IMPLEMENTASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Manajemen, Sistem, dan Pengendalian
Manajemen bukan lagi merupakan hal baru atau hal asing bagi kita lagi. Manajemen sudah dikenal dan sudah ada sejak dulu kala. Manajemen, adalah suatu proses / kegiatan / usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang – orang lain. Tujuan utama atau pokok dalam mempelajari manajemen, ialah guna memperoleh suatu cara, teknik, metode, yang sebaik – baiknya dilakukan, agar supaya dengan sumber – sumber yang sangat terbatas (seperti modal, tenaga, tanah, dan lain sebagainya) dapatlah diperoleh hasil yang sebesar – besarnya. Adapun fungsi – fungsi manajemen, adalah !A" (laning / erencanaan, !rgani#ing / engorganisasian, Actuating Actuating / enggerakkan, dan "ontrolling / engendalian / enga$asan). %ntuk memenuhi tuntutan efisiensi dan efekti&itas kerja dari setiap bidang / jenis pekerjaan, diperlukan adanya suatu sistem kerja yang up to date, tepat, dan sesuai dengan situasi dan kondisi tempat. 'alam praktek sering dicampur adukan penggunaan istilah sistem. istem, adalah suatu rangkaian daripada tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola teratur dalam rangka melaksanakan sutau bidang pekerjaan. engendalian, adalah suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang direncanakan berjalan sesuai rencana. engendalian dilakukan untuk menga$asi sampai dimana usaha – usaha dijalankan. Apakah sudah sesuai dengan program yang telah digariskan atau belum. Sistem Pengendalian Manajemen Manajemen
. *dy ukarno, menyatakan +istem pengendalian manajemen, adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungja$aban, yang hakikatnya hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal. -. Anthony and o&indarajan dalam bukunya Management "ontrol ystem mengungkapkan +Management control is the process by $hich managers influence other members of the organi#ation to implement the organi#ation0s strategies. 1. istem engendalian Manajemen, adalah suatu alat untuk mengimplementasikan strategi
yang berfungsi untuk memoti&asi anggota – anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi. 2. istem engendalian Manajemen, adalah perolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pe mbuatan keputusan melalui organisasi dan utnuk memandu perilaku manajemen. istem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu istem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi,
¬
termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat3alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar. engendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik e&aluasi yang berintegrasi dan
¬
menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam menge&aluasi sesuatu. engendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian
¬
manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan. !leh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan3pertimbangan psikologis lebih dominan. 4erdasarkan ciri3ciri tersebut di atas, dapat diketahui bah$a tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya. 5e$at keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan – kebijakan yang dapat menuntut arah, maupun program3program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. etelah keputusan3keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bah$a kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi. engendalian manajemen, merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Konsep Dasar
6onsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan penerapan sistem pengendalian manajemen meliputi . 6omponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A continuous built3 in component of operations)7 engendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan akti&itas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. engendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya. engendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai tujuannya. 'engan demikian, perkembangan pengetahuan dan teknologi yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifikasian sistem pengendaliannya yang berjalan secara terus – menerus. "ontoh adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking system menuntut pemodifikasian pengamanan dalam sistem pengendalian manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami kerugian akibat tindakan pihak3pihak yang tidak bertanggung ja$ab. -. engendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia7 'alam kenyataan sering dijumpai bah$a suatu organisasi memiliki pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi organisasi. +A man behind the gun adalah istilah yang cocok dengan faktor ini. istem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh3sungguh oleh manusia. Tanggung ja$ab berjalannya sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme pengendalian, memantau serta menge&aluasi pengendalian. 'engan demikian, seluruh pega$ai dalam organisasi memegang peranan penting untuk
mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara efektif. 6arakter dan moti&asi manusia memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif. 1. Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak7 erancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada pertimbangan biaya dan manfaat. Tidak peduli betapa baiknya perancangan dan pengoperasian s uatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi, sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai. 8aktor – faktor dari luar yang mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya. 6esalahan manusia, pertimbangan yang keliru, dan adanya kolusi adalah contoh faktor – faktor yang dapat menghalangi pencapaian tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. 'engan demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi. Jenis Pengendalian Manajemen
istem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 9 (lima) jenis . engendalian pencegahan (pre&enti&e controls). engendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. engendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. engendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. "ontoh pengendalian pencegahan meliputi kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, re&ie$ penga$as dan pengendalian ganda. ebagaimana peribahasa mengatakan +lebih baik mencegah daripada mengobati demikian pula dengan pengendalian. engendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau korektif. 6etika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. :amun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya. -. engendalian deteksi (detecti&e controls). esuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. ;ekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. engendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap
dibutuhkan dengan alasan ertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efekti&itas pengendalian pencegahan. 6edua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. engendalian deteksi meliputi re&ie$ dan pembandingan seperti, catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya. 1. engendalian koreksi (correcti&e controls). engendalian koreksi melakukan koreksi masalah3masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya, adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka $ujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 2. engendalian pengarahan (directi&e controls). engendalian pengarahan, adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. "ontoh atas pengendalian ini adalah kegiatan super&isi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada ba$ahan atau penga$asan oleh mandor terhadap akti&itas pekerja. 9. engendalian kompensatif (compensating controls). engendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu akti&itas pengendalian. enga$asan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pega$ainya pada usaha kecil karena ketidak3adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif. Proses Pengendalian Manajemen
roses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. engendalian manajemen formal merupakan tahap – tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses a. emrograman (rogramming) 'alam tahap ini perusahaan menentukan program3program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan. b. enganggaran (4udgeting)
ada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran – anggaran dari pusat pertanggungja$aban. c. !perasi dan Akuntansi (!perating and Accounting) ada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan – penerimaan yang dihasilkan. "atatan dan biaya3biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan. enggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang. d. 5aporan dan Analisis (;eporting and Analysis) Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungja$aban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa erlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
−
erlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun
−
yang akan datang. 'ari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran,
−
apabila sudah tidak realistis. 'ari laporan3laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan3perbaikan untuk
−
masalah yang tidak dapat diantisipasi. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
. 6urang matangnya suatu pertimbangan. *fekti&itas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. uatu keputusan diambil oleh manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan – pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan $aktu, dan beberapa &ariabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). 'alam kenyataannya, sering dijumpai bah$a beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan. 6eterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi oleh manajemen. -. 6egagalan menterjemahkan perintah. engendalian telah didisain dengan sebaik3baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pega$ai (staf) yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan.
6esalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pega$ai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan. 1. engabaian manajemen. uatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan ke$enangan dan tanggung ja$abnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian.
DAFTAR PUSTAKA https://dianpella.wordpress.com/201/0!/2"/ma#alah$sistem$pen%endalian$ mana&emen/
