Hojas electrónicas de cálculo

G u í aI n f o r m á t i c a2

Hojas electrónicas de cálculo Concepto.

La hoja electrónica de cálculo es un programa que permite efectuar operaciones matemáticas, estadísticas, financieras y funciones con datos dispuestos en forma de tablas (filas y columnas). Además se pueden incluir gráficos que corresponden a los resultados de las operaciones matemáticas. Excel es una aplicación integrada en el entorno Windows, y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Este programa permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. A esta cuadrícula se le denomina hoja de cálculo (ver figura), la cual está formada por filas (horizontales) y columnas (verticales) en cuyas intersecciones (denominadas celdas) se van a almacenar datos o fórmulas. La hoja de cálculo es utilizada en administración, áreas de cómputo, oficinas, escuelas y además, se le puede dar diferentes usos en el hogar para la elaboración de listas de consumo o cualquier aplicación que necesite de cálculos.

Principales ventajas de las hojas de cálculo: Permiten efectuar cálculos con rapidez y precisión. Permiten el manejo de cálculos con fórmulas y funciones de datos. Recalculan de manera automática e inmediata. Ayudan a la toma de decisiones. Permiten el manejo de formatos de textos y tablas. Exhiben la representación gráfica de relaciones entre cantidades. 

Hojas electrónicas de cálculo de uso común. Son ejemplos de hojas electrónicas de uso común: Q-Pro, Lotus para Windows, Lotus 1-2-3, Excel, MS Works. Aplicaciones. El propósito general de Microsoft Excel es procesar fórmulas y funciones. Además es una herramienta increíblemente útil para tareas tan sencillas como hacer el balance de un libro de cuentas o mucho más complejas. Esta hoja de cálculo no sólo sustituye el papel de cuentas de un libro contable con sus limpias columnas y filas, sino que también puede realizar cambios en sus números y cálculos sin tener que reescribir cuidadosamente toda la hoja de cálculo. Las áreas de mayor aplicación de la hoja de cálculo son: la planificación y análisis financiero, análisis contable, control de balances, estudios de presupuestos, previsiones de ventas, análisis estadísticos. También puedes crear gráficos con sus números más fácilmente que como lo harías a mano, y de la misma manera puedes intercambiar información con otros programas como


Microsoft Word, PowerPoint y Access para que pueda ser presentada a otros, en cualquier formato.

Modo de operación. Existen diferentes formas de iniciar con Microsoft Excel. Dos formas básicas son: 1. Desde el icono icono de Excel del escritorio. 2. Desde el icono Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al hacer clic sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora; busca Microsoft Office y luego Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa. Elementos de la ventana de trabajo. 

Área de trabajo:

Excel 2007 puede trabajar simultáneamente hasta 1.024 hojas de cálculo. Cada hoja contiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas, haciendo un total de 17,179,869,184 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., XFD), mientras que las filas son identificadas con números (1, 2, 3,..., 1,048,576). Una celda se identifica con las letras indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etcétera).

Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama referencia de celda. Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de fórmulas. Siempre puedes saber la referencia de la celda en que está; mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondiente se ponen en negrita y se destacan. También puedes cambiar la celda activa pulsando la tecla TAB o las teclas de flecha de dirección o dando clic con el mouse. Barra de fórmulas :

Es donde se edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de cálculo. Está compuesta de tres secciones: La primera es el cuadro de nombre, hace referencia a la celda activa en este caso es A1; la segunda aparece cuando se están introduciendo datos y sirve para cancelar o aceptar los datos introducidos, y la tercera sección edita el contenido real de la celda (en el ejemplo inferior el contenido es "5")


Celda activa:

Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, fórmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, números, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de cálculo.

La barra de etiquetas: Es la que permite el desplazamiento por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barra de estado :

Indica lo que está pasando en el programa. Por ejemplo: Si está guardando un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una línea de cuadros azules enseguida de la palabra listo. La barra de estado también te permite saber si las siguientes funciones del teclado se encuentran activas: Bloq Num (NUM), Bloq Mayús (MAY) o Bloq despl. (DESP).

Barra de título : C ontiene

el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creas un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardes y le des el nombre que desees. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar llamados botones de control ,

.


Interfaz de usuario de la cinta de opciones. Los menús y las barras de herramientas principales de versiones anteriores, ahora en Excel 2007 se han reemplazado por la Cinta de opciones, que se ha diseñado para simplificar la exploración y está compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido más completo que los menús y las barras de herramientas, como botones, galerías y contenido de cuadros de diálogo. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen. 1. Las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tar eas. 2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. 3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un me nú de comandos.

Botón de Microsoft Office.

Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel y abre el menú para gestión de archivos.


Iniciadores de cuadros de diálogo .

Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.

Barra de herramientas de acceso rápido.

La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientas que utiliza con frecuencia. Se puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos. Es importante mencionar que al trabajar con celdas, éstas se pueden agrupar como rangos.

Rango o bloque: Es el conjunto de celdas que forman un rectángulo y puede formarse por una celda, o columnas o varias celdas y varias columnas. La referencia de un rango suele escribirse de la siguiente forma: A1:B3 (Se lee de A1 hasta B3).


Operaciones básicas 

Para guardar un libro

a) Desde la barra de herramientas de acceso rápido. b) Desde el Botón de Office. 1. Hacer clic en el botón de Office 2. Hacemos clic en el botón “guardar”

3. Si es la primera vez que guardamos el libro, aparece la siguiente ventana. Escribimos el nombre del archivo. Clic en guardar. O bien tecla F12 para guardar. 


Si el libro ya se había guardado previamente, no aparece la ventana anterior y se sobrescribe el archivo. 

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Si ya habíamos guardado un libro y lo queremos guardar de nuevo con otro nombre, hacemos clic en “Guardar como” o seleccionamos alguna de las opciones de la derecha. Posteriormente, se guarda como ya se vio.

Para abrir un libro de Excel.

1. Desde la barra de herramientas de acceso rápido . 2. Desde el Botón de office.

1. Hacer clic en el botón de office 2. Al hacer clic en abrir aparece la siguiente ventana

3. Hacer clic en alguno de los documentos recientes o en “abrir” para buscar otro. Donde podremos examinar hasta encontrar el archivo que queremos, lo seleccionamos y hacemos clic en “Abrir”.


4. Antes de abrir un libro, podemos seleccionar otras opciones:

5. O bien la combinación de teclas CTRL + A

Cerrar el programa. a) Desde la ventana con el icono de cerrar. b) Desde el Botón de office. Una vez guardada la hoja de cálculo, si quieres cerrar el archivo puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Selecciona el botón office, da clic en la opción cerrar. 2. Da un clic en el botón cerrar. Solo cerrará el archivo pero no el programa, se podrá abrir otro archivo o crear uno nuevo. CERRAR


Salir.

Para salir del programa se puede realizar de las siguientes formas: a) Selecciona botón office y da un clic en la opción cerrar Da un clic en el botón salir de Excel. b) Con las teclas ALT + F4.

3. La combinación de teclas CRTL + R

Ver en pantalla completa.

Mediante esta opción se podrán ver más partes del documento. Para activarla haz clic en la cinta de opciones vista y selecciona pantalla completa . Para desactivarla basta con presionar la tecla ESC o presionar el botón “cerrar pantalla completa”.

Ocultar líneas de división.

Las hojas de un libro de Excel muestran líneas de división para dividir todas las celdas, estas líneas no pueden imprimirse a menos que se indique a Excel o que se coloquen bordes a las celdas. Si no deseas ver estas divisiones puedes ocultarlas de la siguiente forma: haz clic en cinta de opciones vista y elige o pciones ocultar o dividir y desactiva (o activa si deseas mostrarlas) la casilla de líneas de división. Zoom.

Ajusta la presentación de tu hoja de cálculo ampliando o reduciendo la vista, utilizando el botón Zoom (se encuentra en la cinta de opciones de vista) o elige la opción Zoom indicando el porcentaje que deseas. Se selecciona en la cinta de opciones vista:


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También se puede realizar en la parte inferior derecha de la barra de estado.

Ayuda de la hoja de cálculo Excel /ayuda en línea.

Una de las tendencias de los programas informáticos es su versatilidad, la facilidad que proporcionan para aprender a utilizarlos, así como la inclusión de ayuda en línea, cada vez más completa y didáctica, que permite al usuario utilizar la hoja de cálculo con la confianza de que cuenta con un guía o asesor que le aclarará las dudas acerca del manejo del programa. Para activar la ayuda de Excel, se puede presionar la tecla F1 o hacer clic en el interrogante en la cinta de opciones. Importancia y ventajas de su uso.

La ayuda del Office se anticipa a la que tú necesitas y te sugiere otros temas relacionados con el trabajo que estés realizando. También puedes escribir una solicitud de ayuda con tus propias palabras y obtener la respuesta que necesitas. El objetivo de la ayuda del Office es actuar como un punto central donde se pueden obtener sugerencias acerca del uso de las funciones de Excel y encontrar ejemplos visuales e instrucciones detalladas para tareas específicas que deseas realizar, lo que permite que tu trabajo sea de mayor calidad y con mejor presentación. La ayuda fue diseñada para que de manera rápida y fácil resuelvas las dudas que vayan surgiendo al trabajar con este y otros programas. Si la Ayuda de Office no puede responder a una pregunta, éste te puede llevar a la página Web en la que encontrarás más información. Características de los diferentes tipos de ayuda

Las ayudas las puedes encontrar en el programa o bien utilizar la ayuda en línea. Cuando haces uso de la ayuda en el programa, éste te muestra un recuadro en donde vas a escribir la pregunta o la palabra clave que deseas buscar y entonces haces clic en el botón de buscar. Cuando haces uso de la ayuda en línea te presenta una serie de opciones para solucionar tu problema y te muestra una ventana como la siguiente:


Fórmulas.

Un libro de cálculo sin fórmulas no tiene sentido. Una fórmula en Excel calcula los valores para dar un resultado, además se pueden actualizar los valores y modificarlos. Ejemplo: Una planilla que calcule movimientos de ventas durante el mes, actualizará sus totales al agregar nuevas ventas. De ahí la importancia de conocer para qué sirve una fórmula, cómo estructurarla y obtener resultados al aplicarla. Algunos ejemplos de fórmulas son: =(A12/10)-80 =(A1^2+B2^2)*3+7 =(B5+B6+B8+B4+B6)/6 Una fórmula es una expresión matemática que realiza una “operación” o “calcula” un resultado a partir del contenido. Las partes de una fórmula son: El signo igual (=), los operadores, celdas, números y los argumentos.

Los operadores son signos o símbolos que sirven para indicar la operación u operaciones a realizar. Algunos de ellos son: +, -, *, /, ^, <, >, %, =<, =>, ><, etc. Los argumentos pueden ser valores numéricos, textos, referencias de celdas, rangos, nombres y funciones. En el ejemplo se identifican las partes principales de una fórmula.

En la figura podemos apreciar que la celda D4 contiene el resultado de multiplicar los valores en B4 y C4.

Cuando deseamos escribir una fórmula, debemos ubicarnos en la celda; al escribir la fórmula por primera vez, ésta aparecerá momentáneamente en la barra de fórmulas, pero al dar [Enter] veremos en la celda el resultado obtenido al ejecutar la fórmula, la fórmula quedará activa solo en la barra de fórmulas. Como recordarás, la barra de fórmulas se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo y forma parte de pantalla de trabajo de Excel; es el lugar donde podrás escribir o editar las fórmulas.


Lo que le da gran poder a una hoja de cálculo es el uso de fórmulas que relacionan unas celdas con otras. Después, cualquier cambio que se haga en una celda modificará automáticamente todas las celdas que contengan fórmulas en las que aparezca lo que modificó. En la figura se muestra un ejemplo correspondiente a una ecuación de segundo grado. En la celda C2 se tiene el resultado de la ecuación = 3X² - 4X + 2 con el valor X = 2 almacenado en la celda B2. Si se modifica la celda A2 anotando otro valor, de inmediato la celda C2 cambiará dando el resultado. Otro tanto ocurrirá si se modifican los coeficientes almacenados en A2, A3 y A4.

Reglas para elaborar una fórmula Seleccionar la celda en la que deseas el resultado de la fórmula. Las fórmulas y las funciones siempre comienzan con un signo =. Una fórmula, como verás más adelante, también puede contener funciones en lugar de operadores, las que reducen el trabajo de descripción de una fórmula. 

Al evaluarse una fórmula pueden aparecer dudas acerca de la interpretación del orden en que deben realizarse las operaciones. Por ejemplo, considera la fórmula: =4/2 + 1 Significa que se divide 4 entre 2 y al resultado se le suma 1, o bien que se divide 4 entre la suma de 2 y1. En un caso obtendría 3 y en otro 1.33, que no son los mismos. En matemáticas y en computación hay dos maneras de evitar confusión. 1. Agrupar con paréntesis lo que debe evaluarse primero y así evitar confusiones. Por ejemplo, =4/(2+1) significa dividir 4 entre la suma de 2+1. 2. Emplear un orden predeterminado de evaluación, que se llama orden de precedencia entre operadores. La forma más sencilla es la de orden de precedencia, que se respeta siempre. El orden para operadores es el siguiente. 

El orden de procedencia en la evaluación de las fórmulas, es el siguiente:

a) Primero se realiza lo que está dentro de los paréntesis b) Después se consideran las exponenciaciones ^. c) En tercer término, se realizan las multiplicaciones “*” y divisiones “/”. d) Por último, se realizan las sumas “+” y restas “ -“.


NOTA: Las operaciones se realizan de izquierda a derecha. En caso de empate se evalúa primero el operador de más a la izquierda. De cualquier forma, al ser del mismo nivel no hay riesgo de confusión. 

Los paréntesis indican en una fórmula el orden o prioridad de cálculo que se desea, lo que alterará el resultado. Ejemplo: No es lo mismo 3+2*4, (resultado 11) que (3+2)*4 (resultado 20). No olvides que primero debes realizar lo que esté entre paréntesis. Pueden colocarse varios paréntesis dentro de una fórmula recordando que para cada paréntesis de inicio debe haber uno de fin. 

Si en lugar de un resultado numérico te aparece una cadena de símbolos como este: ##########, NO TE PREOCUPES, solamente tienes que cambiar el ancho de la columna, ya que no es lo suficientemente ancha para incluir el nuevo resultado. Para resolverlo, desplaza hacia la derecha la línea que separa una columna de la otra en su parte superior y cuando el cursor se haya convertido en una línea negra con flechas hacia la derecha e izquierda, haces clic con el mouse y arrástrala hasta el ancho que necesites. 

La fórmula se evaluará así (en cada paso lo subrayado es la parte con precedencia).

Ejemplo 2: Supón que los datos son: Se desea evaluar la fórmula

La fórmula se evaluará así (en cada paso la subrayado es la parte con precedencia).






Referencias (Relativas, Absolutas)

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En una referencia se pueden utilizar datos de distintas partes de la hoja de cálculo, datos de otras hojas del mismo libro e incluso datos de hojas de cálculo de otros libros o programas. Referencia relativa: Permite

la fórmula en Excel.

actualizar automáticamente la columna y la fila, al momento de copiar

Referencia absoluta : En este caso, al copiar la fórmula no hay variación y se puede bloquear la

la columna o ambas.

fila,

Para bloquear filas o columnas utilizaremos el símbolo $ Éstas son las posibles interpretaciones de l a referencia absoluta: $A$1: Fila y columna bloqueada (referencia absoluta) $A1: Columna bloqueada (referencia mixta) A$1: Fila bloqueada (referencia mixta) A1: Sin bloquear (referencia relativa) Auto rellenar.

Esta herramienta proporciona una alternativa muy fácil y mucho más rápida que completar las fórmulas una a una. Te permite copiar la fórmula dentro de un rango de celdas adyacentes y ajustar automáticamente las referencias de celda a otras celdas. Basta con hacer clic sobre la celda a copiar y arrastrar el punto negro que aparece en la esquina inferior izquierda que se llama controlador de relleno y arrastrar hasta cubrir todas las celdas donde interese copiar la fórmula. Al soltar el ratón aparecerán directamente los resultados, como vemos a continuación: Paso intermedio, selección de celda Al soltar el ratón, aparecen los resultados: 

Copiar y pegar fórmulas:

Una de las opciones de este programa es que también se pueden copiar y pegar las fórmulas ya planteadas, para no tener que volver a escribirlas.





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