EL CICLO DE COMPRAS. Funciones del ciclo de compras
El proceso de compra de una empresa es sin duda un proceso que requiere de un análisis y de la oferta. Pero cuidando la calidad del material que requerimos, dicho artículo debe adaptase a la necesidad que la empresa demande. Cada empresa sin duda maneja diferentes tipos de procedimientos y métodos, pero todos estos tienen el mismo objetivo comprar. Hay cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1. dentificaci!n de la necesidad del material ". #nálisis de la $olicitud de Compras. %. nvesti&aci!n y $elecci!n de Proveedores. '. (e&ociaci!n con el Proveedor )seleccionado*. +. Control de la ecepci!n del -aterial Comprado. Objetivos del control interno del ciclo de compras a auditoría es para
detectar deficiencias en la aplicaci!n del enfoque por procesos, aunque esta labor es previa al trabajo de campo, se hace durante el estudio de la documentaci!n. En esta etapa sí podrías dar fe de estas no conformidades, y lo reflejarías en el informe )junto a las no conformidades /de campo/*. El enfoque de los auditores en relaci!n con la verificaci!n compras debe ser consciente de la posibilidad de fraude, al i&ual que de la ocurrencia de un error accidental en la determinaci!n de las cantidades y montos del inventario. Con frecuencia, los errores fraudulentos en el inventario han sido empleados para evadir los impuestos sobre la renta, para ocultar faltantes que sur&en de diversas tretas ile&ales, y para en&a0ar a los accionistas u otros propietarios inactivos sobre las utilidades y la posici!n financiera de la compa0ía. Identificación de los objetivos de control interno con riesgo de no cumplimiento.
P2#-# 3E #435# P## C-P#$ 6 3E74C(E$ $8E C-P#$9 Compras:
1. verifique las sumas y cuadre el re&istro de los asientos ori&inales e investi&ue los totales hasta el mayor &eneral de dos meses no consecutivos. ". E:amine las facturas de los proveedores y las p!li;as relativas y compárelas con los asientos en el re&istro de compras )o en el re&istro de p!li;as* de9 3os meses no consecutivos, como en el 1 y anterior y El del total anual, o 4na muestra al a;ar de apro:imadamente el 1=>.
%. 7erifique las e:tensiones de acuerdo con el ren&l!n " )a*, )b* o )c*. #nteriores. '. $i&a los pases a las cuentas de los acreedores en el
$i (o
El auditor debe e:aminar las facturas y las p!li;as relativas para ver que los precios sean los correctos así como las e:tensiones, los totales y la evidencia del recibo de las mercancías o servicios. Cada factura con sus p!li;as relativas deberá llevar evidencia de la aprobaci!n del pa&o. # medida que el auditor e:amina las facturas de los proveedores y los documentos relacionados, deberá cerciorarse de que lo pa&ado este así marcado con un sello, de manera que no puedan ser representadas para su pa&o más de una ve;, investi&ando facturas duplicadasF.
Devoluciones y Rebajas sobre Compras:
1. 7erifique las sumas y cuadre los re&istros de devoluci!n y rebajas e investi&ue los totales al mayor &eneral de dos meses no consecutivos. " E:amine las notas de crédito y devoluciones y rebajas y compárelos con los re&istros de devoluciones y rebajas de. 3os meses no consecutivos 3el del total el 1=>. 4na muestra al a;ar de apro:imadamente el 1=> %. nvesti&ue los pases a car&o a las cuentas de los proveedores en el
Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras
$e presenta para un mejor conocimiento de la operaci!n del departamento de compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente anali;ada en cada punto del proceso. Car&o9 GEHE 3E C-P#$ E-53 E(9 Personal a car&o9 #$$5E(5E 3E C-P#$ (o.3E P#2(#$ ECRE!"RI" FECH": # DE$E%DE%CI" " &" C'"& $ER!E%ECE: (ERE%CI" "D)I%I!R"!I*". F'%CI+%E + RE$+%",I&ID"DE+ I. RE"&I-":
I 1. a planeaci!n de las compras locales, nacionales e internacionales. I ". Estudios de precios. I %. $elecci!n de proveedores y transportadores. I '. (e&ociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio. I +. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios. I ?. 7erificaron del cumplimiento de los pedidos. II. I%*E!I(":
Huentes de aprovisionamiento y transporte. Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores. III. "C!'"&I-":
os precios de los productos en el mercado. El re&istro de proveedores El re&istro de coti;aciones Catalo&o de precios y suministros 4nas de las fases más importantes del e:amen de las adquisiciones del inventario es, ase&urase de que todos los artículos comprobados en el
I*. FIR)":
1. Lrdenes de compra ". Constancia de cumplimiento de compras %. 3ocumentos relacionados por personal a su car&o. *. $"R!ICI$":
1. En comités administrativos ". En comités de presupuestos %. En comités de aprovisionamiento de materiales y compras. ./ ,olet0n de %.$.". @C!mo detecto que un procedimiento no está enfocado a
procesosA Msta tiene difícil respuesta, porque $ DD19DD y familia no ofrece una orientaci!n clara al respecto. o usual es presentar el mapa de procesos, los indicadores establecidos, y otros parámetros del proceso como respuesta, pero esto s!lo soluciona la parte del control de los procesos, y no su ejecuci!n. os requisitos de la (orma en los procesos de compras, en él puedes encontrar al&unas de las claves que valoro importantes desde el punto de vista del proceso de compra como parte de un en&ranaje. as rupturas en la cadena del proceso son la evidencia de que no se ha dise0ado un sistema orientado a procesos )al menos en esa parte*. 4na ruptura se produce cuando la ejecuci!n cambia de manos )o de cabe;a* y no se transmite toda la informaci!n y los recursos apropiados para que el flujo contin
