INTRODUCCION
En el mund mundoo em empr pres esar aria iall (púb (públi lico co y priv privad ado) o) se dete detect ctaa que que cada cada una una de las las organizaciones: diseña, determina, aprueba e implementa en forma estratégica sus áreas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirán alcanzar sus obeti obetivos vos!! "a import importanc ancia ia de evalua evaluarr el desarr desarroll olloo de las funcion funciones es operac operacion ionale aless dentro de la organizaci#n radica en que la divisi#n funcional es elemental para el desempeño individual y colectivo! Esto se observa claramente en las organizaciones medianas, en desarrollo y grandes, ya que q ue en las de otras dimensiones en realidad están agrupadas! "as activid actividade adess compre comprendi ndidas das en una evalua evaluaci# ci#nn deb deben en mostrar mostrar seguri seguridad dad en su eecuci#n y obtener resultados concretos, los cuales se deben ayudar de manera paulatina! $ado $ado que las organiz organizaci acione oness sufren sufren consta constantes ntes cambio cambios, s, suele suele llevar llevarse se a cabo cabo de mane manera ra peri peri#d #dic icaa una una revi revisi si#n #n,, adap adapta taci ci#n #n,, eval evalua uaci ci#n #n,, sist sistem emat atiz izac aci# i#nn y replan replantea teamie miento nto de las funcion funciones, es, a efecto efecto de meora meorarr la admini administr straci aci#n #n de los recursos!
EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERACIONALES
Identificación y definición de funciones operacionales %o debe pasarse por alto que los dirigentes de las organizaciones tienen una actitud proactiva y están atentos a los resultados para garantizar que la empresa crezca ordenadamente y que &aya un equilibrio entre la generaci#n de productos o servicios y los recursos invertidos (entre ellos, el personal y su nivel de productividad)! En todo este proceso está presente el concepto de calidad total, que ciertamente es un aspecto clave para enfrentar la fuerte competencia que propicia la globalizaci#n! "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos que estarán al frente de cada una de ellas, cuyas aportaciones constituyen un valor agregado! "as organizaciones se identifican con diferentes giros de actividad, como el industrial, comercial y de servicios (que a su vez incluye educaci#n, &ospitales, &oteles, construcci#n y financiero), agr'cola, ganadero, pesca, entre otros! ndependientemente del giro, eisten funciones operacionales que en cierta forma son generalizadas, lo cual le permite tanto al profesional de la administraci#n como a la persona que evalúa conocer fácilmente la operaci#n* de cualquier forma siempre es recomendable identificarse con el giro en cuesti#n! +ales funciones operacionales son las más representativas, pero &ay organizaciones que las integran en forma diferente para alcanzar los obetivos de su interés! "as organizaciones del sector público y privado (aunque se trate de empresas que tienen el mismo giro) agrupan sus actividades en forma diferente, con lo cual impactan diferentes factores de magnitud, visi#n y estrategia administrativa! "os diferentes giros y especialidades suelen contar con diversas caracter'sticas que los &acen distinguirse de los demás! s', el profesional de la administraci#n, el auditor y los estudiantes de estas disciplinas deben estar atentos a esta situaci#n! -or lo tanto, es importante que en las organizaciones se respete la distribuci#n funcional establecida y que &aya un margen para permitir al personal &acer aportaciones en aspectos administrativos espec'ficos!
"as .unciones /peracionales, se refiere a las funciones de administraci#n, finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos, las cuales son susceptibles de ampliarse o reducirse!
AUDITORÍA FUNCIONAL "a auditor'a funcional es un campo de la auditor'a administrativa relacionado con las funciones operacionales! $e manera que la auditor'a funcional representa un eamen integral o espec'fico de las funciones operacionales de una organizaci#n, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este sentido! AUDITORIA FU!IOA" Figura 1.1 Aspectos fundamentales del concepto de auditoría Funcional.
Examen Integral
Funciones Operacionales
Vericar su desarrollo
Elementos de la Auditoría Funcional 0ada organizaci#n diseña, determina, aprueba e implementa en forma estratégica sus áreas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirán alcanzar sus obetivos! "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos! "as funciones operacionales generalmente consideradas son: administraci#n y finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos! 1.1.-ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
"a administraci#n y las finanzas son funciones administrativas, cuyas actividades muc&as veces se realizan en las organizaciones de manera separada! "a administraci#n &ace referencia a la coordinaci#n y utilizaci#n eficiente de recursos, mientras que las finanzas buscan la optimizaci#n de las diferentes decisiones de inversi#n y las relativas al financiamiento, con la finalidad de maimizar la riqueza de los accionistas, en el caso del sector privado, y de lograr el equilibrio, cuando se trata del sector público! "as finanzas tienen relaci#n con la contabilidad y la econom'a!
Objetivo
Eaminar ambas funciones en la operaci#n general de la organizaci#n, para garantizar la efectividad de la sistematizaci#n administrativa y el grado de control con el que opera, as' como el adecuado maneo de los recursos financieros! $entro de la funci#n de administraci#n y finanzas se tienen presentes los obetivos básicos de la organizaci#n, tales como permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribuci#n social! continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para obtener una sensatez de la operaci#n administrativa y financiera de la empresa!
Organización 1Eistencia de un manual de organizaci#n que norme la actuaci#n en la empresa, el cual debe estar aprobado, en uso y ampliamente difundido! 10larificaci#n de los niveles de autoridad! 1"a eistencia de los formatos de descripci#n de puestos y el conocimiento de éstos por parte de los interesados!
Participación en Comits 1/peraci#n de los comités internos constituidos para el apoyo administrativo general!
Objetivos 1$efinici#n y conocimiento de los obetivos de la organizaci#n, as' como de los planes generales y particulares a corto, mediano y largo plazo enfocados en ese sentido!
Aspectos específicos 1Efectividad y observancia de las pol'ticas, reglamentos y prácticas de trabao, as' como la realizaci#n de adecuaciones &abituales a éstas en caso de ameritarse! 1Establecimiento y funcionamiento de canales de comunicaci#n que faciliten la transmisi#n y recepci#n de mensaes de manera clara, directa y rápida! 1.uncionamiento de los sistemas administrativos, respecto a los cuales se debe tomar en cuenta la opini#n del usuario y considerar la contribuci#n final &acia la alta gerencia! 12istema de informaci#n gerencial y su aportaci#n a la actividad de los eecutivos de la organizaci#n y la toma de decisiones! 1plicaci#n de acuerdos surgidos de las untas operativas, as' como de las del 0onseo de dministraci#n y la samblea 3eneral de ccionistas o 0onseo $irectivo! 12eguimiento peri#dico de las medidas de seguridad para salvaguardar las instalaciones y el equipo de la organizaci#n!
1Efectividad del sistema de control interno establecido, elaborando un seguimiento del programa de trabao general del área y de los espec'ficos, gerenciales o departamentales, a efecto de verificar su avance y cumplimiento! 10ontrol del plan presupuestal por medio de informes de actuaci#n y la eistencia de una retroalimentaci#n! 1.uncionamiento del sistema contable en general y de los elementos que lo integran! 1Eistencia de un programa de calidad total, su avance y funcionamiento! "os puntos m'nimos señalados en realidad van interrelacionados, lo cual deberá considerarse en la evaluaci#n final!
Organización
Funcionalidad
Evaluación
!anuales
Actuación
Control
"iveles y Funciones
Pr#ctica
$eguimiento
$istemas
Procesos
Informes
%abla &'&( -untos centrales a eaminar en administraci#n y finanzas! 1.2.- MERCADOTECNIA
"as organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboraci#n de su producto o prestaci#n del servicio, ya que su capacidad depende en gran medida de esto! -ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las eigencias del consumidor! "as preferencias del consumidor potencial representan un indicador q ue dispara la ofuscaci#n de la organizaci#n (ya sea como fabricante o como distribuidor), para conquistarlo y convencerlo de la generosidad de su producto o servicio! En general, la funci#n de mercadotecnia se identifica con la acci#n de investigar y percibir tanto las necesidades como los deseos de los consumidores y del mercado en general, para con ello elaborar productos o proporcionar bienes y servicios de una calidad superior a la de los competidores! "os elementos fundamentales de esta área son: el mercado, el consumidor, la relaci#n de actividades del área y la contribuci#n para alcanzar las metas!
Objetivo
Eaminar esta área en general para corroborar la efectividad de la sistematizaci#n administrativa y control que opera en ella, as' como la realizaci#n de sus actividades in&erentes! $entro de las actividades a observar se encuentran las siguientes: planeaci#n de ventas, volumen de ventas, publicidad, investigaci#n de mercados! continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área
Organización 1 Eistencia y operatividad del 4anual de organizaci#n que norme la actuaci#n de esta área! 1/bservancia de las pol'ticas establecidas, as' como su difusi#n, comprensi#n y aportaciones del personal involucrado! 1Eistencia del plan general de ventas y seguimiento formal respectivo de éste!
el
1$esarrollo de programas convencionales de promoci#n, publicidad de productos y servicios con la instrumentaci#n de los conductos autorizados!
Participación de comits 1ctuaci#n formal de los comités internos integrados para el apoyo del área!
Aspectos específicos #.uncionamiento de los canales de distribuci#n, de acuerdo con las caracter'sticas propias del mercado y del producto o servicio!
1/bservancia de las pol'ticas de precios de venta con respecto a su vigencia! 1ctuaci#n del personal que integra la fuerza de ventas y eficiencia de la organizaci#n interna para coordinarlos! 1.actores considerados para la delimitaci#n de zonas y rutas en el mercado! 1$eterminaci#n de estrategias para atacar el mercado! 12eguimiento a resultados de investigaciones de mercado y acuerdos considerados! 1Eistencia de un fluo de operaciones para el levantamiento de un pedido o solicitud del servicio y, naturalmente, para su entrega o prestaci#n! 10ontroles establecidos para el seguimiento del cumplimiento de los pedidos recibidos por los clientes!
12ituaci#n de las investigaciones para la penetraci#n en el mercado internacional!
Organización
Funcionalidad
Evaluación
!anuales
Actuación
Control
"iveles y Funciones
Pr#ctica
$eguimiento
Plan general
"uevos productos
)esultados
%abla &'*( -untos centrales a eaminar en 4ercadotecnia!
1.3.- OPERACIONES
En el ambiente productivo y de servicio, la operaci#n tiene un lugar primordial, ya que la actividad de transformaci#n de insumos para obtener un producto o servicio se basa en lineamientos normativos que deben observarse para cuidar las especificaciones y la calidad integral! El término operaciones, &oy en d'a, es la acepci#n técnica generalmente aceptada en el medio organizacional para describir lo que anteriormente se conoc'a como producci#n! unque se &a llegado a afirmar que las dos funciones básicas de una organizaci#n son precisamente la de operaciones y la de mercadotecnia, dentro del proceso de actividades que necesariamente se deben realizar para producir bienes y servicios con alta calidad, competitivos, de costo y precio razonables!
Objetivo
Eaminar el funcionamiento general de las operaciones para corroborar su efectividad en cuanto a sistematizaci#n y control, as' como en lo correspondiente a las actividades anal'ticas in&erentes, entre las cuales se encuentran las relativas al diseño y funcionamiento del sistema de operaci#n, localizaci#n, organizaci#n y distribuci#n de la planta* maneo y control de materiales* factor &umano supervisor y administraci#n de los procesos! continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para obtener un uicio del sistema de operaci#n de la empresa!
Organización
1dentificaci#n de la organizaci#n estructural y funcionalidad de la misma documentada en el 4anual de organizaci#n! 1/peraci#n de las áreas de servicio que coadyuvan con la actividad principal! 1$istribuci#n general de la maquinaria y equipo en las instalaciones, a efecto de apoyar el desarrollo arm#nico de los diferentes procesos! 1Eistencia y observancia disposiciones del área!
de
pol'ticas
Aspectos específicos 1Estudio de diagramas de proceso correspondientes a la operaci#n general y, en caso de requerirse, espec'fica! 10ontrol eistente para los elementos del costo o servicio! 1dministraci#n de insumos para abastecer los procesos operativos! 1%ormatividad para la adecuada utilizaci#n de los insumos directos e indirectos! 1Efectividad de la maquinaria y equipo utilizados en los procesos, y sus alternativas de adecuaci#n! 1Eistencia de un control de calidad que comience desde la recepci#n de los insumos y continúe en todo el proceso!
Organización
Funcionalidad
Evaluación
!anuales
+iagrama del proceso
Control
"iveles y Funciones
Política
Calidad del producto
$istemas
Operación
Capacidades
%abla &',( -untos centrales a eaminar en las /peraciones! 1.4.-RECURSOS HUMANOS
y
"a funci#n de recursos &umanos implica un proceso de abastecimiento, formalizaci#n, desarrollo, evaluaci#n, administraci#n y retenci#n del personal en sus diferentes niveles, as' como consolidar la aportaci#n que realiza éste a la organizaci#n a la que pertenece! El perfil que debe cubrir el titular de esta área es el siguiente: disposici#n al trabao en equipo, facilidad de relacionarse, conocimiento del giro de la organizaci#n, conocimientos te#ricos y prácticos de la disciplina, disposici#n para trabaar con base en resultados, identificaci#n plena con la misi#n, visi#n de la empresa, y enfatizar en el papel de comunic#logo y conciliador! En el medio empresarial, público y privado se emplean diversos términos para referirse al área que desempeña esta funci#n, entre ellos el de administraci#n de recursos &umanos, direcci#n de personal, selecci#n y contrataci#n, personal, gerencia de recursos &umanos, relaciones laborales y efatura de recursos &umanos!
Objetivo
Eaminar el área en forma general o espec'fica a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos, tales como: obetivos* pol'ticas* procedimientos* sistemas* reglamentos* aspectos legales relativos a la seguridad social, vivienda y a&orro, as' como el clima laboral relacionado a la administraci#n del ingreso, desarrollo y separaci#n del personal! continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área!
Organización 1Eistencia del 4anual de organizaci#n del área, en donde se contemple el organigrama general y los espec'ficos, niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los procedimientos! 1$ocumento que incluya el análisis, descripci#n y eposici#n de puestos! 1Eistencia de un programa del trabao propio, que esté debidamente calendarizado, as' como reportes de su seguimiento!
Aspectos específicos 1Estad'stica general de la fuerza laboral, que indique áreas, secciones y departamentos, as' como categor'as! 1rc&ivo general de epedientes individuales del personal y la actualizaci#n de éstos! 1$iagrama de fluo u otro documento que delimite la normatividad a observar en el abastecimiento, selecci#n y contrataci#n de personal!
1Eistencia de un programa formal de inducci#n debidamente documentado! 1Eistencia de un contrato colectivo de trabao, su reglamento, tabulador salarial, administraci#n, interpretaci#n y cumplimiento! 10umplimiento de las disposiciones legales en el reparto de utilidades a los trabaadores! 1/bservancia de los lineamientos legales para la vivienda de los trabaadores y el seguro para el retiro! 15eglamentaci#n y difusi#n de los requisitos para obtener incentivos y meorar la productividad! 1Eistencia de una estructura salarial y su aplicaci#n adecuada! 1nstrumentaci#n implementada para evaluar el desempeño!
Organización
Funcionalidad
Evaluación
!anuales
+esarrollo del proceso
Control
"iveles y Funciones
Indicadores de actuación
"ormatividad
Administrativa legal tica
Identificación de actividades
+esempe-o
%abla &'.( -untos centrales a eaminar en 5ecursos 6umanos!
1.5.- ABASTECIMIENTO
"a funci#n de abastecimiento se identifica con el proceso de adquirir bienes y servicios para la organizaci#n en estado #ptimo de calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega, financiamiento, cumplimiento en general y otorgamiento de fianzas de acuerdo al caso, aspectos clave para lograr las metas trazadas! "a relevancia de esta funci#n está en que es la primera actividad en donde la organizaci#n a&orra! -ara ello es preciso que su titular y equipo de trabao se desenvuelvan en un marco de ética y &onestidad! En el campo organizacional, público y privado se utilizan diferentes denominaciones para esta funci#n, entre las cuales se encuentran las de administraci#n de materiales,
coordinaci#n de materiales y compras, siendo esta última la más empleada unto con la de adquisiciones, que es el concepto oficial en el sector público de nuestro pa's! lgunas de las actividades propias de la funci#n de abastecimiento son las siguientes: 7 -resentaci#n de requisici#n de material! 7 0onfirmaci#n de eistencias! 7 8úsqueda de posibles fuentes de abastecimiento! 7 nálisis de las propuestas econ#micas y técnicas recibidas! 7 5egistro de la operaci#n como pasivo! 7 9tilizaci#n del art'culo o servicio!
Objetivo
Eaminar el área en forma general o espec'fica, a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos para su #ptima administraci#n y obtener los productos, mercanc'as o servicios en las meores condiciones para la organizaci#n! 3arantizar el cumplimiento de lo establecido implica observar aspectos referentes a la necesidad de los pedidos, calendarizaci#n de los mismos, selecci#n del proveedor nacional o etranero! continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área!
Organización 1Eistencia del 4anual de organizaci#n del área, en donde se incluya el organigrama general y el espec'fico, as' como niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los procedimientos! 1"ineamientos del 4anual operativo, donde se contemple la normatividad de esta funci#n! 1-rograma de trabao espec'fico de la funci#n, as' como reportes de su seguimiento!
Aspectos específicos 1Eistencia de un proceso aprobado para la adquisici#n de productos y bienes, as' como su diagramaci#n!
1-rocedimiento general observado en la selecci#n de proveedores de acuerdo con el monto del pedido! 1Eistencia de documentaci#n relativa a cotizaciones y pedidos (los que &an sido surtidos o se encuentran en proceso e inclusive los no tramitados pero autorizados)! 1Estad'sticas de compras realizadas de acuerdo con los programas (también los de años anteriores)! 1erificaci#n de eistencia f'sica del proveedor o prestador del servicio, as' como de sus instalaciones u oficinas! 1Eistencia del control interno que confirme la operaci#n realizada y la entrada f'sica del art'culo a los almacenes de la organizaci#n! 1Eistencia del presupuesto de compras o abastecimientos, el apego a éste y a sus variaciones, y su eplicaci#n! 15elaci#n de las estad'sticas que indiquen las devoluciones imputables al proveedor y el seguimiento de las reincidencias y la toma de decisiones! 1/peraci#n de los sistemas administrativos y sus meoras en el proceso general de las compras o abastecimientos! 1Estad'sticas de la incorporaci#n de nuevos proveedores nacionales o int ernacionales y el comportamiento comercial de ellos!
Organización
Funcionalidad
Evaluación
!anuales
Actuación
Control
"iveles y Funciones
Pr#cticas
$eguimiento
$istemas
Procesos
Informes
%abla &'/( -untos centrales a eaminar en bastecimientos!
ACTIVIDADES PRELIMINARES EN LA OBTENCION DEL INFORME
Información periódica de la evaluación Es recomendable que en el desarrollo de la actividad de evaluaci#n se efectúen peri#dicamente informes de su avance y no esperar a que ésta concluya para &acerlo* de cualquier manera no se debe descartar la presentaci#n del informe final! unque en ocasiones no se desarrollan como se &ab'an previsto u ordenado, las actividades comprendidas en una evaluaci#n deben mostrar consistencia en su eecuci#n y obtener resultados concretos, los cuales se deben desa&ogar de manera paulatina! "os informes preliminares representan una retroalimentaci#n entre el directivo (que espera los resultados de la evaluaci#n) y el auditor (cuyo papel es corroborar el cumplimiento de su programa)! Es posible que una actividad no demuestre un avance real de un periodo a otro* en estos casos es preciso solicitar eplicaciones de los responsables y tomar las medidas pertinentes! "a presentaci#n peri#dica de informes parciales de actividades y, en su caso, de reportes de avance de actividades es una labor constructiva que ayuda a evitar contratiempos en la recopilaci#n de datos y en el desempeño de actividades posteriores, ya que permite al auditor dar seguimiento a diferentes aspectos como lo es el propio programa, el tiempo de realizaci#n, la delimitaci#n de la problemática encontrada!
Comunicación efectiva de la auditoría "a comunicaci#n representa un subsistema básico en la vida de las organizaciones! gualmente, en la auditor'a es bastante significativa debido a las relaciones interpersonales que implica su actividad! "a comunicaci#n, para que resulte efectiva, debe ser: clara (epresa y distingue en forma epl'cita lo que desea comunicar), directa (se transmite al directivo o personal interesado y responsable de la auditor'a), frontal (se &ace de frente sin esquivar al interlocutor) y convincente (cuenta con todos los aspectos anteriores, es certera e inspira confianza)! 9na &abilidad de comunicaci#n con la cual debe contar un auditor es saber escuc&ar* esto le servirá para permitir que su interlocutor se eprese libremente y le proporcione mayor informaci#n! El &ec&o de dirigirse en forma directa al personal responsable es una cuesti#n de principios, ya que no ser'a correcto ni ético que el titular de un área auditada se enterara de los resultados por medio de terceras personas!
Intercambio de e0periencias y criterios l presentarse un informe o reporte de avance de actividades, el comité encargado de la auditor'a suele celebrar una reuni#n o unta de trabao, la cual debe llevarse a cabo con un enfoque constructivo, que sea propicio para compartir acciones de soluci#n! El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones procedentes que éste le &ace, para luego actualizar consecuentemente sus registros y notas personales! 0uando el auditor administrativo muestra una actitud receptiva, se facilita el intercambio de ideas y el personal evaluado se siente en confianza para eponer en forma más clara su opini#n! 2i desde la contrataci#n, las organizaciones eligen un personal eecutivo y de apoyo que se distinga por su preparaci#n, competencia y disposici#n, es más factible que en el momento que se practique una auditor'a administrativa &aya una clara colaboraci#n de su parte! ASPECTOS EN LA MANIFESTACION DE LA COMUNICACION
0lara $irecta
.rontal
0onvincente
Figura 1.1: spectos en la manifestaci#n de la comunicaci#n!
Anomalías intrascendentes y su solución En la eecuci#n de una auditor'a administrativa, como en cualquier otra evaluaci#n, en ocasiones se presentan situaciones que representan desviaciones o anomal'as, que por
su importancia relativa tienen oportunidad de meorar en el desarrollo de la actividad (cuando el auditado tiene disposici#n para ello), lo cual representa un avance práctico en la actividad del auditor! 9na vez que en la evaluaci#n &a sido señalada (a veces discutida) y aceptada una situaci#n que requiere modificarse, muc&as veces los auditados proceden a su soluci#n, independientemente de si el informe ya les fue presentado o no* esto no altera el proceso evaluaci#n sino que, al contrario, lo ustifica! El mutuo entendimiento de las partes (es decir, auditor y auditado) favorece la #ptima marc&a de la evaluaci#n* por ello, no deben distraerse en cuestiones de poca importancia que los aleen del tema central de interés, sino distinguirse por mantener el sentido común y un buen uicio para enfocarse en aquello que repercuta realmente en el funcionamiento de la organizaci#n! En resumen, &ay que considerar que aunque la opini#n del auditor no esté formalizada por escrito, ésta suele ser tomada por el auditado como una instrucci#n válida, resultado de una consulta directa, la cual procede a aplicar!
Concepto de observaciones En el campo de la auditor'a, resulta práctico y beneficioso realizar notas de &allazgos y observaciones, con respecto a la actividad evaluativa que se lleva a cabo en adici#n a las cédulas de trabao generadas! $ic&as notas permiten al auditor reunir informaci#n relevante para la elaboraci#n de un reporte de avance de actividades, de un informe preliminar y &asta del final! "as observaciones son señalamientos espec'ficos acerca de operaciones, funciones, sistemas y prácticas de trabao, que no se &an realizado de acuerdo con la normatividad establecida! El prop#sito de las observaciones es conseguir que se enmiende la situaci#n señalada lo más pronto posible! -ara ello, dic&as observaciones se acompañan de recomendaciones de los mecanismos apropiados de aplicaci#n, los cuales estarán suetos a la aprobaci#n de los directivos de la organizaci#n!
E0istencia real( ndica la convicci#n plena de que la observaci#n está debidamente documentada y de que no eiste subetividad en ella! +escripción 1ue la identifi1ue( 2eñala de manera detallada la situaci#n que necesita corregirse y las repercusiones que sufrir'a de continuar as'! )ecomendaciones congruentes( Epresa la necesidad de indicar las soluciones pertinentes de acuerdo con el tema tratado!
ATRI BUTOSDE LAS OBSERVACI ONES
Eistencia real
$escripci#n que la
5ecomendaciones 0ongruentes
identifique
Figura 1.2: tributos de las observaciones!
Planteamiento y aceptación de observaciones En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones sino que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la soluci#n de las anormalidades, lo cual representa un gran mérito para el que evalúa un aspecto administrativo, ya que logra integrar los siguientes aspectos: 7 2eñalamiento de observaciones! 7 "ogro de su aceptaci#n! 7 mpulsar su enmienda! 7 mplementaci#n de la soluci#n! 7 2eguimiento! "a aceptaci#n de las observaciones no siempre es inmediata ya que a veces la contraparte muestra una actitud negativa desde los comentarios iniciales, si no es que definitivamente niega su eistencia! -ara evitar que esto suceda, en su presentaci#n se debe considerar lo siguiente: 7 -lanteamiento respetuoso de la observaci#n al directivo indicado! 7 tenci#n al directivo o personal auditado presente en la reuni#n! 7 -resentaci#n de los documentos que soporten las observaciones!
7 $escripci#n de la causa y efecto de las observaciones, as' como de las recomendaciones pertinentes! 7 2eñalamiento de la conveniencia de su aceptaci#n y la aplicaci#n inmediata de las recomendaciones propuestas! En el momento de presentar las observaciones es de esperarse que el auditado emita argumentos aclaratorios! "a actitud más constructiva ante esta circunstancia es escuc&arlo, aunque lo que se busca es lograr que acepte la o las fallas que ocurren en su área, as' como la implementaci#n de soluciones!
Acción compartida en las soluciones de observaciones 0uando en una evaluaci#n no &ay una buena comunicaci#n entre el auditor y el auditado, al realizar el informe final con las observaciones, muc&as veces se reportan datos err#neos debido a un malentendido o de &ec&o con la clara intenci#n de perudicar, lo cual dista de la finalidad real de la auditor'a administrativa! "o saludable es que de los resultados de una evaluaci#n se desprendan situaciones que en cierta medida coadyuven a la salvaguarda del control eficiente en las organizaciones, as' como a su funcionalidad, sin que el auditor señale o busque culpables en las desviaciones administrativas, salvo en el caso de que se &aya atentado directamente con el patrimonio de la empresa! s', la soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde cada parte &aya tenido la oportunidad de analizarla y de enmendar o instaurar la medida adecuada, ya sea correctiva o preventiva!
En algunas ocasiones los funcionarios (públicos o privados) manifiestan con su actitud signos de prepotencia o de abuso de poder tanto en la evaluaci#n como al momento de comentar las observaciones! "a soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde se dé la oportunidad al auditado de analizarla y de proponer la soluci#n adecuada, ya sea de tipo correctivo o preventivo!
CO"C23$IO"E$
"a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas ayudando a seleccionar de manera adecuada a los directivos!
"as organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboraci#n de su producto o prestaci#n del servicio, ya que su solvencia depende en gran medida de esto! -ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las eigencias del consumidor!
"a auditor'a funcional representa un eamen general o espec'fico de las funciones operacionales de una organizaci#n, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este sentido!
El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones procedentes que éste le &ace, para luego actualizar razonablemente sus registros y notas personales!
En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones, sino que también convence al audi tado de su certeza y lo incita a colaborar en la soluci#n de las anormalidades!
la soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde cada parte &aya tenido la oportunidad de analizarla y de enmendar o instaurar la medida adecuada, ya sea correctiva o preventiva!
