Hoja de trabajo
Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.
Importancia
Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de ganancias y pérdidas pérdidas y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.
Estructura de la hoja de trabajo
La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la
Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura.
Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación Sección 2: Ajustes. Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado. Sección 4: Costo de Ventas Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas Sección 6: Balance General.
Preparación
Hoja de trabajo de 8 columnas
Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis
secciones,
con
sus
respectivos
DEBE
y
HABER,
balance
de
columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.
Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.
Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de
Hoja de trabajo de 12 columnas
En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8 columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado.
Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos procede mos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comproba ción original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con
con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido aj ustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los créditos.
Después de verificar los saldos de ambas columnas se sigue n los mismos procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas, Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance General.
Hoja de 8 Columna
Balance de Comprobación CUENTAS
DEBITO
CREDITO
Costo de Ventas DEBE
HABER
Ganancias y Pérdida DEBE
HABER
Balance General DEBE
HABER
Hoja de 12 Columna
Balance de Comprobación CUENTAS
ajuste
DEBITO CREDITO DEBE
HABER
Balance. De Comp.Ajustado DEBITO
CREDITO
Costo de Ventas DEBE
HABER
Ganancias y Pérdida. DEBE
HABER
Balance General DEBE
HABER