ENSAYO 3

 ACTIVIDAD  ACTIVIDAD NUMERO TRES ENSAYO

PROGRAMA DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD NTC ISO 9001: 2015

TUTOR: KATHERINE MEZA GARCIA

PRESENTADO POR:  ADRIANA  ADRIANA ROCIO MARTINEZ MARTINEZ ARENAS ARENAS

BOGOTA D.C. 16 DE MAYO DE 2018

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su

 pos ici ón fr ente a es ta temática y br inde rec omendaciones para llevar a cabo la verific ación de la conformidad de los documentos . Des arrolle esta actividad en un archiv o de texto.

¿Por qué es importante evaluar la información documentada? IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La información documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general. Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de deberá; leer mucho y organizarla de manera coherente además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es hacer una restructuración desde nuestra manera de pensar para poder realizarla en la empresa en la que laboramos ya que debemos: Identificar y codificar,  Almacenar y proteger, Definir el periodo de conservación, Definir la disponibilidad y el acceso y sobre todo llevar los procesos organizados desde nuestra mente y explicarlos de manera sencilla para que nuestros compañeros os entiendan. Todo debe quedar por escrito hay que

recordar la frase lo escrito, escrito esta y de esta manera se quedara y las palabras y las buenas acciones se las lleva el viento . Debemos recordar que es importante “

”

“

”

Identificación y Codificación En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.

Periodo de conservación Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su destrucción.

Disponibilidad Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la información documentada Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los mismos. Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta manera nuestra empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con calidad cumplimos con todo. La información registrada y bien llevada es una herramienta de progreso de nuestra misma empresa.