UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCION DE INVESTIGACION Y POSTGRADO MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS CURSO: CONTABILIDAD
EQUIPO N° 2 INFORME FINAL MODULO III UNIDAD VII ANALISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE LOS DEPARTAMENTOS DE NOMINA NOMINA Y ALMACE ALMACEN N DE LA EMPRESA EMPRESA CAMSERV CAMSERVIS IS
Participantes: Álvarez, Arcadio C.I.: V – 7.667.430. Bernal, Wilman C.I.: V –11.944.211. Campo, Abraham C.I.: V – 6.112.083. Gómez, Deyber C.I.: V – 6.966.874. 6.966 .874.
Caracas, agosto de 2012.
CONTENIDO
DESCRIPCION
PÁGINA
INTRODUCCION.............................................................................................................3 SISTEMA CONTABLE....................................................................................................4 ESTUDIO DE CASO........................................................................................................4 DEPARTAMENTO DE NOMINA...................................................................................5 DEPARTAMENTO DE ALMACEN.............................................................................16 FORTALEZAS................................................................................................................17 DEBILIDADES...............................................................................................................18 REFLEXIONES FINALES.............................................................................................20 BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................21
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INTRODUCCION. Las Las organi organizac zacio iones nes empre empresar sarial iales es actua actualm lment entee se encue encuentr ntran an env envue uelt ltas as en cambios y transformaciones constantes, por lo cual deben contar con buenos sistemas contables para poder controlar sus finanzas y mantenerse competitivos en el mercado global. Las que carecen de controles contables pueden ser víctimas de situaciones incómodas, al no ser capaces de prevenir los estados de crisis económica, causados por el mal manejo en los pagos de impuestos o por demandas causasdas por errores en el cálculo de las prestaciones sociales de los empleados. En toda empresa, ya sea esta grande, mediana o pequeña, independientemente independientemente de la actividad que esta desarrolle, debe llevar a cabo un control que constituya constituya la relación ordenada y clasificada de todos y cada uno de los pagos que se efectúan al trabajador por parte del del patrono, como como retribución retribución a los los servicios servicios prestados a este. Por otro lado, las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías necesit necesitan an informa información ción constant constanteme emente nte sobre sobre sus inventar inventarios, ios, lo cual obliga a los empresarios a contar con herramientas para el manejo, control y registro de sus existencias. Para que la información generada por las empresas sea confiable, es necesario que esté basada en ciertas garantías, garantías, lo que hace necesaria la implantación implantación de controles controles internos eficientes que garanticen que la muestra de la situación real de la empresa. Muchas Muchas organiza organizacio ciones nes poseen poseen sistema sistemass contabl contables es informá informátic ticos os basados basados en programas informáticos informáticos como ASAP, SAINT, PROFIX, PROFIX, DATA-PRO DATA-PRO y otros; que permiten permiten facilitar facilitar las labores labores de control. control. Este informe presentará un breve análisis de los sistemas sistemas contables empleados en la compa compañia ñia CAMS CAMSERV ERVIS IS,, C.A. C.A. en sus depar departa tamen mento toss de Nó Nómi mina na y Alma Almacé cénn evaluando sus ventajas o desventajas.
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SISTEMA CONTABLE En toda organización es indispensable la presencia de un sistema contable, ya que toda transacción que derive en un compromiso o acreencia, debe ser debidamente registrada y respaldada para poder cumplir con las normas VEN-NIIF. Los objetivos de todo sistema contable, se sustentan fundamentalmente en los siguientes aspectos:
Integridad de los datos.
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
Información financiera presentada en forma confiable.
Oportuna presentación de la información.
Automatización de los registros contables.
Fácil acceso a la información.
Fact Factibi ibili lidad dad para para corre correcci cción ón y ajuste ajustess de posib posible less error errores es u omisi omisione oness involuntarias.
Transparencia al momento de las auditorías.
ESTUDIO DE CASO Para el desarrollo de la actividad se seleccionó a la empresa CAMSERVIS, C.A., cuyo objeto es la compra y venta al mayor de toda clase de equipos, materiales e insumos para oficinas a nivel nacional. En la actualidad cuenta con un plantilla de 23 empleados, posee instalaciones acordes con el desempeño de su actividad comercial y las funciones que se realizan dentro de la organización están bien divididas y especializadas. Es una empresa nacional de capital privado que dividide su patrimonio en acciones, siendo administrada por sus socios accionistas y regida por las disposiciones 4
del código de comercio, el código civil y las diferentes leyes que regulan nuestra economía. En CAMSERVIS la carga de la información contable está centralizada, aun cuando cada departamento se encarga de mantener actualizado sus respectivos módulos que alimentan al sistema contable, para el registro de los asientos y transacciones. De esta manera se hace un seguimiento de todos los registros que se procesan y así proporcionar gran seguridad y confianza tanto a los usuarios como a los accionistas de que todos los procesos son llevados a cabo con integridad por parte de los que manejan el sistema. Como ya se indicó, en este informe nos centraremos en los departamentos de Nómina y Almacén, Almacén, los cuales se relacionan fundame f undamentalme ntalmente nte en el aspecto de pago de salarios al personal.
DEPARTAMENTO DE NOMINA Como señala Catamora, " Los procedimientos procedimientos de Nómina están enfocados a registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal ” (1997).
El departamento de nomina de la empresa se encarga de gestionar los siguientes procesos relacionados relacionados con con el personal personal
Control de asistencia y horas trabajadas.
Beneficios por vacaciones y otras prestaciones.
Cumplimiento de obligaciones gubernamentales (SSO, INCE, LPH, SPF, etc.).
Prestamos al personal
La ubicacion del departamento dentro de la organización es como sigue:
administrador
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ALMACEN
NOMINA
La empresa de acuerdo a las estipulaciones de la LOTTT (Ley Orgánica del Trabajo, Trabajadores y Trabajadoras) y la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, debe efectuar todos los conceptos de asignaciones y deducciones en los procesos de nómina a cada uno de sus empleados, empleados, con el fin de que estos tengan el salario justo según las bases legales correspondientes. Las Asignaciones, representan los montos que constituyen las remuneraciones que deben cancelarse cancelarse al empleado. Seguidamente Seguidamente se presentan las asignaciones asignaciones que la empresa paga a cada uno de sus trabajadores: Salario (días trabajados): Este representa la remuneración del trabajador por la cantidad de días que este laboró realmente. De a cuerdo a la LOTTT “esta es la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuese su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador por la prestación prestación de sus servicios y, entre otros, comprende comprende las comisiones, comisiones, primas, gratificaciones, gratificaciones, participación participación en los beneficios o utilidades, utilidades, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.” Salario (días libres): Es aquel salario que percibe el trabajador por sus días de descanso, por lo general son uno o dos días máximo. La LOTTT explica: “para el cálculo de lo que corresponda al trabajador por causa del descanso semanal (días libres), feriados, horas extras y trabajo nocturno, se tomará como base el salario normal devengado por el, durante la semana respectiva.” “El trabajador tiene derecho a que se le pague el salario correspondiente a los días feriados o de descanso (libres).” Bono nocturno: Es una compensación que se cancela al trabajador sobre la base de un porcentaje del salario días trabajados (diurnos) el cual es del 15% (este es el porcentaje porcentaje que cancela CAMSERVIS CAMSERVIS,, La LOTTT define el bono nocturno como: “la 6
jornada de trabajo que será pagada con un 30% de recargo, por lo menos sobre el salario convenido para la jornada diurna.” Horas extras: Es un pago extra que se realiza al trabajador por laborar en exceso de su jornada normal. La LOTTT, establece: “Las horas extraordinarias serán pagadas con un 50% de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada diurna.” Días feriados trabajados: Son pagos extras que se realizan por el trabajo realizado en días que son decretados por la nación como no laborables. La LOTTT señala: “Cuando “Cuando un trabajador trabajador preste preste servicio servicioss en día feriado feriado tendrá tendrá derecho al salario salario correspondiente a ese día y a demás al que le corresponda por razón del trabajo realizado, calculado con un recargo del 50% sobre el salario ordinario”. Son días feriados de acuerdo a la ley: Los domingos, el 1ºde Enero, lunes y martes de carnaval, jueves y viernes viernes santos, santos, el 1ºde Mayo, Mayo, el 24, 25 y 31 de Diciemb Diciembre. re. • Los señalados en la Ley de fiestas nacionales. • Los que se hayan declarado o se declaren festivos por el Gobierno Nacional, Estados o por las Municipalidades hasta un límite total de 3 años por año. Cesta tickets: Es un servicio que le permite a la empresa otorgar al trabajador un beneficio social de provisión de alimentos alimentos y comidas adicional al salario que se le otorga al mismo. Es la alternativa del comedor o comisariato que permite al trabajador mejorar mejorar su alimenta alimentación ción y la de su familia familia.. Este puede ser utiliz utilizado ado en una red de esta establ blec ecim imie ient ntos os afil afilia iado doss que que se comp compon onee de: de: Supe Superm rmer erca cado dos, s, Pana Panade derí rías as,, Restaurantes, etc. El monto de la cesta tickets es de 36 bolívares diarios pagaderos mensualmente y basados en los días laborados. De acuerdo a la LOTTT “Se entiende como beneficios sociales de carácter no remunerativo: Los servicios de comedores, provisión de comidas y alimentos. ” La Ley Ley de Alim Alimen enta taci ción ón a los los Trab Trabaj ajad ador ores es esta establ blec ecee clar claram amen ente te de un “Beneficio social de alimentación con carácter no salarial:
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• Beneficiarios: Trabajadores Trabajadores del sector público y privado que devenguen hasta 3 salarios mínimos. • Modalidades: A través de tickets y/o tarjetas electrónicas emitidas por las empresas especializadas en la administración y gestión de beneficios sociales.” En ningún caso el beneficio podrá ser cancelado en dinero efectivo. Las Las De Deduc duccio ciones nes,, repre represen senta tann mont montos os
que rebajar rebajaran an del total total del del sueldo sueldo
devengado por el trabajador un porcentaje porcentaje de tasas estadales de S.S.O, L.P.H y S.P.F al momento de elaborar la nómina. Ley del S.S.O (seguro social obligatorio): Es un sistema implantado por el Estado, que se encarga de regular las condiciones de bienestar social de los trabajadores venezolanos, garantizando al asegurado los cuidados médicos necesarios tales como: maternidad, accidentes, enfermedad. Así como también ancianidad, muerte, desempleo, retiros, invalidez etc. De acuerdo con esta ley, los trabajadores deben ser inscritos dentro de los primeros primeros tres días (hábiles) inmediatos inmediatos al inicio de su actividad laboral, laboral, a través de la presentación de la planilla 14-02, la cual es utilizada para registrar al empleado y sus familiares en el S.S.O, sin embargo en caso contrario, es decir, si este ya no labora mas por motivos de despido, renuncia, muerte, etc, se debe llenar la planilla planilla 14-03, a los tres días (hábile ( hábiles) s) siguientes siguientes para notificar la culminación culminación de sus labores en la empresa y proceder al cobro del seguro de paro forzoso. Cabe destacar que la empresa permite la asistencia médica y registro en este seguro solo al trabajador y no a su familia, aplicando así una tasa del 4% del salario para disfrutar disfrutar de este beneficio beneficio y un un 2% al patrono. patrono. De acuerdo a la Ley del Seguro Seguro Social Obligatorio: “Tienen derecho a recibir del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, la asistencia médica integral: • Los asegurados (trabajador). (trabajador). • Los familiares que determine el reglamento. • La concubina, si no hubiere cónyuge.
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• Los pensionados por invalidez, vejez o sobrevivientes y los miembros de su familia”. Ley de S.P.F (seguro paro forzoso): Fue creado con el propósito de ofrecer una protección protección temporal a los trabajadores, ya sean estos del sector público o privado, que presten sus servicios e virtud de un contrato laboral o relación de trabajo, independientemente del monto del salario devengado. Se aplicará una tasa del 0.5% al trabajador y 2% al patrono. Ley de P.H (política habitacional, actualmente FAOV): Establece incentivos y estímulos para satisfacer las necesidades del trabajador a través del desarrollo de programas de vivienda, vivienda, ya sea a mediano o largo plazo. La empresa aplica el 1% al trabajador y el 2% al patrono. I.N.C.E (instituto nacional de cooperación educativa): Es una institución que se encuentra bajo la tutela del Estado, con la colaboración de patronos y trabajadores de los sectores productivos de bienes y servicios, con la finalida f inalidadd de brindar una eficiente forma formació ciónn y capac capacit itaci ación ón con conti tinua nua de la fuerza fuerza labor laboral al,, comple compleme menta ntando ndo así la educación recibida en el sistema formal. Este es pagadero con una tasa del 0.5% sobre las utilidades del trabajador y 2% del total del sueldo al patrono.
Descripción del sistema de nómina utilizado por la empresa. CAMSERVIS con el propósito de brindar una mayor efectividad al momento de reali realizar zar,, actual actualiz izar ar y gener generar ar la nómina nómina se basa basa en la utiliz utilizaci ación ón de un sistem sistemaa denominado DATA-PRO NÓMINA, el cual es ideal y confiable para las empresas ya que facilita el trabajo y permite llevar el control del personal así como también los diferentes conceptos que se manejan en la nómina de pago y gastos asociados a esta. Este es un sistema totalmente configurable ya que se adapta a las necesidades de la empresa, permitiendo elaborar la nómina de manera parcial o total facilitando al usuario revisarla de manera detallada y/o resumida. Este sistema sistema computa computariza rizado, do, incluye incluye además además herramie herramientas ntas de trabajo trabajo como como calculadora, calendario, reportes configurables por pantalla o impresora que permite 9
generar los diversos informes solo con la información que se necesita o simplemente crear nuevos campos con la información información ya existente, existente, permite mantener al día los datos de cada trabajador, sus expedientes, variaciones de pago, permisos o reposos, posee numerosas ventanas de información que permiten de manera rápida y directa realizar consultas, a demás cuenta con un nivel de seguridad que impide el acceso a personas no autoriz autorizadas adas al sistema sistema protegie protegiendo ndo así la data de alterac alteracione ioness que no hayan sido debidamente aprobadas. También se encarga del cálculo automático de las prestaciones sociales, estados de cuentas del trabajador, utilidades, vacaciones, liquidaciones y todos los términos relacionados relacionados a esta, etc., dependiendo dependiendo del tipo de pago en en que incurra la empresa, empresa, es deci decir, r, sema semana nal, l, quin quince cena nall o mens mensua ual. l. En este ste caso caso la empr empres esaa lo elab elabor oraa quincenalmente. Aunque el sistema empleado por la empresa es muy completo, este se encarga solo de elaborar y mantener un control y registro de la nómina, para posteriormente realizar un reporte con toda la información necesaria y enviarla a Caracas, la cual se encargara de revisar revisar y proceder a efectuar los cálculos cálculos correspondientes correspondientes para cancelar cancelar a través de cheques o simplemente a través de depósitos bancarios. Bási Básica came ment ntee la pant pantal alla la prin princi cipa pall de la nó nómi mina na cont contie iene ne las las sigu siguie ient ntes es aplicaciones: - Parte superior: Nombre de la empresa. empresa. Versión del sistema. Fecha del sistema. Tipo de nómina. - Menús: Consta de seis columnas: MENÚ FIN: Esta opción permite seleccionar cambios en la fecha de inicio inicio y fin de cada periodo de pago, cambios de usuario y claves de acceso a este, a demás de 10
seleccionar seleccionar el tipo de pago (semanal, quincenal o mensual), y tipo de nómina a utilizar utilizar (de empleados), manual del sistema en el cual se desplegará en pantalla la opción de ayuda para realizar cualquier consulta, nombre de la empresa e impresora. MENÚ APLICAC APLICACIÓN: IÓN: Es aquí donde se muestran muestran las herramientas herramientas necesarias para realizar, actualizar actualizar y generar la nómina, informes, consultas consultas y gráficos a través de los cuales es posible realizar proyecciones en forma cuantitativa y gráficamente a cerca de los montos montos en nómina nómina por los diferent diferentes es conceptos conceptos de pago. En esta sección sección se gener generan an y modi modific fican an los los inform informes es así como como tamb tambié iénn se defin definen en los cálc cálculo uloss y operaciones operaciones que afectan directamente directamente la nómina y otras aplicaciones que hacen posible al usuario salir a otros módulos del sistema. MENÚ DE CUENTAS: En esta aplicación se muestran los archivos maestros, los cuales cuales poseen toda toda la informa informació ciónn del trabajad trabajador, or, mantenien manteniendo do al día los datos datos individuales individuales de este, así como fecha de ingreso o egreso, egreso, nombre y apellido, apellido, código, fecha de nacimiento, asignación de turnos y puestos, etc. MENÚ DE MOVIMIENTOS: En esta sección se agrupan las opciones que generan o permiten incorporar movimientos basados en los archivos maestros, tales como variaci variaciones ones en los montos montos para el pago de nómina, nómina, reposos y/o permisos permisos los cuales muestran muestran la fecha de desincorporación desincorporación parcial parcial del trabajador, trabajador, expedientes expedientes de cada trabajador, liquidaciones, etc. MENÚ DE CONSULTAS: En ella se explican detalladamente los pasos para efectuar la emisión de algún informe del sistema, permitiendo al usuario incluir el tipo de información que desea seleccionar. La pantalla de consultas esta compuesta por cuatro recuadros básicos: - El primer recuadro reúne todas las opciones para el informe en curso, como formato, tipo de letra, margen, salida. - El segundo recuadro contiene los campos y valores para extraer el bloque de información de la base de datos, así como fecha de pago, código del trabajador, fecha de ingreso y egreso. 11
- El tercer recuadro recuadro contiene los campos, campos, operadores operadores y valores para filtrar los registros, es decir, nombre y apellido del trabajador, tipo de nómina, y forma de pago. - El cuarto recuadro muestra todas las características del informe en la pantalla (mar (marge gen, n, tipo tipo de letr letra, a, form format ato, o, códi código go,, incl inclus usoo el no nomb mbre re de la impr impres esor oraa seleccionada). MENÚ DE DE SALIDA: Permite al usuario seleccionar el dispositivo de salida para el informe, el sistema o cualquier aplicación en la que se haya incurrido o procesado hasta ese momento. Cabe destacar que el sistema DATA-PRO NÓMINA, es muy eficiente para él o los usuarios que tengan acceso a dicho sistema. Su seguridad y rapidez al momento de manejar la información brinda las herramientas suficientes que sirven de modelo y hacen hacen que que el el usuari usuarioo sient sientaa la conf confia ianza nza para para traba trabajar jar y sent sentir ir que que se est están án cumpliendo con los objetivos deseados. Nota: Es necesario que al sistema se le haga un mantenimiento mantenimiento general y completo cada seis meses con un personal apto y con los conocimientos suficientes para ello, ya que es algo costoso y lo que se quiere es la seguridad del sistema y que este funcione lo mas eficientemente posible.
Descripción del procedimientos para la elaboración y cancelación de la nómina. El proceso de elaboración y cancelación de nómina, se lleva a cabo una vez que se inicia el periodo de pago, los cuales están muy bien definidos en la L.O.T.T.T, donde se expresa claramente, “Que el trabajador y el patrono acordaran el lapso fijado para el pago del salario, el cual no podrá ser mayor de una quincena, quincena, pero podrá ser de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda”. Por ello es necesario que la nómina sea elaborada con anticipación, de modo que pueda ser cancelada en el momento que corresponda. La empresa al acercarse la fecha de pago, debe llevar a cabo el siguiente procedimiento: procedimiento: 12
1. El administrador debe elaborar con la ayuda del supervisor encargado, los roles de guardia de cada uno de los trabajadores trabajadores durante el mes en curso, mostrando en este este forma formato to el año año,, pue puesto sto,, número número del trabaja trabajador dor,, nombr nombree y apel apelli lido do de este, este, conjuntamente con la cantidad de días libres, diurnos y nocturnos trabajados. Este rol de guardia se realiza de acuerdo a una tabla de personal que posee la compañia, en la cual se observan una serie de datos que facilitan la programación diaria de cada trabajador. A través del siguiente ejemplo se explicará con mas detalle este proceso: Cód.
Descripción
Siglas
Próx.
Turno. D N D N D N D N D N D N D N D N N
201
Diurno. Libre Viernes
HAL
208
202
Diurno. Libre Sábado
HAL
209
203 204 205
Diurno. Libre Domingos Nocturno. Libre Lunes Nocturno. Libre Martes
HAL HAL HAL
210 197 198
206
Nocturno. Libre Miércoles
HAL
199
207
Nocturno. Libre Jueves
HAL
200
208
Nocturno. Libre Viernes
HAL
201
209
Nocturno. Libre Sábados
HAL
202
210
Nocturno. Libre Domingos
HAL
203
Días L M M J V S D 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 0 0 8 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 8 0
Tabla N°1.Tabla de Guardias de Personal.
En esta tabla de personal se muestran a través de códigos numéricos, los turnos que deben asignarse a cada trabajador. Por ejemplo un trabajador que inicie su jornada laboral en Abril, día Jueves y Nocturno librando los días Domingos durante los próximos 30 días de este mes, le corresponde el código número 210, y una ves finalizado el mes, de acuerdo a la tabla, el próximo código asignado seria el 203 el cual inicia Diurno librando los Domingos y así sucesivamente. Este debería ser la forma más segura de llevar a cabo esta asignación para mantener un control adecuado, sin 13
embrago no se cumple totalmente ya que depende del manejo del Administrador y sugerencias que pueda tener el trabajador al momento de realizar la programación diaria. 2. Posteriormente se realiza el periodo de asistencias diarias de los trabajadores cada mes, en estas hojas se muestra la fecha, turno correspondiente (diurno/nocturno), día, puesto, nombre, apellido, firma y código, el cual muestra los cambios en la nómina, por ejemplo, el trabajador deberá colocar por lo general el Código 01 el cual indica que laboro de acuerdo a la asistencia ya programada, el resto se presentan a continuación: Código 02: Días libres trabajados. Código 03: Redobles. Código 08: Reposos. Código 09: Permiso no remunerado. Código 10: Falta injustificada. Código 13: Permiso remunerado. Cabe destacar que el supervisor encargado debe estar pendiente de que los trabajadores trabajadores realicen a diario este proceso satisfactoriamente, satisfactoriamente, ya que de este depende el pago correcto correcto de la nómina. nómina.
Fecha: 27/04/2012 Puesto Garita Administrativa Garita Operativa
Turno: Diurno Supervisor: Aníbal Salazar. Nombre y Apellido Código José Rioja 01 Henry Caña 10
Día: Viernes Firma -----------
Tabla N°2.Tabla de Control de Asistencia.
3. Al elaborar el periodo de asistencias cada quincena debe revisarse antes de procesar esta información información por por si hubo alguna alguna modificación modificación en la nómina nómina que ya ha sido 14
programada programada a través del sistema DATA-PRO NÓMINA, para ajustarla ajustarla a los cambios que se hayan dado, tales como redobles, faltas injustificadas o cualquiera de las ya mencionados anteriormente, así como también verificar que todos los trabajadores hayan firmado para garantizar su pago, de no hacerlo se le da un plazo máximo de hasta dos o tres días después de que el supervisor encargado ha llevado la lista a la oficina de Administración y personal a la cual tienen que asistir para firmar. Cabe destacar que los trabajadores que no lo hayan hecho se le descuenta el día, ya que se toma como si este no hubiese asistido a su puesto de trabajo. 4. Terminado este proceso, el Administrador conjuntamente con la secretaria, el jefe de nómina y todo aquel personal que se encarga de generar toda esta información, realizan los cálculos pertinentes para el pago de la nómina, y si hay alguna desviación estos se comunican a través de e-mail o teléfono para aclararla. Posteriormente se hacen los cheques y listines o comprobantes de pago (el cual el trabajador debe firmar para constatar constatar que cobró y donde se muestra el monto del pago, deducciones, deducciones, asigna asignaci cione oness nombre nombre y apell apellid ido, o, fecha fecha de la quince quincena na cance cancela lada) da) o se depos deposit itan an directamente directamente a la cuenta bancaria de cada trabajador, trabajador, pero si este no está conforme con la cancelación de su quincena debe dirigirse y presentar presentar su queja ante el Administrador y él solucionará el problema.
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DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE ALMACEN ALMA CEN La empresa CAMSERVIS presenta graves deficiencias con todo lo relacionado al inventario de mercancías en el almacén, pues el hecho de no contar con un adecuado y eficiente control interno sobre el sistema de inventarios trae consigo consecuencias negativas. En este este senti sentido do,, la empre empresa sa ha visto visto incre increme ment ntado ado los los ajust ajustes es con conta tabl bles es al momento de las tomas físicas de inventario, producto de faltantes y lotes incompletos de mercancía. Igualmente, se ha encontrado mucha mercancía defectuosa y hasta obsoleta no reportadas como tal, que abultan los saldos de inventarios finales que se presentan en en los estados estados financieros. financieros. Obviamente, esta situación adversa puede revertirse, si y solo si, la empresa asume una actitud proactiva y decide implementar adecuados controles internos que permitan permitan y sean capaces de salvaguardar salvaguardar y preservar el bien más preciado, de donde proceden las las utilidades utilidades de la empresa, empresa, como como lo son sus inventarios inventarios de mercancías. mercancías.
Descripción de la situación actual. En el proceso de análisis de la información, se pudo observar lo siguiente 1)
Defic eficie ienc ncia iass en el el cont contro roll inte intern rno. o.
2)
Los nive niveles les de stoc stockk mínim ínimos os y máxi máximo moss de exis existe tenc ncia iass no está estánn
definidos. 3)
No exist existen en manua manuale less admini administr strat ativo ivoss de proced procedim imie iento ntoss y funcione funciones. s.
4)
No exist xisteen proc proced edim imie ient ntos os form formal ales es para para el cont control rol de la sal salida ida de
Mercancías. 5)
No hay fiabili fiabilidad dad de las las canti cantidade dadess y del estado estado físico físico de las las exist existenci encias. as.
6)
Los Los sist sistem emas as de inve invent ntar ario io exist existen ente tess está estánn ob obso sole leto toss lo que impl implic icaa
retraso en el registro de la mercancía.
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7)
Falt Faltaa de instr instruct uctiv ivos os para para la tom tomaa físi física ca de de inve inventa ntario rios. s.
8)
Pérd Pérdid idaa de de pro produ duct ctos os sin sin jus justi tifi fica cati tivo vo..
9)
Falt Faltaa de coord coordina inaci ción ón entr entree el el perso personal nal de alm almacé acénn que entreg entregaa y que que
recibe la mercancía. 10) 10) Falt Faltaa de un manua manuall de proce procedi dimi mien ento toss en el área área de alma almacé cén, n, que indique las las pautas para el manejo, conteo y resguardo de las existencias. 11)
Inadecuada distribución física en el almacén e incorrecta codificación de
la mercancía..
Causas u origen de las deficiencias. Con relación a la Contabilidad: a) No hay integración integración de la contabilidad contabilidad con las demás demás operaciones. operaciones. b) No se utilizan pruebas para tener la seguridad seguridad de que las operaciones operaciones de contabilidad se lleven en forma correcta. Con relación a los Métodos y Procedimientos: a) No existen existen manuales manuales de procedimientos procedimientos escritos. escritos. b) No se llevan llevan métodos métodos y procedimient procedimientos os para un control control interno interno eficiente. eficiente. c) No se preparan preparan informes con respecto respecto a la vigilancia vigilancia de la empresa. empresa. Con relación a la Organización: a) Falta
división de las labores.
b) No existe existe asignación asignación precisa de de responsabilidade responsabilidades. s.
FORTALEZAS. Entre las fortalezas que presenta CAMSERVIS se pueden mencionar: 1)
La com compa pañí ñíaa cue cuent ntaa con con pers person onal al cali califi fica cado do..
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2)
Pose Poseee equi equipo poss mode modern rnos os de com compu puttació aciónn en toda todass las las área áreass
administrativas de la organización (Ventas, Compras, Contabilidad, Nómina, Almacén, etc.). 3)
En cuanto al proceso proceso de nómina, se lleva lleva a cabo de manera eficaz eficaz ya
que poseen un software (DATA-PRO NOMINA) que automatiza el proceso, facilitando el manejo adecuado y confiable de la información. 4)
Los Los pedi pedido doss de merc mercan ancí cías as se efect fectúa úann con con sufi sufici cieente nte ante antela laci ción ón,,
evitando así los stock outs. 5)
Pose Poseee una ampl amplia ia cart carter eraa de clien cliente tess a nive nivell nacio naciona nal, l, por por lo cual cual el
inventario rota frecuentemente.
DEBILIDADES. Las debilidades mas relevantes que presenta CAMSERVIS se evidencia con los siguientes hechos: 1)
En la comp compañ añía ía no exis existe tenn manua manuale less de norm normas as y proce procedi dimi mien ento toss que
garanticen la debida ejecución de las funciones de Compras, Recepción, Almacén (Depósito), Despacho, Control Físico y Registro de Mercancías. 2)
No exis existe te una una concil conciliac iación ión entr entree las las órdene órdeness de compr compraa y lo fact factura urado. do.
3)
El software o sistema de procesamiento electrónico de datos (PED)
utilizado en el almacén, requiere de actualizaciones. 4)
Los Los regist registros ros de de clie cliente ntess no posee poseenn datos datos y docum document entaci ación ón compl complet eta. a.
5)
No exis existe te un con contro troll sobre sobre la merc mercanc ancía ía pen pendie diente nte por por desp despac achar har..
6)
No hay hay un repor reporte te que que permi permita ta veri verifi fica carr con exac exacti titu tudd la rotac rotació iónn de
inventario. 7)
El proce proceso so de insc inscri ripci pción ón de nue nuevos vos cli client entes es se hace hace con con archi archivo voss físico físicoss
lo cual acarrea grandes volúmenes de papel.
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8)
La tom tomaa físic físicaa de inven inventa tario rioss se reali realiza za tan tan sol soloo una una vez vez al año año..
9)
No se cuen cuenta ta con con repor reporte tess que permi permita tann verif verific icar ar la vari variab abil ilid idad ad de la
demanda.
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REFLEXIONES FINALES CAMSERVIS posee un buen sistema de nómina que garantiza una adecuada contabilidad en esta área, por lo que simplemente tienen que mantener actualizado el software y cumplir con los procedimientos establecidos. Por el contrario, la empresa no pone en práctica la aplicación de políticas, normas y procedimientos para llevar el control eficiente de los inventarios en el almacén. Es pertinente rediseñar y repotenciar significativamente los controles de entrada y salida de mercancías en el almacén, así como aquellos procedimientos o procesos utilizados para la toma física de inventarios. Todo esto bajo un constante monitoreo, analizando los riesgos que pueden ocasionar ciertas medidas sobre las pérdidas del control de los niveles de inventario que la empresa debe manejar. No existe en la empresa un manual de normas y procedimientos procedimientos para quien hace la toma física de los inventarios de las mercancías, de lo cual se infiere la necesidad de diseñar el procedimiento general, así como los formatos e instructivos requeridos por el sistema de control interno de este departamento. Puntualmente, en lo referente al proceso de toma física de inventario, también existen riesgos administrativos, administrativos, contables contables y operativos, operativos, debido a que se realiza tan solo una toma física y esta de lleva a cabo al final del ejercicio económico. En referencia a las normas y procedimientos relacionados específicamente a la función de almacenaje, su carencia representa una debilidad para el proceso de control de inventario que se lleva a cabo en el almacén y que permite determinar roles y toma de decisiones.
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BIBLIOGRAFÍA Catacora, Fernando. (1997). Sistem Sistemas as y procedi procedimie mientos ntos contabl contables es . Venezuela: Editorial MacGraw Hill.
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