6.3
PENG ENGURUS URUSA AN SKIM SKIM PINJ PINJAM AMAN AN BUK BUKU TEKS TEKS
6.3.1 OBJEKTIF 6.3. .3.1.1 1.1 6.3. .3.1.2 1.2 6.3 6.3.1.3 .1.3 6.3 6.3.1.4 .1.4
Melu Melulu lusk skan an pinja injam man SPB SPBT T kep kepad adaa sem semu ua pel pelaj ajar ar (Wa (Warg rgan aneg egar ara) a).. Mem Memben bentuk tuk das dasar ar untu untuk k men menga gawa wall kea kead daan aan fiz fizik ikal al buk buku u ag agar sen sentias tiasaa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Mem Memberi beri per perk khid hidmata matan n yan yang memu memuas ask kan hat hatii kepa kepad da semu semuaa piha pihak k yan yang g berhubung dengan SPBT Men Menyim yimpan pan mak maklu luma matt dan dan bahan ahan yang ang ber berka kait itan an den deng gan SPBT PBT den deng gan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.
6.3. 6.3.2. 2. CART CARTA A ORG ORGAN ANIS ISAS ASII
PENGETUA
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
PENOLONG KANAN KOKURIKULUM
SETIAUSAHA SPBT
AJK SPBT
AJK SPBT
AJK SPBT
AJK SPBT
AJK SPBT
6.3.3. SENARAI TUGAS 6.3.3.1.
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks • • • •
6.3.3.2.
Borang Permohonan SPBT • •
6.3.3.3
• • •
• • •
• •
•
•
Mengedarkan mengikut Tingkatan Menentukan tarikh pengedaran Mengesan kelancaran pengedaran Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.
Pengurusan Rekod dan Dokumen • • • •
6.3.3.7
Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN. Mencadangkan pertukaran buku jika perlu. Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya. Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual.
Pengedaran •
6.3.3.6
Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT.
Membuat Pesanan Buku •
6.3.3.5
Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT
Mesyuarat Jawatankuasa SPBT •
6.3.3.4.
Mesyuarat diadakan dua kali, iaitu di awal dan di akhir tahun. Pembahagian tugas pagi/petang Taklimat untuk guru tingkatan Pembahagian tugas pentadbiran ; o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar ) o
Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan Menyimpan rekod buku, hapuskira, rosak, hilang.
Pengurusan Keselamatan Buku • • •
Memastikan ada bilik khas SPBT Mengurus bilik SPBT Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT
•
6.3.3.8
Pengurusan Pemulangan SPBT • •
•
6.3.3.9
• •
• •
Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan Menyimpan invois, bil dan pengesahan. Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat. Mengemaskini inventori SPBT Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD .
Cadangan Buku Bacaan Tambahan
Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan. • Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM. • Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT. •
6.3.3.11
Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas Hapus kira o Kekurangan/lebihan o
Pengurusan Stok dan Inventori •
6.3.3.10
Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik
6.3.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6.3.4.1
Proses Kerja
PROSES KERJA
JAWATAN Pengetua
1.
Menerima Borang BMM
PK(HEM)/
2.
Menyelaras percetakan Borang BMM
PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan
3.
Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris
Guru Tingkatan
4.
Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.
5.
Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.
6
Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja). Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin)
Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan
7.
Penyelaras SPBT
8.
Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.
9.
Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen.
PK (HEM)
10.
Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.
Pengetua
11.
Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.
PK(HEM)/PTR
12.
Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
6.4.3.2
Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris.
kepada
Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak.
Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan
Lengkap
Tidak
Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok. PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Borang-borang dihantar Buku Teks, JPNS
ke Bahagian
6.4.3.3 Senarai Semak
Tindakan
Bil. 1.
Menerima Borang BMM
2.
Cetakkan Borang BMM
3.
Edar Borang BMM
4.
Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris
5.
5.1. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5.2. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.
6.
Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT
7.
Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT.
8.
Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan.
9.
Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok.
10.
Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190.
11.
Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks, JPNS
6.3.4.4
Borang Digunakan
i. ii.
Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok
Tandakan (√)
Catatan
6.3.4.5
Proses Permohonan Bekalan Buku
Buku Stok
Tidak perlu bekalan tambahan
Isikan Borang Agihan
Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan
Bilangan pelajar yang layak
Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan
Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03)
Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan
PPD 6.3.5.
URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS
6.3.5.1
Proses Kerja
PROSES KERJA
JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT
1.
Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.
2.
Pastikan bahawa: 2.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.
3.
Penerima mengisi invois dengan: 3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3.2 menulis tarikh penerimaan buku 3.3 meletak mohor sekolah 3.4 mengisi “store certificate”
Pembantu Tadbir/
4.
Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.
Guru SPBT
5.
Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.
6.
Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok. 6.1 Cop sekolah 6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku.
7.
Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
PK(HEM)/Penyelaras SPBT
6.3.5.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.
Pastikan bahawa: Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.
. Penerima mengisi invois dengan: menurun tandatangan dan KP menulis tarikh penerimaan buku meletak mohor sekolah mengisi “store certificate”
Serahkan invois kepada pengedar.
yang
lengkap
diisi
Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.
Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Cop sekolah Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
Tamat
6.3.5.3 Bil.
Senarai Semak
Tindakan
1.
Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.
2.
Pastikan bahawa: 2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 2.6 Buku - dalam keadaan yang baik.
3.
Penerima mengisi invois dengan: 3.5 menurun tandatangan/ KP
Tandakan (√)
Catatan
3.6 menulis tarikh penerimaan buku 3.7 meletak mohor sekolah 3.8 mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap pengedar.
4.
diisi
kepada
5.
Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT
6.
Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. 6.3 Cop sekolah 6.4
Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku
7.
Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
6.3.5.4 Borang Digunakan i. ii.
6.3.6.
Borang BTBTR 460 Invois/SAP
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
6.3.6.1
Proses Kerja
PROSES KERJA
JAWATAN Guru SPBT
PK(HEM)/Guru SPBT
1.
Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.
2.
Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod.(KEW 300 V).
3.
Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.
5.
Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak
dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks
6.
Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V
PK(HEM)/Penyelaras SPBT
7.
Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS.
Pengetua
8.
Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8.1 dijual (melalui sebut harga) 8.2 ditanam (Buku Agama) 8.3 dibakar (Buku Agama) 8.4 dihadiahkan kepada pelajar dll
9.
Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS
10.
Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
Guru SPBT
6.3.6.2 Carta Aliran
Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.
Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS
Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan
Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks, JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
Tamat
6.3.6.3 Senarai Semak Bil.
Tindakan
1.
Asingkan dan ikat: 1.1 Buku teks yang usang/rosak 1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran
2.
Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.
Tandakan (√)
Catatan
3.
Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.
4.
Mengisi Borang Kew. 300-V dalam
5.
Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30,000.00.
6.
Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V
7.
Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks, JPNS
8.
Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual,ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn..Buku Teks, JPNS
9.
10.
7 salinan.
Mengemaskinikan rekod stok SPBT.
6.3.6.4 Borang Digunakan
i. ii.
Borang Kew 300 - V Borang Kew 300 - X
PERA TURA N
BOSS
Dilarang membawa masuk beg, fail, buku, dan makanan termasuk Buku SPBT kepunyaan sendiri. Semasa berada di BOSS, murid dilarang membuat bising, makan, minum atau berkelakuan tidak sopan. Murid dikehendaki berpakaian seragam sekolah atau kokurikulum ketika berada di BOSS.
Murid DILARANG masuk ke BOSS tanpa kebenaran guru SPBT. Buku-buku SPBT dari rak terbuka, tidak boleh dibawa keluar dari BOSS. Selepas menggunakan BOSS, sila pastikan tiada sampah ditinggalkan, meja dan kerusi disusun rapi dan matikan suis lampu dan kipas. Murid/Pengawas BOSS yang tidak mematuhi peraturan BOSS boleh dikenakan tindakan. PENGGUNAA N
BILIK
OPER ASI
SPBT
SEKOLAH
Bilik Operasi SPBT Sekolah akan dibuka sepanjang waktu persekolahan untuk semua murid, guru serta staf SK Jerantut Jaya. Rekodkan penggunaan bilik di dalam buku log yang telah disediakan. Guru SPBT perlu ada bersama sekiranya murid ingin menggunakan Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS) bagi tujuan P & P atau carian maklumat
VISI, MISI & OBJEKTIF BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH
VISI Menjadi Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS) sebagai penanda aras BOSS cemerlang dan pusat carian maklumat bagi Warga SK Jerantut Jaya dan komuniti sekitarnya pada tahun 2014. MISI 1. Menyediakan prasarana Bilik Operasi SPBT Sekolah (BOSS)yang lengkap, selamat, bersih dan ceria 2. Memantapkan pengurusan yang berkualiti 3. Meningkatkan kecemerlangan akademik dan kokurikulum melalui bahan-
bahan pengajaran dan pembelajaran yang terancang dan berkesan 4. Menjalinkan permaufakatan dengan komuniti dan masyarakat setempat OBJEKTIF 1. Mengumpul, memproses, menyimpan dan mengedar maklumat 2. Mempertingkatkan mutu pengajaran dan pembelajaran 3. Memberi khidmat runding dan khidmat nasihat 4. Membina program media pengajaran dan pembelajaran WAKTU OPERASI BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH
ISNIN & SELASA : 7.30 pg-1.10 ptg RABU & KHAMIS : 7.30 pg-1.00 ptg JUMAAT : 7.30 pg-12.00 t/h (Waktu Persekolahan)
