Gerer Efficacement Vos Achats

Gérer Efficacement vos Achats Connaître et Appliquer les outils fondamentaux de l’acheteur 

CESI ALGERIE

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

1

Programme Gérer Efficacement vos Achats

Présentation Présentation des participants et formateur  Présentation du programme

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

2

Programme

•Gérer Efficacement vos Achats

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

31 Mai au et 04 Avril 2009

3

Gérer Efficacement vos Achats

1er  Journée

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

4

Gérer Efficacement vos Achats Objectifs: Mettre en place des méthodes méthodes d’achat concrètes afin afin de dynamiser  l’acte d’achat. Maîtriser les outils opérationnels pour optimiser le processus d’achats • • • • • • • • • • • • • •

Missions de Achats Rôle et mission de l’acheteur  Les différents types de contrats Base de la législation Gestion de l’appel d’offre et du cahier de charges Préparation de la consultation Évaluation des fournisseurs et dépouillement des réponses La négociation Préparer la négociation. Optimiser le déroulement de la négociation Retour d’expérience et capitalisation Optimiser la fonction « achats » Le marketing achats. E-procurement BAUER Consulting

CESI ALGERIE

5

Missions de Achats Vision D’entreprise

Mission D’entreprise

Stratégie d’entreprise

Vision  Achats

Mission  Achats

Stratégie  Achats

Répondre à : Où je veux  Arriver ?

BAUER Consulting

Répondre à Comment faire Pour y arriver ?

CESI ALGERIE

Répondre à Satisfaire les clients les Hommes Être compétitif  6

ren e H    C    S    e  a   o  m   F    E    i    t    S    i    n  v    l    e   n  a   t    e   h   m   P    i    c   r    n  c   r    S    u  r    o  n   a   e  r   o   d    i    e   c   f     m   t    t    u   i     y    a  l    c  t    e  n   e    y    i    t    o  

Q    u  a   l    i    t    é   

I    T   

n  

Business Development Business Planning Bid Management Projet

B E S O I  N CLIENTS

Achats

S y s t è m e s

Electronics Engineering Généraux Mécanique

L o g i c i e l

P r  o d u i t

S u  p  p o r  t

C L I E  N T

S A T I S F A C T I O  N

MANAGEMENT DONNEES PRODUIT Personnes BAUER Consulting

CESI ALGERIE

7

Mission Offrir un approvisionnement en matériaux, services et support stratégiquement sécurisé, compétitif et dernier cri afin de mettre en application notre vision globale de la société.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

8

Vision s

Être une organisation d’experts achats efficace travaillant en amont

s

En projet en réduisant les coûts par l’innovation, l’optimisation et par une compétition saine, en assurant une intégrité des spécifications.

s

S’orienter vers une réflexion et une mise en place de composants, support et méthodologie fournisseurs en collaboration rapprochée avec nos clients et fournisseurs.

s

Positionner une organisation capable de soutenir une forte croissance interne et externe, une consolidation des fournisseurs, la création de partenariats et capable de réagir  rapidement aux changements de marché par une connaissance du marché mondial.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

9

Stratégies Clés s

Traiter avec un panel de fournisseurs sélectionnés: Identifiés comme fournisseurs clés en accord avec le profil technologique. s Développer avec eux des Partenariats orientés marché et différenciés basés sur: s

s s s s s s

Le respect des délais de livraison Une approche Offset La réactivité et la flexibilité Une amélioration en continu L ’innovation Une ingénierie de valeur 

Une alliance stratégique avec certains d ’entre eux. s Maintenir un environnement compétitif afin d ’améliorer le benchmarking. s

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

10

Stratégies Clés s

Sécuriser les affaires avec les Fournisseurs par des systèmes de qualité améliorés: Organisation basée sur les normes ISO9002 ISO14000 s Maîtrise du processus de production basée sur les pratiques SPC s Équipe orientée vers la résolution des problèmes. s

s

Approche d ’amélioration continue basée sur: s s s

L ’audit et l ’auto-évaluation L ’évaluation de la performance fournisseur  L ’orientation vers la Qualité

Gérer la Qualité des Matériaux en Ship to stock s Support Client s

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

11

Principes de base La sélection des vendeurs clés est basée sur: s

La valeur intrinsèque du fournisseur: Ceux identifiés comme ayant un fort potentiel pour appuyer  nos objectifs s Évaluation au sein du système de classement stratégique s

s

La démonstration que xxxx obtient de solides appuis: Priorité absolue au sein des vendeurs s Partage du support et de la force techniques s Support ingénierie de valeur, prestataire de service s

s

Le partage des risques et des responsabilités Sécuriser les transactions monétaires s Acceptation des requêtes s

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

12

r nc pes e ase Organisation orientée XXXX: s s s

Responsabilité budget Groupe en charge de la coordination Contacts identifiés Communication aisée basée sur des outils efficaces

Support: s s s s

Ressources allouées afin de fournir un support de haut niveau à la satisfaction de xxxxx Identifier et adopter les meilleures méthodes technologiques de production Partager les valeurs xxxxx, travailler avec l ’approche équipe Améliorer en continu, basée sur le benchmarking, une ingénierie innovante et une réduction des coûts.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

13

Principes de base s

Évaluation stratégique des Fournisseurs basée sur : L ’indépendance et la Motivation: • Contribution à l ’indépendance de xxxxx • Compréhension Fournisseur du domaine de la viticulture • Volonté de négocier avec Viticulture  – La démonstration Fournisseur : • D’un support mondial. • Fabrication & Technique • D’un support Groupe • D’une politique Achat basée sur une ingénierie de valeur. Bon rapport qualité/prix Innovation & amélioration • Produits « phares » • Force en Recherche & Développement • Programme d ’amélioration en continu s

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

14

Relations c/Partenariat Acheteur traditionnel / Interface Fournisseur 

Développement d ’un fort partenariat multi-liens

R& D Marketing

Application R&D

Opérations

Support technique

Marketing

Développ. commercial

Marketing & ventes

Achats

Logistique

Logistique

Admin Logistique

Planning Approvisionnement Matériel

Production

Ventes Fournisseur 

Acheteur  Client

Utilisateur final Opération

Responsable Clef Budget

Proposition commerciale BAUER Consulting

Ingénierie R&D

Responsable Achat Segment

Solution commerciale CESI ALGERIE

15

 Approche Achat en Amont Coût

100% 90% 2) Coût généré par les décisions

75%

3

1) Accroissement des dépenses

15%

2

3) Réduction potentielle de coûts

1

5%

Conception Prototype industriel

Production

 Approche en amont avec BL et TC = Réduction de coûts importante BAUER Consulting

CESI ALGERIE

16

Du Design au coût du Concept •Objectifs :  – La participation des acheteurs avec l’équipe design dans l’évaluation des coûts de la conception sera la garantie d’une réduction des coûts importante.

Méthodes clés:  –  –  –  –  –  –  –

 Analyse de la situation actuelle Mise au point d’une structure  Analyse des coûts Participation des fournisseurs (si non produit stratégique) Benchmarking Contre-analyse Décision collective

Conclusion :  – Le cycle de conception nous engage à 70% du coût final (Équipe incluse). L’Acheteur  et le Fournisseur peuvent garantir une réduction des coûts importante.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

17

•

Concept de la Production ou de Objectifs : l ’Achat  – La participation des Acheteurs avec le travail d’équipe dans le cadre de la Production ou l’Achat peut générer de la rationalisation et des réductions de coûts importantes.

Mission de l ’Acheteur : • • • • • • • •

Valider la définition de l ’approvisionnement Participation totale au sein du travail d’équipe Participer à l’élaboration du travail d’équipe Valider l’ensemble des plans de communication Recueillir l’ensemble des informations internes et externes Se tourner vers le partenaire Fournisseurs Respecter l’approche d’éthique et d’impartialité Décision en équipe

Mission de l ’Acheteur : • L’équipe TC accompagnée de l’Acheteur et du Fournisseur peuvent générer une réduction des coûts. L’économie moyenne est de 5 à 30% en général.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

18

pproc e en mon • Les objectifs des programmes offsets sont :  – Contribuer au nombre de contrats remportés par xxxx par la création de propositions offsets pour les pays clients.  – Renforcer les relations de confiance long terme avec le(s) partenaire(s) industriel(s) et les autorités du pays.  – Renforcer la présence industrielle de XXXX là où c’est nécessaire.

Une approche stratégique offset internationale • • • • • • • • •

Développer une affaire gagnante Élaborer un plan d ’action gagnant à gagnant  Anticiper les exigences offset Clients Proposer des technologies de transfert Participer à la croissance de la société Établir une stratégie sur le long terme Comprendre l’influence de la politique  Appuyer activement nos clients Établir des comptes crédits offset avec les fournisseurs Groupe les plus importants.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

19

Concept de management Engagement dans le Management

1- Planifier (Orienter) 2- Agir (Déployer, Soutenir, Participer) 3- Contrôler (Examiner) 4- Réagir (Reconnaître, Communiquer, Examiner)

Octroi des pleins pouvoirs à l’employé

1- Formation 2- Plan de suggestion 3- Mesures et reconnaissance 4- Équipe de qualité

Prise de décision basée sur  les faits

1- SPC (Contrôle de Procédé Statistique) (si volume) 2- FMEA (Mode Échec et Analyse des Effets) 3- Outils statistiques 4- TOPS Équipe orientée vers la résolution des problèmes

Amélioration en continu

1- Mesures systématiques 2- Équipes de qualité 3- Gestion de procédés fonctionnels étroitement liés 4- Atteindre, maintenir et améliorer les Normes

Le Client comme centre d ’intérêt

1- Partenariat Fournisseur  2- Service Relations avec client interne 3- Qualité à ne jamais compromettre 4- Normes orientées Client

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

20

Les différents types de contrats •

Sources info :

•

http://www.manageo.fr/manageo/administratif/contrats/default.jsp?xtor=45&ls=ad 

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

21

Les différents types de contrats CONTRATS COMMERCIAUX CONTRATS DE DISTRIBUTION > Contrat de distribution sélective > Contrat de concession exclusive > Contrat de franchise entre commerçant et particulier  > Contrat de franchise entre commerçants VENTE > Clause de réserve de propriété > Contrat de vente et de commerce électronique > Contrat de vente de marchandises entre deux commerçants > Contrat de vente de marchandises entre un commerçant et un consommateur  > Conditions générales de vente et d'entreprise CONTRATS DE BAUX COMMERCIAUX > Contrat de bail commercial avec clause recettes et pas de porte > Contrat de bail commercial avec clause recettes > Contrat de bail commercial avec clause d'échelle mobile et pas de porte > Contrat de bail commercial avec clause d'échelle mobile > Contrat de bail commercial avec pas de porte > Contrat de bail commercial type CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES > Contrat de prestation de services entre un commerçant et un consommateur  > Contrat de prestation de services entre deux commerçants CONTRATS LIES AU FONDS DE COMMERCE > Convention de location-gérance d'un fonds de commerce

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

22

Les différents types de contrats • •

• •

CONTRATS INTERNET > Contrat de maintenance de progiciel > Contrat de licence de progiciel > Contrat de conception-réalisation d'un site > Contrat de maintenance d'un site > Contrat de publicité et de promotion d'un site

CONTRATS DE PROPRIETE INDUSTRIELLE > Contrat de cession de marque entre personnes morales à paiement immédiat > Contrat de cession de marque entre une personne morale et une personne physique à paiement immédia t > Contrat de cession de marque entre personnes morales à paiement mensualisé > Contrat de cession de marque entre une personne morale et une personne physique à paiement mensualisé > Contrat de licence de marque entre une personne morale et une personne physique (exploitation exclusive ) > Contrat de licence de marque entre deux personnes morales (exploitation exclusive ) > Contrat de cession de brevet > Contrat de licence de brevet

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

23

Les différents types de contrats •

CONTRATS DE TRAVAIL CONTRATS D'INSERTION PROFESSIONNELLE > Contrat d'apprentissage CONTRAT A DUREE DETERMINEE > CDD à caractère saisonnier à temps partiel > CDD pour remplacement d'un salarié conclu avec un terme précis > CDD pour remplacement d'un salarié conclu sans terme précis > CDD pour accroissement d'activité > CDD à caractère saisonnier à temps plein CONTRAT A DUREE INDETERMINEE > CDI pour un salarié cadre sans convention collective (contrat simplifié) > CDI à temps partiel (contrat complet) > CDI non cadre (contrat complet) > CDI non cadre (contrat simplifié) > CDI pour un salarié cadre sans convention collective (contrat complet) > CDI pour un salarié cadre avec convention collective (contrat complet ) > CDI pour un salarié cadre avec convention collective (contrat simplifié) > CDI à temps partiel (contrat simplifié) CLAUSES > Avenant renouvellement CDD > Clause de non-concurrence > Clause de dédit formation > Clause de mobilité > Clause d’exclusivité > Clause de confidentialité > Clause de quota

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

24

Contrats commerciaux • • • • • • • • • • • • • • • •

Les enjeux juridiques, mais aussi commerciaux, d'une bonne gestion contractuelle - S’agit-il de droit commercial, de droit civil ? - Comment se déroule une procédure au civil et au commercial ? - « Pas de preuve, pas d’action » : attention à la bonne tenue des dossiers. - Les règles de preuve diffèrent au civil et au commercial. Bien lire et interpréter correctement un contrat - La Lex Mercatoria : de quoi s’agit-il ? - La clause compromissoire dans les contrats de vente (ou « conditions générales ») : définition et conséquences pratiques. Les situations « précontentieuses» les plus fréquentes, quels risques ? - Exécution du contrat et insatisfaction injustifiée du client. - Obligation de résultat et obligation de moyens : quelles conséquences en cas de litige avec vos clients, vos fournisseurs ? - Résiliation et résolution du contrat. - Gestion des impayés : acquérir des réflexes et connaître les procédures d’injonction de payer. L’intérêt de l’affacturage et son coût. Pratiques discriminatoires interdites et transparence tarifaire - Les ententes interdites et autorisées : quels critères ? - L'impact de la loi Galland sur les relations contractuelles avec les fournisseurs.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

25

Contrats Internet •

1. Définition du commerce électronique

• • •

fourniture de biens ou services à distance et par voie électronique activités exclues du commerce électronique valeur probante des contrats et documents dématérialisés

• • • • •

• • • • • • • •

2. Qualification juridique de la transaction sur Internet critères de définition de la transaction : vente ou démarchage application des règles du droit français de la consommation impact des règles européennes particularité de la vente aux enchères sur Internet

3. Validité du contrat électronique identifier les parties au contrat caractères de l'offre contractuelle portée et mise en oeuvre de l'obligation d'information du consommateur  acceptation de l'offre : valeur du clic ou du double clic valeur de la signature électronique moment et lieu de la conclusion du contrat conventions internationales applicables

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

26

Contrats Internet •

4. Protection des données personnelles sur Internet

• • • • •

principe de protection par le droit français positions et contrôle de la CNIL fichiers de données à caractère personnel : formalités préalables et conditions de constitution des fichiers conditions de licéité du traitement des données à caractère personnel et droit d'accès

• • • • • •

adaptation des procédés traditionnels moyens de paiement électronique nature du paiement électronique protocole de sécurisation des échanges : avantages et limites irrévocabilité du paiement

• • • • •

qualification des types d'échanges, de correspondances et de documents clauses de gestion des échanges électroniques utilité de la signature électronique et valeur probante archivage dématérialisé des documents

• • • •

panorama des risques de contentieux : livraison, paiement, signature... règles de preuve applicables  juridictions compétentes difficultés liées au caractère international de la vente sur Internet

5. Les procédés de paiement

6. Échange électronique dans le cadre de l'exécution des contrats

7. Le contentieux de la transaction électronique

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

27

Contrats Propriété Intellectuelle •

Protection du patrimoine intellectuel de l'entreprise

•

Les divers outils de la protection intellectuelle et des inventions : de l'innovation à la commercialisation : . brevets, les marques, les dessins et modèles . avantages et contraintes La lutte contre la contre-façon et ses dangers Le cadre institutionnel : . protection en fonction du nombre d'auteurs . limites de la protection . droits d'auteurs d'un point de vue moral et patrimonial : exploitation et sanctions dans un contexte de libre circulation des biens et du droit de la concurrence Le rôle de la propriété industrielle en entreprise

• •

Historique, enjeux et intérêts pour la recherche Stratégies et politique de protection : . analyser son système de protection . spécificités des domaines . inventions des salariés . valorisation des innovations par l'achat et la vente de technologies et par le droit des contrats . droits, publications et brevets Le droit communautaire et international

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

28

Contrats Propriété Intellectuelle •

Les brevets d'invention : obtention et protection

•

En France : . avantages et contraintes de la protection . critères de brevetabilité : conditions, exclusions . obtenir les droits en France : procédures de demande, outils de recherche, inventions des salariés, délivrance du brevet  A l'étranger : . droit de priorité . dépôts . obtenir le brevet européen par l'Office Européen des Brevets Respect des droits : exercice et défense des droits, gestion d'un portefeuille de brevets, exploitation, contrats, action en contrefaçon, étude des brevets concurrents, liberté d'exploitation Commercialiser l'invention brevetée : . cession du brevet . licence en brevet . apport du brevet en société

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

29

Contrats de travail • Identité de l’employeur et du salarié. • • • • • • • • • • •

Art. 1 – Embauche Art. 2 – Qualification Art. 3 – Période d’essai Art. 4 – Lieu de travail Art. 5 – Durée et horaire de travail Art. 6 – Rémunération Art. 7 – Congés payés Art. 8 – Protection sociale Art. 9 – Obligations du salarié Art. 10 – Statut collectif  Art. 11 – Préavis (en cas de licenciement et de démission)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

30

Gérer Efficacement vos Achats

2em Journée

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

31

Base de la législation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

32

Programme aspect juridique • Les aspects juridiques des achats •Formulation de quelques règles et lois du droit Français •Les clauses d’un contrat et leur justification •Les particularités des achats internationaux

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

33

Le droit des affaires et ses fondements Les traités internationaux, Le droit Européen (Directives)

LES ETATS

La constitution

LE VOTE POPULAIRE

Les lois (ordonnances)

LE PARLEMENT

Les règlements: Décrets -Avis Arrêtés -Circulaire

LES ETATS

La jurisprudence

LES JUGES

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

34

Les différentes lois

Les lois impératives : (d’ordre public) sont celle à l’application de laquelle on ne peut échapper par une convention contraire (ex ; droit du travail, droit pénal)

Les lois supplétives : (interprétative de volonté), sont celles qui sont destinées à régir une situation précise, mais peuvent être écartées par une volonté contraire exprimée (ex : la vente, le mariage.)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

35

Qu’est ce un contrat Article 1101 : (Code Civil)  plus favorable pour l’acheteur  Le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s’engagent envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou ne pas faire quelque chose.

Article 1102 : Code Civil Le contrat est synallagmatique (bilatéral) lorsque les contrats s’obligent réciproquement les uns envers les autres.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

36

La formation des Contrats Pour être valable, un contrat doit respecter plusieurs conditions: •Le consentement des parties (pas valable si dol, violence ou erreur) •La capacité juridique des parties •Un objet « déterminable » « possible » et « licite » •Une cause « licite »

Dol: Tromperie commise en vue de décider une personne à conclure un  Acte juridique ou de l’amener à contracter à des conditions plus désavantageuses

Licite: permis par la loi. User de moyens licites.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

37

Quelles sont les preuves légale de contrat ? Article 110-3 (code du commerce) A l’égard des commerçants, les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens à moins qu’il n’en soit disposé autrement par la loi.

LE CONTRAT ECRIT N’ EST DONC PAS IMPERATIF MAIS IL EST FORTEMENT RECOMMENDE. NE JAMAIS RESTER SILENCIEUX DANS LES RELATIONS CONTRACTUELLES

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

38

L’autonomie de la volonté des parties Un grand principe du Droit

Article 1134 (code civil) Les conventions, légalement formées, tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites Elles ne peuvent être révoquées que de leur consentement mutuel, ou pour les causes que la loi autorise. Elles doivent être exécutées de bonne foi

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

39

Le contrat de vente Article 1582 (code civil) La vente est une convention par laquelle l’un s’oblige à livrer une chose et l’autre à la payer

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

40

Contrat de vente et obligations du vendeur  Article 1602 (code civil) Le vendeur est tenu d’expliquer clairement à quoi il s’oblige. Tout pacte obscur ou ambigu s’interprète contre le vendeur.

Article 1603 (code civil) Le vendeur à deux obligations principales, celle de délivrer et celle de garantir la chose qu’il vend En terme de garantie, on entend garantie légale (vices cachés, éviction) Éviction : Perte d’un droit sur une chose en raison de l’existence l’existence d’un droit d’u tiers Sur a même chose.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

41

Contrat de vente et obligations du l’acheteur  Article 1650 La principale obligation de l’acheteur est de payer le prix au jour et au lieu réglés par la vente. La deuxième obligation de l’acheteur est de prendre livraison de la chose

Article 1654 Si l’acheteur ne paye pas le prix, le vendeur peut demander la résiliation de la vente.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

42

Contrat de vente et Transfert de propriété Article 1583 La vente est parfaite et la l a propriété est acquise de droit à l’acheteur à l ’égard du vendeur , dès qu’on est convenu de la chose et du prix quoique la chose n’ait pas encore été livrée, ni le prix payé.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

43

Le Contrat de Louage ou contrat d’entreprise Article 1708 (code Civil) Il y a 2 sortes de contrats de louage: celui des choses et celui de l’ouvrage* (*) contrat de service)

Article 1709 (code Civil) Le louage des choses est un contrat par lequel l’une des parties s’oblige à faire profiter l’autre d’une chose pendant un certain temps, et moyennant un certain prix que celle-ci s’oblige à lui payer.  Louage: Contrat par lequel une personne s’engage à laisser à l’autre la jouissance d’une chose pendant un certain temps (louage des choses) ou à faire qqch pour elle (louage d  ouvrages et d industrie. (Contrat d’entreprise)..

Article 1708 (code Civil) Le louage d’ouvrage est un contrat par lequel l’une des parties s’engage à faire quelque chose pour l’autre moyennant un prix convenu entre elle. (Exemple: Location des personnes SSII) BAUER Consulting

CESI ALGERIE

44

Le contrat d’entreprise est un contrat de louage Article 1787 Lorsque l’on charge quelqu’un de faire un ouvrage, on peut convenir qu’il fournira seulement son travail ou son industrie, ou bien qu’il fournira aussi la matières. Les caractéristiques principales du contrat d’entreprise sont la notion d ’indépendance de l’entrepreneur dans la réalisation de son travail, et le fait de l’avance de certaine fournitures. Le contrat d’entreprise répond a un besoin particulier, l’entrepreneur a la qualité de maître d’œuvre, l’accord sur le prix n’est pas un élément essentiel du contrat.  Besoin -> Analyse Fonction -> CDCF -> conception -> CDCT -> Cahier de charge Technique  Fabrication -> Livraison = OR (Obtention de Résultats) OR : Obtention de Résultats OM: Obtention de Moyen CDCF: Cahier de charges Fonctionnels CDCF: Cahier de charges Techniques CDCF = OR -> Obligation de prouver le résultat  CDCT = OM-> Obligation de faire ex: pièces mécanique

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

45

Différents contrats de louage Article 1779 Il y a 3 espèces principales de louage d’ouvrage et d’industrie: Le

louage des gens de travail qui s ’engagent au service de quelqu’un

Celui

des voituriers tant par terre que par eau, ou route transport qui se chargent du transport des personnes ou des marchandises. Celui

des architectes, entrepreneurs d’ouvrages et techniciens par suite d’études, devis ou marchés

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

46

Contrat d’entreprise et transfert de propriété Le transfert de propriété vers l’acheteur s’effectue soit au moment de la réception (ou de la mise à disposition) de la chose, soit au fur et à mesure de la réalisation de la chose et du versement des acomptes Attention: Sauf convention contraire voulue par les paries, le transfert de risque est accessoire du transfert de risque est accessoire du transfert de propriété. (Article 1138 Code Civil)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

47

Contrat de louage et transfert de propriété ON NE PEUT PAS parler de transfert de propriété puisque l’objet du contrat est une prestation. L’obligation du vendeur alors est la réalisation de la prestation (ex: maintenance, nettoyage, logiciel, plans.)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

48

Obligations de Moyen et Obligation de Résultat Si

le contrat est conclu avec obligation de moyens, la responsabilité de l’entrepreneur est limité à la faute prouvée. Dans

le cadre d’un contrat avec obligation de résultat, la responsabilité de l’entreprise fournisseur est pour faute présumée.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

49

Les clauses du contrat: le préambule (Très important dans les contrats)

Présentés sous la forme « Attendu que … », « Attendu que.. », ce préambule permet dans le cadre de contrat complexe, d’éclairer le juge sur les éléments de base de la naissance du contrat, et sur des objectifs recherchés par les parties. En effet, le code civil fit que: Article 1156: On doit dans les conventions, rechercher qu’elle a été la commune intention des parties contractantes, plutôt que de s’arrêter au sens littéral des termes

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

50

Les clauses du contrat: l’objet C’est Elle

un élément essentiel qui reste souvent trop vague.

doit fixer la nature de l’objet et décrira l’objet, c’est-à-dire: La quantité La qualité Les accessoires

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

51

Les clauses du contrat: les documents contractuels Cette

clause permet d’éviter les contradictions inévitables, existant entre les différents documents et que l’on ne se serve de documents Pré contractuels. Les

références à des documents du fournisseur sont a priori, à exclure.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

52

Les clauses du contrat: Le Prix L’intérêt de cette clause est de fixer le prix et de maîtriser son évolution. La loi dispose, en termes de contrat de vente, qu’un contrat sans prix est nul. En ce qui concerne les contrats de louage: toute ambiguïté du prix s’interprète en faveur du fournisseur. Dans la clause prix ne pas oublier le formule de révision de prix

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

53

Les clauses du contrat: Prix (suite) Par

nature, le prix peut être: Forfaitaire Au bordereau (prix à la pièce au travail) En dépenses contrôlées

Selon

sa variabilité il pourra être: Ferme Ajustable Révisable

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

54

Les clauses du contrat: Le règlement La

facturation doit faire apparaître les mentions obligatoires pour la loi.

Pour

les achats pour revente en l’état, faire attention à la notion de prix de revient, et à la mention des rabais, remises ristournes  Rabais

:  Remises:  Ristournes :

BAUER Consulting

les soldes Geste commercial  Rétrocessions fin d’année

CESI ALGERIE

55

Les clauses du contrat: Le règlement (suite) Un Rabais: Est une réduction de prix pratiqué exceptionnellement sur le prix de vente préalablement convenu pour tenir compte, par exemple, d’un défaut de qualité. Une Remise: est une réduction de prix habituellement pratiquée sur le prix de vente, en application d’un % au prix courant en considération de l’importance de la vente Une Ristourne: Est une réduction de prix pratiquée hors facture, sur l’ensemble des opérations réalisées avec un fournisseur sur une période déterminée Un Escompte Est une réduction sur la facture pratiquée sur une créance payée avant son échéance

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

56

Les clauses du contrat: Le règlement (Fin) Connaître les avantages et les inconvénients de chaque moyen de paiement. L’acheteur

a intérêt à choisir une date dont il a la maîtrise (réception produit ou réception de facture En

cas d’acompte, prévoir une garantie de restitution d’acompte

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

57

Les clauses du contrat: La garantie à la première demande En cas d’acompte (par exemple) cette garantie de restitution d’acompte (si elle est à première demande) permet de récupérer le montant de son acompte sans ouvrir un contentieux. Elle diffère de la Caution, car elle ne nécessite pas la remise à la banque d’un  justificatif de défaillance du vendeur.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

58

Les clauses du contrat: L’entrée en Vigueur  Permet de fixer avec précision la date à laquelle commencent les obligations du vendeur et de l’acheteur. Elle peut être liée à la réalisation d’un événement (ex : ouverture d’un crédit documentaire) Elle peut fixer une date limite de réalisation de cette formalité.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

59

Les clauses du contrat: La Durée du contrat Le contrat doit avoir une durée clairement exprimée, afin qu’il ne puisse être rompu à tout moment sans qu’il puisse y avoir de dommages et intérêt pour le partenaire. (Cas des contrats à durée indéterminé). Mais il est possible de prévoir des clauses résolutoires.

Si une clause n’est pas appliquée début du contrat faire courrier avec AR indique Qu’ a partir de ce jour elles le seront. Si non le contrat est nul.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

60

Les clauses du contrat: Le délai de livraison La responsabilité du vendeur: Article 1611 (Code Civil) Dans tous les cas, le vendeur doit être condamné aux dommages et intérêts, s’il résulte d’un préjudice pour l’acquéreur, du défaut de délivrance au terme convenu.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

61

Les clauses du contrat: Le délai de livraison (suite) Les clauses du contrat: Le délai de livraison (suite) La clause doit être compatible avec celle sur le lieu de livraison. Il est recommandé de fixer le terme de la livraison de façon précise, afin de préserver les recours de l’acheteur contre le veneur en cas de non respect.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

62

Les clauses du contrat: Le délai de livraison (fin) Article 1136 L’obligation de donner emporte celle de livrer la chose et de la conserver jusqu’à la livraison, à peine de dommages et intérêts envers le créancier. Article 1142 (code civil) Toute obligation de faire ou de ne pas faire se résout en dommages et intérêt en cas d’inexécution de la part du débiteur.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

63

Les clauses du contrat: Les pénalités Permettent

d’évaluer contractuellement les dommages et intérêts qui pourraient résulter d’un préjudice engendré par le bien, objet du contrat. Article

115

Lorsque la Convention porte que celui qui manquera de l’exécuter payera une certaine somme, à titre de dommages et intérêts, il ne peut êtee alloué à l’autre partie, une somme plus forte ni moindre.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

64

Les clauses du contrat: Les pénalités (suite) Il

est important de fixer précisément le début de l’application de la clause avec un délai de grâce éventuel Aucune Les

loi n’oblige à fixer un plafonnement.

pénalités doivent être calculables et en rapport avec le préjudice causé

Elles

doivent être dissuasives mais pas exorbitantes.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

65

Les clauses du contrat: Le lieu de livraison A défaut de précision, la loi prévoit que le lieu de livraison est soit: L’adresse Le

du fournisseur

lieu où se situe le bien au moment de la conclusion du contrat

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

66

Les clauses du contrat: Le transfert de risque Article 1384 (code Civil) « On est responsable du dommage causé par les choses que l’on a sous sa garde » Article 132-7 (Code Commerce) « La marchandise sortie d’un magasin du vendeur, voyage aux risques et périls e celui à qui elle appartient, sauf recours contre le commissionnaire de transport »

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

67

Les clauses du contrat: Le transfert de propriété Article 1153 L’obligation de livrer la chose est parfaite par le seul consentement des parties contractantes. Elle rend le créancier propriétaire, et met la chose à ses risques dés l’instant où elle a du être livrée.

Article 1583 La vente est parfaite entre les parties et la propriété acquise de droit à l’acheteur à l’égard du vendeur, dés qu’on est convenu de la chose et du prix.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

68

Les clauses du contrat: Le transfert de propriété( suite) Elle fixe avec précision le montant auquel l’entreprise acquiert la propriété de l’objet acheté: Ce moment peut être: Le moment de la conclusion du contrat Au fur et à mesure de la fabrication et de l’exécution du contrat A l’achèvement de la fabrication Le moment de la mise à disposition Le moment de la livraison Le moment de la réception X temps de la mise en route du matériel

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

69

Les clauses du contrat: Le transfert de propriété( fin) Permet d’éviter que le fournisseur ne tente d’imposer une clause de réserve de propriété. L’acheteur doit essayer d’éviter à tout prix, la clause dite de réserve de propriété qui autoriserait le fournisseur à récupérer à tout moment le bien vendu, sans que l’acheteur puisse le réclamer.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

70

Les clauses du contrat: La garantie contractuelle Elle améliore la règle légale car: Crée une présomption d’imputabilité du défaut à l’encontre du fournisseur. Évite de saisir les tribunaux pour obtenir gain de cause Prévoit d’autre conséquences que l’application stricte de la règle légale Retarde la mise en place du contrat de maintenance

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

71

Les clauses du contrat: La garantie légale Article 1641 Le vendeur est tenu de la garantie à raison des défauts cachés de la chose vendue, qui la rende impropre à l’usage, que l’acheteur ne l’aurait pas acquise, ou n’en aurait donné qu’un moindre prix, s’il les avait connus. Article 1644 Dans le cas des articles 1641 et 1643 l’acheteur a le choix de rendre la chose et de se faire restituer le prix, ou de garder la choses et de se faire rendre le prix, telle qu’elle sera définie par les experts.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

72

Les clauses du contrat: La responsabilité Il faut distinguer la responsabilité civile…. Article 1384 On est responsable du dommage que l’on cause par son propre fait, mais encore de celui, qui est causé par le fait des personnes dont on doit répondre, ou des choses que l’on à sous sa garde Il est possible de se prémunir de ce risque par une assurance Responsabilité Civile. distinguer la responsabilité pénale …. Qui permet à la victime (blessée ) d’un produit défectueux de faire assigner devant un tribunal un industriel afin d’obtenir une sanction pénale (coups et blessure involontaire) Il n’existe pas d’assurance contre les sanction pénales.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

73

Les clauses du contrat: La modification du contrat Il faut informer le fournisseur que le pouvoir d’engager votre entreprise est exclusivement réservé au service achats. Il faut éviter les modifications du contrat par des documents signés par l’un quelconque des services de l’acheteur autre que les achats Elle permet d’éviter qu’en cas d’absences de mise en œuvre des droits, découlant du contrat, le fournisseur ne puisse évoquer la NOVATION* du contrat.

(*) Novation :

BAUER Consulting

Substitution d’un nouveau titre de créance à un ancien  Innovation

CESI ALGERIE

74

Les clauses du contrat: La confidentialité

Elle permet de protéger le patrimoine intellectuel de l’entreprise et son savoir faire

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

75

Les clauses du contrat: La force majeure La force majeure a des contours différents selon les pays. Un cas de force majeure en droit français doit être à la fois: Imprévisible Extérieure Irrésistible Cette clause permet de faire échec à la conséquence ordinaire d’un cas de force majeure qui est la simple suspension du contrat jusquà l’expiration du cas de force majeure. Article 1148 (code civil) Il n’y a lieu à aucun dommage et intérêt lorsque, par suite d’un cas de force majeure ou d’un cas fortuit, le débiteur a été empêché de donner ou de faire ce quoi il était obligé, ou a fait ce qui lui était interdit.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

76

Les clauses du contrat: La garantie contre l’éviction Elle a pour objet de se garantir contre les revendications que des tiers seraient susceptibles de faire valoir sur l’objet acquis. (ex: droit de propriété intellectuelle ou industrielle) Et rappelle au vendeur qu’il détient légalement les droits de propriété qu’il transfert à l’acheteur

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

77

Les clauses du contrat: La cessibilité Elle permet de conserver la maîtrise du fournisseur et de déterminer dans quelle mesure vous souhaitez que le fournisseur exécute personnellement le contrat et / ou si vous l’autorisez à sous-traiter. Attention à l’application de la loi du 31 Décembre 1975 protégeant les sous-traitants

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

78

Les clauses du contrat: Le droit applicable et règlement des litiges Cette clause définit avec précision les règles qui régissent le contrat au-delà des termes des clauses contractuelles et détermine les options possibles pour régler des litiges qui n’auraient pu être réglés à l’amiable.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

79

Les clauses du contrat: Le lieu de  juridiction Cette clause définit la localité du tribunal qui sera saisir en cas de litige et devra statuer suivant les règles du droit applicable au contrat

 Nota: Ce lieu n’est pas obligatoirement en France si le droit applicable est le droit français

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

80

nco erms •International Commercial TERMES •Série de règles internationales pour le transport de marchandises •Publiés par la chambre de commerce Internationale (CCI), située à Paris •En 1936, pour la première fois •La dernière révision de ces règles date de 2000 •Les INCOTERMES (facultatifs) sont des clauses standardisées et reconnues qui permettent d’éviter les litiges en répartissant clairement entre l’acheteur et le vendeur : •Les frais •Les risques •Ils dissocient la question du transfert des risques de celle du transfert de propriété (régi par la loi applicable au contrat)  Attention les Incoterms USA ont qqlqes différences

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

81

Objectifs des Incoterms • Situer le point critique du transfert des risques du vendeur à l’acheteur (perte, détérioration,vol) •Indiquer qui du vendeur ou de l’acheteur doit souscrire le contrat de transport •Répartir les frais logistiques et administratif (douanes) •Préciser qui prend en charge: •L’emballage •Le marquage •Les opérations de manutention, de chargement et de déchargement des marchandises ou l’empotage et dépotage des conteneurs. •Les opérations d’inspection •Fixer les obligations respectives: •Formalité d’exportation et /ou d’importation •Le règlement des droits et taxes d’importation •La fourniture des documents

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

82

Les 13 Incoterms Classement par degré croissant d’obligations pour le vendeur Libellé en Anglais

Libellé en Français

Code

Descriptif

Descriptif

Code

EXW

EX Work…named place

Usine (EN), usine à l’… lieur convenu

ENU

FCA

Free Carrier.. named place

FranCO Transport…..lieu convenu

FCT

FAS

Free Along Side ship…names port of shipment

Franco le Long du Bateau..Port d’embarquement convenu

FLB

FOB

Free on Bord…named port of shipment

Franco A Board …Port d’embarquement convenu

FAB

CFR

Cost and FReight.. ..names port of destination

Coût et Fret..port de destination convenu

CFR

CPT

Carriage Paid To…names port of destination

POrt Payé jusqu’à …lieu de destination convenu

POP

CIF

Cost, Insurance and Freight names port of  destination

Coût Assurance et Fret.. port de destination convenu

CAF

CIP

Carriage and Insurrance Paid to …. named place destination

Port et Assurance Payés, pont de destination convenu PAP

DAF

Delivered At Frontier…named place

Rendu A la Frontière..lieu convenu

RAF

DES

Delivered Ex Ship…. names port of destination

Rendu Non Déchargé..port de destination convenu

RND

DEQ

Delivered Ex Quay ….names port of destination

Rendu A Quai ..port de destination convenu

RAQ

DDU

Delivered Duty Unpaid names place of destination

Rend Droits Dus…….lieu de destination convenu

RDD

DDP

Delivered Duty Paid names place of destination

Rendu Droit Acquittés..lieu de destination convenu

RDA

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

83

nco erms: mr et

 e   g     a l    l  a    b  m    E

oc

V= à la charge du vendeur

nI e

d o C

ne me gr a

h C

A= à la charge de l’acheteur (1)= Vente au départ (2) = vente à l’arrivée

P = Polyvalent M = Mer T = Terre

par on es r sques t

    t    n    e     m    e    n      i     m    e      h    c    a        é    r      P

tr o

p xe sé

a

pé d u a n

tr

oi

ti t l

p tr

mr o

pi c ni

l

ar

r

t ec

à

n oi

n t

ar

ne t u n

us

ar

s

A

T

M

a’

a

t

t

ne me ni me hc

t   r  o   p     m i  s      té      li  a  m  r  o    F

rr

ps n

ps n

a

F

vi

o

o

ne t u n

a

ée tr

l

a

ne l

u a

a

v

t me

ne

ne

gr

v

a-

a

oc

n

ts

hc

o

é

P

D

M

u

yl o

P

   e t  n  e    V

er re

T

ue re

il

M

EXW

V

A

A

A

A

A

A

A

A

A

A

( 1)

P

FAS

V

V

V

V

A

A

A

A

A

A

A

( 1)

M

FCA

V

V

V

V

A

A

A

A

A

A

A

( 1)

P

FOB

V

V

V

V

V

A

A

A

A

A

A

( 1)

M

CFR

V

V

V

V

V

V

A

A

A

A

A

( 1)

M

CPT

V

V

V

V

V

V

A

A

A

A

A

( 1)

P

CIF

V

V

V

V

V

V

V

A

A

A

A

( 1)

M

CIP

V

V

V

V

V

V

V

A

A

A

A

( 2)

P

DAF

V

V

V

V

V

V/A

V/A

A

A

A

A

( 2)

T

DES

V

V

V

V

V

V

V

A

A

A

A

( 2)

M

DEQ

V

V

V

V

V

V

V

V

A

A

A

( 2)

M

DDU

V

V

V

V

V

V

V

V

A

V

A

( 2)

P

DDP

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

A

( 2)

P

BAUER Consulting

V/A : Partage des frais etCESI risquesALGERIE entre acheteur et vendeur, à préciser dans le contrat 

84

Incoterms : fréquence d’utilisation (UE) EXW

A l’usine

Fréquent

FCA

Franco transporteur

Fréquent

FAS

Franco long du bateau

Rare

FOB CFR CPT

Franco de bord Coût et fret Port payé jusqu’à

Fréquent Rare Fréquent

CIF CIP DAF DES

Coût, assurance et fret Port et assurance payés Rendu à la frontière Rendu non déchargé

Rare Fréquent Rare Rare

DEQ

Rendu à quai

Rare

DDU DDP

Rendu droit dus Rendu droit acquittés

Fréquent Exception

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

85

a emen s ermes La loi européen concernant les payements des factures est de 60 jours à réception du produit Néanmoins plusieurs termes de payements sont utilisés: 30 jours 45 jours 60 jours 90 jours 120 jours

Net Date de facture Fin de mois le 10 Autre

Votre Société doit : Payer ses fournisseurs Ses charges Ses Salaires Chaque mois

Votre société A un temps de cycle de production

60 jours Réception Matière BAUER Consulting

Votre client Accepte ou Pas votre prestation

> 30 jours Dépense Société

Votre Client Vous règle la Facture à 60 jour

> 60 jours

90 Jours Cash out CESI ALGERIE

Entrée Société 86

Paiements termes 60 jours Réception Matière

> 30 jours Dépense Société

> 60 jours Entrée Société

90 Jours Cash out

L’acheteur doit toujours mettre en relation les termes de payement fournisseurs avec Les termes de payement du contrat client. Dans la mesure du possible: Négocier le meilleur prix avec votre fournisseur (non discutable) Puis négocier les termes de payements Exemple: Si le contrat client est à 60 jours net Vous négociez avec le fournisseur soit 60 jours fin de mois le 10 90 jours fin de mois le 10

60 jours 100 jours 130 jours

Le rôle de l’acheteur est aussi de générer du cash in pour augmenter les ressources Financière de votre société pour effectuer des investissements et préparer le futur BAUER Consulting

De 60 vous passez le fournisseur à 130 jours

CESI ALGERIE

20 jours de cash out

87

Les instruments de paiement internationaux (1) Instruments de paiement

Caractéristiques principales

Cas d’utilisation

Espèces

Seul instrument ayant un caractère libératoire

Limitée le plus souvent par la législation nationale à de petites sommes

Virement bancaire

Transfert de fonds en Euro ou en devises de compte d’un débiteur sur celui du créancier  •Instrument le plus utilisé, mais laissé à l’initiative du débiteur  • Transfert par: o Courrier, lent et falsifiable o Télex, pratique mais repose sur du papier et coûteux o SWIFT, rapide, sûr, confidentiel, peu coûteux

Très commun dans toute l’Europe du Nord même pour les particuliers et pour de petite sommes, il reste le moyen normal pour tous les montants importants

Mandat poste international

Émis par un bureau de poste à destination Pour toutes les petites sommes ainsi d’un autre bureau de poste. Solution que pour les salaires; attention aux simple, avec sécurité auprès du maillage modalités et au contrôle de changes très serré du réseau; coût selon tarif  quand il est en vigueur. publié

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

88

Les instruments de paiement internationaux (2) Instruments de paiement Chèque

Caractéristiques principales

Cas d’utilisation

Titre émis sous forme d’un mandat de D’après la loi uniforme sur le chèque paiement d’un tireur au profit d’un instituée par la convention de bénéficiaire; la dette n’est éteinte qu’après Genève de 1931, la provision doit virement au compte du bénéficiaire, encore être préalable, mais le droit faut-il qu’il ait une provision; camblaire du pays où est touché le chèque prime; la provision doit être C’est un moyen de paiement lent. préalable aux USA, Pays-Bas ou Principaux chèques: France, exister au moment de D’ entreprise l’encaissement en Grande Bretagne; De Banque: grande sécurité la notion de provision n’existe pas en Certifié: provision bloquée pendant la durée  Allemagne où un chèque sans provision n’est pas un délit; le légale de présentation, chèque est très utilisé en Espagne, 8 jours pour un même pays, France, Italie, Portugal,Grande 20 jours dans une même zone (Europe) 70 Bretagne  jours pour des zones différentes) Barrée: encaissement par un établissement bancaire; il n’existe ni aux USA, ni en  Allemagne

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

89

Instruments de paiement Billet à ordre

Les instruments de paiement internationaux (3) Cas d’utilisation

Caractéristiques principales

Reconnaissance de dette entre deux parties, ses Il n’est pas utilisable dans tous les pays, il particularités sont proches de celles de la lettre faut se renseigner ! de change; le souscripteur s’engage à payer une Il est nécessaire qu’il soit « protestable » somme au bénéficiaire à une échéance pour avoir un recours et qu’il soit garanti convenue; il peut circuler par endossement en par un aval de banque. Utilisé en France blanc ou à order; une garantie peut y être adjointe pour les « préfinancements export » par intervention d’un tiers

Lettre de changeÉcrit par lequel un tireur donne l’ordre à un tiré de Couramment utilisées en France, payer à une date déterminée un montant à Espagne,Belgique, elle l’est peu dans un bénéficiaire. d’autre pays, notamment en Allemagne ou en Italie (droit de timbre prohibitif) La « Convention de Genève » (elle définit également l’utilisation du billet à ordre) de Dans les pays Européen elle est 1930 impose 9 mentions: progressivement remplacée par la « lettre de change relevé » informatisable, 1. la dénomination (lettre de change) Elle est fréquemment l’instrument de 2. La mention (veuillez payer….) paiement dans les remises et crédits 3. Le montant à payer  documentaire 4. La date et le lieu de création 5. Le nom du tiré 6. Le nom du bénéficiaire 7. La date d’échéance 8. Le lieu de paiement 9. 9 la signature manuscrite du tireur  Elle peut circuler par endossement à ordre, et Offre peu de garantie sauf si elle est Protestable, acceptée ou avalisée Banque BAUER Consulting CESI/ ALGERIE 90

Le crédit documentaire o Le crédit documentaire est l’engagement d’une banque de payer un montant défini au fournisseur d’une marchandise ou d’un service, contre la remise, dans un délai déterminé, de documents énumérés qui prouvent que les marchandises Ont été expédiées ou que les prestations ou services ont été effectués. oL’objet de ces documents est de rendre vraisemblable l’exécution correcte des obligations de l’exportateur. oCes documents seront ensuite transmis par la banque à l’acheteur contre remboursement, pour que ce dernier puisse prendre possession de la marchandise.  Information détaillée sur: http://www.eur-export.com/francais/apptheo/finance/risnp/credoc.htm

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

91

Gestion de l’appel d’offre et du cahier de charges

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

92

Gestion de l’appel d’offre et du cahier de charges Demandeur

B E S O I N

F O N C T I O N S

N critères N critères

N critères

S O L U T I O N S

Qualité Valorisation Coût BAUER Consulting

CESI ALGERIE

93

Fondements : L’optimisation d’un achat d’exploitation ou d’un investissement, selon les paramètres qualité et coût, réside dans l’adéquation des fonction demandées et fournies, au regard du besoin réel. Objet: De l’analyse du besoin et sa formulation (avant la recherche des solutions techniques) à l’évaluation des offres Objectifs: Analyser le besoin , formaliser le besoin, comparer les réponses des fournisseurs pour un objectif final; Optimiser l’ensemble qualité et coût de l’achat ou investissement Caractéristiques: La méthode est caractérisée par: Des outils d’analyse, de cotation et d’évaluation.Une démarche participative. Des documents dont un dossier de consultation comprenant le Cahier des Charges Fonctionnel (C.d.C.F)

Caractéristique Objectifs

 Analyse du besoin

Formali-sation Valorisation et du comparaison des réponses besoin

Trois outils 1analyse fonctionnelle 2 Critère fonctionnels

X X

X X

X X

3 cotation fonctionnelle Démarche participative C.d.C.F BAUER Consulting

X

X X

CESI ALGERIE

X

O P T I M I S A T I O N Qualité + Coût

94

Gestion de l’appel d’offre et du cahier de charges BESOIN : il correspond aux attentes de "demandeurs" exprimées en terme de finalités et non de moyens ou solutions. (demandeurs = utilisateurs, acteurs.....)

FONCTIONS : elles expriment la traduction des "attentes" des demandeurs et c e, sous la forme d'un verbe à l'infinitif avec ses compléments On peut donc écrire l'égalité suivante :

BESOIN = SOMME DES FONCTIONS QUALITE : elle correspond au niveau de satisfaction apporté au besoin c'est-à-dire, pour un achat, à la c apacité potentielle du fournisseur à satisfaire les fonctions.

CRITERES : indicateurs qui permettent de mesurer "a priori" le niveau de satisfaction potentielle (dans le cadre d'un achat) apporté à chaque fonction.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

95

Préparation de la consultation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

96

Préparation de la consultation •

Décrire un achat (équipement, prestation ..) en terme de besoin par rapport à des demandeurs ou utilisateurs et non en terme de caractéristiques (physiques et techniques).

•

Le besoin est traduit sous forme de "fonctions" dont la formulation est un verbe à l'infinitif  avec ses compléments.

les fonctions Qualité décrivent le besoin sous tous ses aspects sauf le coût et les

objectifs de progrès ; on précise la (les) fonction(s) principale(s) qui est la raison d'être de l'équipement ou de la prestation chaque fonction est complétée, si nécessaire, par les « informations techniques et

organisationnelles » qui sont des éléments précisant et décrivant les conditions environnantes. dans le cas d’une prestation avec fourniture, on distingue les fonctions demandées à l’équipement et celles demandées au prestataire pour réaliser cette analyse deux outils peuvent être utilisés :

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

97

Préparation de la consultation •

Décrire un achat (équipement, prestation ..) en terme de besoin par rapport à des demandeurs ou utilisateurs et non en terme de caractéristiques (physiques et techniques).

•

Le besoin est traduit sous forme de "fonctions" dont la formulation est un verbe à l'infinitif  avec ses compléments.

les fonctions Qualité décrivent le besoin sous tous ses aspects sauf le coût et les

objectifs de progrès ; on précise la (les) fonction(s) principale(s) qui est la raison d'être de l'équipement ou de la prestation chaque fonction est complétée, si nécessaire, par les « informations techniques et

organisationnelles » qui sont des éléments précisant et décrivant les conditions environnantes. dans le cas d’une prestation avec fourniture, on distingue les fonctions demandées à l’équipement et celles demandées au prestataire pour réaliser cette analyse deux outils peuvent être utilisés :

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

98

Préparation de la consultation Déterminer pour chaque fonction des indicateurs, appelés "critères fonctionnels", qui permettent d'apprécier et de mesurer une satisfaction potentielle (une fonction a souvent plusieurs critères). Ces critères sont formulés sous une forme substantive (nom ou groupe de noms).

-

Pour les fonctions Qualité les critères peuvent être FONCTIONS

CRITERES

une donnée subjective une donnée objective

être esthétique

maquette

assurer la livraison de 4 chariots dans les délais

une donnée quantifiable

être silencieux

1 capacité société 2 références 3 structure financière décibel

- les critères correspondent donc à une demande d’informations auprès des fournisseurs - une fonction a en général plusieurs critères (< de 5 si possible) et ils sont pondérés en % dans chaque fonction - un même critère peut apparaître dans plusieurs fonctions - un Bcritère mal évalué peut AUER Cquantitatif onsulting CEdonner SI ALGERdes IE surcoût importants 99

Préparation de la consultation Exemple: Prestation de formation en Analyse de la Valeur .10 stages de 3 jours étalés sur 1 an

Fonctions Qualité

Critères d’évaluation des Critères d’évaluation de la réponses fournisseurs prestation

F1:Transmettre des connaissances en AV

1-références Moyenne des notes feuille d’évaluation 2-programme 3-qualification de l’animateur 

F2: motiver les stagiaires à l’utilisation de la méthode

4-moyens pédagogiques Nombre de dossiers en cours 5-nature des exposés sur ce 6 mois après thème

F3: respecter les délais et planning

6-références 7-structure entreprise

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

Nombre de retards

100

Préparation de la consultation Pour la fonction coût : Le critère est exprimés en unités monétaires et ce, selon deux possibilités: Il n’est pris en compte que le montant du devis, c’est à dire les coûts de la prestation et de l’acquisition. Pour un équipement, il est souvent indispensable d’appréhender d’autres dépenses comme: les coûts de fonctionnement les coûts de maintenance On parle alors de C.T.U (Coût Total d’Utilisation) Pour la fonction de progrès : La fonction progrès s’énonce de la manière suivante: « réaliser des progrès dans les domaines technique et / ou organisationnel et / ou économique » Elle à pour critères les % d’amélioration, proposés sur les différentes aspects du progrès pris en considération. Cela pose la difficulté de la mesure.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

101

Préparation de la consultation Fonctions

Critères

Base de référence

-Sur les coûts

-% de baisse des coûts

250 Ke / an

-Sur les heures d’arrêt

-% prévu de diminution des heures d’arrêt

150 heures

Réaliser des progrès

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

102

Préparation de la consultation Fonctions

Critères

Base de référence

-Sur les coûts

-% de baisse des coûts

250 Ke / an

-Sur les heures d’arrêt

-% prévu de diminution des heures d’arrêt

150 heures

Réaliser des progrès

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

103

Préparation de la consultation Synthèse fonctions / critères Fonction de base Qualité: Fonction 1 Verbe + compléments Fonction 2 Verbe + compléments

Expression des critères Forme substantive = Demande d’information

Caractéristiques Critères de compréhension Données subjectives Données objectives Données quantifiables Critères de capacités Données subjectives Données objectives Données quantifiables

Coût Proposer (ou avoir) un coût K euro minimum Progrès Réaliser des progrès dans les domaines suivants -1- Technique -2- Organisationnel -3- Économique BAUER Consulting

% proposés d’amélioration des performances

CESI ALGERIE

Deux approches 1- le coût d’acquisition 2- le coût total d’utilisation (sur n années) Évaluation sur une année

104

Préparation de la consultation Cotation fonctionnelle

hiérarchiser les fonctions par ordre d'importance en leur donnant un coefficient de pondération. Une fonction Coût est prise en compte

calculer une valeur Qualité + Coût Les valeurs calculées sont des outils mesurer objectivement à l'aide des critères la satisfaction d'aide à la négociation et à la prise de décision. apportée à chaque fonction par une note.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

105

Préparation de la consultation Les Coefficients Fonction qualité Les fonctions principales qui sont la raison d’être de l ’achat ont obligatoirement un poids Primordial en regard du besoin. Il est donc logique de leur accorder un coefficient plus fort. Par expérience, il a été choisi le mode d’affectation suivant: -6 pour la ou les fonction principales, -3, 2, ou 1 pour les autres fonctions. en regard de l'importance que le donneur d'ordre estime devoir leur donner le total des coefficients Qualité = A

Cette affectation est faite par le groupe de projet avant l’envoi des dossiers de consultation.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

106

Préparation de la consultation

Les Coefficients Fonction Coûts

Le coefficient est déterminé à partir du % que le groupe de projet estime donner à la qualité (X%) Le coefficient B de la fonction coût est calculé à partir du total A selon une « règle de trois ». B= ( A xY) / X Pour cette répartition, les paramètres à prendre en compte sont le montant la criticité le niveau des spécifications technique Exemple: prestation de maintenance de moteurs

Le coefficient coût représente une seule fonction et il a un impact important sur la notation finale

Total des coefficient qualité = 24 = A Répartition qualité / coût = 60 / 40 Coefficient de la fonction coût = 16 = (24x40)/60 =B Qualité => 24 Coût => X

60 40

BAUER Consulting

X = 24 x 40 60

CESI ALGERIE

107

Préparation de la consultation Les Coefficients Fonction progrès Dans le cas ou il existe une fonction de progrès, on applique la même démarche que précédemment mais en comparant le poids de la fonction progrès (Z%) par rapport au poids De la fonction coût (Y%) Coefficient progrès C C = BxZ/Y’ Exemple: prestation de maintenance de moteurs Pour la prestation de maintenance, on intégrer une fonction de progrès qui à un poids important en regard du coût : 70% Le coefficient de la fonction progrès est donc (16x70)/30 =37 = C Coefficient de la fonction coût X 70 = 37 30

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

108

Préparation de la consultation Les notes sont : a notation de la satisfaction potentielle se fait à partir de valeurs s'échelonnant de 0 à 5, selon les principes suivants :

our la fonction Qualité, la base de notation est le(s) critère(s) qui a été défini. Le donneur d'ordres regarde l'adéquation avec les réponses des fournisseurs.

our la fonction Coût, il est pris en considération le montant, soit de l'acquisition, soit le coût total d'utilisation (CTU). On s'assure que tous les montants recouvrent les mêmes bases. La note varie inversement au montant .

Valeur Réponse Fournisseur = omme des (coefficients Qualité x notes qualité) BAUER Consulting

CESI ALGERIE coefficient Coût x note coût

109

Préparation de la consultation RQUES

ns le cas où il existerait plusieurs critères pour une même fonction, ces dernie ondérés en % pour tenir compte de leur importance. Au moment de la notatio ote la satisfaction apportée à chaque critère. Ensuite on multiplie ces notes le % et on réalise l'addition. On a ainsi une note de satisfaction pour la fonctio Exemple FONCTIONS

F1 fournir le variateur dont les fonctions sont décrites dans le DTO xx

CRITERES

1 références 2 contenu de la proposition 3 taille et structure de l'entreprise

poids en %

note sur 5

20 50 30

4 2 1

% x note

0.8 1.0 0.3 total

note F1= 2.1 F2 démonter l'ancien et installer le nouveau variateur

1 qualification du personnel 2 qualification du responsable de travaux 3 structure de l'entreprise

40 40

3 4

1.2 1.6

20

5

1.0 total

note F2 = 3.8

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

110

Préparation de la consultation

La note coût

2/ Pour calculer la note Coût on se met dans une échelle avec 2 bornes et on fait le calcul sur la base suivante Coût

Note

Borne basse Moins disant

5

Borne haute +50%

0

Mini < X
 Note 5

En proportion (voir courbe)

 Note 0  borne basse Keur 

 borne haute keur 

exemple : 3 devis (KEuro) 320, 450 , 650) On prend , par exemple , comme Borne basse 300 keur = 5 Borne haute 700 keur = 0

le calcul par règle de trois donne: 320 keu correspond à (700-320x5/400 = 4.75 5 450 keu correspond à (700-450)x5/400 = 3.12  3 650 Keu correspond à (700-650)x5/400 = 0.63  1

L’écart est 700-300=400 pour 5 points

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

111

Cahier de charge fonctionnel

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

112

Cahier de charge fonctionnel Le Cahier des Charges Fonctionnel est un document par lequel un demandeur ou son représentant exprime un besoin en terme de fonctions attendues par l'(les) utilisateur(s) dans un environnement donné.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

113

Cahier de charge fonctionnel 1/ Expression de besoin - Amener le demandeur à exprimer un besoin et non des solutions ce qui doit favoriser la créativité. - Eviter l'oubli de certaines fonctions souvent les plus évidentes.

2/ Rédaction des données d'analyse - Fournir le plan du dossier de consultation. - Permettre des gains de temps importants au travers d'un cadre standardisé.

3/ Comparaison des propositions - Permettre une évaluation objective des offres. - Faciliter la formulation de tableaux comparatifs.

4/ Dialogue entre les acteurs - Favoriser le dialogue avec le fournisseur en précisant, dès le début de la consultation, les critères qui permettront une comparaison objective des offres, en soulignant ainsi les points importants. - Favoriser le dialogue en interne, les arguments étant fondés sur des comparaisons objectives.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

114

Cahier de charge fonctionnel Le dossier de consultation est un ensemble de documents :

envoyé à chacun des fournisseurs, dont le Cahier des Charges Fonctionnel fait partie, afin qu'ils puissent répondre à une consultation, en ayant toutes les informations nécessaires, organisées dans un ordre logique.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

115

Cahier de charge fonctionnel les points importants sont les suivants :

/ le Cahier des Charges Fonctionnel est le coeur du dossier / l'ensemble comprend des informations complémentaires qui n'apparaissent pas directement dans la formulation fonctionnelle / le dossier est présenté dans un ordre logique ce qui permet de : faciliter la lecture par les fournisseurs ; faciliter la réutilisation du dossier dans le cas d'une consultation analogue ; faciliter la synthèse des réponses. BAUER Consulting CESI ALGERIE

116

Cahier de charge fonctionnel / la Page de garde synthétisant le cadre de la consultation et qui a pour objet : d'harmoniser aux standards de l'établissement de fournir un cadre général de la consultation de donner les dates significatives

/ la Présentation Générale qui a pour objet : de situer le problème globalement afin que le fournisseur appréhende rapidement l'importance du projet de donner éventuellement les contraintes spécifiques au projet d'expliciter les éléments constitutifs du dossier de donner la liste des Dossiers Techniques et Organisationnels (D T O)

BAUER Consulting CESI ALGERIE 117 / le Cahier des Charges Fonctionnel sous forme de tableaux en 2 parties qui a pour

Cahier de charge fonctionnel / les Conditions Générales qui ont pour objet : de synthétiser les informations à fournir par chacun des fournisseurs, correspondant aux critères d'évaluation de préciser le niveau de détail du devis de présenter les normes de sécurité spécifiques au site et au projet, ainsi que celles qui sont relatives à l'environnement de préciser les procédures de réception de fournir des informations diverses

/ les Dossiers Techniques et Organisationnels (D T O) qui ont pour objet : de décrire des informations techniques et organisationnelles BAUER Consulting CESI ALGERIE

118

Partie I, Cahier de charge fonctionnel SOCIETE…………….. Etablissement………… Adresse……………….

Date……….. DOSSIER DECONSULTATION Titre……………………. Référence………………. Lieu géographique……….

Correspondant  Achats

M..

Tél : Fax: E-mail :

………….. ………….. …………..

Correspondant Techniques

M..

Tél : Fax: E-mail

………….. ………….. …………..

Date limite de réponse à Mr………….. Date prévue de prise de décision………… Date prévue de début de l’intervention………. Date prévue de fin de l’intervention…………

Nombre de pages :……

(hors DTO)

DTO = Dossier Technique et Organisationnels

BAUER Consulting

Nombre de DTO :……. Diffusion interne:………

CESI ALGERIE

119

Partie I, Cahier de charge fonctionnel Le présent dossier de consultation définit les conditions selon lesquelles XXX confiera la prestation de  Description en quelques § de la nature de l'achat. Il est nécessaire On peut éventuellement de donner quelques Cette demande est motivée par ……. préciser les raisons du chiffres ou données projet. significatives. Principales contraintes …………… Textes standard On précise les contraintes spécifiques. Ce dossier de consultation comprend dans la partie II un cahier des charges fonctionnel sous

forme de tableau synthétique qui décrit les fonctions demandées traductions du besoin. Ces fonctions sont précisées par les éléments (critères) qui sont des indicateurs d'évaluation, au niveau qualité des réponses entre elles Dans la partie III sont présentées les informations qui doivent impérativement être fournies dans la réponse et les conditions générales de passation du marché.. ¨

Dans la partie IV se trouve l'ensemble des Dossiers Techniques et Organisationnels. : Liste des DTO et condition d’achats avec un titre et n° de version.

BAUER Consulting

Liste des DTO avec un CESI ALGERIE titre et n° de version.

120

Partie 2, Cahier de charge fonctionnel Les fonctions (traduction du besoin) sont exprimées sous forme verbe + compléments

L’environnement est précisé dans un ou plusieurs DTO

Fonctions

Critères

Fournisseur ou prestataire F1 DTOA, DTOB,

1 2 3

F2

1 2 3

F3

1 2 3

Equipement F4 BAUER Consulting

1 2 3 CESI ALGERIE

Chaque fonction a un ou Plusieurs critères (moyens D’évaluation satisfaction Potentielle exprimés sous form Substantive et numérotés

121

Partie 2, Cahier de charge fonctionnel Fonctions souvent demandées à tout prestataire 1/2

FONCTION prestataire • respecter les règles de sécurité

CRITERES 1. contenu de la feuille d’analyse de risques 2. taux de fréquence et gravité TF/T 3. habilitation 4. références 5. politique de sécurité de l’entreprise 6. formation à la sécurité 7. % d’intérim

• respecter les règles relatives à l’environnement 1. 2.

Analyse des risques pour l’environnement Procédures envisagée pour couvrir les risques

• respect des delais

1. 2. 3. 4.

Référence Moyen et organisation Planning prévisionnel Marges de sécurité prévisionnelles

• fournir une garantie

1. • • •

Durée Structure financière Champ Assurance

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

122

Partie 2, Cahier de charge fonctionnel Fonctions souvent demandées à tout prestataire 2/2 FONCTION prestataire •Nettoyer le chantier en éliminant les déchets, en respectant la législation en vigueur et en fournissant les certificats (si nécessaire)

CRITERES 1. Procédure de nettoyage et d’évacuation 2. Procédure d’élimination de stockage ou de mise en décharge 3. Modèle de certificat

• garantir la confidentialité des informations 1. Références et données 2. Procédures internes 3. Turn over de l’entreprise 4. Qualification du chargé de clientèle • informer régulièrement le représentant de 1. Procédures et périodicité l’établissement et fournir un bilan de fin de 2. Modèle de compte rendu chantier  3. Qualification du responsable de travaux 4. Sommaire des documents prévus

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

123

Partie 2, Cahier de charge fonctionnel Fonctions souvent demandées à un prestataire qui fournit en plus une installation ou un équipement FONCTION prestataire

CRITERES

• fournir une documentation en français

1. 2.

Modèles Moyens de réalisation

• Rédiger le modeler opératoire et les consigne d’utilisation en respectant les procédures existantes

1. 2. 3.

Modèles Liste des documents prévus Tables des matières des documents prévus

• réaliser la formation

1. 2. 3. 4.

Nature de la formation Documentation Durée Références de qualification du formateur 

•Réaliser les essais ou mise en route

1. 2. 3. 4.

Type d’essais Modèle de rapport d’essais Planning Références et qualification du responsable

• Assure le SAV

1. 2. 3. 4.

Implémentation Temps de réponse Moyens en homme et matériel Pièces en stock

•Réaliser la mise à jour des plans documents , fiches… 1. Moyen de réalisation 2. Périodicité des mises à jour  BAUER Consulting CESI ALGERIE 3. procédures

124

Partie 2, Cahier de charge fonctionnel Fonctions demandées généralement à tous les matériel ou un équipement

FONCTION prestataire

CRITERES

• être facile d’utilisation

1. 2. 3.

Conception générale Procédures de lise en route, d’arrêt… Importance de la formation

• être facile et économe d’entretien

1. 2. 3.

Conception générale Prix des principales pièces Procédures d’entretien (préventive, topo maintenance)

• s’intégrer dans l’environnement

1. 2.

Matériaux volume

• résister aux agressions extérieures

1. 2.

Matériaux Protections prévues

• maintenir ses performances dans le temps

1. 2. 3.

Références du matériel Nature du revêtements Performances prévues

• être économe dans son fonctionnement

BAUER Consulting

1. Coût de fonctionnement par une unité de temps 2. Qualité d’énergie par unité de temps 3. Durée de mise en route 4. Durée d’arrêt par changement de série CESI ALGERIE 125

Partie 3, Cahier de charge fonctionnel Condition générale 1/ INFORMATIONS A FOURNIR Le devis devra impérativement être complété par une réponse à ces demandes d'informations qui serviront à l'évaluation qualitative des réponses des fournisseurs. Il n'y a aucune valeur hiérarchique dans la présentation. 2/ PRIX ET NATURE DU DEVIS ¨ L'évaluation sera faite sur un montant global mais dans la mesure du possible il est demandé un détail par sousEnsembles significatifs 3/ REGLES DE SÉCURITÉ ¨ Les intervenants extérieurs doivent accepter et appliquer les règles de sécurité, applicables aux entreprises extérieures intervenant dans les établissements. ¨ Le personnel des fournisseurs intervenant sur les sites doit être habilité selon les procédures du site ayant trait, notamment, à la sécurité. Les frais afférents aux formations et habilitations sont à la charge des fournisseurs. ¨ La prestation ne pourra commencer qu'après élaboration d'un Plan de Prévention, établi contradictoirement lors d'une réunion sur le site, conformément aux CGA.(Conditions Générales d'Achat) 4/ SOUS TRAITANCE La prestation est une prestation globale. En cas de sous traitance d'une partie de la prestation , le nom et le numéro siren des sous-traitants ainsi que leurs domaines d'intervention seront communiqués à XXX pour accord préalable 5/ AUTRES POINTS PARTICULIERS A BAUER son terme, Consulting l'affaire sera évaluée dans sa CESI globalité ALGERIE par le client et par le fournisseur.

126

Partie 4, Cahier de charge fonctionnel Techniques et organisationnels DTO A DTO B DTO C

L'ensemble des DTO est classé suivant l'ordre d'apparition dans l'analyse fonctionnelle. Elles sont répertoriées par des lettres car il n'y a pas équivalence entre le n° d'ordre de la DTO et la fonction concernée.

Ce cadre standard présente les avantages suivants : 1/ il permet une meilleure reconnaissance des dossiers ; 2/ il facilite le travail de rédaction pour les donneurs d'ordres ce qui permet un gain de temps important ; 3/ il facilite le travail du fournisseur ; 4/ il facilite la transmission d'informations entre sites pour des dossiers analogues ; 5/ il permet la mise en place d'une base de données de dossiers de consultation...

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

127

Évaluation des fournisseurs et dépouillement des réponses

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

128

Évaluation des fournisseurs et dépouillement des réponses Afin de faciliter la notation et de réaliser rapidement des simulations, il est recommandé D’utiliser un tableur comme ci-dessous Fonction a

F1

Critéres b

C1 C2 C3

%

Coef c

d

0,5 0,2 0,3

6

Fournisseur A note pondérée e f c*e

C1 C2

0,5 0,5

6

C1 C2 C3 C4

0,4 0,4 0,1 0,1

3

4 5 4

2 1 1,2 4,2 25

5 4 4

2,5 0,8 1,2 4,5 27

5 5 5

2,5 1 1,5 5 30

4 3

2 1,5

4 4

2 2

4 5

2 2,5

5 5

2,5 2,5

3,5 21 4 4 1 4

Total

BAUER Consulting F4 C1

06

1

Offre idéale note pondérée k l c*k

2 1 1,2 4,2 25

Total F3

Fournisseur C note pondérée i j c*i

4 5 4

Total F2

Fournisseur B note pondérée g h c*g

1

1,6 1,6 0,1 0,4 3,3 10

CESI ALGERIE 06

4 24

4,5 27

5 30

4 4 5 2

1,6 1,6 0,5 0,2 3,7 11

4 5 4 4

1,6 2 0,4 0,4 4 12

5 5 5 5

1

06

1

06

5

2 2 0,5 0,5 4,5 14

129

3

Évaluation des fournisseurs et dépouillement des réponses Fonction

Critéres

%

Coef

Total qualité (somme Coef) A = Classement qualité Coût en Ke Classement coût Note par rapport coût mini Total coût (note x coef ) B

Fournisseur A note pondérée

19

16

Valeur totale =qualité+ coût Classement %par rapport à l'offre idéale Bornes de prix mini (note) maxi (note)

5 0

Borne de qualité B coef qualité (Y') coef qualité (Y)

111 166 55

54% 46%

1 2 3

Fournisseur B note pondérée 70 2

74 1

94

111 1 5 81

114 2 4,7 77

141 3 2,3 37

111

143 2 82%

147 1 84%

111 3 64%

174

(19 * 46% ) / 54%

Les critères ayant une note zéro peuvent devenir éliminatoire Les critères ayant une note 5 peuvent être indicateur de sur qualité Ce tableau est: Un outil d’aide à la décision Un outil de négociation interne et externe Un outil de simulation BAUER Consulting

Offre idéale note pondérée

63 3

(166-111) * 5 / 55 = 5 (166-114) * 5 / 55 = 4,7 (166-141) * 5 / 55 = 2,3

B = (A* Y' ) / Y

Fournisseur C note pondérée

CESI ALGERIE

5 81

100%

5,0 4,7 2,3

16

130

Gérer Efficacement vos Achats

3em Journée

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

131

La négociation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

132

Distinction entre négociation et marchandage Avant d’aborder la négociation, il faut en aborder une définition car il faut distinguer deux Types de débats acheteur / fournisseur : NEGOCIATION et MARCHANDAGE MARCHANDAGE

NEGOCIATION

N’aborder pas toutes les clauses Objet peu technique Méthode intuitive Se servir de l’autre Faire une affaire Objectif global (prix) Pas de contrepartie Résultats ponctuel périmables Pas d’argument 1gagnant 1 perdant  Action en force pour gagner à court terme

BAUER Consulting

Concerne toutes les clauses Technique possible Méthode préparée  Aide mutuelle (côte à côte) Satisfaction réciproque Objectif chiffrés et détaillés Exchange permanent Résultats durables préparant l’avenir   Argumentaire Gagnant / Gagnant Investissement relationnel à moyen terme

CESI ALGERIE

133

omportement de l’ acheteur  La négociation est une relation à caractère psychologique entre deux parties dont le but est de trouver une solution acceptable pour les deux. Jamais on n’humiliera l’autre pour gagner.

Tout le monde ne s’improvise pas négociateur. C’est avant tout un etat d’esprit. Le négociateur À préparé sa négociation, il s’est fixé des objectifs réalistes pour chaque clause et lorsque ses Objectifs sont atteints il s’arrête et verrouille l’accord.

Combien d’acheteurs cherche à aller bien au-delà de leurs objectifs et continuent à tirer sur la Ficelle jusqu’à ce qu’elle casse ! Cette tactique relative au marchandage privilégie le court Terme car un fournisseur ainsi traité ne manquera pas dans les futures relations de récupérer son manque à gagner. L’esprit négociateur consiste, entre autre, à conserver sa considération pour le fournisseur même si la marge de manœuvre nous permettrait d’aller bien au-delà

Si le fournisseur a bien vendu,c’est peut être tout simplement grâce à notre méconnaissance Du marché et non pas par son action manipulatrice BAUER Consulting

CESI ALGERIE

134

Relation acheteur fournisseur  •

La déontologie de l’acheteur

•

Voici quelque règles de bonne conduite qui doivent permettre une relation de confiance entre acheteur 0. 1. 2.

Le recevoir à l’heure prévue L’accueillir courtoisement Garder toujours à l’esprit pendant toute la relation que la négociation est un accord gagnant gagnant.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Ne pas tenter de le déstabiliser Faire jouer loyalement la concurrence Ne pas bluffer de manière éhontée Ne pas tromper sa confiance Préserver la confidentialité de ses propositions Toujours le respecter Ne pas tirer partie des erreurs du fournisseur Ne pas abuser de sa force Ne pas franchir les limites au-delà desquelles vos intérêts et les siens seraient gravement lésés.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

135

Relation acheteur fournisseur  1.

Refuser toute compromission ou avantage personnel

2.

Ne rien promettre que l’on ne soit sûr de tenir

3.

Donner le temps et les moyens au fournisseur d’apporter des solutions positives

4.

Écouter le fournisseur

5.

Ne pas émettre de jugement de valeur sur le fournisseur

6.

Rester factuel et tempérer son enthousiasme

7.

Rester calme et serein tout en restant ferme sur ces objectifs s’ils sont réalistes

Ne jamais oublier que la meilleure négociation est celle où les deux parties en retirent plus que ce quelles avaient avant de négocier Un bon négociateur sait trouver les concessions qui apportent plus à son interlocuteur qu’elles ne lui coûtent

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

136

Le processus de négociation des l’acheteurs •La méthodologie de négociation •La négociation doit faire l’objet d’une démarche structurée qui comprend 4 phases importantes:

Connaître Contact Convaincre Conclure Cette méthode est généralement appelée la méthode des 4 C,

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

137

La méthodologie de négociation « CONNAÎTRE » La négociation demande un travail de PREPARATION: Il faut avant tout CONNAÎTRE: •Le produit •Le marché •Les besoins de son entreprise •L’histoire des relations La préparation de la négociation n’a pas un caractère ponctuel. C’est un travail PERMANENT Les différents outils et méthodes d’achats sont autant de point d’appui que vont affirmer la connaissance des éléments ci-dessus dans la phrase de montage du dossier à négocier. Il s’agit de faire le point régulièrement sur son entreprise (en interne) et sur son Environnement (en externe)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

138

La méthodologie de négociation « CONTACT » Après la préparation de la négociation, nous allons rencontrer notre interlocuteur: c’est le CONTACT. Quelles que soient les relations avec le fournisseur, il faut lui réserver le meilleur accueil qui soit:  N’oublions pas que nous avons affaire à un être humain qui éprouve selon les moments des sentiments, crainte, colère, anxiété. Rien ne sert de mettre le fournisseur dans une position  Inconfortable ou déstabilisante. Il sera certainement plus disposé à faire des concessions dans un climat détendu que s’il sent de l’animosité à son égard. Une atmosphère décontractée n’empêche pas la fermeté dans les affaires.

Il faut donc éviter les vieilles recettes périmées du genre: •Faire attendre le fournisseur •Froideur du contact •Mise en situation inconfortable: forme du siége, à contre jour, •Démarrer la discussion par des reproches , sur un ton agressif  BAUER Consulting

CESI ALGERIE

139

La méthodologie de négociation « CONTACT »

La réception du fournisseur : 1.

Les civilités d’usage faites dans la bonne humeur décontractent l’atmosphère. Une petite note d’humour est même souhaitable.

2.

L’acheteur doit d’emblée s’affirmer et se présente: 1. Qui il est ( carte de visite) 2. Ce qu’il fait (responsabilité) 3. Ce que fait sa société En cas de négociation à plusieurs, l’acheteur laisse aux personnes de son équipe le Soin de se présenter individuellement.

•

3.

A ce stade l’acheteur demande au vendeur de se présenter: 1. Qui il est 2. Ce qu’il fait 3. Sa société

3.

En général le vendeur à une information à communiquer sur son entreprise, son marché.. Cette information si elle n’est d’aucune utilité pour l’affaire à traiter sert à détendre L’atmosphère et dé stresser l’intervenant.

5.

L’ acheteur lui aussi peut avoir une information à communiquer: Attention : la pertinence de l’information et son niveau permet à chacun des co contractant de juger l’autre sur son pouvoir dans l’entreprise BAUER Consulting CESI ALGERIE

140

La méthodologie de négociation « CONVAINCRE» Cette phrase est la conduite de l’entretien proprement dite.

Dès le début, l’acheteur doit prendre en main la conduite de l’entretien et ne plus la perdre, Les premiers , points à aborder sont les points d’accord avec le fournisseur ou ses points fort. •L’acheteur montre de ce fait : •Sa volonté pour contracter •Que le fournisseur a de réelles chance d’avoir la commande. En même temps l’acheteur cite quelques points de l’argumentaire fournisseur: points sur lesquels Ils ne reviendront plus durant la négociation. Les clauses à négocier doivent être débattus dans l’ordre (croissant d’importance) établi par l’acheteur. Tant qu’un accord n’est pas pris par les deux parties , aucune autre clause ne doit être abordée. La conduite de l ’entretien est d’autant plus facile que la négociation à bien été préparée au Préalable. Une bonne technique consiste à poser des questions au vendeur dans le but de: Obtenir des renseignements Confirmer des informations Mieux connaître le vendeur Obtenir des conditions plus avantageuses Trouver un compromis L’acheteur doit toujours attendre et laisser le temps au vendeur de répondre à ses questions BAUER Consulting CESI ALGERIE

141

La méthodologie de négociation « CONVAINCRE » Il peut insister en répétant sa question ou en réitérant son argument pour avoir la réponse ou la Concession qu’il attend du vendeur. Les types de questions: Questions ouvertes: demandent une phrase comme réponse, elles servent à développer une idée, apporter des explications, donner des précisions. Questions fermées: obligent l’interlocuteur à répondre par oui ou non . Ce type de question doit  être utilisé pour confirmer un accord et vérifier , qu’il n’y ait pas d’interprétation contradictoire.

Utiliser des arguments: Les arguments sont listés et classés en fonction de leur impact et de leur force sur le vendeur: •L’impact est lié à la sensibilité de l’interlocuteur •La force est fonction de la difficulté de la clause •A une clause difficile est associé un argument fort. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

142

La méthodologie de négociation « CONCLURE » Dès que les objectifs sont atteints, on cesse de négocier pour ne pas tomber dans le marchandage (méthode du « saucissonnage ») Pour éviter tout malentendu par la suite, on récapitule clairement tous les points d’accord Évoqués (questions fermées) Dans une négociation, c’est celui des deux interlocuteurs qui estime avoir obtenu des résultats satisfaisants qui essaie de prendre l’initiative de la conclusion. Mais attention, ce n’est pas parce que le vendeur prend l’initiative de la conclusion Qu’il a atteint le prix plancher. Bien au contraire, c’est sans doute parce qu’ayant réalisé Une bonne marge il souhaite que la négociation en reste là.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

143

Le processus des vendeurs Les Pratiques des vendeurs

La démarche des vendeurs dans la relation avec les acheteurs compte quant à elle 6 étapes qui sont: •Cibler •Contacter •Connaître •Convaincre •Conclure •Consolider

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

144

Les pratiques des vendeurs « CIBLER - CONTACT » Cibler: Cette première étape de la relation avec leurs clients, est en fait la phase de prospection, C’est-à-dire la recherche des clients potentiels à partir de critères définis dans la politique Commerciale de leur entreprise. Cette-ci correspond en quelque sorte à la présélection fournisseur pour les acheteurs

Contacter: Au cours de cette étape les vendeurs tentent de prendre un rendez vous avec les prospects qu’il ont présélectionnés pour mieux les connaître. Les vendeurs s’appuient sur tous les moyens de communication dont il disposent: documentation Techniques, plaquettes commerciales, en utilisant tous les média courrier, fax, -mail, site internet.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

145

Les pratiques des vendeurs « Connaître-Convaincre» Connaître: Cette fois les vendeurs vont développer tous leurs talents pour mieux connaître leurs clients: •Leur secteur d’activité •Leur entreprise •Leur besoins •Leurs acheteurs •IL tenteront de mieux connaître les motivations d’achats en questionnant prescripteurs et acheteurs de manière pas toujours très directe, parfois même au cours de déjeuner très (conviviaux).

Convaincre: A présent les vendeurs vont développer leur argumentaire soigneusement préparé (certains vendeurs sont aguerris aux techniques de PNL: Programmation Neuro-Linguistique) sur la base de toutes les informations collectées au cours de l’étape précédente.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

146

Les pratiques des vendeurs « Conclure-Consolider » Conclure: Contrairement aux acheteurs, les vendeurs ne concluront que s’ils sont sûrs d’être arrivés à la fin de la négociation, c’est-à-dire lorsqu’ils seront certains que l’acheteur n’a plus de clauses à négocier.

Consolider: Durant cette dernier étape, les vendeurs ayant acquis un accord (Contrat, Commande….) de leur clients vont chercher cette fois à les fidéliser, car l’énergie qu’ils auront à développer sera moindre que s’ils devaient rechercher de nouveaux clients. L’acheteur doit saisir cette opportunité pour obtenir le meilleur suivi de son fournisseur et faire valoir sa (fidélité) en cas de dérive de performances constatées.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

147

Préparer la négociation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

148

La préparation de la négociation « LE BESOIN »

Inventaire des informations

Pour chaque clause à négocier , la qualité des objectifs fixés sera fonction de la connaissance que l’acheteur a de l’environnement interne et externe. Nous devons nous poser le plus de questions afin d’enrichir notre dossier. •De quoi s’agit-il ? •Connaissance du produit •Connaissance du cahier des charges •Recherche d’informations auprès du demandeur •Que s’est il passé ? (L’antériorité) •A-t-on commandé ce produit ? •Si oui: quand? Combien? Comment ? Où? •Qu’avons-nous fait ? (les actions menées) •Ouverture sur l’extérieur, informations transmises, les fournisseurs Connaissent-ils assez la destination et l’utilisation du produit? BAUER Consulting

CESI ALGERIE

149

a pr para on e a négociation « LE BESOIN » •Que peut-on faire ? Il s’agit de se fixer des objectifs et se bâtir une stratégie de négociation. •Que dois-je obtenir? •Tableau de dépouillement •Objectifs internes à la société pour chaque clause à négocier. •Dans quel contexte? •Argumentaire (voir chapitre plus loin) •Comment vais-je manœuvrer ? •Stratégie et tactiques à définir (voir chapitre plus loin) •Quels moyen vais-je employer ? •Aide technique •Lieu •Etc. •Que risque t’on ? •Quelles sont les contraintes relatives à : •La complexité technique •La politique des stocks •Le besoin en assistance technique •La compatibilité avec l’outil de production •La compatibilité avec le savoir faire du personnel BAUER Consulting CESI ALGERIE

150

La préparation de la négociation « LE MARCHE » •Le marché, structure : •En aval : ses clients •En amont : ses fournisseurs •En transversal : ses concurrents

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

151

La préparation de la négociation « LE FOURNISSEUR » •Le fournisseur : •Le fournisseur, sa place sur le marché, ses parts de marcé, sa stratégie, son organisation, ses performances, son historique, son évolution. •Le vendeur : •Son histoire, d’où vient il: •Entreprise fréquentées •Durée d’exercice dans chaque entreprise •Secteur d’activités •Son niveau hiérarchique, son titre, son pouvoir de décision: •Conclusion rapide •Prise de contact uniquement •Recherche de gain de temps •Comportement décideur •Repli hiérarchique BAUER Consulting

CESI ALGERIE

152

La préparation de la négociation « LE FOURNISSEUR » •Le vendeur : •Sa personnalité, est-il sensible à: •La sécurité •L’orgueil •La nouveauté •Le confort •L’argent •La sympathie •Son comportement possible en fonction de nos demandes: •Distant •Indifférent •Conseiller •Aimable •Dynamique •Débrouillard •Agressif  BAUER Consulting

CESI ALGERIE

153

Le tableau de n gociation L’ expérience et l’effort d’imagination de l’acheteur permettront de trouver les objections du Vendeur et d’y associer des parades. Les qualité de négociateur d’un acheteur se reconnaissent, entre autres, à son aptitude à préparer le débat suivant le schéma: •Clause à négocier •Objectifs •Argumentation •Objections du vendeur •Parade de l’acheteur

Ce travail demande un entraînement et un effort d’imagination pour suivre la future Négociation comme le déroulement d’un film, il faut dans sa tête: • Voir les acteurs, la salle •Entendre les voix, le débat •Ressentir physiquement les sensations Cette technique empruntée à la PNL est de plus en plus utilisée, notamment par des sportifs qui avant une compétition déroulent dans leur tête le mach, la source ou le contrat qu’il vont vivre avec pour objectif de gagner.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

154

Le tableau de n gociation Cette technique empruntée à la PNL est de plus en plus utilisée, notamment par des sportifs qui avant une compétition déroulent dans leur tête le mach, la source ou le contrat qu’il vont vivre avec pour objectif de gagner. Tout ce travail doit être consigné sur un tableau de préparation à la négociation. Celui-ci Servira en cours de négociation à se rattraper en cas de défaillance ou de retrouver le fil Conducteur, les arguments, les paroles appropriées. Il sera particularisé pour chaque fournisseur appelé à négocier. Clause à négocier 

Objectifs à atteindre

Arguments

Objections vendeur 

Parades

Résultats

Les lister  Se donner des  A chaque Pour tous  A n’utiliser  toutes et les objectifs clause y arguments que si le hiérarchiser en réalistes et si associer un ou trouver les fournisseur ne fonction de l’objectif n’est plusieurs parades fait aucune leur difficulté pas atteint arguments en éventuelles du concession dans la réservant les fournisseur  malgré les négociation se arguments arguments donner une forts pour les positifs solution de clauses proposé par  repli difficiles l’acheteur 

Liste des points forts du fournisseur: donnés par la fiche de cotation pour un fournisseur ancien et nouveau par le tableau de BAUER Consulting CESI ALGERIE 155 Comparaison des offres. Ce sont les points d’accord entre l’acheteur et le vendeur

L’argumentaire Après le premier travail de recherche des informations internes et externes, il faudra au cours de la négociation persuader le fournisseur sur chaque clause de la négociation. Il faut pour cela nous bâtir un argumentaire. Il s’agit pas de demander au fournisseur des concessions sans contreparties. Un argument doit être un avantage pour le fournisseur Exemple: si nous annonçons au fournisseur que ses prix sont élevés par rapport à la concurrence, celle-ci n’est pas un avantage pour le fournisseur. En revanche, si nous avons un volume d’affaires qui risque de durer dans les années à venir, ou d’autres produits à acheter chez lui ces arguments sont des avantages pour le Fournisseur Nous distinguons deux types d’argumentaires: • L’argumentaire général • L’argumentaire spécialisé

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

156

L’argumentaire

n ral

Qui peut être utilisé quel que soit le fournisseur, ou la nature de l’achat produit ou prestation de service. Cet argumentaire est propre à chaque entreprise. Il revient à l’acheteur de trouver toutes les raisons qui feront que le fournisseur accédera à sa démarche. •Exemple d’argumentaires généraux: Sûreté de paiement Régularité des paiements Rapidité de paiement •Crédibilité de l’entreprise acheteuse •Régularité des flux (organisation efficace) •Transfert de savoir faire •Vitrine de produits •Diversité des produits achetés •Test des produits (l’entreprise acheteuse teste les produits pour l’entreprise vendeuses) •Positionnement du produit (prise de part de marché) •Références prestigieuse •Ouverture vers le milieu des même clients (dans un même segments d’activité) •Ouverture vers d’autre unités, division ou filiales d’un même groupe •Stratégie de fidélisation des fournisseurs •Ouverture vers d’autre produits.

Chaque argument peut rapprocher quelques points lors de la négociation. En général, les Fournisseurs ne les prennent pas en compte lors de l’établissement de leur offre, aux acheteurs d’en tirerConsulting profit BAUER CESI ALGERIE 157

L’argumentaire sp cialis Au contraire, ne peut être utilisé que pour une affaire. Il est important de le transposer et cette pratique serait une maladresse notoire de la par de l’acheteur. Exemple d’arguments spécifiques: • Marché en progression (qualité ou CA) • Marché futur quantifié • Augmentation de la durée contractuelle • Effet d’expérience (réduction des coûts de revient en fonction des quantités cumulées) • Effet accoutumance (diminution des temps de fabrication ou durée de la prestation) • Gain sur les achats du fournisseur • Analogie (comparaison à d’autres produits à fonctionnalités identiques) • Echéancier de paiement (acompte, avance……..) • Nouvelle préparation des marchés (augmentation de la part de marché du fournisseur) • Impact publicitaire du nouveau produit • Cycle de vie du produit (achat au cours d’une phase peu favorable au vendeur) • Exclusivité accordée au fournisseur

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

158

Optimiser le déroulement de la négociation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

159

Les objections ou contre arguments du vendeur  Le vendeur de son coté prépare aussi sa négociation. Les acheteurs travaillent la plupart du temps sur une gamme de produits très étendue alors que les vendeurs sont mono produit. Leur force réside dans leur entraînement à la négociation, ils sont, d’une part, très bien formés à la vente et, d’autre part, leur argumentaire est très affiné. Il ne manqueront pas d’opposer aux arguments de l’acheteur des objections. N’oublions pas non plus qu’ils rencontrent parfois plusieurs clients par semaine. Ils sont donc bien rôdés à la négociation sur leurs produits. Les points forts du vendeur lui servent d’arguments de vente. Si nous avons affaire à un Nouveau fournisseur bien au fait de son marché, de ses produits, il connaît exactement ses forces Plus une offre est détaillée plus elle est riche en éléments comparatifs et permet de ressortir les forces et faiblesses des fournisseurs potentiels. Pour les fournisseurs ayant un courant d’affaire, la fiche de cotation nous donne ces éléments chiffrés. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

160

Les parades de l’acheteur  Si le vendeur malgré de vrais arguments positifs de l’acheteur reste sur ses positions, alors l’ acheteur peut adopter une attitude plus ferme et répondre au comportement peu constructif  du vendeur par des parades que nous pouvons qualifier « d’arguments négatifs » pour le contraindre à lâcher prise. Exemple de parades: Mauvaises performances du fournisseur (délai, qualité, service…) Décomposition imprécise des coûts Développement possible chez un concurrent Possibilité d’utiliser une autre technologie Besoin d’activité de son entreprise ou de son secteur d’activité Aide au dépannage du fournisseur dans le passée La butée de budget ou de temps…..

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

161

La strat gie de l’ chiquier  Lors de la phase « convaincre » il est très important que ce soit l’acheteur qui mène L’entretien de négociation et qu’il traite les clauses dans l’ordre qu’il aura prédéfini pendant la préparation. Lorsque la nombre de clauses à négocier est relativement important, une technique appelée « la stratégie de l’échiquier » à cause de l’utilisation d’une matrice sur laquelle l’acheteur va Déterminer la succession de ses « coups » comme sur un échiquier, va aider l’acheteur à Programmer l’ordre dans lequel il va traiter chaque clause. Cette méthode consiste à évaluer l’importance de chaque clause pour l’acheteur et pour le Vendeur. Il est important de savoir avant le négociation quelles sont les clauses sur lesquelles l’acheteur pourra accorder des concessions ou au contraire sur lesquelles il devra avo ir une Position ferme. Si trop peu de clauses peuvent être concédées au vendeur, il peut être utile d’ajouter des Clauses sans importance sur lesquelles il sera facile de céder au vendeur, sans toute fois le lui faire paraître (ne pas céder trop rapidement ou faire comprendre au contraire que la clause est essentielle BAUER Consulting

CESI ALGERIE

162

La strat gie de l’ chiquier  Le tableau de préparation de négociation vu précédemment peut être complété de deux colonnes supplémentaire pour y ajouter la note de 1 à 3 attribuée à chaque clause en fonction de l’importance qu’elle revêt pour l’acheteur et le vendeur Toute la phase de la préparation doit aussi permettre d’évaluer cette importance pour le Vendeur que l’acheteur va attribuer, même si cet exercice est difficile ou hasardeux, une estimation vaut mieux que d’improvisation complète. Ainsi l’acheteur attribuera une note de 1 à 3 selon que l’acheteur ou le vendeur •Ne cèdera pas : note 1 •N’est pas en mesure de trancher et donc sujet à discussion : note 2 •A une marge de manœuvre confortable et peut donc céder : note 3 Clause à négocier 

Objectifs à atteindre

 Arguments

Objections vendeur 

Parades

 A B C D E

BAUER Consulting

Résultats

Importance Importance Pour Vendeur Pour Vendeur  2 1 3 1 1

CESI ALGERIE

2 3 2 1 2

163

Matrice chiquier 

Acheteur 

1

2

3

1

Blocage

Négociation possible

Concession De L’acheteur 

2

Négociation possible

Troc

3

Concession du vendeur 

Négociation Possible

Vendeur 

Négociation Possible Joker 

L’ordre pertinent de négociation des clauses est guidé par les règles suivantes 1. Négocier les clauses en suivant un ordre de difficulté croissante (pour amorcer facilement la négociation). 2. Inciter le vendeur à faire le premier une concession 3. Alterner les concessions acheteur vendeur (pour montrer sa volonté de jouer gagnant gagnant) 4. Ne jamais commencer ou finir par une clause de blocage, il est préférable de la placer à mi parcours, pour créer une interruption de séance après avoir reformuler les accords déjà acquis par les deux parties (preuve d’une négociation gagnant gagnant) et proposé un délai suffisant pour trouver chacun une solution de repli. 5. Toujours redémarrer la négociation après une situation de blocage par une clause facile comme un joker et surtout pas par les clause bloquante 6. Négocier le prix rapidement et surtout pas à la fin, le vendeur serait enclin à le majorer pour 7. Consulting Tenir compte de toute les concessions aurait faite « gratuitement » BAUER CESIqu’il ALGERIE 164

Recommandation  Acheteur 

1

2

D

I

2

G

 A F

3

B

3

Vendeur  1 E

C H

Recommandation: Dans la mesure du possible, vous devez vous efforcer de suivre un itinéraire qui suit les lignes Horizontales ou verticales, ce qui évitera de monter en difficulté pour l’acheteur et le vendeur Simultanément (lignes diagonales) Il est également recommandé de ne pas franchir verticalement et vers le haut deux cases pour que le vendeur « supporte » la croissance de la difficulté. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

165

Exercice Vous êtes acheteur d’ ASTRIANE et vous devez négocier avec RADIALL 7 connecteur Réf : 5.570 Délai impératif:

2 mois pour 5 connecteurs

Condition habituelles de règlement

90 JFDM

Marché annuel prévisionnel

50 connecteurs

Il y a oligopole : 2 fournisseurs homologués, Radiall et AMP France Sur un précédent marché, vous avez réussi à passer commande chez AMP directement aux USA. Cette opération a été difficile à réaliser Votre marketing achats estime le prix unitaire à 1 500 Euro environ Négociation Pour 7 connecteurs, le devis de RADIALL et 2700 Euro prix unitaire, livraison 4 mois. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

166

Exercice Vous représentez la société industrielle de Mécanique Vous êtes invité par les acheteurs de ASTRIANE pour négocier des sous-ensembles Mettant en œuvre: tôlerie, usinage, traitement, peinture, assemblage. Vous êtes qualifié pour ce travail. Vous supposez: Quantité : Prix: Condition de règlement

entre 15 à 30 pièces entre 1800 et 1 000 Euro l’unité 90 JFDM

Vous êtes en situation d’oligopole, donc peu décidé à faire des concessions, mais le marché est utile à la réalisation de vos objectifs commerciaux. Vous êtes prêt à proposer des services sous réserve du paiement par ASTRIANE dans de bonnes conditions (ex: port, emballage, etc…)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

167

Exercice Vous êtes acheteurs de sous traitance d’ ASTRIANE, vous devez négocier avec la société industrielle de Mécanique un marché de 22 sous-ensembles Sur 2 ans. Vous pensez que le fournisseur vous proposera un prix d’environ 1 200 Euro pièce. Vous invitez le fournisseur pour négocier Vous désirez Délai de livraison Port et emballage Assurance Condition de règlement Cadence de livraison Stock de sécurité Prix

BAUER Consulting

3 mois pour le 1 sous-ensemble Franco Gratuite 90 JFDM Environ 1 par mois 2 sous ensemble Vous vous fixez votre objectif  

CESI ALGERIE

168

Retour d’expérience et capitalisation

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

169

Retour d’expérience et capitalisation •

• • • • • •

Le Retour d'expérience est une expression terme issue du monde du travail en entreprise : elle exprime l'enrichissement des connaissances de l'  organisation apprenante (l'entreprise) grâce à ses employés qui ont analysé et formalisé leurs expériences pour en faire profiter toutes les unités de l'entreprise. Dans le langage courant de l'entreprise, il est exprimé de manière abrégée  par REX , à l'écrit ou à l'oral. Le retour d'expérience vise à capitaliser les connaissances en tenant  compte des réussites ou des échecs. L'équivalent en anglais peut-être 1. feedback from past experience

Formations Il est aujourd'hui vital pour les entreprises d'exploiter au mieux leurs connaissances intrinsèques, leur principale richesse, afin de faire face à la concurrence. Elles doivent constamment s'adapter afin d'améliorer leur  réactivité, la qualité de leurs produits et services, leur capacité à être innovante et leur gestion des savoirs et savoir-faire interne à l'entreprise.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

170

Retour d’expérience et capitalisation • Construire et exploiter l’expérience collective • L’intégration du retour d’expérience ( feedback ) dans les activités d’une entreprise ou d’une organisation et à tous les niveaux permet de : • répondre plus efficacement aux demandes clients où qu’ils soient, • proposer un service diagnostic en ligne, • éviter le gaspillage et les catastrophes • détecter de nouvelles opportunités • innover avec les clients, • contribuer à l’équilibre des écosystèmes de l’entreprise étendue.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

171

Retour d’expérience et capitalisation

•

Management et stratégie Principes pour la conduite d’un projet de capitalisation d’expérience Vision économique de la gestion des connaissances

•

Systèmes d’information et de capitalisation de l’expérience  Approche systémique des systèmes socio-techniques complexes Systèmes d’information et retour d’expérience SGBD – programmation WEB, bases de données et de connaissances

•

Aspects humains et organisationnels Sociologie des organisations Techniques de communication REX et aspects organisationnels Intégration des aspects facteurs humains dans le REX  Aspects juridiques

•

Gestion des connaissances Management des connaissances et capitalisation de l’expérience Ingénierie documentaire Extraction de l’expérience à partir du texte – textmining Organisation apprenante Gestion des compétences dans les organisations

• •

Méthodes et outils Logiciels de statistiques et fiabilité Sûreté de fonctionnement Concepts liés à la gestion des risques BAUER Consulting CESI ALGERIE Intelligence économique

172

Retour d’expérience et capitalisation ANNEXE 2 : LE RETEX EN 4 ETAPES • Tableau récapitulatif  Etape 1 Définir les objectifs Partager une vision globale de l’événement et renforcer les liens entre les partenaires Repérer les points positifs et les capitaliser  Identifier les points négatifs et proposer les axes d’amélioration Reconnaître le travail de chacun et faciliter la résilience Valoriser l’expérience acquise pour la gestion des événements futurs Démultiplier les enseignements tirés et sensibiliser les acteurs potentiels     

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

173

Retour d’expérience et capitalisation Etape 2 Vérifier que les critères de mise en oeuvre sont réunis Quelle pertinence du retex en fonction du type d’événement source ? - Retex systématique après une crise ou un exercice -Retex à favoriser lors d’une situation nouvelle (signalémergent) ; -d’une situation porteuse de risque ; -des situations itératives ou semblables ; -d’un événement porteur d’enseignements Quel rapport coût / bénéfices ? 



BAUER Consulting

CESI ALGERIE

174

Retour d’expérience et capitalisation Etape 3 Organiser  les aspects pratiques du retex et le mettre en oeuvre Identifier un pilote Définir un périmètre Définir un calendrier de réalisation Prévoir la méthode de collecte, de tri et d’analyse de l’information Préparer un document de synthèse et la réunion de partage  Animer de façon neutre et organisée la réunion    

 

Etape 4 Valoriser le retex Restituer le retex en le formalisant sous forme de compte-rendu de réunion ou de rapport Mettre en oeuvre les décisions d’amélioration prises au cours du retex et instituer un suivi de cette mise en oeuvre Publication Faire connaître le retex à l’extérieur (publication,Intranet et Internet, colloques…) 





BAUER Consulting

CESI ALGERIE

175

Optimiser la fonction « achats »

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

176

Optimiser la fonction « achats » Pourquoi ?  Aujourd’hui, la fonction Achat prend une envergure déterminante face à un marché très compétitif et des exigences de qualité et de délais de plus en plus grandes. Faire tenir ce rôle de premier plan à un responsable spécifique n’est pas toujours réaliste dans des structures de type PME. Néanmoins, il est indispensable de pouvoir donner à cette activité la légitimité d’une fonction centralisée, et une organisation digne d’un poste clé. La fonction Achat participe directement à la réduction des coûts : les bénéfices de sa réorganisation sont immédiats, carrefour du marketing, du contrôle de gestion, de la recherche et du développement

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

177

Optimiser la fonction « achats » L’optimisation de la fonction Achats doit passer par les étapes suivantes Développer les techniques de base, de processus global de la fonction, de la stratégie au juridique en passant par l’aspect économique Maîtriser la rédaction et outils spécifiques, élaborer les différents types de documents et cahiers des charges, obligations de résultats et de moyens, conditions de service Pratiquer de sélection,critères d’évaluation, suivi des performances, types de contrats, plans de progrès, sourcing international…les secrets de la gestion du panel de fournisseurs Connaître l’ essentielles du droit des contrats : droit commercial français, caractéristiques et spécificités d’un contrat, notion de propriété intellectuelle et industrielle, conventions juridiques internationales, fournisseurs en dépôt de bilan, travail avec une entreprise étrangère BAUER Consulting

CESI ALGERIE

178

Optimiser la fonction « achats » Maîtriser les modes de négociation d’achat, comment s’y préparer, les pièges et moments clés de chaque opération,le traitement des litiges, confrontation et coopération, poids des arguments techniques, commerciaux et juridiques Segmenter les portefeuilles d’achat, analyse prospective du marché des fournisseurs, poids des contraintes et des risques, mise en oeuvre d’un plan d’action marketing, renforcement du rôle de la communication, pratique du benchmarking Respecter les documents spécifiques aux achats, déontologie, éthique et développement durable, création et gestion de dossiers d’achat, bases de données et contrats. Une organisation opérationnelle et des classements clairs au cœur de la performance

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

179

Optimiser la fonction « achats » Mettre en place un cahier de bords proactifs

ctions : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Réduire les coûts d’acquisition Réduire le prix d’achats Livraison à temps Taux d’acceptation Value engineering Supplier days Coefficient d’approvisionnement Entretien de fin d’année

BAUER Consulting

L’objectif an n

6%

CESI ALGERIE

L’objectif an n+3

5% 8% 15% 20% 99,4% 100% 99,7% 99,99% 7% DCHA 15%DVHA 1 an avec key supplier   3% 100% effectif HA

180

Gérer Efficacement vos Achats

4em Journée

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

181

Le marketing achats.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

182

Purchasing Maketing 7-Analyse des potentiels fournisseurs Qualification Marketing Achats

Qualification technique

Potentiel fournisseur  à travailler  avec son futur client

-Etude préalable conduisant à l’analyse Marketing (elle a pour but d’orienter les information technico-économique)

-Le questionnaire à envoyer doit être prospectif  (C’est-à-dire, ce faire une idée sur la politique à moyen terme (5 ans)

-Les qualiticiens interviendront auprès des fournisseurs pour  S’assurer de leur capacité technique à exécuter les ordres achats

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

183

Purchasing Maketing 7.1 Responsabilité du Marketing achats Le responsable marketing achats doit être capable de dialoguer  En interne et en externe avec les organisation suivante: Direction générale, (technique, R&D,Qualité,finance,logistique..) 7.2 Comment enquêter S’adapter au style de l’interlocuteur  Pour obtenir les meilleurs résultats reconnaître l’attitude de votre Interlocuteur et obtenir un climat favorable pour rassembler  les informations recherchées.(Etre en phase avec votre interlocuteur). Identifier le type d’entreprise Prendre contact par téléphone avec le Commercial et Opérationnel Prendre un rendez vous , le confirmer par mail; Proposer un ordre du jour  BAUER Consulting

CESI ALGERIE

184

Purchasing Maketing 7.2.1 Comment enquêter (Visite Fournisseur ) Demander une présentation générale de la société avec résultats Organisation générale Activité principale Evolution du CA Principaux clients CAPEX (investissement à 3 ans) Avoir connaissance du bilan Présentation technique Ce qui les différencier des concurrents Présentation Qualité ISO ou autre Visite des installations BAUER Consulting

CESI ALGERIE

185

Purchasing Maketing 7.2.2Comment enquêter (Présentation de votre société) Faire une présentation générale de votre société et en montrer son potentie Organisation générale Activité principale Evolution du CA Principaux clients Présentation technique Ce qui vous différencie de vos concurrents Présentation Qualité ISO ou autre

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

186

Purchasing Maketing 7.2.3 Comment enquêter (Présentation de votre dossier technique) 1. -Débuter par la description des objectifs de étude marketing achats. 2. -Décrire les avantages offert par cette analyse et les « plus » que l’étude marketing doit apporter à votre interlocuteur. 3. Valoriser votre interlocuteur  4. -Évoquer les problèmes propres au segment de marché à étudier  5. -Proposer une étude de produit 6. -Faite faire une offre de prix 7. -Demander un délais BAUER Consulting

CESI ALGERIE

187

Purchasing Maketing 7.2.4 Comment enquêter (Analyse Phase 1) Utiliser des supports pour l’analyse Marketing par segment de marché. Tableau donnant : Vos concurrents à l’achats / Vos fournisseurs potentiel Motorola IBM

Air liquide Praxair BOC

Fournisseur par CA Décroissant / Par famille produits Air liquide

1234 Meuro

Praxair BOC

123 Meuro 12 Meuro

BAUER Consulting

Hydrogene

CESI ALGERIE

AL 12 Meuro PX 11 Meuro BO 1 Meuro

188

Purchasing Maketing 7.2.5 Comment enquêter (Analyse Phase 2 (Voir exemple en annexe) Mesurer vos résultats à l’aide d’un métrique :

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

189

Purchasing Maketing 7.2.5.1 Métrique Pour une famille de produits ou segment de marché définir en collaboration avec vos clients interne la criticité des paramètre suivant par rapport à une base 100. Livraison de la qualité à temps Si la livraison a l’heure est sur le chemin critique , nous attribuerons ¼ de la notre globale en accord avec vos clients interne. Qualité Elle se mesure sur deux critères, le taux de rejet et la « sévérité » Commercial L’aspect commercial s’articule sur 5 paramètres Le coût horaire du travail chez le fournisseur, l’analyse du coût récurent, l’analyse du coût non récurent, l’analyse de réduction du coût .Comparaison des coûts / concurrence BAUER Consulting

CESI ALGERIE

190

Purchasing Maketing Structure du fournisseur Cette analyse s’effectue sur la mesure du potentiel technique du fournisseur. Nous devons donner une note sur sa capacité à résoudre les problèmes technique, son environnement technique,son système de management de la qualité sur les aspects techniques.Nos devons aussi mesure l’approche « 5S » (Rangement,Communication, propreté) Service du Fournisseur Le fournisseur accepte-t-il les audits clients ? Est il ISO 9001v2000 Est il ISO 14000 (environnement). A-t-il une approche TQM « Total Quality Management ». Suit il ses propre fournisseurs , quel est son approche.Quel est son outil de production ? est il de nouvelle génération ou pas ? Est il industriel ? A-t-il la Capacité a développer les produit avec nous ?L’aspect financier Est il sécurisé ? Au niveau expédition et emballage est-il au niveau attendu par votre société. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

191

Purchasing Maketing -8- Analyse d’un segment de marché / marketing achats Cette analyse permet d’identifier les contraintes achats pour  L’optimisation du marketing achats dans votre organisation Il s’agit de Rechercher les contraintes achats Faire un histogramme des contraintes 8.1 L’origine de contraintes achat est : Tableau des contraintes

Commerciale

Interne ou externe Commerciale ou technique Technique

Interne Externe BAUER Consulting

CESI ALGERIE

192

Purchasing Maketing 8.2 Contraintes internes Les contraintes internes sont les contraintes que l’entreprise se Donne à elle-même et répercute sur le marché fournisseur. Exemple :

Manque de prévision

Cause commerciale

8.3 Contraintes externes Les contraintes externes sont celles que le marché exerce sur les achats de l’entreprise. Exemple:

BAUER Consulting

Technologie à évolution rapide

CESI ALGERIE

Cause technique

193

Purchasing Maketing 8.4 Exemple de contraintes d’achats : (non exhaustif) Politiques d’achats imposée Fournisseur imposé Manque de prévisions Absence de communication interne Délai  Notion d’argumentation de négociation (Prix) Pas de regroupement des achats Eloignement géographique des marchés Prix d’achats imposé Limitation à un périmètre d’achats restreint Manque de notation des fournisseurs Statut contraignant des outillages Compensation Connaissance du marché à la vente Connaissance du marché acheteur  Puissance d’achats sur le marché segment Puissance d’achats sur le marché « business » Puissance d’achats sur le marché pays BAUER Consulting

CESI ALGERIE

194

Purchasing Maketing 8.5 Métrique pour la valorisation de la contrainte Contraintes: Sans impact pour l’achat ? Un peu gênante ? Gênante dans certains cas Plutôt gênante Source de difficultés majeures Bloquante

= = = = = =

0 1 2 3 4 5

Coefficient de pondération: Attribuer un coefficient de : 5 à la plus forte contrainte Attribuer un coefficient de : 2 à la suivante Attribuer un coefficient de : 2 à la suivante Attribuer un coefficient de : 1 à la suivante Total des coefficients : 10 BAUER Consulting

CESI ALGERIE

195

Purchasing Maketing 8.6 Analyse des contraintes internes commerciales

 A

CONTRAINTES

0

1

Fournisseur imposé

0

2

Politique d’achats imposé

0

3

Manque de prévision

0

4

Absence de communication interne

0

5

Délai trop cour exigé

6

Notion d’argumentaire de négociation

7

Pas de regroupement des achats

0

8

Eloignement géographique des marchés

0

9

Prix d’achats imposé

0

10 Limitation à un périmètre d’achat restreint

1

2

3

4

5

Résultat

0 0

0

11 Absence de notation fournisseur

0

12 Statut contraignant des outillages

0

13 Compensation

0

14 Connaissance du marché à la vente

0

15 Connaissance du marché acheteur

0

16 Connaissance du marché mondial

0

17 Puissance d’achat sur le marché (business) BAUER Consulting CESI ALGERIE 18 Puissance d’achat sur le marché France

0 0

4 X 5 =20 196

Purchasing Maketing 8.7 Analyse des contraintes Internes Technique

CONTRAINTES

0

1

Cahier de charges

0

2

Cahier de charges draconien

3

Assurance qualité

0

4

Pas d’analyse de la valeur

0

5

Service achats boite à lettres

0

6

Difficulté d’homologation venant des clients

0

7

Lenteur du processus d homologation

8

Produit en fin de série

0

9

Qualité inhabituelle sur le marché

0

10 Technologie à évolution maîtrisée

0

11 Secret de fabrication

0

12 Engagement technique préliminaire

0

1

2

3

4

5

Résulta t

0

0

13 Fourni Fournisseu sseurr en situat situation ion de mono mono source source (cho (choix ix technique)

0

14 15 16 17 BAUER Consulting

CESI ALGERIE

197

Purchasing Maketing 8.8 Analyse des contraintes Externe commerciales 0

CONTRAINTES

1

2

3

4

1

En Entente sur le marché

0

2

Spéculation

0

3

Pénurie d’origine politique (embargo)

0

4

Faible capacité de production du marché

0

5

Absence de manifestation professionnelle

0

6

Monopole ou monosourcing

0

7

Législation contraignante

0

8

Brevet

0

9

Habitude gênante du marché fournisseur

10 Rigidité du système de distribution

5

Résul tat

0 0

11 Flexibilité du fournisseur (réactivité)

0

12 13 14 BAUER Consulting

CESI ALGERIE

198

Purchasing Maketing 8.9 Analyse des contraintes Externe Technique CONTRAINTES

0

1

Ecart culturel entre fournisseur et client

0

2

Technologie à évolution rapide

0

3

Abse Absenc nce e de de liliste ste équi équiva vale len nce

4

Coût élevé des outillage

5

Nombreuse solutions techniques

6

Série mini à l’achat

0

7

Réglementation

0

8

Durée de vie des produits

0

1

2

3

4

5

Résul tat

0 0 0

9 10 11 12 13 14 BAUER Consulting

CESI ALGERIE

199

Purchasing Maketing 8.10 Cotation de la famille produit (X1) Analyse des contraintes Internes Commerciale (11*1) + (4*2) + (1*2) +(4*5) = 41 Analyse des contraintes Internes Technique (10*1) + (1*1) + (1*2) +(1*5) = 19 Résultat du Métrique Contrainte externe 41 + 19 = 60% de contraintes Externes Analyse des contraintes Externe commerciales (7*1) + (2*2) + (2*2) +(1*5) = 20 Analyse des contraintes Externe Externe Technique (1*5) + (1*2) + (1*2) +(1*5) = 12 Résultat du Métrique Contrainte Interne 20 + 12 = 32% de contraintes internes BAUER Consulting

CESI ALGERIE

200

Purchasing Maketing

8.11 Visualisation de segment de marché

L’objectif de chaque responsable d’achats est de ramener vers la zone achats simple tous les achats dont il a la charge.

Contrainte internes Achats interne

Achats difficiles

Produit Y Produit WW

Produit X

60%

Produit Z

Achats simples

Achats externes

32% BAUER Consulting

Pour y parvenir , il lui faut: -Vérifier son organisation en termes De répartition de portefeuille en Fonction de critère d’enjeux financiers ou stratégiques (Diamètre des cercles) -Disposer du personnel compétent

Contrainte externes CESI ALGERIE

201

E-procurement

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

202

E-procurement / Sourcing Le Sourcing vise à réduire le coût général des achats, en automatisant les processus concernés mais la notion, particulièrement quand elle implique le canal Internet, est souvent confondue avec l'e-Procurement (pour des raisons de similarité d'objectif) ou avec l'Outsourcing (pour des raisons d'homonymie)..

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

203

Quelle est la différence entre e-Sourcing et e-Procurement L'e-Sourcing a pour vocation d'optimiser l'amont de l'achat en standardisant et automatisant la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs. Il s'agit d'améliorer la qualité de l'information de l'acheteur professionnel et l'augmentation de sa productivité. Éventuellement, la négociation finale peut prendre la forme d'une enchère inversée en ligne. L'économie générée tient principalement à la baisse des coûts d'acquisition. Le temps gagné dans un cycle d'achat grâce à l 'e-Sourcing pourra être consacré à un autre achat. L'e-Procurement gère les approvisionnements en visant l'automatisation des commandes et des transactions. L'e-Procurement s'appuie sur des catalogues en ligne, appartenant à l'entreprise ou aux fournisseurs. L'objectif principal est l'économie de processus.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

204

Faut-il choisir l'e-Sourcing ou l'e-Procurement Ces deux solutions sont en fait complémentaires. Pourtant, elles ne s'adressent pas forcément aux mêmes entreprises. Un projet d'e-Procurement n'est pertinent que pour les entreprises ayant un large portefeuille

d'achats indirects que l'on peut cataloguer . Il nécessite de lourds investissements techniques, en création et en maintenance des catalogues en ligne, ainsi qu'en intégration de systèmes. Les budgets explosent rapidement. Alors que l'e-Procurement permet d'automatiser la commande et la transaction, l' e-Sourcing s'attaque au processus de contractualisation. L'amont de la signature d'un contrat repose sur des processus standards que la technologie permet d'accompagner : analyse des besoins, évaluation de l'offre, identification et qualification des fournisseurs, analyse du coût total d'acquisition.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

205

Qu'est-ce que l'Outsourcing e-Sourcing et Outsourcing sont deux notions très différentes. L'Outsourcing est traduit en français par le terme d'infogérance. On utilise aussi le terme d'externalisation informatique : il s'agit pour une entreprise de confier à une autre la gestion de son système informatique. C'est une prise en charge contractuelle, par un prestataire extérieur.

Dans l'e-Sourcing, l'argent gagné est le temps économisé et réutilisable. Pour l'Outsourcing, il s'agit d'économie de moyens déployés

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

206

Quel est le déroulement de l'achat e-Sourcé La logique intrinsèque est la même que l'achat soit automatisé par les nouvelles technologies ou non. En revanche celles-ci permettent d'accélérer certains processus. Le début du cycle commence par la collecte des informations concernant l'achat (questionnaires/interviews, base de données achat) qui amène au choix de la stratégie (leviers d'optimisation, lots et portefeuille cible type de négociation). A ce stade, les solutions d'e-Sourcing offrent un modèle d'analyse multicritères, afin de dégager une liste de fournisseurs motivés. Le cahier des charges est ensuite optimisé: on fournit des grilles de cotation et d'analyse. Ensuite viennent les négociations ou enchères. Une fois les fournisseurs sélectionnés, l'e-Sourcing, grâce aux enchères inversées en lignes (voir la question suivante), offre un gain en temps et en organisation indéniable. Le cycle finit avec la mise en place de l'achat (contrats, indicateurs de performance, parts de marché). Il est important de mettre en place un suivi annuel. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

207

Quels sont les avantages de l'eSourcing A long terme, l'e-Sourcing sert à optimiser les pratiques d'achat et d'approvisionnement. Le premier résultat remarquable est évidemment le gain de temps dans le cycle de l'achat.  Normalement, c'est le coût complet de chaque achat qui s'en trouve réduit. Les éditeurs de solutions d'e-Sourcing parlent d'une réduction de 25% du coût de l'achat, et d'une réduction de 50% du cycle de recherche du fournisseur. De plus, la solution permet de créer et gérer un panel de fournisseurs préférés, ou attitrés (d'où, là encore, un gain de rapidité de l'échange).

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

208

Quelle est la principale application de l'e-Sourcing Un des gros avantages conférés par l'e-sourcing est l'optimisation des enchères fournisseurs. On les appelle inversées car ce sont les fournisseurs qui y sont en concurrence pour  vendre, et non pas pour acheter. Dans un processus classique, l'entreprise est souvent limitée par le temps : il est compliqué de négocier avec de nombreux fournisseurs en même temps. Une enchère bien préparée permet à l'acheteur de négocier avec tous ses fournisseurs en moins de temps qu'il ne fallait avant pour négocier avec un seul. Même si la recherche et la sélection des fournisseurs se font selon le processus classique (pré-ciblage, recherche de fournisseurs potentiels ; puis ciblage, analyses des réponses interviews/questionnaires, audits…), l'enchère permet de retenir un nombre plus important de fournisseurs. Et plus il est important, plus l'enchère est dynamique. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

209

Quelle est la principale application de l'e-Sourcing Pour une réussite totale, la préparation de l'enchère est primordiale. Quelques étapes de cette préparation sont indispensables : optimisation du cahier des charges, segmentation du marché en lots pertinents, paramétrage de l'outil d'enchère, invitation et motivation des fournisseurs… Typiquement, le coût est le seul critère géré par un outil d'enchère. Cependant, à coût égal, les fournisseurs n'ont pas tous le même niveau de performance (qualité, délai, service). Certains outils d'enchère permettent d'intégrer une pondération des fournisseurs. Cette pondération handicapera ou avantagera les fournisseurs selon leurs performances.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

210

Sourcing, e-sourcing

Le sourcing correspond à la phase d'achat classique d'une entreprise : •expression de la recherche, •recherche des fournisseurs, •négociation sur les prix et les délais.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

211

Sourcing Un logiciel de sourcing permet de gérer ces différentes étapes. Il correspond : à un logiciel de workflow administratif, lorsqu'il gère les autorisations d'engagement de dépense, à un logiciel de workflow de production, lorsqu'il gère l'émission des bons de commandes et la réception des devis et des factures, à un logiciel de e-sourcing, lorsqu'il utilise le canal Internet pour dialoguer avec les fournisseurs.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

212

Catégories de logiciels Plusieurs concepts permettent d'améliorer les flux dans un process industriel :

e-sourcing ou recherche des fournisseurs et négociation des prix, e-procurement : ou automatisation des commandes, essentiellement à l'aide de catalogues, SRM (Supplier Relationship Management) : optimisation du process d'approvisionnement de l'entreprise, SCM (Supply Chain Management : anticipation et pilotage des flux physiques de l'entreprise, de la demande du client, aux approvisionnements

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

213

e-Sourcing Basé sur l'usage d'Internet, l'e-Sourcing a pour vocation d'optimiser l'amont de l'achat en standardisant et automatisant la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs. Il s'agit d'améliorer la qualité de l'information de l'acheteur professionnel et l'augmentation de sa productivité . Éventuellement, la négociation finale peut prendre la forme d'une enchère inversée en ligne. L'économie générée tient principalement à la baisse des coûts d'acquisition. Le temps gagné dans un cycle d'achat grâce à l'e-Sourcing pourra être consacré à un autre achat.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

214

e-procurement C'est l'ensemble des services par Internet liés aux achats internes de l'entreprise. Au départ, il s’agit d’outils utilisant EDI ou des ERP. Aujourd’hui on trouve des Market Places (places de marché virtuelles) ainsi que des applications de Business Intelligence. L'e-procurement met à disposition des utilisateurs des sources d'informations et des outils qui simplifient l'approvisionnement, la facturation et le réglement. Ses fonctions peuvent être : la gestion de catalogues d'achats précédemment négociés par les acheteurs, la consultation de ces catalogues, •la passation de la commande via Internet, •l'émission électronique des factures, •le paiement en ligne. Si le sourcing est l'acte d'achat classique et l'e-sourcing, l'acte d'achat grâce aux TIC, le e-procurement est réservé aux grosses structures qui ont des problématiques d'achats complexes et/ou lourdes. Le e-procurement est essentiellement basé sur le partage de catalogues et l'extension du dialogue à l'extérieur de l'entreprise en organisant la relation fournisseur-client. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

215

SRM (Supplier Relationship Management La SRM ou Gestion de la Relation Fournisseurs, se charge de gérer et d'optimiser le process d'approvisionnement de l'entreprise, en dialogue avec les fournisseurs concernés. la création d'une information normalisée, décrivant les fournitures, le process et les modes d'approvisionnement, l'aide à la définition de stratégies d'achat, l'automatisation de l'adaptation de l'offre à la demande (modification des produits finis, de leur présentation...). Dans la pratique ces systèmes se chargent, outre du stockage et de la présentation des connaissances du métier, des transactions qui règlent les appels d'offre, la négociation des prix, l'acceptation des fournisseurs, l'acceptation des devis...

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

216

SCM (Supply Chain Management) Le Supply Chain Management, ou Gestion de la chaîne logistique, à pour mission l'anticipation et le pilotage des flux physiques de l'entreprise, de la demande du client, aux approvisionnements provenant des fournisseurs, au moyen d’outils de planification et d’aide à la décision. Le SCM doit définir : •la meilleure prévision de ventes possible, •les quantités à stocker à l'intérieur des entrepôts, •les quantités à produire dans chaque usine, •les quantités à approvisionner auprès des différents fournisseurs

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

217

Définition du SCM (Supply Chain Management) Le supply chain c'est l'organisation permettant l'approvisionnement (des êtres humains, des organisations...). Le SCM (Supply Chain Management), est chargé d'organiser cet approvisionnement par la synchronisation des flux dans le contexte de l'entreprise. Le principe de base de la SCM est qu'on obtient un résultat moins bon en optimisant chaque élément de la chaîne, plutôt qu'en optimisant la chaîne globale (la somme des optimums de chaque élément de la chaîne est inférieure à l'optimum global).

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

218

Niveaux d'applications du supply chain management La fonction d'approvisionnement peut être définie et donc gérée sur plusieurs niveaux : •stratégique : quelle organisation faut-il partager avec les fournisseurs et les clients (combien d'entrepôts, comment stocker, comment transporter...) La planification stratégique de la chaîne d'approvisionnement n'est généralement effectuée que tous les ans, voire, tout les 2 ou 3 ans •tactique : elle détermine ce qu'il faut produire, stocker, transporter suivant la planification stratégique en anticipant au maximum. La planification tactique s'effectue généralement tous les mois

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

219

Niveaux d'applications du supply chain management opérationnel : ordonnancement fin à la journée. Adaptation au quotidien de la production et du transport exécution : phase physique préparation des produits dans l'entrepôt, personnalisation (configuration d'ordinateurs, par exemple), conditionnement, chargement, transport, gestion des retours... suivi d'exécution : contrôle de l'achèvement de chaque étape, gestion des événements, des imprévus, identification de problèmes et replanification (par exemple, en cas de grève de transport) event management : gestion des aléas. Identification des problèmes, remontée de l'information vers tous les acteurs, préparation de s cénarios de secours, relance des processus des couches supérieures pour que la chaîne reste opérationnelle.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

220

Moyens et outils du SCM On trouve à l'origine de la SCM des applications spécialisées. Les couches 1 à 3 sont généralement assurées par des fonctions de type : APS Advanced Planning and Scheduling SCP Supply Chain Planning. Les logiciels d'exécution sont des : WMS (Warehouse Management System) Gestion d'entrepôts, TMS (Transport Management System) Gestion du transport, PMS (Plant Management System) Gestion d'usine La gestion des aléas est effectuée par les SCEM, Supply Chain Event Management.

Le CPFR (Collaborative Planning and Forecasting Replenishment)  permet la gestion complète de la supply chain, étendue aux fournisseurs et clients (voir le chapitre sur l'entreprise étendue). Parmi les autres outils disponibles, il faut bien sûr envisager  les ERP (Enterprise Resource Planning). BAUER Consulting

CESI ALGERIE

221

Niveaux de maturité de l'entreprise Dans l'intégration d'un SCM , on peut déterminer 5 phases de transformation. 1 - fonctions indépendantes : production, transport, stockage sont indépendants et travaillent sur objectifs, 2 - logistique : logistique de production, logistique de distribution. Un responsable dans le groupe crée la synergie . 3 - supply chain intégrée le SCM est entièrement intégré à l'intérieur de l'entreprise suivant les 5 niveaux précédemment décrits.. 4-: supply chain management étendu : le SCM est étendu aux clients et fournisseurs (voir le chapitre sur  l'entreprise étendue).. Apparaissent des outils de type CPFR (Collaborative Planning and Forecasting Replenishment) 5 -supply chain management communautaire (nouveau). Il correspond à la mise en commun des moyens de supply chain, y compris avec les concurrents, dans une même communauté d'intérêts.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

222

L'entreprise étendue Dans sa recherche d'efficacité (le terme à la mode est plutôt "valeur"), l'entreprise ne peut plus jouer seule dans des rapports de force de client à fournisseur. Son efficacité est subordonnée à la cohérence d'une chaîne de production prenant en compte des interdépendances entre les différents acteurs. Cette notion d'interdépendance entre les entreprises est qualifiée d'entreprise étendue, car l'entreprise et ses fournisseurs sont associés à la réussite du processus et partagent parfois les mêmes outils informatiques, notamment les CPFR (Collaborative Planning and Forecasting Replenishment) . On utilise l'expression "du client du client au fournisseur du fournisseur". Par exemple, les prévisions sont établies en collaboration avec les fournisseurs, les promotions sont discutées ensemble... Enfin, on peut instaurer une GPA (Gestion Partagée des Approvisionnements).

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

223

Gestion partagée des approvisionnements Parmi les collaborations possibles entre fournisseurs et clients, la GPA (Gestion Partagée des Approvisionnements) est une démarche caractéristique. Ce système est notamment utilisé dans les hypermarchés, où certaines grandes marques (Coca-Cola, Danone...), assurent elles-mêmes le réapprovisionnement. Le distributeur fournit au fournisseur les états de vente et celui-ci retourne des propositions de mise en place. Avantages du système : •délais de livraison plus courts, •meilleur anticipation des quantités à produire, •stocks plus faibles, chez le distributeur, comme chez le fabricant, •rayon approvisionné plus régulièrement (moins de rupture).

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

224

Global fulfillment Le Global Fulfillment fédère les différentes fonctions de l'entreprise moderne : CRM, SCM, pilotage.... Il s'agit d'intégrer la demande réelle du client dans les planifications plutôt que de baser les prévisions sur  des ventes forcément contraintes par les produits déjà disponibles. En effet, faute de disposer du produit rêvé, le client se rabat généralement sur la seule référence disponible sur le point de vente. Cette vente, supposée positive, encouragera la fourniture à nouveau du même produit et non du produit idéal.

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

225

Facteurs clés de la réussite La mise en place réussie d'une SCM passe probablement par la satisfaction simultanée de 6 facteurs : •

implication de la direction générale

•

approche globale du système d'information, des process, de l'organisation, et des indicateurs de  performance

•

démarche progressive : déterminer la performance d'aujourd'hui à l'aide d'indicateurs transverses, déterminer la cible, vérifier que l'objectif est atteint, obtenir le consensus de tous les intéressés

•

ne pas sauter les étapes des niveaux 1 à 4. Par exemple, ne pas intégrer les fournisseurs dans une démarche méthodologique sans se l'imposer à soi

•

définir un référentiel avant de travailler ensemble (même langage, même catalogue produit, même  pratiques...)

•

choisir les hommes, les former, les sensibiliser à un comportement collectif 

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

226

L’ Internet: Quels apports pour les achats et appros ? Processus Achats / approvisionnement

Recherche de fournisseurs

Achat: mise en concurrence et négociation

Approvisionne ment

Outils disponibles sur internet e-sourcing e-purchasing Moteur de recherche Base de donnée Liste de diffusion Forum de discussion

BAUER Consulting

Place de marché Appel d’offre en ligne Enchère en ligne

CESI ALGERIE

e-procurement Catalogue en ligne Commande en ligne Facturation en ligne

227

Les outils de e-sourcing Les outils disponibles : Les moteurs de recherche Les moteurs de recherche permettent d’avoir accès à toute l’information disponible sur le web. Comment cela fonctionne t-il ? Le principe •L’aspirateur (Sectionne les pages web,Indexe les thèmes) •L’indexeur (Analyse les pages,les mots les langues) •Le guichetier(Répond aux requêtes des internautes)

L’utilisation Le moteur de recherche les occurrences de ces mots dans les pages sources et affiche celles qui lui semble les plus pertinentes. Pour obtenir des informations pertinentes par ce moyen, il est nécessaire de définir le plus précisément possible sa recherche. Utiliser les mots clefs: ET,OU,SAUF pour les opérateurs logiques Google, Altavista, Hotbot, Lycos, Infoseek,Voilà………. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

228

Les outils de e-sourcing uelle démarche? .

L’acheteur doit se former à l’utilisation des moteurs de recherche

.

Trouver le différents sites portails. Associer le terme portail au sujet d’intérêt dans la recherche sur moteur (ex: Google: portail électronique

.

Les sites portail peuvent proposer l’adhésion (souvent gratuite) à des listes de diffusion.

.

L’acheteur peut choisir parmi les annuaires disponibles sur le web et l’ajouter dans ses favoris

.

Pour des recherches poussées on peut utiliser des outils de veille, dont l’utilisation est souvent payante mais qui réalise la recherche à votre place. Ex Copernic et les sites des services de veille tels que www.directindustry.com www.directindustry.com

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

229

Les outils de e-sourcing Quels outils ? L’internet nous offre de nouvelle possibilités concernant les modes de consultation et de Négociation avec les fournisseurs. Ces outils permettent: De réaliser, dans certain cas, des économies substantielles sur les prix d’achats De gagner du temps car le temps de négociation est réduit, la prise de décision est donc plus Rapide. La productivité du service achats peut donc s’en trouver améliorée Les places de marché Une place de marché est une bourse d’échanges électroniques ( informations,produits, services) Entre acheteurs et vendeurs Les places de marché étant de nature très différente voir: •Les places de marché verticales / horizontales •L’origine des créateurs de la place de marché •Les places de marché privées / publiques BAUER Consulting

CESI ALGERIE

230

Logiciels de e-sourcing EDITEURS

PRODUITS

COMMENTAIRES

MODULE D’ EPROCUREMENT

 Agile

Product sourcing

Gestion des informations produits, Non des partenaires logistiques et des Partenariat avec fournisseurs, des implantations des Partminer  sites Analyse des dépenses globales, évaluation des risques d’appro

 Ariba

Entreprise Sourcing

Définition des besoins, gestion  Ariba Buyer  d’information automatisé, élaboration et gestion des contrats avec les fournisseurs + fonctionnalités d’enchères

B2Nmarket

B2eSourcing

Recherche et analyse des non fournisseurs, envoi d’appel d’offres, négociations, évaluation des offres .Solution très configurable

Clarus

Stratégic Sourcing

Intégration avec des produits d’e- Clarus Corporate procurement.15 de types Procurement d’enchères pré paramétrées, possible de les personnaliser et de les regrouper  CESI ALGERIE

BAUER Consulting

231

Logiciels de e-sourcing

EDITEURS

PRODUITS

COMMENTAIRES

MODULE D’ E-PROCUREMENT

CommerceOne

Source

Analyse des devis à base de CommerceOne Buy et scénario, capacité d’enchères partenariats avec People multicritére, capacité d’évaluation soft,QAD et SAP Market des fournisseurs et de reporting de l’activité de sourcing

Moaï

Complete Source

Gestion des RFX( RPQ,RFP,RFI) non Contrôle des règles de fournisseurs participants, différents formats de négociation en ligne: eRFX et enchères inversées multi lots, multi paramètres, négociations multi étapes

Oracle

Sourcing

Intégration avec les outils d’eOracle Procurement procurement, de planning et de design d’oracle application. Suivi des performances des fournisseurs

People soft

Stratégic Sourcing

Possibilité de gérer en parallèle les Peoplesoft processus de revente de biens sur  e-procurement numéraires

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

232

Place de marché horizontale ou généraliste

Place de marché verticale Ou sectorielle

Principe

Elle cible les marchés transversaux Elle regroupe des acteurs d’un même secteur, d’une même communauté de métier.  Aux entreprises de tous secteurs (consommables, mobilier de bureaux.. et de manière générale l’ensemble des achats hors productions).

Origine des créateurs

Les concepteurs sont souvent étrangers aux produits et services proposés. Les banques se sont beaucoup investies dans le financement de ces places de marché

Les industriels ont souvent invité et financé ces places de marché: les fournisseurs ou les acheteurs, suivant que l’offre ou la demande est concentrée

Place de marché privé/public

IL s’agit souvent de places de marché publiques: l’accès est libre à toute entreprise pourvu qu’elle s’acquitte du paiement de la place de marché

Il peut s’agir de places de marché publiques ou plus souvent privées: seules les entreprise autorisées ont accès

Service proposés

Deux type d’outils peuvent être proposés: •Outils d’aide à la négociation (enchères et appels d’offres en ligne) •Outils d’e-procurement (catalogue en ligne, demandes d’achats) •Outils d’évaluation des fournisseurs

Quatre types d’outils peuvent être proposés: Outils d’aide à la négociation (enchères et appels d‘offre en ligne Outil d’e-procurement (catalogue en ligne, demande d’achats) Plate forme de collaboration permettant le partage d’information pour la conception des produits Outils permettant de synchroniser, fluidifier et accélérer les flux inter –entreprises

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

233

Place de marché Place de marché horizontale ou généraliste Exemple

Place de marché verticale Ou sectorielle

Outils www.achatpro.com Outil d’ e-procurement www.hubwoo.com Outil d’ e-procurement

 Aéronautique: www.exostar.com

www.hubwoo.com Pas vraiment adaptée au PME www.123industrie.com Possibilité de déposer et de répondre à des appels d’offres classés par métier industriel

Textile: www.textilesolutions.com

Chimie: www.SpecialChem.com www.omnexus.com

Place de marché BAUER Consulting

• http://www.e-bi.net •http://www.chinesesource.com •www.actisource.com CESI ALGERIE

234

Les appels d’offres en ligne Éditeurs

www.exostar.com www.SpecialChem.com

Source

www.textilesolutions.com

Communicator

Aéronautique Chimie Textile Agroalimentaire

Besoin

é vi

Com plet sourc e

r

l

r

re

Moaî 

it

a

Sour cing

e

Oracle

d al

Strat égy Pepol soft Sour cing e- -procurement /Catalogue

m

m

m

pt

o

o

o

oc .

or a.

w

m

oc . hc

P

a

b u h. w

w

oc

oc

Collaborations .e Enchéres inversé Nego ir ts Place de marché ouvert à tous u d Marché transversal ni

. o

w b u h. w

Synchroniser

3 2 1.

w

CESI ALGERIE

é

m

ec

BAUER Consulting

ac

p é hc

235

hc a

r

M

V

Les appels d’offres en ligne 1.

Définir clairement son besoin en utilisant éventuellement un cahier de charges types mis à disposition par la place de marché.

2.

L’acheteur choisit le type de publication de son appel d’offre. Il peut le mettre en libre accès, le diffuser à tous les fournisseurs ou choisir une distribution restreinte

3.

L’acheteur reçoit les proposition par mail des fournisseurs. Certaines place de marché proposent des outils permettant la constitution de tableau comparatifs des offres.

4.

Grâce à Internet, acheteur comme fournisseur peuvent interagir. Les fournisseurs peuvent être alertés de toute modification de la demande.

5.

Ce type d’outil demande un peu de temps les premières fois mais devient rapidement un outil qui permet de gagner beaucoup de temps dans la gestion des consultations de fournisseur

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

236

Les ench res en ligne a possibilité qu’offre l’Internet de réunir virtuellement plusieurs interlocuteurs et de eur diffuser simultanément des informations à permis l ’avènement d’un nouvel outil e négociation qui n’existait pas auparavant: L’enchères en ligne n distingue 2 Type d’enchères: Les enchères descendantes, où l’acheteur appelle les fournisseurs à coter un lot de produits En fonction du cahier des charges; les fournisseurs ajustent progressivement leurs offres à la baisse. .

Les enchères inversées où l’acheteur annonce le prix qu’il est prêt à payer pour le lot de produits choisi; les fournisseurs ajustent progressivement leurs offres à la baisse pour toucher voire franchir le seuil de prix fixé par l’acheteur

ans le cadre d’une procédure d’enchères inverses en ligne les fournisseurs sont invités à remettre leur   ffre de prix de façon anonyme et en temps réel. es fournisseurs comme acheteur peuvent visionner la position relative des différentes offres, avec a possibilité pour les fournisseurs de placer une nouvelle offre plus compétitive pendant la durée de ’enchère ( de 30mn à quelques heures)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

237

Pour quels articles ? l convient d’être très prudent dans le choix des articles que l’on utilisera pour la mise en oncurrence et la négociation via le Web. l faut être attentif à 3 points clefs 1.

Aux relations que l’on entretient avec les fournisseurs (Privilégier les articles standards)

.

Aux type d’articles que l’on soumet ( Il faut éviter à tout prix les articles pour lesquels le cahier des charges est négociable Ou évolutif en fonction des proposition des fournisseurs)

.

Aux volumes proposés (Les fournisseurs redoutent les baisse de prix, il faut donc que les montants en jeu compensent les possibles baisses de prix)

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

238

Quelles démarche ? Après avoir soigneusement sélectionné les articles que l’on va soumettre à la consultation de fournisseurs, il convient de sélectionner la place de marché que l’on va utiliser pour diffuser cet appel d’offres. Différents Critéres peuvent entrer en ligne de compte: •

Possibilité de disposer d’une formation dispenser par la place de marché pour le lancement Des premiers appels d’offres ou enchéres

•

Mise à disposition par la place de marché de sa propre base de donnée de fournisseur qualifiés

•

Le coût

•

La pérennité de la place de marché. L’ environnement est encore très instable et il est difficile de savoir quelles seront les place de marché qui perdureront .

•

La crédibilité de la place de marché vis-à-vis des fournisseurs

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

239

Les outils d’e-procurement a troisième étape consiste à développer le e-procurement. Cette étape est beaucoup plus lourde mettre en place car elle nécessite des investissement plus importants. Il faut donc avancer oucement de façon à être certain que les choix réalisés seront les bons uels outils ? e terme englobe l’ensemble des opérations suivantes réalisées par le biais de l’ Internet Catalogue en ligne Demande d’achats et approbation de la demande Commande en ligne Suive de la livraison Facturation Paiement es logiciels d’e-procurement peuvent proposer tout ou parti de ces opérations

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

240

Le catalogue en ligne Pour simplifier la gestion des achats hors production, l’entreprise peut créer un catalogue De produits accessible à l’ensemble de son personnel sur un site web ou un extranet. Ce catalogue peut avoir été personnalisé en sélectionnant un certain nombre de produits et Un tarif négocié par l’acheteur. Les utilisateurs peuvent naviguer à l’intérieur du catalogue afin de: •Trouver et sélectionner les articles de leurs choix •Ajouter ces derniers dans leur panier de commande •Simplification la gestion des commande d’achats •Contrôle des commandes •Validation

www.achatapro.com propose de mettre en ligne des catalogues construits en collaboration avec les fournisseurs selon les demandes de l’acheteur. La place de marché se propose de louer le logiciel d’e-procurement via Internet

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

241

La gestion des demandes d’achats Dématérialisation de la chaîne de commande « DCC »

Demandeur

Catalogue

Approbation commande

Validation

Enregistrement Commande

Paiement DCC

Fournisseur

Facturation

Expédition

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

242

Commande en ligne Les commande en ligne peut s’appliquer pour des achats de production ou hors production Dans le cas d’achats de production, l’ERP de l’entreprise permet de réaliser le calcul des besoins. Si le système est connecté à Intrernet, il peut permettre de transmettre les commandes aux Fournisseurs par voie électronique

BAUER BAUER  Consulting

CESI ALGERIE

243

Suivi des livraisons Après enregistrement de la commande par le fournisseur, une confirmation de commande est envoyée au client en précisant la disponibilité des différents articles, la date de livraison Et le prix total de la commande Au moment de la livraison une version éléctronique du bon de livraison est adressée par mail à l’entreprise cliente ce qui facilitera le rapprochement de la facture , ci celle-ci est également électronique

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

244

Démarche pour les achats hors production Dans un premier temps, il est plus simple de se pencher sur les achats hors production et ceci Pour deux raisons: •D’une part cela permet de réduire les risques •D’ autre par l’interface avec le système d’information de l’entreprise n’est pas indispensable pour ces achats. En effet, pour les achats hors production, il n’y à généralement pas de gestion de stock 

-La première étape consistera à choisir l’outil d’e-pocurement. Investir dans un logiciel ou utiliser un logiciel en mode ASP Cette solution est la plus adaptée aux PME

(Application Service Provider)

-La seconde étape, il faudra constituer un groupe de travail pour définir les modalité d’organisation Que l’on souhaite mettre en place en interne pour utiliser ce nouvel outil. Il faudra notamment préciser Tout processus d’approbation des demandes d’achats. Il convient pour cela de définir: Qui sont les utilisateur susceptible de proposer des demandes d’achats •Jusqu’à quel montant ils seront autorisés à passer des commandes en direct •Au-delà de ce moment, qui sera habilité à valider ou non la demande dachats pour la transformer en commande. BAUER Consulting

CESI ALGERIE

245

Démarche pour les achats hors production L’acheteur aura ensuite un gros travail à réaliser pour consulter différents fournisseurs et négocier avec eux les tarifs des articles qui seront référencés dans le catalogue personnalisé de l’entreprise. (Ce travail peut demande plusieurs mois) La mise au point technique des catalogues se fera généralement entre les fournisseurs et la place de marché sélectionnée. Lorsque l’outil est opérationnel son utilisation, pour les achats hors production, pourra être développée en plusieurs étapes: •La première étape peut constituer à utiliser le module d’approbation de la demande d’achats et d’émission de commande par internet •La seconde étape peut consister à utiliser le module de suivi des liaisons et de réception de facture électronique •La dernier étape, pouvant être différée, est celle du paiement électronique

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

246

Quels gains attendre en retour ? Les intérêts du e-procurement sont multiples: L’automatisation des processus d’approvisionnement permet de gagner du temps et de réduire le coût d’acquisition La possibilité pour les utilisateurs de réaliser eux-mêmes leurs achats parmi des produits sélectionnés et négociés par l’acheteur permet de réduire le temps de l’acheteur consacré au traitement des demandes d’achats tout en bénéficiant des tarifs négociés Le suivi des dépenses consacrées aux achats hors production est rendu possible par les outils de reporting

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

247

marc e pour es ac a s e production Cette démarche doit se mener en étroite collaboration avec les fournisseurs car pour que ce nouvel outil permette de réduire notablement les délais de livraison et accélère les flux il est préférable qu’aux deux bouts de la chaîne , l’ ERP de l’entreprise et ERP fournisseur soient Interfacés à l’outil d’e-procurement de façon à éviter les ressaisis et à gagner en réactivité Lorsque l’entreprise cliente lance un calcul de besoin pour déclencher une commande, les commandes proposées sont directement transmises au fournisseurs au fournisseur par Internet. A réception chez le fournisseur la commande vient directement déclancher des sorties de stock et est immédiatement prise en compte pour le calcul de besoins destinés à lancer de nouvelles fabrications Con traitement à ce que l’on pourrait penser, l’homogénéisation des codes article n’est pas Forcément nécessaire car la plus par des ERP prévoient pour un même article plusieurs codes (Codes interne, code fournisseurs, code client) ainsi les différents systèmes peuvent communiquer L’extension de e-procurement aux achats de production se fer généralement par le biais d’une Place de marché verticale car celle-ci permet de créer des standards communs à l’ensemble de la Profession. Il est important de s’assurer d’utiliser une place de marché reconnu BAUER Consulting

CESI ALGERIE

248

Construire ses stratégies d’intégration Internet Achats stratégiques

Outil D’e-sourcing Relations lointaines •Pas de relations d’indépendance

BAUER Consulting

e-procurement appliqués aux achats de production Relations étroites

Outil D’e-achats

e-procurement appliqués aux achats hors production

CESI ALGERIE Achats non stratégiques

•Relation D’indépendance •Volonté de créer une relation à Long terme •Coût de changement De fournisseur élévé

249

Plateforme collaborative Il s’agit d’un espace virtuel de collaboration qui permet aux membre de l’entreprise et aux fournisseurs de travailler ensemble sur les mêmes projets, malgré la distance Géographique. Ces plates-formes sont utilisées dès la conception des produits jusqu’à leur fabrication. Elles permettent au clients et fournisseurs de collaborer au design et à la conception des produits Cet outil est très puissant car il permet l’interactivité avec une multitude d’acteurs. L’entreprise peut diffuser simultanément des informations à tous les fournisseurs et chaque fournisseur peut lui aussi apporter ses propres informations sur la plate forme. Cet outil est dons très utilisés pour toute les phases de planification et de synchronisations d’activité concernant plusieurs acteurs. Exemple; www.psa-suppliers.com www.iao-ee.renault.fr

BAUER Consulting

CESI ALGERIE

250