i) RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS. Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. ii) ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN. Establecer el diseño gráico de la estructura orgánica de la e!presa.
iii)CUADRO iii) CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS. Consignar la relación de cargos, precisando su no!enclatura, estructural y clasiicada. TITULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO. "escribir las unciones generales del órgano i.
FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS.
"eter!inar las unciones especíicas de los cargos, observando el siguiente es#ue!a$
"eno!inación del cargo
%aturale&a del cargo 'unción resu!en(
)unciones especíicas del cargo
Línea de dependencia de los cargo
Grado de responsabilidad
Canales de coordinación
Re#uisitos !íni!os de los cargos
Conoci!iento y*o +nstrucción,
Eperiencia laboral
Cualidades
ii. FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL. Gerente Gener! Está acultado para to!ar decisiones de la e!presa, reerente a contratos, costos, aspectos inancieros y el unciona!iento general de la e!presa en proyección al uturo. Particular!ente se encarga de$
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Representar legal!ente a la organi&ación.
El cu!pli!iento de la legislación, estatutos y acuerdos to!ados.
Regulari&ación de las eistencias de bienes consignados en los inventarios.
-o!ar -o!ar decisiones in!ediatas en la unción ad!inistrativa de la e!presa.
)ir!ar y autori&ar pagar a los trabaadores cuando el caso lo re#uiera.
Reunirse !ensual!ente con los directivos. Je%e &e! Áre &e C'nt(i!i&& -iene co!o pri!ordial !isión elaborar los costos diarios de la producción y la !ano de obra directa. El ee de contabilidad se encarga de$
Planiicar, organi&ar, organi&ar, dirigir y controlar el buen unciona!iento del siste!a de contabilidad.
Preparar los datos necesarios para la planiicación y control de la e !presa.
Li#uidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y austes/ de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Je%e &e! Áre &e Pr'&**i+n Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de control de calidad. Especíica!ente, el ee de producción tiene co!o tarea$
Controlar la progra!ación de las actividades productivas.
Reducir el costo de la producción al !íni!o posible.
Eectuar y o!entar relaciones ópti!as. Je%e &e! Áre &e "ent, 0e encarga de establecer la política de co!erciali&ación del producto inal 'al contado o al cr1dito(, las &onas donde entrará el producto, en #u1 porcentaes de la producción inal. Ade!ás de estas unciones, el ee de ventas tiene co!o obetivos$
La rápida recuperación de cr1dito 'si eistiera(, y !anteni!iento de la li#uide& necesaria para el proceso productivo.
Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del producto y cobro in!ediato.
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Je%e &e! Áre &e C'-r, 0e encarga de co!prar lo necesario seg2n la de!anda del producto y re#ueri!ientos de producción Al !is!o tie!po, el 3ee de Co!pras tiene co!o labores unda!entales$
Asegurar la rapide& en la entrega, entrega, calidad del producto y seguridad en en el transporte. +dentiicac +dentiicación ión de proveedore proveedoress especíic especíicos, os, de tal !anera #ue sean convertidos convertidos en clientes clientes seguros y obtener beneicios uturos, co!o descuentos, abasteci!iento oportuno, etc.
Reali&ar co!pras al por !ayor y !enor en un pla&o no !ayor de 45 días ni !enor de 6 7, seg2n las necesidades de la e!presa. ORGANIGRAMAS
Es la representación gráica de la estructura or!al #ue 8a adoptado la organi&ación. Es por lo tanto la representación de la or!a en #ue están dispuestas y relacionadas sus partes$ en las #ue s e !uestran$
Las principales unidades orgánicas.
La división de las unciones.
Los niveles erár#uicos,
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales or!ales de co!unicación. c o!unicación. RECOMENDACIONES GENERALES PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS
En la parte superior, del graico se escribe el no!bre de la e!presa y el tipo de organigra!a.
%o usar dobles líneas, para representar a la línea de auditoria.
Las líneas de autoridad o de !ando principal deben dierenciarse de las otras con !ayor espesor
"ebe ubicarse el año en #ue ue aprobado el organigra!a.
9n rectángulo nunca deberá ser atravesado por líneas.
Las unidades del !is!o nivel erár#uico deberán estar en la !is!a línea.
En ning2n caso deberán usarse líneas c urva.
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MANUAL DE DESCRIPCIONES /MAPRO)
0.
C'n*et'
9n !anual de procedi!ientos procedi!ientos es es el docu!ento #ue contiene la descripción de actividades #ue deben seguirse en la reali&ación de las unciones de una unidad ad!inistrativa, de
de
dos
: !ás
ellas. El !anual incluye ade!ás los puestos o unidades ad!inistrativas
#ue intervienen precisando 0uelen
o
su responsabilidad y
contener inor!ación y
ee!plos ee!plos
participación.
de or!ularios or!ularios,,
autori&acio autori&aciones nes o docu!entos
necesa necesario rios, s, !á#uin !á#uinas as o e#uipo e#uipo de oicina oicina a utili&ar utili&ar y cual# cual#uie uierr otro dato dato #ue pued pueda a auilia auiliarr al correc correcto to desarrollo de las actividades dentro de la e!presa. En 1l se encuentra registrada y trans!itida sin distorsión la inor!ación básica reerente al unciona!iento de todas las unidades ad!inistrativas, acilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los e!pleados y en sus ees de #ue el trabao se trabao se está reali&ando o no adecuada!ente.
1.
Uti!i&&
Per! Per!it ite e cono conoce cerr el unc uncio iona na!i !ien ento to inte intern rno o por por lo #ue #ue resp respec ecta ta a descripción de tareas tareas,, ubicac ubicación, ión, re#ueri!ientos y a los puestos responsables de su eecución. Auilian en la inducción inducción del del puesto y al adiestra!iento y adiestra!iento y capacitación del personal ya #ue cada
describen
en
or!a
detallada
las
actividades
puesto. 0irve para el e l análisis o revisión de los procedi!ientos de un siste!a siste!a.. +nterviene la
consulta
de
todo
el
!odiicar !odiicar
en
personal. ;ue se desee e!prender
tareas de si!pliicación de trabao trabao c co o!o análisis de tie!pos, delegación autoridad,
de
de
etc. Para establecer un siste!a de inor!ación o bien el
ya
eistente. eistente. Para unior!ar unior!ar y contro controlar lar el cu!pli cu!pli!ient !iento o de de las las rutinas rutinas de de trabao trabao y evita evitarr su
alteración arbitraria. "eter!ina "eter!ina en or!a !ás sencilla sencilla las responsabil responsabilidad idades es por allas allas o errores. errores. )acilita )acilita las labores labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Au!enta la eiciencia de los e!pleados, indicándoles lo #ue deben 8acer y có!o deben 8acerlo. Ayuda
a
la coordinación de
actividades
y
evitar
duplicidades.
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Construye una base para el análisis posterior del trabao y el !eora!iento de los siste!as, procedi!ientos y !1todos.
2.
C'n%'r-*i+n De! Mn! A) IDENTIFICACIÓN Este docu!ento debe incorporar la siguiente inor!ación$
•
Logotipo de la organi&ación.
•
%o!bre oicial de la organi&ación.
•
"eno!inación y etensión. "e corresponder a una unidad en particular debe anotarse el no!bre de la !is!a.
•
Lugar y ec8a de elaboración.
•
%2!ero de revisión 'en su caso(.
•
9nidades responsables de su elaboración, revisión y*o autori&ación.
•
Clave de la or!a. En pri!er t1r!ino, las siglas de la organi&ación, en segundo lugar las siglas de la unidad ad!inistrativa donde se utili&a la or!a y, por 2lti!o, el n2!ero de la or!a. Entre las siglas y el n2!ero debe colocarse un guion o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos y páginas correspondientes #ue or!an parte del docu!ento.
C) PRÓLOGO 34O INTRODUCCIÓN Eposición sobre el docu!ento, su contenido, obeto, áreas de aplicación e i!portancia de su revisión y actuali&ación. Puede incluir un !ensae de la !ái!a autoridad de las áreas co!prendidas en el !anual.
D) OBJETI"OS DE
LOS
PROCEDIMIENTOS
Eplicación del propósito #ue se pretende cu!plir con los procedi!ientos. Los obetivos son unior!ar y controlar el cu!pli!iento de las rutinas de trabao y evitar su alteración arbitraria/ si!pliicar la responsabilidad por allas o errores/ acilitar las labores de auditoria/ acilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia/ #ue tanto los e!pleados co!o sus ees cono&can si el trabao se está reali&ando adecuada!ente/ reducir los costos al au!entar la eiciencia general, ade!ás de otras ventaas adicionales.
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E) ÁREAS DE APLICACIÓN 34O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esera de acción #ue cubren los
procedi!ientos. "entro de la ad!inistración p2blica ederal los procedi!ientos 8an sido clasiicados, atendiendo al á!bito de aplicación y a sus alcances, en$ procedi!ientos !acro ad!inistrativos y procedi!ientos !eso ad!inistrativos o sectoriales.
F)RESPONSABLES 9nidades ad!inistrativas y*o puestos #ue intervienen en los procedi!ientos en cual#uiera de sus ases.
G) POLÍTICAS O NORMAS DE
OPERACIÓN En
esta sección se incluyen los criterios o linea!ientos generales de acción #ue se deter!inan en or!a eplícita para acilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias
#ue
participaban
en
los
procedi!ientos. Ade!ás deberán conte!plarse todas las nor!as de operación #ue precisan las situaciones alterativas #ue pudiesen presentarse en la operación de los procedi!ientos. A continuación se !encionan algunos linea!ientos #ue deben considerarse en su plantea!iento$ •
0e deinirán perecta!ente las políticas y*o nor!as #ue circunscriben el !arco general de actuación del personal, a eecto de #ue est1 no incurra en allas.
•
Los linea!ientos se elaboran clara y concisa!ente, a in de #ue sean co!prendidos incluso por personas no a!iliari&adas con los aspectos ad!inistrativos o con el procedi!iento !is!o.
•
"eberán ser lo suiciente!ente eplícitas para evitar la continua consulta a los niveles erár#uicos superiores.
5) C<%CEP-< '0( Palabras o t1r!inos de carácter t1cnico #ue se e!plean en el procedi!iento, las cuales, por su signiicado o grado de especiali&ación re#uieren de !ayor inor!ación o a!pliación de su signiicado, para 8acer !ás accesible al usuario la consulta del !anual.
I)
PR
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Presentación por escrito, en or!a narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones #ue se reali&an en un procedi!iento, eplicando en #u1 consisten, cuándo, có!o, dónde, con #u1, y cuánto tie!po se 8acen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedi!iento es general, y por lo !is!o co!prende varias áreas, debe anotarse la unidad ad!inistrativa #ue tiene a su cargo cada operación. 0i se trata de una descripción detallada dentro de una unidad ad!inistrativa, tiene #ue indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codiicar las operaciones para si!pliicar su co!prensión e identiicación, aun
en
los
casos
de
varias
opciones
en
una
!is!a
operación.
J) )
6) "+AGRA=A0 "E )L93< Representación gráica de la sucesión en #ue se reali&an las operaciones de un procedi!iento y*o el recorrido de or!as o !ateriales, en donde se !uestran las unidades ad!inistrativas 'procedi!iento general(, o los puestos #ue intervienen 'procedi!iento detallado(, en cada operación descrita. Ade!ás, suelen 8acer !ención del e#uipo o recursos utili&ados en cada caso. Los diagra!as representados en or!a sencilla y accesible en el !anual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo #ue este
eecto,
es
acilita
su
co!prensión.
Para
aconseable el e!pleo de sí!bolos y*o gráicos si!pliicados.
L) GL<0AR+< "E ->R=+%<0 Lista de conceptos de carácter t1cnico relacionados con el contenido y t1cnicas de elaboración de los !anuales de procedi!ientos, #ue sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedi!iento general para la elaboración de !anuales ad!inistrativos
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DISE7O DEL PRO3ECTO La tarea de preparar !anuales ad!inistrativos re#uiere de !uc8a precisión, toda ve& #ue los datos tienen #ue asentarse con la !ayor eactitud posible para no generar conusión en la interpretación de su contenido por parte de #uien los consulta. Es por ello #ue se debe poner !uc8a atención en todas y cada una de sus etapas
de integración, delineando un proyecto en el #ue se consiguen todos los re#ueri!ientos, ases y
procedi!ientos #ue unda!entan la eecución del trabao.
1)
RE0P<%0A?LE0 Para iniciar los trabaos #ue conducen a la integración de un !anual, es indispensable prever #ue n o #ueda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino #ue debe designarse a un coordinador, auiliado por un e#uipo t1cnico, al #ue se le debe enco!endar la conducción del proyecto en sus ases de diseño, i!plantación y actuali&ación. "e esta !anera se logra 8o!ogeneidad
en
el
contenido
y
presentación
de
la
inor!ación. Por lo #ue respecta a las
características del e#uipo t1cnico, es conveniente #ue sea personal con un buen !aneo de las relaciones 8u!anas y #ue cono&ca a la organi&ación en lo #ue concierne a sus obetivos, estructura, unciones y personal. Para este tipo de trabao, una organi&ación puede no!brar a la persona #ue tenga los conoci!ientos
y
la
eperiencia
necesarios para
llevarlo a
cabo. Por la naturale&a de sus
unciones puede encargarlo al titular de la unidad de !eora!iento ad!inistrativo 'en caso de contar con este !ecanis!o(. Asi!is!o, puede contratar los servicios de consultores eternos.
2)
"EL+=+-AC+@%
"EL 9%+ER0< "E
E0-9"+<
Los responsables de eectuar los !anuales ad!inistrativos de una organi&ación tienen #ue deinir y deli!itar su universo de trabao para estar en posibilidad de actuar en 1l/ para ello, deben reali&ar$
ESTUDIO PRELIMINAR Este paso es indispensable para conocer en or!a global las unciones y actividades #ue s e reali&an en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en 1l se puede deinir la estrategia global para el levanta!iento de inor!ación, identiicando las uentes de la
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!is!a, actividades por reali&ar, !agnitud y alcances del proyecto, instru!entos re#ueridos para el trabao y en general, prever las acciones y esti!ar los recursos necesarios para eectuar el estudio.
8.
Fente, De In%'r-*i+n
Reerencia de las instituciones, áreas de trabao, docu!entos, personas y !ecanis!os de inor!ación de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las !ás representativas se pueden !encionar$ B+nstituciones$
BArc8ivos de la organi&ación$ General. "e las áreas de estudio.
B"irectivos y e!pleados$ Personal del nivel directivo #ue !anea inor!ación valiosa, ya #ue conocen si el conunto de arc8ivos responde a la realidad. Personal operativo cuyas opiniones y co!entarios son de gran ayuda, puesto #ue ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo #ue pueden detectar li!itaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de docu!entos.
BDreas de trabao$ %iveles de la organi&ación #ue relean las condiciones reales de unciona!iento, !edios y personal.
BClientes y* o usuarios$ Receptores de los productos y* o servicios #ue genera la organi&ación.
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B=ecanis!os de inor!ación$ Recursos co!putacionales #ue per!iten el acceso a inor!ación interna o eterna a la organi&ación #ue sirven co!o soporte al estudio.
9.
Prer*i+n De! Pr':e*t'
Recabados los ele!entos preli!inares para llevar a cabo el !anual, se debe preparar el docu!ento de partida para concretarlo, el cual debe #uedar integrado por$
BPropuesta t1cnica, '#ue debe de incluir($ Ante*e&ente,; recuento de todos los !anuales o esuer&os análogos preparados con anterioridad. Ntr!e<; tipo de !anual #ue se pretende reali&ar. J,ti%i**i+n; de!ostración de la necesidad de eectuarlo en unción de las ventaas #ue ello reportará a la organi&ación. =O(>eti?',; logros #ue se pretenden alcan&ar. A**i'ne,; iniciativas o actividades necesarias para su consecución. =Re,!t&',; beneicios #ue se esperan obtener en cuanto a !eorar el unciona!iento de la organi&ación, sus productos y* o servicios, cli!a organi&acional y relaciones c on el entorno. =A!*n*e; área de aplicación #ue cubre el estudio en t1r!inos de ubicación en la estructura orgánica y* o territorial. Re*r,',;
re#ueri!ientos
8u!anos,
!ateriales
y tecnológicos
necesarios
desarrollarlo. C',t'; esti!ación global y especíica de recursos inancieros #ue d e!anda su eecución. E,trte@i; ruta unda!ental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos. =In%'r-*i+n *'-!e-entri $ !aterial e investigaciones #ue pueden servir co!o ele!entos de apoyo.
PROGRAMA DE TRABAJO I&enti%i**i+n; no!bre del !anual. Re,'n,(!e/,); unidad o grupo #ue tendrá a su cargo la i!plantación del !anual. Áre/,); universo bao estudio.
para
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C!?e; n2!ero progresivo de las actividades esti!adas. A*ti?i&&e,$ pasos especíicos #ue tienen #ue darse para captar la inor!ación. F,e,; deinición del orden secuencial para reali&ar las actividades. C!en&ri'; ec8as asignadas para el inicio y ter!inación de cada ase. Rere,ent*i+n @r%i*; descripción del progra!a en cuadros e i!ágenes. F'r-t'$ presentación y resguardo del progra!a de trabao. Re'rte, &e ?n*e; segui!iento de las acciones. Peri'&i*i&&; espacio de tie!po dispuesto para inor!ar avances.
PRESENTACIÓN DEL PRO3ECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
) PARTICIPANTES Para depurar el contenido del proyecto, ainar sus pará!etros y deter!inar su viabilidad operativa, es reco!endable presentarlo a$ BDrea 's( #ue intervendrá directa!ente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en or!a detallada. BDreas aectadas por la i!plantación del pro yecto, ya #ue tendrán #ue ca!biar o adecuarse. BDrea responsable del !aneo de los recursos econó!icos, para cuantiicar el costo del proyecto en or!a !ás especíica.
() RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN Asi!is!o, el proyecto debe presentarse al titular de la organi&ación o de la unidad ad!inistrativa responsable de su eecución, para su aprobación. 9na ve& autori&ado, el responsable debe 8acer del conoci!iento de todos los niveles erár#uicos la intención #ue tiene la organi&ación de elaborar el !anual, resaltando los beneicios #ue de este esuer&o se obtendrán, a in de #ue todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabao. 0in este re#uisito, la labor de integración del !anual se vería seria!ente diicultada.
*) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Co!o pri!er paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal #ue va a participar en el levanta!iento de la !is!a, considerando la !agnitud y especiicaciones del trabao.
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) C*it*i+n &e! er,'n! 9na ve& integrado el grupo de trabao, se debe capacitarlo, no sólo en lo #ue respecta al !aneo de !edios de investigación #ue se utili&arán para el levanta!iento de la inor!ación, sino ta!bi1n en todo el proceso #ue se seguirá para preparar el !anual. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el obetivo #ue se persigue, así co!o los !1todos de trabao adoptados, calendari&ación de actividades, docu!entos #ue se e!plearán.'cuestionarios, or!atos, etc1tera(, responsables del proyecto, unidades ad!inistrativas involucradas, inventario de inor!ación a captar y distribución del trabao a cada persona. Cuando el grupo de trabao sea nu!eroso, puede resultar conveniente or!ar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, #uien debe encargarse de revisar y 8o!ogenei&ar la inor!ación. Es reco!endable eectuar un estudio en un área piloto, para luego co!parar y evaluar los resultados obtenidos.
() Le?nt-ient' &e ! in%'r-*i+n Los esuer&os de recopilación deben enocarse en el registró de 8ec8os #ue per!itan conocer y anali&ar inor!ación especíica y verdadera!ente 2til para el !anual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asi!is!o, debe aplicarse un criterio de discri!inación, basado en el obetivo del estudio, y proceder continua!ente a su revisión y evaluación para !antener una línea de acción unior!e. Esta actividad eige !antener una relación constante con las uentes internas e!isoras de la inor!ación, así co!o con las áreas u organi&aciones con otra ubicación ísica. Para recabar la inor!ación en or!a ágil y ordenada se puede utili&ar alguna o una co!binación de las siguientes t1cnicas de recopilación$ +nvestigación docu!ental$ Esta t1cnica per!ite la selección y análisis de a#uellos escritos #ue contienen datos de inter1s relacionados con el !anual. Para ello se estudian docu!entos tales co!o bases urídicoad!inistrativas, diarios oiciales, actas de reuniones, circulares, oicios y todos a#uellos #ue contengan inor!ación relevante para el estudio. Consulta a siste!as de inor!ación
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Acceso a siste!as co!putacionales #ue contienen inor!ación y recursos de apoyo para estructurar el !anual. Este !ecanis!o per!ite recabar inor!ación interna y*o de siste!as eternos a la organi&ación enla&ados a trav1s de redes. Encuesta$ Este !1todo i!plica la reali&ación de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación. -a!bi1n se puede utili&ar un cuestionario, a in de #ue las entrevistas tengan un contenido 8o!og1neo. Esta t1cnica se considera de gran utilidad para reunir inor!ación preli!inar al análisis o para eecto de plantear ca!bios o !odiicaciones a la estructura actual de la inor!ación. La encuesta puede reali&arse en or!a individual o reuniendo a directivos y e!pleados de una !is!a área o #ue intervienen en la !is!a clase de tareas. -a!bi1n se puede recabar inor!ación de clientes y*o usuarios, prestadores de servicios y proveedores #ue interact2an con la organi&ación. Los cuestionarios #ue se utili&an en la encuesta, y #ue sirven para obtener la inor!ación deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predeinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o te!ática especíicos. Este !edio per!ite a8orrar recursos y tie!po/ sin e!bargo, la calidad de la inor!ación #ue s e obtiene depende de su Estructuración y or!a de presentación. En t1r!inos generales, todo cuestionario debe epresar el !otivo de su preparación, procurar #ue las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción co!prensible, acilidad de respuesta y evitar de!asiadas preguntas. Asi!is!o, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar có!o contestarlo. La entrevista consiste básica!ente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientada!ente a los participantes para obtener inor!ación. Este !edio es posible!ente el !ás usado y el #ue puede brindar inor!ación !ás co!pleta y precisa, puesto #ue el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, ade!ás de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir co!entarios. Para #ue una entrevista se desarrolle positiva!ente, es conveniente observar estos aspectos$ -ener claro el obetivo$ para cubrir este aspecto, se reco!ienda preparar previa!ente un cuestionario o guía de entrevista #ue contenga los principales puntos #ue se desea captar. Esta guía puede operar a !anera de !arco de trabao para #ue, al t1r!ino de la !is!a, s e pueda veriicar si se 8a obtenido la inor!ación re#uerida.
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Establecer anticipada!ente la distribución del trabao$ esta etapa consiste en asignar responsabilidades y deter!inar las áreas a investigar. Concretar previa!ente la cita$ es i!portante #ue el entrevistado est1 preparado para proporcionar la inor!ación con el tie!po y tran#uilidad necesarios para dis!inuir el !argen de error y evitar interrupciones. Clasiicar la inor!ación #ue se obtenga$ esta as e i!plica dierenciar la situación real de la relativa a sugerencias para !eorarla, procurando no conundir a!bos aspectos. Para apoyar y*o agili&ar la captura de inor!ación se puede e!plear el !uestreo, #ue es una t1cnica estadística auiliar #ue sirve para inerir inor!ación acerca del universo #ue se investiga, a partir del estudio parcial del !is!o. Cuando el universo de estudio es de gran !agnitud, pero la inor!ación sea 8o!og1nea en virtud de nor!as de operación y re#uisitos unior!es, se establece la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los e!pleados. Eisten tablas de !uestreo #ue, de acuerdo con las características y volu!en de la inor!ación, establecen cuál es la !íni!a cantidad de inor!ación representativa del todo !uestra #ue es necesario recabar para #ue los resultados #ue se obtengan a partir de 1sta tengan valide&.
*) Inte@r*i+n &e ! in%'r-*i+n 9na ve& #ue se cuenta con la inor!ación de las áreas involucradas en el estudio, s e debe ordenar y siste!ati&ar los datos a eecto de poder preparar su análisis.
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C+-' *!,i%i*r ! in%'r-*i+n Para acilitar la tarea de integración, es reco!endable #ue la inor!ación obtenida se vaya accesando a e#uipos de có!puto para salvaguardaría y acilitar su !aneo. Con este propósito se pueden$ Crear directorios, subdirectorios y arc8ivos para desagregarla en unción de la división del trabao. Crear bases de datos o progra!as especíicos. 9tili&ar pa#uetes acordes con las necesidades especíicas del proyecto. Co!binar los puntos anteriores para opti!i&ar resultados. En or!a paralela deben abrirse carpetas con apartados especíicos con los docu!entos uente del estudio, en las #ue se debe co!pendiar la inor!ación por área, siste!a, procedi!iento, e#uipos, políticas, etc1tera. Es conveniente #ue los docu!entos #ue se recaben contengan el visto bueno de la persona #ue su!inistra la inor!ación. -a!bi1n es reco!endable #ue conor!e se recaben datos sobre alg2n aspecto, se concentren en un docu!ento de trabao #ue pueda servir d e !e!oria en el diseño posterior del proyecto.
Áre, r @rr ! in%'r-*i+n Ante*e&ente, 0e debe to!ar en cuenta la regla!entación urídicoad!inistrativa #ue regula la reali&ación del trabao, co!o se 8a atendido por parte de las unidades responsables de 8acerlo y #u1 eecto 8a tenido sobre otras unidades, organi&aciones, clientes y*o usuarios. -a!bi1n es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organi&acionales anteriores y los resultados #ue se obtuvieron, lo cual per!ite contar con un !arco de reerencia 8istórico para co!prender !eor la situación actual.
Sit*i+n *t! 0e to!a en cuenta los siguientes aspectos$ O(>eti?', Estructura orgánica %or!as y políticas ad!inistrativas )unciones, Procedi!ientos +nstru!entos urídicoad!inistrativos E#uipo
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Condiciones de trabao A!biente laboral An!i,i, &e ! in%'r-*i+n
En esta etapa se debe reali&ar un estudio o ea!en crítico de cada uno de los ele!entos de inor!ación o grupos de datos #ue se integraron con el propósito de conocer su naturale&a, características y co!porta!iento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el a!biente, para obtener un diagnóstico #ue relee la realidad operativa. Esta !ecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia$ Conocer "escribir "esco!poner Ea!inar crítica!ente
T$CNICAS DE APO3O PARA EL ANÁLISIS En esta ase co!prende los recursos t1cnicos #ue se e!plean para estudiar la inor!ación obtenida con el in de conocerla en or!a detallada t deter!inar alternativas
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de acción especíicas #ue per!itan derivar soluciones ópti!as para lograr los resultados deseados. Las t1cnicas de análisis #ue se pueden utili&ar en esta ase están directa!ente relacionadas con el origen del proyecto, así co!o con la inor!ación t1cnica del l íder o responsable en unción del tipo de !anual, actibilidad para su aplicación, disponibilidad de tie!po, asignación de recursos y nivel t1cnico del grupo de trabao. Este tipo de instru!entos se puede utili&ar co!o respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raí& de la i!plantación de un proceso de ca!bio organi&acional #ue debe cul!inar con la edición de un !anual ad!inistrativo. Entre las t1cnicas #ue general!ente se utili&an p ara auiliar el análisis ad!inistrativo en este ca!po, se encuentran las siguientes$
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Progra!ación diná!ica Progra!ación lineal 0i!ulación -eoría de colas o de líneas de espera -eoría de los graos -eoría de las decisiones
PREPARACIÓN DEL PRO3ECTO DEL MANUAL 9na ve& #ue se cuenta con toda la inor!ación del !anual se procederá a integrarlo/ para tal actividad se re#uiere convocar a todos los partícipes de la presentación del !anual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.
) "!i&*i+n La inor!ación veriicada de cada área o unidad ad!inistrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para #ue ir!e de conor!idad en un espacio especíico para este obetivo/ debe veriicar #ue la inor!ación est1 co!pleta y co!prensible.
() E,tr*tr*i+n 9na ve& #ue se re2ne la inor!ación revisada y ir!ada por cada área, los involucrados en la presentación del !anual deben reunirse para co!paginar e integrar el proyecto inal del !anual.
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES Para seleccionar las reco!endaciones !ás viables, se to!a en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventaas y li!itaciones.
) TIPOS DE RECOMENDACIONES "e !anteni!iento$ preservación general de la !is!a estructura orgánica, unciones, siste!as, procedi!ientos, personal y or!as. "e eli!inación$ supresión de siste!as, ree!pla&o de or!as, registros e inor!es, eli!inación total o parcial de procedi!ientos, baas de personal, desaparición de áreas o unidades ad!inistrativas, etc. "e adición$ introducción de un nuevo siste!a, incre!ento del n2!ero de operaciones en deter!inado procedi!iento, au!ento de personal o progra!as, etc.
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"e co!binación$ intercalar el orden de aplicación de progra!as de trabao, co!binar el orden de las operaciones de un procedi!iento, co!paginar la utili&ación de or!as de uso generali&ado con nuevas or!as, etc. "e usión$ agrupación de áreas, unidades ad!inistrativas o personas bao un !is!o !ando, uniicación de or!as, registros e inor!es, etc. "e !odiicación$ ca!bios en los procedi!ientos o las operaciones, reubicación ísica de personal, e#uipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabao, !odiicación de o r!as, registros, inor!es y progra!as, etc. "e si!pliicación$ reducción de pasos de un procedi!iento, introducción de !eoras en los !1todos de trabao, si!pliicación de or!as, reportes, registros, progra!as, etc. "e interca!bio$ redirecciona!iento de unciones, procedi!ientos, recursos, personal o luo del trabao entre áreas u organi&aciones del !is!o grupo o sector.
() ELABORACIÓN DEL INFORME Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un inor!e, en el #ue ade!ás de eponer las ra&ones #ue llevaron a obtenerlos, incorpore la inor!ación estrat1gica del proyecto #ue le per!ita a la alta dirección la to!a de decisiones oportuna y correcta. El inor!e consta de los siguientes ele!entos, general!ente$ +ntroducción$ es el resu!en del propósito, eno#ue, li!itaciones y el plan de trabao. Parte principal o cuerpo$ sección donde se anotan los 8ec8os, argu!entos
y
ustiicaciones. Conclusiones y reco!endaciones. Ap1ndices o aneos$ inclusión de gráicas, cuadros y de!ás instru!entos de análisis ad!inistrativo #ue se consideren ele!entos auiliares para apoyar la propuesta y reco!endaciones.
PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN 9na ve& #ue el !anual 8a #uedado debida!ente estructurado, el encargado del proyecto debe so!eterlo a las instancias procedentes para su aprobación/ convocará a su grupo de trabao para la 2lti!a revisión de la docu!entación #ue se presentará.
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)
A !', ni?e!e, &ire*ti?',
Es reco!endable #ue esta presentación parta en un docu!ento síntesis derivado del inor!e, cuya etensión no sea !ayor a treinta cuartillas, para #ue en caso de ser anali&ado, re#uiera de un !íni!o de tie!po #ue dee un lapso adicional para eplicaciones, para
interca!bio
de
así
co!o
opiniones. 0i el tie!po de #ue se dispone es !uy breve, el docu!ento
síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y 8acer la presentación del !anual eclusiva!ente con el apoyo de e#uipos de có!puto, lá!inas o audiovisuales, donde se desta#uen los ele!entos !ás relevantes para el proceso de to!a de decisiones. El docu!ento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado$ •
Intr'&**i+n; breve descripción de las causas #ue generaron la necesidad de preparar el !anual, los !ecanis!os de coordinación y participación de e!pleados para su desarrollo, así co!o los propósitos y eplicación general acerca de su contenido.
•
An!i,i, &e ! e,tr*tr 'r@ni<*i'n! $ eposición de la g1nesis y desarrollo de la organi&ación, es decir los ca!bios, sucesos y vicisitudes de !ayor relevancia #ue 8a arontado en or!a total o parcial y #ue inluyeron en la decisión de preparar el !anual.
•
Di@n+,ti*' &e ! ,it*i+n *t!; deinición de las causas y*o proble!as #ue originaron el estudio y #ue ustiican los ca!bios o !odiicaciones #ue se proponen en el !anual.
•
Pr'e,t, &e -e>'r-ient'; presentación de alternativas de acción para la organi&ación, ventaas y desventaas #ue pueden derivarse, i!plicaciones de los ca!bios, así co!o los resultados #ue se espera obtener con el !anual.
•
E,trte@i &e i-!nt*i+n; eplicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el !anual y las !edidas de !eora!iento ad!inistrativo derivadas de 1l. Asi!is!o, la or!a en #ue se eectuarían los ca!bios previendo los actores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, !ecanis!os y uncionarios involucrados en el esuer&o.
•
Se@i-ient' *'ntr'! : e?!*i+n; precisión de los !ecanis!os de inor!ación, proceso de control y evaluación, así co!o los criterios y !edidas #ue podrían to!arse en cada caso.
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() A!
Ór@n'
De
G'(iern'
"e
acuerdo
con
la
nor!atividad vigente y*o a las políticas dictadas por el titular de la organi&ación, una ve& #ue el !anual propuesto 8a sido revisado y anali&ado por los niveles superiores, debe presentarse ante el conseo de ad!inistración o su e#uivalente para su aprobación deinitiva.
*) A
'tr',
ni?e!e,
>erri*', La eposición a los niveles
departa!entales, de oicina o de área ta!bi1n puede basarse en el docu!ento síntesis, pero tratando sie!pre de 8acerlo en la or!a !ás accesible posible para acilitar su co!prensión. Asi!is!o, servirá para ortalecer el co!pro!iso entre todas las partes involucradas, ele!ento unda!ental para el posterior segui!iento y evaluación de las actividades.
REPRODUCCIÓN DEL
MANUAL
9na ve& #ue el grupo responsable de la elaboración del !anual 8aya recabado e integrado las observaciones surgidas en los dierentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área #ue !anea los recursos econó!icos para #ue 1ste sea reproducido para su distribución e i!plantación. Para este eecto, el líder del proyecto debe su!inistrar los pará!etros t1cnicos para el diseño de la i!presión. Aun cuando eisten varias opciones para 8acerlo, pero las unidades de !edida !ás aceptadas para este tipo de docu!ento son$ •
9tili&ar or!atos interca!biables, a in de acilitar su revisión y actuali&ación.
•
;ue los or!atos sean de HIH6 c! 'ta!año carta(. •
Las gráicas o cuadros #ue por necesidad sobrepasen el ta!año carta, serán dobladas 8asta lograr esta di!ensión.
•
9tili&ar el !1todo de reproducción en una sola cara de las 8oas. •
Procurar #ue la división en apartados, capítulos, áreas y*o secciones #ueden separados por divisiones, las cuales presenten i!preso este no!bre.
•
;ue todo el docu!ento #uede integrado por carátula, portada, índice o contenido, introducción y cuerpo.
Crt! Es la cubierta o cara eterior del docu!ento, #ue tiene co!o obetivo su identiicación a trav1s de los siguientes ele!entos$ •
%o!bre oicial de la organi&ación.
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•
Logotipo oicial.
•
%o!bre gen1rico del !anual en relación con su contenido.
•
%o!bre de la unidad ad!inistrativa responsable de su elaboración y*o aplicación.
IMPLANTACIÓN
DEL
MANUAL
La i!plantación del !anual representa el !o!ento crucial para traducir en or!a tangible las propuestas y reco!endaciones en acciones especíicas para elevar la productividad, !eorar la coordinación, agili&ar el trabao y 8o!ogenei&ar el conoci!iento de la diná!ica y co!ponentes organi&acionales.
)
M$TODOS DE IMPLANTACIÓN
La selección de !1todo para i!plantar a d!inistrativos está estrec8ada!ente relacionada con ele!entos de estructura tales co!o$ -ipo de !anual Cobertura Recursos asignados %ivel t1cnico del personal Cli!a organi&acional Entorno En unción de estas variables, las alternativas para i!plantarlos son$ •
=1todo instantáneo. General!ente es el !ás utili&ado, ya #ue la decisión de preparar !anuales ad!inistrativosen la !ayoría de los casos proviene de los !ás altos niveles de la estructura de una organi&ación, lo cual les coniere una naturale&a o valide& casi obligatoria. -a!bi1n se adopta cuando la organi&ación es nueva, si no se involucra a un n2!ero a!plio de unidades ad!inistrativas, si es relativa!ente sencillo, si no i!plica un gran volu!en de unciones, siste!as u operaciones, o si en la organi&ación eiste una sólida inraestructura ad!inistrativa.
•
=1todo del proyecto piloto. Esta or!a de i!plantación i!plica aplicar el contenido del !anual en sólo una parte de la organi&ación, con la inalidad de !edir los resultados #ue ello genera.
El beneicio #ue pueda aportar radica
en
#ue
per!ite
reali&ar
llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para deter!inar la propuesta.
ca!bios viabilidad
en una escala reducida, de
la
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9na probable desventaa de este !1todo es #ue no sie!pre es posible asegurar #ue lo #ue es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención especial #ue no
puede
a
toda
la
organi&ación.
=1todo de i!plantación en paralelo. Cuando se trata de !anuales de a!plia cobertura, #ue i!plican el !aneo de !uc8a inor!ación o de carácter estrat1gico, un volu!en considerable de recursos o para garanti&ar la seguridad de todo un siste!a de trabao, se e!plea este !1todo #ue i!plica la operación si!ultánea, por un periodo deter!inado, tanto del a!biente de trabao o condiciones tradicionales co!o las #ue se van a i!plantar. Esto per!ite eectuar ca!bios sin crear proble!as, ya #ue las nuevas condiciones accionan libre!ente antes de #ue se suspendan las anteriores. •
=1todo de i!plantación parcial o por aproi!aciones sucesivas. Este !1todo, de gran utilidad para i!plantar !anuales #ue i!plican !odiicaciones sustanciales a la operativa nor!al, consiste en seleccionar parte de su contenido o de áreas especíicas para introducir los ca!bios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sólo cuando se 8aya consolidado el anterior, lo #ue per!ite un ca!bio gradual y controlado.
•
Co!binación de !1todos. Es el e!pleo de !ás de un !1todo para i!plantar un !anual en unción de los re#ueri!ientos t1cnicos de su contenido.
() ACCIONES DE
IMPLANTACIÓN
DEL
MANUAL
Para dar a conocer el !anual es conveniente deinir un progra!a para su presentación y #ue, con base en las acciones #ue para este eecto se estable&can, se proceda a celebrar platicas, se!inarios, oros de decisión y cual#uier otro tipo de evento de esta naturale&a. -a!bi1n se pueden llevar a cabo reuniones de sensibili&ación, por !edio de las cuales se puede incre!entar la conian&a y colaboración del personal, ya #ue a trav1s de ellas se les co!unican los obetivos propuestos y las bondades #ue de ello puede resultar. En or!a paralela se deben e!prender ca!pañas de diusión !ediante revistas, boletines, olletos, paneles y cual#uier otro recurso de inor!ación #ue reuerce la aceptación, particular!ente cuando las !edidas de lo !eora!iento puedan aectar a una organi&ación en or!a radical o a nivel grupal o sectorial.
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RE"ISIÓN 3 ACTUALIZACIÓN •
La utilidad de los !anuales ad!inistrativos radica en la veracidad de la inor!ación #ue contienen, por lo #ue se 8ace necesario !antenerlos per!anente!ente actuali&ados por !edio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente$
•
Evaluar en or!a siste!ática las !edidas de !eora!iento ad!inistrativo derivadas de la i!plantación del !anual, así co!o los ca!bios operativos #ue se realicen en la organi&ación.
•
Establecer en calendario para la actuali&ación del !anual
•
"esignar un responsable para la atención de esta unción.
)
MECANISMOS
DE
INFORMACIÓN 0on
a#uellos #ue ponen en práctica con la inalidad de establecer los luos adecuados para #ue la inor!ación ad!inistrativa, tanto de i!plantación de !eoras co!o respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles #ue las necesiten.
Para ese eecto, se debe aprovec8ar la inraestructura instalada, utili&ando servicios del grupo responsable
de
la
elaboración
del
t1cnico
!anual. 9na ve& deinidos los pará!etros para evaluar el
co!porta!iento del !anual, operativa!ente, la organi&ación debe eectuar el segui!iento de las acciones por conducto de la's( unidad'es( responsable's( de su aplicación, apoyadas por una co!isión, grupo o subgrupo designado para ese propósito.
CLASIFICADOR DE CARGOS
-odos los servidores y uncionarios del estado, sin ecepción alguna, reali&an trabao, co!o 8ec8o social a trav1s de su puesto de trabao. En 1l desarrollan sus capacidades, aplican su caliicación, despliegan sus 8abilidades.
Así el esuer&o 8u!ano asciende los servicios a la colectividad o a su propia organi&ación, a trav1s de co!pleos procesos tecnológicos.
Esos puestos o cargo son obeto de análisis !etodológico. En cada uno se cu!ple un rol, #ue pueden desarrollarse en actividades o tareas/ los atributos y cualidades #ue
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debe poseer el trabaador aspirante a ocuparlo pueden epresarse co!o re#uisitos. Co el propósito de unior!ar los no!bres, las actividades y los re#uisitos de cada cargo si!ilar #ue, por pertenecer a diversos organis!os del estado, presentaban innecesarias dierencias, es #ue se e!pleó el !1todo de clasiicación de cargos.
En setie!bre de 6JK7, ue aprobado el =anual %or!ativo de Clasiicación de CargosM, conteniendo aspectos conceptuales y !etodológicos, disposiciones sobre el proceso de aplicación, un es#ue!a visual de ubicación de las Clases de Cargos en una escala reerencia de 6N niveles de co!pleidad y responsabilidad, la descripción gen1rica de cargos y relaciones no!inales codiicadas.
La sociedad es diná!ica y co!o tal sus organi&aciones. Los cargos co!o c1lulas estructurales suren el !is!o eecto, por tato en el transcurso de los años 8an ocurrido varios ca!bios, los cuales 8an sido oiciali&ados con Resoluciones 3eaturales. La presente edición del !anual uniica y actuali&a las especiicaciones y la estructura global.
E!pleando la !oderna tecnología de có!puto procesa!os la inor!ación del !anual, para orecerla a las entidades del Estado. Ellas podrán usar los Cargos Clasiicados para$ diseñar la organi&ación, establecer necesidades de puestos, orientar la selección del personal idóneo, planiicar la capacitación, establecer !ecanis!os de reconversión ocupacional, proponer !edidas de rotación en puestos de trabao, acilitar la evaluación del dese!peño laboral, co!o reerencia para reconocer la eperiencia laboral, deinir condiciones dierenciales del dese!peño de puestos, acilitar la e#uipación de puestos etc. Pode!os concluir, entonces #ue los puestos de trabao constituyen el ee unda!ental para aplicar procesos de Ad!inistración del Personal.
Por !ás esuer&o #ue realice!os para conservar o prolongar la vigencia
de instru!entos de gestión
ad!inistrativa, en alg2n !o!ento debe!os ad!itir su agota!iento u obsolescencia. En cuánto tie!po se presenta esa situaciónF %adie lo sabe, pero es posible detectar indicadores de su cercanía/ eso ocurre, i!placable!ente ta!bi1n, con la clasiicación de Cargos en el !1todo aplicado 8ace 6I años. UNI"ERSIDAD CIENTÍFICA DEL PER# FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA ACAD$MICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA CAPITULO I
GENERALIDADES
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CAPITULO II
ESTRUCTURA DE LOS CARGOS CLASIFICADOS
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
DISPOSICIONES GENERALES
Es derec8o eclusivo de la e!presa, planear, organi&ar, coordinar, dirigir, orientar, supervisar y controlar el personal del centro de trabao. Este derec8o, co!prende entre otras las siguientes prerrogativas$
) 0er el 2nico evaluador para deter!inar la capacidad e idoneidad de cual#uier servidor para el puesto, tarea o unción a #ue 8aya designado, así co!o para conte!plar los !1ritos o decidir su ascenso y*o !eora de re!uneración, salvo en este 2lti!o caso las !edidas #ue se disponga Conor!e a Ley. () La introducción y aplicación de nuevos !1todos de trabao. *) La designación del trabao y*o de las personas #ue lo 8an de reali&ar, pudien do adoptar !edidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con las disposiciones de este Regla!ento y nor!as vigentes. &) Recluta!iento, selección, evaluación y contratación del personal. e) Crear nuevas categorías de clasiicación o eli!inar las #ue considere conveniente, de acuerdo a su desarrollo econó!ico. %) Establecer las descripciones y los deberes correspondientes a cada posición o unción dentro del ca!po de acción de la E!presa. @) Ca!biar de puesto o colocación a cual#uier servidor, sin #ue esto constituya 8ostilidad ni rebaa de re!uneración, ni #ue cause peruicio al servidor. ) "ar estricto cu!pli!iento a las leyes y al presente Regla!ento +nterno de -rabao. i) ?rindar una supervisión racional undada en el respeto a la persona 8 u!ana y dignidad del
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trabaador, procurando !antener la ar!onía, co!prensión, ca!aradería y !utuo respeto dentro de las relaciones de trabao. >) Cu!plir con las obligaciones #ue co!o e!pleador señale la legislación laboral. ) "isponer #ue los diversos niveles de supervisión presenten oportuna y debida atención a las #ueas y sugerencias de los trabaadores. !) Eectuar evaluaciones periódicas del dese!peño del trabaador a in de obtener, inor!ación #ue ostente sus pro!ociones, ca!bios o ree!pla&os. -) Proporcionar un a!biente de trabao adecuado, incluyendo los e#uipos, !ateriales y 8erra!ientas básicas para reali&arlo en or!a eiciente, segura y econó!ica. n) 0upervisar las labores de los trabaadores, señalando obetivos concretos y evaluando los resultados con el propósito de procurar #ue el trabao sea eectuado al !íni!o costo posible y conor!e a estándares de productividad, calidad y eiciencia. ') Pro!over la capacitación y entrena!iento de los trabaadores con el in de au!entar sus conoci!ientos y especiali&ación proesional. ) )or!ular las directivas, nor!as y regla!entos #ue se re#uieren para !eorar la gerencia y gestión de la e!presa, en todas las áreas y niveles. ) Los Oorarios de trabao, podrán ser variados en unción de los re#ueri!ientos de la e!presa de acuerdo a las necesidades del servicio, suetándose a las li!itaciones establecidas por la legislación vigente. r) En los días eriados etraordinarios, la e!presa se suetará a lo #ue estable&ca el dispositivo legal correspondiente. ,) La e!presa debe velar por el bienestar y seguridad del personal, así co!o la integridad y seguridad de sus instalaciones.
CAPÍTULO I DEL INGRESO REQUERIMIENTOS CONDICIONES Al ingresar al servicio de la e!presa, será necesario #ue el candidato sea !ayor de edad y presente los siguientes docu!entos$ ) Copia de su "ocu!ento %acional de +dentidad '"%+(. () Copia de su Libreta =ilitar. *) Certiicados de Antecedentes Policiales, Penales, de 0alud y "o!iciliario. &) H )otograías de rente ta!año carnet. e) Currículu! docu!entado %) Certiicado de -rabaos anteriores.
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@) Copia de su's( -ítulo's( proesional'es(, de Colegiatura y Certiicados de Estudio. ) Copia de la Partida de su =atri!onio, del "ocu!ento %acional de identidad de su cónyuge y de la Partida de %aci!iento de sus 8ios, caso de 8aberlos. i) La ic8a personal del trabaador proporcionada por la e!presa debida!ente llenada y ir!ada.
CAPÍTULO II DEL PERIODO DE PRUEBA Los tres pri!eros !eses de todo nuevo trabaador, corresponden al periodo de prueba. En los casos de personal de "irección o -rabaadores de Conian&a, o para las labores #ue re#uieran un t1r!ino !ayor capacitación o de adaptación, o #ue por su naturale&a o grado de responsabilidad tal prolongación pueda resultar ustiicada, el periodo de prueba podrá ser a!pliado de acuerdo a la legislación vigente. Los no!bra!ientos del personal de "irección y de los trabaadores de Conian&a serán aprobados por el "irectorio.
CAPÍTULO III DE LA ASISTENCIA 3 PUNTUALIDAD A su llegada, el personal de la e!presa, registrará su 8ora de entrada al inicio de sus labores cotidianas, procediendo de igual or!a a registrar su 8ora de salida. En el caso de los Gerentes, estos no estarán suetos al control de asistencia y puntualidad !encionada en la anterior estroa/ sin e!bargo, estarán igual!ente i!pedidos de !arcar la asistencia de otro u otros trabaadores, aplicándoseles, en caso de 8acerlo, las !is!as sanciones.
CAPÍTULO I" DE LA PERMANENCIA DEL PERSONAL DE LA EMPRESA Están pro8ibidas todas las salidas del personal uera del área de la E!presa en 8oras de trabao, salvo #ue la naturale&a de sus unciones así lo re#uiera o por causa de su!a urgencia de tipo personal, debida!ente autori&adas. Las salidas del personal por !otivo de sus unciones deberán ser autori&adas por el 3ee in!ediato, y los per!isos de tipo personal deberán ser autori&ados por el Gerente General.
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CAPÍTULO " DE LAS 5ORAS ETRAS -odo trabao eectivo reali&ado uera del 8orario ordinario, ya sea antes del inicio de la ornada, co!o despu1s de la inali&ación de la !is!a, será considerado co!o trabao en sobretie!po. La labor reali&ada en el día de descanso se!anal, o en día eriado, se regulará de acuerdo a la legislación vigente. %o se considerará co!o trabao en sobretie!po el tie!po dedicado por los trabaadores, luego de la ornada ordinaria, a actividades distintas a las prestaciones laborales en beneicio del e!pleador. +gual!ente no se considerará labor eectiva las actividades distintas a las prestaciones laborales en beneicio del e!pleador reali&adas en el día de descanso se!anal, o el día eriado. El pago de la labor en sobretie!po, así co!o la labor reali&ada en días de descanso se!anal o en días eriados será de acuerdo a la nor!atividad legal vigente.
CAPÍTULO "I DE LA CONDUCTA 3 RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJO Corresponde al trabaador entre otras, las siguientes obligaciones$ ) Cu!plir el presente Regla!ento +nterno de -rabao. () "ese!peñar sus labores con 8onestidad, lealtad, eiciencia y productividad, de acuerdo con las unciones #ue les sean asignadas, las instrucciones i!partidas por su ee y los obetivos de la e!presa. *) Co!unicar por escrito al área de Ad!inistración y )inan&as, cual#uier ca!bio o variación de sus datos personales, a!iliares, estado civil, ca!bio de do!icilio u otros, a in de !antener actuali&ados sus datos personales. &) Cu!plir con el 8orario de trabao # ue 8aya establecido la E!presa. e) Cuando el trabaador no pueda concurrir a sus labores por uer&a !ayor o por encontrarse ener!o, lo 8ará conocer a su superior in!ediato, acreditando las causas de su ausencia en la oportunidad #ue se reintegre a su puesto. %) Concurrir a trabaar bien presentado. @)
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terceras personas #ue visiten las oicinas, debiendo velar en todo !o!ento por la buena i!agen de la E!presa. >) Acatar las nor!as de seguridad y prestar la !ái!a colaboración en Casos de 0iniestros o 0ituaciones de Riesgo, relacionados con el personal o instalaciones de la E!presa. ) El trabaador debe portar en or!a visible y per!anente su otoc8ec de identiicación. !) El personal debe suspender sus labores para to!ar sus ali!entos en el turno y 8oras señalados en la e!presa. La duración de rerigerio es de N7 !inutos. En caso de organi&arse labores etraordinarias el 8orario de rerigerio puede !odiicarse en coordinación con el ee o supervisor encargado. -) El personal de "irección y*o los trabaadores de Conian&a están pro8ibidos de eercer acultad de no!bra!iento y contratación de personal ni eercer inerencia directa o indirecta en el no!bra!iento de personal, contratación de servicios no personales, o en los respectivos procesos de selección, respecto de parientes 8asta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de ainidad y por ra&ón de !atri!onio. n) Los trabaadores #ue incu!plan lo dispuesto en el párrao anterior se suetarán a las sanciones dispuestas en el presente regla!ento y en la legislación vigente.
CAPÍTULO "II DE LOS RECLAMOS LABORALES INTERNOS Cuando el trabaador tuviera un recla!o o diicultad, puede recurrir a su ee in!ediato superior #uien co!unicará su decisión por escrito dentro de los tres días 2tiles siguientes. 0i el trabaador no estuviera conor!e con esta decisión, puede recurrir a la Gerencia de Ad!inistración y )inan&as dentro de los tres días 8ábiles. -a!bi1n dentro del pla&o de tres días 8ábiles se co!unicará la decisión a trabaador, el #ue podrá co!o 2lti!o recurso, elevar su recla!o dentro de un día 8ábil, a la Gerencia General, la #ue resolverá ta!bi1n en el pla&o de un día 8ábil.
CAPÍTULO "III DEL PAGO DE LAS REMUNERACIONES Los sueldos se abonarán en or!a !ensual. -odo el personal está obligado a ir!ar el duplicado o copia de la ?oleta de Pago despu1s del abono correspondiente/ esto no i!plica renuncia del trabaador a cobrar su!as no consignadas en la ?oleta.
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CAPÍTULO I DE LAS "ACACIONES El descanso vacacional se otorgará a cada trabaador, dentro de los 6H !eses siguientes de 8aber cu!plido un año o !ás de servicio, sie!pre y cuando cu!pla con el record de asistencia #ue señala la Ley. El Rol acacional se e8ibirá en lugar visible en el centro de labores y podrá ser !odiicado por acuerdo de las partes, pudiendo la e!presa !odiicarlo por necesidades del servicio. %ing2n trabaador podrá iniciar el goce del descanso vacacional sin la correspondiente autori&ación escrita de la Gerencia pertinente y conoci!iento del responsable de Recursos Ou!anos. Antes de 8acer uso de sus vacaciones, el trabaador debe transerir sus unciones a la persona #ue lo ree!place o a su ee in!ediato.
CAPITULO DE LAS SEGURIDAD 3 ACCIDENTES DE TRABAJO Los trabaadores tienen la obligación de colaborar con la seguridad de la e!presa, debiendo entre otras acciones$ C eriicar las condiciones del e#uipo, !aterial o 8erra!ientas entregadas antes de iniciar sus labores C Cuidar #ue los bienes de la e!presa, sea instalaciones, e#uipos o !ateriales bao su cuidado no suran
deterioro o daño por alta de !anteni!iento o atención. C +nor!ar oportuna!ente sobre cual#uier inracción, condición o práctica insegura #ue observe, así co!o sobre
cual#uier accidente por leve #ue sea. C Participar en toda actividad de seguridad. C Contribuir con ideas y sugerencias para !eorar las condiciones e índices de seguridad. C Cual#uier otra prevista en el Regla!ento respectivo, así co!o en las nor!as sobre 0eguridad y 0alud en el
-rabao.
CAPÍTULO I DE LA CAPACITACIÓN La e!presa reconoce la necesidad de capacitar a sus trabaadores en las labores #ue reali&an, para lo cual presta apoyo para el desarrollo de progra!as de capacitación. 64 La e!presa pro!ueve y auspicia la participación de los trabaadores en cursos relacionados con las áreas en las cuales se dese!peñan, con el obeto de elevar el nivel
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del personal t1cnico y *o proesional. Los trabaadores designados deben asistir y participar eectiva!ente en los ciclos y progra!as de capacitación elaborados por la E!presa, así !is!o deberán presentar un inor!e sobre el contenido del curso.
CAPÍTULO II DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS La e!presa establece cuatro 'N( clases de !edidas disciplinarias en casos de inracción al presente Regla!ento$ ) A!onestación erbal. () A!onestación por escrito con el correspondiente de!1rito en su ile personal. *) 0uspensión seg2n el caso. &) "espido. Cabe !encionar #ue el orden de enu!eración de estas sanciones no signiica #ue deban aplicarse necesaria!ente en or!a correlativa. Cada sanción se adecuará a la naturale&a y*o gravedad de la alta y a los antecedentes personales del trabaador.
CAPÍTULO III SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LAS DIRECTI"AS 3 NORMAS A eectos de deter!inar la gravedad del incu!pli!iento y la sanción aplicable, la E!presa considerará los siguientes criterios$ +. +ntencionalidad. ++. Peruicio causado. +++.Casos ortuitos y de uer&a !ayor +A. Circunstancia de la co!isión de la inracción. A. Repetición de la co!isión de la inracción.
CAPITULO I" DE LA RENUNCIA DEL TRABAJADOR -odo e!pleado #ue or!ule renuncia a la e!presa deberá ceñirse a lo siguiente$ ) Presentar !ediante carta si!ple o notarial su renuncia con 45 días de anticipación.
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() Consecuente!ente, y estando a la espera de la respuesta de la citada carta, deberá ir preparando todo lo relacionado a la entrega del puesto '"ocu!entos, llaves, 2tiles de escritorio, carnet de trabao, Regla!ento +nterno, etc.(.
CAPITULO " REEMPLAZOS 3 ENCARGATURAS Cuando alguno de los puestos previstos por el Cuadro de Asignación de Personal #uede te!poral!ente vacante, ya sea por renuncia, suspensión, in8abilitación, vacaciones, licencia, descanso o cual#uier otro !otivo previsto en nuestra legislación o en el presente Regla!ento, el Gerente General podrá cubrirla a trav1s de un ree!pla&o, encargándole la pla&a de !anera te!poral a uno sus trabaadores, estableci1ndose las condiciones econó!icas #ue correspondan. 0i el puesto uera el de Gerente General, o de cual#uier otra de las gerencias, la deter!inación del ree!pla&o y las condiciones econó!icas del !is!o será eectuada por el "irectorio de la E!presa. En cual#uier caso, se deará epresa constancia con el trabaador o uncionario a #uien se le vaya a encargar el puesto vacante, #ue la encargatura será te!poral, regresando a su puesto 8abitual una ve& una ve& ter!inada la vacancia del puesto te!poral!ente cubierto.
CAPITULO "I PROCEDIMIENTOS
EN
CASO
DE
RECIBIR
RECLAMOS
POR
5OSTIGAMIENTO SEUAL El procedi!iento consiste de los siguientes pasos$ ) El trabaador'a( #ue considere está siendo vícti!a de 8ostiga!iento seual podrá interponer una #uea debida!ente unda!entada ante el responsable de Recursos Ou!anos, o ante la autoridad in!ediata de !ayor erar#uía de ser el caso. () La Autoridad co!petente evaluará si los 8ec8os reportados constituyen 8ostiga!iento seual. *) La autoridad co!petente tendrá un pla&o de tres '4( días 2tiles para inor!ar al presunto 8ostigador de las i!putaciones #ue se le 8acen, corriendo traslado de la #uea. &) El presunto 8ostigador tendrá cinco '7( días 2tiles a in de reali&ar sus descargos respecto de las i!putaciones 8ec8as en su contra. e) La Autoridad Co!petente pondrá en conoci!iento de la parte aectada los descargos respectivos/ así !is!o todos las docu!entos presentados deberán ponerse en vista de las partes.
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%)
La Autoridad co!petente tendrá para la investigación un pla&o !ái!o de die& '65( días 8ábiles.
@) "espu1s de cul!inado el pla&o para la investigación, la autoridad co!petente tendrá cinco '7( días 8ábiles a in de e!itir una Resolución, poni1ndole in al procedi!iento. "ic8a resolución deberá ser !otivada, y señalar la sanción correspondiente.
CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL Es el docu!ento t1cnico #ue contiene los cargos con respaldo presupuestal asignados por el órgano ad!inistrativo in!ediato superior, y #ue se ordena de acuerdo a la erar#uía #ue tiene en el organigra!a de la institución u organi&ación. Los tipos !ás utili&ados son el estructuralM y el %o!inalM. El pri!ero !uestra los cargos y las pla&as$ el segundo, lista los no!bres y apellidos de los trabaadores #ue ocupan a#uellas pla&as. El CAP es un docu!ento de gestión #ue contiene los cargos clasiicados en base a la estructura orgánica prevista en su Regla!ento de
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CR+-ER+<0 PARA LA ELA?
0e or!ula a partir de la estructura orgánica debida!ente aprobada en el R<) de la E!presa.
R
0e podrá incluir cargos sin presupuesto 8asta un lí!ite del 65S del total de cargos ocupados.
R
"eberá consignar los cargos de conian&a, de acuerdo a lo dispuesto en el r1gi!en laboral de la actividad privada.
R
La clasiicación y n2!ero de los cargos asignados al @rgano de Control +nstitucional son deter!inados por el Gerente General, con opinión de la Contraloría General de la Rep2blica en caso de variación. R
"eben incluirse todos los cargos de las sedes y sucursales de la E!presa.
OTROS REGLAMENTOS. 0.
REGLAMENT DE CONTRATACIONES 3 ADQUISICIONES.
)+%AL+"A"$
ALCA%CE$ Es de aplicación obligatoria por todas las Entidades del 0ector P2blico y de!ás
REGLA=E%-<"E PRE0-A=<. )+%AL+"A"$ Los pr1sta!os otorgados serán a corto o !ediano pla&o/ el pri!ero será cubierto en veinticuatro y el otro en treinta seis #uincenas. Para atender contingencias/ por gastos !1dicos !ayores urgentes del Participante alg2n a!iliar de 1ste, en caso de un riesgo no previsto, co!o accidente alleci!iento de alg2n a!iliar. 3E-+<$
Proporcionar ayuda econó!ica a los sindicali&ados #ue la soliciten a in de solventar alguna necesidad apre!iante. P
8aya ter!inado de pagar el adeudo anterior. c(. El personal con antigVedad inerior a un año de servicio no disrutará de esta prestación. d(. Los pr1sta!os #ue se otorgan al personal beneiciario causarán un inter1s del 7S cobrado anticipada!ente. e(. -odos los pr1sta!os serán pagados en un lapso no !ayor de 65 #uincenas !ediante retenciones en la nó!ina
de sueldos. 2.
REGLA=E%-< "E 0EG9R+"A. )+%AL+"A"$ Asegurar la salud y bienestar de todos los e!pleados de la e!presa. UNI"ERSIDAD CIENTÍFICA DEL PER# FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA ACAD$MICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA
3E-+<$ Pro!over una cultura de prevención de riesgos laborales en los trabaos #ue presenten servicio en relación a la e!presa y propiciar el !eora!iento continuo de las condiciones de seguridad. ALCA%CE$ 0e aplica a todas las actividades, servicios y procesos #ue desarrolla la e!presa en todas sus instalaciones sus instalaciones a nivel nacional. Este regla!ento establece las unciones y responsabilidades #ue deben cu!plir obligatoria!ente todos los trabaadores y e!pleados cuando se encuentren dentro de una instalación.
MANUAL DE COMUNICACIONES ESCRITAS La co!unicación entre personas es tan i!portante #ue, de 8ec8o, eiste sie!pre. +ncluso cuando alguien no #uiere co!unicar, a trav1s de su actitud, en la !ayoría de los casos ya está co!unicando algo, al dar la i!presión de #ue no #uiere 8acerlo. En un colectivo 8u!ano tan diná!ico co!o la e!presa, el proble!a de las co!unicaciones reviste una i!portancia decisiva. En ocasiones, algunos e!presarios se !uestran etrañados, por#ue despu1s de esor&arse en inor!ar a su personal a trav1s de notas, sobre te!as de inter1s para ellos, no consiguen #ue los trabaadores se enteren o lo 8acen errónea!ente. En estos casos despu1s de reali&ar un sencillo análisis, se puede ver #ue recuente!ente 8ay un proceso de no recepción del !ensae. El trabaador no lo lee, por#ue, o tiene un teto ecesiva!ente largo, o está redactado en un estilo arragoso #ue diiculta la lectura, o se e!plean palabras o t1r!inos #ue el trabaador no entiende, y en consecuencia, acostu!bra a re8uir su lectura, con lo #ue los resultados son negativos. A veces, pregunta a alg2n co!pañero sobre su contenido, recibiendo la !ayor parte de las veces una inor!ación #ue distorsiona el !ensae. El trabaador sabe #ue 8ay una nota nueva en el tablón de anuncios de la ábrica, pero lo da pere&a leerla, por#ue en situaciones anteriores, o no las 8a entendido bien o le 8an parecido de!asiado co!plicadas.
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"e #u1 sirve inor!ar al personal, si lo 8ace!os con un estilo y una ter!inología #ue no se co!prendeF En esta %ota -1cnica de Prevención intentare!os dar unas nor!as generales para la elaboración escrita de !ensaes, aun#ue por la breve etensión de la !is!a. %or!as generales para la elaboración de !ensaes escritos Ante todo escriba para co!unicarse. 0u !isión principal al escribir es decir algo a alguien. Para #ue nos entiendan tene!os #ue escoger nuestras palabras con cuidado. -ene!os #ue escoger palabras #ue el receptor entienda con rapide& y acilidad y #ue no trans!itan sugerencias #ue puedan tener un eecto negativo en las relaciones #ue !antene!os con el receptor. -odo teto escrito debe reali&arse bao un plan establecido previa!ente. "ebe tener una introducción, en la #ue se eponga a#uello #ue se va a decir/ un cuerpo principal, en el #ue se desarrolla el te!a y, por 2lti!o, una conclusión, 1sta es decisiva$ si es de!asiado larga, poco precisa, o de!asiado oscura corre el riesgo de atigar la atención del lector. En las co!unicaciones escritas, se señalan co!o ventaas entre otras, su autoridad, precisión, per!anencia y a!plitud de cobertura. Las co!unicaciones orales tienen co!o !1ritos la acilidad y rapide& de su trans!isión, su !enor costo, su carácter personal y las posibilidades in!ediatas de retroali!entación. 9nas nor!as generales a tener en cuenta en la redacción de los tetos escritos, son las #ue da!os a continuación$ +ntente decir lo !is!o con !enos palabras. Las rases cortas tienen !ayor probabilidad de ser co!prendidas #ue las rases largas. Oacen la lectura !ás clara y rápida. ea!os un ee!plo, es preerible escribir$ "eben reali&ar este trabao en grupo. Pregunten a los co!pañeros de la otra sección si tienen dudas. La ec8a de entrega del !is!o es para dentro de una se!ana. La etensión debe ser de K olios co!o !ái!o. ;ue 0e les co!unica #ue para reali&ar este trabao lo deben 8acer en colaboración con sus co!pañeros. 0i tienen alg2n proble!a no duden en preguntárselo a los co!pañeros de
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la otra sección puesto #ue, dada su or!ación, es bastante posible #ue les puedan ayudar. La ec8a tope de entrega de este trabao es para dentro de una se!ana. %o debe ocupar ni !uc8o ni poco, unos K olios estarían bien. Preiera lo si!ple a lo co!pleo 0e pueden decir las !is!as cosas con rases si!ples y palabras de uso co!2n. Escoa palabras corrientes Los #ue eligen palabras corrientes tienen !ayor probabilidad de ser co!prendidos por !ayor n2!ero de lectores. El uso de palabras co!plicadas puede conducir a alta de signiicado, signiicado distorsionado, p1rdidas de tie!po y distracciones del !ensae #ue se trató de co!unicar. 0i escribi!os$ La autognosis acilita la relación con los de!ás y el psitacis!o ayuda a recordar las cosas durante !ás tie!po, segura!ente obligare!os al lector a consultar el diccionario, cosa #ue no sucede en el segundo caso$ El conoci!iento de uno !is!o acilita la relación con los de!ás y la enseñan&a #ue se basa eclusiva!ente en el eercicio de la !e!oria ayuda a recordar las cosas durante !ás tie!po. Evite las palabras in2tiles -ende!os a utili&ar de!asiados adetivos y*o adverbios. 9n sueto, un verbo y un co!ple!ento son suicientes. 9tilice verbos activos La or!a activa es !uc8o !ás diná!ica #ue la or!a pasiva. Estilo 9tilice el estilo 8ablado. 9tilice palabras epresivas Escoa palabras y 8aga co!paraciones #ue la gente pueda ver y tocar. Oaga reerencia a la eperiencia de los lectores Rei1rase a su propia or!a de sentir y de reaccionar. Escriba para decir alguna cosa
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Escriba para decir alguna cosa y no para causar una !era i!presión. Es necesario ser 8u!ilde cuando se escribe para ser co!prendido, 8ay #ue librarse de los giros especiales, de las palabras ocultas, de las citas, etc... Lo #ue vale es el te!a o !ensae. Construya oraciones #ue tengan unidad 9na oración no debería contener !ás #ue una idea principal. 9na oración no tendrá unidad si incluye ideas #ue no están relacionadas entre sí. Co!o por ee!plo$ El doctor, antes de to!ar una deter!inación #uiso consultar con la a!ilia del ener!o a las die& de a#uella !añana, y Luis to!ó el autob2s para ir a la casa del doctor, #ue estaba situada en las aueras de la ciudad, en un barrio pobre, unto al ediicio del asilo, en donde están recogidos los ancianos #ue no tienen a!ilia ni pueden valerse por sí !is!os, #ue puede #uedar resu!ido en$ El doctor, antes de to!ar una deter!inación, #uiso consultar con la a!ilia del ener!o a#uella !añana, y Luis to!ó el autob2s para ir a la casa del doctor, situada en las aueras de la ciudad, en un barrio pobre. Evite los detalles ecesivos %o incluya de!asiadas ideas o detalles en una sola oración. Aun#ue se trate de ideas !uy ligadas entre sí, no las incluya en una sola rase si con ello puede conundir al receptor. Es !ás conuso escribir$ Al co!prender #ue necesitaba una !ayor especiali&ación en el ca!po de las ciencias isico#uí!icas, #ue 1l consideraba !uy i!portante para su or!ación, se !atriculó en la )acultad de Ciencias de ?arcelona, #ue está situada en la Ciudad 9niversitaria, en la &ona norte de la !is!a y #ue es una de las &onas !ás sanas de esta villa. ;ue$ Al co!prender #ue necesitaba una !ayor especiali&ación en el ca!po de las ciencias isico#uí!icas se !atriculó en la )acultad de Ciencias de ?arcelona. 9tilice oraciones positivas 9na oración positiva es la #ue destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo avorable sobre lo desavorable. En general, las oraciones positivas tienen dos ventaas principales sobre las negativas$ dan inor!aciones !ás co!pletas y producen !eor
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eecto, contribuyendo, por tanto, a crear una relación ar!oniosa. Es !ás adecuado utili&ar la siguiente rase$ Para estar sano tanto en lo ísico, en lo !ental, co!o en lo social, es i!prescindible relacionarse con los de!ás, co!unicarse y cooperar con ellos, tanto en el trabao co!o uera de 1l. ;ue$ Para estar sano tanto en lo ísico, en lo !ental co!o en lo social, es i!prescindible no aislarse de los de!ás, no inco!unicarse y no actuar individual!ente, tanto en el trabao co!o uera de 1l.
MANUAL PARA EL REGISTRO DE BIENES Establecer los criterios, deiniciones y procedi!ientos, #ue intervienen en las operaciones de Ad#uisición de ?ienes =uebles y 0e!ovientes #ue reali&a el Estado en el !arco de las autori&aciones legales correspondientes, con el obeto de identiicar las acciones relacionadas con la ad!inistración, guarda y custodia de los !is!os. +gual!ente pretende deter!inar los niveles de responsabilidad #ue deben e!plearse a los ines de asegurar un apropiado control interno y eterno por par te de los organis!os co!petentes. Asi!is!o se pretende garanti&ar un alto grado de coniabilidad al uniicar los registros, lo cual per!ite$ � 9na eectiva y eiciente ad!inistración del siste!a de bienes � <recer una vía para acilitar las auditorias. � Poder su!inistrar inor!ación sobre todas las operaciones registradas, en el !o!ento #ue sean re#ueridas, lo
#ue a su ve& per!ite agili&ar la to!a de decisiones por parte de los niveles gerenciales. En !ateria de organi&ación, el W0iste!a de Ad#uisición de ?ienesW, se rige por el principio de centrali&ación nor!ativa y descentrali&ación operativa.
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6.H A0PEC-<0 C<%CEP-9ALE0 ?D0+C<0 0e entiende por 0iste!a de ?ienes =uebles y 0e!ovientes el conunto de principios, órganos, nor!as y procedi!ientos ad!inistrativos #ue intervienen en las operaciones #ue reali&a el estado, con el obeto de ad!inistrar los bienes !uebles así co!o la guarda y custodia de los !is!os. En t1r!inos generales son operaciones de registro de bienes, las ad#uisiciones, incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones, sean 1stas de origen presupuestarias o no. El registro de los bienes !uebles y se!ovientes se origina en las siguientes operaciones$ � Re#uisición por necesidad de un bien. � Entrega de los bienes al!acenados. � =ovi!iento de bienes en al!ac1n. � La ad#uisición de bienes o se!ovientes. � La recepción de los bienes. Aspectos
Generales 9na correcta ad!inistración de los bienes eige a su ve& adoptar un criterio de clasiicación #ue puede estar dado por los siguientes aspectos$ ?ienes del "o!inio P2blico 0on a#uellos bienes de uso p2blico o de uso privado por parte de la %ación, de los Estados y de las =unicipalidades, tales co!o$ ca!inos, lagos, ríos, !urallas, osos, puentes, pla&as y de!ás bienes se!eantes. ?ienes del "o!inio Privado 0on alienables, perceptibles. 0uetos a las disposiciones del Código Civil en cuanto no se opongan a leyes especiales. -odas las tierras #ue, estando situadas dentro de los lí!ites territoriales, carecen de otro dueño, pertenecen al do!inio privado de la %ación, si su ubicación uere del "istrito )ederal o "ependencias )ederales y al do!inio privado de los estados si uere en 1stos. UNI"ERSIDAD CIENTÍFICA DEL PER# FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA ACAD$MICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA
?ienes Privados 0on los bienes #ue pertenecen a los particulares. ?ienes %acionales Los bienes nacionales, considerados bienes patri!oniales del estado, están regidos por las nor!as ordinarias sobre la propiedad, puede ser obeto de cual#uier negociación de índole privada y patri!onial y están so!etidos a las reglas sobre enaenación, prescripción, etc. Los bienes nacionales son los in!uebles, !uebles, derec8os y acciones, #ue por cual#uier título entraron a or!ar parte del Patri!onio de la %ación, al constituirse 1sta en estado soberano.
-a!bi1n son bienes nacionales, a#uellos #ue por cual#uier título ad#uiera o 8aya ad#uirido la %ación o se 8aya destinado o se destinare a alg2n estableci!iento p2blico nacional. Los bienes !uebles e in!uebles #ue se encuentren en el territorio nacional y no tengan dueño.
?ienes de Consu!o 0on a#uellos bienes #ue se ad#uieren con la inalidad de ser utili&ados en las actividades nor!ales del organis!o. 0on de corta duración y en general no tienen una duración superior a un año. "entro de esta clasiicación se incluyen los se!ovientes no utili&ados para reproducción. %o son reparables o su reparación de!anda un costo igual o !ayor #ue el de reposición. 0on bienes !uebles #ue no au!entan el activo. ?ienes de Ca!bio 0on a#uellos bienes !uebles #ue se ad#uieren con el áni!o de venderlos o so!eterlos a procesos de transor!ación antes de ser utili&ados. ?ienes de 9so 0on bienes !ateriales #ue au!entan el activo de las entidades del sector p2blico en un período deter!inado, tienen una duración superior a un año y están suetos a depreciación.
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Los bienes de usos in!uebles co!prenden el valor de los terrenos, ediicios, estructuras, instalaciones y obras adicionales de carácter io, per!anente o se!i per!anente, #ue se encuentren destinados al servicio oicial del Estado. Los bienes de uso !uebles co!prenden el valor de la !a#uinaria, e#uipos y obetos de carácter per!anente, no ad8eridos ísica!ente a los terrenos o ediicaciones, #ue se encuentren servicio y #ue, por su naturale&a, no desaparecen al pri!er uso. Co!prende, ade!ás los se!ovientes, utili&ados co!o ani!ales reproductores, de silla, de tiro, entre otros. Los procesos de las operaciones de Registro de ?ienes =uebles y 0e!ovientes reconocen las siguientes etapas de registro$ El registro de estas etapas en la contabilidad per!iten inor!ar sobre las eistencias de los bienes y se!ovientes, así co!o sus incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones presupuestarias o no. La oportuna disponibilidad y el adecuado uso de dic8a inor!ación, per!ite reco!endar la adopción de criterios sobre las !odalidades !ás convenientes el registro de los bienes !uebles y se!ovientes. El siste!a de bienes tendrá bao su responsabilidad la ad!inistración de las siguientes tablas$ � -abla de +ncorporaciones. � -abla de Reasignaciones. � -ablas de "esincorporaciones. � -abla de ida Xtil. � -ablas de Clasiicador de Los ?ienes de 9so. � -ablas de Responsable Patri!onial Pri!ario. � -ablas de Responsable Patri!onial por 9so. � -ablas de Estado de Conservación del ?ien. � -ablas del eriicador del Estado de Conservación del ?ien. � -ablas del "ocu!ento 3ustiicativo del alor. � -ablas del =1todo de Rotulación.
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� -ablas del Rotulador. � -ablas de la 0ituación del ?ien. � -ablas de -ipo de Caución de E!pleados.
MANUAL DE POLÍTICAS P
PR
8acia el cliente, orientada a satisacer sus necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnológicos. b( -oda !odiicación en la estructura organi&acional deberá ser aprobada por el "irectorio, en base a estudios y
análisis de procesos organi&acionales. c( La organi&ación estructural contará
con unidades internas
autóno!as
y coordinadas, potenciadas,
autogestionarias y acultadas con capacidad de decisión/ áreas operativas #ue de
la
eecuten
los linea!ientos
alta ad!inistración y la retroali!enten.
d( Para presentar un proyecto de reestructuración se
deberá aduntar un docu!ento de análisis de procesos
organi&acionales retrospectivo y prospectivo, #ue deberá contener las reco!endaciones pertinentes. e(
0e deberá li!itar al !ái!o posible la creación de unidades organi&acionales.
La creación y unciona!iento de nuevas unidades serán actibles en la !edida #ue conlleve la creación de nuevos servicios o la !eora de los eistentes, en t1r!inos de costo, tecnología, o portunidad y calidad.
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( La icepresidencia de "esarrollo
actuali&ado de los procesos de la organi&ación, al "irectorio para análisis y de ser el caso, proceder a reali&ar ca!bios en la estructura organi&acional/ para !antenerla adecuada a la estrategia y al entorno. -a!bi1n deberá asegurar #ue los procedi!ientos y !anuales est1n al alcance de los usuarios internos y eternos y puedan continua!ente ser renovados. "E LA
Cada gerencia de sucursal o eatura de agencia es responsable de sus decisiones, y
rendirán cuentas a la !atri&. "E L<0 PR
Las unidades y áreas operativas de la organi&ación deberán guardar relación con los procesos #ue reali&an, evitando duplicidad de unciones y atribuciones. +ndependiente!ente de la especiali&ación, cada proceso debe contar con un responsable 'dueño del proceso( #ue será #ui1n responda por la eiciencia y eicacia del proceso.
b(
La Ad!inistración, !ediante disposición Ad!inistrativa no!inará a los ees de proyectos, #uienes tendrán todo el apoyo de las icepresidencias, Gerencias y 9nidades en el cu!pli!iento de sus obetivos. -a!bi1n podrá crear co!isiones 'e#uipos
de trabao( de !anera te!porales y*o co!it1s de !anera per!anente, para la
solución de asuntos especíicos, en todos los casos deinirá los !ie!bros, el responsable y unidades participantes, sus propósitos, unciones a desarrollar, tie!po de unciona!iento y resultados a lograr. "E L<0 PLA%E0 PR
En el !es de
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respectivas actividades y resultados. "ic8os inor!es serán puestos en conoci!iento del "irectorio. b(
Los planes, progra!as y presupuestos de la co!pañía se reali&arán en base al Plan Estrat1gico de la Co!pañía.
c(
El desarrollo de planes, progra!as y proyectos de la co!pañía, incluido el desarrollo de nuevos productos y servicios deberá obedecer a un proceso de planeación integral #ue garantice su continuidad y cul!inación. "EL "E0E=PE[< GERE%C+AL a( El dese!peño de la Presidencia Eecutiva y icepresidencias se !edirá en unción de indicadores de gestión y reportes gerenciales
los
!is!os
#ue incluirán el nivel de cu!pli!iento de !etas
establecidas se!estral!ente durante el período econó!ico. Esta inor!ación deberá ser puesta en conoci!iento del "irectorio. POLÍTICA DE REGULACIÓN INTERNA PR
Estructura y Procedi!ientos, de !anera #ue todo el personal tenga plena!ente identiicado cuál es su rol dentro de la organi&ación, su relación con todas las áreas, y co!o eecutar sus unciones de acuerdo a los procesos y procedi!ientos en vigencia. b( 0e deben publicar los docu!entos organi&acionales aprobados con la leyenda igentesM para #ue los usuarios
dispongan de todos a#uellos #ue les son necesarios para el dese!peño de sus unciones, los cuales podrán consultar, i!pri!ir o copiar. "e igual !anera, se publicarán los docu!entos organi&acionales no aprobados identiicados con la Leyenda ?orradorM para #ue el anteproyecto o proyecto circule con suiciente antelación a todas las dependencias para #ue e!itan sus criterios, con vistas a considerar otra visión del proceso. c(
La estructura de la docu!entación está integrada de la siguiente !anera$