SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA
PRESENTADO POR: PABLO PAMPLONA TOLOZA
EMPRESA POSTOBON S.A
ENTREGA 3 FINAL Semana 7
PRESENTADO A JUAN SEBASTIAN MARTINEZ G
POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO
09 DICIEMBRE 2016
CONTENIDO
1. Aplicaciones de tecnología de información recomendada………………………………3 2. Grafica del portafolio…………………………………………………………………….3 2.2 Algunas TI personales recomendadas.........................................................................4 3. Proceso de negocio crítico para la firma…………………………………………………4 3.1Proceso de negocio por su impacto……………………………………………………..5 3.2 Áreas funcionales involucradas y el producto o resultado del proceso…………………6 3.3Procesos de negocio para la automatización del mismo...………………………………7 4. Los beneficios de las implementaciones (tangibles e intangibles)……………………….7 4.1Los riesgos y plan de mitigación de los mismos………………………………………11
Conclusiones………………………………………………………………………………12 Bibliografia………………………………………………………………………………...13
1. Aplicaciones de tecnología de información recomendada Cada año postobon s.a tiene que estar donde aparecen las tecnologías, metodologías y mejores prácticas que tienen como objetivo fundamental mejorar la productividad de los departamentos o direcciones de Tecnología de la Información, TIC, Informática, Computación o Sistemas para sus productos. Entendiéndose como productividad la suma positiva de la eficacia (alcanzar la meta), eficiencia (uso óptimo de recursos) y calidad (garantizar alineación con el negocio).
Gráfica que representa el portafolio de TI
E-PROCUREMENT
Warehouse Management System
Enterprise Asset Management
Transportation Management System
Enterprise Resource Planning Systems
Consumer Relationship Management
Postobon S.A y según el resultado obtenido a través del diagnóstico realizado, se ha decidido ofrecer implementar un canal de comunicación externo utilizando la página de Internet www.postobon.com.co, creando un espacio o ventana denominada CONTACTENOS, la cual incluye un Support Center que posee las características necesarias para incluir un sistema de :
Registro. Servicio al Cliente. Buzòn de sugerencias. F.A.Q; resolver la inquietudes básicas acerca de la organización. Chat..
Algunas TI personales recomendadas: En la logística de entrada: 1. E-PROCUREMENT: Optimiza el proceso de aprovisionamiento utilizando catálogos para realizar los pedidos, como es basado en Internet permite agilizar el intercambio de bienes y servicios requeridos. En la logística interna: 1. ERP (Enterprise Resource Planning Systems). Es un software que permite gestionar (administrar y controlar) de manera integral las actividades de la empresa, la ventaja que ofrece es que utiliza una única base de datos facilitando la comunicación y evitando duplicidad o desactualización de la información. Incluye la planificación, fabricación, venta, recursos humanos y marketing, es un programa integral. 2. WMS (Warehouse Management System). Permite administrar las actividades de recepción, almacenamiento, inventarios, procesamiento de órdenes y cobros y preparación de pedidos. La ventaja que ofrece es contar con información actualizada y real, optimización de operaciones y mejora la calidad del servicio. 3. EAM (Enterprise Asset Management) Permite administrar el mantenimiento de los equipos de la planta de producción, la infraestructura física y la flota de la compañía así mismo gestionar los activos físicos de la empresa desde que se compran hasta el momento mismo que se les da de baja optimizando así las paradas de planta y reduciendo costos tanto en la operación de mantenimiento como en paradas de máquina por daños imprevistos. En la logística de salida: 1. TMS (Transportation Management System). Permite optimizar los recursos de transporte, facilitando el abastecimiento del servicio, mejora la planeación de entregas, realizar seguimiento al cargamento y facilita la atención de reclamos por parte del cliente por facilitar la trazabilidad. 2. CRM (Consumer Relationship Management). Permite administrar la información de los clientes, aumento de satisfacción por parte del comprador y por ende retención de clientes. Además se puede conocer la percepción del cliente y utilizarlo como estrategia del negocio (conocer las nuevas necesidades).
Las TI en gestión logística son estratégicas ya que aplicadas correctamente e implementadas alineadas a los objetivos organizacionales permiten obtener ventajas competitivas y mejorar las condiciones del proceso, administrando y controlando todas las actividades de la empresa. 2. Proceso de negocio crítico para la firma En la realización del informe de práctica se llevó a cabo un estudio de observación el cual permitió identificar las causas que con llevaron a un costo critico por la falta de dióxido de carbono una ínfima fracción del costo, su ausencia paralizo toda la planta. Por otro lado el desperdicio, generado por la pérdida de azúcar en la planta Postobón Medellín S.A. Luego se realiza una propuesta de mejora en los procesos donde actúa directamente el azúcar, ya sea en los bultos o transformada en jarabe simple que permita reducir la pérdida de la materia prima y el sobrecosto de producción. Dentro de los procesos que poseen una manipulación directa o indirecta con el azúcar tales como el proceso estibado, el proceso de Vaciado, el proceso de envasado de jugo, la recirculación de jarabe simple por los tanques y el traslado de jarabe simple hacia los tanques de mezclado, se encuentran causas importantes las cuales generan las pérdidas de la materia prima. Entre las causas más comunes están las fallas en las máquinas y equipos por falta de mantenimiento preventivo, las fugas en las tuberías y la falta de procesos de control en los procedimientos.
Para lograr una manipulación adecuada de los productos que pertenecen al portafolio de Postobón S.A. se requiere de una planificación cuidadosa, un control eficaz y procesos documentados que abarquen todo el proceso logístico, desde el momento en que llegan los materiales para el funcionamiento de la actividad operacional a la fábrica, hasta que el producto terminado esté en poder del cliente, listo para su uso. Estos procesos se encuentran enmarcados en el Manual de Empaque y Producto Terminado, el cual contempla las actividades desarrolladas en el departamento de Empaque y Producto de la compañía. En cuanto al almacenamiento Postobón S.A. cuenta con sus propias bodegas, con el fin de utilizar de forma eficiente los espacios disponibles en las bodegas de los 21 Centros de Producción y Distribución. De igual manera se han establecido planes de demarcación de áreas, instalación de estantería de supercarga y otros medios de manejo de materiales que se requieren para la adecuada manipulación y rotación de los productos terminados.
3. Proceso de negocio por su impacto En 2014, Postobón S.A inició un proceso de planeación y revisión de su estrategia, el cual tomó cerca de nueve meses. En este ejercicio, la compañía adoptó una nueva estrategia corporativa y competitiva, que constituye su ruta de navegación para los próximos 10 años. La nueva estrategia corporativa y competitiva definió una Meta Estratégica Grande y Ambiciosa (MEGA) a partir de una metodología de crecimiento coherente, articulada, con
sus capacidades operativas y organizacionales, donde las métricas jugarán un papel importante y donde el capital humano será clave para avanzar en los logros propuestos. De esa forma, emergió una nueva configuración de compañía basada en las categorías de Gaseosas, Aguas, Frutas y Nueva Generación, con las cuales Postobón y sus empresas relacionadas buscan mantener el liderazgo en el mercado colombiano de bebidas y ampliar su participación sobre la base de la alta generación de valor. El primer impacto positivo se verificó en: • Una importante reducción de los costos • Aumentó la productividad • Aumentó la eficiencia • Se eliminaron controles redundantes • Se mejoraron los procesos, lo cual redundó en mayor calidad • Se realizó un mejor control de inventario • Se obtuvo mayor seguridad • Creció el índice de cumplimiento en los servicios Algunos de estos beneficios son fácilmente mensurables cuantitativamente, como por ejemplo la planificación de compras (que permite el establecimiento de un acuerdo marco, con entregas parciales, en vez de cientos de transacciones individuales que aumentaban los costos y consumían tiempos de administración). Pero otros beneficios tienen gran importancia aunque sea difícil ponerles un valor numérico. Por ejemplo, poder utilizar la contabilidad como una herramienta de gestión, o poder pasar de un control central por oposición (donde los procesos de decisión llegan a un punto centralizado donde se autoriza y recién luego se distribuye la información) a un sistema donde no se manejan papeles, el control está descentralizado y se realiza de forma automática por reglas. En este sentido, actualmente, toda la gestión de la compañía se hace de forma electrónica y on line. "En cuanto a los beneficios específicos de haber utilizado los productos de la plataforma Microsoft, además de un importante ahorro de recursos en el departamento, nos ofrecen facilidad de uso, son muy amigables, productivos, eficientes y confiables." Propósito del proceso y descripción general del mismo Por medio de la creación de un formato se planteó la ejecución de un plan de acción el cual posee unas indicaciones claras de la información que se debe plasmar en el proceso: 1. Las actividades a realizar para atacar las causas, son los procedimientos que ejecutará el operario encargado para controlar y verificar que la falla no continúe generando pérdidas en el determinado proceso. 2. Los responsables por ejecutar, son las personas encargadas de ejecutar la actividad de control del proceso. 3. Los responsables por verificar, son las personas encargadas de la verificación y correcto funcionamiento de la actividad de control. 4. Fechas de inicio y límite de cada actividad, son los registros que sirven para saber en qué día empezó a regir la nueva propuesta de mejora y el tiempo en que terminó, para así hacer comparación entre dos periodos diferentes.
5. Los recursos necesarios para su ejecución, son todas las herramientas de las cuales el operario dispone para ejecutar el proceso de mejora. 6. La verificación de la eficacia de la acción correctiva, es donde se plasma la información de la concusión de la actividad, y si se cumplió la acción correctiva. Teniendo en cuenta los diferentes componentes del ERP. La implementación que se sugiere a la empresa POSTOBON S.A en el área de ventas. PROCESO
Propósito
Alcance
Aplicación Dueños del proceso Áreas funcionales involucradas Producto o resultado del proceso
VENTAS El propósito del área es incrementar las ventas y lograr que estas sean rentables, mejorando las cadenas de tiendas, la distribución física de cada una de las colecciones nuevas en los diferentes tiendas de postobon s.a, y el trabajo proactivo para fortalecer la relación cliente-proveedor. El área de ventas prepara día a día el pedido al área de producción según requerimiento de los clientes, trabaja en conjunto con mercadeo para el lanzamiento de nuevas colecciones y ofertas, distribuye los productos y da seguimiento a las rutas de los vendedores y lleva a cabo el inventario de productos de cada uno de las tiendas de postobon s.a Del correcto funcionamiento del área de ventas depende el éxito de la organización y su impacto es significativo en áreas de toda la cadena de tiendas postobon s.a Jefe de área de ventas, supervisores y vendedores. Además del apoyo del responsable del área de informática. Las áreas involucradas son: producción, servicio el cliente (servicio post-venta) y logística. El resultado del proceso tangible son las órdenes de pedido y despacho, logrando la satisfacción del cliente.
1. Ventas: En ésta área de la cadena de tiendas postobon s.a se encuentran todas las clases de negocio con los que cuenta la compañía y sus diferentes líneas de diseño y productos. Pedidos de Ventas Postobon s.a Cuenta con de todo grupo, y están organizados cada uno de manera individual orientadas a vender ropa más barata y dando la posibilidad de realizar pedidos por Internet lo cual garantiza mayor orden y eficacia a la hora de satisfacer las necesidades de un cliente. En cierta manera garantizar su comodidad y conformidad con la empresa como proveedores ya que le ofrece diferentes tiendas para realizar el ingreso de sus pedidos de una manera más rápida y ágil, el sistema de aprovisionamiento en proximidad permite que los productos sean disponibles a corto plazo. Así, se cambian las colecciones muy a menudo. Es parte del éxito de la marca por ello postobon s.a se ha constituido como una de
las mejores empresas que no manejan almacenaje de inventario.
. Online Departamento Postobon s.a Son las ventas por la página Todos los departamentos de Postobón S.A. surgen como complemento en la cadena de suministros de la organización, es WEB. fundamental que todos los departamentos funcionen con eficacia y acorde a los procesos para las ventas en la web. Se puede decir que cada departamento trabaja alrededor del área de Producción, con el objetivo de mantener esta área en excelentes condiciones, pues allí se realiza la actividad operacional principal de Postobón S.A. que es la de producir, para posteriormente trasladar a los departamentos de Ventas y Empaque y Producto, donde ellos emprenderán el proceso de comercialización y distribución de las bebidas refrescantes no alcohólicas.
1.2 Precios Para Postobón S.A. la propuesta de valor de la marca no es competir con un precio bajo, es el ofrecer productos que satisfagan la necesidades y gustos inmediatos del mercado en un periodo de tiempo muy rápido. La marca camina al ritmo del mercado dejando a su competencia muy por detrás. A diferencia de las otras marcas, Postobón S.A reacciona, no predice de cómo “podría” comportarse el mercado.
Preparación de pedidos
Despachos Almacenes Un equipo de personas en la bodega, El sistema desde donde se realizan y los conciliaban las peticiones de todos los procesos que los mantienen, deben de estar gerentes de las tiendas, modificando bajo total control. Estos procesos son (generalmente reduciendo) la cantidad ejecutados, en el caso de postobon S.A, por los de artículos solicitados para cada tienda, llamados centros logísticos inteligentes de manera de hacer calzar los envíos totalmente automatizados para el correcto con las capacidades de espacios dentro envío de las prendas, atendiendo a solucionar del ERP. temas importantes como: La estructura del nuevo proceso Los sistemas de preparación de pedidos desarrollado para ayudar a postobon orientados al picking de pequeños pedidos. S.A calcular su volumen de envíos Packaging de calidad (etiquetas, embalajes). semanales a cada tienda, consiste en Tratamiento ágil del stock en tránsito. usar las solicitudes de los gerentes de Sistemas de preparación y expedición sin tiendas, además de la información sobre errores (identificación automática), con control ventas pasadas, para construir una y seguimiento. proyección de la demanda. Luego, esta Tiempos de respuesta cortos. proyección se suma a la información
En el envío se debe tener capacidad para validar la documentación requerida: facturas, documentos para trámites aduaneros, etc. En la plataforma web se informa al cliente, a través de un formulario de pedido estándar, sobre este asunto, así como se le permite acceder fácilmente a las condiciones generales de adhesión del contrato de compra.
sobre el inventario en tiendas y bodegas por cada artículo y las tallas que van quedando, además de las decisiones de surtido, como input de un modelo de optimización que tiene las cantidades a enviar como principal variable de decisión, y la maximización global de las ventas como objetivo. Para desarrollar este nuevo proceso en postobo S.A se necesitó de trabajo analítico, implementación de TI y gestión.
Áreas funcionales involucradas y el producto o resultado del proceso Dentro de la empresa postobon S.A existen diversas actividades, una manera de administrarlas es clasificándolas por Áreas funcionales. La primera de ellas es la PRODUCCIÓN, que es el proceso que se sigue para elaborar un producto o servicio; transformando la materia prima en producto terminado, con la finalidad de satisfacer necesidades. Tenemos dos etapas de función en esta área:
Investigación: determinar qué, cómo, para quien y con qué producir. Desarrollo: hacer la transformación del producto a través de diferentes medios. Para esto tenemos que determinar qué tipo de manufactura se llevara a cabo. (Sistema de producción continua, intermitente o modular) La segunda área es la de mercadotecnia, una actividad que para postobon S.A busca satisfacer las necesidades y deseos de los consumidores mediante el proceso de intercambio de bienes y servicios; y se puede dividir en macromercadotecnia y micromercadotecnia. Gracias a esta área es que se desarrollan las famosas 4 P’s de la mezcla de mercadotecnia: Producto, Precio, Plaza y Promoción. Como complemento ahora se utilizan también las 4 C’s: Competencia, Calidad, Comunicación y Canal. Dentro de esta misma área tienen relación:
Las Ventas para los pronósticos. La investigación de Mercados para interpretar los datos obtenidos y tomar decisiones. La Segmentación de Mercado para dividir un mercado heterogéneo en segmentos. La Publicidad, para presentar las ideas, bienes o servicios pagados por un patrocinador. La Promoción, ya que estimulan al consumidor. La Propaganda, que vende ideas pero políticas. Y los Canales de Distribución para facilitar el intercambio de productos.
La tercera área es la de FINANZAS, que se encarga del manejo, obtención, distribución, conservación de recursos monetarios. Tiene las siguientes funciones o departamentos:
Contabilidad: para registrar, clasificar las operaciones de la empresa en términos monetarios utilizando diferentes herramientas de registro como la Balanza General, Estado de Resultados y Balances de Comprobación. Tesorería: para llevar la custodia de efectivo y valores, ingresos y egresos, políticas financieras y toma de regiones sobre inversiones. 3. Costos: para controlar la adquisición de materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos para poder determinar utilidades. 4. Contraloría: Para salvaguardar bienes y verificar la exactitud de datos a través de auditoria interna y externa.
La cuarta área es la de RECURSOS HUMANOS, donde se llevan a cabo las siguientes actividades:
Reclutamiento: donde se interesan por candidatos para llenar una vacante sea nueva, por despido o promoción. Selección: donde se decide que solicitantes pueden ser contratados. Se realizan pruebas, entrevistas, pruebas psicométricas, examen médico, etc. Contratación: proceso en el que se firman los derechos y obligaciones de ambos (empleado y empresa) y que puede ser de forma temporal, de planta o definitiva. Inducción: cursos que toman los empleados para conocer más de la empresa y sus procesos. Capacitación: se lleva a cabo el adiestramiento, capacitación o entrenamiento para los empleados.
Como verán estas áreas son extensas, pero es importante contemplarlas ya que así las se suele dividir a las empresas, por sus funciones o departamentos. Dependiendo del tamaño de la empresa, cada área puede ser tan grande como para tener a mucha gente, cada quien con una función distinta, o tan pequeña que una sola persona pueda llevar a cabo todas las funciones. Lo que va a determinar el tamaño de un área, es el tamaño del negocio. Ya sea por las ventas, por el control de la materia prima, del trato con proveedores, clientes, empleados internos, etc.
Procesos de negocio para la automatización del mismo Hoy en día Postobon .S.A utiliza Microsoft Windows NT server y Microsoft SQL server 6.5 para aplicaciones de misión crítica como son las de producción, que son aplicaciones non stop. Se trata de una prueba de fuego, donde la aplicación trabaja en la gestión de la producción desde la gestión de la compra de materia prima, el control de las aprobaciones, las órdenes de producción, el monitoreo del desarrollo, los costos, los inventarios, y además trabaja con la automatización de los procesos de captura de todo lo que es producido y
distribuido. Las aplicaciones de producción fueron implementadas en el plazo proyectado de un año y medio, con el apoyo del servicio de consultoría de Ernst & Young.
Los beneficios de las implementaciones (tangibles e intangibles) Los beneficios tangibles para postobon S.A puede generar la implantación de un sistema ERP. Se inicia con la revisión del concepto de información, tecnología de información y sistemas de información. En esta parte se efectúa un recorrido teórico de la importancia de los sistemas de información y el diferente tratamiento que se ha dado a este concepto. En la segunda parte, se exploran los sistemas ERP, sus principales características, beneficios, factores críticos de éxito y costos de implantación. Finalmente, en la tercera parte, se presentan los resultados del estudio de caso sobre cinco empresas colombianas, que implementaron sistemas ERP, observando su desempeño individual y frente a las empresas de su subsector económico mediante el uso de 36 indicadores clasificados para medir liquidez, endeudamiento, rentabilidad, actividad y crecimiento. Gestión de Riesgos Un efectivo proceso de gestión de riesgos es un importante componente en todo proyecto de software exitoso y en el cual la Web 2.0 y sus componentes forman parte del ello; el principal objetivo de dicho proceso constituye posibilitar tanto al proyecto como a las organizaciones el cumplimiento de su misión y de sus propósitos.
Los riesgos y plan de mitigación de los mismos En Postobón, dado su objeto de negocio y la interacción con los grupos de interés, hay una exposición a una serie de riesgos de tipo social, ambiental, económico y regulatorio, que pueden interferir en el logro de objetivos estratégicos. Postobón reconoce la importancia que tiene la identificación de los riesgos en su operación. En consecuencia, desarrolló un proceso de gestión del riesgo en el que cada área es responsable de evaluar los eventos que pueden impactar o afectar la operación. La evaluación de los riesgos, en la cual participó personal de todos los niveles, permitió la documentación, clasificación y análisis de estos. Con base en lo anterior, la compañía avanza en determinación de las causas y sus posibles consecuencias, así como los controles necesarios y buenas prácticas para prevenir la materialización del evento y mitigar su impacto en caso de presentarse. Por último, la gestión del riesgo en Postobón incluye también los asuntos residuales, es decir, aquellos riesgos que persisten después de haberse implementado los controles. En 2014 se realizó una valoración mediante la aplicación de criterios de probabilidad e impacto, los cuales permitieron establecer planes de acción, revisión y monitoreo de los mismos.
BIBLIOGRAFÍA
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