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AGENDA Introducción & Generalidades & El Gerente de Proyectos Proyect os & Áreas del Conocimiento de la Gerencia de Proyectos & Procesos de la Gerencia de Proyectos & Técnicas de Gerencia de Proyectos & Ejemplo Ilustrativo &
AGENDA Introducción & Generalidades & El Gerente de Proyectos Proyect os & Áreas del Conocimiento de la Gerencia de Proyectos & Procesos de la Gerencia de Proyectos & Técnicas de Gerencia de Proyectos & Ejemplo Ilustrativo &
1.0 1. 0 INTRO I NTRO DUC CI CION ON Los proyectos existen desde siempre, diversas actividades humanas humanas los emprenden en variadas circunstancias circunstancias de su actuar. Procurando como fin ultimo; llevarlos a un feliz y exitoso termino. La Gerencia de Proyectos esta llamada a ello.
2.0 G ENERA L IDA DES 2.1 Conceptos Básicos: • Gerencia: Conjunto de empleados especializados, de alta calificación, que dirigen y gestionan los asuntos de una empresa. • Gestión: Conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa. • Proyecto: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un único producto o servicio. • Gerencia de proyectos: Aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los participantes.
2.2 Orígenes: Años 50´s: Los proyectos militares requerían la coordinación de un trabajo en conjunto.
Bernard Schriever desarrolló el concepto de concurrencia integrando todos los elementos en un solo programa y presupuesto
En 1969, se formó el PMI (Project Management Institute), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas. (Continua)
(Continuación)
…Desde tal año, el PMI ha estado desarrollando y
publicando estándares profesionales para la Gestión de Proyectos, los cuales se recogen en el PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
Certificación de los gerentes de las empresas
2.3 Esquema de estudio:
3.0 GERENTE DE PR OYECTO El Gerente de Proyecto es la figura clave en la planificación, ejecución y control del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo mediante la toma de decisiones tendentes a la consecución de los objetivos.
3.1 Relaciones Básicas del Gerente De Proyecto
Conquistar Logros Saber ejercer control
Servir al Cliente
Lograr Ganancias
Ajustarse al Programa
3.2 Responsabilidades Del Gerente de Proyecto
De acuerdo al proceso administrativo:
Planeación: definir claramente junto con el
♣
cliente, los objetivos del proyecto.
Organización: obtener recursos y asignar
♣
responsabilidades
Control: llevar un sistema de información
♣
de administración para seguir el progreso real y compararlo con lo planeado.
3.3 Características, Habilidades, y Criterios de Selección para un Gerente de Proyecto Características
Son Criterios Entusiastas ♦ Toleran La Ambigüedad ♦ Poseen Aptitudes Para La Formación De Equipos Y Alianzas ♦ Tienen Orientación Hacia El Cliente ♦ Tienen Orientación Hacia Los Negocios ♦
Conocimientos ♦ Capacidad Analítica ♦ Capacidad Para Adoptar Decisiones ♦ Liderazgo ♦ Personalidad ♦ Relaciones Humanas ♦
Habilidades
Capacidad De Liderazgo ♦ Capacidad Para Desarrollar A Las Personas ♦ Habilidades De Comunicación ♦ Capacidad Para Manejar El Estrés Habilidades Para La ♦
3.4 Planes de Formación para los Gerentes de Proyecto. Cursos para el fomento de las capacidades ◘ Programas de enseñanza. ◘ Participación en una red informática en relaciones gerenciales ◘ Asistir a foros sobre prácticas específicas ◘ Certificarse en el Project Management Institute ◘
4.0 A REA S DEL CONO CIMIENTO La Gerencia de Proyectos funciona en nueve áreas del conocimiento, así se tienen:
•
GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Desarrollo del plan de proyecto, Ejecución del plan del proyecto, Control integrado de cambios
•
GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO Iniciación, Planeamiento del alcance, Definición del alcance, Verificación del alcance, Control del cambio del alcance
•
GERENCIA DE TIEMPO DEL PROYECTO Definición de la actividad, Actividad que ordena, Duración que estima, Desarrollo del horario, Control de la actividad del horario
•
GERENCIA DEL COSTO DEL PROYECTO Planeamiento del recurso, Costo estimado, Costo del presupuesto, Control de costo
•
GERENCIA DE LA CALIDAD DEL PROYECTO Planeamiento de la calidad, Garantía de calidad, Control de calidad
•
GERENCIA DE RECURSO HUMANO DEL PROYECTO Planeamiento organizacional, Adquisición del personal, Desarrollo de la organización del equipo
•
GERENCIA DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO Planeamiento de comunicaciones, Distribución de la información, Funcionamiento de reportes, Cierres administrativos
•
GERENCIA DE RIESGOS DEL PROYECTO Planeamiento de la gerencia de riesgo, Identificación del riesgo, Análisis cualitativo del riesgo, Análisis cuantitativo del riesgo, Planeamiento de la respuesta del riesgo, Riesgo que se supervisa y se controlan
•
GERENCIA DE CONSECUCIÓN DEL PROYECTO Planeamiento de la consecución, Planeamiento de la solicitación, Solicitación, Elección de la fuente, Administración del contrato, Liquidación del contrato
5.0 PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase.
Planeación: Define y precisa los objetivos
Ejecución: Integra a personas y otros recursos
Seguimiento y Control: Mide y supervisa regularmente el avance
Cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado
5.1 Procesos de Iniciación: Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)
Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar.
5.2 Procesos de Planeación:
Plan de Gestión del proyecto
5.3 Procesos de Ejecución
5.4 Procesos de Seguimiento y Control
5.5 Procesos de Cierre
6.0 Té c n ic as d e Ger en c ia d e Pr o y ec to s En cualquiera de las funciones de gerencia (planificación, dirección, supervisión y control gerencial) son aplicadas las siguientes técnicas: PLANIFICACIÓN GERENCIAL Administración por Objetivos ♣ Método Pullman ♣ Matriz de interacción ♣ Análisis administrativo ♣ Árboles de influencia ♣ Escenarios ♣ Modelos de simulación ♣ Marco lógico ♣ Análisis Costo-Beneficio ♣ Investigación de operaciones ♣
APLICACIÓN DE LAS DECISIONES ♣ Diagrama de flujos ♣ Red de actividades
DIRECCIÓN Delegación de funciones ♣ Equipo de Trabajo ♣ Desarrollo Organizacional ♣
SUPERVISIÓN Lista de chequeo ♣ Filmación ♣ Revisión del desempeño ♣ Círculos de calidad ♣
CONTROL GERENCIAL Autocontrol ♣ Contabilidad de costos ♣
SOFTWARE DE GESTION DE PROYECTOS Microsoft Project ♣ OpenProj ♣ GanttProject ♣
♣
7.0 Con clu s ion es La Gerencia de Proyectos • Tiene en el PMI un marco de referencia y un estándar • Está orientada a procesos. • Indica el conocimiento necesario para manejar el ciclo vital de cualquier proyecto, programa y portafolio a través de sus procesos. • Define para cada proceso sus insumos, herramientas, técnicas y reportes necesarios (entregables). • Define un cuerpo de conocimiento en el cual cualquier industria pueda construir las mejores prácticas específicas para su área de aplicación.
Conclusiones (Continuación) • La Gerencia de Proyectos es Complejo para los proyectos pequeños. • Tiene que ser adaptado a la industria del área de aplicación, el tamaño y el alcance del proyecto, el tiempo y el presupuesto y los apremios de la calidad.
8.0 Ejem p lo Ilu s trativo ♦
Nombre del Proyecto: “Proyecto de Desarrollo
Integral en la localización de Valle Lindo” ♦
Estrategias: – Mejorar los niveles sociales, técnicos y económicos de la población asentada en el área. – Profundizar y consolidar el proceso de reforma agraria desarrollada en años anteriores – Incrementar la producción agropecuaria
– Aumentar el valor agregado de las actividades económicas – Lograr el arraigo de la población rural – Proteger, conservar y mejorar los recursos naturales y el ambiente. – Construir la infraestructura básica de riego, drenaje, carreteras y caminos de penetración. ♦
Actividades: Administración de tierras Desarrollo agropecuario Investigación agropecuaria
♦
Actividades (Continuación) Agroindustria y comercialización Desarrollo social Ambiente y recursos naturales Infraestructura
♦
Plan de Área: – Conseguir un cierto ordenamiento territorial y aprovechamiento racional de los recursos existentes en el área. – Lograr una distribución más equitativa de los medios de producción. – Posibilitar la participación de los pobladores del área.
– Abrir nuevas fuentes de trabajo, tanto en el campo como en los poblados. – Disminuir el éxodo hacia fuera del área, especialmente de los matrimonios y de los campesinos jóvenes. – Disponer de un mayor volumen y mejor calidad de los productos agropecuarios. – Satisfacer las necesidades de. servicios básicos proporcionados por el Estado. – Mejorar las condiciones de vivienda, electrificación, agua potable y cloacas.
– Abrir nuevas vías de comunicación y
mantenerlas en condiciones de permitir el tránsito automotor. – Preservar el ambiente y conservar los recursos naturales. – Reducir sustancialmente el índice de analfabetismo, especialmente entre la población de 14 a 35 años. – Capacitar a los pobladores para mejorar la productividad de la tierra y de su trabajo. •
♦
Organización: * Se nombró un jefe de proyecto con el
rango de Director General del Ministerio de Agricultura, teniendo como jefe inmediato al ViceMinistro correspondiente. * Se integró un comité de área, formado por los jefes regionales de los organismos participantes * Se formó una junta administradora, formada por los dos gobernadores de las provincias que tenían jurisdicción sobre el área del proyecto
• El área del proyecto se dividió en tres zonas, claramente definidas por sus condiciones de suelos (zona alta del valle, zona central y zona costera). ♦
Finanzas: Las actividades del proyecto eran financiadas por los mismos organismos participantes y aparecían en sus presupuestos correspondientes.
Personal:
♦
El jefe de proyecto solicitó a los organismos que pusieran a disposición del proyecto el personal necesario para constituir el equipo de trabajo de la jefatura y de las zonas del proyecto. Al iniciar las tareas de programación y coordinación de las tareas desarrolladas por el personal de las distintas instituciones públicas, se hizo patente que la mayoría de ese personal se encontraba trabajando en el área contra su voluntad, por motivos disciplinarios o por pertenecer a partidos de la oposición.
♦
Asesoria Externa: Tomando en cuenta la complejidad del proyecto y las posibles dificultades para su gerencia, el primer jefe de proyecto gestionó ante el Ministro de Agricultura que solicitara asesoría en manejo de proyectos a un organismo internacional especializado.
Dirección:
♦
Sólo algunos organismos pusieron a disposición del jefe del proyecto los fondos correspondientes a sus aportes al fondo de operaciones, esto hizo que la jefatura del proyecto no contara con todo lo necesario para operar eficientemente y tenía que depender, prácticamente en todo, de las instituciones participantes; incluso en ocasiones hubo que despedir todo el personal contratado directamente por la jefatura, por no contar con recursos financieros para cancelar los salarios correspondientes.
