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Informe de Control Interno Para la Gerencia de la empresa Inversiones Warner Mic S.R.L. Preparado por la Auditoría Periodo 2014
Alcance. Hemos hecho las consideraciones con base en la labor realizada entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del periodo 2014
Justificación Los informes de nuestra firma al final del eamen del período sir!en a la "erencia no solo para e!aluar el traba#o e#ecutado sino para determinar si lo e#ecutado corresponde a los re$uerimientos de la empresa% &l marco de nuestra Auditoria en la empresa' busca una !isi(n futura' se enfoca hacia la e!aluaci(n de los re$uerimientos de esta' en todas las )reas de la empresa% Por *ste moti!o adem)s de los informes $ue ei+e la Ley sobre la presentaci(n de los &stados ,inancieros como el -ictamen de los mismos y el .nforme de /ontrol .nterno se su+iere para el .nforme de "esti(n se preparasen informes por )reas' como de ecursos Humanos' !entas' almac*n y contabilidad%
Marco Conceptual &l /ontro /ontroll .ntern .nterno o es un proces proceso' o' e#ecutad e#ecutado o por por la "erenc "erencia ia de la empres empresa a para para la administraci(n de su ne+ocio' diseado específicamente para proporcionarle se+uridad razonable razonable de conse+uir conse+uir efecti!idad efecti!idad y eficiencia eficiencia en las operacion operaciones es suficiencia suficiencia de la informaci(n financiera y cumplimiento de las leyes%
Marco legal &l inform informe e sobre sobre /ontro /ontroll .ntern .nterno o se const constituy ituye e en un elemen elemento to b)sico b)sico $ue permit permite e dete determ rmina inarr si los los marc marcos os le+a le+ale les s y #urí #urídi dico cos s se cump cumplen len si los los orde ordena nami mien ento tos s /orporati!os son tenidos en cuenta si los procedimientos aplicados corresponden a los propuestos por la "erencia "eneral y si los lineamientos establecidos de control interno corresponden a la din)mica y desarrollo de la empresa%
nfo!ue del Control Interno &l /ontrol .nterno $ue e!ala nuestra firma est) fundamentado en ormas de Auditoria +ene +enera rall de acep acepta taci ci(n (n'' los los cuale cuales s aun$u aun$ue e no tien tienen en la calid calidad ad de obli+ obli+at ator orio ios' s' sí corresponden a un proceso $ue se tiene como premisa b)sica para el desarrollo de *ste enfo$ue de /ontrol en la e!aluaci(n de nu estra Auditoria ,inanciera%
Marco teórico de los componentes c omponentes del Control Interno de la empresa Los componentes del /ontrol .nterno se interrelacionan se deri!an de la !isi(n de la empresa' y se inte+ran a los procesos administrati!os%
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&stos componentes son5
Am"iente de control. Al cual se asocian elementos como la inte+ridad' !alores *ticos' y la competencia o conocimientos así como las habilidades $ue poseen las personas para un adecuado cumplimiento de sus funciones%
valuación de Riesgos. &s la identificaci(n y an)lisis de ries+os rele!antes para el lo+ro de los ob#eti!os de .n!ersiones 6arner 7ic 8%%L%' los cuales representan la orientaci(n b)sica de recursos y esfuerzos' y se constituyen en el camino para identificar factores críticos de *ito% &n estos ries+os incluyen factores eternos e internos%
Actividades de Control 8on las acti!idades $ue realiza la "erencia y dem)s personas de la empresa' para cumplir directamente con las acti!idades asi+nadas' las cuales est)n representadas en políticas' sistemas y procedimientos y se incluyen entre estos controles' los relacionados con los sistemas de .nformaci(n%
Información # Comunicación Para lo+rar los ob#eti!os de .n!ersiones 6arner 7ic 8%%L% es necesario disponer de informaci(n adecuada y oportuna% 8e desprende como conclusi(n $ue la informaci(n cumple distintos prop(sitos y se utiliza a diferentes ni!eles%
l Seguimiento # la Supervisión &stos pueden ser e#ecutados por el personal encar+ado de los propios controles 9auto e!aluaci(n: y se aplica mediante cuestionarios o entre!istas comunicando las debilidades u oportunidades de me#oramiento%
$"%etivos del informe de Control Interno 1% -ar a conocer la situaci(n del control interno de la empresa% 2% /umplir con la obli+aci(n de dar cuenta oportuna y por escrito de las irre+ularidades o des!iaciones en $ue se incurra en la realizaci(n del ob#eti!o social 3% Hacer conocer a la "erencia "eneral $ue las operaciones $ue se celebran cumplen con los estatutos y con las decisiones de la misma% 4% .nformar a la "erencia "eneral sobre el cumplimiento de las responsabilidades asi+nadas como son5 •
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;elar por$ue se lle!e re+ularmente la contabilidad cumpliendo la normati!idad !i+ente% .nspeccionar asiduamente los bienes de la empresa y procurar $ue se tomen oportunamente las medidas de comercializaci(n y se+uridad% .mpartir instrucciones' practicar inspecciones y solicitar informes $ue sea necesarios para establecer controles permanentes y necesarios%
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Autorizar con la firma los &stados ,inancieros debidamente acompaados del -ictamen y las otas $ue forman con ell os un todo indi!isible%
&emas a tratar en 'ste informe 8e han seleccionado los temas $ue se consideran importantes y $ue re$uieren ser tomados en cuenta al momento de las decisiones
(. Consideraciones relacionadas con aspectos generales de operaciones en las compras o ad!uisiciones a% Los procesos de compra se realizan de acuerdo a las necesidades de compra y !enta en forma detallada de los pedidos% b% 7ane#o del soft
tro aspecto !ital es el particularmente basado en el Producto 98oft
). Revisión por *reas de operación a% +rea de Ingresos # mane%o de Clientes 1% 8e efectuaron las re!isiones correspondientes al )rea determinando $ue eisten re+istros $ue mane#a el )rea de !entas y re+istros $ue hace el )rea contable $ue muchas !eces no resultan compatibles% 7uchas !eces se anulan facturas por falta de planeaci(n de las mismas con las empresas para e!itar efectos tributarios% 2% &l !alor de los saldos de ser!icios y otros contratos por anticipado al 31 de -iciembre del ao 2014 son de 8?% @@@@@@@%% y el saldo a la misma fecha del ao anterior era de s?% B'000%00
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3% &l !alor de los saldos de mercaderías al 31 de diciembre del ao 2014 son de s?% @@@%%% y el saldo a la misma fecha% &stos !alores est)n afectando los resultados de la empresa del periodo anterior es de s?% 1C'D3'03E%0' 3% &l !alor de los saldos de Acti!o diferido al 31 de diciembre del ao 2014 son de s?% @@@%%% y el saldo a la misma fecha% &stos !alores est)n afectando los resultados de la empresa del periodo anterior es de s?% EB'342%00%
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valuación del Control interno
1% Los in+resos $ue se reciben como producto de las !entas' son in+resados y controlados mediante dep(sitos en cuenta corriente mediante li$uidaciones diarias de los documentos% 2% Los in+resos por concepto de abonos de clientes así como los anticipos' son preparados por el )rea correspondiente y controlados por el )rea financiera y contable% 3% Las operaciones $ue hace el )rea ,inanciera y la de !entas permiten hacer el se+uimiento al cumplimiento de las metas% 8in embar+o no cuenta con un presupuesto de manera $ue se pueda hacer se+uimientos de cumplimiento de metas' por lo $ue los resultados son positi!os sin embar+o podrían ser mayores% •
Recomendaciones para me%orar el control interno,
1% Fue se unifi$ue el re+istro de cartera y contabilidad' y $ue una !ez se establezca el me#or procedimiento $uede el re+istro solamente en manos del )rea contable% 2% 8e debe preparar un manual de funciones y un manual de procedimiento de acti!idades de todas las )reas de la empresa% 3% debe eistir un )rea de control interno $ue ha+a se+uimiento de las funciones y procedimientos permanentemente en todas las )reas' $uien se encar+ara de informar dicho cumplimiento de metas a la +erencia +eneral% 4% -ebe continuarse el control de las -eudas de -ifícil cobro hasta el lo+ro de la cancelaci(n% D% 8e ha determinado $ue para facilitar las /onciliaciones bancarias' las diferencias del mes se re+istrar)n en el mes si+uiente' pero se re$uiere $ue en nin+n caso haya un retardo en la aplicaci(n de *ste procedimiento% b% +rea de gresos # comportamiento con los Pasivos 1% 8e hacen las e!aluaciones permanentemente con ocasi(n de la re!isi(n documentaria anticipada de la retenci(n en la fuente' de etei!a' de .mpuesto a las ;entas con base en los lineamientos establecidos en las normas tributarias y cuando ha sido pertinente se han hechos las obser!aciones relacionadas con posibles des!iaciones% 2% &l control documentario lo hemos considerado adecuado% 3% 8e !ienen soportando las compras directas a pro!eedores sin tener alternati!as de otras cotizaciones% 8in embar+o cuando se trata de los +astos de !i)ticos se han encontrado casos en los cuales los documentos no son reportados en forma oportuna%
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4% se !iene realizando contratos de Leasin+ con terrenos y !ehículos automotores por el importe de s?% @@@@@@ en el ao 2013 y en el ao 2014 asciende a s?% 2'331'DDC%B' cuyas cuotas se han !enido pa+ado oportunamente% D% 8e estableci( un .n!entario de eistencias $ue al final del ao $ue no fue posible !erificarlo' por$ue el eamen de auditoria se realiz( en el mes de marzo del presente a pesar de ser recurrente' lo $ue se $uiere decir $ue debi( efectuarse con anterioridad' es decir antes de fin de ao para presenciar la toma de in!entarios físicos y asi !erificar la eactitud de las eistencias% % /on relaci(n al pa+o de planilla' *sta !iene siendo mane#ada a tra!*s de la empresa' pero no todos est)n incluidos' dado $ue hay personal $ue esta como recibo por honorarios y no hay contrato de locaci(n por lo $ue hemos e!aluado y considerado inadecuado' por$ue podría traer como consecuencia de!en+ados no considerados% E% 8e aplican las normas nacionales en relaci(n con aspectos de responsabilidad' plazos y pa+os correspondientes a los si+uientes .mpuestos% .mpuesto a la enta etenci(n del .mpuesto "eneral a las ;entas .mpuesto "eneral a las ;entas -etracci(n de impuesto "eneral a las ;entas .mpuesto selecti!o al consumo • • • • •
C% La empresa cumple con el pa+o a entidades de 8e+uridad social y las car+as parafiscales de acuerdo con los porcenta#es establecidos y teniendo en cuenta los plazos asi+nados% 10% Los contratos de arrendamientos est)n debidamente firmados y !i+entes 11% La empresa contrata los se+uros por un !alor razonable' para de los bienes $ue posee y para los contratos con terceros $ue firma' de acuerdo con las cl)usulas establecidas en los mismos% 12% Los +astos son subdi!ididos en /osto de !entas' "astos Administrati!os' "astos de ;entas y >tros &+resos% 13% 8e utilizan los !ales de alimentaci(n de acuerdo con los con!enios de fleibilizaci(n hechos con los empleados y si eceder el marco le+al% 14% Los +astos en +eneral llenan los re$uisitos para ser deducibles o sea $ue son proporcionados' razonables' adecuadamente soportados y tienen relaci(n de causalidad con el in+reso con la ecepci(n de los comentados anteriormente pa+ados por la "erencia "eneral% 1D% La diferencia en /ambio producto de los Anticipos ecibidos de clientes fue un !alor importante en el ao% 1% 8e asumieron etenciones en la fuente producto de errores contables no #ustificados% 1E% &l impuesto +ra!amen a los mo!imientos financieros $ue constituye un +asto no deducible parcialmente' se redu#o ostensiblemente con relaci(n al ao anterior% 1B% &l costo de !enta aplicado corresponde a a$uellos !alores $ue pueden acti!arse como .n!entarios y $ue se aplicar)n a medida $ue se producen las !entas% 8in embar+o en la
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empresa el sistema de costos funciona aplicando todos los elementos como +asto 9costo: por no eistir un sistema de .n!entarios debidamente establecido% 1C% Al 31 de -iciembre se efectuaron los a#ustes finales al proceso de actualizaci(n de los re+istros en el soft
se aplica en línea recta pero utilizando un soft
21% 8e corri+ieron errores $ue estaban dando lu+ar a diferencias en la informaci(n de acti!os fi#os% 22% 8e corri+ieron errores $ue estaban dando lu+ar a diferencias en la informaci(n de eistencias%
Recomendaciones 1% /on relaci(n a los +astos' consideramos necesaria la racionalizaci(n' puesto $ue el promedio mensual contable del ao fue superior a la del ao anterior lo cual representa un incremento de un @@@%%=% &l incremento m)s importante se presenta en el rubro de @@@@@@@@%%% 8e deben tener en cuenta los ries+os actuales de operaci(n% 2% 8e debe continuar manteniendo un debido e$uilibrio entre los recursos colocados en d(lares $ue +eneran in+resos por diferencia en cambio y a$uellos recursos a#enos $ue +eneran &+resos por el mismo concepto% 3% &s necesario encontrar la me#or soluci(n para lo+rar $ue los funcionarios $ue !iatican reporten oportunamente la utilizaci(n de los dineros $ue le han sido entre+ados% 4% /on relaci(n al uso en la empresa del 8oft
sitios distintos de la
10% Al pro+rama de control de acti!os fi#os' debe d)rsele el uso adecuado asi+nando si es necesario una persona $ue se responsabilice de las di!ersas informaciones $ue +eneran especialmente de acti!os fi#os%
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c. +rea de Recursos -umanos 1% esta funci(n lo !iene desarrollando otra )rea $ue no le corresponde' y por la ma+nitud de sus !entas de la empresa' esta debería tener su propia )rea de recursos humanos $ue efectu* su funci(n' le corresponde el mane#o del ase+uramiento de la calidad siendo la esta )rea responsable adem)s' recepti!a a los resultados de las Auditorias de la /alidad% 2% 8e obser!a por la rotaci(n de personal $ue el proceso de selecci(n' entrenamiento e inducci(n no lo efecta el )rea correspondiente% 3% se realizan acti!idades de capacitaci(n y $uien est)n encar+ados son eactamente esta )rea%
d. +rea de ventas 1% Si bien existen unas distribuciones de gastos mensuales, y una segmentación de los mismos, vemos necesario establecer un sistema, que introduzca cambios fundamentales en su manejo.
2% n sistema de !entas es un elemento b)sico para asi+nar el precio de !enta sin embar+o su fundamento actual es utilizarlo para el an)lisis presupuestal para el cual pueden ser apoyo% 8in embar+o consideramos $ue no contribuye a obtener en forma precisa un mar+en de utilidad' o al establecimiento de puntos de e$uilibrios pre!ia la subdi!isi(n de las !entas y +astos en !ariables y fi#os para conocer el mar+en de operaci(n% 3% &isten en el momento otras t*cnicas modernas para asi+nar !entas en un ambiente de tecnolo+ía de punta' cuando se deben empezar a e!aluar el capital intelectual' parte del cual debe ser i+ualmente asi+nado para determinar precios% 4% 8er) el sistema de !enta debidamente implementado un elemento b)sico para determinar una se+re+aci(n de los .n!entarios necesarios de acuerdo con la ley para asi+narlos a las ;entas%
e. +rea de Impuestos. 2% o obstante la anterior situaci(n y con las limitaciones ya comentadas se ha lo+rado buscar el mayor acercamiento al pa+o de un impuesto de enta #usto' pero cuyo resultado re$uiere la re!isi(n de epertos $ue encuentren unas mayores posibilidades para *ste ao así como para los si+uientes% 3% &l tema es an m)s comple#o si tenemos en cuenta $ue los impuestos no son solamente el de enta si no est)n tambi*n el de .mpuesto a las ;entas' etenci(n del .mpuesto "eneral a las ;entas' -etracci(n de impuesto "eneral a las ;entas' .mpuesto selecti!o al consumo y otros% 3% &s preciso establecer $ue con el 7ane#o de ,ondos de Pensiones' así como en el mane#o de .n!ersiones en Gecnolo+ía pueden lo+rarse reducciones en los impuestos% 4% &n informe anterior se destacaron las acciones e#ecutadas por la Administraci(n de para lle+ar al pa+o de un impuesto #usto recomendamos su lectura y an)lisis%
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g. +rea de Información Conta"le 1% &n el )rea de informaci(n contable se presentan las si+uientes situaciones5 a% 8e ha ad$uirido nue!o soft
Recomendaciones
1% Apro!echar la contrataci(n del consultor Auditor ,inanciero' para establecer un manual de implementaci(n de .., $ue sea conocido por los funcionarios de *sta )rea% 2% Lo+rar $ue al hacer los cortes mensuales' se re!isen totalmente los saldos de tal manera $ue no se produzcan atrasos en los meses subsi+uientes% 3% 8i se establecerse un /ontrol de .n!entarios de eistencias' es preciso $ue esta )rea reciba toda la instrucci(n necesaria para lo+rar los me#ores resultados 4% en cuanto al m*todo de !aluaci(n eiste distorsi(n en su aplicaci(n' esta autorizado el m*todo promedio y se aplica el m*todo P&P8 D% Preparar por lo menos el &stado de esultados y el Ialance "eneral mensualmente % Preparar los cinco &stados ,inancieros con corte a 30 de Junio de cada ao como estados ,inancieros .ntermedios' con las correspondientes otas de /ontabilidad' /ertificaci(n y -ictamen% E% &stablecer cla!es para el uso del 8oft
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. Aspectos varios (. Contratos de Arrendamiento $perativo •
-ebe tenerse en cuenta $ue los /ontratos de Leasin+ nue!os con base en la norma contable y tributaria' se est)n mane#ando fiscalmente como operati!os permitiendo lle!ar como deducibles el !alor del canon mensual% 8e re$uiere una e!aluaci(n para determinar bien los efectos entre Leasin+ >perati!o y el ,inanciero
). Control de Cumplimiento. Las pruebas de cumplimiento se relacionan con el se+uimiento y control $ue se tiene sobre aspectos le+ales y formales% • •
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8e !erificaron los libros de /ontabilidad su re+istro y actualizaci(n% 8e hizo se+uimiento al Libro de Actas' para determinar el cumplimiento de las obli+aciones correspondientes 8e conser!a el Libro de Actas en manos de la asistente de contabilidad siendo m)s adecuado conser!arlas en manos de la 8ecretaria de "erencia "eneral% 8e obser!aron las ltimas escrituras re+istradas% 8e re!is( el /ertificado emitido por la entidad respecti!a' obser!ando $ue todos los aspectos allí citados est)n ordenados de acuerdo con la ley y adem)s $ue han sido tenidos en cuenta los cambios correspondientes% 8e obser!( la inscripci(n en el re+istro $ue establece la Ley del nombramiento del nue!o "erente "eneral% La -eclaraci(n de enta de 2 aos anteriores $ued( determinado% Las -eclaraciones de .mpuesto "eneral a las ;entas del ao $uedan i los dos aos de su presentaci(n% 8e est) cumpliendo con el en!ío de la informaci(n anual a la 8uperintendencia correspondiente' sin encontrar ordenamiento de rectificaciones a la informaci(n en!iada% ,alta adem)s la e!idencia de $ue la correspondencia recibida y la anotaci(n de su respuesta de acuerdo con las normas !i+entes% La facturaci(n emitida cumple con los re$uisitos de Ley% Las facturas de /ompras son re!isadas para $ue cumplan con los re$uisitos establecidos en la ley y ha+an posible la deducci(n de los costos y +astos y los impuestos descontables% Los e$uerimientos tributarios en los cuales piden informaci(n para cruce de terceros' han sido respondidas oportunamente y hasta el momento no se han recibido emplazamientos' ni re$uerimientos adicionales%
/. Prue"as Sustantivas /orresponden a la aplicaci(n de t*cnicas de auditoria' como obser!aci(n' an)lisis' y e!aluaci(n de su entorno $ue se hace con la mayor amplitud a distintas operaciones en las cuales se hace el se+uimiento' desde el punto de !ista de' su documentaci(n' su realizaci(n' causaci(n y su oportunidad% •
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8e efectan mensualmente pruebas sustanti!as a las in!ersiones no encontrando obser!aciones importantes% 8e han efectuado re!isiones a la cartera e#ecutando una /ircularizaci(n%
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Las diferencias entre reportes de cartera del departamento comercial y contabilidad se analizan% -iferencias en las cuentas por cobrar y pa+ar con los saldos obtenidos a tra!*s de las cartas de circularizaciones como respuestas de los mismos 8e lle!( a cabo Auditoria .mpuesto a la enta etenci(n del .mpuesto "eneral a las ;entas .mpuesto "eneral a las ;entas -etracci(n de impuesto "eneral a las ;entas .mpuesto selecti!o al consumo
0. An*lisis de presupuesto. &s el inter*s de *sta e!isoría conocer el presupuesto anual y hacerle el se+uimiento correspondiente' pero hasta el momento debido al proceso de conocimiento de la empresa no ha sido posible ocuparse de tan i mportante concepto%
1. Comentarios # propuestas finales Fuiero finalizar comentando mis !i!encias% Las condiciones de traba#o $ue la empresa tiene para sus empleados son especialmente interesantes tanto para personas nue!as como para las anti+uas' obser!ando un alto +rado de compromiso% Aun$ue la intercomunicaci(n no necesariamente implica una necesidad imperati!a' *sta eiste dentro de las necesidades del indi!iduo% La direcci(n es e#ercida de#ando amplia autonomía personal con un control sobre los resultados% Las epectati!as de ne+ociaciones nacionales o internacionales dependen en muchas oportunidades del entorno' el cual en el país ha me#orado ostensiblemente en !irtud a la estrate+ia de se+uridad implementada% ,inalmente considero prioritario e!aluar las características de contrataci(n' pues un salario con sus prestaciones y car+as laborales y tributarias' aun$ue es +arantía para la estabilidad del empleado' da lu+ar a limitaciones en la medici(n de los resultados esperados% La alternati!a de una fleibilizaci(n en torno a la e!aluaci(n por resultados sería una posibilidad% /on!iene analizar si eiste una herramienta ya t*cnicamente aplicada y ensayada' $ue mediante un reporte diario o permanente permita determinar si lo producido o e#ecutado est) representando un beneficio frente al costo aplicado% 8iento $ue la empresa est) montando una infraestructura para el desarrollo de operaciones internacionales' y $ue de *stas muy especialmente depender) el futuro% ,inalizo a+radeciendo la posibilidad $ue he tenido de colaborar con la empresa% Atentamente
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