Evaluacion de Control Interno Inventarios

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

AUDITORÍA FINANCIERA II

AUTOR:

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CÓRDOVA ROGEL KLINTON JAMES

CATEDRÁTICO: ING. HUGO TAMAYO MACHALA - ECUADOR

2014

AUDITORÍA FINANCIERA II / FCE

ÍNDICE DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN .............................................. ...................................................... .................... 2 CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS .............................................................................. ... 3

MANUAL DE AUDITORIA. ................................................................................................................ 4 Ventajas ........................................................................................................................................... 4 Método de Control de los Inventarios ............................................................................................ 4 Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: .................. ........................... ................. ........ 5 METODOS PARA EVALUAR EVALUAR EL CONTROL INTERNO ..................................................................... 7

CUESTIONARIO ................................................................................................................................ 8 FLUJOGRAMAS .............................................................................................................................. 10 NARRATIVA .................................................................................................................................... 14 BIBLIOGRAFIA BIBLIOGRAFIA................................................. ...................................................... .................. 16

Evaluación del Control Interno Inventarios

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INTRODUCCIÓN El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tan confiables confiables son sus estados estados contables, frente a los fraudes y la eficiencia y eficacia operativa. El control interno implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para la prevención de riesgos y evitar el azar en la actuación administrativa, esto requiere de un alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinación y lo más importante la responsabilidad y compromiso de todos. Seguido de la evaluación de control se procede a la evaluación de los riesgos inherentes, de control, y detección (riesgos de auditoría), para cumplir con el objetivo de auditoría que es eliminar los errores importantes ya sean operativos, financieros o administrativos. Y de esta manera obtener ideas claras claras de las debilidades y amenazas que existen para dar a conocer a la la administración los resultados para que se tomen las medidas necesarias. Por otro lado tenemos un activo muy importante dentro de la empresa al que llamamos, según NIIF Inventarios, esta cuenta posee la razón de la actividad en una compañía, siendo la principal fuente de ingreso dentro de las empresas comerciales e industriales. El control de inventarios debe llevarse rigurosamente, cumpliendo con las políticas de la empresa y siguiendo el hilo del sistema de control que se implementase dentro de la sociedad, si no existiere un sistema de control o el mismo se quebrantase existirán problemas que pueden llevar a la liquidación de la empresa, por ello presentamos a continuación los procesos que que un Auditor realiza para obtener información de cómo se encuentra la situación del sistema de control de inventarios y si este se aplica debidamente.


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CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha venido incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran utilidad que comprende el plan de organización en todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, eficie ncia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la administración. Uno de los activos más importantes para las empresas que requiere de un adecuado sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes destinados para la venta o producción para su posterior venta, en el ciclo normal de operaciones. (MORRUGARES, 2012). El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. Almacenamiento Almacenamiento del inventario para protegerlo protegerlo contra contra el robo, robo, daño o descomposi descomposición. ción. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. Comprar el inventario en cantidades económicas. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. (Maangs, 2009) El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.


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MANUAL DE AUDITORIA.

(http://wwwisis.ufg.edu.sv/, 2012) El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas: Ventajas Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios Reduce el costo de la toma del inventario físico anual. 

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Método de Control de los Inventarios Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si


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ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control preoperativo es que se conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva. La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente especialme nte si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle responsabilizarl e de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito. 

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Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. Comprar el inventario en cantidades económicas. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Evaluación del Control Interno Inventarios

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Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones requisicione s autorizadas. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. Hacer verificaciones verificac iones al azar para comparar con los libros contables. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir interferi r en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros registr os que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá deberá saber la fecha aproximada aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. almacenamient o. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay Evaluación del Control Interno Inventarios

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conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información informaci ón al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. (Canelo, 2013).

METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO 1. CUESTIONARIO 2. FLUJOGRAMAS 3. NARRATIVAS


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CUESTIONARIO


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JEFE DE DEPARTAMENTO

AUDITORIA AUDITORIA EXTERNA Evaluación del Control Interno Inventarios

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FLUJOGRAMAS Los flujo gramas consisten en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas al proceso de control interno, así como los procedimientos procedimient os a través de sus distintos departamentos y actividades. Este método de flujo grama es el más técnico y presenta mayores ventajas de aplicación desde luego manteniendo una secuencia lógica y ordenada, para para observar un circuito de conjuntos de controles. Las Simbologías utilizada generalmente en el flujo gramas es:

Inicio del proceso

Archivo

Proceso de control

Desplazar documentos

Toma de decisión

Actualizar Actualizar información

Documentos

Se toma información

Documentos pre numerados

Distribución de documentos

Tarjeta perforada

Conector Fin

(ZAMBRAO, 2007)


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(VIVIENDA, 2009) JEFE DE DEPARTAMENTO

AUDITORIA EXTERNA


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NARRATIVA

De acuerdo a la información proporcionada se pudo conocer que este departamento cuenta con cinco personas (Jefe de Almacén y cuatro Auxiliares), Auxiliares) , encargadas de recibir, revisar, ordenar y entregar la mercadería en custodia. El Departamento de Almacén presta servicio a los demás departamentos que conforman la empresa, pero principalmente al Departamento de Compras y Ventas, porque aquí se guardan y controlan las existencias hasta el momento de entregar los pedidos. Esta empresa tiene como política establecida la utilización del método de promedio ponderado para la valuación de sus inventarios. Las existencias de Almacén están conformadas aproximadamente por 155 estilos de calzado y son almacenadas en cajas pequeñas cerradas que contienen un par de zapatos cada una. Cada almacenista tiene asignada su responsabilidad en el manejo de ciertas clases de mercadería, pero al recinto del Almacén tienen acceso además de los encargados, los vendedores, quienes constantemente se encuentran revisando qué mercadería hay en existencia para ofrecerla a los diferentes diferente s clientes, y de cuál se necesita comprar más para cubrir los pedidos, según indicaciones del jefe de almacén, los vendedores tienen acceso, porque no tienen un horario de trabajo establecido y algunas veces les solicitan pedidos cuando el personal del Almacén ya ha cumplido con su horario normal de trabajo y por lo tanto son los vendedores los que preparan y despachan estas mercaderías solicitadas. Se pudo observar que además dos de los Auxiliares de Almacén desempeñan el puesto de Auxiliares en el Departamento Departamento de Contabilidad Contabilidad cuando se preguntó al Jefe de Almacén sobre esta situación, respondió que estas dos personas únicamente colaboraban en el Departamento de Contabilidad porque en la empresa no hay suficiente personal. Procedimiento de Ingreso de Mercaderías al Almacén. El Jefe de Almacén recibe la factura de la mercadería a ingresar en bodega, los Auxiliares de Almacén proceden a iniciar el desempaque de la misma, verificando conforme a la


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factura, que los datos contenidos en ella coincidan con la mercadería que se ingresa, así como en qué condiciones se recibe. Al finalizar el conteo y revisión de la mercadería, mercadería, uno de los auxiliares toma la factura y anota en un cuaderno de “Entradas y Salidas de Almacén”, la can tidad de existencias que se han recibido, sin que el registro sea firmado por la persona que lo realiza, posteriormente posteriorme nte devuelve la factura al Jefe de Almacén quien la traslada al Departamento de Contabilidad para que se inicie el trámite de pago. Si resulta alguna mercadería defectuosa o equivocada, se anota en la factura y se manda al proveedor para su reposición, avisando inmediatamente al Departamento de de Contabilidad, de forma oral. Procedimiento de Salida de Mercaderías del Almacén. El personal a cargo del Departamento de Ventas, conforme a los pedidos solicitados por los clientes, le entrega una copia de la factura a este departamento para que sea preparada la mercadería. En el momento de recibir la copia de la factura, uno de los auxiliares procede a preparar la mercadería solicitada para luego ser revisada por el Jefe de Almacén, quien coteja que las mercaderías despachadas cumplan con la cantidad y características característ icas solicitadas. Si el el pedido no está completo se traslada nuevamente al Auxiliar para su corrección y si está completo el pedido es entregado al portador portador de la factura, quien debe firmar que recibió el producto, en la copia de la factura que quedará en custodia del Departamento de Almacén, en la misma el Jefe de dicho departamento departamento estampa un sello con la frase “Producto Entregado”, por último el personal de Almacén anota las mercaderías mercaderías despachadas despachadas en el cuaderno de “Entradas y Salidas de Almacén” sin que cuente con una firma y nombre de la persona que efectúo dicho

registro.


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(RAMOS, 2011)

JEFE DEPARTAMENTO

AUDITORÍA EXTERNA

BIBLIOGRAFIA Canelo, E. T. (2013).

http://www.auditool.org/ . Recuperado el Jueves de Julio de 2014, de

http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-interno-de-losinventarios http://wwwisis.ufg.edu.sv/. (2012). DISEÑO DE UN MANUELA DE AUDITORIA PARA EVALUAR EL CONTROL

INTERNO. MUNICIPIO DE COLON (EL SALVADOR). Maangs. (17 de Julio de 2009). http://es.slideshare.net/ . Recuperado el 03 de Julio de 2014, de http://es.slideshare.net/maangs/control-interno-de-inventarios MORRUGARES, N. R. (2012). “CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS”. Veracruz. RAMOS, H. E. (2011). “SISTEMATIZACIÓN PARA EL MANEJO DEL ÁREA DE INVENTARIOS EN UNA EMPRESA . GUATEMALA. VIVIENDA, M. D. (2009). Flujograma de proceso de inventarios. ZAMBRAO, Z. T. (2007). EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . Manta, Ecuador.


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Evaluacion de Control Interno Inventarios

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