Planificación y Gestión de Proyectos con MS Project
Ing. Robert Ojeda
La Administración de Proyectos •
•
•
Proceso de Planear, Organizar y Administrar Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo. La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. disponibilidad. Los proyectos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la Organización.
La Administración de Proyectos •
•
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Proceso de Planear, Organizar y Administrar Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo. La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. disponibilidad. Los proyectos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la Organización.
TRIANGULO DEL PROYECTO El Triangulo Del Proyecto es un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos finitos tiene como como objeto crear un producto producto o servicio. servicio. En el triángulo triángulo del proyecto intervienen tres factores fundamentales, los cuales interactúan entre sí, y de acuerdo al desempeño de cada factor influirá en el desempeño del resto. Tenemos: •
El tiempo
•
El costo
•
El Ámbito
TRIANGULO DEL PROYECTO
El Tiempo •
El proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite en donde el proyecto deberá estar concluido.
•
Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir en cuanto a fechas.
El ámbito •
Es
el
conjunto
de
características,
funciones,
especificaciones y calidad final que tiene el producto una vez terminado. •
El ámbito viene definido por las tareas a realizar, las tareas a su vez se dividen en fases.
•
Las tareas se definen en jerarquías. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden iniciarse al mismo tiempo.
El Coste •
Son todos los recursos para llevar a cabo un proyecto tales como las personas, el equipamiento materiales o cualquier insumo que requiera recursos financieros.
•
El Coste puede ser humano (un pintor), de equipamiento (un computador), de material (hojas, tinta), de instalaciones (alquiler de un ambiente). Estos costos se traducen en presupuesto económico.
Análisis del triángulo del proyecto 1. Si la duración del proyecto disminuye, podría
ser necesario aumentar el presupuesto ya que serán necesarios mas recursos para realizar el mismo trabajo en menor tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menor tiempo.
Análisis del triángulo del proyecto 2. Si el presupuesto del proyecto se reduce, puede que sea necesario disponer de mas tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es preciso. Si no se puede aumentar el tiempo, puede que sea forzoso reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede cumplir con todo el trabajo previsto en el tiempo dispuesto.
Análisis del triángulo del proyecto 3. Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo adicional. La variación del alcance puede resultar perjudicial si el administrador de proyectos no reconoce y planifica los nuevos requerimientos.
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Planificación
•
•
Especificar actividades, estimar su duración, asignar recursos a cada una, determinar relaciones de precedencia.
•
Supervisión, seguimiento
•
Programación Control
Fijar objetivos generales y asignar recursos
• •
Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto •
Proyectos varían en tamaño y alcance: o
o
o
o
o
o
o
o
Lanzamiento transbordador NASA Construir un bote Construir un hospital Remodelación de un edificio Planear una fiesta o boda Organizar olimpiadas Desarrollar un nuevo software Obtener un titulo en Acuicultura
¿Qué es un proyecto? •
Tiene un Objetivo bien identificado.
•
Serie tareas o actividades dependientes.
•
Cada actividad tiene periodo de duración.
•
Se puede identificar actividades que son prerrequisitos para iniciar otras actividades.
•
Utiliza varios recursos.
•
Tiene un inicio y un final.
•
Tiene un cliente.
•
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
¿Qué NO es un proyecto? •
Operaciones en curso: o
o
•
No tienen un fin. Producen productos similares o idénticos.
Ejemplos: o
o
o
Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al día. Un cajero atiende a 100 clientes por día. Planta de automóviles produce miles de vehículos, del mismo modelo y con opciones limitadas.
¿Qué es Microsoft Project? •
Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto
•
Microsoft Project le permitirá: o
Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.
o
o
o
Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la gráfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.
Definir el proyecto
Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos •
•
Definición tareas, recursos Asignación de recursos a tareas
•
Definición de costos
•
Resolución de sobreasignaciones
•
Seguimiento de proyectos
•
Comunicación entre el equipo e informes
¿En que nos ayuda MS Project? •
Es la forma de simplificar las dificultades durante la planificación, diseño, administración y evaluación de proyectos es el MS Project.
Recomendaciones al usar Microsoft Project •
La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc.
•
La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.
Recomendaciones al usar Microsoft Project •
Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.
•
Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto.
Recomendaciones al usar Microsoft Project •
Los recursos pueden ser distintas índoles: o
o
o
o
•
Grupos de Personas Equipamiento Instalaciones Costos
De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.
•
La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.
DIAGRAMA DE GANTT
Diagrama de Gantt •
El Diagrama de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.
•
Su objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
Diagrama de Gantt •
Creador Henry L. Gantt
•
Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo o
representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración. La posición del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.
Diagrama de Gantt •
En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un proyecto en forma de barras con la extensión de su duración.
•
En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuenta precedencias.
•
En las abscisas el tiempo.
•
Sirve para calcular la duración del proyecto y para el control del mismo.
Diagrama de Gantt A B C D E F G H I 1
2
3
4
5
6
7
8
Tiempo
Diagrama de Gantt
Diagrama de Gantt
¿Qué es una actividad? •
•
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser: o
•
Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle
Desglose de tareas: o
o
Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes de proceder a su planificación y puesta en marcha. Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Actividades •
Duración de las tareas: o
se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
¿Que es el EDT? •
Representación estructurada de las tareas
•
Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del proyecto
•
A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda
Diagrama de Gantt Actividades
En la quinta semana controlamos cómo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto
A B C D E F
terminado
G H I 1
2
3
4
5
6
7
8
Tiempo
¿Cómo programa Microsoft Project? •
•
Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo más importante cada TAREA se programa así: -->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso •
•
•
Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.
Dependencias entre tareas •
Fin a Comienzo
•
Fin a Fin
•
Comienzo a Comienzo
•
Comienzo a Fin
Tareas Secuenciales
Tareas que comienzan al mismo tiempo
Tareas que finalizan al mismo tiempo
Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora
EL CALENDARIO
CALENDARIO domingo
lunes 30
martes 31
miércoles 01
jueves 02
Pla neamiento de proyecto, 2 días
viernes 03
sábado 04
05
Análisis de requerimientos, 2 días Determinación del objetivo, 3 días
06
07
08
09
10
11
12
Informe de avance, 2 días Determinación del objetivo, 3 días Análisis de requerimiento, 2 días 13
14
15
Informe de avance, 2 días
16
17
18
19
25
26
Revisión y elaboración del informe, 2 días
Determinación de R
20
21
22
23
Ajuste de proyecto, 5 días Informe de avance, 3 días
24
CALENDARIO
DIAGRAMA DE PERT
Diagrama de PERT •
La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.
•
RED P.E.R.T.: Una red PERT es la representación gráfica y simbólica de las tareas a desarrollar para llevar a buen termino un fin propuesto.
Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED) •
Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas.
•
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red para mostrar únicamente las tareas que desee ver.
•
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada también se guarda con el proyecto.
DIAGRAMA DE RED (PERT)
USO DE TAREAS
USO DE TAREAS Id 1
Nombre de tarea Planeamiento de proyecto
Trabajo 16 horas
TERESA ABARCA S
16 horas
2
Análisis de requerimientos
16 horas
TERESA ABARCA S
16 horas
3
Determinación del objetivo
24 horas
TERESA ABARCA S
24 horas
4
Formación de grupo de tra
16 horas
TERESA ABARCA S
16 horas
5
Análisis de requerimiento TERESA ABARCA S
16 horas 16 horas
6
Informe de avance TERESA ABARCA S
16 horas
7
Determinación de Requeri
8 horas
TERESA ABARCA S
8 horas
Revisión y elaboración del i
16 horas
TERESA ABARCA S
16 horas
8 9
Ajuste de proyecto TERESA ABARCA S
16 horas
40 horas 40 horas
10
Informe de avance
24 horas
TERESA ABARCA S
24 horas
11
Recopilación de informació
72 horas
Detalles Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab.
J
V
S
19 mar '00 D
L
M
8h 8h
M
8h 8h
USO DE TAREAS
CREACIÓN DE INFORMES
CREACIÓN DE INFORMES •
•
Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.
Conclusiones •
•
PROJECT nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo
Conclusiones •
•
Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Powerpoint, Internet Explorer, Visio, etc.)
