UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD. ESCUELA DE CIENCIAS ADMNISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS ECACEN. –
ESPECIALIZACION EN GESTIÓN DE PROYECTOS.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
CAPSULA UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU INTEGRACIÓN CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS.
ARIEL ALFONSO REYES CASTRO. DIRECTOR CURSO. BOGOTÁ COLOMBIA 2017.
UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. ............................ 3 Capítulo 4. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos. pr oyectos. ............................................................. ............................. .................................................. .................. 3 Lección 16. Análisis y diseño de sistemas de información. .......................... 3 Lección 17. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIGP............... ..............6 Lección 18. Seguridad de la información. ................................................. 8 Lección 19. 19 . Auditoria Audit oria en sistemas siste mas de información. ................................... .............................. ..... 12 Lección Lección 20. Estándare Estándaress de seguridad seguridad de la informac información. ión....... ... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 14 Capítulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. .......... ............ .. 17 Lección 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo. ...................... 18 Lección 22. Tecnologías para la gestión de proyectos en entornos virtuales. ........................................................................................................ 22 Lección 23. Sistemas de información para la gestión de proyectos en entornos virtuales. .............................................................................. 26 Lección 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. ........................................................................................... 28 Lección 25. Soluciones Groupware para la gestión de proyectos. ............... 31 Capítulo 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos. ............................... 35 Lección 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. ...................................................................................... ...................................................... ..................................... ..... 35 Lección 27. Herramientas informáticas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. ........................................................................ 37 Lección 28. Herramientas informáticas informáticas para el desarrollo de proyectos en la web.............................................................. ............................. ................................................................ ..................................... ..... 40 Lección 29. Herramientas informáticas informáticas básicas para la gestión de proyectos. ........................................................................................................ 44 Lección 30. Herramientas informáticas informáticas para la integración de sistemas de información en la gestión de proyectos. ................................................. 47 Bibliografía ........................................................................................... 53
UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. ............................ 3 Capítulo 4. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos. pr oyectos. ............................................................. ............................. .................................................. .................. 3 Lección 16. Análisis y diseño de sistemas de información. .......................... 3 Lección 17. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIGP............... ..............6 Lección 18. Seguridad de la información. ................................................. 8 Lección 19. 19 . Auditoria Audit oria en sistemas siste mas de información. ................................... .............................. ..... 12 Lección Lección 20. Estándare Estándaress de seguridad seguridad de la informac información. ión....... ... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 14 Capítulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. .......... ............ .. 17 Lección 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo. ...................... 18 Lección 22. Tecnologías para la gestión de proyectos en entornos virtuales. ........................................................................................................ 22 Lección 23. Sistemas de información para la gestión de proyectos en entornos virtuales. .............................................................................. 26 Lección 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. ........................................................................................... 28 Lección 25. Soluciones Groupware para la gestión de proyectos. ............... 31 Capítulo 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos. ............................... 35 Lección 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. ...................................................................................... ...................................................... ..................................... ..... 35 Lección 27. Herramientas informáticas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. ........................................................................ 37 Lección 28. Herramientas informáticas informáticas para el desarrollo de proyectos en la web.............................................................. ............................. ................................................................ ..................................... ..... 40 Lección 29. Herramientas informáticas informáticas básicas para la gestión de proyectos. ........................................................................................................ 44 Lección 30. Herramientas informáticas informáticas para la integración de sistemas de información en la gestión de proyectos. ................................................. 47 Bibliografía ........................................................................................... 53
UNIDAD 2. SISTEMAS DE INFORMACION Y SU INTEGRACION CON LOS SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTION DE PROYECTOS. El propósito de esta unidad es dar al estudiante los elementos de juicio que le permitan gestionar proyectos a través de las diferentes herramientas informáticas que existen para tal fin. Esta unidad la conforman los siguientes capítulos: Capítulo 4. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos Capítulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. Capítulo 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos.
Capítulo 4. Diseño, Control y gestión de sistemas de información para la gestión de proyectos. Este capítulo busca que el aprendiente tenga elementos de juicio ligados a la administración de sistemas de información, su seguridad y la forma de protegerlos ante amenazas externas por tal motivo este capítulo se compone de las siguientes lecciones:
LECCION 16. Análisis y diseño de sistemas de información. LECCION 17. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIG. LECCION 18. Seguridad de la información. LECCION 19. Auditoria en sistemas de información. LECCION 20. Estándares de seguridad de la información.
Lección 16. Análisis y diseño de sistemas de información. En lecciones previas se ha caracterizado el concepto de sistemas de información se ha mostrado su tipología y su impacto en la gestión de proyectos a través de las distintas tipologías de sistemas de información que existen para gestionar proyectos. En los próximos acápites se hablara de la forma de analizarlos y diseñarlos.
16.1. El análisis y diseño de un sistema de información para la gestión de proyectos. En este acápite es necesario entender que ante todo la información está compuesta de datos, imagines, textos, documentos, archivos sonoros, archivos de video etc. Que en un contexto significativo proveen información para la toma de decisiones. Decisiones que se basan a su vez v ez en la exactitud, relevancia y oportunidad de la información con la que se alimente el sistema. Permitiendo así establecer la siguiente secuencia lógica:
Figura 16.1. El ciclo de la información adaptado de: (BURCH & GRUDNITSKI, 2012) Con esto en mente se puede decir que las etapas de diseño de un sistema de información se podrían discriminad de la siguiente manera: A. Bloque de entrada => este representa los textos, datos alfa a lfa numéricos, caracteres o variables tipo cadena que entran al sistema de información.
Así mismo en esta etapa seleccionan los métodos y los medios por los cuales se introdujo la información que el sistema va a procesar. B. Etapa de proceso=> consta de los modelos lógico matemáticos que manipulan la información suministrada al sistema. También incluye una descripción de algunas de las técnicas de modelado usadas por el analista de sistemas para diseñar y documentar los resultados generados por el sistema. C. Bloques de salida=> representan la salida de información para todos los niveles de la organización. Para determinar la calidad de esta se utilizan seis criterios a saber:
Exactitud Oportunidad Relevancia Uso Frecuencia Seguridad
D. Tecnología necesaria para desarrollar el sistema => se enfoca básicamente en tres componentes hardware (elementos técnicos, capacidad operativa de la maquina en la que la herramienta se implemente), software. (mecanismo por el cual el usuario interactúa con el sistema por medio de una interfaz gráfica) y telecomunicaciones como mecanismo para la recepción / envió de la información resultante (en ocasiones este componente se asocia al peopleware. O personal de apoyo al sistema de información). E. Base de datos=> esta se considera a partir de dos parámetros las bases de datos con componentes lógicos lo que define el lenguaje basado en estructura de datos. Y el sistema físico que se enfoca en la implementación de la base de datos en la memoria secundaria y los métodos de procesamiento de la información utilizados. F. Control del sistema=> este elemento hace referencia a todos los controles que se necesitan diseñar en el sistema para garantizar el acceso a cceso a personal autorizado, la integridad de la información y los procesos necesarios para procesarla y convertirla en insumo para el diseño, gestión y evaluación de proyectos así como la protección, integridad y mecanismos uniformes de operación. De esta manera y de acuerdo con (Laudon & Laudon, 2012) a manera de síntesis las fases para poder desarrollar un sistema de información para la gestión de proyectos se representan en el siguiente diagrama:
Figura 16.2. Fases de diseño de in sistema de información para la gestión de proyectos. Fuente el autor basado en información del PMBOK sexta edición DRAFT 2017. Lección 17. La metodología APX para el diseño y Gestión de SIGP. La metodología APX surge a mediados de la década de los 70 se basa en el desarrollo de mecanismos para la evaluación y planeamiento de sistemas de información. Su intención inicial era unir la precisión de los métodos estructurados con la continuidad del proceso de planeamiento para el recurso información. De esta manera los objetivos básicos de esta metodología son: 1. Definir la situación actual de lo que se quiere sistematizar. 2. Configurar la situación deseada por una institución en cuanto a la administración de la información necesaria para su funcionamiento.
3. Indicar el camino a ser seguido para que la situación deseada sea alcanzada. En el caso de adaptarlo a una empresa dedicada a la gestión de proyectos esta metodología ofrece las siguientes ventajas: A. Identificar sus necesidades de información y los problemas relacionados. B. Definir qué‚ aplicaciones de procesamiento de datos deberán atender
esas necesidades; C. Identificar los archivos que serán usados por las aplicaciones. D. Definir planes de desarrollo de proyectos para esas aplicaciones y archivos. De esta manera la metodología APX está entonces fundamentada en el concepto de PROCESO. Esto implica que las aplicaciones del SIGP son identificadas en función de las informaciones necesarias a la ejecución de los procesos necesarios para realizar de manera efectiva el análisis de la información ligada al proyecto. El esquema de funcionamiento de esta metodología se puede ver con más detalle en la siguiente figura:
Figura 17.1. Fases de desarrollo de un SIGP bajo la metodología APX. Fuente el autor
Así mismo dentro del software utilizado para el diseño de sistemas de informacion bajo esta metodología se tienen: A. Herramientas APX para el diseño de SIGP para Escritorio. Incluye programas para el diseño de bases de datos.
AppBuilder 1 2 3 Automated Architecure's Blue Ink Borland C++Builder Visual Basic Visual studio.net Appserver => para integraciones con CMS (sistemas de administración de contenido para la realización de proyectos para la web.)
B. Herramientas APX para la creación de Bases de Datos
FileMaker Pro Advanced Omnis Studio Oracle Forms Oracle Application Express o APEX Sybase PowerBuilder WinDev Velneo Servoy
C. Herramientas APX Orientadas al diseño, gestión y evaluación de proyectos en la WEB
37 Signals Ruby on Rails Adobe ColdFusion Symfony (PHP) iRise 1 WebDev Leonardi
Lección 18. Seguridad de la información. De acuerdo con (Oz, 2012) en toda organización que maneje información uno de su desafíos más relevantes está ligado a garantizar que su información este protegida del acceso de terceros que puedan dañarla o realizar actuaciones que afecten la sostenibilidad económica de la firma
por tal motivo esta lección abordara algunos tópicos básicos de seguridad en la información24. Lo primero que hay que mencionar es que la información que debe ser protegida debe reunir una serie de características asociadas a: i. La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. ii. Para la Seguridad de la Información, la integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. iii. La Disponibilidad es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. De esta manera puede decirse que desde los SIGP la seguridad de la información no tiene que ver únicamente con cuestiones tecnológicas, sino también legales u organizativas, es decir, puede ser aplicada desde tres puntos de vista: legal, técnico y organizativo25.con esto en mente se podría decir entonces que desde el punto de vista de la seguridad en los sistemas de información la organización orientada a proyectos debe asegurarse de que las políticas que desarrolle garanticen el desarrollo de mecanismos que permitan garantizar que la información protegida conserve las siguientes características:
Protección a la Réplica: mediante la cual se asegura que una transacción sólo puede realizarse una vez, a menos que se especifique lo contrario. No Repudio: mediante la cual se evita que cualquier entidad que envió o recibió información alegue, ante terceros, que no la envió o recibió. Esta característica de la información se parece a lo que en el envío de correos se conoce como el envió de mensajes con copia oculta (CCO:)
La Integridad de la Información.
La Disponibilidad u Operatividad de la Información.
La Privacidad o Confidencialidad de la Información.
El Control sobre la información permite asegurar que sólo los usuarios autorizados pueden decidir cuándo y cómo permitir el acceso a la misma. La Autenticidad de la información.
Con esto en mente se podría decir que una vez garantizado esto las estrategias que la gerencia establezca para evitar fallos de seguridad en los SIGP´s deberán enfocarse inicialmente en minimizar el impacto generado por cuatro (4) tipos diferentes de agresión discriminados de la siguiente manera:
Interrupción: un recurso del sistema se destruye o no llega a estar disponible o se inutiliza. Ésta es una agresión de disponibilidad. Intercepción: un ente no autorizado consigue acceder a un recurso. Ésta es una agresión a la confidencialidad. Modificación: un ente no autorizado no solamente gana acceso si no que deteriora el recurso. Ésta es una agresión a la integridad. Fabricación: una parte no autorizada inserta objetos falsos en el sistema. Esta es una agresión a la autenticidad.
Así mismo desde la gerencia de la firma también es necesario realizar un inventario ligados a los recursos de información con los que cuenta la empresa con el fin de evitar posibles falencias de seguridad. De esta manera dichos recursos a inventariar serán:
Recursos de información: bases de datos y archivos, documentación de sistemas, manuales de usuario, material de capacitación, procedimientos operativos o de soporte, planes de continuidad, disposiciones relativas a sistemas de emergencia para la reposición de información perdida ("fallback"), información archivada. Recursos de software: software de aplicaciones, software de sistemas, herramientas de desarrollo y utilitarios. Activos físicos: equipamiento informático (procesadores, monitores, computadoras portátiles, módems), equipos de comunicaciones (routers, PABXs, máquinas de fax, contestadores automáticos), medios magnéticos (cintas y discos), otros equipos técnicos (suministro de electricidad, unidades de aire acondicionado), mobiliario, lugares de emplazamiento. Servicios: servicios informáticos y de comunicaciones, utilitarios generales, por ej., calefacción, iluminación, energía eléctrica, aire acondicionado.
Recursos humanos. En este acápite hay que tener en cuenta que el mayor problema de seguridad informática está determinado por el error humano. Esta es su mayor vulnerabilidad.
Finalmente una de las formas de desarrollar un modelo de seguridad en la información puede basarse en los elementos citados previamente pero también puede integrar a este la concepción del modelo STRIDE desarrollado por Microsoft que se ilustra en la figura 13.1 TIPOS DE AMENAZA EJEMPLOS Falsificar mensajes de correo electrónico. Suplantación Reproducir paquetes de autenticación.
Alteración
Repudio
Divulgación información
de
Denegación servicio
de
Elevación privilegios
de
Reproducir paquetes de autenticación. Alterar datos durante la transmisión. Cambiar datos en archivos. Eliminar un archivo esencial y denegar este hecho. Adquirir un producto y negar posteriormente su adquisisción. Exponer la información en mensajes de error. Exponer el código de los sitios web Inundar una red con paquetes de sincronización. Inundar una red con paquetes ICPM falsificados. Explotar la saturación de un bufer para obtener privilegios en el sistema. Obtener privilegios de administrador de forma ilegitima.
Figura 18.1. Modelo Strider de seguridad de la información. Fuente: el autor
Lección 19. Auditoria en sistemas de información. En lecciones previas se revisaron los tópicos Básicos de programación ligados al diseño de sistemas de información se habló de la importancia de gestionar sistemas que garanticen seguridad dentro del sistema de información. En este acápite se hablara acerca de los elementos ligados a la auditoria en sistemas de información. En primer lugar habrá que hablar del concepto de auditoria el cual puede definirse como: “Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las
evidencias relacionadas con informes sobreactividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso". Con eso en mente se podría decir entonces que la auditoria de sistemas de información para la gestión de proyectos "se define como cualquier auditoría que abarca la revisión y evaluación de todos los aspectos (o de cualquier porción de ellos) de los sistemas automáticos de procesamiento de la información, incluidos los procedimientos no automáticos relacionados con ellos y las interfaces correspondientes." a cualquier sistema desarrollado para gestionar proyectos. Las fases típicas que componen una auditoria a un sistema de información para verificar cumplimientos de protocolos de seguridad son 27: 1. Enumeración de redes, topologías y protocolos 2. Identificación de los sistemas operativos instalados 3. Análisis de servicios y aplicaciones 4. Detección, comprobación y evaluación de vulnerabilidades 5. Medidas específicas de corrección 6. Recomendaciones sobre implantación de medidas preventivas. Así mismo los tipos de auditoria informática que existen son los siguientes: o
Auditoría de seguridad interna. En este tipo de auditoría se contrasta el nivel de seguridad y privacidad de las redes locales y corporativas de carácter interno. En esta etapa se revisa la presencia de cortafuegos. Antivirus y demás
o
o
o
o
o
mecanismos de proyección con los que el sistema de información se protege ante la presencia de intrusos. Auditoría de seguridad perimetral. En este tipo de análisis, el perímetro de la red local o corporativa es estudiado y se analiza el grado de seguridad que ofrece en las entradas exteriores Test de intrusión. El test de intrusión es un método de auditoría mediante el cual se intenta acceder a los sistemas, para comprobar el nivel de resistencia a la intrusión no deseada. Es un complemento fundamental para la auditoría perimetral. Análisis forense. El análisis forense es una metodología de estudio ideal para el análisis posterior de incidentes, mediante el cual se trata de reconstruir cómo se ha penetrado en el sistema, a la par que se valoran los daños ocasionados. Si los daños han provocado la inoperabilidad del sistema, el análisis se denomina análisis postmortem. Auditoría de páginas web. Entendida como el análisis externo de la web, comprobando vulnerabilidades como la inyección de código sql, Verificación de existencia y anulación de posibilidades de Cross Site Scripting (XSS), etc. Auditoría de código de aplicaciones. Análisis del código tanto de aplicaciones páginas Web como de cualquier tipo de aplicación, independientemente del lenguaje empleado
Así mismo este proceso tiene similitudes y divergencias con el proceso de auditoria tradicional que se maneja en la norma ISO 19011 versión 2002. De esta manera dichos parámetros son: 31 Similitudes o o
o
No se requieren nuevas normas de auditoría, son las mismas. Los elementos básicos de un buen sistema de control contable interno siguen siendo los mismos; por ejemplo, la adecuada segregación de funciones. Los propósitos principales del estudio y la evaluación del control contable interno son la obtención de evidencia para respaldar una opinión y determinar la base, oportunidad y extensión de las pruebas futuras de auditoría.
Diferencias o
Para auditar sistemas debido a su tipología se deben establecer algunos nuevos procedimientos de auditoría.
Hay diferencias en las técnicas destinadas a mantener un adecuado control interno contable. Hay alguna diferencia en la manera de estudiar y evaluar el control interno contable. Una diferencia significativa es que en algunos procesos se usan programas. El énfasis en la evaluación de los sistemas manuales esta en la evaluación de transacciones, mientras que el énfasis en los sistemas informáticos, está en la evaluación del control interno. Lección 20. Estándares de seguridad de la información. o
o
o
En la lección anterior se habló del concepto de auditoria en esta lección se revisara el impacto que esta tiene a la hora de lograr estándares que garanticen seguridad en las transacciones y confianza en las decisiones que en materia de dirección de proyectos se tomen. Por tal razón lo primero que hay que hacer es establecer el perfil del auditor interno razón por la cual se debe decir que los requisitos básicos para auditar el cumplimiento de estándares de seguridad de la información se basan en lo siguiente: i. Entendimiento global e integral del negocio, de sus puntos claves, áreas críticas, entorno económico, social y político. ii. Entendimiento del efecto de los sistemas en la organización. iii. Entendimiento de los objetivos de la auditoría. iv. Conocimiento de los recursos de computación de la empresa. v. Conocimiento de los proyectos de sistemas. Una vez especificado esto es necesario especificar el tipo de estándar en el que el SIGP desea ser certificado de esta manera se puede decir que existen una serie de estándares que certifican buenas prácticas en el manejo de la información de estas las más importantes son:
Parámetros Cobit=> objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas. este conjunto de mejores prácticas para el manejo de la información. Tiene 34 objetivos de alto nivel que cubren 318 objetivos de control (específicos o detallados) clasificados en cuatro dominios: Planificación y Organización, Adquisición e Implementación, Entrega y Soporte, y, Supervisión y Evaluación. Elementos estos que se ven con más detalle en la figura 20.1.
Norma ISO 27000. Este estándar se enfoca en especificar los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información a través de la aplicación del ciclo PHVA o ciclo de Deming. Al ser una familia de normas presenta guías y directrices como la norma ISO 9000 las cuales se presentan a continuación32:
Figura 20.1. Estándares Cobit. Áreas de interés. Fuente: http://bo.unsa.edu.ar
Norma ISO 27001:2007 ―Sistemas de Gestión de la Seguridad de
la Información (SGSI). Es la norma principal de requisitos de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Los SGSI´s deberán ser certificados por auditores externos a las organizaciones. En su Anexo A, contempla una lista con los objetivos de control y controles que desarrolla la ISO 27002.
Norma ISO 27002. Guía de buenas prácticas que describe los objetivos de control y controles recomendables en cuanto a
seguridad de la información evaluada a partir de 11 dominios, 39 objetivos de control y 133 mecanismos de evaluación. Los 11 dominios son en su orden los siguientes: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI.
Política de Seguridad de la Información. Organización de la Seguridad de la Información. Gestión de Activos de Información. Seguridad de los Recursos Humanos. Seguridad Física y Ambiental. Gestión de las Comunicaciones y Operaciones. Control de Accesos. Adquisición, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información. Gestión de Incidentes en la Seguridad de la Información. Gestión de Continuidad del Negocio. Cumplimiento.
Norma ISO 27003: En fase de desarrollo. Contendrá una guía de implementación de SGSI e información acerca del uso del ciclo PHVA y de los requisitos de sus diferentes fases. Norma ISO 27004: Publicada en diciembre de 2009. Especifica las métricas y las técnicas de medida aplicables para determinar la eficiencia y eficacia de la implantación de un SGSI y de los controles relacionados. Norma ISO 27005 Publicada en junio de 2008. Consiste en una guía para la gestión del riesgo de la seguridad de la información y sirve, de apoyo a la ISO 27001 y a la implantación de un SGSI. Norma ISO 27006: Publicada en febrero de 2007. Especifica los requisitos para acreditación de entidades de auditoría y certificación de sistemas de gestión de seguridad de la información ITIL => La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información (ITIL) se ha convertido en el estándar mundial para la Gestión de Servicios Informáticos. Ha demostrado ser útil para las organizaciones en todos los sectores a través de su adopción por innumerables compañías como base para consulta, educación y soporte de herramientas de software. De esta manera esta metodología de aseguramiento de la información tiene la estructura que se ilustra en la figura 15.2
Figura 20.2. Parámetros de evaluación de la guía ITIL. Fuente http://itil.osiatis.es
Norma ISO 38.50033. Se hizo pública en junio de 2008. Su objetivo es proporcionar un marco de principios para que las direcciones de las organizaciones los utilicen al evaluar, dirigir y monitorizar el uso de las tecnologías de la información (TI's).
Capítulo 5. Entornos virtuales de trabajo colaborativo en proyectos. Un elemento clave de la gestión de recursos se enfoca en el trabajo colaborativo de los agentes que interactúan en el proceso de gestión de proyectos por tal motivo este capítulo abordara los elementos claves que faciliten el trabajo colaborativo de todos los miembros del proyecto. Por tal motivo este capítulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo LECCION 22. Tecnologías para la gestión de proyectos en entornos virtuales. LECCION 23. Sistemas de información para la gestión de proyectos en entornos virtuales. LECCION 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido
en entornos virtuales. LECCION 25. Soluciones Groupware para la gestión de proyectos. Lección 21. Entornos virtuales para el trabajo cooperativo. El diseño de proyectos surge de varias fuentes. Por ejemplo de una necesidad manifiesta o de alguna técnica que estimule la creatividad y la solución de problemas tal como sucede con la tormenta de ideas (brainstorm), la técnica Phillips 6642, el foro, la mesa redonda o el debate por solo citar algunas técnicas para la solución de problemas. En todas ellas queda claro tal como se ilustra en la tabla 21.1 una clara necesidad de trabajo de dos o mas personas que de manera cooperativa logran una meta común. Etap a
1
2
3
Pensamien to crítico (Proceso de resolución de los problemas )
Habilidades críticas de razonamient o (Habilidades necesarias durante el proceso)
Identificació Clarificación n del elemental problema Observación o estudio de un problema, identificando sus elementos, observando sus relaciones Definición Clarificación a del fondo Análisis problema de un Define problema para fronteras del entender sus problema, valores fines y el subyacentes, medio. creencias y asunciones Exploración Inferencia del Admisión o problema propuesta de
Estudio de grupo (Proceso social
Consecuciones (Actitudes preferidas y comportamient os)
Provocación Motivación de aprender acontecimien to Dentro del ambiente social
para
Utilización de Discusión experiencia De otros
Utilización de Discusión Empleo perspectivas de conocimiento
4
5
Ocuparse del corazón del problema basado en el entendimien to profundo de la situación Evaluación y aplicabilidad del problema Evaluación de soluciones alternativas e ideas nuevas Integración del problema Interpretaci ón en entendimien to para validar conocimient o
una idea múltiples Y anterior vinculada a experiencias experiencia proposiciones reconocidame nte verdaderas
y
Juicio Toma de Modelización Discusión decisiones, social Del Relacionar la evaluaciones y problema evidencia con las críticas conclusiones
Estrategias Para uso de la solución después sobre opciones o decisiones
Validación de proceso Por interacción de grupo
Mantenimiento de una postura Postura crítica y objetiva
Tabla 21.1 etapas del pensamiento crítico como insumo para el diseño y gestión de proyectos. Fuente: el autor. Con esto en mente esta lección abordara la manera en que la cooperación y la colaboración han traspasado las fronteras de lo conceptual y las dinámicas de las personas, para enriquecer el proceso de formulación, diseño y gestión de proyectos con nuevas formas y espacios de interacción entre personas y/o nuevos modos que refuerzan estas mismas interacciones. De esta forma puede decirse que durante la década de los años 90´s, los laboratorios de investigación y los esfuerzos comerciales se han dirigido a la investigación hacia el trabajo cooperativo soportado por computador (CSCW43) y el aprendizaje colaborativo soportado por computador (CSCL). En ambos casos la colaboración se realiza en un
sistema informático que soporta el entorno de colaboración; llegando a ejercer control activo de las interacciones de colaboración. Los sistemas CSCW y CSCL dentro de la gestión de proyectos son herramientas informáticas y telemáticas que permiten configurar ambientes, y entornos virtuales para trabajar y aprender en red. Tanto los sistemas CSCW como los CSCL son instancias para que los participantes usen sus entornos virtuales constructivamente y extraigan todas las ventajas de colaboración por ellos mismos. Una de las direcciones importantes de mejora futura de las tecnologías CSCW44 y CSCL es la de posibilitar proporcionar una base artificialmente inteligente para la colaboración; es decir, que los sistemas de computación pudieren ejercer el control 'activo' de las interacciones de colaboración. Estos sistemas son llamados Colaboración Mediada por Software (Software Mediated Collaboration (SMC)). Los sistemas SMC podrían ser empleados para la educación-entrenamiento (por ejemplo para la enseñanza y entrenamiento de tareas, operaciones, y procesos complicados). Cabe decir que entre las ventajas de la compartición y la colaboración y la cooperación soportada por computador se destaca la capacidad de tener una 'especie de cerebro común' para un grupo a la hora de trabajar. Este enfoque permite agruparse para 'pensar' juntos, incluso cuando los miembros del grupo están distribuidos a través de organizaciones, el espacio y/o el tiempo. Esto también apoya la 'memoria' inmediata de las comunicaciones y operativas pasadas, las buenas prácticas y el trabajo realizado en cualquier momento. Cuando se comparte, colabora y coopera soportado por computador:
Se puede participar con tiempo propio, lugar propio y ritmo propio; se puede decidir cuándo participar y cuándo hacer, se puede poner al corriente rápidamente sobre lo que los demás han hecho mientras tanto. Todo se registra; las comunicaciones realizadas en el grupo se organizan y se almacenan estructuradamente (como archivos y documentos) o en sistemas con una estructura adaptable (como hilos de correo electrónico en aviso).
Así mismo la integración de los 3 parámetros anteriores da lugar al desarrollo de entornos Virtuales de Trabajo Compartido, Colaborativo y Cooperativo (EVTC) los cuales se caracterizan por:
Zonas virtuales para el trabajo compartido, cooperativo y colaborativo entre varios miembros desde donde compartir datos, información y comunicación para llevar a cabo 'proyectos' comunes. Entrada normalmente restringida a esas áreas mediante un acceso controlado, permitido solamente a miembros previamente registrados y, en los casos que sea necesario, limitando sus posibilidades de manipulación de la información. Datos, información y comunicación siempre disponibles para todos los componentes del 'proyecto' en cualquier momento, pues se encuentran almacenados en el servidor del groupware y no en ordenadores locales. Permite almacenar en un mismo espacio todos los tipos de objetos que puedan resultar útiles en el desarrollo del trabajo compartido, colaborativo y cooperativo: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, etc. Puede convertirse en la puerta de acceso a reuniones o citas entre los miembros, ya sea en encuentros presenciales o a través de la Red pues ofrece los medios básicos para realizar sus convocatorias. Presenta ciertas aplicaciones que pueden ser entendidas dentro de un contexto de workflow o flujo de trabajo como lo es el hecho de que integra herramientas de comunicación de eventos entre sus miembros.
Así mismo los EVTC van asociados a equipos de trabajo que reúnan las siguientes características:
Grupo de personas organizadas.
Trabajan juntas para lograr unas metas comunes.
Comparten Talentos, Conocimientos, Capacidades,
Habilidades, Informaciones, y Competencias en esfuerzo común.
Confianza y Apoyo mutuo.
Sinergia (Resultado Grupal - Aportaciones Individuales).
De esta manera los gerentes de proyectos que los integran a sus modelos de gestión de proyectos logran hacer posible:
Comunicación entre los miembros del equipo de proyecto.
Compartición de los datos, la información y la comunicación.
Coordinación y control de objetos compartidos.
Compartición de un espacio virtual de trabajo (y aprendizaje) de organización y entendimiento común del proceso de desarrollo del 'proyecto' común. Soporte a la toma de decisiones en común.
El proceso de desarrollo de estos dentro de una empresa gestionada por proyectos se resume en la tabla 21.2. ETAPA 1 2 3 4 5 Recuperación de información en el web X Discusión asincrónica abierta a "foráneos" X X Discusión asincrónica en grupos cerrados X X Organización de ideas X X Discusión sincrónica X Instrumentos asincrónicos de apoyo a la X X creatividad Sistemas de apoyo a decisión de grupo X Corrección de grupo X X Regeneración y evaluación de soluciones X X Diseminación de información y conocimiento en X el web Tabla 21.2. Pasos para desarrollar sistemas de trabajo cooperativo integrado Fuente: el autor. Lección 22. Tecnologías para la gestión de proyectos en entornos virtuales. La rápida evolución de la información y las nuevas potencialidades para la comunicación entre las personas ha sido muy importante en el éxito de la mayor parte de las organizaciones. Aspectos claves han sido la disponibilidad aumentada de redes de computadores y la tendencia hacia el equipo de trabajo. Uno de los énfasis principales de los sistemas de
aplicaciones informáticas distribuidas está en el apoyo por computador para el trabajo en equipo. En este sentido, groupware45 es cualquier tipo de software diseñado para grupos y para la comunicación. Y se puede definir como una contracción de las palabras group y software. Esta herramienta está asociada a la tecnología diseñada para facilitar el trabajo de grupos. Y puede ser usada para comunicarse, colaborar, cooperar, coordinar, solucionar problemas, competir, o negociar. El término generalmente es usado para referirse a una clase específica de tecnologías que se establecen sobre redes de computador modernas, como el correo electrónico, grupos de discusión, videoconferencia, el chat, entre otras muchas más soluciones. Gracias al software para el trabajo en grupo es factible la mejora del rendimiento en general de todo el proceso productivo y su mayor aportación es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de forma compartida y colaborar y cooperar estrechamente en el desarrollo de un "proyecto". Dentro de este contexto, las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su utilización son, entre otras:
Ayuda a que grupos de personas trabajen juntas. Permite compartir conocimientos y experiencias. Tal como sucede con la elaboración de los mapas mentales que se pueden hacer con edraw mind, visio, mind manager o xmind. Ayuda a crear una memoria de la organización. Aúna geografía y tiempo.
Por otro lado, básicamente aporta las siguientes ventajas en lo referente al desarrollo de tareas en grupo a través de la red:
Creación de zonas para el trabajo colaborativo entre varios miembros (que pueden, o no, estar lejanos geográficamente o pertenecer a diferentes organizaciones) desde donde compartir datos, información y comunicación para llevar acabo "proyectos" comunes. Datos, información y comunicación siempre disponibles para todos los componentes del proyecto en cualquier momento, pues se encuentran almacenados en el servidor del groupware y no en ordenadores locales. Permite almacenar en un mismo espacio todos los tipos de objetos que puedan resultar útiles en el desarrollo del trabajo colaborativo.
Hace posible entender el web como un lugar donde manipular la información y no sólo leerla o tener acceso, pues admite su modificación. Da acceso a reuniones o citas entre los miembros, y asea en encuentros presenciales o virtuales pues ofrece los medios básicos para realizar sus convocatorias. Presenta aplicaciones que pueden permitir el flujo de trabajo en proceso y procedimientos.
Las tecnologías groupware se clasifican típicamente en dos dimensiones primarias caracterizadas por el tiempo y el lugar en que las transacciones se realizan así dichas tecnologías se clasifican en; A. Si los usuarios del groupware colaboran al mismo tiempo (groupware "en tiempo real" o "sincrónico") o en momentos diferentes (groupware "asincrónico"). B. Si los usuarios colaboran en el mismo lugar ("localizados" o "cara a cara") o en sitios diferentes ("no localizados" o "a distancia"). Sus impactos se resumen en la tabla 22.1 Mismo tiempo "Sincrónico" Mismo lugar Votación, Apoyo de "Localizados" presentación, Espacios electrónicos de reunión
Tiempo diferente "Asincrónico" Ordenadores compartidos, Espacios electrónicos para proyectos Lugar diferente Videoconferencia, Charla, Correo electrónico, "A distancia" Pizarras compartidas Proceso laboral, Conferencias por computador Tabla 22.1. Tipos de groupware. Fuente el Autor. Desde los sistemas de información para la gestión de proyectos los sistemas groupware ofrecen las siguientes aplicaciones: A. groupware asincrónico compuesto por: i. Calendario de grupo: Permite programar actividades y proyectos, y la coordinación entre muchas personas, y proporciona, también, apoyo para programar los equipos. Los calendarios de grupo también ayudan a localizar a la gente. Permite, en última instancia, hacer sentir como asuntos públicos ciertas actividades allí anunciadas y programadas.
ii. Correo electrónico: Es con diferencia el uso de utilidad groupware más común. Esta tecnología está diseñada para pasar mensajes entre personas, permite, además, archivar los mensajes, establecer correo de grupos, y adjuntar archivos con un mensaje. Otros rasgos incluidos son: clasificación automática y tratamiento de mensajes, y comunicación estructurada. iii. Grupos de discusión y listas de direcciones: Sistemas para enviar por correo electrónico mensajes entre grupos grandes de personas. La diferencia principal entre los grupos de discusión y las listas de direcciones es que los grupos de discusión sólo muestran mensajes a un usuario cuando explícitamente lo han solicitado, mientras que las listas de direcciones entregan mensajes cuando están disponibles. iv. Sistemas de proceso laboral: Software que permite tramitar documentos para organizaciones por un proceso relativamente fijo. Su principal impacto está en la elaboración de dataflow´s46 v. Sistemas de gestión de documentos: Sistemas para la entrada, el rastreo, la trazabilidad, y el tratamiento de documentos. Los sistemas de gestión de documentos forman un subconjunto de los sistemas de proceso laboral, aunque tienen mayor énfasis en las capacidades de base de datos. vi. Sistemas de control de origen y de versión: Denominados sistema de control de código original, sistema de control de versión, y sistema de control de revisión; son aplicaciones de software diseñadas para ayudar a coordinar las modificaciones de documentos y su modernización entre grupos de personas. vii. Hipertexto: Sistema para unir documentos de texto con el web. La unión se establece en una colección de los documentos de texto con eslabones de un documento al otro formando una amplia relación de asociaciones. Esto permite la autoría de personas múltiples de los documentos en eslabón, permitiendo el sistema que se haga el trabajo en grupo; de modo que constantemente se va desarrollando y respondiendo el trabajo de otros participantes. Algunos sistemas de hipertexto incluyen capacidades para ver, además, quién ha visitado una cierta página o eslabón, de modo que se da la pista de cómo un eslabón se ha seguido. De esa forma se da a los usuarios la conciencia básica de qué hacen en el sistema las demás personas. viii. Sistemas de escritura de colaboración: Estos sistemas pueden proporcionar apoyo tanto en tiempo asincrónico como en tiempo sincrónico. Los procesadores de texto pueden proporcionar apoyo asincrónico mostrando el original literario y permitiendo a los usuarios visualizar cambios y hacer anotaciones al documento. También pueden permitir a los autores colaborar sobre un documento ayudándoles a
planear y coordinar el proceso de autoría, así como estableciendo métodos para cerrar las partes del documento o unir separadamente los documentos confeccionados. El apoyo sincrónico permite a los autores ver los cambios de cada uno, tal como ellos los hacen, y por lo general tienen que proporcionar un canal de comunicación adicional a los autores cuando trabajan (vía videófonos o chat). B. Utilidades groupware sincrónicas asociadas a: i. Sistemas de charla (chat) ii. Mensajería inmediata iii. Sistemas de comunicación de vídeo por ejemplo video conferencia. iv. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones Dentro de la gestión de proyectos cada una de estas aplicaciones se usa de manera constante. En herramientas como google groups o yahoo groupso BSCW E inclusive inciden en el desempeño exitoso del cloud computing a la hora de integrarlo a la gestión de proyectos. Lección 23. Sistemas de información para la gestión de proyectos en entornos virtuales. Dentro de los sistemas colaborativos para la gestión de proyectos existen varias categorías, desarrolladas básicamente en función a la utilidad que cumplen dentro de la gestión de proyectos de esta manera en la tabla 23.1 se ilustran las diferentes categorías de groupware existente y su equivalente en las diferentes tipologías de sistemas de información analizados previamente en este curso. Categoría de groupware Denominación equivalente Sistemas de conferencia Sist. de tablas de boletines o noticias de por computador grupos Sistemas de charla (chat) Sistemas de gestión de Sistemas de procesos de oficina Sistemas de procesos de trabajo coordinación Sistemas de reunión Sist. de soporte a (decisiones) grupos SS(D)G Habitaciones o espacios de reunión electrónica electrónica Sistemas de aplicaciones Pantalla: Sistemas de ventanas compartidas compartidas Escritorio: Sistemas de conferencia de datos Sistemas de pizarras Sistemas de dibujo compartido compartidas Sistemas de co-autoría Sistemas de edición compartida
Sistemas hipermedia Juegos multijugador, mundos virtuales multiusuario Ambientes virtuales colaborativos Sistemas de programación Sistemas de calendario de grupo de grupos Sistemas de audioconferencia Sistemas de Sistemas de conferencia multimedia videoconferencia Tabla 23.1. Tipos de groupware y su equivalente en SIGP.Fuente: Ter Hofte, Henri. (1998) Working apart together. Foundations for component groupware. Enschede: Telematica Instituut. De esta manera algunas herramientas utilizadas para la gestión de las comunicaciones y para facilitar la realización del trabajo en la red bajo la metodología del groupware se mencionan a continuación:
Skype es un software para realizar llamadas sobre Internet, los usuarios interesados pueden descargar gratuitamente la aplicación del sitio oficial. Al instalarla en su PC los usuarios de Skype pueden hablar entre ellos gratuitamente con otros usuarios en la red. Ahora bien esta aplicación también permite llamadas a teléfonos fijos y convencionales a un cargo de 0,017 € por minuto en promedio
según el lugar de destino. Así mismo existe un servicio denominado SkypeIn, gracias al cual se le otorga al usuario un número de teléfono para que desde un aparato telefónico en cualquier parte del mundo puedan contactarlo a su ordenador. La interfaz de Skype es muy parecida a otros software de mensajería instantánea tales como o Yahoo! Messenger, y de igual forma que en éstos es posible entablar una conversación de mensajes instantáneos con los usuarios del mismo software. WhatsApp, Telegram y Line. Como ejemplos de mensajería instantánea. Openwengo es una comunidad de software libre. En Francia su objetivo básico es proveer un centro de desarrollo, productivo y potente pararealizar aplicativos para comunicación sobre IP. Cumple en su mayoría con las funcionalidades de Skype. Gizmo5. Es el nombre de un P2P para Voip fue desarrollado como competenciadirecta de Skype diferenciándose de el en que desde este se pueden realizar llamadas a otros operadores IP así mismo gizmo ofrece la posibilidad de realizar llamadas desde IP a teléfonos móviles de otros usuarios que también tengan cuentas en gizmo.
Tango: Tango surge de un proyecto del Centro de Arquitecturas Paralelas de la Universidad de Syracuse para convertir un instrumento de recuperación de documentos asincrónico a un medio de comunicación realmente colaborativo. Tango integra una rica colección de instrumentos sincrónicos y asincrónicos de colaboración. El sistema provee capacidades de comunicación multipartidarias como eslabones múltiples de audio/de vídeo, usos compartidos, instrumentos de entrega sincrónicos digitales de audio y de vídeo, espacios de charla, y juegos interactivos. El sistema es completamente distribuido. Tango es tanto sistema de comunicación versátil multimedia como una plataforma de integración de software. El sistema está desarrollado en Java y apoya módulos de colaboración escritos en cualquier lengua. Tango ha sido usado satisfactoriamente para poner en práctica instrumentos de estudio a distancia, un centro de control de mando, un puente de telemedicina, y un espacio de instrumentos remotos para consultoría. Team rooms: este aplicativo crea espacios (habitaciones) para apoyar diferentes estilos de trabajo individual y de grupos. Suministra un lugar para: el trabajo individual y de grupo, para establecer reuniones formales e informales, y para dejar recordatorios, mensajes, documentos, notas y artefactos de trabajo para otras personas. Las personas pueden actuar en los cuartos de forma asincrónica y sincrónica.
Su estructura se compone de: (a) vista de radar de la habitación, (b) Nombre del destinatario (c) alambiques imagen de los usuarios en la habitación, (d) telepointer; (e) pizarra plumas; (f) área de chat de texto, (g) lista de los usuarios en todo; (h) Lista de las habitaciones. Lección 24. Herramientas integradas para el trabajo compartido en entornos virtuales. En lecciones previas se ha hablado de la importancia de contar con herramientas informáticas que permitan el desarrollo de sistemas de información que puedan optimizar la gestión y toma de decisiones del
proyectista. En esta lección se abordaran entonces algunas herramientas que desde la virtualidad faciliten el trabajo colaborativo de todos los miembros que interactúen en la realización de un proyecto. Por tal razón los aplicativos más usados para groupware en la gestión de proyectos son las siguientes: Barnraiser; las herramientas Aroundme, Beacon e Igloo son entornos virtuales de trabajo colaborativo desarrollados por la empresa Barnraiser, estas aplicaciones a su vez combinan distintos instrumentos sociales conectados a una red con rasgos de trabajo de colaboración en el se incluyen medios sincrónicos y/o asincrónicos de trabajo colaborativo como: foros, bibliotecas de documentos, calendarios, y blogs. La ventaja de esta herramienta es que es gratuita y su principal aplicación tiene que ver con la construcción de grupos virtuales de trabajo donde usuarios de distintas partes del globo pueden estar conectados entre sí. De esta manera estas 3 soluciones iniciales son soluciones perfectas para grupos de interés (por ejemplo los clientes que desean saber el avance del Flujo de proyecto sin necesidad de ir hasta el sitio final de ejecución del mismo) y para socios de organizaciones que deseen crear una red de conocimiento alrededor de las experiencias que han adquirido gestionando proyectos y desean desarrollar a partir de estas proceso ligados a la gestión del conocimiento. o
Brane: esta herramienta informática ha sido diseñada para optimizar el trabajo colaborativo de la empresa orientada por proyectos. Permite fomentar la discusión en los equipos de trabajo en todo su espacio para que ocurran en el contexto de los documentos relevantes y en torno a la información de los proyectos. Tal y como lo recomienda el PMBOK. Una ventaja adicional es que su interfaz apera de manera similar a los programas diseñados para ser ejecutados en el sistema operativo Windows.
Sus principales funcionalidades están dadas por parámetros como los siguientes47: o Apoyo a multiequipos de empresa y en diseño y gestión de proyectos; o Permite el establecimiento de espacios, ambientes o entornos virtuales de trabajo para equipos;
o Permite realizar el trabajo de oficina, desde casa o desde cualquier parte, es decir, permite el trabajo a distancia; o Proporciona un espacio de trabajo estructurado para planear y ejecutar proyectos; o Permite la colaboración con proveedores y clientes; o Permite coordinar actividades de proyectos; o Permite reforzar la eficacia de los equipos de proyectos o Permite hacer visible el proceso y el conocimiento; o Permite la captura, mejora y reutilización de procesos de colaboración. Entre sus utilidades destacan las siguientes: o Gestión de proyectos: cartas Gantt, cálculos de dependencia, rastreo de cambios y sincronización con Microsoft Project; o Gestión de procesos laborales; o Gestión de cuestiones, acontecimientos y reuniones; o Gestión de documentos; o Integración inmediata de la mensajería; o Recordatorios de tareas; o Seguridad basada por roles de usuarios y privilegios de acceso; o Biblioteca. Brightsuite: esta es una para soluciones groupware. Destaca por tener instrumentos asincrónicos de colaboración (foros, calendarios, planificación, entre otros) e instrumentos sincrónicos (comunicación y mensajería inmediata). Requiere servidor Microsoft, SQL, o MySQL De forma más detallada, las soluciones que integra Brightsuite son las que se describen a continuación de forma gráfica:
Calendarios; Chat; Gestor de contactos; Gestor de contenidos y documentos; Tablón de anuncios; E-mail; E-meeting; Gestor de archivos;
Forum; Mensajería inmediata; Noticias; Mensajería telefónica; Gestor de proyectos; Gestor de notificaciones; Gestor de asignación de tareas; Gestor de equipos; Acceso wireless a Brightsuite; lo que permite conexión vía teléfonos inteligentes como los Samsung Galaxy Note ®
Algo a considerar es que para que este sistema de información opere de la manera adecuada debe funcionar por medio de una intranet. Si desea descargarlo lo puede hacer desde http://script.wareseeker.com/ASP/brightsuite-groupware.zip/1030
BSCW: (Basic Support for Cooperative Working) es un sistema de espacio, ambiente o entorno de web para el trabajo compartido que permite la compartición de documentos en línea para su colaboración, la discusión, la notificación de acontecimientos y otras tareas para la cooperación sobre el web y la dirección de grupos.
Lección 25. Soluciones Groupware para la gestión de proyectos. Según el PMBOK citado en lecciones previas de este mismo modulo se ha podido inferir que el Project management (o gestión de proyectos) no es otra cosa mas que el uso de conocimientos, habilidades, herramientas (sistemas de información) y técnicas a una amplia gama de actividades necesarias para poder suplir una necesidad en una comunidad especifica. Todo esto enmarcado en 11 áreas del conocimiento y la gestión a saber: 1. Integración 2. Alcance 3. Tiempo – cronograma 4. Costo 5. Calidad 6. Recursos humanos y demás recursos del proyecto. 7. Comunicaciones 8. Riesgo 9. Adquisiciones 10. Interesados 11. Gestión del conocimiento
Con esto en mente esta lección abordara dos herramientas básicas para gestionar proyectos mediante sistemas de información con la metodología del groupware. Las cuales se ilustran a continuación: 1. FacilitatePRO: es un ambiente para el trabajo colaborativo de grupo en línea que integra soluciones de charla en tiempo real, de discusiones asincrónicas, de inspección, e instrumentos de reunión de reflexión y toma de decisiones. Los instrumentos básicos integrados que proporciona FacilitatePro son:
Reunión de reflexión (Brainstorming y generación de ideas o propuestas); Categorización y organización de ideas o propuestas (Descripción, complementación y organización de ideas o propuestas); Votación y priorización de propuestas (Votación y establecimiento de prioridades sobre las ideas o propuestas); Planificación de acciones (Conversión de decisiones en acciones -papeles, responsabilidades, tiempos-); Inspección o revisión (Revisión, inspección y administración del proceso y sus resultados); Documentación (Creación de informes del proceso realizado y de los resultados obtenidos); Charla sincrónica (Charla escrita inmediata -chat- y mensajería inmediata). El modo de charla permite discusiones vivas que tienden a ser menos estructuradas que una sesión típica brainstorming.
Para poderlo descargar e instalar en un servidor para ser operado desde una intranet puede hacerlo desde: http://www.facilitate.com/ 2. Phpgroupware: esta herramienta proporciona la integración de unas 50 utilidades para la colaboración en línea como: calendario, libro de direcciones, correo electrónico, lista de recursos, compartición de documentos, herramientas para administración de proyectos, foros de discusión, gestor de archivos, entre otras más. 3. Microsoft Outlook. 4. Google calendar y Yahoo calendar. Aplicaciones disponibles en el correo electrónico de google (Gmail) y en los grupos de yahoo (www.yahoogroups.com) 5. ProjectDox: es un sistema para la colaboración con énfasis en trabajos de diseño, proyección y construcción. Sus rasgos aseguran la
compartición de documentos, la notificación de cambios, los foros de discusión, la trazabilidad de la información y del conocimiento para la auditoría y la gestión de historiales de buenas prácticas, así como la colaboración remota, en cualquier momento y lugar. Así mismo también permite a los miembros de un equipo tener acceso a un sitio centralizado sobre el web para trabajar en compartición, colaboración y cooperación, en línea. La ventaja de esta herramienta sobre otras herramientas groupware se basa en que cuando se crea un proyecto, ProjectDox automáticamente establece una carpeta para almacenar los documentos asociados a ese proyecto. Los administradores de proyecto tienen control completo sobre cómo estructurar el sistema de carpetas según las necesidades específicas. Por otro lado la aplicación también genera una cuenta de correo electrónico única del proyecto que permite establecer un método para almacenar todos los documentos mandados por fax a un número particular. La estructura de funcionamiento de estas soluciones de SIGP se ilustra en la figura 25.1
Figura 25.1 estructura de funcionamiento de una solución groupware para la gestión de proyectos. Fuente: el Autor.
Capítulo 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos. Este capítulo abordara la forma en que los sistemas integrales se pueden integrar para gestionar proyectos por tal motivo este capítulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. LECCION 27. Herramientas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. LECCION 28. Herramientas informáticas para el desarrollo de proyectos
Capítulo 6. Herramientas informáticas y telemáticas para el desarrollo de sistemas de información para la Gestión de proyectos. Este capítulo abordara la forma en que los sistemas integrales se pueden integrar para gestionar proyectos por tal motivo este capítulo abordara las siguientes lecciones: LECCION 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. LECCION 27. Herramientas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. LECCION 28. Herramientas informáticas para el desarrollo de proyectos en la web. LECCION 29. Herramientas informáticas básicas para la gestión de proyectos. LECCION 30. Herramientas informáticas para la integración de sistemas de información en la gestión de proyectos. Lección 26. Herramientas informáticas para la gestión documental del proyecto. Las herramientas de gestión documental son herramientas creadas para realizar la gestión de grandes cantidades de información almacena en forma de documentos. Aunque en ella no existe un gran nivel de información sobre sus contenidos tal y como podría suceder con una base de datos convencional. Su esquema de manejo se enfoca básicamente en la utilización de diagramas IDEFO. La estructura de funcionamiento de estos sistemas de información se resume en la figura 26.1
Figura 26.1. Esquema de funcionamiento de un sistema de gestión documental. Fuente: Tomado de: http://www.bitcubo.com/ De esta manera un sistema de gestión documental es todo aquel programa para computador creado para la gestión de grandes cantidades de documentos, usado para rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. Tal como ya se dijo previamente. Por tal motivo la combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Que generalmente se encuentran comprimidos. En formatos ZIP, RAR y/o 7ZIP. De esta manera estos sistemas de gestión documental comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. Los beneficios de aplicar estas herramientas en la gestión de proyectos están determinados por: o Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos. o Permite un drástico recorte del espacio de almacenamiento, permitiendo un reaprovechamiento del mismo. o Incrementa la seguridad de nuestro archivo, con la posibilidad de varias copias de respaldo (backups), elimina riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc. o Evita copias e impresiones innecesarias, ya que evita la duplicidad de información y posibilita el envío de documentos por e-mail o fax. o Permite tener siempre accesible la información. o Posibilita el acceso al documento desde fuera del centro de trabajo. o Agiliza todos los procesos administrativos o Controla y protege el acceso a la información
Así puede mencionarse que los programas u aplicaciones que podrían desarrollarse para gestionar documentos y demás soportes documentales dentro de la gestión documental y que podrían ser la base para el desarrollo de un SIGP podrían ser básicamente los siguientes: A. DF- Server: sistema de administración documental que funciona como una intranet. B. Bitcubo. C. Docshare D. Innova systems. Aplicativo de gestión documental con énfasis en indicadores de retención documental y flujos de trabajo (WorkFlow => en gestión de proyectos se enfoca en definir quien hace que) E. Phpfile navigator F. Plone G. Drupal H. Docman I. Infoviews content manager=> aplicación que integra el concepto de BPM a la concepción de gestión del proyecto. J. Cif- KM Knowledge Manager. K. Yerbabuena Software. Herramienta que permite ejecutar gestión documental desde el móvil. Lección 27. Herramientas informáticas para la gestión del conocimiento en la gerencia de proyectos. Un elemento clave de la gestión de proyectos tiene que ver con la forma en que gestiona su conocimiento, en como lo pone en práctica y como lo transmite a otros usuarios. Esta concepción tiene validez desde la etapa de diseño hasta la etapa de evaluación del proyecto por tal motivo esta lección mostrara la aplicación de un DSS que puede ser usado para planificar las etapas de investigación de mercado y también analizar el impacto de 3 herramientas que pueden servir al proyectista en la elaboración de mapas mentales que faciliten su proceso de evaluación de proyectos. De tal manera que el DSS escogido se denomina SPSS y se caracteriza por brindar información para proyectos que se realicen en áreas como:
Análisis de encuestas, investigación de mercados y marketing directo. Educación. Investigación administrativa. Gestión de recursos humanos. Investigación médica y social. Planificación y previsión de recursos. Mejora de la calidad.
Realización de informes y toma de decisiones ad hoc. Desarrollo de la aplicación Enterprise-level analytic. Psicología del consumidor: desarrollar modelos para entender cómo afectan el estado de ánimo la capacidad de compra de una persona. Investigación de mercados multivariada: para confirmar por ejemplo cuál de las tres variables —confianza, ahorro o investigación—predice mejor la disposición de un médico para recetar medicamentos genéricos de determinado laboratorio que ofrece sus productos en línea. Ciencias sociales: estudiar cómo el estatus socioeconómico, la participación en determinadas organizaciones y otros determinantes influyen en el comportamiento a la hora de comprar y en la fidelidad a una marca específica. Investigación en educación: evaluar los resultados de los programas de formación para determinar cómo influyen en la efectividad de los trabajadores de una empresa. Estudios de mercado: crear modelos que indican cómo influyen los comportamientos de los clientes en las ventas de nuevos productos. Investigación institucional: estudiar cómo afectan las cuestiones relacionadas con el trabajo a la satisfacción en el puesto. Tal y como sucede con el modelo Denison para comportamiento organizacional.
Modelos de Regresión. Usados para medir el impacto de las variables dependientes de un modelo y su relación con variables independientes. . Reducción de datos: Permite crear variables sintéticas a partir de variables colineales por medio del Análisis Factorial. . Clasificación: Permite realizar agrupaciones de observaciones o de variables. . Pruebas no paramétricas: Permite realizar distintas pruebas estadísticas especializadas en distribuciones no normales. Como la prueba X2 de asociación de variables o la prueba de correlación de Spearman
Tablas: Permite al usuario dar un formato especial a las salidas de los datos para su uso posterior. Análisis Conjunto51: Permite realizar el análisis de datos recogidos para este tipo especifico de pruebas estadísticas. Esto a través de un análisis de datos cruzados o Cross Tabs. Mapas: Permite la representación geográfica de la información contenida en un fichero. Pruebas Exactas: permite realizar pruebas estadísticas en muestras pequeñas.
Análisis de Valores Perdidos: Regresión simple basada en imputaciones sobre los valores ausentes. Muestras Complejas: permite trabajar para la creación de muestras estratificadas, por conglomerados u otros tipos de muestras. Árboles de Clasificación: Permite formular árboles de clasificación y/o decisión con lo cual se puede identificar la conformación de grupos y predecir la conducta de sus miembros.
27.1. Herramientas informáticas para la elaboración de diagramas dentro del proyecto. Otro acápite a considerar, no solo se basa en el análisis de la información necesaria para diseñar el proyecto o gestionarlo también tiene que ver con la forma en que el conocimiento se trasmite y se hace accesible a los usuarios que administran, nutren o consultan el SIGP por tal motivo el siguiente acápite a considerar mencionara herramientas informáticas usadas para gestionar el conocimiento dentro de la gestión de proyecto por medio de la elaboración de diagramas, mapas conceptuales, mapas mentales y formatos de intercambio OLE 52. 1. Microsoft Visio: es un software de dibujo vectorial 53 para desarrollar diagramas de negocios, su principal impacto tiene que ver con la integración que posee con otras herramientas de office como o Excel y Project lo que le permite intercambiar información vía formatos ole y entregar información contundente sobre la forma de gestionar proyectos tanto de manera gráfica como de manera numérica. 2. Xmind: Es un programa open source (de código abierto, gratuito) para realizar mapas conceptuales, desarrollado por XMind Ltd. Su principal funcionalidad se enfoca en que ayuda a la gente a anotar ideas, organizar diversos gráficos, y compartirlos para colaborar online. Soporta mapas mentales, diagramas fishbone54, diagramas de árbol, charts organizacionales, charts lógicos, e incluso hojas decálculo. Usualmente es utilizado para organizar conocimientos, tareas, y gestión de proyectos. 3. Freemind: Herramienta que permite la elaboración de mapas mentales o conceptuales. Es útil en el análisis y recopilación de información o ideas generadas en grupos de trabajo. Con el es posible generar mapas mentales y publicarlos en internet como páginas html, java o insertarlos dentro de wikis. Lo que facilita su integración a la concepción de trabajo vía groupware. Esta herramienta así como la anterior es gratuita.
4. MindManager: Es un programa comercial de mapas mentales disponible solo para Windows. Los mapas pueden extraer datos de Microsoft Excel y Outlook, y pueden ser exportados a Microsoft Word, PowerPoint, Visio y Project, así como a páginas web HTML y como a documentos en formato PDF. Es un excelente gestor de proyectos con el que el proyectista podrá tener perfectamente organizadas todas sus ideas, objetivos, opciones, etc. lo que le podrá dar una perspectiva general de su trabajo y al mismo tiempo no olvidarse de ningún detalle. Lección 28. Herramientas informáticas para el desarrollo de proyectos en la web. Gestionar proyectos por medio de sistemas de información no es fácil existen como se ha visto en este curso muchas herramientas y como paso en Fordlandia y el éxito del fordismo condiciono el éxito de Ford en la industria automotriz y su fracaso en la industria de neumáticos. Así todo sistema es una herramienta que facilita el éxito de un proyecto pero en manos erróneas o adoptada bajo necesidades equivocadas también puede ser la causa del fracaso del proyecto. Es por esta razón que esta lección integrara otras concepciones útiles para el diseño de sistemas de información que tienen que ver con la adopción de 2 herramientas que facilitan la gestión de proyectos desde la red sin necesidad de saber programar en html o algún otro lenguaje web que exista. Estas herramientas son los CMS´s (sistemas de administración de contenido) y los LCMS´s (o sistemas de administración de contenido para el aprendizaje) el cual conceptualizaremos para el momento en que el proyectista desee desarrollar programas de capacitación para la organización o el personal que la compone. De esta manera la hablar de CMS´s se hace referencia a Programas descargados de la red o de un proveedor privado por ejemplo Microsoft SharePoint que permiten crear una estructura de soporte para la creación y administración de contenidos por parte de los participantes en intercambios en la red. Usados principalmente en la elaboración y actualización de páginas web. El funcionamiento de dichos sistemas consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. De esta manera el sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Esta concepción permite así manejar el contenido que se quiere mostrar de manera independiente y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo en formato HTML o en algún otro lenguaje de programación web, además de permitir la
fácil y controlada publicación en el sitio a varios webmasters. Un ejemplo clásico que puede ilustrar el concepto es el siguiente imagine usted una página de una empresa con sedes en distintas aéreas geográficas (que obviamente en cada una de estas gestiona proyectos) en lugar de crear paginas para cada una se crea una que actualiza automáticamente a todas las demás. En términos generales las organizaciones que utilizan un CMS para la gestión de sus contenidos ligados a la gestión de proyectos en la web lo hacen porque: 1. Pueden organizar su página web, desde el panel de administrador a través de la creación de secciones y categorías necesarias en el momento en que lo necesiten de forma fácil y rápida sin conocimientos específicos, 2. Pueden publicar contenidos mediante un Editor de texto parecido al de Microsoft Word que permite dar el aspecto que se desee al texto en el interior de la página. 3. Pueden darle nuevas funcionalidades, a la página web pues se dispone de software libre para usar, que puede ser implementado al portal, por ejemplo la generación de facturas y cotizaciones electrónicas usando herramientas EDI. 4. Se puede cambiar el aspecto del sitio en unos minutos debido a que dichos programas cuentan con diferentes plantillas (Templates) disponibles para el usuario. 5. La navegación se hace muy cómoda para el usuario, dado que las paginas se presentan en un entorno amigable. 6. Posee módulos y componentes que se pueden implementar en el sitio web de forma muy sencilla, y además para colocar en el lugar que se prefiera. Asi la pagina puede contar con foro, chat, e inclusive correo electrónico corporativo con acceso a intranet. 7. Según el CMS también se puede contar con otras utilidades como encuestas, calendario, estadísticas completas de visitas que pueden ser herramienta calve para realizar data mining dentro de la empresa. Asi las cosas y haciendo claro que un CMS es una herramienta informática que facilita la creación y administración de los contenidos de un portal web, lo que significa que el usuario final pueda alimentar su portal web así no tenga experiencia ni conocimientos previos en el desarrollo o el diseño web. Se puede decir que las herramientas mas usadas para realizar este tipo de actividades son:
Joomla Nuke Drupal
Plone xopps
A su vez esta multitud de diferentes CMS. Que se pueden utilizar para mantener al día la información de un proyecto se pueden agrupar según el tipo de sitio que permiten gestionar. De esta manera se puede decir que existen CMS´s55: a. Genéricos: Ofrecen la plataforma necesaria para desarrollar e implementar aplicaciones que den solución a necesidades específicas. Pueden servir para construir soluciones de gestión de contenidos, para soluciones de comercio electrónico, blogs o portales web se destacan en este grupo aplicaciones como:
Plone, TYPO3, OpenCMS, Joomla, Drupal, Mambo. MODx
b. Específicos: Nacen para cubrir las necesidades de organizaciones de manera especifica, ofreciendo una plataforma de servicios de Internet que en ocasiones incluye además del CMS herramientas como CRM y ERP. Tales como Dokeos o Moodle. Para gestión de comnocimiento. c. Foros: son CMS´s que permiten el montajer de sitios para la discusión en línea donde los usuarios pueden reunirse y discutir temas en los que están interesados. Ejemplos: phpBB y Blogger
d. Blogs: Publicación de noticias o artículos en orden cronológico con espacio para comentarios y discusión. Ejemplos de ello son: Drupal y el mismo Blogger e. Wikis: Sitios web dónde todos los usuarios pueden colaborar en los artículos, aportando información o reescribiéndola. También permite espacio para discusiones. Indicado el tipo de material que se espera recibir con el tiempo. Ejemplos: Media Wiki y Wikipedia. f. e-Commerce: Son Sitios web para comercio electrónico y el montaje de tiendas virtuales asi por ejemplo herramientas como OsCommerce y Dynamicweb pueden ser buenos ejemplos de esta tipología de CMS´s. g. Portal: Sitio web con contenido y funcionalidad diversa que sirve como fuente de información o como soporte a una comunidad. Ejemplos de ello los CMS´s genéricos. h. Galería: Permite administrar y generar automáticamente un portal o sitio web que muestra contenido audiovisual, normalmente imágenes. Ejemplo: Facebook y Flirck de Yahoo. i. Publicaciones digitales: son plataformas especialmente diseñadas teniendo en cuenta las necesidades de las publicaciones digitales, tales como periódicos, revistas, por ejemplo: ePrints, j. Plataformas e-learning: son CMS´s que sirven para la enseñanza de conocimientos. Allí los usuarios representan el papel de profesores y estudiantes, un ejemplo de este CMS lo tienen en sus manos en este momento al leer el modulo sacado de su curso virtual. Por otro lado en el caso de los LCMS´s se puede decir que son sistemas de Gestión de Aprendizaje. Desarrollados a través de una aplicación electrónica (ejecutable, software o aplicativo) instalado en un servidor, que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación presencial o a distancia (incluido el blended learning56) que pueden ser implantados en cualquier organización que desarrolle, gestione o evalué proyectos y que desee autoformarse u ofrecer servicios de formación de cualquier tipo. En términos generales las principales funciones del LMS son: 1. Gestionar usuarios y recursos así como materiales y actividades de formación. 2. Administrar el acceso, controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje. 3. Almacenar datos sobre los usuarios que toman los cursos. 4. Organizar en un catalogo los diversos cursos que se ofrecerán en línea 5. Realizar evaluaciones.
6. Este tipo de herramientas de formación suministra al instructor un mecanismo para crear y distribuir contenido, así como también monitorear la participación de los estudiantes y lograr así evaluar su desempeño. 7. Generar informes. Para el seguimiento de los procesos de formación que se adelanten. 8. Gestionar servicios de comunicación como foros de discusión, videoconferencias y demás herramientas de comunicación de características sincrónicas (en tiempo real) o asincrónicas. De esta manera ahora que se conoce la ventaja de usar un LCMS como SIGP dentro de la concepción de gestión de conocimiento se presenta una lista de herramientas que permiten el desarrollo de tales sistemas de información basados en la concepción de un TPS:
Moodle Atutor Dokeos Claroline Kme blackBoard WebCt
Cada uno de estos LCMS permite el diseño por parte de un webmaster o administrador de diferentes actividades tales como foros, chats, evaluaciones, encuestas, wikis etc. que permiten el desarrollo cognitivo de la organización. (Otras aplicaciones groupware con las que el proyectista puede formar a su cuerpo de trabajo) así mismo un aspecto importante a tener en cuenta es que en estos CMS´S pueden participar como mínimo 3 tipos diferentes de usuario a saber un administrador de aula, un docente o capacitador y un grupo de estudiantes. Lección 29. Herramientas informáticas básicas para la gestión de proyectos. Este tipo de aplicaciones básicamente se utiliza para la gestión de proyectos tanto aquellos asociados a la creación de proyectos de infraestructura como a la creación de proyectos de índole empresarial. en su mayoría son herramientas gratuitas salvo Microsoft Project su función básica es mostrar por medio de informes el desarrollo de una serie de actividades que hacen parte de un proceso especifico.
Algunos de los programas mas utilizados para la gestión de proyectos son básicamente los siguientes:
Microsoft Project Primavera Project planer Project workbench Gantt Project DotProject PhpProject OpenProject CA superproject57
Por otro lado también es necesario mencionar que dentro de los ejecutables que se mencionaron previamente los que mas se usan en el mundo gracias a la posibilidad de trabajar online son básicamente los siguientes:
Microsoft Project con Project Server DotProject Project WorkBench PhpProject Primavera Project Planer
Asi pues veamos que se puede hacer con project workbench, Microsoft project y Dot project. 29.1. Un vistazo a los programas para gestionar proyectos. 29.1.1 Trabajando con Project Workbench. Project workbench es una aplicación de escritorio de código abierto que facilita la adecuada gestión de actividades con el se pueden realizar: 1. Planificación de proyectos. 2. Montaje de actividades tareas e hitos A. Creación de dependencias entre tareas (comienzo a comienzo, fin comienzo, fin a fin, comienzo fin). B. Relación entre proyectos y subproyectos con flujos de información ligados a holguras. C. Identificación de la ruta critica. D. Gestión de recursos. 3. Gestión de recursos. A. Definición de recursos utilizados tales como personas, grupos y material. 4. Seguimiento de proyectos.
A. Seguimiento de lo ejecutado en función de lo presupuestado. B. Elaboración de indicadores. 5. Costo. A. Gratuito software de código abierto. 29.1.2 Realizando planificación de proyectos con DotProject. Cuando un usuario decide gestionar proyectos en línea puede hacerlo al acudir a la herramienta gratuita DotProject la cual permite: 1. Trabajar en línea. 2. Entregar información del proyecto ligada a: a) Administración de las horas de trabajo realizadas b) Jerarquía de tareas c) Desarrollar gráficos de Gantt d) Establecer la duración estimada del proyecto según actividades programadas, realizadas o por realizar. e) Gestionar los archivos (la información) ligados a la realización del proyecto. f) Asociar proyectos a entidades y clientes g) Establecer canales de información y retroalimentación con los usuarios que lo utilizan. h) Elaborar lista de potenciales contactos de negocio. i) Contar con un calendario por día, semana o mes para programar actividades j) Generación de reportes ligados al avance de las tareas en tiempo real y en línea. 29.1.3. Gestión de proyectos con Ms Project. Paralelo a lo anterior se debe decir que quizá la herramienta informática masa utilizada para gestionar proyectos es sin duda Microsoft Project que en su versión 2010 permite hacer lo siguiente:
Se puede realizar un seguimiento y un análisis eficaz de los proyectos con una mayor compresión de la programación y la repercusión de los cambios. Lo que permite un mayor control financiero y de análisis más exhaustivos. Se puede realizar un seguimiento al origen de las incidencias (hitos). Determinando rápidamente los factores que afectan a las fechas de las tareas facilitando un seguimiento del origen de las incidencias para mejorar la capacidad de respuesta. Por otro lado la versión. Office Project Standard 2007 resalta automáticamente todos los elementos afectados como resultado del
último cambio realizado. Ahora, con Cambiar resaltado se ofrece una mejor comprensión de la repercusión de las opciones elegidas. Esto debido a que permite guardar los archivos con línea de base. Así mismo como todas las versiones anteriores con Project también se puede hacer lo mismo que con DotProject y Project WokBench con la adición de las siguientes prestaciones:
A. Se puede planear y adquirir recursos para el proyecto. B. Se pueden establecer riesgos para el proyecto. C. Se pueden distribuir las cargas asignadas a los recursos del proyecto D. Se puede hacer seguimiento al proyecto por los métodos de: a) Administración según la programación realizada es decir lo hecho sobre lo presupuestado. b) Administración de los recursos. Por ejemplo para definir recursos sobre asignados o recursos subutilizados. c) Administración del riesgo para definir qué hacer en caso de que falten o sobren recursos o las actividades se demoren más de lo presupuestado o generen una ruta crítica. d) Administración por costos. Para establecer presupuestos sobrepasados o ejecución de presupuestos asignados. e) Administración del alcance del proyecto. Esto para saber qué resultados genera cuánto dura o a cuanta gente emplea hasta antes, durante y después de la ejecución del mismo. Así pues, que ahora que ya conocemos las herramientas empecemos a trabajar en la elaboración de un proyecto para gestar un negocio electrónico. Lección 30. Herramientas informáticas para la integración de sistemas de información en la gestión de proyectos. En esta última lección se hablará acerca del impacto que tienen los sistemas de información en la gestión de proyectos razón por la cual y para poder hacerlo de la manera más simple se mostrara el impacto de un DSS en la gestión de proyectos discriminándolo por medio de las fases por las cuales se gestionaría un proyecto cualquiera. 1. En primer lugar abrimos el programa desde inicio/ todos los programas/Microsoft office/ Microsoft Project 2010. Aparecerá esta interfaz.
Figura 30.1. Interfaz inicial de Microsoft Project 2016. Fuente el autor 2. Una vez hecho esto se empezara a listar tares en la segunda columna a asignar duración de tareas y a asignar responsables de las mismas teniendo los siguientes resultados: (todo esto se hace una vez se ha consultado el tutorial de Microsoft Project Disponible dentro del Curso)
Figura 30.2. Asignación de actividades. Duración de estas, responsables, costos y porcentaje de recursos utilizados para realizar un proyecto de investigación con Microsoft Project 2010. Fuente. El autor
3. En la pestaña proyecto de Microsoft Project 2010 o n la pestaño informes de la interfaz inicio en Project 2007. Van a buscar una pestaña denominada informes. En donde se les abrirá el primer DSS asociado a un sistema experto. Obteniendo la siguiente información:
Figura 30.3. El DSS de Microsoft Project 2010. Fuente el autor 4. Si se quiere tener información general del proyecto se puede dar clic en la opción generales y se busca la opción resumen del proyecto y se obtiene esta información:
Figura 30.4. Informe del sistema experto sobre avances del proyecto. Fuente el autor 5. Por otro lado Microsoft Project también cuenta con la posibilidad de generar informes OLE. por la opción informes gráficos. informes que pueden generarse en programas como Microsoft Visio y Microsoft Excel tal como se ilustra a continuación:
Figura 30.5. Informe del flujo de efectivo del proyecto para ser presentado en Microsoft Visio. Fuente. el autor Tal como se ve en este informe grafico se muestran los costos (discriminados en trabajo, material y costo y que en conjunto suman $3.014.800) y el tiempo en cada recurso fue utilizado (esto en el caso de los recursos material y trabajo). Como puede verse a simple vista esta herramienta ofrece bastante información que puede ser útil para el proceso de gestión de proyectos. Lo que importa es que quien la analiza sepa lo que está haciendo, para quien lo está haciendo y como lo está haciendo. De esta forma y con eso en mente solo me queda una recomendación por hacer y es que