Estudio Para La Implementacion de Un Sistema en Erp Para La Universidad Alas Peruanas

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURA ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

TÍTULO DEL PROYECTO IMPLEMENTAR UN ERP EN UNA EMPRESA “UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS”

PRESENTADO POR EL ALUMNO RUDY LEON ARAGON

CUSCO – PERÚ AÑO 2015

INTRODUCCION

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP

La Universidad vive un momento en el que debe apostar por innovaciones en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) hacia la dirección de adaptarse a los cambios y dar respuesta a las necesidades del entorno; siempre en aras de sobrevivir como institución y seguir siendo referente primario de nuestra sociedad.

Las universidades tienen el problema de no contar con la información integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información que no favorecen a las gerencias para la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes pérdidas económicas y duplicación de procesos. Por tal motivo se debe implementar un Sistema de Planificación de Recursos conocida por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning) que permitirá reducir los costos, aumentar la productividad y la automatización de procesos con información confiable, precisa e integrada.

Este sistema de planificación de recursos fue denominado ERP porque está dirigido exclusivamente para instituciones educativas, lo cual hace una diferenciación con otros ERP ofrecidos en el mercado que son netamente orientados a empresas. El ERP comprende módulos informáticos de gestión académica, económica, recursos humanos, logística, producción, investigación, comunicación, documentación y gestión de servicios en Tecnologías de información; basado en un entorno de gestión de calidad y procesos.

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ESTUDIO PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA EN ERP PARA LA UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS 1. OBJETI VO: El presente trabajo tiene como objetivo general desarrollar una Rich Internet Application (RIA) integrando para ello un ERP educativo de uso libre, proporcionando para ello una aplicación en la cual el usuario final pueda ver información importante del modulo de gestión académica. La manera de usar dicha aplicación será de manera intuitiva, es decir, el usuario se hará experto con el uso en muy poco tiempo, además de contar con un manual al momento de ingresar a la aplicación y contar con la debida capacitación, a diferencia de obtener la misma información directamente con el ERP pero con un costo y tiempo de capacitación mayor. Objetivos específi cos:       

Facilitar la extracción de información del ERP. Reducir el considerablemente número de licencias designadas para el usuario. Eliminar la necesidad de tener algún tipo de software instalado en tu ordenador. Los usuarios tendrán acceso a la información de una manera más agradable para ellos los cual les ayudara a tomar decisiones. Dar a los usuarios a tener una matrícula sin necesidad de hacerlo presencial con el personal de matrícula. El sistema se deberá poder consultar en línea y mostrar información acorde al perfil del usuario que haya ingresado. Al ser una RIA, el sistema deberá ser capaz de mostrar información en diferentes formatos y gráficas que ayuden a la consulta de la misma.

2. DEFINICION DE ERP ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resourse Planning), se define como el conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, distribución, inventarios, los envíos, facturas y la contabilidad, además de que la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede tener relación con 3

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP actividades de negocio tales como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. Los principales objetivos de los ERP son:    

Optimización

de los procesos en la empresa. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias por medio de reingeniería.

3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DE UN ERP EN LA UAP El proyecto consistirá en la realización de una implementación de un ERP sobre los procesos de la universidad alas peruanas integrando todas las áreas de la organización. Por lo cual será beneficiado para la organización en lo que es tiempos y manejo de los datos actualizados. Con este estudio pretendemos ver el beneficio de la empresa económicamente y en lo que es calidad de servicio para los usuarios, empleados dentro de la organización.

4.

HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

Nuestra

universidad fue gestada por iniciativa del Dr. Fidel Ramírez Prado, por entonces Presidente del Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Alas Peruanas. En marzo de 1989, la Asamblea General de delegados de la Cooperativa Alas Peruanas aprobó por unanimidad la iniciativa del Dr. Ramírez y le encargó que realice los trámites pertinentes para la culminación de tan ambicioso proyecto. En 1994 bajo la presidencia del Lic. Aguilar Bailón de la Cruz, se presentó al Congreso de la Repùblica (Congreso Constituyente Democrático-CCD) el proyecto de creación Nº 1485/94 de la Universidad Alas Peruanas. En 1995 continúan los trámites siendo Presidente de la Cooperativa el 4

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP Dr. Ricardo Díaz Bazán; para entonces se crea el Consejo Nacional para la Autorización del Funcionamiento de Universidades (CONAFU), único organismo encargado de aprobar o rechazar los proyectos de universidades. En 1996 bajo la presidencia del Consejo de Administración de la Cooperativa Alas Peruanas del Sr. Estanislao Chujutalli Muñoz y el Dr. Fidel Ramírez Prado como Gerente General, el CONAFU aprueba con fecha 26 de abril la Resolución Nº 102 que autoriza el funcionamiento de la Universidad Alas Peruanas, con cinco carreras profesionales. Desde entonces la UAP ha seguido todos los pasos legales que formalizan y garantizan su existencia y expansión a nivel nacional e internacional. El primero de junio del mismo año empieza a funcionar la universidad, siendo el Dr. Javier Pulgar Vidal nombrado Presidente de la Comisión Organizadora, el Dr. César Olano Aguilar Secretario General y el Dr. Fidel Ramírez Prado como Presidente Ejecutivo, habiendo sido ellos los encargados de planear, elaborar y sustentar el proyecto de desarrollo institucional de la UAP. En el mes de noviembre del año 1999, el CONAFU con resolución Nº 656 declara la adecuación de la UAP al régimen de Sociedad Anónima en virtud al Derecho Legislativo Nº882 "Ley de promoción de la inversión en educación". Por acuerdo unánime de la promotora de la UAP, el 8 de febrero del 2000 fue nombrado Rector de la Universidad Alas Peruanas el Ph.D Fidel Ramírez Prado, siendo posteriormente incorporado al pleno de la Asamblea Nacional de Rectores (ANR), desempeñando el cargo hasta la fecha. Alas Peruanas es el ayer, también es el hoy y será el mañana. Siempre habrá una interacción entre el presente y el pasado. Lo sucedido contribuye al conocimiento de lo actual, así como las experiencias del presente transforman nuestra percepción del pasado. Alas Peruanas es una universidad que nació con ideas propias, conceptos prospectivos y planes siempre futuristas. Por eso crece rápidamente. Pensar, escudriñar, inventar, etc constituyen la normal tarea de nuestra casa de estudios. Saludamos pues, a los 5

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP rostros estudiantiles que anhelan ingresar a nuestras aulas. Los recibimos con el mismo calor que ya recibieron nuestros 70 mil alumnos en todo el Perú. Se trata de un saludo habitual que hace suyo nuestro rector, el Dr. Fidel Ramírez Prado.

5. MISION Y VISION Formar hombres buenos y sabios que respondan a las innovaciones que se desarrollan en nuestro país, con la participación creativa de todos los estamentos que la conforman. Ser una institución acreditada, solidaria, relacionada con su entorno nacional e internacional y con los avances científicos y tecnológicos para impulsar el desarrollo de nuestro país.

6. VALOR ES 

Honestidad.- Comprendida como la cualidad que orienta la conducta personal y social hacia la práctica de valores éticos, culturales y sociales.

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Lealtad.- Virtud que se desarrolla en la conciencia y que implica el cumplimiento con los compromisos asumidos, aún en circunstancias cambiantes o adversas.

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Disciplina.- Es la capacidad de actuar ordenada y perseverantemente para conseguir un fin; exige un orden y unos lineamientos para poder lograr con prontitud los objetivos propuestos, aún superando los obstáculos que pudieran presentarse.



Emprendimiento.- Manera de pensar, sentir y actuar, en búsqueda de iniciar, crear o formar un proyecto a través de identificación de ideas y oportunidades de negocios, viables en términos de mercados, factores económicos, sociales, ambientales y políticos, así mismo factores endógenos como capacidad en talento humano, recursos físicos y financieros, para el mejoramiento en la calidad de vida.

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IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP 

Identidad.- Sentido de pertenencia a determinada realidad u organización con las que se comparten valores, conductas y características comunes, que permitan a los diferentes estamentos de la UAP compartir principios, ideologías y comportamientos teniendo como punto de referencia a su institución. En resumen, considera a su universidad como el “Alma Mater” de su formación personal y profesional.

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7. ANTECEDENTES DE LA UAP Actualmente la universidad maneja sus procesos independientemente, por cada sede que cuenta un sistema de control de información. La información recabado por cada sede de la universidad es procesada para luego ser emitida a la central sede que es lima donde se maneja la información.

8. ALCAN CE En nuestro proyecto el alcance será que todos los procesos sean centralizados con un mismo gestor de base de datos. Nuestro proyecto será una aplicación vía internet conectados por todas las sedes.

9. Organigrama de la organización

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IMPLEMENTACION DEL ERP: Requiere de un equipo de cómputo adecuado para poder funcionar, esto implica servidores poderosos y buenas estaciones de trabajo. Entre las marcas de hardware que considera socios de negocios.

10. HARDWARE Y SOTFWARE DEL ERP

11. MANTENIMIENTO DEL ERP El sistema requiere mantenimiento y es necesario personal capacitado para este fin de lo contrario se corre el riesgo de detener la operación por un período de tiempo prolongado. Por ser un sistema integrado, una falla en el sistema no permitirá la operación normal, provocando pérdidas probables en control académico o en otros procesos de la empresa. Es un sistema en evolución constante por lo que para poder obtener los máximos beneficios es necesario contar con todas las actualizaciones. El respaldo del ERP se lleva a cabo una vez por semana a otro servidor, dicho respaldo tiene una duración aproximadamente; para un sistema de misión crítica como lo es la protección de datos es indispensable para la continuidad del negocio. El proceso de dicho respaldo queda fuera de los alcances de la presente, pero cabe mencionar, que dicho proceso se lleva a cabo por personal especializado en dicha actividad, el cual es contratado y brinda sus servicios a la empresa.

12. COSTOS E IMPLEMENTACION DEL ERP El costo total de una implementación de este tipo queda fuera de nuestro alcance, pero podemos mencionar las partes que pueden componer esta cantidad. Este costo consiste en:  

Costo de ayuda experta. Costo de suplir al personal de la empresa que se encuentre dedicado al 100% en el proyecto.

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP    

Costo de distraer personal de la empresa para trabajar con los expertos en sesiones esporádicas. Capacitación del personal. Pruebas del sistema. Documentación.

El costo de capacitación es elevado en el período de implementación del programa, y debe ser simultáneo, más aún la capacitación debe continuar aún después del período de implementación. La capacitación va dirigida a: 



Personal de las distintas áreas de la empresa y que deberán hacer uso ahora del ERP para llevar a cabo su trabajo. Estas áreas pueden ser Control Académico, Producción, Finanzas, Costos, etc. Personal del área de sistemas de la empresa y que deberán quedarse a cargo en algunas de las áreas, estas áreas pueden ser: configuración de servidores, área de Inteligencia de Negocios, lenguaje de programación, lenguaje interpretado, soporte, etc.

13. INTEGRACION CON TECNOLOGIAS HTML: HTML (HyperText Markup Language), es el lenguaje de marcado predominante para la construcción de páginas web. El lenguaje HTML puede ser creado y editado con cualquier editor de textos básico. El texto se modela a partir del uso de etiquetas o tags. También se pueden agregar scripts al código Fuente html (generalmente JavaScript, PHP, etc.). La interpretación de las etiquetas es realizada por el navegador web. El lenguaje HTML es extensible, se le pueden añadir características, etiquetas y funciones adicionales para el diseño de páginas web, generando un producto vistoso, rápido y sencillo. PHP: Creado en Perl originalmente y posteriormente reescrito en C en 1994 por Rasmus Lerdorf, actualmente se encuentran las versiones PHP 4 y PHP 5 disponibles. El lenguaje PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) contiene varias características que satisfacen las necesidades del sistema, permite conectarse a servidores de bases de datos como MySQL, Postgresql, Oracle entre otros, puede ser ejecutado en la mayoría de los sistemas operativos (Linux, Windows y Mac OS X) y es de fácil uso debido a que es muy parecido a los lenguajes de programación típicos.

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP Algunas características importantes son:       

Se interpreta y se ejecuta en el servidor, por lo que se puede acceder a los recursos que este contenga, por ejemplo, una base de datos. Es multiplataforma: se puede utilizar en sistemas Unix/Linux y en sistemas Windows. Es código abierto. Posee gran capacidad de conexión con la mayoría de los DBMS (MySQL, PostgreSQL, Sybase, etc). Contempla la programación orientada a objetos (POO) por lo cual se pueden crear clases y construir objetos. Permite leer datos a través de los formularios en una página web. Contiene varias funciones que ayudan para una mejor implementación de un sitio web, además de poder manipular archivos con gran potencialidad.

MYSQL: MySQL se ha covertido en el DBMS (Data Base Management System) más popular en los últimos años, debido a que es open source y posee gran estabilidad y es fácil de aprender a utilizar. Algunas de las principales características más importantes son:   

 



Escrito en C y en C++. Funciona en diferentes plataformas (Linux 2.0+, Mac OS X, Solaris, Windows 9x, Me, NT, 2000, XP y 2003). Tipos de columnas (enteros con/sin signo de 1, 2, 3, 4, y 8 bytes de longitud, FLOAT, DOUBLE, CHAR, VARCHAR, TEXT, BLOB, DATE, TIME, DATETIME, TIMESTAMP, YEAR, SET, ENUM). Seguridad. (Uso de contraseñas seguras). Escalabilidad (Soporte a grandes bases de datos. Usamos MySQL Server con bases de datos que contienen 50 millones de registros. También conocemos a usuarios que usan MySQL Server con 60.000 tablas y cerca de 5.000.000.000.000 de registros. Soporte completo para distintos conjuntos de caracteres.

JAVASCRIPT Y AJAX:

Javascript es un lenguaje muy popular en la realización de páginas web, se considera como un lenguaje orientado a objetos por que hace manejo de la herencia. Este lenguaje se puede incluir en cualquier parte de un documento HTML o en un archivo separado el cual será llamado cuando sea necesario, esta última opción es la más recomendada. Javascript al correr o ejecutarse totalmente en el explorador web es el responsable de la interactividad en una

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP página web, efectos como el cambiar una imagen, cambio de color en algún texto, o mensajes de alerta son algunas cosas que permite realizar. Entre sus características más importantes tenemos:    



Fue diseñado para dar interactividad a páginas web. Es usualmente embebido en páginas HTML. Es un lenguaje interpretado y no compilado (el script se ejecuta sin compilación previa). Puede reaccionar a determinados eventos, por ejemplo cuando la página este cargando o haya terminado de cargarse, o cuando se dé clic en un determinado elemento de la página. Puede ser utilizado para validar datos de formularios, lo cual es mejor validarlos desde el lado del cliente y no del lado del servidor.

Ajax (Asynchronous JavaScript And XML), creado en el 2005 como una tecnología web, actualmente es muy utilizado para páginas con efectos muy notorios para el usuario, es soportado por la mayoría de los navegadores. Su principal concepto es el hacer peticiones al servidor y una vez obtenida una respuesta mostrar el resultado en la página pero solo actualizando una parte de la misma. Una de las principales ventajas de utilizar Ajax en las páginas web es la experiencia de navegación del usuario, al no presentar estados de espera en cargas de toda la página solo se espera la carga de la petición hecha, reduciendo así considerablemente el tiempo de respuesta lo cual provoca una mejor experiencia en la navegación para el usuario. XML: XML (Extensible Markup Language), fue creado por el W3C ( World Wide web Consortium) en 1998, entre sus características más importantes están:  

  

XML no es un lenguaje de programación, facilita la tarea de generar datos, leerlos y mostrarlos en pantalla. Es parecido al lenguaje HTML, usa etiquetas pero a diferencia de HTML, XML las usa solo para delimitar los datos y la interpretación de los mismos se deja a la aplicación que los lee. Es gratuito e independiente de la plataforma en que es utilizado. Los documentos XML son sensibles a las mayúsculas. Si un tercero decide usar un documento creado en XML, es sencillo entender su estructura y procesarla. Mejora la compatibilidad entre aplicaciones.

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP CONCEPTO DE UNA RIA:

El concepto de RIA (Rich Internet Application) puede definirse simplemente de la siguiente manera:  

Aplicaciones que ofrecen un contenido visual atractivo y enganchan al usuario fácilmente. Aplicaciones que ofrecen contenido rico y valioso para el usuario y además ofrece varias funcionalidades.

Como lo comenta Rene Pascal (consultor especialista) en su página, “Una RIA debe de proporcionar funcionalidad y debe de hacerlo con una buena interfaz de usuario, dicha aplicación dará una mayor productividad de los empleados y/o lealtad del cliente”. Entre las ventajas que tiene una RIA respecto a una página web normal, es el tiempo que demora esta en cargarse o cargar ciertas zonas en específico de la página, con una RIA solo se recargan las zonas necesarias e indispensables.

14. GESTION ACADEMICA 1. MODULO DE REGISTRO a. DESCRIPCION: El Módulo de Registros Académicos forma parte de la Suite ERP, permite administrar eficaz y eficientemente todos los procesos académicos universitarios. Está adaptado a las exigencias del proyecto SIGU (Sistema de Gestión Universitario) de la ANR, así mismo su estructura permite reportar todos los indicadores solicitados por el b. CARACTERISTICAS: 

        

Administración de calendario de actividades, para controlar a través de fechas, las principales actividades académicas (programación de cursos, ingreso de notas, matrícula, etc.). Programación de cursos. Programación de horarios. Matrícula en línea (alumnos). Ingreso de notas en línea (docentes). Impresión de actas. Digitalización de actas. Automatización de cambios curriculares. Impresión de Certificados de Estudios. Reporte de indicadores

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP  

  

Reportes por alumno (boleta de notas, ficha de matrícula, record académico, reporte curricular integral, consolidado académico). Reportes estadísticos (consolidados por semestre, centro académico, modalidad de estudios, detallados por curso: registro de asistencia y evaluaciones, estadísticas por curso, etc.) Exportación automática de cursos a la plataforma virtual. Administración de cursos por departamentos. Administración de maestros: alumnos, docentes, escuelas, facultades, currículas, cursos, ambientes, etc.

2. MODULO DE ADMISION: a. DESCRIPCION: Modulo que se encuentra integrado en la suite ERP; permite administrar eficientemente el ingreso de alumnos, proceso de calificación y reportes estadísticos. b. CARACTERISTICAS:          

Administración de calendarios académico. Programación de vacantes. Registro del postulante. Administración de las modalidades de ingreso. Administración del expediente del alumno. Administración del proceso de examen de admisión. Reportes de ingresantes. Reportes estadísticos (comparativos de postulantes-ingresantesmatriculados, por modalidad de ingreso, tipo de colegio, sexo, etc.). Administración eficiente de maestros.

3. MODULO DE EXPEDIENTES a. Descripción: Módulo que se encuentra integrado en la suite ERP; permite administrar eficientemente el ingreso de alumnos, proceso de calificación y reportes estadísticos. b. Características   

Codificación de expedientes. Digitalización de expedientes. Trámite documentario para el pedido de expedientes.

4. Modulo grados y títulos

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP a. Descripción En este Módulo de Grados y Títulos, se registran las diplomas emitidas a los alumnos de Bachiller, Título, Postgrado, así como también registra el envío de las diplomas a las diversas Sedes que tiene la Institución. b. Características        

Integración de grados y títulos, expedientes y secretarias académicas. Control de los procesos de grados (consejos de facultad, universitario). Registro de graduados y titulados. Exportación de grados y títulos a la ANR. Impresión de formatos ANR. Registro de duplicados. Reportes por libro y grado. Reportes de expedientes faltantes o incompletos.

15. GESTION DE CALIDAD 1. Módulo de sistematización de fuentes de verifi cación a. Descripción El módulo de sistematización de fuentes de verificación le da el control de su cadena de recolección y alojamiento de archivos de fuentes de verificación para minimizar los esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de dichas fuentes. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: b. Características 

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Elaborar un árbol de carpetas según la estructura deseada y automatización del proceso de mantenimiento de archivos de fuentes de verificación. Reducir el esfuerzo en el alojamiento, movimiento y copia de archivos, manteniendo altos niveles de servicio. Compartir la información con los usuarios de una manera segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web.

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP   

Control de los privilegios de los usuarios mediante la gestión de permisos centralizada en entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez a la recolección de evidencias, cambios y actualizaciones

2. Módulo de informes de autoevaluación a. Descripción El módulo de informes de autoevaluación le da el control en la elaboración de su informe de autoevaluación para minimizar esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de la presentación de los informes. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: b. Características 

    

Elaborar informes de autoevaluación según una estructura estandarizada y la automatización de los procesos de mantenimiento de archivos de informes de autoevaluación. Reducir el esfuerzo en la vinculación de las fuentes de verificación, manteniendo altos niveles de servicio. Compartir la información de una manera segura con los usuarios a través de un navegador. Control de los privilegios de los usuarios mediante la gestión de permisos centralizada en entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez a la elaboración de informes de autoevaluación, cambios y mejoras en los mismos evitando demoras de la actualización.

3. Módulo de control de documentos y registros a. Descripción El módulo de control de documentos le permite la creación, revisión, aprobación y solicitudes de peticiones de cambio de sus documentos para minimizar esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de los documentos. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite:

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP b. Características 

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Elaborar documentos como: instructivos, formatos, manuales de organización y funciones y manuales de usuario según una estructura estandarizada y la automatización de los procesos de creación, revisión, aprobación y solicitudes de peticiones de cambio estos documentos. Reducir el esfuerzo en el control de las versiones de los documentos, manteniendo altos niveles de servicio. Difundir a los usuarios la información de los documentos vigentes de una manera segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los privilegios de los usuarios sobre los documentos mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez en el control de los documentos, cambios y observaciones en los mismos evitando demoras de la actualización.

4. Modulo de auditorías internas de calidad a. Descripción El módulo de revisiones permite la programación, planificación de supervisiones y auditorias para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de ejecución y seguimiento de las supervisiones y auditorias. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: b. Características  

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Programar, planificar y ejecutar supervisiones y/o auditorias así como el seguimiento de las mismas. Reducir el esfuerzo en el control del registro de informes de supervisiones e informes de auditorías, manteniendo altos niveles de servicio. Permite administrar la gestión de las no conformidades detectadas en las auditorias de forma segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre sus supervisiones y auditorias mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido.


Responder con eficiencia en el registro y actualización de informes de auditorías y supervisiones evitando demoras del proceso.

5. Módulo de proyectos a. Descripción El módulo de proyectos se encarga de elaborar y gestionar los proyectos según el modelo de calidad Asimismo los programas o planes operativos anuales elaborados por cada responsable de proceso de la institución u organización. El módulo forma parte del paquete ERP, la cual permite la integración, control y evaluación de la información con las diferentes áreas académicas. b. Características    

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Elabora y gestiona los proyectos según los formatos S1, S2, S3 según el modelo de acreditación universitaria Mejora el control del avance de los proyectos, y plantear las acciones correctivas necesarias para su mejora continua. Reduce el tiempo de gestión de los proyectos. Elaborar y gestionar de programas o planes anuales establecidos por la institución u organización y llevar un control del avance de los mismos. Mejora el control del avance de los programas o planes anuales, y plantear las acciones correctivas necesarias para su mejora continua. Reduce el tiempo de gestión de los programas o planes anuales.

6. Sistema virtual de autoevaluación a. Descripción La aplicación web del sistema virtual de autoevaluación (SVA), facilita la gestión administrativa en el proceso de acreditación de una carrera de pregrado, realizando encuestas y cuestionarios a los estudiantes, docentes, administrativos, egresados y grupo de interés de una carrera profesional, con la finalidad de obtener datos que sirven para la interpretación así como también el cálculo de los indicadores de gestión señalados en el modelo de acreditación b. Características 

Construye y ejecuta encuestas a través de Internet (online).


    

Diseña las alternativas bajo el modelo de la escala de Likert y de acuerdo a la naturaleza del estándar; lo que da lugar a dos categorías de encuestas (Satisfacción y Grado de Acuerdo). Cada usuario responde sólo su encuesta asignada. Restringe acceso a ver las encuestas de otras carreras profesionales. Genera las estadísticas y el formulario de edición para la interpretación. Genera la vinculación para el módulo de fuentes de verificación (MOSIF). Recibe las respuestas en tiempo real y controlar diversos parámetros, para poder realizar mediciones solicitados por

16. GESTION FINACIERA 7. Módulo de tesorería a. Descripción El módulo permite centralizar los ingresos y gastos que hayan sido ordenados desde cada uno de los módulos de la suite ERP. b. Características         

Pago de planillas, proveedores, y otros pagos. Registros de Ingresos y/o cierre diario de ingresos. Emisión de Cheques. Cuentas por pagar. Control de gastos por caja chica, así como su reposición. Elaboración automática de asientos contables según el proceso que se está realizando. Impresión de Voucher de pago y/o ingreso. Registro de devoluciones, etc. Así mismo permite la elaboración de archivos de texto plano para el intercambio de información con el sistema TELEPAGOS del banco de crédito.

8. Modulo de presupuesto a. Descripción

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP Esta herramienta permite elaborar, controlar y administrar el presupuesto, así como el seguimiento presupuestal de la Empresa en sus distintas áreas internas. b. Características        

Facilita la Formulación anual presupuestal. Permite realizar el Seguimiento y control del presupuesto. Permite realizar la Gestión de análisis de la Utilidad de cada proyecto. Agiliza el control de los gastos realizados por servicios en docencia, y otros gastos indirectos. Monitorea los gastos directos por requerimientos a raíz de nuevos proyectos en determinado tiempo. Generar reportes y cuadro para el control de gasto presupuestal, diferenciado por mes. Está integrado a la parte contable. Cuenta con una gama de reportes en los cuales se visualiza la información registrada en los proyectos, de manera resumida y detallada.

9. Módulo de contabilidad a. Descripción En este módulo del software ERP University, usted realiza tanto los ajustes necesarios a la contabilidad como la emisión de informes contables. El sistema lleva automáticamente la contabilidad a partir de asientos modelo que son procesados con cada emisión y registro de los comprobantes legales que opera el sistema, así mismo gestiona el trabajo del área contable. b. Características    

Traslado de Saldos de un año a otro para la apertura de periodo contable. Administración de Plan de Cuentas General. Análisis por Cuenta Analítica (cuenta corriente de clientes y proveedores). Generación de los Estados Financieros (Balance General, Estados de ganancias y pérdidas, hoja de trabajo, estados de cambio en el patrimonio neto, flujo de efectivo).


     10.

Generación de libros auxiliares (Registro de compras, registro de ventas, libro caja, bancos, inventario y balance por cuentas generales, etc.). La integración de sistemas permite la elaboración de los asientos contables automáticos. Conciliación bancaria manual y automática. Interfaz para la elaboración de asientos de ajustes y /u otros asientos propias de la contabilidad. Configuración de las cuentas contables para las categorías de productos en almacén. Proceso de depreciación de activos automático. Módulo de cobranzas

a. Descripción El Módulo de Cobranzas forma parte de la Suite ERP desarrollado. Es una herramienta que le ayudará en la gestión de las cuentas de sus estudiantes, podrá llevar un completo registro del estado de cuenta de cada alumno; aplicar descuentos, prorrogas, programar pagos, fraccionamientos de deudas etc. Si necesita información para tomar decisiones oportunas, el Módulo de Cobranzas le ofrece un completo kit de reportes sobre los ingresos y morosidad por unidades recaudadoras, por unidades de negocio, por filiales, por periodos, etc. b. Características            

Administración de conceptos de cobro, categorías, agrupación de conceptos por afinidades. Administración de cronogramas de pago por centros y escuelas. Administración de costos por centros y escuelas. Administración de clientes. Administración de compromisos de pago. Administración de fraccionamientos de deudas. Administración de prórrogas. Administración de Constancias de no Adeudo. Registro de Matriculas. Emisión de Notas de Crédito. Facturación y Liquidaciones. Reportes de ingresos detallados: por concepto, matrículas y pensiones, por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales o sucursales etc.


Reportes de ingresos resumidos: por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales. Reportes de morosidad: por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales, por periodos. Reportes estadísticos: Ingresos, morosidad por unidades de negocio, por filiales.

17. GESTION DE LOGISTICA 11.

Modulo de logística a. Descripción Módulo que se encuentra integrado en la suite ERP; esta herramienta le permite gestionar las operaciones logísticas (requerimientos, compras, almacén), manejo de stock, etc. y la introducción de nuevos productos. Así mismo añade valor proporcionando soporte para ciclos de proceso completos como, por ejemplo, el ciclo de la compra, que incluye la solicitud de pedidos de servicio, pedidos de suministros, etc, de este modo, poder gestionar la logística de modo integral, convirtiendo los procesos lentos manuales en proceso optimizados en línea, mejorando así la gestión de rendimiento para toda la empresa. b. Características           

12.

Administración de nuevos productos. Gestión de pedidos entrantes. Elaboración de cotizaciones. Selección de compras a través de cuadros comparativos. Elaboración de orden de compras y/o servicios. Registra el movimiento de entrada y salida de almacén. Elaboración de inventarios de suministros. Control de avance de inventarios, a través de gráficos estadísticos. Visualizar el historial del pedido realizado por el usuario. Control de existencias en almacén, kardex físico y valorado. Administración de suministros por ubicación física. Modulo de control de activos

a. Descripción

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP Este módulo le permite administrar de manera fácil la gestión de activos que forman parte de la empresa. b. Características  

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Alta de nuevos activos. Codificación de activos de manera automática, en función a la cantidad que hace referencia la orden de compra. Gestión de Solicitudes entrantes para traslado de activos, así como la aprobación y/o rechazo del mismo. Impresión de papeletas de traslado. Asignación de responsables de activos a su cargo. Elaboración de órdenes de salida de activos. Historial de la depreciación de activos. Elaboración de inventarios de activos. Impresión de códigos de barra para los activos. Control de avance de Inventarios, a través de gráficos estadísticos.

18. GESTION DE RECURSOS HUMANOS 1. Modulo de presupuesto a. Descripción El módulo de Recursos humanos que forma parte de la suite ERP, es una herramienta que permite gestionar de manera fácil y adecuada el capital humano. Así mismo el módulo constituye la base de datos principal que incorpora toda la información que debemos conocer respecto a cada colaborador, como su formación profesional, seguimiento en el trabajo, en fin lo que nos permite saber con qué capital humano contamos para cumplir con los objetivos de la organización. b. Características 



Configuración de maestros: El sistema ofrece opciones de configuración que permitirán incorporar parámetros y opciones al sistema. Registro de alta del personal: Datos personales, Datos laborales considera el registro detallado del trabajador según la información requerido por la SUNAT.


  

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Contratos del personal: renovación de forma individual o masiva de aquellos que están próximos a vencer. Historial del trabajador: centros donde ha laborado anteriormente, duración, motivos de cese, etc. Gestión de vacaciones: descanso o venta, control exacto del número de días de vacaciones que el empleado tiene derecho año por año. Gestionar los subsidios de manera sencilla, así como el registro de los descansos médicos. Gestión de préstamos: permite llevar un control de los préstamos otorgados a cada trabajador. Cálculo de la planilla: Utiliza los conceptos y las fórmulas configuradas para obtener los montos remunerativos, deducciones por ley, así como el cálculo automático de las aportaciones y/o obligaciones del Empleador. Control de datos AFP: Permite preparar la información para el traslado hacia la AFPNET y los reportes anuales de liquidación de AFP, por trabajador y por AFP. Cálculo para el pago del impuesto la renta así como la elaboración de los reportes de liquidación de impuesto anual y por trabajador. Control de datos CTS: cálculo automático del pago de CTS según los formatos vigentes, obteniendo los reportes de liquidación de CTS que se otorga a cada trabajador. Así mismo, por parte del paquete ERP permite realizar la provisión contable de vacaciones, CTS, gratificación y cuenta corriente.

19. GESTION DE DOCUMENTACION 2. Modulo de trámite documentario a. Descripción El módulo de tramite documentario le permite el envió en tiempo real de sus documentos para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de tramitación de documentos entre las áreas u oficinas. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: b. Características


 

  

Tramitar documentos entre las áreas y la automatización del proceso de envíos, recepción, derivación y archivo de los documentos. Reducir el esfuerzo en el control del trámite de los documentos, manteniendo altos niveles de servicio. Tramitar los documentos entre las áreas de una manera segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre sus documentos mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez en la tramitación de los documentos, reenvíos y archivo de los mismos evitando demoras del proceso.

3. Modulo de capacitaciones y certifi caciones a. Descripción El módulo de capacitaciones y certificaciones permite la planificación, aprobación de capacitaciones para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de ejecución y emisión de certificados. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: b. Características   

  

Planificar, aprobar, ejecutar capacitaciones e imprimir los certificados de dichas capacitaciones. Reducir el esfuerzo en el control del proceso de las capacitaciones, manteniendo altos niveles de servicio. Generar e imprimir certificados de una manera eficiente y segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre sus capacitaciones planificadas mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con eficiencia en el registro de capacitaciones, usuarios a capacitar y emisión de certificados evitando demoras del proceso.

20. GESTION DE SERVICIOS TIC

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP 1. Modulo de servicio a. Descripción La importancia de este módulo de Centro de Servicios es servir de punto de contacto entre los usuarios y la Gestión de Servicios TI. Un Centro de Servicios, en su concepción más moderna, debe funcionar como centro clave de todos los procesos de soporte al servicio: b. Características  

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Registra y monitorea incidentes. Permite gestionar las soluciones temporales a errores conocidos en colaboración con la Gestión de Problemas. Colabora con la gestión de configuraciones para asegurar la actualización de las bases de datos correspondientes. Permite gestionar cambios solicitados por los clientes mediante peticiones de servicio en colaboración con la gestión de cambios y Versiones. Así mismo su integración al paquete Erp, le hace más fácil derivar y gestionar los errores que pueden ocurrir. Los principales beneficios de una correcta implementación del centro de servicios se resumen en: Reducción de costes mediante una eficiente asignación de recursos. Una mejor atención al cliente que repercute en un mayor grado de satisfacción y fidelización del mismo. Apertura de nuevas oportunidades de negocio. Centralización de procesos que mejoran la gestión de la información y la comunicación. Soporte al servicio proactivo.

2. Modulo de gestión de incidencias a. Descripción Tiene como objetivo resolver cualquier incidencias que causen interrupción en el servicio de la manera eficiente y eficaz. b. Características  

Detecta cualquiera alteración en los servicios TI. Registra y clasifica estas alteraciones.


Asigna el personal encargado de restaurar el servicio según se define en el SLA correspondiente. Así mismo su integración al paquete ERP le permite registrar cualquier anomalía.

Esta actividad requiere un estrecho contacto con los usuarios, por lo que el centro de servicios (service desk) juega un papel esencial en el mismo. Los principales beneficios de una correcta gestión de incidentes incluyen:      

Mejorar la productividad de los usuarios. Cumplimiento de los niveles de servicio acordados en el SLA. Mayor control de los procesos y monitorización del servicio. Optimización de los recursos disponibles. Una CMDB más precisa pues se registran los incidentes en relación con los elementos de configuración. Mejora la satisfacción general de clientes y usuarios.

3. Modulo de solicitud de servicio a. Descripción La Gestión de Peticiones, como su nombre indica, es la encargada de atender las peticiones de los usuarios proporcionándoles información y acceso rápido a los servicios estándar de la organización TI. Es importante aclarar qué entendemos por petición de servicio, un concepto que engloba las solicitudes que los usuarios que pueden plantear al departamento de TI:   

Solicitudes de información o consejo. Peticiones de cambios estándar. Peticiones de acceso a servicios TI.

b. Características 

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Proporciona al departamento comercial un acceso rápido y efectivo a servicios estándar. Esto mejora su productividad, la calidad de los servicios comerciales y los propios productos. Reduce la burocracia asociada al proceso de petición de acceso a servicios nuevos ya existentes, reduciendo asimismo los costes.


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Incrementa el nivel de control sobre los servicios al centralizar la concesión de acceso a los mismos. Reduce costes al centralizar la negociación con proveedores respecto al acceso a los servicios, y también al reducir el coste del soporte. Así mismo su integración al paquete ERP, le permite gestionar de manera fácil y rápida la asignación de tareas a los responsables de cada departamento.

21. GESTION DE RELACION CON CLIENTES 4. Modulo de bienestar a. Descripción El Modulo de bienestar universitario se encarga de gestionar todas los programas implementados por la Institución u organización el cual cuenta con una cierta cantidad de programas y/o actividades para lograr una adecuada satisfacción de los integrantes. Así mismo su integración al paquete ERP, le permite interactuar con información académica, evitando así el doble ingreso de información. Los programas con que cuenta son:          

Atención médica primaria Atención psicología Atención pedagógica Asistencia social Deporte Actividad cultural Espaciamiento Pastoral y espiritualidad Alimentación Seguro médico

b. Característica 

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Gestiona la atención de los diferentes programas antes mencionados e integrarlos entre sí para lograr un fin común. Muestra información historias clínicas. Gestiona los beneficiarios de los diferentes programas.


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Gestiona las citas solicitadas por los alumnos, docentes y administrativos de los diferentes programas. Gestiona la difusión de los diferentes programas antes mencionados, a través del envió de e-mail a las personas del material publicitario y llevar un control de los participantes de las charlas informativas y difusión. Integra con el proceso de tutoría para recibir y enviar casos de estudiantes que necesiten apoyo en su proceso de aprendizaje.

5. Modulo de tutoría a. Descripción El módulo de tutoría se encarga de gestionar las tutorías solicitadas por los docentes para brindar una ayuda u orientación al alumno o al grupo, que el profesor-tutor puede realizar en paralelo a su propia acción como docente. b. Objetivos    

Fortalecer y desarrollar en los alumnos las capacidades para adquirir entrenamiento y disciplina de estudio. Mejorar el rendimiento académico en el ciclo y disminuir el retraso en los estudios. Facilitar el desenvolvimiento de los estudiantes como alumnos universitarios, con miras a reducir la deserción estudiantil. Su integración al paquete ERP, le permite gestionar y combinar información con las distintas unidades académicas.

c. Características     

Gestiona las solicitudes de tutorías de los docentes. Gestiona las tutorías generadas a partir de las solicitudes. Controla de resultados de los estudiantes en su rendimiento académico y compartir información el proceso académico. Gestiona Indicadores de las tutorías realizadas y reducir los problemas de aprendizaje de los estudiantes. Se integra con el proceso de bienestar para recibir y enviar casos de estudiantes que necesiten apoyo en su proceso de aprendizaje.

6. Modulo de atención al usuario a. Descripción

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP El módulo de atención al usuario permite el envió en tiempo real de formatos para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de atención de formatos del área de atención al usuario. b. Características 

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Permite recepcionar los formatos enviados por los usuarios y derivar estos formatos a las áreas afectadas o responsables de atenderlos. Reducir el esfuerzo en el control del proceso de recepción, derivación y gestión de los formatos, manteniendo altos niveles de servicio. Derivar los formatos a las áreas de una manera segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre los formatos mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez en la atención de los formatos, derivación y conclusión de los mismos evitando demoras del proceso.

22. GESTION DE INVESTIGACION 7. Modulo de propiedad intelectual a. Descripción El modulo informático de propiedad intelectual, permite Registrar la información de las obras Literarias, Artísticas y Científicas, creadas por los Estudiantes, Docentes y Administrativos que pertenecen a su Universidad. b. Características   

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Registra las tesis desarrolladas por los alumnos. Registras los libros, revistas, artículos elaborado por docentes Registra las conferencias nacionales e internaciones de los administrativos y Docentes como; ponencias, talleres, exposiciones, discursos, etc. Registra artículos científicos, jornadas científicas, maestrías, informes etc.


Gestión de los patentes, códigos ISSN e ISBN de las obras literarias. Control de impresiones, volumen, numero de volúmenes y ediciones de obras Literarias.

8. Modulo de metodología de investigación a. Descripción El módulo informático de metodología de investigación científica (MOIC), controla el proceso de elaboración de tesis de los estudiantes de forma digital. Facilita la búsqueda de información que se encuentra registrado, como antecedentes desarrollados por los estudiantes. Al mismo tiempo permite la interacción del docente investigador con el estudiante, mediante actividades y recursos a ser evaluado por el mismo medio. b. Características  

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La información es obtenida del módulo académicos, donde se programan los cursos de investigación. Construcción un espacio donde interactúa el estudiante y el docente de investigación por cada curso de investigación programado. Dentro del módulo se incluyen los elementos didácticos, donde el docente tutor investigador pueda programar sus actividades e interacciones. Contiene un registro digital de los proyectos de investigación de los estudiantes y su acta de aprobación. Contiene un registro digital de los Informes de investigación de los estudiantes y su acta de aprobación. Control de calificación digital.

23. GESTIÓN DE PROCESOS 1. Módulo de gestión de procesos institucionales a. Descripción

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP Es una herramienta de automatización de procesos, que le ayudará a planificar sus procesos para identificar y eliminar cuellos de botella, el control de los costos de su Universidad, consiguiendo que los procesos sean más eficientes y garantizar la eficacia de las personas involucradas. b. Características  

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Planifica su proceso, mide el tiempo y costo necesarios para ejecutarlo. Digitaliza su proceso de manual a electrónico, donde obtendrá una ficha con información estandarizada del proceso. Administra los macro procesos, procesos y subprocesos como un enfoque sistémico. Administra los mapas de procesos para conocer sus interrelaciones. Administra los diagramas de flujos con los actores que participan en el proceso.

Estudio Para La Implementacion de Un Sistema en Erp Para La Universidad Alas Peruanas

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