KSI Lanjut Implementasi SAP pada PT Indofood
Anggota Kelompok : Azis Muslim 10107299 Diaz Pradiananto 10107491 Fatra Firdaus S. Syafril 10107669
Implementasi ERP – SAP pada PT. INDOFOOD
Indofood (http://www.indofood.co.id), adalah perusahaan pemroduksi mie instant terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termasuk di Indonesia sendiri. Perusahaan, yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Gunawan Samahita, Chief Information and Knowledge Officer Indofood, menjelaskan “Perbedaan varian dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang di produksi oleh Food Ingredient Division (FID). Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk (Production Plans) mereka sehingga akan selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian dari mie instant. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan digudang seminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dan dijadwalkan dengan sebaik mungkin. Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAP BW).
SAP Logo
ERP pada PT Indofood
2
SAP R/3 Module Tetap Mempertahankan Platform Ketika memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat kriteria itu, terpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memiliki keamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam mendukung SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP.
Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk memasukkan SAP BW dan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platform server. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM DB2 Database Management. Gunawan mengatakan, “iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika kami ERP pada PT Indofood
3
tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually troublefree operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteria kami yaitu scalability, reliability, dan maintainability.” Menyesuaikan Minat Konsumen Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin di waktu yang akan datang. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yang terjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif. “Sebagai contoh, kita dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laris terjual di kota Sukabumi atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga, sehingga kita dapat mengirimkan jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang dituju, sehingga akan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetail dengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital.” kata Gunawan. Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO, dimana ia akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan di pabrik mana akan diproduksi. Distribusi Informasi Sedangkan data yang disediakan oleh SAP R / 3 sistem dan SAP APO sangat penting untuk perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di bagian operasional, manajemen menengah dan tim eksekutif tidak perlu data transaksi yang mentah. Gunawan mengatakan, “Yang mereka butuhkan adalah informasi mengenai keseluruhan performa bisnis, arus kas, dan beberapa hal detail operasional. Untuk meningkatkan akurasi maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, kami mengimplementasikan SAP BW pada bulan Juli 2003.
ERP pada PT Indofood
4
SAP BW merupakan sebuah modul pemodelan dari data history dan transaksi yang diambil dari backend SAP (sebut aja, R/3 Production), yang digunakan untuk membentuk sebuah model bisnis report yang dapat dipakai untuk menganalisa data yang dianggap perusahaan (manajemen-red) sebagai tolak ukur performansi perusahaan. Aplikasi tersebut dapat memberikan informasi yang sangat mendetail, seperti pencacahan berapa pak sebenarnya Indomie rasa kari ayam yang terjual di suatu area selama periode tertentu. Integrasi Sistem Hilir Dengan sistem ERP kelas dunia, Indofood telah memulai untuk perencanaan ke depan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya. “Salah satu tujuan bisnis kami saat ini adalah untuk mengelompokkan pelangganpelanggan kami dengan lebih akurat, kemudian melayani setiap kelompok sesuai minatnya masing-masing.” kata Gunawan. “Kami akan bekerja lebih erat dengan para distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan kami kami untuk meningkatkan perencanaan kapasitas dan membantu kami meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Beberapa distributor Indofood , seperti Indomarco, juga dalam proses pengembangan sistem ERP mereka, dan dapat memperpanjang kepada pengecer mereka. Rencananya adalah untuk mengintegrasikan sistem antara mitra perusahaan supaya memuluskan proses e-commerce. Sudah jelas, bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan.untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasi termasuk warisan sistem dan aliran data realtime melalui berbagai sistem ERP.
ERP pada PT Indofood
5
Pengarsipan Dokumen Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan
dokumen
SAP
dan
non-SAP
ke
arsip
tunggal
untuk
memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi. “Dengan menggunakan IBM Content Manager CommonStore untuk SAP, kita mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen kami, sementara tetap mempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan”, Gunawan menyimpulkan.
ERP pada PT Indofood
6
Tentang SAP R/3 SAP R/3 merupakan nama perangkat lunak ERP yang diproduksi oleh SAP AG. SAP pada dasarnya menyediakan semua solusi untuk semua fungsi dalam perusahaan, dalam industri manapun. Tapi pada umumnya modul SAP yang sering dipakai adalah: •
FICO (Financial Controlling)
•
SD (Sales & Distribution)
•
MMPP (Material Management, Production Planning)
•
HR (Human Resources)
Modul dan aplikasi yang terdapat dalam suatu software SAP R/3 tergantung kepada versinya. SAP secara terus menerus melakukan upgrade terhadap software R/3 agar sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman. Secara keseluruhan, SAP R/3 versi 4.6C terbagi menjadi tiga functional area: 1. Financial 2. Logistics 3. Human Resources Sementara masing-masing functional area terdiri dariberbagai macam modul pendukung. Selengkapnya modul yang terdapat pada SAP R/3 versi 4.6C sebagai berikut: 1. Financial - Financial Accounting (FI) - Controlling (CO) - Investment Management (IM) - Treasury (TR) - Enterprise Controlling (EC) 2. Logistics - Logistics Execution (LE) - Sales and Distribution (SD) - Materials Management (MM) - Plant Maintenance (PM) ERP pada PT Indofood
7
- Production Planning and Control (PP) - Logistics - General (LO) - Quality Management (QM) - Project System (PS) - Customer Service (CS) - Real Estate Management (Industry Solution) 3. Human Resources - Personnel Management (PA) - Personnel Time Management (PT) - Payroll (PY) - Training and Event Management (PE) - Organizational Management - Travel Management (TV) Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen tertentu. Penjelasan masingmasing modul adalah sebagai berikut: A. Financial 1. FI-Financial Accounting Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. 2. CO-Controlling Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional: •
Pengendalian capital investment
•
Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran
ERP pada PT Indofood
8
•
Pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area
•
Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan
3. IM- Investment Management Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan. 4. EC-Enterprise Controlling Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal berikut: •
Kondisi keuangan perusahaan
•
Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
•
Investasi
•
Maintenance dari aset perusahaan
•
Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
•
Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance
•
Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, financial accounting dan profitability analysis.
5. TR-Treasury Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas ,logistik dan transaksi keuangan. B. Logistics 1. LE-Logistics Execution Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada
ERP pada PT Indofood
9
pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery. 2. SD-Sales Distribution Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang. 3. MM-Materials Management Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis. 4. PP-Production Planning Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses delivery produk. 5. PM-Plant Maintenance Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. 6. QM-Quality Management Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production Planning for Process Industries. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series. 7. PS-Project System Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini: ERP pada PT Indofood
10
•
Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value
•
Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit costing dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan • Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan material, manajemen inventori, network planning dari orang, kapasitas, material, operating resources dan servis
•
Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
•
Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources Berfungsi untuk: •
Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan
•
Melindungi data personalia dari pihak luar
•
Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir
ERP pada PT Indofood
11
Daftar Pustaka 1. URL : http://forum.onestopsap.com/forum_posts.asp?TID=833 , Indofood gets a taste for efficient PP with SAP, 2007. 2. URL : http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_R/3 , SAP R/3, 2010 URL : http://www.erpweaver.com/index.php? option=com_content&view=article&id=22%3Amodul-functional-sapr3&catid=14%3Aaplikasi-bisnis&Itemid=27, Modul Functional SAP R/3, 2009 URL : http://sapbasic.wordpress.com/2009/04/21/mengenal-sap-bw/, Mengenal SAP BW, 2009 URL : http://priandoyo.wordpress.com/2007/03/30/belajar-sap-r3-darimana/, Belajar SAP R/3 dari mana?, 2007
ERP pada PT Indofood
12
