GESTIÓN DE INVENTARIOS: NUEVOS MODELOS
Resumen
En el siguiente trabajo de investigación se presenta un análisis concreto de la función de la Gestión de Inventarios en las empresas al realizar la difícil tarea de determinar la cantidad óptima de pedido de mercancías y el lapso de tiempo en que se realizarán las órdenes de compra, con la l a finalidad de satisfacer la demanda futura de los clientes, optimizando las operaciones de producción, venta y minimizando los costos totales que implica el mantenimiento de los inventarios, logr ando así, establecer un nivel adecuado de los mismos. Se muestran una serie de modelos para llevar un control apropiado de inventarios los cuales se clasifican en base al tipo de d emanda, en deterministas (EOQ, descuentos por volumen de pedido, con agotamientos, lote económico de producción y MRP); y probabilísticos (modelo Q y P). Para cada división se describen las principales características, importancia y aplicación de los mismos. Se hace especial énfasis en el equilibrio del pedido y su almacenamiento para el control de los costos tendientes al tipo de inventario y demanda que se maneje. Por lo tanto se puede afirmar que la obtención de mayores beneficios está asociada con la velocidad de respuesta y de los cambios en la gestión del inventario.
Palabras Clave
Gestión, inventario, demanda, costos, modelos
¬Introducción
Uno de los principales objetivos de las empresas es ofrecer un nivel de servicio al cliente lo suficientemente alto para lograr atraer su preferencia y con ello incrementar su ventaja competitiva. Para ello la mayoría de las compañías cuenta con un sistema de inventarios para poder ofrecer respuesta a la demanda de los clientes en un periodo de tiempo determinado y brindar con ello la calidad en el servicio que ellos se merecen. Sin embargo, la existencia de m ercancías almacenadas ocasiona una serie de problemas que pueden generar conflictos serios para la empresa.
La Gestión de Inventarios busca un equilibrio entre la l a disponibilidad y el control de los inventarios aportando distintas técnicas para encontrar encontrar la solución más apropiada para cada tipo de problema.
Hoy en día, las empresas generan inventarios en sus sistemas de producción y de distribución por si acaso algo no funciona. Es decir, se utilizan sólo si hay alguna variación respecto al plan de producción. El inventario de seguridad se utiliza en esos casos para cubrir problemas. La meta en estos casos, es lograr obtener el mínimo de inventario, es decir, tener la cantidad correcta en el momento correcto, ni más ni menos, ni antes ni después.
Los inventarios esconden los problemas, tales como, retrasos en la entrega, averías de la maquinaria y deficiente rendimiento del personal. Por lo cual, su almacenamiento es motivo de generación de costos que afectan gravemente a la empresa tales como, costo del producto, costo de almacenamiento, costo de adquisición y costo por faltantes: que integrados generan un porcentaje significativo de los costos totales de la empresa.
Las dificultades a las que las compañías se enfrentan e s encontrar ese equilibrio adecuado para lograr minimizar en lo mayor posible el inventario sin descuidar el servicio al cliente. Por lo cual, los gerentes de producción/operaciones requieren responder con exactitud a las siguientes preguntas ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir?
La problemática que se tiene en base a esas cuestiones y la generación de costos que se origina al mantener inventarios, fue la razón principal por la cual se decidió desarrollar el tema de Gestión de inventarios: Nuevos Modelos.
La importancia del tema radica en que es un problema frecuente en la industria tanto de bienes como de servicios debido a que la existencia de inventarios de cualquier tipo y en sus diferentes enfoques, siempre va a estar latente. La función como ingenieros industriales es encontrar las herramientas necesarias para resolver este tipo de problemas para incrementar la productividad y la optimización de recursos buscando siempre minimizar los costos.
Marco Referencial
Uno de los costos más críticos en el ámbito de las operaciones de una empresa es la inversión relativa a los inventarios, debido a que éstos son recursos que permanecen ociosos y que generan altos costos de capital y de operaciones, así como disminución en la productividad para la organización.
Sipper y Bulfin (2001), definen inventario como la cantidad de bienes bajo el control de una empresa, almacenados durante algún tiempo determinado para satisfacer una demanda futura.
De acuerdo a lo escrito por Heizer y Render (2001), los inventarios pueden clasificarse según su función en:
Inventario de materias primas: Materiales que han sido adquiridos, pero que no han entrado todavía en el proceso de fabricación.
Inventario de productos en proceso: Productos semiterminados almacenados temporalmente durante el proceso de producción.
Inventario de suministro de mantenimiento, reparación y operación: Artículos necesarios para mantener y reparar la maquinaria y el proceso productivo.
Inventario de productos terminados: Corresponde a los artículos listos para la venta pero que todavía constan como activos de la empresa.
Independientemente del tipo de inventario que se trate, las funciones de los inventarios son: desconectar y separar varias partes del proceso de producción y distribución, ofrecer un stock de bienes que satisfagan la demanda anticipada de los clientes, proporcionar una variedad de mercancías que permitan al cliente elegir entre ellas, aprovechar los descuentos por volumen y protegerse contra la inflación y el aumento de los precios (Heizer y Render, 2001).
Sin embargo mantener un inventario puede acarrear serios problemas tales como, incremento del costo de almacenamiento y financiero, posible obsolescencia de lo almacenado y encubrir posibles problemas en la compañía.
Aunque se tenga conocimiento de los inconvenientes anteriores, las empresas necesitan correr el riesgo de contar con bienes físicos almacenados con el propósito de satisfacer demandas futuras o inesperadas
en un periodo de tiempo determinado, por lo tanto, los gerentes de producción-operaciones requieren aplicar correctamente la gestión de inventarios para tomar decisiones acertadas sobre ¿cuándo hacer pedidos y en qué cantidad?, con la finalidad de satisfacer la demanda a menor costo.
De acuerdo con García (2004), la decisión sobre ¿cuándo pedir?, consiste en determinar un nivel específico de inventario (cada 200 unidades), y lanzar una orden de compra cada vez que el nivel de inventario de la empresa sea igual o inferior al establecido, o también, puede implantarse un periodo de tiempo determinado (cada semana, cada mes, etc.) en el cual se genere la decisión de compra por medio de un periodo de revisión. La segunda cuestión sobre ¿cuánto pedir?, establece la decisión que implica establecer la cantidad exacta a pedir en cada horizonte de tiempo establecido.
Para dar respuesta a los dos cuestionamientos anteriores es necesario identificar primero el tipo de demanda con el cual trabaja la empresa. A continuación se presentan cuatro diferentes tipos de demanda a considerar en referencia a Sipper y Bulfin (2001):
Determinística: Significa que se conoce con certidumbre la demanda futura de un artículo en inventario.
Probabilística o Estocástica: Ocurre cuando la demanda sobre un periodo de tiempo determinado es incierta, pero puede describirse en términos de una distribución de probabilidad.
Dependiente: La demanda de una unidad se deriva de la demanda de otra (componentes o insumos).
Independiente: La demanda de un artículo no relacionada con otro artículo (productos terminados) y afectada principalmente por las condiciones del mercado.
De acuerdo al tipo de demanda establecida se puede elegir el modelo apropiado para minimizar el costo total. Los modelos a analizar en este trabajo de investigación son los mostrados en el siguiente cuadro.
MODELOS DETERMINISTAS
* Modelo Clásico o de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ)
Este modelo fue creado por Ford W. Harris en 1915, también es conocido como la fórmula de Wilson, ya que fue él quien promovió su uso. Se deben considerar las siguientes características para la toma de decisiones de este modelo:
-
Existe un solo artículo en el sistema de inventario.
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La demanda es determinista y a una tasa anual constante conocida.
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No se permiten faltantes.
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El tiempo de entrega es constante e independiente de la demanda.
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EL costo de adquisición por unidad es fijo, constante, al igual que los demás costos.
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No hay restricciones para el tamaño de cada lote.
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El inventario se reabastece cuando llega exactamente al nivel de cero.
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La cantidad de pedido es constante en cada orden.
Este modelo es el apropiado para la compra de materia prima en producción o para el ambiente de ventas al menudeo. La variable de decisión para este modelo es el número de unidades a ordenar (Q).
El concepto básico de este modelo es crear un balance entre dos costos, el costo de ordenar un pedido y el costo de almacenamiento. Este balance se logra minimizando el costo total anual promedio (Sipper y Bulfin, 2001).
* Modelo de Descuentos por Volumen de Pedido
De acuerdo a Sipper y Bulfin (2001), este modelo se aplica cuando se reciben descuentos en la compra de una gran cantidad de artículos. La tendencia del comprador es aprovechar esta situación, en especial si el artículo comprado se usa todo el tiempo. Sin embargo, la compra de grandes cantidades significa un inventario mayor, con un costo más alto de almacenamiento. Entonces, los ahorros obtenidos por la
compra a un costo unitario más bajo pueden perderse con la acumulación de un costo de inventario mayor.
La forma de saber si se deben ordenar cantidades grandes es comparar el aumento en los costos de mantener inventario con el ahorro en el costo de compra (Morales, 2006).
* Modelo con Agotamientos
Morales (2006), en su artículo afirma que si los clientes aceptan que haya faltantes, es decir, que su pedido se satisfaga después, cuando no se tiene un artículo en almacén, entonces la venta no se pierde. Bajo esta condición el inventario puede reducirse, por lo tanto, en el límite no se tendría ningún inventario.
Se supone entonces, que a cada unidad faltante se le asocia un costo agregado por faltantes, de manera que se desea tener algún inventario.
Los costos anuales de inventario comprenderán ahora los costos de ordenar un pedido, los de mantenimiento y los de faltantes. Se supone también que, los reabastecimientos se reciben todos juntos o de golpe.
* Modelo de Lote Económico de Producción
En los modelos analizados anteriormente se ha supuesto que el pedido de reabastecimiento se recibe completo en un instante. Para la mayor parte de los establecimientos comerciales este es un supuesto válido; pero en una situación fabril, el reabastecimiento se produce a través de una corrida de producción, y ésta puede consumir una cantidad considerable de tiempo para llegar a su fin (Morales, 2006).
MODELOS ESTOCÁSTICOS O PROBABILÍSTICOS
* Modelo de Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)
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Planifica y organiza las necesidades de producción
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Demanda periódica conocida
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Relaciona la demanda de un producto final con los materiales componentes para fabricarlo.
* Modelo Q o Sistema de Revisión Continua
Según Ramos (2007), las decisiones para este modelo se toman en base a:
-
Revisar continuamente la posición de la existencia.
fija
Cuando la posición de existencia cae por debajo del punto de reorden se ordena una cantidad
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La demanda no es constante.
Se requieren existencia de seguridad a fin de protegerse contra inexistencias durante el tiempo de entrega.
La manera más común para estimar la demanda es reunir información sobre experiencias anteriores y pronosticar la demanda futura en base a dichos datos.
* Modelo P o Sistema de Revisión Periódica
La utilización del sistema P requiere el empleo de lo siguientes puntos (Ramos, 2007):
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Revisar la posición de existencias en intervalos periódicos fijos
Después de cada revisión se ordena una cantidad igual al inventario objetivo menos la posición de existencia.
-
La demanda no es constante
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Se requieren existencias de seguridad para proporcionar la satisfacción de la demanda.
-
No tiene punto de reorden sino un inventario objetivo.
No tiene una cantidad económica de pedido, sino que la cantidad varía de acuerdo a la demanda. -
El intervalo de compra es fijo.
Método
Para lograr reunir la información adecuada en el presente trabajo de investigación se dio seguimiento a un método determinado, establecido de común acuerdo por todos los integrantes del equipo.
Se inició con la recopilación de la información en fuentes bibliográficas y por vía Internet, con la finalidad de encontrar información precisa, clara y actualizada que nos ayudara a i ncrementar nuestros conocimientos sobre el tema elegido. Una vez obtenida la información se prosig uió a su lectura correspondiente, analizando detenidamente cada una de las aportaciones de los autores consultados.
Al contar con los conocimientos necesarios, se llevó a cabo una lluvia de ideas, en la que todos los integrantes del equipo aportaron sus puntos de vista acerca de la información recolectada y se contribuyó a darle un sentido en común a la información para que sirviera como referencia a todos los integrantes para la realización del trabajo.
Igualmente, se comparó lo expresado por los diversos autores consultados y las diferencias de ideas y opiniones de los mismos. Se aportaron también, los conocimientos y experiencias adquiridas en asignaturas anteriores así como la comparación de las aportaciones de cada autor para formular nuestras propias conclusiones e ideas al ensayo.
En cuanto a los modelos de inventarios que el tema solicita, se dio prioridad a aquellas fuentes en las que los autores manejaban los modelos más usuales para cualquier tipo de empresa.
Una vez definidos todos los puntos anteriormente mencionados, se estructuró la información de manera concreta elaborando el presente trabajo de investigación.
La finalidad de este ensayo es dar a conocer de manera sencilla y precisa, la función de la Gestión de Inventarios, así como su problemática y soluciones con la presentación de los modelos de i nventarios que actualmente se emplean en el mundo empresarial.
Conclusiones
El inventario es un mal necesario, por lo tanto, para determinar su nivel óptimo debe elegirse el modelo que se adecúe mejor a la situación de la empresa.
Antes de elegir un modelo para controlar el inventario es indispensable detectar primero los problemas a los que la empresa se está enfrentando así como sus posibles causas, al igual que el tipo de demanda a la cual se está enfocado.
La empresa no debe descuidar su meta por ofrecer un buen servicio al cliente, para lo cual es necesario que implemente adecuadamente la Gestión de Inventarios y así lograr un equilibrio favorable.
Igualmente es importante que la compañía cuente con un acertado método de pronósticos para determinar la demanda basándose en sus propios datos históricos.
Otro punto significativo es que los gerentes de producción conozcan perfectamente los periodos en que su demanda oscila constantemente para estar prevenidos y establecer un correcto nivel de producción minimizando los inventarios.
Con referencia a lo mencionado anteriormente, se recomendaría establecer un sistema de compras por anticipado para que los productos que se fabriquen ya se encuentren vendidos y no tengan que resguardarse en el almacén, disminuyendo el costo de mantenimiento de inventarios. Es decir fijar l a filosofía de Justo a Tiempo, al cada día ir dejando de vender lo que se hace, y en vez de ello, hacer lo que se vende, y de manera mejor que la competencia; o bien, producir o entregar los productos correctos en la cantidad correcta y en el tiempo correcto para dar soporte a los procesos y/o clientes siguientes.
Por lo tanto, al lograr un buen manejo de Gestión de Inventarios beneficia el funcionamiento de otras áreas de la empresa, tales como contabilidad, finanzas, mercadotecnia, operaciones, etc., que en conjunto con el departamento de producción acarrearán grandes beneficios para la empresa.
