INSTITUTO TECNOLOGICO DE MAZATLAN (ITMAZ)
MATERIA: FUNDAMENTOS FINANCIEROS
TITULAR: MC. LUZ MARIA OCEGUEDA RUELAS
05 de novienbre del 2013 Elaborado por: Cortez Sánchez Joel Antonio 1
1 Generalidades de la Contabilidad. 1.1 Definición y funciones principales de la Contabilidad Financiera y Administrativa………………………………………………………………(pag.4) 1.2 Estructura básica de la Contabilidad financiera…………………. (pág. 5) 1.3 Naturaleza y significado de las cuentas contables más usuales. (pág. 7) 1.4 Conceptos fundamentales de ingresos, gastos, costos, utilidad, rentabilidad, pérdida…………………………………………………….. (pág. 9) 1.5 Definición y características de las depreciaciones, amortizaciones y su impacto en el renglón de gastos………………………………………..(pág. 12) 2 Estructura general de la Información financiera…………………………... (pág. 13) 2.1 Origen, estructuración y significado de los estados financieros. (pág. 13) 2.1.1 Estado de Resultados……………………………………………. (pág. 13) 2.1.2 Balance General…………………………………………………. (pág. 14) 2.1.3 Flujo de efectivo………………………………………………….. (pág. 15) 2.2 Interrelación de los Estados Financieros………………………… (pág. 15) 3 Análisis e interpretación de Estados Financieros…………………………. (pág. 17) 3.1 Importancia y objetivos del análisis e interpretación……………. (pág. 17) 3.2 Diversas técnicas de análisis e interpretación…………………... (pág. 19) 3.2.1 Razones financieras……………………………………………… (pág. 19) 3.2.2 Porcientos integrales…………………………………………….. (pág. 21) 3.2.3 Estados financieros comparativos……………………………… (pág. 21)
Unidad 4 Naturaleza e importancia de los Costos………………………….. (pág. 22)
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4.1 Características e importancia de los costos en la empresa comercial e industrial…………………………………………………………………. (pág. 22) 4.2 Definición e interpretación de los elementos del costo en una empresa industrial…………………………………………………………………. (pág. 24) 4.3 Aplicación práctica de sistemas de costeo……………………… (pág. 24) 4.3.1 Por órdenes de fabricación……………………………………... (pág. 24) 4.3.2 Por procesos……………………………………………………... (pág. 24) 4.4 Descripciones de costos: estimados, estándar, fijos, variables, directos e indirectos………………………………………………………………... (pág. 24)
5 Aplicaciones de la Planeación……………………………………………… (pág. 25) 5.1 Importancia de los objetivos generales y particulares en la planeación………………………………………………………………. (pág. 26) 5.2 El papel de los presupuestos en la planeación………………… (pág. 27) 5.3 El proceso del presupuesto……………………………………….. (pág. 30) 5.3.1 Período y organización………………………………………….. (pág. 32) 5.3.2 Ejecución y control………………………………………………. (pág. 33) 5.4 Desarrollo del presupuesto maestro…………………………….. (pág. 35) 5.4.1 Presupuesto de operación………………………………………. (pág. 37) Conclusión……………………………………………………………….. (pág. 39) Bibliografía……………………………………………………………….. (pág. 40)
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Unidad 1 Generalidades de la Contabilidad. 1.1 definiciones y funciones principales de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Contabilidad financiera. Es un sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa como lo son accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc., a fin de facilitar sus decisiones.
Contabilidad administrativa. Sistema de información al servicio de la administración, con orientación programática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones dentro de la misma empresa.
Comparación: • La contabilidad administrativa esta organizada para producir información para usos internos de la administración. • La contabilidad administrativa esta orientada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad administrativa que genera información del pasado (datos históricos de la empresa). • La contabilidad administrativa no esta regulada por los principios de la contabilidad, situación que si ocurre en la contabilidad financiera. • La contabilidad como sistema es necesario, mientras que la contabilidad administrativa es un sistema de información opcional. • La contabilidad administrativa no esta dirigida a determinar la utiidad con mucha precisión como la contabilidad financiera. • La contabilidad administrativa hace hincapié en las diferentes áreas de la empresa como, centros de información, divisiones, líneas de producto, etc., para la toma de decisiones. 4
• La contabilidad administrativa recurre a la estadística, economía, investigación de operaciones, finanzas, etc., para completar datos.
1.2 estructura básica de la contabilidad financiera La estructura básica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla en su naturaleza. Hay varios conceptos, definiciones de términos, clasificaciones, principios de contabilidad generalmente aceptados y normas gubernamentales que rigen las distintas partes de un sistema contable y como se relacionan entre si. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras, y como trabajan en conjunto.
La estructura contable solo tiene cinco partes o clasificaciones básicas:
1.- Activo 2.- Pasivo 3.- Aportaciones de los dueños o capital 4.- Ingresos 5.- Gastos
Activo: Un activo es algo de valor, propiedad de un negocio o de una persona. El valor del activo se determina por el costo real del artículo. Los diferentes tipos de activos de un negocio varían de acuerdo a la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicio puede tener solo un camión, materiales y una oficina en la propia casa del dueño. Una gran tienda o una empresa fabril puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son el efectivo, materiales, terrenos, edificios, maquinaria, etc.
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Pasivo: Los pasivos representan lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores y se les acostumbra denominar como deuda. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio antecediendo a los dueños, quienes siempre vendrán en último lugar. Los contadores conocen estos derechos como participaciones en un negocio. En caso de disolución de un negocio se debe pagar primero a los acreedores legales con el producto de la venta de los activos, y el saldo de efectivo remanente queda para los dueños. Como ejemplos de pasivos se pueden mencionar las cuentas por pagar, los sueldos o salarios por pagar, los impuestos por pagar y las hipotecas por pagar.
Capital: Es la aportación de los dueños, que a menudo se conoce como capital, representa la parte de los activos que pertenecen al dueño del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que se debe. Capital contable y Capital neto son otros términos de uso frecuente para designar la participación de los dueños.
La participación de los dueños o capital puede aumentar en dos formas: 1.- Por la inversión de efectivo u otros activos en el negocio. 2.- Por los ingresos netos o utilidades provenientes de la operación en el negocio.
El capital puede disminuir en dos formas:
1.- Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte del dueño. 2.- Por las pérdidas netas provenientes de la operación del negocio. Una empresa individual es propiedad de un solo dueño. Este tiene la facultad de retirar del negocio el efectivo o cualquier otro activo para su uso personal, en cualquier momento. Siempre que el dueño retira activos disminuye su participación o capital en el negocio, y a esto se le conoce como retiro.
Ingresos: Los ingresos representan activos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en 6
efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como ganancia en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son:
1.-Ingresos por honorarios: Los ingresos devengados por servicios profesionales que presta un contador, medico, abogado, dentista, etc., o los honorarios percibidos a cambio de proporcionar algún tipo de servicio. 2.- Ventas: Ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente.
Gastos: Los gastos comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. A los gastos a menudo se les llama el costo de hacer negocios. Los gastos disminuyen la participación de los dueños en el negocio. Algunos tipos de gastos son el alquiler, los seguros, los materiales, viáticos, gasolina y lubricantes, reparación y mantenimiento, y los diversos. 1.3. Naturaleza y significado de las cuentas contables más usuales. Principales cuentas del activo. Si se desea disponer de registros apropiados para los activos de una empresa, es conveniente que se lleve una cuenta específica para registrar los aumentos y disminuciones de cada tipo de activo que se posea. Algunos de los activos más comunes que requieren cuentas específicas son las siguientes: CAJA (EFECTIVO). Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, giros bancarios, giros postales, cheques y pagares de tarjetas de crédito (vou chers) recibidos, giros bancarios, postales y telegráficos, etcétera. Los aumentos y las disminuciones en efectivo se registran en una cuenta denominada “efectivo”. Ahora bien, la cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero efectivo, y disminuye cuando se paga con dinero efectivo. Caja es cuenta del Activo, porque representa el dinero efectivo propiedad del comerciante. Cabe mencionar que en nuestro país la cuenta de Caja prácticamente ha sido sustituida por la cuenta de Bancos. Bancos: Por bancos entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio hechos en instituciones bancarias. La cuenta de Bancos aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra 7
el banco. Bancos es cuenta del Activo, porque representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias. Mercancías: Por mercancías entendemos todo aquello que es objeto de compra o venta. La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancías; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancías. Mercancías es cuenta del Activo, porque representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante, aunque lo es únicamente al principiar y terminar el ejercicio (durante el ejercicio, es una cuenta mixta). Clientes: Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental. La cuenta de Clientes aumenta cada vez que se venden mercancías a crédito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve mercancías o se le concede algún descuento o rebaja. Clientes es cuenta del Activo, porque representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Documentos por cobrar: Se denomina pagare a una promesa formal, por escrito, de pagar una determinada suma de dinero en una fecha futura. También los Documentos por cobrar están integrados por los títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio; cuando las cantidades que deban otras personas o negocios a nuestra compañía estén amparadas con pagares, estos se clasifican como documentos por cobrar y por lo tanto forman parte de esta clasificación. La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagares a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan. Documentos por cobrar es cuenta del Activo, porque representa el importe de las letras y pagares que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Cuentas por cobrar: Con mucha frecuencia se venden bienes y servicios a los clientes sobre la base de promesas de pago orales o implícitas en una fecha futura. A tales ventas se les denomina “ventas a crédito”, o “ventas a cuenta”, estas se consideran como cuentas por cobrar.
1.4 conceptos generales de costos, gastos, ingresos, rentabilidad y utilidad
Costos 8
El sistema de contabilidad de costos se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y fondos gastados en actividades funcionales. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio. Los costos sirven, en general, para tres propósitos:
1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales).
El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación y toma de decisiones de la administración, esta información generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. Una función importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de su venta. La contabilidad de costos sirve para contribuir al control de las operaciones y facilita la toma de decisiones.
Las características de la contabilidad de costos son las siguientes:
• Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobre su total. • Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos. 9
• Los movimientos de las cuentas principales son en unidades. • Sólo registra operaciones internas. • Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y cargas fabriles. • Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercancía vendida y el de las existencias. • Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad general. • Su idea implícita es la minimización de los costos.
La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación. Al igual que la contabilidad general se basa en la partida doble. Es una parte de la contabilidad general que exige ser analizada con mayor detalle que el resto. Si bien puede prescindirse de la base contable para establecer costos, no es recomendable por las deficiencias, errores y omisiones que pueden originarse.
Un sistema de costos integrado en la contabilidad general permite operar con la perfecta seguridad que ofrece el balanceo de las cuentas.
• Administrativamente: La contabilidad de costos representa la suma de erogaciones en que se incurre para la adquisición de un bien o de un servicio, con la intención de que genere un ingreso o beneficio en el futuro. (Política de producción, mantenimiento, de inventarios, créditos).
• Contablemente: La contabilidad de costos representa los recursos que se entregan o prometen entregar (sacrificios económicos) a cambio de un bien o servicio. 10
(Activo, gastos, perdidas).
Gastos A cualquier empresa –industrial, comercial o de prestación de servicios– para funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, etc. La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc. El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de tesorería para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efectúa el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante en que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el aplazamiento del pago es una práctica bastante extendida en el mundo empresarial. Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación de pago, que integrará el pasivo.
1.5 definición y características de las depreciaciones, amortizaciones y su impacto en el renglón de gastos. Depreciación: Es un proceso de distribución del costo entre los distintos periodos contables que se beneficiaron con el uso del activo y no un proceso de valuación ni el registro del deterioro físico, ni la baja del valor de mercado del activo. Es un procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de una manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles., menos su valor de desecho (si lo tienen), entre la vida útil estimada de la unidad, por lo tanto la depreciación contable es un proceso de distribución y no de valuación.
Métodos para el cálculo la depreciación: 11
Método lineal Es el mas sencillo para calcular se basa en la idea de que los activos se consumen uniformemente durante el transcurso de su vida útil de servicio , es decir que no debe existir una disminución ni en la calidad ni en la eficacia de los bienes a medida que se hacen viejos. El procedimiento de línea recta también se justifica a menudo sobre una base más teórica. Cuando la obsolescencia progresiva es la causa principal de una vida de servicio limitada, la disminución de utilidad puede ser constante de un periodo a otro.
Activo fijo Los activos fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fabrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un contraejemplo sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la inmobiliaria son parte de su activo fijo. Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante. Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, debido a que éstos lo hacen de forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use ése activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor más ajustado posible, o a amortizar los gastos a largo plazo (activo diferido). Para ello existen tablas y métodos de depreciación y de amortización. Mediante la depreciación y la amortización, se reduce el valor del bien y se refleja como un gasto (menor valor del bien) y se aplica el gasto pagado adelantado en el periodo que le corresponde.(cabe mencionar que los activos son los derechos de la empresa) La amortización aplica para los activos diferidos o intangibles ( cargo anual que se hace para recuperar la inversión )
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Los cargos de depreciación y amortización correspondientes deben de basarse en la ley tributaria.
Unidad 2 Estructura general de la Información financiera. 2.1 Estructura general de la información financiera Estados financieros: Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.
2.1.1 Estado de resultados Es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad (pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias.
Estados financieros básicos El balance general El estado de resultados El estado de flujos de efectivo
Estructura de un estado financiero.
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· Encabezado: sirve para documentar; nombre de la empresa, nombre del estado financiero, fecha del ejercicio correspondiente. · Cuerpo: para el contenido del estado financiero que se trate.
· Pie: para notas de los estados financieros, nombre y firma de quien lo confecciona, audita, interpreta, etc.
2.1.2 Balance general Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo Carteristas de un balance general: a).- básico: proporciona la información financiera básica de una empresa. b).- estático: la información proporcionada corresponde a una fecha determinada. c).- sintético: la información es en forma global. Se compone de tres elementos: 1. Activo 2. Pasivo 3. Capital Se puede presentar en forma de reporte y forma de cuenta Forma de cuenta: es de forma horizontal, es la forma más usual, mostrando el activo al lado izquierdo y al lado derecho muestra el pasivo, así como el capital esta del mismo lado. A=P+C Forma de reporte: esta presentado de forma vertical, mostrándose en primer lugar el activo, después el pasivo y por último el capital. A-P=C 2.1.3 Estado de flujo de efectivo 14
Provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. Otra definición puede ser; El estado que muestra el origen de fondos de una empresa, así como las aplicaciones que hicieron de las mismas en dos o más periodos o ejercicios determinados pasados, presentes o futuros. Características: muestran el origen y la aplicación a largo plazo de los fondos de una empresa, la información de este estado corresponde a dos o más ejercicios.
2.2 interrelación de los estados financieros Interrelación de los estados financieros. Los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente de las necesidades del usuario general, las cuales dependen de la naturaleza de las actividades de la entidad. Sin embargo, los estados financieros no son un fin en sí mismos, son un medio útil para la toma de decisiones económicas en el análisis de alternativas para optimizar el uso adecuado de los recursos de la entidad. Por ello, los estados financieros deben proporcionar elementos de juicio confiables que permitan al usuario general evaluar: a) el comportamiento económico-financiero de la entidad, su estabilidad y vulnerabilidad; así como, su efectividad y eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos; y b) la capacidad de la entidad para mantener y optimizar sus recursos, obtener Financiamientos adecuados, retribuir a sus fuentes de financiamiento y, en consecuencia, determinar la viabilidad de la entidad como negocio en marcha. Esta doble evaluación se apoya especialmente en la posibilidad de obtener recursos y de generar liquidez y requiere el conocimiento de la situación financiera de la entidad, de su actividad operativa y de sus cambios en el capital contable o patrimonio contable y en los flujos de efectivo o, en su caso, en los cambios en la situación financiera. Por consiguiente, considerando las necesidades comunes del usuario general, los estados financieros deben serle útiles para:
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a) Tomar decisiones de inversión o asignación de recursos a las entidades. Los principales interesados al respecto son quienes pueden aportar capital o que realizan aportaciones, contribuciones o donaciones a la entidad. El grupo de inversionistas o patrocinadores está interesado en evaluar la capacidad de crecimiento y estabilidad de la entidad y su rentabilidad, con el fin de asegurar su inversión, obtener un rendimiento y recuperar la inversión o, en su caso, proporcionar servicios y lograr sus fines sociales. b) Tomar decisiones de otorgar crédito por parte de los proveedores y acreedores que esperan una retribución justa por la asignación de recursos o créditos. Los acreedores requieren para la toma de sus decisiones, información financiera que puedan comparar con la de otras entidades y de la misma entidad en diferentes periodos. Su interés se ubica en la evaluación de la solvencia y liquidez de la entidad, su grado de endeudamiento y la capacidad de generar flujos de efectivo suficientes para cubrir los intereses y recuperar sus inversiones o crédito. c) Evaluar la capacidad de la entidad para generar recursos o ingresos por sus actividades operativas; d) Distinguir el origen y las características de los recursos financieros de la entidad, así como el rendimiento de los mismos. En este aspecto el interés es general, pues todos están interesados en conocer de qué recursos financieros dispone la entidad para llevar a cabo sus fines, cómo los obtuvo, cómo los aplicó y, finalmente, qué rendimiento ha tenido y puede esperar de ellos; e) Formarse un juicio de cómo se ha manejado la entidad y evaluar la gestión de la administración, a través de un diagnóstico integral que permita conocer la rentabilidad, solvencia y capacidad de crecimiento de la entidad para formarse un juicio de cómo y en qué medida ha venido cumpliendo sus objetivos; y f) Conocer de la entidad, entre otras cosas, su capacidad de crecimiento, la generación y aplicación del flujo de efectivo, su productividad, los cambios en sus recursos y en sus obligaciones, el desempeño de la administración, su capacidad para mantener el capital contable o patrimonio contable, el potencial para continuar operando en condiciones normales, la facultad para cumplir su responsabilidad social a un nivel satisfactorio.
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Unidad 3 Análisis e interpretación de estados financieros Análisis financiero: Consiste en recopilar los estados financieros para comprar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. 3.1 Importancia y objetivos del análisis e interpretación Presentación y revelación en los estados financieros la NIF-1 (Estructura de las normas de información financiera) establece que: La presentación de información financiera se refiere al modo de mostrar adecuadamente en el estado financiero y sus notas, los efectos derivados de las transacciones internas y otros cuentos, que afecten económicamente a una entidad. Implica un proceso de análisis, interpretación, simplificación, abstracción y agrupación de información en los estados financieros, para que estos sean útiles en la toma de decisiones del usuario general. La revelación es la acción de divulgar en estados financieros y sus notas toda aquella información que amplié el origen y significación de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando información acerca de las políticas contables. El primordial objetivo es el de ayudar a los ejecutivos de una empresa a determinar si las decisiones acerca de los financiamientos determinando si fueron los más apropiados, y de esta manera determina el futuro de las inversiones de la organización; sin embargo, existen otros elementos intrínsecos o extrínsecos que de igual manera están interesados en conocer e interpretar estos datos financieros, con el fin de determinar la situación en que se encuentra la empresa, debido a lo anterior a continuación se presenta un resumen enunciativo del beneficio o utilidad que obtienen las distintas personas interesadas en el contenido de los estados financieros. Objetivos específicos que comprenden la interpretación de los estados financieros dentro de la administración de una empresa: -
Comprender los elementos de análisis que proporcionen la comparación de las razones financieras y las diferentes técnicas de análisis que se pueden aplicar dentro de una empresa.
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Describir algunas de las medidas que se deben considerar para la toma de decisiones y alternativas de solución para los distintos problemas que afecten a la empresa, y ayudar a la planeación de la dirección de las inversiones que realice la organización.
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Utilizar las razones más comunes para analizar la liquidez y la actividad del inventario cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos fijos y activos totales de una empresa.
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Analizar la relación entre endeudamiento y apalancamiento financiero que presenten los estados financieros, asa como las razones que se pueden usar para evaluar la posición deudora de una empresa y su capacidad para cumplir con los pagos asociados a la deuda.
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Evaluar la rentabilidad de una compañía con respecto a sus ventas, inversión en activos, inversión del capital de los propietarios y el valor de las acciones.
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Determinar la posición que posee la empresa dentro del mercado competitivo dentro del cual se desempeña.
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Proporcionar a los empleados la suficiente información que estos necesiten para mantener informados acerca de la situación bajo la cual trabaja la empresa.
El ejecutivo financiero cuando le da importancia al análisis financiero se convierte en un tomador de decisiones sobre aspectos tales como donde obtener los recursos, en que invertir, cuales son los beneficios o utilidades de las empresas cuando y como se le debe pagar a las fuentes de financiamiento, se deben de reinvertir las utilidades. Para poder hacer un análisis de los estados financieros y este sirva para lograr la toma de decisiones se requiere: -
Ser eficaz y eficiente
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Brindarse en el tiempo que determinar la normativa legal y los requerimientos de la dirección de la empresa.
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Ser fidedigna incorporando a los registros contables aquellas transacciones realmente ocurridas.
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Ser creíble y valida, basándose para ello en la captación de los primarios clasificados, evaluados y registrados correctamente. 18
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El sistema contable establecido debe generar información contable que pueda ser controlada y verificada por terceros.
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La información que se procese debe basarse en criterios similares en el tiempo y su aplicación debe ser común en todas las entidades.
3.2 Diversas técnicas de análisis e interpretación Se mencionaran las principales técnicas que se encontraron, las cuales son utilizadas para facilitar la visión en algunos problemas, las cuales son: 1- Método razones y proporciones financieras 2- Método grafico 3- Método comparativo 3.2.1 Razones financieras y porcientos integrales Se aplica este método en aquellos casos en los cuales se desea conocer la magnitud o importancia que tienen las partes que integran un todo. Es determinar la magnitud que integra cada uno de los renglones que componen, por ejemplo, el activo circulante en relación con su monto total. Para ello se equipara la cantidad total o global con el 100% y se determina en relación con dicho 100% el porciento relativo a cada parte. Los resultados obtenidos quedan expresados en porcientos, encontrando aquí la ventaja y la desventaja del método. La ventaja es porque al trabajar con números relativos nos olvidamos de la magnitud absoluta de las cifras de una empresa y con ellos se comprende más fácilmente la importancia de cada concepto dentro del conjunto de valores de una empresa. El defecto es de cómo se esta hablando de porcientos es fácil llegar a conclusiones erróneas, especialmente si se requieren establecer porcientos comparativos. Es útil este método para obtener conclusiones aisladamente, ejercicio por ejercicio, pero no es aconsejable si se desean establecer interpretaciones al comparar varios ejercicios. Este método puede ser utilizado total o parcialmente. Porcientos integrales totales. Aquí cantidades que se igualan al 100% son: 19
En el primer estado total del activo y la suma del pasivo mas el capital contable, pudiéndose determinar después los porcientos de cada capitulo del estado de situación financiera, así como los porcientos parciales de cada uno de los conceptos. En el estado de resultados, el 100% corresponde a las ventas netas. Porcientos integrales parciales en el estudio del activo circulante. Porcientos integrales de los valores del activo circulante. Se toma como igual al 100% el valor total de este rubro y sobre esta base, se calculan cada uno de los valores parciales de cada uno de sus conceptos. Porcientos integrales acumulativos del activo circulante en relación al pasivo circulante. Aquí se tiene presente el describir la verdadera capacidad de pago de la negociación en forma más completa y verídica de la razón simple del circulante. En este caso se toma al pasivo circulante igual a 100 y posteriormente se calcula el porciento que representa cada uno de los valores del activo circulante en relación a dicho 100%, con la circunstancia de que dichos porcientos se van acumulando. En esta forma y debido a que los distintos conceptos del activo circulante se encuentran ordenados de acuerdo a su disponibilidad, este método toma en consideración a la solvencia y a la liquidez de sus valores circulantes. Formulas aplicables Porciento integral = (cifra parcial / cifra base) 100 Porciento integral es igual a cifra parcial sobre cifra base por cien Factor constante = (100 / cifra base) cada cifra parcial Factor constante es igual a cien sobre cifra base por cada cifra parcial Cualquier fórmula puede aplicarse indistintamente a determinada clase de estado financiero. Como ya se dijo anteriormente sobre porcientos integrales ahora le toca al análisis de razones que es el punto de partida para desarrollar la información. Se suelen clasificar en cuatro grupos el análisis de razones son los siguientes: -
Razones de liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la empresa para saldar las obligaciones que vencen.
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Razones de actividad: miden la efectividad con que la empresa esta utilizando los activos empleados. 20
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Razones de rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.
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Razones de cobertura: miden el grado de protección a los acreedores e inversionistas a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro país la mas utilizada es la razón entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.
3.2.2 Método grafico Se trazan las líneas de costos totales e ingresos totales para obtener su punto de intersección, que es el punto de equilibro. Es el punto en donde los costos totales igualan a los ingresos. 3.2.3 Estados financieros comparativos Los estados financieros están diseñados para ayudar a los usuarios en la identificación de las relaciones y tendencias clave. Los estados financieros de la mayoría de las empresas son clasificados y se presentan en forma comparativa. Con frecuencia, la palabra consolidado aparece en los encabezamientos de los estados. Los usuarios de los estados financieros deben tener un claro entendimiento de estos términos. La mayoría de las organizaciones empresariales prepara estados financieros clasificados, lo cual significa que no se agrupan o clasifican renglones con ciertas características. La finalidad de estas clasificaciones es obtener subtotales útiles que ayudaran a los usuarios en el análisis de estos estados. Estas clasificaciones y subtotales están estandarizados para la mayoría de las empresas, práctica que ayuda a quienes toma decisiones a comparar los estados financieros de las diferentes compañías. En los estados financieros comparativos, aparecen los valores de los estados financieros para diversos años en columnas verticales seguidas, esto ayuda a los inversionistas a identificar y a evaluar los cambios significativos y las tendencias. La mayoría de las grandes empresas son propietarios de otras empresas a través de las cuales realizan algunas de sus actividades empresariales. Las corporaciones que poseen otros negocios se denominan matrices y las compañías de las cuales son dueñas se conocen como filiales. Los estados financieros consolidados presentan la situación financiera y los resultados de operación de la compañía matriz y de sus filiales como si se trataran de una sola organización empresarial. 21
Unidad 4 Naturaleza e importancia de los costos Contabilidad de costos: la contabilidad de costos industriales es un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Puede aplicarse a cualquier tipo de actividad económica, con la cual se obtienen grandes beneficios ya que proporciona información a la dirección de la empresa para una mejor toma de decisiones. 4.1 Características e importancia de los costos en la empresa comercial e industrial La contabilidad del costo cae dentro de la contabilidad administrativa cubriendo una parte de la contabilidad financiera. La contabilidad de costo puede aplicarse a cualquier tipo de actividad económica, con la cual se obtienen grandes beneficios ya que proporciona información a la dirección de la empresa para una mejor toma de decisiones. La empresa comercial tiene como principal función económica actuar como intermediario comprando artículos elaborados para posteriormente venderlos, básicamente en las mismas condiciones. La empresa de transformación (industrial), se dedica a la adquisición de materias primas para transformarlas física y/o químicamente y ofrecer un producto a los consumidores diferentes al que la empresa adquirió. Introduce una nueva función, que es precisamente la función de producción por manufactura y cuyos costos se conocen con el nombre de costo de producción, formando por el costo total de la materia prima sujeta a transformación, la mano de obra necesaria para realizar la manufactura y el conjunto de diversas erogaciones fabriles (cargos indirectos) que intervienen en la transformación misma. La primera función está constituida por la compra de materia prima, cuyo costo se forma por el precio de adquisición facturado por los proveedores, mas todos aquellos costos inherentes al traslado de la materia prima hasta propia empresa.
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La segunda función es propiamente la actividad adicional, o sea, la función de producción o manufactura, que comprende el conjunto de erogaciones relacionadas con la guarda, custodia y conservación de los materiales en el almacén; la transformación de estos en productos elaborados mediante la incorporación del esfuerzo humana y con el conjunto de diversas erogaciones fabriles. La tercera función es la distribución y comprende la suma de erogaciones referentes a la guarda, custodia y conservación de los artículos terminados; su publicidad y promoción; el empaque, despacho y entrega de los productos a los clientes; los gastos del departamento de ventas; los gastos por la administración en general y los gastos por el financiamiento de los recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento. Los objetivos de la contabilidad de costo son: -
Principalmente, proporcionar suficiente información en forma oportuna a la dirección de la empresa, para una mejor toma de decisiones.
-
Generar información para ayudar a la dirección en la planeación, evaluación y control de las operaciones de la empresa.
-
Determinar los costos unitarios para normas políticas en dirección en proceso y de artículos terminados.
-
Generar informes para determinar las utilidades, proporcionando el costo de los artículos vendidos.
-
Contribuir a la planeación de utilidades y a la elección de alternativas por parte de la dirección, proporcionando anticipadamente los costos de producción, distribución, administración y financiamiento.
-
Contribuir en la elaboración de los presupuestos de la empresa, en los programas de cuenta, producción y financiamiento.
4.2 Definición e interpretación de los elementos del costo en una empresa industrial Se utilizan los siguientes elementos: Costo de administración: abarca todas al erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con la dirección y manejo de las 23
operaciones generales de la empresa, incluidas la gerencia, contraloría, auditoria, contabilidad, tesorería, crédito y cobranza, caja y oficinas generales. Costos de distribución: comprende todas las erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones correspondientes al almacenamiento, empaque, despacho y entrega de los productos terminados; los gastos de promoción, publicidad y propaganda y los gastos del departamento de ventas y su personal. Costos financieros: se refiere a todos los costos causados por el financiamiento en la empresa (intereses) así como comisiones y cargos diversos por servicios prestados principalmente por las instituciones bancarias. 4.3 Aplicación práctica de sistemas de costeo 4.3.1 Por órdenes de fabricación Se establece este sistema cuando la producción puede ser de un carácter interrumpido, lotificado, diversificado, que responda a órdenes e instrucciones concretas y especificas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar de lo mismo. 4.3.2 Por procesos Se establece este sistema cuando la producción se desarrolla en forma continua e interrumpida, mediante una afluencia constante de materiales a los procesos transformativos. 4.4 Descripciones de costos: Estimados, estándar, fijos, variables, directos e indirectos Costos estimados: son gastos predeterminados cuyo cálculo es un tanto general y poco profundo, se basa en la experiencia que las empresas tienen de periodos anteriores, considerando también las condiciones económicas y operativas presentes y futuras. Costos estándar: son costos predeterminados curiosamente, que según la empresa debe constar un producto o la operación de un proceso durante el periodo de costos, sobre la base de ciertas condiciones supuestas de eficiencia, condiciones económicas y otros factores propios de la empresa. Según su grado de variabilidad: Costos fijos: son los costos que permanecen constantes en su magnitud dentro de un periodo determinado, independientemente de los cambios registrados en el volumen de operaciones realizadas. 24
Costos variables: son aquellos cuya magnitud cambia en razón directa del volumen de las operaciones realizadas. Costos semifijos, semivariables o mixtos: son los que tienen elementos tanto fijos como variables.
Según su identificación: Costos directos: son aquellos que se pueden identificar o cuantificar plena mente con los productos o las áreas específicas. Costos indirectos: son costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos o las áreas específicas.
Unidad 5 Aplicaciones de planeación Planeación, en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente .La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y recursos necesarios para su realización.
5.1 importancia de los objetivos y particulares en la planeación La planeación es fundamental para el éxito de ésta debido a las siguientes razones: Sirve de base para las demás funciones La planeación sirve como base paras las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), sirve para organizar recursos, sirve para 25
coordinar tareas o actividades, y sirve para controlar y evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados). Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos La planeación permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos, al analizar la situación actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción. Genera compromiso y motivación La planeación genera el compromiso y la identificación de los miembros de la empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecución. El hecho de planificar podemos considerarlo como el principio del proceso de enseñanza y siendo este paso el primero que debemos dar para anticipar las acciones que vamos a desarrollar y organizar, diseñar, implementar, direccionar, coordinar, evaluar y sistematizar nuestras acciones y la de todos los actores del proceso educativo, para asegurar el éxito del proceso de enseñanza de nuestros jóvenes en función de un propósito, debemos tomar conciencia del gran compromiso y responsabilidad que tenemos los educadores. Una vez que se finaliza el plan financiero, se puede preparar el presupuesto del año siguiente tomando como base el plan actual.
5.2 El papel de los presupuestos en la planeación
Planeación: El proceso de planeación consta de las siguientes etapas: • Establecimiento de objetivos. • Formulación de estrategias. • Desarrollo de planes de operación. • Establecimiento de presupuestos financieros. • Ejecución de las operaciones.
Variables indirectas que se deben tomar en cuenta al hacer los planes: 26
• Existencia de ventajas que permiten competir. • Atención más adecuada con respecto a la competencia. • Se cuenta con un plan de liderazgo de costos. • En que segmento de mercado se esta y como mantenerlo. • Fidelidad de los clientes. • Se cuenta con recursos humanos capaces.
Factores sobre los resultados finales del negocio no controlables por la gerencia. • Inflación. • Devaluación. • Tasa de interés. Una empresa que no trabaje sujeta a planes constituye simplemente una masa amorfa, incoherente sin dirección alguna.
Definición de Presupuesto: Método sistemático y personalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. Presupuesto: La planeación y el control como funciones de la gestión administrativa se materializan en el proceso de elaboración del presupuesto. En particular comprende el desarrollo y la aplicación de: Objetivos empresariales generales a largo plazo. • Especificación de las metas de la empresa. • Desarrollo de un plan a largo plazo. • Un plan de utilidades a corto plazo detallado en cuanto a responsabilidades particulares (divisiones, productos y proyectos).
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• Un sistema de informes responsabilidades asignadas.
periódicos
de
resultados
detallados
por
• Procedimientos de seguimiento. Importancia del presupuesto en la planeación. Las empresas forman parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre mayor serán los riesgos por asumir. El presupuesto surge como una técnica moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. Los presupuestos son valiosos en la medida que sirven de guía, que ayudan a monitorear si lo implementado esta bien y si se están logrando los resultados esperados, aunque deben ser flexibles de acuerdo a las necesidades del mercado. • Se determina si los recursos estarán disponibles parta ejecutar las actividades y se procura la consecución de los mismos. • Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. • Se aplican estos estándares en la aplicación del presupuesto (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación). • Se pondera el valor de estas actividades. Ventajas: • Cada miembro de la empresa pensara en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las actividades que le fueron asignadas. • La dirección realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades, y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. • De manera periódica se plantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. • Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. 28
• Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
Desventajas: • Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. • Es solo una herramienta de la gerencia, solo sirve de guía a la administración, no la suplanta. • Su implementación y funcionamiento necesita tiempo por lo tanto sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo, cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en la ejecución este plenamente convencido de las necesidades de la empresa.
5.3 el proceso del presupuesto El Presupuesto Empresarial es una herramienta indispensable para la administración de las organizaciones públicas y privadas, es un plan integrador y coordinador de todas las áreas que requieren de la previsión para analizar alternativas y poder tomar las decisiones correctas en términos financieros y de recursos. El Presupuesto implica definir metas, objetivos y asignar recursos económicos, humanos, medios, etc., para la ejecución de esos planes detallados para cada área de la empresa y enfocar nuestros esfuerzos hacia el logro de un resultado específico, en tiempo, realizable y medible. Su preparación involucra a todas las áreas de la empresa, no es responsabilidad exclusiva del área financiera. Intervienen áreas como ventas, producción, compra, administración y servicios. El presupuesto se divide en cuatro áreas básicas: Programa de Ventas. Programa de Producción. Programa de Administración. Programa de Inversiones. Cada programa y sus programas suplementarios se componen de metas cuantificables, planes de acciones concretas a seguir en el plazo establecido, uso 29
de recursos económicos, humanos, inversiones, todas conectadas al objetivo común de su empresa. Las técnicas de Presupuestario utilizadas pueden variar o ser combinadas con la experiencia de las personas en las áreas involucradas, ya sea por su amplio conocimiento técnico y capacidad práctica de sus actividades y análisis de los consumos reales, por el uso de técnicas y análisis estadísticos, promedio móviles para proyección de las ventas, análisis y tendencias del mercado, maquinarias y equipos disponibles, utilización de la capacidad instalada, etc.
Ventajas y limitaciones del presupuesto
La existencia del Presupuesto como herramienta de control permite: A. Medir logros de la Gerencia y facilita el control administrativo. B. Dar participación a todas las áreas de su empresa, logrando la cooperación e integración de todas las áreas hacia una meta común. C. Indicar tendencias y análisis periódicos para lograr eficiencia en sus operaciones. También, existen limitaciones importantes a considerar al momento de su elaboración y ejecución: A. Se basa en estimaciones, por lo que se trata de utilizar datos estadísticos para reducir la incertidumbre al mínimo. B. Es una herramienta dinámica para ser adaptada a cambios o variaciones de sus condiciones. C. Su ejecución implica un análisis ponderado de las variaciones que resulten entre lo que se presupuesta y los datos reales. El resultado final del proceso de planeación es el Estado de Resultados Pro forma o Proyectado, Balance General y el Estado de Flujo de Efectivo o de Caja para el próximo período. A través de su ejecución, permite al área financiera ejercer funciones de control y medición de las operaciones, dar participación a los diferentes sectores 30
productivos, medir el logro de la actividad e indicar de forma eficiente cuándo se puede flexibilizar y cambiar tendencias y desviaciones. En épocas de incertidumbres de los mercados, financieros o del negocio al que se dedique, presupuestar implica una visión hacia dónde queremos dirigirnos, siempre contando con la flexibilidad necesaria para ajustar y/o cambiar el rumbo de su negocio, manteniendo su rentabilidad. Las variables macroeconómicas que inciden o marcan un escenario específico del mercado deben ser consideradas al momento de formular su presupuesto, como son: política fiscal, comportamiento del tipo de cambio, regulaciones legales, acuerdos y tratados, inflación del país y de los países donde tiene relaciones comerciales, política arancelaria y fiscal, comportamiento sueldos y salarios del mercado laboral. Una actitud optimista y de confianza en sus posibilidades y su entorno, le permite preparar un plan de desarrollo y crecimiento de su mercado, con premisas claras de dónde estamos, hacia dónde nos dirigimos y cómo lograr el cambio.
5.3.1 periodo y organización El periodo presupuestario implica un ciclo de actividades como son: 1) Formulación, donde usted establece los objetivos, metas y políticas a seguir en cada área de actividad. 2) Discusión, en cada nivel administrativo usted mide el alcance y cuantifican las metas a lograr. 3) Elaboración, una vez cada área define sus metas y las cuantifica, se integran las mismas en un solo Proyecto del Presupuesto. 4) Aprobación y Ejecución, es la parte donde el Proyecto del Presupuesto recibe la aprobación del organismo jerárquico de mayor relevancia de la empresa, quien da su aprobación para su ejecución, estableciéndose la responsabilidad a cada encargado de área para el seguimiento de los planes establecidos para el periodo a que corresponda. Organización: Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las 31
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. Actividades importantes de organización. Subdividir el trabajo en unidades operativas (depto.) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
5.3.2 ejecución y control
Ejecución: Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están: dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
Actividades importantes de la ejecución. 32
Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Control: Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
Actividades importantes de control Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. 33
5.4 Desarrollo del presupuesto maestro Es una expresión utilizada en algunas organizaciones cuando se habla de los planes operativos y financieros a futuro para un periodo de un año, los cuales se materializan en el presupuesto anual. A continuación se resume en los siguientes estados financieros: •Balance general o estado de la situación financiera. •Estado de resultados o estado de pérdidas o ganancias. •Estado de flujo de carga o estado de flujo en efectivo. En
otras
organizaciones
le
agregan
estos
dos
estados
financieros:
• Estados de cambio en la posición financiera, estado de origen y aplicación de fondos o estado de flujo de fondos. • Estado de cambios en el patrimonio. En ocasiones los estados financieros mencionados se denominan estados de pro forma. El presupueste maestro recoge las decisiones y los planes operativos así como las previsiones de financiamiento de los mismos. Mientras que los planes operativos se centran en el uso de los recursos escasos, los financieros se centran en la manera de financiar las actividades de la operación y de las inversiones del negocio. Así también el presupuesto maestro está integrado básicamente por dos áreas que son: • El presupuesto de operación • El presupuesto financiero Cada uno de los presupuestos deben ser elaborados a precios constantes, es decir, deben llevar todos los pesos al mismo poder de compra, de tal manera que uno de los objetos básicos del presupuesto como lo es el control administrativo pueda desarrollarse, porque de otra manera sería imposible llevar a cabo dicha actividad, al mezclar en los datos comparativos pesos con diferente poder de compra. Presupuestos de: Requisiciones de Materia Prima 34
Mano de Obra Gastos Indirectos de Fabricación Costo de Producción y Venta Gastos de Venta Gastos de Administración Estado de Resultados de Operación Presupuestado Presupuesto de Efectivo Adiciones de Activo No Circulante Estados Financieros Proyectados Estado de Resultados Presupuestados Balance General Presupuestado Flujo de Efectivo Presupuestado
5.4.1 presupuesto de operación
Presupuesto de ventas. La primera etapa que enfrentara la organización será la determinación del comportamiento de su demanda. Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
1.- Determinar el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado. 2.- Realizar un estudio a futuro de la demanda apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos. 3.- Elaborar el presupuesto de ventas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, etc., de tal forma que se facilite su ejecución. 35
Presupuesto de producción. De el depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizaran en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir en cada una de las líneas que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables: ventas presupuestadas de cada línea; inventarios finales deseados para cada tipo de línea y los inventarios iniciales con que se cuenta por cada línea. |Presupuesto de producto. por |Ventas presupuestadas + |Inv. Final de artic. Terminados|Inventario inicial de | |línea = | |- |art. terminados
Dentro del periodo productivo hay que determinar cual es la política deseada por cada empresa con respecto a la producción, las políticas más comunes son:
1.- Producción estable e inventario variable. Los costos de producción tienden a ser menores. 2.- Producción variable e inventario estable. No es fácil de aplicar por que implica estar parando y haciendo arrancar la maquinaria, lo cual resulta muy costoso, comparando con el beneficio de tener un inventario estable. 3.- Combinación de las dos anteriores.
Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras. Proporciona un marco de referencia para diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. El presupuesto de requerimientos de materia prima se deben expresar en unidades monetarias una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo cual constituye el costo del material presupuestado. En este presupuesto se incluye únicamente el material directo. Los beneficios del presupuesto de los requerimientos de materia prima son: 1.- Indica las necesidades de la materia prima. 36
2.- Genera la información de compras. 3.- Ejerce el control administrativo sobre la eficiencia con que se maneja la materia prima.
Presupuesto de mano de obra directa. Trata de diagnosticar las necesidades de recursos humanos y como actuar, de acuerdo con el diagnostico, para satisfacer los requerimientos de la producción planeada.
Este presupuesto debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si los actuales son los suficientes.
Presupuestos de gastos de fabricación indirectos. Debe elaborase con la participación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúa cualquier gasto de tipo indirecto. Es importante que se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado, y los gastos de fabricación fijos se planeen de acuerdo a la capacidad, independientemente del volumen de producción presupuestado.
Presupuestos de gastos de operación. Tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. Estados presupuestados.
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Es el presupuesto maestro, que esta constituido por dos presupuestos: el de operación y el financiero. Este presupuesto es un resumen de todos los presupuestos.
Conclusión Principios y técnicas para el logro eficiente de una meta grupal, mediante el uso de sus recursos y esfuerzo. La administración puede darse en donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar. De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos principales fases; fase mecánica , compuesta por la planeación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente; la otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la organización, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se está haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones. 38
Ahora bien las finanzas son una rama de la economía y la Administración que estudia la obtención y gestión, por parte de una compañía, individuo o del Estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos y de los criterios con que dispone de sus activos. En otras palabras, estudia lo relativo a la obtención y gestión del dinero y de otros valores como títulos, bonos, etc. Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y oportunidad en que se consigue el capital, de los usos de éste y de los pagos e intereses que se cargan a las transacciones en dinero. En un sentido real, las finanzas son la piedra angular del sistema empresarial: una buena administración financiera es de importancia vital para la salud económica de las empresas de negocios y por tanto para las naciones y para el mundo. Dada su importancia, las finanzas deben ser ampliadas para así optimizar los recursos financieros, minimizar la incertidumbre de la inversión, maximizar las utilidades, el patrimonio neto y el valor actual neto de la empresa. El campo de esta materia es relativamente complejo y se ha sometido a cambios constantes como respuesta a las variaciones observadas en las condiciones económicas. Todo esto hace de las finanzas una materia estimulante y emocionante, aunque también llena de retos y algunas veces de sorpresas.
Bibliografía Jiménez Cardoso, Sergio M, Análisis financiero, 2a ed., Madrid, Pirámide, 2002 Ortega Castro, Alonso, Introducción a las Finanzas, McGraw Hill. México 2002. http://www.buenastareas.com/Fundamentos-Financieros/3454149.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Fundamentos-FinancierosTrabajo4694033.html Fundamentos de administración financiera de Lawrence Gitman
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Preguntas unidad 1
1-¿Qué significa contabilidad? Es el control de los gastos y ganancias de una empresa
2- Defina los siguientes conceptos A) Contabilidad financiera. Es la cantidad de recursos que se mandan a una empresa B) Contabilidad de administración. Es el control de los gastos empresariales C) Usuario general. Es el encargado de los gastos empresariales y los aportes y recursos que obtiene la empresa y maneja un control general
3- ¿Qué significa entidad económica? 40
Es un establecimiento rico en recursos que genera empleos 4- diga los tipos de entidades en función con su finalidad A) Entidad lucrativa Es un establecimiento cuyo fin es el de ganar dinero. Tiendas, supermercados, fabricas, bancos etc.
B) Entidad no lucrativa Son los establecimientos cuyo fin es ayudar a las personas sin ningún fin monetario. Cruz roja, hospitales, fundaciones etc. 5- diga los fines fundamentales de la contabilidad Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones de la entidad 6- ¿Qué significa capital? Son los recursos con los que cuenta cada empresa o persona
Preguntas unidad 2 1-¿que son los estados financieros? Son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período. 2- ¿qué es el estado de resultados? Es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable 3- ¿Cuáles son los estados financieros básicos? El balance general El estado de resultados El estado de flujos de efectivo 41
4- explique la estructura de un estado financiero · Encabezado: sirve para documentar; nombre de la empresa, nombre del estado financiero, fecha del ejercicio correspondiente. · Cuerpo: para el contenido del estado financiero que se trate. · Pie: para notas de los estados financieros, nombre y firma de quien lo confecciona, audita, interpreta, etc. 5-¿Qué es un balance general? Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. 6-¿Cuáles son las características de un balance general? A).- básico: proporciona la información financiera básica de una empresa. B).- estático: la información proporcionada corresponde a una fecha determinada. C).- sintético: la información es en forma global.
Unidad 3 y 4 ¿En qué consistes el análisis financiero? Consiste en recopilar loe sestados financieros para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa ¿Cuál es la importancia de la interpretación financiera de las empresas? El principal objetivo que se propone la interpretación financiera es el de ayudar a los ejecutivos de una empresa a determinar si las decisiones acerca de los funcionamientos fueron los más apropiados y de esta manera determinar el futuro de las inversiones de la investigación 42
¿Cuáles son los principales objetivos que comprende la interpretación de los estados financieros? a) Comprender los elementos de análisis que proporcionan la comparación de las razones financieras y las diferentes técnicas de análisis que se pueden aplicar dentro de una empresa b) Analizar la liquides y la actividad del inventario, cuentas por cobrar, por pagar, activos fijos y activos totales de una empresa c) Evaluar la rentabilidad de una compañía con respecto a sus ventas, inversión en activos, inversión del capital de los propietarios, y el valor de las acciones d) Determinar la posición que posee la empresa dentro del mercado competitivo del cual se desempeña e) Proporciona a los empleados la suficiente información que estos necesitan, para mantenerlos informados acerca de la situación bajo la cual trabaja la empresa
¿Cuáles son los métodos que comúnmente se emplean para el estudio de los estados financieros? -
Método de razones
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Método de tendencias
-
Método de porcientos integrales
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Método de aumento y disminuciones
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Método de punto de equilibrio
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Método del punto de optima utilidad
¿Para qué sirve el análisis financiero? 43
Sirve como un examen objetivo que se utiliza como punto de partida para proporcionar referencia acerca de los hechos concernientes a una empresa ¿Qué es el método grafico? Se trazan las líneas de costos totales e ingresos totales para obtener su punto de intersección, que es el punto de equilibrio. Es el punto donde los costos totales igualan a los ingresos totales ¿Qué son los estados financieros? Los estados financieros están diseñados para ayudar a los usuarios en la identificación de las relaciones y tendencias claves. Los estados financieros de la mayoría de las empresas son clasificados y se presentan en forma comparativa ¿Cuál es el objeto del análisis de los estados financieros? Simplificar cifras y sus relaciones y hacer factible las comparaciones para facilitar su interpretación ¿Qué son los costos? Son los recursos sacrificados o perdidos para alcanzar un objetivo específico. Para nuestro cometido lo consideramos como el valor monetario de los recursos que se entrega o promete entregar a cambio de bienes o servicios que se adquieren ¿Qué es la contabilidad de costos? Es un sistema de información empleado para determinar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento
¿Qué son los costos estimados? Son costos predeterminados cuyo calculo es tanto general y poco profundo, se basa en la experiencia que las empresas tienen de periodos anteriores, considerando también las condiciones supuestas de eficiencia, condicione económicas y otros factores propios de la empresa ¿Qué es el sistema de costos estándar? Es la técnica que se ubica en las etapas de planeación, coordinación y control del proceso administrativo. Se entiende que el método estándar se refiere al mejor 44
método, la mejor condición o el mejor conjunto de detalles que se puedan idear en un momento determinado, tomando en consideración todos los factores restrictivos Preguntas unidad 5 1-¿Qué implica una planeación? implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente .La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y recursos necesarios para su realización. 2-¿Qué es el presupuesto empresarial? Es una herramienta indispensable para la administración de las organizaciones públicas y privadas, es un plan integrador y coordinador de todas las áreas que requieren de la previsión para analizar alternativas y poder tomar las decisiones correctas en términos financieros y de recursos. 3-¿Qué implica un presupuesto? Implica definir metas, objetivos y asignar recursos económicos, humanos, medios, etc., para la ejecución de esos planes detallados para cada área de la empresa y enfocar nuestros esfuerzos hacia el logro de un resultado específico, en tiempo, realizable y medible. 4-¿Cuáles son las 4 áreas básicas de un presupuesto? Programa de Ventas. Programa de Producción. Programa de Administración. Programa de Inversiones.
5-Cuáles son los puntos importantes de periodo y organización 1) Formulación, donde usted establece los objetivos, metas y políticas a seguir en cada área de actividad. 2) Discusión, en cada nivel administrativo usted mide el alcance y cuantifican las metas a lograr. 3) Elaboración, una vez cada área define sus metas y las cuantifica, se integran las mismas en un solo Proyecto del Presupuesto. 45
4) Aprobación y Ejecución, es la parte donde el Proyecto del Presupuesto recibe la aprobación del organismo jerárquico de mayor relevancia de la empresa, quien da su aprobación para su ejecución, estableciéndose la responsabilidad a cada encargado de área para el seguimiento de los planes establecidos para el periodo a que corresponda.
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