ESTUDIO DE CASO AA4 Informe de Auditoría Interna Proceso
Descripción del Hallazgo
Clasificación
ISO 9001:2015 Numeral 7.5: Información Documentada. 7.5.3 Control de la información documentada
Procesos de Dirección
Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y externos “Lista de Documentación del SGC”, actualmente no se ha implementado la herramienta de control.
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades según corresponda: m
Nota: Se debe implementar en cada formato un cuadro de control de cambios y en el listado maestro de control de documentos ir actualizando las versiones de acuerdo a el caso. De igual forma se deben recoger las versiones obsoletas de los documentos y socializar las versiones actuales con los encargados del proceso. Numeral 8.1: Planificación y control operacional.
Procesos de dirección
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificación y formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de la operación de los procesos (ejemplo: “inscripción de los proyectos de investigación” algunos
m
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicio, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6 mediante: d. La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios
registros no contaban con títulos.
Numeral 7.5 Información documentada
Procesos de Dirección
Procesos de Dirección
Contrario al procedimiento normativo “Control de Documentos y Registros” no se tiene definido los criterios para la retención, conservación y disposición final de los registros (ejemplo: expedientes de personal
Se detecta falta de manejo de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en el personal. Ejemplos Ubicación del “Modelo de Identificación de Procesos” e
7.5.3: Control de la información documentada 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
m
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).
Numeral 7.2: Competencia. M
La organización debe: a) Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad.
Indicadores Clave para la medición de los procesos y objetivos de calidad documentado en el manual de planeación de la calidad. Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de servicios no conformes y aplicación de acciones correctivas y preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.
Numeral 4.4: Sistema de gestión de la calidad y sus procesos
Procesos Dirección
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos de definidos en las juntas realizadas en los distintos procesos, así como el seguimiento a los mismos
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: O
a) Mantener la información documentada para apoyar la operación de sus procesos Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.
Numeral 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Proceso de Servicios Administrativos
Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo para la medición de la competencia de los funcionarios de la ENEO, sin embargo, no se muestra evidencia de su aplicación.
coordinación de Proceso de La investigación cuenta con Registro, un registro de control y de los Aprobación y seguimiento Seguimiento de proyectos de Investigación “Relación de Proyectos de Proyectos de Investigación Realizados Investigación por Profesores de la ENEO” en el cual se identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de inicio y término, este mismo no esté referenciado en el procedimiento operativo siendo este un registro básico de control.
9.1.1: Generalidades. La organización debe determinar:
m
d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados.
Numeral 7.5: Información documentada 7.5.3: Control de la información documentada
m
7.5.3.2: La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.
Proceso de Servicios Académicos
Proceso de Servicios Académicos
En el semestre que inició el 2 de febrero de 2010 se identificó que a la fecha no era impartida la asignatura de “Proceso de Salud y Enfermedad en el Niño” y el registro de “Asignación de horario” de ésta no estaba firmado, cuando el procedimiento gestión y control de la operación del curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del curso. En el desarrollo del plan de estudios de “Administración de los Servicios de Enfermería” no se obtuvo la evidencia que establece el procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente: - Falta la identificación de la necesidad del desarrollo de éste. - Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin haber sido aprobada la liberación de este plan de estudios.
Numeral 8.2: Requisitos para los productos y servicios 8.2.4: Cambios en los requisitos para los productos y servicios m
La organización debe asegurarse de que, cuando se cambien los requisitos la información documentada pertinente sea modificada y que las personas pertinentes sean conscientes de los requisitos modificados.
Numeral 8.3: Diseño y desarrollo de los productos y servicios 8.3.6: Cambios del diseño y desarrollo. m
La organización debe identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el desarrollo de los productos y servicios o posteriormente en la medida necesaria para asegurarse que no haya un impacto adverso en la conformidad con los requisitos.
- Falta las firmas o constancias de la revisión hecha por el grupo curricular. - Falta las firmas o constancias de la verificación hecha por la Jefatura correspondiente. - Evidencia de entrega del plan de estudios de Administración de los Servicios de Enfermería al H. Consejo Técnico de la ENEO para su validación y emisión del dictamen correspondiente. - Falta de identificación de los cambios realizados al Plan de estudios.
Proceso de Servicios Administrativos
No se mostró la aplicación de la Evaluación de Proveedores de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestión de la Calidad MGC 01.
Numeral 8.4: Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente m
8.4.1: La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos.
Proceso de Servicios Académicos
El manual de Planeación de la Calidad y el procedimiento de Gestión y control de la operación del curso PSA 05, mencionan al formato de “Checklist de Supervisión del Cumplimiento del Plan Académico”, como uno de los mecanismos para evidenciar el control del proceso de Servicios Académicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en los campos clínicos o sedes, sin embargo no se encontraron registros de éste.
Se cuenta con la identificación de problemáticas o situaciones de mejora
Numeral 4.1: Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 4.4.2: En la medida en que sea necesario, la organización debe: m
Mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos.
Numeral 10.2: No conformidad y acción correctiva
Procesos de Dirección
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solución. Ejemplos: - En el área de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta con una persona para la atención, afectando así el servicio a los alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del personal. - De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretaría Administrativa de Julio a diciembre de 2009 “Medición y Análisis de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se detecta una baja en los trámites aceptados ante la Unidad de Procesos Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por
M
10.2.2: La organización debe conservar información documentada como evidencia de: a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente. b) Los resultados de cualquier acción correctiva. Nota: En el formato de la acción correctiva o preventiva se debe establecer el plan de acción a seguir para lograr corregir o mejorar un proceso, en este debe encontrarse plasmado las fechas en las cuales se realizarán las actividades, la reprogramación de este si es el caso y relacionarse la evidencia de cumplimiento.
un incremento en las solicitudes incompletas.
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA: Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aun cuando se presentaron situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación, Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna. Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.
Líder Auditor: Kelly Johanna Angarita Campo (Nombre y firma)
Proceso
Procesos de Dirección
Descripción del Hallazgo
Clasific ación
Se detecta falta de manejo de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en el personal. Ejemplos Ubicación del “Modelo de Identificación de Procesos” e Indicadores Clave para la medición de los procesos y objetivos de calidad documentado en el manual M de planeación de la calidad. Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
Acciones a tomar En el proceso de admisión, identificar en la hoja de vida de la persona a vincular, conocimientos básicos en la norma. Establecer una actualización y capacitación permanente del personal. Realizar ejercicio permanente de auditoría interna para reconocer la norma.
servicios no conformes y aplicación de acciones correctivas y preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.
Procesos de Dirección
Se cuenta con la identificación de problemáticas o situaciones de mejora en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las correcciones o acciones M correctivas o preventivas para su solución. Ejemplos: En el área de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta con una persona para la atención, afectando así el servicio a los alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del personal. De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretaría Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 “Medición y Análisis de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se detecta una baja en los trámites aceptados ante la Unidad de Procesos
Reconocer la no conformidad y describir de manera clara la causa real, establecer la corrección a corto plano y generar unas acciones con fechas de cumplimiento, seguimiento y responsable inmediato. Al dar cumplimiento se debe indicar la eficacia de las acciones.
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento en las solicitudes incompletas.
