EL CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS PRIVADAS. Mg. Jeri Gloria Ramón Ruffner Docente Asociada
RESUMEN El control interno de las empresas privadas se a convertido !ltimamente en "no de los pilares en las or#ani$aciones empresariales% p"es nos permite o&servar con claridad la e'iciencia ( la e'icacia de las operaciones% ( la con'ia&ilidad de los re#istros ( el c"mplimiento de las le(es% normas ( re#"laciones aplica&les. El contr control ol intern interno o se s"sten s"stenta ta en la indepe independe ndenc ncia ia entre entre las "nidad "nidades es operativas% en el reconocimiento e'ectivo de la necesidad de contar con "n control interno ( la 'i)aci*n de responsa&ilidades. S*lo as+ podr, tener -ito. En cons consec ec"e "enc ncia ia podr podr+a +amo moss deci decirr /"e /"e el cont contro roll inte intern rno o es de vita vitall importancia% (a /"e prom"eve la e'iciencia ( ase#"ra la e'ectividad (% so&re todo% previene /"e se violen las normas ( los principios conta&les. Pala Pala&r &ras as clav clave0 e0 Eval Eval"a "aci ci*n *n%% Inde Indepe pend nden enci cia% a% e'ic e'icie ienc ncia ia ( e'ic e'icac acia ia%% in'ormaci*n 'inanciera% responsa&ilidad% control% -tica. INTRODUCCI1N La preoc"paci*n /"e eiste so&re las empresas privadas es el mane)o del control interno% !ltimamente se a podido ver #ran cantidad de #randes ( medianas empresas /"e de la noce a la ma2ana (a no lo eran. Al#"nas empresas /"e&radas% otras en reestr"ct"raci*n ( otras declaradas como insolventes. 3rente a estos ecos las interro#antes /"e nos planteamos es si acas acaso o los los ec ecos os menc mencio iona nado doss no son son prev previs isi& i&le les% s% si los los esta estado doss 'inancieros no son "n par,metro de medici*n o es /"e el patrimonio se p"ede o&servar ( desaparecer de la noce a la ma2ana ( las empresas p"eden decir asta a/"+ lle#amos4 ( adem,s% d*nde /"edan las a"ditor+as eternas con dict,menes limpios o salvedades. C"ando "no anali$a esta pro&lem,tica se piensa en la importancia /"e tiene el control interno a e'ectos de /"e p"eda permitir /"e la empresa s"&sista ( desarrolle. Como e)emplo tenemos las /"ie&ras del 5anco de la Rep!&lica% 5anco 5anco N"evo N"evo M"ndo% M"ndo% los #rande #randess consor consorcio cioss de empres empresas as papele papeleras ras%% empresas constr"ctoras% etc. Los /"e pa#an por la de'iciencia de control no son los accionistas por/"e #eneralmente ellos (a rec"peraron s" capital% /"ienes llevan la peor parte son los tra&a)adores ( el Estado% por/"e las empresas al /"e&rar% tam&i-n se llevan los tri&"tos del I6V ( la renta. Aora vamos a de'inir lo /"e es El Control Interno. 7se tiene como '"nci*n primordial eval"ar en 'orma independiente la e'iciencia% e'icacia% econom+a ( e/"id e/"idad ad de las operac operacion iones es conta& conta&les les 'inanc 'inancier ieras% as% admini administr strati ativa vas% s% de #esti*n de otra nat"rale$a de la entidad. Es "n proceso /"e lleva a ca&o la #erencia de "na or#ani$aci*n ( /"e de&e estar dise2ado para dar "na se#"ridad ra$ona&le% en relaci*n con el lo#ro
de los o&)etivos previamente esta&lecidos en los si#"ientes aspectos &,sicos0 E'ectividad ( e'iciencia de las operaciones. Con'ia&ilidad de los reportes 'inancieros. C"mplimiento de le(es% normas ( re#"laciones aplica&les. Objetivos del control interno
Los o&)etivos del Control Interno de&en lo#rar0 8. La o&tenci*n de la in'ormaci*n 'inanciera oport"na% con'ia&le ( s"'iciente como erramienta !til para la #esti*n ( el control. 9. Promover la o&tenci*n de la in'ormaci*n t-cnica ( otro tipo de in'ormaci*n no 'inanciera para "tili$arlas como elemento !til para la #esti*n ( el control. :. Proc"rar adec"adas medidas para la protecci*n% "so ( conservaci*n de los rec"rsos 'inancieros% materiales% t-cnicos ( c"al/"ier otro rec"rso de propiedad de la entidad. ;. Promover la e'iciencia or#ani$acional de la entidad para el lo#ro de s"s o&)etivos ( misi*n. <. Ase#"rar /"e todas las acciones instit"cionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constit"cionales% le#ales ( re#lamentarias. =. Idoneidad ( e'iciencia del rec"rso "mano. >. Crear conciencia de control. Elementos
Los elementos del control interno son0 1. Plan de organización
A!n c"ando no eiste "n solo concepto para de'inir or#ani$aci*n% se entiende /"e ella se re'iere a "na estr"ct"ra 'ormali$ada mediante la c"al se identi'ican ( #ra'ican actividades ( '"nciones% se determinan los car#os ( las correspondientes l+neas de a"toridad% responsa&ilidad ( coordinaci*n. La or#ani$aci*n proporciona el arma$*n /"e de'ine las actividades /"e ser,n planeadas% e)ec"tadas% controladas ( monitoreadas. El or#ani#rama descri&e la estr"ct"ra 'ormal de la entidad. Invol"cra por lo tanto0 Determinaci*n de '"nciones ( actividades '"ndamentales para c"mplir con los 'ines de la entidad. Inte#raci*n de las '"nciones ( actividades en "nidades or#,nicas.
La )erar/"i$aci*n de la a"toridad de manera /"e los #r"pos o individ"os separados por la divisi*n de '"nciones en el tra&a)o act!en coordinadamente ( enmarcados en claras l+neas de responsa&ilidad. Identi'icaci*n de ,reas clave ( l+neas de in'ormaci*n. Un plan de or#ani$aci*n adec"ado se s"stenta principalmente en lo si#"iente0 Independencia entre "nidades operativas% sin /"e esto si#ni'i/"e r"pt"ra de los canales de com"nicaci*n. Reconocimiento de la necesidad de "na e'ectiva se#re#aci*n de '"nciones ?operaci*n% Re#istro ( c"stodia@. 3i)aci*n de l+neas de responsa&ilidad ( dele#aci*n de a"toridad apropiadas. Al#"nos 'actores a considerar para eval!a el plan de or#ani$aci*n instit"cional se res"men a contin"aci*n0 La estr"ct"ra or#ani$acional de&e ser lo m,s simple posi&le. Las responsa&ilidades '"ncionales de&en se#re#arse con el 'in de /"e "na sola persona no controle todas las etapas relacionadas con "na operaci*n. Cada '"ncionario de&e estar 'ac"ltado para tomar decisiones ( c"mplir e'ectivamente con s"s atri&"ciones con lo c"al se evitan atrasos o inercia en la entidad. La responsa&ilidad de cada persona de&e estar de'inida en 'orma precisa para /"e no p"eda ser evadida o ecedida en s" e)ercicio. La delimitaci*n de responsa&ilidad permite evitar trans'erir las de'iciencias inc"rridas a otras personas por inacci*n o acci*n inapropiada. Un '"ncionario /"e asi#na '"nciones ( dele#a a"toridad a s"s s"&ordinados de&e implementar mecanismos adec"ados de control% con el 'in de determinar si las tareas asi#nadas vienen c"mpli-ndose satis'actoriamente. Los empleados a /"ienes se les a dele#ado a"toridad est,n o&li#ados a operar se#!n los t-rminos del encar#o% de&iendo cons"ltar a s" s"perior en casos de ecepci*n. Toda persona est, o&li#ada a in'ormar a s" s"perior por la manera en /"e c"mpli* con s"s tareas ( por los res"ltados o&tenidos en relaci*n con lo /"e de&i* lo#rarse. La entidad de&e ser tan 'lei&le como para permitir "na adec"ada sincroni$aci*n con los cam&ios en s" estr"ct"ra or#ani$acional% a consec"encia de cam&ios en los planes% pol+ticos ( o&)etivos de las operaciones. Los or#ani#ramas o man"ales de '"nciones son m"( !tiles para la comprensi*n de la or#ani$aci*n de "na entidad% s"s l+neas de a"toridad ( asi#naci*n de '"nciones ( responsa&ilidades4 evit,ndose la d"plicidad de '"nciones o el con'licto al asi#narlas. 2. Planeamiento de actividades
El planeamiento de actividades se orienta a determinar las necesidades de la entidad en c"anto a rec"rsos 'inancieros ( "manos. Al ela&orar s"s planes ( pro(ectos la entidad de&e considerar los aspectos si#"ientes0
Los 'ondos a"tori$ados ( las limitaciones ( restricciones. La necesidad de llevar a ca&o todos los pro#ramas ( pro(ectos ( operaciones% de ac"erdo a criterios de e'iciencia ( econom+a. La necesidad de ca"telar /"e todos los rec"rsos asi#nados sean "tili$ados en 'orma correcta ( para los 'ines para los /"e '"eron a"tori$ados. 3. Política
Se p"ede de'inir pol+tica como la declaraci*n #eneral /"e #"+a el pensamiento d"rante la toma de decisiones. La pol+tica es "na l+nea de cond"cta predeterminada /"e se aplica en "na entidad para llevar a ca&o todas las actividades% incl"(endo a/"ellas no previstas. La pol+tica p"ede clasi'icarse en0 Política general. Se esta&lece para todas las entidades ( para "n caso
espec+'ico. 6eneralmente se ori#ina '"era de la entidad% como las le(es los re#lamentos directivas de sistemas administrativos. Política específica. Es esta&lecida por las altas direcciones de cada entidad ( a'ectan a -sta en s" totalidad. Política para unidades:
Son a/"ellas esta&lecidas en operatividad. Los niveles m,s &a)os ( s" aplicaci*n est,n limitados a las "nidades operativas dentro de "na misma entidad. Los si#"ientes criterios son aplica&les a la pol+tica de cada entidad0 Esta&lecer la pol+tica por escrito ( or#ani$arla en 'orma sistem,tica en #"+as o man"ales% se#!n los casos% para permitir e'ect"ar las actividades a"tori$adas en 'orma e'ectiva% e'iciente ( econ*mica% as+ como proporcionar se#"ridad ra$ona&le de /"e los rec"rsos se enc"entran de&idamente prote#idos. Com"nicar la pol+tica a todos los '"ncionarios ( empleados de la entidad c"(as o&li#aciones contri&"(an al lo#ro de s"s o&)etivos. Ela&ora la pol+tica en concordancia con la normatividad correspondiente ( ser coerente con la pol+tica #eneral dictada. Revisar la pol+tica en 'orma peri*dica de&ido al cam&io de circ"nstancias% c"ando se considere necesario. . Procedimientos operativos
Son los m-todos "tili$ados para e'ect"ar las actividades de ac"erdo con las pol+ticas esta&lecidas. Tam&i-n son series cronol*#icas de acciones re/"eridas% #"+as para la acci*n /"e detallan la 'orma eacta en /"e de&en reali$arse ciertas actividades. Eiste relaci*n directa entre los procedimientos ( las pol+ticas. Una pol+tica aplicada por toda entidad es conceder a s" personal vacaciones% los procedimientos esta&lecidos por el rea de Personal para poner en pr,ctica esa pol+tica de&en permitir pro#ramar las vacaciones para evitar interr"pciones en el ritmo de tra&a)o ( llevar re#istros apropiados para ase#"rar /"e cada empleado dis'r"te de s"s vacaciones.
Los mismos criterios a considerar para el esta&lecimiento de la pol+tica de la entidad son aplica&les a los procedimientos0 Para promover la e'iciencia ( econom+a en las operaciones% los procedimientos apro&ados de&en ser simples ( del menor costo posi&le. Para las operaciones /"e no son mec,nicas en s" e)ec"ci*n% los procedimientos de&en permitir el "so del criterio en sit"aciones '"era de lo com!n. Para red"cir la posi&ilidad de errores e irre#"laridades% los procedimientos de&en estar coordinados de manera /"e el tra&a)o reali$ado por "n empleado sea revisado por otro% en 'orma independiente de s"s propias o&li#aciones '"ncionales. De&e eistir "n pro#rama adec"ado de revisi*n peri*dica ( me)ora contin"a de los procedimientos apro&ados. !. Personal
La operatividad del sistema de control interno no depende ecl"sivamente del dise2o apropiado del plan de or#ani$aci*n% pol+ticas ( procedimientos% sino tam&i-n de la selecci*n de '"ncionarios con a&ilidad ( eperiencia ( de empleados capaces de poder e)ec"tar sin di'ic"ltad los procedimientos esta&lecidos por la administraci*n. Los elementos a considerar en el control del personal son0 Entrenamiento contin!o C"anto me)ores sean los pro#ramas de capacitaci*n% m,s apto ser, el personal. Esto permitir, la identi'icaci*n clara de las '"nciones ( responsa&ilidades de cada empleado ( red"cir, la ine'iciencia ( el desperdicio. E'iciencia desp"-s de la capacitaci*n% la e'iciencia depender, del )"icio personal aplicado a cada actividad. El inter-s de la administraci*n por medir ( alentar la e'iciencia constit"(e "na 'orma de contri&"ir al lo#ro de los o&)etivos del control interno. Inte#ridad ( -tica Constit"(e "na de las col"mnas principales en /"e descansa la estr"ct"ra del control interno. Retri&"ci*n Es "n 'actor importante a considerar% dado /"e el personal /"e es compensado adec"adamente est, disp"esto a lo#rar los o&)etivos de la entidad con ent"siasmo ( concentrar s" atenci*n en prestar con m,s e'iciencia s"s '"nciones ( responsa&ilidades. ". #istema contable e información financiera
El sistema conta&le est, constit"ido por los m-todos ( re#istros esta&lecidos por la entidad para identi'icar% re"nir% anali$ar% clasi'icar% re#istrar e in'ormar so&re las transacciones reali$adas en "n per+odo determinado. El sistema conta&le es "n elemento importante del control 'inanciero instit"cional al proporcionar la in'ormaci*n 'inanciera necesaria a 'in de eval"ar ra$ona&lemente las operaciones e)ec"tadas.
La presentaci*n de reportes internos en toda entidad es necesaria para &rindar a los '"ncionarios responsa&les "na in'ormaci*n con'ia&le ( act"al so&re lo /"e est, oc"rriendo en realidad en c"anto al avance ( pro#reso en el lo#ro de los o&)etivos ( metas esta&lecidas. Tal in'ormaci*n constit"(e la &ase '"ndamental del control #erencial en c"al/"ier entidad. Para presentar in'ormaci*n a los niveles de decisi*n de la entidad de&en considerarse% entre otros% los criterios si#"ientes0 Los reportes de&en ela&orarse en 'orma simple ( estar relacionados con la nat"rale$a del as"nto% no de&e incl"irse in'ormaci*n irrelevante para conocimiento de los '"ncionarios /"e lo soliciten como soporte para la toma de decisiones. La in'ormaci*n 'inanciera de&e ela&orarse de ac"erdo con las atri&"ciones ( responsa&ilidades de los '"ncionarios. Los '"ncionarios ( empleados de&en solamente reportar so&re as"ntos de s" ecl"sividad% competencia ( '"ncional. De&e comprenderse el costoB&ene'icio res"ltante de la recopilaci*n de datos ( la ela&oraci*n de reportes con valor si#ni'icativo. C"ando sea posi&le% los reportes de avance ( desempe2o de&en mostrar comparaciones re'eridas a0 Normas esta&lecidas so&re costos% cantidad ( lo#ros o&tenidos. Partidas pres"p"estarias a"tori$adas ( e)ec"tadas. In'ormaci*n so&re el desempe2o en el periodo anterior. $. #istema de control interno
El sistema de control interno es el con)"nto de todos los elementos en donde lo principal son las personas% los sistemas de in'ormaci*n% la s"pervisi*n ( los procedimientos. El sistema de control interno es de vital importancia% (a /"e prom"eve la e'iciencia% ase#"ra la e'ectividad% previene /"e se violen las normas ( los principios conta&les de #eneral aceptaci*n. Los directivos de las or#ani$aciones de&en crear "n am&iente de control% "n con)"nto de procedimientos de control directo ( las limitaciones del control interno. La NIA ; en el n"meral nos indica /"e el sistema del control interno si#ni'ica /"e todas las pol+ticas ( procedimientos ?controles internos@ adoptados por la #erencia de "na entidad para el lo#ro de los o&)etivos de la #erencia de&en ase#"rar% asta donde sea 'acti&le% la ordenada ( e'iciente cond"cci*n de s" ne#ocio% incl"(endo la aderencia a las pol+ticas de la #erencia% la salva#"arda de activos% la prevenci*n ( determinaci*n de 'ra"des ( errores% la eactit"d e inte#ridad de los re#istros conta&les ( la oport"na preparaci*n de in'ormaci*n 'inanciera con'ia&le. El sistema de control interno se etiende m,s all, de a/"ellos aspectos /"e se relacionan directamente con las '"nciones del sistema conta&le. En esta misma NIA% en el n"meral >% sistema conta&le si#ni'ica la serie de tareas ( re#istros de "na entidad por medio de las c"ales las transacciones son procesadas con el prop*sito de mantener re#istros 'inancieros. Dico sistema identi'ica% compila% anali$a% calc"la% clasi'ica% re#istra% s"mari$a ( reporta transacciones ( otros eventos. %. Procedimientos del control interno
El procedimiento del control interno en la NIA ;% en el n"meral letra &@% de'ine como procedimiento de control a a/"ellas pol+ticas ( procedimientos adicionales al am&iente de control /"e la #erencia a esta&lecido para lo#rar los o&)etivos espec+'icos de la entidadF. Los procedimientos espec+'icos de control incl"(en0 Reporte% revisi*n ( apro&aci*n de conciliaciones. Revisi*n de la eactit"d aritm-tica de los re#istros. Control de las aplicaciones ( el am&iente del sistema de in'ormaci*n comp"tari$ado% por e)emplo% para esta&lecer controles so&re0 Cam&io a los pro#ramas de c*mp"to. Acceso a los arcivos de dato. Mantener ( revisar las c"entas de control ( &alance de compro&aci*n. Apro&aci*n ( control de doc"mentos. Comparaci*n de datos internos con in'ormaci*n de '"entes eternas. Comparaci*n de los rec"rsos de los res"ltados de los ar/"eos de e'ectivo ( valores ( la toma de inventario con los re#istros conta&les. Limitar el acceso '+sico directivo de los activos ( re#istros. Comparaci*n ( an,lisis de los estados 'inancieros con los montos pres"p"estados. Los procedimientos para mantener "n &"en control interno son0
Delimitaci*n de responsa&ilidades. Delimitaci*n de a"tori$aciones #enerales ( espec+'icas. Se#re#aci*n de '"nciones de car,cter incompati&le. Pr,cticas sanas en el desarrollo del e)ercicio. Divisi*n del procesamiento de cada transacci*n. Selecci*n de '"ncionarios id*neos% ,&iles% capaces ( de moralidad. Rotaci*n de de&eres. P*li$as. Instr"cciones por escrito. C"entas de control. Eval"aci*n de sistemas comp"tari$ados. Doc"mentos pre n"merados. Evitar "so de e'ectivo. Uso m+nimo de c"entas &ancarias. Dep*sito inmediato e intacto de 'ondos. Orden ( aseo. Identi'icaci*n de p"ntos clave de control en cada actividad% proceso o ciclo. 6r,'icas de control. Inspecciones e inventarios '+sicos 'rec"entes. Act"ali$aci*n de medidas de se#"ridad. Re#istro adec"ado de toda la in'ormaci*n. Conservaci*n de doc"mentos.
Uso de indicadores. Alcan$ados de&ido a s"s limitaciones inerentes.
Tales limitaciones incl"(en0 Re/"erimiento an"al de la #erencia de /"e el costo de implantaci*n de "n control interno no eceda los &ene'icios /"e se esperan de -l. M"cos de los controles internos tienden m,s a ser diri#idos a transacciones r"tinarias /"e a transacciones no r"tinarias. El potencial de oc"rrencia de error "mano de&ido a ne#li#encia% distracci*n% errores de )"icio ( no entendimiento de instr"cciones. La posi&ilidad de el"dir el control interno a trav-s de la col"si*n de "n miem&ro de la #erencia o de "n empleado con terceros '"era o dentro de la empresa. La posi&ilidad de /"e "na persona responsa&le de e)ercer "n control interno p"eda a&"sar de esa responsa&ilidad% por e)emplo0 "n miem&ro de la #erencia el"diendo "n control interno. La posi&ilidad /"e los procedimientos p"edan ser inapropiados de&ido a cam&ios en las condiciones (a /"e el c"mplimiento con los procedimientos p"eden deteriorarse. &O'&()#*O'E#
Considerando la importancia del control Interno en el mane)o empresarial ( el conocimiento de las personas para conse#"ir la optimi$aci*n en los res"ltados del mane)o de las operaciones es necesario0 G De'inir el rol /"e )"e#a el Control Interno en las empresas. G La capacitaci*n del personal para /"e no v"lneren las normas de Control Interno. G Mantener siempre "na adec"ada delimitaci*n de '"nciones a trav-s de "n or#ani#rama '"ncional ( /"e #"arde coerencia con el Man"al de 3"nciones. G H"e el 'l")o#rama de los doc"mentos va(a en relaci*n al pro(ecto de desarrollo empresarial ( el c"mplimiento de las metas ( o&)etivos. +E,E+E'&*-#
8. Instit"to Norteamericano de Contadores P!&licos. Est"dio ( Eval"aci*n del Control Interno por el A"ditor. 9. Mirta L"$ Ti$$a 5allenas. Normas T-cnicas de Control Interno para A&astecimientos Esc"ela Nacional de Control. :. Sistema de Control Interno de "na P(me. In'ormativo Ca&allero 5"stamante Revista de Asesor+a Especiali$ada ;. A"ditor+a. Normas T-cnicas% Control Interno% Plani'icaci*n del Tra&a)o% O&)eto ( Procedimientos. Tomo I. Edici*n 8= Did,ctica M"ltimedia S. A.
<. In'orme especial. La A"ditor+a como instr"mento de Control In'ormativo Ca&allero 5"stamante. Tomo II. Edici*n 8. =. Se#"nda Norma0 Control Interno Eval"aci*n del Control Interno In'ormativo Ca&allero 5"stamante. Tomo I% Edici*n 8. >. Sistema de Conta&ilidad ( de control Intern Cons"ltas ( Sol"ciones. In'ormativo Ca&allero 5"stamante. Tomo II. Edici*n 8>. . El In'orme del A"ditor Independiente J Responsa&ilidad de la 6erencia J La 6esti*n Empresarial ( s" Relaci*n con el Control Interno. In'ormativo Ca&allero 5"stamante. Tomo I. Edici*n 8>. . Kes!s Mar+a Pe2a 5erm!de$. Control% a"ditor+a ( revisor+a 'iscal. Incl"(e contralor+a ( -tica pro'esional. 8. Sam"el Al&erto Mantilla 5. Control Interno de los N"evos Instr"mentos 3inancieros. 88. A&raam Perdomo Moreno. 3"ndamentos de Control Interno.
