LAPORAN DAN EVALUASI PROGRAM INSTALASI FARMASI RS BAPTIS BATU TAHUN 2013
RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO - BATU
1. PENDAHULUAN
Sebagai bagian dari RS. Baptis Batu maka Instalasi Farmasi berkewajiban mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang menjadi wujud dari pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat. Kewajiban tersebut dijabarkan dengan menyiapkan, menyusun dan menyampaikan laporan dan evaluasi program secara bertulis, periodik dan melembaga. Laporan dan evaluasi program dimaksudkan untuk mengkomunikasikan pencapaian kinerja Instalasi Farmasi dalam tahun 2013 yang dikaitkan dengan proses pencapaian tujuan dan sasaran serta menjelaskan keberhasilan dan kegagalan tingkat kinerja yang dicapainya. Melalui pelaporan kinerja Instalasi Farmasi diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian sesuai dengan standar yang ada.
2. LAPORAN KEGIATAN 2.1
No
PERSPEKTIF KEUANGAN
RINCIAN KEGIATAN
SASARAN
Nilai pembelian obat ≤ Rp. 419,586,933 /bulan, Rp.5,035,043,200 /tahun
HASIL KEGIATAN
REALISASI
KETERANGAN
•
1.
Pelaporan jumlah pembelian perbekalan farmasi
•
Nilai pembelian alkes < Rp 22.386.893/bulan, Rp. 268.642.720/tahun
Nilai pendapatan Obat : Rp. 7.941.846.707/ tahun Nilai pendapatan Alkes : Rp. 295,303,575/ tahun
•
2.
3.
Pelaporan pendapatan instalasi farmasi
Pencatatan dan pelaporan persentase death stock (obat yang tidak terjual dalam 3 bulan)
•
Rasio death stock dibanding nilai total persediaan obat ≤ 3%
Realisasi 170.96% beban Obat 2013 Rp.8.607.683.573 •
Laporan Beban Instalasi Farmasi Januari s/d Desember 2013
Laporan Pendapatan Instalasi Farmasi Januari s/d Desember 2013
Perhitungan death stock 2013
Realisasi 423.05% beban Alkes 2013 Rp.1.136.485.739 •
Realisasi 137.83% Pendapatan 2013 Rp. 10.746.101.165
Persentase death stock rata-rata tahun 2013 : 5.20%
Death stok sebagian besar adalah sisa stok alkes sebelum proses standarisasi Alkes RS
Nilai Obat ED dan rusak Rp.6.199.442
4
Pelaporan nilai obat yang rusak dan telah memasuki masa kadaluwarsa
Rasio nilai obat yang rusak dan kadaluwarsa dengan nilai persediaan obat total ≤ 1%
Data Obat dan Alkes Expired tahun 2013
Nilai Alkes ED dan rusak Rp.2.685.012
Alkes ED merupakan sisa dari buffer < 2013
Persentase dibanding persediaan 1.12%
2.2 PERSPEKTIF PELANGGAN
No
RINCIAN KEGIATAN
SASARAN
HASIL KEGIATAN
REALISASI
KETERANGAN
Realisasi rata-rata •
1.
Laporan bulanan Instalasi Farmasi
•
•
Jumlah resep yang dilayani per bulan ≥ 16.185 resep Jumlah obat yang dilayani ≥ 173.095 obat Jumlah resep yang terlayani ≥95%
Laporan bulanan : •
•
•
•
Jumlah resep yang dilayani Jumlah obat yang dilayani
•
Jumlah resep yang terlayani •
Jumlah resep per bulan 16.765 resep (115,46%) Jumlah obat per bulan 170.187 obat (108,43%) Jumlah resep yang terlayani 99.896%
Rata-rata waktu tunggu obat : Racikan umum : 46.98 menit Racikan ASKES dan JKM : 54.69 menit Non racikan umum : 26.96 menit Non racikan ASKES dan JKM 37.76 menit
•
2.
Penurunan waktu tunggu obat dengan menurunkan average dispensing time
Waktu rata-rata pelayanan obat harian : • •
Racikan ≤ 40 menit Non racikan ≤ 15 menit
•
Pengukuran waktu tunggu obat
•
•
3.
Pembuatan monitor antrian pasien farmasi Ada monitor antrian rawat jalan
Menganggarkan investasi monitor antrian
Tidak ada realisasi pembelian monitor antrian
Investasi monitor dibatalkan, digantikan komputer
4.
Survey kepuasan pasien atas pelayanan instalasi Farmasi
2.3
N o
> 80% jumlah kumulatif hasil penilaian kepuasan dari pasien yang disurvey (dalam persen)
Bekerjasama dengan humas untuk melakukan survey kepuasan pelanggan
Kepuasan pelanggan farmasi rata-rata tahun 2013 : Rawat Inap : 84.4 % Rawat Jalan : 78.90 % •
•
PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL
RINCIAN KEGIATAN
SASARAN
HASIL KEGIATAN
REALISASI
KETERANGAN
Operasional :
a. Gaji, Lembur, THR, Insentif, Bonus Medis
Rp.
337,051,839
b. Iuran Pensiun Medis
Rp.
26,333,020
78.55%
Rp.
9,998,477
105.52%
d. Tunjangan kesehatan
Rp.
49,805,342
94.45%
e. Pendidikan dan Latihan
Rp.
350.000
c. Jamsostek dan JHT
Memenuhi 100% kebutuhan operasional.
83%
5%
f. Pengadaan barang Obat
Rp. 8.607.683.573
170.96%
Alkes
Rp. 1.136.485.739
423.05%
Rp.
66.691.490
146.47%
Rp.
53.080.663
229.08%
Rp.
19.891.150
140.13%
Printer (1 buah)
Rp.
0
Tidak terealisasi
Meja kerja (2 buah)
Rp.
0
Tidak terealisasi
0
Terealisasi, anggaran masuk di Pemeliharaan
•
•
•
1.
Rumah Tangga
ATK
•
•
Cetakan
Pallet untuk alas infus (20 buah)
Rp.
Barcode scanner
Rp.
0
Terealisasi, anggaran masuk di ATK
Seperangkat blender obat
Rp.
0
Tidak terealisasi
Seperangkat komputer
Rp.
0
Terealisasi, anggaran masuk di ATK
Container untuk obat high alert ( 10 unit )
Rp.
0
2.
Pemeliharaan umum (non Alkes)
Rp.
3.205.612
3.
Investasi
Memenuhi 100% kebutuhan investasi.
Rp.
0
4.
Tidak ada kejadian kesalahan pemberian obat
100% tidak ada kesalahan pemberian obat
5.
Penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam pengelolaan perbekalan farmasi
100% tersedia SIM di depo-depo instalasi farmasi
Tersedia 100%
6.
Penyusunan formularium 2013
Formularium 2013
Tersedia 100%
7.
Indikator kinerja pengadaan : Frekuensi tertundanya pembayaran oleh RS terhadap supplier
100% tidak tertunda
8.
Pemberlakuan e-resep
•
Tidak Terealisasi 103.41% Investasi dibatalkan
Tidak tercapai 99.98%
Tidak tertunda 100%
Ada e-resep pasien umum
Tidak terealisasi
2.4 PERSPEKTIF PEMBELAJARAN PERTUMBUHAN No
RINCIAN KEGIATAN
SASARAN
1.
Survey kepuasan kerja pegawai
Kepuasan kerja pegawai 100%
Pelatihan dan seminar farmasi
100% Pegawai yang mengikuti pelatihan dan seminar telah terlatih
Terlaksana 2 orang Asisten Apoteker dan 2 orang Apoteker mengikuti seminar
100%
3.
Studi banding
100% mendapatkan informasi baru mengenai manajemen farmasi
Terlaksana Studi banding ke RS Panti Nirmala dan RS. HCOS
100%
4.
In house training / workshop kefarmasian
Peningkatan nilai post test 90% dari pretest
Tidak terlaksana Belum ada in house training kefarmasian
0%
Tambahan tenaga 4 orang Asisten Apoteker
Tidak Terlaksana 2 orang AA sebagai pengganti 2 orang AA yang mengundurkan diri
100%
2.
5.
Penambahan Tenaga Asisten Apoteker
HASIL KEGIATAN
REALISASI
KETERANGAN
Dikerjakan oleh SDM Biaya seminar dari supplier obat dan alkes
3. EVALUASI KEGIATAN 3.1 PERSPEKTIF KEUANGAN
No
RINCIAN KEGIATAN
WAKTU EVALUASI
HASIL EVALUASI
REKOMENDASI
Dilanjutkan perlu monitoring daftar obat di formularium dan kepatuhan dokter terhadap formularium Membatasi jumlah perusahaan famasi yang bekerjasama Membuat laporan pembelian mingguan sebagai kontrol belanja obat dan alkes
Dilanjutkan
Pendapatan Instalasi farmasi memenuhi target 137,83%, dan meningkat disbanding 2012 sebesar 141,55% meskipun belum optimal jika dibandingkan dengan besarnya beban pembelian obat dan alkes
Dilanjutkan Perlu kroscek data lebih detil setiap bulan dengan unit terkait, termasuk SIM, untuk mendapatkan data pendapatan yang lebih valid dan real
Dilanjutkan
Nilai death stok 5.20% tidak memenuhi target (≤ 3%) disebabkan karena perubahan pola persepan dokter, dikarenakan perubahan formularium 2012 menjadi formularium 2013 Pengukuran death stock tidak rutin
Dilanjutkan, perlu pengukuran yang rutin agar monitoring dan evaluasi dapat diperketat
Dilanjutkan
Persentase dibanding persediaan 1.12% Persentase tinggi disebabkan jumlah alkes yang ED relatif besar, disebabkan kurangnya monitoring alkes di ruangan dan KO pada sistem sebelumnya
Dilanjutkan, dilaporkan ke bagian Accounting untuk proses keuangan dan neraca
Dilanjutkan
•
•
1.
2.
Pelaporan jumlah pembelian perbekalan farmasi
Pelaporan pendapatan instalasi farmasi
Setiap bulan
•
Setiap bulan
•
3.
Pencatatan dan pelaporan persentase death stock (obat yang tidak terjual dalam 3 bulan)
Setiap 3 bulan
•
•
4.
Pelaporan nilai obat yang rusak dan telah memasuki masa kadaluwarsa
•
Setiap tahun
TINDAK LANJUT
Nilai pembelian melebihi target karena jumlah item obat di formularium 2013 meningkat dibanding 2012 Banyak permintaan sisipan obat baru di tengah periode formularium menyebabkan obat yang ada di stok tidak terpakai
•
•
3.2 PERSPEKTIF PELANGGAN
No
RINCIAN KEGIATAN
WAKTU EVALUASI
HASIL EVALUASI
•
•
1.
Laporan bulanan Instalasi Farmasi
Setiap minggu
•
2.
Penurunan waktu tunggu obat dengan menurunkan average dispensing time
Setiap bulan
•
•
3.
Pembuatan monitor antrian pasien farmasi rawat jalan
Sekali setahun
•
•
•
4.
Survey kepuasan pasien atas pelayanan instalasi Farmasi
Setiap bulan
REKOMENDASI
TINDAK LANJUT
Jumlah resep, jumlah obat dan rasio resep yang dilayani sudah mencapai target Peningkatan persentase jumlah pelayanan resep tidak sebesar peningkatan persentase pendapatan, sehingga perlu evaluasi penghitungan data dan kegiatan
Dilanjutkan, perlu monitoring proses perhitungan data pencapaian pelayanan resep dan jumlah obat
Dilanjutkan
Waktu tunggu obat mencapai target, namun tidak sesuai dengan kenyataan banyaknya komplain dari pasien Data tidak merata karena kesalahan proses sampling, direkomendasikan untuk mengaplikasikan SIM dalam menentukan waktu awal dan akhir pelayanan resep
Dilanjutkan, mengaplikasikan SIM dalam menentukan waktu awal dan akhir pelayanan resep
Dilanjutkan
Investasi monitor dibatalkan, digantikan dengan pembelian computer untuk komputerisasi stok dan pelayanan farmasi Dilakukan solusi lain dengan membuat kartu antrian yang terpisah antara pasien umum dan ASKES/JKM
Tidak dilanjutkan
Farmasi Rawat Inap sudah memenuhi target Farmasi Rawat jalan tidak memenuhi target disebabkan oleh lamanya waktu tunggu pelayanan obat. Untuk mengatasi hal ini telah dilakukan upaya penambahan tenaga AA dan modifikasi perhitungan waktu tunggu pelayanan obat
Dilanjutkan, berkolaborasi dengan bagian Humas
Tidak dilanjutkan
Dilanjutkan
3.3 No
PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL
RINCIAN KEGIATAN
Operasional : a. Gaji, Lembur, THR, Insentif, Bonus Medis b. Iuran Pensiun Medis c. Jamsostek dan JHT d. Tunjangan kesehatan e. Pendidikan dan Latihan f. Pengadaan barang Obat Alkes Rumah Tangga ATK Cetakan Printer (1 buah) Meja kerja (2 buah)
WAKTU EVALUASI
HASIL EVALUASI
170.96% 423.05% 146.47% 229.08% 140.13% Tidak terealisasi Tidak terealisasi
Des 2013
Pallet untuk alas infus (20 buah)
Terealisasi, anggaran masuk di Pemeliharaan Terealisasi, anggaran masuk di ATK Tidak terealisasi Terealisasi, anggaran masuk di ATK
Barcode scanner Seperangkat blender obat Seperangkat komputer Container untuk obat high alert ( 10 unit ) Pemeliharaan umum (non Alkes) Investasi : TV LG 42LK455C + bracket
4
Penyusunan formularium 2013
Melanjutkan program di TOR 2014
Melaksanakan rekomendasi di TOR 2014
Membuat Formularium 2014, mengevaluasi pelaksanaan formularium 2013 bersama tim pengadaan dan PFT
Membuat program penyusunan formularium 2014 di TOR 2014
103.41%
Investasi dibatalkan
Setiap bulan
34 laporan insiden kesalahan obat dalam setahun, telah dilakukan evaluasi bersama KKPRS
•
3
dilanjutkan
Tidak Terealisasi
•
Penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam pengelolaan perbekalan farmasi
dilanjutkan Bekerjasama dengan KKPRS
5%
•
2
Dilanjutkan
94.45%
•
Tidak ada kejadian kesalahan pemberian obat
Dilanjutkan, perlu perhitungan yang lebih detail dalam membuat anggaran, termasuk perencanaan kebutuhan akreditasi
78.55% 105.52%
•
1.
TINDAK LANJUT
83%
•
•
REKOMENDASI
Tahun 2013
Tahun 2013
•
Sudah terlaksana. Belum terintegrasi dengan kasir Perlu konsolidasi untuk merekap data dari software sesuai dengan kebutuhan laporan
Sudah terlaksana, telah melakukan evaluasi kepatuhan penulisan resep terhadap formularium
Indikator kinerja pengadaan : 5
6
•
Frekuensi tertundanya pembayaran oleh RS terhadap supplier
Pemberlakuan e-resep
3.4
Tahun 2013
Tahun 2013
Tidak terlaksana Adanya kendala di stok farmasi, software belum terintegrasi, dan kesulitan dokter dalam melakukan entri
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Tidak dilanjutkan
Tidak dilanjutkan
PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN
No
RINCIAN KEGIATAN
1.
Survey kepuasan kerja pegawai
WAKTU EVALUASI
HASIL EVALUASI
REKOMENDASI
TINDAK LANJUT
Tahun 2013
Dikerjakan oleh SDM
Dilanjutkan
DIlanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
Dilanjutkan
2.
Pelatihan dan seminar farmasi
Tahun 2013
3.
Studi banding
Tahun 2013
4.
In house training / workshop kefarmasian
Tahun 2013
5.
100% tidak tertunda
Penambahan Tenaga Asisten Apoteker
Tahun 2013
Terlaksana 2 orang Asisten Apoteker dan 2 orang Apoteker mengikuti seminar Terlaksana Studi banding ke RS Panti Nirmala dan RS. HCOS Tidak terlaksana Belum ada in house training kefarmasian Tidak Terlaksana 2 orang AA sebagai pengganti 2 orang AA yang mengundurkan diri
4. EVALUASI PENCAPAIAN KINERJA Lampiran laporan pelayanan Unit Kerja (di print + dilampirkan) 5. PENUTUP Demikian laporan evaluasi kegiatan Instalasi Farmasi tahun 2013. Semoga apa yang sudah dapat kami capai dan laksanakan dengan baik dapat kami pertahankan dan kami tingkatkan untuk lebih baik lagi. Terima kasih. Tuhan memberkati
Mengetahui,
Kepala Instalasi Farmasi RS. Baptis Batu
Dr. Arhwinda P A, SpKFR., MARS
Ayun Suherweni, S.Farm, Apt
