REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN. E.T.C.R “ADEMAR VASQUEZ CHAVEZ”.
INFORME DE PASANTIAS CONSORCIO OLEAGINOSO PORTUGUESA, S.A. (COPOSA)
AUTOR: GENESIS ACOSTA MENCIÓN: INFORMATICA “A”
ACARIGUA, JULIO 2016
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION. E.T.C. “ADEMAR VASQUEZ CHAVEZ”.
INFORME DE PASANTIAS PARA OPRTAR AL TITULO DE TECNICO MEDIO EN INFORMATICA
AUTORA: GENESIS ACOSTA MENCION: INFORMATICA “A” TUTOR ACADEMICO: INGRID FERNANDEZ TUTOR EMPRESARIAL: ANSELMO LIZARDO
ACARIGUA, JULIO 2016
INDICE
PAG. INTRODUCCIÓN…………………………………….………...………...….. 4-5
CAPITULOS I DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ……………………………………….6 Objetivo del Departamento de Romana…………………………………...… 6 Funciones del Departamento de Romana………….……………....….... 7-10 Actividades Desarrolladas……………………………..…...………….….10-12
II CONSIDERACIONES FINALES …………………………………………13 Limitación…………………………...……………….…..……………………. 13 Conclusiones……………………...…………………………………..……… 14 Recomendaciones……………………………………………..…………….. 15
ANEXOS Anexo A: Plan de Trabajo……………………….…………………………………… 17
Anexo B: Estructura Organizativa Básica………..………………………… 18 Anexo C: Guía Sunagro……………………………………………………… 19 Anexo D: Guía Insai……………………………….……...………………… 20
INTRODUCCION Las pasantías son una parte fundamental de la educación ya que, es la primera experiencia laboral de un estudiante en el transcurso de la carrera académica, de allí su gran importancia, pues este pone en práctica todos los conocimientos adquiridos, enfatiza y mejora los procesos, ya que con la experiencia que va desarrollando aclara dudas y refuerza contenidos. Igualmente COPOSA, es una empresa agroindustrial dedicada a la producción, distribución y comercialización de productos oleaginosos, dirigidos al consumo masivo de aceites líquidos envasados y margarinas con marcas reconocidas en el mercado venezolano como Coposa, Naturoil, Mirasol, Bonna y Korina. El 28 de Enero de 1974, un grupo de 153 hombres, agricultores en su mayoría, soñaron con hacer del estado Portuguesa una de las regiones más generosas y un Poderoso Centro Agroindustrial para Venezuela, fundando CONSORCIO OLEAGINOSO PORTUGUESA, S.A. (COPOSA) Empresa de origen 100% venezolano, con más de 40 años produciendo y comercializando los mejores productos oleaginosos bajo lo más estrictos estándares de Calidad. En sus inicios el aceite de algodón fue su principal producto, pero con el pasar de los años ha diversificado su producción, comercialización y distribución en cuantiosos productos de origen vegetal oleaginoso en los mercados nacionales e internacionales a través del uso de altos estándares de tecnología y mercadeo, ofreciendo así productos alimenticios de la mejor calidad.
Cabe resaltar que COPOSA, tiene como misión fabricar, distribuir y comercializar productos alimenticios, principalmente oleaginosos y
servicios en los mercados nacionales e internacionales, utilizando estándares de calidad y tecnología, para satisfacer las necesidades de sus clientes, en medio del respeto humano, con responsabilidad social, con constancia, ética y dedicación al trabajo, garantizando el compromiso con la comunidad y el ambiente, mejorando continuamente sus resultados financieros, sus índices de productividad y el nivel profesional de sus trabajadores. COPOSA, tiene como visión ser la empresa agroindustrial como mayor proyección nacional, a través de un conocimiento de un crecimiento sostenido, satisfaciendo las necesidades de sus clientes, respetando el recurso humano, el ambiente y contribuyendo con el recurso social de la comunidad y del país. El informe de pasantía está estructurado en 2 Capítulos, dentro del cual se explica a continuación:
Capítulo I: Objetivos y funciones del departamento donde se está realizando las pasantías ocupacionales y descripción de actividades de tareas rutinarias.
Capítulo II: limitaciones o dificultades presentadas en la realización de las pasantías,
conclusiones,
recomendaciones
departamento de pasantías, y el área académica.
a
la
institución,
al
CAPITULO I DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEPARTAMENTO DE ROMANA
OBJETIVO GENERAL Insertar y agregar al sistema SUNAGRO las guías sadas, y seleccionar las remesas por color, la remesa verde se le agrega un ticket de romana, a la rosada se le agrega la orden de entrada a planta con un ticket de romana, la remesa azul se le agrega tres ticket de romana (uno de la primera pesada y dos de la segunda, se le agrega también copia de los análisis de laboratorio), la amarilla y la azul se le agregan tres ticket (dos de la segunda y uno de la primera, se le agrega original de análisis de laboratorio).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Hacer cumplir las Normas y procedimientos al área de Romana a la organización y custodia de Documentos.
Fijar Responsabilidades
en relación a
la desincorporación,
organización y custodia de Documentos del área de Romana.
FUNCIONES Recibir la documentación proveniente del departamento (dpto.) de Laboratorio. Desglosar los documentos por color de remesa, junto con cada documento que corresponda a cada una de ellas. Asegurar la perfecta conservación de los documentos recibidos en el área. Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de documentos requeridos por los diversos departamentos del área. Ser un centro activo de información. Funcionar como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto. Potenciar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro del departamento. Llevar control de envíos de guías correspondientes a la dirección referida en la Orden de Entrada a Planta. Conservar documentos establecidos para ser entregados a sus respectivos departamentos luego del chequeo mensual.
ALCANCE Este departamento ayuda con los archivos de documentos, desde el momento en que el romanero entrega las remesas, la persona que ingresa la guía al sistema SUNAGRO y/o INSAI tiene como finalidad desglosar las guías para ser archivadas por departamento.
2.
RESPONSABILIDADES
2.1.
Jefe de Romana:
Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este documento.
2.2.
Usuarios
-
Cumplir los lineamientos establecidos en este documento.
3. DESARROLLO 3.1.
Normas El acceso al área de archivo activo e inactivo está totalmente restringido, sólo se podrá ingresar con el previo consentimiento del Jefe de dicha área, o de la persona que esté autorizada; en caso de ausencia temporal, se requiere la autorización del Gerente de División de Administración.
Sólo podrán entregar expedientes en calidad de préstamo, al personal que le corresponde.
Todo préstamo de expediente, debe efectuarse llevando a cabo el debido registro y control, a través del formato de dichas remesas.
En los documentos que forman el expediente no podrán hacerse anotaciones al margen, ni extraerlos, intercalarlos o desglosarlos.
Para consultar un documento o expediente originado por un área diferente. El solicitante debe obtener la aprobación del Jefe del área que origina el documento para que el Centro de Documentación pueda facilitárselo. En los casos donde la Gerencia de Auditoría Interna requiera documentación de otras áreas, la SOLICITUD DE
DOCUMENTOS (F-CDO001) debe aprobarla el Gerente de División de Auditoría.
De los expedientes prestados por el Centro de Documentación no se podrán hacer reproducciones en ningún caso, salvo previa autorización del Jefe del área respectiva.
Ningún expediente puede sacarse fuera de las instalaciones de la empresa, excepto en casos de acciones legales en las cuales está involucrada la empresa, para tales efectos Consultoría Jurídica realizará la solicitud correspondiente y se dejará copia fotostática de la parte entregada del expediente con memorando explicativo de su destino.
La documentación prestada por el Centro de Documentación no podrá ser traspasada por el usuario a otra persona sin antes participarlo al Centro de Documentación, en donde se exigirá, en ese caso, al nuevo usuario que llene otra SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001), después de lo cual se dejará sin efecto el préstamo inicial.
El plazo del préstamo de los expedientes será, como máximo, de tres (3) días hábiles.
Cuando sea necesario utilizar un expediente por un tiempo mayor del establecido, se pedirá prórroga al momento de hacer la solicitud.
Si es necesario pedir la prórroga posteriormente a la solicitud, se emitirá una nueva SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) para reactivar el préstamo.
Cuando se retire un trabajador de la empresa, ya sea en forma temporal (vacaciones, permisos u otros) o definitiva, éste debe devolver todos los documentos y expedientes que se encuentran en su poder. El Jefe del área donde se desempeña dicho trabajador queda responsabilizado del cumplimiento de esta norma.
No se facilitará ninguna información a aquellas personas que ya no trabajen en COPOSA. Cualquier solicitud debe canalizarse a través de la Gerencia División de Recursos Humanos.
Cuando sea prestado un expediente de los archivos, en el lugar correspondiente a éste se colocará una guía que indique el préstamo, hasta tanto sea devuelto el expediente.
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE TAREAS RUTINARIAS Procedimiento Narrativo
Coloca el original de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) en el bolsillo de la guía “FUERA”.
Guarda la guía “FUERA”, en el sitio que ocupaba en el archivador el expediente solicitado.
Entregar al Solicitante la copia de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001), junto con el expediente.
El Solicitante firma la copia de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (FCDO001), como señal de recibido el expediente y la entrega al Archivista, quedándose con el expediente para su consulta.
El Analista Junior coloca
la copia de la SOLICITUD DE
DOCUMENTOS (F-CDO001), en un tarjetero, siguiendo un orden cronológico por fecha de vencimiento del préstamo, con el fin de chequear la devolución posterior del expediente.
El Solicitante después de haber consultado el expediente tomando la información necesaria en el tiempo requerido, lo devuelve al Centro de Documentación.
El Analista Junior verifica que el expediente haya sido entregado en buen estado.
Si el expediente no está en buen estado, lo envía al Superior inmediato del Solicitante con memorando explicativo de la(s) anomalía(s) encontrada(s), con el fin de que tome las medidas que el caso requiera.
Si el expediente está en buen estado, saca la copia de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) guardada en el tarjetero y la firma.
Entrega la copia de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) al Solicitante como constancia de haberse recibido el expediente en el Centro de Documentación.
Coloca el expediente en su lugar, sacando la guía “FUERA” del archivador.
Retira de la guía “FUERA” el original de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) y lo guarda para fines estadísticos, por tres (3) meses.
El Solicitante archiva la copia de la SOLICITUD DE DOCUMENTOS (F-CDO001) recibida por un período de tres (3) meses.
Flujo-Grama. Documentos Relacionados
Referencia a los Documentos Relacionados.
Control de Devolución de Documentos (P-CDO002).
Referencia a Documentos Externos Proveedores.
Formatos Referencia a los Formatos Relacionados en este caso facilitando la entrega de valijas, control de llamadas entrantes y salientes mediante un sistema llamado SACET.
Servicio de atención a los clientes : Se presta el servicio de recibir los documentos de los choferes, para luego ser ingresados al sistema.
Entrega de Documentos: Se recibe documentos de empresas distintas, las cuales estas se relacionan por medio del computador colocando para quien va dirigida, quien la emite y que producto cargo, luego de haberlas relacionado se manda a imprimir la guía para entregarla al cliente.
CAPITULO II CONSIDERACIONES FINALES LIMITACIONES
Tener un respeto con las personas adultas y/o mayores, y saber prestar los servicios adecuados. Limitarnos a faltarle el respeto a los clientes. Debemos estar atentos con los documentos que nos entreguen los clientes, sin embargo, se debe de tener en cuenta chequear documentos antes de anexarlos al sistema.
CONCLUSIÓN
Al concluir el período de pasantías requerido, se cumplió de manera satisfactoria un conjunto de actividades y tareas pautadas para la realización de las pasantías, en la cual poniendo en práctica los conocimientos adquiridos en la institución, puesto que en la empresa se adquiere nuevas experiencias para el crecimiento profesional y personal. Tomando en cuenta, las pautas adquiridas por los Docentes de la E.T.C.R Ademar Vásquez Chávez, las cual fue la base principal para un buen desempeño en dicha empresa, ya que permitieron el buen desenvolvimiento en el área asignada, tomando en cuentas cada una de las consideraciones y sugerencias de tutores académicos y personal de la empresa. Podemos concluir diciendo, que se cumplió con el objetivo principal que era aplicar los conocimientos adquiridos en la institución y lo que implica un área Administrativa. También se puede decir que es una gran experiencia dentro de la empresa donde realizamos las pasantías ya que podemos dar conocimientos a las experiencias aprendidas en el área académica. Se puede decir que en el área de aprendizaje debemos de tener un dicho respeto mutuo hacia las personas bien sea mayores o menores que nosotros los pasantes. Y gracias a ellos pudimos realizar nuestros conocimientos allí y aprender un poco más.
RECOMENDACIONES
A la institución:
1. Ser atentos en las aulas de clases, ordenar los pupitres al retirarnos de las aulas de clase y ser puntuales en la institución. 2. Debemos ser respetuosos dentro y fuera de nuestras aulas de clases.
Departamento de pasantías:
1. Planificar desde el inicio del año escolar el uniforme, lugar donde y en qué departamento se realizarán las pasantías, para así no tener inconvenientes. 2. Ubicar a cada pasante donde debe ser ubicado en el departamento o área según el perfil de su especialidad. 3. Debe organizarse al ingresar a una empresa, se debe tener en cuenta la responsabilidad, buen trato y cordialidad al ingresar o comenzar las pasantías. 4. Colocar a Docentes especializados o con experiencias en supervisar a pasantes en las diferentes empresas. 5. Comenzar a auto-gestionar desde 5to año como mínimo para los gastos de pasantías.
Área académica:
1. Debemos ser respetuosos en el área donde estemos, bien sea con el jefe o con cualquier otra persona en particular. 2. Tenemos que tener en cuenta la puntualidad al entrar a la empresa.
ANEXOS
Nombres y Apellidos del pasante:
C.I:
Génesis Acosta
27.860.172
Fecha de inicio
N° de expediente:
Mención:
Teléfonos del Pasante:
P-810
Informática
0424-5233882
Fecha de Culminación:
Nombre de la empresa :
Localidad de la empresa:
11-04-16 Dirección de la empresa: Carretera vía Payara Sector Piedritas Blancas
01-07-16 COPOSA Departamento: Romana
Tutor empresarial: Anselmo Lizardo Sistema de trabajo N° 1 2 3 4 5
Actividades a realizar
Telf. de la empresa: 0255-600313
Cargo del tutor : Jefe de Romana Semanas 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
x x x x x
6
x
7
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8
x
9
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10
x
11
x
12
x
Anexo A: Plan de Trabajo
Anexo B: Estructura Organizativa Básica
GERENCIA DE LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO
GERENCIA DE P.C.P
GERENCIA DE TRANS. Y ADUANA
JEFATURA DE
JEFATURA DE P.C.P
TRANS. Y ADUANA
JEFATURA ALM. MATERIA PRIMA
JEFATURA ALM. PRODUC. TERMINADO
JEFATURA ALM. ENV. Y ALM.
JEFATURA DE ALM. GENERAL
JEFATURA EN DESARROLLO DE EMPAQ.
JEFATURA DE ROMANA
Anexo C: Guía Sunagro
Anexo D Guía Insai
Para el ingreso de las unidades a planta son previamente notificadas a la empresa por medio del sistema integral de control agroalimentario en el módulo guías en tránsito, la fecha de llegada de la unidad con la descripción del producto,
Para las recepciones de materia prima vienen directamente del puerto cuando llegan en buques, son distribuidos en cisternas que serán enviadas a coposa, el proceso de entrada se define de esta manera, el chofer encargado de la unidad pasa a vigilancia a retirar la orden de entrada a planta la cual esta compuesta por el nombre de producto a recepcionar o cargar, numero de viaje, modelo del vehiculo, números de placa y chuto, e incluidos datos del chofer, luego la unidad ingresa a planta donde hará una parada en la “segunda vigilancia” para que los encargados hagan el procedimiento rutinario que es comprobar los datos que dice la orden de entrada y verificar si viene vacío o con algún otro objeto, luego el chofer se dirige a la romana donde, el romanero recibe la orden de entrada a planta y es ingresada al sistema de pesaje perteneciente