gestão de tempo

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Manual de Gestão do Tempo Avenida Júlio Dinis, 14 - 2º B 1050-131 Lisboa 963 069 527

O TEMPO! Deus nos pede do tempo estreita conta! É preciso dar conta a Deus do tempo! Mas como dar, do tempo, tanta conta, Se se perde sem conta tanto tempo! Para fazer a tempo a minha conta, Dado me foi, por conta, muito tempo, Mas não cuidei do tempo e foi-se a conta... Eis-me agora sem conta... Eis-me sem tempo... Ó vós, que tendes tempo e tendes conta, Não o gasteis, por nunca, em passa tempo, Cuidai, enquanto é tempo, o terdes conta. Ah! Se quem esta conta do seu tempo Tivesse feito, a tempo preço e conta, Não chorava, sem conta, o não ter tempo. Bernardo Castelo Branco (Teólogo - séc. XVII)

LOOKSEGUROS Manual de gestão de tempo

Índice Introdução........................................................................................................................ .............3 Noção de tempo......................................................................................................................... ...4 Ocupação e aproveitamento do tempo................................................................... ...................5 Aproveitamento eficaz do tempo............................................................................... .................6 As tecnicas individuais de trabalho.................................................................. .........................7 Ganhar tempo........................................................................................................... ....................9 Determinar as nossas prioridades...................................................................................... ........9 Analizar as actividades a hierarquizar.................................................................................. ....10 Pontos chave para construir um método pessoal............................................... ...................10 A organização practica das tarefas de gestão de tempo.......................................... ..............11 A organização dos trabalhos pessoais.............................................................. ......................12 A organização da documentação........................................................................................ ......12 A organização das relações com os outros....................................................................... ......13 Organização da utilização do tempo......................................................................... ...............13 Organização do local de trabalho................................................................................... ..........14 Factores de desperdício de tempo....................................................................... ....................15 Acções para organizar o dia............................................................................................... .......16 Planificar.......................................................................................................... ...........................17 Planear................................................................................................................................... ......18 Planificar actividade / Tempo.................................................................................. ..................18 A Agenda............................................................................................................ .........................19 Exemplo practico de gestão semanal.......................................................... ............................20

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Introdução Uma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, a rentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização que conjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo. Prática e esforço constante são os grandes meios para atingirmos a nossa meta. Prática consiste em testar aquilo que preconizam os métodos de eficiência, adaptá-los ao nosso caso pessoal ou, até, fazer o contrário do que eles indicam, mas praticar, praticar sempre! Esforço constante: a dificuldade de aplicação destes métodos não reside na sua complexidade, mas no facto de exigirem um mínimo de esforço para serem postos em prática. É preciso recomeçar continuamente para preencher a distância em relação aos objectivos que nos propomos. Devemos traçar objectivos e controlá-los. Para isso é indispensável preencher mapas diários e semanais da actividade. Uma das causas do insucesso é a falta de programação do trabalho. Podemos imaginar o que sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geográfico desse dia. A falta de organização leva à desorientação e muitos mediadores não conseguem recuperar de algumas falhas cometidas por esse facto e abandonam a actividade. O desenvolvimento pessoal do indivíduo passa pela aprendizagem da adaptação da sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, não sendo o tempo um elemento integrante da própria vida, não pode ser directamente controlado por cada um de nós. O que podemos fazer é uma adaptação aos ciclos biológicos do tempo, através da imposição pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos. Qual o tipo de influência que ele (factor tempo) tem em cada um de nós? Com que profundidade ou intensidade condiciona a nossa vida? Como afecta o desempenho das tarefas diárias? De que forma ocupamos o tempo? Será que podemos fazer mais coisas ocupando menos tempo? Conhecendo um pouco mais, todos estes condicionalismos e o grau de influência que eles podem exercer sobre a nossa vida, podemos tentar responder a todas estas perguntas e, assim, tentar rentabilizar a forma como ocupamos o tempo.

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Noção de tempo É extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO, se não o fizermos em relação a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida está balizada em função do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa duração (muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa). Se a noção de tempo só pode ser compreendida, em relação a qualquer coisa, resulta daqui um facto, fácil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua compreensão. A noção de tempo é RELATIVA e também profundamente VARIÁVEL. Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia de pessoa para pessoa e, também, de ocasião para ocasião, de acordo com a forma como o indivíduo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situação é facilmente detectável, quando nós sentimos que determinado espaço de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrário. Por isso, temos de distinguir duas ideias ou conceitos de tempo: -TEMPO ASTRONÓMICO (absoluto, biológico ou natural). -TEMPO PSICOLÓGICO (aparente ou relativo). O TEMPO ASTRONÓMICO é aquele que é imposto pela natureza e que assenta na divisão do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas também, o agrupamento dos dias em semanas, a diferenciação das estações do ano, a distinção do dia e da noite, etc. É rigoroso e sobre ele assentam todos os calendários e os horários de trabalho e de lazer. O TEMPO PSICOLÓGICO é a percepção, mais ou menos variável, da forma como o tempo astronómico vai ou não ser ocupado, preenchido, vivido. Não é rigoroso, pois varia de indivíduo para indivíduo e também com a ocasião. Se o tempo astronómico está rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem ininterruptamente, uns após outros, sempre da mesma forma, dia após dia, ano após ano, nós 4


facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, a nossa vida de trabalho, fraccionando o tempo em divisões cada vez menores, que servem para precisarmos durações exactas para determinadas tarefas que executamos. Nós chegamos a estabelecer calendários, mais ou menos precisos, onde registamos ou inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros, não somos já capazes de viver, se não em função dessas balizas, pois tendemos a calendarizar todas as nossas actividades, com base em referências de tipo cronológico. Se, por um lado, não há dúvida sobre a exactidão do tempo de tipo astronómico, os nossos problemas começam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo é preenchido. Na verdade, o tempo que temos disponível, nem sempre é convenientemente ocupado, verificando nós, muitas vezes, uma deficiente rentabilização dos períodos de tempo que, supostamente, nós deveríamos ocupar de forma útil e com resultados produtivos.

Ocupação e aproveitamento do tempo Dimensionando o nosso tempo pessoal, em função de períodos cronológicos, facilmente sentimos que a forma, como ocupamos esses períodos, nem sempre é a mais rentável. Isto é, muitas vezes, temos a sensação de ter "PERDIDO TEMPO", ou de não ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Mas, nós não podemos reduzir o aproveitamento rentável dos períodos de tempo a uma simples dicotomia, caracterizada pela ocupação ou não ocupação do tempo. Na verdade, o facto de ocuparmos o tempo não significa, sempre, que o façamos de forma rentável. Muitas vezes, "perdemos" tempo com tarefas inúteis, esquecendo ou descurando aquilo que é realmente necessário fazer. Quando, afirmamos expressões do tipo: "hoje a manhã rendeu-me!", ou "a tarde nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicológicos.

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Muitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais agradáveis, em vez das mais desagradáveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que já é conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e fazendo-o com mais lentidão, aquilo de que não gostamos, ou que nos parece mais difícil. Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gestão do tempo pessoal, para assim rentabilizar a ocupação dos períodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por norma a alcançar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.

Aproveitamento eficaz do tempo Sabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ou aquela metodologia de trabalho, impõe-se definir por onde começar. Isto significa, é necessário definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que nos propomos fazer, o que é mais IMPORTANTE e o que é mais URGENTE. Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, há pois que saber situar, ao longo do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu próprio faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, há inúmeras pequenas e grandes tarefas a executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo útil desse dia. O mesmo se pode aplicar à semana de trabalho. Porque cada ano tem quatro estações, caracterizadas por tempo quente ou por tempo frio, por dias claros e mais compridos, ou então dias escuros e pequenos, nós podemos distribuir, de forma diferenciada, os vários tipos de trabalhos. Vejamos como os agricultores condicionam as suas tarefas de acordo com esta calendarização, tendo, como é óbvio, um conhecimento prévio quer dos ritmos naturais do calendário, quer dos objectivos agrícolas a atingir. Mas, também o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas úteis de trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rentável. Devemos procurar racionalizar as nossas tarefas, não só de acordo com o horário do dia, considerando horas de início e de fim, horas de intervalo, etc., mas também temos de entrar em conta com a dimensão psicológica do 6


tempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais próprias para fazer certo tipo de tarefas. Assim, procurando rentabilizar o tempo útil de que dispomos, devemos pois estabelecer PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e análise das diferentes tarefas a executar. Melhor será começar pelas mais difíceis e pelas menos agradáveis, sabendo-se que de manhã temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras. Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que é URGENTE daquilo que é IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de trabalho, que entre em conta com a definição, a eliminação, ou, pelo menos, com a redução ao mínimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente, não fazemos nada. Na verdade, há múltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, há também trabalho que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrário, há também tarefas que, pelo reduzido grau de importância, não devem exigir de nós, tanta dedicação como outras. Da conveniente organização do nosso tempo pessoal, através duma racional ocupação do tempo, que passe pelo desenvolvimento de TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, que cada um de nós terá, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultará seguramente uma economia de tempo que nos permitirá fazer mais e fazer melhor, podendo, por conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que experimentamos.

As tecnicas individuais de trabalho Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade, seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um mínimo de êxito, tem de o fazer através duma certa técnica, que é a sua própria forma de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a experiência individual, todos nós desenvolvemos formas mais rápidas, menos custosas e mais eficazes de fazer as coisas.

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Assim, podemos definir como TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas mais adequadas de, para cada situação, analisar e optimizar um qualquer processo de trabalho, em ordem a efectuá-lo com o mínimo de esforço, no menor espaço de tempo possível e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito. Desta definição podemos destacar: -A ADEQUAÇÃO DA FORMA DE TRABALHAR. -A ANÁLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO. -A OPTIMIZAÇÃO DE UM TRABALHO. -A MENOR DURAÇÃO DO TEMPO DE TRABALHO. -A MAIOR MOTIVAÇÃO PARA O TRABALHO. -O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO. -O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO. -O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO. Da conjugação de todos estes elementos, que constituem afinal a eficácia de um trabalho, obtemos pois a definição do que podem ser as técnicas individuais de trabalho. Vamos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nosso desempenho.

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Ganhar tempo

COMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPO

Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo: 1. Aumentar a quantidade de tempo disponível. 2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponível. 3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível. A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de eficiência. A segunda perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficiência e em gestor de métodos em vez de melhorar a sua tomada de decisões, relações humanas e qualidades de liderança. A terceira perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes massivos de natureza operativa, os quais têm de ser delegados para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratégia orientada para a acção. Para que possa ser funcional, requer uma fase preparatória, um treino de formação e, em geral, um clima organizativo adequado.

Determinar as nossas prioridades HIERARQUIZAR AS NOSSAS PRÓPRIAS ACTIVIDADES Isto consiste em, na véspera ou na manhã do próprio dia: 1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar. Uma lista "dentro da cabeça" é muito menos eficaz que uma lista escrita. Ter sob os olhos um conjunto permite-nos olhar as coisas com maior distanciamento.

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2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer lista é inútil. Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto é urgente e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relação ao resto por ser importante mas não urgente?". Urgências E IMPORTÂNCIA são os critérios mais operacionais para hierarquizarmos as nossas actividades (são facilmente memorizáveis, simples e bastante amplos para englobarem todos os aspectos de um problema). Em matéria de organização, é sempre melhor utilizar um utensílio que serve para todos os casos, que é simples e útil em todas as situações da vida quotidiana.

Analizar as actividades a hierarquizar Os critérios URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso, acrescentemos-lhes as dimensões: 1. Gravidade. 2. Repercussão sobre outras actividades ou problemas. Estes dois índices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.

Pontos chave para construir um método pessoal O esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquização no seu conjunto e os seus pontos de passagem obrigatórios, que constituem os pontos de referência a partir dos quais cada um pode criar o seu próprio método.

1. LISTA DAS ACTIVIDADES É indispensável todos os dias. Ainda que o imprevisível possa vir transtornar os planos estabelecidos. 2. URGÊNCIA Critério básico das

2. IMPORTÂNCIA Critério básico das

prioridades.

prioridades.

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4. ORDENAÇÃO DA LISTA (Decidir; fazer; delegar) Atribuir um número de ordem a cada actividade. É aqui que é necessário pôr o problema da delegação ou do adiamento da actividade; neste último caso, é imperativo prever uma data limite. 5. CONTROLO (Diferença entre previsto e realizado) A simples verificação e, melhor ainda, a análise "previsto/realizado" é o ensinamento mais rico, indispensável para quem quer progredir.

A organização practica das tarefas de gestão de tempo A gestão eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte: 1. Explorar ao máximo os nossos próprios recursos pessoais. 2. Fazê-lo com a maior economia de meios que nos for possível. 3. Fazê-lo no menor período de tempo possível. A eficácia da pessoa é conseguida através da organização: 1. Dos seus trabalhos pessoais. 2. Da sua documentação. 3. Das suas relações com os outros. 4. Da utilização do seu tempo. 5. Da arrumação da sua secretária. 6. Do estado do seu local de trabalho.

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A organização dos trabalhos pessoais Há tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras há que podem ser feitas mais tarde, porque não é oportuno ou razoável efectuá-las de imediato. Toda a tarefa que não seja possível efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter: 1. Ordenamento. 2. Memorização ou registo. 3. Acompanhamento e controlo. Em termos práticos, podem organizar-se quatro sectores de documentação, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos: 1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência). 2. "À espera de resposta". 3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização). 4. "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperados dentro de um período de tempo previsível). Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunstâncias.

A organização da documentação Para o desempenho das funções de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada, documentação de dois tipos: 1. "Documentação interna"-a que diz directamente respeito á empresa e também ás funções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações, circulares, etc. Deve ser arquivada: 1.1. De forma analítica. 1.2. De forma cronológica. 1.3. De forma geográfica. Esta documentação deve ser organizada de forma adaptada à função exercida e aos métodos de trabalho na empresa. 12


2."Documentação externa"-a que só indirectamente diz respeito à empresa e às funções exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc., com interesse técnico ou cultural. Pode ser arquivada: 2.1. Por título do artigo ou do livro. 2.2. Por autor. Esta documentação deve ser organizada de acordo com os interesses técnico-culturais complementares às funções exercidas.

A organização das relações com os outros A fim de trocar informação, não é possível entrar em contacto com os outros sempre que se quer, e não é recomendável que se improvise (excepto quando em situação de urgência) para não perturbar os outros e não perder o nosso próprio tempo. Deste modo é indispensável: 1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nome do interlocutor. 2. Se o contacto é pontual, convém marcar pelo telefone, o momento que convém a ambos. Isto permite a preparação da reunião. A não organização de entrevistas ou reuniões, significa que se deixa a iniciativa á parte mais agressiva ou influente.

Organização da utilização do tempo Nem sempre é possível ser dono da utilização do tempo (horário) com superiores ou clientes, mas às vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades. Também as diferentes tarefas de carácter repetitivo, devem ser agrupadas em horas adequadas e regulares (a prospecção de possíveis clientes, por exemplo), requer DISCIPLINA. É necessário fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lógica (planificar), dá-las a conhecer à secretária e aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEITÁ-LAS. 13


Organização do local de trabalho Para compatibilizar: 1. Ter à mão todos os documentos necessários ao trabalho diário. 2. Dispor de espaço para trabalhar, inteiramente livre.

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Factores de desperdício de tempo 1. PLANEAMENTO. -Falta de planificação.

-Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vêm

-Falta de objectivos e prioridades.

expor os seus problemas pessoais ou cavaquear).

-Fazer primeiro o menos importante.

-Reuniões não programadas.

-Mudar de prioridades.

-Distracções visuais.

-Falta de datas limite.

-Ruído.

-Datas limite irrealistas.

-Más condições físicas.

-Ignorar as próprias data limite.

-Fadiga.

-Falta de plano diário por escrito.

-Falta de autodisciplina.

-Procurar fazer muitas coisas de uma só vez.

-Incapacidade de dizer "NÃO".

-Estimativas irreais de tempo.

-Confundir actividade com resultados.

-Actuar sem pensar.

-Falta de normas.

-Não prever o inesperado.

-Má memória.

-Projectos favoritos.

-Excesso de controlo.

-Viagens.

-Almoços demorados.

-Sonhar acordado. -Tempo de espera. -Reuniões demasiado longas e mal preparadas.

4. COMUNICAÇÃO. -Falta de comunicação. -Comunicação confusa.

2. ORGANIZAÇÃO.

-Não se manter informado.

-Secretária amontoada.

-Falta de informação.

-Desorganização pessoal.

-Não ouvir.

-Papeis

-Fazer ruído social.

-Correspondência -Burocracia.

5. DECISÃO.

-Leitura.

-Indecisão.

-Sistema de arquivo deficiente.

-Dúvida.

-Intervalo de controlo demasiado largo ou curto.

-Medo de cometer erros.

-Excessiva organização.

-Medo de comprometer-se. -Deixar para amanhã o que pode fazer hoje.

3. CONTROLO.

-Querer possuir todos os dados.

-Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente

-Não pensar nas alternativas.

longas).

-Não avaliar as consequências negativas.

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Acções para organizar o dia Ter uma visão global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o essencial. Quando surgem imprevistos e solicitações quotidianas, é bom podermos aplicar as medidas e tomar as decisões necessárias em tempo oportuno. Quando está estabelecido o plano de trabalho, é mais fácil decidir com conhecimento de causa e dominar a pressão dos acontecimentos. 1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MÍNIMO DE TEMPO à sua preparação: bastam alguns minutos. 2-FAÇA A LISTA das tarefas que deseja realizar: Os assuntos correntes que se devem ou deveriam liquidarem. Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir. 3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critérios "urgente" e "importante". E tome as decisões necessárias: transferência, delegação. 4-COMECE O MAIS CEDO POSSÍVEL a fazer o que está classificado em primeiro lugar, pondo-o à frente daquilo que é menos importante: o imprevisto causa mais dificuldades quando não podem ser cumpridas tarefas prioritárias porque diferidas. 5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os mais importantes. 6-CALCULE o tempo necessário para a realização das actividades (e anote-o) na planificação do dia. 7-PREVEJA uma ou várias zonas de tempo para o imprevisível. 8-TENHA EM CONSIDERAÇÃO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais em forma. 9-NÃO SE ESQUEÇA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um trabalho sejam avisadas com a devida antecedência para poderem tomar as suas diligências. 10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego do tempo. 11-Para as tarefas cuja duração não consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez. 12-TRACE UM RISCO sobre as actividades à medida que as for executando e não se prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas elas foram riscadas. 16


13-FAÇA O PONTO DA SITUAÇÃO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia ter ganho tempo. 14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.

Planificar 1-Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob pressão. 2-PLANIFICAR é ter uma visão de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo razoável e prever uma margem para os imponderáveis. Para isso é indispensável ter sob os olhos todo o período que se pretende planificar. 3-PLANIFICAR O QUÊ? 3.1.Os compromissos e as obrigações fixas a curto, longo e médio prazo. 3.2.As tarefas quotidianas. 3.3.Os projectos. 4-Planificar não é por algemas. Se uma planificação fosse sentida deste modo, melhor seria renunciarmos a ela. 5-Reservar sistemática e imperativamente tempo para a reflexão, para o trabalho solitário, e fazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os não programarmos, estes espaços de tempo disponíveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas. 6-Um planeamento deve ser permanentemente visível nos melhores casos. 7-Utilizar símbolos e cores, sim, mas com moderação (o planeamento tem de ser legível sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).

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Planear 1- De véspera, as actividades do dia seguinte na agenda. 2- Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda. 3- No dia 25, as actividades do mês seguinte: -O plano de trabalho mensal na agenda. 4- Em Dezembro, as actividades do ano seguinte: -Objectivos anuais. -Cargas fixas anuais. -Plano do mês de Janeiro. PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.

Planificar actividade / Tempo ATRIBUIR UM DETERMINADO TEMPO

Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se prolongar mais que o necessário. Sem previsão, não há correcções possíveis, úteis e transferíveis para outras situações próximas. Estimulam se são realistas.

FIXAR PRAZOS

Ponto de encontro indispensável. Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" no painel das actividades em curso, se estão em risco de não serem respeitados.

MEDIR O TEMPO

Nada é mais subjectivo que a duração conforme as situações

EFECTIVAMENTE

vividas e as tarefas a realizar.

UTILIZADO

Essa medição dá-nos uma visão mais clara do tempo e permite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir. 18


A Agenda Não existe uma agenda ideal, porque certas exigências são contraditórias. As respostas às questões que se seguem permitem uma escolha melhor porque é feita com conhecimento de causa. A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao escolher o seu tamanho. Pode ser importante ter a possibilidade de ler num único relance o plano do dia ou da semana. Não nos devemos esquecer de programar encontros connosco próprios (ler, reflectir, redigir, etc.). Usar lápis ou caneta? A vantagem de um lápis munido de uma pequena borracha é que nos permite sempre alterar. Delegar o menos possível a tarefa de manter a agenda em ordem. É preferível ter uma agenda vida profissional e vida privada. Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se: - Às pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto; - Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles nos vão surgindo); - À hierarquização das nossas tarefas; - Às acções em curso que é preciso vigiar.

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Exemplo practico de gestão semanal Horas

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Segunda

Terça

Quarta

Quinta

Sexta

1ª E

Pt1 Pt1 Pt1

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

1ª E

Pt2 Pt2 Pt2 Pt2

1ª E

Tomando por base uma semana tipo, de segunda a sexta com oito horas de trabalho diário, temos 40 horas úteis, que podemos dividir da seguinte maneira: 1- 12 Primeiras entrevistas (1ª E) com uma duração aconselhada de 15 minutos cada perfaz 3 horas por semana. 2- Telefonemas: 7 horas por semana. (Pt1) -Primeiro período telefónico, das 10 horas até às 12 horas, para marcar entrevista na quinta/sexta/segunda/terça. (Pt2) -Segundo período telefónico das 15 horas até às 18 horas, para marcar entrevista na segunda/terça/quarta/quinta. É preferível um período telefónico compacto para não quebrar o ritmo de trabalho. 3- Deslocações: 6 horas por semana. 4- Assistência a clientes e segunda entrevista: 9 horas por semana. 5- Reuniões e organização: 8 horas por semana. Devem sempre que possível ser remetidas para as zonas sombreadas na vertical para não prejudicar o tempo útil em que existe mais hipóteses de se poder estar ou contactar com potenciais clientes. 6- Imprevistos: sobra 7 horas que devem ser reservadas para este fim. 7- Almoço das 13 horas até às 14 horas.

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