FONDO DE CAJA CHICA Concepto.- El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques. Objetivo.- Los fondos de caja chica servirán nica y e!clusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal de "dquisiciones, para cubrir necesidades de la institución. CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.-
La Caja Chica puede tener dos clases de fondos# a$.% Caja Chica con Fondo Fijo b$.% Caja Chica con Fondos &ar &ariables iables C"'" C()C" C*+ F*+* F)'*.% -e dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una u na cantidad determinada invariable para asistir a sistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada ve que se va gastando. /a hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. -alvo que el 0erente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos. C"'" C()C" C*+ F*+* &"1)"2LE.% &"1)"2LE.% -e dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la e mpresa3 estos fondos están de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo raonable, es decir que puede variar. CONTROL INTERNO
Es un plan de organiación de todos los m4todos coordinados con la finalidad de 5roteger los activos, &erificar &erificar la e!actitud y confiabilidad de la información financiera y 5romover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en# Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo# m4todos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable# m4todos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. ESTABLECIMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA
5ara establecer un fondo de caja chica debe hacerse una estimación del total de los pagos menores que tiene que hacer la empresa durante un per6odo dado, generalmente, no debe e!ceder de un mes, en caso de que se pueda, esta estimación debe compararse con los pagos menores que realió la empresa en meses anteriores, para obtener as6 una idea mucho más clara y objetiva de por donde andan los gastos menores de la empresa mensualmente, y con ello, establecer el monto que realmente se ajuste a las necesidades de la compa76a. 8na ve lograda la determinación del monto, se e!pide un cheque por una cantidad algo mayor del monto estimado, esto con el objetivo de proveer situaciones imprevistas. Este cheque se e!pide a nombre de una persona de la empresa, que será la responsable de manejar el fondo de Caja Chica, a la que se le llama Custodia de Caja Chica. Esta persona tiene la responsabilidad de realiar los desembolsos que sean debidamente autoriados con cargo al fondo y los mismo deben anotarse en un documento conocido como &ale de Caja Chica y al que hay que ane!arle los compradores correspondientes. -upongamos que la 0erencia ha estimado los gastos menores de la empresa en unos 19:,;<<.<< mensuales3 para lo cual se establece un fondo fijo de Caja Chica de 19=,<<<.<< -e e!pidió un cheque del 2anco 5opular por este valor >19=,<<<.<<$ el ? de 'unio del :@@a. -e cambió y se entregó al responsable de manejar el Fondo. ATORI!ACION DE A"ERTRA La autoriación de apertura es el documento por el que la administración competente confirma que la actividad económica se realia de acuerdo con unos estándares m6nimos de calidad en la fabricación de los productos o en la prestación de los servicios.
La inscripción en un registro es una medida obligatoria para las actividades que puedan tener una importante incidencia en la salud o en la seguridad ciudadana. Este registro es un listado de empresas dependiente del ministerio o de la consejer6a autonómica competente en la actividad que realicen. El objetivo es tener un mayor control sobre esos negocios, a efectos de inspección.
Ob#i$%to&io p%&%' •
•
-on muchas las actividades que requieren estos trámites, por lo que será necesario consultar cada caso particular. En general, todas las actividades clasificadas, y en concreto, destacan actividades sanitarias3 las industriales3 la instalación, mantenimiento y reparación de sistemas de gas3 electricidad, fontaner6a, etc. Las empresas de venta a distancia >por correo, por tel4fono o por )nternet$ deben inscribirse en un registro dependiente de la irección 0eneral de 5ol6tica Comercial, del Ainisterio de Econom6a. e esta forma, se p retende paliar la potencial indefensión del consumidor.
(ASTOS MENORES
Los comprobantes de gastos menores, como su nombre lo indica deben ser utiliados para sustentar gastos para los cuales no aplique ningn otro tipo de comprobante. En este caso, se debe verificar el concepto y el valor asociado a cada transacción, as6 como qu4 tipo de suplidor emitió las facturas sin +CF. En ese sentido, le recomendamos que canalice su consulta directamente con el área de Fiscaliación )nterna de su "dministración Local, a los fines de que dicha área le brinde la asistencia requerida con relación a su caso.