IMPLEMENTASI, OPERASI, DAN PENGENDALIAN SISTEM
1. Garis Garis Besar Besar Imple Implemen mentas tasii Sistem Sistem
Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat. Tiga langkah utama implementasi sistem: 1. Menetap Menetapkan kan renc rencana ana dan dan peng pengend endali alian an 2. Pelaksanaan Pelaksanaan aktivitas aktivitas seperti seperti yang yang telah direncanaka direncanakan n 3. Menindaklan Menindaklanjuti juti dan mengevalua mengevaluasi si sistem sistem yang baru Terakhir, sistem yang diimplementasikan harus ditelaah dan dikendalikan
2.
Implementasi Sistem
a. Pembuata Pembuatan n Rencana Rencana dan dan Pengenda Pengendalian lian untuk untuk Implem Implementa entasi si
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya mengelola implementas implementasii proyek proyek dengan dengan baik, dibutuhkan dibutuhkan rencana-rencan rencana-rencanaa khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus menggabungkan tiga komponen utama, yaitu: 1)
Menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan
2)
Anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap
tahap 3)
Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek Gantt Gantt chart chart mengga menggamba mbarka rkan n secara secara grafis grafis aktivi aktivitas tas-akt -aktivi ivitas tas utama utama pada pada
sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagra Diagram m jaringa jaringan n mengg menggamb ambark arkan an urutan urutan aktivi aktivitas tas-akt -aktivi ivitas tas yang yang harus harus dilakukan. Jalur Jalur kritis kritis adalah adalah rangka rangkaian ian aktivi aktivitas tas yang yang pentin penting/k g/kriti ritiss dalam dalam sebuah sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda.
1
b. Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi
Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Pertimbangan penting yang lain adalah proses pengendalian internal suatu entitas, bervariasi
tergantung
pada
konteks
ukuran;struktur
organisasi;karakteristik
kepemilikan;metode tranmisi ; pemrosesan ; pemeliharaan ; dan pengevaluasian informasi;persyaratan legal dan regulator;diversitas dan kompleksitas operasi organisasi. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain:
Menyeleksi dan melatih personel
Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain sistem
Menulis dan menguji program-program komputer
Pengembangan standar
Dokumentasi
Konversi file Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-
pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian proyek khusus. Idealnya tim harus mencakup orang-orang yang juga berpartisipasi dalam menformulasikan spesifikasi-spesifikasi dan rencana perancangan untuk rencana implementasi. Manajer yang terlibat juga harus berpartisipasi. 1)
Pelatihan Karyawan
Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawan. Arti penting pelatihan yang memadai tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu kesuksesan keseluruhan proyek pengembangan system dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara di kasus lainnya, para karyawan yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.
2
Karyawan baru harus direkrut dan dilatih
Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir,
laporan dan prosedur-prosedur baru
Dalam banyak kasus ditemukan bahwa lebih baik untuk melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal tersebut: * Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyawan baru sedapat mungkin dihindari * Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi perusahaan * Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti: * Memekerjakan konsultan pelatihan dari luar * Menggunakan manual pelatihan * Menggunakan kaset video presentasi * Menggunakan kaset rekaman presentasi * Menggunakan seminar-seminar pelatihan * Menggunakan instruksi-instruksi tercetak (print-out) * Menggunakan komputer-bantu pelatihan
2)
Pembelian dan Pemasangan Peralatan Komputer Baru
Pemasangan peralatan computer baru kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Untuk pemasangan setiap ukuran yang tepat, produsen computer umumnya menugaskan perekayasaan dan personal lainnya untuk membantu pemasangan.
3)
Pemasangan Sistem Terinci
Bagian pelaksanaan perancangan terinci yang sangat penting selama tahap implementasi mencakup pemrograman computer. Perencana perancangan dapat menggunakan
program-program
computer
pra-paket;
tetapi,
sebagian
besar
pemasangan besar membutuhkan pemrograman khusus. Spesifikasi perancangan
3
untuk pemrograman computer ditentukan oleh tim perancangan, bukan oleh pemrogram. Fungsi uatama pemrogram adalah untuk menimplementasikan rencana khusus; tetapi pointing bagi pemrogran untuk bekerja sejalan dengan tim perancangan.
4)
Pendokumentasian Sistem Baru
Merupakan salah satu bagian implementasi yang paling penting tetapi sering terlupakan. Karena para pemrogram umumnya menerima pelatihan mengenai bahasa program secara sangat memadai, tetapi hanya sedikit saja bahkan tidak menerima pelatihan dokumentasi. Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk: 1. pelatihan karyawan baru 2. memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi dimasa yang akan datang. 3. memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern 4. membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi.
5)
Operasi pengujian
Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system : 1.
pendekatan langsung mencakup pengubahan ke system
baru dan membatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah. 2.
operasi paralel yaitu menjalankan
system baru dan
system lama secara simultan 3.
konversi modular, memilah-memilah system baru ke
dalam beberapa segmen.
6)
Konversi file.
File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus mencakup konversi file pita computer ke file disk.
4
c. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru
Jika system baru sudah di implementasikan ada beberapa pekerjaan lagi yang harus dilakukan .Tindak lanjut di perlukan untuk meyakinkan bahwa system baru beroperasi sesuai yang direncanakan . Terdapat banyak pendekatan yang dapat membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan. 3.
Pengendalian Keuangan Dalam Sistem Informasi
Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan. a.
Anggaran sistem informasi
Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dlam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran system informasi yang telah di lakukan.
Alasan mengapa
pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama : Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam
perusahaan Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu
besar Alasan yang ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka
pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemrosesan yang lebih besar Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan
peningkatan efektivitas keputusan manajerial
b.
Hakekat biaya biaya system informasi
Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap. Ada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya5
biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi.
c.
Pengendalian perolehan dan asuransi.
Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mancakup penentuan metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolehan peralatan dan mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian. Metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Pendekatan ini setidaknya membutuhkan komitmen dari pemaki, karena sebagian besar persetujuan sewa dapat dibatalkan dalam waktu singkat.
d.
Strategi-strategi pengendalian keuangan Kesulitan-kesulitan dalam penetapan hubungan perhitungan biaya antara
masukan dan keluran membuat perusahaan memandang biaya sistem informasi seperti biaya penelitian dan pengembangan, yang sangat sulit di dikendlikan. Pengeluaran direncanakan dengan unsur-unsur biaya perangkat keras, biaya personal, dan perlengkapan. Jika pengeluaran pengeluaran actual berada dalam anggaran, maka akan di terapkan “management by exception” . dengan jenis strategi “pengendalian global”, system informasi di pandang sebagai fungsi tunggal, dan hanya di butuhkan sedikit rincian catatan penggunaan dan biaya, karena tidak ada usaha untuk mempertanggung jawabkan biaya secara rinci. Jenis struktur pengendalian ini umumnya tidak cocok untuk sistem berukuran menengah keatas. Pendekatan pusat biaya memberikan informasi yang lebih rinci untuk penelahaan manajerial tetapi tidak berkaitan dengan biaya dibebankan atau pemanfaatan aktual. Biaya-biaya yang berkaitan dengan pemanfatan merupakan tujuan dari Sistem Pembebanan Kembali ( chargeback systems ). System pembebanan kembali. Merupakan mekanisme yang digunakan untuk
mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai organisasi dalam kerangka keseluruhan system akutansi pertanggung jawaban Harga transfer. System harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga
produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan diantara pusat-
6
pusat biaya dalam organisasi. Teori harga transfer berkaitan dengan teori ekonomi mikro. System pemulihan biaya . Mayoritas system pembebanan kembali
merupakan system pemulihan biaya. Dalam system pemulihan biaya, system informasi sebagai pusat laba dan menetapkan tariff dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri. 4.
Pengendalian Atas Sumberdaya Nonkeuangan Dalam Sistem
Informasi
Beberapa faktor yang berkaitan dengan sistem informasi penting bagi manajemen dilihat dari sudut pandang pengendalian tetapi tidak diukur dengan nilai uang. Ini termasuk pengukuran kinerja perangkat keras,perangkat lunak, dan personal. Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Pengukuran pemanfaatan sistem umunya mencakup rasio-rasio seperti waktu CPU aktual yang digunakan dibandingkan yang tersedia. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Selain itu, statistik pemanfaatan yang dilaporkan untuk berbagai hari dapat membantu manajemen dalam menjadwalkan kegiatan utama komputer pada waktu dimana pemanfaatan sistem rendah. Dalam banyak sistem, waktu turunn mesin (downtime) pengolahan merupakan pertimbangan utama.
Downtime
merupakan persentase waktu dimana mesin tidak
tersedia untuk digunakan. Biasanya, jumlah total jam dalam bulan tertentu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan akan dilaporkan. Statistik waktu penuh bermanfaat untuk mengevaluasi efektivitas keseluruhan perangkat keras. Sistem yang memiliki terlalu banyak waktu penuh akan menimbulkan beberapa masalah termasuk kerugian usaha. Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalahkinerja perangkat lunak. Pendekatan keseluruhan yang sangat penting untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah dengan mensurvai para pemakai sistem, menanyakan banyak pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai. Terakhir, perlu untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal. Oleh karena itu, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam 7
faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal akan mencakup hal-hal berikut ini :
Laporan-laporan kinerja bagi para spesialis masukan data. Laporan-
laporan ini harus mencakup statistik seperti jumlah ketukan per hari yang dilakukan atau jumlah catatan data yang dimasukkan per jam.
Laporan-laporan evaluasi efisiensi para operator sistem. Laporan-laporan
ini harus mencakup statistik yang berkaitan dengan faktor-faktor seperti panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan pita atau efektivitas dalam menjalankan pekerjaan yang dijadwalkan terlebih dahulu dalam konteks waktunya.
Laporan-laporan yang berkaitan dengan efisiensi personal perbaikan
perangkat keras. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik jumlah pekerjaan perbaikan dan rata-rata panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan perbaikan, yang dipilah berdasarkan berbagai jenis kategori perbaikan.
8
