Impacta - Excel Analise de Dados & Dashboard

Excel 2016 - Análise de Dados e Dashboards

Excel 2016 Excel Análise de Dados e Dashboards

Excel 2016 Excel Análise de Dados e Dashboards

Créditos

Copyright © Monte Everest Participações e Empreendimentos Ltda. Todos os direitos autorais reservados. Este manual não pode ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou convertido em qualquer forma eletrônica, ou legível por qualquer meio, em parte ou no todo, sem a aprovação prévia, por escrito, da Monte Everest Participações e Empreendimentos Empreendimen tos Ltda., estando o contrafator sujeito a responder por crime de Violação de Direito Autoral, conforme o art.184 do Código Penal Brasileiro, além de responder por Perdas e Danos. Todos os logotipos e marcas utilizados neste material pertencem às suas respectivas empresas. “As marcas registradas e os nomes comerciais citados nesta obr a, mesmo que não sejam assim identificados, pertencem aos seus respectivos proprietários nos termos das leis, convenções e diretrizes nacionais e internacionais.”

Excel 2016 - Análise de Dados e Dashboards Coordenação Geral Marcia M. Rosa

Revisão Ortográfica e Gramatical Cristiana Hoffmann Pavan

Coordenação Editorial Henrique Thomaz Bruscagin

Diagramação Carla Cristina de Souza

Autoria Fernando de Carvalho Navarro

Edição nº 1 | 1806_1_WEB agosto/ 2016

Este material constitui uma nova obra e é uma derivação da seguinte obra original, produzida por TechnoEdition Editora Ltda., em Jan/2014: Excel – Construindo Dashboards Autoria :

Fernando de Carvalho Navarro

Sumário Capítulo 1 - Introdução ......................................... ....................................................... ............................. ............................. ............................. ........................ ......... 9 1.1. Introdução à análise de dados e à inteligência dos negócios ......... .................10 ........10 1.2. Introdução aos dashboards ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....11 11 1.3. Benefícios da criação de dashboards pelo Excel ........ ................. .................. .................. ........... 12 1.4. Exemplos de dashboards ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................13 .......13 1.5. Ferramentas do Excel usadas em dashboards......... .................. .................. .................. ............. ....18 18 1.6. Planejando a montagem de um dashboard ........ ................. .................. .................. ..................19 .........19 1.6.1. Requisit Requisitos os ................ ................................. ................................... .................................... ............................. ........................ ............. 19 1.6.2. Diretrizes para o projeto ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................20 .........20 1.6.2.1. Desenho .................. .................................... .................................... ................................... ............................ ........................ ............. 21 1.6.2.2. Elementos visuais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................21 .........21 1.6.2.3. Verificação ................. ................................... .................................... .................................... ............................ ..................... ........... 24 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .............. .....25 25 Teste seus conhecimentos .............. ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ .............. 27 Capítulo 2 - Fórmulas e funções avançadas .............. ............................. ............................. ............................. ....................... ........ 33 2.1. Introdução Introdu ção ................. ................................... .................................... .................................... ............................. ..................... .......... 34 2.2. Tipos de referênci referênciaa .................. .................................... .................................... .................................... ......................... ....... 34 2.2.1. Referências a outras planilhas do mesmo arquivo ........ ................. .................. ................35 .......35 2.2.2. Referências a outros arquivos .......... ................... .................. .................. .................. .................. .................36 ........36 2.2.3. Precedência dos operadores......... .................. .................. .................. .................. ................... ................... ........... ..38 38 2.3. Intervalos nomeados e fórmulas nomeadas ......... .................. .................. .................. ................38 .......38 2.3.1. Nomeando células e intervalos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................39 ........39 2.3.2. Usando os nomes criados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......40 40 2.3.3. O Gerenciador de Nomes ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................42 .......42 2.4. Funções matemáticas e estatísticas básicas......... .................. .................. .................. ................43 .......43 2.4.1. Funções estatísticas condicionais ......... .................. .................. .................. .................. .................. ............. ....43 43 2.4.2. Ordem dos valores (Ranking) ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 45 2.5. Funções condicionais ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....47 47 2.5.1. Valores lógicos e testes lógicos ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................47 .......47 2.5.2. Função condicional SE ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...48 48 2.5.3. Funções auxiliares ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................49 ........49 2.5.3.1. Função auxiliar E......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ....................49 ...........49 2.5.3.2. Função auxiliar OU ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................49 ........49 2.5.3.3. Função auxiliar XOR ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......50 50 2.5.3.4. Função auxiliar NÃO ..................... .............................. .................. .................. .................. ................... ....................50 ..........50 2.5.3.5. A tabela da verdade ................. ................................... .................................... .................................... ......................... ....... 50 2.5.4. Função SE aninhada ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......51 51 2.5.5. Função SES ................. ................................... .................................... .................................... ............................. ..................... .......... 52 2.5.6. Função ESCOLHER ................. ................................... .................................... .................................... ............................ .......... 52 2.5.7. Função PARÂMETRO ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......53 53 2.5.8. Funções de informação ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 54 2.5.9. Função SEERRO ................ .................................. ................................... ................................... ............................. ................ .....55 55 2.5.10. Função SENÃODISP......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................56 ........56 2.6. Funções de procura e referência..... referência.............. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 56 2.6.1. Função PROCV ................. ................................... .................................... .................................... ............................ ............... .....57 57


2.6.2. Função PROCH ......... .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. ..................... .............. 57 2.6.3. Função PROC .................. .................................... .................................... .................................... ............................ ................ ......58 58 2.6.4. Função ÍNDICE ......... .................. .................. ................... ................... .................. .................. ..................... ..................... ........... 58 2.6.5. Função CORRESP ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .....................59 ............59 2.6.6. Funções ÍNDICE e CORRESP usadas em conjunto ......... .................. .................. .................60 ........60 2.6.7. Função DESLOC......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................... .............. 63 2.6.7.1. Usando DESLOC para obter um intervalo deslocado ......... .................. .................. ............ ...65 65 2.6.7.2. Usando DESLOC para recuperar uma célula em uma matriz ......... .................. ........... 67 2.6.7.3. Usando DESLOC para criar intervalos dinâmicos ......... .................. .................. ..................68 .........68 2.6.8. Função INDIRETO ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ...................72 ..........72 2.6.9. Outras funções de referência ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..75 75 2.6.9.1. Função ENDEREÇO ....................... ................................ .................. .................. .................. .................. .....................75 ............75 2.6.9.2. Funções LIN, COL, LINS, COLS ............ ..................... .................. .................. .................. .................. ...............75 ......75 2.7. Funções de texto ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ...................76 ..........76 2.7.1. Concatenação de texto......... texto.................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..76 76 2.7.2. Maiúsculas e minúsculas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................77 ........77 2.7.3. Operações com caracteres ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....78 78 2.7.4. Formatação de números........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 79 2.7.5. Extração de texto ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ...................80 ..........80 2.7.6. Localização e substituição de caracteres ........ .................. ................... .................. .................. ........... ..81 81 2.7.7. Outras funções .................. ................................... ................................... .................................... ............................. .............. ...82 82 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......83 83 Teste seus conhecimentos ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 85 Mãos à obra! .............. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ............. 89 Capítulo 3 - Bancos de dados ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ...................... ........ 93 3.1. Introdução Introdu ção ................ .................................. .................................... .................................... ............................ ...................... ............ 94 3.2. Ferramentas de dados.......... ................... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..96 96 3.3. Organização de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..96 96 3.4. Cálculos e desempenho ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 97 3.4.1. Cálculo manual ou automático? ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................97 ........97 3.4.2. Tamanho do arquivo ........ ................. .................. .................. .................. .................. ................... ................... .............. .....98 98 3.5. Funções de banco de dados ........ ................. ................... ................... .................. .................. .................. ............ ...99 99 3.6. Formatação condicional ........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... 100 3.6.1. Formatação condicional baseada em uma regra ......... .................. .................. ..................101 .........101 3.6.2. Formatação condicional baseada em fórmulas ......... .................. .................. .................. ........... ..102 102 3.6.3. Gerenciando formatações condicionais ......... .................. .................. .................. .................. ............. ....103 103 3.6.4. Exemplos de formatações condicionais ......... .................. .................. .................. .................. ............. ....104 104 3.7. Modelo de dados ................. ................................... .................................... .................................... ............................ ............ 106 3.7.1. Conceito de banco de dados relacional ......... .................. .................. .................. .................. ............. ....107 107 3.7.2. Criando um modelo de dados ......... .................. .................. .................. .................. .................. ..................110 .........110 3.7.3. Criando uma tabela dinâmica pelo modelo de dados......... ................... ................... ........... 114 3.7.4. Trabalhando com consultas ........ ................. .................. ................... ................... .................. .................. ............ ...116 116 Pontos principais ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. .................. ............... ......124 124 Teste seus conhecimentos ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ........................... ............. 127 Mãos à obra! .............. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ............. 131

Sumário

Capítulo 4 - Controles de formulário ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ...................... ....... 143 4.1. Introdução ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. ..................... ..................... ................144 .......144 4.2. Descrição dos controles ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ..................145 .........145 4.3. Trabalhando com controles de formulário ........ ................. .................. .................. ...................146 ..........146 4.4. Interagindo com a planilha......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....148 148 4.5. Exemplos de aplicação ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ........... ..148 148 4.5.1. Exemplo 1: Controlando a formatação condicional ........ ................. .................. ...............148 ......148 4.5.2. Exemplo 2: Vinculando controles de listas ......... .................. .................. .................. .................151 ........151 4.5.2.1. Primeira abordagem: Caixas de combinação ..................... .............................. .................. ........... ..152 152 4.5.2.2. Segunda abordagem: Validação de dados.................... dados............................. .................. .................155 ........155 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......158 158 Teste seus conhecimentos ............. ........................... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............... 159 Mãos à obra! ............. ........................... ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ................ 163 Capítulo 5 - Gráficos avançados ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................. .................... ..... 167 5.1. Introdução ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. ..................... ..................... ................168 .......168 5.2. Além do básico ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ......................168 .............168 5.2.1. Gráficos de combinação ........ ................. ................... ................... .................. .................. .................. ..................168 .........168 5.2.2. Criando minigráficos......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....172 172 5.2.3. Colunas “flutuantes”........ ................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................175 .......175 5.2.4. Gráfico de Gantt......... .................. .................. .................. ................... ................... .................. .................. ....................181 ...........181 5.3. Destacando valores ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................186 .......186 5.3.1. Exemplo 1: Destacando uma coluna .......... ................... .................. .................. .................. .................186 ........186 5.3.2. Exemplo 2: Destacando um ponto em gráfico de linhas ........ ................. ................194 .......194 5.3.3. Exemplo 3: Destacando meses de projeção .......... ................... .................. .................. ...............195 ......195 5.3.4. Exemplo 4: Destacando meses de projeção .......... ................... .................. .................. ...............196 ......196 5.3.5. Controlando séries com caixas de seleção ......... .................. .................. .................. .................196 ........196 5.4. Parametrizando gráficos ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................202 ........202 5.4.1. Parametrizando com a função DESLOC ......... .................. .................. .................. .................. ..............202 .....202 5.4.2. Criando validações por lista ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...204 204 5.4.3. Determinando as posições das datas na tabela ........ ................. .................. .................. ........... ..204 204 5.4.4. Corrigindo a validação da Data final ......... .................. .................. ................... ................... .................205 ........205 5.4.5. Criando o intervalo das datas ........ ................. .................. .................. .................. ................... ................... ........... 207 5.4.6. Criando o intervalo dos valores ......... .................. .................. .................. .................. .................. ................208 .......208 5.4.7. Associando os novos intervalos ao gráfico ......... .................. .................. .................. .................209 ........209 5.4.8. Automatizando o título do gráfico......... .................. .................. .................. .................. .................. ............ ...211 211 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......213 213 Teste seus conhecimentos ............. ........................... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............... 215 Mãos à obra! ............. ........................... ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ................ 219 Capítulo 6 - Trabalhando com imagens ............... ............................. ............................. ............................. ............................. ................... 227 6.1. Introdução ......... .................. ................... ................... .................. .................. .................. ..................... ..................... ................228 .......228 6.2. Importando imagens ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .............. .....228 228 6.3. Aplicando imagens aos elementos do gráfico ........ ................. .................. .................. ..............229 .....229 6.4. Imagens dinâmicas ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ................232 .......232 Pontos principais ......... .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. .................. ............... ......239 239 Teste seus conhecimentos ............. ........................... ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............... 241 Mãos à obra! ............. ........................... ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ................ 245


Capítulo 7 - Gráficos de termômetro e velocímetro ................................................... 251 7.1. Introdução ............................................................................................ 252 7.2. O gráfico do termômetro ......................................................................252 7.2.1. Construção do gráfico de termômetro com escala vertical .....................253 7.2.2. Construção do gráfico de termômetro usando imagens.........................257 7.3. O gráfico do velocímetro .......................................................................259 7.3.1. Construção do gráfico de velocímetro de 360° ......................................262 7.3.1.1. Construção do fundo do velocímetro ....................................................262 7.3.1.2. Construção do ponteiro do velocímetro ................................................270 7.3.2. Construção do gráfico de velocímetro de 180° ......................................278 7.3.3. Construção do gráfico de velocímetro de 240° ......................................279 7.3.4. Outras ideias para gráficos de velocímetro ............................................281 7.3.4.1. Usando uma barra de progresso ...........................................................281 7.3.4.2. Usando uma imagem de fundo..............................................................282 7.3.4.3. Usando rótulos posicionados externamente ..........................................283 7.3.4.4. Outras formas de desenhar o ponteiro ..................................................284 7.3.5. Trabalhando com valores reais..............................................................285 7.4. Trabalhando com elementos gráficos ....................................................288 7.4.1. Agrupando objetos ...............................................................................288 7.4.2. Painel de Seleção ..................................................................................289 Pontos principais ................................................................................................291 Teste seus conhecimentos .................................................................................................... 293 Mãos à obra! ................................................................................................................................. 297 Capítulo 8 - Projeto: Dashboard de Vendas Regionais .............................................. 303 8.1. Introdução ............................................................................................ 304 8.1.1. Descrição das planilhas .........................................................................304 8.1.2. Objetivos .............................................................................................. 306 8.2. Criação do dashboard ...........................................................................308 8.2.1. Fase 1: Preparação ................................................................................308 8.2.2. Fase 2: Início da montagem do dashboard ............................................313 8.2.3. Fase 3: Quadro comparativo..................................................................316 8.2.4. Fase 4: Gráfico de participação nas vendas ...........................................321 8.2.5. Fase 5: Imagens das regiões .................................................................323 8.2.6. Fase 6: Imagens dos indicadores...........................................................325 8.2.7. Fase 7: Gráficos de velocímetro .............................................................327 8.2.8. Fase 8: Gráfico do termômetro ..............................................................336 8.2.9. Fase 9: Gráfico anual das vendas...........................................................339 8.2.10. Fase 10: Finalizações ............................................................................343 8.3. Fazendo mais com seu dashboard ........................................................347 Mãos à obra! ................................................................................................................................. 349

Introdução 9

9 9 9 9 9 9

Introdução à análise de dados e à inteligência dos negócios; Introdução aos dashboards; O que são dashboards; Benefícios da criação de dashboards pelo Excel; Exemplos de dashboards; Ferramentas do Excel usadas em dashboards; Planejamento da montagem de um dashboard.


1.1. Introdução à análise de dados e à inteligência dos negócios O Excel é uma ferramenta excepcional, capaz de efetuar cálculos complexos e transformar uma grande quantidade de números em informações úteis. Quando você coleta dados, analisa esses números e é capaz de tomar ações em função deles, você está colocando em prática a Inteligência dos Negócios (Business Intelligence ou simplesmente BI). A BI auxilia os gestores a identificar novas oportunidades de negócios, localizar áreas onde podem cortar custos, reconhecer constantes mudanças no mercado, identificar anomalias nos dados e criar uma vasta gama de relatórios gerenciais. A estrutura de BI compreende, de forma simplista, a integração do conjunto de atividades do seu negócio, a gestão do seu negócio e a tecnologia da informação:

10

Introdução

1

A fase inicial é a coleta de dados (data warehousing), criando grandes bases de dados com todas as informações relevantes. Dessa imensa massa de dados é necessário buscar informações e padrões pertinentes ao negócio (data mining). Em função dos dados selecionados, você pode começar as análises e extração de relatórios detalhados para dar suporte ao cenário e à gestão do seu negócio. Através de toda a informação gerada, será possível redimensionar os seus processos de negócio e fluxos de trabalho, focando na reestruturação e otimização da organização como um todo. Processos de benchmarking permitem realizar ajustes para maximizar o desempenho e procurar reduzir custos. Há anos o conceito de BI vem tomando conta das empresas, onde os gestores precisam rapidamente transformar a grande quantidade de dados em conhecimento útil, o qual resultará em ações para benefício da corporação. Como resultado dessa tendência, surgiu a necessidade da elaboração de mecanismos que informem de maneira imediata os pontos mais críticos para que ações possam ser tomadas, caso necessário. A forma mais prática de apresentar tais mecanismos é a montagem de um Painel de Indicadores, ou simplesmente Dashboard.

1.2. Introdução aos dashboards Observe a imagem a seguir:

11


Da mesma maneira que o painel de um automóvel exibe diversos indicadores (combustível, óleo, quilometragem rodada, etc.), um painel criado no computador apresenta dados críticos em uma variedade de formatos. Um dashboard proporciona uma visualização instantânea das principais métricas relevantes a um objetivo específico ou a um processo de negócios. Há programas de computador dedicados à criação de tais painéis, mas o Excel se mostra vantajoso por causa de sua capacidade de cálculo, manipulação de bases de dados, criação de gráficos, automação e muito mais. Sem contar que está presente em milhões de computadores em todo o mundo e é o programa padrão para edição de planilhas eletrônicas em quase todas as corporações. Mesmo que a empresa possua um poderoso sistema integrado de gestão (Enterprise Resource Planning – ERP), o que geralmente custa bem caro, muitos relatórios gerenciais acabam sendo feitos ou finalizados em planilhas. O Excel contém tantas funções e recursos que é difícil saber por onde começar. O objetivo deste material é tornar o Excel a sua ferramenta de BI pessoal, transformando simples tabelas e bancos de dados em painéis de indicadores que fazem mais sentido a qualquer gestor.

1.3. Benefícios da criação de dashboards pelo Excel Há uma série de vantagens em criar dashboards pelo Excel. Veja, a seguir, as principais delas: •

12

Familiaridade com o Excel: Quase todos os usuários de computador sabem ao menos abrir uma planilha, visualizar seus valores e digitar alguma coisa. Com um painel de indicadores feito diretamente no Excel, os colaboradores gastarão menos tempo tentando aprender a usar a ferramenta e mais tempo visualizando, interpretando os dados e tomando as ações necessárias;

Introdução

•

Flexibilidade: Alguns sistemas corporativos não permitem analisar de maneira fácil os dados fora das visualizações ou relatórios padronizados. Dentro do Excel, ferramentas como tabelas dinâmicas e controles de formulários oferecem uma maneira intuitiva para selecionar cenários diferentes para a exibição dos dados;

•

Automação e conexão de dados: Com sua linguagem nativa de programação VBA e um sólido modelo de objetos, o Excel pode automatizar determinados processos e até mesmo fazer a conexão com várias fontes de dados. Através de algumas técnicas avançadas, o dashboard pode até funcionar de forma autônoma, exibindo indicadores que são atualizados quando os dados da base também o são;

•

Custos de desenvolvimento: Em tempos modernos, empresas cortam custos, enxugam o quadro de colaboradores e otimizam processos. De maneira geral, os orçamentos são limitados quanto à aquisição de novos equipamentos ou à compra e manutenção dos sistemas corporativos. Para a maioria das empresas, o Excel é a ferramenta com melhor relação custo/ benefício para o desenvolvimento rápido de relatórios gerenciais e painéis de indicadores. O custo de desenvolvimento dos painéis pode ser muito baixo ou quase nulo quando são criados pelos próprios colaboradores.

1

1.4. Exemplos de dashboards Se você procurar “excel dashboards” na Internet, verá milhares de páginas se referindo ao assunto, porém, muitas mostram também dashboards criados por outros programas ou desenvolvidos em Flash ou Java para exibição em navegador Web e dispositivos móveis.

13


•

Exemplo 1

O painel a seguir mostra um dashboard simples criado em Excel com o uso de tabelas e gráficos dinâmicos. Os dados são filtrados interativamente com o recurso Segmentação de Dados, presente no Excel a partir da versão 2010:

14

Introdução

•

1

Exemplo 2

O próximo painel aproveita bem um monitor Full HD para exibir um dashboard com informações críticas sobre rotas de transporte aéreo de uma empresa do setor. O painel usa extensivamente os minigráficos (recurso incorporado ao Excel 2010) e vários tipos mais elaborados de formatação condicional com ícones (semáforos). Há também uma variação horizontal do gráfico do termômetro:

15


•

Exemplo 3

O modelo proposto a seguir é usado por uma grande empresa do mercado de medicamentos. Ele visa incluir respostas e motivos de devoluções no banco de dados Access e depois obter, através do dashboard, os resultados em percentuais, por período e por fornecedores, indicados em gráficos do tipo velocímetro:

16

Introdução

•

1

Exemplo 4

O projeto a seguir é bastante sofisticado e usa muitas ferramentas avançadas do Excel, como controles de formulário, minigráficos, formatação condicional com ícones, botões com hiperlinks e até uma área semelhante a um cronograma semanal (Gráfico de Gantt). Os botões funcionam como mecanismo de navegação e levam o usuário a outras planilhas na mesma pasta de trabalho:

17


1.5. Ferramentas do Excel usadas em dashboards Imagine que você está conduzindo uma orquestra. Você precisa conhecer o funcionamento de cada instrumento musical, suas capacidades e limitações. Com todo esse conhecimento, você será capaz de planejar quais instrumentos usar, em que momento usar e, assim, compor sua obra musical. Com dashboards, ocorre algo semelhante: você precisa conhecer as ferramentas do Excel para poder planejar quais delas usar, de modo que atendam ao objetivo da apresentação dos seus dados em um painel de indicadores. Aqui, você também será um maestro. A montagem de dashboards necessita de várias ferramentas e recursos do Excel, não necessariamente todos ao mesmo tempo:

18

•

Intervalos nomeados e fórmulas nomeadas;

•

Bancos de dados: importação, filtro e classificação;

•

Tabelas: inserção, formatação, fórmulas, nomes;

•

Funções de banco de dados: BDSOMA, BDCONTAR, etc.;

•

Funções matemáticas e estatísticas avançadas: SOMASES, MÉDIASES, CONT. SES, SOMARPRODUTO, MAIOR, MENOR, etc.;

•

Validação de dados;

•

Funções condicionais: SE, E, OU, SEERRO, SE aninhada;

•

Funções de procura e referência: PROCV, PROCH, ÍNDICE, CORRESP, etc.;

•

Função DESLOC para criação de intervalos elásticos ou deslocados;

•

Funções para manipulação de texto: ESQUERDA, DIREITA, EXT.TEXTO, LOCALIZAR, MUDAR, SUBSTITUIR, TEXTO, etc.;

•

Funções auxiliares no tratamento de referências: INDIRETO, ENDEREÇO, LIN, COL, etc.;

Introdução •

Formatação condicional, incluindo barras de dados, conjuntos de ícones e formatação avançada com fórmulas;

•

Gráficos e minigráficos;

•

Tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e segmentação de dados;

•

Controles de formulários: caixa de seleção, botões de opção, caixa de combinação, botão de rotação, barra de rolagem, etc.;

•

Gerenciamento de cenários;

•

Macros e programação em VBA;

•

Proteção de planilhas e arquivos.

1

1.6. Planejando a montagem de um dashboard Conheça, a seguir, as etapas que devem ser consideradas na montagem de um dashboard.

1.6.1. Requisitos A montagem de um painel de indicadores consome tempo e, portanto, demanda planejamento. Se você receber a tarefa de criar um dashboard para a empresa, trate essa tarefa como um projeto. Ou seja, invista um tempo no planejamento para que você possa informar ao seu gestor a estimativa de prazo e recursos necessários. A coleta inicial de requisitos dos usuários é uma tarefa importante porque evitará que você precise refazer o seu painel ou realizar dezenas de ajustes. É melhor investir nesse tempo no começo do que desperdiçá-lo no final com alterações desnecessárias.

19


•

Defina o objetivo: Converse com os gestores e colaboradores envolvidos, para que você possa levantar a real necessidade da montagem de um dashboard. Às vezes, um bom relatório gerencial já é suficiente, além de demandar um tempo menor na sua confecção;

•

Determine o público: Descubra quem serão os usuários finais e como eles pretendem usar o dashboard. Por exemplo, serão usuários internos preocupados com o desempenho mensal das vendas ou um público externo com o qual você deseja compartilhar informações de seus produtos?;

•

Defina os indicadores: A maioria dos dashboards é projetada em torno de um conjunto de medidas denominadas Indicadores Principais de Desempenho (Key Performance Indicators – KPI). Um KPI é um indicador do nível de desempenho de uma tarefa ou processo importante e revelará quando estiver fora dos valores ideais e se será necessária alguma intervenção;

•

Faça uma lista das prováveis fontes de dados: Verifique se você e o usuário final terão acesso às bases de dados e com qual frequência os dados serão atualizados. Se o acesso direto aos dados não for possível por questões de segurança, solicite ao administrador das bases da empresa ao menos as tabelas que você precisará, mesmo que exportadas para outros formatos que o Excel consiga manipular;

•

Determine grupos e filtros: Com acesso às bases de dados, analise como será feito o agrupamento de dados (exemplos: por Região, por Vendedor, por Segmento de Mercado, por Categoria de Produto, etc.). Na apresentação dos dados em forma de dashboard, escolha também os filtros para exibição dos grupos (exemplos: por período, por faixa etária, etc.).

1.6.2. Diretrizes para o projeto Além de considerar os requisitos descritos anteriormente, na montagem de um dashboard, você precisa refletir sobre o esboço e os elementos visuais que pretende adotar no seu painel de indicadores.

20

Introdução

1

1.6.2.1.Desenho Trate um dashboard como algo que precisa ser desenhado ou projetado. Depois, faça uma espécie de maquete ou um esboço de como serão representados os componentes e os tipos de dados necessários à criação das métricas. Dentro de cada caixa, escreva o objetivo a ser alcançado. Veja o exemplo de um esboço inicial:

Nesta fase, você não precisa saber se o componente será mostrado como tabela, gráfico ou outra forma. Também não será necessário usar todos os espaços disponíveis.

1.6.2.2.Elementos visuais Um dashboard com excesso de informações não atinge o objetivo. Pelo contrário, dispersa. Da mesma forma, elementos visuais distrativos também tiram o foco da mensagem.

21


O gráfico a seguir apresenta formatações e elementos que tiram a atenção da mensagem que está sendo transmitida:

O próximo gráfico exibe os mesmos dados, porém de forma mais simplificada e objetiva:

Veja adiante algumas regras básicas que você deve seguir: •

22

Simplicidade: Mantenha somente os dados necessários e não inclua informações apenas porque elas existem. O foco será apenas no objetivo do dashboard;

Introdução •

Formatação simples: Evite gráficos com fundo escuro, preenchimento com gradiente, imagens carregadas, efeitos de sombra, 3D, etc. O objetivo de um gráfico ou tabela no dashboard é transmitir uma mensagem rapidamente e não ser motivo de distrações;

•

Gráficos limpos: Remova ou simplifique elementos gráficos desnecessários, como linhas de grade, linhas de tendência, legendas, títulos de eixos, rótulos de dados, bordas, fundos coloridos etc., até porque não há espaço para isso;

•

Formato numérico: Evite rótulos de dados, mas, quando necessário, limite a quantidade de casas decimais ou exiba os valores em milhares ou milhões. Separador decimal também auxilia na leitura de números grandes. Use o símbolo de moeda somente quando essa informação for necessária (geralmente, títulos e legendas já informam isso);

•

Rótulos: Procure usar títulos relevantes ao conteúdo de cada componente do dashboard, formatando-os com cores e tamanhos mais discretos. Identifique claramente o período dos dados e aquele que corresponde ao foco do painel (exemplo: 2008, Jan/2017, 3º Trim. 2018, etc.). Evite usar abreviaturas e símbolos que não são muito conhecidos pelo público que usará o dashboard;

•

Limite de uma tela: Faça o possível para colocar todos os componentes do dashboard numa única tela. Isto facilita a localização imediata do indicador desejado e permite comparações entre diferentes períodos ou categorias. Use mais de uma tela quando precisar mostrar assuntos bem distintos e, quando isso acontecer, projete algum mecanismo de navegação intuitivo entre as telas, como botões e hiperlinks;

•

Tamanho da tela: Quanto maior a área para exibir o seu painel, melhor. Portanto, a melhor tela para exibir um dashboard é uma TV ou monitor com resolução Full HD (1920 × 1080 pixels). A alta definição permite a colocação de grande quantidade de elementos e ainda será possível ver os detalhes com clareza. Você pode ganhar espaço ocultando elementos do Excel e do próprio Windows (barra de tarefas, faixa de opções, guias das planilhas, barras de rolagem etc.);

1

23


•

Posicionamento: Existem determinadas áreas em uma tela ou página que atraem a atenção mais rapidamente que outras. A figura a seguir mostra a ordem de importância dessas áreas, para que sirva de orientação para o posicionamento dos componentes do seu painel:

1.6.2.3.Verificação Antes de liberar seu painel de indicadores, faça uma checklist, respondendo a perguntas como as seguintes:

24

•

Ele apresenta as informações corretas conforme foi solicitado?

•

Tudo nele tem um propósito?

•

Ele consegue transmitir a mensagem principal?

•

Os dados apresentados são precisos?

•

Ele necessita de manutenção periódica? Quem a fará?

•

Ele está bem documentado?

•

Ele é intuitivo e fácil de operar?

•

Precisarei configurar página e impressão?

Introdução

1

Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo. •

Há anos o conceito de BI ( Business Intelligence – Inteligência dos Negócios) vem tomando conta das empresas e, como resultado dessa tendência, surgiu a necessidade da elaboração de mecanismos que informem de maneira imediata os pontos mais críticos para que ações possam ser tomadas, caso necessário. A forma mais prática de apresentar tais mecanismos é a montagem de um Painel de Indicadores, ou simplesmente Dashboard ;

•

Há programas de computador dedicados à criação de dashboards, mas o Excel se mostra vantajoso por causa de sua capacidade de cálculo, manipulação de bases de dados, criação de gráficos, automação, baixíssimo custo e muito mais, além de ser o programa padrão para edição de planilhas eletrônicas em quase todas as corporações;

•

Você precisa conhecer as ferramentas do Excel para poder planejar quais irá usar, de modo que atendam ao objetivo da apresentação dos seus dados num painel de indicadores;

•

Ao construir um dashboard, as seguintes etapas devem ser consideradas: requisitos, desenho, elementos visuais e verificação.

25

Introdução

1

Teste seus conhecimentos


1. Qual o nome do processo em que você coleta dados, analisa os números, gera relatórios e, mais importante, toma decisão sobre eles? ☐

a) Estatística.

☐

b) Matemática financeira.

☐

c) Inteligência dos Negócios (Business Intelligence).

☐

d) Pesquisa de mercado.

☐

e) Nenhuma das alternativas anteriores está correta.

2. Qual a afirmação que melhor descreve os dashboards?

28

☐

a) São planilhas com fórmulas complexas e vínculos com outras pastas de trabalho do Excel.

☐

b) São gráficos dinâmicos com formatação condicional, filtrados por segmentação de dados.

☐

c) São bancos de dados com informações detalhadas de cadastramento.

☐

d) São painéis que reúnem dados, gráficos, tabelas e outros elementos visuais que mostram de forma rápida os principais indicadores de seu negócio.

☐


Introdução

1

3. Qual a alternativa que não representa uma vantagem em usar o Excel para criação de dashboards? ☐

a) A familiaridade com o uso do Excel faz com que você não precise aprender um programa novo porque já conhece as ferramentas.

☐

b) O Excel possui muitas funções avançadas, ferramentas de análise de dados, geração de gráficos e formatações bastante úteis para a montagem de painéis.

☐

c) Existe a possibilidade de você obter dados de arquivos externos e até mesmo trabalhar com macros para automatizar as atualizações de dados.

☐

d) Como o Excel já está instalado na empresa, não haverá custos adicionais de aquisição de software e treinamento.

☐

e) Todas as alternativas anteriores estão corretas.

29


4. Qual a alternativa incorreta quanto à montagem de dashboards?

30

☐

a) A montagem de um dashboard demanda tempo e planejamento. Deve ser tratado como se fosse um projeto.

☐

b) A identificação do público vai determinar o tipo de informação que será visualizada. Dados sensíveis não devem ser mostrados a qualquer usuário.

☐

c) Pelo fato de um dashboard ser muito complexo, não é possível trabalhar com macros.

☐

d) O objetivo do dashboard é mostrar os principais indicadores de desempenho do seu negócio, ou KPIs (Key Performance Indicators).

☐


Introdução

1

5. Qual a alternativa que não faz parte das melhores práticas na montagem dos painéis de indicadores?

☐

a) Não é necessário planejamento. Apenas comece a inserir dados e gráficos. Quaisquer modificações serão feitas mais tarde, de forma fácil e rápida.

☐

b) Crie gráficos limpos, com formatação leve e somente com os elementos relevantes, para não desviar a atenção do que está sendo transmitido.

☐

c) Procure limitar o painel em uma tela. Se as informações forem muito detalhadas, é melhor você usar um monitor de alta definição.

☐

d) Posicione as informações mais importantes no canto superior esquerdo da tela e depois distribua as demais para baixo e para a direita.

☐


31

Fórmulas e funções avançadas 9 9 9 9 9 9

Tipos de referência; Intervalos nomeados e fórmulas nomeadas; Funções matemáticas e estatísticas básicas; Funções condicionais; Funções de procura e referência; Funções de texto.


2.1. Introdução A base para a montagem de fórmulas mais sofisticadas é o perfeito conhecimento de como os endereços de células e intervalos são referenciados. Muitas vezes, os dados estão em outras planilhas, outros arquivos ou até mesmo vêm de outras fontes externas. Este capítulo resume os tipos de endereçamentos (referências) de células e também como trabalhar com intervalos nomeados para facilitar a montagem de seus painéis de indicadores. Além disto, você usará as funções conhecidas de várias categorias e aprenderá algumas novas. Não é intenção deste curso detalhar funções já abordadas em módulos anteriores porque são pré-requisitos para este treinamento. Muitas delas serão usadas dentro dos exercícios e projetos em que você irá trabalhar.

2.2. Tipos de referência O Excel trabalha com os seguintes tipos de endereços (referência) de células em suas fórmulas:

34

•

Relativo: É uma referência a uma célula ou intervalo que sempre se ajusta conforme a coluna e linha para onde a fórmula é movida ou copiada. Exemplo: B5;

•

Absoluto: É uma referência a uma célula ou intervalo que nunca se ajusta conforme a coluna e linha para onde a fórmula é movida ou copiada. Exemplo: $B$5;

•

Misto: É uma referência a uma célula ou intervalo que ajusta apenas a linha ou coluna para onde a fórmula é movida ou copiada. Exemplo: $B5 (coluna fixa, linha variável) ou B$5 (coluna variável, linha fixa).

Fórmulas e funções avançadas

2

A imagem a seguir resume os quatro tipos de endereçamento no Excel. A célula B3 contém a fórmula =(B1+C1)/D1. Veja o que acontece com a referência D1 quando essa fórmula é copiada para a célula C6, assumindo as quatro possibilidades de endereçamento: D1 (relativo), $D$1 (absoluto) $D1 (misto) e D$1 (misto):

Para trocar rapidamente o tipo de referência de uma célula enquanto você digita uma fórmula, use a tecla F4.

2.2.1. Referências a outras planilhas do mesmo arquivo Genericamente, a sintaxe para você referenciar um intervalo que está em outra planilha é a seguinte: Nome_da_planilha!Intervalo

A fórmula a seguir calcula a soma do intervalo C5 até C25, obtido da Planilha2: =SOMA(Planilha2!C5:C25)

35


Um nome de planilha poderá ter espaços. Nesse caso, o nome ficará entre aspas simples, como no exemplo a seguir: ='Vendas Regionais'!A5

Quando terminar de digitar a fórmula que aponta para intervalos em outras planilhas, não clique de volta na guia da planilha que contém a fórmula. Apenas tecle ENTER. Caso contrário, o Excel pode mudar uma referência de planilha que já estava correta.

2.2.2. Referências a outros arquivos Apesar de mais complexa, a montagem de uma fórmula que contém uma referência de intervalo que está em outro arquivo segue o mesmo princípio de apontar e clicar. Porém, neste caso, há um passo extra: você precisa alternar entre os arquivos para poder localizar as células desejadas. Dicas: Use CTRL + TAB para alternar entre arquivos abertos sem sair do Excel; •

Na guia Exibição, grupo Janela, clique no botão Organizar Tudo e escolha a opção Lado a lado para visualizar todos os arquivos abertos simultaneamente. •

A sintaxe que representa uma referência a outra pasta de trabalho que está aberta é a seguinte: '[Nome da pasta de trabalho]Nome da Planilha'!Intervalo

36


2

O exemplo a seguir mostra uma fórmula que soma o intervalo B4 até G7 da planilha Plan1 do arquivo Vendas - Norte.xlsx: =SOMA('[Vendas - Norte.xlsx]Plan1'!$B$4:$G$7)

Apesar de longa, a fórmula pode ser escrita rapidamente pelo método de apontar e selecionar: escreva o início da função =SOMA(, depois clique na janela do arquivo Vendas - Norte.xlsx, selecione o intervalo B4 até G7 e tecle ENTER. Depois que as fórmulas forem escritas, não há mais a necessidade de manter os arquivos abertos. Quando os arquivos vinculados estiverem fechados, as fórmulas serão ajustadas automaticamente para incluir também o caminho completo do arquivo referenciado. A sintaxe que representa uma referência a outra pasta de trabalho que está fechada é a seguinte: 'Disco:\Caminho\[Nome do Arquivo]Nome da Planilha'!Intervalo

Se o arquivo do exemplo anterior estiver salvo na pasta E:\Relatórios, a fórmula com a soma ficaria assim: =SOMA('E:\Relatórios\[Vendas - Norte.xlsx]Plan1'!$B$4:$G$7)

Depois de criar as fórmulas, os arquivos externos estarão vinculados ao principal. Na abertura do arquivo, será solicitado que você habilite os vínculos para que os valores sejam atualizados. Mantenha os arquivos sempre na mesma pasta e não mude o nome deles, senão os vínculos serão perdidos. Use o botão Editar Links na guia Dados para gerenciá-los, caso necessário.

37


2.2.3. Precedência dos operadores Quando você escreve expressões maiores usando operadores matemáticos, operadores de intervalos ou de comparação, o Excel segue uma hierarquia para resolver a fórmula. A seguinte tabela mostra a ordem de execução dos cálculos e avaliação de fórmulas no Excel, partindo do que tem maior prioridade até o que tem menor prioridade. Os parênteses permitem alterar essa sequência: Símbolo

Operador

() Intervalo (:), União (;), Intersecção ( ) – % ^ * e/ +e– & =, <, >, <=, >=, e <>

Parênteses Referência Negação Porcentagem Exponenciação Multiplicação e divisão Adição e subtração Concatenação de texto Comparação

2.3. Intervalos nomeados e fórmulas nomeadas O uso avançado de muitos recursos do Excel fica mais evidente quando as fórmulas ou referências são feitas com nomes em vez de intervalos digitados explicitamente. As vantagens do uso de intervalos nomeados são claras: facilitam a leitura das fórmulas, podem ser empregados em outras planilhas do mesmo arquivo e são facilmente organizados pelo Gerenciador de Nomes (acionado pela guia Fórmulas ou pelo atalho CTRL + F3). Existem dois tipos de nomes tratados pelo Excel: •

38

Nome definido: Um nome que representa uma célula, um intervalo de células, uma fórmula ou um valor constante. Ele pode ser atribuído por você ou pelo próprio Excel em algumas situações (área de impressão, área de critérios para filtro avançado, etc.);

Fórmulas e funções avançadas •

2

Nome de tabela: tabela: Um nome para uma tabela do Excel, que é uma coleção de dados sobre um assunto específico que está armazenado em registros (linhas) e campos (colunas). Este tipo de nome será abordado mais adiante.

Os nomes criados têm dois escopos (ou níveis de abrangência), que indicam onde eles podem ser usados: •

Pasta de trabalho: trabalho: Um nome criado com este escopo pode ser usado em qualquer planilha da pasta de trabalho onde ele foi criado. Este é o escopo padrão para a criação de nomes no Excel;

•

Planilha: Um nome criado com este escopo somente pode ser usado naquela Planilha: planilha da pasta de trabalho, onde ele foi criado originalmente. Este escopo somente pode ser estabelecido se o nome for criado pela caixa de diálogo Criar Nome, Nome, no Gerenciador de Nomes. Nomes.

2.3.1. Nomeando células e intervalos A maneira mais fácil para atribuir um nome a uma célula ou intervalo selecionado é pela Caixa de nome, nome, localizada à esquerda da Barra de fórmulas. fórmulas. Para atribuir um nome, selecione uma célula ou intervalo, clique na Caixa de nome,, digite o nome desejado (até 255 caracteres e sem espaços) e tecle ENTER. nome O Excel não diferencia maiúsculas de minúsculas nas definições de nomes. É possível, inclusive, usar nomes de funções existentes, como Data Data,, Mês Mês,, Valor Valor,, etc. Mas não é possível atribuir nomes que se pareçam com endereços de células, como F12 F12,, X2000 X2000,, JAN JAN201 2017 7, etc. O seguinte exemplo atribui o nome Dólar Dólar à à célula D2 D2 na na planilha atual. O nome foi digitado diretamente na Caixa de nome, nome, seguido da tecla ENTER:

39


2.3.2. Usando os nomes criados Para usar um nome criado dentro de uma fórmula, simplesmente comece a digitálo no momento da definição do intervalo nomeado. Na lista suspensa, selecione o nome desejado: se ele já estiver selecionado, complete-o pressionando a tecla TAB, ou aplique um duplo-clique sobre ele.

Caso você tenha se esquecido do nome que deseja usar, no momento de sua digitação, pressione a tecla F3 para abrir a caixa Colar nome. nome. Escolha o nome que deseja inserir na fórmula e clique cli que em OK OK::

Para atribuir uma grande quantidade de nomes de uma só vez, aproveite os rótulos existentes nas células vizinhas aos intervalos que serão nomeados: 1. Selecione o intervalo que deseja nomear, incluindo os rótulos de linha e/ou coluna; 2. Na guia Fórmulas Fórmulas,, grupo Nomes Definidos, Definidos, clique em Criar a partir da Seleção;; Seleção

40


2

3. Na caixa de diálogo Criar Nomes a partir da Seleção, Seleção, indique a localização que contém os rótulos, marcando a caixa de seleção Linha superior, superior, Coluna esquerda,, Linha inferior ou esquerda inferior ou Coluna direita; direita; 4. Clique em OK OK para para concluir. Veja o seguinte exemplo, no qual há uma tabela de valores com rótulos de grupos de produtos na coluna B e meses do ano na linha 2:

Após a criação de nomes a partir da seleção (tabela toda), serão criados automaticamente os seguintes nomes: •

Jan, Fev Jan, Fev,, Mar Mar,, Abr Abr,, Mai e Jun Jun,, referindo-se aos números abaixo de cada rótulo de mês;

•

Laticínios, Carnes Laticínios, Carnes,, Frutas Frutas,, Legumes Legumes e e Grãos Grãos,, referindo-se aos números à direita de cada rótulo de produto;

•

Produtos, referindo-se a todo o intervalo numérico, compreendido pelas Produtos, linhas abaixo e colunas à direita.

Em princípio, os nomes criados possuem referência absoluta, ou seja, sempre se referem ao mesmo intervalo, não importa para onde a fórmula que o contém seja copiada. Eles também podem ser usados em qualquer planilha dentro do arquivo.

41


2.3.3. O Gerenciador de Nomes Para criar um novo nome, alterar o nome criado, modificar o intervalo (referência) ou até adicionar um comentário, use o Gerenciador de Nomes, Nomes, acessado pela guia Fórmulas Fórmulas ou ou pelo atalho CTRL + F3. O Gerenciador de Nomes permite Nomes permite que você crie novos nomes, edite nomes existentes ou exclua nomes que não mais necessita.

Para criar rapidamente uma lista de nomes em sua planilha, Nome) clique numa área vazia, depois pressione F3 (Colar ( Colar Nome) Lista. e clique no botão Colar Lista. Além de nomear células e intervalos, você pode nomear constantes constantes (números (números ou textos) e também fórmulas fórmulas.. Estas últimas podem usar operadores matemáticos e até mesmo as funções do Excel, tornando os nomes criados mais genéricos e potentes. Uma fórmula nomeada é uma fórmula que reside apenas na memória do Excel e não está vinculada a uma célula específica.

42


2

2.4. Funções matemáticas e estatísticas básicas As funções matemáticas e estatísticas mais comuns no Excel e que trabalham com intervalos de células são: •

SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO para estatísticas básicas;

•

CONT.VALORES, CONT.NÚM, CONTAR.VAZIO para realizar contagens diversas.

O foco, neste tópico, são as funções matemáticas e estatísticas que trabalham com condições (critérios), e são particularmente úteis na montagem de dashboards. Essas funções podem calcular uma única informação ou fazer parte de uma tabela com fórmulas mais complexas (na qual nem sempre uma tabela dinâmica é a melhor alternativa).

Na apresentação da sintaxe de uma função, quando aparecer algum argumento entre colchetes, é indicação de que ele é opcional e pode ser omitido. Se, no final da função, a sintaxe mostrar reticências (... ( ...)) é indicação de que a função poderá continuar com mais argumentos, até um máximo de 255.

2.4.1. Funções estatísticas condicionais As funções que realizam somas, médias, máximos, mínimos e contagens condicionais são resumidas a seguir: •

A função CONT.SE calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a um determinado critério: =CONT.SE(intervalo_critérios; critério)

43


•

A função SOMASE adiciona as células especificadas por um determinado critério dentro de um intervalo: =SOMASE(intervalo_critérios; critério; [intervalo_soma])

•

A função MÉDIASE calcula a média aritmética de todas as células de um intervalo que atendem a um determinado critério: c ritério: =MÉDIASE(intervalo_critérios; critério; [intervalo_média])

•

A função CONT.SES conta o número de células não vazias dentro de um intervalo que atende a múltiplos critérios: =CONT.SES(intervalo_critérios1; critério1; ...)

•

A função SOMASES adiciona as células em um intervalo, as quais atendem a vários critérios: =SOMASES(intervalo_soma; intervalo_critérios1; critério1; ...)

•

A função MÉDIASES calcula a média aritmética de todas as células que atendem a vários critérios: =MÉDIASES(intervalo_média; intervalo_critérios1; critério1; ...)

•

A função MÁXIMOSES retorna o maior valor em um intervalo de células, as quais atendem a vários critérios: =MÁXIMOSES(intervalo_máximo; intervalo_critérios1; critério1; ...)

•

A função MÍNIMOSES retorna o menor valor em um intervalo de células, as quais atendem a vários critérios: =MÍNIMOSES(intervalo_máximo; intervalo_critérios1; critério1; ...)

44


2

2.4.2. Ordem dos valores (Ranking) É bastante comum um dashboard possuir um quadro que resume os melhores ou os piores valores. As funções MAIOR e MENOR cumprem essa tarefa. Para saber que posição um determinado valor ocupa em uma lista, use a função ORDEM.EQ. •

A função MAIOR retorna o k-ésimo maior valor de um conjunto de dados: =MAIOR(intervalo; k)

•

A função MENOR retorna o k-ésimo menor valor de um conjunto de dados: =MENOR(intervalo; k)

•

A função ORDEM.EQ calcula a posição relativa de um número em uma lista de números, seguindo uma ordem ascendente ou descendente: =ORDEM.EQ(núm; ref; [ordem])

Como prática, na pasta de exercícios do Capítulo 2, 2, no arquivo Ranking.xlsx Ranking.xlsx,, você deverá preencher as células vazias conforme os passos a seguir:

45


1. Na célula E5, digite a fórmula que calcula a posição que o número ao lado (D5) ocupa na coluna de Vendas: =ORDEM.EQ(D5; $D$5:$D$16)

2. Copie a fórmula até a linha 16; 3. Na célula H7, calcule o 1º maior valor de Vendas (a posição está na célula à esquerda): =MAIOR($D$5:$D$16; G7)

4. Copie a fórmula para baixo para determinar a 2ª e 3ª posições; 5. Na célula H14, calcule o 1º menor valor de Vendas: =MENOR($D$5:$D$16; G14)

6. Copie a fórmula para baixo para determinar a 2ª e 3ª posições. No final, sua planilha deverá ficar assim:

Depois de encontrar os menores e os maiores valores, caso você queira saber quem são os responsáveis por eles, use funções de procura e referência, como PROCV, ÍNDICE e CORRESP, abordadas mais adiante. 46


2

2.5. Funções condicionais As funções condicionais estão presentes no dia a dia de quem trabalha com o Excel, desde o nível básico. A seguir, você verá um resumo de como realizar testes lógicos e a sintaxe para as principais funções condicionais, além de algumas outras que podem ser úteis na elaboração de painéis de indicadores.

2.5.1. Valores lógicos e testes lógicos Uma célula do Excel é capaz de conter um único dado, que pode ser um número, um texto ou uma fórmula. Dentre as possibilidades numéricas estão os valores lógicos VERDADEIRO e FALSO. Quando digitados, estes valores aparecem em maiúsculas e centralizados nas células. Valores lógicos são usados, principalmente, nas seguintes circunstâncias: •

Função condicional SE: Para decidir se será retornado um resultado quando o valor lógico for VERDADEIRO, ou se será retornado outro resultado quando o valor lógico for FALSO;

•

Formatação condicional baseada em fórmula: Um intervalo de células será formatado quando o resultado da fórmula for VERDADEIRO, caso contrário, o intervalo não será formatado;

•

Validação de dados personalizada, baseada em fórmula: Durante a digitação de dados, uma mensagem de erro aparecerá para o usuário quando o resultado da fórmula for FALSO. Caso contrário, nenhuma mensagem de erro será exibida.

47


Os testes condicionais (ou lógicos) são necessários para a tomada de decisões nas aplicações mencionadas acima. Um teste sempre compara dois valores, os quais podem ser números, textos, endereços de células ou fórmulas. O resultado de um teste lógico é sempre um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Você pode usar os seguintes sinais para fazer os testes lógicos: = (igual a), > (maior que), < (menor que), >= (maior ou igual a), <= (menor ou igual a), <> (diferente de). Exemplos de testes lógicos

B5 > 0 SOMA(C10:C18) >= B5 * B6 NomeCliente <> "" Há situações em que serão necessários dois ou mais testes lógicos. Neste caso, você deve usar as funções auxiliares: E, OU e XOR. Estas funções conseguem avaliar simultaneamente até 255 testes lógicos.

2.5.2. Função condicional SE A função SE retornará um valor se o resultado do teste lógico for avaliado como VERDADEIRO e outro valor se o resultado do teste lógico for FALSO. A sintaxe é a seguinte: =SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Veja um exemplo: =SE(B5>B4; 5%*B5; 0)

A função SE também pode ser usada para escolher intervalos. O exemplo a seguir soma todos os valores da coluna D se o conteúdo de C5 for maior que zero. Senão, soma todos os números da coluna E: =SOMA(SE(C5>0; D:D; E:E))

48


2

2.5.3. Funções auxiliares Quando você necessitar avaliar dois ou mais testes lógicos simultaneamente, use as funções auxiliares apresentadas a seguir.

2.5.3.1.Função auxiliar E Essa função retornará VERDADEIRO se todos os seus argumentos forem avaliados como VERDADEIRO e retornará FALSO se um ou mais argumentos forem avaliados como FALSO. Sua sintaxe é a seguinte: =E(teste_lógico1; teste_lógico2; ...)

Veja um exemplo: =SE(E(C5>0; D5>0); C5/D5; " ")

2.5.3.2.Função auxiliar OU Esta função retornará VERDADEIRO se ao menos um de seus argumentos for avaliado como VERDADEIRO e retornará FALSO se todos os argumentos forem avaliados como FALSO. Sua sintaxe é a seguinte: =OU(teste_lógico1; teste_lógico2; ...)

Veja um exemplo: =SE(OU(C5>0; D5>0); C5/D5; "")

49


2.5.3.3.Função auxiliar XOR Esta função retornará VERDADEIRO se a quantidade de argumentos avaliados como VERDADEIRO for ímpar, senão, retornará FALSO. Sua sintaxe é a seguinte: =XOR(teste_lógico1; teste_lógico2; ...)

Veja um exemplo: =SE(XOR(C5>0; D5>0); C5/D5; "")

2.5.3.4.Função auxiliar NÃO A função NÃO inverte o resultado de um teste lógico. Veja a sua sintaxe: NÃO(teste_lógico)

2.5.3.5.A tabela da verdade Veja a combinação dos diversos resultados, quando são usados dois testes lógicos e as funções auxiliares vistas neste tópico:

50

Função

Teste Lógico 1

Teste Lógico 2

Resultado

E E E E OU OU OU

VERDADEIRO VERDADEIRO FALSO FALSO VERDADEIRO VERDADEIRO FALSO

VERDADEIRO FALSO VERDADEIRO FALSO VERDADEIRO FALSO VERDADEIRO

VERDADEIRO FALSO FALSO FALSO VERDADEIRO VERDADEIRO VERDADEIRO


Função

Teste Lógico 1

Teste Lógico 2

Resultado

OU XOR XOR XOR XOR NÃO NÃO

FALSO VERDADEIRO VERDADEIRO FALSO FALSO VERDADEIRO FALSO

FALSO VERDADEIRO FALSO VERDADEIRO FALSO — —

FALSO FALSO VERDADEIRO VERDADEIRO FALSO FALSO VERDADEIRO

2

2.5.4. Função SE aninhada A função SE testa uma condição e traz duas respostas possíveis. Para testar mais condições e trazer mais respostas, você deve usar a função SE de forma aninhada (uma dentro da outra), para testar outras condições. Pode-se aninhar até 64 funções SE. Veja a sintaxe para 3 testes lógicos, cujo resultado será um de 4 valores possíveis: =SE(teste_lógico1; valor1; SE(teste_lógico2; valor2; SE(teste_lógico3; valor3; valor_se_todos_falsos)))

No exemplo a seguir, imagine que o valor das vendas está na célula B5 e que seja necessário escrever uma fórmula que calcule o valor do bônus em função do valor das vendas, de acordo com várias faixas de valores. Observe as condições escritas e compare-as com a função que será usada: •

Se as vendas forem inferiores a 1000, então o bônus será 0;

•

Senão, se as vendas forem inferiores a 2000, então o bônus será de 10% das vendas;

•

Senão, o bônus será de 20% das vendas.

51


Ou seja, a fórmula seria: =SE(B5<1000; 0; SE(B5<2000; 10%*B5; 20%*B5))

Uma fórmula que usa testes lógicos com as funções auxiliares E, OU e XOR avalia todos os testes simultaneamente. Uma fórmula que usa a estrutura da função SE aninhada avalia um teste de cada vez. Neste caso, quando um teste for VERDADEIRO, o resultado é trazido e nenhum outro teste na sequência será avaliado.

2.5.5. Função SES A função de SES testa múltiplas condições e retorna o valor correspondente à primeira condição com valor VERDADEIRO. Ela foi introduzida no Excel 2016 para ser usada no lugar de múltiplas funções SE aninhadas. Veja a sintaxe: SES(teste_lógico1; valor1; [teste_lógico2; valor2]; [teste_lógico3; valor3]; ...)

Como exemplo, a mesma situação anterior (bônus sobre as vendas), poderia ser reescrita desta forma: =SES(B5<1000; 0; B5<2000; 10%*B5; B5>=2000; 20%*B5)

2.5.6. Função ESCOLHER Use ESCOLHER para selecionar um valor entre 254 valores que se baseie no número de índice. Veja a sintaxe: =ESCOLHER(núm_índice; valor1; [valor2], ...)

52


2

Agora, acompanhe um exemplo: A célula C2 contém um número de 1 a 7, representando o dia da semana (domingo a sábado). Imagine que você necessita escrever o nome do dia da semana em espanhol, baseado no número em C2. Uma solução seria usar a função SE de forma aninhada: =SE(C2=1; "Domingo"; SE(C2=2; "Lunes"; SE(C2=3; "Martes"; SE(C2=4; "Miércoles"; SE(C2=5; "Jueves"; SE(C2=6; "Viernes"; "Sábado"))))))

Ou a função SES: =SES(C2=1; "Domingo"; C2=2; "Lunes"; C2=3; "Martes"; C2=4; "Miércoles"; C2=5; "Jueves"; C2=6; "Viernes"; C2=7; "Sábado")

A fórmula a seguir, mais simples, retorna o nome do dia da semana em espanhol, baseado no número em C2, usando a função ESCOLHER: =ESCOLHER(C2; "Domingo"; "Lunes"; "Martes"; "Miércoles"; "Jueves"; "Viernes"; "Sábado")

Se você desejar que o dia da semana seja retornado em função da data de hoje: =ESCOLHER(DIA.DA.SEMANA(HOJE()); "Domingo"; "Lunes"; "Martes"; "Miércoles"; "Jueves"; "Viernes"; "Sábado")

2.5.7. Função PARÂMETRO A função PARÂMETRO avalia uma expressão, que pode ser um valor, uma fórmula ou uma célula que contenha um valor a ser testado. Baseado no resultado dessa expressão, a função realiza comparações com diversos valores, trazendo um valor de retorno correspondente. Veja a sintaxe: PARÂMETRO(expressão; valor1; resultado1; [valor_padrão ou valor2; resultado2]; [valor_padrão ou valor3; resultado3]; ...)

53


Imagine, como exemplo, uma empresa que realiza vendas online e você irá calcular o frete baseado no valor da venda que está na célula C3. Essa empresa é sediada no estado de SP e, para esse estado, não haverá cobrança de frete. O valor do frete para o estado do RJ é de 1% da venda, para MG é de 2% da venda e para qualquer outro estado o frete será de 3% da venda. A fórmula em D3 que calcula o valor do frete deverá multiplicar o valor da venda pela porcentagem de frete, em função do estado correspondente: =C3 * PARÂMETRO(B3; "SP"; 0%; "RJ"; 1%; "MG"; 2%; 3%)

A função PARÂMETRO pode ser considerada uma versão mais "sofisticada" da função ESCOLHER.

2.5.8. Funções de informação Algumas funções do Excel trazem como resultado um valor lógico. Essas funções também possuem alguma utilidade na montagem de fórmulas porque você pode testar o conteúdo de uma célula para saber se é de um determinado tipo ou não. Os nomes dessas funções iniciam com "É". A seguir, uma relação das funções de informação do Excel que retornam VERDADEIRO ou FALSO: Função É.NÃO.DISP É.NÃO.TEXTO ÉCÉL.VAZIA ÉERRO ÉERROS ÉFÓRMULA ÉIMPAR ÉLÓGICO ÉNÚM ÉPAR ÉREF ÉTEXTO 54

Descrição Retorna VERDADEIRO se o valor for o erro #N/D. Retorna VERDADEIRO se o valor for diferente de texto. Retorna VERDADEIRO se o valor for vazio. Retorna VERDADEIRO se o valor for um valor de erro diferente de #N/D. Retorna VERDADEIRO se o valor for um valor de erro. Retorna VERDADEIRO se a referência contiver uma fórmula. Retorna VERDADEIRO se o número for ímpar. Retorna VERDADEIRO se o valor for um valor lógico. Retorna VERDADEIRO se o valor for um número. Retorna VERDADEIRO se o número for par. Retorna VERDADEIRO se o valor for uma referência. Retorna VERDADEIRO se o valor for texto.


2

Veja um exemplo: A célula B3 contém as vendas da Filial 1. A célula B4 contém as vendas de todas as filiais. A célula B5 deverá ter a fórmula =B3/B4, que calculará a participação das vendas da Filial 1 sobre o total:

Porém, a divisão em B5 somente deverá ser efetuada se três condições forem satisfeitas simultaneamente, caso contrário B5 ficará em branco: •

A célula B3 não pode ser um texto;

•

A célula B4 não pode ser um texto;

•

A célula B4 deve conter um valor positivo.

A fórmula em B5 pode ser escrita desta maneira: =SE(E(É.NÃO.TEXTO(B3); É.NÃO.TEXTO(B4); B4>0); B3/B4; "")

2.5.9. Função SEERRO O objetivo da função SEERRO (introduzida no Excel 2007) é avaliar uma expressão ou cálculo. Se o resultado for um valor de erro, então, ela retornará o valor alternativo que você indicar como 2º argumento. Caso contrário, o próprio resultado da expressão será retornado à célula. Sua sintaxe é a seguinte: =SEERRO(expressão; valor_se_erro)

Os seguintes tipos de erro são avaliados #N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!.

55


O exemplo a seguir calculará a expressão C5/D5 normalmente, caso não haja nenhum erro (#DIV/0!, por exemplo). Se houver, o texto nulo será retornado à célula: =SEERRO(C5/D5; "")

2.5.10. Função SENÃODISP O objetivo da função SENÃODISP (introduzida no Excel 2013) é avaliar uma expressão ou cálculo. Se o resultado for um valor #N/D, então, ela retornará o valor alternativo que você indicar como 2º argumento. Caso contrário, o próprio resultado da expressão será retornado à célula. Sua sintaxe é a seguinte: =SENÃODISP(expressão; valor_se_não_disp)

O exemplo a seguir retornará o texto "Produto indisponível." se PROCV não conseguir encontrar um valor; caso contrário, retornará o resultado de PROCV. =SENÃODISP(PROCV(C5;H3:J23;2;FALSO); "Produto indisponível.")

2.6. Funções de procura e referência Uma função que pertence à categoria de Procura e Referência retorna um valor de uma tabela ou matriz, através da localização de outro valor ou, então, por sua posição de linha e coluna dentro da matriz. Um exemplo de fácil associação é uma lista telefônica: se você deseja encontrar o número de telefone de alguém, primeiro você procura pelo nome dessa pessoa e, em seguida, seguindo à direita, verá o telefone na mesma linha, na coluna específica dos telefones.

56


2

Existem várias funções úteis para efetuar buscas em tabelas e bancos de dados e são bastante usadas na montagem de dashboards. O arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, existente em sua pasta de arquivos do Capítulo 2, contém diversas planilhas com exemplos que você pode acompanhar nos tópicos a seguir.

2.6.1. Função PROCV Através de um valor_procurado, a função faz uma busca ao longo da 1ª coluna da matriz_tabela. Quando encontrado, segue na mesma linha para a direita, até a coluna de número índice_coluna. O argumento opcional tipo_procura informa se a procura será feita de maneira aproximada (1 ou VERDADEIRO) ou exata (0 ou FALSO). Veja a sintaxe: =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; índice_coluna; [tipo_ procura])

2.6.2. Função PROCH Através de um valor_procurado, a função faz uma busca ao longo da 1ª linha da matriz_tabela. Quando encontrado, segue na mesma coluna para baixo, até a linha de número índice_linha. O argumento opcional tipo_procura informa se a procura será feita de maneira aproximada (1 ou VERDADEIRO) ou exata (0 ou FALSO). Veja a sintaxe: =PROCH(valor_procurado; matriz_tabela; índice_linha; [tipo_ procura])

57


2.6.3. Função PROC A função toma o valor_procurado e faz uma busca ao longo do intervalo vetor_ de_procura (pode ser uma linha ou coluna). Quando encontrado, o valor que está na mesma posição do vetor_de_resultado será retornado. Veja a sintaxe: =PROC(valor_procurado; vetor_de_procura; [vetor_de_resultado])

O vetor_de_procura precisa estar classificado em ordem crescente. A função PROC somente trabalha com procura aproximada. Se o valor exato não for encontrado, o anterior mais próximo será retornado.

2.6.4. Função ÍNDICE A função ÍNDICE retorna o valor de um elemento em uma tabela ou matriz, selecionado pelos índices de número de linha e coluna. Quando a matriz for apenas uma linha ou uma coluna, o último argumento pode ser omitido. Veja a sintaxe: =ÍNDICE(matriz; [núm_linha]; [núm_coluna])

Agora, confira exemplos:

58


2

Na imagem anterior, existe um intervalo com nomes de regiões. A célula C5 contém uma posição de região dentro da tabela e a célula C6 contém a fórmula que traz o valor da tabela que se encontra na posição especificada em C5: =ÍNDICE(B3:J3; ;C5)

Como a matriz tem apenas uma linha (também chamada de vetor), o segundo argumento foi omitido e a posição indica a coluna de interesse dentro da matriz. A fórmula também funcionaria com apenas dois argumentos, neste caso: =ÍNDICE(B3:J3; C5)

Quando a matriz for bidimensional, será necessário especificar os índices de linha e coluna, como no exemplo a seguir:

Neste caso, as posições desejadas de linha e coluna estão escritas nas células B2 e B3. A matriz bidimensional de números está no intervalo D2:K6. A fórmula em B5 traz o valor que se encontra nas posições de linha e coluna especificadas: =ÍNDICE(D2:K6; B2; B3)

2.6.5. Função CORRESP A função CORRESP procura um item (valor_procurado) em um intervalo (matriz_ procurada) e retorna a posição relativa em que este item se encontra na lista. Veja a sintaxe: =CORRESP(valor_procurado; matriz_procurada; [tipo_ correspondência])

59


O tipo_correspondência pode ser: exata (0) ou aproximada (-1 ou 1). Use 1 quando o valor a ser retornado for menor que o valor procurado ou use -1 quando o valor a ser retornado for maior que o valor procurado. Agora, confira um exemplo:

Na imagem anterior, existe um intervalo com nomes de regiões. A célula E3 contém o nome de uma das regiões e na célula E4 está a fórmula que determina a posição relativa da região escolhida na lista de regiões: =CORRESP(E3; B3:B11; 0)

2.6.6. Funções ÍNDICE e CORRESP usadas em conjunto O verdadeiro poder dessas funções é notado quando elas são usadas em conjunto. A finalidade é localizar um valor em uma matriz, cuja posição da linha é obtida pela correspondência de um item na lista de títulos de linha e a posição da coluna é obtida pela correspondência de um item na lista de títulos de coluna. A matriz será apenas o interior da tabela, sem esses títulos.

60


2

Veja um exemplo: Na pasta de arquivos do Capítulo 2, arquivo Funções de Procura e Referência. xlsx, Planilha1, observe a tabela com departamentos escritos na primeira coluna e meses escritos na primeira linha:

A célula C8 contém o nome do departamento que se deseja localizar e a célula C10 indica o mês de interesse. A localização do valor desejado é obtida pelo cruzamento da linha que contém o departamento e da coluna que contém o mês. A localização do valor procurado pode ser feita de duas maneiras: •

Em etapas: Através da função CORRESP, calcula-se a posição relativa que cada item ocupa na coluna de título e na linha de título. Em seguida, a função ÍNDICE será capaz de recuperar o elemento que se encontra na linha e coluna calculadas anteriormente;

•

Em uma única fórmula: Use a função ÍNDICE, identificando a matriz de números. Como segundo argumento (posição da linha), use CORRESP para localizar a posição que o departamento (C8) ocupa na lista de departamentos da coluna F. Como terceiro argumento (posição da coluna), use CORRESP para localizar a posição que o mês (C10) ocupa na lista de meses da linha 6.

61


Confira a solução em etapas: •

A célula D8 contém a posição do departamento (C8) na lista de departamentos (F7:F14): =CORRESP(C8;F7:F14;0)

•

A célula D10 contém a posição do mês (C10) na lista de meses (G6:L6): =CORRESP(C10;G6:L6;0)

•

Finalmente, a célula C12 poderá obter o valor na matriz de números (G7:L14), em função das posições de linha e coluna calculadas anteriormente: =ÍNDICE(G7:L14; D8; D10)

Agora, confira a solução com uma única fórmula, usando funções aninhadas: •

Em C14, a função ÍNDICE precisará da matriz de números (G7:L14), da posição da linha e da posição da coluna. No local do 2º e 3º argumentos da função, você precisará incluir a função CORRESP para realizar a tarefa de obter as posições: =ÍNDICE(G7:L14; CORRESP(C8;F7:F14;0); CORRESP(C10;G6:L6;0))

62


2

2.6.7. Função DESLOC A função DESLOC retorna uma referência para um novo intervalo, que é um deslocamento especificado em linhas e colunas a partir de uma célula de referência e que pode possuir um novo tamanho em termos de linhas e colunas. A referência retornada pode ser uma única célula ou um intervalo de células adjacentes. Veja a sintaxe: =DESLOC(ref; lins; cols; [altura]; [largura])

ref

lins

cols altura (opcional) largura (opcional)

Em que: A referência a partir da qual você deseja basear o deslocamento. Este argumento deve ser uma referência a uma célula ou intervalo de células adjacentes; caso contrário, DESLOC retornará o valor de erro #VALOR!. O número de linhas, acima ou abaixo, de onde começará o intervalo deslocado. Pode ser um número positivo (que significa abaixo da referência inicial) ou negativo (acima da referência inicial). O número de colunas, à esquerda ou à direita, de onde começará o intervalo deslocado. Pode ser um número positivo (que significa à direita da referência inicial) ou negativo (à esquerda da referência inicial). A altura, em número de linhas, que se deseja para a referência fornecida. Quando não especificada, equivale a 1 célula. A largura, em número de colunas, que se deseja para a referência fornecida. Quando não especificada, equivale a 1 célula.

A função DESLOC é extremamente útil na criação de intervalos dinâmicos, os quais variam, conforme a quantidade de dados existentes.

63


Veja um exemplo: No caso a seguir (ilustrado na Planilha2), deseja-se somar um intervalo de números que está deslocado de B2 em 4 linhas abaixo e 2 colunas à direita. O novo intervalo possui 3 células de altura por 2 células de largura:

A soma na célula B12 será: =SOMA(DESLOC(B2; 4; 2; 3; 2))

No exemplo anterior, não há muito sentido em usar a função DESLOC porque o intervalo é visualmente conhecido. Ele serviu para mostrar o uso dos argumentos. Normalmente, DESLOC é usada quando você desconhece uma ou duas informações (incógnitas). Nesse caso, funções de procura e referência e de contagem auxiliam na descoberta desses valores, aninhando-as dentro de DESLOC.

64


2

2.6.7.1.Usando DESLOC para obter um intervalo deslocado No arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, Planilha3, observe a tabela com valores de vendas de uma cadeia de lojas, presente em alguns estados brasileiros, em 3 departamentos diferentes:

A célula G4 será usada para digitação da sigla do estado de interesse. As células abaixo trarão resultados dos 3 departamentos daquele estado. O problema poderia ser facilmente resolvido pelas funções estatísticas condicionais vistas anteriormente, usando o Estado como critério. Isso só não será possível porque a tabela não está montada como um banco de dados e há células em branco na primeira coluna, impedindo que você a use para comparar os valores ao estado escolhido e, então, calcular a soma condicional. A solução poderá ser concretizada com auxílio da função DESLOC, a qual deverá localizar o intervalo de 3 células usado nos cálculos, conforme o estado escolhido.

65


O que você sabe: •

As siglas de estado estão sempre na coluna B, abaixo da célula B4 (célula de referência);

•

O intervalo dos valores a serem somados começa na mesma linha da sigla do estado escolhido. Para determinar a linha do estado dentro da tabela, use DESLOC para encontrar o estado na coluna B;

•

O intervalo dos valores começa 2 colunas à direita da sigla do estado;

•

O intervalo de valores possui 3 linhas de altura;

•

O intervalo de valores possui 1 coluna de largura.

Portanto, a fórmula em G5, para calcular o total das vendas, ficará assim: =SOMA(DESLOC(B4; CORRESP(G4; B5:B40; 0); 2; 3; 1))

De forma similar, a maior venda será calculada com a seguinte fórmula: =MÁXIMO(DESLOC(B4; CORRESP(G4; B5:B40; 0); 2; 3; 1))

A menor venda será: =MÍNIMO(DESLOC(B4; CORRESP(G4; B5:B40; 0); 2; 3; 1))

E, finalmente, a média entre os departamentos: =MÉDIA(DESLOC(B4; CORRESP(G4; B5:B40; 0); 2; 3; 1))

66


2

O resultado dos cálculos será o seguinte:

Observe que o intervalo apontado por DESLOC poderia ter sido criado por uma fórmula nomeada, o que reduziria bastante a digitação, conforme visto em outro exemplo adiante.

2.6.7.2.Usando DESLOC para recuperar uma célula em uma matriz Quando o intervalo deslocado for de apenas uma célula, a função DESLOC pode ser usada sozinha, como meio de obter um valor numa matriz, na qual são fornecidos os valores do deslocamento de linha e de coluna, partindo do canto superior esquerdo da tabela. Acompanhe o exemplo no arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, Planilha4:

67


O intervalo numérico (matriz) é C7:N16. A célula de referência é B6. Na célula D4, deverá ser digitado o número da linha e, na célula G4, o número da coluna. Esses números representam, na realidade, os deslocamentos a partir da célula de referência. Como o intervalo resultante será de apenas uma célula, os dois últimos argumentos de DESLOC podem ser omitidos e serão iguais a 1. A célula J4 conterá a fórmula que traz o valor que se encontra na linha e coluna especificada: =DESLOC(B6; D4; G4)

Para efeito de comparação, veja como a função ÍNDICE faria o mesmo trabalho: =ÍNDICE(C7:N16; D4; G4)

2.6.7.3.Usando DESLOC para criar intervalos dinâmicos Uma das maiores vantagens de DESLOC é a montagem de um intervalo elástico para os bancos de dados. Dessa forma, se o banco de dados crescer em número de linhas, você não precisará reajustar as fórmulas para as novas dimensões do banco. Como exemplo, veja, no arquivo Funções de Procura e Referência. xlsx, Planilha5, um pequeno banco de dados de datas, regiões e vendas:

68


2

A coluna C contém algumas fórmulas que calculam valores diretamente dos dados da tabela:

Quando linhas novas são inseridas dentro da tabela, os intervalos são aumentados automaticamente. Porém, quando novas informações são digitadas na continuação do banco de dados, os intervalos não são ajustados automaticamente. A função DESLOC pode ser usada com esse benefício. Quando o intervalo usa a função, quaisquer novos dados acrescentados ao final do banco são imediatamente incluídos no intervalo e, portanto, as fórmulas não precisam ser reajustadas manualmente. No exemplo da Planilha5, você criará 2 intervalos nomeados: Datas e Vendas, correspondentes às colunas E e G do banco de dados, usando a função DESLOC para que eles se tornem "elásticos". Em seguida, você alterará as fórmulas da coluna C para usar esses 2 intervalos criados. Siga os passos: 1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes (ou use o atalho CTRL + F3). Em seguida, clique no botão Novo; 2. Na caixa de diálogo Novo Nome, na caixa Nome, escreva Datas. No campo Refere-se a, digite a seguinte fórmula: =DESLOC(Planilha5!$E$4; 1; 0; CONT.NÚM(Planilha5!$E:$E); 1)

Plan5!$E$4 1

Em que: A célula de referência está na Planilha5, célula E4 (cabeçalho da coluna Data). A quantidade de linhas abaixo da célula de referência, onde se inicia o intervalo.

69


0 CONT. NÚM(Planilha5!E:E) 1

Em que: A quantidade de colunas à direita da célula de referência, onde se inicia o intervalo (nenhum deslocamento horizontal). Essa função calcula a quantidade de valores numéricos da coluna E. Isso significa a quantidade de linhas de altura. O novo intervalo terá 1 coluna de largura.

3. Crie também o nome Vendas com o seguinte intervalo dinâmico: =DESLOC(Planilha5!$G$4; 1; 0; CONT.NÚM(Planilha5!$E:$E); 1)

Se você observar, apenas a célula de referência muda (coluna), uma vez que as datas serão usadas para a contagem de números, o que fornece a quantidade de registros do banco de dados. As fórmulas da coluna serão, agora, alteradas para:

70


2

Experimente acrescentar dados no final da tabela. Como exemplo, copie as quatro últimas linhas da tabela para abaixo dela. Você verá que o total de registros calculados em C4 mudou automaticamente de 14 para 18, assim como aconteceu com as outras fórmulas da coluna C:

Quando criar intervalos dinâmicos, o único argumento da função DESLOC que você precisará calcular será a altura do novo intervalo (em linhas). Para isso, use funções de contagem e tome cuidado para não selecionar valores fora dos dados que possam interferir com a contagem, como títulos e totais, por exemplo.

71


2.6.8. Função INDIRETO A função INDIRETO retorna a referência especificada por uma sequência de caracteres de texto (Texto_ref ). O argumento Estilo_A1?, se VERDADEIRO (padrão), indica que os endereços serão no estilo A1; caso seja FALSO, os endereços serão no estilo L1C1. A função, na realidade, transforma o argumento sob forma de texto no intervalo real. A função é útil para mudar a referência a uma célula dentro uma fórmula, sem mudar a própria fórmula. O resultado da função é um endereço de uma célula ou intervalo. Veja a sintaxe: =INDIRETO(Texto_ref; [Estilo_A1?])

Acompanhe o exemplo: No arquivo Funções de Procura e Referência.xlsx, Planilha6, observe a célula E4, a qual contém uma região, escolhida por validação de dados por lista:

72


2

No mesmo arquivo, existem 4 outras planilhas: Norte, Leste, Oeste e Sul com tabelas de valores e totais por semestre e por ano:

O objetivo deste exemplo é a criação de três fórmulas que tomem o nome de região escolhido na célula E4 da Planilha6 e montem um endereço de célula indiretamente com esse nome. Se a fórmula em E6 fosse montada manualmente para obtenção do valor do 1º semestre da planilha Norte, ela seria: =Norte!H16

Como o nome da planilha varia conforme escolhido em E4, será necessário montar um texto com o nome da planilha que se encontra em E4 e com o texto "!H16". Após a montagem desse texto, a função INDIRETO o transformará em seu endereço efetivo: =INDIRETO(E4&"!H16")

73


Da mesma maneira, o valor para o 2º semestre seria montado assim: =INDIRETO(E4&"!O16")

O valor para a célula que possui o total anual seria o seguinte: =INDIRETO(E4&"!P16")

Para a região Norte escolhida em E4, os resultados finais serão:

Agora, basta alterar a região para que as três fórmulas busquem indiretamente os valores na planilha. Note que você criou um mecanismo interativo evitando, assim, escrever 12 fórmulas separadas ou ter que criar uma tabela dinâmica para apresentar os resultados. Isso representa economia de espaço em seu dashboard.

A função INDIRETO também converte um texto que representa um intervalo nomeado para o intervalo real. Por exemplo, se a célula C5 contiver o texto "Créditos" e o arquivo possuir um intervalo nomeado como Créditos, a fórmula =SOMA(INDIRETO(C5)) fará, na realidade, a soma de todas as células do intervalo chamado Créditos.

74


2

2.6.9. Outras funções de referência Algumas outras funções podem ser úteis na montagem de um texto que possa ser convertido em intervalo pela função INDIRETO. Esta seção apenas fará uma menção a elas, visto que possuem menor importância:

2.6.9.1. Função ENDEREÇO Esta função monta uma referência de célula, baseada no número de linha e número de coluna fornecidos. O resultado da função é um texto que representa o endereço desejado. Veja a sintaxe: =ENDEREÇO(Linha; Coluna; [Tipo_ref]; [Estilo_A1?]; [Texto_ planilha])

Neste exemplo, qual o endereço da célula que se encontra na 4ª linha e 3ª coluna? =ENDEREÇO(4;3)

A resposta é $C$4.

2.6.9.2.Funções LIN, COL, LINS, COLS LIN retorna o número da linha e COL o número da coluna de uma referência de intervalo. Caso o parâmetro seja omitido, LIN() traz o número da linha em que está a fórmula e COL() traz o número da coluna em que está a fórmula. LINS e COLS retornam, respectivamente, o número total de linhas e colunas de um intervalo. •

Sintaxe para LIN: =LIN(referência_de_célula)

75


•

Sintaxe para COL: =COL(referência_de_célula)

•

Sintaxe para LINS: =LINS(intervalo)

•

Sintaxe para COLS: =COLS(intervalo)

A função LINS pode ser usada para encontrar a quantidade de registros de um banco de dados. Por exemplo, se seu banco de dados foi nomeado como BaseVendas, a fórmula =LINS(BaseVendas)-1 retorna a quantidade de registros desse banco. A subtração de 1 no final indica que a linha de cabeçalho será descontada.

2.7. Funções de texto As funções de texto são uma excelente ferramenta para tratar uma grande quantidade de dados, em que as edições manuais ficariam impraticáveis ou muito demoradas. Use funções de texto em bancos de dados para efetuar extração de informações, limpeza de textos com excesso de caracteres irrelevantes, concatenações, substituições e outras transformações. Após obter os textos desejados, eles podem ser copiados de volta para a base de dados como valores. Os subtópicos a seguir relacionarão brevemente as principais funções de texto.

2.7.1. Concatenação de texto As funções de concatenação de texto unem o conteúdo de diversas células em um único texto. Quando um número é concatenado, este aparecerá sem qualquer formato. A função CONCATENAR une diversos valores retorna um único texto: CONCATENAR(texto1; [texto2;...])

76


2

A função CONCAT faz o mesmo que a função CONCATENAR, com a vantagem de que ela aceita intervalos em seus argumentos: CONCAT(texto1; [texto2;...])

A função UNIRTEXTO também realiza concatenações, porém, com uma flexibilidade maior. Você poderá especificar um delimitador (separador) entre os trechos concatenados e se células vazias serão consideradas ou não: UNIRTEXTO(delimitador; ignorar_vazias; texto1; [texto2;...])

A função REPT repete o texto especificado no 1º argumento de acordo com o número de vezes dado pelo segundo argumento: REPT(texto; número)

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =CONCATENAR(A5;" ";B5) =A5&" "&B5 =CONCAT(A2:D2) UNIRTEXTO("-"; VERDADEIRO; A2:D2) =REPT("X-"; 5)

Comentários ou Resultado Concatena o conteúdo de A5, um espaço e o conteúdo de B5. O mesmo resultado, porém, usando o operador de concatenação "&". Concatena todos os valores das células do intervalo A2 até D2, sem separação. A mesma concatenação anterior, porém, células vazias são ignoradas e entre cada concatenação é usado o hífen como separador. Retorna o texto X-X-X-X-X-.

2.7.2. Maiúsculas e minúsculas A função MAIÚSCULA retorna o mesmo texto com todas as letras maiúsculas: MAIÚSCULA(texto)

77


Já a função MINÚSCULA retorna o mesmo texto com todas as letras minúsculas: MINÚSCULA(texto)

A função PRI.MAIÚSCULA retorna o mesmo texto com cada palavra iniciando com letra maiúscula: PRI.MAIÚSCULA(texto)

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =MAIÚSCULA("Curso Excel 2016") =MINÚSCULA("Curso Excel 2016") =PRI.MAIÚSCULA("curso excel 2016")

Comentários ou Resultado

CURSO EXCEL 2016 curso excel 2016 Curso Excel 2016

2.7.3. Operações com caracteres A função NÚM.CARACT retorna o número de caracteres para o texto especificado: NÚM.CARACT(texto)

A função CARACT retorna o caractere (ou símbolo) que possui o código numérico especificado pela tabela ASCII: CARACT(código)

A função CÓDIGO retorna o código numérico ASCII do primeiro caractere do texto especificado. Veja sua sintaxe: CÓDIGO(texto)

A função CARACTUNICODE retorna o caractere Unicode referenciado pelo determinado valor numérico: CARACTUNICODE(número)

78


2

A função UNICODE retorna o código Unicode do primeiro caractere em texto: UNICODE(texto)

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =NÚM.CARACT("Aula de Excel")

Comentários ou Resultado 13

=CARACT(174)

®

=CÓDIGO("Aula de Excel") =CARACTUNICODE(8771) =UNICODE("ABC")

65 (código para a letra "A") ≃

65 (código para a letra "A")

2.7.4. Formatação de números A função VALOR retorna o conteúdo de texto fornecido como número (deve conter apenas dígitos numéricos, símbolo de moeda (R$), pontos separadores de milhar e vírgula): VALOR(texto)

A função VALORNUMÉRICO retorna o conteúdo do texto fornecido como número. O argumento separador_decimal define qual é o caractere que separa a parte inteira da decimal; já o argumento separador_grupo define qual é o caractere que separa os milhares. VALORNUMÉRICO(texto; [separador_decimal], [separador_grupo])

A função DEF.NÚM.DEC retorna um texto que representa um número formatado com a quantidade de decimais especificada e define se haverá ou não separador de milhar: DEF.NÚM.DEC(número; [decimais] ; [sem_sep_milhar])

79


A função MOEDA toma um número e retorna um texto formatado como moeda, com duas casas decimais (por omissão do 2º argumento): MOEDA(número; [decimais])

A função TEXTO toma um número e retorna um texto formatado segundo o formato especificado: TEXTO(número; formato)

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =VALOR("1.234,56") =VALORNUMÉRICO("1,234.56"; "."; ",") =DEF.NÚM.DEC(12345,6789; 2; FALSO) =MOEDA("2355,6") =TEXTO(C5; "dddd, dd/mm/aaaa") =TEXTO(300/1800; "0,0%")

Comentários ou Resultado 1234,56 (número) 1234,56 (número) 12.345,68 (texto) R$ 2.355,60 (texto) Se C5 contém 01/01/2014, a expressão retorna o texto quartafeira, 01/01/2014. 16,7% (texto)

2.7.5. Extração de texto A função ESQUERDA extrai os "n" primeiros caracteres de um texto: ESQUERDA(texto; n)

A função DIREITA extrai os "n" últimos caracteres de um texto: DIREITA(texto; n)

A função EXT.TEXTO extrai "n" caracteres em texto, a partir da posição inicial especificada: EXT.TEXTO(texto; pos_inicial; n)

80


2

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =ESQUERDA("Aula de Excel"; 4) =DIREITA("Aula de Excel"; 5) =EXT.TEXTO("Aula de Excel"; 6; 2)

Comentários ou Resultado Aula Excel de

2.7.6. Localização e substituição de caracteres A função LOCALIZAR retorna a posição que texto1 ocupa em texto2, partindo da posição núm_inicial. Maiúsculas e minúsculas são ignoradas. LOCALIZAR(texto1; texto2; [núm_inicial])

A função PROCURAR retorna a posição que texto1 ocupa em texto2, partindo da posição núm_inicial. Maiúsculas e minúsculas são consideradas letras diferentes. PROCURAR(texto1; texto2; [núm_inicial])

A função MUDAR extrai em texto1, a partir da posição especificada (pos_ inicial), a quantidade de caracteres definida por núm_caract e insere no local os caracteres definidos em texto2. MUDAR(texto1; pos_inicial; núm_caract; texto2)

A função SUBSTITUIR extrai, dentro de texto1, os caracteres especificados em texto2 e insere no lugar os caracteres do texto3. SUBSTITUIR(texto1; texto2; texto3)

81


Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =LOCALIZAR("EXCEL"; "Aula de Excel"; 1) =PROCURAR("Excel";"Aula de Excel"; 1) =MUDAR("Aula de Excel"; 1; 4; "Curso") =SUBSTITUIR("Curso de Excel"; "Curso"; "Aula")

Comentários ou Resultado 9 9 Curso de Excel Aula de Excel

2.7.7. Outras funções A função ARRUMAR remove todos os espaços extras de um texto. ARRUMAR(texto)

A função TIRAR remove todos os caracteres não imprimíveis de um texto (geralmente caracteres de controle, tabulações, quebras de linha, quebras de página, etc.): TIRAR(texto)

A função EXATO retorna o valor lógico VERDADEIRO se os dois textos forem idênticos, caso contrário retorna FALSO. Maiúsculas e minúsculas são consideradas letras diferentes. EXATO(texto1; texto2)

Acompanhe os exemplos adiante: Fórmula =ARRUMAR("Excel 2016 ") =TIRAR(B5) =SE(EXATO(B2; C2); "Confere"; "Não confere")

82

Comentários ou Resultado Excel 2016 Retorna o texto de B5 sem os caracteres que não podem ser impressos. Se os textos das células B2 e C2 forem idênticos, a fórmula retorna "Confere", senão, retorna "Não confere".


2


A base para a montagem de fórmulas mais sofisticadas é o perfeito conhecimento de como os endereços de células e intervalos são referenciados. O Excel trabalha com os seguintes tipos de endereço: absoluto ( $A$1), relativo (A1) e misto ($A1, A$1);

•

Frequentemente, os bancos de dados do seu dashboard ficarão em planilhas diferentes ou mesmo em arquivos diferentes. A montagem das fórmulas pode seguir o mesmo princípio da facilidade: aponte para os endereços enquanto digita a fórmula. Isso garante que você selecionará o intervalo correto. No final da digitação, tecle ENTER para que a fórmula seja encerrada e deixada na planilha de origem;

•

O uso avançado de muitos recursos do Excel fica mais evidente quando as fórmulas ou referências são feitas com nomes ao invés de intervalos digitados explicitamente. As vantagens do uso de intervalos nomeados são claras: facilita a leitura das fórmulas, podem ser empregados em outras planilhas do mesmo arquivo e são facilmente organizados pelo Gerenciador de Nomes (acionado pela guia Fórmulas ou pelo atalho CTRL + F3);

•

As funções matemáticas e estatísticas mais comuns no Excel e que trabalham com intervalos de células são: SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO para estatísticas básicas; CONT.VALORES, CONT.NÚM, CONTAR.VAZIO para realizar contagens diversas. As funções matemáticas e estatísticas que trabalham com condições (critérios) são particularmente úteis na montagem de dashboards. Elas podem calcular uma única informação, ou fazer parte de uma tabela com fórmulas mais complexas, na qual nem sempre uma tabela dinâmica é a melhor alternativa;

83


84

•

As funções condicionais estão presentes no dia a dia de quem trabalha com o Excel, desde o nível básico. As principais são: SE, E, OU, XOR, NÃO, SE aninhada, SES, SEERRO e SENÃODISP;

•

Uma função que pertence à categoria de procura e referência retorna um valor de uma tabela ou matriz, através da localização de outro valor ou, então, por sua posição de linha e coluna dentro da matriz;

•

As funções de texto são uma excelente ferramenta para tratar uma grande quantidade de dados, em que as edições manuais ficariam impraticáveis ou muito demoradas. Use funções de texto em bancos de dados para efetuar extração de informações, limpeza de textos com excesso de caracteres irrelevantes, concatenações, substituições e outras transformações. Após obter os textos desejados, eles podem ser copiados de volta para a base de dados como valores.

2

Fórmulas e funções avançadas Teste seus conhecimentos


1. O arquivo Vendas.xlsx possui uma fórmula na célula B5, a qual se refere à soma do intervalo $H$2:$H14 da Plan1 do arquivo Relatório.xlsx. Como deve ser escrita a fórmula na célula B5 no arquivo Vendas.xlsx?

☐

a) =SOMA($H$2:$H$14)

☐

b) =SOMA(Plan1!$H$2:$H$14)

☐

c) =SOMA([Relatório.xlsx]$H$2:$H$14)

☐

d) =SOMA([Relatório.xlsx]Plan1!$H$2:$H$14)

☐


2. Quais funções realizam somas seletivas, ou seja, baseadas em um ou mais critérios?

86

☐

a) SOMA e SUBTOTAL.

☐

b) SOMASE e SOMASES.

☐

c) BDSOMA, BDCONTAR e BDEXTRAIR.

☐

d) MAIOR e MENOR.

☐



2

3. Qual a alternativa correta? ☐

a) PROCV, PROCH, ÍNDICE e CORRESP são funções da categoria Procura e Referência.

☐

b) ÍNDICE e CORRESP pertencem à categoria de Funções Lógicas.

☐

c) DESLOC, ENDEREÇO e INDIRETO são funções da categoria Procura e Referência.

☐

d) SE, E, OU, NÃO, SEERRO pertencem à categoria de Funções Lógicas.

☐

e) As alternativas A, C e D estão corretas.

4. Qual a sintaxe que se refere a um intervalo deslocado de B2 em cinco linhas para baixo, 3 colunas para a direita e possui quatro células de altura por seis de largura? ☐

a) DESLOC(B2; 5; 3; 4; 6)

☐

b) DESLOC(B2; -5; 3; 6; 4)

☐

c) DESLOC(B2; 5; 3)

☐

d) DESLOC(5; 3; 4; 6)

☐


87


5. Qual a expressão que remove os espaços em excesso do texto que está na célula B10 e, depois, retorna os cinco últimos caracteres com letras maiúsculas?

88

☐

a) =ARRUMAR(DIREITA(MAIÚSCULA(B10);5))

☐

b) =MAIÚSCULA(DIREITA(ARRUMAR(B10);5))

☐

c) =MAIÚSCULA(ESQUERDA(ARRUMAR(B10);5))

☐

d) =EXT.TEXTO(MAIÚSCULA(B10);5)

☐


2

Fórmulas e funções avançadas Mãos à obra!


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 2 – Fórmulas e funções avançadas. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Utilizando fórmulas e funções avançadas Para este exercício, abra o arquivo Ranking.xlsx e vá até a Planilha2. Você verá uma base de dados, contendo o Mês, a Região e as Vendas:

Um dos indicadores de um dashboard diz respeito aos melhores em cada período. Neste exercício, você deverá escolher um mês na célula D4 e, em seguida, a tabela abaixo de D4 mostrará as posições das três melhores vendas para o mês escolhido, bem como as regiões responsáveis por elas:

90


2

Para resolver este exercício, siga as orientações adiante: •

Use a lista de meses da coluna N para aplicar validação de dados por lista à célula D4;

•

A tabela nas colunas G e H possui a relação de todas as regiões que aparecem na base de dados:

•

Calcule, na coluna H, a soma das vendas usando como critérios o nome da região ao lado esquerdo e o mês escolhido em D4;

•

Nas células D7, D8 e D9, calcule, respectivamente, o 1º maior valor de vendas, o 2º maior valor de vendas e o 3º maior valor de vendas. Use como ordem os números da coluna B;

•

Finalmente, na coluna C, localize cada valor de vendas na tabela de vendas mensais e traga a região correspondente.

91


Quando você terminar, a planilha ficará assim:

92

Bancos de dados 9 9 9 9 9 9

Ferramentas de dados; Organização de dados; Cálculos e desempenho; Funções de banco de dados; Formatação condicional; Modelo de dados.


3.1. Introdução O foco deste capítulo é usar as ferramentas do Excel para tratamento de dados, de modo que você possa aproveitá-los em seus dashboards. Um banco de dados dados representa uma coleção de informações sobre um determinado assunto como, por exemplo, clientes, fornecedores, produtos, serviços, vendas, etc. Uma base de dados dados é uma coleção de bancos de dados. Por exemplo, todos os bancos de dados da empresa formam a base de dados corporativa. Apesar desta diferenciação, os dois termos são usados indistintamente. No Excel, um banco de dados é um intervalo da própria planilha, organizado em linhas (registros (registros)) e colunas (campos (campos). ). A primeira linha (cabeçalho (cabeçalho)) é fundamental porque nomeia as colunas que podem ser usadas em cálculos através de funções de bancos de dados. Os cabeçalhos são também reconhecidos automaticamente pelas operações de filtragem, classificação, tabelas dinâmicas, entre outras.

94

Bancos de dados

3

No Excel, um banco de dados consegue (dependendo da memória do computador) possuir até 16.384 colunas por 1.048.576 linhas (incluindo a linha de cabeçalho). Algumas orientações e considerações sobre a organização dos dados: •

Não deixe linhas em branco ou colunas em branco na área de dados. Algumas operações detectam automaticamente essa área; linhas e colunas em branco atrapalhariam a seleção;

•

Não use células mescladas em nenhum lugar do banco de dados;

•

A linha de cabeçalho deve ser única (uma célula por coluna). Se você necessitar de um título maior, não o quebre em várias células; use a formatação que quebra o texto em múltiplas linhas dentro da mesma célula (botão Quebrar Texto Automaticamente); Automaticamente);

•

Evite colocar conteúdo não relevante abaixo do banco de dados, pois isto atrapalharia sua expansão com o aumento das informações;

•

Uma pasta de trabalho do Excel pode ter diversos bancos de dados. Preferencialmente, coloque um banco em cada planilha para um melhor gerenciamento dos dados;

•

Procure nomear todo o banco de dados. Dessa forma, você não precisa ir até a planilha que o contém para usar seu intervalo em fórmulas.

Você verá, neste capítulo, alguns assuntos e ferramentas de dados que são ensinados em detalhes no curso Excel 2016 Módulo II. Os II. Os tópicos serão apresentados aqui de maneira resumida apenas para sua referência porque são considerados pré-requisitos para este treinamento.

95


3.2. Ferramentas de dados As ferramentas de dados listadas a seguir s eguir são úteis para a construção de painéis de indicadores. Algumas serão usadas em exercícios e projetos deste curso: •

Importação de dados (grupo Obter Dados Externos); Externos);

•

Classificação de dados;

•

Filtragem de dados com AutoFiltro (ou filtro básico);

•

Filtragem de dados com Filtro Avançado;

•

Texto para Colunas;

•

Preenchimento Relâmpago;

•

Remover Duplicatas;

•

Validação de Dados;

•

Consolidação de Dados.

3.3. Organização de dados No Excel, os dados podem ser organizados de diversas maneiras, com a finalidade de criar listas, tabelas ou relatórios mais inteligentes, flexíveis e relevantes ao que se pretende gerenciar. Basicamente, o Excel possui as seguintes ferramentas para organização e filtragem dos dados em listas, tabelas e gráficos, disponíveis na guia Inserir Inserir::

96

•

Tabela;

•

Tabela Dinâmica;

•

Gráfico Dinâmico;

•

Segmentação de Dados;

•

Linha do Tempo.

Bancos de dados

3

3.4. Cálculos e desempenho O principal propósito na montagem de um dashboard é poder extrair informações numéricas dos bancos de dados e gerar estatísticas, resumos e indicadores, seja sob forma numérica ou gráfica. Em posse dessas informações você tomará ações importantes para o seu negócio. Bases de dados corporativas costumam ter centenas de milhares de registros ou até milhões. Se você usar o Excel para armazenar grandes bancos de dados, atente-se ao fato de que o arquivo ficará grande e com desempenho reduzido, principalmente, se ele estiver salvo na rede corporativa. Alterações nos bancos de dados, como inclusão de novos registros ou alteração de dados existentes, causarão o recálculo de todas as planilhas e fórmulas. Se o banco de dados contiver muitas colunas com fórmulas, isso pode demorar ou se tornar impraticável.

3.4.1. Cálculo manual ou automático? Durante a manutenção dos dados, se você notar uma demora na resposta do Excel, pode habilitar o cálculo manual. Dessa forma, você digita o que for necessário sem qualquer atraso e, no final, ativa novamente o cálculo automático. Enquanto o Excel estiver no modo de cálculo manual, nenhuma fórmula será recalculada e a indicação "Calcula "Calcula"" aparecerá na barra de status, no canto inferior esquerdo do Excel. Na guia Fórmulas Fórmulas,, grupo Cálculo Cálculo,, você encontrará alguns botões e comandos que controlam os cálculos nas planilhas do arquivo:

97


Botão/Comando

Descrição Permite a escolha da forma de atualização dos cálculos no arquivo aberto: • Automático Automático:: Atualiza todas as fórmulas de todas as planilhas quando há qualquer alteração de conteúdo no Opções de Excel; Cálculo • Automático Exceto em Tabelas de Dados: Dados: Atualiza todas as planilhas, porém não interfere nas tabelas de dados; • Manual Manual:: Não atualiza as fórmulas quando há mudanças nas células do arquivo. Força o Excel a recalcular todas as fórmulas de todas as Calcular Agora planilhas do arquivo ativo. Alternativamente, use o atalho F9. Força o Excel a recalcular somente as fórmulas da planilha Calcular Planilha ativa. Alternativamente, use o atalho SHIFT + F9.

3.4.2. Tamanho do arquivo Se o tempo de cálculo não for a principal questão, mas sim o tamanho do arquivo em megabytes, você pode salvá-lo com a extensão XSLB (Pasta (Pasta de trabalho binária do Excel). Excel). Esse tipo de arquivo armazena tudo o que um arquivo XLSX ou XLSM armazena, porém de forma compactada. A redução de tamanho pode ser grande, conforme o conteúdo do arquivo original. Para salvar o arquivo como pasta binária, na guia Arquivo Arquivo,, clique em Salvar como e, em Tipo como Tipo do arquivo, escolha Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb):: (*.xlsb)

98

Bancos de dados

3

3.5. Funções de banco de dados As funções de banco de dados permitem extrair informações estatísticas de um banco de dados, as quais atendem a um ou mais critérios. Todas as funções para banco de dados têm a mesma sintaxe: =BDnome( intervalo_de_dados ; campo; intervalo_de_critérios )

Em que: •

O argumento intervalo de dados é o banco de dados propriamente dito. Caso esse intervalo possua um nome, você poderá digitá-lo em vez de inserir o intervalo;

•

O argumento campo representa o cabeçalho da coluna de dados e deve estar entre aspas duplas. Exemplo: "Vendas", "Data" etc. Você também poderá especificar como campo o endereço da célula que contém o seu nome, uma fórmula que resulte em um texto válido como nome de campo ou o número da coluna do banco de dados;

•

O argumento intervalo de critérios se refere às células que contêm os critérios estabelecidos para o cálculo. Caso esse intervalo possua um nome, você poderá usá-lo.

O intervalo de critérios deverá possuir o mesmo cabeçalho que o banco de dados original e, logo abaixo, um valor precedido por um dos seguintes símbolos: =, >, >=, <, <=, <>. Se o símbolo for omitido, será assumida a igualdade. Não é necessário representar todos os cabeçalhos; apenas aqueles que são relevantes ao cálculo. A ordem também não interfere no resultado. Genericamente, um intervalo de critérios tem a seguinte estrutura:

99


O exemplo anterior assume que serão usados 5 campos e seus valores como critérios. Critérios entre células de uma mesma linha usam intrinsecamente o operador lógico E, enquanto os critérios dispostos em diferentes linhas usam o operador lógico OU.

Muitas vezes, o intervalo de critérios pode servir de painel interativo para o seu dashboard porque permite que você escolha diferentes critérios para visualizar instantaneamente os resultados das fórmulas que usam esse intervalo. Neste caso, a escolha de valores por validação de dados por lista facilita ainda mais. As funções de banco de dados mais usadas estão resumidas na tabela a seguir. Elas operam sobre o nome do campo especificado, usando os critérios definidos no intervalo de critérios: Função BDSOMA BDMÉDIA BDMÁX BDMÍN BDCONTAR BDCONTARA BDEXTRAIR

Descrição Soma os valores do campo. Calcula a média aritmética dos valores do campo. Retorna o maior valor do campo. Retorna o menor valor do campo. Realiza a contagem de valores numéricos do campo. Realiza a contagem de quaisquer valores do campo. Extrai um único registro que atende às condições.

3.6. Formatação condicional A formatação normal aplicada aos intervalos modifica a aparência das células em termos de fonte, borda, sombreamento e formato numérico. A formatação condicional vai além, fazendo com que o efeito da formatação mude com base em uma regra, geralmente, em função dos valores das próprias células. A formatação condicional é uma excelente ferramenta para dashboards porque realça valores quando determinadas condições forem atingidas.

100

Bancos de dados

3

3.6.1. Formatação condicional baseada em uma regra Para aplicar uma formatação condicional através de uma regra predefinida, selecione os valores e, na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional, aponte para o grupo de regras e, em seguida, clique na regra desejada. Veja a seguir o resumo das principais regras de formatação condicional e comandos relevantes:

Grupo de Regras

Descrição Realça células baseadas em seus valores, comparados Realçar Regras das com outro ou com uma referência de valor (maior, menor, Células maior ou igual, etc.). Regras de Realça os maiores e os menores valores de um intervalo Primeiros/Últimos baseado em quantidade ou percentagem. Preenche cada célula com uma barra horizontal colorida, Barras de Dados proporcional ao maior valor do intervalo. Estabelece duas ou três cores básicas representando Escalas de Cor extremos numéricos e preenche cada célula com uma tonalidade intermediária, conforme o valor da célula. Conjuntos de Desenha dentro de cada célula um pequeno ícone que Ícones representa valores altos, médios e baixos. Permite que você crie uma regra pela escolha detalhada Nova Regra... de parâmetros e outras opções.

101


Grupo de Regras

Descrição Limpa regras existentes de formatação condicional, Limpar Regras tanto sobre um intervalo selecionado quanto as regras da planilha toda. Abre o gerenciador de regras para formatação condicional, onde você pode editar regras existentes, adicionar Gerenciar Regras... e excluir regras, bem como modificar sua ordem de execução.

3.6.2. Formatação condicional baseada em fórmulas Quando as regras existentes não forem suficientes, você poderá criar uma regra baseada em fórmula. Essa fórmula deverá retornar, obrigatoriamente, um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO, como se fosse um teste lógico. Se o resultado da fórmula for VERDADEIRO, a formatação escolhida será aplicada; caso contrário, ela não será aplicada. As fórmulas deverão começar com o sinal de igual (=) e poderão usar funções de planilha e qualquer tipo de referência: relativa (A1), absoluta ($A$1) ou mista ($A1, A$1). Quando você quiser testar mais de uma condição, use as funções condicionais auxiliares E, OU, XOR e NÃO. Para aplicar uma formatação baseada em uma fórmula, selecione o intervalo e, na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e selecione o comando Nova Regra:

102

Bancos de dados

3

Em seguida, escreva a fórmula. Clique no botão Formatar, escolha o formato e clique em OK para fechar a formatação e OK novamente para aplicar a formatação condicional ao intervalo selecionado. Se você estiver aplicando uma nova regra de formatação condicional baseada em fórmula dentro de uma tabela dinâmica, a caixa Nova Regra de Formatação exibirá uma seção extra na parte superior:

Nessa seção, marque a opção desejada quanto ao alcance da formatação condicional dentro da tabela dinâmica.

3.6.3. Gerenciando formatações condicionais O Gerenciador de Regras de Formatação Condicional permite que você realize algumas ações, como criar uma nova regra, editar uma regra existente, excluir uma regra existente ou reorganizar a ordem das regras.

103


Para ativar o gerenciador, na guia Página Inicial, grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional e selecione o comando Gerenciar Regras:

3.6.4. Exemplos de formatações condicionais O exemplo a seguir aplica uma formatação condicional ao intervalo B6:E8, onde estão realçadas as células que são maiores que a célula B3:

O próximo exemplo destaca as 3 maiores vendas em todo o intervalo B4:E6:

104

Bancos de dados

3

Caso seja necessário destacar a maior venda em cada filial, será necessário aplicar uma formatação condicional baseada em fórmula. Para o intervalo B4:E6, a fórmula seria: =B4=MÁXIMO($B4:$E4):

A formatação condicional com barras de dados é uma boa ferramenta para mostrar comparações entre valores distintos de um grupo. A maior barra corresponde ao maior valor. As células restantes mostrarão barras proporcionais aos seus valores.

A formatação por escalas de cor permite que você visualize as células na forma de intensidades de cor, partindo de um valor mínimo até um valor máximo. Isso permite que você crie "mapas de calor" (ou Heatmaps):

105


Uma das formatações condicionais mais usadas em dashboards é a que aplica um conjunto de ícones ao intervalo. Cada célula ficará com um ícone no lado esquerdo indicando se o valor é ruim, médio ou bom. Diferentes ícones e configurações permitem efeitos interessantes, quase como um painel com pequenas "lâmpadas" que acendem ou apagam, conforme mudam os valores.

3.7. Modelo de dados Um modelo de dados é uma forma de integrar dados oriundos de diversas tabelas, criando uma fonte de dados relacional dentro de uma pasta de trabalho do Excel. Desde a versão 2013, essa é uma abordagem realmente profissional e poderosa. Bases de dados relacionais são usadas por programas de banco de dados, como o Microsoft Access, e pelos sistemas corporativos, os ERPs (Enterprise Resource Planner). Um modelo de dados pode ser usado para criar relações entre bancos de dados de planilhas diferentes para uso em tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e relatórios do PowerView (suplemento do Microsoft Excel 2016 Professional). Ele pode ser criado durante a importação de dados externos, em que você escolhe mais de uma tabela, como no caso do Access. Você também pode criá-lo partindo de tabelas existentes na pasta de trabalho do Excel ou mesmo durante a montagem de tabelas dinâmicas.

106

Bancos de dados

3

3.7.1. Conceito de banco de dados relacional Você verá, nesta seção, alguns conceitos muito básicos e úteis para que possa otimizar os seus bancos para uso das ferramentas de tabelas e gráficos dinâmicos. Imagine a seguinte tabela de dados com o histórico de vendas de 6 produtos eletrodomésticos de uma empresa que vende pela Web:

O exemplo mostra apenas registros de vendas em dezembro de 2016. São, ao todo, 44 registros (linhas) e 15 campos (colunas), resultando em 660 células de dados no total. O banco de dados é bastante detalhado porque exibe muitas informações de cada produto. Como os produtos se repetem em vendas feitas em dias diferentes, essas informações são também repetidas. Isso gera uma extrema redundância de dados, visto que eles poderiam ser otimizados e não se repetir ou, então, ter o mínimo de repetições. A maneira disso acontecer é a separação de informações em tabelas diferentes e a criação de um relacionamento entre elas. Cada tabela conterá um grupo de informações relacionadas.

107


Todas as informações desse banco giram em torno do Código do Produto. Ou seja, para um mesmo código, a descrição, características, valores e taxas são os mesmos. Esse banco pode dividido em 3 tabelas diferentes, contendo valores únicos:

108

•

Tabela de composição de preços: Contém informações sobre os 6 produtos, desde o custo de produção, passando por encargos e impostos, até chegar em seu valor final ou preço de venda. A tabela possui 6 registos × 6 campos, totalizando 36 dados distintos:

•

Tabela de características físicas: Inclui a descrição dos produtos, dimensões, peso e características elétricas. A tabela possui 6 registros × 8 campos, totalizando 48 dados distintos:

Bancos de dados

•

3

Tabela de vendas: Este é, efetivamente, o histórico das vendas e só necessita conter o código do produto vendido, o nº da fatura e a data em que aquela venda aconteceu. A tabela possui 44 registros × 3 campos, totalizando 132 dados. Há repetições nos códigos de produtos e nas datas das vendas:

Todas as tabelas possuem o campo Código do Produto em comum. Ele é chamado de campo-chave ou chave primária. É a chave primária que define a ligação (ou relacionamento) entre as tabelas. Um banco que possui tabelas relacionadas causa uma grande economia de espaço de armazenamento. No exemplo, em vez de 660 células usadas originalmente no banco de dados, as três tabelas totalizam 36 + 48 + 132 = 216 células. Ou seja, aproximadamente 1/3 da quantidade de células da tabela única original. Isso sem contar o espaço em disco necessário para salvar o arquivo. Agora, imagine a tabela única original com milhares de produtos diferentes e, digamos, 200.000 registros!

109


Na prática, quando você usa colunas de múltiplas tabelas, você realiza uma consulta (ou query). O resultado é muito mais "enxuto" e otimizado:

Após o estabelecimento dos relacionamentos é possível você criar tabelas dinâmicas usando mais de uma tabela como fonte de dados.

3.7.2. Criando um modelo de dados Para acompanhar todas as atividades deste tópico, use os arquivos de sua pasta de exercícios do Capítulo 3. Abra o arquivo Banco de Dados de Vendas.xlsx.

110

Bancos de dados

3

O arquivo contém um histórico de vendas de uma rede de concessionárias de veículos em algumas cidades do Brasil onde possui filiais, desde 2014. O banco de dados principal está na planilha Vendas e já está sob forma de tabela, devidamente nomeada como BaseVendas:

A tabela mostra informações de vendas dos veículos, identificadas em cada coluna, como data, filial, gestor, cor do veículo, vendedor e valores. A planilha Veículos contém a tabela (nomeada como BaseVeículos) com todas as marcas e modelos comercializados pelas concessionárias, incluindo algumas características, como número de portas, tipo, câmbio e combustível:

111


Para criar um modelo de dados, certifique-se de ter ao menos duas tabelas dentro de sua pasta de trabalho e siga os passos: 1. Na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Relações;

2. Clique no botão Novo;

3. Na lista Tabela, escolha a tabela principal e, na lista Coluna (externo), selecione o campo a ser usado como chave primária;

112

Bancos de dados

3

4. Na lista Tabela Relacionada, escolha a segunda tabela e, na lista Coluna Relacionada (principal), selecione o campo correspondente ao da primeira tabela;

5. Clique em OK para dar início à criação do modelo de dados. A operação levará alguns segundos e a barra de status do Excel mostrará a mensagem "Carregando Modelo de Dados";

6. Opcionalmente, use os botões na lateral da caixa Gerenciar Relações para criar novas relações, editar, ativar, desativar o mesmo excluir relações existentes; 7. Clique em Fechar.

113


3.7.3. Criando uma tabela dinâmica pelo modelo de dados Após o estabelecimento do modelo de dados para as tabelas em sua pasta de trabalho, você já pode criar tabelas dinâmicas a partir dele. Siga os passos para criar uma tabela dinâmica no arquivo Banco de Dados de Vendas.xlsx, disponível em sua pasta de arquivos do Capítulo 6: 1. Vá até a planilha Relatório e clique na célula A6; 2. Na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica. A opção Usar Modelo de Dados desta pasta de trabalho já aparece selecionada:

3. Se desejar, mude o Local onde deseja iniciar a tabela. Clique em OK para dar início à tabela dinâmica. Observe no painel Campos da Tabela Dinâmica que as duas tabelas — BaseVeículos e BaseVendas — estão presentes:

114

Bancos de dados

3

4. Clique no triângulo do ícone da tabela BaseVendas para abrir os campos; 5. Arraste o campo Filial para a área Linhas; 6. Arraste o campo Preço para a área Valores; 7. Arraste o campo Cor para a área Filtros; 8. Clique na seta do ícone da tabela BaseVeículos para abrir os campos; 9. Arraste os campos Marca e Modelo para a área Linhas; 10. Arraste o campo Combustível para a área Filtros; 11. Formate os números da tabela com separador decimal e sem casas decimais; 12. Desligue os cabeçalhos de campos. Agora você já pode efetuar filtragens e consultas em sua tabela dinâmica, criada pelo relacionamento de duas tabelas existentes.

Você pode acrescentar tabelas dinâmicas individualmente ao modelo de dados e criar relacionamentos posteriormente. O painel Campos da Tabela Dinâmica exibirá, no final da lista de campos, o botão Mais Tabelas para que você adicione tabelas manualmente após a tabela dinâmica ter sido criada com apenas uma tabela. 115


3.7.4. Trabalhando com consultas Na guia Dados você encontrará um novo grupo de comandos, introduzido no Excel 2016, Obter e Transformar:

Esse é um grupo de ferramentas que você deverá usar para obter dados externos, modelar esses dados e criar consultas para uso em suas tabelas dinâmicas. Os comandos permitem que se conecte, combine e ajuste as fontes de dados para atender às suas necessidades de análise. Os recursos também são usados em versões anteriores do Excel, porém, através do suplemento opcional PowerQuery. Normalmente, o processo passa pelas seguintes etapas: 1. Conectar: Realiza conexões a dados que se encontram na nuvem, em um serviço ou localmente em algum arquivo; 2. Transformar: Modela os dados para atender às suas necessidades de análise. A fonte original continua inalterada; 3. Combinar: Cria um modelo de dados a partir de múltiplas fontes para obter uma visão única dos dados; 4. Compartilhar: Salva a consulta criada, compartilha com outros usuários e gera relatórios. Todas essas operações são gerenciadas pelo Editor de Consultas, o qual identifica cada modificação nos dados originais e traz uma imagem desses dados para sua pasta de trabalho do Excel. As transformações são registradas internamente através de uma linguagem própria, a qual pode ser acessada pelo Editor Avançado de Consultas, caso você tenha um bom conhecimento de modelagem dados. Essa linguagem, porém, está além do escopo deste curso.

116

Bancos de dados

3

Para iniciar o Editor de Consultas, você tem duas possibilidades: •

Na fase da conexão dos dados, na janela Navegador, em vez de clicar no botão Carregar, clique no botão Editar;

•

Depois que uma ou mais tabelas foram carregadas, no painel Consultas da Pasta de Trabalho, aplique um duplo-clique na consulta que deseja editar.

Para usar os dados em suas tabelas e gráficos, você necessita, inicialmente, fazer a conexão com a fonte. Certifique-se de possuir as devidas conexões com a Internet ou rede corporativa e as permissões adequadas. Talvez, você necessite de ajuda de seu administrador de banco de dados corporativo. Para praticar a conexão a uma base de dados do Access, criar e modificar uma consulta, use a base de dados Northwind.accdb, disponível em sua pasta de exercícios do Capítulo 3. Primeiramente, abra o Excel e uma pasta de trabalho vazia. Para conectar sua pasta de trabalho com uma fonte de dados, siga os passos adiante: 1. Na guia Dados, grupo Obter e Transformar, clique no botão Nova Consulta e observe todas as opções de conexão existentes. A quantidade de conexões poderá variar conforme a sua versão do Office ou recursos instalados em seu computador;

117


2. Selecione a opção Do Banco de Dados e depois clique em Do Banco de Dados do Microsoft Access; 3. Na caixa de diálogo Importar dados, navegue até a pasta onde se encontra a base de dados do Access, selecione o arquivo Northwind.accdb e clique no botão Importar; 4. Após a conexão ter sido estabelecida, você verá uma janela chamada Navegador, a qual mostra as tabelas de dados disponíveis. O navegador permite que você visualize cada item selecionado para que tenha certeza dos dados que serão importados. Selecione a tabela Produtos. Observe que a visualização do conteúdo da tabela aparece ao lado direito do Navegador:

118

Bancos de dados

3

5. Clique no botão Carregar. Alguns instantes depois, os dados selecionados entrarão em uma nova planilha e será aberto, ao lado direito da tela, o painel Consultas da Pasta de Trabalho. Ele mostra as consultas criadas e a quantidade de linhas carregadas. Você pode ampliar o reduzir a largura do painel, arrastando sua borda lateral esquerda;

Quando você carrega a tabela completa, sem modificações, todos os dados são copiados para a planilha. Você fará, agora, algumas transformações na tabela para recuperar apenas o que for relevante. Transformar os dados significa modificar as fontes, de forma que isso ajude na análise dos seus dados. Por exemplo, você pode inserir ou remover colunas, alterar os tipos de dados e até mesmo combinar tabelas. Todas essas transformações são realizadas em uma janela especial chamada de Editor de Consultas, na qual você aplica as transformações desejadas às fontes de dados.

119


6. Aplique um duplo-clique na consulta Produtos no painel Consultas da Pasta de Trabalho para abrir o Editor de Consultas. Se você observar uma faixa amarela logo abaixo da faixa de opções, clique no botão Atualizar e aguarde alguns instantes até que as informações estejam sincronizadas com a tabela Produtos no Access:

Você realizará, agora, algumas transformações na tabela para levar, à planilha, apenas os dados relevantes e tratados. 7. Selecione a coluna Identificação; 8. Na Página Inicial, grupo Gerenciar Colunas, clique em Remover Colunas. A coluna é removida e essa ação é registrada no painel Config. Consulta à direita:

120

Bancos de dados

3

9. Da mesma forma, remova as colunas: Descrição, Nível do Novo Pedido, Nível-alvo, Quantidade Mínimo do Novo Pedido, Detalhes da Ordem de Compra, Detalhes do Pedido, Transações de Estoque; 10. Mova a última coluna (Categoria) para que seja inserida após a coluna Código do Produto; 11. Clique no botão Remover Duplicatas para manter apenas dados únicos; 12. Com a coluna Categoria selecionada, no grupo Classificar, clique no botão Classificação Crescente; 13. Vá até a guia Transformar; 14. Selecione a coluna Nome do Produto; 15. No grupo Coluna de Texto, clique no botão Dividir Coluna e na opção Por Delimitador. Na caixa de diálogo Dividir Coluna por Delimitador, selecione o delimitador --Personalizado-- e, na caixa de baixo, digite um espaço, um hífen (-) e mais um espaço. Clique em OK para aplicar a transformação. Isso pode levar alguns instantes;

16. O campo foi dividido em 2: Nome do Produto.1 e Nome do Produto.2. Selecione a coluna Nome do Produto.1. Na guia Página Inicial, clique em Remover Colunas;

121


17. Aplique um duplo-clique no título da coluna Nome do Produto.2 para editar. Remova os dois últimos caracteres, deixando o título como Nome do Produto:

18. As edições estão terminadas. Observe, no painel à direita, a relação de ETAPAS APLICADAS à tabela ou consulta original. Na Página Inicial, grupo Fechar, clique no botão Fechar e Carregar. O resultado das transformações é, finalmente, levado para a planilha, onde você poderá usar os dados da tabela para classificar, filtrar ou criar tabelas e gráficos dinâmicos:

122

Bancos de dados

3

19. Salve o arquivo com o nome de Consulta com PowerQuery.xlsx em sua pasta de arquivos do Capítulo 3.

Se você prestar atenção ao tamanho do arquivo salvo, ficará impressionado. Apenas 20 KB! Na verdade, o que o arquivo guarda é a conexão com a tabela do Access, bem como as transformações realizadas.

123


Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

124

•

Uma base de dados é um intervalo da própria planilha, organizado em linhas (registros) e colunas (campos). A primeira linha (cabeçalho) é fundamental porque nomeia as colunas que podem ser usadas em cálculos através de funções de bancos de dados. Os cabeçalhos são também reconhecidos automaticamente pelas operações de filtragem, classificação, tabelas dinâmicas etc.;

•

Os dados podem ser importados de fontes externas, como arquivos de texto ou bancos de dados do Access ou de sistemas corporativos. Dentro de um banco de dados, você pode realizar operações, como classificação, filtragem, validação e remoção de duplicatas;

•

Os recursos de banco de dados no Excel permitem desde simples consultas a cálculos com os valores que atendem a um determinado critério de filtragem. Existem várias funções que realizam esses cálculos, tais como BDCONTAR, BDCONTARA, BDSOMA, BDMÉDIA, BDMÁX, BDMÍN, BDEXTRAIR;

•

Uma maneira mais inteligente de fazer a manutenção em um banco de dados é através da ferramenta Tabela. As tabelas permitem a fácil digitação de dados e incluem uma série de recursos automáticos de formatação e cálculo. Por meio da guia Ferramentas de Tabela, é possível fazer diversas alterações de formatação e estrutura nas tabelas;

•

Uma das mais poderosas ferramentas do Excel, a Tabela Dinâmica, permite resumir uma grande quantidade de dados em relatórios mais relevantes e inteligentes. Esses relatórios exibem diversos tipos de cálculos e totais, além de alimentarem gráficos que se modificam quando as tabelas são alteradas;

Bancos de dados

•

A formatação normal aplicada aos intervalos modifica a aparência das células, em fonte, borda, sombreamento e formato numérico. A formatação condicional vai além, fazendo com que o efeito da formatação mude com base em uma regra, geralmente, de acordo com os valores das próprias células;

•

Um modelo de dados é uma forma de integrar dados oriundos de diversas tabelas, criando uma fonte de dados relacional dentro de uma pasta de trabalho do Excel. O modelo de dados pode ser usado para criar relações entre bancos de dados de planilhas diferentes para uso em tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos;

•

Desde a versão 2013 do Excel, o suplemento PowerQuery já vem integrado ao programa. Você encontra os comandos na guia Dados, grupo Obter e Transformar. Ele permite que você possa se conectar a fontes externas de dados, modificar e transformar as tabelas, de forma a obter somente as informações relevantes à sua consulta (query).

3

125

3

Bancos de dados



1. Qual das alternativas a seguir está correta sobre a manipulação de bancos de dados no Excel? ☐

a) Só é possível haver um único banco de dados por pasta de trabalho.

☐

b) Uma pasta de trabalho pode conter diversos bancos de dados.

☐

c) A linha de cabeçalho deve ser separada dos dados por uma linha em branco.

☐

d) Os dados devem estar dispostos em linhas (campos) e colunas (registros).

☐


2. Qual das alternativas a seguir contém funções de banco de dados?

128

☐

a) PROCV, ÍNDICE e CORRESP.

☐

b) SE, E, OU, SEERRO.

☐

c) BDSOMA, BDCONTAR, BDMÁX.

☐

d) BDEXTRAIR, BDSOMASE, BDPROCURAR.

☐


Bancos de dados

3

3. Qual a alternativa correta sobre a ferramenta Tabela? ☐

a) Se a célula ativa estiver dentro da tabela, a linha de cabeçalho e os botões de filtragem ficarão sempre visíveis, não importa o quanto você role os dados para baixo ou para cima.

☐

b) A tabela não pode ter um nome definido por você; os nomes devem ser sempre padronizados: Tabela1, Tabela2 etc.

☐

c) Depois de criada, a tabela recebe uma formatação automática com cores alternadas. Essa formatação pode ser alterada através de estilos diferentes, encontrados na guia Ferramentas de Tabela.

☐

d) Quando a tabela for expandida além da última linha, as novas linhas já replicarão a formatação e fórmulas da linha anterior.

☐

e) As alternativas A, C e D estão corretas.

4. Uma tabela dinâmica possui quais áreas em seu layout padrão? ☐

a) Linhas e colunas.

☐

b) Linhas, colunas, filtros e valores.

☐

c) Dados, campos e valores.

☐

d) Linhas, filtros e dados.

☐


129


5. Qual a alternativa incorreta?

130

☐

a) Um modelo de dados é uma forma de integrar dados oriundos de diversas tabelas, criando uma fonte de dados relacional dentro de uma pasta de trabalho do Excel.

☐

b) A melhor abordagem no tratamento de dados é sempre manter todos os dados em uma única tabela, mesmo que haja muita redundância.

☐

c) Uma tabela dinâmica pode ser criada a partir de um modelo de dados existente no arquivo e pode usar campos de mais de uma tabela.

☐

d) A ferramenta PowerQuery permite a criação de consultas a dados externos, além de transformá-los para se adequarem às suas necessidades na planilha.

☐


3

Bancos de dados Mãos à obra!


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 3 – Bancos de dados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Funções de banco de dados 1. Abra o arquivo Base de Colaboradores.xlsx; 2. A planilha Banco de Dados possui um cadastro de colaboradores de uma empresa fictícia cujos nomes foram gerados aleatoriamente. Selecione todo o intervalo de dados e atribua um nome a ele:

3. A planilha Funções possui uma série de perguntas a respeito do banco de dados. Preencha as fórmulas na coluna D somente com funções de banco de dados e de contagem. Use as células com bordas no lado direito para criar os critérios que serão usados nas fórmulas (colunas F até I);

132

Bancos de dados

3

4. Compare os seus resultados com a tela seguinte. Tome cuidado na digitação das informações nos critérios, pois uma letra errada ou espaço em excesso gerará um valor errado ou zero:

5. Salve o arquivo.

133


Laboratório 2 A – Filtro Avançado 1. Abra o arquivo Base de Colaboradores.xlsx; 2. Na planilha Listas, copie, da base de dados, as colunas Departamento e Cidade. Separe as duas colunas com uma coluna em branco:

3. Dessas colunas completas, remova as duplicatas para obter duas listas com valores únicos que serão usados para validação de dados no próximo passo; 4. Classifique as duas listas em ordem crescente; 5. Atribua o nome Departamentos à primeira lista e Cidades à segunda. Não inclua as linhas de cabeçalho nos intervalos, apenas os valores únicos;

134

Bancos de dados

3

6. Na planilha Extração, aplique, às células D6 e E6, uma validação de dados por lista. Em D6, use a lista Departamento e, em E6, a lista Cidade, ambas criadas anteriormente:

7. Faça uma extração de dados usando a ferramenta Filtro Avançado com os critérios indicados no passo anterior;

8. Para novas extrações, lembre-se de limpar os registros extraídos anteriormente; 9. Salve o arquivo.

135


Laboratório 3 A – Extração de dados com macros Se você conhece e usa o Gravador de Macros do Excel, crie uma macro que acione o Filtro Avançado e extraia o resultado a partir da célula A9. 1. Abra o arquivo Base de Colaboradores.xlsx; 2. Habilite a guia Desenvolvedor; 3. Ligue o gravador de macros, atribua um nome e tecla de atalho; 4. Para gravar os passos, baseie-se no algoritmo (passo-a-passo) a seguir: •

Mantenha desligado o botão Usar Referências Relativas;

•

Selecione a planilha Extração;

•

Selecione o intervalo A9:F9;

•

Ligue o botão Usar Referências Relativas;

•

Desça marcando até o final com o atalho CTRL + SHIFT + seta abaixo;

•

Limpe toda a região: Página Inicial / Edição / Limpar / Limpar Tudo;

•

Desligue o botão Usar Referências Relativas;

•

Selecione a célula A9;

•

Acione o comando de Filtro Avançado. Como Ação, escolha Copiar para outro local. Como Intervalo da Lista, digite Dados. Para o Intervalo de critérios, especifique $A$5:$F$6. Indique Somente registros exclusivos.

5. Pare o gravador de macros;

136

Bancos de dados

3

6. Depois de gravada a macro, desenhe, na planilha, um botão ao lado da área de critérios e associe-o à macro gravada;

7. Teste o procedimento para critérios variados; 8. Mude a orientação da página para paisagem e estabeleça a linha 9 como um título repetitivo em todas as páginas impressas; 9. Experimente diferentes critérios para extração. Para testar a visualização de várias páginas, limpe os valores da área de critérios e extraia os dados de novo. Toda a base deverá ser extraída. Em seguida, visualize a impressão e navegue pelas páginas geradas; 10. Salve o arquivo.

Lembre-se de salvar o arquivo com a extensão .xlsm (pasta de trabalho habilitada para macro).

137


Laboratório 4 A – Tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e segmentação de dados 1. Abra o arquivo Base de Colaboradores.xlsx; 2. Vá à planilha Banco de Dados e insira uma tabela dinâmica, posicionando-a numa planilha vazia; 3. Mova a tabela dinâmica para que ela comece na célula A8; 4. Construa um relatório que resuma os departamentos e as médias salariais de cada um; 5. Construa um gráfico dinâmico de barras horizontais e elimine o título, a legenda e o eixo dos valores; 6. Na parte superior, insira e formate um controle de Segmentação de Dados que mostre as cidades; 7. Coloque um título na planilha, ajuste colunas e outros elementos para que, no final, o seu dashboard se pareça com a imagem seguinte:

138

Bancos de dados

3

Laboratório 5 A – Tabelas de dados 1. Abra o arquivo Tabelas de Dados.xlsx:

139


2. Nesse arquivo, insira uma tabela na região de dados e atribua a ela o nome TabVendas; 3. Escolha um estilo de tabela de sua preferência; 4. Insira, à direita, uma nova coluna com o título Comissão; 5. Escreva, em uma célula da coluna Comissão, a fórmula que calcula 10% sobre o valor das vendas; 6. Insira, à direita, uma nova coluna com o título Bônus; 7. Escreva, numa célula da coluna Bônus, a fórmula que calcula 2% sobre o valor das vendas, somente se essas vendas ultrapassaram a meta (célula D4, também nomeada como Meta); 8. Insira, à direita, uma nova coluna com o título Total; 9. Escreva, numa célula da coluna Total, a fórmula que adiciona a Comissão e o Bônus; 10. Na planilha Plan1, selecione os dados (menos a linha de cabeçalho). Depois, copie a seleção e cole-a no final do banco de dados da planilha Vendas; 11. Remova os registros duplicados da tabela; 12. Ative a Linha de Totais e habilite a função Soma para as colunas Vendas, Comissão, Bônus e Total. Para a coluna Vendedor, ative a função que faça a contagem dos registros; 13. Na célula D5, calcule a média das vendas; 14. Na célula D6, calcule a maior comissão paga; 15. Na célula D7, calcule a quantidade de colunas da tabela; 16. Na célula D8, calcule a quantidade de registros no banco de dados;

140

Bancos de dados

3

17. Insira um controle de Segmentação de Dados no alto da planilha para filtrar informações de Vendedor e formate-o como desejar; 18. No final, a sua planilha deverá ficar desta forma:

19. Salve o arquivo.

141

Controles de formulário 9 9 9 9

Descrição dos controles; Trabalhando com controles de formulário; Interagindo com a planilha; Exemplos de aplicação.


4.1. Introdução Controles de formulário são objetos que você manipula diariamente em seu computador, por exemplo, caixas de diálogo e formulários de cadastramento na Internet. Os controles podem ser desenhados na planilha com a finalidade de acrescentar interatividade às fórmulas, permitido que o usuário mude condições ou escolha itens específicos. Para trabalhar com controles em sua planilha, você deve, inicialmente, habilitar a guia Desenvolvedor pelo seguinte caminho: Arquivo / Opções / Personalizar Faixa de Opções / [x] Desenvolvedor / OK.

Na Faixa de Opções, o único botão usado neste capítulo é Inserir, o qual abre um menu com ícones que representam os controles que podem ser inseridos na planilha (controles de formulário):

144

Controles de formulário

4

4.2. Descrição dos controles A tabela a seguir resume os controles de formulário: Controle

Nome e descrição Caixa de Grupo: Elemento com função aparentemente estética, porém, que tem a finalidade de agrupar outros controles, principalmente, botões de opção para que funcionem em grupos distintos. Não possui vínculos com células. Caixa de Seleção: Fornece uma maneira prática de ativar ou desativar uma opção. Podem existir diversas caixas de seleção numa mesma planilha e cada uma pode ser ativada ou desativada independentemente das demais. Botão de Opção: Permite a escolha de apenas uma opção entre as várias existentes. Vários grupos de opções podem ser criados, cada um com sua célula vinculada. Para a criação de vários grupos, utilize as caixas de grupo para delimitá-los. Caixa de Listagem: Permite a escolha de uma ou mais opções a partir de uma lista predefinida de valores. A lista pode possuir diversas linhas expostas simultaneamente. Barras de rolagem permitem a rolagem pela lista. Caixa de Combinação: Permite a escolha de uma opção a partir de uma lista predefinida de valores. Um botão de lista permite a visualização de diversas linhas da lista simultaneamente, auxiliada por uma barra de rolagem vertical. É útil para colocar uma lista quando existe pouco espaço. Barra de Rolagem: Fornece uma maneira prática ao escolher um valor numérico, apenas utilizando os controles da barra de rolagem horizontal ou vertical, limitadas por um valor mínimo e um máximo. O botão de rolagem aponta para o valor corrente, o qual pode estar vinculado a uma célula para cálculos.

145


Controle

Nome e descrição Botão de Rotação: Assim como a Barra de Rolagem, este controle oferece uma maneira prática de escolha de um valor numérico. O controle giratório é mais simples e ocupa menos espaço, pois necessita apenas de um valor mínimo, máximo e de incremento. Uma célula vinculada exibirá o valor corrente. Botão: É uma forma bastante simples de acionar uma macro existente. O texto pode ser formatado. Caso você necessite de formatação do próprio botão, utilize elementos gráficos, os quais também podem ter macros associadas.

4.3. Trabalhando com controles de formulário A seguir, um resumo das ações e orientações para criar e manusear os controles de formulário sobre a planilha.

146

•

Para desenhar um controle, escolha o controle desejado na guia Desenvolvedor, botão Inserir. Com o cursor em forma de cruz (+), desenhe o controle sobre a planilha. Alternativamente, aplique um clique sobre a planilha para inserir o controle com um tamanho padrão:

•

Para selecionar um controle existente, pressione a tecla CTRL e aplique um clique no controle para selecioná-lo. Você pode selecionar mais controles da mesma maneira;

•

Para redimensionar um controle, arraste as alças de redimensionamento (pequenos círculos) pelos cantos ou pelos pontos médios das bordas;

•

Para excluir um controle, selecione-o e pressione a tecla DELETE ou clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Recortar;


•

Alguns controles possuem texto, o qual pode ser editado quando você clica sobre ele (o controle precisa estar selecionado) ou pelo botão direito do mouse, opção Editar Texto;

•

Pressione a tecla ALT quando estiver desenhando ou redimensionando para fazer com que suas bordas coincidam com as linhas de grade da planilha;

•

Para alterar as propriedades e definir opções para o controle (principalmente, a célula vinculada), clique com o botão direito do mouse e escolha o comando Formatar controle. Modifique as opções desejadas e clique em OK quando terminar:

•

Para definir um tamanho preciso, fazer o alinhamento e distribuição dos controles em um formulário, a forma mais fácil é selecionar os controles e usar as opções dos grupos Organizar e Tamanho, presentes à direita da guia Formatar, em Ferramentas de Desenho. Você também pode usar os atalhos pelo botão direito do mouse sobre os objetos que serão modificados:

4

147


4.4. Interagindo com a planilha O simples desenho de um controle na planilha não o torna funcional. A chave para que suas fórmulas se aproveitem dos valores dos controles é a célula vinculada. Ou seja, quando um controle tem seu valor alterado, esse valor é inserido na célula vinculada a ele. Depois disso, suas fórmulas podem usar o valor dessa célula vinculada. A maioria dos controles possui o Vínculo da célula na caixa de Propriedades. Outra propriedade comum à maioria é o Sombreamento 3D, que dá um aspecto de relevo ao controle. As células vinculadas podem ficar na mesma planilha dos controles ou em outra planilha, a qual pode ficar oculta. Na realidade, as células vinculadas representam os “bastidores” do funcionamento do seu formulário e não precisam ficar visíveis para o usuário. Muitas vezes, é interessante você nomear as células vinculadas para facilitar o processo.

4.5. Exemplos de aplicação Confira, nos tópicos a seguir, os exemplos de uso dos controles de formulário.

4.5.1. Exemplo 1: Controlando a formatação condicional É possível usar controles de formulário para ativar ou desativar formatações condicionais. Isso é útil porque você poderá até controlar se deseja ver determinados destaques ou não no seu dashboard.

148


4

Para executar este exemplo, abra o arquivo Vendas e Metas.xlsx. A planilha Vendas mostra uma tabela com as vendas anuais de uma empresa, em milhões de R$:

O objetivo é controlar duas formatações condicionais que serão aplicadas: •

Realçar as vendas que superaram a meta escrita na célula Q7 (nomeada como Meta). Usar negrito e cor verde-escura;

•

Realçar a maior venda de cada região. Usar fundo verde claro.

O melhor controle para esta tarefa será a Caixa de Seleção. Ou seja, se ela estiver ligada (valor VERDADEIRO), a formatação será exibida; se estiver desligada (valor FALSO), nenhuma formatação aparecerá. Antes de criar o mecanismo de controle, será necessário determinar duas células que serão vinculadas às caixas de seleção. À direita, você encontrará uma área da planilha já preparada para os valores dos controles, além do valor estipulado para a Meta:

149


A célula Q7 já tem o nome Meta, a célula Q9 tem o nome Realçar_Meta e a célula Q11 tem o nome Realçar_Vendas. Siga os passos adiante para completar a atividade: 1. Acima da tabela, na área cinza, crie duas caixas de seleção, com Sombreamento 3D, vinculadas às células da coluna Q . Elas deverão possuir os textos Realçar valores acima da meta e Realçar maiores vendas de cada região:

2. Teste os controles e veja se estão alternando entre os valores VERDADEIRO e FALSO nas células vinculadas Q9 e Q11; 3. Selecione o intervalo B7:M10 e crie uma nova regra de formatação condicional baseada em fórmula; 4. Na caixa da Fórmula, crie uma fórmula em que a regra será verdadeira quando duas condições forem atendidas simultaneamente: o valor de cada célula > Meta e a célula Realçar_Meta deve conter o valor VERDADEIRO: =E(B7>Meta; Realçar_Meta)

5. Escolha, como formato, o texto em negrito e cor verde-escura; 6. Clique em OK na caixa Gerenciador de Regras de Formatação Condicional e teste o controle; 7. Com o mesmo intervalo selecionado, B7:M10, crie mais uma nova regra de formatação condicional baseada em fórmula;

150


4

8. Na caixa da Fórmula, crie uma fórmula cuja regra seja verdadeira quando duas condições forem atendidas simultaneamente: o valor de cada célula deve ser igual ao maior valor do intervalo da linha correspondente e a célula Realçar_ Vendas deve conter o valor VERDADEIRO: =E(B7=MÁXIMO($B7:$M7); Realçar_Vendas)

9. Formate o fundo da célula com verde claro; 10. Clique em OK na caixa Gerenciador de Regras de Formatação Condicional e teste o controle. Você notará que os dois controles são independentes e existem, agora, quatro possibilidades de visualização do conteúdo. No final do procedimento, a planilha ficará assim:

4.5.2. Exemplo 2: Vinculando controles de listas Neste exemplo, você aprenderá a vincular uma lista de itens à outra lista de itens. Dessa forma, quando a primeira lista muda de valor, a segunda será carregada com valores relevantes à primeira. Isso pode ser feito de duas maneiras diferentes: por caixas de combinação, intervalos nomeados e a função INDIRETO, ou por validação de dados.

151


4.5.2.1.Primeira abordagem: Caixas de combinação Abra o arquivo Listas Encadeadas.xlsx. A Planilha1 contém o local onde serão desenhadas duas caixas de combinação. A primeira caixa deverá apresentar uma lista inicial. Com base na escolha do item, a segunda caixa exibirá itens relevantes à escolha da primeira. No caso deste exemplo, as listas se encontram na planilha Listas:

O intervalo B5:B8 possui um nome: Lista_Principal. Esse será o intervalo que irá preencher a primeira caixa de combinação e representa as categorias de produtos. Os demais intervalos deverão ter um nome que coincida com os itens da lista principal. Eles representam produtos de uma mesma categoria. Siga os passos adiante para executar o exemplo: 1. Vá à Planilha1 e desenhe dois controles do tipo Caixa de Combinação, coincidindo com as bordas das células D5 e D8 (use a tecla ALT para auxiliar o encaixe com as linhas de grade); 2. Formate as propriedades da primeira caixa: Intervalo de entrada: Lista_ Principal; Vínculo da célula: F5; Sombreamento 3D. Após formatado, esse controle já exibirá os itens da lista principal;

152


4

3. Formate as propriedades da segunda caixa: Vínculo da célula: F8; Sombreamento 3D. O intervalo de entrada necessita, antes, de uma fórmula nomeada; 4. Selecione um item da primeira lista. O número do item aparece na célula F5; 5. Na célula H5, escreva a fórmula que recupera o item da lista principal, cuja posição está em F5: =ÍNDICE(Lista_Principal; F5)

6. Volte à planilha Listas e crie quatro tabelas, uma para cada lista. O nome de cada uma deverá ser idêntico aos nomes da lista principal (use como nome da tabela o título de cada lista). Cuidado ao nomear cada tabela: na guia Ferramentas de Tabela, subguia Design, grupo Propriedades, digite o nome na caixa Nome da Tabela e tecle ENTER;

153


7. Volte à Planilha1. Acione o Gerenciador de Nomes por meio do atalho CTRL + F3. Aproveite para checar se os quatro nomes de tabela estão criados corretamente, além do nome do intervalo da Lista_Principal:

8. Clique no botão Novo para abrir a caixa de diálogo Novo Nome. Na caixa Nome, escreva Lista_Secundária e limpe a caixa Refere-se a:

9. O nome Lista_Secundária será definido como Intervalo de entrada para a segunda caixa de combinação. A fórmula na caixa Refere-se a deve apontar para o valor da célula H5 para usá-lo como o intervalo que será carregado na segunda lista. Como o conteúdo é um texto, ele precisa ser transformado em intervalo físico. Isto é feito com a função INDIRETO. Digite a fórmula a seguir: =INDIRETO(Plan1!$H$5)

10. Clique em OK para encerrar e feche o Gerenciador de Nomes; 11. Finalmente, o nome Lista_Secundária precisa ser associado à segunda lista. Altere as propriedades da segunda caixa de combinação e, na caixa Intervalo de entrada, escreva Lista_Secundária. Clique em OK para encerrar;

154


4

12. Faça um teste: mude o valor da primeira caixa de combinação e veja se a segunda carrega automaticamente os itens relevantes à primeira; 13. Escreva, na célula H8, a fórmula que recupera o item da lista secundária, cuja posição está em F8: =ÍNDICE(Lista_Secundária; F8)

14. Salve o arquivo. Sua planilha deverá ficar como na imagem a seguir:

As colunas da letra F em diante podem ficar ocultas, pois o usuário não precisa ter acesso a essas informações, apenas às caixas de combinação.

4.5.2.2.Segunda abordagem: Validação de dados Na Planilha2, você encontrará uma situação parecida com a da planilha anterior:

155


Desta vez, você aplicará apenas duas validações de dados por lista: uma na célula D5, usando o intervalo Lista_Principal, e outra na célula D8, usando o texto de D5 para obter a referência ao intervalo real. Siga os passos adiante: 1. Na célula D5, aplique a seguinte validação de dados:

2. Escolha, na célula D5, um item dessa lista associada; 3. Na célula D8, aplique a seguinte validação de dados:

156


4

4. Agora, teste as células validadas: escolha outro item na célula D5. Ao clicar na célula D8 e ativar o botão de lista, você verá os itens pertinentes à categoria escolhida na lista anterior:

Apesar de a segunda maneira de criação de listas encadeadas ser mais simples, a lista secundária não atualiza automaticamente quando a lista principal é alterada. Será necessário clicar no botão da célula com a lista secundária para acessar os itens correspondentes ao que foi escolhido na lista principal. Porém, esse método oferece maior controle na formatação de texto dentro da célula validada (as caixas de combinação não permitem alteração no tamanho da fonte).

157


Pontos principais Atente para os tópicos a seguir. Eles devem ser estudados com muita atenção, pois representam os pontos mais importantes do capítulo.

158

•

Controles de formulário são objetos que você manipula diariamente em seu computador, por exemplo, caixas de diálogo e formulários de cadastramento na Internet. Esses controles podem ser desenhados na planilha com a finalidade de acrescentar interatividade às fórmulas, permitido que o usuário mude condições ou escolha itens específicos;

•

Um formulário em planilha com aspecto profissional possui controles bem alinhados e distribuídos uniformemente. Isso facilita a separação visual das informações;

•

É possível usar controles de formulário para ativar ou desativar formatações condicionais. Isso é útil porque você poderá até controlar se deseja ver determinados destaques ou não no seu dashboard;

•

Você também pode vincular uma lista de itens à outra, através de caixas de combinação (listas suspensas) ou por validação de dados. Dessa forma, quando a primeira lista muda de valor, a segunda é carregada com valores relevantes à primeira.


4



1. Qual é o controle de formulário que define grupos de botões de opção?

☐

a) Caixa de Combinação

☐

b) Caixa de Listagem

☐

c) Barra de Rolagem

☐

d) Botão de Rotação

☐

e) Caixa de Grupo

2. Qual das alternativas a seguir está correta sobre o controle Caixa de Combinação?

160

☐

a) Permite a escolha de um item em uma lista e é ideal quando há pouco espaço no formulário, pois exibe os itens em uma lista drop-down.

☐

b) Permite a escolha de vários itens em uma lista, exibindo todos de uma vez.

☐

c) Exibe múltiplas opções com botões individuais circulares e apenas um desses botões pode estar marcado.

☐

d) Permite ativar ou desativar uma opção (VERDADEIRO ou FALSO).

☐



4

3. Quais propriedades são comuns a quase todos os controles?

☐

a) Intervalo de entrada e Linhas suspensas.

☐

b) Vínculo da célula e Sombreamento 3D.

☐

c) Linhas suspensas e Vínculo da célula.

☐

d) Intervalo de entrada e Alteração incremental.

☐


4. Qual o controle típico para acionar uma macro existente no arquivo?

☐

a) Caixa de Combinação

☐

b) Botão de Rotação

☐

c) Botão

☐

d) Botão de Opção

☐


161


5. Qual a alternativa correta?

162

☐

a) Controles de formulário podem ser desenhados na planilha e permitem interatividade através de células vinculadas.

☐

b) Para fazer o alinhamento e a distribuição dos controles num formulário, pode-se usar as opções da guia Ferramentas de Desenho / subguia Formatar / grupo Organizar.

☐

c) Ao desenhar ou redimensionar um controle, para fazer com que suas bordas coincidam com as linhas de grade, deve-se manter a tecla ALT pressionada.

☐

d) Um grupo de Botões de Opção permite que vários deles estejam selecionados.

☐

e) As alternativas A, B e C estão corretas.

Controles de formulário Mãos à obra!

4


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 4 – Controles de formulário. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário.

Laboratório 1 A – Caixas de seleção em um calendário 1. Abra o arquivo Calendário.xlsx. A planilha exibe um calendário anual, calculado em função da célula F4 (nomeada como Ano):

O objetivo deste exercício é usar as duas caixas de seleção desenhadas acima do calendário para controlar duas regras de formatação condicional, aplicando-as a todo o calendário (B9:M39). Sendo assim, considere as seguintes premissas:

164

•

Se a caixa Destacar os finais de semana estiver marcada, o calendário deverá pintar de cinza claro todas as células de data que caírem num sábado ou domingo e que não estiverem vazias (valor>0);

•

Se a caixa Destacar o dia de hoje estiver marcada, a célula de data que for igual ao dia de hoje deverá ficar com o texto na cor vermelha e em negrito. Além disso, a borda da célula deverá ficar vermelha também e o interior da célula, amarelo claro.


4

As células vinculadas estão na coluna O e os controles já estão com essa atribuição. 2. Depois de configurar as duas caixas de seleção, desenhe, próximo à célula Ano, um controle de Botão de Rotação para que a célula aumente ou diminua um ano de cada vez, variando de 2000 a 2099; 3. No final, desenhe uma Barra de Rolagem horizontal, abaixo da célula Ano, para que você consiga mudar rapidamente o ano. Ela deve variar de um em um ano e, no valor de mudança de página, de 10 em 10 anos. A variação também deve ser de 2000 a 2099:

165

Gráficos avançados 9 9 9

Além do básico; Destacando valores; Parametrizando gráficos.


5.1. Introdução A combinação dos gráficos com outros recursos que você aprendeu tornam o seu dashboard uma ferramenta interativa e intuitiva para quem vai operá-lo, principalmente, para os gestores. Este capítulo apresentará técnicas avançadas para a criação de gráficos para o seu painel de indicadores, incluindo a elaboração de gráficos que simulam termômetros e velocímetros.

5.2. Além do básico Este tópico pretende rever alguns recursos na montagem de gráficos que se mostram úteis em determinadas situações, além de apresentar algumas dicas e truques para que você obtenha o efeito desejado no seu painel de indicadores.

5.2.1. Gráficos de combinação Quando uma série de dados representa valores muito pequenos e outra série valores muito grandes, dificilmente os valores pequenos poderão ser vistos no gráfico. Nesse caso, a melhor abordagem é fazer com que essa série exiba seus valores em outro eixo vertical, chamado eixo secundário. Dessa maneira, é possível acompanhar duas ordens de grandeza diferentes sobre o mesmo eixo horizontal. É possível, também, que as duas séries sejam representadas com tipos diferentes de gráficos. Esses são os gráficos de combinação e, geralmente, misturam gráficos de coluna e linha ou gráficos de coluna e área.

168

Gráficos avançados

5

Para acompanhar esta atividade, abra o arquivo Gráficos Avançados.xlsx da pasta referente ao Capítulo 5 e abra a planilha Clientes Clientes::

O objetivo é acompanhar a variação da receita bruta de uma empresa contra a expansão ou retração da base de clientes ao longo de 12 meses. Observe que as duas colunas de valores representam grandezas completamente diferentes. Siga os próximos passos para acompanhar esta atividade: 1. Clique dentro da tabela de valores e, na guia Inserir Inserir,, no grupo Gráficos Gráficos,, clique no botão Inserir Gráfico de Combinação: Combinação:

169


2. Escolha o tipo Coluna Clusterizada – Linha no Eixo Secundário. Secundário. O gráfico é desenhado no meio da planilha:

3. Selecione o título do gráfico. Depois, clique na Barra de fórmulas, fórmulas, digite o sinal de igual (= (=), clique na célula B1 B1 e e tecle ENTER. Isso irá associar o título do gráfico com o conteúdo da célula A1 A1:: Receita Bruta × Base de Clientes; Clientes; 4. Os valores do eixo vertical estão ocupando muito espaço. Aplique Apli que um clique duplo em um dos valores do eixo vertical. O painel Formatar Eixo aparece Eixo aparece à direita. Em Unidades de Exibição, Exibição, escolha Milhões Milhões;; 5. Movimente e redimensione o gráfico para se parecer com a imagem a seguir. Use a tecla ALT para facilitar o alinhamento com as linhas de grade. Desligue as linhas de grade no final:

170


5

6. Salve o arquivo. Para representar valores bastante diferentes em seu gráfico, muitas vezes, faz mais sentido escolher uma série que seja distinta das demais e mudar o tipo de gráfico somente para aquela série. O Excel é capaz de combinar diferentes tipos de gráfico no mesmo local. Os mais usados para esta combinação são o gráfico de colunas e o gráfico de linhas, conforme você pôde notar no exercício que acabou de executar. Você também pode alterar manualmente o tipo de gráfico apenas para uma série de dados: selecione essa série e, na guia Ferramentas de Gráfico / Gráfico / subguia Design / Design / grupo Tipo Tipo,, clique em Alterar Tipo de Gráfico e Gráfico e escolha o que julgar mais adequado:

A caixa de diálogo Alterar Tipo de Gráfico mostra Gráfico mostra uma prévia do gráfico e também permite que você escolha o tipo para cada série e decida se determinada série usará o eixo secundário.

171


5.2.2. Criando minigráficos Em um dashboard, no qual espaço é fundamental, os minigráficos são bastante úteis. Eles representam graficamente um intervalo de células por meio de uma imagem dentro de uma única célula. Na guia Inserir Inserir,, grupo Minigráficos Minigráficos,, há três tipos de minigráficos: Linha Linha,, Coluna e Coluna e Ganhos/Perdas Ganhos/Perdas::

Para acompanhar esta atividade, use o arquivo Gráficos Avançados.xlsx e Avançados.xlsx e abra a planilha Minigráficos Minigráficos::

Cada linha de dados terá um minigráfico desenhado na célula correspondente na coluna O. Siga os passos adiante: 1. Na guia Inserir Inserir,, no grupo Minigráficos Minigráficos,, escolha Linha Linha;;

172


5

2. Na caixa de diálogo Criar Minigráficos, Minigráficos, especifique o Intervalo de dados como B5:M11 B5:M11 e e o Intervalo de Locais como Locais como O5:O11 O5:O11.. Este último representa o local em que os minigráficos serão desenhados:

3. Clique em OK OK para para criar os minigráficos. Na faixa de opções, surge a guia Ferramentas de Minigráfico e Minigráfico e sua subguia Design Design::

4. No grupo Mostrar Mostrar,, marque as caixas Ponto Alto e Alto e Ponto Baixo; Baixo; 5. Se desejar, no grupo Estilo Estilo,, escolha um dos estilos existentes; 6. No grupo Estilo Estilo,, clique no botão Cor do Marcador. Marcador. Selecione o item Ponto Alto e Alto e escolha a cor verde;

173


7. Clique no botão Cor do Marcador. Selecione o item Ponto Baixo e escolha a cor vermelha:

8. Troque o Tipo de minigráfico para Coluna:

A segunda tabela representa a variação percentual, mês a mês, referente aos números da tabela anterior. Portanto, em alguns meses, houve ganho (valores positivos), enquanto que em outros meses houve perda (valores negativos).

174


5

9. Selecione o intervalo B16:M22 e insira um minigráfico de Ganhos/Perdas no intervalo O16:O22. Nos minigráficos, o bloco azul na parte superior indica que houve ganho naquele mês, bloco vermelho na parte inferior indica que houve perda naquele mês e bloco ausente no mês indica que não houve ganho e nem perda;

10. Salve o arquivo.

5.2.3. Colunas “flutuantes” A próxima técnica mostra como plotar somente as diferenças entre duas séries. Ainda no arquivo Gráficos Avançados.xlsx, vá até a planilha Variação:

175


O gráfico representa a variação de temperaturas máximas e mínimas ao longo de 12 meses. A representação não é ideal, pois ambas as séries partem do zero, o que não reflete a realidade nessa situação. Esse gráfico deverá mostrar colunas variando do mínimo ao máximo do mês, sem partir do zero, e usar apenas uma coluna. Neste caso, o que deverá ser plotado será apenas a diferença entre a temperatura máxima e a mínima. Mas só uma série com essa diferença não basta porque, para cada mês, o valor já deve partir da temperatura mínima e não do zero. O problema será solucionado com duas séries em um gráfico de colunas empilhadas: •

Série 1: Mínima (deverá ficar invisível, pois apenas define onde a mesma coluna da Série 2 começará em cima desta);

•

Série 2: Máxima – Mínima (a subtração das duas).

A Série 2 não existe na planilha, mas poderá ser facilmente criada. Siga os passos para resolver este exercício: 1. Copie toda a formatação da linha 7 para a linha 8 (você pode usar o Pincel de Formatação na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência); 2. Na célula B8, digite Variação (°C); 3. Em C8, digite a fórmula =C6-C7 e faça uma cópia dela até a célula N8:

176


5

4. Selecione o gráfico. Você notará que os três intervalos envolvidos estão indicados na tabela com bordas coloridas:

5. Leve o ponteiro do mouse até o contorno do intervalo vermelho (nomes das séries) ou azul (valores das séries), mas não nos cantos. Em seguida, arraste esses contornos uma linha para baixo:

Ao soltar o botão do mouse, o gráfico já reflete o desenho dessas duas séries. A série Máxima já não aparece mais. 6. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Design, grupo Tipo, clique no botão Alterar Tipo de Gráfico; 7. Selecione o tipo Coluna Empilhada e clique em OK:

8. A única série que interessa é Variação (°C). A série Mínima deverá ficar invisível. Selecione a série Mínima (a série de baixo);

177


9. Com a série Mínima selecionada, na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Estilos de Forma, clique no botão Preenchimento da Forma e clique em Sem Preenchimento. Se as colunas possuem contorno, será necessário também remover o contorno da série Mínima (°C); 10. Exclua a legenda do gráfico. Ela não será necessária, uma vez que apenas a série que representa a variação estará visível; 11. Tenha em mente que as linhas usadas para fornecer valores ou rótulos ao gráfico podem ficar ocultas na planilha, porém, os gráficos também deixam de exibir os valores quando isto acontece. Para prevenir que uma ou mais séries desapareçam quando você ocultar as linhas, clique sobre o gráfico com o botão direito do mouse e escolha Selecionar Dados. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa de seleção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas:

12. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurações de Células Ocultas e Vazias e em OK novamente para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados;

178


5

13. Opcionalmente, formate a série da Variação (°C) como desejar; 14. Agora, você adicionará rótulos de dados que indicarão a temperatura mínima: selecione a série Mínima (°C) que, no momento, está “invisível”. Em seguida, clique no botão Elementos do Gráfico, que aparece à direita do gráfico, selecione Rótulos de Dados e, depois, Extremidade Interna:

Como a série Máxima (°C) não está plotada e você precisará dos rótulos dela, será necessário um pequeno truque para exibir rótulos acima da série Variação (°C): adicionar a série Máxima (°C) ao gráfico, transformando-a depois em gráfico de linha. Dessa forma, você pode usar os rótulos e, finalmente, ocultar a linha. 15. Clique sobre o gráfico com o botão direito do mouse e escolha Selecionar Dados. Em Entradas de Legenda (Série), clique no botão Adicionar. Em Nome da série, clique na célula B6 que contém o texto Máxima (°C). Em Valores da série, apague o conteúdo dessa caixa e selecione os 12 valores de temperatura máxima:

16. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Editar Série e em OK novamente para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados; 17. Selecione a série Máxima (°C);

179


18. Em Ferramentas de Gráfico, guia Design, clique no botão Alterar Tipo de Gráfico. O tipo Combinação aparece selecionado:

19. Clique em OK para aplicar a alteração na série; 20. Selecione a série Máxima (°C), agora representada como uma linha; 21. No botão Elementos do Gráfico, clique na seta de Rótulos de Dados e selecione o posicionamento Acima:

22. Selecione a série Máxima (°C). Em Ferramentas de Gráfico, guia Formatar, botão Contorno da Forma, escolha Sem contorno;

180


5

23. No botão Elementos do Gráfico, desligue o Eixo Vertical Principal; 24. Oculte a linha 8 da planilha:

25. O gráfico está concluído. Salve o arquivo.

5.2.4. Gráfico de Gantt Usando a mesma técnica do tópico anterior, é possível construir, no Excel, um gráfico de Gantt simplificado. O gráfico de Gantt é usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representam o início e fim de cada etapa (ou atividade) e aparecem como barras horizontais no gráfico. O eixo horizontal representa o tempo total de duração do projeto. No arquivo Gráficos Avançados.xlsx, abra a planilha Gantt. A tabela possui uma lista de atividades, a data de Início de cada uma e a Duração em dias. A data de Término é calculada com uma simples adição (Início + Duração). Siga as etapas para construir este gráfico de Gantt simplificado: 1. Clique fora da tabela, na célula H5. A inserção de um gráfico sem identificação automática das séries permite um maior controle sobre os valores e rótulos;

181


2. Na guia Inserir, grupo Gráficos, insira um gráfico de Barras Horizontais 2D Empilhadas:

3. Uma área em branco é desenhada no centro da planilha. Em Ferramentas de Gráfico, guia Design, grupo Dados, clique em Selecionar Dados:

182


5

4. Em Entradas de Legenda (Série), clique em Adicionar. Em Nome da série, na caixa de diálogo Editar Série, clique na célula D5 (Início). Em Valores da série, selecione o intervalo D6:D11:

5. Clique em OK para encerrar a primeira série e clique em Adicionar novamente. Em Nome da série, clique na célula E5 (Duração). Em Valores da série, selecione o intervalo E6:E11:

6. Clique em OK para encerrar. Em Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias), clique em Editar. Em Intervalo do rótulo do eixo, selecione o intervalo com os nomes das tarefas:

7. Clique em OK para encerrar. Clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas, para que as séries não desapareçam caso algumas colunas fiquem ocultas:

8. Clique em OK para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados;

183


9. Reposicione o gráfico entre as linhas 3 e 12 e entre as colunas H e P, conforme a imagem a seguir:

10. Para acertar a ordem das atividades no gráfico, aplique um clique duplo em um dos rótulos de atividade. No painel Formatar Eixo, em Opções de Eixo, marque a opção Categorias em ordem inversa. Agora, a ordem corresponde à da tabela e as datas estão na parte superior; 11. Selecione a Série 1 (barras azuis). Em Ferramentas de Gráfico, guia Formatar, grupo Estilos de Forma, clique no botão Preenchimento da Forma e escolha Sem preenchimento; 12. Aplique um clique duplo nos rótulos do eixo horizontal (datas). No painel Formatar Eixo, clique no ícone Opções de Eixo. Agora, será necessário restringir o gráfico entre a data de início da primeira atividade e a data de término da última atividade. Como os valores de mínimo e máximo do eixo horizontal não aceitam fórmulas, esses números precisam ser editados manualmente; 13. Na seção Limites, em Mínimo, escreva 13/02/2017 (início da primeira atividade) e, em Máximo, escreva 03/06/2017 (final da última atividade). Note que as datas são convertidas para números seriais (datas sem formato); 14. Em Unidades, digite 7 como Principal (1 semana) e 1 para Secundária (1 dia); 15. Mais abaixo, em Número, campo Tipo, escolha o formato para data curta: 14/3 (dia e mês numéricos);

184


5

16. Ainda com o eixo das datas selecionado, vá à guia Página Inicial. Diminua a fonte para 8 pontos e ative o negrito; 17. Pelo botão Elementos do Gráfico, ligue as linhas de grade verticais secundárias; 18. Selecione o gráfico e deixe-o sem preenchimento e sem contorno; 19. Se desejar, faça um ajuste fino nas bordas superior e inferior do gráfico para que as barras coincidam com as linhas de atividades na tabela; 20. Desligue as linhas de grade e aplique outros formatos, caso deseje; 21. Salve o arquivo. No final, a planilha ficará assim:

Como as atividades já estão relacionadas na coluna C, você pode até desativar o eixo vertical do gráfico e encostá-lo à tabela de valores:

185


Existem outras maneiras de construir um gráfico de Gantt, inclusive, usando as próprias células da planilha, as quais são pintadas ou não, dependendo de formatação condicional que se baseia nas datas. Qualquer que seja a técnica empregada, nenhuma substitui completamente o software Microsoft Project, o qual se propõe ao gerenciamento completo de projetos.

5.3. Destacando valores O destaque de valores na planilha pode ser feito facilmente com formatação normal ou com formatação condicional. Porém, para destacar um ou mais pontos de dados em um gráfico, baseando-se em uma condição, será necessário usar alguns truques para você atingir o efeito desejado. Normalmente, esses truques envolvem o uso de séries que ficarão ocultas ou sobreposição de gráficos.

5.3.1. Exemplo 1: Destacando uma coluna Para esta atividade, use o arquivo Gráficos Avançados.xlsx e vá até a planilha Destaque 1:

186


5

Essa planilha possui uma tabela de valores, os quais já estão representados em um gráfico de colunas agrupadas. O objetivo desta atividade é o seguinte: ao escolher um novo mês na célula C4, somente a barra correspondente ao mês será destacada com uma cor diferente e o rótulo de dados daquele mês também será destacado com um texto maior e com negrito aplicado. A solução se baseia no conceito simples de plotar duas séries (em vez da série original): •

Série 1: Todos os valores, exceto o do mês indicado em C4, o qual ficará zerado no ponto do gráfico correspondente a ele:

•

Série 2: Somente o valor do mês indicado; os demais ficarão zerados:

A sobreposição ou empilhamento das duas séries dará o efeito desejado. Acompanhe a resolução com os passos a seguir.

187


1. Crie, abaixo da tabela, duas novas linhas e formate-as como a linha 7 (use o Pincel de Formatação para facilitar):

2. Na célula C8, digite a fórmula que repete o valor de C7, se o mês desta coluna for diferente do mês indicado em C4. Caso contrário, deverá trazer 0. Depois, copie-a até a coluna N: =SE(C6<>$C$4; C7; 0)

3. Na célula C9, digite a fórmula que repete o valor de C7, se o mês desta coluna for igual ao mês indicado em C4. Caso contrário, deverá trazer 0. Depois, copie-a até a coluna N: =SE(C6=$C$4; C7; 0)

4. Observe as duas novas séries nas linhas 8 e 9. Elas substituirão a série Valor que existe atualmente no gráfico. Essas linhas ficarão ocultas no final:

188


5

5. Selecione o gráfico. Em Ferramentas de Gráfico, guia Design, grupo Dados, clique no botão Selecionar Dados. Clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas, para que as séries não desapareçam quando as linhas 8 e 9 ficarem ocultas:

6. Clique em OK para fechar essa caixa e em OK novamente para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados; 7. Agora, você precisa modificar as séries plotadas: sai Valor e entram Série 1 e Série 2. Você pode fazer isto facilmente pelo mouse. Mantenha o gráfico selecionado e observe os intervalos realçados na tabela, através de contornos coloridos e alças de redimensionamento:

8. Leve o ponteiro do mouse até o contorno azul do intervalo dos valores, arraste uma linha para baixo e solte o botão do mouse:

9. O gráfico plota agora a Série 1. Para incluir a Série 2, arraste uma das cantoneiras do intervalo de dados uma linha para baixo:

10. Aplique um clique duplo em uma das barras da Série 1 para abrir à direita o painel Formatar Séries de Dados;

189


11. Em Opções de Série, em Sobreposição de Séries, defina 100% e, em Largura do Espaçamento, defina 100%:

12. Desmarque a Série 1 e selecione o gráfico todo, clicando em sua moldura. Clique no botão Elementos do Gráfico e ative Rótulos de Dados. Todos os rótulos serão mostrados:

190


5

13. Selecione os rótulos da Série 2. Na guia Página Inicial, grupo Fonte, defina o tamanho de 14 pontos e negrito. Observe que todos os valores zerados aparecem nos rótulos de dados também. Eles serão escondidos agora;

14. Na tabela de dados, selecione os valores numéricos do intervalo C7:N9. Dentro do intervalo selecionado, clique com o botão direito do mouse e selecione Formatar células. Na guia Número, escolha a categoria Personalizado e, na caixa Tipo, digite o seguinte formato: Geral;Geral;;

Um formato personalizado pode conter até 4 partes, cada uma separada com um ponto e vírgula. A primeira parte é o formato para números positivos, a segunda para números negativos, a terceira para valores nulos e a quarta para textos. No exemplo apresentado, o objetivo é omitir a exibição dos valores nulos e de textos. Portanto, a terceira e quarta partes do formato são deixadas vazias. O efeito é o de esconder valores zerados e isso é refletido nos rótulos de dados também.

191


15. Clique no botão Elementos do Gráfico e desative o Eixo Vertical Principal e as Linhas de Grade; 16. Oculte as linhas 8 e 9; 17. Se desejar, formate a Série 1 e a Série 2 com outras cores e efeitos; 18. No final, seu gráfico destacará apenas o mês selecionado em C4. Experimente outros meses e observe o efeito:

19. O gráfico está terminado. Salve o arquivo.

Caso você queira que o mês atual seja selecionado automaticamente, na célula C4, digite a fórmula =MAIÚSCULA(TEXTO(HOJE();"mmm")).

192


5

Sugestão de preenchimento das séries: Escolha a mesma cor para as duas séries. Na cor de preenchimento da Série 1, aplique transparência de 50%. Dessa forma, somente o ponto de destaque ficará com cor 100% opaca; os demais pontos ficarão transparentes.

193


5.3.2. Exemplo 2: Destacando um ponto em gráfico de linhas No mesmo arquivo Gráficos Avançados.xlsx, vá para a planilha Destaque 2. Nela, há outra técnica para destaque do mês selecionado. Altere o mês em C4 e observe como esse destaque aparece no gráfico:

Características desse gráfico:

194

•

Esse é, na realidade, um gráfico de combinação. Há 5 séries plotadas: 4 representam os produtos e estão como gráfico de linhas. A quinta série (Destaque) está em uma linha oculta da planilha (linha 11) e suas 12 células de valor possuem uma fórmula que exibe 0 (se não for a coluna do mês escolhido) ou 1 (se for a coluna do mês escolhido);

•

Os valores da série Destaque estão como gráfico de colunas empilhadas, usando o eixo secundário. Os rótulos do eixo secundário foram desativados;

•

O eixo secundário representa valores de 0 a 1, sendo que o ponto máximo está fixado em 1;

Gráficos avançados •

À série Destaque foi aplicada sobreposição de séries em 0% e largura do espaçamento de 0% (a ilusão é que toda a faixa do mês aparece pintada no fundo das linhas);

•

A série Destaque busca seu título da célula C4 e isso se reflete na legenda. Se o mês é alterado, o texto da legenda também se altera.

5

5.3.3. Exemplo 3: Destacando meses de projeção Este exemplo na planilha Destaque 3 usa técnica semelhante ao anterior, porém, a fórmula da série Destaque retorna 0 para os meses que vão do início do ano até o mês escolhido em C4. A fórmula retorna 1 para os meses seguintes (projeção).

195


5.3.4. Exemplo 4: Destacando meses de projeção Neste próximo exemplo (planilha Destaque 4), os destaques ficam por conta da alteração na formatação das próprias linhas. Como o efeito resulta da superposição de gráficos, uma parte dos pontos usa linha cheia, outra parte, linhas tracejadas. Verifique as linhas ocultas na planilha para visualizar as séries e fórmulas (use os botões [+] e [–] na estrutura de tópicos criada).

5.3.5. Controlando séries com caixas de seleção Outra técnica interessante é a que permite que você controle quais séries deseja exibir no gráfico. Dessa maneira, você pode comparar produtos de dois em dois, ou visualizar uma região por vez. Tudo isso sem precisar criar tabelas dinâmicas, aproveitando controles de formulário já construídos no dashboard. As caixas de seleção são intuitivas porque ativam ou desativam algo. Neste caso, cada série na planilha terá uma caixa de seleção associada a ela. Quando essa caixa estiver selecionada, a série aparecerá no gráfico; se estiver desativada, ela não aparecerá.

196


5

No arquivo Gráficos Avançados.xlsx, vá até a planilha Seleção:

Nela, você verá a tabela que gerou o gráfico de linhas com quatro séries de valores (regiões), as quais terão sua exibição no gráfico controlada por caixas de seleção, as quais já estão desenhadas no lado esquerdo de cada célula que possui o nome da região, na coluna B. Essas caixas de seleção estão sem o texto dos controles porque os textos das 4 células de região foram aproveitados. A coluna P contém quatro células que estão vinculadas a cada caixa de seleção desenhada sobre a planilha. Essas células já estão nomeadas: ExibirNorte, ExibirSul, ExibirLeste, ExibirOeste. No final do processo, a coluna P ficará oculta. Acompanhe a resolução dessa técnica pelos passos a seguir: 1. Crie quatro nomes de intervalos para as regiões existentes: selecione o intervalo B6:N9. Como a célula B6 contém um controle de formulário sobre ela, você pode fazer a seleção de trás para frente, partindo de N9. Na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clique no botão Criar a Partir da Seleção:

197


2. Mantenha selecionada somente a opção Coluna esquerda e clique em OK. O Excel criou automaticamente quatro nomes de intervalos: Norte, Sul, Leste e Oeste, baseados na seleção; 3. Selecione o intervalo C10:N10 e crie um nome para ele: Vazio. Ele será usado para não plotar uma determinada série. A lógica usada aqui, usando como exemplo a região Norte será: se a caixa de seleção da região Norte estiver marcada, então, o intervalo Norte será usado; caso contrário, o intervalo Vazio será usado; 4. Como os intervalos que definem as séries para os gráficos não podem conter fórmulas (apenas intervalos e nomes), será necessário criar quatro fórmulas nomeadas. Esses nomes é que serão usados para definição dos intervalos de cada série. Para criar os nomes, acione o Gerenciador de Nomes (CTRL + F3) e clique no botão Novo; 5. Na caixa Nome, digite PlotarNorte e, na caixa Refere-se a, digite a fórmula: =SE(ExibirNorte; Norte; Vazio)

Ou seja, a fórmula diz: “se o valor da caixa de seleção da região Norte (célula nomeada como ExibirNorte) contiver o valor VERDADEIRO, então, o intervalo usado para a plotagem será o de nome Norte, caso contrário, será o de nome Vazio”.

6. Clique no botão Novo. Na caixa Nome, digite PlotarSul e, na caixa Refere-se a, insira a fórmula: =SE(ExibirSul; Sul; Vazio)

198


5

7. Clique no botão Novo. Na caixa Nome, digite PlotarLeste e, na caixa Referese a, digite a fórmula: =SE(ExibirLeste; Leste; Vazio)

8. Clique no botão Novo. Na caixa Nome, digite PlotarOeste e, na caixa Referese a, digite a fórmula: =SE(ExibirOeste; Oeste; Vazio)

Nos passos anteriores, a função SE foi usada para escolher o intervalo real da série se sua respectiva caixa de seleção estiver ativa, senão, o intervalo Vazio é retornado.

A função SE (além de outras) também pode ser usada para escolher intervalos, não apenas números, textos e fórmulas. 9. Confira todos os nomes existentes e criados por você:

199


10. Feche o Gerenciador de Nomes; 11. Agora, só está faltando associar as quatro séries do gráfico aos quatro nomes que você acabou de criar. Selecione o gráfico e, em Ferramentas de Gráfico, guia Design, grupo Dados, clique no botão Selecionar Dados:

12. Selecione a série Norte e clique em Editar. Na caixa Editar Série, apague o conteúdo da caixa Valores da série do caractere seguinte à exclamação até o final e complete com PlotarNorte. Clique em OK:

13. Selecione a série Sul e clique em Editar. Na caixa Editar Série, em Valores da série, digite =Seleção!PlotarSul e clique em OK; 14. Selecione a série Leste e clique em Editar. Na caixa Editar Série, em Valores da série, digite =Seleção!PlotarLeste e clique em OK; 15. Selecione a série Oeste e clique em Editar. Na caixa Editar Série, em Valores da série, digite =Seleção!PlotarOeste e clique em OK;

200


5

16. Clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas, para que as séries permaneçam sempre visíveis; 17. Clique em OK para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados; 18. Clique fora do gráfico; 19. Experimente as quatro caixas de seleção e veja que só ficarão ativas as linhas das regiões que você selecionar; 20. Conforme as linhas que você selecionou, pode ser que o eixo vertical seja alterado para acomodar os valores das séries escolhidas. Se você achar melhor, fixe o valor máximo do eixo vertical: aplique um clique duplo em um dos rótulos do eixo vertical. No painel Formatar Eixo, em Limites / Máximo digite 450000 e tecle ENTER; 21. Se desejar, oculte a coluna P; 22. Seu gráfico está concluído. Salve e feche o arquivo.

201


5.4. Parametrizando gráficos O termo parametrização se refere à possibilidade de algo ser calculado ou expressado em função de parâmetros, ou seja, valores que governam o resultado do cálculo ou da exibição. Muitas vezes, você pode criar um gráfico muito bom para representar uma informação variando ao longo tempo (eixo horizontal). Porém, quando um gestor (ou você mesmo) necessita alterar o período de exibição desse gráfico, precisa ir até a guia Ferramentas de Gráfico, acessar a subguia Design, clicar no botão Selecionar Dados e, então, modificar manualmente o intervalo de datas e rótulos. Uma abordagem bem mais inteligente seria utilizar um mecanismo por meio do qual você pudesse trocar as datas de início e fim de forma mais intuitiva: usando controles comuns de formulário ou validação de dados por lista. Isso é possível. Este tutorial abordará o uso da função DESLOC para atingir esse objetivo.

5.4.1. Parametrizando com a função DESLOC A função DESLOC, conforme já vista, possibilita a montagem de intervalos dinâmicos quando a lista ou banco de dados está em um intervalo normal (sem ser tratado como tabela).

202


5

A planilha Param do arquivo Gráficos Avançados.xlsx mostra um gráfico de linha com a evolução das vendas ao longo de um período de dois anos, conforme a tabela à direita na imagem a seguir:

O objetivo desta atividade é fazer com que o gráfico mude o intervalo de datas, baseado nos valores digitados em E4 (Data inicial) e H4 (Data final). As colunas M e N podem ficar ocultas no final porque o controle será feito apenas pela alteração das datas. Siga os passos dos itens seguintes para criar os intervalos dinâmicos e associálos ao gráfico.

203


5.4.2. Criando validações por lista A escolha das datas será feita por Validação de Dados. Siga os passos: 1. Clique na célula E4; 2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Validação de Dados. Escolha uma validação do tipo Lista, cuja Fonte é o intervalo das datas M7:M30. Feche a caixa clicando em OK; 3. Clique na célula H4; 4. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Validação de Dados. Escolha uma validação do tipo Lista, cuja Fonte é o intervalo das datas M7:M30. Feche a caixa clicando em OK; 5. Estabeleça, inicialmente, Data inicial = jul/2016 e Data final = dez/2016.

5.4.3. Determinando as posições das datas na tabela Os intervalos dinâmicos usarão as datas especificadas em E4 e H4. Primeiro, será necessário determinar as posições que essas datas ocupam na coluna das datas. Essas posições serão usadas nos parâmetros da função DESLOC. 1. Para determinar qual posição a Data inicial (E4) ocupa na coluna das datas (M7 a M30), digite a seguinte fórmula na célula N2: =CORRESP(E4; M7:M30; 0)

2. Para determinar qual posição a Data final (H4) ocupa na coluna das datas (M7 a M30), digite a seguinte fórmula na célula N3: =CORRESP(H4; M7:M30; 0)

204


5

3. A função DESLOC necessitará da altura do intervalo, a qual é facilmente calculada pela diferença dos valores anteriores + 1. Ou seja: N3 – N2 + 1. Esse “+ 1” representa o intervalo de datas, inclusive a data inicial. Em N4, escreva a fórmula: =N3-N2+1

5.4.4. Corrigindo a validação da Data final Se você experimentar diferentes escolhas para a Data inicial e Data final, poderá observar que, no momento, é possível selecionar uma data final anterior à data inicial, o que não faz sentido. Você precisará fazer uma correção na validação de dados da Data final. Desta vez, a fonte de dados será ainda uma lista, porém, expressa por uma fórmula, a qual deve indicar o intervalo que parte da data seguinte à Data inicial e ir até o final das datas. Será também um intervalo deslocado. Faça a correção: 1. Clique na célula H4; 2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique no botão Validação de Dados. Mantenha a validação por Lista, porém, a Fonte de dados será um intervalo obtido por fórmula. Comece a digitá-la, partindo do primeiro argumento à célula de referência: =DESLOC($M$6;

205


3. O intervalo deverá iniciar no mês seguinte à Data inicial e não há deslocamento horizontal: =DESLOC($M$6; $N$2+1; 0;

4. A altura deverá ser o total de linhas (contagem de datas da coluna M), menos a altura do intervalo calculada na célula N4, menos 1 (para compensar o “+1” do passo anterior). A largura do intervalo é de uma coluna: =DESLOC($M$6; $N$2+1; 0; CONT.NÚM($M:$M)-$N$4-1; 1)

5. Feche a caixa de diálogo clicando em OK; 6. Teste novos valores nas duas listas. Você vai observar que, ao selecionar uma Data inicial, a lista da Data final exibirá apenas as datas que começam pela data seguinte à inicial;

7. Selecione Data inicial = jul/2016 e Data final = dez/2016. Em seguida, selecione Data inicial = jan/2017 e observe que a data final permanece anterior à data inicial. Como o Excel não pode atualizar a data final automaticamente porque não há fórmula na célula H4, você deve selecionar uma nova data final; 8. Salve o arquivo.

206


5

5.4.5. Criando o intervalo das datas 1. Acione o Gerenciador de Nomes pela guia Fórmulas, ou use o atalho CTRL + F3; 2. Na caixa de diálogo Gerenciador de Nomes, clique no botão Novo; 3. No campo Nome, digite Datas; 4. No campo Refere-se a, digite a seguinte fórmula, apontando para os endereços indicados (a referência à planilha Param será sempre adicionada antes da célula clicada): =DESLOC(Param!$M$6; Param!$N$2; 0; Param!$N$4; 1)

Veja a explicação dos argumentos dessa função DESLOC: Argumento Param!$M$6

Param!$N$2

0 Param!$N$4 1

Descrição Célula de referência: A célula de referência usada é a da linha de cabeçalho da coluna Datas. Número de linhas: O intervalo deslocado começa certo número de linhas abaixo da célula de referência. Este número de linhas corresponde à posição que a Data Inicial ocupa na lista de datas. O cálculo foi feito na célula N2. Número de colunas: O intervalo deslocado começa na mesma coluna da célula de referência. Portanto, o deslocamento de coluna é zero. Altura: calculada nesta célula: A altura do novo intervalo é dada por: Posição da Data Final – Posição da Data Inicial + 1. Largura: A largura do novo intervalo é de uma coluna apenas.

5. Clique em OK para concluir a definição do intervalo dinâmico do período.

Quando o intervalo é dinâmico, o Gerenciador de Nomes mostra o valor {...}, o que não é muito significativo. Se você selecionar o nome de um intervalo dinâmico e clicar na caixa Refere-se a, o intervalo ficará realçado para que você verifique se a fórmula aponta realmente para o intervalo correto. 207


5.4.6. Criando o intervalo dos valores Siga os passos para criar o intervalo dos valores: 1. Na caixa de diálogo Gerenciador de Nomes, clique no botão Novo; 2. No campo Nome, digite Valores; 3. No campo Refere-se a, digite a fórmula, apontando para os endereços indicados nela (a referência à planilha Param será sempre adicionada antes da célula): =DESLOC(Param!$N$6; Param!$N$2; 0; Param!$N$4; 1)

Se quiser, copie o texto da fórmula do intervalo Datas para o intervalo Valores e mude apenas a letra M para N no primeiro argumento, pois o restante permanece. Veja a explicação dos argumentos dessa função DESLOC: Argumento Param!$N$6

Param!$N$2

0 Param!$N$4 1

Descrição Célula de referência: A célula de referência usada é a da linha de cabeçalho da coluna Vendas. Número de linhas: O intervalo deslocado começa a certo número de linhas abaixo da célula de referência. Este número de linhas corresponde à posição que a Data Inicial ocupa na lista de datas. O cálculo foi feito na célula N2. Número de colunas: O intervalo deslocado começa na mesma coluna da célula de referência. Portanto, o deslocamento de coluna é zero. Altura: calculada nesta célula. A altura do novo intervalo é dada por: Posição da Data Final – Posição da Data Inicial + 1. Largura: A largura do novo intervalo é de uma coluna apenas.

4. Clique em OK para concluir a definição do intervalo dinâmico dos valores.

208


5

5.4.7. Associando os novos intervalos ao gráfico Para associar os novos intervalos ao gráfico, realize estes passos: 1. Selecione o gráfico; 2. Em Ferramentas de Gráfico, guia Design, clique no botão Selecionar Dados:

3. Na seção Entradas de Legenda (Série), selecione a série Vendas e clique em Editar; 4. Clique no campo Valores da série e apague o intervalo que aparece deixando apenas =Param! (apague o que estiver depois do caractere de exclamação); 5. Complete o restante do intervalo com o nome Valores que você definiu anteriormente:

6. Clique em OK para encerrar a atribuição do intervalo dinâmico aos valores da série;

209


7. Ainda na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, na seção Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias), clique em Editar; 8. Clique no campo Intervalo do rótulo do eixo e apague o intervalo que aparece deixando apenas =Param! (apague o que estiver depois do caractere de exclamação); 9. Complete o restante do intervalo com o nome Datas que você definiu anteriormente:

10. Clique em OK para encerrar a atribuição do intervalo dinâmico aos rótulos do eixo; 11. Ainda na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique em Células Ocultas e Vazias e ative a opção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas. Isso fará com que os dados do gráfico não desapareçam caso você decida ocultar as colunas que contêm o banco de dados (neste caso, colunas M e N);

12. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurações de Células Ocultas e Vazias; 13. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados; Neste ponto, o gráfico já responderá às alterações das células E4 (Data Inicial) e H4 (Período Final), as quais controlam os dois intervalos dinâmicos Datas e Valores. 14. Teste os controles de data.

210


5

5.4.8. Automatizando o título do gráfico Agora que o intervalo foi parametrizado, é possível aproveitar as informações Data inicial e Data final para criar um título automático para o gráfico, como este exemplo: Vendas no Período de jul/2016 a dez/2016

Isso pode ser feito facilmente com a concatenação de textos. As partes usadas serão: Vendas no Período de

E4

a

H4

Na concatenação, os textos fixos são escritos entre aspas e os textos variáveis são obtidos a partir de células existentes. Para automatizar o título deste gráfico: 1. Clique na célula N1, digite a fórmula a seguir e tecle ENTER: ="Vendas no período de " & E4 & " a " & H4

2. Em uma concatenação que envolve números, estes são concatenados sem formato. No caso de datas, o número serial será usado. O resultado fica, por exemplo: Vendas no período de 41456 a 41609. Volte à célula N1, edite a fórmula e use a função TEXTO para aplicar um formato específico às células E4 e H4 que possuem datas: ="Vendas no período de " & TEXTO(E4;"mmm/aaaa") & " a " & TEXTO(H4;"mmm/aaaa")

3. Finalmente, vincule essa célula ao título do gráfico. Para isso, selecione o título do gráfico, clique na Barra de fórmulas, tecle o sinal de igual (=), clique na célula N1 e pressione ENTER; 4. Oculte as colunas M e N; 5. O gráfico parametrizado está concluído. Teste novas datas;

211


6. Salve o arquivo.

212


5


Quando uma série de dados representa valores muito pequenos e outra série valores muito grandes, dificilmente os valores pequenos poderão ser vistos no gráfico. Nesse caso, a melhor abordagem é fazer com que essa série exiba seus valores em outro eixo vertical, chamado eixo secundário. Dessa maneira, é possível acompanhar duas ordens de grandeza diferentes sobre o mesmo eixo horizontal. É possível, também, que as duas séries sejam representadas com tipos diferentes de gráficos. Esses são os gráficos de combinação e, geralmente, misturam gráficos de coluna e linha ou gráficos de coluna e área;

•

Em um dashboard, no qual espaço é fundamental, os minigráficos são bastante úteis. Eles representam graficamente um intervalo de células por meio de uma imagem dentro de uma única célula;

•

O destaque de valores na planilha pode ser feito facilmente com formatação normal ou com formatação condicional. Porém, para destacar um ou mais pontos de dados em um gráfico, baseando-se em uma condição, será necessário usar alguns truques para você atingir o efeito desejado. Normalmente, envolvem o uso de séries que ficarão ocultas ou sobreposição de gráficos;

•

Outra técnica interessante é a que permite que você controle quais séries deseja exibir no gráfico, o que pode ser feito por meio de caixas de seleção, as quais atuam como “interruptores”. Dessa maneira, você pode comparar produtos de dois em dois, ou visualizar uma região por vez. Tudo isso sem precisar criar tabelas dinâmicas, aproveitando controles de formulário já construídos no dashboard;

213


214

•

Muitas vezes, você pode criar um gráfico muito bom para representar uma informação que varia ao longo tempo (eixo horizontal). Porém, quando necessita alterar o período de exibição desse gráfico, precisa ir até a guia Ferramentas de Gráfico, acessar a subguia Design, clicar no botão Selecionar Dados e, então, modificar manualmente o intervalo de datas e rótulos. Uma abordagem bem mais inteligente seria utilizar um mecanismo por meio do qual você pudesse trocar as datas de início e fim de forma mais intuitiva: usando controles comuns de formulário ou validação de dados por lista;

•

A função DESLOC possibilita a montagem de intervalos dinâmicos quando a lista ou banco de dados está em um intervalo normal (sem ser tratado como tabela).

5




1. Qual a melhor forma de representar duas séries de dados que variam com o tempo, sendo uma composta de valores absolutos e a outra composta de porcentagens?

☐

a) Criar um gráfico de pizza para a primeira série e um gráfico de rosca para a segunda série.

☐

b) Usar o eixo primário para a leitura dos valores da primeira série e o eixo secundário para a segunda série.

☐

c) Criar dois gráficos separados, depois mover e sobrepor o segundo ao primeiro.

☐

d) Não é possível representar dois tipos diferentes de informações numéricas no mesmo gráfico.

☐


2. Qual ferramenta permite exibir uma imagem com linhas ou barras dentro de uma única célula capaz de mostrar a variação de valores de um intervalo de células?

216

☐

a) Gráfico dinâmico

☐

b) Gráfico de dispersão

☐

c) Segmentação de Dados

☐

d) Minigráfico

☐



5

3. Para que uma série de dados no gráfico pareça “flutuar”, o que é necessário?

☐

a) Haver uma série invisível (sem preenchimento) abaixo dela.

☐

b) Aplicar efeito 3D.

☐

c) Em Ferramentas de Gráfico, grupo Formatar, clicar no botão Flutuar Série.

☐

d) Não é possível criar o efeito de séries flutuantes.

☐


4. Qual a alternativa que define o gráfico de Gantt?

☐

a) É um gráfico de Pizza modificado.

☐

b) É o mesmo que Histograma.

☐

c) É um gráfico de colunas que relaciona datas e contagem de registros.

☐

d) É um gráfico de barras horizontais, o qual representa uma espécie de cronograma que relaciona atividades, bem como as datas de início e a duração de cada atividade.

☐


217


5. Que técnica pode ser usada para deixar um gráfico mais automático, interativo e intuitivo?

218

☐

a) Células com validação de dados para escolha de valores que afetarão as fórmulas e intervalos usados no gráfico.

☐

b) Controles de formulário, como caixas de seleção para ligar ou desligar séries e caixas de combinação para escolha de opções.

☐

c) Vincular o título do gráfico a uma célula, para que ele mude automaticamente quando essa célula for alterada.

☐

d) Aplicar sobreposição de séries para dar efeito de cores diferenciadas aos pontos de dados.

☐


5

Gráficos avançados Mãos à obra!


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 5 – Gráficos avançados. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 5.xlsx, disponível na pasta de arquivos do Capítulo 5.

Laboratório 1 A - Eixo secundário e combinação de dois tipos de gráficos Abra o arquivo Exercícios de Laboratório.xlsx da pasta de arquivos do Capítulo 5 e vá até a planilha Seguros:

Os dados da tabela representam valores registrados por um corretor de seguros ao longo dos doze meses do ano, considerando o seguinte:

220

•

A série Propostas emitidas indica quantas propostas o corretor emitiu naquele mês;

•

A série Contratos fechados representa a quantidade de propostas que geraram negócios fechados;

•

A série Contratos/Propostas é um cálculo simples de divisão e indica quanto (em %) o corretor conseguiu fechar de negócios naquele mês;

Gráficos avançados •

5

A série Meta representa quanto (em %) o corretor precisa fechar de negócios no mês. Ou seja, 80% das propostas emitidas devem ser convertidas em contratos fechados (porcentagem de atingimento da meta).

Como você pode observar, em alguns meses, o corretor superou a meta. Em outros, ficou abaixo dela. O objetivo deste exercício é plotar as quatro séries, de modo que as duas primeiras estejam representadas como gráfico de colunas agrupadas e as duas últimas na forma de gráfico de linhas com leitura no eixo secundário. Realize as seguintes tarefas neste exercício: 1. Crie um gráfico de combinação, em que as duas primeiras séries serão as quantidades e serão representadas em gráfico de colunas agrupadas com leitura pelo eixo vertical principal. As duas séries de porcentagem serão representadas por gráfico de linhas, com medida pelo eixo secundário; 2. Posicione o gráfico na parte inferior da tabela, redimensionando-o conforme necessário. Faça o alinhamento pelas linhas de grade, de modo que ocupe as mesmas colunas da tabela e escolha a altura que desejar; 3. Mova a legenda para a parte superior e exclua o título do gráfico; 4. Limite o valor máximo do eixo secundário em 100%; 5. Formate a linha da série Meta para que seja vermelha e tracejada; 6. Exiba rótulos de dados somente para o primeiro ponto da linha Meta, posicionando-o na parte de baixo dela (ao selecionar, deixe marcado só o ponto do primeiro mês); 7. Coloque o seguinte rótulo para o eixo vertical principal (esquerdo): Propostas emitidas e Contratos fechados; 8. Coloque o seguinte rótulo para o eixo vertical secundário (direito): Contratos/ Propostas e Meta;

221


9. Se desejar, mude as cores e efeitos das séries Propostas emitidas e Contratos fechados; 10. Mude a orientação da página para Paisagem e faça com que todo o conteúdo seja centralizado e encaixado em uma página; 11. Desative as linhas de grade; 12. Salve o arquivo. No final do exercício, seu gráfico se parecerá com este:

222


5

Laboratório 2 A - Formatação condicional e gráfico de linhas Abra o arquivo Exercícios de Laboratório - Capítulo 5.xlsx da pasta de arquivos do Capítulo 5 e vá até a planilha Temp:

Faça as seguintes tarefas nesta planilha: 1. Aplique às temperaturas da coluna C uma regra de formatação condicional por Barras de Dados com a cor laranja; 2. Aplique às porcentagens de umidade da coluna D uma regra de formatação condicional do tipo Escalas de Cor com as cores verde e amarela; 3. Insira um gráfico de linhas, ajuste-o para que tenha a mesma altura da tabela e coloque-o do lado direito dela, entre as colunas F e M. Faça o ajuste sobre as linhas de grade; 4. Mova a legenda do gráfico para a parte superior;

223


5. Formate a série Umidade para que seus valores sejam lidos no eixo vertical secundário; 6. Formate as duas linhas para que tenham o estilo Linha Suavizada (procure nas opções de formatação da série); 7. Exclua o título do gráfico; 8. Aplique à Área de Plotagem um fundo cinza bem claro (5% ou 10%); 9. Exiba no gráfico também as linhas de grade verticais principais; 10. Clique fora do gráfico. Em Configurações de Impressão, mude a orientação da página para Paisagem e faça todo o conteúdo ser encaixado em uma única folha, centralizado na horizontal e na vertical; 11. Desative as linhas de grade da planilha; 12. Salve o arquivo. No final, sua planilha deve ficar semelhante a esta:

224


5

B - Parametrização de gráfico Sobre a mesma planilha, crie um mecanismo na parte superior do gráfico que permita que você escolha a Data Inicial e a Data Final para a plotagem das curvas. Sugestão: Use validação de dados por lista. Se quiser, aumente um pouco a largura das colunas ou mescle células para que o botão de lista mostre a data completa quando os itens estiverem aparecendo. Use as colunas à direita do gráfico para as células que calcularão as posições (índices) de início e fim do intervalo. Essas colunas poderão ficar ocultas no final.

225

Trabalhando com imagens 9 9 9

Importando imagens; Aplicando imagens aos elementos do gráfico; Imagens dinâmicas.


6.1. Introdução Imagens são compostas por ilustrações, ícones, fotografias, desenhos técnicos etc. Em um dashboard, se usadas de forma controlada, elas completam visualmente a informação, mostrando um logotipo, um ícone ou marca d’água. Evite usar imagens carregadas e que chamem mais atenção que a própria informação que você deseja transmitir.

Em algumas atividades deste tópico, use as imagens que você encontrará na pasta Imagens, dentro de sua pasta com os arquivos de apoio.

6.2. Importando imagens Algumas ilustrações mais simples podem ser feitas dentro da planilha ou importadas de arquivos externos. Use a guia Inserir e grupo Ilustrações para isso. Conforme a resolução de seu monitor, o grupo poderá aparecer com alguns ícones em tamanho pequeno:

O grupo mostra as seguintes opções:

228

•

Imagens: Insere imagens salvas em arquivos. O Office é capaz de importar uma grande variedade de arquivos, incluindo fotos, imagens capturadas, digitalizadas por scanner, ilustrações feitas em outros programas de desenho etc.;

•

Imagens Online: Permite a busca de imagens de Clip-Art no site Office. com, a pesquisa de imagens pelo buscador Bing, ou a localização de algum arquivo em uma conta do SkyDrive. Esta ferramenta também permite buscar imagens em redes sociais, como Facebook ou Flickr. Quando a imagem desejada for encontrada, clique uma vez em sua miniatura e, depois, no botão Inserir. Em alguns segundos, ela será baixada do site e colocada na planilha, a partir da célula ativa;

Trabalhando com imagens •

Formas: Permite que você desenhe uma variedade de formas geométricas prontas. Essas formas podem ser modificadas e formatadas como você desejar, dando um aspecto profissional, incluindo alguns efeitos especiais. As formas geométricas permitem a digitação de texto dentro delas;

•

SmartArt: São formas geométricas prontas e inteligentes. Permitem que você expanda o desenho original, acrescentando novos componentes e textos. Essas formas inteligentes crescem e se reorganizam sozinhas. Com essa ferramenta, você pode desenhar organogramas, diagramas de blocos, mostrar ideias em fluxo e muito mais;

•

Instantâneo: Ao clicar nessa ferramenta, surgirá uma faixa com miniaturas dos programas que estão rodando no momento em seu computador. Ao escolher uma miniatura, a tela desse aplicativo será capturada e colada na planilha.

6

6.3. Aplicando imagens aos elementos do gráfico Este recurso permite que você aplique uma imagem ou ilustração às tradicionais colunas coloridas dos gráficos ou a outro elemento dele. Como exemplo, no arquivo Gráficos com Ilustrações.xlsx, disponível na pasta de arquivos do Capítulo 6, você verá uma planilha com uma tabela simples com valores mensais para uma série de dados:

229


Siga os passos para aplicar imagens às barras e à área de plotagem: 1. Aplique um clique duplo em uma das barras da série Vendas. O painel Formatar Séries de Dados aparecerá à direita, com o ícone Opções de Série já selecionado:

2. Em Opções de Série, Largura do Espaçamento, reduza o valor para 50%. Isso fará com que as barras fiquem mais largas e mais próximas umas das outras; 3. Em Preenchimento (ícone do balde de tinta), marque a opção Preenchimento com imagem ou textura. Você pode escolher preencher as colunas com uma textura disponível, com uma imagem de um arquivo existente, com o conteúdo copiado para a Área de Transferência ou com algum elemento da biblioteca de Clip-Art;

230

Trabalhando com imagens

6

4. Um pouco mais abaixo no painel, clique no botão Arquivo. Na pasta Imagens, localize o arquivo Moedas.png. No painel Formatar Séries de Dados, marque a opção Empilhar para que as imagens não se deformem; 5. Aplique um clique duplo dentro da Área de Plotagem (atrás das linhas de grade). O painel Formatar Área de Plotagem será exibido à direita; 6. Em Preenchimento, selecione a opção Preenchimento com imagem ou textura. Depois, clique no botão Arquivo. Localize, na pasta Imagens, o arquivo Dinheiro.jpg. Defina a porcentagem da Transparência como 80%; 7. Pelo botão Elementos do Gráfico, remova o Eixo Vertical e as Linhas de Grade. Ative a exibição dos Rótulos de Dados na Extremidade Externa. Aumente um pouco o tamanho da fonte dos rótulos de dados; 8. Salve e feche o arquivo. Seu “pictográfico” ficará assim:

Se você encontrar alguma imagem interessante na Internet (que não seja protegida por direitos autorais), você pode clicar nela com o botão direito do mouse e copiá-la. De volta ao Excel, selecione a série de dados e pressione CTRL + V para colar essa imagem copiada. Procure usar imagens pequenas para não aumentar muito o tamanho do arquivo do Excel. 231


6.4. Imagens dinâmicas Uma possibilidade que poucos conhecem é a criação de uma lista com imagens na planilha, as quais podem ser recuperadas por fórmulas e levadas para uma área designada. Quando uma condição muda, a imagem pode mudar também. Essa técnica é conhecida como imagens dinâmicas. Em um dashboard, isso é útil para você recuperar imagens de produtos, logotipos, fotos, ícones etc. A exibição dinâmica de uma imagem é feita dentro de um objeto gráfico que é resultado de uma colagem especial com a opção Imagem. Esse objeto é vinculado a outro local da planilha. Quando há mudança de conteúdo nesse outro local, a imagem reflete esse novo conteúdo. Para que você possa entender como funciona tal técnica, em uma planilha vazia, digite:

Em seguida, selecione os valores e faça uma cópia (CTRL + C). O intervalo de origem ficará com a borda destacada. Clique em D2. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique na seta do botão Colar e escolha o botão Colar Imagem ou o botão Colar Vínculo da Imagem (último botão):

232


6

Aparentemente, o resultado mostra quatro células coladas em outro local. Só que o resultado dessa colagem é um objeto gráfico. Observe, na Caixa de nome, a indicação Imagem 1 (pode ser outro número). Note também, na Barra de fórmulas, a referência =$B$4:$B$7, que representa o vínculo ao local de origem. Ou seja, no momento, essa imagem está mostrando o conteúdo de quatro células e está vinculada a esse intervalo. Por ser uma imagem, ela pode até ser girada pela alça de rotação:

Agora, selecione novamente B4:B7 e aplique negrito e outra cor de texto. Você verá que a imagem reflete essa mudança. Vá mais além: na guia Inserir, no grupo Ilustrações, clique em Formas e escolha uma Elipse. Desenhe uma elipse dentro do intervalo B4:B7:

233


Conclusão: tudo o que estiver dentro do intervalo B4:B7será exibido também dentro do objeto gráfico. Agora, você usará esse tipo de objeto para associá-lo a células que contenham imagens sobre elas. A diferença é que, ao contrário do intervalo fixo do exemplo anterior, o intervalo será dinâmico, variando conforme as opções escolhidas.

Você usou essa região colada como imagem, mas também poderia ter usado uma imagem tipo bitmap inserida na planilha (JPG, PNG, GIF). Na verdade, essa imagem serve como uma tela de projeção, que exibe o conteúdo do intervalo vinculado. Existem algumas formas diferentes de criação de imagens dinâmicas. Você verá uma das abordagens para sua construção, usando o arquivo Imagens Dinâmicas.xlsx, disponível na pasta de arquivos do Capítulo 6. Esse arquivo é composto de três planilhas. A planilha Consulta possui um local que simula um quadro de consulta de valores de uma base de dados:

Observe que:

234

•

A célula C6 (nomeada como Ano) foi validada com uma lista chamada Anos;

•

A célula D6 (nomeada como País) foi validada com uma lista chamada Países;

Trabalhando com imagens •

6

As células D8 e D10 contêm funções de banco de dados que somam os valores correspondentes, obtidos da Tabela1 (planilha Dados), em função da área de critérios C5:D6. Basta trocar o ano ou o país e as duas fórmulas exibem os resultados correspondentes.

No final desta atividade, a célula F6 deverá mostrar a bandeira do país selecionado. A planilha Dados possui a base de dados Tabela1:

A planilha Imagens contém a lista Anos e duas outras listas nomeadas, Países e Bandeiras:

235


A coluna E possui uma largura de nove caracteres e cada linha do intervalo Bandeiras possui altura de 30 pontos, espaço suficiente para acomodar as imagens das bandeiras. Todas as imagens foram inseridas nesta planilha e posicionadas dentro das células correspondentes. Até este ponto, nada de especial. Agora, você criará o mecanismo de transmissão da imagem de cada bandeira para o objeto gráfico que será colocado na planilha Consulta. Execute os passos a seguir para realizar a tarefa: 1. Na planilha Imagens, abra a guia Exibição e, no grupo Mostrar, clique para desativar as Linhas de Grade. É interessante que os locais da imagem não possuam bordas nem linhas de grade, senão, esses elementos serão também mostrados no objeto gráfico final; 2. Pressione CTRL + F3 para abrir o Gerenciador de Nomes. Note que os nomes que já estão criados:

3. Será necessário criar uma fórmula nomeada que apontará para a célula da lista Países, a qual contém a imagem da bandeira correta. Clique no botão Novo e, na caixa Nome, digite Imagem. Em seguida, apague o conteúdo da caixa Refere-se a:

236


6

4. Na caixa Refere-se a, digite a seguinte fórmula: =ÍNDICE(Bandeiras; CORRESP(País; Países; 0))

5. Essa fórmula encontra a correspondência (posição) do país escolhido na lista de Países. Essa posição será, então, usada na lista Bandeiras para apontar para a célula com a imagem da bandeira correspondente. Clique em OK para fechar a caixa Novo Nome; 6. Se você quiser comprovar que esse intervalo já está apontando para a célula correta, selecione-o na lista de nomes e clique na caixa Refere-se a. Você verá que a célula da bandeira correspondente ao país escolhido está em destaque (tracejada). Clique em Fechar para sair do Gerenciador de Nomes; 7. Volte à planilha Consulta; 8. Selecione a célula F6 e pressione CTRL + C para copiá-la; 9. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique na seta do botão Colar e escolha a opção Colar Imagem (penúltimo botão):

10. Neste ponto, você já criou um objeto de imagem sobre a própria célula F6. Ele já tem altura e largura correspondentes às células que contêm as imagens das bandeiras da planilha Imagens. Mantenha esse objeto selecionado, clique na Barra de fórmulas e digite a seguinte fórmula: =Imagem

237


11. Tecle ENTER. Essa é a fórmula que fará o vínculo com o intervalo dinâmico que você criou pelo Gerenciador de Nomes. Neste ponto, a imagem já aparecerá no objeto gráfico:

12. Clique fora do objeto de imagem e experimente outro país; 13. O arquivo está pronto. Salve e feche a pasta de trabalho.

238


6


Imagens usadas de forma controlada completam visualmente a informação em um dashboard, mostrando um logotipo, um ícone ou marca d’água. Algumas ilustrações mais simples podem ser feitas dentro da planilha ou importadas de arquivos externos. Use a guia Inserir e grupo Ilustrações para isso;

•

Séries de dados com barras ou colunas podem ser preenchidas com uma imagem ou textura, dando um aspecto bastante interessante. Outros elementos, como o fundo do gráfico, área de plotagem ou fatias de um gráfico de pizza também podem ser preenchidos com imagem ou textura;

•

Uma possibilidade que poucos conhecem é a criação de uma lista com imagens na planilha, as quais podem ser recuperadas por fórmulas e levadas para uma área designada. Quando uma condição muda, a imagem pode mudar também. Essa técnica é conhecida como imagens dinâmicas. Em um dashboard, isso é útil para você recuperar imagens de produtos, logotipos, fotos, ícones etc.

239

6




1. Que tipo de ilustração pode ser inserido no Excel?

☐

a) Imagem

☐

b) Imagem online (Clip-Art)

☐

c) Formas geométricas

☐

d) SmartArt

☐


2. Qual é o elemento de um gráfico no qual você pode colar uma imagem de fundo copiada de um site da Web?

242

☐

a) Uma série de dados em forma de colunas ou barras.

☐

b) Área de plotagem.

☐

c) Área do gráfico.

☐

d) Título do gráfico.

☐



6

3. Qual é a técnica que permite uma imagem ser trocada quando o objeto aponta para uma nova referência de célula ou intervalo?

☐

a) Tabela dinâmica

☐

b) Gráfico dinâmico

☐

c) Imagem dinâmica

☐

d) Segmentação de dados

☐


243

6

Trabalhando com imagens Mãos à obra!


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Faça-os usando os conceitos aprendidos no Capítulo 6 – Trabalhando com imagens. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 6.xlsx.

Laboratório 1 Este laboratório tem o objetivo de elaborar uma área no dashboard em que você escolherá o nome de um produto existente em um banco de dados. Uma área reservada mostrará a imagem do produto escolhido. A planilha Painel possui um local onde será escolhido o nome de um produto através de uma Caixa de Seleção (também poderia ser uma Caixa de Listagem) que será desenhada sobre a célula E4. A área maior dentro da borda desenhada conterá a imagem do produto selecionado. Premissas:

246

•

A célula C7 conterá o nome do produto escolhido na caixa de combinação;

•

A célula C18 trará o preço desse produto, obtido da lista Preços;

•

Na célula C21, haverá uma fórmula para aplicar um desconto de 12% sobre o preço de C18;

•

A célula E4 está nomeada como Núm_produto (ela conterá o número do item escolhido na caixa de combinação; ela será a célula vinculada à caixa);

•

C7, C18 e C21 já estão formatadas.


6

A planilha Imagens possui uma tabela com três intervalos nomeados: Produto, Preço e Imagem. São oito produtos com suas respectivas informações:

247


Para realizar as atividades deste laboratório, siga as etapas: 1. Na planilha Imagens, desative as linhas de grade para que elas não apareçam na imagem dinâmica; 2. Na planilha Painel, desenhe uma caixa de combinação contornando a célula E4. Nas propriedades do controle, vincule-o a essa mesma célula (você também pode usar o nome Núm_produto). Como intervalo de entrada, aponte para o intervalo Produtos. Teste o controle escolhendo um dos itens; 3. Em C7, digite uma fórmula que busca, na lista Produtos, aquele cujo número está na célula nomeada como Núm_produto; 4. Em C18, digite uma fórmula que busca o preço correspondente ao produto escolhido no intervalo Preços. A célula está formatada com texto vermelho e efeito tachado; 5. Em C21, digite uma fórmula que calcula o preço final do produto, sendo que o desconto aplicado é de 12%, 6. Mescle as células E7:J21. Este é o local onde aparecerá a imagem do produto escolhido e o tamanho é suficiente para exibir a imagem completa do produto, sem deformações. Se desejar, aplique uma cor clara para o fundo dessa célula mesclada; 7. No Gerenciador de Nomes, confira os nomes já criados. Crie, agora, uma fórmula nomeada para apontar para a célula correspondente à imagem do produto escolhido. Clique no botão Novo. Na caixa Nome, digite Imagem. Na caixa Refere-se a, escreva uma fórmula com a função DESLOC. O intervalo deve partir da célula C3 da planilha Imagens e descer a quantidade de linhas equivalente ao número do produto escolhido (célula Núm_produto); 8. Na planilha Painel, selecione a célula mesclada E7. Copie-a e cole-a sobre ela mesma, porém, como imagem. Na barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=) e o nome do intervalo criado no passo anterior e tecle ENTER. A imagem do produto já deverá aparecer;

248


6

9. Teste novos produtos; 10. Salve o arquivo. Sugestões para finalizar a planilha Painel: • • • • •

Oculte a coluna M até o final da planilha; Oculte a linha 24 até o final; Oculte as linhas de grade; Oculte a planilha Imagens; Desative os Títulos de linha e coluna.

Seu painel de consulta a produto deverá ficar assim:

249

Gráficos de termômetro e velocímetro 9 9 9

O gráfico do termômetro; O gráfico do velocímetro; Trabalhando com elementos gráficos.


7.1. Introdução Os capítulos anteriores forneceram a você as ferramentas e ideias para a montagem de painéis interativos e intuitivos. Para completar essas ferramentas, você aprenderá, neste capítulo, a montagem de dois gráficos especializados: o gráfico do termômetro e o gráfico do velocímetro. Os indicadores do seu negócio, quando representados de forma gráfica, transmitem a informação de forma imediata. Ambos os gráficos exibem, basicamente, o grau de atingimento de uma meta ou como está o desempenho de um indicador em relação a valores de referência, como pontos mínimos, máximos, metas, zonas críticas etc.

7.2. O gráfico do termômetro Assim como um termômetro de verdade, um gráfico de termômetro é capaz de mostrar se um valor está alto ou baixo, se ele se aproxima da meta ou está próximo de um valor que merece atenção. O Excel não possui um gráfico de termômetro como parte de sua biblioteca interna de tipos de gráfico. Ele é construído a partir de um gráfico de colunas empilhadas, usando os valores do próprio eixo vertical, ou posicionado sobre uma imagem existente. Posteriormente, as colunas podem ter sua forma alterada para cilindros para exibir um efeito 3D. A imagem seguinte mostra o conceito da construção do tubo do termômetro:

252

Gráficos de termômetro e velocímetro

7

O Limite é preestabelecido e determina o valor máximo que pode ser alcançado pelo termômetro. O que move a coluna de mercúrio é o Valor, que é digitado ou obtido por algum cálculo. Este valor representa a Série 1 no gráfico de colunas empilhadas. O Complemento é obtido pela subtração Limite – Valor e representa a Série 2 no gráfico de colunas empilhadas.

7.2.1. Construção do gráfico de termômetro com escala vertical Siga os passos adiante para construir um gráfico de termômetro com escala vertical (eixo vertical visível). Esta prática pode ser feita em um arquivo vazio. 1. Para a construção deste gráfico, você precisará dos três valores na planilha, conforme o exemplo a seguir (incluindo o cálculo do Complemento):

2. Após a digitação, clique em uma área vazia da planilha e insira um gráfico de Colunas 3D Empilhadas. A área do gráfico será criada, sem nada desenhado ainda;

253


3. Em seguida, especifique as duas séries de dados. Para isso, abra a guia Ferramentas de Gráfico e, na subguia Design, clique no botão Selecionar Dados;

4. Para incluir a Série 1 (Valor), clique no botão Adicionar. Na caixa de texto Nome da série, clique na célula B6 que contém o texto “Valor:”. Porém, se desejar, o nome da série pode ficar em branco porque não aparecerá no gráfico. Em Valores da série, limpe o conteúdo existente e aponte para a célula Valor na planilha, que é a C6. Clique em OK para concluir:

5. Para incluir a Série 2 (Complemento), clique no botão Adicionar. Na caixa de texto Nome da série, clique na célula B5 que contém o texto “Complemento:”. Porém, se desejar, o nome da série pode ficar em branco porque não aparecerá no gráfico. Em Valores da série, limpe o conteúdo existente e aponte para a célula C5 na planilha. Clique em OK para concluir:

254


7

6. As colunas B e C podem ficar ocultas na planilha, porém, os gráficos também deixam de exibir os valores quando isso acontece. Para prevenir que uma ou mais séries desapareçam quando você ocultar essas colunas, clique no botão Células Ocultas e Vazias, marque a caixa de seleção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e clique em OK para concluir:

7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e retornar à planilha. O gráfico de Colunas 3D empilhadas está desenhado:

8. Os valores do eixo vertical do gráfico (escala de valores) devem permanecer fixos. Aplique um clique duplo nos rótulos do eixo vertical para ativar o painel Formatar Eixo;

255


9. Defina os Limites: Mínimo como 0 e Máximo como 100:

10. Selecione uma das séries de dados para exibir o painel Formatar Séries de Dados e faça as seguintes alterações: Profundidade do Intervalo = 0%; Largura do Espaçamento = 0%; Forma da Coluna = Cilindro:

11. No gráfico, selecione e exclua os seguintes elementos: Linhas de Grade, Eixo Horizontal; 12. Selecione a Série 1 (Valor). No painel Formatar Séries de Dados, escolha uma cor de preenchimento sólido (vermelho escuro, por exemplo); 13. Formate a Série 2 (Complemento) com cinza claro. Em seguida, aplique uma transparência de 60% para dar a impressão que a parte superior é um vidro;

256


7

14. Pelas molduras, mova o gráfico para a posição desejada e diminua a área do gráfico horizontalmente para que o cilindro fique bem estreito; 15. Formate a Área do Gráfico para que o Preenchimento da Forma fique Sem preenchimento e o Contorno da Forma fique Sem contorno; 16. Desative as linhas de grade da planilha: pela guia Exibição, no grupo Mostrar, clique na caixa de seleção Linhas de Grade para desativar sua exibição; 17. Agora, você poderá alterar a célula Valor, entre 0 e 100 (Limite) para observar a mudança no gráfico de termômetro; 18. Salve o arquivo na sua pasta de arquivos do Capítulo 7. Como sugestão, use o nome Gráficos de Termômetro.xlsx.

7.2.2. Construção do gráfico de termômetro usando imagens Caso você queira construir um gráfico de termômetro sobre uma imagem de fundo, proceda da seguinte forma: 1. Desenhe formas geométricas no Excel, utilizando os botões de Formas geométricas do grupo Ilustrações, guia Inserir, ou importe uma imagem para a planilha, por meio do botão Imagens do grupo Ilustrações, guia Inserir;

257


2. Siga todos os passos do tópico anterior sobre a construção do gráfico de termômetro com escala vertical; 3. No momento em que você excluir os elementos não usados do gráfico, desta vez, exclua também o eixo vertical. Somente os cilindros empilhados deverão aparecer (série Valor e série Complemento); 4. Mova o gráfico para que seja colocado sobre a imagem e faça o redimensionamento apropriado para que ele se ajuste ao local desejado. Se necessário, na guia Ferramentas de Gráfico, na subguia Formatar, use os botões do grupo Organizar; 5. Caso a imagem de fundo não possua uma escala para facilitar a leitura do valor, desenhe uma caixa de texto ou forma geométrica, de modo que ela mostre o valor atual, escolhido na planilha. Formate essa caixa de texto como desejar. Para associar o conteúdo de uma célula a uma forma ou caixa de texto, selecione a forma, clique na Barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=), clique na célula que possui o valor desejado e tecle ENTER. Quando o valor principal do termômetro mudar, o texto dessa caixa também mudará; 6. Se você quiser dar mais um toque de realismo, coloque um “bulbo de mercúrio” abaixo da coluna. Use, como exemplo, o arquivo Bola vermelha.png, disponível na pasta Imagens.

258


7

Veja exemplos de gráficos de termômetro construídos sobre imagens inseridas na planilha, incluindo os seus “bulbos”:

7.3. O gráfico do velocímetro O gráfico de velocímetro também representa valores, tipicamente, partindo do zero até um máximo especificado. Nesse gráfico, porém, a disposição da escala é ao redor de um mostrador circular, muito semelhante a um velocímetro de automóvel. Da mesma forma que nos gráficos de termômetro, o valor é o principal elemento, representado no gráfico por um ponteiro. O gráfico é, na realidade, a superposição ou combinação de dois gráficos: o primeiro representa o fundo do velocímetro e, o segundo, apenas a posição do ponteiro.

259


Você pode criar gráficos de velocímetro com diferentes aparências, conforme o ângulo de varredura dos valores:

260


7

Todo gráfico circular no Excel (pizza ou rosca) começa a exibir o valor da primeira fatia na parte superior (posição 12:00h). As próximas fatias são desenhadas na sequência, em sentido horário. Para representar o fundo do velocímetro, é necessário que o gráfico de rosca tenha sua primeira fatia iniciando a partir de um determinado ângulo. As ilustrações a seguir mostram, para cada tipo de velocímetro, os ângulos de rotação para a primeira fatia:

261


Há algumas técnicas diferentes para construir um gráfico de velocímetro: •

Gráfico de rosca (fundo) com a sobreposição de um gráfico de pizza (ponteiro);

•

Gráfico de rosca (fundo) com a sobreposição de um gráfico de dispersão (ponteiro), usando trigonometria;

•

Gráfico de combinação de rosca (fundo) com pizza ou dispersão (ponteiro).

Este curso abordará o método mais simples, que trada da sobreposição de dois gráficos circulares: rosca para desenhar o fundo do velocímetro e pizza para desenhar o ponteiro.

7.3.1. Construção do gráfico de velocímetro de 360° Você verá, neste tutorial, todos os passos necessários à construção de um gráfico de velocímetro de 360°.

7.3.1.1. Construção do fundo do velocímetro Esta representação usa toda a circunferência do gráfico de rosca: 1. Para a construção deste gráfico, você precisará dos valores na planilha, conforme o exemplo a seguir, que assume que o círculo será dividido em dez partes iguais. Na coluna dos rótulos, digite os valores que deverão ser exibidos dentro de cada fatia. Podem ser números, fórmulas ou textos. Na coluna dos valores, digite dez números iguais, uma vez que as fatias terão o mesmo ângulo. Você pode usar números (exemplo: 1) ou porcentagens (exemplo: 10%);

262


7

2. Após a digitação, clique fora dos valores e insira um Gráfico de Rosca. A área do gráfico será criada, sem nada desenhado ainda;

263


3. Especifique os intervalos para a série de valores e para os rótulos de dados. Para isso, acesse a guia Ferramentas de Gráfico, abra a subguia Design e clique no botão Selecionar Dados;

4. Para incluir a série de valores, clique no botão Adicionar; 5. Na caixa de texto Nome da série, deixe em branco porque o nome não será usado. Em Valores da série, selecione os números iguais localizados na coluna Valores. Clique em OK para concluir;

264


7

6. Para incluir os rótulos, clique no botão Editar na parte direita da caixa Selecionar Fonte de Dados; 7. Em Intervalo do rótulo do eixo, selecione o intervalo da coluna Rótulos correspondente aos valores já fornecidos. Clique em OK para concluir;

8. As colunas usadas para fornecer valores e rótulos aos gráficos podem ficar ocultas na planilha. Porém, os gráficos também deixam de exibir os valores quando isso acontece. Para prevenir que o gráfico do fundo do velocímetro desapareça quando você ocultar as colunas, na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa de seleção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas;

265


9. Clique em OK para concluir. Clique em OK novamente para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e retornar à planilha. O gráfico de rosca está desenhado, porém, os rótulos estão exibidos como legenda;

10. Exclua o título do gráfico e a legenda porque esses elementos não são necessários; 11. Redimensione a área do gráfico para que ela fique quadrada (altura e largura iguais). Isso facilitará a sobreposição dos dois gráficos mais adiante. Faça isso por meio da guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Tamanho. Nas caixas Altura e Largura, digite medidas iguais (exemplo: 10 cm × 10 cm);

12. Clique no botão Elementos do Gráfico, selecione Rótulos de Dados e Mais Opções;

266


7

13. Se desejar, para melhorar a clareza da planilha, desligue as linhas de grade;

14. No painel Formatar Rótulos de Dados, em Opções de Rótulo, marque Nome da Categoria e desmarque Valor, para que os rótulos escritos na tabela apareçam dentro das fatias;

267


15. Por padrão, a primeira fatia dos gráficos de pizza e rosca iniciam pelo topo (posição 12:00h) e as demais seguem para baixo, no sentido horário. Em um velocímetro real, os valores começam na parte inferior (posição 06:00h) e seguem no sentido horário, para cima. A seguir, estabeleça uma rotação do gráfico em 180°, fazendo com que a primeira fatia comece embaixo. Para alterar o início do gráfico de rosca, selecione qualquer fatia para acessar o painel Formatar Séries de Dados (você também pode dar um duplo-clique em qualquer fatia para um atalho de formatação da série); 16. Em Opções de Série, ajuste o Ângulo da primeira fatia para que comece 180° partindo da posição inicial, ou seja, o gráfico fará uma meia rotação para a direita. Defina o Tamanho do Orifício da Rosca em 50%;

17. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Design, grupo Estilos de Gráfico, clique no botão Alterar Cores e escolha o grupo Cor 11 (você também pode usar outros esquemas de cores ou efeitos como contornos, sombras e relevos);

268


7

18. Selecione os rótulos de dados. Na guia Página Inicial, modifique o tamanho de fonte, cor etc. para destacar os rótulos dentro das fatias; 19. Formate o preenchimento da Área do Gráfico para uma cor sólida clara um preenchimento de gradiente, uma textura, uma imagem, ou mesmo sem preenchimento; 20. O fundo do velocímetro está concluído. Salve o arquivo como Gráficos de velocímetro.xlsx em sua pasta de arquivos do Capítulo 7.

269


7.3.1.2.Construção do ponteiro do velocímetro Nesta próxima atividade, você construirá o ponteiro do velocímetro através de um gráfico de pizza. O ponteiro deve refletir imediatamente a mudança de valor do seu indicador no dashboard. Haverá 3 fatias ao todo:

270

•

O valor completo da pizza (Limite ou Meta) é a soma dessas 3 fatias: Limite = Valor + Ponteiro + Complemento. O Limite não fará parte do gráfico; apenas deve existir matematicamente;

•

A fatia do Valor representa o seu indicador, o qual varia de um mínimo (normalmente zero) até um máximo estabelecido (Limite ou Meta);

•

A fatia Ponteiro tem um valor muito pequeno (pode ser zero também) e é “empurrada” quando o Valor aumenta;

•

A fatia Complemento precisa existir para completar toda a pizza. É obtida pela diferença entre Limite e as outras 2 fatias (Valor e Ponteiro).


7

Com o aumento do Valor do indicador, o Ponteiro parece se movimentar:

Siga os passos para construir o ponteiro do gráfico de velocímetro: 1. Para a construção deste novo gráfico, você precisará de novos valores na planilha, como na imagem a seguir. Logo abaixo da tabela com as fatias do fundo do velocímetro, digite e formate as seguintes células:

O Limite estabelece o maior valor, que corresponde ao círculo completo. O Valor representa a fatia principal, que determinará a posição do ponteiro. O Ponteiro representa uma fatia fina o suficiente para apontar para uma das fatias do fundo do gráfico. Uma sugestão é usar, como valor do Ponteiro, 1% do valor do Limite. Faça esse ajuste posteriormente, se achar necessário. O Complemento é o valor que falta para preencher o restante da pizza e o seu cálculo segue a fórmula: Complemento = Limite – Valor – Ponteiro.

271


2. O novo gráfico deverá ser construído separadamente do anterior e terá apenas três fatias, nessa ordem: Valor, Ponteiro e Complemento. Clique fora dos valores e insira um Gráfico de Pizza. A área do gráfico será criada, sem nada desenhado ainda;

3. Especifique os intervalos para a série de valores e para os rótulos de dados. Para isso, na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Design, clique no botão Selecionar Dados; 4. Para incluir a série de valores, na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no botão Adicionar. Deixe a caixa de texto Nome da série em branco, porque o nome não será usado. Em Valores da série, selecione as células correspondentes aos dados de Valor, Ponteiro e Complemento. Clique em OK para concluir;

272


7

5. Para prevenir que o gráfico do ponteiro desapareça quando você ocultar as colunas ou linhas que contêm os valores, na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no botão Células Ocultas e Vazias, marque a caixa de seleção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e clique em OK; 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e retornar à planilha. O gráfico de pizza está desenhado, porém, os rótulos estão exibidos como legenda:

7. Exclua o título do gráfico e a legenda, pois não serão necessários; 8. Redimensione a área do gráfico para que ela fique quadrada (altura e largura iguais). Isso facilitará a sobreposição dos dois gráficos mais adiante. Defina os valores no grupo Tamanho presente na subguia Formatar da guia Ferramentas de Gráfico. Como sugestão, use um valor um pouco menor que o do gráfico do fundo do velocímetro, por exemplo, 7 cm × 7 cm, ou um pouco menor; 9. Para coincidir com o gráfico do fundo do velocímetro, o gráfico deverá ser rotacionado em 180° no sentido horário, fazendo com que a primeira fatia comece na parte inferior. Para alterar o início do gráfico de rosca, clique em qualquer fatia para abrir o painel Formatar Séries de Dados. Em seguida, em Opções de Série, ajuste o Ângulo da primeira fatia para 180°;

273


10. Selecione somente a fatia fina correspondente ao Ponteiro. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Estilos de Forma, clique no botão Preenchimento da Forma e escolha a cor preta. Em Contorno da Forma, escolha a cor preta; 11. Para melhorar o contraste do ponteiro com eventuais fatias de cor escura, aplique um efeito de brilho ao redor da fatia. Em Efeitos de Forma, escolha Brilho e depois Opções de Brilho. No painel Formatar Ponto de Dados, em Brilho, selecione as opções: Cor = branco, Tamanho = 5 pt, Transparência = 50%; 12. Para as demais fatias (Valor e Complemento), elimine o preenchimento e a linha de contorno. Essas fatias ficarão invisíveis, pois somente o ponteiro deverá aparecer; 13. Formate a área do gráfico do ponteiro para que fique sem preenchimento e sem linha de contorno. Desta maneira, a única parte visível será a fatia do ponteiro;

274


7

14. Pela moldura do gráfico do ponteiro, mova-o e posicione-o sobre o centro do gráfico do fundo do velocímetro. Se desejar, para um alinhamento perfeito, na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, use os botões do grupo Organizar;

15. Desenhe um botão circular no centro do conjunto para que o ponteiro pareça estar preso a um eixo. Para isso, use Inserir / Forma / Elipse. Desenhe a elipse segurando a tecla SHIFT para obter um círculo. Na guia Ferramentas de Desenho, grupo Estilos de Forma, escolha a última opção da coluna da cor preta. Essa opção aplica um relevo ao círculo, dando um aspecto de botão; 16. Desenhe um odômetro que mostre o valor selecionado na planilha. Para isso, desenhe um retângulo pequeno (ou outra forma geométrica que desejar), mas suficiente para mostrar o valor. Use Inserir / Forma / Retângulo. Em Ferramentas de Desenho, grupo Estilos de Forma, escolha um estilo existente ou formate o retângulo manualmente, mudando a cor do preenchimento e do contorno. Para associar o conteúdo da célula Valor à forma geométrica, selecione o retângulo, clique na Barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=), clique na célula que possui o valor e tecle ENTER. Formate o alinhamento e a fonte como desejar.

275


Quando o valor principal do velocímetro mudar, o texto desse retângulo também mudará;

17. Se você optou pelo uso do odômetro, certifique-se de que o gráfico do ponteiro está acima dos demais elementos. Caso ele não esteja, selecione o retângulo que representa o odômetro e, na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Organizar, clique em Recuar, até que ele fique atrás do ponteiro, porém, ainda na frente do gráfico do fundo do velocímetro; 18. Digite o valor máximo na célula C21, ou seja, 100. Observe que o ponteiro não atingiu o máximo e o valor dele ficou com -1. Isso é devido à fórmula do complemento (=C20-C21-C22). Nesta situação, o resultado ficaria 100-1001, ou seja, -1. Para evitar esse valor negativo, altere a fórmula do cálculo do complemento em C23 para tomar o maior de dois valores: ou o cálculo normal (C20-C21-C22) ou o valor zero: =MÁXIMO(C20-C21-C22; 0)

276


7

19. Você pode inserir um controle de Botão de Rotação próximo à célula de alteração de Valor. Isso facilita o teste do movimento do ponteiro sem que seja necessário digitar algum valor. Na guia Desenvolvedor, no grupo Controles, clique no botão Inserir e depois em Botão de Rotação. Desenhe este controle ao lado da célula do Valor. Em seguida, clique nele com o botão direito, escolha Formatar controle e estabeleça as propriedades do controle, conforme o exemplo a seguir:

20. Teste o botão de rotação para ver se os valores mudam e veja o efeito no ponteiro; 21. O gráfico de velocímetro de 360° está terminado; 22. Salve o arquivo.

277


7.3.2. Construção do gráfico de velocímetro de 180° O processo de construção deste gráfico é bastante semelhante ao do velocímetro de 360°.

Considerações e orientações:

278

•

Neste exemplo, a rosca foi dividida em oito partes iguais. A coluna Valores na planilha deverá ter oito números iguais;

•

Das oito fatias, apenas as quatro primeiras serão usadas. Só use os quatro primeiros rótulos da coluna Rótulos. As demais células devem ficar vazias;

•

Em vez de 8 fatias com valor 1, você pode usar 4 fatias de valor 1 e uma de valor 4. Dessa forma, você só precisa remover o preenchimento e contorno de uma só fatia;

•

Aplique ao gráfico do fundo do velocímetro uma rotação de 270° para a primeira fatia;

•

Aplique ao gráfico do ponteiro do velocímetro uma rotação de 270° para a primeira fatia;


•

Na formatação de cada fatia, as quatro não usadas devem ficar sem cor de preenchimento, sem linha de contorno e sem efeito de forma;

•

Limite: Se você deseja que os valores cheguem até 100, por exemplo, na parte visível do velocímetro, o Limite dever ser o dobro, ou seja, 200, pois o círculo deve ser sempre completo, mesmo que as demais fatias estejam invisíveis;

•

Se você usou um botão de rotação para ajudá-lo a alterar o conteúdo da célula de Valor, garanta que o máximo chegue ao valor que você deseja representar no gráfico. Neste exemplo, 100, que é a parte visível;

•

A área do gráfico deve permanecer quadrada para preservar as proporções e facilitar os alinhamentos.

7

7.3.3. Construção do gráfico de velocímetro de 240° O processo de construção deste gráfico é bastante semelhante ao do velocímetro de 360°.

279


Considerações e orientações:

280

•

Neste exemplo, a rosca foi dividida em seis partes iguais. A coluna Valores na planilha deverá ter seis números iguais;

•

Das seis fatias, apenas as quatro primeiras serão usadas. Só use os quatro primeiros rótulos da coluna Rótulos. As demais células devem ficar vazias;

•

Em vez de 6 fatias com valor 1, você pode usar 4 fatias de valor 1 e uma de valor 2. Dessa forma, você só precisa remover o preenchimento e contorno de uma só fatia;

•

Aplique ao gráfico do fundo do velocímetro uma rotação de 240° para a primeira fatia;

•

Aplique ao gráfico do ponteiro do velocímetro uma rotação de 240° para a primeira fatia;

•

Na formatação de cada fatia, as duas não usadas devem ficar sem cor de preenchimento, sem linha de contorno e sem efeito de forma;

•

Limite: Se você deseja que os valores cheguem até 100, por exemplo, no velocímetro, o Limite deve ser esse valor mais metade dele, ou seja, 150, pois o círculo deve ser sempre completo, mesmo que as demais fatias estejam invisíveis. Lembre-se de que a parte visível ocupa dois terços ( ⅔) do círculo e a parte invisível ocupa um terço ( ⅓) dele. Daí os valores 100 + 50 = 150;

•

Se você usou um botão de rotação para ajudá-lo a alterar o conteúdo da célula de Valor, garanta que o máximo chegue ao valor que você deseja representar no gráfico. Neste exemplo, 100, que é a parte visível;

•

A área do gráfico deve permanecer quadrada para preservar as proporções e facilitar os alinhamentos.


7

7.3.4. Outras ideias para gráficos de velocímetro O desenho de um gráfico de rosca com fatias rotuladas é uma boa solução, mas se você desejar maior precisão e personalização, use uma imagem externa com escala. Esta seção dará a você algumas ideias para criar gráficos de velocímetro com diferentes aspectos ou necessidades. Você encontrará outros exemplos de gráficos de velocímetro no arquivo Amostras de Gráficos.xlsx, em sua pasta de arquivos do Capítulo 7.

7.3.4.1.Usando uma barra de progresso Em vez de um ponteiro que indica um valor pontual, você pode usar uma espécie de barra de progresso que exibe o quanto do valor máximo já foi concluído. A construção dessa barra de progresso pode ser feita usando uma nova série no gráfico de rosca ou como um gráfico separado e sobreposto ao fundo do velocímetro. Veja a representação de ambas as abordagens:

281


7.3.4.2. Usando uma imagem de fundo Semelhante ao que foi visto no gráfico de termômetro sobre uma imagem, você pode tanto desenhar a imagem quanto inserir sobre a planilha uma ilustração ou foto existente. Melhor ainda, se a imagem já estiver na proporção correta (quadrada) em relação ao gráfico do ponteiro, formate a Área do Gráfico do ponteiro e use o preenchimento com imagem ou textura. Depois de desenhar o gráfico do ponteiro, coloque os elementos complementares, como odômetro e o botão central, para dar a impressão de que o ponteiro está preso a um mecanismo de eixo. Veja o exemplo a seguir:

Neste exemplo, há uma célula C12 que toma o Valor atual (C8) e o multiplica por 1000 (supondo que os valores que serão representados irão de 0 a 160.000). Esse resultado é, então, associado à caixa de texto que representa o valor do odômetro. Só o gráfico do ponteiro foi criado.

282


7

7.3.4.3.Usando rótulos posicionados externamente Outra opção simples é escrever rótulos ao redor do gráfico usando caixas de texto comuns para indicar mais claramente os intervalos numéricos. Caso você queira criar rótulos automaticamente, faça um terceiro gráfico de rosca, conforme mostra a tabela Rótulos externos. Essa tabela será usada para criar o novo gráfico, composto apenas pelos rótulos de dados. As fatias serão todas invisíveis.

283


7.3.4.4.Outras formas de desenhar o ponteiro Nos exemplos anteriores, o ponteiro é apenas uma fatia de um gráfico de rosca ou pizza com valor pequeno (sugestão: 1% do Limite). Se você desejar que ele fique mais parecido com um ponteiro, estabeleça um valor ainda menor, por exemplo, 0,01% do Limite, ou até mesmo zero, mas aplique um contorno mais espesso nessa fatia (ponteiro):

Outra técnica consiste em desenhar o gráfico do ponteiro como um Gráfico de Dispersão com apenas dois pontos: o centro e a extremidade do ponteiro. Como o elemento desenhado é uma linha, você pode aplicar uma seta em sua extremidade externa:

A dificuldade nessa última abordagem é que você precisa conhecer Trigonometria para calcular a coordenada da ponta da seta, uma vez que você necessita de cálculos com seno e cosseno. Esse conhecimento está além do escopo deste treinamento, porém, há um exemplo dessa abordagem no arquivo Amostras de Gráficos.xlsx.

284


7

7.3.5. Trabalhando com valores reais Os exemplos vistos nos tópicos anteriores usam faixas simples de valores (0 a 100) para explicar o conceito do gráfico de velocímetro. As fatias tinham sempre o mesmo tamanho. Contudo, em seus dashboards reais, normalmente, os indicadores são bem diferentes. O exemplo neste tópico representa um gráfico de velocímetro de 240°, no qual serão representados valores de vendas. Neste velocímetro, o gestor gostaria de representar a fatia Ruim como 50% maior que as fatias Regular e Bom. Ele também gostaria de representar a fatia Ótimo como metade da fatia Bom. Ou seja: um gráfico mais pessimista! Para o fundo do velocímetro, a divisão das fatias ficaria assim:

O círculo seria dividido em 12 partes, com as distribuições de rótulos conforme a ilustração anterior. O inconveniente, nesta situação, é que os rótulos são colocados dentro de cada fatia e não poderiam ser escritos entre duas delas, como no caso dos valores regulares e bons.

285


O melhor, neste caso, é usar cinco regiões, cada uma pegando algumas fatias dessa divisão em doze partes: Ruim = 3 partes, Regular = 2 partes, Bom = 2 partes, Ótimo = 1 parte, Vazio = 4 partes. Mesmo assim, a soma continuaria 12 partes. Portanto, o gráfico do fundo do velocímetro poderia ficar assim:

Lembre-se de que a soma dos valores plotados deve ser 12 para corresponder à divisão original do círculo e também possibilitar uma melhor organização para o gráfico de velocímetro de 240°, em que dois terços ( ⅔) ficam visíveis e um terço ( ⅓) fica invisível. Com relação aos valores, nessa situação fictícia, o gestor considerará a meta de vendas de R$ 1.000.000,00. Com esses dados, já é possível montar a tabela de valores para o ponteiro, através das seguintes premissas: •

286

O Limite será 1.500.000 para cobrir o círculo completo, incluindo a parte invisível (⅓ do círculo). Ou seja, o indicador vai de 0 a 1.000.000 e os 500.000 adicionais representam a parte invisível;


•

O Valor é digitado ou obtido de alguma célula da pasta de trabalho. Essa é a célula que mudará a posição do ponteiro, ou seja, o seu indicador;

•

Defina o Ponteiro, inicialmente como 5% do Limite. Isso facilitará sua seleção e formatação. No final esse valor será zero. A definição de um contorno mais grosso é que dará a impressão de espessura ao ponteiro;

•

Complemento = Limite – Valor – Ponteiro.

7

Após a construção do gráfico do ponteiro, do botão redondo central, do odômetro e a sobreposição dos elementos, o resultado ficará desta forma:

Se as fatias tiverem tamanhos muito diferenciados, faça a divisão do círculo em graus e, na coluna Valores, digite o tamanho em graus de cada fatia, lembrando que a soma precisa ser 360° e ⅓ do círculo ficará oculto. Por exemplo: 40°, 40°, 40°, 40°, 40°, 40°, 40° e 80°. Nesse caso, serão sete fatias de 40° e uma de 80°, totalizando 360°.

287


7.4. Trabalhando com elementos gráficos A seguir, você vai ver como agrupar e desagrupar objetos, além de aprender a usar a ferramenta Painel de Seleção.

7.4.1. Agrupando objetos Você percebeu que um gráfico, principalmente, o de velocímetro, pode possuir diversos elementos sobrepostos que dão a ilusão de um objeto único. Se você precisar movimentar ou copiar esse grupo de objetos, vai ter certo trabalho porque vai precisar mover cada componente separadamente e realizar a sobreposição novamente no local de destino. Nesse caso, a melhor prática é agrupar todos os objetos depois que o gráfico está completo. Dessa forma, ao arrastar um objeto, todo o grupo se move junto. Independente disso, cada objeto ainda pode ser selecionado e manipulado dentro de seu grupo. Para agrupar objetos: 1. Selecione dois ou mais objetos. Você pode usar a tecla SHIFT para selecionálos individualmente ou, pela guia Página Inicial, grupo Edição, botão Localizar e Selecionar, escolher a opção Selecionar Objetos. Nesse caso, o ponteiro do mouse se transforma em uma seta branca. Arraste-a por fora do grupo e cerque-o. Quando você soltar o botão do mouse, todos os objetos contidos nessa área ficarão selecionados; 2. Na guia Ferramentas de Desenho, subguia Formatar, grupo Organizar, clique no botão Agrupar e escolha a opção Agrupar; 3. Depois que o grupo for criado, você notará uma linha ao redor do agrupamento. Se precisar arrastar o grupo, use esse contorno mais externo, caso contrário, você acabará arrastando apenas um dos objetos.

288


7

Para desagrupar objetos, faça o seguinte: 1. Selecione o grupo; 2. Na guia Ferramentas de Desenho, subguia Formatar, grupo Organizar, clique no botão Agrupar e escolha a opção Desagrupar.

Vários recursos de agrupamento, alinhamento etc. podem ser acessados pelo botão direito do mouse sobre os objetos selecionados.

7.4.2. Painel de Seleção À medida que você ganha experiência na criação de gráficos mais elaborados, poderá sobrepor diversos gráficos ou outras ilustrações. Caso você precise selecionar algum gráfico que ficou atrás de outro, não é necessário arrastálo para poder editar os demais. O Painel de Seleção é uma ferramenta muito prática nessa situação. Para ativar o Painel de Seleção, garanta que algum elemento gráfico, forma ou imagem esteja selecionado. Em Ferramentas de Gráfico, Ferramentas de Desenho ou Ferramentas de Imagem, no grupo Organizar, clique no botão Painel de Seleção. O Painel de Seleção será aberto à direita. Nele, você poderá organizar os objetos, alterando a ordem de empilhamento. Para mover um objeto para cima da pilha ou para baixo, selecione-o e use os botões de seta que estão na parte inferior do painel. Uma opção prática é ocultar momentaneamente um dos elementos para que você consiga trabalhar naqueles que estão por baixo. À direita de cada objeto listado no painel, há um ícone de visibilidade: um olho. Clique neste ícone para ocultar o objeto ou para exibi-lo novamente.

289


Objetos também podem ser selecionados diretamente no painel. Para selecionar vários objetos, use a tecla CTRL. Para que você identifique melhor cada objeto gráfico desenhado na planilha, você pode atribuir um nome relevante a ele. Pelo Painel de Seleção, selecione um objeto e, em seguida, clique mais uma vez sobre o mesmo nome para poder editá-lo.

290


7


Assim como um termômetro de verdade, um gráfico de termômetro é capaz de mostrar se um valor está alto ou baixo, se ele se aproxima da meta ou está próximo de um valor que merece atenção. O Excel não possui um gráfico de termômetro como parte de sua biblioteca interna de tipos de gráfico, porém, ele é criado partindo de um gráfico de colunas empilhadas (2D ou 3D);

•

O gráfico de velocímetro também representa valores, tipicamente, partindo do zero até um máximo especificado. Nesse gráfico, porém, a disposição da escala é ao redor de um mostrador circular, muito semelhante a um velocímetro de automóvel. Da mesma forma que nos gráficos de termômetro, o valor é o principal elemento, representado no gráfico por um ponteiro e representa o seu indicador que deve ser mostrado no dashboard. O gráfico é, na realidade, a superposição de dois gráficos de rosca: o primeiro representa o fundo do velocímetro e o segundo, apenas a posição do ponteiro. Há, porém, outras técnicas de composição desse gráfico;

•

Em vez de usar o ponteiro que indica um valor pontual, você pode usar uma espécie de barra de progresso que exibe o quanto do valor máximo já foi concluído. A construção dessa barra de progresso pode ser feita usando uma nova série no gráfico de rosca, ou como um gráfico separado e sobreposto ao fundo do velocímetro;

291


292

•

O desenho de um gráfico de rosca com fatias rotuladas é uma boa solução mas, se você desejar maior precisão e personalização, use uma imagem externa com escala. Você pode escolher entre duas abordagens: usar uma imagem de fundo ou escrever rótulos por fora das fatias;

•

À medida que você ganha experiência na criação de gráficos mais elaborados, poderá sobrepor diversos gráficos ou outras ilustrações. Caso você precise selecionar algum gráfico que ficou atrás de outro, não é necessário arrastá-lo para poder editar os demais. O Painel de Seleção é uma ferramenta muito prática nessa situação. Nele, você poderá organizar os objetos, alterando a ordem de empilhamento. Para mover um objeto para cima da pilha ou para baixo, selecione-o e use os botões de seta que estão na parte inferior do painel.


7



1. O gráfico do termômetro é construído a partir de qual gráfico existente no Excel?

☐

a) Gráfico de pizza 2D ou 3D.

☐

b) Gráfico de rosca.

☐

c) Gráfico de colunas agrupadas 2D ou 3D.

☐

d) Gráfico de colunas empilhadas 2D ou 3D.

☐


2. Quais são as séries de dados plotadas no gráfico do termômetro?

294

☐

a) Valor (Série 1) e Complemento (Série 2).

☐

b) Limite (Série 1), Complemento (Série 2) e Valor (Série 3).

☐

c) Complemento (Série 1) e Limite (Série 2).

☐

d) Valor (Série 1), Complemento (Série 2) e Limite (Série 3).

☐



7

3. A primeira fatia do fundo do gráfico do velocímetro, bem como o gráfico do ponteiro, precisa ser rotacionada para corresponder à imagem gráfica correta. Qual deve ser a rotação da primeira fatia do gráfico de velocímetro de 360° e para o de 240°?

☐

a) O velocímetro de 360° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 360°, o velocímetro de 240° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 240°.

☐

b) O velocímetro de 360° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 180°, o velocímetro de 240° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 240°.

☐

c) O velocímetro de 360° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 270°, o velocímetro de 240° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 180°.

☐

d) O velocímetro de 360° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 180°, o velocímetro de 240° precisa ter sua primeira fatia rotacionada em 180°.

☐


295


4. Qual a alternativa incorreta sobre o gráfico de velocímetro? ☐

a) Possui um fundo que pode ser originado de um gráfico de rosca ou de uma imagem pronta.

☐

b) O ponteiro pode ser construído por um gráfico de pizza, no qual todas as fatias ficam invisíveis, exceto a do ponteiro, a qual é bem estreita.

☐

c) Pode ter diversos aspectos com relação à varredura angular de seu fundo: 360°, 180°, 240° e outras variações.

☐

d) O Complemento para o ponteiro é calculado pela seguinte fórmula simples: Limite – Valor – Ponteiro.

☐


5. Qual é a ferramenta do Excel que permite que você veja a relação de todos os objetos gráficos desenhados sobre a planilha, bem como ocultar momentaneamente algum deles, mudar a ordem de empilhamento ou mesmo atribuir aos objetos nomes mais relevantes?

296

☐

a) Estilos de Forma

☐

b) Efeitos de Forma

☐

c) Painel de Seleção

☐

d) Pincel de Formatação

☐


7

Gráficos de termômetro e velocímetro Mãos à obra!


Os exercícios desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaos usando os conceitos aprendidos no Capítulo 7 – Gráficos de termômetro e velocímetro. Cada exercício contém as instruções necessárias para você completar as atividades, bem como menção aos arquivos que devem ser abertos, caso necessário. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 7.xlsx.

Laboratório 1 A - Gráfico do termômetro Na Planilha1, observe a tabela com a relação de datas e vendas:

298


7

O objetivo é criar um gráfico de termômetro que pode ser acompanhado mensalmente e observar seu valor crescendo até que o objetivo seja atingir a meta de R$ 15.000.000 no final do ano. O Valor representa a soma das vendas nos 12 meses e, à medida que um novo valor entra na tabela, essa soma aumenta e, consequentemente, o indicador (Valor) é refletido no gráfico do termômetro. No final, o seu gráfico deverá estar parecido com este:

299


Laboratório 2 A - Gráfico de velocímetro No mesmo arquivo, crie uma nova planilha e siga as orientações:

300

•

Desenhe um gráfico de velocímetro de 240° com três fatias: Ruim (vermelha), Regular (amarela) e Bom (verde);

•

Depois, crie um gráfico com o ponteiro, de modo que ele varie de 0 até o valor R$1.000.000,00;

•

O gráfico deverá ter uma caixa com texto (odômetro) mostrando o valor atual digitado e um botão em forma de círculo no centro do ponteiro;

•

Determine quais devem ser os valores para o gráfico do fundo do velocímetro e o Limite;

•

No final, o valor do ponteiro deverá ficar zerado;

•

Aplique um fundo claro à área do gráfico do fundo do velocímetro.


7

Seu gráfico deverá se parecer com este (os caracteres ??? nas tabelas indicam as informações que você terá que descobrir ou calcular):

301

Projeto: Dashboard de Vendas Regionais 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Descrição das planilhas; Objetivos; Preparação; Quadro comparativo; Gráfico de participação nas vendas; Imagens das regiões; Imagens dos indicadores; Gráficos de velocímetro; Gráfico do termômetro; Gráfico anual das vendas; Finalizações; Fazendo mais com seu dashboard.


8.1. Introdução Este projeto partirá de uma base de dados de vendas de uma loja virtual fictícia de médio porte. Essa base contém informações sobre as vendas realizadas nos últimos anos. Para criar o seu dashboard para este projeto, abra o arquivo Dashboard Vendas Regionais.xlsx,, da pasta Capítulo 8. Regionais.xlsx 8. Todo o projeto está detalhado neste capítulo na forma de tutorial. Basta seguir os passos para completar as atividades. Para facilitar, todas estão divididas em fases.

Como forma de agilizar a montagem do projeto, algumas partes do arquivo já estão criadas. Basicamente, digitações, formatações, formatações, nomes de intervalos e algumas outras atividades que você já deve conhecer. Você focará nas partes mais elaboradas e na montagem do painel de indicadores.

8.1.1. Descrição das planilhas A planilha Base de Dados é Dados é resultante da obtenção dos registros de vendas vindos de um sistema corporativo ou de arquivo de texto:

304

Projeto: Dashboard de Vendas Regionais

8

Observe as colunas que a base contém: •

Nº da Venda: Venda: Número sequencial que identifica a venda. Alguns números estão faltando, indicando registros excluídos;

•

Data da Venda: Venda: Data em que a venda foi realizada;

•

Data da Entrega: Entrega: Data em que o cliente recebeu a mercadoria;

•

Estado:: O estado brasileiro para o qual a venda foi realizada; Estado

•

Região:: A região do Brasil para a qual a venda foi realizada; Região

•

Gestor:: Nome do gestor responsável por toda a região e seus estados; Gestor

•

Vendedor:: Nome do vendedor ou atendente que efetuou a venda; Vendedor

•

Departamento: Nome do departamento (seção) da loja, onde os produtos Departamento: foram adquiridos;

•

Forma de Pagamento: Pagamento: O tipo de pagamento realizado pelo cliente (boleto bancário, cartão de crédito, cartão de débito, transferência eletrônica);

•

Venda:: Total pago pelo cliente. Já inclui impostos, descontos e frete; Venda

•

Comissão:: Cada venda gera 5% de comissão ao vendedor; Comissão

•

Status: Registra se a venda foi Concluída ou Cancelada Status: Cancelada pelo cliente. Produtos devolvidos também podem ter sido motivo de venda cancelada;

•

Avaliação: Uma nota que o cliente atribuiu após a conclusão (ou cancelamento) Avaliação: da venda, de acordo com sua satisfação pelo serviço. Os valores vão de 0 (péssimo) até 5 (excelente). Vendas não avaliadas são indicadas com um hífen (-).

Outras planilhas serão explicadas no decorrer das atividades.

305


8.1.2. Objetivos Este dashboard será montado sob as seguintes premissas e objetivos: •

O público que utilizará este painel de indicadores será composto pela diretoria e pelos gestores regionais, responsáveis pelos valores da base de dados;

•

Cada região do Brasil possui um gestor responsável por uma equipe de vendedores em cada estado;

•

Durante o período relacionado no banco de dados não houve mudança de gestor ou dos vendedores;

•

O gestor necessita visualizar um quadro mensal que mostra algumas estatísticas de sua equipe e, ao mesmo tempo, poder compará-las com os demais gestores naquele período;

•

O painel de indicadores deve fornecer um mecanismo para seleção de filtros por período e por região;

•

Os gestores gostariam, também, de visualizar as vendas canceladas e as avaliações (notas) das vendas no período e região selecionados.

Neste dashboard, haverá três gráficos de velocímetro de 240° e um termômetro, representando 4 indicadores principais:

306

•

Vendas Mensais: Mensais: Avalia o volume de vendas da região e período selecionados em relação à meta de R$200.000,00 R$200.000,00,, considerada excelente para uma região durante um mês. A fatia Ruim Ruim será será 50% maior que as fatias Regular e Bom Bom.. A fatia Ótimo será metade da fatia Bom Bom;;

•

Cancelamentos de Vendas: Vendas: Em função da porcentagem calculada (vendas canceladas / vendas totais), o gráfico deve mostrar cinco níveis: Ótimo (até 10%), Bom Bom (até (até 20%), Regular Regular (até (até 30%), Ruim Ruim (até (até 40%) e Péssimo Péssimo (acima (acima de 40%);

Projeto: Dashboard de Vendas Regionais •

Avaliação no Atendimento: Atendimento: É o indicador que representa a média das notas recebidas na avaliação do atendimento pós-venda (de 0 a 5). Vendas não avaliadas não devem ser consideradas no cálculo da média e aparecem na base de dados com um hífen (-);

•

Meta Brasil: Brasil: Além dos três velocímetros, um gráfico de termômetro deverá indicar em % quanto da meta foi atingida em nível Brasil. O valor da Meta Brasil é R$800.000,00 R$800.000,00,, o que representaria 100%.

8

Após reuniões com os gestores, você “rabiscou” o seguinte:

Na parte superior, haverá uma tabela com o resumo de cada região, um gráfico de participação e o mapa da região. Ao centro, ficarão os 4 indicadores. Na parte inferior, haverá um gráfico de combinação, mostrando, para o ano escolhido, a evolução das vendas em R$ contra a quantidade de vendas efetuadas. Seu layout foi aprovado e você está pronto(a) para começar!

307


8.2. Criação do dashboard Para criar seu dashboard, execute as fases a seguir.

8.2.1. Fase 1: Preparação Na planilha Base de Dados, Dados, a tabela já está nomeada como BaseVendas BaseVendas.. Como o painel de indicadores deverá fornecer um mecanismo de escolha por ano e mês, a própria base de dados deverá ter esses dois campos extras. Isto facilitará facilit ará a extração de dados segmentada por esses campos. 1. Na última coluna do banco de dados (Avaliação (Avaliação), ), clique com o botão direito do mouse e escolha Inserir / Colunas de Tabela à Direita. Direita. Na célula de cabeçalho, escreva Ano Ano.. Na primeira célula abaixo do cabeçalho, digite a fórmula que extrai o ano da Data da Venda. Venda. Use a fórmula: =ANO([@[Data da Venda]])

308


8

2. Da mesma forma, acrescente a coluna Mês Mês e e calcule o mês da data da venda pela fórmula: =MÊS([@[Data da Venda]])

3. Aplique autoajuste nas colunas Ano Ano e e Mês Mês;; 4. Para finalizar a preparação da base de dados, realce com a cor vermelha todas as vendas canceladas. Na planilha Base de Dados, Dados, selecione o intervalo BaseVendas,, clicando na 1ª célula da linha de cabeçalho quando surgir uma BaseVendas seta preta inclinada:

5. Na guia Página Inicial, Inicial, no grupo Estilo Estilo,, clique no botão Formatação Condicional e Condicional e em Nova Regra. Regra. Selecione Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas. formatadas. Na caixa de fórmulas, escreva =$L4="Cancelada";; =$L4="Cancelada"

309


A fórmula foi escrita para a linha 4 e a coluna L deverá estar travada (endereçamento misto). Isso fará com que a fórmula compare cada célula da tabela inteira e a formatação condicional será aplicada à linha na qual a célula da coluna L tenha a palavra Cancelada:

6. Clique no botão Formatar. Na guia Fonte, na caixa de seleção Cor, escolha a cor vermelha e estilo negrito. Clique em OK para fechar a caixa Formatar Células e em OK novamente para fechar a caixa Nova Regra de Formatação. A base de dados, agora, destacará todas as vendas canceladas em vermelho. Clique em uma célula qualquer para desmarcar a seleção da tabela; 7. Volte à planilha Auxiliar. Você verá uma tabela com a relação de regiões, gestores e valores de vendas realizadas por cada gestor:

310


8

Nessa tabela, já existem 4 intervalos nomeados: TabRegiões (células A6:C10), ListaRegiões (células A6:A10), ListaGestores (células B6:B10) e ListaVendas (células C6:C10). 8. Para obter os nomes dos gestores da base de dados BaseVendas, use a função PROCV, na qual a 1ª coluna é o campo Região e a 2ª coluna é o campo Gestor. Na célula B6, digite a fórmula a seguir e copie-a para as demais regiões (você também pode selecionar a matriz-tabela pelo mouse): =PROCV(A6; BaseVendas[[Região]:[Gestor]]; 2; 0)

9. Se necessário, ajuste as larguras das colunas A, B e C:

10. Na mesma planilha Auxiliar, repare nas próximas tabelas; As células F7, G7 e H6 serão vinculadas a três caixas de combinação desenhadas na planilha Dashboard e trarão os índices dos itens escolhidos naquelas caixas.

311


As células F6 e G6 conterão fórmulas que trarão os valores correspondentes aos índices escolhidos pelas caixas de combinação Região e Ano. A célula H6, vinculada à caixa de combinação para a escolha do Mês, permanecerá numérica para que o valor possa ser usado em fórmulas mais adiante.

A lista de anos será criada na forma de intervalo dinâmico com a função DESLOC. Dessa forma, você poderá acrescentar novos anos ao final da lista sem precisar alterar fórmulas que usam esse intervalo. Será necessário criar uma fórmula nomeada. 11. Pressione CTRL + F3 para abrir o Gerenciador de Nomes e clique no botão Novo;

312


8

12. Na caixa Nome, escreva ListaAnos. Na caixa Refere-se a, digite a fórmula que aponta para um intervalo que começa 1 linha abaixo do título em J5 e tem como valor da altura a contagem de números da coluna J: =DESLOC(Auxiliar!$J$5; 1; 0; CONT.NÚM(Auxiliar!$J:$J); 1)

13. Clique em OK para fechar a caixa Novo Nome e depois em Fechar para sair do Gerenciador de Nomes; 14. Salve o arquivo.

8.2.2. Fase 2: Início da montagem do dashboard Nesta fase, você começará a montar o seu painel de indicadores, usando os intervalos nomeados e cálculos da planilha Auxiliar. A planilha Dashboard já possui o cabeçalho e o quadro comparativo previamente digitados e formatados:

313


Repare, também, ao lado direito da linha 2, três caixas de combinação já desenhadas. Elas representam a escolha pela Região,AnoeMês, respectivamente, e serão responsáveis pelas filtragens no seu dashboard. Siga os passos para executar as atividades desta fase: 1. Configure as seguintes propriedades e formatações para as 3 caixas de combinação: Propriedade/Formato

Caixa 1

Caixa 2

Caixa 3

Intervalo de entrada Vínculo da célula

ListaRegiões Auxiliar!$F$7

ListaAnos Auxiliar!$G$7

ListaMeses Auxiliar!$H$6

2. Teste os controles. A aparência final deverá ser semelhante a esta:

3. Para que você possa comparar os resultados, retorne as caixas de seleção ao primeiro item de cada lista: Norte, 2013, Janeiro; 4. Volte à planilha Auxiliar e digite as duas fórmulas que trazem o valor escolhido nas caixas de combinação de Região e Ano em função dos índices (células vinculadas). Na célula F6, digite a fórmula: =ÍNDICE(ListaRegiões;F7)

314


8

5. Na célula G6, digite a fórmula: =ÍNDICE(ListaAnos;G7)

Observe alguns nomes importantes já atribuídos: Região (célula F6), Ano (célula G6), Mês (célula H6), ÍndiceRegião (célula F7) e ListaMeses (intervalo K6:K17). Esses nomes serão usados em fórmulas nas outras fases do projeto. Lembre-se que o Mês será usado sempre sob forma numérica nas fórmulas, nunca pelo seu nome. 6. Faça o seguinte teste: No final da lista de anos na coluna J da planilha Auxiliar, digite o ano de 2018. Vá à planilha Dashboard e verifique que esse ano agora aparece automaticamente no final dos itens da caixa de combinação correspondente:

7. Retorne os seletores para: Norte, 2013, Janeiro. 8. Salve o arquivo.

315


8.2.3. Fase 3: Quadro comparativo No dashboard, será construído um quadro que exibirá as cinco regiões, seus respectivos gestores, vendas, porcentagem de cancelamento de vendas e média das notas (avaliação). Este quadro mostrará sempre as vendas em ordem decrescente. A linha correspondente à região escolhida deverá ficar destacada. Siga os passos adiante: Ainda na planilha Auxiliar, você completará, agora, a tabela com as vendas regionais, usando a função SOMASES. A coluna a ser somada é o campo Venda e os critérios são a Região da linha correspondente, além do Ano e do Mês escolhidos pelas caixas de combinação (lembre-se que você já atribuiu os nomes Ano e Mês às células que contêm esses valores). 1. Na célula C6, digite a fórmula: =SOMASES(BaseVendas[Venda]; BaseVendas[Região]; D6; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; Mês)

Para uma fórmula muito longa, se você achar mais fácil quebrá-la em múltiplas linhas dentro da mesma célula, tecle ALT + ENTER no ponto de cada quebra e tecle ENTER somente quando encerrar a fórmula: =SOMASES(BaseVendas[Venda]; ALT + ENTER BaseVendas[Região]; D6; ALT + ENTER BaseVendas[Ano]; Ano; ALT + ENTER BaseVendas[Mês]; Mês) ENTER 2. Copie a fórmula para as demais regiões; 3. Volte à planilha Dashboard. A tabela será, agora, preenchida com as vendas, da maior para a menor (a ordem está representada pelos números na coluna B). Na célula F5, escreva a fórmula que recupera a primeira maior venda, a qual vem da tabela já montada na planilha Auxiliar (A6 a C10). Será usado o intervalo nomeado ListaVendas: =MAIOR(ListaVendas; B5)

316


8

4. Copie essa fórmula para as demais linhas da tabela; 5. Em função de cada venda, serão obtidas as demais informações, iniciando pela região responsável por ela. Na célula D5, digite a fórmula: =ÍNDICE(ListaRegiões; CORRESP(F5;ListaVendas;0))

6. Copie essa fórmula para as demais linhas da tabela; 7. Da mesma forma, obtenha o gestor associado a cada venda. Na célula E5, digite a fórmula: =ÍNDICE(ListaGestores; CORRESP(F5;ListaVendas;0))

Para o cálculo da porcentagem de cancelamentos das vendas, será necessário obter a contagem das vendas canceladas e dividir esse valor pela contagem de todas as vendas do período. O cálculo será feito em duas etapas. As células S5 e T5 terão, respectivamente, o numerador e o denominador da divisão. Esses valores intermediários ficarão ocultos no final da montagem do dashboard. 8. Na célula S5, digite a fórmula que conta somente as ocorrências da palavra Cancelada para a região e o período escolhidos (aqui, foi usada a digitação da fórmula em múltiplas linhas para facilitar a leitura; lembre-se de quebrar a linha com ALT + ENTER): =CONT.SES(BaseVendas[Região]; D5; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; Mês; BaseVendas[Status];"Cancelada")

9. Na célula T5, digite a fórmula que conta todos os registros para a região e o período escolhidos: =CONT.SES(BaseVendas[Região]; D5; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; Mês)

317


10. Copie essas duas fórmulas mais quatro linhas abaixo para incluir os cálculos das cinco regiões:

11. Finalmente, de volta à tabela, digite o seguinte cálculo da porcentagem de vendas canceladas em G5: =S5/T5

12. Copie essa fórmula para as demais regiões; 13. O próximo cálculo será a nota média no período, obtida pela média do campo Avaliação na base de dados. Lembre-se que as vendas não avaliadas aparecerão com um hífen (-) nesse campo. Por ser um texto, esse valor será ignorado no cálculo da média. Digite, na célula H5, a seguinte fórmula: =MÉDIASES(BaseVendas[Avaliação]; BaseVendas[Região]; D5; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; Mês)

14. Copie essa fórmula para as demais regiões; 15. Agora, a linha correspondente à região escolhida deverá ser destacada. Será usada uma formatação condicional com fórmula. Escolha, para a formatação, o texto em negrito e fundo azul (mesmo tom de preenchimento usado no título da linha 2). Selecione o intervalo D5:H9 e aplique formatação condicional com a seguinte fórmula: =$D5=Região

318


8

16. Teste diferentes anos e meses para verificar o efeito dos cálculos na planilha; 17. Teste diferentes regiões para observar o destaque pela formatação condicional;

18. Retorne os seletores para: Norte, 2013, Janeiro; 19. Mude o ano para 2018 e você verá uma série de erros nos cálculos por conta de vendas que ainda não foram registradas ou não existem no período. Para prevenir tais erros nesta tabela, modifique a fórmula em D5, em que o item será retornado somente se as vendas daquela linha forem maiores que zero. Depois, copie a fórmula para as demais regiões: =SE(F5>0;ÍNDICE(ListaRegiões; CORRESP(F5;ListaVendas;0));"")

20. Faça o mesmo para a célula D5 e copie para os demais gestores: =SE(F5>0;ÍNDICE(ListaGestores; CORRESP(F5;ListaVendas;0));"")

21. Na célula G5, impeça o erro #DIV/0! incluindo todo o conteúdo da célula dentro da função SEERRO: =SEERRO(S5/T5;0)

22. Na célula H5, impeça o erro #DIV/0! incluindo todo o conteúdo da célula dentro da função SEERRO: =SEERRO(MÉDIASES(BaseVendas[Avaliação]; BaseVendas[Região]; D5; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; Mês); 0)

319


23. Retorne as caixas de combinação para: Norte, 2013, Janeiro; 24. Agora, você classificará as vendas das 5 regiões exibidas com ícones de semáforos, obedecendo à seguinte regra: semáforo verde para vendas acima de R$120.000, semáforo amarelo para vendas acima de R$80.000 e semáforo vermelho para as demais vendas. Esses indicadores serão colocados nas células da coluna C; 25. Em C5, digite a fórmula que busca o valor de vendas de F5 e arraste a alça de preenchimento para baixo (não se preocupe com a coluna apertada mostrando “#” porque os números ficarão ocultos, dando lugar aos semáforos): =F5

26. Com o intervalo C5:C9 selecionado, clique na guia Página Inicial, grupo Estilo, botão Formatação Condicional, depois em Conjuntos de Ícones, Mais Regras. Marque a caixa Mostrar Somente Ícone e altere os campos Valor e Tipo como demonstrado a seguir:

27. Clique em OK para aplicar a regra;

320


8

28. Esta fase está concluída. Salve o arquivo.

8.2.4. Fase 4: Gráfico de participação nas vendas Ao lado da tabela, será construído um gráfico de pizza que mostra qual a participação de cada região no período escolhido: 1. Selecione as cinco regiões e as cinco vendas correspondentes (use a tecla CTRL para intervalos não adjacentes); 2. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique no botão Inserir Gráfico de Pizza ou de Rosca e escolha o primeiro gráfico de Pizza 2D; 3. Exclua o título do gráfico; 4. Pelo botão Elementos do Gráfico, posicione a Legenda > À Direita; 5. Mova o gráfico e encaixe-o entre as células I3 e L10. Use a tecla ALT para fazer um encaixe perfeito nas linhas de grade;

321


6. Pelo botão Elementos do Gráfico, clique na seta de Rótulos de Dados e escolha Mais Opções:

7. No painel Formatar Rótulos de Dados, Opções De Rótulos, marque Porcentagem e desmarque Valor. Defina a posição na Extremidade Externa; 8. Ainda no painel Formatar Rótulos de Dados, expanda o grupo Número, estabeleça a Categoria como Porcentagem e defina 1 casa decimal. Na guia Página Inicial, modifique o tamanho da fonte dos rótulos para 8 pontos e aplique negrito; 9. Formate a Área do Gráfico para que fique sem preenchimento e sem contorno; 10. Se desejar, mude as cores das fatias da pizza; 11. Desligue as linhas de grade da planilha Dashboard; 12. O gráfico está concluído. Salve o arquivo.

322


8

8.2.5. Fase 5: Imagens das regiões Do lado direito do gráfico de pizza, será exibido o mapa da região escolhida pela caixa de combinação. Será usada a técnica das imagens dinâmicas, vista anteriormente neste curso. As cinco imagens estão localizadas na pasta de arquivos deste projeto. 1. Vá até a planilha Imagens e observe as colunas A e B. Elas contêm os nomes das 5 regiões e espaços para a inserção das imagens. As linhas e colunas já estão com dimensão suficiente para os mapas das regiões. O intervalo nomeado ListaImagens já está atribuído às células B4 a B8; 2. Clique na célula B4 e insira a imagem Região Norte.png (na guia Inserir, clique no botão Imagens e localize a pasta de arquivos do Capítulo 8); 3. Clique na célula B5 e insira a imagem Região Nordeste.png; 4. Clique na célula B6 e insira a imagem Região Centro-Oeste.png; 5. Clique na célula B7 e insira a imagem Região Sudeste.png; 6. Clique na célula B8 e insira a imagem Região Sul.png;

323


7. Crie um intervalo nomeado que aponte para a célula que contém a imagem da região escolhida na caixa de combinação Região, na planilha Dashboard: Pressione CTRL + F3 para abrir o Gerenciador de Nomes e clique no botão Novo. Na caixa Nome, digite Mapa. Na caixa Refere-se a, digite a fórmula: =DESLOC(Imagens!$B$3; ÍndiceRegião; 0)

A célula nomeada como ÍndiceRegião na planilha Auxiliar contém o número da região escolhida. Dentro da função DESLOC, representa quantas linhas abaixo da referência B3 se encontra a célula que possui o mapa desenhado sobre ela. 8. Clique em OK para fechar a caixa Novo Nome e clique em Fechar para sair do Gerenciador de Nomes; 9. Desative as linhas de grade da planilha Imagens; 10. De volta à planilha Dashboard, clique na célula M4 e insira a figura Imagem Branca.png. Ela servirá de “tela” para projetar a imagem escolhida pelo intervalo nomeado como Mapa:

11. Com o objeto de imagem ainda selecionado, clique na Barra de fórmulas e digite: =Mapa

12. Pressione a tecla ENTER. A imagem da região selecionada aparece no objeto colado. Clique fora da imagem para desmarcar o objeto;

324


8

13. Teste a mudança da imagem trocando a região na caixa de combinação:

14. Retorne as caixas de combinação para: Norte, 2013, Janeiro; 15. Se desejar, mova a imagem do mapa levemente para a direita para que se alinhe com o lado direito da coluna O; 16. Salve o arquivo.

8.2.6. Fase 6: Imagens dos indicadores A seção central do seu dashboard mostrará os 4 indicadores discutidos no início do projeto: Volume de Vendas, % de Vendas Canceladas, Avaliação Média e Meta Brasil. Nesta fase, você fará o posicionamento dessas imagens de fundo, as quais foram criadas e salvas como arquivos. 1. Na planilha Dashboard, aplique um clique na célula B11 para posicionar o primeiro fundo do velocímetro; 2. Na guia Inserir, no grupo Ilustrações, clique em Imagens. Localize a pasta do Capítulo 8 e selecione o arquivo Velocímetro1.png para inseri-lo na planilha; 3. A imagem foi inserida com o tamanho original que foi criada. Com a imagem selecionada, na guia Ferramentas de Imagem, no grupo Tamanho, defina Altura e Largura com valor de 6 cm (basta definir um dos valores e o outro se ajusta de acordo);

325


4. Clique na célula F11 e insira a imagem Velocímetro2.png. Aplique o tamanho de 6 cm; 5. Clique na célula I11 e insira a imagem Velocímetro3.png. Aplique o tamanho de 6 cm; 6. Clique na célula M11 e insira a imagem Termômetro.png. Aplique a altura de 6 cm; 7. Mova lentamente a imagem do termômetro para a direita, enquanto segura as teclas SHIFT e ALT. Solte o mouse quando você perceber que a lateral direita da imagem se encaixou com a lateral direita da coluna O e, em seguida, solte as teclas. Isso fará um perfeito alinhamento dessa imagem com a coluna O (limite direito do dashboard); 8. Mantenha a imagem do termômetro ainda selecionada. Segure a tecla SHIFT e clique nos 3 velocímetros. Você terá agora 4 imagens selecionadas; 9. Em Ferramentas de Imagem, grupo Organizar, clique no botão Alinhar e selecione o comando Distribuir na Horizontal para que seja aplicado o mesmo espaçamento entre as figuras; 10. Clique fora das imagens para remover a seleção.

326


8

8.2.7. Fase 7: Gráficos de velocímetro Agora que todos os fundos estão posicionados sobre a planilha Dashboard, você precisará criar apenas os gráficos de ponteiro. Quando terminados, serão posicionados sobre os fundos inseridos. 1. Escolha os seguintes valores para as caixas de combinação: Sul, 2017, Novembro; 2. Volte à planilha Auxiliar e role-a para a direita para visualizar as colunas M e N. Você verá 3 tabelas preparadas para as séries dos gráficos de pizza que representarão os ponteiros dos 3 indicadores sob forma de velocímetro; 3. Para os valores da primeira tabela (Gráfico de Vendas): •

Limite: No início do projeto a meta de R$ 200.000 foi estabelecida para cada região em um determinado mês. O Limite em N5 precisa ser 50% maior, ou seja, R$ 300.000 (lembre-se: no velocímetro de 240°, um terço dele ficará invisível);

•

Valor: Será obtido pela soma das vendas que obedecem aos critérios do intervalo F5:H6 (Região, Ano e Mês). Na célula N6, digite a seguinte função de banco de dados: =BDSOMA(BaseVendas[#Tudo]; "Venda"; F5:H6)

•

Ponteiro: Na célula N7, escreva a fórmula para o ponteiro. Inicialmente, assuma que essa fatia será 5% do valor do Limite. Dessa forma, fica mais fácil sua seleção no gráfico. No final, o ponteiro ficará zerado;

•

Complemento: É a diferença entre o Limite e as outras fatias: =N5-N6-N7

327


4. Para os valores da segunda tabela (% Vendas Canceladas): •

Limite: Como a porcentagem varia na parte visível do velocímetro de 0% a 100%, o Limite deve ser 150%;

•

Valor: A tabela de resumo na planilha Dashboard já possui o cálculo. Basta indicar a Região escolhida no seletor e o valor da porcentagem pode ser retornado com a função PROCV: =PROCV(Região; Dashboard!D5:G9; 4; FALSO)

•

Ponteiro: Use 5% do Limite;

•


5. Para os valores da terceira tabela (Média das Avaliações): •

Limite: As notas variam de 0 a 5 na parte visível do velocímetro. O Limite deve ser 7,5 (50% a mais que a nota máxima);

•

Valor: A tabela de resumo na planilha Dashboard já possui o cálculo. Basta indicar a Região escolhida no seletor e a avaliação pode ser retornada com a função PROCV: =PROCV(Região; Dashboard!D5:H9; 5; FALSO)

•

328

Ponteiro: Use 5% do Limite;

Projeto: Dashboard de Vendas Regionais •

8


6. Você já pode criar o primeiro gráfico. Clique fora da tabela e insira um gráfico de Pizza 2D; 7. Dimensione a área do gráfico para que tenha 5 cm × 5 cm e posicione-o ao lado da tabela de valores, na parte vazia das colunas P e Q ; 8. Usando os conhecimentos anteriores na montagem do gráfico do ponteiro, use como série de dados as células Valor, Ponteiro e Complemento:

329


9. Clique em OK para fechar a caixa Editar Série; 10. Clique no botão Células Ocultas e Vazias e marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas. Clique em OK para fechar as configurações e OK novamente para fechar a caixa Selecionar Fonte de Dados; 11. Remova a legenda e o título; 12. Aplique um duplo-clique em qualquer fatia para abrir o painel Formatar Séries de Dados e estabeleça o Ângulo da primeira fatia em 240°; 13. Formate a área do gráfico para que fique sem preenchimento e sem contorno; 14. Selecione o gráfico pela moldura e copie-o pressionando CTRL + C; 15. Clique numa célula vazia fora dele e cole (CTRL + V); 16. Clique em outra célula vazia e cole novamente (CTRL + V). Você terá 3 gráficos idênticos, por enquanto; 17. Selecione o primeiro gráfico; 18. Selecione a fatia do Ponteiro (a segunda, com a cor laranja) e aplique as seguintes formatações, pelas Ferramentas de Gráfico, guia Formatar: Preenchimento da Forma = Preto; Contorno da Forma = Preto; Contorno da Forma / Espessura = 6 pt; Efeitos de Forma = Brilho de cor branca, Tamanho 4 pt, Transparência 50%; 19. Formate as fatias Valor e Complemento para que fiquem sem preenchimento e sem contorno;

330


8

20. Agora que o ponteiro foi formatado, ele pode ter seu valor zerado. Escreva 0 na célula N7; 21. Selecione o primeiro gráfico e, em Ferramentas de Gráfico, subguia Design, clique no botão Mover Gráfico. Mova o primeiro gráfico para a planilha Dashboard e centralize-o sobre a primeira imagem de fundo do velocímetro (use a marca + no centro da figura para facilitar o alinhamento ou os comandos de alinhamento disponíveis nas guias Ferramentas de Desenho ou Ferramentas de Imagem):

331


22. Retorne à planilha Auxiliar. Selecione uma das cópias do gráfico que você deixou nesta planilha e mude a série de dados para que aponte para as células correspondentes nessa segunda tabela. Você pode arrastar a borda do intervalo da primeira tabela para a posição correspondente na segunda tabela:

23. Selecione a fatia do Ponteiro (a segunda, com a cor laranja) e aplique as seguintes formatações, pelas Ferramentas de Gráfico, guia Formatar: Preenchimento da Forma = Preto; Contorno da Forma = Preto; Contorno da Forma / Espessura = 6 pt; Efeitos de Forma = Brilho de cor branca, Tamanho 4 pt, Transparência 50%; 24. Formate as fatias Valor e Complemento para que fiquem sem preenchimento e sem contorno; 25. Agora que o ponteiro foi formatado, ele pode ter seu valor zerado. Escreva 0 na célula N14;

332


8

26. Mova este gráfico para a planilha Dashboard e centralize-o sobre a segunda imagem de fundo do velocímetro (use a marca + no centro da figura para facilitar o alinhamento ou os comandos de alinhamento conhecidos); 27. Retorne à planilha Auxiliar. Selecione a última cópia do gráfico que você deixou nesta planilha e mude a série de dados para que aponte para as células correspondentes nessa segunda tabela. Você pode arrastar a borda do intervalo da primeira tabela para a posição correspondente na segunda tabela:

28. Selecione a fatia do Ponteiro (a segunda, com a cor laranja) e aplique as seguintes formatações, pelas Ferramentas de Gráfico, guia Formatar: Preenchimento da Forma = Preto; Contorno da Forma = Preto; Contorno da Forma / Espessura = 6 pt; Efeitos de Forma = Brilho de cor branca, Tamanho 4 pt, Transparência 50%; 29. Formate as fatias Valor e Complemento para que fiquem sem preenchimento e sem contorno;

333


30. Agora que o ponteiro foi formatado, ele pode ter seu valor zerado. Escreva 0 na célula N21; 31. Mova este gráfico para a planilha Dashboard e centralize-o sobre a terceira imagem de fundo do velocímetro (use a marca + no centro da figura para facilitar o alinhamento ou os comandos de alinhamento conhecidos):

32. Na guia Inserir, grupo Texto, clique em Caixa de Texto. Aplique um clique sobre a imagem do fundo do primeiro velocímetro, dentro do retângulo arredondado branco (odômetro). Na barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=), clique na guia da planilha Auxiliar, clique na célula do Valor (N6) e tecle ENTER; 33. Centralize o texto nessa caixa e posicione-a dentro da área reservada ao odômetro:

334


8

34. Insira outra caixa de texto sobre o odômetro do segundo velocímetro. Vincule essa caixa à célula do Valor (N13) da planilha Auxiliar:

34. Insira mais uma caixa de texto sobre o odômetro do terceiro velocímetro. Vincule essa caixa à célula do Valor (N20) da planilha Auxiliar:

35. Se desejar, formate os textos dessas três caixas para dar maior destaque; 36. Finalmente, desenhe três círculos pretos e formate-os com o estilo que possui o efeito de um botão. Deixe-os com tamanho de 0,5 cm (altura e largura). Posicione cada círculo sobre o centro de cada gráfico:

335


37. Crie agrupamentos de objetos para cada velocímetro. Na guia Página Inicial, grupo Edição, clique no botão Localizar e Selecionar e escolha o comando Selecionar Objetos. O ponteiro do mouse assume a forma de uma seta. Clique fora do primeiro velocímetro (mais acima e mais à esquerda), segure o botão do mouse, arraste até que a imagem do velocímetro fique totalmente dentro da área retangular que está sendo desenhada. Em seguida, solte o botão do mouse. Todos os objetos dentro dessa área ficam selecionados. Dentro dos objetos selecionados, clique com o botão direito do mouse, escolha Agrupar e depois Agrupar. Repita a operação para o 2º e 3º velocímetros. No final, pressione ESC para sair do modo de seleção de objetos; 38. Salve o arquivo. Os velocímetros estão concluídos.

8.2.8. Fase 8: Gráfico do termômetro Nesta fase, será criada a tabela com os dados para o gráfico da porcentagem de alcance da Meta Brasil, ou seja, R$800.000. Em seguida, esses valores alimentarão o gráfico de termômetro que será posicionado ao lado dos três velocímetros. 1. Volte à planilha Auxiliar e observe as colunas P e Q . A Meta Brasil está digitada e o Limite está definido como 100%. O termômetro representará a porcentagem de atingimento da meta:

2. Clique na célula Q9 para calcular o Valor. O Valor em % será obtido pela soma das vendas das cinco regiões (intervalo nomeado ListaVendas), dividida pelo valor da Meta Brasil: =SOMA(ListaVendas)/Q5

336


8

3. Opcional: caso, em algum mês, as vendas de todas as regiões tenham passado da Meta Brasil (>100%), o ideal é ajustar essa fórmula para que o termômetro use sempre o menor de dois valores: ou o cálculo da porcentagem ou 100%: =MÍNIMO(SOMA(ListaVendas)/T5; 100%)

4. Para o cálculo do Complemento em Q8, use a fórmula: =Q7-Q9

5. Clique fora da tabela e insira um gráfico de Colunas 3D Empilhadas. A área do gráfico será criada, sem nada desenhado ainda; 6. Em seguida, especifique as duas séries de dados. Para isso, abra a guia Ferramentas de Gráfico e, na subguia Design, clique no botão Selecionar Dados; 7. Em Selecionar Fonte de Dados, adicione duas séries: Série 1 apontando para a célula do Valor (Q9) e a Série 2 apontando para a célula do Complemento (Q8); 8. Nas Configurações de Células Ocultas e Vazias, marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas; 9. Selecione uma das séries de dados para exibir o painel Formatar Séries de Dados e faça as seguintes alterações: Profundidade do Intervalo = 0%; Largura do Espaçamento = 0%; Forma da Coluna = Cilindro; 10. Formate o eixo vertical para que o mínimo seja fixo em 0 e o máximo seja fixo em 1 (100%); 11. Remova os as Linhas de Grade e Eixo Vertical; 12. Formate a área do gráfico para que tenha 6 cm de altura por 2 cm de largura; 13. Formate a cor de preenchimento da Série 1: vermelho escuro;

337


14. Formate a cor de preenchimento da Série 2: cinza claro ou branco com 50% de transparência;

15. Formate a área do gráfico para que fique sem preenchimento e sem contorno; 16. Mova o gráfico para a planilha Dashboard e posicione-o sobre a imagem do fundo do termômetro, inserida no início desta fase. Faça algum ajuste fino para que a coluna do termômetro coincida com a escala;

Aumente o zoom da planilha para 200% para facilitar o alinhamento e retorne-o para 100% no final do ajuste. 17. Opcional: sobre a planilha, insira a figura Bola Vermelha.png que se encontra na pasta Imagens. Diminua seu tamanho e posicione-a na parte de baixo do termômetro;

338


8

18. Da mesma forma que você agrupou os objetos dos gráficos de velocímetro, selecione os objetos deste gráfico de termômetro e faça um agrupamento; 19. O gráfico do termômetro está concluído. Salve o arquivo.

8.2.9. Fase 9: Gráfico anual das vendas Na parte inferior do dashboard, será desenhado um gráfico de combinação que mostrará a evolução anual das vendas da Região e Ano escolhidos, tanto em R$, quanto em número de vendas concretizadas. Não será criado um gráfico dinâmico porque as informações que irão alimentálo virão das caixas de combinação Ano e Região. Na planilha Auxiliar, observe a tabela que possui 3 colunas, partindo da coluna S: •

Mês: Deverá conter datas formatadas com mês e ano. Exemplo: jan/2017, fev/2017 etc.;

•

Vendas (R$): Deverá calcular o total de vendas na data correspondente, levando em conta a Região escolhida no dashboard;

339


•

Vendas (Nº): Deverá realizar a contagem de registros de vendas para o mês correspondente e Região escolhida no dashboard.

Siga os passos para construir o gráfico de combinação: 1. Na planilha Dashboard, ajuste os seletores para: Sudeste, 2015, Janeiro. 2. Vá à planilha Auxiliar. Clique na célula S3 e digite a fórmula a seguir. Este texto será usado como título do gráfico: ="Vendas em " & Ano & " - Região " & Região

3. Na célula S6, escreva a fórmula que traz a data referente ao primeiro mês do ano escolhido: =DATA(Ano;1;1)

4. A fórmula seguinte, na célula S7, tomará esse valor calculado e retornará a mesma data no mês seguinte. A função DATAM cumpre o papel. O primeiro argumento (S6) é a data de referência e o segundo argumento (1) indica quantos meses à frente está a data desejada; =DATAM(V6;1)

340


8

5. Copie essa segunda fórmula para as demais células até a linha 17 (as células já estão formatadas); 6. Para a coluna de Vendas (R$), a fórmula será semelhante à usada nesta mesma planilha (coluna C). A diferença é que o mês varia linha a linha (coluna V) e a região não varia. Na célula T6, digite a seguinte fórmula (se quiser quebrar a fórmula em múltiplas linhas, use ALT + ENTER no final de cada linha): =SOMASES(BaseVendas[Venda]; BaseVendas[Região]; Região; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; MÊS(S6))

7. Copie a fórmula para as demais linhas. As células já estão formatadas; 8. Para a coluna das Vendas (Nº), a fórmula que calculará a quantidade de vendas concretizadas é parecida com essa que você acabou de digitar. A diferença é que se trata de uma contagem: =CONT.SES(BaseVendas[Região]; Região; BaseVendas[Ano]; Ano; BaseVendas[Mês]; MÊS(S6))

9. Copie a fórmula para as demais linhas. As células já estão formatadas;

341


10. Com a célula ativa dentro da tabela, insira o gráfico de combinação Coluna Clusterizada – Linha no Eixo Secundário:

11. Em Ferramentas de Gráfico, subguia Design, grupo Estilos de Gráfico, selecione o Estilo 3; 12. Formate o eixo vertical para exibir os valores em Milhares e sem casas decimais; 13. Clique sobre o gráfico com o botão direito do mouse e escolha Selecionar Dados. Clique no botão Células Ocultas e Vazias, marque a caixa Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e depois feche as caixas de diálogo; 14. Selecione o título do gráfico, clique na Barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=), clique na célula S3 e tecle ENTER. Isso fará com que o título mude quando região e ano mudarem na planilha Dashboard;

342


8

15. Diminua o tamanho da fonte do título para 10 pontos e aplique negrito; 16. Mova o gráfico para a planilha Dashboard e posicione-o abaixo dos gráficos existentes, entre as colunas B e O e entre as linhas 23 e 31. Use a tecla ALT para facilitar o alinhamento com a grade; 17. Posicione a legenda do gráfico no lado direito;

18. Formate a área do gráfico para que fique sem preenchimento e sem contorno; 19. O gráfico de combinação está concluído. Salve o arquivo.

8.2.10. Fase 10: Finalizações Agora, você fará o fechamento deste projeto, ocultando elementos não necessários e protegendo a planilha Dashboard contra alterações. 1. Oculte as planilhas Base de Dados, Auxiliar e Imagens; 2. Certifique-se de que o dashboard está sendo todo visualizado, desde a célula A1 (se não estiver, pressione CTRL + HOME); 3. Veja se consegue visualizar a célula Q33. Se não, diminua um pouco o zoom da planilha; 4. Clique na célula Q33. Na guia Exibir, no grupo Janela, clique no botão Congelar Painéis e na opção Congelar Painéis. Isso impedirá a movimentação de toda a área do dashboard;

343


5. Caso tenha alterado o zoom, retorne para 100%; 6. Oculte da coluna Q até a coluna final, e da linha 33 até a linha final; 7. Pela guia Exibir, desative os Títulos de linhas e colunas; 8. Na guia Arquivo, clique em Imprimir. Mude a orientação da página para Paisagem e Ajustar Planilha em Uma Página (última configuração). Saia da visualização da impressão pressionando ESC; 9. Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em Proteger Planilha. Desmarque a caixa Selecionar células bloqueadas. Digite uma senha (opcional):

10. Clique em OK. Se você digitou uma senha, será necessário confirmar a digitação. Essa ação de proteção impede que a planilha Dashboard seja alterada. Nem mesmo será possível selecionar suas células;

344


8

11. Ainda na guia Revisão, clique no botão Proteger Pasta de Trabalho:

12. Opcionalmente, digite uma senha. Clique em OK. Se você digitou uma senha, será necessário confirmar a digitação. Essa ação de proteção impede que novas planilhas sejam inseridas, renomeadas, movimentadas ou excluídas; 13. Se você desejar ocultar a barra de fórmulas, as guias de planilha e as barras de rolagem, barra de status etc., use o botão Opções da guia Arquivo. Nas configurações do Windows também é possível ocultar a barra de tarefas; 14. Se desejar visualizar o dashboard em tela cheia, na barra de títulos do Excel, no lado direito, clique no botão Opções de Exibição da Faixa de Opções e escolha Ocultar a Faixa de Opções Automaticamente (use Mostrar Guias e Comandos para sair da tela cheia):

15. Teste diferentes valores nas caixas de combinação e observe todo o painel sendo alterado;

345


16. Seu dashboard está pronto. Salve o projeto.

346


8

8.3. Fazendo mais com seu dashboard Este projeto teve o objetivo de fazê-lo(a) praticar os principais conceitos vistos neste curso. A tela com o resultado foi otimizada para monitores com resolução de 1024 × 768 pixels e para a maioria dos projetores audiovisuais. Se você precisar manter o seu dashboard projetado numa TV LED Full HD, considere reposicionar e aumentar os elementos deste painel. Veja algumas ideias adicionais para este ou para um segundo dashboard neste mesmo arquivo: •

No gráfico inferior construído (de vendas anuais), destaque o mês selecionado com uma barra de cor diferenciada (veja detalhes da técnica no Capítulo 5 – Gráficos avançados);

•

Com o conteúdo existente na base de dados, é possível ir além com a montagem, como colocar um indicador que meça a quantidade ou porcentagem das entregas atrasadas;

•

Listar os departamentos que mais venderam para aquela determinada região e período;

•

Representar graficamente a segmentação das vendas por tipo de transação bancária.

Parabéns pela conclusão do curso. Bons dashboards!

347

8

Projeto: Dashboard para análise de qualidade de atendimento. Mãos à obra!


As atividades desta seção complementam o aprendizado em sala de aula. Façaas usando os conceitos aprendidos nos capítulos 1 a 7. Para realizar as atividades práticas deste capítulo, abra a pasta de trabalho Exercícios de Laboratório - Capítulo 8.xlsx.

Laboratório 1 Este projeto complementar poderá ser feito pela sequência das atividades a seguir, sob forma de tutorial. Para facilitar, ele foi dividido em algumas fases. Uma empresa de call center fictícia mantém, há algum tempo, uma base de dados com registros dos chamados realizados por clientes. No momento, a pasta de trabalho possui duas planilhas: Consulta e Chamados. •

Descrição das planilhas

A planilha Consulta contém uma tela na qual o gestor, o coordenador ou o atendente pode consultar as informações de um chamado específico, cujo número é escolhido na célula Nº do chamado (há uma validação de dados):

350

Projeto: Dashboard para análise de qualidade de atendimento.

8

O número escolhido trará todas as informações cadastradas a respeito daquele chamado, como Tipo de Chamado, Atendente, Código do Cliente etc. A célula Status mostra a condição do chamado e há uma formatação condicional, conforme o resultado: chamados fechados aparecem em verde, chamados críticos aparecem em vermelho, chamados com erro aparecem em amarelo e chamados abertos não possuem formatação. A célula Total de Chamados mostra a quantidade de registros no banco de dados. A célula Nº do Próximo Chamado indica qual será o próximo número disponível para cadastrar um novo chamado (atividades de cadastramento não serão feitas neste projeto). A planilha Chamados mostra o banco de dados propriamente dito, dentro de uma tabela nomeada como Chamados:

Ela possui dados digitados e fórmulas que retornam os resultados apropriados: •

Nº: Número sequencial do chamado. Alguns números estão faltando por conta de registros excluídos;

•

Abertura: Registro da data e hora de abertura do chamado. Essa coluna está completa porque todos os chamados possuem, ao menos, a data de abertura;

•

Fechamento: Registro da data e hora do fechamento e conclusão do chamado. Se a data de fechamento estiver faltando, significa que o chamado continua aberto;

351


•

•

Tempo: Registra o tempo total de atendimento do chamado. Se, no cadastramento, por erro de digitação ou erro de sistema, o momento do fechamento aparece anterior ao momento da abertura, então, esse campo aparecerá vazio e acarretará um erro no campo seguinte;

•

Status: Esse campo determina o status do chamado: Aberto (não há data de fechamento), Fechado (há data de fechamento, posterior à data de abertura), Erro (momento do fechamento registrado como sendo anterior ao de abertura) ou Crítico (o tempo de resolução passou de 24 horas);

•

Atendente: Nome do(a) atendente responsável pelo chamado;

•

Cód. Cliente: Código do cliente que abriu o chamado;

•

Tipo: Tipo de chamado. Pode assumir um dos valores: Reclamação, Sugestão, Suporte ou Elogio;

•

Descrição: Texto descritivo do chamado. Para este exercício, os textos dessa coluna foram gerados aleatoriamente, apenas para operação na planilha Consulta.

Objetivos

Ao analisar a base de dados, o gestor responsável ficou preocupado com a quantidade de reclamações no mesmo mês e também com a quantidade de chamados críticos e com erros. Esse gestor encomendou a você o projeto de um dashboard com alguns indicadores que pudessem medir essas questões críticas e que ele pudesse acompanhar os valores ao longo do tempo.

352


8

Após você se reunir com ele, essas foram suas anotações a respeito do projeto: •

O dashboard deverá mostrar informações separadas por mês e por ano;

•

Deve haver uma contagem mensal de elogios, reclamações, sugestões e suportes. Um gráfico de barras horizontais (pode ser por formatação condicional) será suficiente para representar os números graficamente. Ao lado, deverá haver um gráfico de pizza, mostrando a participação de cada tipo de chamado naquele mês;

•

Para efeito de comparação, um gráfico anual com a evolução dos quatro tipos será necessário. Como esse gráfico é menos importante que a informação anterior, ele poderá ficar na parte inferior do dashboard;

•

A real preocupação do gestor é com relação às reclamações;

•

Foi estabelecido um máximo de 60 reclamações ao mês. Em função disso, deve haver um gráfico de velocímetro com quatro faixas divididas igualmente: Ótimo (azul), Bom (verde), Regular (amarelo) e Ruim (vermelho). Ou seja, quanto maior o número, pior é a situação.

Este dashboard não tem a intenção de ser algum tipo de sistema de gestão para call centers de maneira geral. Este é um exercício muito simplificado, desenvolvido apenas para praticar os conceitos vistos neste treinamento. Para a criação deste dashboard, acompanhe as fases a seguir. A - Fase 1: Preparações A seguir, você começará a trabalhar nas tarefas de desenvolvimento deste dashboard. Siga os passos adiante para iniciar algumas preparações antes da construção do painel propriamente dito.

353


1. Na planilha Consulta, experimente visualizar o chamado de nº 1458. Este é um chamado que ainda está aberto na base de dados. Nessa planilha, um fechamento sem valor aparece como 0, ou seja, uma data formatada como 01/01/1900 00:00; 2. Clique na célula do Nº do chamado com o botão direito do mouse e escolha Formatar Células; 3. Na caixa Formatar Células, na guia Número, clique na categoria Personalizado. Digite, na caixa Tipo, o seguinte formato: dd/mm/aaaa hh:mm;;;

4. O código aplica a formatação de data e hora para números positivos somente. Números negativos, valores nulos ou textos não aparecerão na célula (essas seções foram omitidas da formatação). Clique em OK para aplicar o formato na célula; 5. Vá até a planilha Chamados e diminua bastante a coluna Descrição (para 8 caracteres, por exemplo). Não é fundamental que esse texto apareça no banco de dados; 6. Será necessário criar duas novas colunas para facilitar a escolha da data no dashboard. Na célula J3, digite Ano e, na célula K3, digite Mês. A base de dados se expandirá automaticamente para a direita por conta desses novos cabeçalhos de campo; 7. Na primeira célula do campo Ano, digite a fórmula adiante (na digitação, aponte para a célula da Abertura do chamado). Aplique autoajuste à coluna; =ANO([@Abertura])

354


8

8. Na primeira célula do campo Mês, digite a fórmula adiante (na digitação, aponte para a célula da Abertura do chamado). Aplique autoajuste à coluna; =MÊS([@Abertura])

9. Insira uma nova planilha e mude o nome dela para Dashboard; 10. Coloque o título INDICADORES DA QUALIDADE na célula B1. Formate-a com tamanho 18 pontos, negrito e cor azul; 11. Formate a coluna A com 2 caracteres de largura; 12. Salve o arquivo. B - Fase 2: Área de apoio 1. Vá até a coluna AB. Essa área será reservada para os valores de suporte para as caixas de combinação, fórmulas e montagem do gráfico do velocímetro mais adiante;

355


2. Digite e formate as seguintes informações (conteúdo, fonte, alinhamento, borda, preenchimento):

3. Atribua, à célula AC3, o nome Ano. Essa célula conterá o ano escolhido e seu nome será usado em muitas fórmulas deste dashboard; 4. Atribua, à célula AD3, o nome Mês. Essa célula conterá o mês numérico, obtido diretamente da escolha da caixa de combinação que será desenhada no dashboard. O valor numérico do mês será usado nos cálculos, não o nome dele; 5. Crie um intervalo dinâmico para a lista de anos: pressione CTRL + F3 para abrir o Gerenciador de Nomes. Crie um novo nome Anos, usando a seguinte fórmula: =DESLOC(Dashboard!$AF$2; 1; 0; CONT.NÚM(Dashboard!$AF:$AF); 1)

6. Atribua, ao intervalo AH3:AH14, o nome Meses. Esse intervalo será usado para carregar a caixa de combinação que permitirá a escolha do mês; 7. Na célula AC3, digite a fórmula que recupera o valor do ano em função do índice na célula AC4 (o índice é o nº do item escolhido pela caixa de combinação dos anos): =ÍNDICE(Anos; AC4)

8. Salve o arquivo.

356


8

C - Fase 3: Controles interativos 1. De volta ao início da planilha Dashboard, insira duas caixas de combinação logo abaixo do título e formate suas propriedades, como mostrado adiante:

Propriedade Intervalo de entrada Vínculo da célula Linhas suspensas Sombreamento 3D Altura Largura

Caixa de combinação 1 Anos $AC$4 8 Sim 0,5 cm 0,5 cm

Caixa de combinação 2 Meses $AD$3 12 Sim 1,5 cm 2,5 cm

2. Ao lado da segunda caixa de combinação, desenhe uma barra de rolagem horizontal. Ela também será usada como forma de alterar os meses rapidamente dentro do ano escolhido. Formate-a da seguinte maneira:

3. Para a barra de rolagem, atribua uma altura de 0,5 cm e largura de 5 cm;

357


4. Se necessário, use as opções da guia Ferramentas de Desenho para alinhar os controles inseridos, os quais deverão ficar assim:

5. Teste os controles inseridos; 6. Agora, você vai fazer com que os três controles não saiam do lugar quando você alterar as larguras de colunas. Selecione os três controles (use a tecla CTRL), clique com o botão direito do mouse e escolha Tamanho e Propriedades. No painel Formatar Forma, abra o item Propriedades e selecione a opção Não mover ou dimensionar com células. Para que os controles não sejam impressos, desmarque a caixa Imprimir objeto:

7. Para que você possa conferir os valores com as etapas seguintes, nas caixas de combinação, estabeleça o ano como 2015 e o mês como Janeiro; 8. Salve o arquivo.

358


8

D - Fase 4: Tabela Análise da Qualidade do Serviço 1. Digite a tabela Análise da Qualidade do Serviço:

2. Na célula H5, digite o número 1. Depois, arraste-a para a direita pela alça de preenchimento, enquanto segura a tecla CTRL. Solte quando a numeração chegar a 12; 3. Formate as bordas do intervalo C5:S9 com cinza 35%; 4. Aplique sombreamento cinza 15% às células da linha de cabeçalho da tabela; 5. Aplique a largura de 2 caracteres à coluna B, 12 caracteres à coluna C, 3 caracteres à coluna D e 7 caracteres à coluna E; 6. Aplique a largura de 14 caracteres às colunas F e G; 7. Aplique a largura de 3 caracteres às colunas H até S; 8. Formate o restante das colunas de acordo com a imagem seguinte (alinhamentos, negritos):

359


9. Na célula F5, insira a fórmula que exibe a data em função do Mês e Ano escolhidos: =DATA(Ano;Mês;1)

10. Formate F5 com o seguinte formato personalizado: mmmm/aaaa; 11. Em G5, escreva as iniciais dos 12 meses do ano em letra maiúscula, separando cada uma com um espaço: J F M A M J J A S O N D. Em seguida, formate G5 com fonte Consolas, tamanho 10 pontos. Aplique autoajuste à coluna G; 12. As quatro células da coluna B à esquerda dos tipos de chamado (B6:B9) servirão de legenda para os gráficos. Elas representam as cores do tema em uso pelo Excel quando um gráfico é inserido. Então, modifique o preenchimento dessas quatro células usando as quatro cores seguintes, na ordem:

13. Aplique bordas brancas às células do intervalo B6:B9:

360


8

14. Calcule a quantidade de elogios na célula D6: =CONT.SES(Chamados[Tipo]; C6; Chamados[Mês]; Mês; Chamados[Ano]; Ano)

15. Copie para baixo essa fórmula para as três outras categorias. Você pode observar que os valores vieram zerados porque não existem registros em janeiro de 2015; 16. Altere a caixa de combinação do ano para 2016; 17. Em E6, calcule a porcentagem sobre o total para a primeira categoria: =D6/SOMA($D$6:$D$9)

18. Quando não houver valores na coluna D, existe a chance de essa soma ser zero e, portanto, gerar o erro #DIV/0!. Para prevenir esse erro, edite a fórmula e inclua a função SEERRO: =SEERRO(D6/SOMA($D$6:$D$9); "")

19. Copie a fórmula para as demais categorias; 20. Formate o intervalo E6:E9 com porcentagem e uma casa decimal; 21. Em F6, escreva a fórmula que simplesmente copia o valor de E6: =E6

22. Copie a fórmula para baixo; 23. Mantenha essas quatro células da coluna F selecionadas. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique no botão Formatação Condicional, escolha Barra de Dados e, depois, Mais Regras;

361


24. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, marque a opção Mostrar Barra Somente e faça com que os valores variem de um Mínimo de 0 até um Máximo de 1 (ou 100%):

25. Clique em OK para concluir a regra de formatação condicional. No momento, essas barras representam a quantidade de cada tipo de chamado no total de chamados daquele mês. A largura da célula representa 100% dos chamados do mês; 26. Nas doze colunas numeradas, será feito o cálculo das quantidades de cada uma das quatro categorias, mês a mês, para que esses dados gerem um minigráfico. Selecione o intervalo H6:S9; 27. Sem desmarcar a seleção, digite a fórmula adiante (a célula ativa no momento é H6), mas não tecle ENTER: =CONT.SES(Chamados[Tipo]; $C6; Chamados[Ano]; Ano; Chamados[Mês]; H$5)

28. Agora, para inserir essa fórmula em todas as células selecionadas simultaneamente, tecle CTRL + ENTER. Observe que a fórmula usou referência mista para os endereços que apontam para as células da coluna C (exemplo $C6). Na imagem seguinte, veja como está sua planilha para o ano de 2016, mês de janeiro:

362


8

29. Mantenha a seleção de células e, na guia Inserir, no grupo Minigráficos, escolha Coluna. O intervalo de dados já deve aparecer selecionado: H6:S9. Para o Intervalo dos locais, selecione G6:G9:

30. Clique em OK para criar os minigráficos. Na guia Ferramentas de Minigráfico, marque a caixa Ponto Alto para destacar os pontos de máximo. Os minigráficos mostram as tendências de aumento ou diminuição de cada tipo de chamado ao longo do ano escolhido;

363


31. Para evitar que os minigráficos desapareçam quando as colunas H:S ficarem ocultas, faça o seguinte: selecione os minigráficos e, na guia Ferramentas de Minigráfico, botão Editar Dados, opção Células Ocultas e Vazias, ative a opção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e clique em OK para encerrar:

32. A primeira tabela está concluída. Salve o arquivo. E - Fase 5: Tabela Análise do Atendimento 1. A segunda tabela será muito parecida com a primeira. Selecione o intervalo B4:S9 e pressione CTRL + C para copiar; 2. Clique na célula B11 e tecle ENTER. A tabela foi duplicada; 3. Em C11, altere o título da tabela para Análise do Atendimento; 4. Altere o conteúdo de C12 para Status; 5. Altere o conteúdo das células C13 a C16 para: Fechado, Crítico, Aberto e Erro (preste bastante atenção na acentuação das palavras, pois elas devem ser idênticas às existentes na coluna Status da base de dados); 6. Edite a fórmula da célula D13 e troque [Tipo] por [Status]: =CONT.SES(Chamados[Status]; C13; Chamados[Ano]; Ano; Chamados[Mês]; Mês)

7. Copie essa fórmula para baixo; 8. Selecione as células H13:S16;

364


8

9. Sem desmarcar a seleção, pressione F2 para editar a fórmula da célula ativa (H13). Troque [Tipo] por [Status]. Não pressione a tecla ENTER; =CONT.SES(Chamados[Status]; $C6; Chamados[Ano]; Ano; Chamados[Mês]; H$5)

10. Agora, para inserir essa fórmula em todas as células selecionadas simultaneamente, tecle CTRL + ENTER. Por enquanto, seu dashboard está assim:

11. Oculte as colunas H até S; 12. Teste novamente os controles de Ano e Mês. Observe as mudanças nas tabelas. Depois retorne a ano 2016 e mês Janeiro;

365


13. Ao lado da tabela Análise da Qualidade do Serviço, insira um gráfico de pizza 2D usando o intervalo C6:D9. Remova o título e a legenda. Deixe a área do gráfico sem preenchimento e sem contorno. Reposicione o gráfico entre as colunas T e U e entre as linhas 4 e 10. Use a tecla ALT para ajudar no alinhamento com as linhas de grade;

14. Ao lado da tabela Análise do Atendimento, insira um gráfico de pizza 2D usando o intervalo C13:D16. Remova o título e a legenda. Deixe a área do gráfico sem preenchimento e sem contorno. Reposicione o gráfico entre as colunas T e U e entre as linhas 11 e 17. Use a tecla ALT para ajudar no alinhamento com as linhas de grade;

366


8

15. Na célula C18, escreva Maior tempo de atendimento registrado: (incluindo os dois pontos) e aplique negrito ao texto; 16. Copie o formato da célula D16 para a célula G18; 17. Na célula G18, escreva a fórmula que recupera o maior tempo de atendimento para o ano e mês especificados. Aqui, será usada uma função de banco de dados e os critérios estão em AC2:AD3; =BDMÁX(Chamados[#Tudo];"Tempo";AC2:AD3)

18. O resultado é um número serial de data e hora. Lembre-se de que números antes da vírgula representam dias e números depois da vírgula representam parte de um dia (horas). Aplique à célula G18 o formato numérico personalizado [hh]:mm (os colchetes ao redor da posição das horas indicam que as horas podem exceder 24); 19. Centralize o conteúdo de G18; 20. Esta fase está concluída. Salve o arquivo.

367


F - Fase 6: Gráfico de velocímetro 1. Na planilha Dashboard, a partir da coluna AJ, digite e formate as informações que serão usadas para montagem do fundo do velocímetro de 240° e do ponteiro, conforme imagem a seguir:

2. Mescle as células AJ17:AL17; 3. Como valor do Limite (célulaAK11), escreva90. Lembre-se que foi estabelecido, no início do projeto, o valor máximo de 60 para as reclamações. Esse valor corresponde a ⅔ do círculo completo. O Limite deve sempre representar o círculo completo, neste caso 60 + 30 = 90; 4. A célula do Valor (AK12) deve simplesmente trazer o conteúdo da célula que tem a quantidade de reclamações: =D7

5. A célula do Ponteiro (AK13) deve conter o valor da fatia do ponteiro. Assuma aqui 1% do valor do Limite (posteriormente, você pode zerar o valor do Ponteiro); =1%*AK11

368


8

6. A célula do Complemento (AK14) deve conter a fórmula que calcula a fatia restante para o gráfico (Limite – Valor – Ponteiro): =AK11-AK12-AK13

7. Na célula mesclada AJ17, digite a fórmula que monta um texto que será exibido no odômetro. Ele deverá informar quantas reclamações existem no período selecionado: =AK12 & " reclamações em " & TEXTO(F5;"mmmm/aaaa")

8. Ao lado de todos os elementos desenhados, clique numa célula vazia (na coluna W, por exemplo) e insira um gráfico de rosca. Uma área vazia de gráfico será desenhada; 9. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, especifique 8 cm de Altura e 8 cm de Largura; 10. Posicione o gráfico a partir da coluna V:

369


11. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Design, grupo Dados, clique no botão Selecionar Dados; 12. Adicione uma série de dados: $AK$3:$AK$8 (os seis números iguais na lista Valores); 13. Estabeleça como rótulos do eixo o intervalo de quatro células da coluna Rótulos: $AJ$3:$AJ$6; 14. Em Células Ocultas e Vazias, ative a opção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e clique em OK. Em seguida, feche a caixa Selecionar Fonte de Dados; 15. Exclua o título do gráfico e a legenda; 16. Aplique um clique duplo em uma das fatias para abrir o painel lateral Formatar Séries de Dados. Altere os seguintes valores: Ângulo da primeira fatia = 240°, Tamanho do Orifício da Rosca = 50%;

17. Pelo botão Elementos do Gráfico, ative os Rótulos de Dados e formate-os em seguida: marque Nome da Categoria e desmarque Valor; 18. Com os rótulos ainda selecionados, vá à guia Página Inicial e aumente a fonte para 12 pontos, negrito e cor branca;

370


8

19. Clique em uma das fatias do gráfico para selecionar a série toda. Em Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, botão Efeitos de Forma, aponte para Sombra e escolha a sombra Externa (1ª opção); 20. Agora, defina cores para cada fatia: para a fatia Ótimo, aplique a cor azul; para a fatia Bom, aplique a cor verde; para a fatia Regular, aplique a cor laranja; para a fatia Ruim, aplique a cor vermelha; 21. Selecione os rótulos de dados. Em Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Estilos de WordArt, clique no botão Efeitos de Texto, depois, aponte para Sombra e escolha a 1ª sombra Externa: Deslocamento Diagonal Inferior à Direita. Isso dará mais contraste ao texto, melhorando sua leitura; 22. Deixe as duas fatias de baixo sem preenchimento, sem contorno e sem efeito de sombra; 23. Formate a área do gráfico: aplique um preenchimento sólido ou gradiente ao fundo e escolha cores claras; 24. Na célula V3, escreva Nível de Reclamações no Período. Aplique negrito e mescle as células V3:Z3; 25. Mova o gráfico um pouco horizontalmente para que ele fique entre as colunas V e Z:

26. Desenhe um retângulo na parte inferior do gráfico do fundo do velocímetro. Formate-o como quiser. Deixe altura suficiente para duas linhas de texto;

371


27. Com o retângulo selecionado, clique na Barra de fórmulas, digite o sinal de igual (=), clique na célula AJ17 e tecle ENTER. O texto montado já aparece dentro do retângulo; 28. Centralize o texto no retângulo e faça ajustes para que todo ele fique legível:

29. Clique numa célula vazia fora do gráfico e insira um novo gráfico de pizza 2D para a construção do ponteiro; 30. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, ajuste a Largura e a Altura desse novo gráfico para 6 cm; 31. Na guia Ferramentas de Gráfico, subguia Design, grupo Dados, clique no botão Selecionar Dados; 32. Adicione uma série de dados: $AK$12:$AK$14 (Valor, Ponteiro, Complemento); 33. Em Células Ocultas e Vazias, ative a opção Mostrar dados em linhas e colunas ocultas e clique em OK. Em seguida, feche a caixa Selecionar Fonte de Dados; 34. Exclua a legenda e o título; 35. No painel Formatar Séries de Dados, rotacione a primeira fatia em 240°; 36. Selecione a fatia do Ponteiro. Aplique preenchimento preto e contorno preto. Aplique o efeito de brilho: Cor = Branco, Tamanho = 4 pt, Transparência = 50%; 37. Para as fatias do Valor e do Complemento, remova o preenchimento e o contorno;

372


8

38. Formate a área do gráfico para que fique sem preenchimento e sem contorno; 39. Sobreponha o gráfico do ponteiro ao gráfico do fundo do velocímetro. Procure deixar os dois centralizados. Se desejar, use os comandos de alinhamento da guia Ferramentas de Gráfico, subguia Formatar, grupo Organizar, botão Alinhar; 40. Desenhe um círculo preto com 0,6 cm de diâmetro e formate-o com efeito de botão com relevo (Estilos de Forma). Arraste-o para o centro dos gráficos; 41. Caso algum dos gráficos ou formas geométricas tenha ficado fora de ordem, use o Painel de Seleção para facilitar o processo de empilhamento; 42. Selecione os dois gráficos (fundo e ponteiro), o círculo e o retângulo e faça um agrupamento desses objetos; 43. Selecione a partir da coluna AA até a coluna do final da planilha e oculte-as; 44. Selecione a partir da linha 20 até a linha do final da planilha e oculte-as; 45. Desative as linhas de grade e os títulos de linha e coluna; 46. Seu dashboard está concluído. Teste-o para exibir novos períodos; 47. Salve o projeto.

373

Impacta - Excel Analise de Dados & Dashboard

Recommend Documents