informe de pasantía (control de entrada y salida de personal) (mejorado

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO SUCRE

Informe Final de Pasantías Presentado Como Requisito Parcial para Optar al Título de Licenciada en Administración Mención Informática.

T.S.U. Yuletzi del Valle, Rojas Cortesía C.I. Nº:

Cumaná, Noviembre de 2011



_____________________

Magíster Luisa González C.I Nº Tutor Académico

_________________________ Licda. María Yonaika Sánchez. C.I. Nº: 14.283.932 Tutor Empresarial

________________________________ T.S.U Yuletzi del Valle, Rojas Cortesía Autora



_____________________

Magíster Luisa González C.I Nº Tutor Académico

_________________________ Licda. María Yonaika Sánchez. C.I. Nº: 14.283.932 Tutor Empresarial

________________________________ T.S.U Yuletzi del Valle, Rojas Cortesía Autora


ACTA APROBATORIA DEL INFORME FINAL DE PASANTÍAS

En mi carácter de Tutor Académico del Informe Final de Pasantes

Yuletzi zi del Valle, Valle, Rojas Rojas Cortes Cortesía ía, present presentado ado por la Técnico Técnico Superio Superior: r: Yulet portador de la Cédula de Identidad N°. 18.211.661. Para optar al título de Licenciado en Administración mención Informática, titulado: PROPUESTA

PARA LA AUTOMATIZACIÓN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO SUCRE. Considero que dicho informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser aceptado y admitido como culminación de la etapa previa a la formalización del acto académico.

En Cumaná a los ****** días del mes de Noviembre de 2011

___________________ Magíster Luisa González C.I Nº Tutor Académico

INDICE GENERAL DEDICATORIA................................................................... ........ ................ ............ .... I AGRADECIMIENTO AGRADECIMI ENTO...... ............ ............ ............ ............ ............ ........... ........... ............ ............ ............ ............ ............ ......... ... II RESUMEN................................................................................. ........ .......... .. III INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓ N...... ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ .......... ...... ..4

FUNDAMENTACIÓN............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................. ................................. .................. OBJETIVO GENERAL............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................. ................................ ................. OBJETIVO ESPECÍFICO.............. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................. ............... METODOLOGÍA ............. ............................ ............................. ............................ ............................. ............................. ................................... .....................

4 5 6 6

Nivel de Investigación. .............. ............................ ............................ ............................. ......................................... .......................... 6 Documental ................ ................................. ................................. ................................. .................................. ................................ .................... ........... ...... 9 Técnica.................. Técnica. .................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ........................ ............. ...... 10 Instrumento............... ................................ ................................. ................................. .................................. .................................. ...................... ......... .... 12 CAPÍTULO I ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA DE LA L A PROCADURÍA GENERAL DEL ESTADO SUCRE..................................................................... ........ ............. ..... 13

MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS EMPRESARIALES............. ........................... ............................ ............................. ............................ ............. 15 1.5.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA INSTITUCIÓN............................................................. 19 Procurador General del Estado. ............. ............................ ............................. ............................ ........................... ............. 20 Unidad de Archivo.............. Archivo. ........................... ............................ ............................. ............................. ................................ .................. 21 Coordinación General............... General ............................. ............................ ............................. ............................. .......................... ............ 21 1.5.6. Dirección de Recursos Humanos. ........................................................ 22 1.5.8. Dirección de Asuntos Asuntos Legales............... Legales.............................. ............................. ............................... ................. 23

1.5.14. UNIDAD DE LITIGIO Y ASUNTOS AMBIENTALES. .................................................... ...................................................... .. 25 1.5.15. Unidad de Registro Registro y Control Control de Bienes. Bienes........................................... .......................................... 25

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LAS PASANTÍAS.......................... .........................26 26 CLIMA ORGANIZACIONAL:............. ........................... ............................ ............................. .................................................... ..................................... 27 CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS REALIZ ADAS POR EL PASANTE ...... ............ ......... ....... ........ ........ ........ ....... ....... ......29

2.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES............. ........................... ............................. ............................. ..................................... ...................... 29 2.2. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS.............. ........................... ............................ .................................. .................... 30 ................................................................................................. ...... 33 33 ................................................................................................. ...... 34 34

2.4. APORTES, IDEAS Y PROPUESTAS REALIZADAS POR EL PASANTE AL DEPARTAMENTO ....................... 36 2.5. APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS TEÓRICOS.................................................................. 36 2.6. DEBILIDADES Y FORTALEZAS QUE SE ENCONTRARON EN EL DEPARTAMENTO............................... 37

................................................................................................. ...... 38 CONCLUSIONES.................................................................................. 39 RECOMENDACIONES...........................................................................40

INDICES DE FIGURAS

INDICES DE TABLAS

DEDICATORIA

i

AGRADECIMIENTO

ii


PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO SUCRE. Autor: T.S.U. Yuletzi del Valle, Rojas Cortesía . Tutor: Magíster Luisa González Fecha: Agosto 2011 RESUMEN La Procuraduría General del Estado, el 14 de agosto de 1914, institución con personalidad jurídica propia, con el objeto de velar por el resguardo del patrimonio del Estado, además forma parte del cuerpo legislativo. Esta ubicada en la Avenida Arismendi en el edificio del Palacio Legislativo. Cumaná, estado Sucre. La problemática existente en esta institución, es que los registros de entrada y salida son llevado en forma manual, lo cual lo hace susceptible al cambio de los datos, ocasionando de ese modo que el personal cuando llegue tarde o salga ante de la hora, no aparezca reseñado, por tanto no se le aplican las sanciones respectivas por el incumplimiento del horario, esta aseveraciones se obtuvieron mediante la culminación de la pasantía, donde se implementó como metodología el nivel descriptivo; además del tipo de campo y documental, cuyas técnica fue la observación directa y la entrevista no estructurada, utilizando como instrumento el diario de campo, que sirvieron para detectar las causas y consecuencia de la problemática existente con respecto a el control de entrada y salida del personal de esta organización, además se procedió a indagar sobre los pasos correspondiente al diseño del sistema automatizado, el cual solventará las deficiencia que presenta el sistema actual.

Palabras Claves: Automatización, Registro, Control, Datos, sistemas.

iii

INTRODUCCIÓN Fundamentación Las organizaciones, tanto publica como privada requiere de la implementación de sistemas automatizados orientados a optimizar los trámites y procedimientos, en el menor tiempo, así como también disminuir la frecuencia de errores que retrasan la tomas de decisiones pertinente a la mejora de la producción y/o prestación de servicios. En tal sentido, los sistemas informáticos, han contribuido agilizar los procesos administrativos de las organizaciones a nivel mundial, los cuales se interconecta con una plataforma tecnológica de punta, los cuales dan a conocer la situación real de las empresas e instituciones tanto públicas como privadas, con el fin de implementar las acciones que mitiguen las fallas y reforzar los controles que permitan el logo de los objetivos y metas propuesta. Cabe destacar, que la utilización de sistemas automatizados adaptados a las jornadas laborales, representa una herramienta ideal, para cumplir con las responsabilidades que le corresponde el personal acorde al cargo que ocupa dentro de la organización, debido a que tienen de cumplir con una serie de requisitos, para que se proceda con la tramitación administrativa correspondiente, disminuyendo de ese modo la alteración de los registro que pongan en duda la información que se suministra a los diferentes departamentos. Por tanto, el diseño del sistema automatizado propuesto en esta pasantía, contribuirá al fortalecimiento de los trámites y procedimientos sobre 4

el control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, debido a que el sistema actual, se registra de manera manual, lo cual es vulnerable a la alteración de los datos, debido a que no se comprueba que la persona que se está registrando es la correspondiente, así como también se presenta los caso que firman por el y por otros, todas estas acciones van en perjuicio con el cumplimiento del horario establecido por la institución. En tal sentido, el presente informe de pasantía esta estructurada por dos Capítulos los cuales se describen a continuación:

Capítulo I: comprende la estructura organizativa, conformada por la Reseña Histórica, Organización y Ubicación, Misión, Visión y Objetivos Empresariales, Actividades de la Organización, Estructura Organizativa de la Institución, Relación con otras empresas, Estructura organizativa del Departamento donde se realizó las pasantías y Clima Organizacional

Capítulo II: lo conforma las actividades realizadas por el pasante, los cuales comprende: el Cronograma de Actividades, descripción de las actividades realizadas. Descripción de los conocimientos y experiencias adquiridas en el departamento, Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento, Aplicación de conocimientos Teóricos, Debilidades y fortalezas que se encontraron en el departamento.

Objetivo general Proponer el diseño de un sistema automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre

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Objetivo específico 1. Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y

salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre. 2. Determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseño

del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre. 3. Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida

de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre.

Metodología La implementación de una metodología permitirá a las investigadoras aplicar una serie de estrategias e instrumentos; además de definir la forma en que se va a redactar y presentar los resultados que se obtendrán durante el desarrollo y culminación de la presente investigación donde se tomará en cuenta lo siguiente

Nivel de Investigación. Descriptiva. Se utilizó para efecto de esta investigación, la descriptiva, que constituye el punto de partida de las líneas de investigación, su objetivo es determinar la situación de las variables involucradas en el estudio en un momento dado con relación a su presencia o ausencia, la frecuencia con que 6

se presenta un fenómeno (incidencia o prevalencia), características de las personas, lugar y periodo donde ocurre. Por consiguiente, su implementación permitió narrar cada uno de los hechos que ocasionan las deficiencias del sistema actual, a fin de exponer las directrices consideradas para el diseño propuesto, lo cual contribuirá a la solvencia de la problemática en estudio. Arias Fidias (2006:24), conceptualiza la investigación descriptiva como: La caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.

La utilización del nivel de investigación descriptiva, permitió a la investigadora detallar las causas y consecuencias que originan el problema existente en el Departamento de Nómina de la Procuraduría General del Estado Sucre, con la finalidad de suministrar una serie de conclusiones y recomendaciones que servirá a la gerencia para la toma de decisión, sobre el diseño de un sistema automatizado para el control de entrada y salida de su personal, con la finalidad de mitigar las alteraciones que se suscitan en el registro actual. Fernández, Antonio (2010:44), la define como: Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

Su implementación contribuyó en la búsqueda de alternativas para solventar el problema en estudio, considerando las causas y consecuencia 7

que lo genera y adecuar el diseño propuesto con la finalidad de reducir las deficiencias existentes en el proceso de entrada y salida del personal.

Tipo de la Investigación. Campo. El tipo fue de campo, que consiste en el

análisis sistemático de

problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, donde se recopilan los datos de interés directamente en el área de estudio; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. En tal sentido, se

tomaron

en

cuenta, todas las causales y

consecuencias correspondientes a la problemática en estudio,

a fin de

proponer las conclusiones y recomendaciones que ayuden a canalizar la solución relacionada a la reducción de las alteraciones en los registros que se suscitan con el sistema actual. Al respecto Arias, Fidias (2006:31), la define como: Aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no lo altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no experimental.

Con la aplicación del tipo de campo, permitió a la investigadora recaudar la información directamente en las áreas de estudio de la organización, sin la intervención de tercero que podían manipular la información y por ende se 8

obtendría un resultado no acorde con la realidad. Lo cual coincide con las apreciaciones de Sabino, Carlos (2000,48), donde señala que “…se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitiéndole al investigador cerciorarse de las condiciones reales en que se han conseguido los datos”. Por tanto, su importancia consistió en la verificación de los datos que se están recopilando a fin de validar su procesamiento y posterior suministro de los resultados que se tomaron en cuenta para la toma de decisiones necesaria en la reducción de la frecuencia de alteraciones en el registro de entrada y salida que se lleva a cabo con el sistema actual.

Documental Consiste en la revisión de textos, libros cuyos contenidos guardan relación con las causas y consecuencia que genera el problema en estudio, al respecto, Arias, Fidias (2006:27), la define como : Un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación, el propósito …es el aporte de nuevos conocimientos.

En cambio, Fernández, Antonio (2010:48), define la investigación documental como: …parte esencial de un proceso de investigación científica, constituyéndose en una estrategia donde se observa y reflexiona sistemáticamente sobre realidades (teóricas o no) usando para ello diferentes tipos de documentos. Indaga, interpreta, presenta datos e informaciones sobre un tema determinado de cualquier ciencia, utilizando para ello, una metódica de análisis; teniendo como

9

finalidad obtener resultados que pudiesen ser base para el desarrollo de la creación científica

Por consiguiente, su utilización contribuyó en el suministro de los conocimientos concernientes a las directrices y normativas que se aplican para el control y salida de personal en la institución, así como también de los requisitos que se deben cumplir en lo referente a la tecnificación, control y suministro de la información, lo cual servirá de sustento y de soporte en la toma de decisiones en lo que respecta al diseño y posterior automatización

Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos. Técnica. Para la realización y culminación de una investigación se requiere de la implementación de ciertas técnicas e instrumentos, lo cual permitirá al investigador constatar o confirmar si los datos recopilados son reales, cuya repercusión influirá en la toma de decisiones o aporte de las conclusiones y recomendaciones orientado a solventar la problemática en estudio. Al respecto hace referencia Arias, Fidias (2004:53), define: “Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información”.

La importancia de contar con las habilidades

necesarias para la obtención de la información requerida en esta investigación, permitirá al investigador la comprensión y posterior solución al problema planteado.

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Observación Directa. Arias, Fidias (2006:70), la define como “…aquella que se ejecuta en función de un objetivo, pero sin una guía prediseñada que especifique cada uno de los aspectos que deben ser observados”. Al respecto, Fernández, Antonio (2010:48), “se caracteriza por la interrelación que se da entre el investigador y los sujetos de los cuales se habrán de obtener ciertos datos. En ocasiones este mismo investigador adopta un papel en el contexto social para obtener información más fidedigna que si lo hiciera desde fuera”. Por tanto, representa el contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran como datos originales.

Entrevista no estructurada. Arias (2006:74), define que: Esta modalidad no se dispone de una guía de preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista. Es por eso que el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular las interrogantes sin perder coherencia .

Para, Fernández, Antonio (2010:50), lo define como “los reiterados encuentros, cara a cara, entre el investigador y los informantes, encuentros éstos dirigidos hacia la comprensión de las perspectivas o situaciones, tal como las expresan con sus propias palabras”. 11

La utilización de estas técnicas, le permitió a la investigadora indagar una serie de aspectos, sobre los trámites y procedimientos que se efectúan durante el control de entrada y salida de personal, detectándose de ese modo sus deficiencias que fueron consideradas para el diseño del sistema automatizado.

Instrumento Diario de Campo. Sabino, Carlos (2002:50), la define como “la herramienta que permite registrar las apreciaciones observadas por el investigador, además de la información suministrada por la población o muestra sometida en estudio, lo cual será analizada para determinar las deficiencia existente”. En cambio Fernández la define “Como el cuaderno de navegación donde se registra todo aquello susceptible de ser interpretado como hecho significativo en el proceso de investigación en el área de estudio”. Desde esta perspectiva la investigadora, pudo recopilar y registrar la información requerida para el diseño del sistema automatizado propuesta en esta investigación.

12

CAPÍTULO I ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA PROCADURÍA GENERAL DEL ESTADO SUCRE 1.1.

Reseña Histórica. De acuerdo con la primera Constitución del Estado, publicada en la

Gaceta Oficial Nº. 201 con fecha del 07 de Julio de 1914, en su Titulo X, específicamente en los Artículos 86, 87 y 88 se señala la figura del Procurador del Estado. Se crea la oficina de la Procuraduría General del Estado, el 14 de agosto de 1914, institución con personalidad jurídica propia, con el objeto de velar por el resguardo del patrimonio del Estado, además forma parte del cuerpo legislativo del mismo, junto con el Consejo Legislativo y La Controlaría General del Estado. A principios de su creación funcionaba como una oficina dependiente de la Gobernación del Estado, ejerciendo sus funciones desde la misma sede del Ejecutivo. Las funciones de la Procuraduría del Estado estuvieron regidas bajo normas establecidas y que fueron promulgadas el 31 de marzo de 1915, posteriormente esta ley es actualizada decretándose una nueva Ley el 18 de Julio de 1937, quedando así derogada la anterior. Para el año 1942, específicamente el 26 de febrero, fue promulgada una nueva ley que regía la conducta y actuación del Procurador General del Estado Sucre. El 22 de agosto de 1970, se publica la Ley de la Procuraduría General del Estado Sucre, quedando derogada esta por la Ley de Procuraduría General del Estado Sucre publicada la Gaceta Oficial del 13

Estado Sucre Nº. 817 de fecha 10 de noviembre de 2003, que en la actualidad está en vigencia. Desde su creación, este organismo ha estado dirigido por diferentes profesionales, quienes le han dado cumplimiento a los objetivos establecidos por la Ley; entre ellos se pueden nombrar a: José Rafael Rojas (1915), Pedro Sanoja Aquiles (1945), César Farias Mata (1946), Rafael Manuel Rodríguez (1947), Acosta Poleo (1948), Dr. Jesús Torres Rivero (1988), Dr. Leonardo Ávila (1989), Dr. Arquímedes Román (1990), Dr. Luís Enrique Milano (1993), Dr. Ángel García (1994); Dr. Asdrúbal Maestre Orea (2008), actualmente el Procurador General del Estado Sucre es el Dr. Rómulo Betancourt M. el cual fue designado el 15 de Diciembre de 2008, en Sesión Ordinaria que tuvo lugar en la sede del Palacio del Consejo Legislativo del Estado Sucre. 1.2.

Organización y Ubicación. La Procuraduría General del Estado Sucre es un ente que goza de

autonomía propia; se encarga de asesorar jurídicamente a la Administración Pública y también de resguardar los bienes patrimoniales del estado. En

consecuencia

se

encarga

de

representar

judicial

y

extrajudicialmente al ejecutivo regional; dictaminar todos los asuntos legales del estado, velar por el fiel cumplimiento de las normas jurídicas del ámbito territorial de su competencia, formular, elaborar y conformar todos los documentos, contratos, y convenios donde el estado sea parte; resguardar los bienes públicos estatales; concentrar el archivo legal del estado, y asesorar a todos los entes del poder público regional de los asuntos jurídicos que le conciernan.

14

Está ubicada en la Avenida Arismendi en el edificio del Palacio Legislativo. Cumaná, estado Sucre.

MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS EMPRESARIALES 1.3.1.

Misión.

Defender las acciones, intereses y derechos del estado y la defensa de los bienes patrimoniales que conforman todos aquellos muebles e inmuebles propiedad del Estado Sucre garantizando el respeto del ordenamiento jurídico mediante la aplicación recta y honorable del derecho en su acción como asesor jurídico a las autoridades. 1.3.2.

Visión.

Consolidarse como fuerza jurídica de mayor reconocimiento, prestigio y credibilidad en la búsqueda de una mejor, mayor y eficiente defensa judicial y extrajudicial de las acciones, bienes e intereses del Estado, así como en la contribución a la revitalización, reordenación y fortalecimiento del poder público estadal. 1.3.3.

Objetivo de la Organización.

Este Organismo basándose en las atribuciones que le confiere tanto la constitución del Estado Sucre como su propia ley, y como órgano judicial del Estado, tiene como objetivo representar ante las instancias jurisdiccionales y administrativas de carácter nacional, regional y / o municipal el patrimonio del Estado asumiendo toda la carga jurídica que ello implica.

15

1.4.

Actividades de la Organización.

•

Defender la Hacienda Pública Estadal.

•

Concurrir ante el Consejo Legislativo cuando le sea requerido expresamente y evacuar las consultas que fueren sometidas por este organismo.

•

Presentar anualmente ante el Consejo Legislativo dentro de los 60 primeros días del primer periodo de sesiones ordinarias un informe de gestión y la cuenta sobre el manejo de presupuesto asignado en el año inmediatamente anterior.

•

Informar al Ejecutivo Estadal y al Consejo Legislativo, sobre los asuntos que considere pertinentes y rendir los dictámenes que esos órganos le soliciten.

•

Rendir informes en todos aquellos asuntos que le encomiende el Consejo Legislativo o el Ejecutivo del Estado, en cuanto a la interpelación y aplicación de las Leyes.

•

Dictaminar en los casos que señalen las leyes o cuando lo creyera conveniente en aras del interés público.

•

Dictaminar sobre la enajenación de bienes públicos estadales.

•

Ejercer la custodia y llevar un registro de los bienes muebles e inmuebles que pertenezcan al Estado, examinar los correspondientes títulos de adquisición y hacer que se cumplan respecto a estos, todas las formalidades de la ley.

•

Redactar y suscribir todos los documentos relativos a los actos, negocios convenios o contratos en que sea parte el Estado o que guarden relación con los ingresos públicos estadales o con la gestión privada del Estado.

16

•

Procesar legalmente y convalidar las erogaciones que por concepto de acreencias no prescritas deba hacer el Ejecutivo del Estado.

•

Velar por el estricto cumplimiento de las leyes en el ámbito del Estado.

•

Administrar y organizar su presupuesto conforme lo determina la Constitución del Estado Sucre, la presente Ley y otras leyes relativas a la materia.

•

Representar judicial y extrajudicialmente los intereses patrimoniales y no patrimoniales del Estado.

•

Demandar ante los tribunales competentes la nulidad de las leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos o resoluciones cuando estén en contravención

o

entren

en

colisión

con

las

disposiciones

constitucionales y legales. •

Ejercer

las

acciones

penales,

civiles

y

administrativas

correspondientes contra funcionarios públicos y demás personas naturales o jurídicas que causen daño al patrimonio del Estado o a sus entes descentralizados por violación a la normativa vigente. Así mismo ejercer las acciones correspondientes para obligar al resarcimiento de los daños que dichos funcionarios o funcionarias e incluso los particulares, causen al Estado o a sus entes descentralizados, cuando el Estado o sus órganos hayan pagado a terceros por daños causados. •

Dictar las normas reglamentarias sobre la estructura, organización, competencia y funcionamiento de las direcciones y demás dependencias de la Procuraduría General del Estado.

•

Nombrar y remover al personal de la Procuraduría General del Estado, conforme a esta Ley y demás leyes que rigen la materia.

•

Ejercer la administración del personal y la potestad jerárquica.

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•

Ejercer la administración de los bienes adscritos a la Procuraduría General del Estado y velar por su conservación.

•

Delegar en los funcionarios o funcionarias de la Procuraduría General del Estado, el ejercicio de determinadas atribuciones. Los actos realizados por las o los delegatorios deberán indicar el carácter con que actúa el funcionario o funcionaria y producirán efectos como si hubiesen sido cumplidos por el Procurador o Procuradora General del estado. Los o las delegatorios no podrán subdelegar, sin autorización dada por escrito por el Procurador o Procuradora General del Estado.

•

Constituir mandatarios especiales para aquellos juicios donde su criterio se requieran.

•

Presentar trimestralmente ante el Ejecutivo Estadal y ante el Consejo Legislativo Estadal un informe motivado de los asuntos sometidos a su consideración y del estado de los juicios y causas que cursen contra el Estado.

18

1.5.

Estructura Organizativa de la Institución

Figura N° Estructura Organizativa de la Procuraduría 19

Con relación al organigrama estructural de la institución, esta organizada de la siguiente manera:

Procurador General del Estado. El Procurador General del Estado como máxima autoridad dentro de la Institución, tiene a su cargo las siguientes funciones: •

Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la Institución así como también revisar, organizar y firmar los pagos a proveedores y personal.

Con relación al organigrama estructural de la institución, esta organizada de la siguiente manera:

Procurador General del Estado. El Procurador General del Estado como máxima autoridad dentro de la Institución, tiene a su cargo las siguientes funciones: •

Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la Institución así como también revisar, organizar y firmar los pagos a proveedores y personal.

•

Representar a la Institución en todos aquellos actos y eventos judiciales a nivel estadal y nacional.

•

Cumplir con los Acuerdos y Resoluciones concernientes al Estado.

•

Cuando el Procurador General tenga conocimiento de alguna infracción o fraude en las rentas del Estado, ordenará abrir averiguaciones por órganos judiciales correspondientes.

•

Asistir con derecho a vos a las reuniones de los directores del Ejecutivo, aún cuando sean convocadas por el Gobernador del Estado.

•

Asesorar a la Administración Pública del Estado sobre aquellos asuntos que por disposición legal deben ser sometidos a su estudio e informe.

•

Representar y sostener personalmente o por medio de apoderados, constituidos previa aprobación de la Consejo Legislativa o Subcomisión Delegada, los derechos o acciones del Estado en todos los juicios donde éste tenga parte.

20

1.5.1.

Unidad de Auditoría Interna.

Esta Unidad tiene a su cargo actividades tales como: Elaborar y evaluar el plan operativo, preparar el informe anual de gestión de la Unidad de Auditoría Interna, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia del sistema de administración y de información gerencial. Fiscalizar y supervisar los recursos que maneja la Institución mediante el control posterior de la ejecución presupuestaria.

Unidad de Archivo. La actividad principal que realiza esta unidad es la siguiente: recibir, distribuir y archivar los documentos y correspondencias que ingresan y salen de la Procuraduría.

Coordinación General Esta unidad, para el logro de sus objetivos, se desempeña como: Ejecutor directo e inmediato de las directrices del Procurador, siendo el enlace entre éste y las demás dependencias de la Institución. 1.5.2.

Dirección

de

Atención

al Público

y

Relaciones

Institucionales. Esta dirección tiene a su cargo actividades informativas: Establecer mecanismos y procedimientos para mantener debidamente informado al Procurador, las Instituciones Públicas y Privadas, y a la ciudadanía en general, sobre las políticas, acciones y proyectos de la Institución.

21

1.5.6. Dirección de Recursos Humanos. Es una de las direcciones que realiza actividades de gran importancia para el logro de los objetivos de la Institución, ya que maneja todo lo relacionado con el personal fijo, jubilado y pensionado, contratado de este organismo garantizando el cumplimiento de los derechos y obligaciones para con sus trabajadores, entre ellas se encuentran:

•

Planificación, organización y desarrollo de los recursos humanos al servicio de la Procuraduría.

•

Diseñar y ejecutar programas de adiestramiento y desarrollo organizacional para el personal.

•

Administrar el estatuto del personal que labora en esta Institución.

•

Coordinar y supervisar los movimientos del recurso humano.

•

Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos de administración de personal, así como también hacer cumplir los estatutos de la Función Pública y la Ley Orgánica del Trabajo, en algunos aspectos.

1.5.7. Dirección de Administración . Coordinar, ejecutar, controlar y conducir la gestión el presupuesto asignado por la Tesorería de Estado a la Procuraduría General del Estado, así como

atender, mantener, supervisar las requisiciones a fin de

suministrar los insumos operativos necesarios. Preparar el Anteproyecto del presupuesto anual de la Procuraduría y realizar los registros contables.

22

•

Coordinar y ejecutar la gestión Administrativa de la Procuraduría General del Estado Sucre según normas y procedimientos administrativos.

•

Conducir el control de la ejecución presupuestaria de la Procuraduría.

•

Atender las requisiciones (de servicios y suministro de bienes y suministro) de la Procuraduría, a fin de suministrar los insumos operativos necesarios.

•

Mantener un archivo de los documentos probatorios de los asuntos tramitados.

•

Preparar el anteproyecto del presupuesto anual de la Procuraduría.

•

Realizar los registros contables que van a generar el estado de resultados.

•

Mantener actualizados los libros contables: libro de Banco, Libro Diario.

•

Efectuar el registro y control de las obligaciones contraídas.

•

Preparar los Informes para la toma oportuna de decisiones.

•

Elaborar el Informe de Memoria y Cuenta de la División.

•

Elaborar las conciliaciones mensualmente conciliaciones bancarias.

1.5.8. Dirección de Asuntos Legales. Esta Dirección realiza la siguiente actividad: Coordinar toda la actividad de asuntos jurídicos resueltos por la Institución con el objetivo de defender eficientemente los bienes, derechos e intereses del estado Sucre así como responder a las resoluciones administrativa solicitada por los demás entes del estado.

23

1.5.9. Unidad de Nómina. Representa un importante papel dentro de este organismo y, para el logro de sus objetivos, realiza las siguientes actividades:

•

Realizar las nominas para el pago de sueldos, bono vacacional,

bonificación de fin de año, retenciones al personal y patronal de los trabajadores, entre otros. •

Verificar los procedimientos para el cálculo de sueldos y

salarios del personal y demás beneficios.

1.5.10. Unidad Análisis de Personal y Servicios Sociales. Se encarga de tramitar todo lo relacionado con los beneficios socioeconómico de los trabajadores adscritos a la Procuraduría General del Estado Sucre y su grupo familiar (Medicina, Odontología, Seguro Social Obligatorio, Útiles Escolares, beneficio de cesta Ticket, ayuda por nacimiento, matrimonio, entre otras), a fin de cumplir lo establecido en los Estatutos Personales de la Procuraduría General del Estado Sucre.

1.5.11. Unidad de Informática. Mediante programas previamente establecidos, esta unidad tiene a su cargo: la Programación, implementación y mantenimiento exhaustivo de sistemas computarizados y centralización automática de los documentos emanados de la Institución, así como también la elaboración de contratos de prestación de servicios emanada del ejecutivo regional.

24

1.5.12. Unidad de Servicios Generales. Esta unidad ejerce las siguientes funciones: Coordinar y controlar contrataciones ejecutadas con empresas que prestan servicios o realizan obras para la Institución en áreas tales como: estructura física, adquisición y suministro de bienes y servicio, mantenimiento de equipos, recuperación de bienes, entre otro.

1.5.13. Unidad de Acreencias y Contratación de Obras y Litigio. Evaluar las obligaciones asumidas por el Ejecutivo Regional en años anteriores y que requieren ser dictaminados por la Procuraduría para su cancelación. 1.5.14. Unidad de Litigio y Asuntos Ambientales. Esta unidad realiza la siguiente actividad: Coordinar las políticas de la Procuraduría en materia ambiental.

1.5.15. Unidad de Registro y Control de Bienes. Esta unidad tiene como objetivo fundamental: Controlar y ordenar el registro de bienes muebles e inmuebles perteneciente al patrimonio público estadal.

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Estructura organizativa del Departamento donde se realizó las pasantías . El presente informe se realizó en la Unidad de Informática, la cual depende directamente del Despacho del Procurador General del Estado, y fue creada para mantener operativos todo lo que se refiere a la parte informática esta unidad esta conformada por los siguientes cargos de trabajo: El Jefe de la Unidad, dos programadores y dos encargado del mantenimiento e instalación de equipos informáticos. Cuyo organigrama del departamento está representada en la Figura N° 2:

Figura N° Estructura Organizativa del Departamento de Informática 1.5.3.

Funciones:

•

Coordina y supervisa el trabajo realizado en la Unidad Informática

•

Determina el cronograma de actividades del departamento. 26

•

Elabora y evalúa el plan operativo de la Unidad de Informática.

•

Prepara el informe anual de gestión de la Unidad Informática.

•

Determina la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboración de la información administrativa.

•

Control posterior de las Órdenes de Solicitud de materiales Informáticos.

•

Realiza los Contratos emanado de la Dirección de Personal de Ejecutivo Regional mediante oficios.

•

Llevar el Control de la relación de los beneficiarios y beneficiarias que firman sus contratos.

•

Supervisa el Uso de la Disponibilidad Presupuestaria para la realización de los contratos emanada por la Dirección de Planificación y Presupuesto del Ejecutivo regional.

•

Soporte técnico a todo lo que se refiere a la parte informática.

Clima organizacional: La Procuraduría General del Estado Sucre, se vincula con las diferentes instituciones públicas tales como: Gobernación del Estado y sus dependencias, Fundaciones, Institutos Autónomos, Contraloría General del Estado, Consejo Legislativo y otras, así mismo con Empresas Privadas en lo que respecta en la elaboración de los contratos del Ejecutivo Regional, en lo referente a: obras, arrendamientos, prestación de servicios y/o suministros. De igual forma sostiene relaciones con: CANTV, Tu Equipo, Confort Service Air, C.A, Electro Card, C.A, Cestatiket Accor Services, C.A.,Tecno frenos Cumaná,C.A, Sercaucho, Memoriales Betania, Fedearte, Daya, C.A. y otras, dependiendo de las necesidades, de la institución.

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Cabe destacar, que el tipo de ambiente que se vive entre los integrantes de un área laboral. Es de Armonía y Cooperación Mutua entre los miembros de este departamento. Cada Recurso Humano de esta unidad colabora con su compañero, en el desarrollo de las actividades laborales asignadas por el Jefe de la Unidad de Informática, los cuál se expande por todas las unidades que integran a la Procuraduría, porque cada departamento coopera con el otro al facilitarle la información necesaria para la buena marcha de sus actividades, creando de esta forma un clima de ayuda y respeto en las labores diarias de cada Recurso humano.

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CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE 2.1. Cronograma de Actividades. Tabla N° . Cronograma de Actividades. Semanas

Objetivos

Actividades

1-4

Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre.

5y9

10 y 12

1. Revisión

Recursos

de los trámites y procedimientos para el control de entrada y salida. 2. Revisión Biblio-gráfica.

Observación y entrevista no estructurada

Determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseño del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre.

1. Evaluar el sistema actual. 2. Conocer los pro-cedimientos con los descuento por hora no traba jadas.

Observación y entrevista no estructurada.

Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre.

1. Procedimiento Observación y s para el diseño entrevista no del sistema estructurada. propuesto

Fuente: la Autora

29

Lápiz Block de notas

2.2.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS . Durante el desarrollo de la pasantía, se realizaron las siguientes

actividades como medidas de recolección de información y como medio de adquisición de conocimientos. A continuación las actividades se detallarán por cada objetivo específico: Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre: para cumplir con este objetivo, se procedió con la revisión bibliográfica, a fin de determinar los problemas existentes en la Procuraduría General del Estado Sucre, en lo referente al control entrada y salida del personal, a fin de conocer cuáles son sus deficiencias, una vez determinados los problemas, se procedió a realizar un análisis, con la finalidad de conocer la causa de cada uno de estos y de esta manera realizar una jerrarquización de ellos. Posteriormente, se prosiguió a determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseño del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, para ello se evaluó el sistema actual, con la finalidad de tener conocimiento y comprobar las deficiencias existentes en el control de entrada y salida de personal. Así como también en considerar todo los aspectos relacionado a los descuento por hora tanto de retraso como los faltante para la salida, así como también las sanciones predefinida por el departamento de nómina, para que serán reflejadas en las deducciones correspondiente al pago de su quincena; además de la recopilación de la información concerniente a cómo debe proceder con el diseño de un sistema automatizado y los a seguir.

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Finalmente, se culmino con el último objetivo que comprendió Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, que consistió en implementar todos los pasos concernientes al diseño del sistema propuesto con la finalidad de que sea aprobado por el tutor industrial. La cual comprende lo siguiente: En lo referente al planteamiento del sistema automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, partirá de una pantalla principal donde se visualizará los datos del trabajador (Cédula, Apellidos y Nombre, Cargo, Hora de entrada y Salida, Hora del computador y la hora correspondiente que le toca cumplir de acuerdo al cargo que ocupa en la organización, así como también la operación que está realizando el sistema (Entrada – Salida), cuyo dato de entrada será mediante una capta huella, donde su software se conecta con el sistema automatizado que controla el departamento de nómina, a fin de poder sustraer los datos del trabajador y presentarlo en pantalla, luego el diseño procederá emitir los mensaje correspondientes tales como: “se permite la entrada y/o salida”, “se procederá a descontar la hora por concepto de retardo y/o falta por cumplir el horario de salida”. Cabe destacar que el diseño contendrá algunas excreciones, para el descuento de las horas, debido a que existe personal con horarios flexible, esta operación lo efectuará el jefe de nómina, a fin de aumentar la seguridad lógica para el diseño automatizado de entrada y salida. A continuación se presentan las pantallas que debe tener el diseño propuesto.

31

•

La primera pantalla comprenderá la clave de acceso para activar el sistema automatizado:

Figura N° Clave de Acceso al sistema automatizado Una vez cumplido de cargar el nombre del usuario, además de su respectiva clave, se procede a verificar si estos datos son lo que el sistema lo tiene cargado para perimirle su acceso, de lo contrario emitirá un error como este:

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Figura N° Mensaje de Error por Nombre del Usuario y/o clave incorrecta Cumplida la etapa referente a la validación de la clave y posteriormente cumplida, se visualiza la siguiente pantalla:

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Figura N° Pantalla de Control y Salida de Personal Cabe destacar que con la implementación de la capta huella y la visualización de los datos, correspondiente al trabajador que se está registrando su entrada y/o salida tanto para la mañana como en la tarde y otros que su jornada laboral es corrido, permitirá la actualización de la información que requiere el departamento de nómina en lo referente al cumplimiento de las horas laborales, cuyos calculo lo realizará el sistema vigente de este departamento, haciendo más eficaz el procedimiento que por concepto de horas no cumplida se tienen de deducir. Una vez, realizado el diseño se procede a evaluarlo, donde el tutor industrial y la pasante, procede a verificar las condiciones que exige el software de la capta huella, en lo referente a los datos que suministra y que requiere a fin de poder sustraer la información requerida de la base de dato de la nómina, por tanto se procederá a modificar la misma, agregando un 34

campo de imagen, donde se almacenará la huella de cada trabajador, este servirá como archivo índice para que el capta huella acceda y pueda marcar el registro de la persona que esta utilizando el dispositivo, luego el sistema visual foxpro versión 9, procederá a visualizar los datos en la pantalla que fue diseñada y cuando el usuario, seleccione el botón registrar operación, se guardará, la hora de entrada y/o salida tanto de mañana como de tarde, en los respectivos campos del sistema de nómina, a fin de que la misma proceda a realizar los deducciones o carga de hora extra respectivamente. Finalmente, se procedió con la aprobación del diseño automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, con las condiciones especificadas, durante la evaluación, por lo cuál se procederá a su programación e implementación, para el momento de la adquisición del dispositivo capta huella y la asignación de un computador en la entrada de la Procuraduría General del Estado Sucre, que estará conectado por red al sistema de control de nómina. 2.3. Descripción de los conocimientos y experiencias adquiridas en el

departamento La realización de las pasantía en la unidad de informática, permitió determinar las deficiencias existente, en los referente al control de entrada y salida de personal, cuyo registro se lleva manual y por ende resulta engorroso, así como también puede ser alterado los datos, a fin de poder modificar las horas que se le puedan descontar por concepto de atraso o sino de salida ante de la correspondiente, En tal sentido la formación como informático, conllevo a la implementación de los conocimientos, a fin de proceder con un diseño que le permita al departamento de nómina obtener

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los datos fidedignos sobre este concepto y proceder a realizar las deducciones correspondientes

2.4. Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento Mediante el estudio, análisis y diseño de un sistema automatizado, permitirá a la unidad de informática contar con el esquema y los pasos que deben seguir el programador para concretar la unificación de la base de datos del sistema de nómina de la Procuraduría General del Estado Sucre, lográndose de ese modo mitigar las deficiencia del sistema actual de control de entrada y salida.

2.5. Aplicación de conocimientos Teóricos Durante del período de formación como Licenciado en Administración Mención Informática, en la Universidad Experimental Simón Rodríguez, se utilizados los conocimientos teóricos y prácticos, los cuales sirvieron para la elaboración del presente informe y el cumplimiento de las actividades relacionadas con las pasantías, como es el caso de las cátedras como: •

Diseño

de

un

sistema

automatizado:

comprende

la

transformación de los procedimientos administrativos que se realizan de manera manual y llevarlo de manera digital, mediante la utilización de programas adaptados a los fines que desea controlar la organización. •

Técnicas

de decisión y sus procesos: se refiere a las

directrices que se deben implementar con el propósito de canalizar

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los datos requeridos para el procesamiento y suministro de la información. Con las cuales se soportaron las siguientes áreas: •

Metodología de la Investigación: comprende los pasos que se

deben seguir para

la recolección de los datos, procesamiento y

suministro de la información requerida, a fin de poder conocer las causas y consecuencia de un problema en estudio. •

Técnicas aplicadas: comprende los medios utilizados para

proceder con la recolección de los datos necesarios durante el proceso de análisis y suministro de la información.

2.6. Debilidades y fortalezas que se encontraron en el departamento A continuación se reflejarán estos aspectos en la tabla Nº 2, donde se detallan cada uno de ellos:

Tabla N° Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenaza. FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Existe un gran apoyo para el desarrollo e Cuenta con la plataforma tecnológica para implementación del diseño propuesto en esta su desarrollo e implantación. pasantía. Los proveedores de servicios, son Procuraduría General del Estado Sucre, distribuidores autorizados de los cuenta con los equipos y el personal dispositivos que se van a utilizar en la capacitado para desarrollar y puesta en automatización del sistema de control de práctica el diseño propuesto en esta pasantía. entrada y salida.

DEBILIDADES

AMENAZAS

El sistema de registro de entrada y salida, lo puede efectuar cualquier persona, donde plasma los datos en un libro de registro. El proceso de cálculos de horas destinada a la deducción resulta engorroso los cuales retrasan el proceso de calculo y posteriormente la realización de los pagos correspondiente a la quincena.

Con el sistema actual induce a los trabajadores a registrarse en las horas no correspondiente, trayendo consigo la costumbre de llegar retardado o salir ante la hora, cuyas repercusiones van en perjuicio de las actividades laborales de la organización.

37

Fuente: Autora

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CONCLUSIONES Tomando en consideración las acciones realizadas durante el desarrollo y culminación de la pasantía arrojaron las siguientes conclusiones. Con el desarrollo e implementación del diseño del sistema propuesto en esta pasantía, contribuirá a controlar de manera eficaz el registro de las horas de entrada y salida del personal de la Procuraduría General del Estado Sucre, debido a que se procederá a efectuar de manera directa las deducciones de hora por concepto de retraso y/o salida ante del horario, así como también de las horas extras, además se registrará en el sistema de nómina para que la misma proceda a realizar los procedimientos respectivos. Se evita en el futuro la alteración de los registros debido a que todo estará automatizado y el único dato de entrada será la huella del personal, lo cual garantizará que solamente se registrará su información, que será procesada en el sistema de nómina existente en la institución. Por consiguiente, el desarrollo del diseño propuesto en esta pasantía mitigará la alteración de los datos correspondiente a la entrada y salida del personal, lográndose de ese modo un efectivo control de la información que requiere el sistema de nómina para efectuar las deducciones y asignaciones correspondiente a la ley y por ende la Procuraduría General del Estado Sucre debe cumplirlo, evitando de ese modo sancione o demandas por parte de los trabajadores

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informe de pasantía (control de entrada y salida de personal) (mejorado

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