para documentos administrativos y de otro para folletos.
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Bandejas clasificadoras. Sirven para depositar sobre ellas documentos en trámite. No tienen que convertirse en un almacén donde todo tenga cabida, ni mezclar en ellas documentos de diversa índole. Una para cada cosa.
CONTENEDORES DE LOS DOCUMENTOS Camisas, carpetillas. Son las cubiertas que se utilizan para la protección e individualización de los documentos, y son además los elementos que identifican cada documento. Si la cubierta es de papel, se denomina camisa, y si es de cartulina, carpetilla. Se deben emplear siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Se emplean (las de papel) cuando se necesita crear varios apartados en los expedientes; y para protección de los documentos que forman un expediente, las de cartulina. Dependiendo del grosor del expediente, se elige el tamaño de la carpetilla, y si llevan fuelle o no. Además se recomienda que lleven solapas para que los documentos no se deslicen. Se evitarán los métodos tradicionales de sujeción (como ciertos elementos metálicos),
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que estropean los documentos, porque obligan a taladrarlos y porque se oxidan y manchan el papel. Como se presentan en varios colores, pero no son tantos como para abarcar todos los tipos documentales, cuando se utilizan los colores para diferenciarlos, deben ser siempre los mismos (para cada tipo) y en toda la oficina. Los expedientes se deben archivar con la parte abierta hacia abajo -cuando las carpetillas lleven pestañas- para individualizarlos en las carpetas suspendidas.
Clasificadores. Son las carpetas de anillas o archivadores AZ. Posibilitan ordenar los documentos por medio de separadores y utilizar carpetas de diferente color para según qué documentos. Ahora bien, si no están llenas se desaprovecha espacio y además obligan a perforar las hojas.
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Estas carpetas están indicadas para la conservación de documentos en el archivo departamental. Se recomienda el uso de carpetas de tamaño folio. Asimismo, deben estar plastificadas, con cantos y orificios reforzados y su etiqueta debe ser extraíble. Dentro de estos clasificadores hay dos variantes: los llamados conjuntos de clasificadores y el conjunto de cuatro casetes. Los primeros llevan un mecanismo de fijación por presión. Los segundos, están formados por varias carpetas introducidas en una especie de caja abierta. Pueden servir, por ejemplo, para archivar documentación informativa: folletos, catálogos, etc.
Cajas de archivo. El sistema más difundido son las cajas de cartón que vienen desmontadas, que además resultan muy económicas. Deben emplearse sólo para conservar documentos ya sin vigencia. Por lo tanto, muy apropiadas para los archivos corporativos, y no para el del puesto. La pestaña o lengüeta debe ser de 5 cm como mínimo para que no se abra con facilidad. Es preferible que la caja sea de cartón (fuerte y resistente), pues los documentos archivados en plástico se deterioran y producen mal olor. Asimismo, para que los documentos se doblen lo menos posible, se recomienda que la caja se apoye por su parte más larga.
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Carpetas suspendidas o colgantes. Es el sistema especialmente recomendado para el archivo del puesto. Su tamaño habitual es DIN A4: 33 cm de ancho, y Folio: 36,5 cm de ancho. Son carpetas de cartulina que llevan unos ganchos para su suspensión y se deslizan por unas guías incorporadas al mobiliario. Características: - La carpeta se utiliza como contenedor de 1 o varios expedientes. - La propia carpeta es la cubierta del expediente. Tienen un espacio para escribir la fecha, el número de orden y la relación del contenido. - Suelen llevar pestañas que impiden que los documentos se caigan. - Puede llevar visor incorporado o éste se coloca posteriormente. Se recomienda la primera opción, puesto que así se impide que caiga y se pierda en el mueble. Los visores deben ser grandes y de lupa para una correcta lectura de su contenido.
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- En función del archivador empleado, las carpetas pueden ser de visibilidad horizontal o vertical. Según el grosor de los expedientes, habrá que elegir la carpeta adecuada: la cartulina simple doblada por la mitad, o una con un lomo de 2 cm, etc. Estas carpetas nos permiten además jugar con el color. Podemos, por ejemplo, en un cajón ordenar los expedientes cronológicamente y utilizar carpetas o visores de diferente color según el asunto del que traten.
Casetes para carpetillas Son unos recipientes de plástico en los que se introducen los expedientes en forma vertical. Se colocan sobre los estantes, y tienen un visor donde se inserta una cartulina con la descripción del contenido.
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MOBILIARIO En primer lugar, señalar que tanto el mobiliario como el resto del material de archivo deben reunir las siguientes condiciones: - Accesibilidad. El acceso a los documentos tiene que ser cómodo y rápido. Por ejemplo, el mueble archivador tiene que estar en el puesto de trabajo. - Rápida identificación de los documentos; es decir, tienen que tener un espacio que permita describir los documentos. - Extensibilidad. Mobiliario pensado para un posible crecimiento del archivo.
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- Buena conservación de documentos. Velar para que los materiales sean los apropiados para la conservación. La documentación debe conservarse de acuerdo con las condiciones ambientales idóneas para la perdurabilidad de los distintos tipos de soportes (magnéticos, papel, etc.). - Buena relación calidad/precio. El mobiliario debe ser resistente para soportar un uso frecuente, pero esto no quiere decir que deba ofrecer un aspecto duro y oscuro. Aunque debe primar la funcionalidad, no hay que olvidar el impacto psicológico positivo que puede ejercer un aspecto agradable. - Que optimice el espacio, es decir, que facilite su máximo aprovechamiento.
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MOBILIARIO SISTEMAS DE ARCHIVO 6
Desde el portacarpetas extraíble hasta el archivo compacto de gran capacidad, se puede encontrar en el mercado toda una gama de elementos de archivo, de entre los cuales habrá que seleccionar el que más convenga en cada caso, en función de las necesidades de cada usuario o grupo de personas, del tipo de contenedor, de la frecuencia de acceso a la información, del volumen y naturaleza de la misma, etc.
Mini archivadores de sobremesa Son archivadores de pequeño tamaño que se utilizan de sobremesa y que pueden ser trasladados fácilmente. Es sólo un archivo provisional que sirve, por ejemplo, para hacer una primera ordenación de documentos y para el archivo de catálogos, folletos, etc.
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Portacarpetas extraíble Soporte extraíble para un reducido número de carpetas colgantes (entre 10 y 15), y dotado generalmente de una bandeja portalápices. Con frecuencia resuelve las necesidades de un puesto de trabajo en la oficina, donde la privacidad de los documentos de uso más frecuente no sea importante. Para la mayoría de los usuarios es suficiente la capacidad de este tipo de archivo.
Bloque personal Es un bloque de cajones de una altura que ronda los 90 centímetros, dotado de ruedas para su transporte y cerradura para proteger la privacidad de sus compartimentos. Generalmente está dotado de una gaveta extraíble para carpetas suspendidas y compartimentos diversos para la colocación de carpetas AZ, libros u objetos más personales, como pueden ser un portalápices, un ordenador portátil o un bolso de mano. Este tipo de archivo suele ser utilizado en las oficinas “no territoriales”, es decir, aquellas en las que los usuarios no tienen un puesto de trabajo físico exclusivo sino que cada día que
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acuden a una oficina se les asigna un puesto según su necesidad y la disponibilidad. Por lo tanto, un mismo espacio de trabajo puede ser compartido por diferentes personas en distintos horarios y/o días. Suele darse en empresas en las que los empleados trabajan tanto en las propias instalaciones de la compañía, como en las oficinas de sus clientes o en sus propios domicilios. Todos necesitamos utilizar en nuestro trabajo objetos de uso personal y exclusivo: bolígrafos, agendas, documentos, objetos personales, etc., que deben guardarse en un lugar propio y privado. Para ello se dota a cada persona de un bloque personal que se “aparca” formando baterías en lugares destinados a tal efecto. Cada bloque se marca con el nombre de su usuario, y con frecuencia disponen de una ranura buzón donde se puede depositar la documentación confidencial destinada a su propietario.
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Módulos auxiliares Cumplen la misma función que los armarios bajos, con la particularidad de que suelen estar dotados de ruedas para que el usuario los ajuste a la posición idónea, bien para usar su tapa como superficie auxiliar o plano de descarga, o bien para que el acceso a los documentos u objetos que contiene sea lo más cómodo posible. Pueden ser abiertos o cerrados, generalmente con puertas de persiana. Sus formas suelen ser más “amables” desde un punto de vista estético que las de los armarios convencionales.
Elementos suspendidos del panel Baldas o arcones contenedores que se utilizan en aquellos puestos de trabajo cuyo grado de privacidad se obtiene mediante paneles separadores, y la necesidad de archivo del puesto es muy alta, no siendo suficiente el bloque de cajones convencional.
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Acontinuación, podemos observar un puesto de trabajo con los cuatro tipos de mobiliario de archivo que acabamos de citar:
Bloques de Cajones Idóneos para el archivo de fichas y carpetas suspendidas. Se recomienda que reúnan las siguientes cualidades:
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- Facilidad de acceso a la documentación, gracias a la extracción total de las gavetas de archivo, lo que supone una mayor comodidad del usuario. De este modo, éste puede acceder al 100% del material archivado. - Seguridad. Que dispongan de un sistema de antivuelco, que impida abrir más de un cajón a la vez, y que dispongan de quinta rueda en bloques rodantes con gaveta. - Flexibilidad. Que las gavetas permitan archivar diferentes formatos de carpetas. Ejemplo de flexibilidad.
- Limpieza. Que cuenten con guías cubiertas en los bloques, lo que además de asegurar el perfecto funcionamiento del mecanismo a lo largo del tiempo, impide la acumulación de polvo.
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Existen diferentes clases de bloques: - Rodantes. Aportan movilidad al bloque, permitiendo al usuario su libre ubicación en cada momento. - Soporte. Además de archivo, cumplen la función de elemento estructural, ya que sirve de apoyo a la mesa, lo que supone un ahorro en la adquisición del mobiliario. - Altura de mesa. Al igual que los anteriores sirven de apoyo a la mesa, y presentan como ventaja adicional una mayor capacidad de archivo. - Suspendido. Está colgado debajo de la mesa, lo que facilita las labores de limpieza debajo de la misma. Además existen bloques de cajón o cajones verticales, muy útiles cuando se pretende dotar de un pequeño archivo a puestos de trabajo cuya superficie es muy reducida, o en puestos compartidos en los que en una mesa de dimensiones normales se busca dotar de un cajón totalmente independiente a cada persona que trabaja en ese puesto durante los diferentes turnos de trabajo.
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Armarios bajos Se sitúan muy cerca de la superficie de trabajo o como soporte de la misma en aquellos puestos donde la necesidad de archivo de acceso rápido es importante. Pueden ser sin puertas o estar dotados de diferentes tipos de puertas, siendo aconsejables las correderas o tipo persiana a fin de que el usuario no se tenga que desplazar para abrirlas. También pueden llevar gavetas para el archivo de carpetas suspendidas. Para aprovechar al máximo su capacidad, es importante que sus estantes sean regulables en altura cada 20 mm.
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Archivadores Consisten en un módulo formado por dos o más cajones donde se colocan carpetas suspendidas o las fichas. Pueden estar en el puesto de trabajo, en ese caso se denominan bucks, o bien constituir una unidad independiente. Sus medidas suelen ser: 40 cm de anchura y 70 cm de profundidad, y sólo ocupa 0,3 m2 de superficie de suelo, a la que se añade otro tanto para la extracción de cajones. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la localización de las carpetas. Deben reunir las mismas características constructivas que los bloques de cajones (antivuelco, accesibilidad, etc.).
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Estanterías Las estanterías permiten el acceso directo a los documentos, tanto visual como manualmente. Es el sistema idóneo para colocar libros, carpetas, cajas de archivo... Se recomiendan además las estanterías preparadas para instalar carpetas colgantes, porque suponen un importante ahorro de espacio. Las estanterías deben reunir una serie de cualidades: - Las baldas deberían ser movibles y poder ubicarse en altura cada 25 milímetros. - Se rechazan los sistemas de montaje de perno y tuerca, las aristas vivas y todos los elementos cortantes que puedan dañar a las personas y a la documentación. - El aire debe circular entre las estanterías, para evitar la humedad, de modo que sólo deben estar cerrados los laterales. - Se instalarán a unos centímetros del suelo, y cerrado ese espacio, así como por arriba, para evitar el polvo. - Las estanterías deben ser sólidas puesto que un metro lineal puede alcanzar los 100 kg. - La superficie será lisa, con tratamiento antioxidante. Las dimensiones de un cuerpo de estantería habitualmente son: 1,90 metros de altura, para que una persona de altura normal pueda acceder con la mano, con baldas o estantes de 1 (longitud) x 0,40 (profundidad) x 0,50 (distancia entre baldas). Existen dos sistemas de estanterías: fijas y compactas (que se deslizan).
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Armarios Son recomendables los sistemas modulares que permiten una posible ampliación y ofrecen la posibilidad de transformar el interior. En la parte inferior no se deben colocar carpetas ya que su extracción es incómoda, por lo que reservaremos ese espacio para cajas. En muchos casos se han empleado armarios y estanterías elaborados en madera, sin embargo esta opción debe ser rechazada puesto que no soporta el peso, es combustible y favorece la proliferación de insectos.
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Archivos compactos Es la solución más adecuada para el archivo corporativo, puesto que además de garantizar la correcta conservación de los documentos permite rentabilizar al máximo el espacio de la oficina, aumentando en casi un cincuenta por ciento la capacidad de archivo con respecto a los sistemas tradicionales. Los archivos compactos se desplazan sobre el pavimento, de tal modo que el deslizamiento de cada unidad permite la reducción del número de pasillos a uno solo, y basta con reservar 0,80 metros para formar el pasillo allí donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías. Por lo tanto, suponen el máximo ahorro del espacio. El Compacto es el archivo que permite una máxima optimización del espacio disponible, lo que se traduce en un importante ahorro para las empresas.
Otras soluciones mobiliarias: Existen otras soluciones para documentos que no pueden ser doblados: - Portaplanos horizontal: los planos se guardan en cajones de grandes dimensiones. - Portaplanos vertical: los documentos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes. - Portatubos: previamente los documentos han sido enrollados en ellos. Su manipulación es incómoda.
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MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD 7
La correcta conservación de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para controlar diversos factores de riesgo: el fuego, los insectos, la humedad, etc. La acción de determinados insectos (termitas, carcoma, cucarachas, etc.) así como de los roedores puede causar la destrucción de los documentos. Su presencia debe evitarse con todas las medidas posibles: limpieza de los depósitos, desinfección, control de la humedad, cerramiento de orificios, rendijas, etc. Por su parte, la humedad es uno de los principales problemas para la conservación de los documentos. Para evitar sus efectos nocivos es necesario controlarla, bien mediante un sistema de aire acondicionado, bien mediante deshumificadores. El nivel adecuado para documentos es: Soporte Humedad relativa Papel 45/65% Óptico 35-45 Magnético 40-50 Fotografía color 25-35 Film Color 25-35 Microformas 30-40
Temperatura 17/18ºC 16-20 14-18 10-18 10-20 18-20
También es nociva la excesiva sequedad; para evitarla en determinados momentos se recurrirá a la aireación mecánica o a un humidificador. Otros factores peligrosos para la correcta conservación de los documentos son el polvo (se evitará su presencia a través de un sistema de aire acondicionado -también útil para evi-
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